PENATAAN RUANG KERJA KANTOR UNTUK MENDUKUNG PRODUKTIVITAS KERJA Oleh: Widyantoro Setyawan Widyaiswara Pusdiklat Pengembangan SDM

Ruang kerja pada umumnya tempat berlangsungnya proses pekerjaan, pengertian ini menyangkut tempat yang tertutup maupun terbuka. Ruang kerja yang tertutup umpamanya ruang kerja direktur, dimana ada penyekat yang menjadi batas antara dalam ruang dengan luar ruang. Sedangkan ruang kerja karyawan yang tertutup pada umumnya ada sejumlah atau banyak karyawan yang bekerja dalam satu ruangan. Ruangan tersebut juga ada sekat yang memisahkan antara dalam dan luar ruang kerja tersebut.

Ruang kerja yang terbuka, adalah tempat berlangsungnya proses pekerjaan yang tidak ada sekat dan tidak diperlukan sekat untuk menjalankan proses pekerjaan dan proses pekerjaan tersebut tidak akan terganggu karenannya. Misalnya pekerjaan mengaspal jalan, mengukur suatu bidang tanah untuk pembuatan sertifikat, melakukan sensus, dan lain-lain.

Ruang kerja mempunyai pengertian yang lebih luas ruang kerja suatu kantor, berlangsungnya proses

karena didalamnya termasuk merupakan tempat sedangkan

dimana ruang kerja suatu kantor pekerjaan dari kegiatan

administratif

berlangsungnya proses pekerjaan non administratif pada umumnya tidak di ruang kantor.

Kegiatan administratif, dahulu diartikan secara sederhana sebagai kegiatan tulis menulis, pada saat ini dipahami sebagai aktifitas yang banyak berhubungan dengan kertas, sebagai dokumen, komunikasi tertulis, informasi, data, yang semua harus

mendapatkan pengamanan yang memadai agar tidak jatuh ketangan pihak lain yang dapat digunakan untuk mengancam, atau membahayakan organisasi, karena dalam kertas-kertas tersebut berbagai rahasia organisasi tersimpan.Misalnya, data wajib pajak

Systematize (sistematisasi) : Membuat rutin kegiatan membersihkan dan memeriksa. seperti pada “Slogan 5S” atau “Slogan 5C” sedangkan Jepang “5S” Slogan 5S (di Amerika) : 1. buku-buku. Dalam memperkenalkan penataan tempat kerja. manajalah. Sort (memilah) : Pisahkan barang yang tak diperlukan dan singkirkan. Scrub (gosok) : Bersihkan semuanya : peralatan. Misalnya: sulitnya menemukan kembali suatu dokumen yang sangat diperlukan untuk membuat jawaban atas komplain dari nasabahnya. Straighten (meluruskan) : Letakkan barang yang diperlukan secara teratur sehingga mudah diambil. 5. koran2. perusahaan Barat seringkali lebih suka menggunakan anonym bahasa Inggris. dapat berdampak yang buruk terhadap organisasi. . dan sebagainya. agar tidak akan menghambat proses pekerjaan. kertas-kertas yang belum dipakai dalam proses pekerjaan. Standardize (standarisasi) : Membakukan empat langkah sebelumnya dan membuatnya menjadi proses yang bersinambungan. mesin dan tempat kerja. Oleh karena ketika membuat ruang kantor harus mempertimbangkan akan pengamanan kerahasiaan organisasi. Beberapa cara penataan ruang kerja. 2. tidak boleh dibuka. Untuk itu diperlukan penataan ruang kerja secara baik. menghilangkan noda dan limbah serta menanggulangi sumber limbah. 4. kertas dokumen yang tidak bernilai. seperti di Indonesia. maka akan diisi dengan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan kantor. dilihat oleh pihak luar Kantor Pelayanan Pajak. alat-alat dan mesin-mesin perkantoran. bila tidak ada penanganan. Semua itu dapat bercampur aduk satu sama lain. 3. Ruang kerja suatu kantor sebagai tempat berlangsungnya proses pekerjaan administratif. kertas-kertas dokumen yang bernilai.yang tersimpan di Kantor Pelayanan Pajak semua tersimpan dalam dokumen-dokumen yang harus dijaga kerahasiaannya. kertas bekas proses pekerjaan.

terklasifikasi.Slogan 5C (di Inggris. 2. Upaya penataan ruang kerja perlu dilakukan karena berkaitan pihak internal dan ekternal sehingga dapat mencapai kondisi yang memuaskan kedua belah pihak. membersihkan dari kotoran. Conform (pastikan/patuhi) : Tetapkan standar. tidak perlu berlebihan barang atau alat berada diruang kerja. Clean and check (bersihkan dan periksa) : Periksa dan perbaiki keadaan 4. latih dan jaga 5. tertata tidak berhamburan. Seiketsu ( terawat ) alat-alat terjaga fungsinya. 2. 3. Seiso ( bersih ). Manfaat penataan ruang kerja. 3. . Seiton ( teratur ). serta mengurangi kelelahan karena harus mencari berkas atau dokumen. 5. debu 4. mempermudah gerak kerja. Seiri ( simpel ). Clear out (singkirkan) : Tentukan yang diperlukan dan singkirkan yang tak diperlukan. aman dan teratur untuk semua barang. aman dan menyenangkan bagi semua orang. Eropa) : 1. Configure (susun/tata) : Siapkan tempat yang mudah. higienis. Shitsuke ( rajin ) tidak segan-segan untuk melakukan 4 S lainnya. Custom and practice (kebiasaan dan praktek) : Kembangkan kebiasaan pemeliharaan rutin dan kegiatan perbaikan lebih lanjut Slogan 5S di Jepang 1. Manfaat yang akan diperoleh antara lain :  Menciptakan lingkungan kerja yang bersih.   Meningkatkan moral karyawan jauh ke depan Menghapuskan berbagai jenis pemborosan dengan mengurangi kegiatan misalnya mencari-cari peralatan kerja.

pekerjaan yang memerlukan pemikiran.   Membuat masalah kualitas menjadi jelas Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. maka ruang kerjanya harus ditata berbeda dengan pejabat yang hanya sedikit tamunya. sehingga penyelesaiannya tidak bertele-tele. Menunjukkan berbagai ketidakwajaran. d. perbedaan jabatan berakibat perbedaan alat-alat kerja. Menghilangkan pemborosan pemakaian bahan dalam proses pekerjaan. kecuali ada factor khusus. gagalnya fungsi alat-alat kerja.    Menampilkan pribadi karyawan yang cekatan dan professional. Semua itu lebih mudah dipantau secara visual. dan alat-alat penunjang kerja: Ketersediaan alat-alat ini penting untuk menunjang efektifitas kerja. Karyawan dengan disiplin pribadi selalu melaksanakan tugas dengan cepat. berjalan jauh atau gerak kerja dengan ketegangan yang menimbulkan kelelahan.  Mengurangi gerak kerja yang tak bernilai tambah. seperti cacat produksi atau hasil kerja . Adapun faktor-faktor yang berpengaruh pada penataan ruang kerja kantor : a. Macam pekerjaan. Alat-alat kerja.Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu factor khusus. Membantu karyawan dalam mencapai disiplin pribadi. ruang kerja. Umpamanya semua ruang kerja pejabat eselon IV dalam satu kantor dibuat sama. ilmu dan pengetahuan.  Memperjelas jalur kerja untuk menghindari kelambatan waktu penyerahan. Ringkas. . ruang kerja yang sempit dengan yang luas perlu dibedakan. contohnya pejabat eselon IV yang karena tugas pekerjaannya diharuskan banyak menerima tamu dari masyarakat. tepat dan akurat. Jenis dan jenjang jabatan. b. teknologi akan berbeda dengan pekerjaan yang lebih banyak menggunakan tenaga. alat penunjang lainnya. Bentuk ruang kerja. c. ruang kerja yang segi empat berbeda dengan yang segi tiga atau segi banyak. Cara menata ruang kerja kantor 1. Ruang kerja pelayanan pelanggan juga harus ditata beda.

kartu nama. satu batang pena. Berkas-berkas dalam proses pekerjaan. katakanlah kita menetapkan hanya akan ada dua batang pensil. maka semua barang yang ada di ruang kerja tersebut diprioritaskan yang mendukung tercapainya prestasi kerja yang tinggi. permen. penghapus. keberadaan meja dan kursi tamu. rokok.sebagai gantinya dapat disediakan meja dan kursi tamu untuk bersama. karet gelang. gunting dan sebagainya. gerakan tubuh mungkin tidak akan leluasa kurang sedap dipandang mata. Terlalu banyak barang menjadikan ruang terlihat penuh. Semua kelebihan barang harus disingkirkan. dikeluarkan. dipilih kira-kira yang dapat diselesikan hari itu yang wajib berada diruang kerja. jumlah maksimum dari tiap jenis barang itu harus ditetapkan. pencatatan dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam bekerja lebih efektif. memperbaiki sistem penyimpanan. Pada meja kerja dengan dua laci. Namun barang-barang di dalamnya seringkali diletakkan berserak begitu saja di laci pertama. satu penghapus. dan seterusnya. korek api. parfum. Rapi . makin ketat dalam seleksi barang yang akan ditaruh. Mungkin tidak perlu setiap karyawan memiliki kursi tamu. balpoin. kosmetik. misalnya. Sedang berkas yang akan seyogyanya tidak berada diruang kerja di disimpan samping ditempat juga diselesaikan besok lain. Makin sempit ruang kerja. notes kertas buram. pena.Ringkas perlu diterapkan dalam menata ruang kerja kantor oleh pegawai yang bersangkutan. Misalnya. Berbagai jenis barang ini perlu diklasifikasikan berdasarkan pemakaiannya. Selanjutnya. koin. neosep. Di sini dapat ditemukan tidak hanya pensil. Misalnya. Tetapi untuk karyawan yang tugas pekerjaannya mengakibatkan banyak tamu yang harus dilayani maka harus disediakan meja kursi tamu yang cukup. namun seringkali ditemukan pula : sikat gigi. plester luka dan sebagainya. satu laci (atas) untuk keperluan kantor dan satu laci (bawah) untuk kepentingan pribadi. Meja kerja umumnya memiliki laci dua atau lebih. 2. Proses ini menumbuhkan sikap disiplin pribadi. dan mungkin hanya barang atau alat-alat yang wajib ada yang boleh ditaruh di ruang kerja tersebut. barang perhiasan aksesori. Karena ruang kerja luasnya terbatas dan fungsi utamanya untuk melaksanakan proses pekerjaan.

dan luas ruangan. majalah. Meletakkan barang. Sedangkan untuk berkas. Rawat Pemahaman mengenai rawat yaitu mempertahankan keadaan yang sudah ringkas. pintu. buku-buku.komputer. Komitmen para pegawai pengguna ruang kerja harus ada. rapih dan resik setiap hari secara terus menerus. Selanjutnya perlu ditata sedemikian rupa untuk mencapai ruangan menjadi rapi. . alatalat. terakhir adalah meletakkannya. Ingat ketika menata ruang tersebut acapkali memerlukan tenaga dan sumberdaya ektra. hiasan. besar kecilnya. sampai barang-barang kecil. jendela. ada kalanya memerlukan coba-taruh coba taruh untuk memperoleh kerapihan yang cocok dan kemudahan menjangkaunya sehubungan frekwensi penggunaan. Begitu juga meletakkan meja-kursi kerja dengan meja-kursi tamu. yang tersisa tinggal dalam jumlah yang minimum saja. koran. jangan sampai frekwensi penataan harus lebih sering. maka perlu dipertahankan.. setelah selesai penggunaan dikembalikan seperti semula. Sistem dan prosedur yang sudah dibuat disebar luaskan kepada para pegawai pengguna ruangan. harus membuatkan sistem dan prosedur yang mampu menjamin kelangsungan ringkas. Artinya kondisi ruangan kerja kantor yang sudah tertata tersebut jangan sampai berantakan kembali seperti semula. berkas-berkas. fungsinya. Buku dikelompokan berdasarkan bidang ilmu. rapi. berkas utama. berkas. meja-kursi tamu. Langkah yang diperlukan untuk mencapai kerapian dengan melakukan pengklasifikasian atau pengelompokan berdasarkan jenis. sehingga pengunaan alat-alat. Dalam tataruang terlebih dahulu diletakkan barang-barang yang paling besar karena akan membutuhkan tempat yang paling banyak. Pengelompokan fungsinya misalnya meja-kursi kerja. 3. alat-alat. Misalnya pengelompokan atau pengklasifikasian berdasarkan jenis : meja-kursi. berkas sudah tidak diproses. perlu mempertimbangkan pencahayaan. buku dan berkas tidak akan merubah penataan. Menjaga agar ruang kerja kantor tetap tertata merupakan hal yang berbeda. resik dan rilek. berkas-berkas yang tak diperlukan telah disingkirkan. berkas dalam proses. berkas pendukung.Setelah ringkas diterapkan. kemudian diikuti oleh barang besar lainnya dan seterusnya. buku-buku dan sebagainya berdasarkan kelompoknya. semua barang atau alat-alat kerja. bentuknya. meja-kursi komputer.

yang dapat segera diatasi dan proses pekerjaan. Rilek Upaya membuat ruang kerja ringkas. Pegawai atau operator yang membersihkan alat-alat dapat menemukan berbagai fungsi yang gagal. Kebersihan akan berdampak penurunan biaya kesehatan dan penurunan gangguan proses pekerjaan. rawat. dan resik disempurnakan dengan tambahan lainnya agar menimbulkan suasana yang rilek. Ada sebuah aksioma yang patut dianut membersihkan berarti memeriksa. Untuk membuat suasana yang rilek . Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan ruangan para pegawai dan pengguna ruangan harus menjadikan budaya bersih dengan cara menyediakan tempat sampah. tidak terlalu lama mengganggu .Merawat juga mengandung pengertian untuk menjaga agar alat-alat tetap berfungsi. tidak merokok diruang kerja apalagi yang ber ac. masing-masing orang bisa tidak sama. menyedot debu dengan vacuum cleaner. lantai tempat kerja. apalagi untuk orang yang mempunyai penyakit asma akan mudah sekali kambuh penyakitnya. dapat berfungsi kembali. melaksanakan kebersihan. ada yang mendengar siaran lagu-lagu klasik diradio. Ruangan dan berkas yang tidak bersih akan mengganggu pernafasan pegawai yang bersangkutan. dengan tugas yang menguras pikiran dan tenaga. ada lagu-lagu daerah. Resik Resik berarti membersihkan lingkungan kerja. Hal ini dapat membahayakan kesehatan pegawai. dan berbagai daerah di dalam tempat kerja. 5. tetapi yang dapat menurunkannya. Karena itu masing-masing pegawai pengguna ruang tersebut dapat menambahkan alat yang diperlukan. 4. ada yang dengan melihat ikan di akuarium. termasuk di dalamnya. mesin dan alat kerja. Ada seorang yang dengan melihat lukisan pemandangan dapat membuat dia rilek. membutuhkan suasana yang tidak menambah beban. ada yang dengan melihat hiburan di teve. memasang exhaust fan untuk ruang yang ber Ac. Untuk itu alat-alat yang memerlukan servis perlu dibuatkan skedul yang jelas dan dilaksanakan secara teratur. rapi. dsb. Seorang karyawan kantor yang bekerja untuk selama 8 jam perhari.

tetapi menerapkan prinsip penataan 5R diatas. Edisi bahasa Indonesia Robbins. Sifat dapat fleksibel penataan 5R akan dapat digunakan pada ruang kantor siapapun. Manajemen. PT. Pusaka Binaman Pressindo. Apabila masing-masing ruang mengatur sendiri musiknya perlu menjaga agar jangan sampai seperti toko kaset. Masa Aki. Edisi 2 Jilid I. T. akan lebih senang dengan temperatur yang agak rendah agar tidak cepat lelah. BPFE. sedangkan yang menggunakan pikiran akan lebih cenderung temperatur yang moderat agar dapat bertahan lama diruang kerja untuk berpikir. dan berapapun luasnya DAFTAR PUSTAKA Handoko.1997. Jakarta. Penutup Ruangkerja kantor dirasakan langsung dengan penggunanya dapat berpengaruh terhadap pisik maupun psikologis. 2005 Jakarta. Stephen P dan Mary Coulter. Gemba Kaizen. Oleh karenanya penting alat pengatur temperatur bersifat fleksibel sehingga kenyamanannya dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna ruangan. Suara musik seyogyanya yang lembut. Untuk pegawai yang bekerjanya lebih banyak menggunakan otot. Yogyakarta Imai. .Hani. dan tidak mengganggu komunikasi. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja tersebut dapat menghambat proses kerja. Penggunaan musik untuk menciptakan suasana rilek.2003. juga dapat menjadi pilihan.Temperatur ruangan yang terlalu dingin atau panas dapat menghalangi orang untuk rilek. karena kondisi menjadi tidak nyaman dan tidak betah berlama-lama. Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Ada kantor yang mengatur musik secara terpusat. PT INDEKS. Manajemen. Untuk memperoleh dukungan yang optimal tidak mungkin mengabaikan begitu saja penataan ruang kerja. tetapi dapat juga oleh masing-masing ruang.

Disiplin Kelima.Senge. Widyantoro S. Widyaiswara Pusdiklat PPSDM . Edisi bahasa Indonesia. Jakarta. 1996. Binarupa Aksara. Peter M. Penulis : Drs.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful