SISTEM PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

I. PENDAHULUAN Era globalisasi yang penuh tantangan telah menimbulkan persaingan antar bangsa semakin tajam terutama dalam bidang ekonomi dan bidang ilmu pengetahuan serta teknologi. Dalam rangka menghadapi persaingan yang semakin sulit dan agar dapat berperan serta dalam pembangunan bangsa dan negara maka perguruan tinggi melalui Direktorat Jenderal, Dikti Depdiknas mencanangkan Higher Education Long Term Strategy (HELTS 2003 - 2010) dalam tiga kebijakan dan program pendidikan tinggi, yaitu : (1). pemerataan dan perluasan akses; (2) peningkatan mutu, relevansi dan daya saing; (3) penguatan tata kelola, akuntabilitas, dan pencitraan publik. Berdasarkan pada kebijakan dan program tersebut, proses pembelajaran merupakan esensi dari penyelenggaraan pendidikan di perguruan tinggi. Peningkatan kualitas, efektifitas, efisiensi, produktifitas merupakan aspek-aspek mutlak yang harus dipenuhi demi mewujudkan suatu visi suatu perguruan tinggi. Paradigma baru manajemen pendidikan tinggi menekankan pentingnya otonomi institusi yang berlandaskan pada akuntabilitas, evaluasi, dan akreditasi dan bermuara pada tujuan akhir peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Di pihak lain, kecenderungan globalisasi, kebutuhan masyarakat dan tuntutan persaingan yang semakin ketat menuntut komitmen yang tinggi pada penyelenggaraan pendidikan yang bermutu. Pemahaman tersebut menegaskan perlunya Politeknik Negeri Jakarta melaksanakan suatu manajemen mutu terpadu, termasuk di dalamnya Sistem Penjaminan Mutu untuk menjamin agar mutu pendidikan di PNJ (Politeknik Negeri Jakarta) dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan yang direncanakan atau dijanjikan. Pengertian Di antara banyak definisi tentang mutu, untuk keperluan pengembangan sistem jaminan mutu dipakai pengertian menurut criteria dari Crosby (1979) dan Salis (1993), bahwa mutu pendidikan tinggi adalah pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan oleh institusi pendidikan tinggi di dalam rencana strategisnya, atau kesesuaian dengan standar yang telah ditentukan. Jaminan mutu adalah keseluruhan aktivitas dalam berbagai bagian dari sistem untuk memastikan bahwa mutu produk atau layanan yang dihasilkan selalu konsisten sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan. Dalam jaminan mutu terkandung proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga seluruh stakeholders memperoleh kepuasan. Sistem Jaminan Mutu Pendidikan PNJ adalah suatu sistem yang dikembangkan dan diimplementasikan di PNJ untuk menjamin agar mutu pendidikan dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan yang direncanakan.

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

1. 2. 3. 4.

Tujuan Sistem Jaminan Mutu Pendidikan PNJ bertujuan untuk : Membantu pencapaian visi dan misi PNJ melalui penjaminan mutu program dan pelayanan pendidikan. Menetapkan peran seluruh komponen dalam penjaminan mutu pendidikan. Memfasilitasi dan mengoordinasikan perbaikan mutu berkelanjutan di PNJ. Menjamin konsistensi dan efektifitas penjaminan mutu pendidikan.

Kebijakan mutu PNJ : Sebagai politeknik yang menyediakan proses belajar berkualitas dengan berbasiskan Teknologi Terapan, untuk menghasilkan hak kekayaan intelektual dan lulusan berkualitas serta berdaya saing internasional.

II. ORGANISASI MUTU Organisasi Mutu PNJ melekat pada struktur organisasi PNJ dan berada pada seluruh level (tingkatan), yaitu level institusi, jurusan dan bagian. Direktur merupakan penanggungjawab di tingkat Institusi dengan pelaksana Unit Penjaminan Mutu Pendidikan (UPMP), sedang di tingkat jurusan dan bagian langsung di bawah tanggung jawab pimpinan jurusan dan pimpinan bagian, masing-masing dibantu oleh seorang staf dosen sebagai Management Representative (MR). Pada tingkat institusi diisi oleh 6 (enam) orang staf dosen utusan 6 (enam) jurusan di Politeknik Negeri Jakarta, dan 1 (satu) orang sebagai Management Representative (MR). Gabungan dari jurusan dan bagian seluruh PNJ membentuk Peer Group yang bersama-sama dengan UPMP mengembangkan Sistem Jaminan Mutu Pendidikan PNJ. Penekanan fungsi tiap level organisasi mutu seperti tersebut di atas berbeda, yaitu: 1. Tingkat Institutusi (PNJ) : fungsi manajemen mutu terpadu 2. Tingkat Jurusan : fungsi penjaminan mutu 3. Tingkat Bagian : fungsi pengendalian mutu

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

Susunan dan rincian tugas organisasi UPM - PNJ disajikan pada Gambar 1. PNJ
Tugas : 1. Merancang dan mengimplementasikan sistem penjaminan mutu di Politeknik Negeri Jakarta ; 2. Mengembangkan, mempromosikan, mengkoordinasikan, dan memonitor proses audit internal ; 3. Mempelajari isu-isu manajemen dan pengkayaan kualitas yang muncul dari review internal maupun eksternal ; 4. mempelajari dan menyebarkan good-practice yang berkaitan dengan prosedur dan praktek yang dimonitor ; 5. Melaporkan program dan pelaksanaan penjaminan mutu kepada Direktur 6. Mendokumentasikan dalam bentuk softcopy dan hardcopy semua standar yang ada di Politeknik Negeri Jakarta Tugas : 1. Mengembangkan SPMP di lingkungan Jurusan 2. Menetapkan kebijakan mutu pendidikan Jurusan 3. Melakukan review kinerja Departemen dalam aspek pendidikan 4. Mengarahkan tindakan perbaikan untuk PMP Tugas : 1. Menetapkan sasaran mutu pendidikan Program Studi 2. Mengendalikan proses pendidikan 3. Merumuskan dan melaksanakan aktivitas untuk perbaikan mutu pendidikan

Jurusan

Prog Studi

: garis pengarahan/guidelines
: garis pelaporan

MR/Ketua UPM Komisi Mutu

Koorbid Akademik Service

Koorbid Research & CommService

Koorbid Komisi Mutu UPM-PNJ

Koorbid Adm Support

Peer group

Peer group

Peer group

Peer group

Gambar 1. Struktur Organisasi UPM PNJ.

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

Tugas pengelola Unit Penjaminan Mutu Politeknik Negeri Jakarta, yaitu : 1. Ketua: memimpin penyelenggaraan penjaminan mutu PNJ pada semua satuan kerja, baik akademik maupun non-akademik, dengan tugas pokok: a. Merencanakan, melaksanakan, mengontrol, mengendalikan dan mengevaluasi seluruh kegiatan UPM-PNJ; b. Menyelenggarakan koordinasi kerja dengan pihak-pihak yang relevan untuk keberhasilan penjaminan mutu di PNJ; c. Secara proaktif menjaring dan mempelajari berbagai pandangan masyarakat PNJ dan masyarakat luas di luar PNJ; d. Menyusun kajian-kajian dan rekomendasi penjaminan mutu di PNJ. 2. Komisi Mutu: membantu Kepala UPM-PNJ dalam mengkaji dan merumuskan secara mendalam mengenai standar mutu, panduan dan pedoman penjaminan mutu pada bidang-bidang tertentu, dengan tugas pokok: a. Merumuskan dan menyusun dokumen usulan standar mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan proses dukungan administrasi; b. Menggali dan mendokumentasi aspirasi komunitas PNJ dalam merumuskan usulan atau penyempurnaan standar mutu, khususnya dalam bidang administrative support. 3. Koordinator Bidang Academic Services: mengkoordinir kegiatan penyiapan kelengkapan penjaminan mutu yang meliputi mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan layanan akademis, dengan tugas pokok: a. Merumuskan dan menyusun dokumen usulan standar mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan proses layanan akademik; b. Menggali dan mendokumentasi aspirasi komunitas PNJ dalam merumuskan usulan atau penyempurnaan standar mutu, khususnya dalam bidang proses pelayanan akademik. 4. Koordinator Penjaminan Mutu Bidang Research & Community Services: mengkoordinir kegiatan penyiapan kelengkapan penjaminan mutu yang meliputi mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan research & community services, dengan tugas pokok: a. Merumuskan dan menyusun dokumen usulan standar mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan research & community services. b. Menggali dan mendokumentasi aspirasi komunitas PNJ dalam merumuskan usulan atau penyempurnaan standar mutu, khususnya dalam bidang research & community services. 5. Komisi Mutu: membantu Kepala UPM-PNJ dalam mengkaji dan merumuskan secara mendalam mengenai standar mutu, panduan dan pedoman penjaminan mutu pada bidang-bidang tertentu, dengan tugas pokok:

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

a. Merumuskan dan menyusun dokumen usulan standar mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang tertentu. b. Menggali dan mendokumentasi aspirasi komunitas PNJ dalam merumuskan usulan atau penyempurnaan standar mutu 6. Koordinator Penjaminan Mutu Bidang Pengajaran dan Pembelajaran (Teaching & Learning): mengkoordinir kegiatan penyiapan kelengkapan penjaminan mutu yang meliputi mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran, dengan tugas pokok: a. Merumuskan dan menyusun dokumen usulan standar mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan proses pengajaran dan pembelajaran. b. Menggali dan mendokumentasi aspirasi komunitas PNJ dalam merumuskan usulan atau penyempurnaan standar mutu, khususnya dalam bidang proses pengajaran dan pembelajaran.
7.

Koordinator Penjaminan Mutu Bidang Administrative Support berfungsi untuk mengkoordinir kegiatan penyiapan kelengkapan penjaminan mutu yang meliputi mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan administrative support, dengan tugas pokok: a. Merumuskan dan menyusun dokumen usulan standar mutu input, proses, output, outcome, benefit dan impact pada bidang-bidang yang berkaitan dengan proses dukungan administrasi. b. Menggali dan mendokumentasi aspirasi komunitas PNJ dalam merumuskan usulan atau penyempurnaan standar mutu, khususnya dalam bidang administrative support.

III. RUANG LINGKUP PENJAMINAN MUTU Dengan tetap mengacu pada visi dan misi PNJ, Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan PNJ mencakup : 1. Standar akademik : kesesuaian tingkat mutu kuliah dengan tujuannya, keterbaruan kurikulum, serta sejauh mana pencapaian tujuan kurikulum. 2. Mutu pembelajaran : mutu dan motivasi dosen, daya tarik dan relevansi mata kuliah, keefektifan metode pembelajaran, manajemen perkuliahan, tanggapan mahasiswa serta kemampuan mata kuliah mengembangkan pengetahuan mahasiswa, pemahaman atau kompetensi yang diperlukan untuk tingkatan yang dibutuhkan. 3. Mutu dukungan pelayanan kepada mahasiswa dan dosen oleh unit layanan akademik dan oleh prasarana administrasi. 4. Tingkat pencapaian mahasiswa : hasil penilaian formal, tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kemajuan studi, dan tingkat pencapaian lulusan (alumni) dalam memperoleh pekerjaan beserta penghargaannya. 5. Mutu penelitian, konsultansi dan kegiatan akademik lain beserta relevansinya terhadap mata kuliah - mata kuliah yang ditawarkan. 6. Tingkat kepuasan pelanggan (stakeholders).

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

Ruang lingkup penjaminan mutu di atas dijabarkan lebih lanjut pada berbagai aspek jaminan mutu yang masing-masing ditetapkan standar mutunya (standar mutu pendidikan). Standar mutu pendidikan PNJ yang lebih lanjut digunakan sebagai manual dalam proses penjaminan mutu PNJ disajikan pada Tabel 2.

IV. MEKANISME JAMINAN MUTU PENDIDIKAN PNJ Jaminan mutu pendidikan PNJ dilaksanakan dengan pendekatan siklus PDCA (Plan Do Check Action) pada proses penyelenggaraan pendidikan. 1. Perencanaan Mutu (Plan) Plan berkaitan dengan perencanaan mutu, meliputi penetapan kebijakan mutu, penetapan tujuan mutu beserta indikator pencapaiannya, serta penetapan prosedur untuk pencapaian tujuan mutu. Kebijakan mutu PNJ adalah : Secara efisien menghasilkan lulusan dengan kompetensi yang relevan dengan kebutuhan stakeholder; Upaya pemenuhan dinamika kepuasan stakeholder nasional dan global didukung oleh komitmen tinggi terhadap mutu oleh seluruh komponen yang terlibat dalam proses pendidikan. Kebijakan mutu PNJ dijabarkan menjadi kebijakan mutu tingkat jurusan seperti disajikan pada Tabel 1. Berdasarkan kebijakan mutu PNJ tersebut, maka ditetapkan tujuan dan sasaran mutu PNJ sebagai berikut : a. Bidang akademik Mahasiswa memperoleh kualifikasi yang diinginkan dalam waktu yang sesingkat mungkin (90% mahasiswa D III lulus dalam 3 tahun; 95% mahasiswa D IV lulus dalam 4 tahun) Lulusan bisa bekerja segera setelah lulus (85% lulusan mengalami masa tunggu 3 bulan atau kurang sebelum bekerja untuk pertama kali) b. Bidang administrasi dan penunjang pendidikan Prosedur rutin dilaksanakan secara efisien dengan waktu stakeholder yang minimum Staf administrasi bersifat friendly dan helpful Lingkungan selalu kondusif untuk pembelajaran Untuk mengukur pencapaian tujuan mutu PNJ ditetapkan indikator kinerja program pendidikan yang dikelompokkan menurut kategori input process output outcome - impact seperti disajikan pada Tabel 3. Selanjutnya setiap bagian mengukur kinerja saat ini sebagai baseline indicator serta menetapkan sasaran mutu pada jangka pendek (2-3 tahun) dan jangka panjang (5 tahun). Prosedur untuk pencapaian tujuan dan sasaran mutu dituangkan dalam bentuk Standar Operating Procedure (SOP) untuk seluruh kegiatan kunci pada proses pendidikan. SOP tersebut disusun dengan mengacu pada kebijakan mutu, tujuan dan sasaran mutu serta standar mutu pendidikan. 2. Pelaksanaan (Do) Untuk menjamin mutu pendidikan, maka seluruh proses pendidikan, termasuk pelayanan administrasi pendidikan dilaksanakan sesuai dengan SOP yang telah ditentukan. Ketua Departemen bertanggungjawab dalam mengendalikan

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

seluruh proses pendidikan berdasarkan SOP tersebut, termasuk meng-enforce dosen, tenaga penunjang dan mahasiswa agar menjalankan peran masing-masing sesuai SOP, memantau pelaksanaannya dan memberikan umpan balik kepada pihak terkait (dosen, tenaga penunjang dan mahasiswa) serta memastikan pelaksanaan pemberian reward dan penalty sesuai ketentuan yang berlaku. Anggota Peer Group di tiap Jurusan memberikan masukan dan bantuan yang diperlukan Ketua Bagian. Berbagai borang, instrumen pemantauan dan check list disiapkan sesuai dengan SOP yang ditentukan serta harus diisi oleh komponen yang terlibat. Hal tersebut menuntut komitmen seluruh komponen terkait, termasuk mahasiswa, dosen, tenaga penunjang dan unsur manajemen pada tugas dan fungsinya masingmasing. Ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan juga merupakan prasyarat yang harus dipenuhi. Untuk itu keterpaduan program dan penganggaran juga perlu mendapat perhatian. Dalam hal ini penganggaran dan pembiayaan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan jaminan mutu pendidikan terintegrasi dalam mekanisme Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) tiap unit kerja.

Tabel 1. Kebijakan Mutu Jurusan Kebijakan Mutu Jurusan Sebagai politeknik yang menyediakan proses belajar berkualitas dengan berbasiskan Teknologi Terapan, untuk menghasilkan hak kekayaan Teknik Sipil intelektual dan lulusan berkualitas serta berdaya saing internasional pada bidang Konstuksi Bangunan Gedung, Bangunan Sipil, dan Jalan Tol. Sebagai politeknik yang menyediakan proses belajar berkualitas dengan berbasiskan Teknologi Terapan, untuk menghasilkan hak kekayaan Teknik Mesin intelektual dan lulusan berkualitas serta berdaya saing internasional pada bidang Teknik Mesin, Energi, dan Alat Berat Sebagai politeknik yang menyediakan proses belajar berkualitas dengan berbasiskan Teknologi Terapan, untuk menghasilkan hak kekayaan Teknik intelektual dan lulusan berkualitas serta berdaya saing internasional Elektro pada bidang Teknik Elektronika, Listrik, dan Telekomunikasi. Sebagai politeknik yang menyediakan proses belajar berkualitas dengan Akuntansi dan berbasiskan Teknologi Terapan, untuk menghasilkan hak kekayaan intelektual dan lulusan berkualitas serta berdaya saing internasional Perbankan pada bidang Akuntansi dan Perbankan. Sebagai politeknik yang menyediakan proses belajar berkualitas dengan Administrasi berbasiskan Teknologi Terapan, untuk menghasilkan hak kekayaan intelektual dan lulusan berkualitas serta berdaya saing internasional Bisnis pada bidang Administrasi Bisnis dan MICE Sebagai politeknik yang menyediakan proses belajar berkualitas dengan Grafika dan berbasiskan Teknologi Terapan, untuk menghasilkan hak kekayaan intelektual dan lulusan berkualitas serta berdaya saing internasional Penerbitan pada bidang Teknik Grafika dan Penerbitan. Jurusan

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

3. Evaluasi (Check) dan Tindak Lanjut (Action) Evaluasi pelaksanaan proses pendidikan dan jaminan mutunya dilaksanakan dengan 3 cara, yaitu evaluasi diri oleh setiap jurusann, internal audit terhadap pelaksanaan proses pendidikan dan hasilnya di bagian oleh Jurusan dan Institusi, dan evaluasi oleh pihak eksternal, dalam hal ini bisa oleh Badan Akrediasi Nasional (BAN) (Gambar 2). Secara periodik, yaitu setiap akhir tahun akademik, Jurusan melakukan evaluasi diri (termasuk mengukur pencapaian indikator kinerja), menyusun rencana perbaikan dan menyusun laporan pelaksanaan program pendidikan kepada Ketua Jurusan. Dalam lima tahun sekali laporan evaluasi diri dilengkapi dengan hasil tracer study (survei lulusan) dan atau survei pengguna lulusan. Di samping itu Jurusan secara teratur merevisi basis data untuk keperluan Akreditasi setiap lima tahun sekali.

Pedoman/ Manual Mutu

Evaluasi Diri (Bagian)

Internal audit (Jur & PNJ)

Lokakarya Mutu

Laporan Hasil Evaluasi

Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan

Laporan External Examiner

Rumusan Tindak lanjut

Gambar 2. Mekanisme Evaluasi dan Tindak Lanjut untuk Penjaminan Mutu Pendidikan Ketua Jurusan menindaklanjuti laporan dengan melakukan internal audit dan memberikan umpan balik/saran-saran perbaikan dengan berkoordinasi dengan UPMP untuk penyiapan tenaga auditnya. Tenaga audit dari luar fakultas direkrut berdasarkan mekanisme audit silang. Hasil setiap proses tersebut di atas dikomunikasikan dan dibahas dalam Lokakarya Penjaminan Mutu Pendidikan yang dilaksanakan secara berjenjang di tingkat bagian, jurusan dan Institusi serta secara bersama-sama dipertimbangkan tindak lanjut untuk perbaikan berkelanjutan.

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

V. STRATEGI PELAKSANAAN Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan PNJ dikembangkan dan dilaksanakan secara bertahap, dimulai pada semester Genap 2004/2005 dari hal-hal yang selama ini sudah dilaksanakan, namun belum tersistem, dan hal-hal yang merupakan proses kunci dalam penyelenggaraan pendidikan. Tabel 4 menyajikan hasil identifikasi proses pendidikan dari saat mahasiswa mulai masuk ke perguruan tinggi sampai lulus dan diwisuda serta SOP yang telah disusun. Secara bertahap jumlah SOP akan terus bertambah dan disempurnakan sampai seluruh kegiatan siap dengan SOP-nya. Panduan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan disiapkan oleh UPMP dan bersama dengan seluruh pimpinan unit kerja disosialisasikan ke seluruh unit baik melalui tulisan maupun tatap muka langsung.

Tabel 2. Standar Mutu Pendidikan sebagai Manual Mutu

No. 1. 2 Visi Misi Aspek Standar Visi terumuskan dengan jelas di tingkat institusi, dan dimengerti oleh stakeholder. Misi terumuskan dengan jelas di tingkat institusi, jurusan, dan bagian, dan merupakan implementasi dari visi PNJ, serta dimengerti oleh stakeholder. Tujuan dan sasaran kurikulum terumuskan dengan jelas berdasarkan kebutuhan stakeholder nasional dan global, dikomunikasikan dan dapat diimplementasikan Tujuan dan sasaran kurikulum sesuai dengan kebutuhan stakeholder dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, yang ditunjukkan dengan suatu studi yang sistematis, untuk mencapai suatu kompetensi. 4 5. Calon mahasiswa Perencanaan dan review kurikulum Calon mahasiswa harus memenuhi persyaratan kemampuan akademik untuk mengikuti proses pembelajaran. Kurikulum dirancang seefektif mungkin untuk memenuhi kebutuhan stakeholder dalam hal lama studi, pola kehadiran, tempat, struktur dan urutan (sekuen penyampaian), mata kuliah pilihan, evaluasi, dan beban studi. Kurikulum menawarkan keseimbangan yang sesuai antara kemampuan konseptual dan personal, kemampuan umum, kompetensi keahlian khusus, serta keterampilan yang dapat dialihkan. Kurikulum bersifat mutakhir dan dikaji ulang secara periodik untuk menilai kesesuaiannya dengan perkembangan ilmu, teknologi dan kebutuhan stakeholder untuk kemudian disesuaikan dalam rentang waktu yang rasional. Kuantitas dan kualitas dosen harus mencukupi untuk pelaksanaan kurikulum.

Tujuan pendidikan dan kurikulum

Dosen

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

Kebutuhan pengembangan dosen teridentifikasi secara sistematis dalam kaitannya dengan pengembangan diri, kurikulum dan persyaratan institusional. Dosen ditugaskan secara efektif di mana peran dan fungsi mereka didefinisikan secara jelas, tugas yang diberikan sesuai dengan kualifikasinya. Dosen secara teratur mengikuti pengembangan dosen yang terkait dengan kebutuhan yang teridentifikasi: pengangkatan, pelatihan jabatan akademik, pelatihan berkala, konsultasi, riset, dan kegiatan pendidikan 7 Sumber belajar Sumberdaya fisik termasuk peralatan, bahan habis pakai, dan teknologi informasi tersedia secara mencukupi untuk melaksanakan kurikulum dan dapat digunakan secara efektif. Perpustakaan, audiovisual, komputer, dan pelayanan akademik lain memadai untuk kurikulum yang dilaksanakan. Lingkungan belajar kondusif untuk proses pembelajaran dan kegiatan pendidikan pada umumnya. Ruang dan fasilitas untuk pembelajaran mencukupi secara kuantitas dan kualitas sesuai dengan kurikulum yang ditawarkan dan dikelola secara efisien dan efektif. Lingkungan, ruang dan sarana pembelajaran terawat dengan baik dalam hal keindahan, kebersihan, kerapihan, keselamatan dan keamanan serta ditingkatkan atau dimodifikasi sesuai yang diperlukan. Program pembelajaran terstruktur dan dikelola secara efektif. Program pembelajaran dinyatakan secara jelas, dikomunikasikan kepada mahasiswa dan dipantau secara teratur. Perkuliahan, praktek, dan ujiannya terjadwal secara sistematis dan dikoordinasikan dengan seluruh komponen yang terkait. Umpan balik yang diperoleh dari mahasiswa dan atau auditor dianalisis dan ditindaklanjuti sebagaimana mestinya. 10 Proses belajar mengajar Kegiatan belajar mengajar didasarkan pada tujuan yang pasti yang konsisten dengan sasaran kurikulum. Penyajian materi kuliah harus terencana dan dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Materi kuliah secara teratur ditentukan dan dievaluasi sehingga selalu pada tingkat yang sesuai dan dapat dimengerti mahasiswa. Metode pengajaran yang dipakai adalah yang mendukung cara belajar efektif dan mahasiswa harus berinisiatif untuk belajar sendiri. Pembelajaran diperkaya dengan mengacu secara tepat hubungan lintas kurikulum dan hasil penelitian mutakhir. Proses pembelajaran memanfaatkan semua fasilitas, peralatan, dan peralatan bantu yang tersedia secara efektif. 11 Evaluasi mata ajaran dan Penilaian harus meliputi semua tujuan dan aspek kurikulum yang diajarkan.

8.

Lingkungan belajar

9.

Organisasi pembelajaran

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

10

penilaian

12

13

Cakupan dan bobot penilaian harus jelas dan diketahui oleh semua yang terlibat. Seperangkat metode penilaian harus disiapkan dan dipakai secara terencana untuk kegunaan diagnostik, formatif dan sumatif. Standar yang dipakai dalam skema penilaian harus eksplisit dan konsisten untuk semua aspek kurikulum. Kemajuan yang dicapai oleh mahasiswa harus dipantau dan direkam secara bersistem, diumpanbalikkan ke mahasiswa dan diperbaiki bila diperlukan. Dukungan bagi Mahasiswa harus didukung secara efektif selama masa belajarnya prestasi akademik melalui pemberian informasi tentang cara belajar, cara mahasiswa memanfaatkan perpustakaan, komputer, dan bantuan/penyangga kesehatan mahasiswa. Institusi menyediakan layanan konsultasi dan bantuan dalam bidang kurikulum, lapangan kerja dan hal-hal yang bersifat pribadi bagi mahasiswa serta mengkomunikasikannya dengan jelas kepada mahasiswa. Institusi/PA menyediakan informasi, konsultasi dan dukungan bagi mahasiswa yang berpotensi tinggi. Keluaran, Indikator kinerja dipakai secara teratur untuk memberi informasi outcomes dan tentang keberhasilan dari tujuan pendidikan. kendali mutu Pengaturan kendali kualitas pada institusi, jurusan, dan bagian serta mata ajaran dilaksanakan secara konsisten dan koheren. Hasil belajar, keluaran (output) dan outcomes dipantau, dianalisis dan ditindaklanjuti.

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

11

Tabel 3. Indikator Kinerja Program Pendidikan

Kategori Input Indikator Persentase mahasiswa dengan NEM > 7,3 (khusus D-IV) Rata-rata NEM mahasiswa baru Tingkat kompetisi mahasiswa baru Asal geografis mahasiswa Rasio Dosen - Mahasiswa Persentase Dosen berpendidikan S2, S3 Rasio kecukupan ruang kuliah, laboratorium dan workshop Rasio kecukupan alat bantu pembelajaran Rasio kecukupan koleksi buku teks < 5 tahun di perpustakaan pusat Rata-rata IPK semester berjalan Persentase mahasiswa dengan masa studi 36 bulan untuk D-III Rata-rata lama penyelesaian studi Rata-rata waktu penyelesaian tugas akhir Jumlah mahasiswa drop out per tahun Persentase Dosen dengan rataan hasil angket > 3 Tingkat kehadiran mahasiswa Tingkat kehadiran staf pengajar Ketepatan rencana dan pelaksanaan perkuliahan/laboratorium/praktek di workshop Ketepatan jadwal pemeriksaan ujian dan pemasukan nilai Jumlah lulusan per tahun Persentase lulusan dengan IPK 3 Rata-rata IPK lulusan Persentase lulusan yang memperoleh pekerjaan pertama dalam waktu 3 bulan setelah lulus Rata-rata waktu tunggu kerja lulusan Status akreditasi PS/bagian Jumlah kegiatan in-campus recruitment Jumlah in-campus recruitment (orang) Keluhan (complaint) pengguna lulusan Cara Perhitungan Mahasiswa baru 5 tahun terakhir Mahasiswa baru 5 tahun terakhir Mahasiswa baru tahun terakhir Mahasiswa baru tahun terakhir 5 tahun terakhir 5 tahun terakhir 5 tahun terakhir 5 tahun terakhir 5 tahun terakhir Mahasiswa semester berjalan Lulusan 5 tahun terakhir Lulusan 5 tahun terakhir Lulusan 5 tahun terakhir Setiap semester, rata-rata hasil kuestioner Absensi satu semester Absensi satu semester Kecocokan pelaksanaan dengan rencana kuliah/praktikum Waktu pemasukan nilai

Process

Output

Outcome

Lulusan 5 tahun terakhir Lulusan 5 tahun terakhir Lulusan 5 tahun terakhir Lulusan 5 tahun terakhir Review 5 tahun sekali Trend 5 tahun terakhir Trend 5 tahun terakhir Trend 5 tahun terakhir

Impact

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

12

Tabel 4. Proses Pendidikan dan Pelayanan Administrasi Akademik dan SOP

Kegiatan PROGRAM PENDIDIKAN 1. Pengusulan dan Penutupan PS 2. Penyusunan Kurikulum Pengusulan dan pembatalan mata kuliah Penetapan beban kredit mk Penetapan kuliah alih semester PENDAFTARAN DAN PENERIMAAN MAHASISWA 3. Promosi Bagian 4 .Penerimaan mahasiswa jalur JSP 5. Penerimaan mahasiswa jalur SPMB 6. Credit earning activity 7. Penerimaan mahasiswa program ekstensi Informasi penerimaan mahasiswa Seleksi Mahasiswa Penetapan mahasiswa yang diterima Pemanggilan mahasiswa yang diterima 8. REGISTRASI MAHASISWA (Baru/ Lama) Pemberian Nomor Pokok Verifikasi data mahasiswa Pembuatan kartu mahasiswa Penyusunan daftar mahasiswa Pengiriman daftar mahasiswa Cuti (DO dan Akademik) Penundaan Penetapan Sanksi Administrasi 9. KPSPP (Kegiatan Pengenalan Sistem Pendidikan Politeknik) 15. PENUGASAN DOSEN (PEMBIMBING AKADEMIK) 16. PENYUSUNAN JADWAL Penyebarluasan Jadwal 17. RENCANA STUDI MAHASISWA Penyiapan borang Kartu Rencana Studi Pengisian Kartu Registrasi 18. PELAKSANAAN KULIAH DAN PRAKTEK 19. UJIAN MATA KULIAH Penetapan Jadwal Ujian Penetapan Peserta Ujian Unit Terkait Bag Jur PNJ RLE RLE RLE RLE RLE IE IE IE IE IE IE IE IE IE IE Keterangan

RLE I I RLE I RL L I I I I I I L L I RL RLE R L

I I IE I E I I I I I I I I I I E I R L

L L IE L I L RLE L L L L L I I RLE E IE L L L

L RL

Oleh Mahasiswa E I

R RL

R EI

L EI

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

13

Kegiatan Pelaksanaan Ujian Pemeriksaan Ujian Pemasukan Nilai Mata Ajaran EVALUASI HASIL BELAJAR SEMESTER Penghitungan Indeks Prestasi Pembuatan transkrip nilai semester Penyerahan transkrip nilai semester Tindak lanjut hasil evaluasi EVALUASI PROSES BELAJAR MENGAJAR Penyiapan Borang Evaluasi Proses Belajar Mengajar Pengisian Borang Evaluasi Proses Belajar Mengajar Pengolahan Evaluasi Proses Belajar Mengajar Tindak lanjut hasil evaluasi PENETAPAN SANKSI AKADEMIK PKL Pembentukan satgas PKL Penyusunan Juklak PKL Pencarian tempat PKL Penetapan tempat KKN Pembekalan PKL Pelaksanaan PKL Pembuatan laporan PKL Penyerahan laporan PKL Penilaian PKL Penyerahan nilai PKL TUGAS AKHIR Penetapan dosen pembimbing Pembuatan SK Dosen Pembimbing Usulan Tugas Akhir Pelaksanaan tugas akhir Penulisan Tugas Akhir Pemantauan Tugas Akhir

Unit Terkait Bag Jur PNJ RL E I RL E I RL E I

Keterangan

20.

I I L L

I I I I

L L I I

Utk. mahasiswa

21.

L L I L RL I RL I I L I L L I L RLE L L L L L L L L L L I EI EI I I I I L I I I I I I I L I I L RL L L L L I I L I I I T : Dosen Pemb. T : Dosen Pemb T : Dosen Pemb. I I T : Mahasiswa T : PS - PNJ T : PS - PNJ Mahasiswa aktif Mahasiswa aktif T : PS - PNJ T : PS - PNJ T : PS - PNJ T : PS - PNJ T : Dosen Pemb. T : Dosen Pemb. Oleh Mahasiswa

22. 23.

24.

25. UJIAN AKHIR Penghitungan IPK sebelum ujian Penyelesaian persyaratan ujian akhir Penetapan tim penguji Penetapan waktu ujian Pembuatan undangan ujian akhir

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

14

Kegiatan Pelaksanaan ujian akhir Penyerahan nilai ujian akhir 26. PROSES PENYELESAIAN AKHIR Penghitungan IPK Penetapan kategori kelulusan (yudisium) Penerbitan SKL 27. WISUDA Pengecekan persyaratan untuk wisuda Pendaftaran wisuda PNJ Upacara Wisuda Penyerahan Ijazah dan Transkrip 28. UMPAN BALIK PROSES PENDIDIKAN Tracer Study Survey Pengguna

Unit Terkait Bag Jur PNJ L L I I L R R I L L L L I I I I I I L L L

Keterangan T : Dosen Pemb. T : Dosen Pemb.

RLE RLE

IE IE

I I

Keterangan: R: Perencanaan; L: Pelaksanaan, E: Monitoring & Evaluasi; I : Informasi; T: Tanggungjawab

VI. PENUTUP Kesepakatan dan komitmen seluruh komponen terkait dalam proses penyelenggaraan pendidikan di PNJ menjadi prasyarat mutlak bagi terselenggaranya Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan di PNJ. Untuk itu diskusi yang intensif menuju tercapainya kesepakatan dan komitmen tersebut sangat diharapkan.

Naskah SJMP (SK Rektor No. 169/K13/PP/2004)

15