TUGAS TERSTRUKTUR KOMUNIKASI BISNIS Komunikasi Bisnis Dalam Organisasi

DISUSUN OLEH: 1. 2.
3.

Febri Dharmawan C1B008092 Ahmad Rifqi Zuhdi Stefani Dwi Sari Titi Murwati Rizki Satrio P. C1B008094 C1B008118 C1B008125 C1B008126

4.
5.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN 2011

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena telah memberikan rahmat dan karunia Nya kepada kami dalam menyusun makalah yang berjudul Komunikasi Bisnis Dalam Berorganisasi untuk memenuhi tugas Komunikasi Bisnis yang diberikan oleh Ibu Siti Zulaikha sehingga dapat selesai tepat waktu. Kami menyadari bahwa makalah ini masih belum sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan sumbangan kritik serta saran yang membangun dari pembaca agar untuk selanjutnya kami bisa menjadi jauh lebih baik.

Purwokerto, 15 Maret 2011

Penyusun

DAFTAR ISI

Halaman Judul .. Kata Pengantar . Daftar Isi ....... Bab I PENDAHULUAN Bab II PEMBAHASAN A.Hubungan Komunikasi . B.Pola Komunikasi ....... C.Cara Mengelola Komunikasi.

i ii iii

3 5

BAB I PENDAHULUAN Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi. Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.

Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasinegosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value). Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

BAB II PEMBAHASAN A. Hubungan Komunikasi Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat (lem) yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama dapat melakukan fungsinya dengan baik. Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya. Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi. a. Menetapkan tujuan

Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat formal maupun nonformal. Untuk dapat menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen bawah dan karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang. Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (financial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut, sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antarunit yang ada dalam organisasi tersebut. b. Membuat dan melaksanakan keputusan Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orangorang dalam organisasi tersebut membuat keputusan-keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan atau alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi. c. Mengukur prestasi kerja Saat keputusan telah dilaksakan manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor antara lain biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang ada. d. Merekrut dan mengembangkan staf Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang ia harus mengumumkan secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga

dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia. Selanjutnya karyawan baru perlu dperkenalkan dengan staf organisasi. e. Pelayanan pelanggan Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan eksternal) atau pelanggannya dengan menggunakan komunikasi baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak dan berbagai bentuk simbol seperti dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan dengan pelanggan.
f. Negoisasi dengan pemasok

untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negoisasi dengan pemasok maupun pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yang terkait. g. Membuat produk Untuk menuangkan ide mengenai produk baru kemudian menempatkannya dalam proses produksi sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan diperlukan komunikasi. h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada Komunikasi bukan saja terjadi dalam perusahaan tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat , pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan yang berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minimum

regional (UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja , pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha.

B. Pola Komunikasi Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbedabeda. Bagi perusahaan yang berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit. Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel). 1. Saluran komunikasi formal Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah keatas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal.

a. Komunikasi dari atas ke bawah Aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan untuk mengrahkan, mengkordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Oleh karena berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan oleh para bawahannya, maka perlu penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah untuk dipahami. Sebagai contoh, informasi yang berasal dari manajemen umum disampaikan ke manajer produksi, kemudian ke bagian pabrik, selanjutnya baru sampai ke karyawan. Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tuilisan seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun buletin. Komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu: 1.
2.

Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu. Untuuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus

dilaksanakan. 3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik

organisasional. 4. Untuk memberikan umpan baliki pelaksanaan kerja kepada para

karyawan.

10

5.

