Tujuan sistem organisasi bengkel : a. Mengendalikan Perusahaan dengan Kemudahan dan Flexibilitas Tinggi. b.

Memudahkan dalam mengatur bisnis servis dalam kendaraan bermotor. c. Agar memperlancar terlaksananya sistem penjualan dan pelayanan yang sesuai dengan sistem informasi yang disampaikan oleh perusahaan pada pelanggan. d. Melaksanakan kegiatan penjualan komponen mesin / servis kendaraan motor yang teranalisis dan terencana sehingga inplementasi penjualan sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pengendalian program yang telah dirancang untuk membangun dan mempertahankan perusahaan agar sama-sama menguntungkan dan tujuan organisasi tercapai.

Flowchart Sistem Informasi Bengkel .

Struktur Organisasi .

Tugas dan tanggung jawabnya : • Memberikan bimbingan teknis kepada para mekanik yang dibawahinya didalam melakukan perbaikan kendaraan. Manajer Manajer disini adalah merupakan pucuk pimpinan. dimana ia membantu manajer dalam menjalankan bisnis bengkel. Chief Mekanik Chief mecanik adalah pembantu frontman yang mana dirinya terjun langsung kelapangan dan melaporkan hasil yang ada di dalam bengkel. • Memberikan perintah perkerjaan yang harus dilakukan (job discription) • Memberikan petunjuk penggunaan atau perawatan perlengkapan bengkel. Tugas dari manajer ini adalah membuat suatu perencanaan agar tujuan dari bengkel ini tercapai. b. (5) Memberikan keterangan teknis mengenai perbaikan yang diperlukan kepada pelanggan atau memberikan alasan terhadap komplain yang ada. Disini sifat kerja dari chief mecanik adalah bekerja sama dengan frontman untuk mengkomunikasikan dengan konsumen. • Memeriksa kelengkapan peralatan mekanik setiap saat. Final Inspector Bertanggung jawab atas pengecekan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik. c. (3) Dan terkadang harus turun langsung kelapangan jika para mekanik atau chief mekanik mengalami permasalahan. d. (2) Melakukan check kendaraan setelah diperbaiki. Dimana frontman dapat melakukan beberapa hal yaitu : + Saat Penerimaan (1) Menerima pelanggan dengan ramah dan berdasarkan nomor urut. (6) Membuat estimasi biaya (perkiraan biaya) dan lama pekerjaannya.Diskripsi dari Struktur Organisasi : a. • Mengatur proses pengerjaan agar sesuai dengan estimasi yang telah diberikan. apakah sesuai dengan apa yang tercantum didalam perintah kerjanya dan bagaimana . Frontman (service advisor) Frontman merupakan bawahan dari seorang manajer. (2) Mendengarkan setiap keluhan pelanggan dan mendiagnosa kerusakan kendaraan berdasarkan pengamatan dikendaraan. • Memberikan pengarahan spare part yang perlu diganti. (4) Sebagai penerjemah bahasa teknis dari chief mecanik kebahasa orang awam. (3) Menerima komplain dari pelanggan yang kurang puas atau kecewa. Tugas dan tanggung jawabnya : • Sebagai Quality control dari bengkel yang mana mengecek setiap kendaraan yang telah selesai diperbaiki. Untuk tercapainya tuan ini manajer harus mengawasi semua kegiatan yang ada di bengkel. + Saat di bengkel (1) Senantiasa memantau kendaraan yang sedang diperbaiki. (7) Mempersilahkan pelanggan menunggu di ruang tunggu. Hal ini sangat penting karena untuk menjaga image bengkel terhadap masyarakat dan ia bekerja sama dengan frontman (service advisor) dan Chief mecanik.

Operasionalisasi organisasi/mekanisme kerja : Customer > Receptionis > Frontman > Diagnosis > Chief Mecanik >Final Check. Dimana ia hanya mengerjakan job description dan tidak boleh melakukan perkerjaan lain mesti komponen system yang lain ada yang rusak. C. Sehingga toolman harus membersihkan dan mengecek alat setiap hari. Account Tugas dari seorang accounting ini adalah melayani konsumen saat transaksi / administrasi.kualitas dari hasil tersebut. Jadwal Pelaksanaan . Mekanik Melakukan seluruh perintah yang diperintahkan oleh Chief mecanik. • Memeriksa kelayakan atau melihat dari sisipandang konsumen. Toolman juga bekerja sama dengan mekanik dan frontman dalam hal mengadakan suatu alat atau penggantian alat. Yang mana alat harus siap dipakai pada setiap harinya dan dalam keadaan bersih. membuat laporan transaksi dan mencatat transaksi yang terjadi . Tetapi jika adal yang lain menyangkut dengan kualitas yang nantinya akan di peroleh terhadap hasil suatu servisan maka mekanik perlu mengkonsultasikan dengan Chief mecanik. f. Disini mekanik tidak boleh berbicara langsung dengan konsumen karena akan mengganggu pekerjaanya dan mungkin untuk menjaga ketertiban bengkel. e. g. Toolman Tugas dari seorang toolman adalah menyiapkan alat alat yang akan digunakan untuk menservis pada setiap hari.

Sistem Organisasi Bengkel Kanwil /General Manager Branch Manager Sales Supervisor Administration Head Kepala Bengkel Purchasing Sales Executive Sales Counter Parts Coordinator/ Partsman Toolman/ Body Repair/ Washer Service Advisor Acct/Fin Officer Cashier OB/Messenger/D river Kepala Regu PDI Mekanik .

Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang telah direncanakan.Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan. administration head dan kepala bengkel.Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan.Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk. Sales Executive Tugas dan tanggung jawab adalah : .Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara periodik. .Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama yang berhubungan dengan kegiatan pembelian.Memeriksa. .Mengangkat.Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada direktur.Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter. . . .Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga pemerintahan untuk mencapai target penjualan. . menganalisa. 4.Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh sales supervisor.Memantau/menginformasikan keadaan pasar ke sales executive.Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head cabang. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manajer. . .Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai rencana promosi. Sales Supervisor Tugas dan tanggung jawab adalah : . . . . Branch Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : . pengelolaan persediaan dan penjualan cabang.General Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan.Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan. . . mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya. rencana peluncuran produk baru serta bila ada kenaikan harga serta produk.

mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya. Cashier Tugas dan tanggung jawab adalah : .Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu.Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer .Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang kurang jumlahnya dari pesanan.Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan.Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan. 9. . .Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target penjualan. .Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil.Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan.Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta . 8. .Menyusun anggaran tahunan perusahaan.Memeriksa bukti pengeluaran/ pemasukan kas.Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan.Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu. 6. menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan.Mengeluarkan kas operasional perusahaan. . Administration Head Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya. Pembelian ( Purchasing ) Tugas dan tanggung jawab adalah: . . . .Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. . . menganalisa.Memeriksa. . Accounting/Finance Officer Tugas dan tanggung jawab adalah : .Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan.Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel.Membuat laporan penerimaan kas harian. .Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan kinerja keuangan perusahaan.Menerima uang muka dari customer. .5. 7. .Membuat kwitansi penerimaan uang. . Sales Counter Tugas dan tanggung jawab adalah : . . .

Pee Delivery Inspeksi (PDI) Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan. Service Advisor Tugas dan tanggung jawab adalah: . . pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran barang. Kepala Bengkel Tugas dan tanggung jawab adalah: .Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan. . .Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam proses pengecatan. 12.Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat reguler maupun mendesak.Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. . 15. Tugas dan tanggung jawab adalah: . .Membuat laporan harian atas kegiatan operasional harian.Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari supplier. OB/ Messenger/ Driver Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Membuat permintaan pembelian suku cadang. .Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel.Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional.Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual). . Parts Coordinator/ Partsman Tugas dan tanggung jawab adalah: .Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan mobil.pengeluarannya. 11. .Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada dibawahinya.Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar pemesanan barang kepada parts center. .Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang. .Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. 14 Toolman/ Body Repair/ Washer. 10.Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam gudang sesuai dengan jenisnya. 13.

apakah perbaikan itu telah dilakukan dengan akurat dan baik.Menerima laporan harian dari mekanik .Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah perbaikan itu telah mencapai tujuannya.Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya.Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan. 16. . Mekanik Tugas dan tanggung jawab adalah: . . Kepala Regu Tugas dan tanggung jawab adalah: . . . . 17.Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil.Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai.Menerima kritik dan saran dari customer..Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap kerusakan mesin mobil .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful