PENATAAN RUANG KERJA KANTOR UNTUK MENDUKUNG PRODUKTIVITAS KERJA Oleh: Widyantoro Setyawan Widyaiswara Pusdiklat Pengembangan SDM

Ruang kerja pada umumnya tempat berlangsungnya proses pekerjaan, pengertian ini menyangkut tempat yang tertutup maupun terbuka. Ruang kerja yang tertutup umpamanya ruang kerja direktur, dimana ada penyekat yang menjadi batas antara dalam ruang dengan luar ruang. Sedangkan ruang kerja karyawan yang tertutup pada umumnya ada sejumlah atau banyak karyawan yang bekerja dalam satu ruangan. Ruangan tersebut juga ada sekat yang memisahkan antara dalam dan luar ruang kerja tersebut.

Ruang kerja yang terbuka, adalah tempat berlangsungnya proses pekerjaan yang tidak ada sekat dan tidak diperlukan sekat untuk menjalankan proses pekerjaan dan proses pekerjaan tersebut tidak akan terganggu karenannya. Misalnya pekerjaan mengaspal jalan, mengukur suatu bidang tanah untuk pembuatan sertifikat, melakukan sensus, dan lain-lain.

Ruang kerja mempunyai pengertian yang lebih luas ruang kerja suatu kantor, berlangsungnya proses

karena didalamnya termasuk merupakan tempat sedangkan

dimana ruang kerja suatu kantor pekerjaan dari kegiatan

administratif

berlangsungnya proses pekerjaan non administratif pada umumnya tidak di ruang kantor.

Kegiatan administratif, dahulu diartikan secara sederhana sebagai kegiatan tulis menulis, pada saat ini dipahami sebagai aktifitas yang banyak berhubungan dengan kertas, sebagai dokumen, komunikasi tertulis, informasi, data, yang semua harus

mendapatkan pengamanan yang memadai agar tidak jatuh ketangan pihak lain yang dapat digunakan untuk mengancam, atau membahayakan organisasi, karena dalam kertas-kertas tersebut berbagai rahasia organisasi tersimpan.Misalnya, data wajib pajak

kertas-kertas yang belum dipakai dalam proses pekerjaan. perusahaan Barat seringkali lebih suka menggunakan anonym bahasa Inggris. 5. dilihat oleh pihak luar Kantor Pelayanan Pajak. dapat berdampak yang buruk terhadap organisasi. maka akan diisi dengan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan kantor. Standardize (standarisasi) : Membakukan empat langkah sebelumnya dan membuatnya menjadi proses yang bersinambungan. Systematize (sistematisasi) : Membuat rutin kegiatan membersihkan dan memeriksa. kertas bekas proses pekerjaan. kertas-kertas dokumen yang bernilai. buku-buku. manajalah. Oleh karena ketika membuat ruang kantor harus mempertimbangkan akan pengamanan kerahasiaan organisasi. 4. menghilangkan noda dan limbah serta menanggulangi sumber limbah. Misalnya: sulitnya menemukan kembali suatu dokumen yang sangat diperlukan untuk membuat jawaban atas komplain dari nasabahnya. bila tidak ada penanganan. seperti pada “Slogan 5S” atau “Slogan 5C” sedangkan Jepang “5S” Slogan 5S (di Amerika) : 1. Dalam memperkenalkan penataan tempat kerja.yang tersimpan di Kantor Pelayanan Pajak semua tersimpan dalam dokumen-dokumen yang harus dijaga kerahasiaannya. Straighten (meluruskan) : Letakkan barang yang diperlukan secara teratur sehingga mudah diambil. Sort (memilah) : Pisahkan barang yang tak diperlukan dan singkirkan. . Ruang kerja suatu kantor sebagai tempat berlangsungnya proses pekerjaan administratif. dan sebagainya. kertas dokumen yang tidak bernilai. Untuk itu diperlukan penataan ruang kerja secara baik. tidak boleh dibuka. Semua itu dapat bercampur aduk satu sama lain. mesin dan tempat kerja. 2. koran2. Scrub (gosok) : Bersihkan semuanya : peralatan. seperti di Indonesia. alat-alat dan mesin-mesin perkantoran. 3. Beberapa cara penataan ruang kerja. agar tidak akan menghambat proses pekerjaan.

