Komunikasi dalam Fasilitasi & Presentasi

Pelatihan .. Jakarta,

Pengertian
Komunikasi adalah suatu proses interaksi dan pertukaran informasi dari satu individu dengan individu yang lain dimana melalui proses tersebut individu yang satu dapat mempengaruhi individu yang lain serta dapat diperoleh suatu pemahaman bersama.

Proses Komunikasi
Sebagai suatu proses interaksi, komunikasi sebaiknya dilakukan secara dua arah, serta melibatkan adanya umpan-balik, karena umpan-balik memungkinkan bagi pengirim pesan mengubah atau memperbaiki isi pesan, khususnya apabila tujuan pengirim pesan tidak tercapai, atau pesan yang diterima meskipun dimengerti dan dilaksanakan oleh penerima pesan, tetapi hal tersebut ternyata tidak sesuai dengan apa yang dimaksud oleh pengirim pesan.

Peran Komunikasi

menjalin hubungan interpersonal. mencapai pengertian satu sama lain. membina kepercayaan. mengkoordinir tindakan. merencana strategi untuk pencapaian tujuan. membagi pekerjaan. melakukan aktivitas kelompok. memecahkan masalah secara bersama.

Fungsi Komunikasi (1)

Fungsi Emosi Komunikasi jenis ini orientasinya adalah perasaan. Dalam hubungan dengan organisasi, tujuan dari jenis komunikasi ini adalah berhubungan dengan penerimaan dari peran-peran organisasi. Tetapi apabila dilihat secara informal, fungsi komunikasi jenis ini adalah untuk mengekspresikan perasaan puas, tidak puas, kegembiraan, maupun kepahitan. Fungsi Motivasi Tujuan dari fungsi komunikasi ini adalah memberi motivasi kepada seseorang atau dalam lingkup organisasi berhubungan dengan komitmen organisasi terhadap tujuan organisasi.

Fungsi Komunikasi (2)

Fungsi Informasi Tujuan dari fungsi komunikasi ini adalah untuk menyediakan informasi penting untuk mengambil keputusan maupun menyelesaikan masalah. Fungsi Kontrol Tercermin dari peraturan, penjelasan tugas-tugas, otoritas, dan struktur organisasi.

Jenis Komunikasi
Komunikasi satu arah vs dua arah. Komunikasi dari atas ke bawah vs dari bawah ke atas. Komunikasi langsung vs tidak langsung. Komunikasi tatap muka vs tidak berhadapan. Komunikasi verbal vs non-verbal. Komunikasi oral vs tertulis.

Persiapan Komunikasi
1.

2.
3. 4. 5. 6.

Mengetahui sesuatu yang menjadi kesamaan kebutuhan/minat antara komunikator dengan komunikan. Membuat pesan yang disampaikan menjadi menarik Mengetahui seberapa jauh komunikan mengetahui hal yang akan dibicarakan. Memberitahu sesuatu yang mereka ingin tahu. Mengetahui sesuatu yang dipercaya komunikan Mengetahui sesuatu yang tidak ingin dibicarakan.

Etika Berkomunikasi
Siapa yang diajak berbicara Situasi dan kondisi Tempat Media yang digunakan Pesan yang disampaikan

Hambatan Komunikasi

Latar belakang individu. Bahasa. Sikap pada waktu komunikasi. Lingkungan

Hambatan Komunikasi (Latar Belakang Individu)

Perbedaan

persepsi. Perbedaan pengalaman dan latar belakang. Sikap stereotype. Pengaruh persamaan dan perbedaan.

Hambatan Komunikasi (Bahasa)

Perbedaan arti kata. Penggunaan istilah maupun bahasa tertentu. Komunikasi non-verbal.

Hambatan Komunikasi (Sikap)

Mendengar hanya apa yang ingin didengar. Mengabaikan informasi yang dapat mengakibatkan konflik. Menilai pembicara/sumber berita. Kurang konsentrasi dan perhatian. Sibuk mempersiapkan jawaban. Bukan pendengar yang baik. Dampak halo (halo effect) dan kesan pertama. Pengaruh faktor emosional. Kurang percaya diri. Gaya/cara berbicara dan nada suara. Memberikan terlalu banyak informasi pada saat yang sama.

Hambatan Komunikasi (Lingkungan)

Tempat Situasi/Waktu

Fungsi Komunikasi Non Verbal

Mengulang (Repetisi) Mengganti (Substitusi) Berlawanan (Kontradiksi) Melengkapi (Komplemen) Menegaskan (Aksentuasi) Ungkapan emosi

Jenis Komunikasi Non Verbal

Bahasa tubuh

Cara berbicara dan nada suara Penampilan dan cara berpakaian Sentuhan Kondisi ruang dan tempat

Wajah, dengan semua komponennya. Kepala dengan semua ekspresi wajah. Tangan, jari, lengan secara menyeluruh. Kaki secara menyeluruh. Telapak kaki.

Aktivitas Komunikasi
Mendengarkan

(45%) Berbicara (30%) Membaca (15%) Menulis (10%)

Peran Mendengarkan

Mendengarkan diperlukan pada hampir semua kegiatan. Bekerja dan mendengarkan tidak dapat dipisahkan. Dengan mendengarkan dapat memperbaiki keterampilan dalam berkomunikasi dan menjalin hubungan. Mendengarkan dapat memberikan hasil yang positif. Mendengarkan dapat memcapai perubahan yang konstruktif.

Prinsip Mendengarkan

Dapat dipelajari dan dilatih Mendengarkan dapat dipelajari dan dilatih sehingga merupakan suatu keterampilan yang benar-benar bermanfaat dalam berkomunikasi dan hubungan antar pribadi. Dapat bersifat verbal dan non-verbal Keterampilan mendengarkan dapat bersifat verbal (lisan) dan non-verbal (ekspresi wajah, gerak-gerik, dsb). Inti dari mendengarkan adalah sabar dan bersedia untuk mendengarkan orang lain. Dengan adanya kesediaan, orang yang mengeluh menjadi tenang setelah keluhan-keluhannya didengar. Setelah merasa lebih tenang, biasanya ia dapat mengungkapkan persoalan yang sebenarnya.

Unsur Pokok dalam Mendengarkan

Mendengarkan pesan; Menginterprestasikan pesan; Menilai pesan; dan Menanggapi pesan.

Hambatan dalam Mendengarkan

Tidak sabar saat mendengarkan. Tidak berkonsentrasi saat mendengarkan Terpengaruh penampilan dan gaya bicara. Mendengarkan hanya pada sesuatu yang ingin didengar saja. Adanya prasangka. Adanya pelibatan emosional.

Kiat Pendengar yang Baik

Mendengarkan dengan penuh konsentrasi. Aktif mengikuti isi pembicaraan. Bertanya. Mendengarkan secara kritis. Peka terhadap kondisi orang lain. Memberi komentar. Tidak menginterupsi. Menghindari bahasa tubuh yang tidak tepat. Membuat catatan. Ulangi kalimat penting dengan kata-kata sendiri.