Tujuan sistem organisasi bengkel : a. Mengendalikan Perusahaan dengan Kemudahan dan Flexibilitas Tinggi. b.

Memudahkan dalam mengatur bisnis servis dalam kendaraan bermotor. c. Agar memperlancar terlaksananya sistem penjualan dan pelayanan yang sesuai dengan sistem informasi yang disampaikan oleh perusahaan pada pelanggan. d. Melaksanakan kegiatan penjualan komponen mesin / servis kendaraan motor yang teranalisis dan terencana sehingga inplementasi penjualan sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pengendalian program yang telah dirancang untuk membangun dan mempertahankan perusahaan agar sama-sama menguntungkan dan tujuan organisasi tercapai.

Flowchart Sistem Informasi Bengkel

Struktur Organisasi

Diskripsi dari Struktur Organisasi :

a. Manajer Manajer disini adalah merupakan pucuk pimpinan. Tugas dari manajer ini adalah membuat suatu perencanaan agar tujuan dari bengkel ini tercapai. Untuk tercapainya tuan ini manajer harus mengawasi semua kegiatan yang ada di bengkel. b. Frontman (service advisor) Frontman merupakan bawahan dari seorang manajer, dimana ia membantu manajer dalam menjalankan bisnis bengkel. Dimana frontman dapat melakukan beberapa hal yaitu : + Saat Penerimaan (1) Menerima pelanggan dengan ramah dan berdasarkan nomor urut. (2) Mendengarkan setiap keluhan pelanggan dan mendiagnosa kerusakan kendaraan berdasarkan pengamatan dikendaraan. (3) Menerima komplain dari pelanggan yang kurang puas atau kecewa. (4) Sebagai penerjemah bahasa teknis dari chief mecanik kebahasa orang awam. (5) Memberikan keterangan teknis mengenai perbaikan yang diperlukan kepada pelanggan atau memberikan alasan terhadap komplain yang ada. (6) Membuat estimasi biaya (perkiraan biaya) dan lama pekerjaannya. (7) Mempersilahkan pelanggan menunggu di ruang tunggu. + Saat di bengkel (1) Senantiasa memantau kendaraan yang sedang diperbaiki. (2) Melakukan check kendaraan setelah diperbaiki. (3) Dan terkadang harus turun langsung kelapangan jika para mekanik atau chief mekanik mengalami permasalahan. c. Chief Mekanik Chief mecanik adalah pembantu frontman yang mana dirinya terjun langsung kelapangan dan melaporkan hasil yang ada di dalam bengkel. Disini sifat kerja dari chief mecanik adalah bekerja sama dengan frontman untuk mengkomunikasikan dengan konsumen. Tugas dan tanggung jawabnya : Memberikan bimbingan teknis kepada para mekanik yang dibawahinya didalam melakukan perbaikan kendaraan. Memberikan perintah perkerjaan yang harus dilakukan (job discription) Memberikan petunjuk penggunaan atau perawatan perlengkapan bengkel. Memeriksa kelengkapan peralatan mekanik setiap saat. Memberikan pengarahan spare part yang perlu diganti. Mengatur proses pengerjaan agar sesuai dengan estimasi yang telah diberikan. d. Final Inspector Bertanggung jawab atas pengecekan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik. Hal ini sangat penting karena untuk menjaga image bengkel terhadap masyarakat dan ia bekerja sama dengan frontman (service advisor) dan Chief mecanik. Tugas dan tanggung jawabnya : Sebagai Quality control dari bengkel yang mana mengecek setiap kendaraan yang telah selesai diperbaiki, apakah sesuai dengan apa yang tercantum didalam perintah kerjanya dan bagaimana

kualitas dari hasil tersebut. Memeriksa kelayakan atau melihat dari sisipandang konsumen. e. Mekanik Melakukan seluruh perintah yang diperintahkan oleh Chief mecanik. Dimana ia hanya mengerjakan job description dan tidak boleh melakukan perkerjaan lain mesti komponen system yang lain ada yang rusak. Tetapi jika adal yang lain menyangkut dengan kualitas yang nantinya akan di peroleh terhadap hasil suatu servisan maka mekanik perlu mengkonsultasikan dengan Chief mecanik. Disini mekanik tidak boleh berbicara langsung dengan konsumen karena akan mengganggu pekerjaanya dan mungkin untuk menjaga ketertiban bengkel.

f. Toolman Tugas dari seorang toolman adalah menyiapkan alat alat yang akan digunakan untuk menservis pada setiap hari. Yang mana alat harus siap dipakai pada setiap harinya dan dalam keadaan bersih. Sehingga toolman harus membersihkan dan mengecek alat setiap hari. Toolman juga bekerja sama dengan mekanik dan frontman dalam hal mengadakan suatu alat atau penggantian alat. Operasionalisasi organisasi/mekanisme kerja : Customer > Receptionis > Frontman > Diagnosis > Chief Mecanik >Final Check. g. Account Tugas dari seorang accounting ini adalah melayani konsumen saat transaksi / administrasi, membuat laporan transaksi dan mencatat transaksi yang terjadi .

C. Jadwal Pelaksanaan

Sistem Organisasi Bengkel

Kanwil /General Manager

Branch Manager

Sales Supervisor

Administration Head

Kepala Bengkel

Purchasing Sales Executive Sales Counter

Parts Coordinator/ Partsman Toolman/ Body Repair/ Washer Service Advisor

Acct/Fin Officer

Cashier

OB/Messenger/D river

Kepala Regu

PDI

Mekanik

General Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : - Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan. - Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan. - Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada direktur. - Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manajer. Branch Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : - Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang telah direncanakan. - Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya. - Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama yang berhubungan dengan kegiatan pembelian, pengelolaan persediaan dan penjualan cabang. - Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh sales supervisor, administration head dan kepala bengkel. - Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head cabang. Sales Supervisor Tugas dan tanggung jawab adalah : - Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai rencana promosi, rencana peluncuran produk baru serta bila ada kenaikan harga serta produk. - Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter. - Memantau/menginformasikan keadaan pasar ke sales executive. - Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara periodik. 4. Sales Executive Tugas dan tanggung jawab adalah : - Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga pemerintahan untuk mencapai target penjualan. - Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan. - Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan. - Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk.

5. Sales Counter Tugas dan tanggung jawab adalah : - Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target penjualan. - Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan. 6. Administration Head Tugas dan tanggung jawab adalah : - Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan kinerja keuangan perusahaan. - Menyusun anggaran tahunan perusahaan. - Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan. - Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. - Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya. 7. Pembelian ( Purchasing ) Tugas dan tanggung jawab adalah: - Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel. - Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu. - Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang kurang jumlahnya dari pesanan. - Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan. - Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil. 8. Accounting/Finance Officer Tugas dan tanggung jawab adalah : - Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. - Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu. - Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya. - Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan, menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan. - Memeriksa bukti pengeluaran/ pemasukan kas. 9. Cashier Tugas dan tanggung jawab adalah : - Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer - Menerima uang muka dari customer. - Membuat kwitansi penerimaan uang. - Membuat laporan penerimaan kas harian. - Mengeluarkan kas operasional perusahaan. - Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan. - Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta

pengeluarannya. 10. OB/ Messenger/ Driver Tugas dan tanggung jawab adalah : - Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. - Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang. - Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat reguler maupun mendesak. 11. Pee Delivery Inspeksi (PDI) Tugas dan tanggung jawab adalah : - Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual). 12. Kepala Bengkel Tugas dan tanggung jawab adalah: - Membuat laporan harian atas kegiatan operasional harian. - Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional. - Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada dibawahinya. 13. Parts Coordinator/ Partsman Tugas dan tanggung jawab adalah: - Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar pemesanan barang kepada parts center. - Membuat permintaan pembelian suku cadang. - Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari supplier. - Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam gudang sesuai dengan jenisnya. - Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan. - Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran barang. 14 Toolman/ Body Repair/ Washer. Tugas dan tanggung jawab adalah: - Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel. - Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam proses pengecatan. - Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan mobil. - Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. 15. Service Advisor Tugas dan tanggung jawab adalah:

- Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil. - Menerima kritik dan saran dari customer. - Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap kerusakan mesin mobil . 16. Kepala Regu Tugas dan tanggung jawab adalah: - Menerima laporan harian dari mekanik - Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan. 17. Mekanik Tugas dan tanggung jawab adalah: - Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya. - Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai, apakah perbaikan itu telah dilakukan dengan akurat dan baik. - Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah perbaikan itu telah mencapai tujuannya.