GUIDEBOOK

DOCUMENT ADINISTRATION & FILING SYSTEM MANAGEMENT

2012

SISTEM KARTU KENDALI

Sistem Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian hingga penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien.

Dalam penanganan surat dengan sistem kartu kendali, baik surat masuk maupun surat keluar harus dilakukan pengelompokkan surat. Secara sederhana surat-surat dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Surat Penting

Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang terkait bagi kantor/organisasi bersangkutan. turut mempengaruhi berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. c. baik secara langsung maupun tidak. rahasia. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan. 3. Surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasi b. Surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian. 2. sehingga tidak perlu disimpan lama Surat-surat ini relatif dan biasanya tidak memerlukan tindak lanjut. Surat Rutin atau Surat Biasa Surat rutin atau surat biasa adalah surat yang tidak termasuk dalam golongan surat penting. Surat Rahasia dan Surat Pribadi . perencanaan. perlengkapan. Yang termasuk ke dalam kelompok surat penting. antara lain : a. atau pribadi. singkat. Surat yang jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi d. dll.

penanganan untuk ketiga kelompok surat tersebut terdapat sedikit perbedaan. b. surat rahasia dibuatkan Lembar Pengantar Surat Rahasia. Dalam sistem kartu kendali. Surat penting harus dibuatkan Kartu Kendali. sehingga pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai surat tersebut diterima pihak yang dituju. surat pribadi adalah surat yang bersampul tertutup.Pada umumnya surat rahasia bersampul dua. . Surat biasa cukup dibuatkan Lembar Pengantar Surat Biasa. tertulis nama pribadi diiringi dengan nama jabatan formalnya. yaitu : a. c.

Penanganan Surat Penting Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali dengan penanganan sebagai berikut : a. kode dan pengolah yang tercantum dikosongkan untuk diisi oleh pengarah 2) Kartu kendali disatukan dengan surat dan diteruskan kepada pengarah. tanggal. kemudian petugas menandatangani surat pengantar yang diterima 2) Penyortiran surat dilakukakan berdasarkan urutan sifat surat 3) Periksalah kelengkapan surat 4) Pada sampul surat dibubuhi cap. Pencatat Surat Petugas pencatat surat bertugas sebagai berikut : 1) Surat penting dicatat pada 3 lembar kartu kendali. c. kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat. Proses Penanganan Surat Masuk 1. b. Pengarah atau Pengendali Surat Tindakan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : . Penerima Surat Tindakan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Surat masuk melalui unit kearsipan.A. dan waktu menerima surat. kolom indeks/subjek.

 Setelah memaraf. kemudian memarafnya. kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk diserahkan kepada penata arsip  Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali III yang disertai dua lembar disposisi . kode dan pengolah yang tercantum pada kartu kendali 4) Kartu kendali lembar ke satu disimpan di kotak kartu indeks 5) Meneruskan kartu kendali kedua dan ketiga ke unit pengolah. d. sedangkan kartu kendali ke satu hendaknya disatukan di tempat yang telah ditentukan.1) Menerima ketiga kartu kendali dan surat 2) Menyampaikan surat kepada pihak yang berwenang 3) Mengisi kolom indeks/subyek. Unit Pengolah Unit Pengolah surat terdiri dari : 1) Tata Usaha Unit Pengolah 2) Pimpinan Unit Pengolah 3) Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi 1) Tata Usaha Unit Pengolah. bertugas :  Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali II dan III (Kuning dan Merah Muda).

 Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua. kemudian lembar disposisi I dan II disatukan untuk disimpan pada penata arsip dan kartu kendali II diserahkan pada Tata Usaha Pengolah. 3) Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi. kemudian diserahkan kepada unit pengolah disertai lembar disposisi I. e. Pengolah ini bertugas :  Menerima surat beserta lembar disposisi I yang telah diparaf oleh pimpinan unit pengolah  Memproses surat dengan menggunakan lembar disposisi  Mengembalikan surat dan lembar disposisi I ke Tata Usaha Pengolah. Penata Arsip Bertugas : . bertugas : Menerima surat disertai kartu kendali III serta dua lembar disposisi. kemudian memberi tanda disposisi pada surat tersebut Menyerahkan kembali surat disertai kartu kendali III dan dua lembar disposisi. 2) Pimpinan Unit Pengolah. kemudian meneruskan surat beserta lembar disposisi kesatu kepada pengolah surat.

kemudian Kartu Kendali II diserahkan ke unit Tata Usaha Pengolah.1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh Tata Usaha Pengolah dan disimpan di kotak yang khusus sebagai tanda bahwa surat sedang diproses 2) Surat yang telah diproses beserta Kartu Kendali III diterima untuk ditata dari unit Tata Usaha Pengolah. yang penanangannya sebagai berikut : a. Penanganan Surat Biasa Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan dua lembar surat pengantar. Unit Pengolah : 1) Menerima surat serta memaraf dua lembar pengantar dan menyimpan lembar pengantar II . c. 2. Pencatat Surat : 1) Mencatat surat pada dua lembar pengantar 2) Meneruskan kepada unit pengolah untuk diparaf oleh unit pengolah. Penerima Surat : 1) Menerima dan menyortir surat masuk 2) Membuka dan memeriksa kelengkapan surat 3) Membubuhkan cap tanggal dan waktu pada sampul surat untuk diteruskan pada pencatat surat b.

3. Penerima surat : 1) Menerima surat dan mengelompokkan surat yang disesuaikan dengan bagian yang ada 2) Menyerahkan kepada petugas pencatat dalam keadaan tertutup. c. Pencatat surat : 1) Mencatat dan melampiri surat dengan dua lembar pengantar surat rahasia 2) Menyerahkan kepada pengarah. yang penanganannya sebagai berikut : a. Pengarah surat 1) Menerima surat disertai dua lembar pengantar 2) Menerima dan menyimpan satu lembar pengantar yang selanjutnya diserahkan kepada pengolah. .2) Mengembalikan disimpan 3) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat untuk surat kepada pimpinan untuk diketahui atau langsung diserahkan kepada pihak yang dituju. Penanganan Surat Rahasia Untuk surat-surat rahasia dibuatkan 2 lembar pengantar surat rahasia. b.

Surat Biasa UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH Penata Arsip Penerima Pencatat Pengarah 3. selanjutnya surat disampaikan kepada pihak yang dituju.d. Unit Pengolah 1) Menerima surat dari pengarah 2) Memaraf lembar pengantar dan menyerahkan satu lembar pengarah 3) Menyimpan dan menyerahkan surat dan satu lembar pengantar ke unit pengolah. Surat Rahasia UNIT KEARSIPAN Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip UNIT PENGOLAH . Surat Penting UNIT KEARSIPAN Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip Tata Usaha UNIT PENGOLAH Pimpinan Pengolah 2. kepada Bagan Penanganan Surat Masuk 1.

lalu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani 3) Diserahkan kepada pencatat surat. Unit Pengolah 1) Membuat draft dan mengonsep surat untuk disetujui oleh pimpinan 2) Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa oleh Kepala Tata Usaha.B. Pengarah Surat 1) Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian/kolom indeks/subjek dan kode . b. Penanganan Surat Penting Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali. dengan penanganan sebagai berikut : a. Proses Penanganan Surat Keluar 1. kemudian Kepala Tata Usaha memaraf di sebelah kiri salam penutup pada lembaran tindasan. Pencatat Surat 1) 2) Menerima surat serta dilampirkan 3 lembar kartu kendali Memberikan nomor dan meneruskan kepada pengarah c.

selanjutnya tindasan dan kartu kendali II dan III diteruskan kepada penata arsip. kartu kendali II dan III kepada petugas pengirim surat d. Pengirim Surat 1) Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan III 2) Memberikan cap pada surat asli dan tindasannya 3) Melipat surat asli untuk dimasukkan pada amplop. e. Penata Arsip 1) Menerima kartu kendali II dan III yang telah diparaf oleh unit pengolah 2) Kartu kendali II diserahkan kembali kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa tembusan telah diterima oleh bagian penata arsip .2) Menyimpan kartu kendali I dan meneruskan surat asli. tindasan.

Surat rahasia dapat diketik oleh pihak yang bersangkutan. kemudian diberi cap dan nomor surat oleh unit pengolah . Pencatat Surat 1) Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar 2) Membubuhkan stempel tanggal pengiriman surat pada lembar tindasan. untuk dijadikan bukti bahwa surat telah disampaikan 4) Memasukkan surat asli dalam amplop untuk diteruskan ke unit pengirim surat untuk dikirimkan pada alamat tujuan.2. Unit Pengolah 1) Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar 2 lembar 2) Meneruskan kepada petugas pencatat surat b. dan lembar pengantar II dikembalikan kepada unit pengolah 3) Lembar pengantar I disimpan. 3. Penanganan Surat Rahasia Untuk surat-surat rahasia dibuatkan dua lembar pengantar surat rahasia dengan penanganannya sebagai berikut : a. Penanganan Surat Biasa Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan 2 lembar pengantar surat biasa yang penanganannya sebagai berikut : a.

Surat Rahasia . Memberikan amplop surat disertai dua lembar pengantar untuk diteruskan kepada bagian pengirim surat c. Surat Biasa UNIT PENGOLAH Pencatat UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip EKSPEDISI 3. Surat Penting UNIT PENGOLAH Pencatat UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip EKSPEDISI 2. sedangkan lembar pengantar II disimpan di bagian pengiriman surat Bagan Penanganan Surat Keluar 1.b. lembar pengantar I diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan surat. Setelah diparaf oleh petugas pengirim surat.

UNIT PENGOLAH Pencatat UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip EKSPEDISI .

Diterima Jam : ……………………Tanggal…………………….………………….Tanggal.……………………. Urut Perihal Ket.LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA Lembar Pengantar Surat Biasa/Rutin Unit Pengolah :…………………………. Nomor Urut Asal Surat/ Ditujukan Kepada Tanggal/ Nomor Perihal Ket.. Tangga/ Nomor No... : …………………………………………………………. Disampaikan Jam :……………………….. LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA Lembar Pengantar Surat Rahasia Unit Pengolah :……………………… Asal Surat/ Ditujukan Kepada Disampaikan Jam :……. : …………………………………………………………. Diterima Jam Tanda Tangan Penerima Nama Jelas : ………………………. .

: …………………………………………………….Tanda Tangan Penerima Nama Jelas : ……………………………………………………... .

LEMBAR DISPOSISI 1 : LEMBAR DISPOSISI Indeks : Rahasia : Penting : Biasa Kode : : Tanggal Penyelesaian : Tgl. 3. ……………………. …………………….. Sesudah dipergunakan harap segera kembali : Kepada : ………………………………………………… Tanggal : ………………………………………………… . / No. ……………………. 2. Asal Surat Isi Ringkas : …………………………………………… : …………………………………………… : …………………………………………… Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada : 1...

Mohon Pertimbangan 2. Mohon Petunjuk 5. Arsipkan 15. Edaran 13. Teliti/Ikuti Perkembangan 8. Tik/Gandakan 14. Untuk Perhatian 9. Bicarakan 7.LEMBAR DISPOSISI 2 : LEMBAR DISPOSISI Tanggal Terima : 2 Mei 2012 Rahasia  Penting Biasa Segera Tanggal Surat : 30 April 2012 No. . Surat Hal/Kode : 754/BHI/IV/2012 : Laporan Keuangan / 362 Paraf Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari DISPOSISI : 1. Mohon Pendapat 3. Siapkan Konsep 10. Untuk diproses 11. ……………………………………………………. Mohon Saran 6. Mohon Keputusan 4. Selesaikan sesuai dengan Pembicaraan 12.

Sistem Nomor (numeric) C. Sistem Subyek (by subject) D.PENYIMPANAN SURAT SISTEM PENYIMPANAN SURAT A. Sistem Daerah (geographic) E. Sistem Urutan waktu (cronologis) . Sistem Abjad (Alphabet) Sarana Penyimpanan Tab B.