Belajar Microsoft Access 2007

Pada tutorial pertama ini kita akan belajar dasar dasar dari Microsoft Access dengan disertai cara membuat table. Silahkan anda ikuti langkah langkahnya : 1. buka program Microsoft Office Access 2. jika muncul pilihan GETTING STARTED, pilihlah yang BLANK DATABASE. 3. pada bagian sebelah kanan layar, simpanlah database yang akan anda buat dengan memasukan atau mencari tempat penyimpanannya lalu tekan CREATE. - sebagai contoh simpanlah database tersebut dengan nama PENJUALAN.accdb 4. pilih VIEW yang ada pada toolbar. Lalu pilih DESIGNVIEW. Masukan nama Table lalu simpan (SAVE). - contoh : simpan dengan nama TABLE_BARANG. 5. Isilah nama field pada FIELD NAME dan jenis field pada DATA TYPE. - contoh : masukan data data dibawah ini : FIELD NAME DATA TYPE

KODE_BARANG TEXT NAMA_BARANG TEXT HARGA_SATUAN CURRENCY 6. tekan tombol VIEW (DATASHEETVIEW) lagi pada toolbar, lalu isikan data data yang diperlukan. - contoh : masukan data data dibawah ini : KODE_BARANG NAMA_BARANG HARGA_SATUAN BG BUKU GAMBAR RP.3000 PL KP PULPEN KAPUR RP.1500 RP.500

7. buatlah sebuah table yang lain dengan cara memilih menu CREATE, lalu pilih TABLE. Lakukanlah seperti yang ada pada langkah ke 4-6 tetapi simpan table tersebut dengan dengan nama TABLE_PEMBELI. FIELD NAME DATA TYPE KODE_PEMBELI TEXT NAMA_PEMBELI TEXT ALAMAT TEXT

Sedangkan contoh isi datanya adalah seperti dibawah ini : KODE_PEMBELI NAMA_PEMBELI ALAMAT P01 AHMAD CONDET P02 P03 ALI YUSUF KUNINGAN MAMPANG

8. buatlah sebuah table lagi dengan cara memilih menu CREATE, lalu pilih TABLE. Lakukanlah seperti yang ada pada langkah ke 4-6 tetapi simpan table tersebut dengan dengan nama TABLE_TRANSAKSI FIELD NAME NO_FAKTUR TANGGAL_FAKTUR KODE_BARANG KODE_PEMBELI JUMLAH_BELI DATA TYPE AUTO NUMBER DATE / TIME TEXT TEXT NUMBER

Sedangkan contoh isi datanya adalah seperti dibawah ini : NO TANGGAL BARANG PEMBELI BELI 1 2 3 27/05/09 20/05/09 30/05/09 PL KP BG P02 P01 P03 5 2 3

Sekarang kita akan membahas tentang memodifikasi dan mengolah table table yang telah dibuat tapi sebelumnya pilihlah VIEW => DATASHEETVIEW. - MENGATUR TINGGI BARIS DATA : Klik kanan pada bagian paling kiri dari data sampai muncul tanda panah lalu pilih ROW HEIGHT. Lalu masukan jumlah tinggi yang diinginkan. - MENAMBAH DATA BARU : Klik kanan pada bagian paling kiri dari data sampai muncul tanda panah lalu pilih NEW RECORD. Atau anda juga bisa langsung menuliskan data yang baru pada bagian yang masih kosong yang terletak pada bagian terbawah dari data yang ada. - MENGHAPUS DATA : Klik kanan pada bagian paling kiri dari data sampai muncul tanda panah lalu pilih DELETE RECORD. - untuk COPY , CUT , atau PASTE dapat dilakukan dengan menggunakan cara diatas. - MENGURUTKAN DATA (SORT) : Tekan tanda panah kebawah yang ada pada bagian judul dari salah satu kolom lalu pilihlah apakah anda akan mengurutkan data tersebut dari huruf teratas ke bawah / A-Z (ASCENDING) atau dari huruf terbawah ke atas / Z-A (DESCENDING). - MENAMPILKAN DATA TERTENTU (FILTER) : Tekan tanda panah kebawah yang ada pada bagian judul dari salah satu kolom lalu pilihlah data yang berisi apa saja yang ingin ditampilkan. Misalkan anda hanya ingin menampilkan data barang yang harganya 1.500, maka beri tanda checklist pada bagian 1.500 dan hilangkan tanda checklist pada bagian yang lainnya. Setelah menekan tombol OK maka data barang akan menampilkan barang barang yang harganya 1.500 saja. Bagi yang ingin menampilkan data secara lebih spesifik, silahkan gunakan TEXT FILTERS. Setelah semua table selesai dibuat, sekarang kita akan mengatur hubungan antar table table yang ada. Pilihlah DATABASETOOL => RELATIONSHIPS. - pada layar SHOW TABLE, pilihlah semua table yang ada dengan menekan tombol ADD .Maka table tersebut akan muncul pada bagian RELATIONSHIPS. Jika sudah, tekan CLOSE untuk menutupnya.

- drag / geser field utama yang ingin dihubungkan kearah field yang dituju. Contoh : - drag lah field KODE_BARANG yang ada di TABLE_BARANG kearah KODE_BARANG yang ada di TABLE TRANSAKSI. - setelah muncul EDIT RELATIONSHIPS, beri tanda checklist pada bagian ENFORCE REFRENTIAL INTEGRITY lalu tekan OK. Maka akan terlihat garis yang menghubungkan antara dua field tadi. - drag juga field KODE_PEMBELI yang ada di TABLE_PEMBELI kearah KODE_PEMBELI yang ada di TABLE TRANSAKSI. Dan beri tanda checklist pada bagian ENFORCE REFRENTIAL INTEGRITY lalu tekan OK. - ENFORCE REFRETIAL INTEGRITY digunakan jika isi data field dari table yang dihubungkan terdapat juga pada isi data field dari table yang satunya lagi. Apabila isinya berbeda, maka akan muncul pesan error. - Apabila nanti anda ingin merubah hubungan RELATIONSHIPS dari table table tersebut, caranya hanya dengan klik kanan pada garis hitam yang menghubungkan antar field tadi lalu pilih EDIT RELATIONSHIPS. Dan jika anda ingin menghapusnya pilihlah DELETE. Dengan query anda dapat melihat isi data dari semua table table yang ada, dan juga anda dapat menambahkan field field baru yang bisa digunakan untuk menghitung beberapa field dari table yang berbeda. Dan query ini nantinya juga berhubungan dengan pembuatan laporan atau hal hal lainnya. pilih menu CREATE, lalu pilih QUERY DESIGN pada toolbox. pada SHOW TABLE, masukanlah semua table yang dibutuhkan dengan memencet tombol ADD. Jika sudah, tutuplah dengan CLOSE. double klik pada field field yang ingin dimasukan kedalam query. Dan setiap field yang dipilih akan muncul dibagian bawah kotak query. Contohnya : FIELD NO_FAKTUR NAMA_PEMBELI NAMA_BARANG HARGA_SATUAN JUMLAH_BELI TOTAL_BAYAR TABLE TRANSAKSI PEMBELI BARANG TRANSAKSI TRANSAKSI -

TANGGAL_FAKTUR TRANSAKSI

KETERANGAN : UNTUK " TOTAL BAYAR " SILAHKAN BACA LANGKAH-LANGKAH BERIKUT INI : anda dapat menambahkan beberapa buah field lain pada query ini bahkan bisa berupa

penghitungan. Contohnya kita ingin memasukan TOTAL BAYAR yang diambil dari hasil perkalian antara JUMLAH_BELI yang ada di TABLE_TRANSAKSI dengan HARGA_SATUAN yang ada di TABLE_BARANG (jumlah beli X harga satuan) maka caranya adalah : pada bagian bawah query, pilihlah kotak kosong yang belum ada fieldnya. Lalu pada bagian FIELD klik kanan dan pilihlah BUILD. Maka akan muncul layar EXPRESSION BUILD. masukan rumus data yang diinginkan bisa dengan mengetiknya langsung atau menekan tombol tombol yang ada disitu. Contoh : Rumus untuk menghitung TOTAL BAYAR adalah : TOTAL_BAYAR: [TABLE_TRANSAKSI]![JUMLAH_BELI]*[TABLE_BARANG]![HARGA_SATUAN] Maksudnya : TOTAL BAYAR = JUMLAH_BELI yang ada di TABLE_TRANSAKSI dikali HARGA_SATUAN yang ada di TABLE_BARANG Atau : total bayar = jumlah beli X harga satuan setelah rumus dimasukan silahkan tekan OK. Maka sebuah field baru akan muncul pada bagian kotak query yang kosong tadi. untuk menjalankan query ini cukup menekan tanda seru ( ! ) atau RUN yang ada pada toolbox. Dan anda dapat melihat sendiri bahwa total bayar telah terisi dengan hasil perkalian antara jumlah beli dengan harga satuan tadi. Silahkan anda menambahkan rumus rumus yang lainnya untuk menghitung hal hal yang lain. jangan lupa untuk menyimpannya dengan nama QUERY_TRANSAKSI