Untuk menyajikan mengenai aspek ideologi dalam membantu

organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan kepara bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.

b. Komunikasi dari bawah ke atas Utnuk memecahkan masalah-masalah dari suatu organisaasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Dengan kata lain, partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai suatu keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Kalau tidak, informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, karena yang muncul hanyalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut. Salah satu kjelelmahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (abs/asal bapak senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan atau tidak disampaikan. Hali ini desbabkan karena para bawahan beranggapan bahwa dengan melaporkan hal-hal yang baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu ornaginsasi tersebut. c. Komunikasi horizontal

11

Komunikasi horizontal atau sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki possisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, memperngaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memililiki kedudukan sejajar. Komunikasi horizontal berifat kordinatif diantara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun dia antara departemen. Komunikasi horizontal menjadi penting artinya manakala masing-masing bagian atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar. Tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja sendiri-sendiri tanpa harus tergantung dengan bagian lainnya, maka komunikasi horizontal akan minim atau jarang dipakai. d. Komunikasi diagonal Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian. Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan menunjukan bahwa, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi yang berskala besar, manakala terdapat saling ketergantungan di antara bagian atau departemen-departemen yang ada dalam organisasi tersebut. Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :
1.

Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dari pada bentuk

komunikasi tradisional.

12

2.

Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut

membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal dapat menganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Disampaing itu, komunikasi diagonal di suatu organisasi besar sulit dikendalikan secara efektif.

Keterbatasan komunikasi formal

Meskipuin saluran komunikasi formal sangat penting bagi organisasi besar, namun ia memiliki dampak yang kurang menguntungkna baik dari sudut pandang individual maupun perusahaan. Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasn untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dengan komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat menggambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalahpahaman. Salah satu cara mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi dalam komunikasi adalah mengurangi jumlah tingkatan atau level dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi flat atau mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi. 2. Saluran Komunikasi Informal Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan,

13

dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, music, acara film, kadangkala mereka juga bicara hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasi. C. Cara Mengelola Komunikasi 1. Penanganan Pesan-pesan Rutin Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak daripada dalam organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat dari kegiatan komunikasi dengan biaya tertentu. Untuk dapat memaksimumkan biaya tersebut, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut. a. Mengurangi Jumlah Pesan

Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-sumber(uang dan bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya pada seberapa banyak surat-surat yang akan dikirim ke luar. Disamping itu, organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan.

b.

Instruksi yang Jelas

Kesalahan yang menyebabkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun, dalam hal ini manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi mengetahui apa yang harus dilakukanya. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami

14

kebutuhan

dan

tujuan

organisasi

secara

keseluruhan,

sehingga

dapat

menghindarkan dirinya dari kesalahan dalam memberi instruksi. Komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan.

c.

Mendelegasikan Tanggung Jawab

Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting, karena seorang menajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. d. Melatih Petugas

Seorang yang memegang pensil tidak harus menjadi penulis yang baik, seorang yang memilik suara yang menarik juga tidak selalu dapat menjelaskan sesuatu dengan jelas kepada khalayak. Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan atau tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.

2. Penanganan Krisis Komunikasi

15

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Semakin besar tantangan yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan yang dibutuhkan. Beberapa contoh kejadian yang menimpa suatu organisasi perusahaan yang harus ditangani dengan seksama.

a.

Kasus Pertama

Perusahaan Jamu PT. Kuku Raksasa memproduksi obat pegal linu dalam berbagai kaplet. Seorang wanita dikabarkan meninggal dunia setelah minum obat pegal linu dari PT tersebut. Mendengar kejadian itu, aparat keamanan dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan dan pemeriksaan di tempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tersebut mengandung suatu campuran zat yang berbahaya bagi manusia. Setelah beberapa lama kematian itu terjadi, hasil pemeriksaan di laboratorium menunjukan bahwa kematiannya berasal dari obat yang diproduksi PT Kuku Raksaa. b. Kasus Kedua Dalam beberapa kejadian terpisah, menurut laporan konsumen dari beberapa propinsi, ditemukan campuran zat-zat pengawet makanan yang berbahaya dalam makanan bayi yang Anda produksi. Anda kemudian melakukan pengecekan ke beberapa daerah yang melaporkan hal tersebut, tetapi tidak menemukan bukti yang cukup mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan secara menyeluruh, tidak ditemukan masalah baik di bagian produksi maupun distribusi. Namun, perlu diingat bahwa berita tentang tercampurnya za-zat kimia berbahaya tersebut telah menyebar ke beberapa daerah.

16

c. Kasus Ketiga Sebuah perusahaan penghasil penyedap masakan terpaksa didemo oleh warga masyarakat yang ada di sekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga masyarakat berpendapat bahwa akibat pembuangan limbah pabrik tersebut,sawah-sawah milik para petani tersebut menjadi tidak subur lagi. Disamping itu, mereka juga mengeluh bau limbah pabrik tersebut yang sangat menyengat hidung warga masyarakat sekitarnya, bahkan ada yang di antara mereka pusing-pusing dan mual-mual dan terpaksa harus diopname di rumah sakit.

d. Kasus Keempat Sebuah industri tahu yang berlokasi di lingkungan pemukiman warga, belakangan ini menjadi pembicaraan warga masyarakat. Mereka berpendapat bahwa industri tahu diwilayah tersebut menggangu warga terutama karena bau limbah tahu yang di alirkan melalui saluran-saluran air warga setempat. Disamping itu, saluran-saluran air warga menjadi keruh dan kotor karena limbah tahu tersebut.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain: 1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.

17

2. Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada krisis terjadi. 3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi. 4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf. 5. Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui tindakan nyata. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi Sebagaimana diketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan sebagai komunikator. Dinamika komunikasi dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada saat yang sama, kita dapat menyesuaikan pesan-pesan dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik. Disamping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis,mendengar, dan berbicara adalah sangat penting dan diutamakan oleh para pimpinan suatu perusahaan. Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah: 1. Membaca. 2. Mendengar. 3. Percakapannya menarik. 4. Wawancara. 5. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil.

18

6. Berpidato dan presentasi. 7. Menulis surat, memo dan laporan. Barangkali tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi secara jujur. Setiap orang keinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin Anda seorang pendengar yang baik, atau mungkin penulis yang baik. Dalam kehidupan banyak dijumpai orang-orang yang tidak begitu saja menjadi penulis atau pembicara yang ulung. Mereka menjadi operator ulung atau penulis jempolan karena mereka melakukan latihan dan praktik secara teratur dan terus menerus. Seorang yang telah menulis sepuluh buah laporan biasanya lebih baik daripada mereka yang menulis dua buah laporan. Belajar dari pengalaman, dan pelajaran yang paling penting dari pengalaman belajar dari kesalahan dan kegagalan yang pernah di lakukan atau dilakukan orang lain.

Hambatan Komunikasi a. Hambatan Teknis Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi:
1. Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas. 2. Kurangnya informasi atau penjelasan. 3. Kurangnya ketrampilan membaca. 4. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.

19

b. Hambatan Semantik Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian (komunikator dan komunikan), tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara Simbol (kata) dan apa yang disimbolkan (arti atau penafsiran), dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya. c. Hambatan Manusiawi Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll. Menurut Cruden dan Sherman:

Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.

Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi. Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi.

20

BAB III KESIMPULAN

Kesimpulan yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Beberapa kegiatan organisasi yang ada dalam suatu organisasi

21

mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negoisasi dengan pemasok, menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada. Untuk melakukan komunikasi secara efektif perlu adanya pemilihan pola komunikasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun nonformal. Saluran komunikasi dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran komunikasinya didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur dengan jenjang hierarkinya, maka dalam konmunikassi informal semua informasi tidak lagi atas dasar jenjang hierarki, namun saluran komunikasinya lebih leluasa. Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, maka sebagian tanggung jawab dan wewenangnya didelegasikan kepada bawahannya. Dalam mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya, salah satu factor penting bagi pelaksanaan tugas tersebut adalah adanya unsur kepercayaan yang besar terhadap bawahan. Tanpa melihat di mana Anda bekerja atau apa yang Anda lakukan, maka komunikasi akan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan karier Anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan yang Anda miliki, penentuan tujuan yang realistis dan melakukan latihan berbagai bentuk komunikasi, maka Anda akan dapat meningkatkan ketreampilan komunikasi Anda.

22