P. 1
577_Penataan Ruang Kerja Kantor

577_Penataan Ruang Kerja Kantor

|Views: 19|Likes:
Published by fety

More info:

Published by: fety on Oct 14, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/12/2013

pdf

text

original

PENATAAN RUANG KERJA KANTOR UNTUK MENDUKUNG PRODUKTIVITAS KERJA Oleh: Widyantoro Setyawan Widyaiswara Pusdiklat Pengembangan SDM

Ruang kerja pada umumnya tempat berlangsungnya proses pekerjaan, pengertian ini menyangkut tempat yang tertutup maupun terbuka. Ruang kerja yang tertutup umpamanya ruang kerja direktur, dimana ada penyekat yang menjadi batas antara dalam ruang dengan luar ruang. Sedangkan ruang kerja karyawan yang tertutup pada umumnya ada sejumlah atau banyak karyawan yang bekerja dalam satu ruangan. Ruangan tersebut juga ada sekat yang memisahkan antara dalam dan luar ruang kerja tersebut.

Ruang kerja yang terbuka, adalah tempat berlangsungnya proses pekerjaan yang tidak ada sekat dan tidak diperlukan sekat untuk menjalankan proses pekerjaan dan proses pekerjaan tersebut tidak akan terganggu karenannya. Misalnya pekerjaan mengaspal jalan, mengukur suatu bidang tanah untuk pembuatan sertifikat, melakukan sensus, dan lain-lain.

Ruang kerja mempunyai pengertian yang lebih luas ruang kerja suatu kantor, berlangsungnya proses

karena didalamnya termasuk merupakan tempat sedangkan

dimana ruang kerja suatu kantor pekerjaan dari kegiatan

administratif

berlangsungnya proses pekerjaan non administratif pada umumnya tidak di ruang kantor.

Kegiatan administratif, dahulu diartikan secara sederhana sebagai kegiatan tulis menulis, pada saat ini dipahami sebagai aktifitas yang banyak berhubungan dengan kertas, sebagai dokumen, komunikasi tertulis, informasi, data, yang semua harus

mendapatkan pengamanan yang memadai agar tidak jatuh ketangan pihak lain yang dapat digunakan untuk mengancam, atau membahayakan organisasi, karena dalam kertas-kertas tersebut berbagai rahasia organisasi tersimpan.Misalnya, data wajib pajak

Untuk itu diperlukan penataan ruang kerja secara baik. kertas bekas proses pekerjaan. dan sebagainya. Ruang kerja suatu kantor sebagai tempat berlangsungnya proses pekerjaan administratif. menghilangkan noda dan limbah serta menanggulangi sumber limbah. Systematize (sistematisasi) : Membuat rutin kegiatan membersihkan dan memeriksa. . Sort (memilah) : Pisahkan barang yang tak diperlukan dan singkirkan. dapat berdampak yang buruk terhadap organisasi. Dalam memperkenalkan penataan tempat kerja. maka akan diisi dengan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan kantor. Semua itu dapat bercampur aduk satu sama lain. tidak boleh dibuka. 2. kertas dokumen yang tidak bernilai. manajalah. 3. 4. 5. kertas-kertas dokumen yang bernilai. alat-alat dan mesin-mesin perkantoran.yang tersimpan di Kantor Pelayanan Pajak semua tersimpan dalam dokumen-dokumen yang harus dijaga kerahasiaannya. bila tidak ada penanganan. koran2. mesin dan tempat kerja. dilihat oleh pihak luar Kantor Pelayanan Pajak. agar tidak akan menghambat proses pekerjaan. seperti di Indonesia. perusahaan Barat seringkali lebih suka menggunakan anonym bahasa Inggris. Misalnya: sulitnya menemukan kembali suatu dokumen yang sangat diperlukan untuk membuat jawaban atas komplain dari nasabahnya. buku-buku. kertas-kertas yang belum dipakai dalam proses pekerjaan. Beberapa cara penataan ruang kerja. Standardize (standarisasi) : Membakukan empat langkah sebelumnya dan membuatnya menjadi proses yang bersinambungan. Scrub (gosok) : Bersihkan semuanya : peralatan. Straighten (meluruskan) : Letakkan barang yang diperlukan secara teratur sehingga mudah diambil. Oleh karena ketika membuat ruang kantor harus mempertimbangkan akan pengamanan kerahasiaan organisasi. seperti pada “Slogan 5S” atau “Slogan 5C” sedangkan Jepang “5S” Slogan 5S (di Amerika) : 1.

Custom and practice (kebiasaan dan praktek) : Kembangkan kebiasaan pemeliharaan rutin dan kegiatan perbaikan lebih lanjut Slogan 5S di Jepang 1. Upaya penataan ruang kerja perlu dilakukan karena berkaitan pihak internal dan ekternal sehingga dapat mencapai kondisi yang memuaskan kedua belah pihak. aman dan teratur untuk semua barang. Configure (susun/tata) : Siapkan tempat yang mudah.Slogan 5C (di Inggris. serta mengurangi kelelahan karena harus mencari berkas atau dokumen. terklasifikasi. Seiton ( teratur ). Seiso ( bersih ). mempermudah gerak kerja. Manfaat yang akan diperoleh antara lain :  Menciptakan lingkungan kerja yang bersih. 3. . Eropa) : 1. Manfaat penataan ruang kerja. tidak perlu berlebihan barang atau alat berada diruang kerja. 3. 5. 2. higienis. debu 4. Clean and check (bersihkan dan periksa) : Periksa dan perbaiki keadaan 4. Shitsuke ( rajin ) tidak segan-segan untuk melakukan 4 S lainnya. Seiketsu ( terawat ) alat-alat terjaga fungsinya. 2. latih dan jaga 5.   Meningkatkan moral karyawan jauh ke depan Menghapuskan berbagai jenis pemborosan dengan mengurangi kegiatan misalnya mencari-cari peralatan kerja. aman dan menyenangkan bagi semua orang. membersihkan dari kotoran. Seiri ( simpel ). tertata tidak berhamburan. Conform (pastikan/patuhi) : Tetapkan standar. Clear out (singkirkan) : Tentukan yang diperlukan dan singkirkan yang tak diperlukan.

Menghilangkan pemborosan pemakaian bahan dalam proses pekerjaan. tepat dan akurat.   Membuat masalah kualitas menjadi jelas Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. c. ruang kerja yang segi empat berbeda dengan yang segi tiga atau segi banyak. gagalnya fungsi alat-alat kerja. berjalan jauh atau gerak kerja dengan ketegangan yang menimbulkan kelelahan. seperti cacat produksi atau hasil kerja . sehingga penyelesaiannya tidak bertele-tele. d. contohnya pejabat eselon IV yang karena tugas pekerjaannya diharuskan banyak menerima tamu dari masyarakat. Macam pekerjaan. pekerjaan yang memerlukan pemikiran. Umpamanya semua ruang kerja pejabat eselon IV dalam satu kantor dibuat sama. Ruang kerja pelayanan pelanggan juga harus ditata beda. Karyawan dengan disiplin pribadi selalu melaksanakan tugas dengan cepat.Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu factor khusus.  Mengurangi gerak kerja yang tak bernilai tambah. Menunjukkan berbagai ketidakwajaran. perbedaan jabatan berakibat perbedaan alat-alat kerja. b. Ringkas.  Memperjelas jalur kerja untuk menghindari kelambatan waktu penyerahan.    Menampilkan pribadi karyawan yang cekatan dan professional. alat penunjang lainnya. Jenis dan jenjang jabatan. maka ruang kerjanya harus ditata berbeda dengan pejabat yang hanya sedikit tamunya. Cara menata ruang kerja kantor 1. ilmu dan pengetahuan. Adapun faktor-faktor yang berpengaruh pada penataan ruang kerja kantor : a. Semua itu lebih mudah dipantau secara visual. dan alat-alat penunjang kerja: Ketersediaan alat-alat ini penting untuk menunjang efektifitas kerja. teknologi akan berbeda dengan pekerjaan yang lebih banyak menggunakan tenaga. ruang kerja. ruang kerja yang sempit dengan yang luas perlu dibedakan. Membantu karyawan dalam mencapai disiplin pribadi. Alat-alat kerja. . Bentuk ruang kerja. kecuali ada factor khusus.

neosep. korek api. Tetapi untuk karyawan yang tugas pekerjaannya mengakibatkan banyak tamu yang harus dilayani maka harus disediakan meja kursi tamu yang cukup. Terlalu banyak barang menjadikan ruang terlihat penuh. notes kertas buram. dikeluarkan. koin. Misalnya. satu laci (atas) untuk keperluan kantor dan satu laci (bawah) untuk kepentingan pribadi. rokok. permen. dan mungkin hanya barang atau alat-alat yang wajib ada yang boleh ditaruh di ruang kerja tersebut. kosmetik.sebagai gantinya dapat disediakan meja dan kursi tamu untuk bersama. satu batang pena. Meja kerja umumnya memiliki laci dua atau lebih.Ringkas perlu diterapkan dalam menata ruang kerja kantor oleh pegawai yang bersangkutan. namun seringkali ditemukan pula : sikat gigi. Makin sempit ruang kerja. Rapi . gerakan tubuh mungkin tidak akan leluasa kurang sedap dipandang mata. keberadaan meja dan kursi tamu. katakanlah kita menetapkan hanya akan ada dua batang pensil. penghapus. Mungkin tidak perlu setiap karyawan memiliki kursi tamu. Pada meja kerja dengan dua laci. jumlah maksimum dari tiap jenis barang itu harus ditetapkan. Berbagai jenis barang ini perlu diklasifikasikan berdasarkan pemakaiannya. Selanjutnya. pencatatan dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam bekerja lebih efektif. Sedang berkas yang akan seyogyanya tidak berada diruang kerja di disimpan samping ditempat juga diselesaikan besok lain. Proses ini menumbuhkan sikap disiplin pribadi. maka semua barang yang ada di ruang kerja tersebut diprioritaskan yang mendukung tercapainya prestasi kerja yang tinggi. barang perhiasan aksesori. Misalnya. Di sini dapat ditemukan tidak hanya pensil. dan seterusnya. pena. satu penghapus. makin ketat dalam seleksi barang yang akan ditaruh. Berkas-berkas dalam proses pekerjaan. dipilih kira-kira yang dapat diselesikan hari itu yang wajib berada diruang kerja. Karena ruang kerja luasnya terbatas dan fungsi utamanya untuk melaksanakan proses pekerjaan. karet gelang. parfum. memperbaiki sistem penyimpanan. 2. misalnya. Namun barang-barang di dalamnya seringkali diletakkan berserak begitu saja di laci pertama. Semua kelebihan barang harus disingkirkan. gunting dan sebagainya. balpoin. kartu nama. plester luka dan sebagainya.

Pengelompokan fungsinya misalnya meja-kursi kerja. sampai barang-barang kecil. Langkah yang diperlukan untuk mencapai kerapian dengan melakukan pengklasifikasian atau pengelompokan berdasarkan jenis. Begitu juga meletakkan meja-kursi kerja dengan meja-kursi tamu.komputer. berkas pendukung. berkas-berkas yang tak diperlukan telah disingkirkan. rapih dan resik setiap hari secara terus menerus. besar kecilnya. fungsinya. alatalat. buku-buku dan sebagainya berdasarkan kelompoknya. meja-kursi komputer. Selanjutnya perlu ditata sedemikian rupa untuk mencapai ruangan menjadi rapi. buku-buku. berkas utama. rapi. Buku dikelompokan berdasarkan bidang ilmu. maka perlu dipertahankan. Misalnya pengelompokan atau pengklasifikasian berdasarkan jenis : meja-kursi. kemudian diikuti oleh barang besar lainnya dan seterusnya. perlu mempertimbangkan pencahayaan. pintu. Sistem dan prosedur yang sudah dibuat disebar luaskan kepada para pegawai pengguna ruangan.Setelah ringkas diterapkan. Ingat ketika menata ruang tersebut acapkali memerlukan tenaga dan sumberdaya ektra. berkas. Rawat Pemahaman mengenai rawat yaitu mempertahankan keadaan yang sudah ringkas. Artinya kondisi ruangan kerja kantor yang sudah tertata tersebut jangan sampai berantakan kembali seperti semula. harus membuatkan sistem dan prosedur yang mampu menjamin kelangsungan ringkas. yang tersisa tinggal dalam jumlah yang minimum saja. berkas-berkas. setelah selesai penggunaan dikembalikan seperti semula. Dalam tataruang terlebih dahulu diletakkan barang-barang yang paling besar karena akan membutuhkan tempat yang paling banyak. berkas dalam proses. bentuknya. terakhir adalah meletakkannya. dan luas ruangan. semua barang atau alat-alat kerja. jendela. Komitmen para pegawai pengguna ruang kerja harus ada. .. Sedangkan untuk berkas. 3. Meletakkan barang. hiasan. Menjaga agar ruang kerja kantor tetap tertata merupakan hal yang berbeda. alat-alat. berkas sudah tidak diproses. koran. majalah. sehingga pengunaan alat-alat. ada kalanya memerlukan coba-taruh coba taruh untuk memperoleh kerapihan yang cocok dan kemudahan menjangkaunya sehubungan frekwensi penggunaan. jangan sampai frekwensi penataan harus lebih sering. resik dan rilek. buku dan berkas tidak akan merubah penataan. meja-kursi tamu.

Hal ini dapat membahayakan kesehatan pegawai. mesin dan alat kerja. Resik Resik berarti membersihkan lingkungan kerja. ada lagu-lagu daerah. masing-masing orang bisa tidak sama. dapat berfungsi kembali. lantai tempat kerja. Pegawai atau operator yang membersihkan alat-alat dapat menemukan berbagai fungsi yang gagal. ada yang mendengar siaran lagu-lagu klasik diradio. tidak terlalu lama mengganggu . 5. Untuk itu alat-alat yang memerlukan servis perlu dibuatkan skedul yang jelas dan dilaksanakan secara teratur. Ada seorang yang dengan melihat lukisan pemandangan dapat membuat dia rilek. 4. Untuk membuat suasana yang rilek . memasang exhaust fan untuk ruang yang ber Ac. menyedot debu dengan vacuum cleaner. dan berbagai daerah di dalam tempat kerja. Ruangan dan berkas yang tidak bersih akan mengganggu pernafasan pegawai yang bersangkutan. tidak merokok diruang kerja apalagi yang ber ac. rapi. ada yang dengan melihat hiburan di teve.Merawat juga mengandung pengertian untuk menjaga agar alat-alat tetap berfungsi. tetapi yang dapat menurunkannya. rawat. termasuk di dalamnya. yang dapat segera diatasi dan proses pekerjaan. dan resik disempurnakan dengan tambahan lainnya agar menimbulkan suasana yang rilek. ada yang dengan melihat ikan di akuarium. Ada sebuah aksioma yang patut dianut membersihkan berarti memeriksa. Seorang karyawan kantor yang bekerja untuk selama 8 jam perhari. apalagi untuk orang yang mempunyai penyakit asma akan mudah sekali kambuh penyakitnya. Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan ruangan para pegawai dan pengguna ruangan harus menjadikan budaya bersih dengan cara menyediakan tempat sampah. dengan tugas yang menguras pikiran dan tenaga. Karena itu masing-masing pegawai pengguna ruang tersebut dapat menambahkan alat yang diperlukan. membutuhkan suasana yang tidak menambah beban. melaksanakan kebersihan. Rilek Upaya membuat ruang kerja ringkas. Kebersihan akan berdampak penurunan biaya kesehatan dan penurunan gangguan proses pekerjaan. dsb.

Edisi Bahasa Indonesia. Untuk memperoleh dukungan yang optimal tidak mungkin mengabaikan begitu saja penataan ruang kerja. akan lebih senang dengan temperatur yang agak rendah agar tidak cepat lelah. Penggunaan musik untuk menciptakan suasana rilek. Sifat dapat fleksibel penataan 5R akan dapat digunakan pada ruang kantor siapapun. Jakarta. Masa Aki. Edisi 2 Jilid I. dan berapapun luasnya DAFTAR PUSTAKA Handoko. juga dapat menjadi pilihan. Apabila masing-masing ruang mengatur sendiri musiknya perlu menjaga agar jangan sampai seperti toko kaset. 2005 Jakarta. BPFE. karena kondisi menjadi tidak nyaman dan tidak betah berlama-lama. Yogyakarta Imai. Stephen P dan Mary Coulter. sedangkan yang menggunakan pikiran akan lebih cenderung temperatur yang moderat agar dapat bertahan lama diruang kerja untuk berpikir.2003. Untuk pegawai yang bekerjanya lebih banyak menggunakan otot. PT INDEKS. Suara musik seyogyanya yang lembut. tetapi dapat juga oleh masing-masing ruang. PT. Edisi bahasa Indonesia Robbins. Pusaka Binaman Pressindo. Manajemen. Gemba Kaizen.Temperatur ruangan yang terlalu dingin atau panas dapat menghalangi orang untuk rilek. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja tersebut dapat menghambat proses kerja.1997. Ada kantor yang mengatur musik secara terpusat. dan tidak mengganggu komunikasi. . T. tetapi menerapkan prinsip penataan 5R diatas.Hani. Penutup Ruangkerja kantor dirasakan langsung dengan penggunanya dapat berpengaruh terhadap pisik maupun psikologis. Manajemen. Oleh karenanya penting alat pengatur temperatur bersifat fleksibel sehingga kenyamanannya dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna ruangan. Manajemen.

Edisi bahasa Indonesia. Disiplin Kelima. Jakarta. Widyaiswara Pusdiklat PPSDM .Senge. 1996. Binarupa Aksara. Peter M. Penulis : Drs. Widyantoro S.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->