RANCANG BANGUN LAYANAN UNTUK MEMPEROLEH INFORMASI PUBLIK BERDASARKAN UU NO.

14 TAHUN 2008
1,2,3

Fadli Widyantoro1, Siti Rochimah2, Suhadi Lili3 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus ITS Sukolilo Surabaya, 60119, Indonesia 1 fadliwdt@cs.its.ac.id, 2siti@its-sby.edu, 3suhadi@its.sby.edu

Abstrak Sekarang ini informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang, apalagi hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia. Untuk menumbuhkan kesadaran masyarakat terhadap hak memperoleh informasi perlu dibangun masyrakat sadar informasi. Salah satu upaya untuk mengembangkan masyarakat sadar informasi dengan cara pengelolaan keterbukaan informasi publik. Undang-Undang No.14 Tahun 2008 telah mengatur cara untuk memperoleh informasi publik berdasar pada prinsip cepat, tepat waktu, dan biaya ringan. Oleh karena itu, sebagai penerapan UU No. 14 Tahun 2008 dan untuk menunjang kelancaran permintaan informasi publik perlu dibuatkan adanya layanan yang dapat mengakomodasi permintaan informasi publik kepada badan publik. Tujuan pada Tugas Akhir ini mewujudkan perancangan dan pembangunan layanan permintaan informasi dan dokumen publik dengan menggunakan manajemen dokumen dan manajemen alur kerja. Manajemen dokumen merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan informasi publik dalam bentuk dokumen elektronik. Manajemen alur kerja dapat menyederhanakan birokrasi sehingga menunjang kelancaran dan kemudahan memperoleh informasi publik. Sehingga layanan permintaan informasi dan dokumen publik dapat diimplementasikan menjadi sebuah web elayanan. Kata kunci: alur kerja, informasi publik, e-layanan 1. PENDAHULUAN Bahwa informasi sekarang ini merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Apalagi hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik juga merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik. Oleh karena itu salah satu upaya untuk mengembangkan masyarakat informasi dengan cara pengelolaan informasi publik. Masalah yang timbul adalah bagaimana masyarakat dapat memperoleh Informasi Publik yang dibutuhkan yang didasarkan pada prinsip cepat, tepat waktu, dan biaya ringan. Masyarakat yang membutuhkan Informasi Publik harus mengikuti aturan mekanisme yang ada untuk memperoleh informasi. 1 Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dan/atau dikirim/diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan UndangUndang No.14 Tahun 2008 serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Menurut UU No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) ada lima jenis informasi, yaitu sebagai berikut. [1] 1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala. 2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta. 3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat. 4. Informasi yang dikecualikan. 5. Informasi yang diperoleh berdasarkan permintaan. Untuk menuangkan UU No.14 Tahun 2008 menjadi sebuah sistem yang baik dibutuhkan sarana yang dapat mengelola informasi dalm bentuk dokumen dan dapat menyederhanakan birokrasi. Manajemen dokumen merupakan alat atau sarana untuk mengelola dan menyampaikan informasi publik dalam bentuk

media elektronik dari pihak satu kepada pihak lainnya. Informasi publik tersebut dapat berupa undang-undang, peraturan pemerintah, surat edaran, dan pengumuman. Manajemen alur kerja dapat menyederhanakan birokrasi dalam permintaan informasi publik sehingga menunjang kelancaran dan kemudahan memperoleh informasi publik. Sehingga layanan permintaan informasi dan dokumen publik dapat dibangun menjadi web e-layanan. 2. DASAR TEORI 2.1. Dasar Hukum Dasar hukum pelaksanaan yang digunakan dalam rangka adalah sebagai berikut. 1. Kewajiban Kemdikbud sebagai Badan Publik untuk melaksanakan Undangundang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Seluruh aturan tata cara, hak dan kewajiban pemohon dan badan publik, dan mekanisme memperoleh informasi diatur dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008. 2. Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik [2]. 3. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. 2.2. Proses Bisnis dan E-Layanan Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang melibatkan berbagai pihak yang dirancang untuk menghasilkan keluaran tertentu untuk pelanggan atau pasar tertentu. Proses bisnis menggambarkan hubungan antara pelaku, proses yang dilakukan, dan data yang terlibat dalam urutan tertentu. Proses bisnis dapat digambarkan dengan berbagai cara, misalnya dengan menggunakan flowchart, pemodelan proses bisnis (business process modelling), diagram aliran data ataupun diagram sekuens. Layanan menggambarkan suatu aplikasi yang memanfaatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam area yang berbeda. Di dalam layanan terdapat tiga komponen penting, yakni penyedia layanan, penerima layanan, dan teknologi sebagai penghubung proses pemberian layanan. Sebagai contoh, pada layanan elektronik publik, pemerintah adalah penyedia layanan dan masyarakat atau kalangan bisnis adalah penerima layanan. Teknologi adalah penghubung antara keduanya, seperti internet. Bentuk akomodasi proses bisnis dalam layanan 2

dituangkan dalam suatu manajemen yang disebut manajemen alur kerja (workflow). [3] 2.3. Sistem Manajemen Dokumen Sistem Manajemen Dokumen adalah sistem komputer yang digunakan untuk melacak dan menyimpan dokumen elektronik dan/atau gambar dokumen kertas. Hal tersebut juga mampu melacak berbagai versi yang dibuat oleh pengguna yang berbeda. Sistem Manajemen Dokumen secara umum menyediakan penyimpanan, versioning, metadata, keamanan, serta kemampuan indeks dan penyimpanan. [4] Sistem Manajemen Dokumen yang dipakai adalah yang dimiliki oleh Kemdikbud RI. Pada Sistem Manajemen Dokumen tersebut memiliki fitur dapat menangani beragam jenis template, jenis dokumen, dan jenis format dokumen. 2.4. Sistem Manajemen Alur Kerja Alur kerja dapat diartikan sebagai otomatisasi prosedur dimana dokumen, informasi, atau pekerjaan dilewatkan melalui sejumlah orang menurut aturan tertentu untuk mencapai suatu tujuan. Sistem Manajemen Alur Kerja adalah kumpulan perangkat yang menyediakan dukungan untuk manajemen layanan dari mulai pembuatan alur kerja, menjalankan alur kerja sampai administrasi dan pengawasan proses alur kerja. Sistem Manajemen Alur Kerja mengelola aliran aktifitas, kesesuaian partisipan dengan tugastugas yang bersangkutan serta mengkoordinasikan pengguna dengan partisipan sistem dan sumber daya. Koordinasi tersebut juga mengatur jalannya tugas data dari partisipan satu ke partisipan yang lain sesuai dengan aliran yang sudah ditetapkan. Partisipan harus melakukan aksi atas sumber daya pada saat dibutuhkan. [5] [6] 2.5. Aplikasi Berbasis Alur Kerja Tujuan penggunakan aplikasi berbasis alur kerja diharapkan dapat mengurangi lamanya proses kerja dan juga mengurangi kesalahan manusia yang memang sulit sekali dihindari dalam suatu sistem yang manual. Selain itu, dengan aplikasi berbasis alur kerja penambahan suatu node atau perubahan bisnis proses dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus rcoding aplikasi tersebut. Dengan penerapan aplikasi menjadi berbasis alur kerja aliran-aliran data yang terjadi dapat dimonitor dan sejarahnya dapat tersimpan dalam database.

3. METODOLOGI 3.1. Analisis Definisi analisis adalah penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antarbagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Sedangkan yang dimaksud dengan kebutuhan sistem adalah kebutuhan para pengguna terhadap sistem. Analisis kebutuhan adalah penguraian kebutuhan pengguna dari berbagai sudut pandang untuk menghasilkan semua kebutuhan pengguna secara keseluruhan. 3.1.1. Identifikasi Pemangku Kepentingan Pemangku kepentingan dapat diidentifikasi berdasarkan dua orientasi, yaitu orientasi organisasi dan orientasi fungsi. Tabel 1. Pemangku Kepentingan
No. 1 2 3 4 Pemangku Kepentingan Orientasi Organisasi Orientasi Fungsi Pemohon Pemohon GIM/Helpdesk Petugas KIP PPID PPID Unit Utama Unit Organisasi Kemdikbud

Id KR 3

Kebutuhan Layanan untuk menuliskan capture character pada layar pendaftaran Layanan pengkategorisasian informasi/dokumen Persyaratan dibakukan untuk setiap kategori keterbukaan objek informasi Sistem memudahkan petugas dalam mencari kategori permintaan yang diminta Layanan penyampaian permintaan informasi/dokumen dari PPID kepada Unit organisasi Kemdikbud terkait permintaan yang tidah dapat dipenuhi oleh PPID Layanan penyampaian tanggapan terkait ketersediaan informasi oleh Unit Organisasi Kemdikbud kepada PPID Layanan penyampaian tanggapan oleh PPID, dari Unit Organisasi kepada Petugas KIP terkait ketersediaan informasi Layanan pendistribusian informasi/dokumen kepada pemohon Layanan pengumuman informasi/dokumen pada situs web/portal, media cetak, atau media lainnya Layanan untuk memberikan informasi/dokumen kepada pemohon yang memenuhi persyaratan yang ditentukan Kemdikbud Layanan menyimpan informasi/dokumen ke dalam format elektronik Layanan produksi informasi/dokumen ke dalam CD/DVD Sistem memudahkan petugas dalam memproduksi informasi yang diminta masyarakat

Fungsi

KD 2 KP 2.2

Pemeliharaan Hak akses per kategori

KP 5

KS 8

KS 9

3.1.2.

Ringkasan Kebutuhan
KS 10

Evaluasi Ketersediaan Informasi/Doku men

Kebutuhan tersebut didapatkan dari identifikasi atas tiga domain yang berpotensi memunculkan kebutuhan, yaitu sebagai berikut. 1. Identifikasi proses bisnis yang berlaku saat ini. 2. Identifikasi permasalahan yang ditemui saat ini. 3. Mitigasi resiko. Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan dari semua domain, disusunlah ringkasan kebutuhan yang merupakan pengelompokan kebutuhan sejenis yang dapat mewakili fungsi tertentu dalam sistem. Tabel 2. Ringkasan Kebutuhan
Id KS 2 KP 1 Kebutuhan Layanan pendaftaran pemohon Adanya loket virtual (selanjutnya disebut dengan sistem) yang dapat memudahkan masyarakat dalam meminta informasi publik yang dikelola Kemdikbud Fungsi

KS 5 K M1

K M2

Produksi Informasi/Doku men

Pendaftaran Pemohon

KD 1 KD 4 KP 7.1

Id KP 7.2 KP 7.3 KS 11

Kebutuhan Ketersediaan informasi dan dokumen dalam bentuk elektronik Pendistribusian dokumen secara elektronik Layanan pengisian form tanda terima informasi/dokumen oleh pemohon

Fungsi

Arsitektur Sistem Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik dibangun dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen, Sistem Manajemen Alur Kerja, dan Manajemen Sekuriti yang dimili oleh Kemdikbud RI. Arsitektur sistem dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini.
Sistem Manajemen Alur Kerja Manajemen Sekuriti
Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik

3.2.2.

Diagram Konteks Sistem Berdasarkan ringkasan kebutuhan yang tersusun pada bagian sebelum ini, maka muncullah deskripsi tentang sistem layanan baru yang dapat dimanfaatkan untuk memperbaiki kondisi layanan yang sekarang (meskipun, berdasarkan analisis, layanan yang saat ini berjalan tetap dapat digunakan).
PPID Petugas KIP Hasil verifikasi data pemohon, Pemberitahuan hasil permohonan,

3.1.3.

Sistem Manajemen Dokumen

Hasil verifikasi hak akses pemohon dan pemantauan

Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik

Identitas pemohon, informasi yang diminta. Unit Organisasi Pemohon

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem 3.2. Perancangan 3.2.1. Mekanisme Umum Sistem Gambar 2 berikut ini memperlihatkan mekanisme umum sistem atau loket virtual dalam melayani permohonan masyarakat pemohon. Media utama yang digunakan adalah melalui internet.

Gambar 3. Arsitektur Sistem 3.2.3. Perancangan Proses Secara garis besar proses Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen digambarkan dalam diagram blok Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik berikut ini. Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik terdiri atas delapan fungsi yang membangun sistem, yaitu: 1. Fungsi Pendaftaran Pemohon Informasi/Dokumen; 2. Fungsi Pendaftaran Permintaan Informasi/Dokumen; 3. Fungsi Persetujuan Permintaan Informasi/Dokumen; 4. Fungsi Evaluasi Ketersediaan Informasi/Dokumen; 5. Fungsi Produksi Informasi/Dokumen; 6. Fungsi Pemantauan Status Permintaan (oleh pemohon, petugas KIP, dan PPID); 7. Fungsi Manajemen Proses (Proses Internal); dan 8. Fungsi Pemeliharaan Hak Akses Pemohon terhadap Kategori Permintaan Informasi & Dokumen.

Gambar 2. Mekanisme Umum Sistem 4

Pendaftaran Pemohon Informasi/Dok

Pendaftaran Permintaan Informasi/Dok

Pemeliharaan Hak akses per kategori

Persetujuan Permintaan Informasi/Dok

Pemantauan status permintaan

Evaluasi Ketersediaan Informasi/Dok

Manajemen Proses (Internal sistem)

Dari diagram alur kerja diatas diubah menjadi diagram transisi status dapat dilihat pada Lampiran 1. Kemudian dengan menggunakan kakas Microsoft Visual Studio diubah menjadi diagram transisi status model eksekusi seperti terlihat pada Lampiran 2. 3.3. Implementasi Salah satu contoh implementasi dari halaman verifikasi hak akses oleh petugas KIP yang dibuat dengan menggunakan komponen kakas DevExpress dapat dilihat pada Gambar 6 berikut ini. [7]

Produksi Informasi/Dok

Gambar 4. Diagram Blok Sistem Perancangan Alur Kerja Berdasarkan hasil perancangan proses yang telah dibahas pada subbab sebelumnya, perancangan diagram alir akan diubah bentuk menjadi diagram alur kerja model state. Selanjutnya dirancang alur kerja dalam bentuk bahasa XoML dan ditampilkan dalam kakas Microsoft Visual Studio. Berikut ini ditampilkan salah satu diagram alur kerja. 3.2.4.
Diagram Alir Proses Permintaan Informasi Publik
Publik Petugas KIP PPID

Menentukan kategori informasi

dikecualikan

Kategori informasi?

berdasarkan permintaan

Gambar 6. Halaman Verifikasi Hak Akses Informasi oleh Petugas KIP 4. UJI COBA Dari uji coba yang telah dilakukan mulai dari proses awal hingga akhir melalui rantai proses terpanjang, maka dapat dibuat tabel kesimpulan keberhasilan uji coba berdasarkan atas tujuh fungsi yang membangun sistem sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 3 berikut. Tabel 3. Evaluasi Uji Coba
No. 1 2 Fungsi Fungsi Pendaftaran Pemohon Informasi/Dokumen Fungsi Pendaftaran Permintaan Informasi/Dokumen Fungsi Persetujuan Permintaan Informasi/Dokumen Fungsi Evaluasi Ketersediaan Informasi/Dokumen Fungsi Produksi Informasi/Dokumen Fungsi Pemantauan Status Permintaan Fungsi Manajemen Proses (Proses Internal Hasil Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil Berhasil

Memberitahukan hak akses informasi

Verifikasi hak akses informasi yang diminta

wajib diumumkan berkala, wajib diumumkan serta-merta, wajib tersedia setiap saat B

Mendapatkan hak akses?

butuh pertimbangan lanjut

3 4 5 6 7

Verifikasi hak akses

Memberitahukan hak akses informasi

ditolak

C Memberikan jawaban bahwa informasi dapat diperoleh dari portal atau media cetak

ditolak diterima

Mendapatkan hak akses? diterima B

Memberikan alasan penolakan

Selesai

Gambar 5. Diagram Alur Kerja 5

5. KESIMPULAN Dari hasil pengamatan selama perancangan, implementasi, dan uji coba perangkat lunak, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut.

1. Perancangan layanan dan alur kerja telah dapat diimplementasikan menjadi sebuah prototipe layanan berbasis alur kerja. 2. Layanan yang dibuat dapat menangani permohonan informasi/dokumen publik berdasarkan UU No.14 Tahun 2008. 3. Layanan juga dapat mengakses manajemen dokumen ke dalam Sistem Manajemen Dokumen. 6. DAFTAR PUSTAKA [1] Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik, 2008, Republik Indonesia. [2] Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Republik Indonesia. [3] Lu, J. (2001). Measuring cost/benefits of e-business applications and customer satisfaction, Proceedings of the 2nd International Web Conference,

2930 November, Perth, Australia, 139-47. [4] Kajian Manajemen Konstruksi Alur Kerja, Dokumen Internal Kemdikbud, 2010, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. [5] Microsoft, 2011. Windows Workflow Foundation, <URL:http://msdn.microsoft.com/enus/netframework/aa663328.aspx> [6] Cardoso, J., Sheth, A., dan Mille, J. March 2002. Workflow Quality of Service. Athens: University of Georgia. [7] DevExpress, 2011. Online Documentation, <URL: http://documentation.devexpress.com> 7. DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Diagram Transisi Status Lampiran 2. Diagram Alur Kerja

Lampiran 1. Diagram Transisi Status

A Beri tanda bukti / Memberikan tanda bukti Mengkategorikan [berdasarkan permintaan] / Mendapatkan hak akses Tanda bukti diberikan

Mengkategorikan [ Wajib diumukan berkala Hak akses didapat (Petugas KIP) wajib diumukan serta-merta wajib tersedia setiap saat] / Memberikan pesan Hak akses [butuh pertimbangan lanjut] / Mendapatkan hak akses

Mengkategorikan [Dikecualikan] / Memberikan alasan Hak akses [Diterima] Hak akses [Diterima] Hak akses didapat (PPID) Pesan disampaikan informasi ada pada portal/media cetak B

Hak akses [Ditolak]

Hak akses [Ditolak]

Lampiran 2. Diagram Alur Kerja