Tujuan sistem organisasi bengkel : a. Mengendalikan Perusahaan dengan Kemudahan dan Flexibilitas Tinggi. b.

Memudahkan dalam mengatur bisnis servis dalam kendaraan bermotor. c. Agar memperlancar terlaksananya sistem penjualan dan pelayanan yang sesuai dengan sistem informasi yang disampaikan oleh perusahaan pada pelanggan. d. Melaksanakan kegiatan penjualan komponen mesin / servis kendaraan motor yang teranalisis dan terencana sehingga inplementasi penjualan sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pengendalian program yang telah dirancang untuk membangun dan mempertahankan perusahaan agar sama-sama menguntungkan dan tujuan organisasi tercapai.

Flowchart Sistem Informasi Bengkel .

Struktur Organisasi .

Manajer Manajer disini adalah merupakan pucuk pimpinan. (6) Membuat estimasi biaya (perkiraan biaya) dan lama pekerjaannya. (3) Menerima komplain dari pelanggan yang kurang puas atau kecewa. + Saat di bengkel (1) Senantiasa memantau kendaraan yang sedang diperbaiki. b. • Memeriksa kelengkapan peralatan mekanik setiap saat. (2) Melakukan check kendaraan setelah diperbaiki. Disini sifat kerja dari chief mecanik adalah bekerja sama dengan frontman untuk mengkomunikasikan dengan konsumen. (7) Mempersilahkan pelanggan menunggu di ruang tunggu. (3) Dan terkadang harus turun langsung kelapangan jika para mekanik atau chief mekanik mengalami permasalahan. Final Inspector Bertanggung jawab atas pengecekan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik. Chief Mekanik Chief mecanik adalah pembantu frontman yang mana dirinya terjun langsung kelapangan dan melaporkan hasil yang ada di dalam bengkel. • Memberikan pengarahan spare part yang perlu diganti. (4) Sebagai penerjemah bahasa teknis dari chief mecanik kebahasa orang awam. • Memberikan perintah perkerjaan yang harus dilakukan (job discription) • Memberikan petunjuk penggunaan atau perawatan perlengkapan bengkel. Tugas dari manajer ini adalah membuat suatu perencanaan agar tujuan dari bengkel ini tercapai. c. Dimana frontman dapat melakukan beberapa hal yaitu : + Saat Penerimaan (1) Menerima pelanggan dengan ramah dan berdasarkan nomor urut. (5) Memberikan keterangan teknis mengenai perbaikan yang diperlukan kepada pelanggan atau memberikan alasan terhadap komplain yang ada. dimana ia membantu manajer dalam menjalankan bisnis bengkel. apakah sesuai dengan apa yang tercantum didalam perintah kerjanya dan bagaimana . Tugas dan tanggung jawabnya : • Memberikan bimbingan teknis kepada para mekanik yang dibawahinya didalam melakukan perbaikan kendaraan. Hal ini sangat penting karena untuk menjaga image bengkel terhadap masyarakat dan ia bekerja sama dengan frontman (service advisor) dan Chief mecanik. • Mengatur proses pengerjaan agar sesuai dengan estimasi yang telah diberikan. Untuk tercapainya tuan ini manajer harus mengawasi semua kegiatan yang ada di bengkel.Diskripsi dari Struktur Organisasi : a. (2) Mendengarkan setiap keluhan pelanggan dan mendiagnosa kerusakan kendaraan berdasarkan pengamatan dikendaraan. Tugas dan tanggung jawabnya : • Sebagai Quality control dari bengkel yang mana mengecek setiap kendaraan yang telah selesai diperbaiki. d. Frontman (service advisor) Frontman merupakan bawahan dari seorang manajer.

