You are on page 1of 23

Pengertian TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Total Quality Management adalah suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat.

Pengertian TQM secara rinci


1.

Pengertian Total Menunjukkan bahwa TQM merupakan strategi organisasional menyeluruh yang melibatkan semua jenjang dan jajaran manajemen dan karyawan. Setiap orang terlibat dalam proses TQM.

2.

Pengertian Kualitas Bukan berarti sekedar produk bebas cacat, tetapi TQM lebih menekankan pelayanan kualitas. Kualitas didefinisikan oleh pelanggan, bukan organisasi atau manajer departemen pengendalian kualitas.

3.

Pengertian Manajemen Mengandung arti bahwa TQM merupakan pendekatan manajemen, Pendekatan TQM sangat berorientasi pada manajemen orang.

Unsur unsur Filosofi Total Quality Management


1. Standar Mutu Yang Memperhatikan Pelanggan 2. Hubungan Pemasok Pelanggan 3. Orientasi pencegahan 4. Mutu pada sumber (quality at the source)

5. Perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement/CI)

1. Standar Mutu yang Memperhatikan Pelanggan


Permintaan mutu pelanggan yang harus secara tepat diterjemahkan ke dalam spesifikasi yang diperlukan pemasaran atau pengembangan produk. Dalam prakteknya, diperlukan suatu definisi yang operasional mengenai mutu, suatu pemahaman dari dimensi mutu, dan metodologi untuk memasukkan suara pelanggan pada spesifikasi tersebut. Mutu suatu produk atau jasa dapat didefinisikan dalam mutu desainnya dan mutu dari kesesuaiannya terhadap desain tersebut. Baik quality of design maupun quality of conformance harus memberikan produk yang memenuhi tujuan pelanggan atas produk tersebut. Ini sering dinamakan kemampuan produk dipakai (the products fitness for use), dan ia perlu mengidentifikasi dimensi-dimensi produk (jasa) yang pelanggan inginkan dan mengembangkan suatu program pengendalian mutu untuk memastikan dimensi-dimensi ini dipenuhi.

2. Hubungan Antara Pemasok-Pelanggan


Hubungan antara pemasok-pelanggan merupakan fakta bahwa setiap orang dalam organisasi mempunyai seorang pelanggan. Pelanggan demikian dapat internal (seperti pekerja berikut atau departemen berikut dalam proses produksi) dan juga eksternal (distributor, pengecer dan pemakai akhir). Setiap dari pelanggan-pelanggan ini mempunyai persyaratan mutu yang berhubungan dengan satu atau lebih dimensi. Beberapa orang berargumentasi bahwa pelanggan yang benarbenar dipermasalahkan adalah orang yang membeli produk dan jasa. Adalah penting untuk memperhatikan kepada siapa organisasi melakukan pelayanan. Sebaliknya, suatu organisasi adalah suatu jaringan kerja dari hubungan antara orang-orang yang satu sama lain, secara independen bekerja sama untuk menciptakan produk dan jasa.

3. Orientasi Pencegahan

Pencegahan adalah lebih baik dari pada penyembuhan. Peribahasa ini merupakan inti dari orientasi pencegahan, dan sesungguhnya, merupakan filosofi kontemporer dari TQM. Mantra yang lain adalah DIRTFT (do it right the first time) dan you cant inspect quality.

4. Mutu Pada Sumber

Buah jatuh tidak jauh dari pohonnya merupakan sebuah ungkapan inti di dalam Mutu pada sebuah sumber. Suatu yang memiliki mutu sumber yang baik maka akan menghasilkan mutu yang baik pula.

5. Perbaikan Yang Berkesinambungan


Setiap poduk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu sistem atau lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang sudah ada perlu diperbaiki secara terus menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.

Karakteristik total quality manajemen


Berdasarkan definisi-defini tentang TQM seperti di atas, Goetsch dan Davis mengungkapkan sepuluh unsur utama (karakteristik) total quality management, sebagai berikut:

1. Fokus Pada Pelanggan


Dalam TQM, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal merupakan driver. Pelanggan eksternal menentukan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, sedangkan pelanggan internal berperan besar

dalam menentukan kualitas manusia, proses, dan lingkungan yang berhubungan dengan produk atau jasa.

2. Obsesi Terhadap Kualitas


Dalam organisasi yang menerapkan TQM, penentu akhir kualitas pelanggan internal dan eksternal. Dengan kualitas yang ditetapkan tersebut, organisasi harus terobsesi untuk memenuhi atau melebihi apa yang ditentukan tersebut.

3. Pendekatan Ilmiah
Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQM, terutama untuk mendesain pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut. Dengan demikian data diperlukan dan dipergunakan dalam menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan melaksanakan perbaikan.

4. Komitmen jangka Panjang


TQM merupakan paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu komitmen jangka panjang sangat penting guna mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses.

5. Kerja sama Team (Teamwork)


Dalam organisasi yang menerapkan TQM, kerja sama tim, kemitraan dan hubungan dijalin dan dibina baik antar karyawan perusahaan maupun dengan pemasok lembaga-lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitarnya.

6. Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan


Setiap poduk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu sistem atau lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang sudah ada perlu diperbaiki secara terus menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.

7. Pendidikan dan Pelatihan

Dalam organisasi yang menerapkan TQM, pendidikan dan pelatihan merupakan faktor yang fundamental. Setiap orang diharapkan dan didorong untuk terus belajar, yang tidak ada akhirnya dan tidak mengenal batas usia. Dengan belajar, setiap orang dalam perusahaan dapat meningkatkan keterampilan teknis dan keahlian profesionalnya.

8. Kebebasan Yang Terkendali


Dalam TQM, keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dikarenakan unsur tersebut dapat meningkatkan "rasa memiliki" dan tanggung jawab karyawan terhadap keputusan yang dibuat. Selain itu unsur ini juga dapat memperkaya wawasan dan pandangan dalam suatu keputusan yang diambil, karena pihak yang terlibat lebih banyak. Meskipun demikian, kebebasan yang timbul karena keterlibatan tersebut merupakan hasil dari pengendalian yang terencana dan terlaksana dengan baik.

9. Kesatuan Tujuan
Agar TQM dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan harus memiliki kesatuan tujuan. Dengan demikian setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama. Namun hal ini tidak berarti bahwa harus selalu ada persetujuan atau kesepakatan antara pihak manajemen dan karyawan mengenai upah dan kondisi kerja.

10. Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan


Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan hal yang penting dalam penerapan TQM. Pemberdayaan bukan sekedar melibatkan karyawan tetapi juga melibatkan mereka dengan memberikan pengaruh yang sungguh berarti.

8 prinsip-prinsip manajemen mutu


1. Fokus pada pelanggan

Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip focus pada pelanggan dapat disebutkan sebagai berikut: Meningkatnya keuntungan dan mendapat perolehan pangsa pasar yang cepat. Meningkatnya penggunaan sumberdaya organisasi yang efektif untuk

mempertinggi kepuasan pelanggan. Meningkatnya loyalitas pelanggan. Penerapan prinsip pertama ini secara optimal nantinya akan mengarah pada halhal sebagai berikut : Menyelidiki dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan. Memastikan bahwasasaran organisasi berhubungan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi secara keseluruhan. Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang didapatkan. Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat, dan negara.

2. Kepemimpinan
Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip kepemimpinan dapat disebutkan sebagai berikut: Karyawan akan paham dan termotivasi atas pentingnya tujuan dan sasaran organisasi. Pengevaluasian, pembetulan, dan penerapan aktivitas dilakukan dalam satu kesatuan.

Salah komunikasi (miscommunication) antar tingkatan pada organisasi dapat dikurangi. Pegawai dapat diandalkan kinerjanya. Timbulnya keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi untuk perbaikan yang berkelanjutan. Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada: Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait sebagai suatu kesatuan. Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan organisasi. Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang menantang. Menyediakan sumber daya dan pelatihan. Kebebasan untuk bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas. Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan penciptaan budaya. Penciptaan kepercayaan. Menghilangkan kekhawatiran diantara sesame karyawan.

3. Keterlibatan Personal
Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusunarah dan tujuan serta perlatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerust erhadap proses yang berada pada lingkup ugasnya.

4. Pendekatan Proses
Pendekatan proses ialah suatu pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, dan peningkatan proses-proses utama dalam perusahaan (trilogi proses mutu) dengan menekankan pada keinginan pelanggan daripada keinginan fungsional.Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip pendekatan proses dapat disebutkan sebagai berikut :

Turunnya biaya dan waktu putaran yang lebih pendek karena penggunaan sumber daya yang lebih efektif.

Hasil yang diperoleh dapat diperkirakan, konsisten, dan ditingkatkan. Peningkatan kesempatan dapat lebih difokuskan dan diprioritaskan.

Langkah-langkah Penerapan Pendekatan Proses: Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan dan diterapkan pada organisasi secara sistematis Mendefinisikan urutan dan interaksi proses Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan untuk memastikan operasi dan pengendalian proses ini agar efektif Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pengoperasian dan pemantauan proses Mengukur, memantau, dan menganalisis proses Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang

direncanakan dan meningkatkan proses ini secara berkelanjutan

5. Pendekatan Sistem untuk Pengelolaan


Keuntungan yang diperoleh dari pendekatan sistem: Integrasidan. Penjajaran proses akan mencapai hasil terbaik dari yang diinginkan. Kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam proses kunci. Memberikan kepercayaan pada interestedparties, seperti konsistensi,

keefektifan, dan efisiensi organisasi. Penerapan prinsip ini nantinya akan mengarah pada:

Menstrukturkan system menuju pencapaian sasaran dengan lebih efisien dan efektif. Memahami keterkaitan proses dengan sistem. Pendekatan terstruktur yang dapat mengharmoniskan dan mengintegrasikan proses-proses. Memahami kapabilitas organisasi dan terlebih dahulu membuat sumber daya terbatas untuk ditindak lanjuti. Menargetkan dan mendefinisikan bagaimana aktivitas yang sesuai dengan system yang harus dioperasikan. Peningkatan berkelanjutan secara terus menerus melalui pengukuran dan evaluasi.

6. Peningkatan Berkesinambungan
Keuntungan pokok dari penerapan prinsip ini antara lain: Adanya kinerja yang menguntungkan dalam meningkatkan kapabilitas

organisasi. Fleksibel dan cepat dalam merespons hubungan untuk mengubah pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan. Mengoptimalkan biaya dan sumber data

Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada: Mengkaryakan pendekatan organisasi secara konsisten untuk menerapkan continual improvement pada kinerja organisasi. Menyediakan pelatihan dan pendidikan dalam metode maupun alat yang digunakan. Membuat continual improvement pada produk, proses, dan sistem sebagai sasaran untuk setiap individu dalam organisasi.

Membuat tujuan sebagai pedoman dan pengukuran untuk track continual improvement.

Memberikan penghargaan pada improvement.

7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta


Langkah-langkah yang digunakan dalam menerapkan prinsip ini adalah: Melakukan pengujian serta pengumpulan data dan informasi yang

berhubungan dengan sasaran. Memastikan data dan informasi yang akurat, dapat dipercaya, dan mudah diakses. Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang benar. Memahami penggunaan teknik statistik. Membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan hasil analisis dan pengalaman.

8. Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok


Langkah-langkah yang dilakukan untuk implementasi prinsip ini antara lain: mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang penting. melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. melibatkan pemasok dalam proses pengembangan strategi perusahaan. membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan pemasok sebagai mitra kerja. menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang. berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok.

memastikan perusahaan.

bahwa

output

dari

pemasok

sesuai

dengan

persyaratan

membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan. mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan suatu prestasi oleh para pemasok.

MODEL TQM
Salah satu kerangka model TQM: 1. Ethics / etika 2. Integrity / integritas 3. Trust / kepercayaan 4. Training /diklat 5. Teamwork / kerja sama 6. Leadership / kepemimpinan 7. Recognition / akredibilitas 8. Communication / komunikasi Elemen Kunci TQM

Model TQM di atas menunjukkan suatu philosophy bahwa mutu yang diinginkan didapat dari kekuatan kepemimpinan, perencanaan, design, dan peningkatan inisiatif. Kedelapan elemen kunci tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat bagian, yaitu sebagai berikut. 1. Foundation, termasuk di dalamnya ethics, integrity, and trust. 2. Building Bricks, termasuk di dalamnya training, teamwork, and leadership. 3. Binding Mortar, termasuk di dalamnya adalah communication. 4. Roof adalah recognition.

1. Foundation TQM dibangun di atas suatu fondasi yang terdiri atas ethics, integrity, dan trust. Ini akan menumbuhkan keterbukaan, keadilan, ketulusan dan memberikan peluang bagi semua orang untuk ikut serta dalam proses pelaksanaannya. a. Ethics adalah suatu bentuk kedisiplinan akan menjalankan hal- hal yang dianggap baik oleh

perusahaan dan menghindarkan diri dari tindakan-tindakan yang dianggap buruk. Ada dua jenis etika perusahaan, yaitu yang berkaitan dengan etika bisnis dan etika personal, etika dari individual SDM terhadap perusahaan dan sesama SDM. b. Integrity termasuk di dalamnuya adalah kejujuran, moralitas, nilai, keadilan, dan ketulusan.

Semuanya harus terwujud dalam hubungan antara komponen perusahaan terhadap konsumen. Suatu perusahaan hendaknya mampu menilai apa yang konsumen harapkan dan apa yang pantas diberikan kepada konsumen berdasarkan nilai-nilai tersebut. c. Trust kepercayaan di antara karyawan dan pihak-pihak terkait dengan perusahaan akan

memudahkan proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan. Jadi, kepercayaan akan mendatangkan lingkungan yang kooperatif terhadap TQM. 2. Bricks Setelah memiliki fondasi yang kuat, maka pilar penyangga akan lebih kuat lagi dalam mencapai atap yang menjadi tujuan TQM, yaitu recognition. Bricks terdiri atas hal-hal berikut. a. Training

Diklat sangat penting bagi karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Tugas diklat biasanya dibebankan padasupervisor atau badan tersendiri dari Human Resources Departement. Pada dasarnya diklat yang dibutuhkan karyawan diantaranya keahlian personal sesuai dengan pekerjaan masing-masing, kemampuan untuk bekerja aktif dalam tim, pemecahan masalah, pembuatan keputusan, ekonomi dan bisnis, dan keahlian teknis lainnya sehingga akan mampu mendapatkan karyawan yang efektif. b. Teamwork Kekuatan tim akan lebih hebat dari individu. Dengan tim permasalahan akan lebih cepat diselesaiakan dengan lebih banyak solusi yang dapat saling mengisi. Tim juga akan mampu mingimprovisasi proses dan pelaksanaan TQM. Ada tiga tipe tim yang disarankan dalam TQM, yaitu sebagai berikut. i. Quality Improvement Teams or Excellence Teams (QITS) ii. Problem Solving Teams (PSTs). iii. Natural Work Teams (NWTs)

c.

Leadership Bisa dikatakan sebagai kunci utama dalam TQM. Sosok kepemimpinan dalam TQM hendaknya yang memiliki visi ke depan dan mampu menginspirasi anggotanya. Pemimpin di sini juga berarti mampu membuat arah strategi yang dapat dipahami oleh semua komponen yang ada dengan nilai-nilai yang mewakili seluruh kepentingan. Sosok kepemimpinan ini biasanya dipegang oleh seorang manajer. Dalam TQM juga dibutuhkan supervisor yang berkomitmen untuk memimpin karyawan. Seorang supervisor harus paham betul. TQM dengan seperangkat nilai dan philosophy yang terkandung di dalamnya dan mampu mengkomunikasikannya ke seluruh elemen yang berada di bawahnya. Intinya keseluruhan TQM harus dipahami, dipegang, dan dipimpin oleh perangkat top management yang harus memiliki komitmen tinggi terhadap hal tersebut. Nilai obyektivitas harus dijunjung tinggi karena top management bertindak dari planer sampai measurement.

3. Binding Mortar

Binding Mortar merupakan elemen kunci yang melingkupi keseluruhan model dari TQM. Communication Komunikasi adalah suatu jembatan yang menentukan keberhasilan TQM. Komunikasi yang tidak tepat dan tidak tertuju ke sasaran akan mengakibatkan rubuhnya model TQM. Kesatuan dari keseluruhan elemen kunci ini disatukan dengan suatu komunikasi yang tepat, yang tepat sasaran dan tepat ide. Komunikasi yang baik dalam TQM diperlukan antara seluruh elemen organisasi, supplier, dan konsumen. Dalam kondisi apa pun seorang supervisor harus peka terhadap aliran informasi yang ada di sekitarnya yang kemudian disampaikan ke manajemen untuk diolah sedemikian rupa menjadi suatu keputusan terhadap suatu kondisi berupa informasi untuk kemudian disampaikan ke pihak-pihak yang terkait. Ada beberapa macam komunikasi, yaitu sebagai berikut. i. Downward communication ii. Upward communication iii. Sideways communication

4. Roof Recognition Recognition adalah elemen terakhir dari TQM. Seharusnya elemen ini mampu memberikan sugesti dan achivement bagi tim dan karyawan individual. Dengan seseorang memperoleh suatu pengakuan, akredibilitas, maka secara otomatis akan terjadi perubahan yang luar biasa dalam kepercayaan diri, self esteem, produktivitas, dan kualitas kerja yang sesuai dengan mutu yang diharapkan perusahaan. Secara tidak langsung hal inilah yang pada akhirnya akan memberikan kepuasan kepada konsumen berupa produk dengan mutu yang tinggi sebagai hasil dari pemberdayaan SDM yang berkualitas. Pengakuan atau kredibilitas dapat terjadi dengan cara, terjadi pada tempat serta terjadi pada waktu, antara lain sebagai berikut. Cara: Berupa sertifikat penghargaan, trofi, plakat, dan sebagainya.

Tempat: Penampilan yang baik dapat dilihat dari kondisi kerja departemen, panitia, tim, dan top manajemen. Pengakuan di sini terjadi di kalangan departemen, top manajemen, ataupun di kalangan karyawan

Waktu: Pengakuan dapat diberikan pada waktu tertentu, seperti rapat staf, penghargaan yang sifatnya rutin, dan sebagainya.

Manfaat dan Tujuan TQM


Manfaat: a. TQM membuat perusahaan berfokus pada keinginan pasar b. TQM menguinspirasi pekerja untuk memberikan mutu terbaik dalam setiap aktifitas. c. TQM menyalurkan prosedur yang penting untuk memperoleh hasil yang unggul. d. TQM membantu untuk secara kontinyu menguji semua proses untuk membuang hal yang tidak diperlukan dan hal yang tidak produktif. e. TQM mendukung perusahaan untuk benar-benar mengerti persaingan yang ada dan untuk membangun strategi perang yang efektif. f. TQM membantu untuk membangun prosedur yang baik untuk komunikasi dan menghargai kerja yang baik.TQM membantu untuk mengulas proses apa yang diperlukan untuk membangun strategi perkembangan secara kontinyu. Keuntungan secara konkrit Keuntungan secara abstrak

Kualitas produk yang lebih baik Perkembangan hasil produk Peningkatan hasil penjualan Peningkatan keuntungan Mengurangi keluhan karyawan

Kerja tim yang efektif Perbaikan minat kerja Perbaikan hubungan sesama pekerja

dan tern pat kerja Budaya partisipatif Kepuasan konsumen Perbaikan komunikasi Memperbaiki masalah Mempertinggi kesehatan badan kapasitas pemecahan

hukum dan karakter perusahaan o baik Image perusahaan yang lebih

Tujuan utama TQM adalah untuk dapat bersaing dan unggul dalam persaingan global dengan mengoptimalkan kemampuan dan sumber-sumber yang dimiliki perusahaan secara berkesinambungan, sehingga dapat memperbaiki kualitas barang dan jasa. Secara umum TQM merupakan suatu sistem manajemen dengan tujuan untuk dapat meningkatkan produktivitas karyawan, atau dengan kata lain TQM dimaksudkan untuk dapat memproduksi barang dan atau jasa yang berkualitas tinggi dengan metode yang memadukan keterampilan manajerial dan operasional secara efektif dan efisien, sehingga dapat menimbulkan kepuasan bagi semua pihak yaitu tenaga kerja, perusahaan, dan pelanggan.

PENERAPAN TQM
Total Quality Management (TQM) merupakan paradigma baru dalam menjalankan bisnis, yang berupaya untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan secara berkesinambungan atas kualitas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan organisasi. TQM merupakan pendekatan yang seharusnya

dilakukan organisasi masa kini untuk memperbaiki kualitas produknya, menekan biaya produksi dan meningkatkan produktivitasnya. Sukses tidaknya implementasi TQM sangat ditentukan oleh kompetensi SDM perusahaan untuk merealisasikannya. Penerapan manajemen sumber daya manusia tidak berdiri sendiri tetapi terikat dengan paket TQM dan harus selaras dengan perubahan proses.

PENGARUH PERUBAHAN LINGKUNGAN TERHADAP TQM


Dalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, terjadi berbagai perubahan dalam hampir semua aspek, misalnya dalam aspek ekonomi, politik, sosial budaya, teknologi, hukum, hankam, dan aspek lainnya. Berbagai tren baru dalam lingkungan manufaktur membawa dampak terhadap kualitas. Kelangsungan hidup perusahaan sangat tergantung pada kemampuan untuk memberi respons terhadap perubahan-perubahan tersebut secara efektif. Umumnya perubahan yang terjadi disebabkan oleh berbagai kekuatan yang ada, baik internal maupun eksternal. TQM lebih berfokus pada tujuan perusahaan untuk melayani kebutuhan pelanggan dengan memasok barang dan jasa yang memiliki kualitas setinggi mungkin. Kehadiran TQM sebagai paradigma baru menurut komitmen jangka panjang dan perubahan total atas paradigma manajemen tradisional. Perlunya perubahan total dikarenakan cara menjalankan bisnis dengan TQM berbeda sekali dengan cara tradisional. Perbedaan pokok adalah berupa karakteristik yang tercakup dalam unsur-unsur TQM. Munculnya TQM juga dikarenakan adanya kekurangan atau kesalahan dalam menjalankan bisnis dengan mengunakan pendekatan tradisional. Beberapa kekurangan atau kesalahan tersebut (Fandy, 1995:329), antara lain sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) 5) Berfokus pada jangka pendek Cenderung bersifat arogan, tidak berfokus pada pelanggan Memandang rendah kontribusi potensial karyawan Menganggap bahwa mutu yang lebih baik hanya dapat dicapai dengan biaya yang tinggi Mengutamakan bossmanship bukan leadership

PERSYARATAN IMPLEMENTASI TQM


Untuk melakukan suatu perubahan sering kali tidak mudah, apalagi bila menyangkut perubahan yang bersifat fundamental dan menyeluruh. Berkaitan dengan perubahan tersebut, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu berikut ini:

Perubahan sulit berhasil bila manajemen puncak tidak menginformasikan proses perubahan secara terus-menerus kepada para karyawannya.

Persepsi karyawan terhadap perubahan sangat mempengaruhi penolakan perubahan. Karyawan akan mendukung perubahan bila mereka merasa bahwa manfaat perubahan akan lebih besar daripada biaya yang ditimbulkan terutama biaya karyawan.

Ada beberapa persyaratan untuk melaksanakan TQM (Goetsch, 1997:264) (Fandy, 1995:332) yaitu : a. Komitmen manajemen puncak b. Komitmen atas sumber daya yang dibutuhkan c. Organization wide steering committee d. Perencanaan dan publikasi e. Infrastruktur yang mendukung penyebarluasan dan perbaikan terus menerus Keseluruhan persyaratan diatas merupakan tugas awal yang harus dilakukan dalam memulai implementasi TQM. Selain tugas-tugas tersebut, masih ada beberapa tugas lainnya yang harus dilakukan, yaitu sbb:

Melatih steering committee Identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi Identifikasi pendukung potensial TQM Identifikasi pelanggan eksternal dan internal

PERANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM


TQM merupakan transformasi budaya yang didorong oleh definisi ulang (reengineering) terhadap peranan manajemen. Pihak manajemen harus mebubah dirinya terlebih dahulu, baik aspek nilai, keyakinan, asumsi, maupun cara mereka menjalankan bisnis. Peranan merupakan tanggung jawab, perilaku, atau prestasi kinerja yang diharapkan dari seseorang yang memiliki posisi khusus (Bounds, et al, 1994:1334). Selain melaksanakan kepemimpinan yang diharapkan dapat memotivasi dan mengarahkan para karyawan untuk mencapai tujuan organisasi, manajemen puncak juga bertanggung jawab dalam mengatasi setiap penolakan terhadap perubahan ke arah manajemen baru.

FASE-FASE IMPLEMENTASI
Menurut Goetsch dan Davis (1997:584-589) memberikan klasifikasi fase implementasi yang lebih rinci dan sistematis. Fase implementasi TQM dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :

1. Fase Persiapan Langkah A: Membentuk Total Quality Steering Committee Langkah B: Membentuk Tim Langkah C: Pelatihan TQM Langkah D: Menyusun Pernyataan Visi dan Prinsip sebagai Pedoman Langkah E: Menyusun tujuan umum Langkah F: Komunikasi dan Publikasi Langkah G: Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan Langkah H: Identifikasi Pendukung dan Penolak Langkah I: Memperkirakan Sikap Karyawan Langkah J: Mengukur Kepuasan Pelanggan 2. Fase Perencanaan Langkah K: Merencanakan pendekatan Impelementasi, kemudian menggunakan siklus PDCA (Plan, Do, Check and Adjust) Langkah L: Identifikasi Proyek Langkah M: komposisi Tim Langkah N: Pelatihan Tim 3. Fase Pelaksanaan Langkah P: Penggiatan Tim Langkah Q: Umpan Balik kepada Steering Committee Langkah R: Umpan Balik dari Pelanggan Langkah S: Umpan Balik dari karyawan Langkah T: Memodifikasi Infrastruktur

PENGARUH IMPLEMENTASI TQM PADA KINERJA ORGANISASI.


Pengaruh penerapan TQM pada kinerja organisasi (Hessel, 2003:84) meliputi atas berikut ini. Proses desain produk. Manajemen arus proses. Statistical quality control. Hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Sikap kerja pekerja

Kinerja organisai pada keunggulan kompetitif.

HAMBATAN IMPLEMENTASI TQM DI INDONESIA


Hasil analisis implementasi TQM di Indonesia menunjukkan ketidaksempurnaan implementasi TQM dan kurangnya infrastruktur yang mendukung implementasi TQM. Secara umum, terdapat beberapa faktor penyebab yang memungkinkan keadaan tersebut (Hessel, 2003:98) yaitu sbb: 1. 2. 3. 4. 5. Kurangnya komitmen manajemen puncak. Kurangnya dukungan infrastruktur untuk implementtasi TQM. Partial quality management Kurangnya pengetahuan tentang kkosep TQM yang akan mempersulit karyawan untuk menerima dan menerapkan kosep TQM. Budaya organisasi kurang mendukung implementasi TQM, dimana belum sepenuhnya berfokus pada kepuasan pelanggan.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI


Sistem Informasi merupakan kumpulan dari komponen komponen (Perangkat keras, perangkat lunak , data/informasi, prosedur, komunikasi dan user) yang saling berhubungan untuk menangkap, memproses , menyimpan m memelihara dan menyampaikan informasi. Sistem Informasi dapat merupakan suatu organisasi sendiri di samping juga umumnya sebagai bagian dari suatu organisasi . Sistem Informasi manajemen terdiri dari beberapa sub system antara lain system informasi akuntansi , Sistem infprmasi Personalia , Sistem informasi pemasaran , system informasi pembelian , Sistem Informasi persediaan , Sistem informasi terdistribusi dll. Siklus pengembangan system informasi terdiri dari : perencanaan , pengembangan system, dan evaluasi . Siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari survey, analisis , desain , pembuatan , implementasi , pemeliharaan.

HUBUNGAN SISTEM INFORMASI DENGAN TQM


Media penyimpanan barang dan jasa berkualitas adalah melalui perbaikan proses. Perbaikan proses secara terus menerus merupakan prinsip penerapan TQM. Salah satu faktor yang penting dalam penerapan TQM adalah peranan Teknologi Informasi ,

khususnya dalam pengurangan waktu siklus . Oleh karena itu efektifitas kinerja penerapan TQM semakin tergantung pada penerapan Teknologi Informasi untuk mendukung secara efisien kerja sama semua fungsi manajemen untuk memberikan barang atau jasa yang memuaskan.

MANFAAT PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DALAM TQM DI PERUSAHAAN


Pada umunya seseorang meraih manfaat ini dengan cara menjamin bahwa semua usaha perbaikan proses signifikan mencakup suatu penilaian tentang bagaimana memanfaatkan teknologi informasi dan kemudian dengan cara merancang aplikasi agar menghasilkan manfaat manfaat tersebut. 1. Komputer memperpendek jalur komunikasi , contoh adalah surat elektronik dan pembuatan laporan , dimana jarak atau letak gegrafis sudah tidak menjadi masalah lagi dalam komunikasi antar unit organisasi. 2. Aplikasi berbagai computer dapat dirancang untuk memastikan bahwa informasi yang benar tersedia pada tempat dan waktu yang tepat, manfaatnya memberikan pengurangan waktu silkus dan pelayanan yang lebih cepat. 3. Komputer dapat mengumpulkan data transaksi dan data mengenai bagaimana proses dikerjakan kemudian melakukan analisis statistik dasar untuk kepentingan user. 4. Komputer membantu meningkatkan kepedulian terhadap lingkungan . Aplikasi pertama dan yang sampai sekarang masih berkembang berfungsi melakukan analisis kuantitatif dan memasuki database yang dimiliki perusahaan perusahaan lain guna belajar lebih banyak tentang pesaing dan pelanggan. 5. Komputer memungkinkan pemberian jasa baru untuk mencapai keunggulan kompetitif atas para pesaing. Komputer dasar dihubungkan dengan bank sehingga para pelanggan dapat membayar barang barang dan jasa yang mereka beli.

6. Komputer dapat memberikan pandangan yang lebih luas tentang pelanggan dan penambahan client. Ketika mengembangkan jumlah dan kompleksitas sistem computer melalui penambahan database dan pemrosesan bertingkat (misalnya pada tingkat mikro kemudian mainframe) semakin besar pula kemungkinan untuk menggabungkan sistem sistem computer tersebut guna menyediakan hubungan yang menghasilkan pandangan yang lebih lengkap tentang pelanggan dan proses. 7. Komputer meningkatkan pelayanan dan operasi . Pelayanan perbaikan dewasa ini sering di awasi dan di kelola melalui computer paket paket disampaikan dengan disertai barcode yang berfungsi sebagai mekanisme pelacakan.

Kesimpulan
1. Penerapan TQM semakin banyak oleh semua tipe organisasi dalam dunia industri. Sistem informasi merupakan kunci keberhasilan penerapan TQM pada organisasi apapun . Oleh karena itu sistem informasi diharapkan sebagai pendukung dan juga diharapakn untuk menerapkan strategi TQM dalam departemennya sendiri oleh karena alas an alas an yang sama , Teknik manajemen proses yang teratur yang terlihat disekeliling kita tidak lain merupakan pergeseran fundamental dalam praktek menajemen . Hal ini menunjukkan sama signifikannya dengan penerapan Teknologi Informasi itu sendiri dalam era informasi sekarang ini. 2. Sistem Informasi harus dan telah menjadi pusat transformasi mutu yang sedang beralngsung bukanlah suatu pemikran yang sia sia . Survei terakhir ini menunjukan bahwa 59 % responden sistem informasi sedang melaksanakan strategi perbaikan proses . Sebagaian besar eksekutif sistem informasi juga melaporkan bahwa mereka mengharapkan manfaat yang signifikan dari pendekatan tersebut dalam organisasi sistem informasi. 3. Pada sisi lain banyak penolakan terhadap penerapan TQM dalam sistem informasi yang disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan tentang TQM , enggan menerapkan kebiasaan kebiasaan baru dan cara cara baru serta

tidak ter[adunya sistem informasi suatu perusahaan . Masalah lain adalah tidak adanya software pengendalian mutu secara statistic yang benar benar baik agar dapat berfungsi sebagai alat bagi sistem informasi dalam menerapkan TQM.

DAFTAR PUSTAKA : 1. 2. 3. Cortado, J.W. 1993. Implementation of Total Quality Management, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta. John S. 1989. Oakland, Total Quality Management, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta. G. Vincent. 2003. Total Quality Management, Manajemen Bisnis, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta. (terjemahan) PPM., Jakarta. 5. Tjiptono, Fdan Diana Anastasia, 2003. Total Quality Management, Edisi Revisi, Andi Yogjakarta. 6. Nasution, M.N. 2004. Manajemen Mutu Terpadu; Total Quality Manajemen, Ghalia Indonesia.

4. Juran, J.M.,1995. Merancang Mutu; Ancangan Baru Mewujudkan Mutu Ke Dalam Barang Dan Jasa,

You might also like