debu 4. tertata tidak berhamburan. Manfaat yang akan diperoleh antara lain :  Menciptakan lingkungan kerja yang bersih. Seiri ( simpel ). Manfaat penataan ruang kerja. Seiso ( bersih ).   Meningkatkan moral karyawan jauh ke depan Menghapuskan berbagai jenis pemborosan dengan mengurangi kegiatan misalnya mencari-cari peralatan kerja. . aman dan menyenangkan bagi semua orang. 3. 3. latih dan jaga 5. 5. Seiketsu ( terawat ) alat-alat terjaga fungsinya. Custom and practice (kebiasaan dan praktek) : Kembangkan kebiasaan pemeliharaan rutin dan kegiatan perbaikan lebih lanjut Slogan 5S di Jepang 1. higienis. Upaya penataan ruang kerja perlu dilakukan karena berkaitan pihak internal dan ekternal sehingga dapat mencapai kondisi yang memuaskan kedua belah pihak. aman dan teratur untuk semua barang.Slogan 5C (di Inggris. tidak perlu berlebihan barang atau alat berada diruang kerja. Clear out (singkirkan) : Tentukan yang diperlukan dan singkirkan yang tak diperlukan. Configure (susun/tata) : Siapkan tempat yang mudah. Seiton ( teratur ). Clean and check (bersihkan dan periksa) : Periksa dan perbaiki keadaan 4. terklasifikasi. Eropa) : 1. Conform (pastikan/patuhi) : Tetapkan standar. 2. Shitsuke ( rajin ) tidak segan-segan untuk melakukan 4 S lainnya. 2. mempermudah gerak kerja. membersihkan dari kotoran. serta mengurangi kelelahan karena harus mencari berkas atau dokumen.

Bentuk ruang kerja. dan alat-alat penunjang kerja: Ketersediaan alat-alat ini penting untuk menunjang efektifitas kerja. Ringkas. Menghilangkan pemborosan pemakaian bahan dalam proses pekerjaan. contohnya pejabat eselon IV yang karena tugas pekerjaannya diharuskan banyak menerima tamu dari masyarakat. sehingga penyelesaiannya tidak bertele-tele. Membantu karyawan dalam mencapai disiplin pribadi. Semua itu lebih mudah dipantau secara visual. Menunjukkan berbagai ketidakwajaran. Adapun faktor-faktor yang berpengaruh pada penataan ruang kerja kantor : a. Alat-alat kerja.    Menampilkan pribadi karyawan yang cekatan dan professional. ruang kerja yang segi empat berbeda dengan yang segi tiga atau segi banyak.  Memperjelas jalur kerja untuk menghindari kelambatan waktu penyerahan. ruang kerja. tepat dan akurat. pekerjaan yang memerlukan pemikiran. d. ruang kerja yang sempit dengan yang luas perlu dibedakan. Macam pekerjaan. kecuali ada factor khusus.Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu factor khusus. gagalnya fungsi alat-alat kerja. Umpamanya semua ruang kerja pejabat eselon IV dalam satu kantor dibuat sama. . berjalan jauh atau gerak kerja dengan ketegangan yang menimbulkan kelelahan.  Mengurangi gerak kerja yang tak bernilai tambah.   Membuat masalah kualitas menjadi jelas Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. seperti cacat produksi atau hasil kerja . Karyawan dengan disiplin pribadi selalu melaksanakan tugas dengan cepat. perbedaan jabatan berakibat perbedaan alat-alat kerja. Ruang kerja pelayanan pelanggan juga harus ditata beda. c. Jenis dan jenjang jabatan. teknologi akan berbeda dengan pekerjaan yang lebih banyak menggunakan tenaga. Cara menata ruang kerja kantor 1. ilmu dan pengetahuan. maka ruang kerjanya harus ditata berbeda dengan pejabat yang hanya sedikit tamunya. b. alat penunjang lainnya.

jumlah maksimum dari tiap jenis barang itu harus ditetapkan. Meja kerja umumnya memiliki laci dua atau lebih. Sedang berkas yang akan seyogyanya tidak berada diruang kerja di disimpan samping ditempat juga diselesaikan besok lain. rokok. kosmetik. pena. karet gelang. barang perhiasan aksesori. korek api. balpoin. Di sini dapat ditemukan tidak hanya pensil. Misalnya. makin ketat dalam seleksi barang yang akan ditaruh. Terlalu banyak barang menjadikan ruang terlihat penuh. pencatatan dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam bekerja lebih efektif. plester luka dan sebagainya. Tetapi untuk karyawan yang tugas pekerjaannya mengakibatkan banyak tamu yang harus dilayani maka harus disediakan meja kursi tamu yang cukup. Namun barang-barang di dalamnya seringkali diletakkan berserak begitu saja di laci pertama. keberadaan meja dan kursi tamu. 2. penghapus. neosep. dikeluarkan. maka semua barang yang ada di ruang kerja tersebut diprioritaskan yang mendukung tercapainya prestasi kerja yang tinggi. notes kertas buram. satu laci (atas) untuk keperluan kantor dan satu laci (bawah) untuk kepentingan pribadi. misalnya. Semua kelebihan barang harus disingkirkan. Pada meja kerja dengan dua laci. memperbaiki sistem penyimpanan. Berkas-berkas dalam proses pekerjaan.Ringkas perlu diterapkan dalam menata ruang kerja kantor oleh pegawai yang bersangkutan. satu penghapus. parfum. Berbagai jenis barang ini perlu diklasifikasikan berdasarkan pemakaiannya. Makin sempit ruang kerja. Selanjutnya. gunting dan sebagainya. katakanlah kita menetapkan hanya akan ada dua batang pensil. namun seringkali ditemukan pula : sikat gigi. permen. dipilih kira-kira yang dapat diselesikan hari itu yang wajib berada diruang kerja. Mungkin tidak perlu setiap karyawan memiliki kursi tamu. Rapi . dan seterusnya. koin. gerakan tubuh mungkin tidak akan leluasa kurang sedap dipandang mata. satu batang pena. Proses ini menumbuhkan sikap disiplin pribadi. Misalnya. dan mungkin hanya barang atau alat-alat yang wajib ada yang boleh ditaruh di ruang kerja tersebut.sebagai gantinya dapat disediakan meja dan kursi tamu untuk bersama. Karena ruang kerja luasnya terbatas dan fungsi utamanya untuk melaksanakan proses pekerjaan. kartu nama.

berkas pendukung. berkas-berkas. Buku dikelompokan berdasarkan bidang ilmu.komputer. dan luas ruangan.. Dalam tataruang terlebih dahulu diletakkan barang-barang yang paling besar karena akan membutuhkan tempat yang paling banyak. perlu mempertimbangkan pencahayaan. berkas sudah tidak diproses. Langkah yang diperlukan untuk mencapai kerapian dengan melakukan pengklasifikasian atau pengelompokan berdasarkan jenis. ada kalanya memerlukan coba-taruh coba taruh untuk memperoleh kerapihan yang cocok dan kemudahan menjangkaunya sehubungan frekwensi penggunaan. berkas. koran. 3. jangan sampai frekwensi penataan harus lebih sering. harus membuatkan sistem dan prosedur yang mampu menjamin kelangsungan ringkas. jendela. alatalat. resik dan rilek. pintu. kemudian diikuti oleh barang besar lainnya dan seterusnya. Ingat ketika menata ruang tersebut acapkali memerlukan tenaga dan sumberdaya ektra. berkas dalam proses. semua barang atau alat-alat kerja. maka perlu dipertahankan. Menjaga agar ruang kerja kantor tetap tertata merupakan hal yang berbeda. Selanjutnya perlu ditata sedemikian rupa untuk mencapai ruangan menjadi rapi. meja-kursi komputer. sehingga pengunaan alat-alat. majalah. buku dan berkas tidak akan merubah penataan. bentuknya. Begitu juga meletakkan meja-kursi kerja dengan meja-kursi tamu. alat-alat. . hiasan. berkas utama. yang tersisa tinggal dalam jumlah yang minimum saja. rapi. fungsinya. buku-buku dan sebagainya berdasarkan kelompoknya. Rawat Pemahaman mengenai rawat yaitu mempertahankan keadaan yang sudah ringkas. terakhir adalah meletakkannya. Sedangkan untuk berkas. Meletakkan barang. Artinya kondisi ruangan kerja kantor yang sudah tertata tersebut jangan sampai berantakan kembali seperti semula. Misalnya pengelompokan atau pengklasifikasian berdasarkan jenis : meja-kursi. meja-kursi tamu. berkas-berkas yang tak diperlukan telah disingkirkan.Setelah ringkas diterapkan. rapih dan resik setiap hari secara terus menerus. Sistem dan prosedur yang sudah dibuat disebar luaskan kepada para pegawai pengguna ruangan. Komitmen para pegawai pengguna ruang kerja harus ada. sampai barang-barang kecil. Pengelompokan fungsinya misalnya meja-kursi kerja. buku-buku. besar kecilnya. setelah selesai penggunaan dikembalikan seperti semula.

4. tetapi yang dapat menurunkannya. masing-masing orang bisa tidak sama. Untuk membuat suasana yang rilek . 5. ada lagu-lagu daerah. rapi. dan resik disempurnakan dengan tambahan lainnya agar menimbulkan suasana yang rilek. Seorang karyawan kantor yang bekerja untuk selama 8 jam perhari. ada yang mendengar siaran lagu-lagu klasik diradio. Rilek Upaya membuat ruang kerja ringkas. membutuhkan suasana yang tidak menambah beban.Merawat juga mengandung pengertian untuk menjaga agar alat-alat tetap berfungsi. Ada sebuah aksioma yang patut dianut membersihkan berarti memeriksa. Ruangan dan berkas yang tidak bersih akan mengganggu pernafasan pegawai yang bersangkutan. Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan ruangan para pegawai dan pengguna ruangan harus menjadikan budaya bersih dengan cara menyediakan tempat sampah. dsb. memasang exhaust fan untuk ruang yang ber Ac. termasuk di dalamnya. dan berbagai daerah di dalam tempat kerja. Pegawai atau operator yang membersihkan alat-alat dapat menemukan berbagai fungsi yang gagal. tidak merokok diruang kerja apalagi yang ber ac. melaksanakan kebersihan. tidak terlalu lama mengganggu . ada yang dengan melihat hiburan di teve. Hal ini dapat membahayakan kesehatan pegawai. dapat berfungsi kembali. rawat. apalagi untuk orang yang mempunyai penyakit asma akan mudah sekali kambuh penyakitnya. Karena itu masing-masing pegawai pengguna ruang tersebut dapat menambahkan alat yang diperlukan. Untuk itu alat-alat yang memerlukan servis perlu dibuatkan skedul yang jelas dan dilaksanakan secara teratur. Ada seorang yang dengan melihat lukisan pemandangan dapat membuat dia rilek. menyedot debu dengan vacuum cleaner. dengan tugas yang menguras pikiran dan tenaga. mesin dan alat kerja. yang dapat segera diatasi dan proses pekerjaan. Resik Resik berarti membersihkan lingkungan kerja. Kebersihan akan berdampak penurunan biaya kesehatan dan penurunan gangguan proses pekerjaan. ada yang dengan melihat ikan di akuarium. lantai tempat kerja.

PT. juga dapat menjadi pilihan.1997. Penutup Ruangkerja kantor dirasakan langsung dengan penggunanya dapat berpengaruh terhadap pisik maupun psikologis. Manajemen. tetapi menerapkan prinsip penataan 5R diatas. Manajemen. sedangkan yang menggunakan pikiran akan lebih cenderung temperatur yang moderat agar dapat bertahan lama diruang kerja untuk berpikir. Edisi Bahasa Indonesia. akan lebih senang dengan temperatur yang agak rendah agar tidak cepat lelah. Ada kantor yang mengatur musik secara terpusat. . dan tidak mengganggu komunikasi. Yogyakarta Imai. BPFE. Oleh karenanya penting alat pengatur temperatur bersifat fleksibel sehingga kenyamanannya dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna ruangan. Stephen P dan Mary Coulter. Penggunaan musik untuk menciptakan suasana rilek. Masa Aki. Edisi 2 Jilid I. Edisi bahasa Indonesia Robbins. Suara musik seyogyanya yang lembut. Apabila masing-masing ruang mengatur sendiri musiknya perlu menjaga agar jangan sampai seperti toko kaset. Untuk memperoleh dukungan yang optimal tidak mungkin mengabaikan begitu saja penataan ruang kerja. Untuk pegawai yang bekerjanya lebih banyak menggunakan otot.2003. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja tersebut dapat menghambat proses kerja. T.Hani. Sifat dapat fleksibel penataan 5R akan dapat digunakan pada ruang kantor siapapun. tetapi dapat juga oleh masing-masing ruang. PT INDEKS. dan berapapun luasnya DAFTAR PUSTAKA Handoko. Jakarta.Temperatur ruangan yang terlalu dingin atau panas dapat menghalangi orang untuk rilek. Gemba Kaizen. karena kondisi menjadi tidak nyaman dan tidak betah berlama-lama. Manajemen. 2005 Jakarta. Pusaka Binaman Pressindo.

Disiplin Kelima. Penulis : Drs. Binarupa Aksara. Jakarta. Peter M. 1996. Widyantoro S. Widyaiswara Pusdiklat PPSDM . Edisi bahasa Indonesia.Senge.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful