BUKU PANDUAN PENGGUNA DAN ADMINISTRATOR

DAFTAR ISI

I. KATA PENGANTAR II. PENDAHULUAN PERSYARATAN INSTALASI SEKILAS KANTAYA Halaman Muka Agenda Fasilitas Buku Alamat Lemari Dimana? Proyek Forum Diskusi URL Link Surat Profil Administrasi III. gerbang KANTAYA IV. Agenda MENU AGENDA Mengisi Kegiatan Pengguna Kirim Undangan Kegiatan

Konfirmasi Undangan Daftar Segera Dikerjakan Pencarian V. Pemesanan Fasilitas MENU PEMESANAN FASILITAS Pemesanan Fasilitas Secara Cepat Pemesanan Fasilitas Detail Pembatalan Pemesanan List Fasilitas VI. buku alamat MENU BUKU ALAMAT Input Data Koresponden Mencari dan Menghubungi Koresponden Menampilkan Daftar Koresponden Menampilkan Data Detail Koresponden Menghapus Data Koresponden VII. LEMARI MENU LEMARI Buat Direktori Baru Menyimpan File Dalam Direktori Menghapus File VIII. Dimana? MENU DIMANA?

Personil Proyek C. Dokumentasi dan Forum Diskusi X. Jadwal Proyek D. FORUM MENU FORUM Menampilkan Daftar Forum Penambahan Forum Baru Penambahan Topik Baru Menanggapi Topik Pencarian Topik Penghapusan Topik Atau Forum XI. proyek MENU PROYEK Pendaftaran Proyek Menampilkan Proyek Edit Detail Data Proyek A. DISKUsi .Memasukkan Data Keberadaan Pengguna Terkini Menampilkan Daftar Keberadaan Pengguna Berdasarkan Unit/Grup Menampilkan Daftar Keberadaan Pengguna Berdasarkan Alphabet Mencari Keberadaan Seseorang IX. Mitra B. Laporan Kemajuan E.

surat MENU SURAT Baca Surat Kirim SURAT Almari SURAT Alamat Konfigurasi XIV. ADMINISTRAtor MENU ADMINISTRATOR Menambah Dan Mengedit Unit Kerja Menambah Dan Mengedit Pengguna Menambah Dan Mengedit Grup Pendaftaran Fasilitas . URL LInk MENU URL LINK Pembuatan Direktori baru Pembuatan URL Baru XIII.MENU DISKUSI Pendaftaran Kamar Diskusi Berdiskusi XII.

gambar dan suara. Informasi tersebut harus dapat diakses kapan saja. radio) maupun peer-to-peer (telepon) mempunyai keterbatasan dalam jumlah pengguna maupun arus informasi yang hanya satu atau dua arah. any time. di mana pengguna yang banyak dan arus informasi timbal – balik bisa dilayani secara bersamaan. dalam arti tingkat ketersediaan (availability) yang tinggi dan informasi tersebut harus dapat diperoleh darimana saja posisi mereka yang membutuhkan. Pameo yang sering didengungkan dalam era informasi ini adalah anything. Teknologi yang memungkinkan adalah melalui jaringan internet. Terutama oleh mereka yang bekerja dalam satu tim maupun kelompok di mana informasi apapun dari salah seorang anggota tim merupakan masukkan bagi anggota lainnya. Kebutuhan akan informasi seperti ini mengalami kendala terutama karena keberadaan para pengguna yang dinamis dan jumlahnya yang semakin bertambah besar. yang dinamakan KANTAYA. Permintaan untuk mengadakan rapat bagi satu tim. Teknik konvensional melalui broadcasting (TV. Oleh karena itu. KANTAYA merupakan suatu perangkat lunak yang istimewa karena berbahasa Indonesia. adalah contoh lain perlunya sistim dan penyebaran informasi yang benar dan cepat. Selain itu. II. Informasi yang dibutuhkan dapat merupakan konvergensi dari beberapa format data seperti text. KANTAYA merupakan perangkat lunak yang menjadi solusi untuk permasalahan yang disebutkan diatas. any where (apa saja.I. bertukar data dan membagi informasi. harus segera diketahui oleh dan harus disesuaikan dengan jadwal masing-masing anggota tim. Penggunaan satu aset bersama. informasi merupakan suatu aset sangat penting yang harus dengan cepat disebarkan maupun diterima oleh mereka yang membutuhkan. KATA PENGANTAR Pada masa ini. di atas jaringan internet itulah dapat dikembangkan satu perangkat lunak yang memungkinkan banyak orang berkomunikasi. misalnya ruang rapat. Ini diharapkan dapat memudahkan dan memacu penggunaannya bagi masyarakat Indonesia sehingga juga meningkatkan kinerja kerjanya secara nyata. kapan saja dan di mana saja). PENDAHULUAN .

3. Sedangkan Panduan Administrator terdapat pada Bab XIV. 1. 4. 2.linux. PERSYARATAN INSTALASI Untuk dapat menggunakan aplikasi Kantaya diperlukan pendukung sebagai berikut : 1. 5.Buku Panduan Penggunaan Kantaya ver.apache.com) Linux (www. 2.org) PHP4 (www.net) Processor Pentium 133 Mhz Memory 32 MB Hard Disk Space 1 GB . Web Server disarankan menggunakan Apache (www.org) Program database MySQL (www.php. 7.0 terdiri dari dua bagian yaitu 1. 6.mysql. Panduan Pengguna untuk pengguna Panduan Administrator untuk pelaku manajemen penggunaan aplikasi KANTAYA di perusahaan Panduan Pengguna terdapat dalam buku ini Bab IV s.d. Bab XIII.

Keterangan mengenai setiap modul juga diberikan di bagian ini. Halaman Muka Bagian penting dalam penggunaan KANTAYA untuk pemilihan modul-modul yang diinginkan. Tamu dapat melihat rencana kegiatan pengguna tanpa dapat melakukan perubahan. Data-data yang dimiliki dapat dibagikan kepada pengguna lainnya dengan akses tertentu. Fasilitas Dalam modul ini pengguna dapat melakukan pemesanan fasilitas perusahaan yang akan digunakan untuk suatu kegiatan. Daftar pemesanan ditampilkan untuk menunjukkan jadwal pemakaian semua fasilitas yang ada. Pengguna juga dapat mengakses lemari penyimpanan dari pengguna lainnya atau perusahaan yang memiliki ijin akses sehingga informasi . organisasi dan koordinasi dalam suatu perusahaan. sehingga kebutuhan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih effektif.SEKILAS KANTAYA KANTAYA merupakan perangkat lunak berbahasa Indonesia yang menjadi solusi untuk masalah komunikasi. Agenda Modul Agenda Kegiatan berfungsi sebagai alat untuk mencatat. mengingatkan dan menunjukkan rencana kegiatan pengguna. Buku Alamat Berfungsi sebagai tempat di mana pengguna bisa menuliskan data-data mengenai korespondennya. Lemari Lemari/Folder adalah alat untuk menyimpan dan mengatur direktori-direktori dan file-file milik pengguna. baik perusahaan maupun pribadi. Hal ini mempermudah dan mempercepat komunikasi.

menghapus. menyimpan. URL Link Alamat WEB page yang paling diminati – paling banyak 10 – dapat disimpan di bagian ini. Karena itu. mengirim atau membalas e-mail. Setiap pengguna bisa bertukar informasi mengenai suatu topik. . modul ini menyediakan informasi keberadaan pengguna pada saat terakhir. Diskusi Bagian ini lebih sering dikenal dengan istilah chatting. di luar kantor. Proyek Pada umumnya pekerjaan dalam suatu perusahaan terdiri dari beberapa proyek. Dalam modul ini. Informasi tentang WEB favorit ini pun dapat terlihat secara otomatis tanpa perlu mengunjungi site tersebut.yang dibutuhkan dapat segera didapatkan tanpa harus menunggu pertemuan. Dimana? Keberadaan seorang pegawai mempengaruhi kegiatan perusahaan. sehingga apabila merencanakan suatu proyek baru penyusunan dapat dilakukan secara efektif. Forum Berita perusahaan maupun berita umum terkini ditampilkan pada bagian forum dalam bentuk daftar topik-topik. Beberapa pengguna dapat saling bertukar informasi atau berkomunikasi secara langsung/online melalui jaringan internet. Protokol yang dapat digunakan adalah POP3. Namun komunikasi ini hanya dapat diikuti oleh orang yang terdaftar/diundang. SMTP dan IMAP. terutama dalam keadaan mendesak. personil yang terlibat. Untuk pengaturan setiap proyek diperlukan koordinasi yang baik. pengguna dapat mengatur dan melihat proyek-proyek yang sedang berlangsung termasuk jadwal. di dalam kantor. fasilitas yang digunakan dan informasi lainnya. melihat. membuat topik berita baru atau mengirimkan opini tentang topik tertentu. Surat Mail client yang membantu pengguna dalam pengorganisasian e-mailnya baik mengambil e-mail dari mail server. sedang rapat atau tidak masuk.

Tampilan Awal Untuk masuk dalam penggunaan KANTAYA: 1.Profil Administrasi Modul ini hanya dapat diakses oleh Administrator dan dibahas lebih lanjut dalam Bab XIV Panduan Administrator KANTAYA. . pada tampilan pertama (gambar III.1.1) yang masukkan nama dan password pengguna. gerbang KANTAYA Gambar III. III.

anda akan masuk pada tampilan kedua (gambar III.2) yaitu modul agenda. Pilihan Modul PANDUAN PENGGUNA .2. Pada kolom teratas anda akan melihat pilihan modul-modul Kantaya. Tekanlah pada bagian modul yang ingin anda kerjakan. Gambar III.2.

1. Agenda Kegiatan Mingguan Modul Agenda Kegiatan berfungsi sebagai alat untuk mencatat rencana kegiatan baik dalam waktu tertentu maupun harian.2.IV. Tampilan Awal Modul Agenda Gambar IV. Agenda Gambar IV. .

Agenda Kegiatan Bulanan Gambar IV. libur. Dalam modul ini juga tersedia fasilitas untuk mengingatkan pengguna akan aktifitas yang harus dia kerjakan. cuti. Pengguna lainnya juga dapat melihat daftar undangan yang telah mengkonfirmasikan kehadirannya. Hari libur/minggu.1). dan bulanan. jenis. mingguan. Selain itu. waktu.Tampilan awal modul ini adalah agenda kegiatan harian pada tanggal tersebut (gambar IV. Setiap pengguna dapat mendaftarkan dan mengedit semua aktifitas hariannya dengan menuliskan nama kegiatan. Pengguna dapat mengatur fungsi pengingat itu sebagaimana diperlukan. Jadwal kegiatan dapat dilihat secara harian. dalam modul ini juga terdapat fasilitas undangan dimana pengguna dapat mengirimkan undangan kepada pengguna lainnya dan melakukan konfirmasi akan undangan yang masuk. lokasi dan keterangan. bukan mematikan aktifitas). jam kerja serta selang waktu di set oleh administrator (hanya sebagai pemberitahuan. training. dinas luar.3. appointment. Modul ini dapat dishare ke pengguna lainnya sehingga pengguna lainnya dapat melihat kegiatan dari pengguna yang bersangkutan termasuk saat sibuk dari pengguna.4. Gambar IV. mengajar dan lainnya dengan pengaturan waktu menggunakan jam ataupun sebagai kegiatan yang berlangsung sepanjang hari itu. Aktifitas dapat berupa rapat. Isi Kegiatan Cara Cepat .

Secara Cepat Secara Detail Mengirimkan undangan kegiatan ke pengguna lain. Mengkonfirmasikan undangan dari pengguna lain. Mengisi kegiatan pengguna a.Gambar IV. b. 3. 2.5. Isi Kegiatan Detail MENU AGENDA 1. Membuat daftar hal yang harus segera dikerjakan . 4.

Klik pada Waktu pada bagian Agenda Harian (Gambar IV. 2.5.4) Tekan tombol SIMPAN.5). Gambar IV.6.6. 2. Isi judul kegiatan pada kolom sebelah kiri di bagian Kegiatan Baru (Gambar IV. B. Lengkapi semua data yang diminta Jika kegiatan merupakan kegiatan yang dilakukan secara berulang (setiap hari/minggu dan lain-lain). Mengisi Kegiatan Pengguna Secara Cepat 1.1 kanan atas) atau tekan tombol TAMBAH sehingga muncul form detail Kegiatan Baru (gambar IV. Isi Kegiatan dengan Fasilitas . Mengisi Kegiatan Pengguna Secara Detail 1. Mencari informasi kegiatan Mengisi Kegiatan Pengguna A. klik pada • bagian pengulangan sehingga muncul form seperti pada gambar IV. Isi Kegiatan dengan Pengulangan Gambar IV.7.

Secara default. • Bila semua data telah diisi.8. Selanjutnya untuk melihat detail kegiatan yang telah diisi. • Apabila dibutuhkan fasilitas dalam kegiatan tersebut. klik pada judul kegiatan. Untuk mengubahnya klik bagian ditampilkan.• Pengulangan dapat dilakukan sampai dengan tanggal yang ditentukan oleh pengguna atau tanpa batas waktu. pemilihan tanpa batas waktu terbatas oleh waktu dalam sistem yang ditentukan oleh administrator. tekan tombol simpan. tekan tombol HAPUS Ini akan menghapus kegiatan.7 ) Kegiatan dapat ditampilkan kepada pengguna lainnya atau sebagian pengguna atau hanya sebagai kegiatan • pribadi. • Untuk membatalkan/menghapus suatu kegiatan. Sharing Kegiatan . Kegiatan yang baru akan muncul pada form agenda kegiatan. dan tentukan penampilan yang diinginkan (Gambar IV. Gambar IV. (Gambar IV. Namun demikian. klik bagian fasilitas. kegiatan hanya merupakan kegiatan pribadi.8 ) • Selanjutnya untuk langsung mengirimkan undangan kepada pengguna lain untuk menghadiri kegiatan tersebut klik di bagian undangan.

Gambar IV. Kirim Undangan Kirim Undangan Kegiatan 1. pada saat memasukkan kegiatan baru di form detail kegiatan dapat langsung melakukan pengiriman undangan.9. maka klik pada judul kegiatan di agenda kegiatan sehingga masuk ke detail kegiatan. Klik pada bagian undangan. Bila kegiatan belum ada atau masih baru. Bila undangan ini adalah untuk kegiatan yang telah ada/diisi. (gambar IV.9) . 2.

4. akan muncul kotak pesan (gambar IV.10. Tekan tombol TUTUP. Konfirmasi Tidak Bisa . Klik simpan perubahan Konfirmasi Undangan 1. BISA dan TIDAK. Jika hendak mengirimkan undangan pada beberapa orang.11. Gambar IV.11) untuk mewakilkan undangan kepada seseorang beserta alasan ketidak-hadiran. 3. Klik pada judul kegiatan di bagian undangan tersebut. Pada bagian undangan dari pengguna lain (Gambar IV.1 kanan bawah) terdapat dua tombol untuk konfirmasi undangan. 4. tekan tombol BISA dan kemudian muncul kotak pesan (gambar IV. Pada bagian undangan ini. Bila anda menyatakan dapat ikut kegiatan yang diundang. Bila TIDAK.10). Tekan tombol KIRIM.3. 2. anda dapat juga melihat detail dari kegiatan yang mana anda diundang namun anda tidak dapat melakukan perubahan. klik pada nama orang-orang tersebut sambil menekan tombol CTRL pada keyboard. Konfirmasi Bisa Gambar IV.

14). Selain itu. 3. Bagian ini untuk mengingatkan pengguna akan hal-hal yang harus segera dikerjakan. 4.12).Gambar IV. klik tombol SIMPAN.12. Untuk menghapus kegiatan yang sudah selesai. daftar peserta yang telah menyatakan dapat hadir dalam kegiatan tersebut dapat dilihat dengan menekan LIHAT pada bagian konfirmasi undangan lainnya (kolom terakhir) sehingga tampil daftar konfirmasi (gambar IV. (Gambar IV. Untuk menambah kegiatan yang harus segera dikerjakan klik tambah baru sehingga muncul form pengisian segera dikerjakan (Gambar IV. klik pada tombol X. Daftar Segera Dikerjakan 1. Setelah selesai mengisi data. Daftar Konfirmasi 5. Pencarian .13) 2. Kegiatan akan langsung muncul di daftar segera dikerjakan.

tekan tombol CARI. Pencarian .15. Kegiatan Segera Dikerjakan Baru Gambar IV.1.13. Anda dapat langsung menuliskan judul yang diinginkan (Gambar IV. Daftar Segera Dikerjakan Gambar IV.15). Gambar IV.14.

V. Pemesanan Fasilitas Gambar V. Tampilan Awal Modul Fasilitas Gambar V. Pemesanan Fasilitas Mingguan .1.2.

Dapat menggunakan bantuan kalendar microsoft dengan mengklik gambar calculator. Pemesanan Fasilitas a. akan ditampilkan daftar pesanan harian pada hari tersebut untuk fasilitas yang terpilih (umumnya. Detail à Pemesanan berulang (hari/minggu/bulan) 2. Secara cepat à hanya untuk satu hari tertentu b.Modul pemesanan fasilitas berfungsi sebagai tempat di mana pengguna dapat melakukan pemesanan terhadap suatu fasilitas perusahaan yang akan digunakan dalam melakukan suatu kegiatan. 2. yang pertama dalam drop down pilih fasilitas). Pendaftaran fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan hanya dapat dilakukan oleh administrator. MENU PEMESANAN FASILITAS 1. Pemesanan Fasilitas Bulanan . Lakukan pemesanan pada bagian pemesanan di kolom sebelah kiri (gambar V. 3. Gambar V. Gambar V.1. Pada saat pertama anda masuk modul ini. Pembatalan Pemesanan List Fasilitas Pemesanan Fasilitas Secara Cepat 1.4) Pilih tanggal pemesanan.3.

4. pilih untuk tiap hari atau tiap minggu atau tiap bulan atau setiap minggu ke-n setiap bulan. Apabila anda melakukan pemesanan berulang. (Gambar V. Perhatikan tanggal mulai dan tanggal selesai. dapat menggunakan bantuan kalendar. (Jam Pemesanan) Klik tombol PESAN. Apabila pemesanan anda berhasil dilakukan. Pemesanan Cepat Gambar V. Pada bagian pemesanan di kolom sebelah kiri. 4. pemesanan hanya . Bila pemesanan hanya untuk satu hari.5.Gambar V. Untuk kepastian. Untuk pemesanan berulang. Isi keperluan pemesanan.4. anda dapat mengklik tanggal pemesanan pada kalendar di kolom kiri atas sehingga keluar daftar pemesanan pada tanggal tersebut. tanggal selesai diisi sama dengan tanggal mulai. klik pada kata Pesan Detail maka anda akan masuk pada form Pemesanan Fasilitas Detail. 3.5) 2. Pemesanan Fasilitas Detail 1. pada kolom sebelah kanan akan muncul pesan sukses pemesanan. Pilih tanggal mulai dan tanggal selesai. Pilih jam pemakaian. Pilih jam mulai dan jam selesai pemakaian fasilitas. Pemesanan Detail 3.

berlaku dalam jangka waktu sesuai tanggal yang anda pilih tersebut. maka pemesanan hanya akan terjadi pada satu hari saja yaitu tanggal awal pemesanan.6. Apabila anda melakukan pemesanan berulang tiap minggu namun tanggal yang dipilih dalam jangka waktu kurang dari seminggu. List Fasilitas . Informasi Pemesanan Gambar V.7. Gambar V.

List fasilitas akan menampilkan semua fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan (Gambar V. 6. (Gambar V. pemesanan dilakukan setiap bulannya pada hari yang sama dan minggu yang sama dengan tanggal mulai pemesanan. Fasilitas yang boleh dipesan oleh pengguna adalah yang dimiliki unit kerjanya dan unit struktural diatasnya. VI.6) 2. Daftar semua fasilitas yang dimiliki perusahaan dapat dilihat pada LIST FASILITAS.5. 2. Untuk pengulangan setiap minggu ke-n. maka akan muncul fasilitas Hapus (Batalkan) Pemesanan pada form ini di bagian kanan atas. buku alamat Gambar VI. Pembatalan Pemesanan 1.1. Untuk konfirmasi pemesanan. Tampilan Awal Modul Buku Alamat . List Fasilitas 1. Pendaftaran fasilitas hanya dapat terlihat dan dikerjakan oleh administrator. lihat daftar pemesanan pada tanggal-tanggal yang anda pesan.7). Pada kolom kiri bagian bawah terdapat menu pendaftaran fasilitas dan list fasilitas. namun fasilitas yang dimiliki unit sederajat tidak dapat dipesan. Klik pada bagian keperluan pemesanan yang ingin dibatalkan/dihapus. maka akan muncul form informasi pemesanan. Anda tidak dapat melakukan pembatalan pemesanan bila bukan anda yang melakukan pemesanan. Apabila anda adalah yang melakukan pemesanan. Pilihan fasilitas di “drop down menu” kolom kiri atas hanya akan menampilkan fasilitas yang boleh dipinjam berdasarkan unit kerja pengguna Kantaya.

2. Tampilan daftar koresponden seperti terlihat pada gambar VI.Gambar VI. Daftar Koresponden Tampilan awal modul ini (gambar VI. MENU BUKU ALAMAT 1.2. 2. Input data koresponden Mencari data dan menghubungi koresponden .1) merupakan daftar koresponden personal/pribadi milik anda (pengguna yang login).

3. 4. Penambahan Koresponden . Menghapus data koresponden Input Data Koresponden 1. Tekan tombol SIMPAN Gambar VI. Menampilkan a.3. b.3) Isi semua data yang diketahui / diperlukan. 2. Klik Tambah Koresponden dan akan masuk pada bagian penambahan koresponden (gambar VI. Apabila data tersebut boleh diketahui oleh pegawai/unit lain. 3. daftar koresponden berdasarkan unit/grup atau berdasarkan alphabet data detail per koresponden 4. pilihlah kategori sharing yang sesuai.

Pilih kategori atau unit koresponden (sejauh yang diketahui).Gambar VI. . 3.4. Anda dapat memilih perusahaan bila unit dari orang yang dicari tidak diketahui.4) Pilihlah pada kolom mana anda ingin melakukan pencarian (nama orang atau nama kantor). Pilih jumlah koresponden yang ingin ditampilkan per halaman pada hasil pencarian. 2. 4. Masukkan nama yang akan dicari pada bagian pencarian (Gambar VI. Pencarian Koresponden Mencari dan Menghubungi Koresponden 1.

2. Pilih alphabet yang diinginkan. judul form menyatakan data koresponden (dapat diubah/dihapus). 2. 3. Masuk ke data detail koresponden yang akan dihapus.5. 3. Menampilkan Daftar Koresponden 1. Bila data tersebut milik pengguna lain (bukan input anda) maka anda tidak dapat melakukan perubahan data orang tersebut. Untuk menghubungi koresponden melalui email. judul form menyatakan data koresponden (dapat diubah/dihapus). 2. Klik tombol CARI. klik pada alamat email orang yang bersangkutan (kolom terakhir daftar koresponden). Bila data tersebut input anda.3). Menampilkan Data Detail Koresponden 1. Menghapus Data Koresponden 1. Klik pada nama koresponden tersebut. Tampilkan daftar koresponden dimana koresponden yang diinginkan terdaftar. Bila data tersebut input anda. 6. Klik tombol HAPUS. Pilihlah unit yang diinginkan. LEMARI . maka anda akan masuk pada form data koresponden (format serupa dengan form penambahan koresponden gambar VI. VII.

Tampilan Awal Modul Lemari Gambar VII. Buat Direktori Baru MENU LEMARI 1. Buat direktori baru Menyimpan file dalam direktori Menghapus file .Gambar VII.2. 3. 2.1.

Buat Direktori Baru 1. Daftar File . Pilih nama direktori dimana file akan disimpan.4. 4. 3.2). Pilih (browse) atau tulis nama file yang akan disimpan. Klik pada kata Upload di kolom kanan bagian kanan atas. 3. 2. 5. Gambar VII. Klik tombol SIMPAN.3. Lengkapi data yang lainnya bila diperlukan. Menyimpan File Dalam Direktori 1. 2. Tulis nama direktori dan pilih direktori induk Pilih tipe sharing sesuai kebutuhan. Bila berhasil akan muncul pesan sukses. Klik Buat direktori baru pada kolom kiri maka akan muncul form Buat direktori baru (gambar VII. 4. Klik pada kalimat klik disini untuk melihatnya sehingga direktori baru muncul pada daftar direktori di kolom sebelah kiri.3). sehingga muncul form Upload file (gambar VII. Upload File Gambar VII.

Gambar VII. termasuk file yang akan dihapus. Klik pada nama direktori dimana anda menyimpan file tersebut. Klik pada gambar pada kolom terakhir daftar file. 3. Klik pada tombol UPLOAD. Konfirmasi Penghapusan 5. Bila berhasil akan ada pesan sukses. Akan muncul konfirmasi penghapusan (gambar VII. (gambar VII. 2. Dimana? . Pilih direktori yang diinginkan sehingga muncul daftar nama file pada direktori tersebut. Menghapus File 1.4).5.5). maka akan muncul daftar nama file pada kolom kanan. 6. VIII.

maka statusnya yang terakhir yang akan ditampilkan dengan tanggal perubahan terakhir. Apabila pengguna belum mengubah status keberadaannya.1) MENU DIMANA? 1. Pada waktu pengguna masuk dalam modul dimana. berdasarkan unit/grup . (Gambar VIII. 2. Memasukkan data keberadaan pengguna terkini Menampilkan daftar keberadaan semua pengguna a. pada kolom sebelah kanan akan tampil daftar keberadaan semua pegawai pada unit kerja terkecil yang sama dengan pengguna berdasarkan input terakhir dari setiap pegawai.1. Tampilan Awal Modul Dimana Modul dimana adalah bagian di mana pengguna dapat menyatakan keberadaannya pada hari tersebut.Gambar VIII. Modul ini hanya menyimpan data terakhir yang dimasukkan oleh pengguna.

b. Keberadaan Gambar VIII. 3. berdasarkan alphabet Mencari keberadaan seseorang Gambar VIII.2.3.4. Pilihan Unit Gambar VIII. Keterangan Keberadaan .

4) 4. pilih grup atau unit yang diinginkan 2.3). 2. Pilih status anda saat ini. Untuk mengetahui kegiatan seseorang pada hari ini. klik pada bagian keterangan dari pegawai yang diinginkan. di luar kantor.2) ada 4 pilihan yaitu di dalam kantor. Pencarian . Pada bagian list unit (gambar VIII.Memasukkan Data Keberadaan Pengguna Terkini 1. 3. rapat dan tidak masuk. Agenda kegiatan dari orang tersebut akan tampil namun hanya kegiatan yang telah dishare berdasarkan pilihan orang tersebut. maka akan tampil jendela keterangan (gambar VIII. Beri keterangan jika ada Tekan tombol SIMPAN Menampilkan Daftar Keberadaan Pengguna Berdasarkan Unit/Grup 1. Kolom kanan akan memperlihatkan daftar keberadaan semua pegawai di unit tersebut (berarti pegawai pada unitunit yang dibawahinya). 3. klik pada bagian cek agenda (kata cek) dari pegawai yang diinginkan. Untuk mengetahui keterangan lengkap. Gambar VIII.5. Pada kolom kiri atas bagian keberadaan (Gambar VIII.

Pilihlah alphabet yang diinginkan di kolom kanan atas. 2. pilih grup atau unit yang diinginkan 2. Pada bagian list unit. Mencari Keberadaan Seseorang 1. Untuk kembali melihat daftar semua pegawai. 3. maka daftar akan menampilkan nama semua pegawai di unit yang dipilih berdasarkan alphabet tersebut. Tekan tombol CARI.5). ketik nama yang diinginkan. proyek . Pada bagian pencarian (gambar VIII. 3.Menampilkan Daftar Keberadaan Pengguna Berdasarkan Alphabet 1. IX. klik pilihan semua atau klik unit tersebut kembali. Daftar akan memperlihatkan keberadaan orang tersebut.

1. 3. Tampilan Awal Modul Proyek Tampilan Awal (gambar IX.Gambar IX. 2.1) pada saat anda memasuki modul Proyek menunjukkan daftar proyek yang ada pada unit terkecil anda. Pendaftaran proyek Menampilkan proyek berdasarkan unit/grup Mencari data proyek Mengedit detail data proyek a. 4. MENU PROYEK 1. Mitra .

d. Pendaftaran Proyek .2. f. Personil Jadwal kerja Laporan kemajuan Dokumentasi Forum Diskusi Gambar IX.b. c. e.

pilih dari daftar pengguna kantaya dengan meng-klik pada gambar sehingga muncul daftar pengguna (gambar IX. Untuk mengisi koordinator proyek.Pendaftaran Proyek 1. 2.3) .2). Klik pada kata pendaftaran proyek di bagian kanan atas sehingga muncul form pendaftaran proyek (gambar IX. 3. Isi semua data proyek.

sehingga muncul daftar proyek di kolom sebelah kanan. tekan tombol SIMPAN à masuk pada form Detail Data Proyek Selanjutnya lihat bagian Edit Detail Data Proyek. klik pada nama unit atau grup yang diinginkan. Untuk melihat detail data proyek. klik pada nama koordinator. klik nama proyek yang diinginkan pada daftar proyek. 5. 2. Daftar Pengguna Gambar IX. Jika anda ingin menampilkan proyek berdasarkan grup atau unit.3. Menampilkan Proyek 1. Link Detail . 4. Gambar IX.4. anda dapat menggunakan fasilitas pencarian proyek di kolom kiri. 3. Untuk menghubungi koordinator proyek melalui email. Setelah selesai mengisi data. Apabila anda hanya ingin menampilkan proyek yang diperlukan.4.

Isi data mitra proyek. Field yang bertanda * merah harus diisi. 2. Untuk mengedit Link Detail (gambar IX. Edit data yang diperlukan.7 ). 3. 4.4 ). klik pada Ubah Data Mitra (kanan atas) sehingga muncul form Input Mitra Proyek. Daftar Mitra Edit Detail Data Proyek 1. maka akan muncul daftar mitra (gambar IX. Setelah selesai tekan tombol SIMPAN.5). klik detail yang akan diubah (Mitra.5. Jadwal Kerja. Personil. Dokumentasi. Klik pada nama mitra untuk melihat detail mitra (gambar IX. Klik link detail MITRA 2.6). Bila sudah ada mitra yang terdaftar untuk proyek tersebut. Forum Diskusi).Gambar IX. Masuk form Detail Data Proyek (lihat cara-cara diatas). A.Laporan Kemajuan. Bila ingin melakukan penambahan mitra. . Untuk mengubah data mitra. klik pada kata pendaftaran mitra kegiatan (kanan atas) sehingga muncul form Input Mitra Proyek (gambar IX. Mitra 1.

Input Mitra Proyek B.Gambar IX. Detail Mitra Proyek Gambar IX.6.7. Personil Proyek .

1.8. Bila ingin mendaftarkan personil baru. C. 2. 3. Untuk mengisi jadwal proyek. 2.8. Setelah selesai mengisi tekan tombol SIMPAN. Personil Proyek . Anda akan masuk pada form Detail kegiatan Proyek dan anda dapat mengisinya sesuai keperluan proyek. Laporan Kemajuan 1. Bila ingin mengedit data personil proyek. Untuk memasukkan data mengenai kemajuan proyek klik pada kata pelaporan kemajuan di kanan atas sehingga muncul form Input Detail Kemajuan Proyek. Klik link detail PERSONIL PROYEK sehingga muncul form seperti pada gambar IX. D. isikan data personil yang diinginkan pada bagian pendaftaran personil proyek dibagian bawahnya. Jadwal Proyek 1. Bila personil proyek sudah ada maka akan muncul daftar personil proyek. Klik link detail JADWAL PROYEK Jadwal proyek akan tampil seperti pada gambar IX. Klik link detail LAPORAN KEMAJUAN.9 2. klik pada pendaftaran kegiatan di bagian kanan atas. Gambar IX. klik pada gambar pensil untuk nama personil tersebut.

2. Setiap personil proyek akan menjadi anggota grup. . Dokumentasi dan Forum Diskusi 1. Dan pada saat itu pula terbentuk direktori bersama serta forum diskusi khusus untuk anggota grup. Jadwal Proyek E. Pada saat anda memasukkan data proyek yang baru akan terbentuk grup yang baru dengan nama berupa singkatan proyek. Anda akan masuk pada modul lemari dalam melakukan dokumentasi.Gambar IX. Koordinator proyek menjadi pemimpin grup. Masuklah pada direktori bersama untuk melihat direktori yang terbentuk bagi proyek itu.9.

Untuk Forum Diskusi.3. Tampilan Awal Modul Forum Diskusi . FORUM Gambar X. anda akan memasuki Modul Forum dimana ruang yang terpilih adalah sesuai dengan proyek yang dimaksud. X.1.

pada kolom kanan akan ditampilkan Daftar Forum Diskusi Ruang Publik. 6. 5. Menampilkan daftar forum Penambahan forum baru Penambahan topik baru pada suatu forum Menanggapi topik Pencarian topik Penghapusan forum tidak aktif Menampilkan Daftar Forum Pada saat memasuki modul ini. 4.1) . (Gambar X. 2. 3.MENU FORUM 1. Anda dapat langsung memilih daftar forum diskusi yang lainnya berdasarkan unit atau grup yang anda inginkan dengan klik pada unit atau grup termaksud.

Penambahan Forum Baru Apabila anda ingin membuat suatu forum diskusi yang baru. Topik Pilihan .3. masukkan nama topik forum diskusi dan tekan tombol TAMBAHKAN.2. Daftar Topik Dalam Suatu Forum Gambar X. Gambar X.

. Pada kolom kiri bagian bawah terdapat bagian pencarian topik (gambar X.Penambahan Topik Baru 1. Tulis tanggapan anda pada kotak yang tersedia dan kemudian tekan KIRIM TOPIK. Masuk pada forum yang anda inginkan dengan mengklik pada judul forum.4). 2.3). tekan KIRIM TOPIK. Menanggapi Topik 1. Apabila anda ingin menambah topik baru. Pencarian Topik 1. Daftar topik akan bertambah. Akan tampil daftar topik untuk forum tersebut (gambar X. 2.2). Tuliskan topik yang anda inginkan tekan tombol CARI. masukkan judul topik anda dan isi dari topik tersebut. Tanggapan anda akan segera muncul pada bagian list tanggapan. Masuk pada forum yang anda inginkan kemudian pilih topik yang akan anda tanggapi (gambar X. 3.

tekan tombol HAPUS. Pencarian dan Penghapusan Topik Gambar X.5. Anda yang menentukan tipe penghapusan.4).Gambar X.5 ). Daftar Forum/Topik yang tidak aktif Penghapusan Topik Atau Forum 1. Pada kolom kiri bagian bawah terdapat bagian penghapusan topik (gambar X. topik atau forum yang sudah tidak aktif dalam waktu yang ditentukan akan ditampilkan setelah menekan tombol CARI (gambar X. . 2.4. Beri tanda pada kotak di depan topik yang akan dihapus. 3.

XI. DISKUsi

Gambar XI.1. Tampilan Awal Modul Diskusi

Pada modul diskusi akan terdaftar nama kamar yang merupakan judul topik suatu masalah yang sedang didiskusikan secara langsung/online oleh beberapa pengguna. Daftar kamar ditampilkan berdasarkan kategori atau unit kerja atau grup. Pada tampilan gambar XI.1 terlihat daftar kamar yang sedang berlangsung dalam ruang publik.

MENU DISKUSI
1. Pendaftaran kamar diskusi

2.

Berdiskusi

Pendaftaran Kamar Diskusi 1. Untuk menambahkan kamar/topik baru dalam ruang diskusi, isilah kolom-kolom dibagian pendaftaran (kolom kanan bawah). 2. Ada dua jenis kamar diskusi yaitu permanen dan sementara. Kamar permanen hanya dapat dibuat oleh administrator, tapi kamar sementara dapat dibuat baik oleh administrator maupun oleh pengguna. Kamar permanen akan tetap ada walaupun kamar itu tidak ada pengunjung (yang berdiskusi), sedangkan kamar sementara akan hilang bila pengunjung telah kosong. 3. Setelah selesai mengisi data yang diperlukan tekan tombol TAMBAHKAN.

Gambar XI.2. Ruang Diskusi

Berdiskusi 1. Klik pada kamar diskusi yang anda inginkan, maka anda akan masuk pada ruang diskusi dimana terdapat daftar pengunjung dan tercatat waktu keluar-masuk pengunjung serta tanggapan dari pengunjung (gambar XI.2). 2. Untuk memberikan tanggapan, tulis tanggapan anda pada kolom tanggapan di bagian kanan bawah dan klik tombol KIRIM. Tanggapan anda akan segera tampil pada ruang diskusi tersebut. 3. Bila anda telah selesai berdiskusi, klik pada kata keluar untuk meninggalkan ruang diskusi.

XII. URL LInk

Buat Direktori Baru Gambar XII. Daftar URL Modul ini untuk mengkoordinasikan situs-situs favorit yang sering anda kunjungi. Buat URL Baru Gambar XII.3.2.1. Pengaturannya seperti modul lemari. Pembuatan Direktori Baru . MENU URL LINK 1.Gambar XII.

2) dan klik tombol SIMPAN. Klik Buat URL di kolom kiri Isi formnya (gambar XII. XIII. surat Gambar XIII. Tampilan Awal (Login dan Password) . 3. klik pada nama direktori dimana URL tersebut disimpan.2. 2.3).1. maka kolom kiri akan menampilkan direktori baru anda. 3. Klik Buat Direktori Baru di kolom kiri Isi formnya (gambar XII. Untuk menampilkan Daftar URL (gambar XII.1) dan klik tombol SIMPAN. Pembuatan URL Baru 1. 4. Pada pesan sukses ada kalimat klik disini untuk melihatnya. Pesan sukses akan menampilkan juga data URL yang baru anda buat. Pembuatan URL baru Pembuatan Direktori baru 1. 2.

Gambar XIII. Daftar Surat Untuk masuk pada modul surat ini. MENU SURAT 1. anda harus memasukkan login dan password server (gambar XIII.1) sesuai yang terdaftar oleh administrator untuk penggunaan KANTAYA. 2.2. Baca Surat Kirim Surat Lemari Surat . 3.

Pilih semua : akan menyeleksi semua surat yang ada dengan memberi tanda pada kotak di depan setiap judul surat. Alamat Kosong Trash Konfigurasi Baca Surat 1. 5. Gambar XIII. 6.4. Kirim Surat .3.4. beri tanda hanya pada surat yang dimaksud. Isi Surat Gambar XIII. Jika anda tidak ingin menyeleksi semua surat. Pada bagian bawah daftar surat terdapat fungsi-fungsi a. Pada saat anda masuk ke dalam login anda. sebenarnya anda telah masuk pada bagian Baca Surat yang mana menampilkan daftar surat untuk anda (gambar XIII.2) 2.

3. Untuk membaca surat yang anda inginkan. Sebelumnya/sesudahnya : untuk membaca surat dari daftar sebelum atau sesudah surat yang terbuka Kembali : kembali kepada daftar surat Balas : membalas surat kepada orang yang mengirimkannya d. Almari Surat b. b.3. c. Pada bagian atas form ini terdapat fungsi-fungsi : a. klik pada judul surat tersebut hingga muncul form gambar XIII. Hapus yang terseleksi : surat yang telah diberi tanda akan dihapus.Gambar XIII. Balas ke semua : membalas kepada orang yang mengirimkannya dan semua orang yang menerima surat itu juga (cc/bcc) .5. c. 4. Terseleksi pindah ke : memilih direktori untuk menyimpan surat yang telah diberi tanda.

Almari SURAT 1. b.4. Teruskan : mengirimkan surat tersebut kepada orang lain Headers : informasi lengkap tentang surat tersebut. maka anda memindahkan isi surat ke .e. Tetapi apabila masih kosong. f. c. 2. Surat yang anda kirim akan masuk pada Almari Surat Send. Untuk mengirim surat dapat langsung klik pada Kirim Surat di kolom kiri atau menggunakan Balas/Balas ke semua saat membaca surat. Bila anda menggunakan Balas/Balas kesemua. Ada 3 almari Surat (gambar XIII. ada tidak perlu mengisikan kolom kepada atau cc. tekan tombol KIRIM. Sent : berisikan surat-surat yang dikirim. anda dapat mengisinya langsung atau menggunakan address book dengan klik pada gambar buku di sebelah kata kepada/cc. Trash : Berisikan surat yang dihapus dari inbox. 3. 2. Inbox : berisikan surat-surat yang diterima. Anda akan masuk form pada gambar XIII. Gambar XIII. Setelah selesai mengisi semua kolom termasuk isi suratnya. Daftar Alamat Kirim SURAT 1. Bila anda mengklik pada kata OK kolom kosong untuk Inbox dan Sent. 4.6.5): a.

kemudian tekan tombol SIMPAN. Gambar XIII. Fungsi ini untuk menyimpan data email yang penting/sering anda pergunakan.7.6. Isikan data yang diperlukan. Untuk menambah data baru tekan NEW ADDRESS. Konfigurasi Alamat 1. 3. Konfigurasi 1. Bagian ini menunjukkan pengaturan surat-surat anda dalam KANTAYA. 2. 2. Anda dapat mengubahnya sesuai keperluan. tekan tombol SIMPAN. Tapi bila anda melakukannya pada almari trash maka anda menghapus file tersebut secara permanen (tidak bisa dibaca lagi).almari Trash. Daftar alamat terlihat seperti pada gambar XII. .

ADMINISTRAtor Gambar XIV. Tampilan Awal .1.PANDUAN ADMINISTRATOR XIV.

Gambar XIV. Menambah dan mengedit unit kerja modul Profil Menambah dan mengedit pengguna modul Profil Menambah dan mengedit grup modul Profil Pendaftaran Fasilitas pada modul Pemesanan Fasilitas . 3. 2. Tambah Unit Kerja Anda harus memiliki password sebagai administrator untuk bekerja pada bagian ini. 4.2. MENU ADMINISTRATOR 1.

Klik pada nama unit kerja yang akan diedit untuk mengubah data unit kerja.4.Menambah Dan Mengedit Unit Kerja 1. Masuk Modul Profil. Klik pada tambah unit kerja maka akan muncul jendela baru dengan form seperti pada gambar XIV. Setelah selesai menambah atau mengedit tekan tombol SIMPAN dan akan keluar pesan sukses. 5.3. Gambar XIV. Untuk melihat daftar unit kerja yang ada.3) 4. Daftar Unit Kerja Gambar XIV. 2. (gambar XIV.2 3. Daftar Pengguna . klik pada edit unit kerja dan pilih berdasarkan alphabet atau klik semua untuk menampilkan semua unit kerja yang ada.

Tambah Pengguna . klik pada lihat dan edit semua grup dan pilih berdasarkan alphabet atau klik semua untuk menampilkan semua grup yang ada. 5. 3. 2.4) 4. klik pada edit grup pribadi. Menambah Dan Mengedit Grup 1. (gambar XIV. Untuk melihat daftar grup yang ada di bawah pimpinan anda. Klik pada nama grupyang akan diedit untuk mengubah data grup. Klik pada tambah grup maka akan muncul jendela baru dengan form seperti pada gambar XIV. klik pada edit pengguna dan pilih berdasarkan alphabet atau klik semua untuk menampilkan semua pengguna yang ada. (gambar XIV. Untuk melihat daftar pengguna yang ada. Klik pada tambah pengguna maka akan muncul jendela baru dengan form seperti pada gambar XIV. 2.6.Menambah Dan Mengedit Pengguna 1. Gambar XIV. Klik pada nama pengguna yang akan diedit untuk mengubah data pengguna. 3. 4.5.7) 5. Setelah selesai menambah atau mengedit tekan tombol SIMPAN dan akan keluar pesan sukses. Untuk melihat daftar grup semua. Masuk Modul Profil.5. Masuk Modul Profil.

klik pada tombol EDIT ANGGOTA sehingga muncul daftar anggota grup. Tambah Grup 6. (gambar XIV. 7.Gambar XIV. Untuk melihat dan mengedit anggota grup.8).6. Anda dapat menghapus atau menambah anggota grup. Setelah selesai menambah atau mengedit tekan tombol SIMPAN dan akan keluar pesan sukses. Pendaftaran Fasilitas .

2. Masuk Modul Pemesanan Fasilitas. 3. Klik pada Pendaftaran Fasilitas kolom kiri bawah Isi fasilitas yang ada. yang bertanda bintang merah harus diisi.8. Daftar Anggota Grup .1. Daftar Grup Gambar XIV. Gambar XIV.7. Tekan tombol SIMPAN.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful