You are on page 1of 73

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang


Dalam perkembangan dunia usaha dewasa ini kegiatan pembelian dan
penjualan berlangsung dengan sangat cepat dan dalam jumlah yang sangat besar, baik
dalam memenuhi kebutuhan bahan baku maupun untuk kebutuhan persediaan
barang yang akan dijual sehingga kecepatan dalam menangani pembelian dan
penjualan sangat diperlukan untuk meningkatkan daya saing perusahaan dalam
perkembangan dunia usaha. Demikian halnya dengan CV. PI Com Jaya Lestari,
transaksi pembelian dan penjualan juga terjadi dalam jumlah dan frekwensi yang
relatif besar.
Oleh karena itu diperlukan penanganan yang cepat dan tepat, agar dapat
membantu kelancaran operasional perusahaan dan sekaligus meningkatkan pelayanan
kepada langganan, dengan pelayanan yang baik pada pelanggan, perusahaan
mengharapkan makin banyak pembeli yang menjadi konsumen perusahaan ini. Agar
pembelian dan penjualan dapat berjalan lancar maka data-data yang menyangkut
pembelian dan penjualan tersebut harus akurat. untuk itu diperlukan suatu sistem
informasi akuntansi yang dapat mendukung dan membantu segala pencatatan
mengenai transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi di perusahaan. Sistem
informasi akuntansi ini tentunya sangat dibutuhkan sekali oleh pihak luar maupun
pihak perusahaan sendiri. Dalam hal ini, pembelian yang dilakukan oleh CV. PI Com
Jaya Lestari adalah pembelian kredit dan penjualan yang dilakukan adalah penjualan
tunai dan kredit.
Dengan adanya sistem tersebut diharapkan dapat membantu menyelesaikan
masalah, keterlambatan dalam penyediaan data stok, sehingga sewaktu pelanggan
ingin memesan, tidak dapat dengan segera diketahui tersedia atau tidaknya barang
2

yang diinginkan. Serta penyajian laporan pembelian dan penjualan yang dulunya
masih dilakukan dengan sistem pencatatan akuntansi secara manual, sekarang telah
dikerjakan secara komputerisasi.
Berdasarkan uraian diatas, dapat dilihat betapa pentingnya peranan sistem
komputer dalam menghasilkan informasi yang berupa laporan pembelian dan
penjualan yang akurat dan tepat waktu guna meningkatkan pelayanan kepada
konsumen dan mengantisipasi segala bentuk penyelewengan. Oleh sebab itu, penulis
melakukan penelitian dengan memilih judul ” Perancangan Sistem Informasi
Pembelian dan Penjualan pada CV. PI Com Jaya Lestari.

1.2. Permasalahan
Permasalahan yang sering dihadapi perusahaan yang berhubungan dengan
pengolahan data pembelian dan penjualan adalah penyajian laporan persediaan
barang tidak dapat disajikan dengan cepat dan akurat setiap saat dibutuhkan.
Dalam penulisan selanjutnya supaya pembahasan tidak menyimpang dari
tujuan, maka perlu dibuat pembatasan masalah sebagai berikut :
1. Pembelian yang dibahas hanya mencakup tentang pembelian tunai dan
kredit.
2. Penjualan yang dibahas mencakup tentang penjualan kredit dan tunai.
3. Laporan yang dihasilkan mencakup laporan stok, laporan customer,
laporan supplier, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan piutang
jatuh tempo dan laporan hutang jatuh tempo.
4. Persediaan barang dagangan hanya membahas jumlah unit masuk dan
keluar.
5. Perangkat lunak yang dirancang menggunakan bahasa pemrograman
Visual Basic 6.0, sedangkan pengolahan databasenya menggunakan
program aplikasi Miscrosoft Access 2000.
3

1.3. Tujuan
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh penulis pada CV. PI Com Jaya
Lestari :
1. Mempelajari sistem pembelian dan penjualan yang sedang berjalan pada
perusahaan.
2. Merancang sistem informasi pembelian dan penjualan yang dapat
digunakan pada perusahaan.

1.4. Manfaat
Manfaat yang dapat penulis peroleh dari penelitian ini yaitu dengan adanya
suatu sistem pembelian dan penjualan barang yang dilakukan secara komputerisasi
maka sistem kerja perusahaan akan lebih cepat dan akurat terutama dalam penyajian
laporan pembelian dan penjualan serta laporan hutang dan piutang yang jatuh tempo.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Sistem


Menurut W. Gerald Cole :
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk
melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Zaki
Baridwan,1998,hal 3).
Menurut Steven A. Moscove :
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan tertentu (Zaki Baridwan, 1998, hal 3).
Sistem secara umum adalah suatu jaringan kerja yang saling memiliki
keterkaitan antar bagian dari prosedur-prosedur yang ada, yang terkumpul dalam
suatu organisasi untuk melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.

2.2. Pengertian Informasi


Menurut Erwan Arbie :
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting
bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam
pengambilan keputusan dimasa sekarang maupun dimasa yang akan datang (Arbie,
E,2000. hal 78).
Defenisi umun dari Informasi adalah sebagai berikut :
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna
bagi pihak yang menerimanya dan bermanfaat didalam pengambilan keputusan pada
saat ini maupun saat mendatang”.
5

2.3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi


Menurut Howard F. Stettler :
Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-
prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu
kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk
laporan-laporan yang diperlukan oleh management untuk mengawasi usahanya, dan
bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan
lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Zaki Baridwan, 1998,
hal 3).
Menurut Steven A. Moscove :
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang
menggumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan
informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak
luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama
management) (Zaki Baridwan, 1998, hal 3).
Sedangkan menurut penulis, sistem informasi akuntansi adalah semua
dokumen, catatan ataupun formulir yang dikoordinasikan sehingga menghasilkan
suatu informasi akuntansi yang dibutuhkan pihak manajemen guna memudahkan
dalam pengelolaan perusahaan.

2.4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan penjualan


Menurut Moekijat :
Pembelian adalah suatu keigiatan yang meliputi penentuan barang-barang apa
yang akan dibeli, bila, berapa banyak, dimana dan bagaimana suatu barang akan
dibeli serta dengan harga berapa barang tersebut dapat dibeli (Moekijat, 1998,
hal245).
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelian atau
suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun
6

secara tunai didalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang
ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada
management dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan
keputusan yang cerdik.
Menurut William G. Nickels :
Penjualan adalah interaksi antar individu, saling bertemu muka yang ditujukan
untuk menciptakan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan
pertukaran yang salingmenguntungkan dengan pihak lain (William G. Nickels, 1994,
hal 10).
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan merupakan suatu sistem yang harus
dapat memberikan informasi tentang hasil dari pada penjualan, baik itu penjualan
tunai ataupun penjualan kredit. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan,
maka pihak management bisa mengambil suatu keputusan mengenai volume
penjualan per periode.

2.5. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian


Bagian-bagian yang terkait dalam pembelian ini adalah bagian pembelian,
bagian penerimaan barang, dan bagian gudang. Fungsi dari bagian-bagian yang
terkait dalam pembelian adalah sebagai berikut:
Bagian Pembelian
Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barang-barang yang
di butuhkan oleh perusahaan. Untuk dapat melaksanakan fungsi ini bagian pembelian
sebelum mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk
menjamin bahwa pembelian di lakukan dengan harga yang menguntungkan
perusahaan dan kualitas yang sesuai serta barang-barang yang di beli akan dapat di
terima tepat pada waktu yang di butuhkan.
7

Bagian Penerimaan Barang


Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang di
beli perusahaan. Pada waktu menerima barang bagian ini harus melakukan
perhitungan fisik atas barang-barang yang di terima. Di samping itu bagian
penerimaan juga harus mengadakan pemeriksaan kualitas barang-barang yang di
terima. Surat pengangkutan barang dari pihak pengangkut di tanda tangani oleh
bagian penerimaan barang.
Bagian Gudang
Bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang-barang milik perusahaan.
Penyimpanan barang dalam gudang harus di susun sedemikian rupa supaya
memudahkan
pada waktu di butuhkan. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang
menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. Catatan ini
hanya menunjukan kuantitas tanpa jumlah rupiah.
Adapun transaksi penyebab terjadinya pembelian barang dapat disebabkan adanya
faktor-faktor sebagai berikut :
1. Persediaan barang yang telah melewati batas minimum atau habis.
2. Adanya order penjualan yang melebihi persediaan.
3. Produk baru yang memiliki daya jual tinggi.
4. Menambah persediaan barang untuk jangka waktu tertentu.
Untuk melakukan pencatatan pembelian maka ada 2 cara yaitu :
1. Metode pencatatan secara berkala (periodic)
Setiap terjadinya transaksi pembelian maka di catat kedalam pos pembelian.
2. Metode pencatatan terus menerus (perpectual)
Setiap terjadinya transaksi pembelian maka di catat kedalam pos persediaan
barang dagangan.
Perbedaan dari ke 2 pencatatan ini adalah untuk pencatatan secara berkala
(periodic), harga pokok penjualan baru dapat diketahui pada akhir periode dengan
8

menghitung kartu persediaan barang dagangan secara fisik. Sedangkan untuk


pencatatan secara terus-menerus (perpectual) harga pokok penjualan dapat diketahui
setiap saat dari kartu persediaan barang dagangan.
Perbedaan dari ke 2 pencatatan ini adalah untuk pencatatan secara berkala
(periodic), harga pokok penjualan baru dapat diketahui pada akhir periode dengan
menghitung kartu persediaan barang dagangan secara fisik. Sedangkan untuk
pencatatan secara terus-menerus (perpectual) harga pokok penjualan dapat diketahui
setiap saat dari kartu persediaan barang dagangan.
Didalam melakukan pencatatan transaksi pembelian harus memperhatikan
ongkos pengiriman, dimana ada 2 (dua) syarat yaitu :
1. FOB Shipping Point (Free on board shipping point) adalah ongkos
pengiriman di tanggung oleh pembeli.
2. FOB Destination (Free on board destination) adalah ongkos pengiriman
ditanggung oleh penjual.
9

Gudang Pembelian Utang

mulai

PP 2
Siapkan
pesanan PP 1
pembelia
n

Menyiap OP
PP 1 kan PPH
2
3

PPH 1
2
N 3

A
Untuk pemasok

Dan pemasok
PH

Siap
kan
OP

Untuk pemasok
OP

Bukti penerimaan
Laporan pembelian
dan penjualan
Kasir
Gudang
Bukti pelunasan
Faktur tagihan
A customer
Data barang
Faktur tagihan
A supplier
A1 Pelunasan
Pembayaran
Order
Faktur tagihan
Dan pemasok Sistem Pembelian
PP PPdan Penjualan
Faktur tagihan
Faktur
Supplier
Faktur
Customer
Order
Siapkan
Identitas supplier
A voucher
Gambar 2.1. Flowchart Pembelian N
A
5
Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan 6
4
Prosedur dan Metode, Edisi 5 cetakan ke 5,BPFE 3
2
D
Yogyakarta,hal 183 OP
Siapkan
1
OP
Kartu baramgang
PH
N B
A C
Kartu gudangang
N
3
2
LPB 2
A1 A LPB 1
PPH 1
OP
2
3
OP
PP 1 10
OP
OP 5 OP
Siapkan PPH
Siapkan PP
PP 1
PP 2
A
voucher

LPB 1 LPB 2
2
Penerimaan barang 3 Gudang

Kartu
N gudang

Kartu barang

Setelah me- penerimaan brg


nerima brg

Utk bagian
pembelian

Gambar 2.2. Flowchart Pembelian (lanjutan)

Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,


Edisi 5 cetakan ke 5,BPFE Yogyakarta,hal 183
11

Supplier Pengeluaran uang Akuntansi Internal Auditor Bank

Buku Besar Kartu persediaan

B C

Voucher
Voucher Voucher
Voucher

Cek Vouch
Cek er Kartu
register persedi
aan

N
Voucher

Cek
re
gister

N Laporan Laporan
bank bank

Buku
Besar

Gambar 2.3. Flowchart Pembelian (lanjutan)

Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,


Edisi 5 cetakan ke 5,BPFE Yogyakarta,hal 202
12

Berikut ini keterangan dari gambar flowchart pembelian :


1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal, bagian gudang
menulis surat permintaan pembelian rangkap tiga. Ketiga lembar formulir ini
sesudah ditandatangani oleh kepala gudang kemudian diserahkan pada bagian
anggaran untuk dicek dengan anggarannya. Untuk memudahkan pelaksanaan,
barang-barang dapat dikelompokkan menjadi (1) barang yang pembeliannya
tidah rutin dan (2) barang barang pokok rutin yang akan di beli berdasarkan
anggaran pembelian. Bila yang di beli adalah barang dari kelompok 2, maka
formulir permintaan pembelian tidak perlu dibuat, karena bagian pembelian
pada periode-periode tertentu akan mengeluarkan order pembelian untuk
sejumlah tertentu seperti yang telah ditentukan. Penentuan jumlah yang dibeli
untuk barang barang dalam kelompok 2 ini tercantum dalam anggaran
pembelian yang disimpan di bagian pembelian. Contoh barang dalam
kelompok 1 adalah office supplies, spare parts, aktiva tetap dan lain-lain.
Sedangkan yang termasuk barang dalam kelompok 2 terutama adalah bahan
baku, bahan bakar dan lainnya. Surat permintaan pembelian (3 lembar) yang
sudah disetujui akan didistribusikan sebagai berikut : Lembar 1 untuk bagian
pembelian, lembar 2 untuk bagian utang dan lembar 3 untuk arsip gudang
disimpan urut nomornya.
2. Berdasarlam surat permainan pembelian, atau anggaran pembelian bagian
pembeli menulis surat per mintaan penawaran harga kepada beberapa
supplier. Bila perusahaan ini merupakan perusahaan-perusahaan atau badan
badan pemerintah perlu dibentuk panitia pembelian. Bagi perusahaan atau
badan pemerintah suplier yang di kirimi surat permintaan penawaran adalah
supplier yang lulus prakualifikasi dan biasanya nama namanya tercantum
dalam daftar rekanan mampu.
3. Jawaban dari supplier yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian
pembelian untuk menentukan supplier yang menawarkan harga yang paling
menguntungkan perusahaan.
13

4. Bagian pembelian menulis order pembelian rangkap enam dan didistribusikan


sebagai berikut :
Lembar 1 & 2 untuk supplier
Lembar 2 akan dikembalikan supplier sebagai pemberitahuan.
Lembar 3 untuk bagian utang
Lembar 4 untuk bagian gudang
Lembar 5 untuk bagian penerimaan barang
Lembar 6 untuk arsip bagian pembelian urut nomor digabung dengan lembar
ke-2 atau dipisahkan urut abjad.
5. Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian
dihitung/ditimbang dan diperiksa kualitasnua, apabila barang yang diterima
sesuai dengan yang dipesan, bagian penerimaan barang menulis laporan
penerimaan barang rangkap tiga dan didistribusikan sebagai berikut :
Lembar 1 untuk bagian pembelian
Lembar 2 untuk gudang bersama dengan barangnya
Lembar 3 untuk arsip bagian penerimaan barang urut nomor.
6. Gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan penerimaan
barang, mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang dan kartu
barang. kemudian menyerahkan laporan penerimaan barang yang sudah
ditandatangani kepala gudang ke bagian utang.
7. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa dan dicocokkan
dengan order pembelian kemudian distempel persetujuan. Faktur kemudian
diserahkan ke bagian utang.
8. Bagian utang memeriksa faktur pembelian mencocokkannya dengan order
pembelian laporan penerimaan barang dan permintaan pembelian. Bila sesuai,
bagia utang membuat voucher rangkap tiga dan didistribusikan sebagai
berikut :
Lembar 1 dan 2 disimpan dalam arsip urut tanggal jatuh tempo.
Lembar 3 untuk bagian akuntansi (buku besar)
14

9. Prosedur pencatatan utang dan persediaan dapat dilihat pada prosedur utang.
10. Bagian akuntansi (buku besar) menerima voucher lembar ke-3 dari bagian
utang. Voucher tersebut dicatat dalam voucher register dan kemudian
diserahkan ke pemegang kartu persediaan.
11. Bagian akuntansi persediaan mencatat voucher dalam kartu persediaan dan
kemudian mengarsipkan voucher tersebut urut nomor.
12. Pada tanggal jatuh tempo, bagian utang menyerahkan voucher lembar pertama
dan kedua kebagian pengeluaran uang.
13. Bagian pengeluaran uang memeriksa voucher dan bukti pendukungnya
kemudian menulis cek. Data tentang cek dituliskan dalam voucher lembar
kesatu dan kedua. Cek beserta lembar kedua voucher diserahkan (dikirimkan)
pada supplier dan voucher lembar pertama diserahkan kebagian akuntansi.
14. Bagian akuntansi (buku besar) mencatat voucher dalam cek register,
menuliskan tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan menyimpan
voucher dalam arsip urut nomor.
15. Bagian akuntansi (buku besar) setiap periode (misalnya bulanan)
menjumlahkan voucher register dan cek register dan mempostingnya ke dalam
buku besar.
16. Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor. Laporan ini oleh
internal auditor akan direkonsiliasi dengan catatan kas.

2.6. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan


Dalam menjual berbagai produk yang dihasilkannya, perusahaan
mempergunakan akuntansi dalam penyusunan laporannya. Laporan penjualan
merupakan salah satu sumber informasi yang sangat penting.
Maka sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan sangat berperan dalam
mensukseskan misi perusahaan sebagai sebuah kesatuan informasi mengenai
penjualan yang berisikan data-data penting transaksi yang dilaksanakan perusahaan
dalam bersaing dengan kompetiturnya.
15

Adapun bagian-bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit perusahaan


yaitu:
1. Bagian penjualan
2. Bagian gudang
3. Bagian pengiriman
4. Bagian akuntansi
5. Bagian penagihan
Bagian Penjualan,
Dalam sistem penjualan dengan kredit ini, bagian penjualan bertanggung
jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bagian penjualan mengisi faktur
penjualan kredit untuk memungkinkan bagian gudang dan bagian pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan
Bagian Gudang,
Dalam sistem penjualan ini, bagian gudang menyediakan barang yang
diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur
penjualan kredit yang diterima dari bagian penjualan.
Bagian Pengiriman,
Bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas,
mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur
penjualan kartu kredit yang diterima dari bagian penjualan. Bagian ini juga
bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur
penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.
Bagian Akuntansi,
Bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang
kepada pelanggan kedalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kredit yang
diterima dari bagian pengiriman. Disamping itu, bagian akuntansi bertanggung jawab
atas pencatatan transaksi penjualan didalam jurnal penjualan.
16

Bagian Penagihan,
Bagian ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodic
kepada penerima kredit.
Sedangkan bagian-bagian yang terkait dalam penjualan tunai perusahaan yaitu :
1. Bagian penjualan
2. Bagian kas
3. Bagian gudang
4. Bagian pengiriman
5. Bagian akuntansi
Bagian Penjualan,
Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab untuk
menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur
tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagiankas.
Bagian Kas,
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, bagian ini bertanggung
jawab sebagai penerima kas dan pembeli. Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini
bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta
menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman.
Bagian Gudang,
Dalam sistem penjualan ini, bagian gudang menyediakan barang yang
diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur
penjualan tunaiyang diterima dari bagian penjualan.
Bagian Pengiriman,
Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab untuk
membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada
pembeli.
Bagian Akuntansi,
Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab sebagai
pencatat transaksi penjualan dan sebagai pembuat laporan penjualan.
17

Pembeli pesanan penjualan gudang pengiriman pesanan


penjualan

Start

SPP 6
6
pesanan pesanan 6 SPP 5
SPP 5
Bersama
Catat barang Catat
Siapkan dlm
dalam
faktur kartu
SPP 2
penjuala gudang
bersama brg
n & SPP &
barang utk pembeli

Faktur
SPP 7

7
pemberitahuan 6
5 Kartu utk pembeli
4 gudang
3 6
spp 2 6
Faktur 1 6
SPP 6
sesudah perse-
b Kartu
tujuan kredit barang utk pengangkut

N
a
N

Gambar 2.4. flowchart Penjualan


Sumber : Zaki Baridwan , Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,
Edisi 5 cetakan ke 5,BPFE Yogyakarta,hal 183
18

Piutang Kartu Persediaan Buku Besar

A B

SPP SPP

SPP 3 SPP 4

Catat Catat
dlm dlm
Catat
Hitung jurnal jurnal
dlm
harga harga penjuala
kartu
pokok pokok n
piutang

Jurnal
Catat
Kartu harga Jurnal
dlm
piutang pkk penjuala
kartu
penjuala n
per
n
-sediaan
Kartu Buku
Siapkan
pe besar
pernyata
rsediaa
-an
n
piutang
stop

Pernyataan
piutang

Utk Debitur

Gambar 2.5. flowchart Penjualan (lanjutan)


Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,
Edisi 5 cetakan ke 5,BPFE Yogyakarta,hal 183

Langkah-langkah yang dilakukan penjualan adalah sebagai berikut :


1. Bagian pesanan penjualan menerima pesanan dari pembeli.
19

2. Bagian pesanan penjualan membuat faktur dan surat perintah pengiriman


yang merupakan tembusan faktur. Formulir ini dibuat rangkap 7, dan fungsi
setiap tembusan adalah :
Lembar 1 = Faktur
Lembar 2 = untuk persetujuan kredit
Lembar 3 = tembusan piutang
Lembar 4 = tembusan persediaan (digunakan metode perpetual untuk
persediaan)
Lembar 5 = packing slip
Lembar 6 = tembusan permintaan barang ke gudang
Lembar 7 = pemberitahuan pada pembeli
3. Lembar 3 digunakan untuk meminta persetujuan kredit. Bila kreditnya
disetujui, lembar 2 ini diarsipkan dalam bagian pesanan penjualan urut nomor.
4. Lembar 3 diserahkan ke bagian piutang dan lembar 4 ke kartu persediaan.
5. Lembar 5 dan 6 diserahkan ke bagian gudang.
6. Bagian gudang menyiapkan barang, mencatat surat perintah pengiriman
kedalam kartu gudang dan kartu barang.
7. Bagian gudang menyerahkan barang dengan SPP kembar 5 dan 6 ke bagian
pengiriman.
8. Bagian pengirim menerima barang dan SPP lembar 5 dan 6 dari bagian
gudang
9. Barang dan lembar 5 SPP dikirimkan kepembeli
10. Lembar 6 SPP diphotocopy untuk surat pengangkutan sebanyak 3 lembar. 2
lembar copy untuk pengangkut, 1 lembar copy diarsipkan kebagian
pengiriman.
11. Lembar 6 SPP diserahkan kembali ke bagian pesanan penjualan.
12. Bagian pesanan penjualan mencatat tanggal pengiriman dalam lembar 2 SPP
13. Bagian piutang menerima lembar 3 SPP dari bagian pesanan penjualan.
20

14. Bagian piutang mencatat lembar 3 SPP dalam kartu piutang dan menyerahkan
lembar 3 SPP keabagian buku besar.
15. Setiap akhir bulan bagian piutang menyiapkan surat pernyataan piutang dan
mengirimkannya ke langganan.
16. Bagian kartu persediaan menerima lembar 4 SPP dari bagian pesanan
penjualan.
17. Bagian kartu persediaan menghitung harga pokok penjualan dari SPP lembar
4 dan mencatatnya kedalam kartu persediaan
18. Lembar 4 SPP diserahkan kebagian buku besar.
19. Bagian buku besar mencatat SPP lembar 3 dalam jurnal penjualan dan SPP
lembar 4 dalam jurnal harga pokok penjualan.
20. Setiap periode kedua jurnal itu dijumlahkan dan diposting ke buku besar

2.7. Internal Control Sistem Akuntansi Pembelian dan Penjualan


Tujuan utama pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan
menjadi kenyataan. Untuk dapat merealisasikan tujuan utama tersebut, maka
pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan instruksi-instruksi yang dikeluarkan.
Pengawasan Internal dapat mempunyai arti sempit atau luas. Pengertian
pengawasan internal dalam arti sempit merupakan pengecekan penjumlahan, baik
penjumlahan mendatar maupun penjualan menurun. Dalam arti luas, pengawasan
tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang
digunakan management untuk mengadakan pengawasan. (Zaki Baridwan, 1998, hal
13).
Tanggung jawab untuk menyusun suatu sistem pengawasan internal itu
terletak pada management, begitu juga halnya dengan kegiatan mengawasi sistem
pengawasan internal.
Menurut Zaki Baridwan suatu sistem pengawasan internal yang baik itu akan
berguna untuk :
21

1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi.


2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3. Memajukan efisiensi dalam operasi.
4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan
management yang telah ditetapkan lebih dahulu (Zaki Bariwan, 1998,
hal17).
Manfaat dari pengawasan internal pembelian dari suatu perusahaan adalah :
1. Mempersatukan pengertian tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan dan
prosedur prosedur pembelian.
2. Menentukan penilaian apakah pembelian telah dilaksanakan secara efektif.
3. Menentukan dan mengukur penyimpangan pembelian yang terjadi.
4. Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standar.
5. Menyegerakan tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan
Sekalipun faktor yang sangat penting mempengaruhi rencana produksi adalah
rencana pembelian, namun inventory planning (rencana penjualan) harus di
perhitungkan juga, misalnya bila perusahaan memandang bahwa permintaan akan
hasil produksinya meningkat untuk periode yang akan datang maka ia dapat
menentukan bahwa penjualan barang jadi pada akhir tahun harus lebih besar dari
penjualan awal tahun.
Sedangkan manfaat dari pengawasan internal penjualan adalah untuk memberi
keyakinan bahwa penjualan yang terjadi didukung oleh data yang dapat dipercaya
baik secara fisik maupun catatannya. Perencanaan dan pengawasan yang baik akan
mendukung tercapainya tujuan yang diinginkan perusahaan.

2.8. Siklus hidup Pengembangan Sistem


Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap
untuk menganalisis dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah
dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis
dan pemakai secara spesifik. Ada 7 tahap siklus hidup pengembangan sistem:
22

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan


Dalam tahap pertama ini penganalisis menentukan dengan tepat masalah-
masalah dalam bisnis mereka, mengukur peluang guna mencapai sisi
kompetitif atau menyusun standar-standar industri, dan tujuan-tujuan yang
harus dicapai.
2. Menentukan syarat-syarat Informasi
Dalam tahap ini, penganalisis berusaha untuk memahami informasi apa yang
dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan mereka. Orang-
orang yang terlibat dalam tahap ini adalah penganalisis dan pemakai, biasanay
manajer operasi dan pegawai operasional. Penganalisis sistem perlu tahu detil-
detil fungsi-fungsi sistem yang ada yaitu: siapa, apa, dimana, kapan dan
bagaimana dari bisnis yang sedang dipelajari.
3. Menganalisis kebutuhan sistem
Tahap ini penganalisis menganalisis keputusan terstruktur yang dibuat.
Penganalisis sistem juga menyiapkan suatu proposal sistem yang berisikan
ringkasan apa saja yang ditemukan, analisis biaya/ keuntungan alternatif yang
tersedia serta rekomendasi atas apa saja yang harus dilakukan.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Pada tahap ini, penganalisis merancang data-entry sedemikian rupa sehingga
data yang dimasukkan kedalam sistem informasi benar-benar akurat.
Penganalisis juga merancang file-file basis data yang menyimpan data yang
diperlukan oleh pembuat keputusan dan penganalisis juga bekerja sama
dengan pemakai untuk merancang output. Terakhir penganalisis juga harus
merancang prosedur-prosedur back up dan kontrol untuk melindungi sistem
dan data serta membuat paket-paket spesifikasi program bagi pemrogram.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Dalam tahap ini, penganalisis bekerja sama dengan pemrogram
mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. penganalisis
juga bekerja sama dengan pemakai untuk mengembangkan dokumentasi
23

perangkat lunak yang efektif, mencakup melakukan prosedur secara manual,


bantuan online dan website. Pemrogram adalah pelaku utama dalam tahap ini
karena mereka merancang, membuat kode, dan mengatasi kesalahan-
kesalahan dari program komputer.
6. Menguji dan mempertahankan sistem
Sebelum sistem dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih
dahulu. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri dan lainnya
dilakukan oleh penganalisis sistem.
7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem
Ditahap terakhir ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk pengendalian
sistem dan pelatihan dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan
merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis perlu
merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke baru. Proses ini
mencakup pengubahan file-file dari format lama ke format baru atau
membangun suatu basis data, menginstal peralatan, dan membawa sistem baru
untuk diproduksi. Gambar tahap siklus pengembangan sistem dapat dilihat
pada gambar 2.6 berikut ini :

2. Menentukan
Syarat-syarat
1. Mengindentifikasi masalah, 3. Menganalisis
kebutuhan-
24

peluang dan tujuan kebutuhan sistem

.
4.Merancang
sistem yang
dibutuhkan
7. Mengimplementasikan
dan mengevaluasi sistem
6.Menguji dan 5. Mengembangkan Sistem yang
mempertahankan sistem direkomendasikan

Gambar 2.6. Tujuh Siklus hidup Pengembangan Sistem


Sumber : Kendall, J.E, dan K.E.Kendall., 2003, Analisa dan Perancangan sistem,
Edisi Bahasa indonesia, T.A.H. Al-hamdany, Prehallindo, Jakarta, hal 13

2.9. Perancangan sistem


Didalam mendesain suatu sistem diperlukan alat untuk mebantu
mempermudah perancangan yaitu :
1. Flowcahart adalah suatu skema atau bagan yang menggambarkan urutan
kegiatan dari suatu program dari awal sampai akhir. Untuk menggambarkan
bagan alir ini, digunakanlah symbol-simbol tertentu seperti :

Tabel 2.1. Simbol-simbol Flowchart


25

Simbol-simbol Arti

Proses

Sambungan benda pada satu halaman


yang sama

Start / Stop (terminator)

Keputusan / Decision

Input / Output

Input / Output dokumentasi

Penghubung halaman berikutnya

Arah penugasan

Proses terdefenisi (sub program)

Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,


Edisi 5 cetakan ke 5,BPFE Yogyakarta,hal 46

2. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran sistem secara logika sering
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada / sistem baru
26

yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik


dimana data tersebut mengalir dan akan disimpan. Adapun symbol-simbol
DFD sebagai berikut:

Tabel 2.2. Empat Simbol dalam Diagram Aliran Data

Simbol-simbol Arti

Entitas

Aliran Data

Proses

Penyimpanan Data

Sumber : Kendall, J.E, dan K.E.Kendall., 2003, Analisa dan Perancangan sistem,
Edisi Bahasa indonesia, T.A.H. Al-hamdany, Prehallindo, Jakarta, hal 20.

Diagram Konteks dan Diagram level 0


27

Diagram Konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan
hanya memuat satu proses, menunjukkan secara keseluruhan.
Proses ini diberi nomor 0. semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada
diagram konteks berikut aliran data-data utama menuju sistem.
Diagram level 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup
sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi
dalam suatu diagram yang kacau sulit dipaham. Setiap proses diberi nomor bilangan
bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah kesudut
sebelah kanan bawah. Penyimpanan data utama dari sistem dan semua entitas
eksternal dimasukkan kedalam diagram 0.
Beberapa aturan yang harus ditaati dalam membuat Diagram Aliran Data yaitu:
. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang
berbeda.
2. Semua aliran data harus memilih salah satu mengawali
atau menghentikan proses.
3. proses-proses tersebut harus memiliki setidaknya satu
aliran data masukan dan satu aliran data keluar.

2.10. Bahasa Pemograman Visual Basic


Visual Basic merupakan bahasa pemograman yang di gunakan untuk
membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (GUI – Graphical User Interface).
Visual Basic merupakan event driven programming (pemograman kejadian
terkendali) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa
event/kejadian tertentu (tombol di klik, menu di pilih, dan lain-lain). Ketika event
terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (prosedur event) kan dijalankan
(Tjendry Heriyanto,1999,2).
Menurut Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang digunakan
untuk membuat aplikasi database yang mendukung fitur object oriented programming
28

dan mempunyai Visual Tools untuk membantu pengembangan software. Visual Basic
pertama kali di perkenalkan pada tahun 1991 yaitu program Visual Basic Dos.
Kelebihan yang terdapat dalam Microsoft Visual Basic 6.0 adalah :
1. Dapat memahami kemudahan dan kecanggihan yang disediakan sistem
operasi Microsoft Windows.
2. Menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan pemakai untuk
membuat program aplikasi game.
Kekurangan dari Microsoft Visual Basic 6.0 adalah :
1. Penggunaannya agak sulit bagi pemula yang belum memahami benar
mengenai pemrograman.
2. Tidak dapat dijalankan melalui operating sistem Dos.

2.11. Basis Data


Istilah Basis Data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Basis data
menurut beberapa ahli yaitu :
Menurut Chaeu mendefenisikan basis data sebagai kumpulan informasi yang
bermanfaat yang diorganisasikan dangan tata cara yang khusus (Heriyanto Tjendry,
1999, hal 9).
Menurut Bate basis data adalah sistem komputerisasi yang tujuan utamanya
adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut dibutuhkan oleh
banyak orang atau kelompok ramai (Heriyanto Tjendry, 1999, hal 9).
Sejarah kemunculan Basis Data
Menurut Abdul Kadir sejarah pemrosesan basis data terbentuk setelah masa
sistem pemrosesan manual dan sistem pemrosesan bebas. Sistem pemrosesan manual
maksudnya bentuk pemrosesan manual yang menggunakan setumpuk rekaman yang
tersimpan dalam rak-rak dan jika data tersebut di butuhkan maka harus di cari dalam
rak tersebut dan cara ini tidak efisien dan efektif. Sehingga berakhir pada sistem
pemrosesan bebas (Heriyanto Tjendry, 1999, hal 11).
29

Sistem ini memiliki kebaikan yaitu dalam hal kecepatan dan keakuratannya
tetapi pemrosesan ini mempunyai kelemahan antara lain :
1. Keterbatasan dalam membagi data.
2. Ketidak konsistenan dan kurangnya integritas.
3. Kurang luwes.
Sehingga muncul Database Management sistem yang memiliki sifat struktur
bebas yang tidak mempengaruhi program jika data dihapus.
Menurut Abdul Kadir proses perancangan basis data dibagi menjadi beberapa
tahap antara lain :
1. Perancangan basis data secara konseptual
Maksudnya adalah perancangan basis data membuat model secara
konseptual.
2. Perancangan basis data secara logis
Maksudnya adalah perancangan basis data dengan menentukan model
basis data yang dipakai ( model rasional, hirarkis, atau jaringan).
Perancangan ini disebut pemetaan basis data.
3. Perancangan basis data secara fisis
Maksudnya adalah perancangan data yang bersifat logis menjadi basis data
fisis yang tersimpan pada media eksternal (Heriyanto Tjendry, 1999, hal
39).
Menurut Abdul Kadir komponen utama dalam database management sistem
adalah :
1. Perangkat keras
2. Data
3. Perangkat lunak
4. Pengguna (Heriyanto Tjendry, 1999, hal 18).
30

Kamus Data
Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksudnya
metadata). Kamus data yang dibuat bisa digunakan untuk :
1. Menvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan
keakuratan.
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan
laporan-laporan.
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4. mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.

Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi
tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. (Kristanto,H.,2002,18)
Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada
kesulitan pada saat menambah, menghapus, mengubah, membaca pada suatu basis
data. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan
pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat basis
data yang optimal.
Basis data dalam bentuk tidak normal merupakan kumpulan data yang akan
direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak
lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai degnan
kedatangannya.
Bentuk-bentuk normalisasi, antara lain :
1. Bentuk Normal Kesatu
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri, yaitu setiap data dibentuk dalam flat
file, data dibentuk dalam satu record demi satu record. Tidak ada set atribut yang
berulang-ulang atau atribut bernilai ganda. Tiap field hanya satu pengertian, bukan
merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan
juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain.
31

2. Bentuk Normal Kedua


Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu : bentuk data telah memenuhi
criteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi
pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah
sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili
atribut lain yang menjadi anggotanya.
3. Bentuk Normal Ketiga
Untuk menjadi bentuk normal ketiga, maka relasi haruslah dalam bentuk
normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang
transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada
primary key secara menyeluruh.
4. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF)
Bentuk Normal Boyce-Codd mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk
normal ketiga. Untuk menjadi bentuk normal Boyce-Codd, relasi harus dalam bentuk
normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung secara fungsi pada atribut
superkey.

ERD (Entity Relationship Diagram)


Notasi grafis dalam permodelan data melalui entity relationship diagram
(selanjutnya disingkat dengan ERD). ERD adalah model konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. (Fathansyah,2002,72) ERD
digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini
relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses
yang harus dilakukan.
ERD pertama kali dideskripsikan oleh Peter Chen (The Entity Relationship Model -
Toward a Unified of Data, March 1976). Dalam buku tersebut Chen mencoba
merumuskan dasar-dasar model. Setelah itu dikembangkan dan dimodifikasi oleh
Chen dan banyak pakar lain. Pada saat ini ERD dibuat sebagai bagian dari perangkat
lunak CASE yang juga melakukan modifikasi khusus (versi CASE), karena itu tidak
32

ada bentuk tunggal dan standar dari ERD (suatu saat kita mungkin akan menemukan
sebagian dari variasi ERD).

2.12. Gambaran Umum Perusahaan


2.12.1. Sejarah Berdirinya CV. PI Com Jaya Lestari
Pada saat ini banyak dijumpai perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang
distributor barang-barang elektronik. CV. PI Com Jaya Lestari merupakan salah
satu perusahaan yang bergerak dibidang pembelian dan penjualan barang-barang
elektronik dan mengutamakan pelayanan kepada para pelanggan. Namun itu
bukanlah hal yang mudah, sebab untuk mencapai tujuan haruslah disertai semangat
yang tinggi bagi seluruh karyawan, baik dari bawahan sampai atasan harus memiliki
kedisiplinan dalam mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
CV.PI Com Jaya Lestari mempunyai lokasi yang cukup strategis, yaitu
terletak di jalan Prof.HM.Yamin,SH No.218C , Medan. CV. PI Com Jaya Lestari
ini didirikan oleh Bapak Ferdinand Kenny,ST dan Bapak Erwan,Bsc. Perusahaan
ini di dirikan pada tanggal 28 Mei 1999 dengan akte No. C2-2328.HT.28.05.TH99
yang dibuat di hadapan notaris Eddy Siregar ,SH dan telah memperoleh persetujuan
Menteri Kehakiman RI.
Seperti perusahaan-perusahaan distributor barang-barang elektronik lainnya,
CV. PI Com Jaya Lestari mempunyai aktivitas usaha yang memberikan pelayanan
yang beraneka ragam dan sangat kompleks kepada para pelanggan, akan tetapi secara
garis besar dapat digolongkan menjadi 2 yaitu : Pelayanan pengiriman barang-barang
elektronik yang dipesan sampai ketempat tujuan dan Pelayanan penjualan barang-
barang elektronik di perusahaan itu sendiri. Daerah distribusi CV. PI Com Jaya
Lestari adalah di wilayah medan.
33

2.12.2. Struktur Organisasi


Struktur organisasi merupakan suatu gambaran tentang keadaan perusahaan
dalam pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing
departemen. Dengan struktur organisasi ini maka terdapat suatu control antar tugas
walaupun departemennya berbeda. Karena antara satu dengan yang lain terdapat
keterkaitan.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas dalam suatu perusahaan maka
orang yang terkait dalam organisasi tersebut dapat bekerja dengan baik dan benar
sehingga rencana yang telah di tetapkan secara bersama-sama dapat tercapai dengan
baik.
Adapun struktur organisasi CV. PI Com Jaya Lestari dapat digambarkan
sebagai berikut :

Pimpinan Perusahaan
Sekretaris

Pembelian Penjualan Kasir Stock Pembukuan

Gambar 2.7. Struktur Organisasi CV. PI Com Jaya Lestari


Sumber : CV. PI Com Jaya Lestari

Pada gambar struktur organisasi CV. PI Com Jaya Lestari terdapat beberapa
divisi atau jabatan setiap divisi atau jabatan mempunyai tugas dan wewenangnya
masing-masing yaitu :
1. Pimpinan Perusahaan
Pimpinan perusahaan CV. PI Com Jaya Lestari mempunyai tugas dan
wewenang sebagai berikut :
a. Memeriksa laporan pembelian dan penjualan sehari-hari.
34

b. Mengontrol dan menerima laporan pertanggung jawaban dari masing-


masing kepala bagian atau kepala divisi.
2. Sekretaris
Tugas dan Wewenang sekretaris adalah :
a. Membantu tugas pimpinan perusahaan.
b. Melakukan pengetikan surat-surat yang diperlukan perusahaan.
3. Pembukuan
Bagian pembukuan mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
a. Bergerak di bidang administrasi akuntansi.
b. Membuat pembukuan dari penjualan dan pembelian.
c. Memeriksa semua pekerjaan yang berhubungan dengan pembukuan.
d. Menerima laporan pemasukan dan pengeluaran kas dari kasir.
4. Divisi Penjualan
Divisi sales (penjualan) ini mempunyai tugas dari wewenang sebagai berikut :
a. Menghubungi pembeli.
b. Menawarkan barang kepada calon pembeli.
c. Mensurvei ke lokasi ( survey market ).
d. Menangani keluhan dari pelanggan.
e. Memenuhi target dari penjualan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
5. Divisi Pembelian
Divisi pembelian mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
a. Menghubungi supplier untuk mengorder barang.
b. Memeriksa stock barang di gudang.
c. Menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan pembelian.
6. Stock ( Pergudangan )
Divisi stock mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas stock, baik penerimaan, pengeluaran maupun
stock opname.
b. Bertanggung jawab atas pemesanan barang.
35

7. Kasir
Divisi kasir mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas hutang dan piutang.
b. Pembuatan bon-bon ( Faktur ) yang berhubungan dengan hutang dan
piutang.
c. Bertanggung jawab terhadap uang yang diterima dan dikeluarkan dari
perusahaan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metodologi Pengumpulan Data


Adapun metode penelitian yang digunakan penulis dalam melakukan
penelitian pada CV. PI COM Jaya Lestari adalah sebagai berikut :
a. Wawancara
Penulis melakukan wawancara untuk mendapatkan informasi secara langsung
dengan staf administrasi, penjualan dan pembelian untuk memberikan keterangan
tentang objek yang diteliti.
b. Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan dengan
tujuan untuk mengetahui bagaimana cara kerja mereka dan sampai sejauh mana
sistem yang sedang berjalan. Dalam hal ini penulis melakukan observasi pada
bagian penjualan dan pembelian.
c. Sampling dan Investigasi
Penulis didalam perusahaan mengambil beberapa lembar dokumen-dokumen
secara acak yang digunakan perusahaan didalam melakukan kegiatan pembelian
dan penjualan. Dokumen-dokumen yang diambil penulis tersebut digunakan
untuk dijadikan sampel didalam pembuatan skripsi.

3.2 Analisis Sistem yang Berjalan


3.2.1 Analisis Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada CV. PI Com Jaya Lestari ada 2
yaitu: Dokumen Penjualan yaitu Faktur Penjualan dan Dokumen Pembelian yaitu
berupa Faktur Pembelian. Adapun Dokumen Pembelian berisi: Nomor Invoice,
Pembayaran, Jatuh tempo, Kepada, Nama Barang yang dibeli dan jumlah quantity
37

satuan. Harga total dihitung dari Jumlah Quantity dikalikan harga satuan sehingga
didapatkan Subtotal yang kemudian dikurangi Discount dan PPn sehingga didapatkan
harga yang yang harus dibayar kepada supplier.
Dokumen Penjualan berisi Nama sales yang mengantar barang ke konsumen,
Tanggal Penjualan, Nama barang yang dijual, Quantity, Harga Satuan. Jumlah yang
diterima adalah total Jumlah Quantity dikalikan harga satuan masing-masing barang
sehingga didapatkan SubTotal yang harus dibayar. Subtotal kemudian ditambah PPn
(jika ada) maka didapatkan total yang harus dibayar pelanggan. Dokumen masukan
tersebut dapat dilihat pada gambar 3.1 dan 3.2 dibawah ini

No. Invoice : ...................... Tanggal : ..........


Pembayaran : ......hari Kepada : ...........................
Jatuh Tempo : ...................... ...........................................
...........................................
No. Nama Barang Jumlah Qty satuan Harga Jumlah

Total …
Hormat kami : Diterima oleh :

Gambar 3.1 Dokumen Penjualan CV. PI Com Jaya Lestari


Sumber : CV.PI Com Jaya Lestari
38

PT. MEGA COM


D.O. / Penjualan Terms Sales Off
To : PI COM No. 20.1556
Tgl : 2-1-2003
No. Qty Nama Barang Harga Satuan Jumlah

Hormat Kami Terima dalam keadaan lengkap Total

Akunting Stock Tanda Tangan, Nama Perusahaan


Barang-barang yang telah dibeli tidak dapat ditukar/dikembalikan

Gambar 3.2 Dokumen Pembelian CV.PI Com Jaya Lestari


Sumber : CV.PI Com Jaya Lestari

3.2.2 Analisis Flow of Document (FOD)


Adapun Flow of Document Pada CV.PI Com yang terdiri dari Flowchart
Pembelian dan Flowchart Penjualan dapat dilihat pada Gambar 3.3 dan 3.4 dibawah
ini :
39

GUDANG PEMBELIAN PENERIMAAN AKUNTANSI

Dari 3 5
6 1 supplier
4 Menerima barang
Membuat dari supplier
surat disertai SPB
permintaan
barang LPB SPP OP LPB

OP SPB

Kartu Membuat
SPP gudang permintaan
SPP penawaran Pencatatan
SPP harga hutang
Memeriksa
barang
yang
dikirim
T
SPP
PPH Dikirim ke Kartu
supplier hutang
Membuat
1 laporan
penerimaan
barang

2
SPH Diterima dari
supplier
LPB
LPB
LPB

Perbandingan
harga

T
Membuat
Order
Pembelian 5 Dikirim bersama
barang ke
gudang

OP
OP SPP = Surat Permintaan Pembelian
OP Dikirim ke PPH = Permintaan Penawaran Harga
OP supplier SPH = Surat Penawaran Harga
OP = Order Pembelian
SPB = Surat Pengantar Barang
LPB = Laporan Penerimaan Barang

Gambar 3.3. Flowchart pembelian


Sumber : CV. Pi Com Jaya Lestari
40

Keterangan :
Pada saat barang di gudang menunjukkan batas minimal, bagian gudang
menulis surat permintaan pembelian (PP) rangkap 3. Ketiga lembar formulir ini dapat
didistribusikan sebagai berikut :
i. lembar ke 1 ke bagian pembelian
ii. lembar ke 2 ke bagian utang
iii. lembar ke 3 untuk arsip gudang disimpan urut nomor
Kemudian berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian
membuat surat permintaan penawaran harga kepada beberapa supplier. Jawaban dari
supplier yang merupakan penawaran harga di seleksi oleh bagian pembelian setelah
itu bagian pembelian membuat order pembelian rangkap 6 (enam) dan di
distribusikan sebagai berikut :
i. lembar ke 1 dan ke 2 untuk supplier
ii. lembar ke 3 ke bagian hutang untuk pencatatan hutang
iii. lembar ke 4 ke bagian penerimaan
Saat barang dari supplier di terima oleh bagian penerimaan barang dan di
timbang serta di lihat kualitasnya, jika sesuai dengan yang di pesan maka di buat
laporan penerimaan barang rangkap 3 (tiga) yang didistribusikan sebagai berikut :
i. lembar ke 1 ke bagian pembelian
ii. lembar ke 2 ke bagian gudang bersama dengan barangnya
iii. lembar ke 3 untuk arsip bagian penerimaan barang urut nomor
Bagian gudang kemudian akan mencocokkan barang yang di terima dengan
laporan penerimaan barang, mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang
dan kartu barang.
41

PEN JU ALAN K A S IR GU D ANG P E N G IR IM A N AKU NTAN SI

O rd e r 1 2 5 6 4 7
P e n ju a la n

F a ktu r F a ktu r
F a ktu r F a ktu r F a kt u r
B ukti
F a ktu r P e n e r im a a n
K as
M em buat
F a ktu r

M e n e ri m a M e n yia p ka n M e n yia p ka n B uku K a rt u


p e n e r im a a n
P e m b a y a ra n b a ra n g b a ra n g kas p iu t a n g

T T
M eny erahk an
M em bubu hk an F a ktu r b a ra n g k e
c a p ‘L U N A S ’ c us tom er
F a ktu r pada f ak tur

B e rsa m a
K a rtu b a ra n g
M em buat buk ti gudang
p e n e r im a a n F a ktu r
kas
T
T u n a i ti d a k
F a ktu r
6

B ukti Tun ai F a ktu r


ya P e n e r im a a n
2 K as T
F a ktu r

F a ktu r ya B e rs a m a
b a ra n g
5
D ise ra h ka n
7
D i s e ra h k a n
4 ke p a d a
ke p a d a cu sto m e r
cu sto m e r
1

Gambar 3.4. Flowchart penjualan


Sumber : CV. Pi Com Jaya Lestari
42

Prosedur penjualan pada CV. Pi Com Jaya Lestari dimulai dari saat customer
mengorder barang yang akan dibelinya. Berdasarkan order customer, bagian
penjualan membuat faktur penjualan rangkap 4. Lembaran ke-4 untuk arsip, lembar
ke-3 untuk bagian gudang sebagai acuan untuk pengeluaran barang. Jika transaksi
yang terjadi adalah transaksi penjualan tunai, maka lembar faktur ke-1 dan ke-2
diserahkan ke kasir. Setelah customer membayar, oleh kasir akan dibuat bukti
penerimaan kas, dan membubuhkan stempel ‘LUNAS’ pada lembaran faktur pertama
dan diserahkan ke customer. Lembar ke-2 diserahkan ke bagian akuntansi beserta
bukti penerimaan kas untuk dibukukan. Dengan menggunakan lembar faktur ke-1
customer mengambil barang dari bagian pengiriman.
Jika yang terjadi adalah penjualan kredit, maka setelah faktur dibuka, lembar ke-2
diserahkan ke customer setelah ditandatangani, dengan menggunakan lembar ke-2
faktur, customer mengambil barang dari bagian pengiriman. Lembar faktur ke-1
diserahkan ke bagian akuntansi untuk dibukukan ke kartu piutang.

3.2.3 Analisis Laporan


Adapun laporan yang dihasilkan CV. PI.Com setiap periode yaitu setiap bulan
sekali. Ada 3 buah laporan yang dihasilkan yaitu laporan Pembelian, Laporan
penjualan dan Laporan Stok Barang. Laporan Pembelian ini dibuat oleh bagian
pembelian yang berisi total pembelian yang dilakukan selama sebulan yang meliputi
tanggal terjadinya transaksi, Nama Supplier, jumlah Quantity, Nama barang dan total
harga seluruhnya.
Laporan Penjualan ini dihasilkan oleh bagian penjualan yang berisi total
penjualan yang terjadi yang meliputi tanggal penjualan, Nama Pembeli, Jumlah
Quantity, Nama Barang dan total harga seluruhnya. Laporan Stok Barang berisikan
stok yang tersisa diakhir periode. Laporan stok barang ini dihasilkan oleh bagian stok
yang berisi jumlah barang yang masuk dengan barang yang keluar dan kemudian
dihitung sisa masing-masing stok. Masing-masing laporan ini akan disampaikan
kepada Pimpinan pada akhir bulan.
43

Tabel 3.1 Laporan Pembelian

CV. PI COM JAYA LESTARI

Laporan Pembelian

Tgl Supplier Nama Barang Unit Harga Jumlah

Tabel 3.2 Laporan Penjualan

CV. PI COM JAYA LESTARI

Laporan Penjualan

Tanggal Unit Customer Nama Brg Harga Jumlah


44

3.3. Metode Perancangan


3.3.1. Data Flow Diagram (DFD)
Adapun Diagram Konteks, Level 0 dan Level berikutnya Sistem Penjualan
dan Pembelian pada CV. PI Com dapat dilihat pada gambar dibawah berikut ini.
customer

Identitas Identitas customer


supplier
supplier
order
order

Faktur
penjualan
Data
pelunasan

Data faktur
pembelian
Data pelunasan Sistem Penjualan & Pembelian

laporan

pimpinan

Data hutang jatuh tempo


Data Bukti pelunasan Data piutang jatuh tempo

Data Bukti pelunasan

kasir

Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Penjualan dan Pembelian


45

Identitas customer customer

1
Identitas
supplier Record customer customer
supplier
Input Faktur
order
data awal penjualan
Data customer

Record
supplier
supplier

Record supplier
order

Data faktur
pembelian 2
Record
pembelian
pembelian 3
transaksi
pembelian Record barang
Record penjualan
transaksi
Data pelunasan Record barang stok penjualan

Record hutang Record


Data barang
piutang
Record barang penjualan
hutang

hutang piutang
jatuh tempo Data
pelunasan
Data Piutang
4 pelunasan jatuh tempo

Record stok Record


pelunasan pembelian
Data piutang jatuh tempo

kasir

Data pelunasan
Data hutang jatuh tempo
Data Bukti pelunasan
Data Bukti pelunasan

5
Record jual

Laporan

laporan

pimpinan

Gambar 3.6 Diagram Level 0 Sistem Pembelian Dan Penjualan


46

supplier customer

customer

1.1
Identitas customer
Identitas Record customer
supplier
Input 1.2
data aw al supplier
Input
data awal
Record customer
supplier
supplier

Gambar 3.7 Diagram Level 1 Proses Input data awal

supplier
Data bukti
customer
penerimaan
hutang

Data bukti
hutang piutang
pelunasan
jatuh tempo

Data Data pelunasan


4.1 pelunasan
4.2
pelunasan Piutang
hutang jatuh tempo
pelunasan
Data piutang jatuh tempo piutang

Data hutang jatuh tempo kasir

Data Bukti pelunasan Data Bukti pelunasan

Gambar 3.8. Diagram level 1 proses pelunasan

III.3.2. Kamus Data


Berikut ini adalah Kamus data dari Sistem Pembelian dan Penjualan CV.PI
Com Jaya Lestari.
1. Hutang = Tanggal +
{Pembelian} +
Jumlah +
Tgl jatuh tempo
47

2. Piutang = Tanggal +
{Penjualan} +
Jumlah +
Tgl jatuh tempo
3. Pembelian = Nomor Faktur +
Tanggal +
{Supplier} +
{Barang} +
Total
4. Penjualan = Nomor Faktur +
Tanggal +
{Customer} +
{Barang} +
Total
5. Supplier = Kode Supplier +
Nama Supplier +
Alamat Supplier +
Telepon +
Kota
6. Customer = Kode Customer +
Nama Customer +
Alamat Customer +
Telepon +
Kota
7. Barang = Kode Barang +
Nama Barang +
Satuan +
48

Harga Beli +
Harga Jual +
Jumlah.

III.3.3. Perancangan Output


Perancangan output digunakan sebagai rancangan bentuk laporan berisikan
laporan data-data seperti data barang, supplier, customer dan sebagainya yang di
input oleh user. Software yang digunakan pada perancangan output adalah Cristal
Reports.
LAPORAN STOK BARANG
CV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________
No. Kode Nama Satuan Masuk Keluar Sisa Stok

Gambar 3.9 Output laporan data Barang

LAPORAN DATA CUSTOMER


CV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________
No. Kode Nama Alama Telepon Kota Contact Person
t

Gambar 3.10. Output laporan data customer


49

LAPORAN DATA SUPPLIER


CV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________
No. Kode Nama Alama Telepon Kota Contact Person
t

Gambar 3.11 Output laporan data supplier

LAPORAN PEMBELIAN
CV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________
No. No. Fak Tanggal Supplier Jumlah

Gambar 3.12 Output Laporan Pembelian


LAPORAN PENJUALAN
CV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________
No. No. Fak Tanggal Customer Jumlah Keterangan
50

Gambar 3.13 Output Laporan Penjualan

LAPORAN HUTANG JATUH TEMPO


CV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________
No. No. Fak Tanggal Supplier Jumlah Tgl. Jatuh Tempo

Gambar 3.14. Output laporan hutang jatuh tempo

LAPORAN PIUTANG JATUH TEMPO


CV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________
No. No. Fak Tanggal Supplier Jumlah Tgl. Jatuh Tempo

Gambar 3.15 Output laporan piutang jatuh tempo

3.3.4. Perancangan Input


Perancangan input digunakan sebagai rancangan bentuk input (masukan)
berisikan tentang data-data yang harus diinput oleh user. Software yang digunakan
pada perancangan input adalah Microsoft Visual Basic 6.0.
51

Gambar 3.16 Perancangan Input Stock

Gambar 3.17 Perancangan Input Customer


52

Gambar 3.18 Perancangan Input Supplier

Gambar 3.19 Perancangan Input Pembelian


53

Gambar 3.20 Perancangan Input Penjualan

Gambar 3.21 Perancangan Input Pelunasan Hutang


54

Gambar 3.22 Perancangan Input Pelunasan Piutang

III.3.5. Perancangan Database


Normalisasi
Berikut ini ditampilkan hasil proses normalisasi terhadap data.
55

Pembelian

Nomor Faktur Tanggal Kode Supplier Nama Supplier Alamat Telepon Kota Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Beli Qty Jumlah Total Hutang

Tabel Supplier

Kode Supplier Nama Supplier Alamat Telepon Kota

Tabel Hutang

Kode Supplier Tanggal Hutang

Tabel Barang
Tabel Pembelian Master
Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Beli Harga Jual
Nomor Faktur Tanggal Kode Supplier Total

Tabel Pembelian Detail

Nomor Faktur Kode Barang Harga Beli Qty Jumlah

Penjualan
Kode Nama
Nomor Faktur Tanggal Alamat Telepon Kota Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Beli Qty Jumlah Total Piutang
Customer Customer

Tabel Customer
Kode Nama
Alamat Telepon Kota
Customer Customer

Tabel Piutang
Kode
Tanggal Piutang
Customer

Tabel Penjualan Master


Kode
Nomor Faktur Tanggal Total
Customer

Tabel Penjualan Detail

Nomor Faktur Kode Barang Harga Beli Qty Jumlah

Gambar 3.23. Normalisasi


Dari normalisasi di atas dapat dilakukan perancangan Database sebagai berikut
56

Tabel 3.3 Tabel Brg


NO FIELD TYPE WIDTH KETERANGAN
NAME
1 Kodeb Text 6 Kode barang
2 Namab Text 30 Nama barang
3 Satuanb Text 15 Satuan barang
4 Hargabeli Number - Harga beli
5 Hargajual Number - Harga jual
6 Msk Number - Jumlah barang
masuk
7 Klr Number - Jumlah barang
keluar
8 Saldoawal Number - Saldo awal
barang
9 Sisa Number - Sisa stok

Tabel 3.4 Tabel customer


NO FIELD TYPE WIDTH KETERANGAN
NAME
1 Kodec Text 5 Kode customer
2 Namac Text 30 Nama customer
3 Alamatc Text 30 Alamat customer
4 Telc Text 15 Telepon
5 Kotac Text 15 Kota
6 Kontakc Text 30 Contact person

Tabel 3.5 Tabel supplier


NO FIELD TYPE WIDTH KETERANGAN
NAME
1 Kodes Text 5 Kode customer
2 Namas Text 30 Nama customer
3 Alamats Text 30 Alamat customer
4 Tels Text 15 Telepon
57

5 Kotas Text 15 Kota


6 Kontaks Text 30 Contact person

Tabel 3.6 Tabel beli


NO FIELD TYPE WIDTH KETERANGAN
NAME
1 Nofak Text 6 No faktur
2 Tanggal Date/time - Tanggal
3 Kodes Text 5 Kode supplier
4 Total Number - Total faktur
5 Lunas Logical - Keterangan lunas
6 Ttempo Date/time - Tanggal jatuh
tempo

Tabel 3.7 Tabel penjualan


NO FIELD TYPE WIDTH KETERANGAN
NAME
1 Nofak Text 6 No faktur
2 Tanggal Date/time - Tanggal
3 Kodes Text 5 Kode supplier
4 Total Number - Total faktur
5 Lunas Logical - Keterangan lunas
58

6 Ttempo Date/time - Tanggal jatuh


tempo

Tabel 3.8 Tabel beli detail


NO FIELDNAME TYPE WIDTH KETERANGAN
1 Nofak Text 6 No faktur
2 Kodeb Text 6 Kode barang
4 Harga Number - Harga
5 Jumlah Number - Jumlah

Tabel 3.9 Tabel jual detail


NO FIELDNAME TYPE WIDTH KETERANGAN
1 Nofak Text 6 No faktur
2 Kodeb Text 6 Kode barang
3 Harga Number - Harga
4 Jumlah Number - Jumlah

Tabel 3.10 Tabel hutang


NO FIELDNAME TYPE WIDTH KETERANGAN
1 Kodes Text 6 Kode supplier
2 Tanggal Date/Time - Tanggal
3 Hutang Number - Nilai hutang

Tabel 3.11 Tabel piutang


NO FIELDNAME TYPE WIDTH KETERANGAN
1 Kodec Text 6 Kode customer
2 Tanggal Date/Time - Tanggal
3 Piutang Number - Nilai piutang

III.3.6. User Interface


59

User Interface dari Perancangan Input dan Output Sistem Pembelian dan
Penjualan adalah sebagai berikut :

Menu Utama

File Transaksi Laporan

Customer Penjualan Lap. Stok Barang

Supplier
Pembelian Lap. Customer

Stok
Pelunasan
Lap. Supplier
Hutang

Pelunasan
Lap. Penjualan
Piutang

Lap. Pembelian

Lap. Piutang
Jatuh Tempo

Lap. Hutang
Jatuh Tempo

Gambar 3.24 User Interface Sistem Pembelian dan Penjualan


60
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil
Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem penjualan dan pembelian yang
terkomputerisasi yang dirancang dengan visual basic 6.0 Program dikompilasi dengan
nama MAIN.EXE. Saat program dijalankan, pada layar akan ditampilkan tampilan
utama yang berisi menu untuk mengakses program. Tampilan ini dapat disajikan
sebagai berikut.

Gambar 4.1. Tampilan layar utama


Pada form utama ini terdapat tiga buah menu utama, yaitu : File, Transaksi, dan
Laporan. Menu File berfungsi untuk mengolah data Customer, Supplier dan data
Barang, menu Transaksi terdiri atas sub-menu Penjualan, Pembelian, Pelunasan
Hutang dan Pelunasan Piutang. Menu Laporan berfungsi untuk membuat laporan
62

Stok Barang, Laporan Customer, Laporan Supplier, Laporan Penjualan, Laporan


Pembelian, Laporan Piutang Jatuh Tempo dan Laporan Hutang Jatuh Tempo.
Submenu Customer

Gambar 4.2. Tampilan submenu Customer


Submenu Supplier

Gambar 4.3. Tampilan submenu Supplier


63

Submenu Barang

Gambar 4.4. Tampilan Submenu Barang


Submenu Penjualan

Gambar 4.5. Tampilan Submenu Penjualan


64

Submenu Pembelian

Gambar 4.6. Tampilan submenu Pembelian


Submenu Pelunasan Hutang

Gambar 4.7. Tampilan submenu Pelunasan Hutang


65

Submenu Pelunasan Piutang

Gambar 4.8. Tampilan submenu Pelunasan Piutang


Laporan Stok Barang

Gambar 4.9. Tampilan laporan Stok Barang


66

Laporan Customer

Gambar 4.10. Tampilan laporan Customer


Laporan Supplier

Gambar 4.11. Tampilan laporan Supplier


67

Laporan Penjualan

Gambar 4.12. Tampilan laporan Penjualan


Laporan Pembelian

Gambar 4.13. Tampilan laporan Pembelian


68

Laporan Piutang Jatuh Tempo

Gambar 4.14. Tampilan laporan Piutang Jatuh Tempo


Laporan Hutang Jatuh Tempo

Gambar 4.15. Tampilan laporan Hutang Jatuh Tempo


69

4.2. Pembahasan
Setiap sistem yang berjalan di sebuah perusahaan pasti memiliki kelebihan
dan kelemahan. Pada CV. Pi Com Jaya Lestari, karena terdapat kelemahan pada
sistem yang berjalan, maka diperlukan perbaikan-perbaikan terhadap sistem untuk
menutupi kelemahan yang terjadi. Adapun kelemahan dalam sistem yang berjalan
adalah :
1. Sistem yang berjalan masih beroperasi secara manual, sehingga informasi yang
dihasilkan masih belum tepat waktu dan tidak akurat.
2. Sistem yang berjalan membutuhkan tempat yang lebih besar untuk penyimpanan
dokumen yang senantiasa bertambah setiap harinya. Akibatnya akan memakan
waktu dalam mencari suatu dokumen yang dibutuhkan
Untuk menanggulangi kelemahan sistem yang berjalan, telah dirancang suatu
sistem yang memungkinkan untuk menggantikan sistem yang berjalan, karena
memiliki kelebihan-kelebihan yang tidak dimiliki oleh sistem yang berjalan. Adapun
kelebihan itu adalah :
1. Sistem yang diusulkan dapat melakukan pengolahan data dengan cepat sehingga
laporan yang diinginkan dapat dihasilkan secara tepat waktu dan akurat.
2. Sistem yang diusulkan tidak memerlukan banyak berkas, karena semua data
tersimpan dalam database.
3. Dengan menggunakan sistem yang diusulkan, data dapat diinput, diedit, dihapus
dengan mudah.

Sistem usulan memiliki kelemahan, antara lain : Sistem usulan tidak dapat menangani
retur penjualan maupun retur pembelian.
70

Untuk mengimplementasi sistem yang dirancang, dibutuhkan seperangkat komputer


dengan spesifikasi minimum sebagai berikut :
1. Prosesor Pentium II

2. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows 9X / ME / 2000 / XP

3. RAM 128 MB (disesuaikan dengan sistem operasi yang digunakan)

4. Keyboard dan Mouse

5. Harddisk dengan kapasitas minimum 1 GB

6. CD RW untuk kebutuhan peng-copy-an data dan instalasi

7. Printer untuk pencetakan laporan

Cara Instalasi
1. CD program dimasukkan kedalam CD-ROM untuk dibaca oleh komputer .
2. Jalankan setup.exe yang terdapat pada CD program
3. Ikuti petunjuk pada layar instalasi sampai dengan selesai.

Cara Penggunaan
1. Aktifkan program dari start menu windows dengan memilih Stok pada programs
2. Sebelum mulai menggunakan program, harus terlebih dahulu dimasukkan data
awal customer, supplier dan barang. Untuk menginput data customer, aktifkan
menu file dan pilih submenu customer. Untuk menginput data supplier, aktifkan
menu file dan pilih submenu supplier. Untuk menginput data barang, aktifkan
menu file dan pilih submenu barang.
3. Setelah data awal diisi, maka program sudah dapat digunakan untuk melakukan
transaksi. Untuk transaksi pembelian, pilih menu transaksi dan submenu
pembelian, untuk penjualan pilih menu transaksi dan submenu penjualan, untuk
pelunasan hutang, pilih menu transaksi dan submenu pelunasan hutang, untuk
pelunasan piutang, pilih menu transaksi dan submenu pelunasan piutang.
71

4. Untuk laporan dapat dipilih menu laporan. Laporan yang dihasilkan meliputi
laporan customer, supplier, barang, penjualan, pembelian, hutang jatuh tempo dan
piutang jatuh tempo.
5. Untuk keluar dari program, klik tombol “X” pada kanan atas form utama.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai

berikut :

1. Sistem informasi penjualan dan pembelian yang dirancang ini dapat memberikan

informasi mengenai penjualan dan pembelian dengan cepat dan akurat.

2. Sistem yang dirancang dapat mempercepat transaksi penjualan dan pembelian

sehingga memberikan kemudahan bagi perusahaan.

5.2. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut :

1. Perusahaan sebaiknya menggunakan sistem yang dirancang ini untuk

menggantikan sistem yang digunakan selama ini.

2. Sebaiknya perusahaan memberikan pelatihan kepada sejumlah karyawan, untuk

mengoptimalkan pemakaian komputer dan sistem.

3. Sebaiknya perusahaan menggunakan hardware yang memadai untuk

implementasi sistem, agar sistem dapat bekerja dengan baik.


73

4. Sebaiknya perusahaan mengembangkan program lebih lanjut dengan

menambahkan beberapa fasilitas, seperti pencetakan laporan penerimaan dan

pengeluaran kas.

You might also like