A.

Membuat uraian jabatan (job description)

Mengapa kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan / jabatan (job) itu muncul. Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu . Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description). Lalu, apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :

Atasan untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan Pimpinan Organisasi untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal. Pemegang jabatan sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi Perekrut untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan Trainer untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan Assessor untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, indepth interview dll) Perencana Karir (Succession Planner) untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi. Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan Job Evaluatoruntuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum membuat job desc, didahului dengan yang namanya job analysis. Job Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi : 1. Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur organisasi. 2. Untuk jabatan yang ada (vacant) namun belum ada orangnya. 3. Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai job description.

Setiap kondisi membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi pertama, tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensi atau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa dilakukan dengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada pemegang jabatan, atasan atau orang lain yang mengerti.

B. Melakukan Analisa Jabatan (Job Analysis) (1)

Job Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan (job holder), atasan (superior) dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat melibatkan orang lain,misalnya orang yang memiliki job yang sama, atau orang yang lebih senior yang berada dalam satu departemen dengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang mengerti dengan jabatan tersebut. Pemangku jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang yang lebih mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain. Atasan melihat jabatan tersebut dalam prespektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat oleh pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah orang luar yang independen dan terlatih untuk melihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan atasan memberikan draft dan menuntun perubahan-perubahan yang dilakukan semua pihak terkait sampai hasil akhir. Prinsip dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah : 1. Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan 2. Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan 3. Fakta bukan judgement Rentang isi Job Description Gugus tugas, tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran jabatan dalam Min Tugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika tugas/tanggunjawab tersebut sudah dibawah Min Tugas, maka sebaiknya dilakukan revisi terhadap job description tersebut (job re-analysis ). Demikian juga jika tugas/tanggungjawab sudah melewati Max Tugas. Dari sini terlihat bahwa job description merupakan dokumen yang dinamis, mengikuti perkembangan, strategi kondisi maupun situasi organisasi.

C. Isi sebuah Uraian Jabatan (Job Description) (2)

Jika kita diminta untuk membuat job description, maka yang perlu dipertimbangkan adalah apa bagianbagian isi dari job description tersebut. Kelengkapan bagian dari isi sebuah job description sebenarnya tergantung kebutuhan organisasi. Semakin kompleks dan semakin integratif antara subsistem SDM lainnya, maka job description yang lengkap akan semakin dibutuhkan. Karena itu, sebuah Job Description yang baik, minimal memuat dua hal yakni :

1. Uraian tanggungjawab utama, 2. Persyaratan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut. Namun, agar lebih dapat memenuhi sebagai bagian integratif dengan sub sistem lainnya, yakni akan menjadi referensi utama pengembangan sub sistem manajemen SDM, job description sebaiknya memiliki tiga hal utama yakni: 1. Uraian mengenai jabatan tersebut, yakni berisikan hal penting mengenai jabatan itu. 2. Ukuran kinerja yang dipersyaratkan, sebagai indikator terhadap keberhasilan menyelesaikan tanggungjawab utama jabatan. 3. Kebutuhan jabatan yang dipersyaratkan Dalam perkembangannya, uraian jabatan berisikan banyak item. Umumnya terdiri dari Misi Jabatan, Ilustrasi Pekerjaan, Lingkungan Pekerjaan, Hubungan Pekerjaan, Tanggungjawab utama, Wewenang Pekerjaan, dan Dimensi Pekerjaan. Ukuran kinerja dapat diambil dari Key Performance Indicator untuk jabatan tersebut, yang berasal dari Key Result Area nya. Hubungan ini hendaknya sejalan dengan strategi, visi, misi organisasi dan tentunya terkait dengan tanggungjawab utama bagi pemangku jabatan tersebut. Sedangkan untuk kebutuhan jabatan atau pekerjaan, dapat dibagi menjadi persyaratan utama yang bersifat mutlak, dan persyaratan kompetensi baik soft competency maupun hard competency.

D. Isi sebuah uraian jabatan Uraian Pekerjaan (3)

Dalam menulis job description yang baik, sebaiknya memuat mengenai uraian pekerjaan, ukuran kinerja pekerjaan dan kebutuhan (requirement) untuk pekerjaan tersebut. Berikut kita bahas satu-persatu, mengenai isi uraian pekerjaan. Pada umumnya isi uraian pekerjaan itu meliputi hal sebagai berikut :

Misi jabatan Ilustrasi jabatan Dimensi Pekerjaan Tanggung jawab utama Wewenang Utama Lingkungan kerja Hubungan kerja

Misi Jabatan Misi jabatan bertujuan untuk menjawab alasan mengapa jabatan tersebut ada didalam organisasi. Misi jabatan terdiri dari pernyataan singkat yang terdiri dari satu sampai dua kalimat. Beberapa pertanyaan yang mungkin dilakukan untuk dapat menjawab hal ini adalah :

Untuk apa jabatan ini ada/diciptakan di organisasi? Apa kontribusi unik jabatan ini kepada organisasi? Apa yang terjadi pada organisasi jika jabatan ini ditiadakan?

Mengapa perusahaan membutuhkan jabatan ini?

Ilustrasi Pekerjaan Ilustrasi pekerjaan adalah narasi yang menggambarkan pekerjaan tersebut, biasanya terdiri beberapa paragraf terstruktur. Dengan membaca ilustrasi pekerjaan diharapkan pembaca dapat mendapatkan gambaran tentang jabatan tersebut, seolah-olah merasakan bagaimana melakukan pekerjaan itu. Tidak perlu berupa karangan panjang, yang penting singkat, padat dan mengenai sasaran. Yang diisi pada ilustrasi pekerjaan terutama :

Posisi jabatan di organisasi, bertanggungjawab pada siapa dst. Aktivitas-aktivitas utama dalam melakukan pekerjaan o Pelayanan apa yang diberikan oleh pemangku jabatan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan o Spesialisasi, aspek-aspek teknis dan/atau managerial yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut o Bagian-bagian yang menjadi sumber kreatifitas dan inovasi dalam pekerjaan Kerangka kerja (framework) jabatan o Dalam melakukan pekerjaannya pemangku jabatan terikat kepada peraturan-peraturan apa saja seperti kebijakan, strategi, aturan, instruksi kerja dll o Identifikasi apa yang dilakukan pemangku jabatan, apa-apa yang harus dikonsultasikan atau berkenaan dengan kewenangan yang lebih tinggi Pengorganisasian aktifitas bawahan (subordinate coordination) o Posisi mana saja yang memberikan report/laporan kepada pemangku jabatan dan dan apa tujuannya? o Bagaimana pola, sifat dan tingkat koordinasi yang dilakukan bawahan dengan pemegang jabatan o Bagaimana pengaturan dan pengecekan aktifitas bawahan (subordinate)

E. Isi sebuah uraian jabatan Uraian Pekerjaan (4)

Aspek penting lainnya untuk penulisan job description yang lengkap adalah adanya Dimensi Jabatan. Dimensi jabatan adalah hal-hal penting yang dikelola oleh pemangku jabatan yang memberikan dampak secara langsung maupun tidak langsung. Dimensi juga berguna untuk membedakan suatu jabatan dengan jabatan lain yang serupa. Berikut adalah contoh Dimensi Jabatan Aspek keuangan (financial aspect) - Annual budget, expense, operating cost, project cost - Annual income, revenue, sales turn over Aspek penjualan dan pemasaran (sales and marketing aspect) - Sales area

- Promotion/Advertising budget - Banyaknya merk (brand) yang dikelola - Total sales Aspek produksi dan perawatan (production and maitenance aspect) - Jumlah/luas pabrik / project site yang dikelola - Biaya perawatan - Nilai mesin/ unit alat berat yang dikelola Jumlah karyawan yang menjadi subordinate

Adanya dimensi, memberikan ruang untuk job description suatu posisi tidak perlu banyak perubahan, bila jabatan tersebut hanya sedikit berbeda. Sebagai contoh, jika suatu jabatan memiliki tugas pokok yang 80% sama dengan suatu jabatan lain, maka job descriptionnya bisa dibuat sama. Yang perlu dibedakan adalah hanya pada dimensi jabatannya.

F. Isi sebuah uraian jabatan Uraian Pekerjaan (5)

Sebuah job description yang baik juga memuat rincian tugas utama atau tanggung jawab utama . Tanggung jawab utama ini merupakan sasaran-sasaran yang melekat pada pemangku jabatan agar misi jabatan dapat dicapai. Sebagai penunjang persyaratan pelaksanaan setiap tanggung jawabnya dengan baik, job description juga dilengkapi wewenang yang jelas sehingga dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan baik. Tanggung jawab yang disertai wewenang dalam pelaksanaannya hendaknya memenuhi syarat accountability, artinya harus memiliki ukuran keberhasilan (standard performance) untuk menunjukkan bahwa tanggung jawabnya sudah dilakukan dengan baik dan wewenang yang diberikan juga digunakan sebagaimana mestinya. Ukuran keberhasilan ini nantinya akan menjadi performance indicator. Beberapa hal penting dalam menyusun tanggung jawab utama yang baik adalah :

Langsung menggambarkan hasil-hasil utama dari uraian jabatan Fokus pada proses maupun hasil, bukan kepada aktivitas semata Secara eksplisit menggambarkan hasil yang harus dicapai pemangku jabatan Sebaiknya, setiap tanggung jawab dapat diukur keberhasilannya dalam bentuk performance indicator.

Namun dalam penulisan tanggungjawab utama, seringkali tercampur antara aktifitas tugas dengan tanggungjawab utama. Berikut adalah contoh penulisan tanggungjawab utama yang belum tepat untuk posisi manajer pemasaran (marketing manager):

Melakukan kunjungan ke pelanggan potensial atau customer Melakukan kajian pemasaran untuk melihat kebutuhan pasar.

Jika dianalisa, hal diatas belum menggambarkan tanggung jawab utama, masih kabur dan hanya mencerminkan aktivitas yang harus dilakukan pemegang jabatan, terkait tugas utamanya sebagai manajer pemasaran. Dibawah ini ada contoh lain penulisan tanggungjawab yang belum pas, seperti dibawah :

Meningkatkan pendapatan divisi dan meminimumkan biaya operasi Mengelola unit kerja secara efektif dan efisien Meningkatkan produktifitas perusahaan secara berkesinambungan

Jika dilihat pernyataan di atas terlampau luas dan melebar, sehingga sulit untuk melihat keberhasilannya. Coba perhatikan pernyataan dibawah, yang lebih mencerminkan gugus tanggungjawab utama seorang manajer pemasaran.

Memastikan penjualan meningkat sesuai dengan rencana kerja, pendapatan dan anggaran biaya perusahaan tahun berjalan Melaksanakan sistem pemasaran di lingkup kerja departemen pemasaran sesuai anggaran tahun berjalan

Terlihat jelas bedanya bukan?

G. Isi sebuah uraian jabatan Ukuran Kinerja (6) Setelah adanya tanggungjawab utama dalam uraian jabatan, maka penting untuk melengkapinya dengan wewenang utama. Mengapa demikian? karena kewenangan inilah yang membuat tanggungjawab utama dapat terlaksana dengan baik. Tanpa kewenangan, si pemangku jabatan tidak akan bisa berbuat maksimal sesuai tugas yang dibebankan. Beberapa job description, seringkali terjadi pencampuran antara tanggungjawab utama dengan kewenangan. Namun sebaiknya hal ini dipisahkan, untuk memudahkan mana penugasan utama, dan mana kewenangannya. Contoh kewenangan utama :

Mengusulkan rencana kerja serta anggaran pemasaran untuk tahun berjalan Mengusulkan revisi kebijakan prosedur dan instruksi kerja bawahan

Setelah adanya tanggungjawab utama dan kewenangan utama, maka uraian jabatan yang baik dilengkapi dengan ukuran kinerja jabatan (performance indicator). Ukuran kinerja ini mengukur keberhasilan si pemangku jabatan sebagai akibat tanggungjawab utama dan kewenangan utama yang dimilikinya. Ukuran kinerja yang dituliskan ke dalam uraian jabatan sebaiknya merupakan ukuran kinerja kunci, agar memudahkan fokus si pemangku jabatan dalam mencapai keberhasilan suksesnya pekerjaan.

Misal, untuk jabatan IT Security Administrator / Network Security Administrator memiliki tanggungjawab utama yang sesuai misi jabatan adalah:

Menjaga sistem network dan webserver aman dari gangguan virus, spammer, spyware, hacker, deface dll.

Sesuai dengan tanggungjawab utama diatas, maka pemangku jabatan diatas memiliki kewenangan utama :

Mendownload dan mengupdate program antivirus, anti spyware/spammer dan tools lainnya yang tepat bagi jaringan web / IT infrastructure.

Dengan demikian, indikator kinerja kunci bagi jabatan IT Security Administrator / Network Security Administrator adalah :

Ketersediaan sistem network yang free dari fault selama periode tertentu

Terlihat sekali hubungan yang jelas antara tanggungjawab dan wewenang yang dimiliki dengan ukuran kinerja jabatan tersebut. Ini akan memudahkan membuat keterkaitan antara uraian jabatan (job description) dengan sistem pengelolaan kinerja individu (Individual Performance Management System). Tentunya, hanya terkait dengan penugasan utama/ rutin dari jabatan tersebut, sedangkan penugasan yang bersifat assignment / temporary / adhoc, diletakkan dalam perencanaan kinerja individu.

H. Isi sebuah uraian jabatan Lingkungan Pekerjaan (7)

Aspek lainnya yang perlu dituliskan dalam suatu uraian jabatan (job description) adalah lingkungan pekerjaan. Aspek ini memiliki dampak yang cukup besar bagi pemangku jabatan dan juga nilai jabatan, karena melihat lingkungan tempat kerja secara menyeluruh bagi pemangku jabatan. Lingkungan kerja yang dimaksud dalam uraian jabatan ini adalah gambaran lingkungan kerja secara fisik, serta tuntutan fisik dan mental pemangku jabatan dalam melaksanakan pekerjaannya. Lingkungan kerja boleh digambarkan secara naratif maupun merupakan daftar aspek fisik/non fisik yang mengenai halhal penting yang akan mempengaruhi proses kerja pemegang jabatan. Beberapa contoh hal-hal yang bisa dimasukkan dalam lingkungan kerja :

Aktivitas di dalam ruangan atau di luar ruangan Jam kerja normal / shift Kondisi ruangan kerja Tingkat kebisingan suara Tingkat suhu udara Resiko-resiko yang mungkin timbul (resiko radiasi, polusi, dst) Orang-orang yang dihadapi, tipe orang yang dihadapi Peralatan yang harus selalu digunakan (peralatan keamanan, safety dll)

Tekanan fisik atau mental yang dihadapi pemegang jabatan Dan aspek fisik/non fisik lainnya yang terkait.

Contoh lingkungan kerja untuk Pengawas Operasional Produksi Tambang / Supervisor Produksi Tambang : Meskipun berkantor di ruangan ber AC yang berada di lokasi tambang, pemegang jabatan seringkali harus turun kelapangan (areal site) dengan lingkungan yang panas dan berdebu. Setiap bertugas dilapangan, pemegang jabatan harus menggunakan peralatan pengaman tertentu (APD) dan berhadapan dengan operator yang pada umumnya berada dalam situasi kerja yang melelahkan secara fisik maupun mental. Pemegang jabatan juga berada dalam tingkat stress yang cukup tinggi terutama ketika mesin / alat berat mengalami breakdown. Dapat dikatakan pemangku jabatan termasuk pihak yang harus siaga (stand by) selama jam kerja operasional. Dengan adanya lingkungan kerja, sangat mempengaruhi dalam penilaian bobot jabatan (job evaluation) karena resiko yang berbeda akan memberikan bobot nilai yang berbeda pula.

I. Isi sebuah uraian jabatan Hubungan Pekerjaan (8)

Aspek lainnya yang tidak kalah penting dan perlu dituliskan dalam suatu uraian jabatan (job description) adalah hubungan pekerjaan (work relationship). Aspek ini memiliki dampak yang bagi pemangku jabatan dalam melakukan hubungan pekerjaan terhadap rekan kerja di dalam unit organisasi atau diluar unit organisasi. Pencantuman hubungan kerja bermanfaat untuk menggambarkan kepada siapa saja pemangku jabatan melakukan bentuk hubungan kerja baik bersifat horizontal maupun vertikal. Secara umum, Hubungan Kerja dibagi dalam dua besaran utama yakni :

Hubungan Kerja Internal. Yakni hubungan di dalam organisasi itu sendiri Hubungan Kerja Eksternal. Yakni hubungan kerja ke luar organisasi.

Yang terpenting dari hubungan kerja tersebut adalah sifat, karakter maupun jenis hubungan kerja. Pembagian jenis hubungan kerja ini bisa bersifat fungsional, instruksional, koordinasi, informasi, konsultasi, kemitraan maupun rekomendasi. Sebagai Contoh : Hubungan Kerja untuk jabatan seorang Trainer

Hubungan Kerja Iinternal : o Training Manager : Hubungan kerja bersifat struktural, informasi, koordinasi, konsultasi maupun rekomendasi

User Manager : Hubungan kerja bersifat fungsional, koordinasi, konsultasi Hubungan eksternal : o Vendor / Supplier Training : Hubungan kerja bersifat fungsional, koordinasi, dan kemitraan
o

J. Isi sebuah uraian jabatan Persyaratan Jabatan (9)

Selain hubungan pekerjaan, ada aspek yang penting lainnya yang diperlukan untuk kelengkapan sebuah uraian jabatan (job description) Aspek ini memiliki dampak strategis terutama dalam perekrutan, pengembangan karyawan (development) dan pembobotan jabatan. Aspek penting ini adalah Persyaratan Jabatan (Job Requirement). Persyaratan jabatan bermanfaat untuk menggambarkan seberapa penting jabatan tersebut membutuhkan persyaratan baik bersifat mutlak atau tambahan, bersifat khusus atau umum atau juga persyaratan internal maupun eksternal. Secara umum, persyaratan jabatan menjadi dua bagian besar yakni :

Persyaratan Mutlak. Yakni persyaratan yang mau tidak mau harus ada dan dimiliki oleh si pemangku jabatan. Persyaratan Tambahan. Yakni persyaratan yang semestinya dan sebaiknya ada diimiliki oleh pemangku jabatan agar dapat bekerja efektif.

Ketentuan mengenai persyaratan ini, tergantung dari karakteristik organisasi. Karena itu, seorang analis jabatan haruslah mengetahui dan menggali lebih dalam, apa kebutuhan utama dan mutlak dari jabatan tersebut serta apa kebutuhan yang spesifik maupun umum bagi jabatan tersebut. Ada beberapa perusahaan yang mempersyaratkan memiliki nilai-nilai (values) sebagai syarat utama dalam jabatan tersebut. Misalnya, seorang account officer bank harus memiliki persyaratan : berintegritas, jujur. Namun ada pula organisasi yang mempersyaratkan kebutuhan fisik. Misal sebuah perusahaan jasa keamanan, mempersyaratkan staff guard security harus memiliki : Kemampuan Beladiri, berjenis kelamin laki-laki, tinggi badan minimal 170 cm dst. Sekali lagi, persyaratan jabatan yang mutlak disesuaikan dengan :

Kondisi perusahaan/strategi organisasi Peraturan perundangan (internasional, regional, nasional, lokal) untuk jabatan tersebut Kriteria spesifik bagi jabatan tersebut

K. Isi sebuah uraian jabatan Persyaratan Kompetensi (10)

Jika organisasi telah melakukan competency based management, atau sudah memiliki kamus kompetensi, yang memetakan, mendefinisikan dan mereferensikan seluruh kompetensi yang dibutuhkan

perusahaan dan diperlukan untuk dipenuhi karyawannya, maka pada job description dapatlah dilengkapi dengan persyaratan kompetensi. Persyaratan kompetensi (competency requirement) pada job description merupakan persyaratan kompetensi minimum agar pemangku jabatan dapat melaksanakan tugasnya sesuai yang diharapkan. Pada dasarnya, pembagian kompetensi pada jabatan, tergantung model kompetensi yang dibuat oleh organisasi. Ada yang menerapkan model soft competency dan hard competency (model gunung es / iceberg). Ada yang membaginya menjadi core competency dan functional competency. Ada pula yang membaginya menjadi managerial competency, technical competency dan basic competency. Karena sangat luasnya mengenai permodelan kompetensi ini, maka penjelasan mengenai model kompetensi, pembagian serta teknik pembuatannya akan dijelaskan pada tulisan tersendiri dalam kategori competency based management. Untuk mudahnya, dapat diambil contoh yakni membagi persyaratan kompetensi menjadi dua jenis yakni :

Soft Competency, yakni persyaratan kompetensi yang terkait dengan perilaku, budaya, attitude maupun sikap. Hard Competency, yakni persyaratan kompetensi yang terkait dengan pengetahuan, ketrampilan, dan keilmuan yang diperlukan dalam pekerjaan.

Sebagai contoh, jabatan trainer memiliki persyaratan kompetensi soft :

Achievement Orientation / Orientasi Berprestasi Inititative / Inisiatif Relationship Building / MembinaHubungan Developing Others / Mengembangkan Orang lain Self Development / Pengembangan Diri Sendiri

Sedangkan untuk persyaratan kompetensi hard nya adalah :

Presentation Skill / Ketrampilan presentasi Training Management / Pengelolaan Pelatihan

Adapun, mengenai tingkat / level kompetensi bisa saja dimasukkan ke dalam job description. Namun, bila ingin dimasukkan, maka anda harus sudah memetakan profil jabatan tersebut ke dalam skala kompetensi sesuai kategori kompetensi diatas. Bisa menggunakan skala mulai dari pemula/ beginner, menengah / intermediate, sampai ahli / advance, atau menggunakan basis indikator, dengan petunjuk indikator di setiap tingkat kompetensi.

L. Isi uraian jabatan Ukuran Kualifikasi Jabatan (11)

Sebagai pelengkap namun juga cukup penting untuk dicantumkan dalam uraian jabatan adalah ukuran kualifikasi jabatan. Ukuran kualifikasi jabatan ini merupakan hal-hal yang dapat dijadikan ukuran bahwa seseorang memiliki kompetensi yang disyaratkan. Perlu diperhatikan bahwa ukuran kualifikasi jabatan bukanlah merupakan persyaratan mutlak, tapi hanya menunjukkan indikator-indikator sebagai bukti bahwa untuk jabatan tersebut akan lebih efektif bila pemangku jabatan memiliki indikator tersebut. Beberapa contoh yang bisa dijadikan ukuran kualifikasi jabatan adalah :

Tingkat pendidikan Sertifikasi yang diperoleh Pengalaman dalam pekerjaan Training dan pelatihan yang pernah diikuti

Contoh Ukuran kualifikasi jabatan untuk instruktur / trainer alat berat Pendidikan :

Lulusan SMU/SMK D3 dari segala jurusan

Pengalaman Kerja:

Lulusan SMU : Minimal 3 tahun sebagai instruktur untuk pengoperasian Alat-alat berat Lulusan D3 : Minimal 1 tahun sebagai instruktur untuk pengoperasian Alat-alat berat

Pelatihan :

Heavy Equipment Training Training Management Presentation Skill Heavy Equipment Certification

Dengan adanya ukuran kualifikasi jabatan, sangat memudahkan dalam seleksi awal kandidat pada proses rekrutmen. Bila menggunakan aplikasi sistem informasi SDM, dimana database kandidat sudah diletakkan ke dalam database server, anda bisa dengan mudah melakukan pengurutan seleksi atau query awal dengan kriteria yang anda tentukan sendiri sehingga bisa memperoleh daftar kandidat untuk posisi / jabatan tertentu secara cepat.

M. Isi uraian jabatan Bagan Posisi Organisasi (12)

Agar mengetahui letak suatu jabatan di dalam struktur organisasi, maka job description yang baik dilengkapi dengan bagan posisi tersebut di dalam struktur organisasi. Kelengkapan ini tidak mutlak, namun sebaiknya disediakan untuk memudahkan pemangku jabatan mengetahui konfigurasi penugasannya di dalam struktur. Supaya lebih mudah, bagan posisi jabatan tersebut di dalam organisasi tidaklah perlu dibuat komplit atau sangat lengkap, misalnya sampai 2 atau 3 layer (lapisan) struktural ke atas / bawah. Namun, yang penting adalah bagan posisi yang dibuat sudah memberikan detil yang cukup melihat hubungan si pemangku jabatan dengan atasan dan bawahan serta hubungan rekan kerja. Detil ini bersifat relatif, sekali lagi tergantung seberapa penting dan kritikal posisi tersebut perlu dilengkapi dengan bagan organisasinya. Sebagai contoh, anda bisa membuat bagan posisi organisasi untuk jabatan Supervisor Accounting, cukup dengan satu layer ke atas (atasan) dan satu layer ke bawah (bawahan). Namun adakalanya, anda perlu membuat bagan posisi organisasi untuk General Manager Finance dengan satu layer ke atas (atasan), dan 2 sampai 3 layer kebawah (bawahan), sehingga mencukupi untuk melihat hubungan atasan, rekan kerja, bawahan. Sekali lagi, anda bisa membuat bagan posisi organisasi di dalam job description, jika organisasi tersebut tentunya sudah memiliki Struktur Organisasi baku, yakni yang menjelaskan konfirgurasi formal di dalam organisasi yang dengan alokasi rangkaian tugas, tanggungjawab dan wewenang di dalam organisasi. Struktur ini hendaknya sudah disahkan oleh manajemen puncak Organisasi. Adapun proses pembuatan struktur organisasi biasanya menggunakan metode dan teknik yang dinamakan Disain Organisasi (Organization Design). Penjelasan mengenai Disain Organisasi akan dibuat dalam tulisan tersendiri, mengingat luasnya bahasan Disain Organisasi itu sendiri, termasuk teori, latar belakang maupun strategi yang mendasarinya.