Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa

Nevertety F Papilaya Inne Gartina Husein, S.kom., M.T
inne@politekniktelkom.ac.id

Nevertety.f@mi@politekniktelkom.ac.id

alihanifa@gmail.com

N. Ali Hanifa, ST

Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom Bandung Tahun Pelaksanaan Sidang

ABSTRAK Ketiadaan sistem terkomputerisasi telah membuat kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintah (BPMD) lambat dalam melakukan proses absensi, sehingga dampaknya akan sulit untuk melakukan perhitungan gaji yang berupa tambahan penghasilan pegawai untuk setiap bulan. Proses absensi yang dilakukan sebelumnya adalah absensi secara manual yaitu absensi pegawai ditulis pada sehelasi kertas dan direkep setiap bulan untuk keperluan perhitungan penggajian pegawai di kantor BPMPD. Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai berbasis web ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak macromedia dreamweaver 8 dan XAMPP. Paket-paket aplikasi yang kita perlukan dalam merancang sebuah situs yang baik seperti appache web server, PHP dan mysql sebagai databasenya telah tersedia di XAMPP. Dengan adanya Aplikasi Absensi dan Penggajian ini sangatlah dibutuhkan untuk melakukan perhitungan jam kerja dan gaji karyawan setiap bulanan. Sehingga sistem sangat berguna untuk mengimplementasikan masalah yang dialami oleh BPMD Kata kunci: aplikasi, absensi, penggajian, php, mysql

1

PENDAHULUAN

1 .1

Latar Belakang

Bagian isi jurnal dibagi menjadi dua kolom yang sama besar, dengan ketentuan penulisan yang lain sama dengan penulisan pada abstrak.

Setiap instansi memerlukan asset pokok yang disebut sumber daya manusia atau pekerja sebagai pelaksana aktivitas organisasi/perusahaan, sumber daya tersebut sangat penting dalam menentukan keberhasilan.

pulang lebih cepat tanpa izin.2 Rumusan Masalah 4 1. 2 3 Maka diusulkan absensi dan dibangun aplikasi penggajian pegawai berbasis web untuk memudahkan dari pihak kepegawaian dalam mengelolah data absensi dan pihak keuangan dalam menghitung tambahan penghasilan para pegawai. pelaksanaan tugas tambahan). Dalam melakukan absensi pegawai BPMPD masih melakukannya dengan cara mengisi form absensi yang telah disediakan oleh pihak kepegawaian dalam bentuk sehelai kertas dan nantinya akan dikumpulkan dan dicatatkan dalam buku besar atau di Ms.1 Tujuan 1. Banyaknya data yang dikelola secara manual kemungkinan terjadinya kesalahan dalam rekapitulasi absensi dan pencatatan pembayaran tambahan penghasilan (TP). 4 . alat bantu yang digunakan adalah aplikasi absensi dan penggajian pegawai 2. dikenai sanksi sesuai PP NO 53 tahun 2010) dan prestasi kerja (pelaksanaan tugas pokok. Salah satu unsur penting untuk menilai kinerja karyawan adalah absensi yang mempengaruhi gaji dalam hal ini berupa tambahan penghasilan (TP) atau tunjangan pegawai secara periodik. 3. Menggunakan alat bantu ini diharapkan dapat menyajikan data yang akurat dan lengkap. 2. kedisiplinan pegawai merupakan tolak ukur dalam melihat kinerja setiap pegawai. Membuat alat bantu yang dapat membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi pegawai 4 . Membuat sebuah alat bantu yang dapat menyelesaikan masalah dalam pengisian absensi pegawai. 1. Kepala bagian atau atasan tidak terlibat langsung dengan sistem . Bagaimana mengelola data presensi.Dalam suatu perusahaan kebijakan sangat diperlukan terutama kebijakan dalam instansi yang dapat dilihat dari kedisiplinan pegawai dan totalitas dalam perusahaan. Badan Pemberdayaan Masyarakat Pemerintah Desa (BPMPD) Provinsi Jawa Barat yang merupakan suatu badan atau instansi sebagai dasar penyusunan dan pelaksanaan kebijakan serta program-program pemberdayaan masyarakat desa sebagai acuan bagi Pemerintah Daerah dalam penetapan kebijakan dan program-program masyarakat desa. Berdasarkan alasan-alasan yang dijelaskan diatas BPMPD membutuhkan suatu sistem modern yang berbasis informasi dan teknologi (IT)bertujuan untuk mempermudah dan mempercepatpekerjaan khususnya proses absensi pegawai dan perhitungan TP karyawan. BPMPD memiliki jumlah pegawai kurang dari 94 orang yang berstatus PNS dan yang tersebar di berbagai divisi.2 Batasan Masalah 1. Dalam melakukan rekapitulasi/perhitungan gaji BPMPD harus menghitung parameter-parameter seperti perilaku kerja (hadir terlambat tanpa izin. agar tersedia data yang akurat dan lengkap? 3. Excel. Bagaimana membuat alat bantu yang dapat membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi pegawai setiap bulannya. Tidak membahas gaji lembur 4. data tambahan penghasilan. Hal ini menjadi kendala bagi pihak kepegawaian BPMPD dalam merekapitulasi absensi. tidak melaksanakan tugas/perintah dari atasan tanpa alasan. tidak masuk kerja izin. Tidak membahas gaji regular pegawai 3. Penggajian yang dimaksudkan adalah gaji tunjangan atau dengan kata lain tambahan penghasilan bagi pegawai. Bagaimana mencatat presensi pegawai baik jam datang maupun jam pulang secara tepat waktu? 2.

2 Absensi Data absensi merupakan data yang sangat vital bagi sebuah instansi apapun. Tidak menggunakan lebih dari 2 periode (2010-2011) dalam perhitungan laporan absensi dan penggajian dalam aplikasi ini untuk membuat aplikasi penggajian karyawan presensi dan 4. 7. Pada tahap ini dilakukan coding .1 DATA Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai (McLeod 2001) 8 . serta merancang perkiraan spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan 3.3 Metodologi Penelitian bagaianperawatan 6 7 7 . Jika pegawai tidak masuk melebihi target yang ditentukan. para karyawan masih melakukan absensi dengan manual sehingga dibutuhkan suatu sistem yang memaksimalkan efisiensi kinerja karyawan. Analisis Kebutuhan Pada tahapan ini dilakukan semua kebutuhan para karyawan yang berkaitan dengan perangkat lunak yang dibangun. selanjutnya akan diinstal di kantor BPMPD 9. 8 . lamaran.1 Tinjauan Pustaka Pengertian Aplikasi 8 Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan.30 WIB. 2. Dalam hal ini. Tidak membahas keamanan aplikasi 6. dilakukan perancangan sistem seperti membuat Data Flow Diagram (DFD). Penginstalan Aplikasi yang telah lolos uji. Pemograman Tahap ini merupakan realisasi dari tahap desain yang secara teknis akan dikerjakan oleh programmer.3 Sistem Penggajian Pada kantor BPMPD pembagian gaji tambahan penghasilan setiap bulan sekali yang diberikan oleh pihak atasan setiap akhir bulan. Pengujian Dilakukan testinguntuk menguji kesalahan-kesalahan program maupun fungsi dari sistem yang telah dibuat. 4 . Jam masuk pegawai pada kantor BPMPD adalah pukul 7. Desain Pada tahap ini. Proses absensi akan dilakukan melalui pengontrolan data pegawai yang masuk ataupun keluar. Secara istilah aplikasi adalah program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi lain yang dapat digunakan oleh sasaran yang dituju (Pengembangan 2008) 8 . gambaran antarmukanya. Aplikasi ini dapat diakses melalui intranet 8.5.30 WIB dan jam pulang pukul 15. Pembagian gaji tambahan ini dihitung 5 1. penggunaan. Tidak membahas masalah kecepatan dalam mengakses sistem 5. Siklus pembuatan aplikasi ini tidak mengikutsertakan (maintenance). maka pegawai juga menerima konsekuensi yaitu gaji yang berupa tambahan penghasilan tersebut dikurangi.

penyedia layanan komunikasi (email. Alamat (Address): WWW memiliki aturan penamaan alamat web yaitu URL (Uniform Resource Locator) sebagai standar alamat internet. c. hyperlink yang dapat di klik. 8 .com). Semua format dokumen. Tersusun oleh tag-tag sebagai penanda (karena ini maka disebut markup language) seperti <html>…</html>. seperti PHP(Sirkel 2009). yaitu (suryatiningsih and Wardani 2009): sebagainya didasarkan atas HTML (Suryatingsih and Muhamad 2009) Sebuah HTML memiliki beberapa ciriciri.6 PHP PHP adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada server side. HTML (Hypertext markup language): digunakan untuk membuat dokumen yang bisa diakses melalui internet. PHP merupakan software open source.htm 8 .berdasarkan perilaku kerja yang berupa absensi.html atau *. Apache Web Server MySQL adalah salah satu database server open source yang popular. Untuk menjalankan PHP. yang artinya semua sintaks yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja. chatting) sampai dengan penyediaan layanan transaksi bisnis (ecommerce) (Sirkel 2009). MySQL banyak digunakan orang untuk mengembangkan aplikasi dengan skala besar maupun kecil. 8 . Tidak case sensitive (huruf capital dan kecil dianggap sama). Web saat ini memiliki beberapa fungsi pelayanan seperti penyedia informasi. Secara de-facto banyak aplikasi web yang . Sebuah database mendefinisikan struktur untuk menyimpan informasi. dokumen multimedia. b. Misalnya HTTP (Hypertexts Transfer Protocol ) adalah protokol untuk WWW.5 HTML Hypertext markup language (HTML) merupakan bahasa yang digunakan untuk membuat suatu situs web atau homepage. Protokol: Aturan standar yang digunakan untuk berkomunikasi pada jaringan komputer. d. b. b. a. PHP juga dapat berjalan lintas platform. akan tetapi untuk hasil yang lebih baik menggunakan lowercase (huruf kecil) kerena berorientasi ke XHTML.net) MySQL (http://www. Selain itu juga dihitung berdasarkan penilaian prestasi kerja yang berupa pelaksanaan kegiatan harian yang dilakukan oleh setiap pegawai BPMPD dengan aspek penilaian yang telah ditentukan. Setiap dokumen dalam Web ditulis dalam format HTML. seperti berikut (Sirkel 2009): a. dibutuhkan beberapa perangkat lunak sebagai berikut: PHP (www.php. yaitu dapat digunakan dengan sistem operasi (windows dan linux) dan web server apapun (misalnya:PWS. seperti <br/>. sejumlah script dan objek dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML.mysql. Pada umumnya tag selalu mempunyai tag pembuka seperti di atas <html> dan tag penutup </html>. Ekstensi file berupa *. gambar. <hr/>. form yang dapat di isi dan c. Apache) (Suryatingsih and Muhamad 2009).IIS. Aplikasi Web pada awalnya hanya dibangun dengan menggunakan bahasa HTML. pada perkembangan berikutnya. 8 . merupakan salah satu layanan internet yang didapatkan oleh pemakai komputer yang terhubung internet.4 Web Browser World wide web (WWW) atau lebih dikenal dengan Web. c. WWW bekerja berdasarkan tiga mekanisme.7 Mysql a. namun beberapa tag yang tidak mempunyai penutup dapat menggunakan tanda slash (/).

elemen-elemen data. atau model fungsi.1 Kamus Data Tahap pengembangan dalam pembangunan aplikasi mengunakan perangkat keras sebagai berikut: Table 3-1 Perangkat Keras yang digunakan pada tahap pembangunan NO 1 2 3 Jenis perangkat keras Processor Hardisk RAM Spesifikasi Intel core 2 duo T5670 320 Gb 1. . Yahoo.9 Data Flow Diagram (DFD) 11 3.5 Gb Tahap pengimplementasi minimal terdapat perangkat keras sebagai berikut: Table 3-2 Perangkat Keras yang digunakan pada tahap pengimplementasian .2 Kebutuhan Perangkat Lunak Table -4 Perangkat lunak yang digunakan pada tahap pembangunan dan implementasi Jenis Software Software yang digunakan Sistem Operasi Windows XP Software xampp-win32-1. model proses. diagram alur kerja. baik secara manual maupun komputerisasi.Simbol-simbol ini digunakan untuk elemen-elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem (Nugroho. Kamus data digunakan untuk mendeskripsikan rincian dari aliran data atau informasi yang mengalir dalam sistem. NO Jenis Perangkat Keras Spesifikasi 1 Processor Intel Pentium 4 2 Hardisk 80Gb 3 RAM 1Gb DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. 2009). 3. 10 ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN 9 2. Bubble diagram. 9 .1 Kebutuhan Perangkat Keras Data Flow Diagram (DFD) adalah pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data. file maupun basis data (tempat penyimpanan)dalam DFD (Nugroho.0 pendukung Web server Apache Text editor Macromedia Dreamweaver CS3 Web Browser Mozilla firefox Text editor Macromedia Dreamweaver CS3 Web Browser Mozilla firefox NO 1 2 3 4 5 4 5 12 Kamus data merupakan tempat penyimpanan (gudang) dari data dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu sistem informasi. Beberapa website yang terkenal yang menggunakan jasanya adalah Friendster.2 Spesifikasi Proses Spesifikasi Proses (Process Specification) digunakan untuk menggambarkan deskripsi dan spesifikasi dari setiap proses yang paling rendah yang ada pada sistem dengan menggunakan notasi yang disebut Structured English atau Pseudo-code. Google (Sunyoto 2007).menggunakannya. 9 . 2009). et al.7. et al. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble Chart.

1 Perancangan Sistem DFD 12.2 DFD level O 12.2 13 Perancangan Basis Data 1 2 .1 14 Gambar 3.4 Skema Antar Tabel .3 Diagaram ER 14.1 Skema antar Tabel Gambar 3.1.Gambar 3.1.1 Diagaram Konteks Gambar 3.1.

1 Implementasi Halaman input nilai pegawai Halaman Login Halaman setting waktu absensi Halaman admin Halaman update data pegawai Halaman input status absensi pegawai halaman input daji Halaman input data pegawai .15 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 1 5 .

Skenario yang Diharapkan U j i V a l i d a s i √ √ Li nk M o d ul Pr og ra m √ √ √ √ Statu s 16. 14. 9. Nama Modul 17 PENUTUP 1 7 . 11. Login Konfir masi Menu Utama Menu Utama - - - 1. 6. 2. Halaman laporan data gaji 7.1 Del ete pegawa i Input Data pegawa i View Data pegawa i Update Data pegawa i Input Data absensi View Data absensi Update Data absensi Input nilai View nilai Input data gaji View data gaji Logout Pengujian √ √ √ - - - Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil - √ .√ √ - √ √ - √ - No. 3. 10. 4.5.1 Kesimpulan Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil Dengan selesainya proyek akhir dalam pembangunan aplkasi absensi dan penggajian karyawan berbasis web ini terdapat penyelesaian masalah yang tercapai diantaranya: . I n V p ie u w t U p d a t e 1 6 . 15. 17.√ √ √ .√ - - √ √ √ - √ - √ √ √ √ √ - √ √ √ √ √ √ √ √ √ . Halaman input absen masuk dan pulang pegawai 16 13. Aplikasi absensi dan penggajian karyawan ini dapat membantu pegawai BPMPD .

Aplikasi ini dapat menyajikan data yang akurat dan lengkap. Web Programing. Andi.dalam mencatat presensi pegawai secara tepat waktu. Jr Raymond. Aplikasi absensi dan penggajian karyawan dapat membantu membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi pegawai setiap bulannya. Komala Ratnasari. Jakarta: Prenhalliondo. 2009. Mengembangkan aplikasi absensi dan penggajian karyawan dengan teknologi finger print Tersedia jam lembur bagi pegawai agar meningkatkan pendapatan tambahan penghasilan setiap pegawai REFERENSI 2. Bandung: informatika. Bandung: Politeknik Telkom. and Budi Laksono Putro. Sunyoto. Sistem Manjemen Basis Data. Bandung: Politeknik Telkom. Saran Adapun saran yang penulis ingin sampaikan adalah 1 7 . Suryatingsih. Bandung: Politeknik Telkom. Ade. Komala Ratna. Yogyakarta: Andi. 2010. Buku Teks Komputer Basis Data. Aplikasi Web Database. 2009. 2008. Kurniawan Nur Ramadhani. Eddy Prasetyo. Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia. Pengembangan. Sistem Informasi edisi 7 jilid 2. 2007. Asisten.2 1. and Irna Yuniar.V ANDI OFFSET. Darwiyanto Eko. . 18 Fathansyah. Yogyakarta: C. 2009. Tim Divisi Penelitian Dan. Pratondo Agus. 2007. and Prabawa Kusuma Guntur. 2009. 2001. Prasetyo Nugroho Edy. 3. Ajax Membangun Web Dengan Teknolohi Asynchronouse Java Script Dan Xml. Bandung: Politeknik Telkom. McLeod. 2. Sari. Praktikum Pemograman Web. and Wardani Muhamad. Rekayasa Perangkat Lunak. Nugroho. Information System Quality Assurance. Rahman Wijaya Dedy. Sirkel. Hendraputra.