cover

dafar isi

BAB I I. PENDAHULUAN
1.1.Latar belakang
Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Dari banyaknya macam macam proses bisnis tersebut, tak jarang yang memiliki sebuah kelemahan dan membuat konsumen tidak puas. Kualitas pelayanan merupakan suatu kunci mutlak bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, suatu perusahaan hendaknya terus berusaha meningkatkan kegiatan pelayanan pada konsumen, dimana semakin tinggi kualitas pelayanan yang diberikan, maka konsumen akan merasa semakin puas. Peluang-peluang ini ditanggapi segera oleh perusahaan perusahaan jasa pengiriman, baik domestic maupun yang bertaraf internasional. Untuk memenuhi kebutuhan yang semakin meningkat terhadap pengiriman atau pertukaran informasi seperti pengiriman, penerimaan dokumen, paket, uang dengan menjanjikan pelayanan pengiriman yang cepat dan aman, serta didukung oleh peralatan dan teknologi yang canggih,sehinggga hanya perusahaan yang memiliki nilai lebihlah yang akan bertahan berkembang dan maju kedepan. Keadaan ini tentunya harus diantisipasi oleh setiap perusahaan apabila ia ingin tetap bertahan dan terus berkembang mencapai tujuan yang telah direncanakan. PT. POS Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa pengiriman surat atau barang. Namun sekarang ini, pelayanan pengiriman surat dan barang melalu kantor POS dikenal memerlukan waktu proses yang lama dan surat terkadang hilang di tengah jalan dan tidak sampai pada alamat tujuan. Oleh karena itu, pada makalah kami kali ini, kami akan mencoba memperbaiki proses bisnis pengiriman surat atau barang melalui kantor POS. Pada makalah kami ini, kami akan meneliti proses bisnis pengiriman barang atau surat yang di lakukan oleh kantor POS cabang IT TELKOM dengan alamat tujuan surat adalah di daerah Bogor. Kami akan membenchmark dengan PT. TIKI Indonesia.

Proses perbaikan itu sendiri bisa dilakukan dengan cara Bussiness Process Improvement atau Benchmarking. Pada proses BPI, tidak dilakukan perbaikan yang sangat ekstrim, pada proses ini dilakukan streamlining pada proses RVA dan menghapuskan proses NVA. Sedangkan pada benchmarking, kita meniru proses bisnis perusahaan lain yang memiliki level minimal sama atau lebih dari perusahaan yang akan melakukan benchmarking. Pada proses ini, si peniru tidak hanya meniru, namun melakukan analisis dan mengambil hal hal yang baiknya saja, sehingga muncul suatu hasil yang terbaik.

1.2.profil perusahaan

1.2.1. PT. POS Indonesia

Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik negara (BUMN) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos Indonesia merupakan perseroan terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos Indonesia. Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995. Peraturan Pemerintah tersebut berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa perusahaan umum (perum) menjadi sebuah perusahaan (persero). Pos Indonesia memiliki Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang dicatatkan di Akta Notaris Sutjipto, S. H. Nomor 117 pada tanggal 20 Juni 1995 yang juga telah mengalami perubahan sebagaimana yang dicatatkan di Akta Notaris Sutjipto, S. H. Nomor 89 pada tanggal 21 September 1998 dan Nomor 111 pada tanggal 28 Oktober 1998. Ekspansi wilayah pelayanan Pos Indonesia tidak hanya meliputi wilayah Indonesia saja, tetapi juga sudah meliputi dunia internasional. Pelayanan dalam skala internasional ini memungkinkan Pos Indonesia untuk melaksanakan salah satu tujuannya untuk bisa go international. Ekspansi wilayah pelayanan Pos Indonesia ini dilakukan dengan menjalin kerja sama dengan badan-badan usaha di negara lain yang berskala internasional, seperti Western Union.

Andil Pos Indonesia dalam melayani pelanggannya, baik di skala nasional ataupun internasional, tidak terbatas hanya dalam dunia perposan, tetapi juga dalam dunia keuangan. Fasilitas transfer uang melalui Pos Indonesia bisa dinikmati oleh para pelanggannya. Fasilitas pembayaran tagihan listrik, air, dan telepon pun bisa dinikmati di kantor-kantor Pos Indonesia. Berbagai kemudahan yang ditawarkan dalam pelayanan Pos Indonesia terhadap pelanggannya merupakan suatu strategi yang diambil oleh Pos Indonesia untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. Sejarah Dunia perposan modern muncul di Indonesia sejak tahun 1602 pada saat VOC menguasai bumi nusantara ini. Pada saat itu, perhubungan pos hanya dilakukan di kota-kota tertentu yang berada di Pulau Jawa dan luar Pulau Jawa. Surat-surat atau paket-paket pos hanya diletakkan di Stadsherbrg atau Gedung Penginapan Kota sehingga orang-orang harus selalu mengecek apakah ada surat atau paket untuknya di dalam gedung itu. Untuk meningkatkan keamanan surat-surat dan paket-paket pos tersebut, Gubernur Jenderal G. W. Baron Van Imhoff mendirikan kantor pos pertama di Indonesia yang terletak di Batavia (Jakarta). Pos pertama ini didirikan pada tanggal 20 Agustus 1746. Era kepemimpinan Gubernur Jenderal Daendels di VOC membuat sebuah kemajuan yang cukup berarti di dalam pelayanan pos di nusantara. Kemajuan tersebut berupa pembuatan jalan yang terbentang dari Anyer sampai Panarukan. Jalan sepanjang 1.000 km ini sangat membantu dalam mempercepat pengantaran surat-surat dan paket-paket antarkota di Pulau Jawa. Jalan yang dibuat dengan metode rodi (kerja paksa) ini dikenal dengan nama Groote Postweg (Jalan Raya Pos). Dengan adanya jalan ini, perjalanan antara Provinsi Jawa Barat sampai Provinsi Jawa Timur, yang awalnya bisa memakan waktu puluhan hari, bisa ditempuh dalam jangka waktu kurang dari seminggu. Arus perkembangan teknologi telepon dan telegraf yang masuk ke Indonesia pun mengubah sistem pelayanan pos di Indonesia. Pada tahun 1906, pos di Indonesia pun akhirnya berubah menjadi Posts Telegraafend Telefoon Dienst atau Jawatan Pos, Telegraf, dan Telepon (PTT). Layanan pos yang awalnya berpusat di Welrevender (Gambir) juga berpindah ke Dinas Pekerjaan Umum atau Burgerlijke Openbare Werker (BOW) di Bandung pada tahun 1923. Pada saat pendudukan Jepang di Indonesia, Jawatan PTT dikuasai oleh militer Jepang. Angkatan Muda PTT (AMPTT) mengambil alih kekuasaan Jawatan PTT tersebut dan kemudian secara resmi berubah menjadi Jawatan PTT Republik Indonesia. Peristiwa tersebut

terjadi pada tanggal 27 September 1945. Hari itu pun diperingati sebagai Hari Bakti PTT atau Hari Bakti Parpostel. Cukup banyak perubahan dalam sistem Pos Indonesia sendiri. Perubahan tersebut terlihat dari bentuk badan usaha yang dimiliki oleh Pos Indonesia secara terus-menerus dari tahun ke tahun. Pada tahun 1961, Pos Indonesia resmi mejadi perusahaan negara berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 240 Tahun 1961. Peraturan tersebut menyebutkan bahwa Jawatan PTT itu kemudian berubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Setelah menjadi perusahaan negara, Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel) mengalami pemecahan menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro) dan Perusahaan Negara Telekomunikasi (PN Telekomunikasi). Hal ini bertujuan untuk mencapai perkembangan yang lebih luas lagi dari masing-masing badan usaha milik negara (BUMN) ini. Pemecahan PN Postel menjadi PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi ini memiliki legalitas hukum melalui Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1965. Pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1978 dikeluarkan untuk mengubah lagi bentuk badan usaha dari pelayanan pos di Indonesia ini (melalui PN Pos dan Giro). Dengan dikeluarkannya peraturan tersebut, Perusahaan Negara Pos dan Giro berubah menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro (Perum Pos dan Giro). Hal ini bertujuan untuk semakin mempermudah keleluasaan pelayanan pos bagi masyarakat Indonesia. Perubahan bentuk usaha dari sebuah perusahaan negara menjadi perusahaan umum ini pun disempurnakan lagi supaya bisa mengikuti iklim usaha yang sedang berkembang melalui keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 1984 mengenai tata cara pembinaan dan pengawasan. Setelah beberapa tahun memberikan pelayanan dengan statusnya sebagai perusahaan umum, Pos Indonesia mengalami perubahan status atau bentuk usaha lagi. Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1995, Perum Pos dan Giro berubah menjadi PT. Pos Indonesia (Persero). Hal ini bertujuan untuk memberikan fleksibilitas dan kedinamisan untuk PT. Pos Indonesia (Persero) sehingga bisa lebih baik dalam melayani masyarakat dan menghadapi perkembangan dunia bisnis yang semakin ketat persaingannya. Logo merupakan sebuah simbol yang menunjukkan citra, visi, dan misi dari pemilik logo tersebut. Apabila logo tersebut adalah milik sebuah perusahaan, logo tersebut akan merefleksikan jati diri perusahaan tersebut. Logo juga merupakan identitas suatu perusahaan yang menggambarkan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, serta ideologi yang dimiliki

oleh perusahaan tersebut. Logo suatu perusahaan bisa saja berubah seiring dengan perubahan diri dari perusahaan itu sendiri. Dalam perkembangan PT. Pos Indonesia (Persero), logo yang mewakili diri Pos Indonesia pun berubah mengikuti perubahan yang terjadi di dalam tubuh PT. Pos Indonesia (Persero) itu sendiri. Perubahan logo yang mencerminkan hal-hal yang baru dan berubah dari tubuh PT. Pos Indonesia (Persero) ini dapat kita telaah dan kita analisa. Logo lama Pos Indonesia ini terdiri dari bannerdi atas yang bertuliskan RI yang kemudian tersambung dengan gambar padi dan kapas yang memberntuk sebuah lingkaran yang kemudian berujung kepada banner di bawah yang bertuliskan POS & GIRO. Di dalam lingkaran yang terbentuk dari kedua banner dengan padi dan kapas tersebut, kita mendapati sebuah segilima yang di dalamnya terdapat gambar burung merpati yang seolah-olah sedang terbang mengelilingi dunia. Di sisi luar dari segilima tersebut dan di sisi dalam dari lingkaran, kita mendapati arsiran mendatar yang berfungsi sebagai latar belakang ataubackground. Ide utama dari logo lama ini adalah burung merpati pos yang telah lama menjadi simbol dunia perposan. Bola dunia yang berada di belakang merpati tersebut melambangkan perputaran dunia, kekekalan, dan adanya hubungan yang terjalin antarnegara (hubungan yang bersifat internasional). Bentuk segilima yang mengelilingi merpati pos tersebut

melambangkanPancasila, ideologi Negara Kesatuan Republik Indonesia, yang memiliki lima sila. Unsur padi dan kapas yang menjadi simbol dari sila kelima dari Pancasila mewakili tujuan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) untuk mencapai keadilan dan kesejahteraan sosial untuk seluruh masyarakat Indonesia. Banner yang bertuliskan RI dan POS & GIRO menunjukkan identitas pemilik logo, yaitu Perum Pos dan Giro Republik Indonesia. Secara semantik, logo ini menunjukkan profesionalitas pos yang diwakili oleh merpati dan bola dunia namun terkurung oleh segilima yang mewakili Pancasila dan juga oleh lingkaran padi dan kapas yang menggambarkan tujuan BUMN. Hal ini menunjukkan bahwa Pos Indonesia bekerja secara profesional di dalam memberikan pelayanan berskala internasional untuk pelanggan-pelanggannya tujuan BUMN untuk dengan menjunjung juga tetap keadilan memegang dan teguh nasionalisme dan kesejahteraan keteguhan sosial dalam

masyarakat Indonesia. Logo ini

melambangkan

memegang ideologi negara dengan adanya dua simbol yang mewakili Pancasila.

Kantor POS Indonesia cabang IT Telkom merupakan salah satu cabang dari PT. POS Indonesia. Kantor POS cabang IT TELKOM ini membantu mahasiswa dan dosen yang ingin

mengirimkan surat atau barang. Juga jika ingin membayar iuaran yang lain yang dapat dilakukan di kantor POS cabang IT TELKOM. 1.2.2. Profil perusahaan PT. Tiki PT. TIKI Corporations adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang

pengirimanbarang. Didirikan pada Januari 2003 di Jl. Margasatwa No.29, Pondok Labu Jakarta selatan.Dalam kegiatannya usahanya PT. Tiki dibantu oleh beberapa cabang yang ada di beberapa kotadi indonesia antara lain di Jakarta, Balikpapan, Banjarmasin, surabaya dan pntianak. Saat ini TIKI sudah mencapai ke semua daerah tujuan hampir di seluruh indonesia tetapibelum ke manca negara. PT. Tiki memberikan jasa pengiriman bagi perusahaan perusahaanataupun perorangan yang memerlukan, dengan perhitungan per-Kg ataupun pengiriman truck.Pengiriman dilakukan dengan beberapa macam kendaraan sesuai permintaan pelanggan. Semuadilayani dengan pelayanan yang baik dan cepat. Dalam pelayanan PT. Tiki juga menyediakanpelayanan door to door service, dimana yang akan dikirim oleh pelanggan, dijemput atau diambil oleh karyawan PT. Tiki. Survei yang dilaksanakan selama Januari - Maret 2011, dengan melibatkan 5,256responden tersebar di 6 kota besar di Indonesia, yaitu Medan, Bandung, Jabodetabek,

Semarang,Surabaya, dan Makasar. Satu hal yang mesti dicatat, parameter survey ini bukan besaran pangsapasar dan citra merek, melainkan lebih ke loyalitas, kepuasan, dan level advokasi di matapelanggan masing-masing. Yang menarik dari survey yang dilakukan oleh SWA ini adalahmelejitnya merek corporate asli Indonesia seperti JNE, Hoka-hoka Bento, WOM Finance, danTaxi Express. Masing-masing merek melejit melewati kompetisi di industri masing-masing yangbegitu ketat baik dilihat dari sisi loyalitas, kepuasan, maupun advokasi. Dibalik kesuksesan PT. Tiki PT. Tiki dapat menjadi sukses sampai dengan sekarang tentu saja karena kegigihanpendirinya untuk membangun suatu perusahaan dengan sungguh sungguh dan juga dengandukungan Armada yang handal serta karyawan yang terampil dan berpengalaman dibidangnya,PT. Tiki siap untuk melayani kebutuhan para konsumen titipan kilat baik darat, laut maupunudara dengan memberikan rasa aman bagi pengirimnya sehingga semua pelanggan percaya atas jasa yang ditawarkan oleh PT. Tiki ini.

Pandangan Terhadap PT. Tiki Menurut saya PT. Tiki adalah perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman barangyang sudah diketahui banyak orang. Perusahaan ini adalah perusahaan penyediaan

pengirimanbarang yang sudah dibilang aman bagi semua masyarakat yang ingin melakukan pengirimanbarang kemanapun. Selain itu saya melihat bahwa Tiki lebih mengutamakan permintaanpelanggan, maka dari itu hingga saat ini PT. Tiki sudah memiliki banyak pelanggan baik. 1.3. Perumusan Masalah
a. Apakah proses bisnis di PT. POS cabang IT TELKOM sudah efektif? b. Bagaimana perbaikan proses bisnis PT. POS cabang IT TELKOM dengan metode BPI ? c. Bagaimana perbaikan proses bisnis PT. POS cabang IT TELKOM dengan benchmarking ? d. Apakah ada perubahan yang signifikan dari penggunaan dua metode tersebut? e. Bagaimanan efisiensi proses eksisting dan usulan?

1.4. Tujuan
a. Mengetahui efektivitas proses bisnis pengiriman surat atau barang dari PT. POS Indonesia cabang IT Telkom ( yang pada makalah ini kami mengasumsikan daerah tujuan adalah bogor). b. Mencari proses bisnis improvement PT. POS dengan metode BPI. c. Mengcari proses bisnis improvement PT. POS dengan metode benchmarking. d. Mengetahui efisiensi proses eksisting dan efisiensi proses usulan. e. Mengetahui biaya proses bisnis (dalam makalah ini, biaya di asumsikan)

1.5. Batasan a. Output dari penelitian adalah usulan perbaikan proses bisnis, tidak membahas kelanjutan dari proses bisnis tersebut. b. Pada makalah ini, kami mebatasi proses bisnis pengiriman surat dari PT. Pos cabang Telkom sampai daerah tujuan di Bogor, kaer c. Tidak membahas sistem keamanan sistem informasi. d. Tidak membahas menajemen sumber daya manusia. e. Jika pada pada proses bisnis ada menggunakan otomasi, kami tidak mencantumkan perihal alat dan mesin yang digunakan.

BAB II PENGUMPULAN DATA

2.1. Proses bisnis perusahaan PT. POS Indonesia cabang IT TELKOM.

2.1.1. proses bisnis permintaan barang oleh pelanggan di kantor pos Waktu siklus di bawah ini, tidak termasuk waktu surat atau barang mengangur diluar jam kerja pegawai Waktu No. Nama Aktivitas Pelaku Proses Proses (detik) 1 2. Pelanggan datang Menanyakan akan melakukan transaksi apaPelanggan Memberikan formulir sesuai jenis transaksi Mengisi formulir transaksi Memeriksa barang atau surat 5 yang akan dikirim (kelengkapan alamat, dll) 6. Memberikan surat / barang yang akan dikirim Memeriksa alamat dan 7. kesesuaian kriteria barang pengiriman 8. Menimbang berat surat / barang yan akan dikirim Membuat resi / bukti pembayaran Membayar biaya pengiriman Pelanggan 5 8 0 Pelanggan 60 60 Pelanggan Petugas Administrasi Petugas Administrasi Pelanggan 0 60 Waktu Siklus (detik) 0 60 0 8400 Biaya**

3. 4.

5 150

5 150

8400

0 0

Petugas Administrasi Petugas Administrasi Petugas Administrasi Pelanggan

8576,8 50 60

10

10

8536,98 *

9 10

65 45

65 45

8400

11

Memberikan resi / bukti pembayaran total * Biaya menimbang:

Petugas Administrasi

8520

457

Rp. 50833,78

harga timbangan (timbangan digital) : Rp. 500.000,00 Lama penggunaan (asumsi) : 10 tahun jadi estimasi biaya per hari : Rp. 500.000,00 / (10*365) : Rp. 136, 98 ** = biaya dalam sehari Proses dokumentasi:

Pelanggan

Petugas Administrasi

Waktu Proses

Start

Menanyakan akan melakukan transaksi apa

60

Memberikan formulir sesuai jenis transaksi

Mengisi formulir transaksi

150

Memeriksa barang / surat yang akan dikirim

60

Memberikan barang / surat yang akan dikirim

Memeriksa alamat dan kesesuaian kriteria barang pengiriman

50

Finish
NO

Sesuai?

5
YES

Menimbang berat barang/ paket kiriman

10

Membuat resi atau bukti pembayaran

65

Membayar biaya pengiriman

45

Memberikan resi atau bukti pembayaran

Finish

2.1.2. proses bisnis pengiriman barang dari cabang IT TELKOM ke Jl. Soekarno Hatta Asumsi (sampai pada pengumpulan surat di pos yg di soekarno Hatta) Waktu No. Nama Aktivitas Pelaku Proses Proses (menit) 1. Mengumpulkan semua surat atau barang yang diterima di hari itu Memasukkan semua surat atau 2 barang ke dalam mobil pengangkut 3 Memeriksa apakah semua surat atau barang sudah dikumpul Mengangkut semua surat atau 4 barang ke kantor cabang di Soreang 5 Menurunkan semua surak atau barang ke tempat pyortiran Menerima dan mensortir semua surat dan barang Memasukkan surat dan barang ke dalam mobil pengangkutan Mengangkut semua surat atau 8 barang ke kantor wilayah di Soekarno Hatta 9 Menurunkan semua surat dan barang mensortir semua surat dan barang sesuai lokasi atau daerah tujuan total Petugas Pos 10 10 16700 Petugas Pos 20 22 Petugas Pos 60 Waktu Siklus (menit) 60 16700 Biaya**

16700

Petugas Pos (Kurir) Petugas Pos (Kurir) Petugas Pos Soreang Petugas Pos Soreang Petugas Pos Soreang Petugas pos soekarno hatta Petugas Pos Soekarno Hatta

16700 + 90 90 50000*

20

23

16700

45

51

22000

30

33

16700

16700 + 65 70 50000*

25

28

16700

10

60 425

67

16700

Rp. 269000

* = biaya mengantar ( termasuk biaya bensin + depresiasi mobil) ** = biaya dalam sehari

Proses dokumentasi:

Proses Bisnis Pengiriman Barang Kantor Pos

Petugas Pos Petugas Pos (Kurir) Petugas Pos (Soreang) Petugas Pos (Soekarno Hatta)
WAKTU PROSES (DETIK)

START

Mengumpulkan semua surat/ barang di hari itu

60

Memasukkan semua surat/ barang ke mobil pengangkut

TIDAK

20

Apakah semua surat/barang sudah terkumpul?

10

YA

Mengangkut semua barang ke Kantor di Soreang

90

Menurunkan semua surat/ barang ke tempat penyortiran

20

Menerima surat/ barang dan mensortir semuanya

45

Memasukkan surat/barang ke mobil pengangkutan

30

Mengangkut semua surat/ barang ke kantor yang ada di soekarno hatta Menurunkan semua surat/ barang Mensortir semua surat/barang menurut lokasi tujuannya masingmasing

65

25

60

END

2.1.3. Proses bisnis pengiriman dari jl. Soekarno Hatta ke daerah tujuan (asumsi pengiriman surat ke pelanggan di daerah bogor)

Waktu No. Nama Aktivitas Pelaku Proses Proses (menit) 1 Memasukkan surat dan barang ke mobil pengangkutan Mengirimkan semua surat atau barang sesuai tujuan (Bogor) Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Mensortir semua surat atau 4. barang sesuai daerah tujuan (jalan Padjadjaran) Mengirim semua surat atau 5 barang ke kantor cabang daerah tujuan Petuga Pos Petugas Pos (Pengantar) Petugas Pos Kantor Wilayah tujuan (Bogor) Petugas Pos Kantor Wilayah tujuan (Bogor) Petugas Pos (kurir) Petugas Pos Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Kantor Cabang daerah tujuan (Jl. Padjadjaran, Bogor) Petugas Pos Mengirimkan semua surat atau 7 barang ke alamat tujuan (Jl. Padjadjaran, Bogor) Kantor Cabang daerah tujuan (kurir pengantar) 8 9 Menerima surat atau barang Menandatangani bukti Penerima Penerima 0,5 0,02 90 5 120 20 20

Waktu Siklus (menit) 20 16700 Biaya**

2.

150

150

33000 + 50000* 25000

3.

20

25000 120

33400 + 60 60 50000*

33400

6.

33400 + 50000* 90

0,5 0,02

0 0

penerimaan surat atau barang Petugas Pos Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor Kantor Cabang daerah tujuan (kurir pengantar) total 465.54 Rp. 383300 0,02 0,02 33400

10

* = biaya mengantar ( termasuk biaya bensin dan depresiasi mobil) ** = biaya dalam sehari Proses bisnis:

Proses Bisnis Pengantaran ke Tujuan

Petugas Pengantar

START

Memasukkan surat dan barang ke mobil pengangkutan

Mengirimkan ke tempat tujuan

Petugas Kantor Pos Bogor

Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan

Mensortir semua surat atau barang sesuai daerah tujuan

Kurir Pos Bogor

WAKTU PROSES

Penerima

Kurir Pos Cabang

Petugas Kantor Pos Cabang Bogor

20

150

20

120

Proses Bisnis Pengantaran ke Tujuan

Petugas Pengantar

FINISH

Kurir Pos Bogor

Petugas Kantor Pos Bogor

Mengirim semua surat atau barang ke kantor cabang terdekat

Petugas Kantor Pos Cabang Bogor

Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan

Kurir Pos Cabang

Mengirimkan semua surat atau barang ke alamat tujuan

Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor

Menerima surat atau barang

Menandatangani bukti penerimaan surat atau barang

waktu

Penerima

60

90

0,5

0,02

0,02

Dari proses bisnis diatas dapat dilihat bahwa proses bisnisnya panjang dan waktu prosesnya lama. Maka, akan di perbaiki dengan benchmarking dan BPI

2.2. data benchmarking

2.2.1. Proses Bisnis Pengiriman Barang Dengan Jasa PT. TIKI

Waktu No. Nama Aktivitas Pelaku Proses Proses (menit) Memeriksa surat atau barang 1 yang akan dikirim (alamat tujuan ketentuan lainnya) 2. Menyapa Pelanggan Memberikan barang atau surat yang akan dikirimkan Menerima barang atau surat yang akan dikirim Memeriksa barang atau surat, apakah sudah lengkap dan 5 sesuai criteria pengiriman (alamat tujuan dan ketentuan jenis barang) 6. Menimbang berat surat atau barang Menginput data administrasi 7 (Nama, Alamat pengirim, Alamat tujuan, dst) 8 8. 9 10 Mencetak resi atau bukti pembayaran Membayar biaya pengiriman Memberikan resi atau bukti pembayaran Pelanggan meninggal kantor total * = biaya mengantar ( termasuk biaya bensin) ** = biaya dalam sehari Petugas Administrasi Petugas Administrasi Petugas Administrasi Pelanggan Petugas Administrasi pelanggan 0,16 Petugas Administrasi Petugas Administrasi Pelanggan Petugas Administrasi 1 Pelanggan 1

Waktu Siklus (menit) Biaya**

7145 0

3.

0,07

0,15

4.

0,05

0,05

7145

7145

0,9

0,25

7145

7145 0,05 0,12

0,3 0,67 0,02 2 6,22

0,7 0,80 0,1 2

7145

0 7145

Rp. 50015

Proses dokumentasi:
Proses Bisnis Pengiriman Barang Dengan Jasa PT. TIKI
WAKTU PROSES

Pelanggan

Petugas Administrasi

START

Memeriksa surat/ barang yang akan dikirim Menyapa pelanggan

Memberikan barang/surat yang akan dikirim

TIDAK

0.07

Menerima barang/ surat yang akan dikirim

0.05

Memeriksa barang/surat

0.9

YA Menimbang berat barang/surat 0.16

Menginput data administrasi

0.05

Mencetak nomor resi pengiriman

0.3

Membayar biaya pengiriman

0.67

Memberikan resi atau bukti pembayaran

0.02

END

2.2.2 Proses Bisnis Pengiriman Barang dari Kantor TIKI ke Alamat Tujuan

Waktu No. Nama Aktivitas Pelaku Proses Proses (menit) Mensortir semua surat atau barang sesuai daerah tujuan di bandung) 1 Memasukkan surat dan barang ke mobil pengangkutan(di bandung) Mengirimkan semua surat atau barang sesuai tujuan (Bogor) Petugas TIKI Kantor bandung

Waktu Siklus (menit) 25000 Biaya

20

23

Petuga TIKI Petugas TIKI (Pengantar) Petugas

21

24

25000

2.

150

150

33400 + 50000* 50000

3.

Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan

TIKIKantor Wilayah tujuan (Bogor)

14

19

Mengirim semua surat atau 5 barang ke kantor cabang daerah tujuan 8 9 Menerima surat atau barang Menandatangani bukti penerimaan surat atau barang

Petugas Pos (kurir) Penerima Penerima Petugas Pos

25000+ 45 46 50000*

0,6 0,02

0,8 0,02

0 0

25000

10

Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor

Kantor Cabang daerah tujuan (kurir pengantar) 0,02 0,02

total * = biaya mengantar ( termasuk biaya bensin) ** = biaya dalam sehari

655,64

Rp. 333.400

Proses bisnis:

Proses Bisnis Pengiriman Barang dari Kantor TIKI ke Alamat Tujuan

Petugas TIKI Kantor bandung

START

Mensortir semua surat atau barang sesuai daerah tujuan di bandung

Memasukkan surat dan barang ke mobil pengangkutan(di bandung)

Petugas TIKI Kantor Wilayah tujuan (Bogor)

Petugas TIKI (Pengantar)

Mengirimkan semua surat atau barang sesuai tujuan (Bogor)

Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan

Petugas Pos (kurir)

Mengirim semua surat atau barang ke kantor cabang daerah tujuan

Penerima

Menerima surat atau barang

Petugas Pos Kantor Cabang daerah tujuan (kurir pengantar)

Proses Bisnis Pengantaran ke Tujuan

Petugas TIKI Kantor bandung

FINISH

Penerima

Petugas Pos (kurir)

Petugas TIKI Kantor Wilayah tujuan (Bogor)

Petugas TIKI (Pengantar)

Menandatangani bukti penerimaan surat atau barang

Petugas Pos Kantor Penerima Cabang daerah tujuan (kurir pengantar)

Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor

2.3. data biaya Pada makalah kami ini, segala biaya di asumsikan. Dan biaya yang kami jabarkan biaya yang dikeluarkan per hari. 2.3.1. biaya yang dikeluarkan kantor pos: Rp. 50713,78 + Rp. 267000 + Rp. 383300 = Rp. 701013, 78 3.2.2. biaya yang dikeluarkan kantor TIKI:

= Rp. 50015 + Rp. 333.400 = Rp. 383415,00

BAB III ANALISIS 3.1. Analisis value added

3.1.1. proses bisnis permintaan barang oleh pelanggan di kantor pos

Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) Memeriksa surat atau barang 1 yang akan dikirim (alamat tujuan ketentuan lainnya) RVA Karena kegiatan ini mendukung secara langsung terlaksananya proses pengiriman barang yang menjadi tujuan pengirim dan penyedia jasa. Kegiatan ini merupakan hal yang penting 2. Menyapa Pelanggan BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut loyalitas customernya Karena kegiatan ini mendukung secara 3. Memberikan barang atau surat yang akan dikirimkan RVA langsung terlaksananya proses pengiriman barang yang menjadi tujuan pengirim dan penyedia jasa. Karena kegiatan ini mendukung secara 4. Menerima barang atau surat yang akan dikirim RVA langsung terlaksananya proses pengiriman barang yang menjadi tujuan pengirim dan penyedia jasa. Memeriksa barang atau surat, apakah sudah lengkap dan sesuai 5 criteria pengiriman (alamat tujuan dan ketentuan jenis barang) RVA Kegiatan ini merupakan hal yang penting bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan proses pengiriman Kegiatan ini merupakan hal yang penting 6. Menimbang berat surat BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya keterangan

Kegiatan ini merupakan hal yang penting 7. Membuat resi atau bukti pembayaran RVA bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan proses pengiriman Kegiatan ini merupakan hal yang penting 8. Membayar biaya pengiriman RVA bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan proses pengiriman Memberikan resi atau bukti pembayaran Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan ini merupakan hal yang penting 10 Pelanggan meninggal kantor pos RVA bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan proses pengiriman

3.1.2.

proses bisnis pengiriman barang ke Jl. Soekarno Hatta

Asumsi (sampai pada pengumpulan surat di pos yg di soekarno Hatta) Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) Kegiatan ini merupakan hal yang penting 1. Mengumpulkan semua surat atau barang yang diterima di hari itu RVA bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan proses pengiriman Memasukkan semua surat atau 2 barang ke dalam mobil pengangkut Memeriksa apakah semua surat atau barang sudah dikumpul RVA Kegiatan ini merupakan hal yang penting bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan proses pengiriman RVA Kegiatan ini merupakan hal yang penting bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena keterangan

menyangkut kelangsungan proses pengiriman Mengangkut semua surat atau 4 barang ke kantor cabang di Soreang Menurunkan semua surak atau barang ke tempat pyortiran BVA Kegiatan ini merupakan hal yang penting bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan yang tidak memberikan nilai NVA tambah bagi pelanggan maupun penyedia jasa Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan ini dapat digolongkan pada NVA NVA karena proses ini bisa dieliminasi, dan pengiriman surat langsung saja ke Bogor Kegiatan yang tidak memberikan nilai NVA tambah bagi pelanggan maupun penyedia jasa Kegiatan ini dapat digolongkan pada NVA NVA karena proses ini bisa dieliminasi, dan pengiriman surat langsung saja ke Bogor

Menerima dan mensortir semua surat dan barang

Memasukkan surat dan barang ke dalam mobil pengangkutan Mengangkut semua surat atau

barang ke kantor wilayah di Soekarno Hatta Menurunkan semua surat dan barang

10

mensortir semua surat dan barang sesuai lokasi atau daerah tujuan

3.1.3.

Proses bisnis pengiriman dari jl. Soekarno Hatta ke daerah tujuan

(asumsi pengiriman) Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) 1 Memasukkan surat dan barang ke mobil pengangkutan BVA Kegiatan ini merupakan hal yang penting bagi penyedia jasa, karena menyangkut Keterangan

kelangsungan pekerjaannya Mengirimkan semua surat atau barang sesuai tujuan (Bogor) Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya NVA Merupakan pekerjaan yang kurang memberikan nilat tambah pada proses Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan ini merupakan hal yang penting 8 Menerima surat atau barang RVA bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena menjadi tujuan pelanggan dan perusahaan Menandatangani bukti penerimaan surat atau barang Kegiatan ini merupakan hal yang penting BVA bagi penyedia jasa, karena menyangkut kelangsungan pekerjaannya Kegiatan ini merupakan hal yang penting 10 Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor RVA bagi pelanggan dan penyedia jasa, karena merupakan tujuan pelanggan dan perusahaan

2.

3.

Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Mensortir semua surat atau

4.

barang sesuai daerah tujuan (jalan Padjadjaran) Mengirim semua surat atau

barang ke kantor cabang daerah tujuan

6.

Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Mengirimkan semua surat atau

barang ke alamat tujuan (Jl. Padjadjaran, Bogor)

3.2.

Analisis efesiensi waktu

proses bisnis permintaan barang oleh pelanggan di kantor pos

3.2.1.

Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) 1 2. 3. 4. 5 Pelanggan datang Menanyakan akan melakukan transaksi apaPelanggan Memberikan formulir sesuai jenis transaksi Mengisi formulir transaksi Memeriksa barang atau surat yang akan dikirim (kelengkapan alamat, dll) Memberikan surat / barang yang akan dikirim Memeriksa alamat dan kesesuaian kriteria barang pengiriman Menimbang berat surat / barang yan akan dikirim Membuat resi / bukti pembayaran Membayar biaya pengiriman Memberikan resi / bukti pembayaran RVA BVA RVA RVA RVA Waktu Proses (detik) 0 60 5 150 60

Waktu Siklus (detik) 0 60 5 150 60

6.

BVA

7.

RVA

50

60

8. 9 10 11

RVA BVA RVA

10 65 45 7

10 65 45 7

3.1.2. proses bisnis pengiriman barang Asumsi (sampai pada pengumpulan surat di pos yg di soekarno Hatta) Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) 1. Mengumpulkan semua surat atau barang yang diterima di hari itu Memasukkan semua surat atau barang ke dalam mobil pengangkut Memeriksa apakah semua surat atau barang sudah dikumpul Mengangkut semua surat atau barang ke kantor cabang di Soreang 5 Menurunkan semua surak atau barang ke tempat pyortiran Menerima dan mensortir semua surat dan barang Memasukkan surat dan barang ke dalam mobil pengangkutan Mengangkut semua surat atau barang ke kantor wilayah di Soekarno Hatta Menurunkan semua surat dan barang mensortir semua surat dan barang sesuai lokasi atau daerah tujuan RVA

Waktu Proses (menit)

Waktu Siklus (menit)

60

60

RVA

20

22

RVA

10

10

BVA

90

90

NVA

20

23

BVA

45

51

BVA

30

33

8 9 10

NVA NVA NVA

65 25 60

70 28 67

3.1.3. Proses bisnis pengiriman dari jl. Soekarno Hatta ke daerah tujuan (asumsi pengiriman surat dengan tujuan Bogor)

Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) 1 Memasukkan surat dan barang ke mobil pengangkutan Mengirimkan semua surat atau barang sesuai tujuan (Bogor) Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Mensortir semua surat atau barang sesuai daerah tujuan (jalan Padjadjaran) Mengirim semua surat atau barang ke kantor cabang daerah tujuan Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Mengirimkan semua surat atau barang ke alamat tujuan (Jl. Padjadjaran, Bogor) Menerima surat atau barang Menandatangani bukti penerimaan surat atau barang Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor BVA

Waktu Proses (menit)

Waktu Siklus (menit)

20

20

2.

BVA

150

150

3.

BVA

20

20

4.

BVA

120

120

BVA

60

60

6.

NVA

7 8 9

BVA RVA BVA

90 0,5 0,02

90 0,5 0,02

10

RVA

0,02

0,02

3.2

analisis streamlining 4.1.1. proses bisnis permintaan pengiriman barang oleh pelanggan di kantor pos

Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) Memeriksa surat atau barang yang akan 1 dikirim (alamat tujuan ketentuan lainnya) 2. Menyapa Pelanggan Memberikan barang 3. atau surat yang akan dikirimkan Menerima barang 4. atau surat yang akan dikirim Memeriksa barang atau surat, apakah sudah lengkap dan 5 sesuai criteria pengiriman (alamat tujuan dan ketentuan jenis barang) 6. Menimbang berat surat dan barang Membuat resi atau bukti pembayaran Membayar biaya pengiriman BVA RVA Process-cycle time reduction Mempercepat proses pemeriksaan dengan menambah karyawan atau menggunakan alat pemeriksa agar mengurangi waktu siklus tanpa mengurangi ketelitian RVA RVA BVA RVA Streamlining Keterangan

7.

RVA

8.

RVA

Memberikan resi atau bukti pembayaran Pelanggan meninggal kantor pos

BVA

10

RVA

4.1.2.

proses bisnis pengiriman barang sampai jalan soekarno Hatta.

Asumsi (sampai pada pengumpulan surat di pos yg di soekarno Hatta) Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) Upgrading Mengumpulkan semua surat 1. atau barang yang diterima di hari itu RVA Meningkatkan efektivitas dan performansi dalam proses pengumpulan dengan menggunakan alat pengumpul barang atau memperbanyak karyawan upgrading Memasukkan semua surat 2 atau barang ke dalam mobil pengangkut RVA Meningkatkan efektivitas dan performansi dalam proses pemasukan barang dengan menggunakan alat pengumpul barang atau memperbanyak karyawan Memeriksa apakah semua 3 surat atau barang sudah dikumpul Mengantarkan semua surat 4 atau barang ke kantor cabang di Soreang 5 Menurunkan semua sura BVA Automasi BVA Process-cycle time reduction NVA Eliminasi Pengecekan seharusnya bisa dilakukan sekaligus dengan proses pengumpulan Mengurangi waktu siklus pengantaran dengan meningkatkan kualitas kendaraan pengantar) Penggunaan konveyor streamlining keterangan

atau barang ke tempat pyortiran 6 Menerima dan mensortir semua surat dan barang Memasukkan surat dan 7 barang ke dalam mobil pengangkutan Mengangkut semua surat 8 atau barang ke kantor wilayah di jalan Soekarno Hatta 9 Menurunkan semua surat dan barang mensortir semua surat dan 10 barang sesuai lokasi atau daerah tujuan NVA NVA Eliminasi Seharusnya bisa langsung dikirim langsung ke kantor daerah Jakarta Eliminasi Karena penyortiran sudah dilakukan di soreang, seharusnya sudah bisa langsung dikirim ke kantor daerah Jakarta Proses bisnis pengiriman dari jl. Soekarno Hatta ke daerah tujuan NVA Eliminasi Seharusnya bisa langsung dikirim langsung ke kantor daerah Jakarta BVA BVA

4.1.3.

(asumsi pengiriman) Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) upgrading Memasukkan surat dan 1 barang ke mobil pengangkutan BVA Meningkatkan efektivitas dan performansi dalam proses pemasukan barang dengan menggunakan alat pengumpul barang atau memperbanyak karyawan Mengirimkan semua surat 2. atau barang sesuai tujuan (Bogor) BVA Process-cycle time reduction Mengurangi waktu siklus pengiriman dengan menggunakan kendaraan Streamlining Keterangan

berkualitas. 3. Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Mensortir semua surat atau 4. barang sesuai daerah tujuan (jalan Padjadjaran) Process-cycle BVA time reduction BVA BVA Elimnasi Pengecekan seharusnya bisa dilakukan sekaligus dengan proses pengumpulan sebelumnya Mengurangi waktu siklus pengiriman dengan menggunakan kendaraan berkualitas NVA Process-cycle BVA time reduction Mengurangi waktu siklus pengiriman dengan menggunakan kendaraan berkualitas RVA

Mengirim semua surat atau 5 barang ke kantor cabang daerah tujuan Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Mengirimkan semua surat 7 atau barang ke alamat tujuan (Jl.Padjadjaran, Bogor) 8 Menerima surat atau barang Menandatangani bukti 9 penerimaan surat atau barang 10 Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor RVA BVA

6.

4.2.

Analisi benchmarking
proses bisnis permintaan pengiriman barang oleh pelanggan di kantor pos

4.2.1.

proses bisnis permintaan pengiriman barang oleh pelanggan di kantor pos akan di benchmark dengan proses bisnis permintaan pengiriman barang oleh pelanggan di TIKI. Proses bisnis di TIKI sudah menggunakan komputerasasi. Kita tidak usah mengimput data secara manual, tapi karyawan akan mengimput langsung biodata kita. Aspek perbandingan Tingkat penggunaan teknologi Kerumitan proses Kantor POS Manual (kurang efektif dan efisien) Rumit (harus mengisi formulir secara manual yang merepotkan) Simple (menggunakan teknologi sehingga mempermudah pelanggan dan tidak kerepotan mengisi formulir secara manual) Alokasi waktu Lama(457 detik) Cepat (373,2 detik) TIKI Sistem komputerisasi

4.2.2.

proses bisnis pengiriman barang sampai jalan soekarno Hatta dan proses bisnis pengiriman barang dari soekarno Hatta sampai alamat tujuan.

proses bisnis pengiriman barang sampai jalan soekarno Hatta dan proses bisnis pengiriman barang dari soekarno Hatta sampai alamat tujuan akan di benchmark dengan proses bisnis pengiriman barang oleh TIKI. Proses pengiriman barang melalui TIKI mempunyai proses yang lebih sederhana. Barang atau surat yang akan dikirim tidak perlu melalui banyak perhentian, dan juga mengurangi waktu proses dan kemungkinan surat atau barang yang hilang. Aspek Perbandingan Kerumitan proses Kantor POS Rumit (proses pengirimannya TIKI Tidak rumit (suratnya langsung dikirim

mempunyai banyak perhentian) Tingkat failure Tinggi (kemungkinan surat hilang banyak, karena surat berhentian di banyak pos atau cabang)

ke alamat tujuan tampa ada banyak perhentian) Rendah (kemungkinan surat hilang sedikit, karena surat langsung dikirim ke alamat tujuan tampa ada perhentian di pos atau cabang)

Birokrasi

Panjang (surat melalui banyak perhentian dan penyortiran di banyak cabang, sehingga birokrasi lama)

Pendek (surat tidak melalui banyak birokrasi, karena langsung dikirm ke alamat tujuan, tampa ada perhentian) Cepat (655,64 menit)

Waktu proses

Lama (890,54 menit)

BAB IV PROSES BISNIS USULAN

4.3. rekomendasi perbaikan dengan benchmarking
proses bisnis permintaan pengiriman barang oleh pelanggan

4.3.1.

No.

Nama Aktivitas

Pelaku Proses

Analisis ( RVA,BVA, NVA)

Waktu Proses (menit)

Waktu Siklus (menit)

Memeriksa surat atau barang yang 1 akan dikirim (alamat tujuan ketentuan lainnya) 2. Menyapa Pelanggan Memberikan barang atau surat yang akan dikirimkan Menerima barang atau surat yang akan dikirim Memeriksa barang atau surat, 5 apakah sudah lengkap dan sesuai criteria pengiriman (alamat tujuan dan ketentuan jenis barang) 6. Menimbang berat surat atau barang Menginput data administrasi (Nama, 7 Alamat pengirim, Alamat tujuan, dst) 8 8. 9 10 Mencetak resi atau bukti pembayaran Membayar biaya pengiriman Memberikan resi atau bukti pembayaran Pelanggan meninggal kantor Petugas Administrasi Petugas Administrasi Petugas Administrasi Pelanggan Petugas Administrasi pelanggan BVA 0,16 0,16 Petugas Administrasi BVA 0,7 0,8 Petugas Administrasi Pelanggan Petugas Administrasi RVA 1 1 Pelanggan RVA 0,9 1

3.

RVA

1,5

4.

RVA

0,05

0,05

RVA

2,5

2,7

RVA RVA BVA RVA

1 0,7 0,02 1

1,09 0,8 0,02 1,2

Proses dokumentasi:
Proses Bisnis Pengiriman Barang Dengan Jasa PT. POS
WAKTU PROSES

Pelanggan

Petugas Administrasi

START

Memeriksa surat/ barang yang akan dikirim Menyapa pelanggan

Memberikan barang/surat yang akan dikirim

TIDAK

0.07

Menerima barang/ surat yang akan dikirim

0.05

Memeriksa barang/surat

0.9

YA Menimbang berat barang/surat 0.16

Menginput data administrasi

0.05

Mencetak nomor resi pengiriman

0.3

Membayar biaya pengiriman

0.67

Memberikan resi atau bukti pembayaran

0.02

END

4.3.2.

Proses Bisnis Pengiriman Barang dari Kantor POS ke Alamat Tujuan

Analisis No. Nama Aktivitas Pelaku Proses ( RVA,BVA, NVA) 1 Mensortir semua surat atau barang sesuai daerah tujuan di bandung) Memasukkan surat dan barang ke mobil pengangkutan(di bandung) Mengirimkan semua surat atau barang sesuai tujuan (Bogor) Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan Mengirim semua surat atau barang ke kantor cabang daerah tujuan Menerima surat atau barang Menandatangani bukti penerimaan surat atau barang Petugas POS Kantor bandung Petuga POS Petugas POS(Pengantar) Petugas POS Kantor Wilayah tujuan (Bogor) Petugas Pos (kurir) Penerima Penerima Petugas Pos Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor Kantor Cabang daerah tujuan (kurir pengantar) Proses dokumentasi: RVA BVA RVA BVA BVA BVA

Waktu Proses (menit) 20

Waktu Siklus (menit) 23

BVA

21

24

2.

BVA

140

150

3.

14

19

5 8 9

45 0,6 0,02

46 0,8 0,02

10

0,02

0,02

Proses Bisnis Pengiriman Barang dari Kantor POS ke Alamat Tujuan

Petugas POS Kantor bandung

START

Mensortir semua surat atau barang sesuai daerah tujuan di bandung

Memasukkan surat dan barang ke mobil pengangkutan(di bandung)

Petugas TIKI Kantor Wilayah tujuan (Bogor)

Petugas POS (Pengantar)

Mengirimkan semua surat atau barang sesuai tujuan (Bogor)

Menerima semua surat atau barang yang dikirimkan

Petugas Pos (kurir)

Mengirim semua surat atau barang ke kantor cabang daerah tujuan

Penerima

Menerima surat atau barang

Petugas Pos Kantor Cabang daerah tujuan (kurir pengantar)

Proses Bisnis Pengantaran ke Tujuan

Petugas POS Kantor bandung

FINISH

Penerima

Petugas Pos (kurir)

Petugas POS Kantor Wilayah tujuan (Bogor)

Petugas POS (Pengantar)

Menandatangani bukti penerimaan surat atau barang

Petugas Pos Kantor Penerima Cabang daerah tujuan (kurir pengantar)

Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor

Berdasarka perbaikan dengan benchmarking, dapat kita lihata: Efesiensi waktu hasil perbaikan:

Proses bisnis permintaan pengiriman barang oleh pelanggan P R R

Proses bisnis pengiriman barang P R R

 dan pemakaian biaya** akan berkurang dari = Rp. 701013, 78 menjadi = Rp. 383415,00 sehingga akan menghemat biaya sebyak : Rp. 317598 ** = biaya dalam sehari efesiensi waktu proses: 1. waktu proses pengiriman surat atau barang menggunakan proses bisnis existing ( asumsi sekali pengirman yang tujuan surat adalah di bogor) : = 898, 15 menit* 2. waktu proses pengiriman surat atau barang menggunakan proses bisnis improvement dengan benchmarking ( asumsi sekali pengirman yang tujuan surat adalah di bogor) = 655,64 menit* Maka, setelah di benchmarking, terjadi penghematan waktu proses sebanyak : 242, 51 menit 4.2.analisis streamlining 4.2.1. proses bisnis improvement permnitaan pengiriman surat atau barang oleh pelanggan

Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA, BVA, NVA) 1 Pelanggan datang RVA

pelaku

Waktu siklus

Waktu proses

biaya

0 Pelanggan 0 0 8400 RVA Petugas 60 60 90 NVA Petugas 90 0 RVA Petugas 60 60 20000

Menanyakan akan melakukan transaksi apa Menginputkan data pelanggan dengan sistem informasi Memeriksa surat atau barang

yang akan dikirim (alamat tujuan ketentuan lainnya)

5.

Memberikan barang atau surat yang akan dikirimkan Memeriksa barang atau surat, apakah sudah lengkap dan

Pelanggan RVA 5 8

8576,8

6.

sesuai criteria pengiriman (alamat tujuan dan ketentuan jenis barang)

RVA

petugas

40

50

7.

Menimbang berat surat dan barang Membuat resi atau bukti pembayaran Membayar biaya pengiriman Memberikan resi atau bukti pembayaran

Petugas BVA Petugas RVA RVA BVA Pelanggan Petugas 7 7 65 45 65 45 10 10

8536,98

8400

8. 9 10

0 8400

62.313,78 Total 382 395

Analisis Efektivitas Value waktu Proses :

x 100% =

x 100% = 71,99%

Proses Permohonan Pengiriman Barang oleh Pelanggan di Kantor Pos

Pelanggan Petugas Pos IT Telkom Waktu proses

START

Menanyakan akan melakukan transaksi apa

60

Menginputkan data pelangan

90

Memeriksa surat atau barang yang akan dikirim (alamat tujuan ketentuan lainnya)

60

Memberikan barang atau surat yang akan dikirimkan

FINISH

Sesuai aturan ? NO YES

40

Menimbang berat

10

Proses Permohonan Pengiriman Barang oleh Pelanggan di Kantor Pos

Pelanggan Petugas Pos IT Telkom
A

Waktu proses

Membuat resi pembayaran

65

Membayar biaya pengiriman

45

Memberikan resi

FINISH

4.3.3.

proses bisnis pengiriman barang sampai jalan soekarno Hatta.

Asumsi (sampai pada pengumpulan surat di pos yg di soekarno Hatta) Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) Mengumpulkan semua surat 1 atau barang yang diterima di hari itu RVA 50 pelaku biaya

Waktu proses

19000

Memasukkan semua surat 2 atau barang ke dalam mobil pengangkutdengan konveyor Mengantarkan semua surat 3 atau barang ke kantor cabang di Soreang Menurunkan semua surat 4 atau barang ke tempat penyortiran dengan konveyor 5 Menerima semua surat dan barang Mensortir semua surat dan barang Memasukkan surat dan 7 barang ke dalam mobil pengangkutan Total 225 BVA 30 BVA 10 NVA 10 BVA 80 RVA 10

35000

66700

19000

8500

BVA

35

8500

19000

175700

Dengan menggunakan metode BPI, kita dapat melihat bahwa waktu proses menjadi semakin kecil, dan menunjukkan bahwa proses menjadi lebih baik (Waktu proses eksisting 425)

Petugas Kantor Pos

Kurir (petugas)

Petugas Kantor Pos Soreang

Waktu Proses

START

Mengumpulkan semua surat dan paket yang diterima hari itu

50

Memasukkan semua surat dan paket hari ini ke mobil pengangkut dengan konveyor

10

Mengantarkan semua surat dan paket ke kantor cabang soreang

80

Menurunkan semua surat0 dan paket ke tempat penyortiran dengan konveyor

10

Menerima semua surat dan paket

10

Mensortir semua surat dan paket

35

Memasukkan surat dan paket ke dalam mobil pengangkutan

30

FINISH

3.2.3. Proses bisnis pengiriman dari Soreang ke daerah tujuan (asumsi pengiriman surat ke daerah yang ada di daerah Bogor)

Analisis No. Nama Aktivitas ( RVA,BVA, NVA) 1 Mengirimkan semua surat atau barang sesuai tujuan (Bogor) Menerima semua surat atau 2 barang yang dikirimkan dengankonveyor Mengirim semua surat atau 3 barang ke kantor cabang daerah tujuan Mengirimkan semua surat atau 4 barang ke alamat tujuan (Jl.Padjadjaran, Bogor) 5 6 Menerima surat atau barang Menandatangani bukti penerimaan surat atau barang Menerima bukti penerimaan dan melapor ke kantor total RVA BVA 0.05 0.02 0 0 BVA 80 83400 BVA 50 83400 BVA 10 BVA 140 83000 Waktu proses Biaya

25000

RVA

0.02 280,09

33400

308200

Dengan menggunakan metode BPI, kita dapat melihat bahwa waktu proses menjadi semakin kecil, dan menunjukkan bahwa proses menjadi lebih baik (Waktu proses eksisting : 465,54)

Kurir

Petugas Kantor Pusat

Kurir Kantor Pusat

Kurir Kantor cabang

Pelanggan

Waktu Proses 0

START

Mengirimkan semua surat dan paket ke bogor(tujuan)

140

Menerima semua surat dan paket yang diterima dengan konveyor

10

Mengirim semua paket dan surat ke kantor cabang

50

Mengirim surat dan paket ke alamat tujuan

80

Menerima surat atau paket

0.05

Menandatangani bukti penerimaan paket atau surat

0.02

Menerima bukti penerimaan paket atau surat

0.02

Melapor ke kantor

FINISH

BAB V KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan proses bisnis existing pada PT. POS (yang pada makalah ini dimulai dari kantor PT. POS cabang IT TELKOM) masih kurang efektif karena mempunyai waktu proses dan biaya yang kurang efesien.waktu proses yang lama karena birokrasi danm perhentian surat atau barang yang banyak. Dengan benchmarking di dapat waktu proses, biaya,yang lebih efesien: Efesiensi waktu hasil perbaikan: Sebelum benchmarking:

Sesudah benchmarking: Proses bisnis permintaan pengiriman barang oleh pelanggan P R R

Proses bisnis pengiriman barang P R R

dan pemakaian biaya** akan berkurang dari = Rp. 701013, 78 menjadi = Rp. 383415,00

sehingga akan menghemat biaya sebyak : Rp. 317598 ** = biaya dalam sehari efesiensi waktu proses:

3. waktu proses pengiriman surat atau barang menggunakan proses bisnis existing ( asumsi sekali pengirman yang tujuan surat adalah di bogor) : = 898, 15 menit*

4. waktu proses pengiriman surat atau barang menggunakan proses bisnis improvement dengan benchmarking ( asumsi sekali pengirman yang tujuan surat adalah di bogor) = 655,64 menit* Maka, setelah di benchmarking, terjadi penghematan waktu proses sebanyak : 242, 51 menit Dengan benchmarking di dapat waktu proses, biaya,yang lebih efesien:

dan pemakaian biaya** akan berkurang dari = Rp. 701013, 78 menjadi = Rp. 546.213,78

** = biaya dalam sehari efesiensi waktu proses: 1. waktu proses pengiriman surat atau barang menggunakan proses bisnis existing ( asumsi sekali pengirman yang tujuan surat adalah di bogor) : = 898, 15 menit* 2. waktu proses pengiriman surat atau barang menggunakan proses bisnis improvement dengan benchmarking ( asumsi sekali pengirman yang tujuan surat adalah di bogor) = 887,09menit*

Daftar pustaka:
http://www.grafindoprinting.com/info.html#pemesanan

http://achmad.web.id/cara-pengiriman-barang/

www.posindonesia.co.id/

id.wikipedia.org/wiki/JNE

es.scribd.com/doc/89607045/pt-tiki

repository.usu.ac.id/bitstream/.../Chapter%20I.pdf

lampiran: