Tujuan sistem organisasi bengkel : a. Mengendalikan Perusahaan dengan Kemudahan dan Flexibilitas Tinggi. b.

Memudahkan dalam mengatur bisnis servis dalam kendaraan bermotor. c. Agar memperlancar terlaksananya sistem penjualan dan pelayanan yang sesuai dengan sistem informasi yang disampaikan oleh perusahaan pada pelanggan. d. Melaksanakan kegiatan penjualan komponen mesin / servis kendaraan motor yang teranalisis dan terencana sehingga inplementasi penjualan sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pengendalian program yang telah dirancang untuk membangun dan mempertahankan perusahaan agar sama-sama menguntungkan dan tujuan organisasi tercapai.

Flowchart Sistem Informasi Bengkel .

Struktur Organisasi .

Tugas dan tanggung jawabnya : • Sebagai Quality control dari bengkel yang mana mengecek setiap kendaraan yang telah selesai diperbaiki. (3) Dan terkadang harus turun langsung kelapangan jika para mekanik atau chief mekanik mengalami permasalahan. + Saat di bengkel (1) Senantiasa memantau kendaraan yang sedang diperbaiki. Chief Mekanik Chief mecanik adalah pembantu frontman yang mana dirinya terjun langsung kelapangan dan melaporkan hasil yang ada di dalam bengkel. d. dimana ia membantu manajer dalam menjalankan bisnis bengkel. Frontman (service advisor) Frontman merupakan bawahan dari seorang manajer. (2) Melakukan check kendaraan setelah diperbaiki. (2) Mendengarkan setiap keluhan pelanggan dan mendiagnosa kerusakan kendaraan berdasarkan pengamatan dikendaraan. b. • Memberikan perintah perkerjaan yang harus dilakukan (job discription) • Memberikan petunjuk penggunaan atau perawatan perlengkapan bengkel. Untuk tercapainya tuan ini manajer harus mengawasi semua kegiatan yang ada di bengkel. Tugas dari manajer ini adalah membuat suatu perencanaan agar tujuan dari bengkel ini tercapai. (3) Menerima komplain dari pelanggan yang kurang puas atau kecewa. Dimana frontman dapat melakukan beberapa hal yaitu : + Saat Penerimaan (1) Menerima pelanggan dengan ramah dan berdasarkan nomor urut. (7) Mempersilahkan pelanggan menunggu di ruang tunggu. Final Inspector Bertanggung jawab atas pengecekan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik. (4) Sebagai penerjemah bahasa teknis dari chief mecanik kebahasa orang awam. • Memeriksa kelengkapan peralatan mekanik setiap saat. Manajer Manajer disini adalah merupakan pucuk pimpinan. c. Disini sifat kerja dari chief mecanik adalah bekerja sama dengan frontman untuk mengkomunikasikan dengan konsumen. (5) Memberikan keterangan teknis mengenai perbaikan yang diperlukan kepada pelanggan atau memberikan alasan terhadap komplain yang ada. • Mengatur proses pengerjaan agar sesuai dengan estimasi yang telah diberikan. Hal ini sangat penting karena untuk menjaga image bengkel terhadap masyarakat dan ia bekerja sama dengan frontman (service advisor) dan Chief mecanik. apakah sesuai dengan apa yang tercantum didalam perintah kerjanya dan bagaimana . Tugas dan tanggung jawabnya : • Memberikan bimbingan teknis kepada para mekanik yang dibawahinya didalam melakukan perbaikan kendaraan. (6) Membuat estimasi biaya (perkiraan biaya) dan lama pekerjaannya.Diskripsi dari Struktur Organisasi : a. • Memberikan pengarahan spare part yang perlu diganti.

Sehingga toolman harus membersihkan dan mengecek alat setiap hari. e. Operasionalisasi organisasi/mekanisme kerja : Customer > Receptionis > Frontman > Diagnosis > Chief Mecanik >Final Check.kualitas dari hasil tersebut. membuat laporan transaksi dan mencatat transaksi yang terjadi . Account Tugas dari seorang accounting ini adalah melayani konsumen saat transaksi / administrasi. Yang mana alat harus siap dipakai pada setiap harinya dan dalam keadaan bersih. g. Tetapi jika adal yang lain menyangkut dengan kualitas yang nantinya akan di peroleh terhadap hasil suatu servisan maka mekanik perlu mengkonsultasikan dengan Chief mecanik. Disini mekanik tidak boleh berbicara langsung dengan konsumen karena akan mengganggu pekerjaanya dan mungkin untuk menjaga ketertiban bengkel. Jadwal Pelaksanaan . C. Toolman Tugas dari seorang toolman adalah menyiapkan alat alat yang akan digunakan untuk menservis pada setiap hari. Toolman juga bekerja sama dengan mekanik dan frontman dalam hal mengadakan suatu alat atau penggantian alat. f. Mekanik Melakukan seluruh perintah yang diperintahkan oleh Chief mecanik. • Memeriksa kelayakan atau melihat dari sisipandang konsumen. Dimana ia hanya mengerjakan job description dan tidak boleh melakukan perkerjaan lain mesti komponen system yang lain ada yang rusak.

Sistem Organisasi Bengkel Kanwil /General Manager Branch Manager Sales Supervisor Administration Head Kepala Bengkel Purchasing Sales Executive Sales Counter Parts Coordinator/ Partsman Toolman/ Body Repair/ Washer Service Advisor Acct/Fin Officer Cashier OB/Messenger/D river Kepala Regu PDI Mekanik .

mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya. .Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara periodik.Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan. administration head dan kepala bengkel. .Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang telah direncanakan. .Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama yang berhubungan dengan kegiatan pembelian. . rencana peluncuran produk baru serta bila ada kenaikan harga serta produk. . .Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head cabang.Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga pemerintahan untuk mencapai target penjualan. .Memantau/menginformasikan keadaan pasar ke sales executive.Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada direktur.Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan. pengelolaan persediaan dan penjualan cabang. . Sales Supervisor Tugas dan tanggung jawab adalah : . . . . menganalisa.Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan. Branch Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : .Memeriksa.Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh sales supervisor. .General Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : .Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan. 4.Mengangkat. . Sales Executive Tugas dan tanggung jawab adalah : .Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manajer. .Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter.Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai rencana promosi.

. . 7.Memeriksa bukti pengeluaran/ pemasukan kas.Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya. . .Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu.Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer .Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan.Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel. Sales Counter Tugas dan tanggung jawab adalah : .Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan. . . .Menyusun anggaran tahunan perusahaan. .Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan.Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta . menganalisa.Memeriksa. Administration Head Tugas dan tanggung jawab adalah : .Membuat laporan penerimaan kas harian.5.Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target penjualan. . . .Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. 9.Mengeluarkan kas operasional perusahaan. menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan. . .Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan. Accounting/Finance Officer Tugas dan tanggung jawab adalah : .Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan kinerja keuangan perusahaan.Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil. . Pembelian ( Purchasing ) Tugas dan tanggung jawab adalah: .Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan.Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu. . .Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang kurang jumlahnya dari pesanan. 6.Menerima uang muka dari customer. Cashier Tugas dan tanggung jawab adalah : . 8. mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya.Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan. .Membuat kwitansi penerimaan uang. .

.Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan. 13.Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual). . .Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. OB/ Messenger/ Driver Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan mobil. .Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional.pengeluarannya. 14 Toolman/ Body Repair/ Washer.Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari supplier.Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam proses pengecatan.Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar pemesanan barang kepada parts center. . 10. .Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat reguler maupun mendesak. Service Advisor Tugas dan tanggung jawab adalah: .Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada dibawahinya. . .Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam gudang sesuai dengan jenisnya. . pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran barang.Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan.Membuat laporan harian atas kegiatan operasional harian. Parts Coordinator/ Partsman Tugas dan tanggung jawab adalah: . Tugas dan tanggung jawab adalah: . . 11. Kepala Bengkel Tugas dan tanggung jawab adalah: . 15. 12.Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel.Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. Pee Delivery Inspeksi (PDI) Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Membuat permintaan pembelian suku cadang.Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang.

Menerima laporan harian dari mekanik .Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil. . Kepala Regu Tugas dan tanggung jawab adalah: . 17.Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya.Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai.Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah perbaikan itu telah mencapai tujuannya. .Menerima kritik dan saran dari customer.Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap kerusakan mesin mobil . . . 16.Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan. Mekanik Tugas dan tanggung jawab adalah: .. apakah perbaikan itu telah dilakukan dengan akurat dan baik. .

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.