Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008 

Panduan Pengadaan Barang/Jasa Secara Sistem e­Procurement Pemerintah Kota Surabaya 2008

Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 1~  

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Apa yang tersaji dalam panduan ini, bertujuan untuk mengetahui  proses   atau   tahapan   pengadaan   barang/jasa   secara   sistem  e­Procurement di Pemerintah Kota Surabaya.  Panduan   Pengadaan   Barang/Jasa   Secara   Sistem  e­Procurement ini dibuat untuk pengunjung portal e­Procurement,  Penyedia   Barang/Jasa   dan   masyarakat   luas   serta   digunakan  sebagai   panduan   untuk   mengetahui   proses   atau   tahapan   apa  saja   berserta   penjelasan   e­Procurement.  Panduan ini dibuat oleh : Tim    yang   terdapat   pada   portal 

Sekretariat Layanan e­Procurement
Bagian Bina Program Pemerintah Kota Surabaya

Kita   semua   menyadari   bahwa   sangat   sulit   untuk  menciptakan kondisi yang sama sekali bebas dari KKN, akan tetapi  paling tidak kita sudah berupaya untuk melangkah lebih baik dari  periode sebelumnya.

Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 2~  

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008 

Daftar Isi :
Bab I  Menu Umum Tampilan Portal e­Procurement 2008 Bab II Petunjuk Penggunaan  Aplikasi e­Procurement 2008 Bab III Panduan Singkat Mengikuti Lelang eProcurement  Pemerintah Kota Surabaya 2008 Alur Lelang e­Procurement Alur IKP dan Approval

Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 3~  

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Bab I  Menu Umum  Tampilan Portal e­Procurement  2008  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 4~   .

Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 5~   .     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Buka Portal e­Procurement dengan alamat  www. Registrasi Penyedia Menu   yang   digunakan   oleh   Penyedia   Barang/Jasa   (rekanan)   untuk  mendaftarkan/registrasi perusahaan pada portal e­Procurement. Login Pengguna Pada menu ini dapat dilakukan login dengan cara memasukkan  username  dan  password.surabaya­eproc. Tanggal dan Jam tanggal dan jam yang menunjukan real time.or.  Dimana semua  data lelang pada pada tahun 2006 – 2007 dapat diakses. eProcurement 2006 Link alamat portal eProcurement periode tahun 2006­2007. kemudian ingin mereset password serta mengganti alamat email)  dan   mengirim  kirim  kode   aktivasi  digunakan   (apabila   pada   saat  pendaftaran/registrasi.id Halaman Utama Pada   halaman   ini   pengunjung   portal   e­Procurement   Pemerintah   Kota  Surabaya dapat melihat dan mengetahui beberapa menu yang dapat di  akses secara langsung tanpa harus melakukan login.   belum   mendapatkan   email   balasan   dari   admin  e­Procurement).  lupa   password  digunakan   (apabila   perusahaan   lupa  password.

  maka   Penyedia   Barang/Jasa   dapat   mendaftarkan  perusahaan untuk mengikuti suatu paket pekerjaan yang telah sesuai  dengan   kesiapan   dokumen   yang   dimiliki   dan   sesuai   dengan   jadwal  yang telah ditentukan.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Menu Informasi Berita Pengunjung   portal   e­Procurement   dapat   melihat   arsip   –   arsip   berita  secara   keseluruhan.   Pada   menu   berita   ini   terdapat   pemberitahuan  tentang semua informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan lelang  dan pengumuman lelang untuk tiap­tiap periode putaran lelang (jika  proses   lelangnya   menggunakan   sistem   periodik). misalnya  sosialisasi.   maka   hasil  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 6~   .   pelatihan   dan   kegiatan­kegiatan   lainnya. Dokumentasi Pada   saat   instansi   yang   melaksanakan   sistem   e­Procurement  melaksanakan suatu kegiatan terkait dengan e­Procurement.   opini   ataupun   isu   yang   berkaitan   dengan  e­Procurement.   sehingga   dengan  diuploadnya berita/pemberitahuan mengenai jadwal lelang tahunan  (periodik). baik mengenai perkembangan e­Procurement  maupun   pengetahuan. Artikel Pada menu ini terdapat beberapa artikel yang berhubungan dengan  sistem e­Procurement.

  lengkap   dengan   semua   data­data   pekerjaan. Seminar Pada menu ini dapat di download dokumen seminar serta modul yang  telah diselenggarakan yang terkait dengan sistem e­Procurement. Perpres 8/2006 sebagai perubahan keempat Keppres  80/2003. Regulasi Berisi   berbagai   macam   aturan   perundangan­undangan   terkait  pelaksanaan e­Procurement. Uraian Singkat Pengadaan Pada menu ini pengunjung portal e­Procurement dapat mengetahui  rekap pekerjaan yang dilelang secara singkat secara : Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 7~   .   dokumen  lelang.  Keppres 80/2003. Aturan perundangan tersebut misalnya. Pengumuman Pengumuman Pengadaan Pada menu ini pengunjung portal e­Procurement dapat mengetahui  semua   paket   pekerjaan   yang   di   lelang   oleh   Pemerintah   Kota  Surabaya.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  pelaksanaan pekerjaan yang berupa foto/gambar dapat dilihat pada  menu ini. persyaratan serta jadwal per tahapan prosesnya. Persyaratan / Kualifikasi Peserta Pada menu ini pengunjung portal e­Procurement dapat mengetahui  persyaratan/kualifikasi peserta lelang secara umum.

