ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA SMP SULTAN AGUNG KAWUNGANTEN

Naskah Publikasi

diajukan oleh Pratama Hendra Sukmana 08.12.3460

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
1

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM DATA PROCESSING STUDENTS IN SMP SULTAN AGUNG KAWUNGANTEN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMP SULTAN AGUNG KAWUNGANTEN Pratama Hendra Sukmana Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Utilization of information technology becomes an important requirement at this present moment, because the availability of integrated information increasingly important role in supporting efforts to create a system of efficient and competitive organization. junior high school of Sultan Agung Kawunganten is one of the school is required to constantly develop and improve the quality of education and professionalism of information services. Data management in large quantities, as well as the changes which are routine and repetitive, often cause difficulties in the provision of information, especially cause the data processing students activities at the junior high school of Sultan Agung Kawunganten is still using the manual system of processing and file processing system. Processing, storage and retrieval of data student that has not been practical cause of ineffectiveness in terms of time, effort and cost. Therefore, the need for an information processing system computerized student data that is needed. Information system is a unity of elements that interact in a systematic and regular basis to create and shape the flow of information that will support decision making and to exercise control over all forms of activity. Information system development is not simply to automate the old procedure, but also arrange and renew even create a new data flow more efficiently, establish a new data processing procedures are more precise, systematic and informative. Keywords: Student information systems, Data Processing Students

1.

Pendahuluan Perkembangan teknologi banyak mempengaruhi tatanan hidup atau sebuah

aturan dan sistem tertentu. Teknologi Informasi sekarang ini sudah semakin berkembang, kebutuhan akan sebuah informasi yang berkualitas sangatlah diperlukan. perkembangan teknologi informasi dapat di manfaatkan dalam berbagai bidang, salah satunya yaitu dalam bidang pendidikan, dalam hal ini lebih khususnya yaitu sistem manajemen sekolah. Bagi sebuah instansi seperti sekolah tentunya pengolahan data administratif yang lebih tepat, cepat, sistematis, dan informatif sangatlah diperlukan. Dengan merujuk pada perkembangan teknologi tentunya sangat tepat jika pada sebuah layanan informasi pengolahan data siswa pada sekolah dibuat lebih terkomputerisasi dan lebih

memudahkan pemakai. Sistem informasi pengolahan data siswa merupakan subsistem dari informasi manajemen yang digunakan dalam memecahkan masalah penyediaan informasi dan pelayanan informasi mengenai sistem pengolah data yang meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan laporan. SMP Sultan Agung Kawunganten merupakan salah satu sekolah yang dituntut untuk selalu berkembang dan meningkatkan kualitas pendidikan serta profesionalisme dalam pelayanan informasi. Sekolah ini meski sudah menggunakan teknologi komputer dalam pengolahan data, akan tetapi belum menggunakan komputer secara optimal, sebagaian besar proses pengolahan dan penyimpanan data masih konvensional seperti dalam bentuk worksheet dengan formulasi-formulasi sederhana atau disebut juga cara manual. Dengan cara ini dirasa kurang efektif dan efisien karena mempunyai keterbatasan lambat dalam pencarian data dan bahan pelaporan, dan yang paling menjadi hambatan adalah masih belum di mungkinkannya pengolahan data secara bersama-sama dalam sebuah database yang terpadu. Dengan melihat adanya beberapa permasalahan di atas penulis terdorong untuk melakukan penelitian tentang analisis dan perancangan sistem informasi pengolahan data siswa yang ada di SMP Sultan Agung Kawunganten serta berupaya semaksimal mungkin untuk membuat sebuah aplikasi database sistem informasi pengolahan data siswa dengan menggunakan Microsoft visual basic 6.0 dan SQLServer 2000 sebagai software penunjang, yang di harapkan kinerja lembaga menjadi lebih baik serta dapat memberikan pelayanan yang baik pula kepada semua elemen yang terdapat di SMP Sultan Agung Kawunganten.

