Professional Documents
Culture Documents
com
BAB
PENDAHULUAN
Microsoft Access
Diktat ini sebagai referensi dalam perancangan dan penggunaan tabel, query, formulir, report, macro dan modul pemrograman Microsoft Access 97. Dengan mengetahui cara penggunaan fasilitas ini akan memenuhi kebutuhan manajemen database Anda. Microsoft Access merupakan program yang serbaguna, dan merupakan sistem manajemen database relational yang berbasis windows. Dalam kehidupan sehari-hari, Microsoft Access sangat sesuai untuk mengelola berbagai informasi seperti informasi kepegawaian, penjualan, inventory, dan lain sebagainya. Microsoft Access adalah software database dan pemrograman visual yang sangat handal untuk sistem manajemen database relasional (Relational Database Management System / RDBMS). Sebelum Anda menggunakan Microsoft Access, ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan dalam merancang / mendesain database Anda. Perancangan database yang baik adalah bagaimana database yang Anda desain bekerja secara efektif, akurat dan efisien. Ada beberapa langkah dasar dalam perancangan database, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Apa Tujuan Database yang Anda buat Tentukan tabel-tabel yang diperlukan dalam Database Tentukan field-field yang diperlukan dalam Tabel Identifikasi field-field yang memiliki nilai unik Tentukan relasi / hubungan relasi antar tabel Buatlah desain database Anda Masukkan data dan buatlah obyek-obyek database lainnya (Table, Query, Form, Report dan Modul)
Untuk membangun aplikasi, Microsoft Access mempunyai tujuh kelas obyek yang merupakan blok pembentuk aplikasi : Database Microsoft Access mengelola data dan informasi yang saling terkait, juga mengelola semua yang berkaitan dengan data dan informasi, seperti query, form,report, makro dan modul program. Tabel adalah Obyek di mana data sesungguhnya disimpan Query adalah obyek yang digunakan untuk menerima informasi (berformat seperti tabel) dari satu tabel atau lebih Form adalah interface di mana pengguna berinteraksi dengan data. Form digunakan untuk memasukkan, menyunting dan menampilkan data Report digunakan untuk mengakses dan mencetak data dalam tata letak khusus, dan mempunyai kemampuan performa total dan kalkulasi terhadap sekelompok data terkait Macro adalah rangkaian aksi yang didefinisikan untuk mengotomasi tugas/pekerjaan yang sering dilakukan Modul adalah prosedur yang dibuat dengan Visual Basic for Application (VBA) untuk aplikasi berdaya guna yang tidak terpenuhi oleh Macro atau obyek lain.
Microsoft Access merupakan bagian dari paket Microsoft Office dan dioperasikan di bawah sistem operasi windows. Versi-versi Microsoft Access yang sudah beredar adalah versi 1.0, 2.0, 95 dan 97. Dengan microsoft access diharapkan dapat memberikan informasi bagi pengambil keputusan (decision maker) secara cepat dan akurat.
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 1
tarjianto.wordpress.com
Membuat Database
Ada 2 (dua) metoda untuk membuat database, yaitu : Blank Database Metoda ini lebih fleksibel karena anda bisa mendefinisikan sendiri tabel, form, report dan obyekobyek lainnya. Database Wizard Metoda ini akan memandu anda dalam pembuatan tabel, form dan report untuk jenis database yang anda pilih yang sudah tersedia dalam Microsoft Access
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 2
tarjianto.wordpress.com
Membuat Tabel
Seperti telah diterangkan di atas, bahwa tabel adalah obyek di mana data sesungguhnya disimpan. Tabel terdiri atas baris dan kolom. Setiap baris disebut record dan setiap kolom berisi elemen informasi yang berbeda, disebut field. Sebagai ilustrasi, perhatikan contoh tabel pegawai berikut : Fields
Records
Gambar 1-3 : Tabel Karyawan Langkah-langkah pembuatan Tabel : 1. Klik tab Table pada Windows Database (Gambar 1.2), kemudian klik tombol New 2. Klik Ganda Design View pada kotak dialog berikut :
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 3
tarjianto.wordpress.com
4. Definisikan field yang merupakan Primary Key (kunci utama) dalam hal ini adalah field NIP. NIP merupakan field primary key / kunci utama, karena sifatnya unik artinya tidak mungkin ganda dan mewakili secara menyeluruh terhadap entity karyawan, dan setiap karyawan selalu punya nomor induk. 5. Simpan Tabel dengan nama tblKaryawan. Masukkan data Tabel Karyawan di atas (Gambar 1-3).
Date/Time Jenis data Date/Time digunakan untuk menampung data tanggal atau jam. Format tanggal atau jam dapat disesuaikan dengan format indonesia dalam Regional setting Panel Kontrol Windows 95. Currency Jenis data Currency digunakan untuk menampung data bilangan. Biasanya jenis data ini digunakan untuk bilangan uang yang mempunyai presisi hingga 15 digit desimal. Format mata uang dapat disesuaikan dengan format indonesia dalam Regional setting Panel Kontrol Windows 95. AutoNumber Jenis data AutoNumber digunakan untuk membuat field yang secara otomatis akan memasukkan bilangan pada saat menambahkan data baru/record. Bilangan yang dihasilkan field ini bersifat unik, tidak mungkin ada data yang sama. Yes/No Jenis data Yes/No digunakan untuk menampung salah satu keadaan dari dua kemungkinan, yaitu Yes atau No, -1 atau 0 OLE Object Jenis data OLE (Object Link and Embedded) digunakan untuk menyimpan obyek OLE, file dokumen, gambar atau file lainnya yang dibuat dalam program lain. Hyperlink Jenis data Hyperlink digunakan untuk menampung data text atau gabungan text dan angka yang disimpan sebagai text dan digunakan sebagai alamat hyperlink. Biasanya alamat hyperlink ini digunakan pada internet. Lookup Wizard Jenis data ini dapat digunakan untuk membuat field yang menampilkan daftar pilihan dalam kotak daftar (combo box).
Setelah mengetahui terlebih dahulu jenis-jenis data di atas, Anda dapat melakukan pengisian data ke dalam tabel dan penyuntingan terhadap tabel yang telah dibuat, seperti : mengurutkan data (sort), menambah data, menghapus data, dan sebagainya. Lihat ilustrasi berikut ini.
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 4
tarjianto.wordpress.com
sort, filter, or find record edit, check, spelling or print Add or Delete record
Switch view
Analisis Tabel
Perhatikan tabel berikut ini : Tanggal 05-02-1999 20-03-1999 25-03-1999 29-03-1999 02-04-1999 08-04-1999 17-04-1999 28-04-1999 02-04-1999 NoLgn 1002 1001 1003 1003 1001 1001 1002 1003 1002 Nama Yunus Rahmat Budiman Budiman Rahmat Rahmat Yunus Budiman yunus Alamat Bandung Yogyakarta Jakarta Jakarta Yogyakarta Yogyakarta Bandung Jakarta Bandung Jlh Tagihan 250,000.00 350,000.00 275,000.00 550,000.00 225,000.00 325,000.00 275,000.00 420,000.00 275,000.00
Tabel di atas berisi duplikasi informasi sehingga NoLgn, Nama dan Alamat ditulis berkali-kali. Apabila suatu ketika terjadi perubahan nama atau alamat langganan misalnya, maka harus mengganti di semua record yang mengandung hal tersebut. Bila ada yang terlewat maka informasi tersebut tidak konsisten lagi. Untuk mengatasi masalah tersebut maka tabel di atas harus dibagi ke dalam tabel-tabel terpisah di mana setiap jenis informasi disimpan hanya sekali. Hal tersebut akan membuat database lebih efisien dan lebih mudah untuk diupdate serta mengurangi ukurannya.
Tabel tagihan tersebut dapat kita bagi dua, yaitu Tabel Langganan dan Tabel Tagihan berikut ini: Tabel Langganan NoLgn Nama Alamat 1001 Rahmat Yogyakarta 1002 Yunus Bandung 1003 Budima Jakarta n Tabel Tagihan Tanggal Jlh Tagihan 20-03-1999 350,000.00 02-04-1999 225,000.00 08-04-1999 325,000.00 05-02-1999 250,000.00 17-04-1999 275,000.00 02-05-1999 275,000.00 25-03-1999 275,000.00 29-03-1999 550,000.00 28-04-1999 420,000.00
NoLgn 1001 1001 1001 1002 1002 1002 1003 1003 1003
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 5
tarjianto.wordpress.com
melakukannya Anda dapat membuat Query, Form dan Report untuk mebnampilkan informasi dari beberapa tabel berbeda dalam satu saat. Sebagai contoh perhatikan Form Tagihan berikut :
Tabel Langganan
Tabel Tagihan
Tabel Tagihan Tanggal Jlh Tagihan 20-03-1999 350,000.00 02-04-1999 225,000.00 08-04-1999 325,000.00 05-02-1999 250,000.00 29-03-1999 550,000.00 28-04-1999 420,000.00
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 6
tarjianto.wordpress.com
No_Ang A001 A001 A002 A002 A002 A003 A004 A004 A005 A005
Nama Sri Hartati Sri Hartati Sukmawati Sukmawati Sukmawati Deliani Saefudin Saefudin Agung Agung
No_Buku B001 B002 B001 B002 B005 B002 B005 B001 B002 B003
TG_PJ 26-05-1999 26-05-1999 18-03-1999 22-03-1999 26-05-1999 25-03-1999 17-04-1999 20-04-1999 18-03-1999 18-03-1999
No_Buku B001 B001 B001 B002 B002 B002 B002 B003 B005 B005 B005 B006
Tabel Buku Judul Pengarang Ms Access 97 Faisal Amir Ms Access 97 Faisal Amir Ms Access 97 Faisal Amir Delphi Suhandoko Delphi Suhandoko Delphi Suhandoko Delphi Suhandoko Visual Basic Zianto Visual Foxpro M. Fauzan Visual Foxpro M. Fauzan Visual Foxpro M. Fauzan MIS A. Mizan
No_Ang A001 A002 A004 A001 A002 A003 A005 A005 A002 A004 A009 A007
Gambar 1-11: Relasi banyak ke banyak Relasi di atas mungkin membingungkan, karena kelihatannya seperti relasi satu ke banyak. Perhatikan kolom No_Ang pada Tabel Buku ditulis beberapa kali. Untuk menggabungkan dua tabel tersebut dibutuhkan field bersama. Tetapi field No_Buku pada tabel Anggota menghasilkan beberapa record yang berisi data sama. Misalnya record yang berisi anggota Sri Hartati ditulis dua kali, yaitu untuk setiap Buku yang dia pinjam. Tabel yang terlihat pada Gambar di atas sangat tidak efisien untuk ruang penyimpanan. Kalimat Ms Access 97, Delphi, Visual Basic dan Visual Foxpro ditulis beberapa kali pada tabel Buku. Juga apabila suatu ketika data di-update, lebih dari satu record yang harus diubah. Untuk menghubungkan dua tabel tersebut, Anda harus menyusun kembali tabel di atas dan menambahkan tabel ketiga (Junction Table) sebagai penghubung. Gambar di atas akan disusun kembali menjadi lebih efisien seperti gambar brikut ini :
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 7
tarjianto.wordpress.com
Tabel Anggota No_Ang Nama Alamat A001 Sri Hartati Kopo 217 A002 Sukmawati Cijerah 23 A003 Deliani Buah Batu 5 A004 Saefudin Anggrek 10 A005 Agung Cicadas 14
J_Pinjam 2 3 1 2 2 Tabel Buku No_Buku Judul B001 Ms Access 97 B002 Delphi B003 Visual Basic B004 Ms Office B005 Visual Foxpro B006 MIS B007 Ms Word B008 Ms Excel
Tabel Pinjam No_Ang No_Buku TG_PJ A001 B001 26-05-1999 A001 B002 26-05-1999 A002 B001 18-03-1999 A002 B002 22-03-1999 A002 B005 26-05-1999 A003 B002 25-03-1999 A004 B005 17-04-1999 A004 B001 20-04-1999 A005 B002 18-03-1999 A005 B003 18-03-1999
Pengarang Faisal Amir Suhandoko Zianto Syahwildan M. Fauzan A. Mizan Thamrin Sudradjat
Nip Gaji Pokok 58380331 750.000,00 58380543 1.500.000,00 58380555 600.000,00 58380600 500.000,00 Gambar 1-13: Relasi satu ke satu
Mendefinisikan relasi
Anda dapat mendefinisikan relasi dengan menambahkan tabel yang akan direlasikan ke windows relationship, kemudian men-drag field kunci dari tabel yang satu dan men-drop nya pada field kunci dalam tabel yang lain. Jenis relasi yang dibuat oleh Microsoft Access tergantung bagaimana field-field yang berelasi didefinisikan : Relasi satu ke banyak dibuat jika hanya satu field berelasi merupakan kunci utama (primary key) atau mempunyai unique index. Relasi satu ke satu dibuat jika kedua field yang berelasi merupakan primary key atau mempunyai unique index. Relasi banyak ke banyak yang sebenarnya adalah dua relasi satu ke banyak dengan tabel ke tiga yang berisi dua field primary key yang juga merupakan foreign key dari dua tabel berbeda.
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 8
tarjianto.wordpress.com
LATIHAN - I
Perhatikan tabel Langganan dan Tagihan berikut ini : Tabel Langganan NoLgn Nama Alamat 1001 Rahmat Yogyakarta 1002 Yunus Bandung 1003 Budima Jakarta n Tabel Tagihan Tanggal Jlh Tagihan 20-03-1999 350,000.00 02-04-1999 225,000.00 08-04-1999 325,000.00 05-02-1999 250,000.00 17-04-1999 275,000.00 02-05-1999 275,000.00 25-03-1999 275,000.00 29-03-1999 550,000.00 28-04-1999 420,000.00
NoLgn 1001 1001 1001 1002 1002 1002 1003 1003 1003
Buatlah file database baru LATIH1.MDB Jalankan program Microsoft Access 97 Pilih Blank Database tekan tombol OK Ketik LATIH1 pada folder New Documents perhatikan di layar terlihat windows database LATIH1 yang terdiri dari tab Tables, Queries, Forms, Reports, Macros dan Modules seperti berikut:
Buatlah tabel Langganan dan Tagihan di atas dengan struktur sebagai berikut: Field Name NoLgn Nama Alamat Data Type Text Text Text Field Size 4 20 30
Klik tombol New pada Windows Database LATIH1 Pilih Design View , klik tombol OK Ketik field name untuk tabel langganan seperti pada struktur di atas Tempatkan kursor pada field NoLgn (NoLgn besifat unik) klik tombol Primary Key (berlogo Kunci) pada toolbar menu Simpan tabel dengan nama Langganan Keluar dari tabel langganan dengan perintah menu File, lalu pilih Close
Tugas Anda selanjutnya membuat tabel Tagihan dengan struktur sebagai berikut : Field Name NoLgn Tanggal Jlh Tagihan Data Type Text Date/Time Number Field Size 4 Long Integer Format Medium Date Standard
Ulangi cara di atas untuk membuat tabel Tagihan tetapi dalam tabel ini tidak ada field yang unik. Membuat relasi satu ke banyak antar tabel Langganan dan Tagihan klik menu Tool, Relationship klik tombol Show Tables (berlogo ) double klik Langganan dan Tagihan klik tombol Close
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 9
tarjianto.wordpress.com
Drag NoLgn pada tabel Langganan ke NoLgn pada tabel Tagihan. Klik Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Records lalu tekan tombol Create Perhatikan jendela relationship sbb:
Memasukkan data ke dalam tabel pada windows database, pilih tabel Langganan Klik tombol Open Masukkan data tabel Langganan di atas Dengan cara yang sama, ulangi cara di atas untuk memasukkan data tabel tagihan
TUGAS
a. b. c. d. Buat file database TUGAS-1.MDB Buat tabel Anggota,Buku dan Pinjam berikut ini, Definisikan field mana saja yang merupakan field unik Buat relasi antar tabel Tabel Anggota Nama Alamat Sri Hartati Kopo 217 Sukmawati Cijerah 23 Deliani Buah Batu 5 Saefudin Anggrek 10 Agung Cicadas 14 Tabel Buku Judul Ms Access 97 Delphi Visual Basic Ms Office Visual Foxpro MIS Ms Word Ms Excel Tabel Pinjam No_Buku TG_PJ B001 26-05-1999 B002 26-05-1999 B001 18-03-1999 B002 22-03-1999 B005 26-05-1999 B002 25-03-1999 B005 17-04-1999 B001 20-04-1999 B002 18-03-1999 B003 18-03-1999
J_Pinjam 2 3 1 2 2
Pengarang Faisal Amir Suhandoko Zianto Syahwildan M. Fauzan A. Mizan Thamrin Sudradjat
No_Ang A001 A001 A002 A002 A002 A003 A004 A004 A005 A005
Microsoft Access 97
BAB-I Hal : 10