Tujuan sistem organisasi bengkel : a. Mengendalikan Perusahaan dengan Kemudahan dan Flexibilitas Tinggi. b.

Memudahkan dalam mengatur bisnis servis dalam kendaraan bermotor. c. Agar memperlancar terlaksananya sistem penjualan dan pelayanan yang sesuai dengan sistem informasi yang disampaikan oleh perusahaan pada pelanggan. d. Melaksanakan kegiatan penjualan komponen mesin / servis kendaraan motor yang teranalisis dan terencana sehingga inplementasi penjualan sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pengendalian program yang telah dirancang untuk membangun dan mempertahankan perusahaan agar sama-sama menguntungkan dan tujuan organisasi tercapai.

Flowchart Sistem Informasi Bengkel .

Struktur Organisasi .

• Memeriksa kelengkapan peralatan mekanik setiap saat. b. (5) Memberikan keterangan teknis mengenai perbaikan yang diperlukan kepada pelanggan atau memberikan alasan terhadap komplain yang ada.Diskripsi dari Struktur Organisasi : a. + Saat di bengkel (1) Senantiasa memantau kendaraan yang sedang diperbaiki. (6) Membuat estimasi biaya (perkiraan biaya) dan lama pekerjaannya. Untuk tercapainya tuan ini manajer harus mengawasi semua kegiatan yang ada di bengkel. c. (3) Menerima komplain dari pelanggan yang kurang puas atau kecewa. dimana ia membantu manajer dalam menjalankan bisnis bengkel. Disini sifat kerja dari chief mecanik adalah bekerja sama dengan frontman untuk mengkomunikasikan dengan konsumen. Dimana frontman dapat melakukan beberapa hal yaitu : + Saat Penerimaan (1) Menerima pelanggan dengan ramah dan berdasarkan nomor urut. (2) Mendengarkan setiap keluhan pelanggan dan mendiagnosa kerusakan kendaraan berdasarkan pengamatan dikendaraan. (4) Sebagai penerjemah bahasa teknis dari chief mecanik kebahasa orang awam. Manajer Manajer disini adalah merupakan pucuk pimpinan. (7) Mempersilahkan pelanggan menunggu di ruang tunggu. Hal ini sangat penting karena untuk menjaga image bengkel terhadap masyarakat dan ia bekerja sama dengan frontman (service advisor) dan Chief mecanik. Frontman (service advisor) Frontman merupakan bawahan dari seorang manajer. apakah sesuai dengan apa yang tercantum didalam perintah kerjanya dan bagaimana . Final Inspector Bertanggung jawab atas pengecekan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik. (2) Melakukan check kendaraan setelah diperbaiki. Chief Mekanik Chief mecanik adalah pembantu frontman yang mana dirinya terjun langsung kelapangan dan melaporkan hasil yang ada di dalam bengkel. (3) Dan terkadang harus turun langsung kelapangan jika para mekanik atau chief mekanik mengalami permasalahan. • Mengatur proses pengerjaan agar sesuai dengan estimasi yang telah diberikan. Tugas dari manajer ini adalah membuat suatu perencanaan agar tujuan dari bengkel ini tercapai. • Memberikan perintah perkerjaan yang harus dilakukan (job discription) • Memberikan petunjuk penggunaan atau perawatan perlengkapan bengkel. Tugas dan tanggung jawabnya : • Sebagai Quality control dari bengkel yang mana mengecek setiap kendaraan yang telah selesai diperbaiki. d. • Memberikan pengarahan spare part yang perlu diganti. Tugas dan tanggung jawabnya : • Memberikan bimbingan teknis kepada para mekanik yang dibawahinya didalam melakukan perbaikan kendaraan.

membuat laporan transaksi dan mencatat transaksi yang terjadi . Mekanik Melakukan seluruh perintah yang diperintahkan oleh Chief mecanik. Account Tugas dari seorang accounting ini adalah melayani konsumen saat transaksi / administrasi. Tetapi jika adal yang lain menyangkut dengan kualitas yang nantinya akan di peroleh terhadap hasil suatu servisan maka mekanik perlu mengkonsultasikan dengan Chief mecanik. Yang mana alat harus siap dipakai pada setiap harinya dan dalam keadaan bersih. f. Disini mekanik tidak boleh berbicara langsung dengan konsumen karena akan mengganggu pekerjaanya dan mungkin untuk menjaga ketertiban bengkel. Dimana ia hanya mengerjakan job description dan tidak boleh melakukan perkerjaan lain mesti komponen system yang lain ada yang rusak.kualitas dari hasil tersebut. Operasionalisasi organisasi/mekanisme kerja : Customer > Receptionis > Frontman > Diagnosis > Chief Mecanik >Final Check. • Memeriksa kelayakan atau melihat dari sisipandang konsumen. C. Toolman Tugas dari seorang toolman adalah menyiapkan alat alat yang akan digunakan untuk menservis pada setiap hari. g. Jadwal Pelaksanaan . Sehingga toolman harus membersihkan dan mengecek alat setiap hari. Toolman juga bekerja sama dengan mekanik dan frontman dalam hal mengadakan suatu alat atau penggantian alat. e.

Sistem Organisasi Bengkel Kanwil /General Manager Branch Manager Sales Supervisor Administration Head Kepala Bengkel Purchasing Sales Executive Sales Counter Parts Coordinator/ Partsman Toolman/ Body Repair/ Washer Service Advisor Acct/Fin Officer Cashier OB/Messenger/D river Kepala Regu PDI Mekanik .

Sales Executive Tugas dan tanggung jawab adalah : . meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manajer.Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan.Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai rencana promosi. pengelolaan persediaan dan penjualan cabang.Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang telah direncanakan. .Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada direktur. menganalisa. . .Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter.General Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh sales supervisor. Sales Supervisor Tugas dan tanggung jawab adalah : . . . . . . .Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga pemerintahan untuk mencapai target penjualan.Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama yang berhubungan dengan kegiatan pembelian. 4. . .Mengangkat. administration head dan kepala bengkel. Branch Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : .Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan. rencana peluncuran produk baru serta bila ada kenaikan harga serta produk.Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan.Memantau/menginformasikan keadaan pasar ke sales executive.Memeriksa. mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya. .Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk.Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara periodik. .Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan.Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head cabang.

Membuat kwitansi penerimaan uang. 8.Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan. Pembelian ( Purchasing ) Tugas dan tanggung jawab adalah: . 6. . .Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta .Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target penjualan.Menerima uang muka dari customer. Sales Counter Tugas dan tanggung jawab adalah : .Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu. . .Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan. .Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan.Menyusun anggaran tahunan perusahaan.Membuat laporan penerimaan kas harian. 7. . mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya.Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil.Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer . . .Memeriksa bukti pengeluaran/ pemasukan kas. . .Mengeluarkan kas operasional perusahaan. .Memeriksa. Accounting/Finance Officer Tugas dan tanggung jawab adalah : .Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. . . Cashier Tugas dan tanggung jawab adalah : . Administration Head Tugas dan tanggung jawab adalah : .Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan kinerja keuangan perusahaan.Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu.Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang kurang jumlahnya dari pesanan. .5.Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan. menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan.Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan. . .Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya.Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. 9. . .Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel. menganalisa.

Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual). . 14 Toolman/ Body Repair/ Washer.pengeluarannya.Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada dibawahinya. pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran barang.Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional.Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat reguler maupun mendesak. 11. Service Advisor Tugas dan tanggung jawab adalah: . Kepala Bengkel Tugas dan tanggung jawab adalah: . Parts Coordinator/ Partsman Tugas dan tanggung jawab adalah: . 10.Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari supplier. . Tugas dan tanggung jawab adalah: . . .Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan mobil.Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam proses pengecatan. 15. . 12.Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang.Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam gudang sesuai dengan jenisnya. . .Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan. .Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. .Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan.Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan.Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar pemesanan barang kepada parts center.Membuat laporan harian atas kegiatan operasional harian.Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel. . 13. .Membuat permintaan pembelian suku cadang. OB/ Messenger/ Driver Tugas dan tanggung jawab adalah : . Pee Delivery Inspeksi (PDI) Tugas dan tanggung jawab adalah : . .

Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap kerusakan mesin mobil . .Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai.Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah perbaikan itu telah mencapai tujuannya. 16. . Kepala Regu Tugas dan tanggung jawab adalah: . . . Mekanik Tugas dan tanggung jawab adalah: .Menerima laporan harian dari mekanik .Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya..Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil. apakah perbaikan itu telah dilakukan dengan akurat dan baik. 17. .Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan.Menerima kritik dan saran dari customer.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful