SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN ASP DAN SQL SERVER Studi Kasus Ruang Baca FTIF
Dudut Lesmono Febriliyan Samopa
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: ceriamail@yahoo.com Abstrak Ruang Baca FTIF merupakan salah satu perpustakaan kecil yang ada di lingkungan ITS. Ruang Baca FTIF merupakan sebuah perpustakaan yang digunakan untuk menunjang proses belajar mengajar yang dilakukan oleh Fakultas Teknologi Informasi. Untuk mengefisiensikan dan mengefektifkan tugasnya, Ruang Baca FTIF mempunyai sebuah Sistem Informasi Manajemen yang mencatat berbagai macam transaksi yang terjadi, sehingga petugas dapat secara langsung menyiapkan sebuah laporan untuk pihak manajemen. Akan tetapi sistem informasi yang ada telah ada masih mempunyai banyak kekurangan. Masih banyak proses bisnis dari sebuah perpustakaan yang belum dijalankan. Dalam tugas akhir ini dibuat sistem informasi Ruang Baca FTIF. Tujuan dari tugas akhir adalah untuk dapat menjalankan dan mengefisienkan proses bisnis sebuah perpustakaan, antara lain booking online, peminjaman tugas akhir online, dan sebagainya. Studi tentang sistem informasi perpustakaan dilakukan dengan wawancara, observasi, dan melakukan studi literatur ke berbagai sumber tentang perpustakaan. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan script pemrograman ASP dan menggunakan SQL Server sebagai server basis datanya. Dengan dibangunnya Sistem Informasi Ruang Baca FTIF, Ruang Baca dapat memberikan informasi kepada berbagai pihak. Selain itu dengan adanya sistem ini, proses bisnis perpustakaan menjadi lebih efisien. Keyword : perpustakaan, sistem informasi, katalog, ASP, Crystal Report. Akan tetapi Sistem Informasi yang ada telah ada masih mempunyai banyak kekurangan. Masih banyak proses bisnis dari sebuah perpustakaan yang belum dijalankan. Salah satu contohnya adalah tidak adanya fasilitas yang memberikan informasi kepada peminjam bahwa sebuah buku sedang dipinjam. Selain itu seorang peminjam tidak dapat memberikan komentar tentang kebaikan atau kekurangan dari sebuah buku. Oleh karena itu dalam penelitian ini penulis akan membuat sebuah Sistem Informasi Perpustakaan yang merupakan sebuah perbaikan dari sistem yang telah ada. Dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan mampu memperlancar semua operasi dari sebuah perpustakaan. 2. SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Pengertian, Perpustakaan Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat Perpustakaan secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi literal kepada 1 DUDUT LESMONO - 5201100006 Tujuan dan Tugas Pokok

1. PENDAHULUAN Sebuah Universitas adalah sebuah badan usaha / perusahaan yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah tenaga kerja yang siap pakai. Untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas, sebuah universitas harus menyediakan sebuah fasilitas atau tempat untuk menyimpan berbagai macam sumber informasi dalam bentuk buku atau sejenisnya. Tempat inilah yang biasa kita sebut sebagai perpustakaan. Hampir setiap Universitas mempunyai sebuah perpustakaan, tidak terkecuali ITS. ITS yang mempunyai perpustakaan pusat. Bahkan hampir setiap fakultas juga mempunyai perpustakaan seperti Ruang Baca FTIF. Ruang Baca FTIF merupakan salah satu perpustakaan kecil yang ada di lingkungan ITS. Ruang Baca FTIF merupakan sebuah perpustakaan yang digunakan untuk menunjang proses belajar mengajar yang dilakukan oleh Fakultas Teknologi Informasi. Untuk mengefisiensikan dan mengefektifkan tugasnya, Ruang Baca FTIF mempunyai sebuah Sistem Informasi Manajemen yang mencatat berbagai macam transaksi yang terjadi, sehingga petugas dapat secara langsung menyiapkan sebuah laporan untuk pihak manajemen.

SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005

masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaannya. Karena tujuannya memberi layanan informasi literal kepada masyarakat maka tugas pokok adalah: a. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi. b. Mengolah dan merawat pustaka. c. Memberikan layanan bahan pustaka. Koleksi Perpustakaan Beberapa jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan adalah: 1. Buku Beberapa jenis buku yang dimiliki oleh sebuah Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut: a. Buku Teks. b. Buku Penunjang. c. Laporan Kerja Praktek. d. Tugas Akhir atau Thesis. e. Buku Tandon (Buku Tandon). 2. Koleksi Referensi Isi buku referensi tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi tertentu saja 3. Jenis Serial (Terbitan Berkala) Pada umumnya terbitan berkala berupa majalah dan koran. Jika dilihat dari isinya majalah dibedakan majalah populer, semi populer dan ilmiah 4. Brosur yaitu buku atau lembaranlembaran lepas yang memuat masalahmasalah aktual yang bersifat sementara. 5. Bahan Pandang Dengar (Audio Visual) Bahan pandang dengar memuat informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata dan telinga Klasifikasi Bahan Pustaka dan Penempatan Koleksi Koleksi perpustakaan harus diolah dan diatur secara sistematis, dengan tujuan untuk memudahkan penemuan kembali koleksi yang dibutuhkan. Kegiatan pengaturan atau pengelompokan bahan pustaka berdasarkan aturan tertentu disebut dengan klasifikasi. Tujuan klasifikasi dapat dirinci sebagai berikut: a. Menghasilkan urutan yang berguna b. Penempatan yang tepat Bila bahan pustaka diperlukan pemakai, pustaka yang diinginkan mudah diketemukan serta mudah dikembalikan. c. Penyusunan mekanis Bahan pustaka baru mudah disisipkan di antara bahan pustaka yang sudah dimiliki. 2

Klasifikasi yang digunakan untuk menayakan subjek berkelas (pengkelasan atau pengelompokan berdasarkan subjek yang dikandung sebuah buku) adalah bagan klasifikasi seperti : a. Dewey Decimal Classification (DDC) yang dalam istilah Indonesia dikenal dengan Klasifikasi Persepuluhan Dewey. b. Universal Decimal Classification (UDC) c. Library of Conggress Classification (LC) Katalog Secara umum pengertian katalog adalah suatu daftar yang terurut yang berisi informasi tertentu dari benda atau barang yang didaftar. Secara lebih luas pengertian katalog adalah metode penyusunan item (berisi informasi atau keterangan tertentu) dilakukan secara sistematis baik menurut abjad maupun urutan logika yang lain. Pemakai perpustakaan menggunakan koleksi perpustakaan untuk mencari bacaan rekreasional, atau informasi untuk melakukan kegiatan penelitian, dan sebagai alat bantu belajar maupun kegiatan lainnya. Mungkin saja pemakai tidak dapat menemukan buku yang diinginkan dalam rak. Untuk mengetahui buku apa saja yang dimiliki perpustakaan diperlukan alat bantu yang disebut katalog perpustakaan. Jadi katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Katalog perpustakaan berarti sistematika daftar buku atau bahan pustaka yang lain di dalam perpustakaan yang memberi informasi tentang pengarang, judul, edisi , penerbit, tahun terbit,ciri fisik, isi (subjek), dan lokasi bahan pustaka tersebut disimpan. Tujuan pengkatalogan menurut C.A. Cutter adalah: 1. Memudahkan sesesorang menemukan sebuah karya yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya. 2. Memperlihatkan apa yang dimiliki perpustakaan melalui nama pengarang, subjek dan jenis literaturnya 3. Membantu pemilihan sebuah karya seperti dalam hal edisinya secara bibliografis dan karakternya (topic). Jenis Layanan Perpustakaan Beberapa Jenis Layanan Perpustakaan secara umum adalah sebagai berikut : a. Layanan peminjaman bahan pustaka (layanan sirkulasi) Layanan peminjaman bahan pustaka adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa peminjaman bahan pustaka yang dimilikii perpustakaan. b. Layanan referensi DUDUT LESMONO - 5201100006

SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005

c.

Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan dan hanya untuk dibaca ditempat. Layanan ruang baca Layanan ruang baca adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa tempat layanan untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan.

Analisa Kebutuhan Dari hasil analisa kebutuhan dapat ditentukan bahwa kebutuhan sistem adalah dapat menangani proses berikut: 1. Manajemen user. 2. Pemeliharaan data anggota. 3. Pemeliharaan data koleksi. 4. Sirkulasi 5. Menampilkan berita . 6. Layanan burn koleksi CD. 7. Layanan foto copy koleksi . 8. Download koleksi digital. 9. Download paper tugas akhir. 10. Resensi sebuah buku. 11. Penelusuran koleksi. 12. Usulan pertambahan koleksi. 13. Pembuatan laporan. Perancangan Sistem Berdasarkan studi lapangan dan analisa yang dilakukan, aktor yang terlibat pada sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Aktor User Internal Aktor User Internal Yang termasuk dalam kelompok aktor ini adalah: a. Aktor Pustakawan adalah seorang yang diberi tanggungjawab untuk mengelola perpustakaan. b. Aktor Administrator adalah seorang yang bertanggungjawab untuk memelihara sistem informasi yang telah dibuat. c. Aktor Kajur adalah seorang yang mempunyai peran dalam pengembangan ruang baca jurusan 2. Aktor User Eksternal Aktor User Eksternal adalah semua aktor yang tidak termasuk dalam aktor internal. Aktor User Eksternal ini dibagi lagi menjadi dua bagian antara lain: a. Anggota, yang termasuk dalam aktor ini adalah aktor Dosen, aktor Mahasiswa, aktor Anggota Luar. b. Non anggota. Gambar 3.1 adalah use case diagram yang menggambarkan aktor-aktor yang terlibat di dalam sistem. Gambaran umum dari sebuah sistem dapat digambarkan oleh sebuah use case diagram. Secara garis besar Sistem Informasi ruang baca FTIF mempunyai beberapa use case yang disediakan untuk aktor-aktor yang berpartisipasi di dalam sistem. Use case tersebut antara lain :

Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi atau layanan pemijaman dan pengembalian bahan pustaka adalah satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku selesai diproses dengan lengkap dengan labellabelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong buku, dan call number pada punggung buku. Menurut Sulistyo-Basuki, bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya hal berikut ini : 1. Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan. 2. Pendaftaran anggota perpustakaan Salah satu tugas dari bagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan. 3. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka 4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman. 5. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman 6. Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota. 7. Membuat statistik sirkulasi 8. Penataan koleksi di jajaran/rak 3. PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan dijelaskan metodologi yang digunakan dalam perancangan sistem. Selanjutnya akan dijelaskan tentang analisa kebutuhan, perancangan proses dan basis data dari Sistem Informasi RBFTIF. Metodologi Perancangan Permodelan sistem pada tugas akhir ini menggunakan UML (Unified Modelling Language) dan dengan menggunakan tool Rational Rose 2002. Alasan dari penggunaan UML dalam proses modeling pada tugas akhir ini adalah karena UML menjadi notasi standar untuk arsitektur perangkat lunak dan merupakan bahasa standar industri untuk memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan sistem.

DUDUT LESMONO - 5201100006

SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005

4. UJI COBA DAN EVALUASI

User
(from kelom pok Actor)

Lingkungan Uji Coba

UserEksternal
(from kelompok Actor)

UserInternal
(from kelompok Actor)

Anggota
(from kel ompok Actor)

NonAnggota

Pustakawan Administrator

Kajur

Dosen

Mahasiswa AnggotaLuar

Lingkungan uji coba dilakukan pada dua komputer. Komputer pertama berfungsi sebagai server web dan server database, sedangkan komputer kedua berfungsi sebagai client. Server web yang digunakan adalah Microsoft Internet Information Service (IIS). Sedangkan server database yang digunakan adalah SQLServer 2000. Uji Coba Proses

Gambar 3.1 Use case Aktor Sistem

Sistem Manajemen Data Master Use case ini menyediakan fasilitas untuk menambah, menghapus, mengedit, dan mereview data-data master. Yang termasuk data master adalah data anggota dan data koleksi. Sistem Pengolahan Use case ini menyediakan fasilitas untuk mencetak barcode koleksi, barcode anggota dan juga mencetak katalog koleksi. Sistem Laporan Use case ini menyedikan fasilitas untuk membuat laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak managemen. Sistem Usulan Use case ini menyediakan fasilitas untuk memproses usulan-usulan yang diajukan oleh pustakawan ke pihak Sistem Pelayanan Use case ini menyediakan fasilitas untuk menambah, menghapus, mengedit dan mereview berbagai macam bentuk pelayanan. Manajemen User Use case ini menyediakan fasilitas untuk menambah, menghapus, mengedit, dan melihat user-user yang memakai sistem.

User
(from kelompok Actor)

Sistem Manajemen Data Master

(from Si stem Managemen Data Master)

Manajemen User <<include>>

(from M anagem en User)

<<extend>> <<include>>

<<include>>

Sistem Pengolahan
(from Si stem Pengolahan)

Sistem Ruang Baca FTIF <<include>> <<include>>

Sistem Pelayanan
(from Sistem Pelayanan)

Sistem Laporan
(from Sistem Laporan)

Sistem Usulan
(from Sistem Usul an)

Gambar 3.2 Use case Diagram Utama Sistem

Pada sub bab ini akan dijelaskan uji coba pada beberapa proses untuk membuktikan keakuratan dari pemrosesan data. Sehingga skenario uji coba yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Skenario pendaftaran Anggota Syarat menjadi anggota ruang baca adalah registrasi. Untuk melakukan registrasi seorang yang belum menjadi anggota dapat mendaftarkan langsung ke Pustakawan akan tetapi dia harus mengisi formulir pendaftaran secara online. Setelah user mengisi formulir tersebut, maka data tersebut akan dapat dilihat oleh Pustakawan. Setelah calon anggota tersebut melakukan pembayaran maka Pustakawan dapat melakukan registrasi, dengan menekan link registrasi. Setelah menekan link tersebut maka akan tampil halaman FormRegistrasi.asp yang digunakan untuk meregistrasi anggota baru. 2. Skenario Pengusulan Pembelian Buku Untuk membeli sebuah buku diawali oleh Dosen yang mengusulkan sebuah buku. Setelah itu data usulan dimasukkan, Dosen akan dapat melihat bahwa data usulannya masuk di dalam daftar usulan yang belum disetujui. Setelah usulan-usulan Dosen disimpan, tugas Pustakawan adalah menyeleksi apakah usulan tersebut dihapus (ditolak) atau dibiarkan sehingga usulan tersebut masuk dalam pengajuan usulan ke Kajur. Selain itu juga dapat mengubah data usulan jika data tersebut salah sebelum disetujui oleh kajur. Proses ini disebut manajemen Usulan. Selanjutnya Kajur akan menyetujui usulan-usulan yang telah diajukan ke padanya. Sistem akan menyediakan Form Persetujuan Usulan untuk menyetujui usulan tersebut. Pada Form ini akan ditampilkan data usulan yang 4 DUDUT LESMONO - 5201100006

SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005

3.

4.

5.

6.

