AUDIT SDM

a. Pengertian Audit SDM Audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok yang independen yang bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan criteria yang telah ditentukan. Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatankegiatan dalam suatu perusahaan dengan menitik beratkan pada peningkatan/ perbaikan kegiatan.

b. Latar Belakang Perlunya Audit SDM

Departemen SDM yang efektif memenuhi tujuan perusahaan dan kebutuhan karyawan. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka frekwensi perputaran karyawan, ketidakhadiran, dan aktivitas serikat pekerja kemungkinan akan terjadi. Untuk mempelajari seberapa baik kebutuhan karyawan, tim audit mengumpulkan informasi dari karyawan. Tim audit mengumpulkan informasi mengenai gaji, tunjangan, praktik kepenyeliaan, bantuan perencanaan karir dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka. Audit SDM dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi: 1. Ketika dirasa perlu oleh manajemen puncak. 2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan 3. Ketika seorang manajer baru yang bertanggung jawab atas departemen SDM 4. Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen SDM 5. Ketika suatu keinginan spesialis SDM untuk meningkatkan praktik dan system SDM perusahaan

c. Norma Audit
Norma internal audit: 1. Independensi/kebebasan Departemen audit dikatakan independen apabila mereka dapat melakukan pekerjaannya secara bebas dan objektif, tanpa pengaruh dan tekanan dari luar, sehingga memungkinkan auditor memberikan pertimbangan yang tidak memihak. Ini dapat dicapai dengan menentukan status organisasi dan objektivitasnya.

2. Kemahiran jabatan Auditor harus dilakukan dengan kemahiran jabatan secara seksama. Kemahiran jabatan adalah tanggung jawab dari departemen audit dan setiap auditor. Departemen audit harus menugaskan auditor yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan kecakapan ilmu yang diperlukan dalam melakukan melakukan audit yang layak.

3. Ruang lingkup audit a. Ruang lingkup audit harus mencakup pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan efektivitas system pengendalian intern perusahaan dan kualitas manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. 1. Ruang lingkup tugar auditor seperti dijelaskan pada norma internal audit ini, mencakup tugas audit yang harus dilaksanakan. 2. Maksud penelaahan atas kecukupan pengendalian intern adalah untuk memastikan apakah system yang dibuat dapat memberikan keyakinan bahwa tujuan dan sasaran perusahaan dapat dicapai secara efisien dan efektif. 3. Maksud penelaahan atas efektivitas system pengendalian intern adalah untuk memastikan bahwa system itu berfungsi seperti yang diharapkan. 4. Tujuan utama pengendalian intern adalah untuk menjamin: Kepercayaan dan integritas terhadap informasi. Ditaatinya kebijakan-kebijakan, rencana-rencana, prosedur-prosedur,

ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku. Perlindungan atas harta perusahaan.

Penggunaan sumber-sumber daya secara efisien dan efektif. Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan atas kegiatan usaha atau program-program perusahaan.

b. Tingkat kepercayaan dan integritas. Auditor harus memeriksa kelayakan system informasi dan memastikan apakah: 1. Laporan-laporan dan catatan-catatan keuangan dan operasional benar-benar akurat, dapat dipercaya, tepat waktu, lengkap dan berguna. 2. Kecukupan dan efektivitas pengawasan terhadap pencatatan dan pelaporan.

c. Ditaatinya kebijakan-kebijakan, rencana-rencana, prosedur-prosedur, ketentuanketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku. Auditor bertanggung jawab untuk menentukan sistem-sistem itu cukup dan efektif dan apakah kegiatan-kegiatan objek yang diaudit benar-benar mentaatinya.

d. Perlindungan atas harta perusahaan. Auditor harus menguji cara-cara untuk melindungi harta perusahaan dan sedapat mungkin menguji kebenaran harta tersebut. 1. Auditor harus menelaah cara-cara yang dipergunakan untuk melindungi harta perusahaan dari segala bentuk kerugian. 2. Auditor dalam menguji kebenaran ada tidaknya harta perusahaan haruslah mempergunakan prosedur audit.

e. Penggunaan sumber-sumber daya secara efisien dan efektif. 1. Auditor harus menilai tingkat efektif dan efisiensi penggunaan sumber-sumber daya yang ada, serta bertanggung jawab menyusun suatu standar-standar kegiatan usaha untuk mengukur kegiatan-kegiatan penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien. 2. Audit yang berhubungan dengan tingkat efektif dan efisiensi penggunaan sumber-sumber data harus mengetahui kondisi-kondisi berikut: Fasilitas yang tidak dipergunakan secara maksimal

 Pekerjaan tidak produktif Prosedur-prosedur dengan biaya yang tidak dapat diterima akal sehat Kelebihan atau kekurangan staf

f.

Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan atas kegiatan usaha atau program perusahaan. Auditor harus menguji setiap kegiatan atau program untuk memastikan apakah hasilhasil yang dicapai konsisiten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, dan apakah kegiatan usaha atau program-program yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan.

4. Pelaksanaan audit Pelaksanaan audit harus mencakup: a. Perencanaan audit b. Pengujian dan evaluasi terhadap informasi c. Penyampaian hasil-hasil audit d. Tindak lanjut audit

5. Pengelolaan departemen audit Manajer departemen audit harus mengelola dan bertanggung jawab secara layak, sehingga: Pekerjaan audit harus dapat memenuhi tujuan umum perusahaan, dan tanggung jawabnya disahkan oleh manajemen puncak Sumberdaya yang ada di departemen audit harus digunakan secara efektif dan efisien Pekerjaan audit dilakukan menurut norma audit

d. Manfaat Audit SDM Manfaat audit SDM adalah: Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan Meningkatkan citra professional departemen SDM

 Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan departemen SDM Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen SDM Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan pedoman kepada aturan yang berlaku Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam departemen SDM Memberikan evaluasi yang cermat atas system informasi departemen SDM

e. Tujuan Audit SDM Tujuan audit SDM adalah untuk mengevaluasi kegiatan SDM dengan maksud untuk: Menilai efektivitas SDM Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam Menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.

f. Sumber Data Audit SDM Sumber data yang dapat digunakan untuk keperluan audit, dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain yaitu: Pemeriksaan fisik Konfirmasi Dokumentasi Observasi Pertanyaan pada klien

g. Prospek Audit
1. Audit strategi perusahaan Strategi perusahaan tidak dibentuk oleh professional SDM, melainkan kekuatannya sendirilah yang menentukan kesuksesannya. Strategi ini member perhatian untuk memperoleh keuntungan kompetitif. 2. Audit strategi kerjasama Strategi kerjasama ini menekankan pada bagaimana agar perusahaaan terus memperoleh keuntungan kompetitif, dengan melalui uji kekuatan dan kelemahan internal perusahaan serta ancaman eksternal (melalui analisa SWOT). Seandainya para manajer mengabaikan kebijakan yang ada atau melanggar hukum ketenagakerjaan, selayaknya penilaian ini mampu mengungkapkannya. 3. Audit fungsi SDM Audit ini mengadakan evaluasi tentang seberapa jumlah para manajer yang mampu melaksanakan segala kebijakan dan prosedur yang telah digariskan oleh departemen SDM. 4. Audit kepuasan kerja Departemen yang efektif pasti mampu memenuhi sasaran-sasaran perusahaan maupun kebutuhan-kebutuhan karyawan. 5. Prospek audit SDM dimasa mendatang Audit memang diperlukan bagi suatu perusahaan, namun itu hanyalah merupakan tindakan untuk melihat keadaan dimasa lalu. Audit hanyalah mengungkap tentang keberhasilan suatu keputusan di masa lalu, dengan tanpa mengabaikan kepentingan solusi masa lalu. Tantangan manajemen SDM dimasa mendatang: Globalisasi Hak-hak pekerja Performance pekerja dan produktifitasnya Hambatan-hambatan SDM

h. Pendekatan Riset Audit SDM

Adapun alat-alat tersebut adalah: 1. Interview atau wawancara Wawancara terhadap karyawan dan manajer memberikan auditor alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang kegiatan SDM dan mengidentifikasi bidangbidang yang membutuhkan perbaikan. 2. Informasi eksternal Informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Sumber informasi yang paling signifikan adalah dari pemerintah. 3. Survei Untuk survey ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar, sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang saja, sehingga untuk ini banyak departemen SDM menggunakan kuisioner untuk memperluas ruang lingkup penelitian mereka. 4. Eksperimen SDM Cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di bawah kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian ketidak hadiran, pergantian, kepuasan kerja, kompensasi, keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya. 5. Analisis sejarah Terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan prosedur perusahaan. 6. Audit internasional Audit internasional lebih kompleks dan lebih penting. Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, kebudayaan, tradisi, sikap dan harapan. Kesulitan bagi auditor terletak pada masalah pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dari praktik-praktik perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan Negara asing.

Mengaudit SDM dengan riset, ada 6 pendekatan yang dapat diterapkan, yaitu: 1. Riset terapan Riset ini digunakan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM. 2. Pendekatan komparatif Pendekatan ini digunakan untuk membandingkan masalah ketidakhadiran, perputaran karyawan dan data gaji. 3. Pendekatan otoritas pihak luar Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan selanjutnya dievaluasi. 4. Pendekatan statistik Pendekatan ini dilakukan bertujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan sebelum kejadian tersebut menjadi berlarut kearah yang merugikan perusahaan. 5. Pendekatan kepatuhan Metode ini meninjau praktik-praktik dimasa lalu untuk menentukan apakah tindakantindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan, bahkan terjadi penyimpangan hokum. 6. Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti kinerja actual dan membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

i. Instrumen-Instrumen Audit SDM

Instrument yang digunakan untuk pengumpulan informasi tentang aktivitas SDM: Wawancara Kuisioner Informasi eksternal Analisis catatan Eksperimen-eksperimen riset Audit-audit internasional

j. Laporan Audit
Laporan audit SDM adalah deskripsi komprehensip yang berisi olehan temuan dan kegiatan audit SDM, yang meliputi baik penghargaan terhadap praktik-praktik efektif maupun rekomendasi untuk perbaikan untuk praktik-praktik yang tidak efektif. Laporan audit tidak hanya mengemukakan pernyataan kesimpulan dan saran-saran saja, tetapi hendaknya dapat menggambarkan seluruh informasi yang akurat.

k. Rekomendasi Hasil Audit

Rekomendasi hasil audit memuat temuan atas hasil audit yang dilakukan oleh auditor, temuan-temuan yang bersifat negative biasanya dibuat dalam bentuk KDT (kertas data temuan) oleh auditor untuk dijadikan laporan kepada institusi auditor. Kertas data temuan tersebut, setelah audit selesai perlu ada tanggapan dari perusahaan yang diaudit, sehingga penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan dapat dijelaskan apa yang menjadi penyebabanya dan apa upaya dari perusahaan tersebut dimasa yang akan datang, agar penyimpangan-penyimpangan itu tidak terulang kembali.

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA 1. Pengertian Setiap perusahaan besar memiliki sistem informasi sumber daya manusia (Human Resource Information System) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi (TI). Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang TI ke dalam aktifitas-aktiditas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun system pemprosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan system ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu system basis data yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi financial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel, namun lebih kaku dengan aturan-aturannya. 2. Fungsi Sumber Daya Manusia Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama, yaitu : a. Perekrutan dan penerimaan karyawan b. Pendidikan dan pelatihan

c. Manajemen data d. Penelitian dan administrasi tunjangan 3. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Model HRIS memiliki tiga subsistem input, yaitu : a. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan. b. Penelitian Sumber Daya Manusia Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, seperti : penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan, penelitian keuangan, dll. c. Inteligen Sumber Daya Manusia Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi : 1. Inteligen pemerintah 2. Inteligen pemasok 3. Inteligen serikat pekerja 4. Inteligen masyarakat global 5. Inteligen masyarakat keuangan 6. Inteligen pesaing Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya

data mengenai pegawai, tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Model HRIS meliputi enam subsistem output, yaitu : 1. Subsistem perencanaan kerja 2. Subsistem perekrutan 3. Subsistem manajemen angkatan kerja 4. Subsistem tunjangan 5. Subsistem benefit 6. Subsistem pelapor lingkungan 4. Komponen

TUGAS KELOMPOK PENGELOLAAN DAN PEMGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA (PPSDM) AUDIT KEPEGAWAIAN DN SISTEM INFORMASI SDM DI SUSUN O L E H 1. RANGGA PRATAMA 2. FANANDA 3. ANNISA FEBRIANI 4. HERU PRATAMA 5. NOFRIADI

JURUSAN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS ANDALAS PADANG 2010