ETIKA BERTELEPON

Organization Dev. Team PT. Midi Utama Indonesia, Tbk Jl. MH. Thamrin No. 9 - Cikokol

Tujuan
Diharapkan karyawan akan dapat melakukan komunikasi melalui telepon dengan percaya diri dan efektif.

Latar Belakang
• Membentuk kesan positif bagi perusahaan • Karyawan paham tentang teknik penggunaan telepon yang benar • Penggunaan bahasa yang santun

supplier dan semua pihak eksternal mengenai kualitas pelayanan yang perusahaan berikan.TELEPON DAN PENILAIAN KONSUMEN Teknologi komunikasi semakin berkembang. Cara bertelepon yang baik dan santun menjadi tolak ukur penilaian bagi konsumen. . namun telepon masih menjadi tools komunikasi paling penting dalam perusahaan.

.PENGGUNAAN TELEPON YANG BIJAKSANA • Fasilitas telepon tidak boleh digunakan untuk kepentingan pribadi • Pengguna telepon dengan hak akses keluar dengan password. • Durasi penggunaan telepon berlangsung maksimum selama ± 10 menit. diharap dapat menjaga kerahasiaan password.

KESANTUNAN DALAM BERTELEPON  Selalu ramah dan berbicara dengan jelas  Jangan makan atau minum saat melakukan percakapan telepon  Usahakan agar tidak terdengar suara latar yang mengganggu  Jangan bersikap terlalu akrab  Jangan berteriak atau berbicara dengan orang lain ketika bertelepon  Selalu sediakan pena dan kertas di samping telepon .

Pengendalian dan “ Senyum dalam Suara “ • Volume • Kejernihan • Kecepatan Bicara • Intonasi • Nada suara : usahakan suara terdengar jelas : ucapkan kata-kata dengan benar : hindari bicara terlalu cepat atau lambat : ragam suara membangun minat dan komunikasi yang jelas : hindari suara yang melengking .

• Bersihkan tenggorokan Anda. • Persiapkan suara dan diri Anda. • Bersuara dengan riang .Sapaan = Jabat Tangan Sapaan yang Anda lakukan mewakili jabat tangan dan komunikasi secara langsung.

Ada dengan Budi (memperkenalkan diri).. “Selamat pagi/siang/malam (menyebutkan “Selamat pagi/siang/malam waktu). DC Fresh Food Midi Serpong DC Fresh Food Serpong (memperkenalkan nama DC & Lokasi).Mengangkat Panggilan Telepon Karyawan Telepon dari Pihak Eksternal (Office/ Perusahaan DC/ Toko) (Rekanan... (menawarkan bantuan)”..... .. (menyebutkan waktu)....... departemen/bagian).. dengan Budi (memperkenalkan diri).... yang bisa Saya bantu ?” (menawarkan Ada yang bisa Saya bantu ? bantuan). (mengidentifikasikan DC)... “Selamat pagi/siang/malam (menyebutkan “Selamat pagi/siang/malam waktu). dengan Budi (memperkenalkan diri). lain) Office DC Toko “Selamat pagi/siang/malam (menyebutkan “Selamat pagi/siang/malam waktu)... yang bisa Saya bantu ? (menawarkan Ada yang bisa Saya bantu ? bantuan)”.. yang bisa Saya bantu ? (menawarkan Ada yang bisa Saya bantu ? bantuan)”........ (menyebutkan waktu).. PT.... Supplier...... dengan Budi (memperkenalkan diri)... (mengidentifikasikan Toko).... (menawarkan bantuan)”..... Ada dengan Budi (memperkenalkan diri).... (menawarkan bantuan)”. Midi Utama Indonesia HRD (mengidentifikasi (memperkenalkan perusahaan). Toko AlfaMidi / Alfa Express Garuda AlfaMidi / Alfa Express Garuda (memperkenalkan Toko). Ada dengan Budi (memperkenalkan diri)... Pelanggan) Telepon dari Pihak Internal Perusahaan (Rekan kerja/ Dept.. (menyebutkan waktu).

... (mengidentifikasi pihak yang dituju)“ (mengidentifikasi pihak yang dituju)“ “Selamat pagi/siang/malam “Selamat pagi/siang/malam (menyebutkan waktu).. Bisa bicara dengan Bapak/Ibu... Pelanggan) Telepon ke Pihak Internal Perusahaan (Rekan kerja/ Dept.. Supplier. (mengidentifikasi pihak yang dituju)“ (mengidentifikasi pihak yang dituju)“ DC Toko . (menyebutkan waktu)... Saya Budi (memperkenalkan diri) dari Saya Budi (memperkenalkan diri) dari DC Fresh Food Midi Serpong DC Fresh Food Serpong (memperkenalkan nama DC & Lokasi).... Bisa bicara dengan Bapak/Ibu..... departemen/bagian).... lain) “Selamat pagi/siang/malam “Selamat pagi/siang/malam (menyebutkan waktu).... Saya Budi (memperkenalkan diri) dari Saya Budi (memperkenalkan diri) dari PT Midi Utama Indonesia HRD (memperkenalkan (memperkenalkan perusahaan).... Bisa bicara dengan Bapak/Ibu.. Bisa bicara dengan Bapak/Ibu.. (menyebutkan waktu).....Melakukan Panggilan Telepon Karyawan (Office/ DC/ Toko) Office Telepon ke Pihak Eksternal Perusahaan (Rekanan.. Bisa bicara dengan Bapak/Ibu. (mengidentifikasi pihak yang dituju)“ (mengidentifikasi pihak yang dituju)“ “Selamat pagi/siang/malam “Selamat pagi/siang/malam (menyebutkan waktu).. (memperkenalkan departemen/ bagian). (memperkenalkan Toko). Saya Budi (memperkenalkan diri) dari Saya Budi (memperkenalkan diri) dari Toko AlfaMidi / Alfa Express Garuda Alfamidi / Alfa Express Garuda (memperkenalkan Toko). Bisa bicara dengan Bapak/Ibu.... (menyebutkan waktu).

Contoh : “ Saya sedang menerima telepon yang lain. Mohon tunggu sebentar . Bapak/Ibu telah menunggu…. berikan pilihan kepada si penelepon untuk menelepon kembali. atau Bapak/ Ibu dapat menghubungi Saya kembali.Menempatkan Penelepon pada Posisi Menunggu Cara yang baik dalam menempatkan penelepon pada posisi menunggu : • Bersikap santun. “ .” • Jangan lupakan penelepon yang telah menunggu dengan mengucapkan : “ Mohon maaf.

Pesan paling tidak harus berisi informasi : tanggal & waktu terima. Contoh : “ Mohon maaf. Terima kasih. Cek sekali lagi dan usahakan membaca kembali pesan kepada pihak penelepon. Contoh : “ Baik saya ulangi… Pesannya adalah……” atau “Saya akan sampaikan kepada Bapak Budi bahwa Ibu Ninda dari PT. nama perusahaan dan nomor telepon penelepon. . Bapak Budi sedang tidak ada di ruangan.Pencatatan Pesan untuk Rekan Kerja / Atasan Cara yang baik dalam mencatat pesan adalah sebagai berikut :  Tanyakan kepada penelepon apakah ingin meninggalkan pesan. Apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? “    Selalu siapkan pena/pensil dan kertas dekat telepon untuk memudahkan pencatatan pesan. “  Pastikan Anda menyampaikan pesan tsb pada si penerima . nama lengkap penelepon. Telkom menelepon dan minta dihubungui kembali di nomor 08119675XX.

mohon tunggu sebentar.Meneruskan Telepon Masuk • Pastikan bahwa penerima telepon yang dituju ada di tempat Contoh : “ Pak/ Bu.” • Meneruskan telepon dapat dilakukan dengan menekan : Flash (nomor extension yang dituju) Contoh : Flash 403 . Saya akan memeriksa apakah Pak Budi ada di ruangannya.

Gunakan bahasa yang cerdas dan sopan dalam menginformasikan keberadaan penerima. beliau sedang tidak ada di ruangannya . tergantung sistem dari masing-masing office ) : #44 (Nomor extension yang dituju) #44403 ( 403 adalah nomor extension yang dituju ).” Informasikan kepada penerima telepon yang dituju bahwa Anda telah mengangkat telepon yang masuk. Cara penarikan telepon masuk untuk Head Office ( kondisional . • • . beliau sedang ke WC.Menarik Telepon yang Masuk • • Pastikan Anda mengetahui nomor extension/ line telepon rekan kerja/ atasan Anda. Contoh : Jawaban yang kurang baik : “ Maaf.” Jawaban yang baik : “ Mohon maaf.

.Mengakhiri Pembicaraan Anda Sebagai Penelepon Anda Sebagai Penerima Telepon Indikasikan kepada penerima Indikasikan dengan cara yang telepon bahwa pembicaraan sopan kepada telepon bahwa akan berakhir dengan percakapan sudah berlangsung menggunakan kata.... “ Terima kasih atas informasinya ......” atau ketika jeda atau saat cerita “ Kalau begitu.. Saya penelopon telah selesai. Selamat pagi/siang/malam ” .” Selalu ucapkan terima kasih untuk meninggalkan kesan positif dalam pikiran atau perasaan penelepon.....kata : lama.. Waktu terbaik adalah “ Baik.. akan....

“ -Terima Kasih- . kita baru yakin kalau kita telah berhasil melakukannya dengan baik.“ Sesuatu yang belum dikerjakan seringkali tampak mustahil.

MORNING BREAFING Organization Dev. Team PT. MH. 9 .Cikokol . Tbk Jl. Thamrin No. Midi Utama Indonesia.

• Membentuk rasa kebersamaan dan komunikasi.Tujuan Morning Breafing • Menanamkan dan menumbuhkan kesadaran serta pemahaman karyawan akan budaya kerja 2i3K. • Membentuk disiplin karyawan di lingkungan kerja • Memungkinkan terjadinya sharing knowledge .

Tbk dari : – Head Office / Kantor Cabang – Gudang / Distribution Center – Area / Toko .Pihak yang Terlibat Seluruh karyawan aktif PT. MIDI UTAMA INDONESIA.

Cabang/Toko/Gudang • Dilaksanakan dengan durasi maksimal 15 menit • Dimulai dengan pembacaan doa dan pelafalan budaya kerja • Diakhiri dengan pembacaan kata-kata bijak oleh PIC .Ketentuan Morning Breafing • Wajib diikuti oleh semua karyawan PT. MIDI UTAMA INDONESIA. Tbk • Dipimpin oleh seorang PIC yang ditentukan berdasarkan kebijakan masingmasing Divisi/Department.

Contoh Jadwal Morning Breafing untuk HO Hari Senin Selasa PIC per-Divisi/Dept HRD GA & Purchasing SND Merchandising Marketing Finance Propertiy Development License IT Internal Audit Lantai 1 Rabu Kamis Jumat Senin Selasa Lantai 4 Rabu Kamis Jumat .

05 s/d selesai Gudang/DC Setiap awal pergantian Shift (disesuaikan dengan kondisi dan kebijakan masing-masing DC) Pukul 06.Tempat Pelaksanaan Tempat Pelaksanaan Head Offce/Kantor Cabang Waktu Pelaksanaan Pukul 08.00 s/d selesai (Shift 2) Pukul 22.00 atau 16.00 s/d selesai (Shift 3) Area/Toko .00 atau 23.30 s/d selesai (Shift 1) Pukul 15.

Cara Pelafalan Budaya Kerja 2i3K Budaya Kerja 2i3K// Satu Dua Tiga Empat Lima // Integritas yang tinggi // // Inovasi untuk kemajuan yang lebih baik // // Kualitas dan produktivitas yang tertinggi // // kerjasama team // // kepuasan pelanggan // melalui standar pelayanan yang terbaik// .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful