PENATAAN RUANG KERJA KANTOR UNTUK MENDUKUNG PRODUKTIVITAS KERJA Oleh: Widyantoro Setyawan Widyaiswara Pusdiklat Pengembangan SDM

Ruang kerja pada umumnya tempat berlangsungnya proses pekerjaan, pengertian ini menyangkut tempat yang tertutup maupun terbuka. Ruang kerja yang tertutup umpamanya ruang kerja direktur, dimana ada penyekat yang menjadi batas antara dalam ruang dengan luar ruang. Sedangkan ruang kerja karyawan yang tertutup pada umumnya ada sejumlah atau banyak karyawan yang bekerja dalam satu ruangan. Ruangan tersebut juga ada sekat yang memisahkan antara dalam dan luar ruang kerja tersebut.

Ruang kerja yang terbuka, adalah tempat berlangsungnya proses pekerjaan yang tidak ada sekat dan tidak diperlukan sekat untuk menjalankan proses pekerjaan dan proses pekerjaan tersebut tidak akan terganggu karenannya. Misalnya pekerjaan mengaspal jalan, mengukur suatu bidang tanah untuk pembuatan sertifikat, melakukan sensus, dan lain-lain.

Ruang kerja mempunyai pengertian yang lebih luas ruang kerja suatu kantor, berlangsungnya proses

karena didalamnya termasuk merupakan tempat sedangkan

dimana ruang kerja suatu kantor pekerjaan dari kegiatan

administratif

berlangsungnya proses pekerjaan non administratif pada umumnya tidak di ruang kantor.

Kegiatan administratif, dahulu diartikan secara sederhana sebagai kegiatan tulis menulis, pada saat ini dipahami sebagai aktifitas yang banyak berhubungan dengan kertas, sebagai dokumen, komunikasi tertulis, informasi, data, yang semua harus

mendapatkan pengamanan yang memadai agar tidak jatuh ketangan pihak lain yang dapat digunakan untuk mengancam, atau membahayakan organisasi, karena dalam kertas-kertas tersebut berbagai rahasia organisasi tersimpan.Misalnya, data wajib pajak

3. seperti di Indonesia. menghilangkan noda dan limbah serta menanggulangi sumber limbah. Semua itu dapat bercampur aduk satu sama lain. kertas-kertas yang belum dipakai dalam proses pekerjaan. koran2.yang tersimpan di Kantor Pelayanan Pajak semua tersimpan dalam dokumen-dokumen yang harus dijaga kerahasiaannya. Standardize (standarisasi) : Membakukan empat langkah sebelumnya dan membuatnya menjadi proses yang bersinambungan. manajalah. Scrub (gosok) : Bersihkan semuanya : peralatan. dan sebagainya. seperti pada “Slogan 5S” atau “Slogan 5C” sedangkan Jepang “5S” Slogan 5S (di Amerika) : 1. Beberapa cara penataan ruang kerja. dilihat oleh pihak luar Kantor Pelayanan Pajak. agar tidak akan menghambat proses pekerjaan. Straighten (meluruskan) : Letakkan barang yang diperlukan secara teratur sehingga mudah diambil. Ruang kerja suatu kantor sebagai tempat berlangsungnya proses pekerjaan administratif. dapat berdampak yang buruk terhadap organisasi. Systematize (sistematisasi) : Membuat rutin kegiatan membersihkan dan memeriksa. mesin dan tempat kerja. . tidak boleh dibuka. Misalnya: sulitnya menemukan kembali suatu dokumen yang sangat diperlukan untuk membuat jawaban atas komplain dari nasabahnya. maka akan diisi dengan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan kantor. Dalam memperkenalkan penataan tempat kerja. kertas bekas proses pekerjaan. buku-buku. 2. Sort (memilah) : Pisahkan barang yang tak diperlukan dan singkirkan. 5. bila tidak ada penanganan. Oleh karena ketika membuat ruang kantor harus mempertimbangkan akan pengamanan kerahasiaan organisasi. 4. kertas-kertas dokumen yang bernilai. Untuk itu diperlukan penataan ruang kerja secara baik. alat-alat dan mesin-mesin perkantoran. kertas dokumen yang tidak bernilai. perusahaan Barat seringkali lebih suka menggunakan anonym bahasa Inggris.

3.Slogan 5C (di Inggris. Manfaat yang akan diperoleh antara lain :  Menciptakan lingkungan kerja yang bersih. terklasifikasi. Clean and check (bersihkan dan periksa) : Periksa dan perbaiki keadaan 4. serta mengurangi kelelahan karena harus mencari berkas atau dokumen. Seiketsu ( terawat ) alat-alat terjaga fungsinya. . aman dan menyenangkan bagi semua orang. Eropa) : 1. Manfaat penataan ruang kerja. mempermudah gerak kerja. Shitsuke ( rajin ) tidak segan-segan untuk melakukan 4 S lainnya. Upaya penataan ruang kerja perlu dilakukan karena berkaitan pihak internal dan ekternal sehingga dapat mencapai kondisi yang memuaskan kedua belah pihak. debu 4. Seiri ( simpel ).   Meningkatkan moral karyawan jauh ke depan Menghapuskan berbagai jenis pemborosan dengan mengurangi kegiatan misalnya mencari-cari peralatan kerja. tidak perlu berlebihan barang atau alat berada diruang kerja. Seiton ( teratur ). 3. higienis. 2. Clear out (singkirkan) : Tentukan yang diperlukan dan singkirkan yang tak diperlukan. 2. Configure (susun/tata) : Siapkan tempat yang mudah. latih dan jaga 5. Conform (pastikan/patuhi) : Tetapkan standar. 5. Seiso ( bersih ). Custom and practice (kebiasaan dan praktek) : Kembangkan kebiasaan pemeliharaan rutin dan kegiatan perbaikan lebih lanjut Slogan 5S di Jepang 1. membersihkan dari kotoran. aman dan teratur untuk semua barang. tertata tidak berhamburan.

.  Memperjelas jalur kerja untuk menghindari kelambatan waktu penyerahan. Jenis dan jenjang jabatan. berjalan jauh atau gerak kerja dengan ketegangan yang menimbulkan kelelahan. perbedaan jabatan berakibat perbedaan alat-alat kerja. pekerjaan yang memerlukan pemikiran. ruang kerja yang segi empat berbeda dengan yang segi tiga atau segi banyak. Adapun faktor-faktor yang berpengaruh pada penataan ruang kerja kantor : a. Umpamanya semua ruang kerja pejabat eselon IV dalam satu kantor dibuat sama. Bentuk ruang kerja.    Menampilkan pribadi karyawan yang cekatan dan professional. Semua itu lebih mudah dipantau secara visual.   Membuat masalah kualitas menjadi jelas Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. ruang kerja.  Mengurangi gerak kerja yang tak bernilai tambah. Macam pekerjaan. c. gagalnya fungsi alat-alat kerja. Ruang kerja pelayanan pelanggan juga harus ditata beda. maka ruang kerjanya harus ditata berbeda dengan pejabat yang hanya sedikit tamunya. Karyawan dengan disiplin pribadi selalu melaksanakan tugas dengan cepat. b. contohnya pejabat eselon IV yang karena tugas pekerjaannya diharuskan banyak menerima tamu dari masyarakat. alat penunjang lainnya. ruang kerja yang sempit dengan yang luas perlu dibedakan.Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu factor khusus. Menunjukkan berbagai ketidakwajaran. kecuali ada factor khusus. sehingga penyelesaiannya tidak bertele-tele. Alat-alat kerja. Menghilangkan pemborosan pemakaian bahan dalam proses pekerjaan. Cara menata ruang kerja kantor 1. dan alat-alat penunjang kerja: Ketersediaan alat-alat ini penting untuk menunjang efektifitas kerja. tepat dan akurat. Ringkas. teknologi akan berbeda dengan pekerjaan yang lebih banyak menggunakan tenaga. d. ilmu dan pengetahuan. Membantu karyawan dalam mencapai disiplin pribadi. seperti cacat produksi atau hasil kerja .

