MELAKUKAN PROSES ADMINISTRASI TRANSAKSI

PDG.OO 02.034.01

PELAJARAN 1 ADMINISTRASI PENJUALAN

TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Siswa dapat memahami Administrasi Penjualan 2. Siswa dapat menyelesaikan administrasi transaksi dengan secara manual dan Komputer penjualan

ADMINISTRASI TRANSAKSI PENJUALAN

Dalam kegiatan penjualan ada beberapa hal yang harus dilakukan dan dicatat sebagai bahan acuan untuk mengevaluasi hasil penjualan, sebagai alat ukur untung/rugi dari transaksi yang dilakukan

A. Pengertian Administrasi
Administrasi secara harfiah berasal dari Bahasa Belanda, yaitu ad dan ministratie yang artinya melakukan kegiatan catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan dan sebagainya. Sedangkan menurut beberapa ahli pengertian administrasi (administration = Inggris) adalah sebagai berikut : Menurut H.A. Simon, administrasi adalah suatu kegiatan dari suatu kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Menurut Leonard D White, administrasi adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara, swasta, sipil atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan.

B. Ciri-ciri Administrasi
Ciri-ciri administrasi antara lain :
1. 2. 3. 4. 5. adanya sekelompok orang, adanya kerjasama dari sekelompok orang, adanya tujuan yang harus dicapai, adanya proses kegiatan usaha, dan adanya aspek bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan.

C. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi

Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti : menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya. Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

D. Jenis-Jenis dan Manfaat Transaksi 1. Jenis-jenis transaksi

Transaksi rutin yang terjadi di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu : 1)Transaksi internal adalah transaksi yang melibatkan hanya bagian-bagian di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian di dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor. 2)Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang, dan semua transaksi/perjanjian dengan pihak lain.

2. Manfaat Bukti Transaksi Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.

E. Bentuk administrasi penjualan (Transaksi Eksternal) :

Surat Pesanan atau Purchase Order (PO) Buku Daftar Persediaan Barang Kartu Stok Barang Buku Penjualan Tunai Nota Faktur Laporan Hasil Penjualan, dan bukti-bukti transaksi lainnya.

Contoh Bukti Transaksi Eksternal antara lain :

ad. 1.1. Surat Pesanan (PO)
CONTOH FORMAT :
PD. BUN LIE Jl. Hangmoi No. 18 Singkawang Timur, (0562) 639753 Kalimanta Barat SURAT PESANAN
Kepada Yth. : Bui Sui Semarang.

No.
1 2

Jumlah Barang
1 Unit 1 Unit

Nama Barang
AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Indoor) 1 PK AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Outdoor) 1 PK

Disc 0,00% 0,00%

Brutto Netto

Harga 1.550.000,00 1.550.000,00

3.100.000,00 3.100.000,00

Terbilang : Tiga Juta Seratus Ribu Rupiah

Singkawang, 18 September 2012 Hormat Kami, Ket. : 2 Item ( Lie Fui ) Bagian Pembelian

Pesanan Penjualan/Pengantar Barang (Sales Order = SO)

adalah salinan dari surat pesanan (Purchase Order/PO) yang dibuat oleh penjual atau perusahaan tempat memesan barang. Bentuk surat pesanan penjualan adalah sebagai berikut :
PD. SINAR MITRA Jl. Alianyang No. 234 Semarang, (026) 5303454 PESANAN PENJUALAN No. SO : SO.400030203 PO : 102 No.
1 2

Kepada Yth. : Lie Fui Singkawang

Jumlah Barang
1 Unit 1 Unit

Nama Barang
AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Indoor) 1 PK AC Ceiling Changhong KF 26 DWA (Outdoor) 1 PK

Disc 0,00% 0,00% Brutto Netto

Harga 1.550.000,00 1.550.000,00 3.100.000,00 3.100.000,00

Terbilang : Tiga Juta Seratus Ribu Rupiah

Semarang, 26 September 2012 Hormat Kami, Ket. : 2 Item ( Bui Sui ) Manajer Pemasaran

Ad.1.2. BUKU DAFTAR PERSEDIAAN BARANG

adalah buku yang berisi catatan mengenai persediaan atau stock barang yang ada di dalam penyimpanan perusahaan dan tersedia untuk dijual. Contoh Buku Daftar Persediaan Barang : DAFTAR PERSEDIAAN BARANG
No. Kode Barang FAAC Nama Barang Persediaan Awal 4 Kodi Harga Beli/unit ( Rp ) 45.000,00 Harga Jual/unit ( Rp ) 150.000,00

1.

Celana Panjang (Levis 501)

ad.1.3. KARTU STOCK

adalah kartu yang berisi daftar barang dengan jenis dan jumlah tertentu untuk setiap barang yang ada di dalam perusahaan dan tersedia untuk dijual. Contoh Kartu Stok : Nama Barang : Celana Panjang (Levis 501) Kode Barang : FAAC

No. 1.

Uraian Pembelian tgl. 5 September 2012

Persediaan 4 Kodi

Terjual 3 Kodi

Sisa 1 Kodi (20)

ad.1.4. BUKU PENJULAN TUNAI

Buku yang mencatat semua penjualan atas barang-barang perusahaan yang tersedia untuk dijual.
No Tanggal 1. 2/10 12 Nama Barang Mesin Air (Fujiyama) Harga Satuan Rp 325.000,00 Jumlah Jumlah Terjual Harga 3 Unit Rp 975.000,00

Jumlah Penjualan Seluruhnya

Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar aslinya berwarna putih utk pembeli & lembaran kedua atau copynya disimpan penjual.
TOKO ......... Jl. ......................... Singkawang NOTA KONTAN No . Nomor Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah Singkawang, ...................2012

ad.1.5. NOTA

Jumlah

1. Nota kredit (Credit Memo)

Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.

2. Nota debet (Debit Memo )

Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.

ad.1.6. FAKTUR (Invoice)

Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

Hal-hal yang harus dimuat di dalam Faktur antara lain :

1. 2. 3. 4. 5. 6. Nama dan alamat penjual Nomor faktur Nama dan alamat pembeli Tanggal pemesanan Tanggal pengiriman Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

ad.1.6. LAPORAN PENJUALAN

LAPORAN HASIL PENJUALAN
Tgl Surat Bukti Kode Barang Banyaknya Jumlah Satuan Nama Barang Harga Jual Satuan ( Rp ) Jumlah ket

Daftar Persediaan Barang

Nilai Kode Persediaan Harga Tgl Pembelian Penjualan persediaan Barang Awal Beli Awal Saldo Akhir Nilai Persediaan Akhir

TOTAL

Bukti-bukti transaksi lainnya :

1. Kuitansi (Official Receipt)
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (Sus/bonggol kuitansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain : 1. Nama yang menyerahkan uang 2. Jumlah uang yang dibayarkan 3. Tanggal penyerahan uang 4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang

2. Cek (Cheque)
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro. Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

3. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

4. Rekening Koran Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

KERJAKAN SOAL-SOAL LATIHAN BERIKUT INI !

1. Apa yang dimaksud dengan administrasi dan transaksi! 2. Sebutkan dan jelaskan unsur-unrur yang terkibat dalam administrasi! 3. Buatlah kuitansi dan sebutkanlah bagian-baiannya! 4. Mengapa kegiatan transaksi sangat penting bagi suatu perusahaan! 5. Hal-hal apa yang harus ada di dalam isi Surat Pesanan!

JANGAN LUPABELAJAR DI RUMAH YA.........