PENATAAN RUANG KERJA KANTOR UNTUK MENDUKUNG PRODUKTIVITAS KERJA Oleh: Widyantoro Setyawan Widyaiswara Pusdiklat Pengembangan SDM

Ruang kerja pada umumnya tempat berlangsungnya proses pekerjaan, pengertian ini menyangkut tempat yang tertutup maupun terbuka. Ruang kerja yang tertutup umpamanya ruang kerja direktur, dimana ada penyekat yang menjadi batas antara dalam ruang dengan luar ruang. Sedangkan ruang kerja karyawan yang tertutup pada umumnya ada sejumlah atau banyak karyawan yang bekerja dalam satu ruangan. Ruangan tersebut juga ada sekat yang memisahkan antara dalam dan luar ruang kerja tersebut.

Ruang kerja yang terbuka, adalah tempat berlangsungnya proses pekerjaan yang tidak ada sekat dan tidak diperlukan sekat untuk menjalankan proses pekerjaan dan proses pekerjaan tersebut tidak akan terganggu karenannya. Misalnya pekerjaan mengaspal jalan, mengukur suatu bidang tanah untuk pembuatan sertifikat, melakukan sensus, dan lain-lain.

Ruang kerja mempunyai pengertian yang lebih luas ruang kerja suatu kantor, berlangsungnya proses

karena didalamnya termasuk merupakan tempat sedangkan

dimana ruang kerja suatu kantor pekerjaan dari kegiatan

administratif

berlangsungnya proses pekerjaan non administratif pada umumnya tidak di ruang kantor.

Kegiatan administratif, dahulu diartikan secara sederhana sebagai kegiatan tulis menulis, pada saat ini dipahami sebagai aktifitas yang banyak berhubungan dengan kertas, sebagai dokumen, komunikasi tertulis, informasi, data, yang semua harus

mendapatkan pengamanan yang memadai agar tidak jatuh ketangan pihak lain yang dapat digunakan untuk mengancam, atau membahayakan organisasi, karena dalam kertas-kertas tersebut berbagai rahasia organisasi tersimpan.Misalnya, data wajib pajak

tidak boleh dibuka. kertas bekas proses pekerjaan. dapat berdampak yang buruk terhadap organisasi. bila tidak ada penanganan. Oleh karena ketika membuat ruang kantor harus mempertimbangkan akan pengamanan kerahasiaan organisasi. buku-buku. alat-alat dan mesin-mesin perkantoran. Systematize (sistematisasi) : Membuat rutin kegiatan membersihkan dan memeriksa. Dalam memperkenalkan penataan tempat kerja. maka akan diisi dengan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan kantor. Straighten (meluruskan) : Letakkan barang yang diperlukan secara teratur sehingga mudah diambil. Scrub (gosok) : Bersihkan semuanya : peralatan. Misalnya: sulitnya menemukan kembali suatu dokumen yang sangat diperlukan untuk membuat jawaban atas komplain dari nasabahnya. kertas dokumen yang tidak bernilai. Beberapa cara penataan ruang kerja. Sort (memilah) : Pisahkan barang yang tak diperlukan dan singkirkan. mesin dan tempat kerja. koran2. seperti di Indonesia. kertas-kertas dokumen yang bernilai. 5. Standardize (standarisasi) : Membakukan empat langkah sebelumnya dan membuatnya menjadi proses yang bersinambungan.yang tersimpan di Kantor Pelayanan Pajak semua tersimpan dalam dokumen-dokumen yang harus dijaga kerahasiaannya. dan sebagainya. 4. 2. 3. manajalah. dilihat oleh pihak luar Kantor Pelayanan Pajak. agar tidak akan menghambat proses pekerjaan. Semua itu dapat bercampur aduk satu sama lain. menghilangkan noda dan limbah serta menanggulangi sumber limbah. perusahaan Barat seringkali lebih suka menggunakan anonym bahasa Inggris. Ruang kerja suatu kantor sebagai tempat berlangsungnya proses pekerjaan administratif. kertas-kertas yang belum dipakai dalam proses pekerjaan. Untuk itu diperlukan penataan ruang kerja secara baik. seperti pada “Slogan 5S” atau “Slogan 5C” sedangkan Jepang “5S” Slogan 5S (di Amerika) : 1. .

2. Configure (susun/tata) : Siapkan tempat yang mudah. tidak perlu berlebihan barang atau alat berada diruang kerja. Seiton ( teratur ). Eropa) : 1. 3. Seiri ( simpel ). 3. membersihkan dari kotoran. aman dan menyenangkan bagi semua orang. Seiketsu ( terawat ) alat-alat terjaga fungsinya.Slogan 5C (di Inggris. . Clear out (singkirkan) : Tentukan yang diperlukan dan singkirkan yang tak diperlukan. tertata tidak berhamburan. debu 4. Manfaat penataan ruang kerja. mempermudah gerak kerja. serta mengurangi kelelahan karena harus mencari berkas atau dokumen. Upaya penataan ruang kerja perlu dilakukan karena berkaitan pihak internal dan ekternal sehingga dapat mencapai kondisi yang memuaskan kedua belah pihak. Shitsuke ( rajin ) tidak segan-segan untuk melakukan 4 S lainnya. latih dan jaga 5. Clean and check (bersihkan dan periksa) : Periksa dan perbaiki keadaan 4. aman dan teratur untuk semua barang. 5. Manfaat yang akan diperoleh antara lain :  Menciptakan lingkungan kerja yang bersih. Conform (pastikan/patuhi) : Tetapkan standar. Seiso ( bersih ).   Meningkatkan moral karyawan jauh ke depan Menghapuskan berbagai jenis pemborosan dengan mengurangi kegiatan misalnya mencari-cari peralatan kerja. terklasifikasi. higienis. Custom and practice (kebiasaan dan praktek) : Kembangkan kebiasaan pemeliharaan rutin dan kegiatan perbaikan lebih lanjut Slogan 5S di Jepang 1. 2.

ruang kerja yang sempit dengan yang luas perlu dibedakan. Semua itu lebih mudah dipantau secara visual.    Menampilkan pribadi karyawan yang cekatan dan professional. Ruang kerja pelayanan pelanggan juga harus ditata beda. Adapun faktor-faktor yang berpengaruh pada penataan ruang kerja kantor : a. . Karyawan dengan disiplin pribadi selalu melaksanakan tugas dengan cepat. ruang kerja. b. Membantu karyawan dalam mencapai disiplin pribadi.Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu factor khusus. pekerjaan yang memerlukan pemikiran.  Mengurangi gerak kerja yang tak bernilai tambah. gagalnya fungsi alat-alat kerja. berjalan jauh atau gerak kerja dengan ketegangan yang menimbulkan kelelahan. ilmu dan pengetahuan. ruang kerja yang segi empat berbeda dengan yang segi tiga atau segi banyak. teknologi akan berbeda dengan pekerjaan yang lebih banyak menggunakan tenaga. Menunjukkan berbagai ketidakwajaran. Macam pekerjaan. sehingga penyelesaiannya tidak bertele-tele. Umpamanya semua ruang kerja pejabat eselon IV dalam satu kantor dibuat sama. c. alat penunjang lainnya.  Memperjelas jalur kerja untuk menghindari kelambatan waktu penyerahan. seperti cacat produksi atau hasil kerja . Alat-alat kerja. tepat dan akurat. dan alat-alat penunjang kerja: Ketersediaan alat-alat ini penting untuk menunjang efektifitas kerja. contohnya pejabat eselon IV yang karena tugas pekerjaannya diharuskan banyak menerima tamu dari masyarakat. perbedaan jabatan berakibat perbedaan alat-alat kerja. kecuali ada factor khusus. Bentuk ruang kerja. Menghilangkan pemborosan pemakaian bahan dalam proses pekerjaan. d.   Membuat masalah kualitas menjadi jelas Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. Ringkas. Cara menata ruang kerja kantor 1. Jenis dan jenjang jabatan. maka ruang kerjanya harus ditata berbeda dengan pejabat yang hanya sedikit tamunya.

plester luka dan sebagainya. satu batang pena. Berkas-berkas dalam proses pekerjaan. kosmetik. Makin sempit ruang kerja. keberadaan meja dan kursi tamu. Karena ruang kerja luasnya terbatas dan fungsi utamanya untuk melaksanakan proses pekerjaan. Rapi . pencatatan dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam bekerja lebih efektif. dikeluarkan. memperbaiki sistem penyimpanan. penghapus. Terlalu banyak barang menjadikan ruang terlihat penuh. katakanlah kita menetapkan hanya akan ada dua batang pensil. notes kertas buram. satu laci (atas) untuk keperluan kantor dan satu laci (bawah) untuk kepentingan pribadi. dan seterusnya. Tetapi untuk karyawan yang tugas pekerjaannya mengakibatkan banyak tamu yang harus dilayani maka harus disediakan meja kursi tamu yang cukup. Sedang berkas yang akan seyogyanya tidak berada diruang kerja di disimpan samping ditempat juga diselesaikan besok lain. karet gelang. neosep. jumlah maksimum dari tiap jenis barang itu harus ditetapkan. dipilih kira-kira yang dapat diselesikan hari itu yang wajib berada diruang kerja. Berbagai jenis barang ini perlu diklasifikasikan berdasarkan pemakaiannya. namun seringkali ditemukan pula : sikat gigi. korek api. Mungkin tidak perlu setiap karyawan memiliki kursi tamu. makin ketat dalam seleksi barang yang akan ditaruh.sebagai gantinya dapat disediakan meja dan kursi tamu untuk bersama. Selanjutnya. Proses ini menumbuhkan sikap disiplin pribadi. Pada meja kerja dengan dua laci. misalnya.Ringkas perlu diterapkan dalam menata ruang kerja kantor oleh pegawai yang bersangkutan. Misalnya. rokok. Di sini dapat ditemukan tidak hanya pensil. pena. dan mungkin hanya barang atau alat-alat yang wajib ada yang boleh ditaruh di ruang kerja tersebut. koin. kartu nama. parfum. 2. maka semua barang yang ada di ruang kerja tersebut diprioritaskan yang mendukung tercapainya prestasi kerja yang tinggi. gunting dan sebagainya. balpoin. Misalnya. barang perhiasan aksesori. satu penghapus. gerakan tubuh mungkin tidak akan leluasa kurang sedap dipandang mata. Namun barang-barang di dalamnya seringkali diletakkan berserak begitu saja di laci pertama. Meja kerja umumnya memiliki laci dua atau lebih. Semua kelebihan barang harus disingkirkan. permen.

harus membuatkan sistem dan prosedur yang mampu menjamin kelangsungan ringkas. Meletakkan barang. . jendela. buku-buku. majalah. Ingat ketika menata ruang tersebut acapkali memerlukan tenaga dan sumberdaya ektra. berkas-berkas yang tak diperlukan telah disingkirkan. berkas pendukung. perlu mempertimbangkan pencahayaan. dan luas ruangan. berkas-berkas. Langkah yang diperlukan untuk mencapai kerapian dengan melakukan pengklasifikasian atau pengelompokan berdasarkan jenis. Artinya kondisi ruangan kerja kantor yang sudah tertata tersebut jangan sampai berantakan kembali seperti semula. Buku dikelompokan berdasarkan bidang ilmu. jangan sampai frekwensi penataan harus lebih sering. maka perlu dipertahankan. Sedangkan untuk berkas. 3. meja-kursi tamu. alat-alat. hiasan. berkas dalam proses. berkas. Dalam tataruang terlebih dahulu diletakkan barang-barang yang paling besar karena akan membutuhkan tempat yang paling banyak.. Menjaga agar ruang kerja kantor tetap tertata merupakan hal yang berbeda. Begitu juga meletakkan meja-kursi kerja dengan meja-kursi tamu. rapih dan resik setiap hari secara terus menerus. kemudian diikuti oleh barang besar lainnya dan seterusnya. setelah selesai penggunaan dikembalikan seperti semula. bentuknya. pintu. Selanjutnya perlu ditata sedemikian rupa untuk mencapai ruangan menjadi rapi. ada kalanya memerlukan coba-taruh coba taruh untuk memperoleh kerapihan yang cocok dan kemudahan menjangkaunya sehubungan frekwensi penggunaan. koran.Setelah ringkas diterapkan.komputer. Misalnya pengelompokan atau pengklasifikasian berdasarkan jenis : meja-kursi. sampai barang-barang kecil. Komitmen para pegawai pengguna ruang kerja harus ada. buku dan berkas tidak akan merubah penataan. yang tersisa tinggal dalam jumlah yang minimum saja. berkas sudah tidak diproses. besar kecilnya. buku-buku dan sebagainya berdasarkan kelompoknya. Rawat Pemahaman mengenai rawat yaitu mempertahankan keadaan yang sudah ringkas. sehingga pengunaan alat-alat. resik dan rilek. Pengelompokan fungsinya misalnya meja-kursi kerja. terakhir adalah meletakkannya. meja-kursi komputer. rapi. berkas utama. fungsinya. semua barang atau alat-alat kerja. alatalat. Sistem dan prosedur yang sudah dibuat disebar luaskan kepada para pegawai pengguna ruangan.

ada yang dengan melihat hiburan di teve. mesin dan alat kerja. membutuhkan suasana yang tidak menambah beban. Untuk membuat suasana yang rilek . dan resik disempurnakan dengan tambahan lainnya agar menimbulkan suasana yang rilek. rapi.Merawat juga mengandung pengertian untuk menjaga agar alat-alat tetap berfungsi. Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan ruangan para pegawai dan pengguna ruangan harus menjadikan budaya bersih dengan cara menyediakan tempat sampah. Resik Resik berarti membersihkan lingkungan kerja. termasuk di dalamnya. memasang exhaust fan untuk ruang yang ber Ac. menyedot debu dengan vacuum cleaner. tidak terlalu lama mengganggu . tidak merokok diruang kerja apalagi yang ber ac. rawat. dengan tugas yang menguras pikiran dan tenaga. ada lagu-lagu daerah. 5. Hal ini dapat membahayakan kesehatan pegawai. Pegawai atau operator yang membersihkan alat-alat dapat menemukan berbagai fungsi yang gagal. tetapi yang dapat menurunkannya. dsb. Ada seorang yang dengan melihat lukisan pemandangan dapat membuat dia rilek. ada yang mendengar siaran lagu-lagu klasik diradio. dapat berfungsi kembali. ada yang dengan melihat ikan di akuarium. masing-masing orang bisa tidak sama. melaksanakan kebersihan. 4. Ruangan dan berkas yang tidak bersih akan mengganggu pernafasan pegawai yang bersangkutan. yang dapat segera diatasi dan proses pekerjaan. apalagi untuk orang yang mempunyai penyakit asma akan mudah sekali kambuh penyakitnya. dan berbagai daerah di dalam tempat kerja. Ada sebuah aksioma yang patut dianut membersihkan berarti memeriksa. Karena itu masing-masing pegawai pengguna ruang tersebut dapat menambahkan alat yang diperlukan. Kebersihan akan berdampak penurunan biaya kesehatan dan penurunan gangguan proses pekerjaan. Untuk itu alat-alat yang memerlukan servis perlu dibuatkan skedul yang jelas dan dilaksanakan secara teratur. Seorang karyawan kantor yang bekerja untuk selama 8 jam perhari. lantai tempat kerja. Rilek Upaya membuat ruang kerja ringkas.

Manajemen. Penggunaan musik untuk menciptakan suasana rilek. tetapi dapat juga oleh masing-masing ruang. Jakarta. Oleh karenanya penting alat pengatur temperatur bersifat fleksibel sehingga kenyamanannya dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna ruangan. karena kondisi menjadi tidak nyaman dan tidak betah berlama-lama. dan tidak mengganggu komunikasi. . tetapi menerapkan prinsip penataan 5R diatas. Penutup Ruangkerja kantor dirasakan langsung dengan penggunanya dapat berpengaruh terhadap pisik maupun psikologis. PT INDEKS. PT.1997. BPFE. Gemba Kaizen. Manajemen. Apabila masing-masing ruang mengatur sendiri musiknya perlu menjaga agar jangan sampai seperti toko kaset. Pusaka Binaman Pressindo. Manajemen. Sifat dapat fleksibel penataan 5R akan dapat digunakan pada ruang kantor siapapun. Edisi bahasa Indonesia Robbins. Masa Aki. dan berapapun luasnya DAFTAR PUSTAKA Handoko. 2005 Jakarta. Untuk pegawai yang bekerjanya lebih banyak menggunakan otot.Hani.Temperatur ruangan yang terlalu dingin atau panas dapat menghalangi orang untuk rilek. akan lebih senang dengan temperatur yang agak rendah agar tidak cepat lelah. Yogyakarta Imai. Edisi 2 Jilid I. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja tersebut dapat menghambat proses kerja. Suara musik seyogyanya yang lembut. sedangkan yang menggunakan pikiran akan lebih cenderung temperatur yang moderat agar dapat bertahan lama diruang kerja untuk berpikir. juga dapat menjadi pilihan. Ada kantor yang mengatur musik secara terpusat. Stephen P dan Mary Coulter.2003. T. Edisi Bahasa Indonesia. Untuk memperoleh dukungan yang optimal tidak mungkin mengabaikan begitu saja penataan ruang kerja.

Penulis : Drs. 1996. Widyantoro S.Senge. Jakarta. Edisi bahasa Indonesia. Binarupa Aksara. Peter M. Widyaiswara Pusdiklat PPSDM . Disiplin Kelima.