DATABASE DALAM MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM; SISTEM MANAJEMEN BERBASIS DATA

Oleh: Benny Fitra, B.Ed

A. PENDAHULUAN Manajemen Data merupakan bagian dari manajemen Sumber Daya Informasi. Sumber Daya Data disimpan dalam data sekunder yang dapat berbentuk berurutan (sequential), atau akses langsung (direct access), magnetic tape merupakan media penyimpanan sequential, magnetic disk merupakan media penyimpanan akses langsung serta compact disk merupakan media penyimpanan yang canggih dan dapat menyimpan data. Sebelum orang mengenal database, banyak mengalami kesulitan dalam manejemen data. Konsep database dibangun diatas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara beberapa file. Perangkat Lunak yang mengelola database disebut sistem manajemen database (database management system) DBMS- yang memberikan keuntungan yang nyata bagi yang menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi. Semua DBMS memiliki pengolah bahasa deskripsi data (data description language processor) yang digunakan untuk menciptakan database, mengelola serta menyediakan isi database. Orang yang bertanggung jawab atas database dan DBMS adalah pengelola database (database administration) DBA. B. ORGANISASI DATA Organisasi data merupakan suatu hal yang penting jika pemerintahan daerah ingin meningkatkan layanan publik. Kemajuan teknologi komputer memungkinkan pemerintahan daerah untuk mengumpulkan dan mengelola sejumlah besar data. Pengertian data adalah bahan baku yang berupa fakta tentang sesuatu di di dunia nyata yang dapat direkam dan disimpan pada media komputer untuk diolah menjadi informasi. Data dapat berupa: Data yang terformat, data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang; Teks, sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual;
1

Citra (image), data dalam bentuk gambar, dapat berupa grafik, foto, tanda tangan, ataupun gambar yang lain; Audio, data dalam bentuk suara, instrumen musik, suara orang, detak jantung; Video, data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa dilengkapi dengan suara, dapat digunakan untuk mengabadikan kejadian atau aktivitas. Data hanya berguna jika dihubungkan dengan konteks tertentu. Mekanisme

untuk menyediakan konteks tersebut disebut sebagai meta data, yaitu data yang menjelaskan data yang lainnya. Penjelasan ini dapat berupa definisi data, struktur data, aturan, serta batasan. Pada konteks basis data, meta data mengijinkan perancang basis data dan pengguna memahami segala sesuatu tentang data: jenisnya, maknanya, serta karakteristiknya. Meta data sangat penting agar data yang bersangkutan tidak disalahartikan, dan tidak memiliki makna yang mendua-arti, serta tidak membingungkan. Data secara tradisional telah diorganisasikan menjadi suatu hierarki yang terdiri dari data field, catatan (record) dan file. Data field adalah unit data terkecil, tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti. Contohnya adalah nomor pegawai; catatan (record) adalah suatu kumpulan data field yang berhubungan, seperti suatu catatan karyawan; file adalah kumpulan record data yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Suatu kumpulan catatan yang berhubungan, seperti file pegawai. Suatu file dapat berupa spreadsheet, dokumen, set data, atau kumpulan fakta individual lain. File-file ini dapat dikumpulkan menjadi satu grup dalam satu folder yang merupakan kumpulan file-file yang berkaitan, dan secara konseptual mirip ranting suatu pohon. Beberapa folder dapat dikumpulkan menjadi satu folder yang lebih besar seperti halnya beberapa ranting mungkin berkumpul menjadi satu cabang yang lebih besar. Spreadsheet Tabel berupa baris-baris dan kolom-kolom dalam sebuah spreadsheet dapat dianggap sebagai suatu struktur basisdata sederhana. Kolom-kolom spreadsheet memiliki judul yang menggambarkan isi kolom-kolom itu, sebagai contoh, suatu tabel Data Pegawai yang berisi tentang nama, NIP, alamat, pendidikan, jabatan dan lain sebagainya. Konsep tabel penting karena struktur basisdata yang paling dikenal untuk suatu organisasi yaitu struktur basisdata relasional yang secara konseptual serupa
2

dengan sekumpulan tabel-tabel yang berhubungan. Istilah-istilah pada spredsheet pada dasarnya sama dengan istilah-istilah pada struktur data, yaitu tabel identik dengan file, kolom identik dengan field, dan baris identik dengan record. Basis Data Basisdata adalah kumpulan atau koleksi dari data yang terorganisasi dengan cara sedemikian rupa sehingga data dengan mudah disimpan dan dimanipulasi (diperbaharui, dicari, diolah dengan perhitungan tertentu, serta dihapus). Basisdata dikendalikan oleh sistem manajemen basisdata, yaitu satu set catatan data yang berhubungan dan saling menjelaskan. Data disimpan di media komputer sehingga mudah untuk pengambilan kembali dan penggunaannya. Lokasi fisik basiadata di medium penyimpanan tidak tergantung pada lokasi logis. Mendasari struktur basis data adalah model data, yaitu sekumpulan cara/peralatan untuk mendeskripsikan data, hubungan data satu sama lain, semantiknya, serta batasan konsistensi. Ada dua model data yang umum digunakan yaitu: Model Entity-Relationship Model data ini dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. Entitas adalah sesuatu atau obyek pada dunia nyata yang dapat dibedakan satu terhadap yang lainnya, yang bermanfaat bagi aplikasi yang dikembangkan. Entitas dalam basisdata dideskripsikan berdasarkan atributnya. Relationship adalah hubungan antara beberapa entitas, sebagai contoh pegawai memiliki orang tua; memiliki menjelaskan hubungan tertentu antara pegawai dengan orangtuanya. Model Relasional Model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data tersebut. Setiap tabel memiliki sejumlah kolom yang setiap kolomnya memeiliki nama yang unik. Model relasional adalah contoh model berbasis record, sebab basisdata memiiliki struktur record berformat tertentu yang masing-masing isinya memiliki tipe-tipe yang berbeda. Untuk membangun basisdata dilakukan suatu proses yang mencakup tiga langkah utama, yaitu:
3

Menentukan keperluan data. Langkah kunci mencapai sistem informasi adalah menentukan data yang diperlukan untuk suatu aplikasi yang akan dibangun. Menjelaskan data. Sistem manajemen basisdata menggunakan istilah-istilah spesifik untuk menggambarkan definisi data yang akan dimiliki; setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan maka perlu dijelaskan dalam bentuk kamus data (data dictionary system).

Memasukkan data. Setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat dimasukkan ke dalam basisdata; pemasukkan data bisa dilakukan dengan mengetik langsung (key in) ke dalam DBMS, atau membaca data dari softcopy (CD). Pada saat ini, organisasi modern menjembatani kesenjangan informasi dengan

mengembangkan konsep basisdata yaitu dengan mengembangkan data warehouse, data mart, dan data mining, yang mengkonsolidasikan dan mengintergrasikan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan merancangkan dalam format yang bermakna untuk membuat keputusan yang akurat. B. STRUKTUR BASIS DATA Integrasi logis file dapat diperoleh dengan hubungan eksplisit dan hubungan implisit. Hubungan eksplisit, antara record dari beberapa fille dengan menyusun recordrecord tersebut dalam suatu hirarkhis, yang disebut struktur hirarkhis, dimana setiap catan pada suatu tingkat dapat dihubungkan ke berbagai record setingkat lebih rendah. Meskipun struktur hirarkhis mempunyai kemampuan luar biasa dalam mengatasi kendala-kendala fisik, namun penggunaan hubungan eksplisit tersebut mempunyai kelemahan Hubungan implisit, hubungan antar record yang tidak harus dinyatakan secara eksplisit, link field khusus tidak perlu disertakan dalam record. Pendekatan ini disebut dengan struktur relasional dan menggunakan hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari record data yang telah ada. Keuntungan dari steruktur relasional bagi CBIS (computer based information system, sistem informasi berbasis kamputer) adalah fleksibilitas yang ditawarkannya dalam rancangan dan penggunaan database. Pengguna dan spesialis informasi dibebaskan dari keharusan mengidentifikasi semua informasi yang diperlukan sebelum menciptakan database.
4

masih

Perangkat Lunak Basis Data Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar arsip/dokumen, baik yang bersifat eksplisit maupun implisit, disebut sistem manajemen basis data (Database Management System/DBMS). IDS (Integrated Data Source/Sumber Data yang Terintegrasi) dari perusahaan General Electric adalah contoh pertamanya, dan kemudian diikuti oleh sejumlah usaha/bisnis serupa dari pemasok perangkat keras dan perangkat lunak lain. Contoh DBMS yang menggunakan struktur hierarkis adalah IMS (Information Management System/Sistem Menejemen Informasi) dari perusahaan IBM, dan System 2000 dari perusahaan Intel. Gelombang selanjutnya dari inovasi/penemuan baru DBMS (Database Management System/Sistem Manajemen Basis Data) menampilkan perangkat lunak hubungan (relational), dan sejumlah paket awal ditujukan bagi pemakai computer mainframe. SQL/DS (Structured Query Language/Bahasa Pertanyaan yang Terstruktur, Data System/Sistem Data) dan QBE (Query By Example/Pertanyaan Melalui Contoh) dari peusahaan IBM, dan ORACLE dari Relational Software Inc, semuanya diterima dengan baik. Pada saat yang hamper bersamaan, sekitar tahun 1980, pemasok perangkat lunak mulai mengembangkan paket-paket DBMS berskala lebih kecil untuk pasar computer mikro. DBMS berbasis computer mikro pertama yang sangat berpengaruh adalah dBase II yang dipasarkan oleh Ashton-Tate (sekarang merupakan bagian/cabang dari Borland International Inc). Selama tahun-tahun terakhir ini, pengembangan DBMS berfokus pada pasar computer mikro dan telah menerapkan struktur hubungan. Microsoft Access (produk dari perusahaan Microsoft Corp) adalah suatu contoh system manajemen basis data hubungan untuk computer mikro. C. MENCIPTAKAN BASIS DATA Basis data diciptakan berdasarkan beberapa langkah, yaitu: menentukan kebutuhan data, menjelaskan data, dan memasukkan data ke dalam database. a. Menentukan Kebutuhan Data. Langkah ini dilakukan dengan mendefinisikan kebutuhan data. Pendefinisian kebutuhan data dapat dilakukan dengan menggunakan dua pendekatan dasar, yaitu: berdasarkan orientasi pada proses dan berdasarkan model perusahaan.
5

Berdasarkan orientasi pada proses. Pendekatan ini dilakukan ketika perusahaan mengikuti langkah-langkah seperti yang digambarkan dalam gambar berikut ini.

Definisikan masalah

Gambarkan kebutuhan

Gambarkan kebutuhan

Tentukan pengelolaan yang

Spesifikasi kebutuhan data

Spesifikasi data

Gambar 1 Data yang dibutuhkan dapat didefinisikan dengan pendekatan berorientasi pada proses

Berdasarkan model perusahaan. Pendekatan ini untuk mengatasi kelemahan pendekatan yang pertama (sukar mengaitkan data suatu sistem ke data sistem lain). Oleh karenanya diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam database. Pendekatan selanjutnya model ini mendeskripsikan model data semua data perusahaan, ini dinamakan perusahaan. Pendekatan

merupakan pendekatan yang top down, yang dimulai dari perencanaan strategis sumber daya informasi, kemudian diikuti oleh tahap-tahap selanjutnya, sebagaimana digambarkan pada gambar berikut ini.
6

Perencanaan strategis sumber daya informasi

1.

Menciptakan model data perusahaan

Model data perusahaa n

2.

Mengembangka n database

Database

Gambar 2. Data yang dibutuhkan dapat didefinisikan dengan pembuatan model data perusahaan

b. Menjelaskan Data yang Dibutuhkan.

Dalam tahapan ini unsur-unsur data yang diperlukan ditentukan untuk selanjutnya dijelaskan lagi dikamus data (data dictionary). Pengertian kamus data itu sendiri adalah suatu ensiklopedik dari informasi yang berkaitan dengan data perusahaan. Atau dapat juga kita katakana bahwa kamus data adalah catalog atau directory yang berbasis computer (computer-based catalog or directory) yang berisi data perubahan (metadata). Yang berkenaan dengan tahapan penjelasan data ini adalah system kamus data (data dictionary system/DDS dan bahasa pendeskripsi data (data description language/DDL).
-

System kamus data berbentuk perangkat lunak yang fungsinya adalah penciptaan dan pemeliharaan serta penyediaan kamus data agar dapat
7

digunakan. Kamus data dapat

berbentuk kertas maupun arsip (file)

komputer. DDS dapat kita peroleh dalam paket perangkat lunak terpisah ataupun dalam bentuk modul seperti yang ada dalam DBMS dan CASE (teknik perangkat engineering).
c. Memasukkan data. Setelah skema dan subskema diciptakan data dapat

lunak

tambahan

komputer/computer-aided

software

dimasukkan kedalam database. Hal ini dapat dilakukan dengan memasukkan data langsung ke dalam DBMS, membaca data dari pita atau piringan atau menscan data secara optis. Data siap untuk digunakan setelah berada dalam database. Bahasa pendeskripsi data dilakukan ketika data telah dibuat dan hendak dimasukkan kedalam DBMS. DDL oleh pengembang basis data digunakan pada perangkat lunak seperti Oracle, yang berfungsi untuk mengembangkan dan menspesifikasikan isi data, hubungan, dan susunan masing-masing basis data dan DDL juga digunakan untuk memodifikasi spesifikasi basis data saat dibutuhkan.

1.

Kamus data

Memasukkan data kamus

Bahasa Pendeskripsi data (Data Description Language/DDL)

2.

Skema

Gambar 3. Menggambar Isi Database

D. MENGGUNAKAN BASIS DATA Kita ketahui bahwa pengguna basis data itu terdiri dari orang ataupun program aplikasi computer. Orang dapat menggunakan basis data dari suatu terminal computer dan kemudian mendapatkan data dan informasi kembali dengan menggunakan bahasa query. Bahasa pertanyaan (query language) adalah bahasa permintaan informasi dari basis data dan bahasa query ini termasuk bahasa yang memudahkan pemakai karena memampukan computer untuk menjawab query yang diajukan. Contoh bahasa query adalah seperti berikut: SELECT...... FROM......WHERE...... SELECT dilakukan untuk mengetahui susunan atau daftar data yang ada pada kolom (field). Kemudian FROM dibuat untuk mengetahui arsip (file) atau table mana yang hendak didapatkan. WHERE digunakan untuk menspesifikasikan kondisi batas pencarian, yang mana pencarian hanya dilakukan pada catatan data (data records) yang Anda inginkan.
9

Selanjutnya dalam penggunaan basis data juga digunakan bahasa manipulasi data (data manipulation language/DML) yang berfungsi untuk membantu program aplikasi saat mengambil data dari basis data atau saat menyimpan data kedalam basis data. DML dapat dibuat oleh pemrogram aplikasi melalui DBMS karena dengan DBMS pemogram tidak perlu repot lagi menuliskan bahasa pemrograman yang konvensional. Tujuh langkah dalam DBMS :

1. Data

Manipulation Language (DML) menentukan DBMS data apa yang

diperlukan. 2. DBMS memeriksa skema dan subskema untuk menguji bahwa data ada dalam database. 3. DBMS meneruskan permintaan data ke sistem operasi. 4. DBMS mengambil data dan memasukkannya ke dalam area penyimpanan buffer khusus dalam penyimpanan primer. 5. Data tersebut ditransfer ke dalam area input program aplikasi. 6. DBMS mengembalikan pengendalian ke program aplikasi. 7. Program aplikasi menggunakan data.

10

Sistem Operasi Subtema Skema Langkah 3 Langkah 2

DBMS Langkah 1

Program Aplikasi Langkah 6 Wilayah penyimpanan Buffer Langkah 5 Wilayah masukan, keluaran dan kerja pemakai Langkah 4
Arus Data Basis Data Sinyal Pengenda li
Gambar 4. Peristiwa DBMS

Langkah 7

11

E. PENGELOLAAN BASIS DATA Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut pengelola database (DataBase Administrator, DBA). DBA mempunyai tugas utama, yaitu perencanaan, penerapan, operasi dan keamanan. a. Perencanaan database mencakup sama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema dan subskema. DBA berperan penting dalam memilih DBMS. b. Penerapan database terdiri dari menciptakan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database. c. Operasi database mencakup menawarkan program pendidikan kepada pemakai database dan menyediakan bantuan saat diperlukan. d. Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS. Selain itu, DBA memastikan bahwa database tetap aman. F. MENEMPATKAN DATABASE DAN DBMS DALAM PERSPEKTIF DBMS memungkinkan untuk menciptakan database dalam penyimpanan akses langsung komputer memelihara isinya dan menyediakan isi tersebut bagi pemakai tanpa pemrograman khusus yang mahal. Keuntungan DBMS : a. b. c. d. e. Mengurangi pengulangan data. Mencapai independensi data. Mengintegrasikan data dari beberapa file. Mengambil data dan informasi secara cepat. Meningkatkan keamanan. Kerugian DBMS : a. b. c. Memperoleh perangkat lunak yang mahal. Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA.

12

Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah. Namun mereka memberikan dasar-dasar penggunaan komputer sebagai suatu sistem informasi bagi para spesialis informasi dan pemakai. G. KESIMPULAN Data diorganisasikan menjadi file, tiap file berisi record-record, dan setiap record terdiri dari elemen-elemen data (field). Tingkatan tersebut ada dalam konsep database. Manajemen data adalah subset dari IRM yang melaksanakan fungsi pengumpulan, pengujian dan integritas, penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi dan pengambilan data. Alat penyimpanan sekunder ada dua jenis, yaitu berurutan dan akses langsung. Aplikasi pemakai menentukan apakah pengolahan batch atau online yang digunakan. Pengolahan batch dapat dilaksanakan dengan menggunakan media penyimpanan berurutan atau akses langsung. Sedangkan pengolahan online memerlukan akses langsung. Istilah realtime digunakan untuk menggambarkan system online yang bereaksi pada kegiatan system fisik secara cukup cepat sehingga dapat mengendalikan system tersebut. Pada era sebelum database, kinerja system menderita karena kendala penyimpanan fisik. Kesulitan-kesulitan ini sebagian diatasi dengan menggunakan inverted files dan link list. Data dalam database dikelola oleh system manajemen database (DBMS). System awalnya dirancang untuk mainframe, yang saat ini telah ada dalam versi komputer mikro dan melibatkan struktur relasional. Langkah pertama menciptakan database adalah menentukan kebutuhan data dengan mengikuti pendekatan berorientasi masalah. Elemen-elemennya kemudian dijelaskan dalam kamus data, dan penjelasan tersebut dikomunikasikan kepada komputer melalui data description language (DDL) yang menghasilkan skema. Subskema mencerminkan kebutuhan para pemakai individual. Setelah skema dan subskema ditentukan maka data dapat dimasukkan. Pemakai database dapat berupa orang atau program aplikasi. Orang menggunakan query language dan program menggunakan DML. DBMS bekerja sama dengan system operasi untuk menyediakan isi database bagi para pemakai.
13

Semua DBMS memiliki DDL prosesor dan manajer database, tetapi pada versi mikro biasanya tidak menyertakan performance statistics processor atau modul backup/recovery. DBMS dapat mengurangi pengulangan data, mencapai independensi data, mengintegrasikan data dari beberapa file, memperoleh data atau informasi secara cepat, dan meningkatkan keamanan. Orang yang bertanggung jawab atas sumber daya data perusahaan disebut pengelola database (database administrator) DBA. DBA memiliki empat bidang tanggung jawab yang berhubungan dengan database, yaitu perencanaan, penerapam, operasi, dan keamanan. Beberapa DBA dipimpin oleh seorang manajer DBA. Para pemakai database yang besar dapat terlibat dalam kegiatan penemuan pengetahuan dalam database (KDD) seperti data warehouse, data mart, dan data mining. Data mining berdasarkan verifikasi dimulai dengan hipotesis pemakai tentang apa yang ia yakini sebagai parameter database query. Data mining berdasarkan penemuan mengembangkan kemampuan pemakai dengan mengidentifikasi pola data yang biasanya diharapkan pemakai. Proses penemuan pengembangan dalam database bersifat berulang, yang mengulangi langkah-langkah seperti perolehan data, pembersihan data, model pencarian, dan model prediksi, hingga kebutuhan pemakai tercapai.

14

Daftar Referensi
1. 2. 3. 4. 5. Hansen, Gary W. dan Hansen, James V., Database Management and Design, 2nd ed., Prentice Hall, New Jersey, 1996. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998. http://www.cs.ui.ac.id/kuliah/IKI310410

Adi Nugroho, Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, Tahun 2004, Penerbit Informarika Bandung Raymond McLeod, Yr and George Schell,Management Information System Tahun 2001, Prentice-Hall, Inc. New Jersey.
Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen; Pemahaman dan Aplikasi, Grasindo, Jakarta, 2008.

6.

7.

15