belum disetujui. Data tersebut diurutkan berdasarkan jumlah pengusul. Skenario Pengolahan Setelah melakukan pembelian buku, Pustakawan harus memasukkan data koleksi tersebut ke dalam sistem. Kemudian proses pengelolan akan dimulai . Dengan sistem ini Pustakawan dapat mencetak barcode koleksi untuk masing-masing koleksi pustaka. Selain itu sistem juga dapat membantu Pustakawan untuk mencetak barcode Anggota. Skenario Peminjaman Setelah sebuah koleksi melalui proses pengolahan, maka koleksi tersebut sudah dapat dipinjamkan kepada anggota. Ketika anggota meminjam buku perpustakaan, Pustakawan memasukkan no anggota dan menekan tombok Ok. Setelah itu sistem akan menyimpan data peminjaman dan akan menampilkan form untuk menambahkan data detail peminjaman. Dan Pustakawan mengisikan Kode Barcode dari koleksi yang akan dipinjam, tanggal kembali dan menekan tombol Ok. Bila pengisian tersebut salah, pustakawan dapat menekan tombol delete untuk menghapus data tersebut. Skenario Pengembalian Pada saat anggota mengembalikan buku pinjamannya, Pustakawan harus mencatat data pengembalian. Untuk mencatat data pengembalian Pustakawan mengisikan barcode koleksi yang dikembalikan pada form Pengembalian dan menekan tombol Find. Pada form ini informasi peminjam, informasi bukubuku yang telah dipinjam namun belum dikembalikan, tanggal terakhir harus dikembalikan, dan denda yang harus dibayar, jumlah perpanjangan yang pernah dilakukan akan ditampilkan. Untuk mencatat data pengembalian Pustawakan harus menandai buku yang dikembalikan pada form pengembalian, mengisi denda untuk masing-masing buku, dan menekan tombol pengembalian. Skenario Perpanjangan Setelah Pustakawan menandai buku yang akan diperpanjang, mengisi tanggal perpanjangan dan menekan tombol perpanjangan, maka tanggal kembali akan berubah, dan jumlah perpanjangan berubah dari angka nol menjadi angka satu. Angka satu pada jumlah perpanjangan menunjukkan buku 5

7.

tersebut sudah diperpanjang sebanyak satu kali. Skenario Booking Buku. Seorang anggota dapat melihat status dari buku-buku yang ada pada perpustakaan secara online. Setelah mengetahui bahwa buku yang mau dipinjam sudah dipinjam oleh orang lain, maka buku ini dapat di-booking sehingga orang yang meminjam buku tersebut tidak diperbolehkan untuk memperpanjang peminjamannya. Setelah ditambahkan anggota dapat melihat semua buku-buku yang dibooking pada keranjang booking. Setelah melakukan booking anggota menunggu sampai status buku tersebut sudah dikembalikan. Jika sudah dikembalikan, maka anggota tersebut langsung menuju ke perpustakaan untuk melakukan peminjaman buku yang telah dipesan. Data booking sudah dapat dilihat oleh Pustakawan pada form peminjaman, sehingga Pustakawan dapat langsung menambahkan ke data peminjaman, ketika anggota tersebut meminjam.

5. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut: Berdasarkan hasil uji coba proses dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi yang telah dibuat dapat menangani proses bisnis yang diperlukan oleh Ruang Baca FTIF. Selain dapat menangani proses bisnis Sistem Informasi ini juga dapat mengefisienkan proses bisnis yang harus dijalankan. Saran Pengembangan lebih lanjut yang dapat dilakukan dari tugas akhir ini antara lain: 1. Mengintegrasikan sistem katalog online dengan perpustakaan lain sehingga memudahkan proses pencarian bahan pustaka yang masih belum dimiliki oleh sebuah perpustakaan. 2. Mengembangkan sistem digital library yang dapat menampilkan berbagai macam tipe file ke dalam halaman web. 6. DAFTAR PUSTAKA a. Trimo, Soejono MLS. Pengadaan dan Pemilihan Bahan Pustaka. Bandung : Angkasa. 1985 Darmono. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan. Jakarta: Grasindo.2001 DUDUT LESMONO - 5201100006

b.

SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE JULI 2005

c.

d.

e.

f.

g.

h.

Kahate, Atul.Cryptography and Networks Security. Singapore :Mc. Gray Hill. 2003. Quatrani, Terry.Visual Modeling with Rational Rose 2002. Canada :AddisonWesley. 2003. Zhao, Jensen J.Web Design and Development for e-business. New Jersey :Prentice Hall. 2003. Francis, Brian. Beginning Active Server Page 2.0 . United Kingdom :Wrox Press Ltd. 1998 Sumekar, Sri; Noegroho, Nindya. Pedoman Teknis Layanan Perpustakaan dan Informasi . Jakarta :Perpustakaan Nasional. 2002. Deitel, Harvey M. Internet & World wide Web How To Program. New Jersey. 2002.

DUDUT LESMONO - 5201100006