Professional Documents
Culture Documents
uarat yang lalu Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup
Agenda ini hendaklah ditentukan bersamasama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan. Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi
SENARAI AGENDA
1.
ANGGARAN WAKTU
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Perlu merangka agenda mesyuarat yang bakal diadakan. Anggarkan juga tempoh waktu perbincangan sekiranya mesyuarat tersebut perlu diadakan dalam tempoh 2 jam
CATATAN Catatkan 5 contoh dari segi pembaziran masa yang sering berlaku dalam mesyuarat yang telah anda hadiri:1. 2. 3. 4. 5. ...
: : : :
b.p s.k : .. ..
5.
..
6. 7.
.. ..
Sediakan:
2.1 Gelas minuman dan air dalam jag
..
2.2
..
Bawa
3.1 Minit mesyuarat yang lalu
..
3.2
.. ..
3.3
REFRESHMENTS
TABLE-TOP LECTERN
REFRESHMENTS
REFRESHMENTS
REFRESHMENTS
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG RAMAI
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKAN
Dari segi penggunaannya alat-alat pandang dengar (AVA) adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat-alat tersebut boleh membantu untuk:
Menimbulkan minat terhadap persembahan Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang Membantu seseorang pendengar lain memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah
Alat-alat pandang dengar (AVA) yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk:
Flipcharts Papan putih (whiteboard) Projektor overhead Alat perakam video dan TV Tayangan filem/video Model atau contoh projek
CHECKLIST PENGGUNAAN AVA Apakah saiz kumpulan? .. Apakah jenis alat-alat yang ada? .. Apakah saiz bilik yang akan digunakan .. Apakah media yang biasa anda gunakan semasa pesembahan ..
1.
Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan? Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik? Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan? Adakah anda semasa menggunakan lutsinar (transparency) telah:-
2.
3.
4.
Menghadkan jumlah perkataan (tidak lebih daripada 15 hingga 20 perkataan) bagi setiap salinan
Menerangkan maklumat yang ada secara berperingkat-peringkat? Menggunakan artwork yang khas Menggunakan lettering yang terang? Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan/
5.
Adakah anda juga telah menimbang untuk menggunakan alat-alat berikut (mengikut keadaan) bagi mewujudkan imej persembahan yang bermutu? Computer Graphics Video Model projek . (Lain-lain) (Sila catat)
S/U
P Semasa Mesyuarat
Pengerusikan Mesyuarat Buka Mesyuarat S/U Mengawal perbincangan Merumus mesyuarat S/U
Sediakan deraf Minit Mesyuarat Luluskan deraf Minit Mesyuarat - Edarkan minit mesyuarat - Ambil tindakan follow-up - Mengadakan post mortem
Selepas Mesyuarat
P S/U
Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan
Sila catatkan 5 langkah atau cadangan yang perlu diambil bagi membaiki prestasi pengurusan mesyuarat yang anda kendalikan sebagai Setiausahanya.
1. 2. 3. 4. 5.
. .. ..
a) i) ii)
Tindakan: iv. Pembentangan kertas-kertas kerja a. b. Inti kertas Mesyuarat mengambil maklum i) ii) Mesyuarat membuat keputusan Tindakan
c.
v. vi.
LAMPIRAN A
FORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT (Catatkan Nama Mesyuarat) Bil . Tahun .. (Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh : Masa : Tempat:
HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan) HADIR BERSAMA
(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)
URUSETIA
(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.
II.
III.
PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas
4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan
5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. IV. PERBINCANGAN
6. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.
V.
c)
a)
b)
c)
d) e)
f)
Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.
VI.
HAL-HAL LAIN 8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
VII.
PENUTUP 9. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:a) b) c) Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan
URUSETIA
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)
CONTOH REKOD KHAS YANG DICADANGKAN BAGI PENGESANAN MAKLUMBALAS/ PELAKSANAAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN MESYUARAT
Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Kementerian/ Hantar Jabatan Maklumbalas Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/ Sambung)