membuat laporan transaksi dan mencatat transaksi yang terjadi . Jadwal Pelaksanaan . Operasionalisasi organisasi/mekanisme kerja : Customer > Receptionis > Frontman > Diagnosis > Chief Mecanik >Final Check. Account Tugas dari seorang accounting ini adalah melayani konsumen saat transaksi / administrasi. C. Yang mana alat harus siap dipakai pada setiap harinya dan dalam keadaan bersih. e. Sehingga toolman harus membersihkan dan mengecek alat setiap hari. • Memeriksa kelayakan atau melihat dari sisipandang konsumen. f. Tetapi jika adal yang lain menyangkut dengan kualitas yang nantinya akan di peroleh terhadap hasil suatu servisan maka mekanik perlu mengkonsultasikan dengan Chief mecanik.kualitas dari hasil tersebut. Disini mekanik tidak boleh berbicara langsung dengan konsumen karena akan mengganggu pekerjaanya dan mungkin untuk menjaga ketertiban bengkel. g. Dimana ia hanya mengerjakan job description dan tidak boleh melakukan perkerjaan lain mesti komponen system yang lain ada yang rusak. Mekanik Melakukan seluruh perintah yang diperintahkan oleh Chief mecanik. Toolman Tugas dari seorang toolman adalah menyiapkan alat alat yang akan digunakan untuk menservis pada setiap hari. Toolman juga bekerja sama dengan mekanik dan frontman dalam hal mengadakan suatu alat atau penggantian alat.

Sistem Organisasi Bengkel Kanwil /General Manager Branch Manager Sales Supervisor Administration Head Kepala Bengkel Purchasing Sales Executive Sales Counter Parts Coordinator/ Partsman Toolman/ Body Repair/ Washer Service Advisor Acct/Fin Officer Cashier OB/Messenger/D river Kepala Regu PDI Mekanik .

Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh sales supervisor.Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk.Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga pemerintahan untuk mencapai target penjualan. . meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manajer.Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head cabang. menganalisa.Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter. mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya. pengelolaan persediaan dan penjualan cabang. Branch Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : . 4.Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama yang berhubungan dengan kegiatan pembelian.Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai rencana promosi. . .Mengangkat.Memantau/menginformasikan keadaan pasar ke sales executive. . .Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada direktur. rencana peluncuran produk baru serta bila ada kenaikan harga serta produk. .General Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : . . . .Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan. . . Sales Supervisor Tugas dan tanggung jawab adalah : .Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan. administration head dan kepala bengkel.Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang telah direncanakan. .Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan.Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara periodik.Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan.Memeriksa. . Sales Executive Tugas dan tanggung jawab adalah : . .

Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel.Menerima uang muka dari customer. Administration Head Tugas dan tanggung jawab adalah : . menganalisa.Menyusun anggaran tahunan perusahaan.5. . .Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer .Membuat laporan penerimaan kas harian. . Accounting/Finance Officer Tugas dan tanggung jawab adalah : . . .Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan. .Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu.Membuat kwitansi penerimaan uang. Sales Counter Tugas dan tanggung jawab adalah : .Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan.Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya. .Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil.Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta . . 9.Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan.Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. . 7. mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya. .Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.Memeriksa bukti pengeluaran/ pemasukan kas. Pembelian ( Purchasing ) Tugas dan tanggung jawab adalah: . . 6.Memeriksa. Cashier Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu. .Mengeluarkan kas operasional perusahaan.Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan. menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan. . .Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan. .Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan kinerja keuangan perusahaan. .Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target penjualan.Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang kurang jumlahnya dari pesanan. 8. .

Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional.Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan.Membuat laporan harian atas kegiatan operasional harian.Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam gudang sesuai dengan jenisnya.Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada dibawahinya. OB/ Messenger/ Driver Tugas dan tanggung jawab adalah : . .pengeluarannya. . . . 14 Toolman/ Body Repair/ Washer. . 11. Pee Delivery Inspeksi (PDI) Tugas dan tanggung jawab adalah : .Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan mobil.Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat reguler maupun mendesak.Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar pemesanan barang kepada parts center. 10.Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. 15. . . Kepala Bengkel Tugas dan tanggung jawab adalah: .Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. Tugas dan tanggung jawab adalah: .Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang.Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari supplier.Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel. . 13.Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual). . . pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran barang.Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan. . Parts Coordinator/ Partsman Tugas dan tanggung jawab adalah: .Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam proses pengecatan. 12. .Membuat permintaan pembelian suku cadang. Service Advisor Tugas dan tanggung jawab adalah: .

Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah perbaikan itu telah mencapai tujuannya.. Mekanik Tugas dan tanggung jawab adalah: .Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan. Kepala Regu Tugas dan tanggung jawab adalah: . 17. . .Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya.Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap kerusakan mesin mobil . .Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil. . . apakah perbaikan itu telah dilakukan dengan akurat dan baik. 16.Menerima laporan harian dari mekanik .Menerima kritik dan saran dari customer.Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful