BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Analisis kebutuhan Informasi adalah penguraian dari suatu Sistem Informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya Hasil dari analisis sistem adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yag akan dibuat atau dikembangakan. Dalam upaya meningkatkan mutu sumber daya manusia Indonesia, Departemen Pendidikan Nasional yang tertuang dalam Rencana Strategis (Renstra) Depdiknas 2005 – 2009 menekankan bahwa perspektif pembangunan pendidikan tidak hanya untuk

mengembangkan aspek intektual saja melainkan juga watak, moral, sosial dan fisik peserta didik, atau dengan kata lain menciptakan manusia Indonesia seutuhnya. Semua jenjang lembaga pendidikan formal (sekolah) mempunyai tugas untuk mensintesa itu semua. Pengembangan kegiatan ekstrakurikuler merupakan bagian dari pengembangan institusi sekolah. Berbeda dari pengaturan kegiatan intrakurikuler yang secara jelas disiapkan dalam perangkat kurikulum, kegiatan ekstrakurikuler lebih mengandalkan inisiatif sekolah. Secara yuridis, pengembangan kegiatan ekstrakurikuler memiliki landasan hukum yang kuat, karena diatur dalam Surat Keputusan Menteri yang harus dilaksanakan oleh sekolah. Salah satu Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI no 125/U/2002 tentang Kalender Pendidikan dan Jumlah Jam Belajar Efektif di Sekolah. Pengaturan kegiatan ekstrakurikuler dalam keputusan ini terdapat pada Bab V pasal 9 ayat 2 : ”Pada tengah semester 1 dan 2 sekolah melakukan kegiatan olah raga dan seni (Porseni), Karyawisata, lomba kreativitas atau praktek pembelajaran yang bertujuan untuk mengembangkan bakat, kepribadian, prestasi dan kreativitas siswa dalam rangka mengembangkan pendidikan anak seutuhnya.” Dalam bagian lampiran Keputusan Mendiknas ini juga dinyatakan bahwa ”Liburan sekolah atau madrasah selama bulan ramadhan diisi dan dimanfaatkan untuk melaksanakan
1

berbagai kegiatan yang diarahkan pada peningkatan akhlak mulia, pemahaman atau amaliah agama termasuk kegiatan ekstrakurikuler lainnya yang bermuatan moral. Salah satu kegiatan ekstrakurikuler yang akan kami lakukan analisis kebutuhan informasi adalah ekskul Palang Merah Remaja. Palang Merah Remaja atau PMR merupakan organisasi sosial kemanusiaan yang berada di bawah naungan Palang Merah Indonesia. PMI sendiri membentuk organisasi PMR secara resmi pada tahun 1953 dengan tujuan utama untuk menyiapkan kader-kader handal PMI. Alasan kami memilih ekskul PMR untuk menganalisis kebutuhan informasi di dalam ekskul PMR karena masih adanya masalah yang belum dibenahi misalnya 1. Data-data yang disimpan di masih berjalan manual, padahal Kebutuhan akan data-data anggota, program kegiatan dan acara, dan juga anggaran keuangan 2. Sistem yang dijalankan belum sepenuhnya membantu pekerjaan, karena kebutuhan akan data yang efektif dan efisien serta ada saat dibutuhkan (availability) belum bisa terpenuhi 3. Penyediaan data yang banyak menyebabkan overload data dan informasi kurang

Penyimpanan data dalam bentuk kertas atau manual menimbulkan resiko yang cukup besar, seperti kebakaran, rusak atau bencana alam yang bisa mengakibatkan datadata penting itu hilang, sehingga diperlukan sistem yang bisa menyimpan data lebih aman. Kebutuhan akan data yang efektif dan efisien serta ada saat dibutuhkan (availability) menjadi alasan utama untuk penyediaan informasi yang akurat Data yang kurang lengkap menyebabkan informasi pelayanan juga kurang, karena data tidak tersusun rapi dan susahnya pencarian data yang mengurangi kurangnya informasi dari data tersebut Dari berbagai alasan yang telah diungkapkan di atas, maka pengembangan Sistem Informasi Organisai PMR ini dibuat untuk membantu menyelesaikan permasalahanpermasalahan yang muncul.

2

BAB II DESKRIPSI ORGANISASI

A. Visi dan Misi PMR Visi PMR adalah sebagai generasi muda kader PMI mampu dan siap menjalankan kegiatn sosial kemanusiaan sesuai dengan Prinsip - prinsip Dasar Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional. B. Misi PMR terdiri dari: 1. Membangun karakter kader muda PMI sesuai dengan Prinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional serta Tri Bhakti PMR 2. Menanamkan jiwa Sosial kemanusiaan 3. Menanamkan rasa kesukarelaan C. Tujuan Palang merah sebagai suatu kegiatan ekstra kurikuler mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. Menjadikan ekstra kurikuler PMR menjadi yang terbaik di periangan selatan 2. Membantu mengembangkan potensi yang dimiliki para anggota dalam melaksanakan segala kegiatan kemanusiaan. 3. Membantu palang merah indonesia dalam segala kegiatan apabila dibutuhkan. 4. Membina rasa solidaritas antara sesama manusia. D. Objektif Meraih predikat juara dalam Panca Lomba PMR tingkat Provinsi lima tahun yang akan datang

3

E. CSF dan KPI TUJUAN
 Memiliki pengetahuan tentang Gerakan

CSF(Critical Factor Succesfull)
 Memahami latar belakang berdirinya Gerakan dan PMI

KPI(Key Perfomance Indicator)
  Dapat menjadi “peer edicator” Meneladani tokohtokoh Palang Merah

Memahami dan mampu melaksanakan Prinsip Dasar Gerakan, dan memiliki pemahaman mendasar tentang ketentuan Lambang dan Hukum Humaniter Internasional

Mengenal komponen Gerakan (ICRC, Federasi dan Perhimpunan Nasional) serta mandat dan kegiatannya Mengenal kegiatan donor darah Memahami dan menerapkan prinsipprinsip dasar Gerakan Memahami ketentuan dasar hukum humaniter dan aturan penggunaan lambang

Dapat bekerjasama dengan teman sebaya dan Anggota PMR dari sekolah dan cabang/daerah/PN lain

  Memiliki pemahaman mengenai organisasi PMI dan kegiatannya

Memahami cakupan kegiatan PMR Wira

Mampu merencanakan dan mengkoordinir kegiatan kepalangmerahan di sekolah

TUJUAN CSF(Critical Factor Succesfull)  Proses anggota berkelanjutan seleksi baru penerimaan secara KPI(Key Perfomance Indicator)  Penerimaan anggota baru

dengan pelantikan

4

Kerja sama dengan berbagai PMR dari sekolah lain untuk mendapatkan informasi dll.

Agar kita bisa mengetahui kemampuan para anggota di sekolah lainnya

Rekrutmen para pengurus anggota PMR dengan baik dan tepat.

Supaya melaksanakan

PMR tugas

bisa dan

fungsinya secara maksimal

PELINDUNG CSF(Critical Factor Succesfull)  Pelindung harus di pegang oleh orang yang tepat dan memiliki wewenang / kuasa   KPI(Key Perfomance Indicator)  Pelindung dalam hal ini adalah kepala sekolah SMA negri 1 Karangnunggal

Pelindung bertanggung jawab atas semua pelaksanaan kegiatan PMR

Agar

anggotan

bisa

melaksanakan tugas dengan baik

PEMBINA CSF(Critical Factor Succesfull)  Pembina PMR dipilih oleh Kepala Sekolah yang diambil dari pihak Bapak/Ibu Guru  Pembina PMR bertugas untuk membimbing, mengarahkan  KPI(Key Perfomance Indicator)  Biasanya Pembina PMR terdiri dari 4 orang. Agar semua kegiatan yang di laksanakan dapat terorganisir dengan baik dan berada dalam pengawasan

dan mengawasi pelaksanaan kegiatan PMR

5

KETUA UMUM CSF(Critical Factor Succesfull)  Ketua bertugas untuk semua KPI(Key Perfomance Indicator)  Ketua ini bertanggungjawab atas jalannya roda organisasi PMR.

mengkoordinasikan

kegitan yang diselenggarakan oleh PMR

WAKIL KETUA CSF(Critical Factor Succesfull)  Wakil Ketua bertugas untuk membantu tugas-tugas Ketua dan mewakili Ketua apabila Ketua berhalangan. KPI(Key Perfomance Indicator)  Bekerja sama dengan ketua umum semua untuk tugas melaksanakan dan kegiatan

dilapangan

SEKRETARIS CSF(Critical Factor Succesfull)  Sekretaris bertugas untuk menangani semua administrasi organisasi PMR KPI(Key Perfomance Indicator)  Menangani surat-surat yang masuk dan keluar, membuat Proposal dan Laporan Kegiatan, menangani agenda rapat dan sebagainya.  

Mendata setiap kegiatan dalam setiap acara

Agar pelaksanaan acara bisa lancAr

Berhak mengatur schedule ketua

Agar meringankan kinerja ketua

6

BENDAHARA CSF(Critical Factor Succesfull)  Mendata setiap pengeluaran atau pemasukan keuangan   KPI(Key Perfomance Indicator)  Agar data keuangan lancar dan seimbang

Memiliki wewenang untuk menagih setiap anggota dalam keperluan tertentu

agar terlaksana dalam setiap kegiatan

SEKSI-SEKSI Seksi Kegiatan CSF(Critical Factor Succesfull)  Seksi Kegiatan bertugas untuk mengatur dan merancang semua kegiatan yang diselenggarakan oleh PMR. Seksi Perlengkapan CSF(Critical Factor Succesfull)  Seksi Perlengkapan bertugas menyediakan dan merawat semua peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh PMR. Seksi PPPK CSF(Critical Factor Succesfull)  Seksi PPPK ini bertugas untuk menangani masalah kesehatan KPI(Key Perfomance Indicator)  Biasanya kegiatan berupa masalah Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan. KPI(Key Perfomance Indicator)  Agar semua peralatan bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan dan bisa digunakan dengan baik KPI(Key Perfomance Indicator)  Supaya kegiatan bisa berjalan dengan lancar sesuai dengan rencana yang ditentukan

7

Seksi Humas CSF(Critical Factor Succesfull)  Memberikan informasi kepada pembina dan anggota   KPI(Key Perfomance Indicator)  Agar segala informasi bisa disampaikan

Memberikan pemberi tahuan kepada masyarakat tentang

Agar masyarakat mengetahui dengan adanya kegiatan

kegiatan yang akan diadakan Seksi Dokumentasi CSF(Critical Factor Succesfull)  Seksi Dokumentasi bertugas untuk mencatat atau mendokumentasikan semua kegiatan yang diselenggarakan oleh PMR KPI(Key Perfomance Indicator)  Bisa dalam bentuk laporan atau video setiap kegiatan yang dilakukan

Seksi Pembantu Umum CSF(Critical Factor Succesfull)  Seksi ini bertugas membantu pelaksanaan kegiatan yang belum tertangani oleh seksiseksi lain. KPI(Key Perfomance Indicator)  Supaya setiap kegiatan yang belum terlaksana bisa tangani dengan baik

8

BAB III INVESTIGASI SITUASI DAN STAKEHOLDER

A. INVESTIGASI KUALITATIF  Proses wawancara.

1. Kapan PMR terbentuk ? : 1998 2. Siapa pembina PMR sekarang ? Bpk. Asep Deni S.Pd 3. Siapa ketua PMR untuk periode sekarang ? Ginanjar Munawarman 4. Berapa jumlah angggota PMR sekarang? Sekitar 230 orang siswa-siswi 5. Bagaimana pendaftaran masuk anggota PMR ?
a. PMI Cabang bekerjasama dengan Pihak sekolah atau pimpinan luar sekolah dan anggota PMR melakukan penyebaran formulir pendaftaran kepada remaja, tanpa membedakan ras, jenis kelamin, agama b. Calon Anggota PMR melakukan pengisian dan pengumpulan kembali formulir

pendaftaran dan syarat-syarat pendaftaran lainnya c. Syarat pendaftaran calon anggota baru PMR 1) Memenuhi syarat keanggotaan 2) Mengisi formulir pendaftaran calon anggota PMR 3) Mengumpulkan Foto 3 x 4 dan 2 x 3 masing-masing 2 lembar, untuk formulir pendaftaran, Buku Induk Kelompok PMR, Buku system data based PMI Cabang, Piagam Orientasi, dan KTA 4) Bersedia dan mengikuti Orientasi d. Calon anggota PMR mengikuti orientasi kepalangmerahan

6. Hari apa jadwal latihan PMR ? Hari Selasa pukul 15.00 WIB 7. Kegiatan apa saja yang ada dalam PMR ? a. Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan b. Perawatan Keluarga c. Dapur Umum d. Bongkar Pasang Tenda e. Tekhnik Hidup di Alam Bebas
9

f. Jumpa Bhakti Gembira (Jumbara) g. Kemping, Heking dan Cross Country h. Pengenalan obat - obatan i. Pembinaan fisik dan mental j. Keterampilan organisasi/kepemimpinan

8. Apa harapan PMR ke depan ? mengikuti kegiatan-kegiatan dan juga berbagai lomba di tasikmalaya 9. Apa manfaat sekretaris dalam setiap organisasi? Berguna untuk setiap kegiatan karna, info-info yang disampaikan dari ketua maupun Pembina bisa di serap oleh sekretaris dan dipraktekan kepada anggotanya. 10. Kinerja apa saja yang dilakukan oleh sekretaris? Menulis setiap ada kegiatan, info-info yang perlu di simpan dan baik untuk diberikan kepada semua anggota 11. Kegiatan apa yang dilakukan oleh bendahara? Menyimpan uang dari setiap iuran anggota dan hasil dari kegiatan social lainnya 12. Dilakukan berapa kali bendahara menagih iuran kepada anggota PMR? Seminggu sekali 13. Mengeluarankan biaya berapa PMR mengadakan acara? Untuk acara kegiatan seperti perkemahan PMR biasanya mengeluarkan biaya kurang lebih 2 juta 14. Dimanakah setiap PMR mengadakan latihan? Di lapangan basket belakang sekolah dan di taman sekolah atau bisa juga di kelas 15. Nyamankah tempat latihan tersebut bagi anggota PMR? Sangat nyaman karena suasana teduh dan tidak panas 16. Pernah mengadakan pelatihan yang istimewa bagi anggota PMR? Biasanya kami melakukan pelantikan anggota PMR setiap satu tahun sekali di Taraju 17. Apa saja hak kewajiban anggota PMR? a. Hak Anggota PMR 1) Mendapatkan pembinaan dan pengembangan oleh PMI 2) Menyampaikan pendapat dalam forum/ pertemuan resmi PMI 3) Berpartisipasi aktif dalam kegiatan PMR 4) Mendapatkan Kartu Tanda Anggota (KTA)

10

b.