2. 2.1

Landasan Teori Definisi Analisis Sistem Definisi analisis sistem (system Analysis) menurut Jogiyanto HM, Akt, MBA,

Ph.D, dalam bukunya yang berjudul analisis dan desain sistem informasi yaitu : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud utuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi yang permasalahanterjadi dan

permasalahan,

kesempatan-kesempatan, yang diharapkan

hambatan-hambatan sehinga dapat

kebutuhan-kebutuhan perbaikannya. 2.2

diusulkan

perbaikan-

Definisi Sistem Informasi Definisi sisitem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis adalah

suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan definisi sistem informasi menurut Henry C. Lucas adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan dan jika dieksekusi maka akan menyediakan informasi utuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa Data adalah bahan yang akan diolah baik berupa angka, huruf, simbol, kata-kata yang menunjukan situasi. Pengolahan data adalah segala macam operasi yang dilakukan terhadap data dan data tersebut bermanfaat dan sesuai dengan hasil atau tujuan yang berupa informasi. Sistem informasi pengolahan data siswa dapat diartikan mempersiapkan datadata kesiswaan agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan bagi pihak manajemen atau pihak luar yang membutuhkan. Tujuan dari Sistem informasi pengolahan data siswa adalah untuk menyediakan fasilitas perekaman, mengolah dan menangani database kesiswaan dan kegiatan rutin kesiswaan secara

otomatis sehingga dapat memberikan informasi dalam bentuk laporan daftar dan rekapitulasi yang dibutuhkan oleh pihak sekolah secara tepat dan akurat. Salah satu metode untuk mengolah data tersebut adalah dengan menggunakan perangkat komputer dengan aplikasi sistem pengolahan data yang sudah terintegrasi dalam satu database. Dengan menggunakan sistem tersebut maka semua permasalahan akan dapat disesuaikan secara cepat dan tepat baik perhitungan matematis ataupun fungsi-fungsi lainnya. 3. Analisis Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis yaitu: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah . Dalam ha ini adalah Identifikasi masalah sistem informasi pengolahan data siswa yang ada di SMP Sultan Agung Kawunganten 2. Understand, yaitu memahami kerja sistem dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari sistem yang sedang berjalan atau sudah ada. Langkah-langkah yang peneliti lakukan diantaranya

mengumpulkan data, analisis, perancangan sistem dan implementasi sistem. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. Pada tahap analisis sistem terdapat beberapa tahapan yang lebih rinci yaitu: a. Analisis kelemahan sistem lama. b. c. Analisis kebutuhan sistem baru Studi kelayakan yang meliputi : kelayakan teknis, operasional, hukum, dan ekonomi. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

4.

Hasil Penelitian dan Pembahasan Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada sistem

pengolahan data siswa yang ada pada SMP Sultan Agung Kawunganten dapat didefinisikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif dan efisien. Hal ini dapat dilihat dari proses pencatatan data-data kesiswaan masih secara konvensional sehingga memerlukan waktu yang lama dalam mempersiapkan data-data kesiswaan untuk keperluan penerapan atau pengambilan keputusan bagi pihak manajemen atau pihak luar yang memerlukan. 4.1 Analisis Kelemahan Sistem Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama dimana kita menganalisa masalah-masalah yang ada pada suatu sistem, dari hal itu akan terlihat apakah kemungkinan adanya ketidakberesan seperti kesalahan, kecurangan, ketidaksiplinan, kurang efektif dan efisiensinya dari suatu sistem dalam organisasi atau perusahaan. Berdasarkan informasi yang didapat selama melakukan penelitian diketahui bahwa permasalahan yang terdapat pada SMP Sultan Agung Kawungaten adalah sistem pengolahan data siswa masih secara konvensional sehingga kebutuhan akan sebuah informasi yang dihasilkan masih kurang efektif dan efisien. Sebagai sebuah tolak ukur untuk mengidentifikasi masalah yang terdapat pada suatu sistem dapat dilihat dari enam aspek atau biasa disebut dengan menggunakan analisis PIECES yaitu: a. Kinerja ( Performance ) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja sistem dalam suatu instansi atau perusahaan. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan Respontime. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh sistem tersebut. Respontime adalah rata-rata waktu yang tertunda antara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut. Sistem pengolahan data siswa pada SMP Sultan Agung Kawunganten masih secara konvensional, sedangkan pada saat tertentu biasanya ada

permintaan informasi mendadak dari pihak yang membutuhkan, misalnya proses pencarian data ataupun pembuatan laporan. Jika hal itu terjadi maka proses pencarian data sulit dan harus membuka berkas yang menumpuk dan ini tentunya membutuhkan waktu yang lama dan jumlah beban kerja yang lebih besar. Dengan adanya sistem baru dengan memanfaatkan sistem

terkomputerisasi diharapkan pengolahan data siswa menjadi lebik baik sehingga mampu memberikan informasi yang lebih berkualitas. Hasil analisis : 1. Kinerja pada sistem lama memerlukan waktu yang relatif lama karena diperlukan waktu kurang lebih 20 30 menit untuk setiap proses, misalnya pencatatan data maupun pencarian data. 2. Sering terjadi penumpukan pekerjaan b. Informasi ( Information ) Informasi merupakan salah satu hal terpenting yang dibutuhkan oleh suatu instansi atau perusahaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Jika sistem bisa menghasilkan informasi yang berkualitas maka akan berdampak baik terhadap manajemen yang ada namun sebaliknya jika informasi yang dihasilkan kurang berkualitas tentunya akan berdampak kurang baik terhadap manajemen yang ada. Hasil analisis : 1. Informasi yang dihasilkan dari sistem lama kurang akurat dan sering terjadi keterlambatan dalam penyampaian laporan, yang di sebabkan karena sistem manual lebih berpotensi adanya kesalahan dalam proses pengolahannya. 2. Informasi yang diperoleh kurang maksimal, karena untuk mencari data masih bersifat manual dengan data yang belum terorganisir dengan baik yaitu dalam bentuk worksheet-worksheet dan penyimpanannya belum terpadu. c. Ekonomi ( Economi )

Tinjauan analisis ekonomis tidaknya sistem yang ada merujuk pada jumlah sumber daya yang digunakan. Terhadap peningkatan manfaat dan keuntungan yang diperoleh atau penurunan keuntungan yang diperoleh atau akibat besarnya biaya yang digunakan. Hasil analisis : 1. Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainya untuk pengolahan dan penyimpanan dokumen membutuhkan biaya yang tidak sedikit karena banyaknya data. 2. Proses pengolahan data masih membutuhkan waktu yang relatif lama sehingga berpengaruh pada biaya yang lebih besar. d. Pengendalian ( Control ) Pengendalian terhadap sistem dimasukkan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan kesalahan. Dari informasi yang di dapat diketahui bahwa selama ini kendali pada sistemlama berjalan seperti yang diinginkan dan dari hasil observasi didapatkan kelemahan kendali terhadap sistem lama. Hasil analisis : 1. Antisipasi terhadap keamanan data yaitu penggunaan kata sandi (password) belum diterapkan sehingga siapapun bisa membuka dan merubah data. 2. Kontrol dokumen yang sangat kurang sehingga sehingga sering terjadi

kesamaan data, dokumen hilang dan rusak. e. Efisisensi ( Efficiency ) Efisiensi erat kaitannya dengan bagaimana sunber daya yang ada telah digunakan. Suatu sistem dikatakan efisien atau tidak didasarkan pada tanggung jawab personel dalam melaksanakan tugasnya. Hasil analisis : 1. Sumberdaya yang digunakan lebih banyak karena masih melakukan dokumentasi manual yatu terjadi pemborosan biaya, waktu, personil dan

peralatan berupa kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan. 2. Pada sistem lama sebuah komputer hanya digunakan untuk menulis laporan sedangkan dalam pengolahan data belum maksimal f. Pelayanan ( Services ) Pelayanan adalah sistem mencakup pelayanan yang diberikan oleh sistem pada beberapa elemen, baik elemen yang bersifat langsung maupun tidak langsung. Elemen yang terlibat langsung dalam hal ini adalah personel yang mengopersikan sistem tersebut, sedangkan elemen tidak langsung yaitu karyawan,siswa dan pihak lain yang membutuhkan. Hasil analisis : Pada sistem lama terjadi keterlambatan pelayanan karena proses pencatatan dan pencarian data dilakukan secara manual dengan data yang belum terorganisir dengan baik sehingga membutuhkan waktu yang lama. 4.2 Analisis Kebutuhan Sistem Perancangan dan penembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Dalam perancangan pengolahan data siswa SMP Sultan Agung Kawunganten ini diperlukan peralatan-peralatan dan sumber daya yang memadai agar sistem dapat berjalan dengan baik serta dapat menghasilkan informasi yang lebih optimal, tepat dan menghasilkan kualitas kerja yang lebih meningkat. Kebutuhan-kebutuhan tersebut antara lain : a. Kebutuhan fungsional 1. Pendataan Siswa sistem bisa digunakan oleh pengguna untuk melakukan input,edit, dan penghapusan data siswa secara lengkap dan sistem bisa memberikan informasi tentang data siswa, jumlah siswa ( tiap kelas, angkatan dan jenis kelamin)

10

2. Pendataan Guru sistem bisa digunakan oleh pengguna untuk melakukan input,edit, dan penghapusan data guru secara lengkap dan sistem dapat menampilkan informasi tentang data guru secara lengkap. 3. Pendataan Kelas sistem bisa digunakan oleh pengguna untuk melakukan input,edit, dan penghapusan data kelas, sistem juga dapat menampilkan data dan jumlah siswa tiap kelas. 4. Pendataan Bagi Kelas sistem bisa digunakan oleh pengguna untuk melakukan input, dan penghapusan data kelas. 5. Pendataan Mata Pelajaran sistem bisa digunakan oleh pengguna untuk melakukan input,edit, dan penghapusan data mata pelajaran. 6. Pendataan Pembagian Tugas Guru Sistem dapat menampilkan tugas guru mengajar. 7. Pendataan Nilai sistem bisa digunakan oleh pengguna untuk melakukan input,edit, dan penghapusan data nilai dan mengolah nilai serta sistem bisa memberikan informasi nilai siswa. b. Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan perangkat keras ( hardware ) Perangkat keras disini adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan alat pendukung lainnya. 2. Kebutuhan perangkat lunak ( software ) Yang dimaksud perangkat lunak disini adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan dari sistem komputer. Perangkat lunak yang

11

digunakan adalah Windows XP sebagai sistem operasi dan Microsoft visual basic 6.0 untuk bahasa pemrograman, serta SQL server 2000 sebagai program DBMS. 3. Kebutuhan Sumber daya ( Brainware ) Yang dimaksud kebutuhan sumber daya yaitu dalam sistem ini

membutuhkan orang-orang yang mengerti cara kerja sistem dan proses pemeliharaannya sehingga sistem dapat berjalan dengan baik. 4.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis Kelayakan merupakan proses menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis ii adalah menguji apakah sistem yang baru layak diterapkan sebagai pengembangan sistem yang lama layak atau tidak. Analisis kelayakan sistem memiliki beberapa segi antara lain : a. Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan dan memberikan nilai tambah bagi sistem yang ada. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. Untuk mempermudah menganalisis kalayakan maka dibutuhkan pedoman kelayakan yaitu : 1. Ketersediaan teknologi yang dibutuhkan Pada SMP Sultan Agung Kawunganten sudah tersedia perangkat keras, perangkat lunak dan operator komputer, jadi dapat dikatakan layak secara teknologi. 2. Integrasi dengan teknologi yang sudah ada Karena teknologi yang ada pada SMP Sultan Agung Kawunganten masih sebagian menggunakan teknologi manual, sehingga masih mudah untuk dikembangkan sistemnya dan tidak ada masalah dengan pengintegrasian ini. 3. Konversi sistem lama ke sistem baru

12

Sistem lama yang digunakan masih secara konvensional akan di konversikan menjadi sistem yang terkomputerisasi yang terintegrasi. 4. Penguasaan Teknologi Dalam sistem yang diusulkan untuk menangani masalah pengolahan data siswa ini memang seluruhnya baru, sehingga mungkin belum ada petugas yang memiliki keahlian untuk mengoperasikan sistem yang baru ini. Namun bisa dilakukan

pendampingan dalam masa-masa awal transisi dan diadakan pelatihan bagi pegawai yang akan bertugas mengoperasikan sistem. b. Kelayakan Operasional Kelayakan operasional proyek pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada untuk menjalankan sistem yang baru, baik kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan pengguna dan kemampuan pengendali operasi dari sistem sehingga akan lebih efisien. c. Kelayakan Hukum Dari segi hukum, sistem informasi ini layak karena dikembangkan tidak melanggar aturan yang ditetapkan untuk pengadaan dan pengembangan sistem

informasi.software yang digunakan diperoleh dengan cara membeli sehingga tidak melanggar hukum. d. Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi dapat di lihat dengan menanalisis manfaat, penggunaan dan potensi pengembalian secara ekonomi dari pengembangan sistem yang lama ke sistem yang baru. Secara ekonomi pengunaan sistem yang baru akan meningkatkan kinerja pengolahan data siswa dan pengurangan biaya operasional sehingga manfaat yang didapatkan akan lebih banyak,sehingga dapat dikatakan layak secara ekonomi.

13

4.4

Implementasi Sistem Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam rencana implemetasi. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam implementasi adalah sebagai berikut : 4.4.1 Pemrograman dan Pengujian Program Kegiatan ini dilakukan untuk mengimplementasikan dari hasil analisis dan perancangan sistem menjadi sebuah program komputer atau aplikasi preangkat lunak. Setiap aplikasi perangkat lunak, perlu diadakan pengujian terlebih dahulu sebelum akhirnya digunakan. Langkah ini dipelukan untuk melihat kembali dan memastikan apakah hasilnya sudah sesuai dengan yang direncanakan dan memenuhi kualifikasi. Pengujian di maksudkan untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan dari program supaya kesalahan-kesalahan yang ada bisa dihilangkan. Adapun bentuk-bentuk kesalahan yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan yaitu: 1. Kesalahan Bahasa (language error) Kesalahan bahasa disebut juga kesalahan penulisan (syntax error), Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak kesalahannya sewaktu program

dikompilasi.

14

Gambar 4.1 Contoh Kesalahan Bahasa Gambar diatas menunjukkan bahwa terdapat kesalahan bahasa yaitu kata Thenn seharusnya di tulis Then . 2. Kesalahan Sewaktu Proses (Run-Time Error) Kesalahan ini terjadi pada saat executable program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada waktunya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relatif mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak sebab kesalahannya.

Gambar 4.2 Contoh Kesalahan Sewaktu Proses

15

Gambar diatas menunjukkan adanya kesalahan sewaktu proses eksekusi program yaitu terdapat kondisi yang belum terpenuhi Block If without End If yang artinya pada syarat If harus diakhiri dengan End If . 3. Kesalahan Logika (Logical Error) Merupakan kesalahan yang berasal dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Cara mencari kesalahan logika dapat dilakukan dengan test data, yaitu dengan menjalankan program dengan menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya dengan hasil yang sudah diketahui. 4.4.2 Pengujian Sistem Uji coba sistem dilaksanakan setelah dilakukan pengetesan program. Tujuan uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari kesalahankesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Maka perbedaannya, untuk pengetesan program dilakukan pada masing-masing program apakah program tersebut sudah berjalan dengan baik atau masih terdapat kesalahan. Sedangkan ujicoba sistem dilakukan secara menyeluruh dengan kata lain apakah kumpulan dari program-program telah berjalan dengan baik dalam suatu sistem. 4.4.3 Pemilihan dan Pelatihan Personil Pemilihan dan pelatihan personil bertujuan agar personil yang ditunjuk untuk menjalankan sistem baru tidak mengalami kesulitan pada saat menjalankan sistem

16

tersebut. Personil untuk sistem ini adalah staff Tata Usaha di SMP Sultan Agung Kawunganten. Personil atau pengguna sistem merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam proses penggunaan sistem tersebut. Pertimbangan yang diperlukan mencakup permasalahan-permasalahan sebagai berikut :

1. Pendidikan dan Tingkat keahlian

Latar belakang dan tingkat keahlian serta kemampuan seorang pegawai akan memberikan peranan menuju kesuksesan penggunaan sebuah sistem. Dengan demikian sistem akan lebih baik jika dijalankan oleh seorang pegawai yang memiliki dasar komputer. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah agar pegawai terhindar dari kesulitan dalam penggunaan sistem baru.

2. Pelatihan (Training)
Pelatihan dilaksanakan setelah personil yang ditunjuk lulus dari seleksi. Pelatihan merupakan suatu bentuk tahapan dimana para personil dilatih untuk melaksanakan tugas yaitu menjalankan sistem yang digunakan. 4.4.4 Intalasi Sistem Instalasi sistem merupakan proses instalasi sistem yang telah dibuat kedalam komputer, dalam hal ini sistem informasi pengolahan data siswa yang sudah dibuat diterapkan pada komputer Tata Usaha mengingat proses pengolahan data kesiswaan dilakukan oleh staff Tata Usaha. Adapun cara menginstalnya adalah sebagai berikut : 1. Masukkan CD Software kedalam CD ROM pada computer yang akan diinstal program. 2. Jalankan file setup.exe yang ada pada CD melalui menu Run dengan mengetikkan setup.exe atau melalui Windows Explorer dengan double click file seup.exe.

17

3. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi,tunggu sampai proses selesai. 4. Setelah proses instalasi selesai maka aplikasi yang telah diinstall dapat dibuka melalui menu Start Program. 4.4.5 Konversi Sistem Konversi sistem merupakan peletakan proses peletakan sistem yang baru supaya siap mulai untuk digunakan. Untuk implementasi sistem informasi pengolahan data siswa pada SMP Sultan Agung Kawunganten dilakukan penerapan konversi secara paralel dimana sistem baru akan diterapkan dan tidak langsung meninggalkan sistem lama. Alasannya karena jika sistem yang baru gagal maka sistem lama dapat digunakan dan jika terjadi kesalahan, maka sistem 5. Kesimpulan Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem konvensional kurang efektif dan kurang efesien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan menggunakan sistem terkomputerisasi diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu proses kerja staff Tata Usaha. Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem sistem komputerisasi yang dibuat antara lain: 1. Sistem informasi pengolahan data siswa dapat membantu pengguna, khususnya staff Tata Usaha dalam menyajikan informasi yang berkualitas dalam proses pengolahan data siswa. 2. Sistem informasi yang dibuat dapat meningkatkan kinerja staff Tata Usaha dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. dan menghemat waktu dalam pengolahan dan pencarian data. 3. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu . 4. Kelemahan sistem ini adalah belum mencakup semua bidang akademik kesiswaan secara lengkap, seperti penjadwalan dan pengolahan administrasi siswa. 5. Kelebihan sistem ini adalah mampu menggabungkan kerja Tata Usaha dalam pengolahan data siswa dan hasil penilaian guru dalam sebuah database terpadu.

18

Daftar Pustaka

Gordon B. Davis. 1993. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Gramedia. Jogiyanto, HM. Phd, Akt, MBA. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi. Kadir , Abdul . 2002. Penuntun Praktis Belajar SQL. Yogyakarta : Andi. Kristanto, Haryanto.Ir. 1993. Konsep dan Perancangan DATABASE Edisi ke 1. Yogyakarta : Penerbit Andi. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Edisi ke 1. Yogyakarta : Penerbit Andi. Sutabri, Tata, S.Kom., MM. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Suyanto, M. 2005. Pengantar Teknologi Informasi unuk Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.

19