Garth N.

Jone berasumsi perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas. Terry (1975) berpendapat, perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Kaufman mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan secara sah dan berdaya guna. Harjanto mengatakan perencanaan merupakan proses untuk menentukan kemana harus melangkah dan mengidentifikasi berbagai persyaratan yang dibutuhkan dengan cara efektif dan efesien. Soekartawi (2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia. Prajudi Atmusudirjo, perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa, dan bagaimana.

Pengertian perencanaan juga dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie & Kurniawan,2005) Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari. Dari beberapa defenisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Perencanaan adalah suatu proses perumusan langkah yang akan diambil serta penentuan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan atau proyek yang akan dikerjakan di masa yang akan datang demi tercapainya tujuan yang dikehendaki.

Dalam setiap organisasi, perencanaan disusun dalam suatu hierarki yang sejajar dengan struktur organisasi. Pada setiap hierarki umumnya perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu : Menetapkan tujuan yang akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah. Sebagai alat untuk mencapai perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi Adapun fungsi yang lebih spesifiknya adalah sebagai berikut : Menjelaskan secara tepat tujuan-tujuan serta cara-cara mencapai tujuan. Sebagai pedoman bagi semua orang yang terlibat dalam organisasi pada pelaksanaan rencana yang telah disusun. Merupakan alat pengawasan terhadap pelaksanaan program. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan segala sumber daya yang dimiliki organisasi. Memberikan batas-batas wewenang dan tanggung jawab setiap pelaksanaan, sehingga dapat meningkatkan kerja sama/koordinasi. Menetapkan tolok ukur (kriteria) kemajuan pelaksanaan program setiap saat.

Ada 4 tahap langkah perencanaan dan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan pada semua tingkat di dalam organisasi. Langkah 1 : Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan tentang apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh suatu organisasi atau sub unit. Langkah 2 : Definisikan situasi saat ini. Berapa jauhkah organisasi atau sub unit itu dari sasaran-sasarannya ? Sumberdaya apakah yang tersedia untuk mencapai sasaran tersebut ?. Hanya setelah keadaan sekarang dianalisis, maka rencana dapat disusun untuk membuat rencana selanjutnya. Langkah 3 : Identifikasi hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan-tujuan. Faktor-faktor apa dalam lingkungan internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai sasarannya ? Faktor-faktor apa yang mungkin menimbulkan masalah ? Langkah 4 : Kembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan. Langkah terakhir dari proses perencanaan melibatkan berbagai alternatif arah tindakan untuk mencapai sasaran yang di inginkan, mengevaluasi alternatifalternatif yang ada dan memilih diantara alternatif tersebut yang paling sesuai untuk mencapai sasaran.

Istilah MBO dipopulerkan oleh Peter F. Drucker pada tahun 1954 dalam buku The Practise of Management. Kegiatan MBO yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja. MBO mengacu pada seperangkat prosedur formal atau agak formal yang dimulai dengan penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu : Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan

Ada empat langkah dari proses MBO agar pelaksanaan MBO dapat berhasil. Menetapkan tujuan (set goal), proses ini melibatkan karyawan dari setiap tingkatan organisasi. Tujuan yang baik harus konkret dan realistis, memberikan target yang spesifik dan jangka waktu tertentu, serta memerlukan tanggung jawab. Mengembangkan rencana pelaksanaan (develop action plan), sebuah rencana pelaksanaan menjelaskan arah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Rencana pelaksanaan disusun untuk individu sekaligus departemen. Meninjau kemajuan yang dicapai (review progress), Pemeriksaan ini dapat dilakukan secara informal antara manajer dan bawahan, dimana organisasi dapat melakukan pemeriksaan tiap tiga, enam atau sembilan bulan dalam satu tahun. Pemeriksaan periodik ini membuat manajer dan karyawan memerhatikan apakah mereka berada dalam target atau tindakan korektif yang diperlukan. Penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance), langkah akhir dari MBO adalah secara cermat mengevaluasi apakah tujuan tahunan telah dicapai baik oleh individu maupun departemen. Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari system penilaian kinerja dan arah dari kenaikan penghasilan dan penghargaan lainnya. Penghargaan atas kinerja departemen dan perusahaan secara keseluruhan menentukan tujuan untuk tahun berikutnya.

Kekuatan MBO Memberikan kesempatan kepada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran dan waktu yang ditargetkan. Meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan. Membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi Membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan untuk mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran organisasi.

Kelemahan MBO Membutuhkan banyak waktu dan upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan tepat serta pekerjaan tulismenulis yang biasanya diperlukan. Adanya beberapa masalah penting yang harus dikendalikan demi keberhasilan program-program MBO, antara lain : a. Gaya dan dukungan pimpinan b. Adaptasi dan perubahan c. Kecakapan hubungan antarpribadi d. Uraian tugas e. Penetapan dan pengkoordinasian tujuan f. Pengendalian terhadap metode pencapaian sasaran g. Konflik antara kreativitas dan MBO

I. Diagram Alir (Flow Chart)

Flowchart merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan tipe operasi program yang berbeda. Sebagai representasi dari sebuah program, flowchart maupun algoritma dapat menjadi alat bantu untuk memudahkan perancangan alur urutan logika suatu program, memudahkan pelacakkan sumber kesalahan program, dan alat untuk menerangkan logika program. Berikut adalah contoh sederhana suatu Diagram Alir (Flow Chart)

MULAI
Butuh Laptop ?

Tidak

Berhenti

Ya

Beli Laptop ?

Tidak

Pinjam

Ya

Beli laptop yang diinginkan

Mengoperasikan laptop yang diinginkan

Selesai

II. Diagram Gantt (Gantt Charts)

Merupakan metoda penyusunan jadwal dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan. Ditemukan oleh H.L. Gantt, sehingga disebut juga Gantt Chart Keuntungan menggunakan Diagram Gantt: Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. Dapat menggambarkan jadual sutau kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan Kelemahan bagan balok Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek. Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat diagram Gantt yang baru.

Langkah-langkah Menyusun Diagram Gantt:

Pecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadwal pelaksanaannya akan ditentukan (urutan kegiatan) Tentukan perkiraan waktu permulaan dan akhir bagi pelaksanaan masing-masing kegiatan dan kegiatan pendahuluan Susun koordinat X dan Y: Pada sumbu X (vertical) dicatat pekerjaan atau elemen/paket kerja dari hasil penguraian lingkup suatu proyek, dan dilukiskan sebagai balok. Pada sumbu Y (horizontal) ditulis satuan waktu (hari/minggu/bulan) Perhatikan urutan kegiatan (point 2) untuk menentukan letak balok. Pada saat pelaporan, beri tanda sejauh mana penyelesaian masing-masing kegiatan Berikut adalah contoh Diagram Gantt (Gantt Chart)

Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan Perencanaan

Kegiatan
A B C Waktu yang Diperlukan (Hari) 10 10 5 Kegiatan Pendahuluan -

Gambar Bagan Balok A

D
E

10
5

A
B

10 12 14 16 18 Waktu (hari)

20

22

III. Diagram PERT/CPM

Dikembangkan tahun 1950an untuk membantu manajer melakukan penjadwalan, pengawasan dan pengendalian proyek besar dan kompleks. CPM dikembangkan tahun 1957 oleh JE Kelly Remington dan MR Walker, PERT dikembangkan tahun 1958 di dunia militer (Navy : Angkatan laut Amerika Serikat)

Keuntungan : -Berguna pada tingkat manajemen proyek -Secara matematis tidak terlalu rumit -Menampilkan secara grafis menggunakan jaringan untuk menunjukkan hubungan antar kegiatan -Jalur kritis dapat ditunjukkan -Berguna untuk memantau kemajuan proyek Keterbatasan : -Kegiatan proyek harus didefinisikan dengan jelas -Hubungan antar kegiatan harus ditunjukkan -Perkiraan waktu cenderung subyektif -Terlalu fokus pada jalur kritis

Kerangka PERT dan CPM

Mendefiniskan proyek dan semua kegiatannya. Membuat keterkaitan antar kegiatan; kegiatan mana yang mendahului dan mana yang mengikuti. Menggambar jaringan yang menghubungkan semua kegiatan. Mengestimasi waktu dan biaya setiap kegiatan. Menghitung jalur kritis : waktu yang paling panjang yang melalui jaringan. Gunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek Kejadian (event) Kegiatan (Activity) 1 A 2 B

Menunjuk ke waktu, biasanya waktu mulai atau waktu selesai suatu kegiatan

Suatu tugas atau jumlah kerja yang diperlukan dalam proyek

Jaringan (Network)

Urutan kegiatan dengan kejadian awal dan kejadian akhir

Contoh diagram PERT/CPM

Kejadian Awal 1 1 2 3 3 4 5 Kejadian Akhir 2 3 4 4 5 6 6 Kegiatan A : 1-2 2 B : 1-3 C : 2-4 1 D : 3-4 E : 3-5 3 F : 4-6 G : 5-6

C
4

F G
6

D
E
5

Telaah PERT dan Perkiraan Waktu

t = (a + 4m + b)/6
a = Waktu Optimistik b = Waktu Pesimistik m = Waktu Probabilistik t = Waktu yg diharapkan utk menyelesaikan kegiatan Kegiatan A : 1-2 B : 1-3 C : 2-4 D : 3-4 t 4 3 6 7 (a+4m+b) 24 18 36 42 (a+4m+b)/6 4 3 6 7 1 2 a m b

3
1 5 6

4
3 6 7

5
5 7 8

4 3
3

6 7

Model Perencanaan Lainnya

1. Model biaya-manfaat merupakan metode sistematis yang menunjukkan serta mengukur manfaat dan biaya ekonomis suatu proyek atau program. Manfaat proyek adalah nilai tambah hasil barang dan jasa, termasuk jasa lingkungan yang memungknkan karena adanya proyek. Adapun biaya proyek adalah nilai tambah sumber daya riil yang dimanfaatkan proyek. 2. Model masukan-keluaran adalah model yang didasarkan pada kenyataan bahwa dalam sistem ekonomi modern , kegiatan produksi sangat berhubungan satu dengan yang lain. Masing-masing kegiatan produksi berperilaku ganda. Pertama, sebagai pemasok yang menjual hasilnya pada industri lain dan pada pembeli akhir. Kedua, sebagai pembeli masukan, yang membeli hasil kegiatan memproduksikan yang lain, juga keterampilan kerja, jasa modal, sumber daya alam, lahan, keahlian manajerial, dan bahan impor. Nilai hasil terdiri atas nilai bahan dan jasa yang dibeli dari sektor lain ditambah nilai masukan primer yang dipakai langsung dalam proses produksi.

3.

Program linier merupakan teknik analisis kuantitatif yang mengandalkan model matematika atau model simbolik sebagai wadahnya. Model ini digunakan untuk penilaian dan perencanaan kualitas lingkungan, mulai dari pengolahan sumber daya alam ampai pengendalian sisa dari masing-masing pabrik pengolahan industri. Model simulasi dinamik merupakan himpunan persamaan yang menggambarkan sistem lingkungan ekonomi. Persamaan tersebut disusun dengan menggunakan komputer elektronik dan perilaku sistem disimulasikan secara arbiter dengan mengubah parameter modal dan hasilnya dicatat. Teknik ini bermanfaat untuk meneliti sistem yang memiliki antarhubungan yang kompleks, waktu yang mendesak, serta sifat yang tidak linier.

4.

Daftar Aktivitas dan Prakiraan Waktu untuk Pembuatan Mesin Cuci

Aktivitas A Deskripsi Desain produk Rencana riset pasar Penjadwalan (teknik manufakturing) Membuat model prototip Penyiapan brosur pemasaran Estimasi biaya (teknik industri) Percobaan produk awal Survei pasar Penetapan harga dalam laporan perkiraan Laporan akhir

Aktivitas mendahului
-

Estimasi waktu Optimis tis 5 Paling mungkin 6 Pesimis tis 14 Diharap kan 7

B
C D

A A

2
3 4

3
5 5

6
6 13

4
5 6

E
F G H I J

A
C D B,E H F,G,I

3
2 2 3 2 2

5
3 4 5 3 3

6
4 7 9 4 4

4
3 4 5 3 3

Bagan PERT untuk Pembuatan Mesin Cuci dengan Waktu dan Aktivitas yang Diharapkan
Penjadwalan (teknik manufakturing

2
Desain produk

C 5
6 D

5
3F
Estimasi Biaya Laporan Akhir

Membuat Model Prototip Percobaan Produk Awal

1
Rencana Riset Pasar

Brosur 4 E Pameran

G 4

7
3

J 3
Penyelesaian

B
Survei Pasar

4 H 5

Penetapan Harga dan Prakiraan

Siswanto,B. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara http://openstorage.gunadarma.ac.id/handouts/S1_TEKNIK%20INDUSTRI/Manajemen%20Pro yek/Manajemen%20proyek.doc http://www.slideshare.net/iwanpalembang/bab-dua-perencanaan/download http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:usHFopftJ4wJ:mkmop.files.wordpress.com/201 1/09/pert-12-manajemenproyek.pptx+alat+bantu+perencanaan+bagan+gantt+(gantt+chart)&hl=id&gl=id&pid=bl&srcid =ADGEEShKboTfvEMcoJoOtZGA0y27oLOYn_sEOamP1z7xZvtl9jIaOZyASXjiShuVimciRohjWlm5 OBvl1A0Q8XGKFF7zT_J_RkNU3Zh77u8iNGklYsPqziq8ZuLh_kwH1kG_sEKt5Nvl&sig=AHIEtbQR Hi6Yd7UNFmW_AlS7yO96jKLIWQ http://h0404055.wordpress.com/2010/04/02/arti-perencanaan-menurut-para-ahli/ http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2010/08/27/management-by-objective-mbo/ http://riyan17.wordpress.com/2010/02/23/fungsi-perencanaan/ http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2199241-pengertian-perencanaanmenurut-para-ahli/#ixzz1cpt7FNoi http://cakjus-skiseni.blogspot.com/2010/02/fungsi-perencanaan-planning.html http://banuajie.ngeblogs.com/2009/11/24/management-by-objective/ http://www.eocommunity.com/showthread.php?tid=27837