PENATAAN RUANG KERJA KANTOR UNTUK MENDUKUNG PRODUKTIVITAS KERJA Oleh: Widyantoro Setyawan Widyaiswara Pusdiklat Pengembangan SDM

Ruang kerja pada umumnya tempat berlangsungnya proses pekerjaan, pengertian ini menyangkut tempat yang tertutup maupun terbuka. Ruang kerja yang tertutup umpamanya ruang kerja direktur, dimana ada penyekat yang menjadi batas antara dalam ruang dengan luar ruang. Sedangkan ruang kerja karyawan yang tertutup pada umumnya ada sejumlah atau banyak karyawan yang bekerja dalam satu ruangan. Ruangan tersebut juga ada sekat yang memisahkan antara dalam dan luar ruang kerja tersebut.

Ruang kerja yang terbuka, adalah tempat berlangsungnya proses pekerjaan yang tidak ada sekat dan tidak diperlukan sekat untuk menjalankan proses pekerjaan dan proses pekerjaan tersebut tidak akan terganggu karenannya. Misalnya pekerjaan mengaspal jalan, mengukur suatu bidang tanah untuk pembuatan sertifikat, melakukan sensus, dan lain-lain.

Ruang kerja mempunyai pengertian yang lebih luas ruang kerja suatu kantor, berlangsungnya proses

karena didalamnya termasuk merupakan tempat sedangkan

dimana ruang kerja suatu kantor pekerjaan dari kegiatan

administratif

berlangsungnya proses pekerjaan non administratif pada umumnya tidak di ruang kantor.

Kegiatan administratif, dahulu diartikan secara sederhana sebagai kegiatan tulis menulis, pada saat ini dipahami sebagai aktifitas yang banyak berhubungan dengan kertas, sebagai dokumen, komunikasi tertulis, informasi, data, yang semua harus

mendapatkan pengamanan yang memadai agar tidak jatuh ketangan pihak lain yang dapat digunakan untuk mengancam, atau membahayakan organisasi, karena dalam kertas-kertas tersebut berbagai rahasia organisasi tersimpan.Misalnya, data wajib pajak

5. koran2. Semua itu dapat bercampur aduk satu sama lain. seperti pada “Slogan 5S” atau “Slogan 5C” sedangkan Jepang “5S” Slogan 5S (di Amerika) : 1. kertas dokumen yang tidak bernilai. Misalnya: sulitnya menemukan kembali suatu dokumen yang sangat diperlukan untuk membuat jawaban atas komplain dari nasabahnya. kertas-kertas dokumen yang bernilai. perusahaan Barat seringkali lebih suka menggunakan anonym bahasa Inggris. bila tidak ada penanganan.yang tersimpan di Kantor Pelayanan Pajak semua tersimpan dalam dokumen-dokumen yang harus dijaga kerahasiaannya. dapat berdampak yang buruk terhadap organisasi. Scrub (gosok) : Bersihkan semuanya : peralatan. mesin dan tempat kerja. kertas bekas proses pekerjaan. menghilangkan noda dan limbah serta menanggulangi sumber limbah. dilihat oleh pihak luar Kantor Pelayanan Pajak. 2. alat-alat dan mesin-mesin perkantoran. tidak boleh dibuka. Systematize (sistematisasi) : Membuat rutin kegiatan membersihkan dan memeriksa. buku-buku. maka akan diisi dengan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan kantor. 3. Sort (memilah) : Pisahkan barang yang tak diperlukan dan singkirkan. Oleh karena ketika membuat ruang kantor harus mempertimbangkan akan pengamanan kerahasiaan organisasi. Ruang kerja suatu kantor sebagai tempat berlangsungnya proses pekerjaan administratif. seperti di Indonesia. Straighten (meluruskan) : Letakkan barang yang diperlukan secara teratur sehingga mudah diambil. kertas-kertas yang belum dipakai dalam proses pekerjaan. Standardize (standarisasi) : Membakukan empat langkah sebelumnya dan membuatnya menjadi proses yang bersinambungan. Untuk itu diperlukan penataan ruang kerja secara baik. dan sebagainya. manajalah. . Beberapa cara penataan ruang kerja. Dalam memperkenalkan penataan tempat kerja. agar tidak akan menghambat proses pekerjaan. 4.

tidak perlu berlebihan barang atau alat berada diruang kerja. Shitsuke ( rajin ) tidak segan-segan untuk melakukan 4 S lainnya. 2. 5. serta mengurangi kelelahan karena harus mencari berkas atau dokumen. higienis.Slogan 5C (di Inggris. aman dan menyenangkan bagi semua orang. latih dan jaga 5. Custom and practice (kebiasaan dan praktek) : Kembangkan kebiasaan pemeliharaan rutin dan kegiatan perbaikan lebih lanjut Slogan 5S di Jepang 1. Seiso ( bersih ). Clear out (singkirkan) : Tentukan yang diperlukan dan singkirkan yang tak diperlukan. Clean and check (bersihkan dan periksa) : Periksa dan perbaiki keadaan 4. Manfaat penataan ruang kerja. tertata tidak berhamburan. debu 4. mempermudah gerak kerja. Conform (pastikan/patuhi) : Tetapkan standar. membersihkan dari kotoran. . Upaya penataan ruang kerja perlu dilakukan karena berkaitan pihak internal dan ekternal sehingga dapat mencapai kondisi yang memuaskan kedua belah pihak. Eropa) : 1. aman dan teratur untuk semua barang.   Meningkatkan moral karyawan jauh ke depan Menghapuskan berbagai jenis pemborosan dengan mengurangi kegiatan misalnya mencari-cari peralatan kerja. Seiton ( teratur ). Seiri ( simpel ). Manfaat yang akan diperoleh antara lain :  Menciptakan lingkungan kerja yang bersih. 2. terklasifikasi. Configure (susun/tata) : Siapkan tempat yang mudah. 3. 3. Seiketsu ( terawat ) alat-alat terjaga fungsinya.

Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu factor khusus. contohnya pejabat eselon IV yang karena tugas pekerjaannya diharuskan banyak menerima tamu dari masyarakat. Bentuk ruang kerja. Umpamanya semua ruang kerja pejabat eselon IV dalam satu kantor dibuat sama. pekerjaan yang memerlukan pemikiran. Cara menata ruang kerja kantor 1. tepat dan akurat. Jenis dan jenjang jabatan. Adapun faktor-faktor yang berpengaruh pada penataan ruang kerja kantor : a. ruang kerja yang segi empat berbeda dengan yang segi tiga atau segi banyak. gagalnya fungsi alat-alat kerja. Semua itu lebih mudah dipantau secara visual. maka ruang kerjanya harus ditata berbeda dengan pejabat yang hanya sedikit tamunya. seperti cacat produksi atau hasil kerja .  Mengurangi gerak kerja yang tak bernilai tambah. c. ruang kerja yang sempit dengan yang luas perlu dibedakan. d. . Alat-alat kerja. Macam pekerjaan. Ringkas. Menghilangkan pemborosan pemakaian bahan dalam proses pekerjaan. dan alat-alat penunjang kerja: Ketersediaan alat-alat ini penting untuk menunjang efektifitas kerja. perbedaan jabatan berakibat perbedaan alat-alat kerja.   Membuat masalah kualitas menjadi jelas Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. Membantu karyawan dalam mencapai disiplin pribadi. b. Ruang kerja pelayanan pelanggan juga harus ditata beda. Menunjukkan berbagai ketidakwajaran. Karyawan dengan disiplin pribadi selalu melaksanakan tugas dengan cepat. sehingga penyelesaiannya tidak bertele-tele. kecuali ada factor khusus. alat penunjang lainnya.    Menampilkan pribadi karyawan yang cekatan dan professional. berjalan jauh atau gerak kerja dengan ketegangan yang menimbulkan kelelahan.  Memperjelas jalur kerja untuk menghindari kelambatan waktu penyerahan. ilmu dan pengetahuan. teknologi akan berbeda dengan pekerjaan yang lebih banyak menggunakan tenaga. ruang kerja.

rokok. pena. dipilih kira-kira yang dapat diselesikan hari itu yang wajib berada diruang kerja. Pada meja kerja dengan dua laci. barang perhiasan aksesori. balpoin. pencatatan dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam bekerja lebih efektif. Proses ini menumbuhkan sikap disiplin pribadi. keberadaan meja dan kursi tamu. gerakan tubuh mungkin tidak akan leluasa kurang sedap dipandang mata. Mungkin tidak perlu setiap karyawan memiliki kursi tamu. Tetapi untuk karyawan yang tugas pekerjaannya mengakibatkan banyak tamu yang harus dilayani maka harus disediakan meja kursi tamu yang cukup. memperbaiki sistem penyimpanan. maka semua barang yang ada di ruang kerja tersebut diprioritaskan yang mendukung tercapainya prestasi kerja yang tinggi. satu laci (atas) untuk keperluan kantor dan satu laci (bawah) untuk kepentingan pribadi. Berbagai jenis barang ini perlu diklasifikasikan berdasarkan pemakaiannya. misalnya. satu batang pena. Meja kerja umumnya memiliki laci dua atau lebih. permen. korek api. Namun barang-barang di dalamnya seringkali diletakkan berserak begitu saja di laci pertama. Makin sempit ruang kerja. 2. Misalnya. neosep. Misalnya. kartu nama. Selanjutnya. Semua kelebihan barang harus disingkirkan. Terlalu banyak barang menjadikan ruang terlihat penuh. Karena ruang kerja luasnya terbatas dan fungsi utamanya untuk melaksanakan proses pekerjaan. Sedang berkas yang akan seyogyanya tidak berada diruang kerja di disimpan samping ditempat juga diselesaikan besok lain.Ringkas perlu diterapkan dalam menata ruang kerja kantor oleh pegawai yang bersangkutan. namun seringkali ditemukan pula : sikat gigi. Berkas-berkas dalam proses pekerjaan. plester luka dan sebagainya. dan mungkin hanya barang atau alat-alat yang wajib ada yang boleh ditaruh di ruang kerja tersebut. Di sini dapat ditemukan tidak hanya pensil. makin ketat dalam seleksi barang yang akan ditaruh. koin. kosmetik. gunting dan sebagainya. katakanlah kita menetapkan hanya akan ada dua batang pensil. parfum. satu penghapus. Rapi . notes kertas buram. karet gelang. jumlah maksimum dari tiap jenis barang itu harus ditetapkan. dan seterusnya. dikeluarkan.sebagai gantinya dapat disediakan meja dan kursi tamu untuk bersama. penghapus.

berkas dalam proses. alat-alat. berkas-berkas. Langkah yang diperlukan untuk mencapai kerapian dengan melakukan pengklasifikasian atau pengelompokan berdasarkan jenis. berkas-berkas yang tak diperlukan telah disingkirkan. Sedangkan untuk berkas.. Misalnya pengelompokan atau pengklasifikasian berdasarkan jenis : meja-kursi. berkas. jendela. rapih dan resik setiap hari secara terus menerus. . berkas sudah tidak diproses. resik dan rilek. Komitmen para pegawai pengguna ruang kerja harus ada. sehingga pengunaan alat-alat. yang tersisa tinggal dalam jumlah yang minimum saja. Selanjutnya perlu ditata sedemikian rupa untuk mencapai ruangan menjadi rapi. sampai barang-barang kecil. meja-kursi komputer. terakhir adalah meletakkannya. Pengelompokan fungsinya misalnya meja-kursi kerja. besar kecilnya.komputer. semua barang atau alat-alat kerja. 3. buku dan berkas tidak akan merubah penataan. maka perlu dipertahankan. koran. Meletakkan barang. pintu. kemudian diikuti oleh barang besar lainnya dan seterusnya. berkas pendukung. Rawat Pemahaman mengenai rawat yaitu mempertahankan keadaan yang sudah ringkas. meja-kursi tamu. dan luas ruangan. berkas utama. buku-buku. buku-buku dan sebagainya berdasarkan kelompoknya. Menjaga agar ruang kerja kantor tetap tertata merupakan hal yang berbeda. bentuknya. Ingat ketika menata ruang tersebut acapkali memerlukan tenaga dan sumberdaya ektra. Buku dikelompokan berdasarkan bidang ilmu. rapi. harus membuatkan sistem dan prosedur yang mampu menjamin kelangsungan ringkas. Begitu juga meletakkan meja-kursi kerja dengan meja-kursi tamu.Setelah ringkas diterapkan. fungsinya. hiasan. Dalam tataruang terlebih dahulu diletakkan barang-barang yang paling besar karena akan membutuhkan tempat yang paling banyak. Sistem dan prosedur yang sudah dibuat disebar luaskan kepada para pegawai pengguna ruangan. Artinya kondisi ruangan kerja kantor yang sudah tertata tersebut jangan sampai berantakan kembali seperti semula. alatalat. ada kalanya memerlukan coba-taruh coba taruh untuk memperoleh kerapihan yang cocok dan kemudahan menjangkaunya sehubungan frekwensi penggunaan. majalah. setelah selesai penggunaan dikembalikan seperti semula. jangan sampai frekwensi penataan harus lebih sering. perlu mempertimbangkan pencahayaan.

5. 4. ada yang dengan melihat hiburan di teve. Kebersihan akan berdampak penurunan biaya kesehatan dan penurunan gangguan proses pekerjaan. dapat berfungsi kembali. Seorang karyawan kantor yang bekerja untuk selama 8 jam perhari. rapi. dan berbagai daerah di dalam tempat kerja. Ada seorang yang dengan melihat lukisan pemandangan dapat membuat dia rilek. yang dapat segera diatasi dan proses pekerjaan. Resik Resik berarti membersihkan lingkungan kerja. rawat. Rilek Upaya membuat ruang kerja ringkas. memasang exhaust fan untuk ruang yang ber Ac. tidak merokok diruang kerja apalagi yang ber ac. tetapi yang dapat menurunkannya. Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan ruangan para pegawai dan pengguna ruangan harus menjadikan budaya bersih dengan cara menyediakan tempat sampah. tidak terlalu lama mengganggu . Ruangan dan berkas yang tidak bersih akan mengganggu pernafasan pegawai yang bersangkutan. Ada sebuah aksioma yang patut dianut membersihkan berarti memeriksa. apalagi untuk orang yang mempunyai penyakit asma akan mudah sekali kambuh penyakitnya. mesin dan alat kerja. dsb. Untuk membuat suasana yang rilek . termasuk di dalamnya. masing-masing orang bisa tidak sama. lantai tempat kerja. ada yang dengan melihat ikan di akuarium. Karena itu masing-masing pegawai pengguna ruang tersebut dapat menambahkan alat yang diperlukan. melaksanakan kebersihan. membutuhkan suasana yang tidak menambah beban. dengan tugas yang menguras pikiran dan tenaga. ada yang mendengar siaran lagu-lagu klasik diradio. menyedot debu dengan vacuum cleaner. ada lagu-lagu daerah. dan resik disempurnakan dengan tambahan lainnya agar menimbulkan suasana yang rilek. Untuk itu alat-alat yang memerlukan servis perlu dibuatkan skedul yang jelas dan dilaksanakan secara teratur. Pegawai atau operator yang membersihkan alat-alat dapat menemukan berbagai fungsi yang gagal. Hal ini dapat membahayakan kesehatan pegawai.Merawat juga mengandung pengertian untuk menjaga agar alat-alat tetap berfungsi.

Manajemen. sedangkan yang menggunakan pikiran akan lebih cenderung temperatur yang moderat agar dapat bertahan lama diruang kerja untuk berpikir. dan berapapun luasnya DAFTAR PUSTAKA Handoko. Yogyakarta Imai. Penutup Ruangkerja kantor dirasakan langsung dengan penggunanya dapat berpengaruh terhadap pisik maupun psikologis. Oleh karenanya penting alat pengatur temperatur bersifat fleksibel sehingga kenyamanannya dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna ruangan. Masa Aki. karena kondisi menjadi tidak nyaman dan tidak betah berlama-lama. juga dapat menjadi pilihan. PT INDEKS. 2005 Jakarta. Pusaka Binaman Pressindo. Untuk memperoleh dukungan yang optimal tidak mungkin mengabaikan begitu saja penataan ruang kerja. dan tidak mengganggu komunikasi. tetapi dapat juga oleh masing-masing ruang. tetapi menerapkan prinsip penataan 5R diatas. . Apabila masing-masing ruang mengatur sendiri musiknya perlu menjaga agar jangan sampai seperti toko kaset. Sifat dapat fleksibel penataan 5R akan dapat digunakan pada ruang kantor siapapun. Edisi bahasa Indonesia Robbins. Edisi 2 Jilid I. Untuk pegawai yang bekerjanya lebih banyak menggunakan otot. T.Temperatur ruangan yang terlalu dingin atau panas dapat menghalangi orang untuk rilek. Suara musik seyogyanya yang lembut. Gemba Kaizen. Jakarta.2003. Penggunaan musik untuk menciptakan suasana rilek. BPFE. Stephen P dan Mary Coulter. Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja tersebut dapat menghambat proses kerja. Manajemen. PT. Ada kantor yang mengatur musik secara terpusat.1997. akan lebih senang dengan temperatur yang agak rendah agar tidak cepat lelah.Hani.

Binarupa Aksara. Widyantoro S. 1996. Widyaiswara Pusdiklat PPSDM . Disiplin Kelima. Edisi bahasa Indonesia. Penulis : Drs. Peter M. Jakarta.Senge.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful