Professional Documents
Culture Documents
A. MEMULAI MICROSOFT PROJECT 1. Pada Taskbar, klik Start, menu start akan ditampilkan. 2. Pada menu Start, pilih programs, Microsoft Office,lalu klik Microsoft Project 2007 dan Sebuah file yang kosong akan dibuka pada jendela program Microsoft Project 2007.
Baris Menu
Task Sheet
Gant Chart
Dapat Digeser
Lembaran kerja Microsoft Project terbagi dua dan dipisahkan oleh pembatas yang dapat digeser-geser dengan mouse, sebelah kiri adalah data masukan (Task Sheet) dan sebelah kanan adalah diagram gantt chart Lembaran task sheet pada tampilan gantt chart terdiri dari field-field(kolom) : Task Name, bila diterjemahkan berarti nama kegiatan atau tugas. Sebuah proyek akan terdiri dari beberapa kegiatan Masing-masing kegiatan menempati satu baris Duration, adalah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Pada kolom ini berisikan lamanya kegiatan yang dilakukan, satuannya adalah o o o o o w d h m mo Untuk Minggu (weeks) Untuk hari (days) Untuk jam (hours) Untuk menit (minutes) Untuk bulan (Month)
Page 1
1. Aktifkan lembar kerja Microsoft Project, Pada menu PROJECT, KLIK PROJECT INFORMATION.
Page 2
Project Information terdiri dari beberapa baris : 1. Start date : yaitu baris yang berisi tanggal mulai proyek. Baris tersebut dapat diubah tanggalnya dengan menekan tanda , lalu ubah tanggalnya, misalnya 1 Juni 2010 sesuai
dengan kasus. Apabila start date sudah ditentukan, kemudian Microsoft Project akan menghitung sendiri kapan proyek akan berakhir sesuai jumlah dan durasi kegiatan.
2. Finish Date : yaitu tanggal berakhirnya proyek. Baris tersebut belum aktif. Untuk mengaktifkannya, terlebih dulu Scheduele From harus diubah menjadi project finish date sehingga dapat diubah tanggal selesainya. Apabila finish date aktif, maka start date-nya tidak aktif. Biasanya baris tersebut diisi untuk proyek yang tanggal selesainya sudah ditetapkan sehingga Microsoft Project akan menghitung kapan proyek harus dimulai, bisa sekarang, minggu depan, atau bahkan mungkin telah terlambat 3. Current Date : tanggal saat dibukanya file (tanggal sekarang) 4. Status Date : NA berarti belum digunakan 5. Calendar : adalah tangalan untuk kegiatan, defaultnya adalah standard 6. Priority : Adalah Prioritas Proyek
Page 3
Cotoh kasus C.1 Hitunglah waktu pelaksanaan kegiatan berikut, tentukan float(slack) dan lintasan kritis yang terjadi
Id Aktivitas 1 Start 2 A 3 B 4 C 5 D 6 E 7 F 8 G 9 H 10 I 11 J 12 K
Penyelesaian kasus C.1
Durasi 0 4 days 8 days 4 days 10 days 2 days 8 days 2 days 16 days 6 days 6 days 10 days
1. Tentukan tanggal mulai proyek, klik menu project,project information atau dengan menekan alt+P kemudian tekan P, kemudian ganti tanggal mulai proyek (start date 1 juni 2010)
Page 4
3. Pada baris pertama kita isikan dengan isian Proyek Fiktif 4. Kemudian masukkan kegiatan 1 sampai 12 (tanpa memasukkan durasi, hanya masukkan aktivitasnya saja). Pendefinisian sebuah kegiatan sebagai sub kegiatan adalah sebagai berikut a. Sorot/pilihlah tugas yang akan dijadikan tugas rincian (2 s/d 12) atau menu Project, Outlining,Indent
5. Masukkan aktivitas pendahulunya dengan cara klik 2x pada aktivitas yang dituju,misalnya aktivitas A kemudian akan muncul menu task information. Isikan task name dengan ketergantungan kegiatan, kemudian jenis hubungan kegiatan pada kolom type dan lag jika ada.
Ket :
Page 5
b. Type : hubungan ketergantungan antar kegiatan, ada 4 jenis yaitu : o FS (Finish To Start) Suatu kegiatan baru akan dikerjakan jika kegiatan sebelumnya telah selesai o FF(Finish To Finish) Suatu kegiatan harus selesai bersamaan dengan selesainya kegiatan lain. o SS(start To Start) Suatu kegiatan harus dimulai bersamaan dengan kegiatan lainya. o SF(Start to Finish) Suatu kegiatan baru dapat diakhiri jika kegiatan lain dimulai c. Lag : lag digunakan untuk memajukan atau memundurkan kegiatan dari keterkaitan biasa, lag dapat bernilai desimal ataupun dalam bentuk prosentase 6. Masukkan durasi kegiatan pada kolom duration dari mulai kegiatan 2 s/d kegiatan 12
Catatan : Untuk melihat jalur kritis dari suatu proyek,arahkan kursor mouse anda ke Format, Text Style (seperti gambar dibawah)
Klik item to changenya hingga keluar beberapa option seperti gambar diatas, kemudian soroti bagian Critical task, kemudian ganti Colornya menjadi warna merah
Page 6
Kemudian klik Gantt Chart Wizard hingga muncul menu seperti ini
Page 7
Pastikan Yes terpilih,jika tidak maka hubungan antar aktivitas tidak akan tergambarkan,kemudian klik next dan anda akan dibawa ke menu terakhir
Page 8
D. Peta Jadwal Dasar Microsoft Project memiliki peta jadwal dasar tersendiri yang terpisah dari tampilan awal (Gantt Chart view), untuk mengeluarkan peta jadwal dasar kita cukup mengarahkan kursor ke menu View, table:entry, Scheduele dan anda akan diarahkan ke table seperti berikut ini
Ket : a. Start : start disini maksudnya adalah tanggal waktu mulai cepat
b. Finish : tanggal waktu selesai cepat c. Late Start : tanggal mulai lambat
d. Late Finish : tanggal selesai lambat e. f. Free Slack : Kelonggaran bebas Total Slack : Kelonggaran total
Page 9
Page 10
EF LF
Dimana ES,EF,LS,LF telah kita pelajari di section contoh soal C1, pada microsoft Project, PDM yang berlaku adalah seperti ini
Agar sama dengan yang kita pelajarin maka hendaknya kita mengubah bentuk PDM microsoft project terlebih dahulu, caranya adalah seperti berikut ini. 1. Pilih semua aktivitas pada network diagram dengan cara memilih satu-satu dengan menekan Ctrl/Shift atau memilih semuanya dengan cara menekan tombol kanan mouse di daerah kosong dan ditahan hingga membentuk sebuah garis seperti gambar dibawah ini
Page 11
3. Nanti anda akan dibawa ke layar PDM custom seperti gambar dibawah ini
Anda akan dibawa ketampilan kosong seperti gambar diatas, kemudian klik More Templates. 4. Anda akan dibawa ke tampilan Data Templates
Page 12
Ganti Number of rows nya menjadi 3 dan Number of Columnsnya menjadi 4, sisanya biarkan seperti defaultnya. Tekan Ok untuk mengakhiri. 7. Tampilan anda akan berubah menjadi seperti ini
Page 13
Tekan Ok untuk melanjutkan dan tekan Close untuk menu selanjutnya 9. Setelah melakukan langkah 8, anda akan dibawa ke menu berikut
Terlihat kosong menu diatas,jangan terburu-buru menekan Ok, terlebih dulu kita isi menu yang kosong tersebut hingga keluar seperti pada gambar dibawah ini
Page 14
Baru tekan ok untuk melanjutkan,dan PDM anda pun akan berubah menjadi seperti ini
Page 15
b. Jika anda menginginkan 7 hari kerja dengan jam kerja mulai dari jam 08.00 12.00 dan 13.00 16.00, maka yang anda perlu lakukan adalah menekan tombol Create new Calendar dan anda akan dibawa ke menu
Isikan seperti gambar diatas dan akhiri dengan menekan Ok, setelah itu terlihat sepintas tidak ada yang berubah kecuali name nya berubah menjadi 7 hari kerja. Lanjutkan ke langkah berikutnya
Page 16
Jika kita perhatikan default dari Microsoft Project 2007 untuk sabtu dan minggu tidak ada jam kerjanya, karena pada skenario yang dibuat diatas kita akan bekerja selama 7 hari berturut-turut dimulai dari jam 08.00-12.00 dan 13.00-17.00 maka Pastikan set day(s) to these spesific working times terpilih, dan kemudian masukkan waktu kerja yang kita punyai ke dalam cell yang disediakan, isi dengan angka 08.00-12.00 dan 13.00-17.00. Tekan Ok jika semua telah terisi
Page 17
G. Memasukkan Sumber Daya 1. Arahkan kursor mouse anda ke View, Resource Sheet seperti gambar dibawah ini
Page 18
Ket : 1. Resource Name : Nama sumber daya 2. Type : Tipe sumber daya , bisa berupa Work (pekerja),Material (bahan material) atau Cost (biaya) 3. Material Label : Satuan dari sumber daya 4. Initial : huruf depan dari sebuah sumber daya,misalnya Pasir intialnya adalah P. 5. Max Unit : Nilai maximal dari sebuah sumber daya 6. Group : Sumber daya yang memiliki karakteristik yang sama yang dikategorikan kedalam sebuah grup 7. Std rate : adalah harga per satuan sumber daya bisa per hari, per jam atau per satuan untuk material 8. Over Rate : harga kegiatan tambahan atau lembur (bisa perhari atau per jam) 9. Cost/use : harga tetap sumber daya (biasanya untuk mobilisasi atau biaya subkontraktor)
10. Accrue at : cara pembayaran yang terdiri dari Start (pada awal aktivitas),
Prorate(berjalan sesuai dengan berjalannya aktivitas), dan End(pada akhir aktivitas).
11. Calender : pada Microsoft Project 2007 anda diberi kebebasan untuk menentukan
kalender kerja untuk setiap sumber daya yang anda tuliskan
12. Code : isian ini bisa berisi kode-kode apapun atau nomer-nomer yang ingin anda
masukkan sebagai bagian dari informasi sumber daya
Page 19
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Latihan G.1 Id Aktivitas 1 Mulai 2 A 3 B 4 C 5 D 6 E 7 F 8 G 9 H 10 I 11 J 12 K Durasi 0 4 days 8 days 4 days 10 days 2 days 8 days 2 days 16 days 6 days 6 days 10 days Aktivitas Pendahulu 2FS+4 days 3 2 5 4 6 3 5 9 7,8 10,11 Sumber daya Pekerja [3];Tukang Sub-Kontraktor 1 Pekerja [6];Tukang [2] Sub-Kontraktor 2 Pekerja [4];Semen[5 Sak];Pasir[1] Pekerja [2] Pekerja [4];Tukang Pekerja [4];Tukang Pekerja [5];Tukang [2] Sub-Kontraktor 3 Pekerja [2]
Dengan sumberdaya sebagai berikut No 1 2 3 4 5 6 7 Sumber daya Pekerja Tukang Semen Pasir subkon. 1 Subkon. 2 Subkon. 3 Satuan Org Org Sak M3 Maks 10 5 Keterangan Rp. 40.000,-/hari dan Rp. 6.000/Jam untuk lembur. Bekerja 7 hari kerja Rp.70.000,-/hari dan Rp. 10.000,-/jam untuk lembur. Bekerja 7 hari kerja Rp. 80.000,- dibayar saat dibeli atau diawal pembelian Rp. 80.000,- dibayar saat dibeli atau diawal pembelian Dibayar 4 juta rupiah setelah kegiatanya selesai Dibayar 3 juta rupiah setelah kegiatannya selesai dibayar 2 juta rupiah setelah kegiatanya selesai
Page 20
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Penyelesaian : sebelum ke penyelesaian soal, terlebih dahulu ada beberapa yang musti kita seting agar lembaran Microsoft Project kita terasa indonesia. 1. Ubahlah currency (mata uang) ke indonesian rupiah (defaultnya Us dollar) dengan cara mengarahkan kursor anda ke start menu program, control panel, kemudian cari ikon Region and Langguage, ubahlah formatnya ke indonesia seperti gambar dibawah ini
2. Ubah precentage di Microsoft Project menjadi decimal, caranya di Microsoft Project 2007, arahkan kursor mouse anda ke Tools, option hingga muncul gambar berikut ini
Page 21
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Klik tab schedule seperti gambar, kemudian ganti show assignment untis as a-nya menjadi decimal (defaultnya percentage), untuk yang lain biarkan seperti itu adanya (default bawaan microsoft Project 2007)
Langkah-langkah penyelesaian 1. Buka new file pada Microsoft Project 2007 2. Masukkan semua aktivitas dan predecessornya kecuali durasi dan resource 3. Jika sudah,Buka lembaran resource sheet dengan cara mengarahkan kursor ke menu View, Resource Sheet dan masukkan resource satu persatu hingga seperti gambar dibawah ini
4. Masukkan satu persatu sumberdaya, pada contoh ini kita masukkan terlebih dahulu pekerja kedalam kolom resource name, memiliki type work ,kita masukkan kedalam grup pekerja, memiliki maximal unit sebanyak 10 (sesuai dengan soal), upahnya kita masukkan 60000/d
Catatan : i. terlihat isian material label tidak dapat di isi, hal ini dikarenakan material label hanya dapat di isi jika type yang anda masukkan bertipe material ii. jika dimasukkan angka 60000 maka Microsoft Projec 2007 secara defaultnya dianggap upah per jam 5. masukkan seluruh sumberdaya hingga seperti gambar dibawah ini
6. Untuk memasukkan sumber daya yang telah kita buat kedalam aktivitas,anda perlu mengarahkan kursor mouse anda ke View, Gantt Chart. Klik cell aktivitas A dan tekan alt+F10 atau cari ikon muncul gambar seperti ini. letaknya ada dideket menu Window ,hingga
Page 22
7. Masukkan sumber daya ke dalam semua aktivitas sesuai dengan soal yang diberikan, jika sudah anda bisa melihat total pengeluaran anda dengan cara mengarahkan mouse anda ke menu View, table entry, Cost, hingga keluar gambar seperti ini
Page 23
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek H. Penempatan Sumber daya Dalam suatu proyek, tenaga kerja yang digunakan memiliki porsi biaya yang terbessar. Oleh karena itu, sudah merupakan keharusan bagi seorang pimpinan atau manajer proyek untuk memerhatikan dengan cermat hal tersebut agar tidak terjadi pemborosan. Setelah selesai menyusun jadwal seringkali hasil yang didapatkan jauh dari memuaskan. Padahal jadwal yang baik adalah jadwal yang kegiatannya tersusun dengan ketergantungan yang baik dan memiliki jadwal sumberdaya yang baik pula. Contohnya berikut adalah grafik sumber daya yang tidak baik Sebagai contoh kita ambil dari modul #10 Alokasi Sumber Daya Manusia Kode Aktivitas A B C D E Akt Pendahulu B C,A B Waktu Penyelesaian (Bulan) 2 2 3 2 3 Kebutuhan Sumber Daya 2 4 2 1 3
Masukkan semua aktivitas kedalam task sheet (masukkan nama aktivitas dan predecesor terlebih dahulu, untuk durasi dapat dimasukkan setelah kita memasukkan kebutuhan sumberdaya), seperti gambar dibawah ini
Page 24
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Kemudian buka Resource Sheet dengan cara mengarahkan kursor anda ke menu View, Resource Sheet
Dan isi sumber daya seperti gambar dibawah ini, sebelum memasukkan jumlah sumber daya kita lihat terlebih dahulu pada soal/permasalahan yang kita punyai. Fokuskan pada jumlah sumber daya terbanyak dalam satu aktivitas. Dalam contoh disini sumber daya terbanyak ada pada aktivitas B sebanyak 4 orang pekerja, Masukkan sumber daya yang telah kita buat tersebut kedalam Task sheet yang sebelumnya telah kita buat dengan cara sama seperti cara pada chapter sebelumnya.
Page 25
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Kembali lagi ke menu Gantt Chart dan masukkan resource yang telah kita buat kedalam aktivitas di Gantt Chart, hingga seperti gambar dibawah ini
Kemudian, cari ikon split window yang letaknya ada di pojok kanan bawah (lihat gambar yang dilingkari dengan warna merah)
Page 26
Terlihat ada window baru selain Gantt chart yaitu window Task Form, pastikan window Task Form aktif dengan cara meng-klik di daerah sekitar Task Form, kemudian gantilah window Task Form tersebut dengan window Resource Graph dengan cara mengarahkan kursor anda ke View, Resource Graph
Page 27
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Yang mana window anda yang letaknya dibawah akan berubah menjadi seperti ini
Overalocated
Terlihat ada kelebihan sumber daya yang mampu ditampung oleh project anda, di microsoft project ada cara untuk meratakan sumber daya yang berlebih yaitu dengan cara. Arahkan kursor anda ke Tools, Level Resources hingga keluar menu seperti ini (gambar sebelah kanan)
Jangan lupa untuk men-checklist Level only within available Slack, tujuannya untuk memberi pembatas Microsoft Project 2007 agar melakukan pemerataan hanya pada slack yang tersedia dan tidak melakukan pemerataan pada lintasan kritis. Jika sudah klik Level Now dan anda akan mendapatkan Peringatan seperti gambar berikut ini
Page 28
Arti peringatan diatas adalah Microsoft Project tidak dapat menyelesaikan pemerataan pekerja yang over pada tanggal 16 juni 2010, jika terjadi keadaan seperti ini anda tidak perlu khawatir karena memang tanggal 16 juni 2010 tidak dapat dilakukan pemerataan karena tanggal tersebut bagian dari lintasan kritis aktivitas C. Note : pada contoh ini, tanggal mulai proyek adalah tanggal 12 Juni 2010 Hasilnya adalah seperti gambar berikut ini
Page 29
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek I. Fixed Cost (Biaya Tetap) Fixed cost yaitu biaya pasti untuk mendukung suatu kegiatan dimana tidak ada kaitannya dengan sumber daya. Fixed cost tidak dipengaruhi oleh cepat atau pun lambatnya penyelesaian suatu kegiatan. Biaya fixed dimasukkan langsung pada saat kita merencanakan jadwal, misalnya pada kasus diatas ada biaya fixed cost pada kegiatan A yang membutuhkan biaya tetap sebesar Rp. 1.000.000,- yang dibayarkan pada akhir kegiatan (end), kegiatan B membutuhkan sebesar Rp. 750.0000,- yang dibayarkan pada awal kegiatan (start), dan kegiatan C membutuhkan dana Rp. 500.000,- yang dibayarkan secara prorated. Maka akan tampak seperti gambar dibawah ini.
Terlihat bahwa jumlah biaya yang dikeluarkan untuk setiap kegiatan akan bertambah setelah harga fixed cost-nya dimasukkan pada summary task yaitu pekerjaan fiktif terjumlah (semula Rp. 19.700.000,- menjadi Rp. 21.950.000,-) untuk keseluruhan biaya atau total biaya proyek. Penampilan tersebut adalah untuk keseluruhan kegiatan. Distribusi biaya perharinya dapat diketahui dengan melihat pengeluaran per harinya, yaitu dengan menampilkan View, Task Usage
Page 30
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Untuk menampilkan Work,Cost, Fixed cost dan Cumulative cost, double klik pada kolom work yang berwarna kuning atau klik kanan mouse, lalu pilih detail styles
Setelah menu detail Style ditampilkan, pilih cost pada kolom sebelah kanan, lalu pilih Show>>
Page 31
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Lakukan hal yang sama untuk fixed cost dan cumulative cost. Jika ingin memindahkannya, tekan tombol move pada bagian sebelah kanan. Jika ingin memindahkanya, tekan tombol move pada bagian sebelah kanan. Jika ingin menukar warna, ubah pada cell background, jika selesai tekan OK. Tampilan task usage akan menjadi seperti gambar berikut
Terlihat pada kegiatan A yang dimulai dari tanggal 5 Juni 10 membutuhkan 3 orang pekerja yang membutuhkan biaya Rp. 120.000 dan satu orang tukang Rp. 70.000
sehingga jumlahnya menjadi Rp. 190.000. selanjutnya, pada tanggal 6 dan 7 terjadi hal sama, tetapi pada hari ke-8 ada biaya fixed cost yang dibayar terakhir, yaitu Rp. 1.000.000,- sehingga totalnya menjadi 1.760.000,Pada kegiatan B terlihat bahwa tanggal 9 subkontraktor berkerja, tetapi tidak dikeluarkan biaya. Hal tersebut dikarenakan cara pembayaran untuk subkontraktor dilakukan di akhir kegiatan, tetapi ada biaya fixed cost sebesar Rp. 750.000,- yang dibayarkan diawal kegiatan. (Lihat gambar untuk lebih jelasnya)
Page 32
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Kegiatan C serupa dengan kegiatan A tetapi fixed cost-nya dibagi perhari yaitu Rp. 500.000/4 hari (Rp. 125.000,- perhatikan gambar dibawah ini)
Page 33
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek Kegiatan E terdiri dari Pekerja[4], semen [5 sak], dan pasti [1 M3]. Perharinya alokasi pekerja adalah 4 orang, akan tetapi 5 sak semen dan 1 m3 pasir adalah untuk selesainya keseluruhan kegiatan E
Kebutuhan semen kegiatan E yang durasinya 2 hari menjadi 2,5 sak hari pertama dan 2,5 lagi hari kedua, tetapi biaya semen telah dikeluarkan seluruhnya (Rp. 400.000,- untuk 5 sak) karena cara pembayaran semen adalah diawal (start). Demikian juga dengan pasir. Lihat gambar dibawah ini
J. Penyusunan aliran Uang Tunai (Cash Flow) Perencanaan penjadwalan meliputi kegiatan, tenaga kerja, dan material, yang terakhir adalah perencanaan pembiayaan. Setelah kita menyusun kegiatan dan sumber dayanya, dengan sendirinya kita akan mendapatkan aliran uang tunainya atau cash flow. Walaupun Microsoft Project tidak menghasilkan cash flow yang lengkap, akan tetapi hasil yang dikeluarkan sangan membantu sebagai informasi kebutuhan dana per periodenya (dapat perhari, per minggu, ataupun per bulan, dan seterusnya). Untuk menampilkan cash flownya, lakukan dengan cara : 1. Pilih menu Report, Reports (hingga keluar menu berikut ini)
Page 34
Aplikasi Microsoft Project 2007 untuk penjadwalan Proyek 2. Pilih Costs.. dan select
3. Pilih cash flow, Edit jika ingin menampilkan daftar per minggunya, klik kembali cash flow
5. Tekan Ok dan Select untuk melanjutkan, hinga muncul hasil sebagai berikut
Page 35
Page 36