dipilih kira-kira yang dapat diselesikan hari itu yang wajib berada diruang kerja.sebagai gantinya dapat disediakan meja dan kursi tamu untuk bersama. penghapus. Terlalu banyak barang menjadikan ruang terlihat penuh. Meja kerja umumnya memiliki laci dua atau lebih. Berkas-berkas dalam proses pekerjaan. barang perhiasan aksesori. Misalnya. satu penghapus. Rapi . Berbagai jenis barang ini perlu diklasifikasikan berdasarkan pemakaiannya. dan mungkin hanya barang atau alat-alat yang wajib ada yang boleh ditaruh di ruang kerja tersebut. memperbaiki sistem penyimpanan. Pada meja kerja dengan dua laci. notes kertas buram. balpoin. gunting dan sebagainya. Proses ini menumbuhkan sikap disiplin pribadi. namun seringkali ditemukan pula : sikat gigi. kosmetik. Karena ruang kerja luasnya terbatas dan fungsi utamanya untuk melaksanakan proses pekerjaan. Mungkin tidak perlu setiap karyawan memiliki kursi tamu. permen. Tetapi untuk karyawan yang tugas pekerjaannya mengakibatkan banyak tamu yang harus dilayani maka harus disediakan meja kursi tamu yang cukup. pena. koin. Semua kelebihan barang harus disingkirkan. 2. parfum. Makin sempit ruang kerja. katakanlah kita menetapkan hanya akan ada dua batang pensil. karet gelang. satu laci (atas) untuk keperluan kantor dan satu laci (bawah) untuk kepentingan pribadi. Sedang berkas yang akan seyogyanya tidak berada diruang kerja di disimpan samping ditempat juga diselesaikan besok lain. jumlah maksimum dari tiap jenis barang itu harus ditetapkan. maka semua barang yang ada di ruang kerja tersebut diprioritaskan yang mendukung tercapainya prestasi kerja yang tinggi. pencatatan dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam bekerja lebih efektif. plester luka dan sebagainya. gerakan tubuh mungkin tidak akan leluasa kurang sedap dipandang mata. Namun barang-barang di dalamnya seringkali diletakkan berserak begitu saja di laci pertama. dan seterusnya. Selanjutnya. rokok. satu batang pena. neosep. misalnya. makin ketat dalam seleksi barang yang akan ditaruh.Ringkas perlu diterapkan dalam menata ruang kerja kantor oleh pegawai yang bersangkutan. Di sini dapat ditemukan tidak hanya pensil. korek api. Misalnya. kartu nama. keberadaan meja dan kursi tamu. dikeluarkan.

koran. berkas-berkas. harus membuatkan sistem dan prosedur yang mampu menjamin kelangsungan ringkas. berkas. hiasan. sehingga pengunaan alat-alat. besar kecilnya. Meletakkan barang. jendela. bentuknya. dan luas ruangan. berkas dalam proses. berkas sudah tidak diproses. maka perlu dipertahankan. semua barang atau alat-alat kerja. perlu mempertimbangkan pencahayaan. Artinya kondisi ruangan kerja kantor yang sudah tertata tersebut jangan sampai berantakan kembali seperti semula. berkas pendukung. Buku dikelompokan berdasarkan bidang ilmu. terakhir adalah meletakkannya. Misalnya pengelompokan atau pengklasifikasian berdasarkan jenis : meja-kursi. Selanjutnya perlu ditata sedemikian rupa untuk mencapai ruangan menjadi rapi. . Langkah yang diperlukan untuk mencapai kerapian dengan melakukan pengklasifikasian atau pengelompokan berdasarkan jenis. resik dan rilek. berkas-berkas yang tak diperlukan telah disingkirkan. Begitu juga meletakkan meja-kursi kerja dengan meja-kursi tamu.komputer. majalah. alat-alat. buku dan berkas tidak akan merubah penataan. Menjaga agar ruang kerja kantor tetap tertata merupakan hal yang berbeda. Sedangkan untuk berkas. ada kalanya memerlukan coba-taruh coba taruh untuk memperoleh kerapihan yang cocok dan kemudahan menjangkaunya sehubungan frekwensi penggunaan. setelah selesai penggunaan dikembalikan seperti semula. yang tersisa tinggal dalam jumlah yang minimum saja.Setelah ringkas diterapkan. Ingat ketika menata ruang tersebut acapkali memerlukan tenaga dan sumberdaya ektra. kemudian diikuti oleh barang besar lainnya dan seterusnya. 3. alatalat. buku-buku. jangan sampai frekwensi penataan harus lebih sering. rapih dan resik setiap hari secara terus menerus. rapi. Sistem dan prosedur yang sudah dibuat disebar luaskan kepada para pegawai pengguna ruangan. meja-kursi tamu. Komitmen para pegawai pengguna ruang kerja harus ada. sampai barang-barang kecil. fungsinya. pintu. meja-kursi komputer. berkas utama.. Pengelompokan fungsinya misalnya meja-kursi kerja. buku-buku dan sebagainya berdasarkan kelompoknya. Rawat Pemahaman mengenai rawat yaitu mempertahankan keadaan yang sudah ringkas. Dalam tataruang terlebih dahulu diletakkan barang-barang yang paling besar karena akan membutuhkan tempat yang paling banyak.

Karena itu masing-masing pegawai pengguna ruang tersebut dapat menambahkan alat yang diperlukan. ada yang dengan melihat hiburan di teve. Ruangan dan berkas yang tidak bersih akan mengganggu pernafasan pegawai yang bersangkutan. Rilek Upaya membuat ruang kerja ringkas. melaksanakan kebersihan. ada yang dengan melihat ikan di akuarium. menyedot debu dengan vacuum cleaner. tidak terlalu lama mengganggu . dan berbagai daerah di dalam tempat kerja. mesin dan alat kerja. Hal ini dapat membahayakan kesehatan pegawai. dengan tugas yang menguras pikiran dan tenaga. tetapi yang dapat menurunkannya. Pegawai atau operator yang membersihkan alat-alat dapat menemukan berbagai fungsi yang gagal. rapi. apalagi untuk orang yang mempunyai penyakit asma akan mudah sekali kambuh penyakitnya. lantai tempat kerja. termasuk di dalamnya. ada lagu-lagu daerah. rawat. 5. Ada seorang yang dengan melihat lukisan pemandangan dapat membuat dia rilek. yang dapat segera diatasi dan proses pekerjaan. Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan ruangan para pegawai dan pengguna ruangan harus menjadikan budaya bersih dengan cara menyediakan tempat sampah. Kebersihan akan berdampak penurunan biaya kesehatan dan penurunan gangguan proses pekerjaan. dapat berfungsi kembali. ada yang mendengar siaran lagu-lagu klasik diradio. masing-masing orang bisa tidak sama. 4. tidak merokok diruang kerja apalagi yang ber ac. Seorang karyawan kantor yang bekerja untuk selama 8 jam perhari. membutuhkan suasana yang tidak menambah beban. dsb. Ada sebuah aksioma yang patut dianut membersihkan berarti memeriksa.Merawat juga mengandung pengertian untuk menjaga agar alat-alat tetap berfungsi. Resik Resik berarti membersihkan lingkungan kerja. Untuk membuat suasana yang rilek . memasang exhaust fan untuk ruang yang ber Ac. Untuk itu alat-alat yang memerlukan servis perlu dibuatkan skedul yang jelas dan dilaksanakan secara teratur. dan resik disempurnakan dengan tambahan lainnya agar menimbulkan suasana yang rilek.

juga dapat menjadi pilihan. Edisi 2 Jilid I. Manajemen. Penutup Ruangkerja kantor dirasakan langsung dengan penggunanya dapat berpengaruh terhadap pisik maupun psikologis. Sifat dapat fleksibel penataan 5R akan dapat digunakan pada ruang kantor siapapun. Manajemen. BPFE. tetapi menerapkan prinsip penataan 5R diatas. Oleh karenanya penting alat pengatur temperatur bersifat fleksibel sehingga kenyamanannya dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna ruangan. Apabila masing-masing ruang mengatur sendiri musiknya perlu menjaga agar jangan sampai seperti toko kaset. dan berapapun luasnya DAFTAR PUSTAKA Handoko. Ada kantor yang mengatur musik secara terpusat. PT INDEKS. Untuk pegawai yang bekerjanya lebih banyak menggunakan otot. karena kondisi menjadi tidak nyaman dan tidak betah berlama-lama. Gemba Kaizen. dan tidak mengganggu komunikasi. PT. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja tersebut dapat menghambat proses kerja.Temperatur ruangan yang terlalu dingin atau panas dapat menghalangi orang untuk rilek.1997.2003. Pusaka Binaman Pressindo. . Untuk memperoleh dukungan yang optimal tidak mungkin mengabaikan begitu saja penataan ruang kerja. Masa Aki. T. Yogyakarta Imai. Suara musik seyogyanya yang lembut. Manajemen. Stephen P dan Mary Coulter. Edisi Bahasa Indonesia. Jakarta.Hani. Edisi bahasa Indonesia Robbins. tetapi dapat juga oleh masing-masing ruang. sedangkan yang menggunakan pikiran akan lebih cenderung temperatur yang moderat agar dapat bertahan lama diruang kerja untuk berpikir. akan lebih senang dengan temperatur yang agak rendah agar tidak cepat lelah. Penggunaan musik untuk menciptakan suasana rilek. 2005 Jakarta.

Widyaiswara Pusdiklat PPSDM . Peter M. Penulis : Drs. Widyantoro S. Edisi bahasa Indonesia. Jakarta. Disiplin Kelima.Senge. Binarupa Aksara. 1996.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful