GUIDEBOOK

DOCUMENT ADINISTRATION & FILING SYSTEM MANAGEMENT

2012

SISTEM KARTU KENDALI

Sistem Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian hingga penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien.

Dalam penanganan surat dengan sistem kartu kendali, baik surat masuk maupun surat keluar harus dilakukan pengelompokkan surat. Secara sederhana surat-surat dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Surat Penting

Surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasi b.Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang terkait bagi kantor/organisasi bersangkutan. 2. Yang termasuk ke dalam kelompok surat penting. rahasia. perlengkapan. Surat Rutin atau Surat Biasa Surat rutin atau surat biasa adalah surat yang tidak termasuk dalam golongan surat penting. Surat Rahasia dan Surat Pribadi . sehingga tidak perlu disimpan lama Surat-surat ini relatif dan biasanya tidak memerlukan tindak lanjut. Surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian. antara lain : a. baik secara langsung maupun tidak. turut mempengaruhi berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. singkat. c. perencanaan. atau pribadi. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan. 3. Surat yang jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi d. dll.

c. Surat biasa cukup dibuatkan Lembar Pengantar Surat Biasa. surat pribadi adalah surat yang bersampul tertutup. Dalam sistem kartu kendali. Surat penting harus dibuatkan Kartu Kendali. . b. penanganan untuk ketiga kelompok surat tersebut terdapat sedikit perbedaan. sehingga pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai surat tersebut diterima pihak yang dituju. surat rahasia dibuatkan Lembar Pengantar Surat Rahasia.Pada umumnya surat rahasia bersampul dua. yaitu : a. tertulis nama pribadi diiringi dengan nama jabatan formalnya.

kolom indeks/subjek. Penanganan Surat Penting Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali dengan penanganan sebagai berikut : a. Penerima Surat Tindakan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Surat masuk melalui unit kearsipan. kemudian petugas menandatangani surat pengantar yang diterima 2) Penyortiran surat dilakukakan berdasarkan urutan sifat surat 3) Periksalah kelengkapan surat 4) Pada sampul surat dibubuhi cap.A. tanggal. Proses Penanganan Surat Masuk 1. Pencatat Surat Petugas pencatat surat bertugas sebagai berikut : 1) Surat penting dicatat pada 3 lembar kartu kendali. c. Pengarah atau Pengendali Surat Tindakan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : . b. dan waktu menerima surat. kode dan pengolah yang tercantum dikosongkan untuk diisi oleh pengarah 2) Kartu kendali disatukan dengan surat dan diteruskan kepada pengarah. kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.

sedangkan kartu kendali ke satu hendaknya disatukan di tempat yang telah ditentukan.  Setelah memaraf. kemudian memarafnya. kode dan pengolah yang tercantum pada kartu kendali 4) Kartu kendali lembar ke satu disimpan di kotak kartu indeks 5) Meneruskan kartu kendali kedua dan ketiga ke unit pengolah. d.1) Menerima ketiga kartu kendali dan surat 2) Menyampaikan surat kepada pihak yang berwenang 3) Mengisi kolom indeks/subyek. Unit Pengolah Unit Pengolah surat terdiri dari : 1) Tata Usaha Unit Pengolah 2) Pimpinan Unit Pengolah 3) Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi 1) Tata Usaha Unit Pengolah. kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk diserahkan kepada penata arsip  Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali III yang disertai dua lembar disposisi . bertugas :  Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali II dan III (Kuning dan Merah Muda).

kemudian diserahkan kepada unit pengolah disertai lembar disposisi I. 3) Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi. kemudian meneruskan surat beserta lembar disposisi kesatu kepada pengolah surat. e. kemudian lembar disposisi I dan II disatukan untuk disimpan pada penata arsip dan kartu kendali II diserahkan pada Tata Usaha Pengolah. Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua. Pengolah ini bertugas :  Menerima surat beserta lembar disposisi I yang telah diparaf oleh pimpinan unit pengolah  Memproses surat dengan menggunakan lembar disposisi  Mengembalikan surat dan lembar disposisi I ke Tata Usaha Pengolah. 2) Pimpinan Unit Pengolah. kemudian memberi tanda disposisi pada surat tersebut Menyerahkan kembali surat disertai kartu kendali III dan dua lembar disposisi. bertugas : Menerima surat disertai kartu kendali III serta dua lembar disposisi. Penata Arsip Bertugas : .

kemudian Kartu Kendali II diserahkan ke unit Tata Usaha Pengolah.1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh Tata Usaha Pengolah dan disimpan di kotak yang khusus sebagai tanda bahwa surat sedang diproses 2) Surat yang telah diproses beserta Kartu Kendali III diterima untuk ditata dari unit Tata Usaha Pengolah. Pencatat Surat : 1) Mencatat surat pada dua lembar pengantar 2) Meneruskan kepada unit pengolah untuk diparaf oleh unit pengolah. 2. Penanganan Surat Biasa Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan dua lembar surat pengantar. yang penanangannya sebagai berikut : a. Penerima Surat : 1) Menerima dan menyortir surat masuk 2) Membuka dan memeriksa kelengkapan surat 3) Membubuhkan cap tanggal dan waktu pada sampul surat untuk diteruskan pada pencatat surat b. c. Unit Pengolah : 1) Menerima surat serta memaraf dua lembar pengantar dan menyimpan lembar pengantar II .

Penanganan Surat Rahasia Untuk surat-surat rahasia dibuatkan 2 lembar pengantar surat rahasia. Penerima surat : 1) Menerima surat dan mengelompokkan surat yang disesuaikan dengan bagian yang ada 2) Menyerahkan kepada petugas pencatat dalam keadaan tertutup. . yang penanganannya sebagai berikut : a. b. c.2) Mengembalikan disimpan 3) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat untuk surat kepada pimpinan untuk diketahui atau langsung diserahkan kepada pihak yang dituju. Pengarah surat 1) Menerima surat disertai dua lembar pengantar 2) Menerima dan menyimpan satu lembar pengantar yang selanjutnya diserahkan kepada pengolah. 3. Pencatat surat : 1) Mencatat dan melampiri surat dengan dua lembar pengantar surat rahasia 2) Menyerahkan kepada pengarah.

selanjutnya surat disampaikan kepada pihak yang dituju. Surat Rahasia UNIT KEARSIPAN Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip UNIT PENGOLAH .d. kepada Bagan Penanganan Surat Masuk 1. Surat Biasa UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH Penata Arsip Penerima Pencatat Pengarah 3. Unit Pengolah 1) Menerima surat dari pengarah 2) Memaraf lembar pengantar dan menyerahkan satu lembar pengarah 3) Menyimpan dan menyerahkan surat dan satu lembar pengantar ke unit pengolah. Surat Penting UNIT KEARSIPAN Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip Tata Usaha UNIT PENGOLAH Pimpinan Pengolah 2.

kemudian Kepala Tata Usaha memaraf di sebelah kiri salam penutup pada lembaran tindasan. lalu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani 3) Diserahkan kepada pencatat surat. Unit Pengolah 1) Membuat draft dan mengonsep surat untuk disetujui oleh pimpinan 2) Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa oleh Kepala Tata Usaha. b. Pencatat Surat 1) 2) Menerima surat serta dilampirkan 3 lembar kartu kendali Memberikan nomor dan meneruskan kepada pengarah c. Proses Penanganan Surat Keluar 1. dengan penanganan sebagai berikut : a.B. Penanganan Surat Penting Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali. Pengarah Surat 1) Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian/kolom indeks/subjek dan kode .

2) Menyimpan kartu kendali I dan meneruskan surat asli. Pengirim Surat 1) Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan III 2) Memberikan cap pada surat asli dan tindasannya 3) Melipat surat asli untuk dimasukkan pada amplop. e. tindasan. Penata Arsip 1) Menerima kartu kendali II dan III yang telah diparaf oleh unit pengolah 2) Kartu kendali II diserahkan kembali kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa tembusan telah diterima oleh bagian penata arsip . selanjutnya tindasan dan kartu kendali II dan III diteruskan kepada penata arsip. kartu kendali II dan III kepada petugas pengirim surat d.

3. untuk dijadikan bukti bahwa surat telah disampaikan 4) Memasukkan surat asli dalam amplop untuk diteruskan ke unit pengirim surat untuk dikirimkan pada alamat tujuan.2. kemudian diberi cap dan nomor surat oleh unit pengolah . Pencatat Surat 1) Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar 2) Membubuhkan stempel tanggal pengiriman surat pada lembar tindasan. Penanganan Surat Biasa Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan 2 lembar pengantar surat biasa yang penanganannya sebagai berikut : a. Unit Pengolah 1) Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar 2 lembar 2) Meneruskan kepada petugas pencatat surat b. Surat rahasia dapat diketik oleh pihak yang bersangkutan. Penanganan Surat Rahasia Untuk surat-surat rahasia dibuatkan dua lembar pengantar surat rahasia dengan penanganannya sebagai berikut : a. dan lembar pengantar II dikembalikan kepada unit pengolah 3) Lembar pengantar I disimpan.

sedangkan lembar pengantar II disimpan di bagian pengiriman surat Bagan Penanganan Surat Keluar 1. Memberikan amplop surat disertai dua lembar pengantar untuk diteruskan kepada bagian pengirim surat c.b. Surat Biasa UNIT PENGOLAH Pencatat UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip EKSPEDISI 3. Surat Rahasia . lembar pengantar I diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan surat. Setelah diparaf oleh petugas pengirim surat. Surat Penting UNIT PENGOLAH Pencatat UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip EKSPEDISI 2.

UNIT PENGOLAH Pencatat UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip EKSPEDISI .

Tangga/ Nomor No.……………………. : …………………………………………………………. .. Diterima Jam Tanda Tangan Penerima Nama Jelas : ……………………….. Urut Perihal Ket.………………….. Disampaikan Jam :………………………..Tanggal. LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA Lembar Pengantar Surat Rahasia Unit Pengolah :……………………… Asal Surat/ Ditujukan Kepada Disampaikan Jam :……. Nomor Urut Asal Surat/ Ditujukan Kepada Tanggal/ Nomor Perihal Ket. : …………………………………………………………. Diterima Jam : ……………………Tanggal…………………….LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA Lembar Pengantar Surat Biasa/Rutin Unit Pengolah :………………………….

: ……………………………………………………. .Tanda Tangan Penerima Nama Jelas : ……………………………………………………...

. …………………….LEMBAR DISPOSISI 1 : LEMBAR DISPOSISI Indeks : Rahasia : Penting : Biasa Kode : : Tanggal Penyelesaian : Tgl. Asal Surat Isi Ringkas : …………………………………………… : …………………………………………… : …………………………………………… Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada : 1. 2. ……………………. Sesudah dipergunakan harap segera kembali : Kepada : ………………………………………………… Tanggal : ………………………………………………… . 3.. / No.. …………………….

Surat Hal/Kode : 754/BHI/IV/2012 : Laporan Keuangan / 362 Paraf Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari DISPOSISI : 1. Mohon Keputusan 4. Tik/Gandakan 14. Untuk diproses 11. Arsipkan 15. Bicarakan 7. . Untuk Perhatian 9. Mohon Petunjuk 5. Selesaikan sesuai dengan Pembicaraan 12. Teliti/Ikuti Perkembangan 8. Mohon Saran 6.LEMBAR DISPOSISI 2 : LEMBAR DISPOSISI Tanggal Terima : 2 Mei 2012 Rahasia  Penting Biasa Segera Tanggal Surat : 30 April 2012 No. Mohon Pendapat 3. ……………………………………………………. Edaran 13. Mohon Pertimbangan 2. Siapkan Konsep 10.

PENYIMPANAN SURAT SISTEM PENYIMPANAN SURAT A. Sistem Nomor (numeric) C. Sistem Urutan waktu (cronologis) . Sistem Subyek (by subject) D. Sistem Daerah (geographic) E. Sistem Abjad (Alphabet) Sarana Penyimpanan Tab B.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful