A.

JENIS-JENIS PENGGUNAAN DAIRY PRODUCT KHUSUSNYA FOOD AND BEVERAGE PADA HOTEL Daily Store Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store. Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini; 1. Makanan yang cepat rusak (perishable). 2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product). 3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food). 4. Makanan jenis sembako (groceries). 5. Jenis minuman (beverages). Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable) Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak. Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini disebut dengan chilled room. Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar : 1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubanglubang agar udara bebas masuk. 2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.

3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan pendingin. 4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya tahan sayuran tersebut. 5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

Makanan Jenis Dairy Product Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).

Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood) 1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang bersih. Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin. Makin rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan. Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak. Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu ruangan sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak boleh dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.

2. Penyimpanan Ikan Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar. Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan. Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya. Temperatur diatur hingga sedikit di atas titik beku. Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer. Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.

Makanan Jenis Sembako (Groceries) Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius. Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masingmasing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini. Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan sangat jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan, petugas gudang segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang keberadaan barang tersebut agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur, mungkin untuk dijual kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau untuk menu di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode FIFO (first in first out).

Jenis Minuman (Beverage) Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah: 1. Soft Drink Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius. 2. Hard Liqour Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier,

Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam keadaan fresh dan tidak cepat rusak. 3. Wine/Champagne Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi. Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal atau logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman

yang tutup botolnya terbuat dari metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini lebih kuat menahan tekanan dari dalam botol.

B. MEMBANDINGKAN, MENDESAIN, DAN MENYIMPULKAN BAGAN ALUR PROSEDUR PENGGUNAAN DAIRY PRODUCT KHUSUSNYA FOOD AND BEVERAGE PADA HOTEL Bagian yang terlibat: 1. 2. 3. Departemen Gudang Cost control

Dokumen yang digunakan 1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebaban biaya departemen 2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar dan sisa barang 3. Cardex, adalah kartu barang yang meyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat control oleh cost control Laporan yang Dihasilkan 1. 2. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makan dan minuman Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard 3. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost 4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perdandingan antara total sales dengan total cost

Prosedur Penggunaan Persediaan 1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang 2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian meyerahkan barang dan meminta tanda tangan terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagain gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut: 3. Cost control, sebagai dasar untuk mencatat pada cardex Gudang Departemen yang memerlukan barang sebagai arsip

Gudang akan memcatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan SR

Bagan Alur - Penggunaan Persediaan

Departemen

Gudang

Cost Control

SR SR

SR

Barang
A

Barang

Bincard

Cardex

Keterangan : SR = storeroom requisition

C. MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENGGUNAAN DAIRY PRODUCT KHUSUSNYA FOODS AND BEVERAGE PADA HOTEL PENGGUNAAN PERSEDIAAN Pengguaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada akhir setiap periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang digudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang. Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah: Biaya departemen Persediaan Potensial Kos Potensial kos merupakan pengembangan dari system point of sale dalam mengkalkulasi penjualan makan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep tertua dalam prosedur pengendalian makan dan minuman. Potensial kos menghitung potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang dikelurakan. Potensial kos dibagi menjadi 2, yaitu: 1. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena kos minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang diharapkan 2. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis) kos makan per hari belum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makan baru bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makan yang disediakan Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos persatuan, diperoleh total kos 2. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual persatuan, diperoleh penjualan potensial (potential sales) xxx xxx

3.

Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, dikalikan 100%, maka akan diperoleh persentase potensial kos minuman per item Perhitungan potensial kos makan lebih kompleks dari pada penghitungan kos minuman,

dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing itrm menu dan harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait dengan penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transfer makanan antar outlet, dan penyesuaian lainnya. Menu yang dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan berdasarkan kos standar. Contoh: Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2004 masing-masing 10 dan 20 gelas, dimana kos masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000. Harga jual per gelas adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung potensial kos dari masing-masing minuman pada tanggal tersebut. Vodka Total kos = 10 x 25.000 = 250.000 Penjualan potensial = 10 x 50.000 = 500.000 Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50% Scotch Total kos = 20 x 30.000 = 600.000 Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000 Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%