Bantuan Alur Lelang Berupa   tampilan   alur  lelang.  Statistik Komposisi Peserta Lelang Pengunjung portal e­Procurement dapat melihat jumlah peserta lelang  (Penyedia   Barang/Jasa)     yang   mendaftar   dan   yang   melakukan  penawaran pada suatu paket pekerjaan pada menu ini.   apabila   telah   menjadi   Penyedia   Barang/Jasa  Pemerintah   Kota   Surabaya   dalam   pengadaan   barang/jasa   secara  e­Procurement. Hasil Pengadaan Hasil pengadaan ini berisi data pemenang dari paket pekerjaan yang  dilelang secara e­Procurement. Proses Lelang Pengunjung   portal   e­Procurement   dapat   mengetahui   proses   lelang  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 8~   .  agar   Pengunjung   portal   e­Procurement  dapat  dengan  mudah menguasai tahapan­tahapan apa saja  yang  harus     dilakukan     pada     saat     mengikuti     proses     lelang     secara  e­Procurement   ini.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  per jenis pekerjaan.  jumlah paket pekerjaan  nilai/anggaran dari suatu paket pekerjaan  dari masing­masing Satuan Kerja yang melaksanakan lelang.

Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 9~   .   waktu   mulai   hingga   selesai  beserta alasan dilakukannya blacklist. Beretika Buruk Pada kolom ini pengunjung dapat melihat Penyedia Barang/Jasa yang  masuk dalam Perusahaan Beretika Buruk yang dapat diketahui no. NPWP.   nama   direktur. Blacklist Menu untuk mengetahui daftar hitam Penyedia Barang/Jasa.   nama   perusahaan. mulai dari  NPWP. nama direktur dan alasan dilakukannya. Troubleshooting Untuk membantu menyelesaikan beberapa permasalahan teknis yang  mungkin terjadi. Alur IKP Pada menu ini terdapat bagan/alur untuk membuat Infrastruktur Kunci  Publik (IKP) dan cara melakukan approval. Info SSL Portal   ini   menggunakan   info   SSL   merupakan   salah   satu   jaminan  keamanan enkripsi dalam komunikasi data.  nama perusahaan.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  yaitu menjelaskan uraian proses yang harus dilakukan oleh Penyedia  Barang/Jasa     ketika     mengikuti     suatu     proses     lelang     secara  e­Procurement.

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Bab II  Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem e­Procurement 2008 Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 10~   .

Registrasi Apabila   Penyedia   Barang/Jasa   belum   mendaftarkan   perusahaan   pada  portal e­Procurement. ✔ Jawaban Catatan  :   untuk   pertanyaan   dan   jawaban  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 11~   . maka harus melakukan  REGISTRASI  terlebih dahulu  dengan cara: Klik “Registrasi Penyedia” Isi kolom :  ✔ Email Perusahaan  • Tulis dengan benar dan lengkap alamat email.or.id  2.   NPWP   yang   digunakan   adalah   yang  berwarna biru. Buka portal eproc dengan alamat  www. Tulis sesuai formast NPWP. ✔ Nama Perusahaan • Sebutkan dengan jelas PT/CV/UD/Firma ✔ ✔ ✔ Alamat Perusahaan Telephone Perusahaan Pertanyaan • Diisi dengan pertanyaan rahasia yang nantinya  harus   dijawab   jika   Penyedia   Barang/Jasa   lupa  terhadap password yang digunakan untuk login.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008   1. ✔ NPWP Perusahaan • No.surabaya­eproc.

Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 12~   . isi alamat email dengan benar dan lengkap sesuai pada  saat registrasi. Baca Term Of Service/persyaratan Klik “Simpan” Beberapa   saat   kemudian   cek   pada   alamat   email.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  harap   di­INGAT  karena   dapat   huruf/angka   penulisan. yaitu dengan  klik link aktivasi  (   mulai   proses   >>   )  yang   telah   disediakan   di   email   balasan  tersebut. Login Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan login dengan cara : ✔ Memasukkan USERNAME dengan Alamat email. Ikuti proses pengaktifan account sesuai dengan  petunjuk yang ada pada email. contoh : keizea@yahoo.com.   apabila   tidak   di­aktifkan   terlebih  dahulu maka username & password tidak bisa  digunakan   (baca   email   balasan   dari   admin  e­Procurement dengan cermat)  3.  digunakan   sebagai  reset/mengganti   password   dan   username  (alamat email).   untuk  mengaktifkan   account   perusahaan   untuk   login   ke   portal  e­Procurement. Catatan  :   pastikan   account   perusahaan   di  AKTIF   kan.

 4. Isi menu “DATA PERUSAHAAN” Setelah   Penyedia   Barang/Jasa   telah   berhasil   melakukan   login   maka  Penyedia barang/Jasa  berkewajiban  melengkapi informasi yang diminta  oleh portal e­Procurement pada saat registrasi sesuai dengan dokumen  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 13~   .   agar  mempermudah proses selanjutnya) ✔ Konfirmasi   password   baru   (tulis   ulang   password  baru).   baru   kemudian   password   dapat  diubah dengan cara : ✔ ✔ ✔ ✔ Pilih Menu DATA UMUM Pilih dan Klik “Ubah Password” Masukkan password lama Masukkan   password   baru   (Isi   dengan   password  yang     baru   (yang   mudah   di­INGAT.   Isi   dengan   password   balasan  dari admin e­Procurement pada saat registrasi ✔ Klik “Log in” Catatan :  password  balasan   dari   admin  e­Procurement   pada  saat   registrasi   dapat   diubah   dengan   cara  login  terlebih   dahulu.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ✔ Mengisi   kolom  PASSWORD.   secara   otomatis   maka   password  yang baru yang nantinya digunakan. ✔ Klik  “Simpan”.

  melakukan  penawaran  (online   dan   hardcopy)   dan  cetak   dokumen  penawaran.  dengan cara : Klik menu “Data Umum” Klik “Ubah” Edit data perusahaan : ✔ ✔ ✔ ✔ NPWP Perusahaan Nama Perusahaan Alamat Perusahaan Kota Perusahaan Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 14~   . Informasi data semua paket pekerjaan yang dapat sedang di lelang oleh  Pemerintah   Kota   Surabaya.   klasifikasi   bidang   usaha   dan   data   lain   yang  dianggap perlu dalam database portal e­Procurement.  mengetahui  pemenang  dan   melakukan   sanggahan   serta   apabila  Penyedia   Barang/Jasa   menemukan  indikasi   kecurangan  maka   dapat  melaporkan secara online pada portal e­Procurement.   kondisi  keuangan.   status   kepemilikan.   DATA UMUM   Penyedia   Barang/Jasa   dapat   mengubah   data   perusahaan.   dan   Penyedia   Barang/Jasa  diharuskan  meng­update  setiap   informasi   dan   data   perusahaan   jika  terjadi   perubahan   data   seperti   :   alamat.   kontak   person.  registrasi  paket   pekerjaan.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  kualifikasi   perusahaan   yang   dimiliki.

Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 15~   .   dan   untuk   memasukkan  data  kekayaan   bersih  adalah  pada  menu  “Data  Administrasi”  kolom “Neraca”. Telp Perusahaan No. Klik “Simpan”. Handphone Klik “Simpan” apabila ingin menyimpan data. ✔ Masukkan   password   baru   yang   mudah   di­INGAT. klik “Batal” apabila  data tidak ingin disimpan (kembali ke menu semula) Sedangkan   untuk  “Kekayaan   Bersih”  terdapat  menu  “Perubahan”  adalah  untuk   mengetahui   Sejarah   Perubahan  Data   Kekayaan   Bersih   Perusahaan.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ✔ ✔ ✔ ✔ No. Dengan Cara : ✔ ✔ Klik “Ubah Password” Masukkan   password   awal   (dari   admin   e­Procurement)  atau password lama. Fax Perusahaan Contact Person Perusahaan No. ✔ ✔ Konfirmasi password baru (tulis ulang password baru). digunakan untuk  mengubah   password   sesuai   dengan   keinginan   Penyedia  Barang/Jasa. Pada menu ini juga terdapat “Ubah Password”. secara otomatis maka password yang baru  yang nantinya digunakan.   agar  mempermudah proses selanjutnya. Dan pastikan password  tidak diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan.

 Kunci Publik di­upload cukup  satu   kali. Hingga pada kolom kunci publik  terdapat   keterangan  sudah   di­upload.   Upload   Public  key dilakukan hanya satu kali.crt / file  dengan icon certifikat) Catatan : Untuk   membuka   menu   penawaran   Penyedia  Barang/Jasa  harus   mempunyai  IKP  dan   melakukan  Approval  terlebih   dahulu   untuk   mendapatkan   kunci  publik dan kunci privat.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  “Upload Public Key”.crt   /   file   dengan   icon   certifikat).   Penyedia   Barang/Jasa   (rekanan)   dapat   mengubah   data  administrasi dengan cara : Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 16~   .   ADMINISTRASI   Pada   menu   ini   Penyedia   Barang/Jasa   memasukkan   data  administrasi   perusahaan   yang   sesuai   dengan   dokumen   yang  dimiliki.   sedangkan  kunci   privat   di­upload  apabila  Penyedia   Barang/Jasa  setiap   kali   akan   memasukkan  penawaran harga. digunakan untuk mengupload kunci publik  (nama   direktur.  Proses   ini   dilakukan  dengan cara : ✔ ✔ Klik “Upload Public Key” Klik Browse. masukkan kunci publik (nama direktur.

 IUJK Tanggal Berlaku IUJK (Klik gambar kalender) Akta Pendirian Badan Usaha Masukkan data : ✔ ✔ ✔ No.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Klik menu “Data Administrasi” Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa dapat : memasukkan data dengan cara klik “ubah” dan klik “Batal” apabila data tidak ingin disimpan (kembali ke  menu semula) Data administrasi perusahaan yaitu : SIUP Memasukkan data : ✔ ✔ ✔ Nama Instansi (Nama instansi yang mengeluarkan SIUP) No. Akta Pendirian Tanggal Akta Pendirian (Klik gambar kalender) Notaris Perubahan Akta Pendirian Badan Usaha Masukkan data : Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 17~   . SIUP Tanggal Berlaku SIUP (klik gambar kalender) IUJK Masukkan data : ✔ ✔ ✔ Nama Instasi (Nama instansi yang mengeluarkan IUJK) No.

 Laporan PPn Bulan Ke 3 Tanggal Laporan PPn Bulan Ke 3 (Klik gambar kalender)   Laporan PPh   ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ No. Laporan PPn Bulan Ke 2 Tanggal Laporan PPn Bulan ke 2 (Klik gambar kalender) No. Pelunasan Pajak Terakhir Tanggal Pelunasan Pajak Terakhir Pajak Masukkan data :   Laporan PPn   ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ No.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ✔ ✔ ✔ No. Laporan PPh Bulan Ke 3 Tanggal Laporan PPh Bulan Ke 3 (Klik gambar kalender) Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 18~   . Laporan PPn Bulan Ke 1 Tanggal Laporan PPn Bulan ke 1 (Klik gambar kalender) No. Laporan PPh Bulan Ke 1 Tanggal Laporan PPh Bulan Ke 1 (Klik gambar kalender)  No. Akta Perubahan Tanggal Akta Perubahan (klik gambar kalender) Nama Notaris Akta Perubahan Pelunasan Pajak Terakhir Masukkan data : ✔ ✔ No. Laporan PPh Bulan Ke 2 Tanggal Laporan PPh Bulan Ke 2 (Klik gambar kalender) No.

  bidang dan subbidang sesuai dengan dokumen perusahaan. maka klik “Ubah” Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 19~   .     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Neraca Masukkan data : ✔ ✔ Tanggal Neraca (Klik gambar kalender) Aktiva Aktiva Lancar Aktiva Tetap Aktiva Lain ✔ Pasiva Utang Jangka Pendek Utang Jangka Panjang KLASIFIKASI PERUSAHAAN Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa memasukkan data klasifikasi. Dengan cara : Pilih “Klasifikasi Perusahaan” Klik “Buat Baru” Masukkan data : Klasifikasi Bidang Subbidang Klik “Simpan” Dan apabila ingin melakukan edit.

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Jika data yang di input sudah tidak sesuai lagi dengan dokumen  perusahaan.  Klik  “Hapus”  untuk   menghapus  data pemilik yang telah di input.   dan  “Batal”  untuk  membatalkan. Dengan cara : Klik menu “Pemilik” Memasukkan data pemilik dengan cara klik “Buat Baru” Masukkan data : ✔ ✔ ✔ ✔ Nama Pemilik No.   Sedangkan   untuk   mengedit   data   dapat  dilakukan   dengan   klik  “ubah”. DIREKSI Penyedia   Barang/Jasa   memasukkan   data   nama   jajaran   Direksi  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 20~   .   dengan   cara   klik  “hapus” PEMILIK Dimenu   ini   Penyedia   Barang/Jasa   mengisi   nama   pemilik  perusahaan. tanpa tanda  persen(%)) Klik  “Simpan”  digunakan   untuk  menyimpan. KTP Alamat Persentase Kepemilikan (diisi dengan angka.   maka   dapat   dilakukan   hapus.

  pada  menu ini dapat dilakukan penambahan. TENAGA AHLI Pada   menu   ini   perusahaan   mengisikan   data   tenaga   ahli.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Perusahaan.   apabila   data   yang   dimasukkan  adalah   penanggung   jawab   perusahan   maka   Penyedia  Barang/Jasa klik kolom hingga muncul tanda chek (V). Catatan : untuk kolom Penanggung jawab WAJIB diisi. ubah dan hapus nama pemilik perusahaan dengan  cara : Klik menu “Direksi” Klik “buat baru” lalu memasukkan data : ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Nama NPWP Pribadi No. KTP Alamat Jabatan Penanggung   Jawab.   Penyedia   Barang/Jasa   juga   dapat   melakukan  penambahan.   Klik  “Hapus”  digunakan   untuk   menghapus   data  Direksi.   dan  “Batal”  untuk  membatalkan. Klik  “Ubah”  untuk mengedit data yang telah di  masukkan. Klik  “Simpan”  digunakan   untuk  menyimpan. ubah dan hapus dengan  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 21~   .

  Klik  “Ubah”  untuk   mengedit   data  yang telah ada. pada menu ini dapat dilakukan penambahan. PENGALAMAN Penyedia Barang/Jasa (rekanan) dapat memasukkan pengalaman  pekerjaan   perusahaan   yang   telah   dilakukan   dan   atau   masih  sedang dikerjakan. KTP Bidang Keahlian Alamat No.  ubah dan hapus dengan cara : Klik menu “Pengalaman” Klik “Buat Baru” lalu masukkan data : ✔ Klasifikasi Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 22~   .     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  cara : Klik  menu “Tenaga Ahli” Klik “Buat Baru” lalu memasukkan data : ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Nama No. SKA Masa Berlaku Klik  “Simpan”  digunakan   untuk   menyimpan   dan  “Batal”  untuk   membatalkan. Klik “Hapus” digunakan untuk menghapus  data tenaga ahli yang telah di masukkan.

) Tanggal Selesai Kontrak (Klik gambar kalender) Klik  “Simpan”  digunakan   untuk   menyimpan   dan  “Batal”  untuk   membatalkan. ubah dan hapus dengan cara : Klik  menu “Peralatan” Klik “Buat Baru” lalu masukkan data : ✔ Jenis Peralatan Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 23~   .   pada   menu   ini   dapat   dilakukan  penambahan. Kontrak Nilai Kontrak (Rp. PERALATAN Penyedia   Barang/Jasa   (rekanan)   dapat   memasukkan   data  peralatan   yang   dimilikinya   sebagai   penunjang   suatu   paket  pekerjaan   dapat   dilaksanakan. Klik “Hapus” digunakan untuk menghapus  data pengalaman pekerjaan.   Klik  “Ubah”  untuk   mengedit   data  yang telah ada.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Bidang Subbidang Pengguna Nama Lokasi Alamat Pengguna No.

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Jumlah (input dengan hanya angka.   bidang.   kewajaran   harga. Jadual (Pengumuman Lelang hingga Hasil Lelang). tanpa satuan) Kapasitas Merk Tahun Pembuatan Kondisi Lokasi Bukti klik  “Simpan”  digunakan   untuk   menyimpan   dan  “Batal”  untuk   membatalkan. ✔ ✔ ✔ Rincian Penawaran.   teknis.  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 24~   . PENGADAAN Penyedia   Barang/Jasa   pada   menu   ini   dapat   mengetahui   antara  lain : Ssemua   paket   pekerjaan  yang   dilelangkan/ditenderkan   oleh  Pemerintah Kota Surabaya beserta : ✔ ✔ Dokumen lelang ( TOR / KAK / RKS / BQ / Gambar) Persyaratan   (administrasi.  kualifikasi). Spesifikasi  Paket  Pekerjaan  (klasifikasi.   Klik  “Ubah”  untuk   mengedit   data  yang telah ada.   subbidang. Klik “Hapus” digunakan untuk menghapus  data peralatan perusahaan.

Registrasi  Paket  Pekerjaan  (Mendaftar untuk  mengikuti  paket pekerjaan). kualifikasi. Klik “Register” pada kolom paket pekerjaan yang  akan diikuti. Dengan cara : ✔ Pilih   paket   pekerjaan   yang   sesuai   dengan  dokumen perusahaan (jenis pekerjaan. metode kontrak).  Penyedia Barang/Jasa juga dapat melihat  Berita  Acara  dan  Addendum   Aanwijzing  yang   telah  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 25~   . Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan : Cetak Isian Kualifikasi (FIPK). ✔ Anggaran. Aanwijzing. Pilih dan klik “tahun” yang akan diikuti. dan   secara   online   yaitu   dengan   cara   klik  “Aanwijzing”  kemudian   klik  “Pertanyaan   Baru”. Dilakukan dengan cara : Datang/tatap muka pada Dinas Terkait/ULP (Unit  Layanan   Pengadaan)/Procurement   Unit  sedangkan   tempat   dan   tanggal   sesuai   dengan  dokumen lelang.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  kualifikasi.  bidang dan subbidang) ✔ ✔ ✔ ✔ Pilih dan klik  “Instansi” yang akan diikuti. Pilih dan Klik “Periode” yang akan diikuti. metode pengadaan.

  Maka   sebelum  melakukan   download   pastikan   didalam   komputer   terdapat  program adobe reader.  maka cek pada  jadual paket pekerjaan. Untuk   keterangan   lebih   lanjut   mengenai   suatu  paket pekerjaan hubungi : Helpdesk   Sekretariat   Layanan   e­Procurement  Pemerintah   Kota   Surabaya   pada   nomor  031­5462064.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  diupload   oleh   Panitia   Pengadaan   dengan   cara  klik   dokumen   yang   telah   diopload   pada   kolom  “Aanwijzing”. Belum dilelangkan. Apabila Penyedia  Barang/Jasa  tidak   menemukan  suatu  paket  pekerjaan   dalam   menu  “Pengadaan”  ini. Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 26~   . Dibatalkan.  Dan   apabila   terdapat   informasi  “Proses Aanwijzing belum aktif”. Catatan : Semua   dokumen   yang   ada   portal   e­Procurement  dapat  didownload  dan  berbentuk   pdf/image.   kemungkinan   paket  pekerjaan tersebut : ✔ ✔ ✔ ✔ Telah memasuki tahapan/proses buka sampul.

Batal Ikut Pengadaan(*3).  PRAKUALIFIKASI Aanwijzing Pemasukkan Dokumen Prakualifikasi (*1) Pemasukkan Penawaran (*2) Masa Sanggah Prakualifikasi. Untuk type/jenis lelang : PASCAKUALIFIKASI Aanwijzing Pemasukkan Penawaran (*2) Masa Sanggah Surat Dukungan Bank (muncul apabila kualifikasi Non Kecil) Cetak Isian Kualifikasi (FIPK) Cetak Pernyataan Minat (SPM) Cetak Pernyataan Hingga Akhir Proses. Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 27~   .  Tahapan/proses   dalam   hal   ini   sudah   tersusun   secara   otomatis  (sesuai dengan type/jenis lelang). Cetak Pakta Integritas. Cetak Surat Penawaran Harga (SPH).     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  PENAWARAN Penyedia Barang/Jasa pada menu ini dapat melakukan beberapa  tahapan   mulai   aanwijzing.   cetak   dokumen     hingga  pembatalan   untuk   mengikuti   pelelangan   serta   sanggahan.   penawaran.

Cetak Pakta Integritas.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Masa Sanggah Surat Dukungan Bank (muncul apabila kualifikasi Non Kecil) Cetak Isian Kualifikasi (FIPK) Cetak Pernyataan Minat (SPM) Cetak Pernyataan Hingga Akhir Proses.   Pemasukkan   dokumen   prakualifikasi   secara   online  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 28~   . Cetak Surat Penawaran Harga (SPH). Batal Ikut Pengadaan (*3) Catatan : ­­> (*1) Penyedia Barang/Jasa WAJIB memasukkan dokumen prakualifikasi secara  online  (persetujuan). Sedangkan hardcopy dokumen prakualifikasi tetap  dimasukkan   di   Dinas/ULP(Unit   Layanan   Pengadaan)/Procurement   Unit  terkait   sesuai   dengan   RKS   dan   jadwal   yang   ter­upload   pada   portal  e­Procurement.   Pemasukkan   dokumen   prakualifikasi   secara   online  dengan cara : Penyedia Barang/Jasa WAJIB memasukkan dokumen prakualifikasi secara  online  (persetujuan). Sedangkan hardcopy dokumen prakualifikasi tetap  dimasukkan   di   Dinas/ULP(Unit   Layanan   Pengadaan)/Procurement   Unit  terkait   sesuai   dengan   RKS   dan   jadwal   yang   ter­upload   pada   portal  e­Procurement.

surabaya­eproc. dengan cara : Buka portal IKP dengan alamat www. Lakukan persetujuan dengan cara klik hingga muncul tanda centang  (V) pada kolom persetujuan.> Membuat IKP dan melakukan Approval b. Pilih dan klik menu “Penawaran”.> Pemasukkan Penawaran a.id Lakukan login dan pilih paket pekerjaan.com Klik “Infrastruktur Kunci Publik” Baca Kebijakan Layanan.inasign.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  dengan cara : Buka portal e­Proc dengan alamat www.> Upload Kunci Privat d.>> Adapun cara untuk melakukan IKP dan Approve. klik “saya setuju” / “Pengajuan Sertifikat” Isi data Pribadi (Direktur). dengan cara memasukkan : Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 29~   . Klik “Pemasukkan Dokumen Prakualifikasi” dengan status AKTIF.or.> Upload Kunci Publik c. Kemudian   cek   pada  “Pemasukkan   Dokumen   prakualifikasi”  dan  terdapat   status  SELESAI  (Penyedia   Barang/Jasa   telah   melakukan  pemasukkan dokumen prakualifikasi secara online). ­­> (*2) Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan proses Pemasukkan Penawaran  apabila telah : a.

  yaitu   password   yang   nanti   digunakan   untuk  membuka menu penawaran harga. Kehakiman).NPWP No.KTP Passphrase. ­­> nama direktur dengan penulisan non gelar email ­­> email yang masih aktif. ✔ Direktur WAJIB datang. KTP ­­> tulis sesuai format no. (harap di­INGAT) ✔ Konfirmasi passphrase (ditulis kembali passphrase) Klik “Continue”. hingga muncul “Print” dan cetak (Print­out terdapat  NOMOR SERIAL) lakukan Approvel dengan cara membawa : ✔ ✔ ✔ ✔ Akta Pendirian/Akta perubahan/Akta Kepala Cab./Akta Kuasa Identitas yang masih berlaku (KTP/SIM/Paspor) NPWP Apabila   perusahaan   berbentuk   Perseroan   Terbatas   (PT). tulis dengan benar & lengkap Perusahaan ­­> tulis dengan lengkap nama perusahaan  Bagian/Unit/Jabatan ­­> sesuaikan dengan akta Kota ­­> sesuai dengan identitas Direktur yang masih berlaku Propinsi ­­> sesuai dengan identitas Direktur yang masih berlaku NPWP Perusahaan ­­> tulis sesuai format no. Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 30~   . ✔ membawa   Print­Out   (terdapat   serial   nomor)   dan   CD  blank/mengganti biaya CD.   maka  ditambahkan   dokumen   pengesahan   dari   Departemen   terkait  (mis.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Nama. Dep.

>> Pemasukkan Penawaran. c.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ✔ Semua   dokumen   yang   disyaratkan   ASLI   dan   1   COPY   dan   dilakukan secara bersamaan antara dokumen yang disyaratkan   dan Direktur datang. dengan cara : ✔ ✔ ✔ Pilih dan klik menu “Penawaran” Klik “Pemasukkan Penawaran” Masukkan harga penawaran. Klik “Browse”. Upload kunci publik dilakukan hanya 1 kali. ke Sekretariat Layanan eProcurement. ✔ Approval. ✔ Cek Dokumen.IV Surabaya.   Jl. dengan cara : ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Pilih dan klik menu “Data Umum” Klik “Upload Public Key” Klik “Browse” ­­> masukkan file kunci publik /(nama direktur. dengan cara : ✔ ✔ ✔ Klik “load kunci privat” pada menu bar.crt) Klik “Upload” Cek pada data umum keterangan untuk kunci publik berubah  “Sudah di­upload”. b.IV Surabaya. masukkan file kunci privet / (nama direktur. Jl. Jimerto  25­27 Lt.>> Upload Kunci Privat.   Ke  KPRI   “Kemitraan   Praktisi   Digital”.>> Upload Kunci Publik. Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 31~   .   Jimerto   25­27  Lt.key) Hingga status berubah menjadi “Unload kunci Privat” d.

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ­­> (*3) Penyedia Barang/Jasa dapat membatalkan suatu paket pekerjaan pada  menu   ini.  Dengan cara : ✔ ✔ ✔ Klik menu “Indikasi Kecurangan” Input deskripsi indikasi kecurangan. Apabila   Penyedia   Barang/Jasa   ingin   mengirimkan   indikasi  kecurangan   dalam   bentuk   softcopy.   dan  klik”batal” untuk membatalkan.   INDIKASI KECURANGAN   Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa dapat melaporkan adanya  indikasi kecurangan dalam proses lelang Pengadaan Barang/Jasa. Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 32~   .   namun   apabila   Penyedia   Barang/Jasa   telah   melakukan  penawaran harga. maka pembatalan tidak bisa dilakukan.   maka   dapat   diupload  pada menu “File” ✔ Kemudian   klik  “Simpan”  untuk   menyimpan/mengirim.

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  Bab III  Panduan Singkat Mengikuti Lelang e­Procurement 2008 Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 33~   .

 4.(harap diingat untuk selanjutnya dapat   digunakan untuk mereset password atau mengganti email). Alamat. Baca TERM OF SERVICE / syarat.id  3. LOGIN Masukkan username : alamat email yang lengkap. Masukkan password : untuk pertama kali. No.     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008   1. • Dengan mengisi data :  ✔ ✔ Umum.com.  5. dapat dilihat pada email pada  saat registrasi.surabaya­eproc. Nama Perusahaan. Cara Registrasi : Masukkan alamat email.  2. Memasukkan Data Perusahaan a) Data Perusahaan Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa meng­input data perusahaan pada  portal e­Procurement. Mengisi Pertanyaan dan Jawaban. Buka portal e­Procurement dengan alamat :  www.  Administrasi.  Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 34~   . Baca komentar yang muncul.or. contoh :  refika@yahoo. Telp). Mengisi data perusahaan (NPWP. untuk mengikuti langkah selanjutnya. Setiap perusahaan harus mempunyai alamat email aktif. Selanjutnya dapat diubah.

Pemasukkan dokumen prakualifikasi secara online.  Ahli. melihat Berita Acara dan Addendum Aanwijzing. kunci privat dan memasukkan passphrase. Aanwijzing. Registrasi paket pekerjaan. c) Penawaran Pada menu Penawaran ini digunakan untuk : ✔ ✔ ✔ Aanwijzing.  rincian penawaran.  Direksi. ✔ Cetak dokumen lelang : • • Cetak Isian Kualifikasi (FIPK) Cetak Pernyataan Minat (SPM) Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 35~   .     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Kualifikasi.  Pengalaman.  Peralatan. b) Pengadaan • Penyedia Barang/Jasa dapat melihat : semua   paket   pekerjaan   yang   masih   bisa   dipilih   oleh   Penyedia  Barang/Jasa dan dapat mengetahui dokumen lelang. jadual.  Pemilik. persyaratan. Cetak Isian Kualifikasi (FIPK). Pemasukkan penawaran harga dengan terlebih dahulu upload  kunci publik.

     Panduan Proses Lelang e­Procurement 2008  • • • ✔ Cetak Pernyataan Hingga Akhir Proses. agar mudah  diingat.  Guna keamanan data/informasi perusahaan) Sekretariat Layanan e­Procurement Pemerintah Kota Surabaya Jl. Cetak Pakta Integritas.or. e) Log Out • Keluar dari Login.or.id / admin@surabaya­eproc. Cetak Surat Penawaran Harga (SPH). (Lakukan Log­Out setiap kali selesai melakukan login.id www.surabaya­eproc.IV Surabaya Helpdesk : (031) 5462064 URL :  Bagian Bina Program email : helpdesk@surabaya­eproc. d) Ubah Password • Mengubah password sesuai dengan yang diinginkan.or.id Sekretariat layanan e­Procurement 2008                                                                                                                ~ 36~   . Batal ikut lelang. Jimerto 25­27 Lt.

Pengalaman.key)  & memasukkan  Aanwijzing Menu Data Perusahaan --> Pengadaan atau --> Penawaran PASSPHRASE Menu Data Perusahaan --> Penawaran Cetak Berkas Penawaran Membuat IKP www.surabaya-eproc.Lelang Hasil Pengadaan Menu --> Pengumuman --> Hasil Pengadaan Hasil Pengadaan Menu --> Pengumuman --> Hasil Pengadaan .Alur Lelang Rekanan Telah Registrasi Tidak Register Chek Email Username & Password www.inasign.Pra Online --> Pemasukkan Dokumen Prakualifikasi -->setujui Penawaran  IKP  load kunci publik (nama pemilik.id LOGIN username & PASSWORD Menu Data Perusahaan Pemeliharaan Data Data Umum.or. Peralatan Download Dokumen (KAK/RKS/BQ/Gambar) Lihat Paket Pekerjaan Menu Data Perusahaan --> Pengadaan Pilih Paket Pekerjaan Menu Data Perusahaan --> Pengadaan --> Register Pascakualifikasi Jenis Lelang Prakualifikasi Menu Data Perusahaan --> Penawaran Menu Data Perusahaan --> Pengadaan atau --> Penawaran Aanwijzing Cetak Berkas Pemasukan Dok. Direksi.crt)  pada menu Data Umum.com Tempat di Unit Layanan eProcurement dan sesuai dgn Dok. Klasifikasi Perusahaan. kemudian   load kunci privat (nama pemilik.Lelang Buka Sampul Buka Sampul Tempat di Unit Layanan eProcurement dan sesuai dgn Dok. Data Administrasi. Pemilik. Tenaga Ahli.

Direktur WAJIB DATANG. Identitas yang masih berlaku (KTP/SIM/Paspor). NPWP.Alur IKP & APPROVAL Buka portal IKP www. 5. Apabila Perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas (PT) ditambahkan Pengesahan dari Depart. 4. Jimerto 25-27 Lt.IV Surabaya ~~S e m u a D ok u m e n A s l i d a n 1 C op y ~~ .IV Surabaya KPRI Kemitraan Praktisi Digital Jl. Jimerto 25-27 Lt. Surat Pernyataan (Sekretariat Layanan e-Procurement). 2. 3. Membawa Print-Out Nomor Serial & CD blank atau mengganti biaya CD. co m Klik “I n f r a s t r u k t u r K u n c i P u b l i k ” Pilih “M E N U I K P ” Klik “P e n g a j u an S e r t i f i k a t ” Isi Data Pribadi Klik “C on t i n u e ” Klik “C on t i n u e ” Baca Kebijakan Layanan Proses A P P R O V E Hingga Muncul N O MO R S E R I A L (print-out) 1.terkait. Cek Dokumen di Approval Sekretariat Layanan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya Jl. 6. i n a s i gn . Akta Pendirian/Perubahan/Kuasa Direksi/Kepala Cab. 7.