BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Masalah Teknologi Informasi (TI) kini berkembang pesat, hal ini memacu manusia untuk berpikir lebih maju dan praktis. Manusia menginginkan segala sesuatu dilaksanakan dengan cepat dan tepat. Dengan alasan itulah perusahaan menggunakan teknologi komputer sebagai alat bantu manusia dalam melakukan aktifitasnya. Teknologi Komputer makin banyak digunakan, mengingat semakin rumitnya proses pengolahan data, dan untuk mempermudah proses-proses yang dilakukan, maka dibuat suatu perencanaan sistem yang mengacu pada pengolahan data secara efisien dan efektif yang diimplementasikan pada suatu program dengan tujuan agar para pengguna dapat mudah dalam pengolahan data untuk mendapatkan suatu informasi yang cepat dan tepat. Dari uraian diatas, merasakan bahwa pengolahan data-data yang ada pada sistem masih terdapat suatu keterbatasan dalam pendisposisian surat pada Biro Umum Sekretariat Daerah (SETDA) Provinsi JATIM akan menghambat dalam pengerjaan tugas. Untuk mengatasi hal tersebut, akan diperlukan perubahan secara menyeluruh terhadap keterbatasan sistem yang ada menjadi sistem kerja yang sedikit dinamis. Pada Biro Umum SETDA Provinsi JATIM adalah salah satu instansi pemerintahan yang terletak di Jl. Pahlawan No.110 Surabaya yang mempunyai tugas pokok yaitu mewakili segala urusan yang terkait dengan Gubernur sesuai dengan Perda Nomor 20 tahun 2000. Sistem pendisposisian surat pada Biro Umum SETDA Provinsi JATIM masihlah kurang sempurna. Pendisposisian kurang dinamis, seperti penambahan pada tujuan dan klasifikasi surat dan juga laporan disposisi surat. Jika terdapat penambahan pada tujuan atau klasifikasi pada disposisi surat, harus memanggil programmer untuk menambah datanya, sehingga akan memakan waktu lama dan menambah biaya. Dalam hal pembuatan laporan, pada Biro Umum SETDA

Provinsi JATIM ini belum terdapat sistem pelaporan, sistem yang ada disana hanya sistem searching saja, yaitu hanya mencari surat yang dicari kemudian mengetahui status dari surat tersebut, apakah sudah terdiposisi ataukah tidak. Sistem pengembangan pendisposisian surat yang dibuat ini diharapkan dapat menutupi kekurangan atau permasalahan yang ada, yaitu dapat mempercepat dalam proses pendisposisian surat dan itu dapat memberikan sebuah laporan atau informasi yang dibutuhkan pada instansi tertentu. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, dapat diperoleh suatu rumusan masalah, yaitu : 1. Bagaimana pembuatan sistem informasi pendisposisian surat yang dapat menambah tujuan dan klasifikasi surat. 2. Bagaimana pembuatan sistem yang dapat memberikan suatu informasi surat yang masuk perharinya atau informasi asal surat yang sudah masuk dalam pendisposisian surat. 1.3. Batasan Masalah Batasan masalah dalam pembuatan sistem pendisposisian surat ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem dibuat dengan platform berbasis web dan menggunakan database Mysql dalam pembuatan sistem pendisposisian surat, dengan menggunakan bahasa pemograman PHP. 2. 3. keseluruhan. 1.4. Tujuan Adapun Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi Pendisposisisn Surat ini adalah sebagai berikut: Sistem ini hanya mengolah disposisi surat Sistem ini menampilkan data laporan surat masuk dengan menampilkan disposisi surat yang dibutuhkan. masuk pada tanggal tertentu, informasi jumlah surat masuk dan total surat

1.

Membuat sebuah sistem yang dinamis, yaitu dapat menambahkan

tujuan dan klasifikasi dalam pendisposisian surat. 2. Membuat sebuah sistem yang dapat memberikan informasi surat yang masuk perharinya atau informasi asal surat yang sudah masuk dalam pendisposisian surat. 1.5. Manfaat Kontribusi yang pendisposisian surat adalah: 1. 2. 3. Pihak Biro Umum dan pihak luar Biro Umum dapat mengetahui informasi disposisinya dengan cepat. Mempermudah proses penambahan data master seperti tujuan, kota, asal ataupun klasifikasi surat. Pihak Biro Umum dapat informasi mengenai jumlah surat dispsisi yang masuk pada hari yang diminta dan juga mendapatkan informasi berdasarkan asal surat yang masuk, apakah surat tersebut terdisposisi ataukah belum. 1.6. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan terdiri dari dalam lima bab, yaitu pendahuluan, gambaran umum perusahaan, landasan teori, deskripsi pekerjaan dan pembahasan serta penutup. Berikut penjelasan masing-masing bab beserta sub bahasannya : BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini berisi tentang hal yang menjadi latar belakang permasalahan, inti dari permasalahan disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan masalah dari sistem yang dibuat agar tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan dari penelitian ini diharapkan mendapatkan pengalaman dan hasil yang dicapai. BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Pada bab ini berisi tentang gambaran umum atau sejarah daripada Biro Umum SETDA Provinsi JATIM SURABAYA serta struktur organisasinya. diharapakan dalam pembuatan sistem aplikasi

BAB III : LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi konsep dasar atau teori-teori yang terkait dalam pembuatan Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis WEB Studi Kasus Biro Umum SETDA Provinsi JATIM yakni tentang platform WEB, Interaksi Manusia, disposisi surat dan lainnya yang berguna untuk memecahkan masalah di Biro Umum SETDA Provinsi JATIM Surabaya. BAB IV : DESKRIPSI KERJA PRAKTEK Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem saat ini dan sistem yang akan dibuat, pada umunya dibentuk dalam document flow dan system flow. Dibahas juga tentang rancang database dari sistem yang dibuat, struktur table, dan desain input-output, dapat digambarkan dalam bentuk entity relationalship diagram (CDM-PDM) dan desain form. BAB V : PENUTUP Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari perancangan yang dibuat terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada pada Biro Umum SETDA Provinsi JATIM.