Kewajiban Anggota PMR 1. Menjalankan dan membantu menyebarluaskan prinsip-prinsip dasar gerakan Palang Merah dan kegiatan PMI 2. 3. 4. 5. Mematuhi AD/ART Melaksanakan Tri Bhakti PMR Menjaga nama baik PMI Membayar uang iuran keanggotaan

18. Apa saja hak kewajiban anggota PMR?
Hak dan Kewajiban Pembina PMR a. Hak Pembina PMR 1. Mendapatkan pembinaan dan pengembangan kapasitas oleh PMI Cabang 2. Mengikuti musyawarah cabang dalam mengambil keputusan, dengan mekanisme : mengirimkan seorang Pembina PMR yang diputuskan melalui rapat forum komunikasi Pembina PMR 3. Mendapatkan pengakuan dan penghargaan atas partisipasi dan prestasi 4. Mendapatkan atribut sesuai dengan ketentuan PMI

b. Kewajiban Pembina PMR 1. 2. 3. Mematuhi AD/ART PMI Mematuhi ketentuan dalam TSR PMI Mengikuti orientasi kepalangmerahan dan pelatihan, minimal ditingkat PMI Cabang 4. 5. 6. Menjaga nama baik PMI Melaksanakan sosialisasi kepalangmerahan Berperan aktif dalam pembinaan dan pengembangan PMR

19. Pernah mengadakan acara diluar? Kami sering mengadakan kegitan diluar sekolah untuk kegiatan PMR di antaranya di Taraju, Cipatujah, Curug munding, Cilangla. 20. Pernah ada kendala tentang kegiatan yang dilakukan PMR? Pernah waktu itu ketika sedang berangkat ke tempat kegiatan pelantikan anggota baru PMR 1 mobil kami ada yang mogok.

11

21. Apa yang menyebabkan berakhirnya keanggotaan PMR?
Berakhir masa keanggotaan, Mohon berhenti ,Diberhentikan ,Meningggal dunia

22. Media dan Metode Sosialisasi dan Publikasi apa sajakah yang dilakukan oleh PMR? Media : a) Majalah Dinding b) Foto/Dokumentasi kegiatan PMR c) Leaflet d) Poster e) Buletin f) Merchandise

Metode : a) Presentasi, audisi b) Demonstrasi/Peragaan kegiatan PMR c) Pemasangan Promosi Majalah dinding d) Pameran foto kegiatan PMR e) Pembagian Merchandise f) Penyebaran Leaflet g) Pemasangan poster Sasaran : a) Siswa b) Orang Tua Murid c) Sekolah/luar sekolah (panti asuhan, Kejar paket) dan management d) Masyarakat e) Instansi terkait

Strategi : a) Media persentasi dan dialog melalui forum pertemuan siswa baru / orang tua siswa b) Memanfaatkan masa penerimaan siswa baru sebagai tempat memperkenalkan dan mempromosikan kegiatan PMR dan kepalangmerahan

12

23. Apa tujuan dari pelatihan? Meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap anggota
PMR sehingga dapat melaksanakan kegiatan sesuai Tri Bakti PMR

24. Apakah anggota PMR mempunyai seragam anggota khusus? Ya ada dua seragam yang
diberikan kepada anggota PMR yaitu : 1. Seragam Harian a) Pakaian seragam sekolah, yang diberi kelengkapan atribut b) Digunakan oleh anggota PMR Kelompok Sekolah 2. Seragam Lapangan a) Pakaian seragam lapangan berupa kaos berlambang PMI dan bertuliskan "Palang Merah Remaja" di bagian punggung b) Pakaian yang digunakan oleh anggota PMR kelompok Sekolah dan Luar Sekolah

25. Apakah setiap anggota PMR diberikan sertifikat sebagi tanda bukti? Ya Kelompok
PMR Sekolah dan Luar Sekolah yang telah melakukan pembinaan dan pengembangan kegiatan Tri Bakti PMR minimal 1 Tahun, diberi sertifikat penghargaan oleh PMI.

B. Struktur Organisasi

13

C. Konteks Diagram (IDEF) 1. Sistem Informasi PMR

14

2. Sistem Informasi Ketua

3. Sistem Informasi Bendahara

15

D. STAKEHOLDER WHEEL  Pemilik : Sekolah/pemerintah  Manajer : Pelindung, Pembina, Ketua, Pelatih  Karyawan : Seluruh Pimpinan dan Anggota PMR  Regulator : Kepala Sekolah .  Supplier : Baju Seragam, Elektornik, Kaos, Jasa Transport. Sound System,  Mitra : PMI, Enung Konveksi, Jaya Travelers,  Pelanggan: Anggota PMR, Pembina.  Pesaing : Unit Kegiatan Ekstra Kulikuler lain di dalam maupun luar sekolah

E. TEKNIK RACI
Aktivitas / Fungsi I II II I 1 2 3 4 5 6 7 8 Pelindung Pembina Ketua Bendahara Sekretaris S. Kegiatan S. Humas S. pembantu umum 9 10 11 12 S.PPK S.Perlengkapan S. Dokumentasi Anggota C C C I C C C I I C C C I C C C I I I I I R R R I R R R C C C C C C R/A A/R R R C C C R A/R C C C C C A R C R A/R R C C C I R A/R C C C R A/R A R C R C I I IV V VI VII VII I I A C C R I X I I A C C R A C R R I I R C C C I I A C R C R X XI XII

C A/R

KETERANGAN : I II III IV : Mengatur, memantau, memeriksa kegiatan anggota : Memerintah setiap anggota dalam bidang tertentu : Mendata setiap pengeluaran atau pemasukan keuangan : Memiliki wewenang untuk menagih setiap anggota dalam keperluan tertentu V : Mendata setiap kegiatan dalam setiap acara
16

VI VII VIII IX X

: Berhak mengatur schedule ketua : Mengatur dalam setiap pelatihan kegiatan : Menentukan tempat untuk setiap pelatihan : Memberi Informasi kepada pembina dan anggota : Memberikan pamberitahuan kepada masyarakat tentang kegiatan yang akan diadakan

XI XII

: Mengatur acara yang sedang dilaksanakan : Mengirimkan setiap proposal kepada pihak sponsor

17

BAB IV ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL BISNIS ORGANISASI

A. Analisis PEST 1. Poltik dan Hukum : Sesuai perjanjian kerja sama PMI – Depdikbud RI tanggal 24 Mei 1995 No.0118/U/1995 dan No. 0090/KEP/PP/95, dibentuk Tim Pembina Pengembangan Kepalangmerahan di kalangan siswa, warga belajar, dan mahasiswa, disingkat TP PMI. Aturan ini Menyiapkan program pembinaan dan pengembangan kepalangmerahan ditingkat siswa, warga belajar, dan mahasiswa secara nasional 2. Ekonomi : Pertumbuhan tingkat kesejahteraan atau kemiskinan penduduk mempengaruhi penurunan terhadap kesadaran untuk mengikuti kegiatan tambahan di sekolah seperti kegiatan ekstrakulikuler karena akan menambah biaya bagi siswa dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Maka : Ekstrakulikuler PMR harus menenggapi hal tersebut dengan mengadakan program dan berbagai kegiatan atau event dengan biaya serendah mungkin. Sehingga tidak membebani para siswa dalam hal keuangan. 3. Social dan Ekologi : PMR adalah wadah pembinaan dan pengembangan anggota remaja yang dilaksanakan oleh Palang Merah Indonesia. Terdapat di PMI Cabang seluruh Indonesia dengan anggota lebih dari 1 juta orang. Anggota PMR merupakan salah satu kekuatan PMI dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan kemanusiaan dibidang kesehatan dan siaga bencana, mempromosikan PrinsipPrinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional, serta mengembangkan kapasitas organisasi PMI. 4. Teknologi : Internet dapat memberikan kesempatan dengan menyediakan kumpulan informasi PMR atau kepalang merahan kepada para siswa/siwi, dan juga membantu program kerja dan kegitan

18

B. Teknik Analisis BCG : Studi Kasus 1. Pertumbuhan dan Distribusi Jumlah Anggota PMR, 3 tahun terakhir dengan SMA lain
200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 SMA xx SMA xx SMA xxx SMA xxxx SMA Karang 2009 2010 2011

Pertumbuhan anggota PMR dalam kurun waktu 3 tahun terakhir dibandingkan dengan SMA lain mencapai 524 anggota dengan rata-rata per tahunnya sebanyak 175 anggota.

• •

Dari grafik tersebut di atas menunjukkan bahwa pertumbuhan anggotaa baru dari tahun 2009-2011 adalah meningkat. Dengan meningkatnya dan menambahnya anggota-anggota baru PMR ini akan membawa damapak baik dan menciptakan kader-kader PMI untuk kedepannya, dan juga miningkatkan peran social di dalam kehidupan masyarakat Karen para

anggota PMR/PMI ini dilatih untuk saling membantu terhadap korban kecelakaan atau bencana laiinnya. 2. Perbandingan Presentase Jumlah Anggota Dengan Ekstrakurikuler lainnya.

19

250

200

150 2009 100 2010 2011 50

0

Perbandingan Presentase Jumlah Anggota Dengan Ekstrakurikuler lainnya
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Nama Ekstrakulikuler PMR Pramuka Basket Paskibra Sepak Bola Marchingband IKRIMA Silat Bianglala Volly Futsal KIR TOTAL 1720 Tahun 2009 170 114 178 145 156 109 141 125 115 173 135 159 1783 2010 174 156 203 187 212 141 137 152 104 113 110 94 1863 2011 180 102 150 164 173 158 130 132 116 198 213 147 1789 Rata-Rata Jumlah 175 124 177 165 180 136 136 136 112 161 153 133 % 10 7 10 9 10 8 8 8 6 9 8 7 100

Persentase jumlah anggota yang diterima setiap tahun pada extrakulikuler lain yang berada dalam satu sekolah, yang diambil dari 12 ekskul lainnya sebagai pesaing, dengan asumsi yang dianggap memiliki daya tampung dan jumlah prodi yang hampir sama.
20

Pertumbuhan jumlah annggota PMR relatif stabil dan cenderung meningkat, hanya tetapi mungkin dalam jumlah anggota ekskul PMR cukup sedikit dibandingkan dengan ekskul sepak bola, futsal atau volley. Hal itu wajar saja karena biasanya para siswa lebih menyukai olahraga dan permainan dari pada eskul lainnya yang cenderung ke pendidikan. Hanya saja ketiga ekskul tersebut tidak setabi dalam pertambahan jumlah anggota dalam tiga tahun terakhir.

3. Sistem Keuangan
Sumber Pendapatan Anggota PMR Dana Alokasi Dana Komite Unit Usaha Bantuan PMI TOTAL Tahun 2009 1.234.000 96.000 400.000 200.000 300.000 2.230.000 2010 1.560.000 120.000 450.000 300.000 400.000 2.830.000 2011 2.396.500 240.000 500.000 500.000 500.000 4.136.000 Rata-rata Jml 1.730.167 152000 450000 333333 400000 3.065.333 % 56 5 15 11 13

Analisis : • Sistem Keuangan Ekskul PMR sumber pendapatannya dapat dikelompokkan atas 4 (empat) kategori yaitu : a. Dana kegiatan ekstrakurikuler dari Alokasi Bantuan Pemerintah yang telah ditetapkan. b. Dana Komite sekolah yang disetujui dan dikelola secara benar. c. Dana swadaya / sukarela anggota PMR melalui iuran kas bulanan. d. Unit usaha yang tidak bertentangan dengan aturan sekolah dan PMI e. Bantuan PMI dan sponsor yang tidak mengikat • Pendapatan Ekskul PMR meningkat setiap tahunnya dalam 6 (enam) tahun terakhir. Hal ini merupakan pertanda bahwa saat ini Ekskul PMR berada dalam kondisi yang baik. C. Teknik Analisis BCG Matriks • Dengan mengacu pada table-tabel tersebut diatas, Penerimaan anggota baru dari tahun 2009-2011 pada ekskul PMR khususnya di SMA negri 1 karangnunggal menunjukkan bahwa pertumbuhan angota baru lebih setabil dibandingkan dengan ekskul lainnya. Berdasarkan hasil analisa lingkungan eskternal dan internal
21

organisasi sebelumnya, maka Ekskul PMR SMAN 1 Karangnunggal jika di petakan dalam matriks pertumbuhan (BCG) Bisnis Matrix adalah sebagai berikut :

Berdasarkan data penerimaan anggota baru dari tahun 2009-2011 menunjukkan pertumbuhan anggota baru meningkat dan ini menunjukkan pertumbuhan Ekskul PMR menjadi meningkat dan banyak peminatnya.

Demikian hal ini akan mempengaruhi pertumbuhan sistem keuangan dan dapat dilihat bahwa dana penerimaan anggota baru dan dana pengembanagn merupakan sumber dana terbesar dari sumber dana lain. Dalam organisasi tersebut yang dapat mempengaruhi keuangan organisasi ekskul PMR secara keseluruhan.

Dengan pertumbuhan atau perkembangan Ekskul PMR yang tinggi dan pertumbuhan keuangan yang meningkat, sehingga memposisikan Ekskul PMR berada pada posisi STAR (bintang).

Star juga ditinjau dari besarnya investasi yang dikeluarkan EksKul PMR untuk menduduki posisi teratas dalam perolehan jumlah pendaftar anggota baru dengan mengeluarkan biaya promosi yang tinggi, jika dibandingkan dengan Ekskul kompetitor lain atau SMA lain yang dianggap memiliki daya tampung dan jumlah prodi yang mendekati, namun sepadan dengan target yang diharapkan.

Star juga mewakili peluang jangka panjang terbaik untuk pertumbuhan dan profitabilitas bagi Ekskul PMR. Ditinjau juga dari tingkat pertumbuhan yang tinggi seharusnya menerima investasi yang besar dan dapat memperkuat atau mempertahankan posisi dominasi organisasi Ekskul PMR, strategi yang sesuai
22

untuk organisasi yaitu intregasi kedepan, ke belakang, dan horisontal, kualitas para anggota dan pengurus PMR, pengembangan dari setiap kegiatan yang sering dilaksanakan oleh organisasi PMR • Posisi SMA karangnunggal yang berada pada posisi star tersebut, diperlukan strategi untuk mempertahankan posisi tersebut, dengan meningkatkan kualitas para pengurus dan anggota PMR, perluasan kegiatan, dan pengembangan hasil (pergantian setiap generasi), sehingga kelak dimasa depan bisa menduduki posisi Cash Cow sehingga tidak perlu banyak investasi dilakukan, hanya perlu mempertahankan level produk dan kualitas layanan serta marketing yang cukup untuk mempertahankan penciptaan keuntungan selama mungkin.

D. Analisis Porter Five Force pada Ekskul PMR: 1. Faktor Pesaing-pesaing yang sudah ada (Current Competitor) • • • Pemberian diskon 20% formulir bagi 5 anggota pertama yang mendaftar. Pemberian kaos gratis bagi anggota yang masuk 3 besar pemilihan anggota baru terbaik. Pemberian pin dan stiker Keanggotaan PMR gratis bagi anggota yang mendaftar 20 orang pertama. 2. Faktor Pendatang Baru • • • • • Mendatangkan pelatih / pengajar yang mempunyai skill bertaraf internasional. Menawarkan kartu anggota seumur hidup. Mendapatkan karir yang dapat dipertanggung jawabkan untuk pengalaman hidup. Mendapatkan fasilitas yang baik saat pelatihan. 3. Faktor ”Substitute Product and Service” Adanya ancaman yang beranggapan bahwa para siswa lebih menyukai ekskul lain seperti ekskul yang bersifat olahraga atau juga mengikuti kegiatan pelatihan P3K ,mengikuti ekskul PMR yang hasilnya tidak hanya berupa

sertifikat penghargaan PMR , melainkan menempatkan diri juga sebagai kaderkader PMI. • Para siswa akan lebih aktif dalam organisasi PMR dari pada mengikuti kegiatan belajar disekolah 4. Faktor Penawar dari Pelanggan (Bargaining Power of Customer)
23

• • • • • •

Setiap anggota menginginkan penjadwalan dalam seminggu 2 kali untuk pelatihan agar tidak mengganggu kegiatan belajar di sekolah Setiap anggota menginginkan fasilitas / area yang baik untuk proses pelatihan.

5. Faktor Penawar para Pemasok (Bargaining Power of Supplier) Calon anggota membandingkan setiap EksKul dengan kemauan atau hobi yang anggota miliki. Calon anggota membandingkan fasilitas setiap Ekskul Calon anggota membandingkan tingginya kualitas pada setiap Ekskul Biaya pendaftaran yang tidak terlalu mahal.

24

BAB V ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL BISNIS ORGANISASI

A. Teknik Analisis SWOT
Kekuatan (strength) 1. Mempunyai visi, misi, tujuan dan sasaran yang jelas. 1. Kelemahan (weakness) Kesadaran akan realisasi visi, misi, tujuan dan sasaran rendah. yang masih

2.

Mempunyai kerjasama dengan pihak yang mengadakan kegiatan dan acara - acara lainnya.

2.

Memiliki

keterbatasan

dalam

pelaksanaan kegiatan yang lokasi atau jalan transportasi yang kurang baik

3.

Terdapatnya untuk

aturan

yang

dibuat

3.

Kurangnya relevansi antara aturan dengan keberlangsungan kegiatan

mengatur cara kerja unit kegiatan

Acara pelaksanaan dan ekstrakulikuler Peluang (opportunity) 1.

organisasi.

Ancaman (threat) 1. Kurangnya pengembangan Ekskul PMR dalam peningkatkan jumlah anggota.

Kepercayaan anggota terhadap Eksul PMR, dengan meningkatnya jumlah pendaftar tahunnya. Masih banyaknya kegiatan – kegiatan belajar lain sebagai yang bisa dijadikan diluar sekolah anggota baru setiap

2.

2.

Seriring

terganggunya

kegiatan

belajar oleh kegiatan2 diluar seolah bisa mengakibatkan turunnya minat belajar para siswa

kegiatan

seperti kursus computer/b,inggris

Contoh Hasil Analisis SWOT : Strategi SO (memanfaatkan kekuatan untuk menangkap peluang yang ada) : Untuk menagkap peluang yang ada, maka kekuatan yang dimiliki harus dioptimalkan, yaitu : • • Relaisasi visi misi kedalam aktifitas sehari-hari untuk mencapai tujuan dan sasaran institusi Pemenuhan alat – alat yang dibutuhkan dalam menunjang kegaiatan dalam proses pembelajaran menjadi anggota Palang Merah Remaja

25

• •

Membuat Kerjasama dengan pihak luar misalnya membuat kesepakatan dengan seponsor Untuk Strategi ST (memanfaatkan kekuatan untuk mengurangi ancaman yang ada ). Untuk mengurangi atau menghindari ancaman yang ada maka harus : Tersedianya alat – alat perlengkapan pmr seperti agar anggota tetap konsisten menjadi anggota

• •

Memiliki metode latihan yang menarik agar membuat proses latihan menjadi lebih interaktif Untuk Strategi WO ( memanfaatkan peluang untuk mengurangi kelemahan).

Untuk mengurangi kelemahan maka : Pertumbuhan anggota PMR yang setabil dan terus meningkat menjadikan dan merupakan aset yang dapat menjadi keunggulan dengan Ekskul lain • Untuk Strategi WT ( menghindari ancaman dari kelemahan yang ada ). Untuk menghindari ancaman maka : Keterbatasan dalam proses pelaksanaan agenda kegiatan akan berdampak pada berkurangnya kepercayaan pihak penyelenggara dalam memakai jasa PMR B. Teknik Analisis Value Chain
Pendukung Infrastruktur Manajemen Sumber Daya Pengembangan Teknologi Pengadaan Barang Penanganan Masukan Penerimaan Anggota Baru Seleksi Alumni PMR Pengelolaan Aktivitas Pengelolaan Keuangan Pengelolaan Keanggotaan Pengelolaan Alat-alat yang dibutuhkan Perlengkapan dan Umum Penanganan Keluaran Pemasaran dan Penerapan Demostrasi Dan Acara kegiatan Anggota Senior Pemantau dan Layanan

C. Analisis Rantai Nilai vs. Siklus Hidup Sumber Daya dan Produk
No 1 Fungsi Bisnis Penerimaan Anggota Baru Kebutuhan Perencanaan Penerimaan Siswa/I baru Akuisisi Pembentukan Panitia Kegiatan Pengelolaan Informasi Audisi Pembukaan Keanggotaan Baru Menentukan Mengisi Disposisi Laporan Daftar Calon Anggota Baru

26

Biaya Kegiatan Pemilihan Seksi Bidang Penentuan Kapasitas Anggota Jadwal Audisi No 2 Fungsi Bisnis Proses Seleksi Kebutuhan Perencanaan Strategi Proses Seleksi Pemilihan Seksi Bidang Penentuan Kapasitas Anggota Akuisisi Pembentukan Panitia Kegiatan

formulir Membayar Biaya Audisi

Pengelolaan Daftar Anggota Calon

Disposisi Laporan Keanggotaan Baru

Pemanggilan Anggota untuk di seleksi Melakukan Test Kepada Calon Anggota Pemilihan Anggota

No 3

Fungsi Bisnis Alumni PMR

Kebutuhan Perencanaan Kegiatan Reuni Alumni

Akuisisi Penetapan Panitia Alumni Penetapan Anggaran Kegiatan

Pengelolaan Pendataan Peserta Alumni

Disposisi Laporan dan Evaluasi Anggota Alumni

Pemberian Cendramata Pengelolaan Pendataan anggota demo Pembagian job desk Pengelolaan Disposisi yang akan mengikuti Disposisi Laporan dan Evaluasi hasil kegitan

No 4

Fungsi Bisnis Demo Ekskul PMR

Kebutuhan Alat dan anggota – alat baju perlengkapan

Akuisisi Penetapan jadwal untuk kegiatan presentasi Penetapan Anggaran Kegiatan

No

Fungsi Bisnis

Kebutuhan

Akuisisi

27

5

Anggota Senior

Data anggota baru Anggaran kegitan jadwal latihan rutin dan dan

Rekap anggotan baru

Pendataan anggota yang menjadi pengurus baru akan

Laporan hasil penentuan kepengurusa n baru

Penentuan kepengurusa n baru

Penentuan jabatan dalam organisasi

No 6

Fungsi Bisnis Perlengkapan dan Umum

Kebutuhan Perencanaan Strategis Terhadap pemanfaatan dan Pengembanga n Sarana dan Prasarana

Akuisisi Pengembanga n Rencana dan Pengadaan Srana Prasarana

Pengelolaan Pengelolaan inventarisasi fasilitas

Disposisi Pelaporan dan evaluasi Urusan Perlengkap an

Penetapan Kebijakan Manajemen Inventaris

Pengelolaan pendistribusian fasilitas

No 7

Fungsi Bisnis Pengelolaan Alat – alat perlengkapan PMR

Kebutuhan Daftar nama alat yang ada

Akuisisi Penentuan jenis alat yang akan di gunakan pada setiap event/acara

Pengelolaan Perawatan peralatan

Disposisi Laporan peralatan yang baru

Draft perencanaan pengadaan alat PMR No 8 Fungsi Bisnis Pengelolaan Keanggotaan Kebutuhan Perencanaan dan porgram Akuisisi Penetapan aturan bagi

Perbaikan pada alat-alat rusak yang

Laporan hasil pemerikasa an bulan setiap

Pengelolaan Publikasi tentang penerimaan

Disposisi Laporan anggota

28

pelatihan anggota

anggota baru dan pengurus baru

anggota baru

yang masih aktif

Pengelolaan data anggota aktif dan pengurus No 9 Fungsi Bisnis Pengelolaan Keuangan Kebutuhan Perancanaan anggaran unutk porgram kerja Alokasi anggaran pada setiap event/kegiatan Akuisisi Penetapan aturan setiap kegiatan pada Pengelolaan Penyusunan anggaran Disposisi Laporan hasil keuangan pada setiap keegitan

29

BAB VI ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI) A. Analisis Lingkungan Internal SI/TI
Fungsi Bisnis Proses Bisnis Departemen/ Penanggung Jawab 1 Peneri maan Anggot a Baru Informasi Audisi Pembukaan Keanggotaan Baru Mengisi formulir Membayar Biaya Pelatihan Perekrutan Bendahara / Calon Anggota Calon Anggota Pelatihan Perekrutan / Calon Anggota Pamplet, Spanduk, Pengumuman langsung, Stiker Paper Document Paper Document Tidak (Manual) Tidak (Manual) Tidak (Manual) Pengguna Media Akses / Channel Status Implementasi TI

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

Departemen/ Penanggung Jawab

Pengguna

Media Akses / Channel

Status Implementasi TI

2

Proses Seleksi

Daftar Calon Anggota Pemanggilan Anggota untuk seleksi Melakukan Test Kepada Calon Anggota di

Pelatihan Perekrutan Pelatihan Perekrutan

/

Calon Anggota

Pamplet, Paper Document Paper Document, Speaker

Tidak (Manual)

/

Calon Anggota

Tidak (Manual)

Pelatihan Perekrutan

/

Calon Anggota, Panitia Penguji

Alat Paper

Musik,

Tidak (Manual)

Document Media Akses / Channel Status Implementasi TI

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

Departemen/ Penanggung Jawab

Pengguna

3

Alumni PMR

Pendataan Peserta Alumni

Humas

Calon Anggota, Panitia

Paper Document

Tidak (Manual)

30

Penguji Pemberian Cendramata Fungsi Bisnis 4 Demo Ekskul PMR Proses Bisnis Pendataan anggota yang akan mengikuti demo Pembagian job desk Fungsi Bisnis 5 Anggot a Senior Proses Bisnis Pendataan anggota baru yang menjadi pengurus Penentuan jabatan dalam organisasi Fungsi Bisnis Proses Bisnis Departemen/ Penanggung Jawab 6 Perleng kapan dan Umum Pengelolaan pendistribusi an fasilitas Pengelolaan inventarisasi fasilitas Bendahara, Sekertaris Seksi Perlengkapan Bendahara Sekertaris Seksi Perlengkapan Anggota Ekskul Paper Document, Gedung, Alat – alat. Tidak (Manual) Anggota Ekskul Paper Document, Komputer Tidak (Manual) Pengguna Ketua/wakil Anggota Ekskul Paper Document, Papan Pengumuman Media Akses / Channel Status Implementasi TI Tidak (Manual) akan Departemen/ Penanggung Jawab Sekretaris Anggota EksKul Paper Document Tidak (Manual) Ketua/wakil Anggota Ekskul Pengguna Paper Document Media Akses / Channel Status Implementasi TI Tidak (Manual) Deprtmn/ Pengung jwab Sekretaris Anggota Ekskul Perekrutan Alumni Anggota Pengguna Media Akses / Channel Paper Document Status Implementasi TI Tidak (Manual) Gift Tidak (Manual)

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

Departemen/ Penanggung Jawab

Pengguna

Media Akses / Channel

Status Implementasi TI

31

7

Pengelo laan Alat perleng kapan PMR

Perawatan alat - alat

Logistik

Anggota Ekskul

Alat Pembersih

Tidak (Manual)

Perbaikan pada alat – alat rusak Fungsi Bisnis Proses Bisnis yang

AnggotaEkskul

Anggota Ekskul

Alat Pembersih

Tidak (Manual)

Departemen/ Penanggung Jawab

Pengguna

Media Akses / Channel

Status Implementasi TI

8

Pengelo laan Keangg otaan

Publikasi tentang penerimaan anggota baru Pengelolaan data anggota aktif pengurus dan

Ketua/ Wakil ketua

Anggota Ekskul

Paper Document, Mic,

Tidak (Manual)

Sekretaris

Anggota Ekskul

Paper Document

Tidak (Manual)

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

Departemen/ Penanggung Jawab

Pengguna

Media Akses / Channel

Status Implementasi TI

9

Pengelo laan Keuang an

Penyusunan anggaran

Ketua, Bendahara

Anggota Ekskul

Paper Document

Tidak (Manual)

Alokasi anggaran pada event setiap

Bendahara

Anggota Ekskul

Paper Document

Tidak (Manual)

32

Nama Aplikasi 1 Aplikasi Akademik Digunakan

Deskripsi untuk menangani fungsi pengeloalaan

akademik. Fungsi yang disediakan untuk acara-acara kegiatan di sekolah, data kelulusan dan acara di luar sekolah. Aplikasi yang digunakan untuk menyimpan data dengan menggunakan Microsof Word dan Microsoft Exel. 2 Aplikasi Keuangan Aplikasi keuanagn ini digunakan untuk mengelola dan memanaje semua hal yang berkaitan dengan keungan dan proses bisnis. Fungsi yang digunakan adalah seperti registrasi / daftar ulang, pengelolaan anggota baru dll. Aplikasi yang digunakan adalah MS Excel 3 Aplikasi Kepegawaian Untuk aplikasi kepegawaian dalam membuat segala bentuk laporan atau document dibantu oleh software MS Word, MS Visio dll. Fungsi yang disediakan untuk pengelolaan kehadiran anggota dan administrasi anggota 4 Aplikasi jejaring social Facebook/Tweeter Dengan adanya aplikasi jejaring social seperti facebook akan membantu para anggota maupun para pengurus dan panitia PMR dalam memberikan segala informasi kepada para anggotanya dengan mudah dan cepat dikarenakan pada sekarang ini hamper semua sudah menggunkan aplikasi jejaring sosil fcebook/tweeter

33

B. Skema Jaringan

TELKOM

GEDUNG KEGIATAN

LAB

SMA N 1 Karangnuggal

PMR

Tata Usaha Pramuka

Perpustakaan

Sepak Bola

PASKIBRA

Koperasi Volly

Basket Kelas Marching Band

Ruang BP

Silat

KIR

BIANGLALA

34

BAB VII PENETAPAN TARGET SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI) A. Analisis Lingkungan Internal SI/TI Dari hasil analisis lingkungan internal SI/TI di Ekskul PMR dapat disimpulkan : • Untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam mendukung organisasi Ekskul dilakukan pendataan teknologi yang digunakan saat ini, kemudian dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis organisasi, mencari dampak positif atau dampak negatif dalam menggunakan SI/TI tersebut serta mengevaluasi dengan sumber daya SI/TI yang ada. Hasil dari proses ini didapatkan daftar SI/TI yang digunakan saat ini dalam organisasi • DI sekolah SMA N Karangnunggal mempunyai lokasi ataupun gedung kegiatan untuk melaksanakan pelatihan-pelatihan atau acara yang dilakukan oleh para aekskul sendiri, dan khusunya PMR sudah memiliki ruangan sendiri, dan juga peralatan yang cukup memadai untuk menunjang segala aktivitas dan kegiatan • Kebanyakan dalam proses pencatatan dan pendataan/pengelolaan di dalam ekskul PMR masih menggunakan cara manual, dan di bantu oleh software MS Word dan MS Excel dalam membuat laporannya. • Dari keseluruhan proses bisnis yang ada, 40,5% proses bisnis memanfaatkan TI, 30% proses secara manual, serta 20,5% proses yang harus dibenahi.

Dari hasil analisis lingkungan eksternal SI/TI di Perguruan Tinggi X dapat disimpulkan • Perkembangan Teknologi : Perkembangan Teknologi Internet dan alat komiunikasi lainnya mendorong Ekskul PMR untuk mengelola seluruh kegiatannya dengan berbasis perkomputeran contonya seperti data anggota dengan di buat dengan aplikasi • database Visual basic, kemudian proses mengajarkan materi dengan

berbasis multimedia. Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing : Dengan membuat pengelolaan aktifitas, kegiatan dengan system teknologi perkomputeran dan pembelajaran berbasis multimedia menjadikan Ekskul PMR, satu-satunya Ekskul yang ada di Kota X yang dengan menggunakan teknologi dan informasi

35

B. Identifikasi Masalah Dan Solusi Internal 1. Pendaftaran Anggota Baru : Permasalahan yang dihadapi didalam melaksanakan Pendaftaran anngota baru :  Sistem aplikasi yang gunakan masih manual tidak dengan system komputerisasi, sehingga data anggota baru,tetap dan alumni akan lebih sulit dipantau jika masih menggunakan cara manual  Sistem Pendaftaran anggota baru yang saat ini belum terintegrasi dengan program studi. Solusi : Untuk lebih memudahkan dalam menerima pendaftaran anggota baru beserta mengelola data-data anggota dengan baik dan mudah, kita bisa menerapkan system perkomputeran misalnya dengan aplikasi yang bisa menyimpan database para anggota. 2. Proses Seleksi Anggota baru : Permasalahan yang terjadi disini adalah : Adanya dari pihak para panitia yang sengaja memasukan para anggota baru yang dikenalnya tanpa proses seleksi dulu. Sehingga menimbulkan kecurangan dan kecemburuan. Solusi : Supaya tidak terjadi kecurangan dalam proses seleksi anggota ekskul PMR yang baru, maka para panitia pelaksanaan seleksi harus diawasi dengan baik dan test seleksi dilaksanakan secara serentak. 3. Para Anggota Alumni PMR : Permasalhan yang terjadi disini adalah biasanya para alumni anggota PMR tidak pernah aktif lagi atau sekedar ikut berpartisipasi dengan para anggota PMR junior atau anggota PMR yang baru. Solusi : Supaya para alumni anggota PMR bisa terus ikun berperanserta dalam memajukan ekskul PMR maka harus dibuat sebuah kegiatan atau organisasi seperti diadakannya Ikatan Alumni PMR SMA N Karangnunggal, dan ikut membantu para anggota PMR yang baru dalam berbagi informasi dan pengetahuan juga pengalaman selama menjadi anggota PMR 4. Pengelolan Data Keanggotaan : Masalah yang timbul dalam pengelolaan data keanggotaan masih menggunakan cara manual misalnya seperti absensi para anggota dan juga para pengurus PMR. Sehingga data-data belum bisa dikelola dengan baik Solusi : Dari permasalahan di atas, SI/TI dapat menjadi solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut dengan menggunakan Sistem Komputerisasi seperti Absensi Digital yang terintegerasi langsung ke data anggota. Sehingga lebih mudah untuk membedakan mana anggota yang aktif dan jarang aktif.

36

5. Pengelolaan Keuanagan : Permasalahan yang ada adalah saat menangani anggaran kegiatan dan revisi masih menggunakan cara manual Solusi : Supaya anggaran keuangan di ekskul PMR bisa di kelola dengan baik kita bisa gunakan SI/TI di dalam penerapan dan pengelolannya, misalkan dengan menggunakan aplikasi Audit keuanagan. C. Identifikasi Peluang Bisnis Dari Eksternal Organisasi Dengan memperbaiki sistem yang ada saat ini, peluang bisnis dari eksternal organisasi dapat di tingkatkan. • Sistem Pendaftaran dan Registrasi secara Online, Sistem ini dapat meningkatkan minat calon anggota baru untuk mendaftar, dimana setiap para siswa yang akan daftar jadi anggota baru PMR cukup mendaftar lewat internet dan tidak harus datang langsung ke Sekolah. Demikian juga dengan proses registrasi atau pembayaran, dapat dilakukan secara efektif dan efesien. • Pelaksanaan proses seleksi anggota baru dibeberapa tempat dapat meningkatkan minat siswa untuk jadi anggota baru serta melakukan pendaftaran.

D. Analisis Kesenjangan (Gap) Kebutuhan Informasi Dari hasil analisis terhadap kebutuhan akan SI/TI dan SI/TI yang tersedia, maka didapat point pengembangan SI/TI yang belum ada dan perbaikan terhadap SI/TI saat ini yang sudah ada tetapi belum dapat dimanfaatkan secara optimal. • Sistem Pendaftaran yang asalnya hanya dikelola secara manual, dengan sistem pendaftaran secara online yang akan direncanakan ke depan, tentu mempunyai perbedaan dalam beberapa prosedur dalam mendapatkan kebutuhan informasinya. • Sistem registrasi online dengan registrasi yang lama secara manual mempunyai kebutuhan data yang berbeda, dimana Sistem Registrasi online, arsipnya sudah dalam bentuk data • Sistem pengelolaan data keanggotaan yang masih manual diganti dengan sistem komputerisasi dengan menggunakan pendataan dengan aplikasi yang mempunyai database anggota, tentu akan memudahkan dalam mengetahui tingkat pertumbuhan anggota dibandingkan dengan cara manual sebelumnya • Sistem Keuangan dengan yang masih manual, dan dengan menggunakan SI/TI yang akan direncanakan kedepannya tentu akan membawa perubahan dalam pengelolaan anggaran keuangan menjadi sangat mudah dan efisien.
37

E. Membuat Strategi Dan Portofolio Si/Ti Mendatang Dari hasil analisis terhadap Situasi Lingkungan Internal, Eksternal dan Aplikasi Portofolio yang dilakukan pada tahapan sebelumnya maka Perencanaan Strategis SI/TI dan Strategis Bisnis di Ekstrakulikuler PMR SMA negri 1 Karangnunggal untuk beberapa tahun yang akan datang dalam mempertahankan keunggulan kompetitif dapat dilihat pada Tabel berikut :

Ternyata kondisi dilapangan infrastruktur TI perlu mendapat perhatian khusus, karena keberadaanya sangat tidak mendukung STRATEGIS   Jaringan Komputer & WIFI Penerimaan Pendaftaran anggota baru dengan system komputerisasi(Aplikasi Pendaftaran anggota baru dengan Visual Basic)  Pengelolaan data keanggotaan dengan menggunakan Aplikasi berbasis WEB PHP secara online  Sistem Keuangan dengan menggunakan software Audit yaitu COBIT KEY OPERASIONAL SUPPORT Baru Baru Baru  Baru  HIGH POTENSIAL Adanya WEB Ekstrakulikuler PMR Sistem registrasi online ( Menggunakan aplikasi berbasis web PHP) Baru Baru

Dari portofolio tersebut dapat ditetapkan prioritas utama dalam mengimplementasikannya yaitu :  Infrastruktur jaringan komputer & Wifi merupakan prioritas pertama, karena tanpa membenahi kembali jaringan tersebut program-program yang lain tidak dapat di implementasikan. Waktu pembangunan dan pengerjaan memakan waktu 6 bulan – 7 bulan.  Pendaftaran anggota baru dengan system komputerisasi menggunakan aplikasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa Visual Basic sudah dapat digunakan dan di
38

infrastruktur tersebut

implementasikan. . Waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan program ini adalah 2 bulan.  Sistem Informasi Pengelolaan data Keanggotaan berbasis web dengan menggunakan PHP sudah dapat diimplementasikan. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan program ini sekitar 3 bulan  Sistem Keuangan dengan menggunakan software Audit yaitu COBIT sudah dapat dilakukan. Penyelesaian membutuhkan waktu sekitar 1 bulan.

F. Rencana Implementasi
No. Nama Kegiatan Jaringan 1. Komputer & Wifi 2009 Waktu Lamanya Proses Pengerjaan Jan Feb Ma Apr May Jun Jul Ags Sep Oct Nov Des

2.

Pendftaran Anggota Baru 2009

3.

Pembangunan Website PMR  Data Keanggotan secara online berbasis web PHP  Sistem registrasi online 2010 2010

4.

Pengelolaan Keuangan

2011

39

RANGKUMAN IMPLEMENTASI • Implementasi Kerangka kerja Perencanaan strategis SI/TI pada Ekskul PMR dapat mengidentifikasikan permasalahan yang ada saat ini dan dapat mencari solusi permasalahan tersebut dengan pemanfaatan SI/TI. • Perubahan proses bisnis saat ini (sistem pendaftaran, sistem registrasi, pengelolaan keuangan, pengelolaan data anggota), dengan solusi SI/TI Sistem Pendaftaran Online, Sistem Registrasi Online, dapat meningkatkan value bisnis dan menciptakan keunggulan kompetitif di ekstrakulikuler PMR • Penambahan divisi atau departemen SI/TI pada struktur organisasi ekskul PMR mampu mengatasi kebutuhan akan pengembangan maupun perawatan hardware dan Software.

40

BAB VIII KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan Setelah kami menganalisis kebutuhan informasi di sebuah organisasi

Ekstrakulikuler Palang Merah Remaja khususnya di SMA Negri 1 Karangnunggal, terdapat beberapa pokok-pokok penting yang dapat dijadikan kesimpulan sebagai acuan perbaikan diantaranya : 1. Struktur organisasi di PMR SMA Karangnunggal sudah memnuhi acuan standar dimana para staf anggotanya bisa berperan dan berfungsi dan saling berhubungan satu sama lainnya 2. Dalam melakukan Teknik Analisis BCG (Studi Kasus) tercatat bahwa pertumbuhan anggota
PMR meningkat dan lebih stabil dibandingkan dengan ekskul lainnya.

3. Dengan pertumbuhan atau perkembangan Ekskul PMR yang tinggi dan pertumbuhan keuangan yang meningkat, sehingga memposisikan Ekskul PMR berada pada posisi STAR (bintang). 4. Dalam melakukan Analisis Lingkungan Internal dan External SI/TI masih banyak system pengelolan secara manual di dalam ekskul PMR 5. Dari keseluruhan proses bisnis yang ada, 40,5% proses bisnis memanfaatkan TI, 30% proses secara manual, serta 20,5% proses yang harus dibenahi.

B. Saran Saran kami untuk Eskul PMR kedepannya, dalam melakukkan proses pencatatan , pendataan dan pengelolaan berbagai system dan proses yang ada dalam organisasi ,PMR harus memanfaatkan perkembangan teknologi dan menggunakan SI/TI supaya bisa mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan. Seperti contohnya 1. Membuat jaringan computer 2. Membuat sistem informasi Website PMR 3. Pendaftaran anggota baru secara online 4. Pengelolaan data anggota dengan system komputerisasi 5. Adanya system pemberian materi secara E-Learning

41

42

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful