Tujuan sistem organisasi bengkel : a. Mengendalikan Perusahaan dengan Kemudahan dan Flexibilitas Tinggi. b.

Memudahkan dalam mengatur bisnis servis dalam kendaraan bermotor. c. Agar memperlancar terlaksananya sistem penjualan dan pelayanan yang sesuai dengan sistem informasi yang disampaikan oleh perusahaan pada pelanggan. d. Melaksanakan kegiatan penjualan komponen mesin / servis kendaraan motor yang teranalisis dan terencana sehingga inplementasi penjualan sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pengendalian program yang telah dirancang untuk membangun dan mempertahankan perusahaan agar sama-sama menguntungkan dan tujuan organisasi tercapai.

Flowchart Sistem Informasi Bengkel .

Struktur Organisasi .

apakah sesuai dengan apa yang tercantum didalam perintah kerjanya dan bagaimana . Final Inspector Bertanggung jawab atas pengecekan dari hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para mekanik. • Memeriksa kelengkapan peralatan mekanik setiap saat. Disini sifat kerja dari chief mecanik adalah bekerja sama dengan frontman untuk mengkomunikasikan dengan konsumen. (7) Mempersilahkan pelanggan menunggu di ruang tunggu. (6) Membuat estimasi biaya (perkiraan biaya) dan lama pekerjaannya. (4) Sebagai penerjemah bahasa teknis dari chief mecanik kebahasa orang awam. • Mengatur proses pengerjaan agar sesuai dengan estimasi yang telah diberikan. (3) Dan terkadang harus turun langsung kelapangan jika para mekanik atau chief mekanik mengalami permasalahan. • Memberikan perintah perkerjaan yang harus dilakukan (job discription) • Memberikan petunjuk penggunaan atau perawatan perlengkapan bengkel.Diskripsi dari Struktur Organisasi : a. Frontman (service advisor) Frontman merupakan bawahan dari seorang manajer. c. Tugas dan tanggung jawabnya : • Sebagai Quality control dari bengkel yang mana mengecek setiap kendaraan yang telah selesai diperbaiki. + Saat di bengkel (1) Senantiasa memantau kendaraan yang sedang diperbaiki. • Memberikan pengarahan spare part yang perlu diganti. (2) Melakukan check kendaraan setelah diperbaiki. dimana ia membantu manajer dalam menjalankan bisnis bengkel. (2) Mendengarkan setiap keluhan pelanggan dan mendiagnosa kerusakan kendaraan berdasarkan pengamatan dikendaraan. (3) Menerima komplain dari pelanggan yang kurang puas atau kecewa. (5) Memberikan keterangan teknis mengenai perbaikan yang diperlukan kepada pelanggan atau memberikan alasan terhadap komplain yang ada. Hal ini sangat penting karena untuk menjaga image bengkel terhadap masyarakat dan ia bekerja sama dengan frontman (service advisor) dan Chief mecanik. Manajer Manajer disini adalah merupakan pucuk pimpinan. Chief Mekanik Chief mecanik adalah pembantu frontman yang mana dirinya terjun langsung kelapangan dan melaporkan hasil yang ada di dalam bengkel. Dimana frontman dapat melakukan beberapa hal yaitu : + Saat Penerimaan (1) Menerima pelanggan dengan ramah dan berdasarkan nomor urut. b. Tugas dan tanggung jawabnya : • Memberikan bimbingan teknis kepada para mekanik yang dibawahinya didalam melakukan perbaikan kendaraan. Untuk tercapainya tuan ini manajer harus mengawasi semua kegiatan yang ada di bengkel. d. Tugas dari manajer ini adalah membuat suatu perencanaan agar tujuan dari bengkel ini tercapai.

Toolman Tugas dari seorang toolman adalah menyiapkan alat alat yang akan digunakan untuk menservis pada setiap hari. Account Tugas dari seorang accounting ini adalah melayani konsumen saat transaksi / administrasi. Dimana ia hanya mengerjakan job description dan tidak boleh melakukan perkerjaan lain mesti komponen system yang lain ada yang rusak. Jadwal Pelaksanaan . • Memeriksa kelayakan atau melihat dari sisipandang konsumen. Mekanik Melakukan seluruh perintah yang diperintahkan oleh Chief mecanik. Sehingga toolman harus membersihkan dan mengecek alat setiap hari. g.kualitas dari hasil tersebut. f. Disini mekanik tidak boleh berbicara langsung dengan konsumen karena akan mengganggu pekerjaanya dan mungkin untuk menjaga ketertiban bengkel. C. Operasionalisasi organisasi/mekanisme kerja : Customer > Receptionis > Frontman > Diagnosis > Chief Mecanik >Final Check. Yang mana alat harus siap dipakai pada setiap harinya dan dalam keadaan bersih. Tetapi jika adal yang lain menyangkut dengan kualitas yang nantinya akan di peroleh terhadap hasil suatu servisan maka mekanik perlu mengkonsultasikan dengan Chief mecanik. membuat laporan transaksi dan mencatat transaksi yang terjadi . e. Toolman juga bekerja sama dengan mekanik dan frontman dalam hal mengadakan suatu alat atau penggantian alat.

Sistem Organisasi Bengkel Kanwil /General Manager Branch Manager Sales Supervisor Administration Head Kepala Bengkel Purchasing Sales Executive Sales Counter Parts Coordinator/ Partsman Toolman/ Body Repair/ Washer Service Advisor Acct/Fin Officer Cashier OB/Messenger/D river Kepala Regu PDI Mekanik .

. .Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh sales supervisor. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manajer.Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan.Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada direktur.Memeriksa. . . Sales Supervisor Tugas dan tanggung jawab adalah : . .General Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : .Memantau/menginformasikan keadaan pasar ke sales executive.Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk. administration head dan kepala bengkel.Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama yang berhubungan dengan kegiatan pembelian. pengelolaan persediaan dan penjualan cabang. mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya.Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai rencana promosi. .Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang telah direncanakan. . Branch Manager Tugas dan tanggung jawab adalah : . Sales Executive Tugas dan tanggung jawab adalah : .Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara periodik.Mengangkat. .Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan. . 4. . .Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head cabang. . . menganalisa. rencana peluncuran produk baru serta bila ada kenaikan harga serta produk. .Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter.Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan.Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga pemerintahan untuk mencapai target penjualan.Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan.

Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel. Sales Counter Tugas dan tanggung jawab adalah : . 7. . Cashier Tugas dan tanggung jawab adalah : .Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan kinerja keuangan perusahaan. .Membuat kwitansi penerimaan uang.Menerima uang muka dari customer. 6. . . .Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya.Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan. Accounting/Finance Officer Tugas dan tanggung jawab adalah : . .Mengeluarkan kas operasional perusahaan. menganalisa. . .Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan.Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. .Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu.Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer . menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan. 9. Pembelian ( Purchasing ) Tugas dan tanggung jawab adalah: .Memeriksa. . .Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan. .Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang kurang jumlahnya dari pesanan. mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya.Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu.Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan.Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan.Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta . .Menyusun anggaran tahunan perusahaan.5. .Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target penjualan. Administration Head Tugas dan tanggung jawab adalah : .Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil.Memeriksa bukti pengeluaran/ pemasukan kas.Membuat laporan penerimaan kas harian. . . . . 8.

.Membuat permintaan pembelian suku cadang.Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. .Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan mobil.Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan. OB/ Messenger/ Driver Tugas dan tanggung jawab adalah : . 13. . .Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam proses pengecatan. . pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran barang. . Pee Delivery Inspeksi (PDI) Tugas dan tanggung jawab adalah : . 14 Toolman/ Body Repair/ Washer. .Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar pemesanan barang kepada parts center. . Parts Coordinator/ Partsman Tugas dan tanggung jawab adalah: . 15. .Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam gudang sesuai dengan jenisnya. 11. .Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada dibawahinya. .Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan.Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang.Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel. Service Advisor Tugas dan tanggung jawab adalah: .Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat reguler maupun mendesak. Tugas dan tanggung jawab adalah: .Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari supplier. Kepala Bengkel Tugas dan tanggung jawab adalah: .pengeluarannya. 12. 10.Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional.Membuat laporan harian atas kegiatan operasional harian.Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual).Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. .

Menerima laporan harian dari mekanik .Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya.. . Mekanik Tugas dan tanggung jawab adalah: . .Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai.Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil.Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan. 16.Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah perbaikan itu telah mencapai tujuannya. . 17.Menerima kritik dan saran dari customer. . Kepala Regu Tugas dan tanggung jawab adalah: .Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap kerusakan mesin mobil . apakah perbaikan itu telah dilakukan dengan akurat dan baik. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful