Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

MENYUSUN SURAT SURAT DINAS

PENGANTAR Menyusun/membuat Surat Dinas, bukan pekerjaan gampang dan ringan. Sebab di dalam menyusun sebuah Surat Dinas ada aturan-aturan yang mesti diperhatikan/ditaati. Sekalipun menyusun Surat Dinas bukan merupakan pekerjaan yang ringan, namun ada yang merasa itu ringan dan biasa-biasa saja. Bila anda sudah menguasai aturannya dan sudah terbiasa menggunakan/menerapkan aturan tersebut, maka tentu terasa ringan. Namun ada orang yang berpikir, bahwa menyusun Surat Dinas tidaklah berat, karena kebiasaannya menyusun Surat Dinas tanpa memperhatikan aturannya. Berikut ini disampaikan petunjuk tentang bagaimana menyusun Surat Dinas yang benar khusus dikalangan Angkatan Muda GPM, sebagai berikut : Fungsi Surat Fungsi surat dalam rangka membina serta memperlancar komunikasi antara pribadi/lembaga sangat penting. Beberapa fungsi penting sebuah surat antara lain : Sebagai bukti hitam atas putih terutama surat-surat perjanjian. Sebagai bukti dokumentasi atas suatu peristiwa, sebab surat dapat diarsipkan dan dibaca lagi pada waktu tertentu dikemudian hari. Dengan mengacu pada keputusan Kongres XXII di Piru, maka AM GPM (pada semua jenjang) mengenal jenis-jenis surat sebagai berikut : I. Surat Dinas Umum. II. Surat Keputusan. III. Surat keterangan. IV. Surat Rekomendasi. V. Surat Mandat. Untuk memahaminya lebih jelas kita akan mencermatinya satu per satu. I. Surat Dinas Umum. Bagian-bagian surat :

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 1

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

Sebuah Surat Dinas terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut : 1. Kepala Surat/Kop Surat. Surat dari instansi resmi (misalnya Sinode, Majelis Jemaat, Yayasan, dll.) menggunakan Kop Surat. Kop Surat memuat data : Nama lembaga, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat telegram/kawat (juga nomor Fiximile dan nomor rekening). Catatan : a. Kata Jalan ditulis lengkap : Jalan bukan Jln. b. Kata Telepon ditulis lengkap : Telepon bukan Telp atau Tlp atau Tel. c. Istilah PO Box, tidak dipergunakan tetapi dipakai : Kotak Pos. 2. Tanggal Surat. Penulisan tanggal Surat Dinas tidak boleh didahului nama kota/desa karena nama kota/desa sudah tercantum di dalam Kop Surat. Nama bulan dan tahun ditulis lengkap, tidak boleh disingkat. Dan pada akhir penulisan tanggal surat, tidak perlu dibubuhi tanda baca. Tempat menulis tanggal surat adalah disebelah kanan bawah Kop Surat (dibawah garis pemisah Kop Surat dan sejajar ke kanan dari tulisan Nomor Surat). 3. Nomor Surat. Setiap Surat Dinas yang keluar selalu diberi nama Nomor Kode. Penulisan kata Nomor mesti diikuti tanda titik ganda (:). Jika kata Nomor ditulis singkat (No) maka penulisannya diikuti tanda titik, baru kemudian titik berganda. Penulisan angka kode surat, garis miring (/), garis datar (-), harus tidak didahului atau diikuti jarak (ketukan mesin). Angka tahun dituilis lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apapun. Contoh : Nomor : 041/I/PB/2002 atau No. : 041/I/PB/2002 4. Lampiran. Kata lampiran ditulis sejajar ke bawah di bawah kata Nomor surat dan ditulis lengkap : Lampiran atau juga Lamp. diikuti titik ganda dan tidak boleh diakhiri dengan tanda baca apapun. Contoh : LAMPIRAN : satu berkas.

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 2

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

Jika tidak ada Lampiran, maka kata LAMPIRAN tetap ditulis, tetapi tidak diisi. Contoh : LAMPIRAN : ------5. Hal atau Pokok Surat. Kata HAL ditulis sejajar ke bawh di bawah kata NOMOR dan LAMPIRAN. Sering dipakai kata HAL atau PERIHAL atau POKOK. Yang paling tepat dan praktis adalah HAL. Penulisan kata HAL diikuti titik ganda (sejajar di bawah tanda titik ganda pada tulisan NOMOR dan LAMPIRAN). Pencantuman isi pada HAL surat harus singkat dan padat dan mengandung sari atau pesan surat, ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi Contoh : Bentuk yang salah : HAL : PEMBENTUKAN PANITIA HUT KE-69 ANGKATAN MUDA GPM YANG AKAN DISELENGGARAKAN TANGGAL 27 MARET 2002. Bentuk yang benar : HAL : PEMBENTUKAN PANITIA HUT. 6. Alamat Surat. a. Alamat surat ditulis disebelah kiri surat pada posisi antara HAL dan SALAM PEMBUKA. Ada juga penulisan alamat surat pada posisi sebelah kanan surat namun penulisannya pada posisi sebelah kiri surat lebih baik, sebab alamat yang panjang bisa ditulis lengkap tanpa harus dipenggal. b. Pada alamat surat tidak perlu ditulis : KEPADA YANG TERHORMAT atau KEPADA YTH. Cukup ditulis KEPADA YANG TERHORMAT/YTH. saja. c. Kata sapaan BAPAK/IBU/SAUDARA tidak perlu ditulis di depan gelar akademis, keturunan, atau jabatan keagamaan, misalnya : Ir., Dr., dr., Prof., Raden, Daeng, dll., atau Pdt.,Mgr. Yang mengikuti nama orang. Contoh : Bentuk yang salah : - Kepada Yth. Bapak Drs. J. Helaha, atau - Kepada Yth. Ibu Pdt. Ellen W. Titing, S.Si . Bentuk yang benar : - Yth. Drs. J. Helaha, atau

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 3

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

- Kepada Pdt. Ellen W. Titing, S.Si. - Yth. Bapak Novi Laisatamu.

7. Salam Pembuka. SALAM PEMBUKA ditempatkan disebelah kiri surat, sejajar di bawah tulisan ALAMAT SURAT (dengan memberi jarak dibawah diantaranya). Contoh : a. Salam Pembuka yang benar : - Dengan Hormat, - Salam Sejahtera dalam Kristus, dll. b. Salam Pembuka yang salah : - Dengan segala hormat, - Dh. 8. Isi Surat. Isi surat terdiri dari alinea pembuka, inti surat dan alinea penutup. a. Contoh : Alinea Pembuka yang salah : Bersama surat ini saya beritahukan. Alinea Pembuka yang benar : - Bersama surat ini kami kirimkan. - Melalui surat ini kami informasikan. Dari alinea pembuka orang yang membaca surat tersebut langsung mengetahui surat balasan atau surat pemberitahuan atau surat permohonan dll. Catatan : Kata KAMI hanya digunakan jika penulisan surat mewakili suatu instansi/lembaga atau kepanitiaan. Jika surat mewakili pribadi, hendaknya dipergunakan kata ganti saya. b. Isi / Inti. Isi / materi surat hendaknya disampaikan dengan tepat, cermat, dan dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat. Kecermatan menggunakan Bahasa Indonesia dipentingkan disini. Sikap respek (hormat) terhadap penerima surat hendaknya juga terungkap melalui bagian ini. c. Alinea Penutup. Alinea ini berfungsi mengakhiri pembicaraan dalam surat, yang isinya dapat mengundang harapan atau ucapan terima aksih Penulis/Pengirim Surat.

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 4

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

Contoh : Yang Salah : - Demikian agar menjadi periksa. - Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. - Atas bantuannya kami haturkan terima kasih. - Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih banyak./diperbanyak terima kasih. Yang benar : - Demikian surat edaran ini kami sampaikan agar saudara maklum. - Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. - Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih. - Mudah-mudahan informasi kami bermanfaat bagi Bapak/Ibu. - Kami berharap, kita dapat meningkatkan hubungan baik ini pada masa yang akan datang. Catatan : Untuk orang yang dihormati atau lembaga yang lebih tinggi, perkataan Saudara/Anda sebaiknya tidak digunakan. 9. Penutup. Bagian ini menunjukkan rasa hormat Penulis surat kepada pembaca/penerima surat. Salam Penutup ini diletakkan diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim, sejajar dengan tanggal surat. Contoh : Salam kami, hormat kami, atau teriring salam dan doa. 10. Tanda Tangan, Nama Jelas dan Jabatan. Bentuk yang baku digunakan dikalangan AM GPM adalah tanda tangan, di bawahnya ditulis nama jelas kemudian di bawah nama (setelah digaris bawahi) dicantumkan jabatan. Contoh : ................................................. ( Untuk Tanda Tangan ). FRANKY TUTUARIMA, S.Hut KETUA Catatan : Nama yang bertanda tangan tidak boleh ditulis di dalam kurung ( ... ).

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 5

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

11. Lain-Lain. Sering di dalam surat yang kita terima ada beberapa hal yang tidak lazim digunakan, seperti : a. Tembusan Surat. Ada instansi yang menggunakan bagian ini dengan istilah TINDISAN atau cc ( carbon copy ). Istilah yang benar atau yang dibakukan adalah TEMBUSAN. Tembusan hanya dicantumkan jika ada instansi atau orang tertentu yang perlu mengetahui isi/maksud surat tersebut. Penulisan kata TEMBUSAN diletakkan di bagian bawah kiri surat, sejajar dengan sisi pinggir kiri isi surat, diber garis bawah dan diberi titik ganda. Di bagian bawahnya baru dicantumkan nama (lembaga/pribadi) penerima tembusan secara berurut ke bawah dengan memberikan nomor urut menurut tingkatan jabatan. Contoh yang salah : TEMBUSAN : a. Kepada Yth. Ketua Sinode GPM (sebagai laporan). b. Kepada Yth. Ketua Klasis GPM Pulau Ambon (untuk diketahui). c. Arsip/tertinggal. Contoh yang baku : TEMBUSAN : 1. Ketua Sinode GPM. 2. Ketua Klasis GPM Pulau Ambon. Catatan : Tidak perlu ditulis : KEPADA YTH ; SEBAGAI LAPORAN, UNTUK DIKETAHUI, atau keterangan lain yang terdapat diantara dua kurung. Kata : ARSIP/PETINGGAL pada tembusan tidak perlu digunakan karena sebuah surat dinas sudah pasti mempunyai arsip. b. Inisial. Inisial (huruf awal nama) pengonsep dan pengetik surat (dinas) dicantumkan disebelah kiri bawah surat atau disebelah bawah Tembusan. Inisial itu berupa singkatan nama, misalnya : FT/NL. FT adalah singkatan nama Franky Tutuarima (pengonsep surat) dan NL adalah singkatan nama

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 6

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

Novi Laisatamu adalah pengetik. Pencantuman inisial ini bermanfaat jika suatu waktu diperlukan pelacakan atau penelusuran surat. II. Surat Keputusan. Surat Keputusan Organisasi terdiri dari Keputusan lembaga Legislatif (misalnya : Kongres, MPP, KONPERDA, MPPC, dll.) dan Keputusan lembaga Eksekutif (misalnya : Keputusan PB, PD, PC, PR). Keputusan lembaga Legislatif biasanya berkaitan dengan hasil Keputusan lembaga Legislatif bersangkutan. Keputusan lembaga Eksekutif biasanya berkaitan dengan penjabaran Keputusan Legislatif oleh Lembaga Eksekutif (penerima mandat). Baik Keputusan lembaga Legislatif maupun Eksekutif mempunyai kekuatan mengikat hanya ke dalam, tetapi mempunyai kekuatan (dasar hukum) untuk bergerak keluar. Bagian-Bagian Surat Keputusan. Sebuah Surat Keputusan terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut : 1. Kepala Surat atau Kop Surat : Kop Surat pada lembaga Eksekutif sama dengan penjelasan dalam I.1 Kop Surat Keputusan lembaga Legislatif lazimnya hanya terdiri dari : - Nama lembaga/organisasi, Misalnya : ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU DAERAH PULAU AMBON - Nama lembaga legislatif yang bersangkutan, Misalnya : KEPUTUSAN KONPERDA V Bagian tersebut di atas, ditulis (diketik) di tengah bagian atas lembaran kertas. 2. Nomor Surat. Penulisan Nomor Surat Keputusan : - Untuk Keputusan lembaga Legislatif, biasanya ditulis langsung pada bagianm tengah sejajar dengan penulisan Kepala Surat. Misalnya : Nomor : 04/KPTS/KD.2-V/2002 - Untuk Keputusan lembaga Eksekutif ditulis di bagian tengah persisi di bawah garis penutup Kepala Surat.

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 7

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

3. Maksud/Hal Surat. Bagian ini ditandai dengan kata Tentang yang ditulis pada bagian tengah di bawah Nomor Surat. Di bawah kata Tentang ditulis HAL surat, yang ditulis dengan memperhatikan tata keindahan surat, dan ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi. Misalnya : Tentang : PENGANGKATAN PANITIA HUT ANGKATAN MUDA GPM CABANG TIBERIAS III 4. Pendahuluan. Pendahuluan Surat Keputusan berisi nama lembaga Legislatif atau Eksekutif, diikuti tanda baca titik ganda (:), bagian ini ditulis disebelah kiri sejajar dengan garis pinggir surat. 5. Isi Surat. Isi Surat Keputusan terdiri dari : 5.1. MENIMBANG : Bagian ini berisi alasan-alasan mengapa Surat Keputusan itu dibuat. 5.2. MENGINGAT : Bagian ini berisi Dasar Hukum yang mendukung alasan-alasan di atas (bagian tentang Menimbang) yang biasanya berisi Bab dan Pasal dari AD/ART. 5.3. MEMPERHATIKAN : Bagian ini berisi : - Permohonan (berdasarkan Surat). - Saran dan Pendapat (situasi terakhir) peserta. 5.4. Isi Keputusan : - MEMUTUSKAN : Kata ini biasa ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi, ditulis pada bagian tengah lembaran surat, diakhiri dengan tanda baca titik ganda. - Butir-butir Keputusan biasanya diurut dengan menggunakan katakata : Pertama, Kedua, dst. (Ditulis sejajar dengan garis pinggir dan diikuti dengan tanda baca titik ganda).

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 8

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

Umumnya bagian ini diakhiri dengan butir yang mengatur tentang sejak kapan dan sampai kapan keputusan tersebut berlaku. 6. Penutup. Bagian ini biasanya berisi kata-kata DITETAPKAN DI dan PADA TANGGAL yang ditulis antara bagian tengah dan bagian tepi kanan surat. 7. Tanda Tangan. Bagian ini biasanya diawali dengan penulisan Nama Lembaga Eksekutif/Legislatif yang bersangkutan pada bagian tengah lembaran surat. Dibawahnya ditulis nama mereka yang berkompetensi untuk menanda tangani surat tersebut. Surat Keputusan harus ditanda tangani oleh dua orang : Ketua (Umum/Daerah) atau yang ditunjuk mewakili dan Sekretaris (Umum/Daerah) atau yang ditunjuk mewakili. Jabatan ditulis dibawah nama, dibawah garis. 8. Tembusan. (Untuk penulisannya, perhatikan : I.1.10). tembusan hanya disampaikan kepada yang berkepentingan untuk mengetahuinya saja. III. SURAT KETERANGAN. Surat keterangan adalah surat yang dikeluarkan oleh lembaga Eksekutif untuk memperjelas atau mempertegas status keanggotaan/kepengurusan seorang anggota/pengurus, untuk keperluan urusan tertentu. Misalnya : - Keterangan pernah mengikuti pelatihan/penataran. - Keterangan sementara/pernah menjabat jabatan ...... dalam Kepengurusan AM GPM. Bagian-bagian surat keterangan : 1. Kop/Kepala Surat. 2. Dibawah Garis bawah Kop Surat ditulis : SURAT KETERANGAN 3. Dibawah garis tersebut. Ditulis : Nomor : ......../K/PD.14./2002. 4. Pendahuluan : Berisi alasan untuk membuat Surat Keterangan tersebut. 5. Isi : Mengandung keterangan tentang apa yang diketahui tentang yang bersangkutan. 6. Penutup.

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 9

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

IV. SURAT REKOMENDASI. Rekomendasi ada dua macam : 1. Rekomendasi yang dikeluarkan oleh lembaga Legislatif (Kongres/MPP/Konperda/dll.) yang merupakan lembaga Legislatif kepada lembaga Eksekutif dalam kaitan dengan masalah-masalah tertentu (biasanya per-Bidang Pelayanan). Bentuknya : a. Kepala/Kop Surat. b. Tulisan REKOMENDASI, dibawahnya ditulis Nomor Rekomendasi, misalnya : 01/R/MPP-XV/2001. c. Isi : - Alasan-alasan dibuatnya Rekomendasi tersebut (biasanya dirumuskan dalam bentuk masalah). - Penugasan yang bersis pemberian kewenangan kepada lembaga Eksekutif untuk mengambil langkah-langkah kebijakan dalam rangka menyelesaikan masalah yang telah diungkapkan pada bagain sebelumnya. Biasanya dirumuskan per-Bidang Pelayanan. d. Penutup. - Tempat dan waktu penetapan Rekomendasi tersebut. - Pimpinan Persidangan. 2. Rekomendasi yang dikeluarkan oleh lembaga Eksekutif (PB/PD/dll.) yang berisi pernyataan dari lembaga tersebut terhadap aktivitas lembaga. Misalnya : Rekomendasi PB kepada Panitia Pelaksana MPP XVI untuk mencari dana dikalangan anggota Angkatan Muda GPM di dalam daerah Pelayanan tertentu. Bentuknya : a. Dibawah Kop Surat ditulis kata : REKOMENDASI dan dibawahnya ditulis nomor urut Rekomendasi. b. Isi : - Alasan-alasan pemberian Rekomendasi (biasanya juga dengan mencantumkan nomor surat permohonan). - Pernyataan dukungan terhadap aktivitas yang akan dilaksanakan (sebagai yang tercantum pada alasan) dilaksanakan. - Batasan ruang gerak adn batasan waktu berlakunya Rekomendasi tersebut.
Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 10

Pedoman Organisasi AMGPM Untuk Kalangan AMGPM Ranting Abusur

Gege Edition

Himbauan kepada pihak-pihak tertentu (yang berada di dalam wilayah pemberlakuan Rekomendasi tersebut), untuk turut membantu kegiatan tersebut, baik secara moral maupun material. - Penugasan tentang tanggung jawab penerima Rekomendasi untuk melaporkan hasil pelaksanaan Rekomendasi tersebut kepada Pemberi Rekomendasi, setelah Rekomendasi selesai dilaksanakan. c. Penutup. - Tempat dan waktu dikeluarkannya Rekomendasi. - Nama lembaga Eksekutif. - Nama dan tanda tangan.
V. SURAT MANDAT. Mandat adalah pemberian atau pelimpahan wewenang kepada orang (pribadi/kelompok) untuk melaksanakan suatu tanggung jawab tertentu yang semestinya dilaksanakan oleh lembaga tersebut, namun karena alasan tertentu tidak bisa dilaksanakan. Atau juga pendelegasian tugas dalam kaitan dengan kepengurusan atau untuk menghadiri acara tertentu, Misalnya Mandat kepada : - Pengurus Daerah Pulau Ambon untuk mewakili Pengurus Besar di dalam acara yang diselenggarakan oleh Pemerintah Propinsi Maluku di wilayah Pulau Ambon. - Kepada Ketua I (dari Ketua Cabang) untuk memimpin Cabang selama Ketua Cabang ke luar daerah. - Ketua II dan Sekretaris II untuk menghadiri MUSDA KNPI. Bentuknya sama dengan pada Surat Rekomendasi lembaga Eksekutif. PENUTUP Demikian beberapa hal tentang penulisan Surat Dinas, yang lazim berlaku di dalam Gereja-Gereja Anggota PGI dan lembaga-lembaga yang bentuknya, dan lebih khusus lagi dikalangan AM GPM. Semoga petunjuuk singkat ini dapat membantu kita dalam menjalankan tugas-tugas pelayanan terutama yang berkaitan dengan surat-menyurat.

Pengurus AMGPM Ranting Abusur

Page 11