P. 1
Peraturan Dan Protokol Mesyuarat

Peraturan Dan Protokol Mesyuarat

|Views: 32|Likes:
Published by Chill Gideon

More info:

Published by: Chill Gideon on Nov 22, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/27/2013

pdf

text

original

Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut:      Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit

Mesyuarat yang lalu Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup

Agenda ini hendaklah ditentukan bersamasama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan. Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi

SENARAI AGENDA
1.

ANGGARAN WAKTU

2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.

Perlu merangka agenda mesyuarat yang bakal diadakan. Anggarkan juga tempoh waktu perbincangan sekiranya mesyuarat tersebut perlu diadakan dalam tempoh 2 jam
CATATAN Catatkan 5 contoh dari segi pembaziran masa yang sering berlaku dalam mesyuarat yang telah anda hadiri:1. 2. 3. 4. 5. …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………...

SURAT PANGGILAN MESYUARAT
Rujukan Fail: Tarikh ……………………………… ……………………………... ……………………………... ……………………………... Tuan/puan, Mesyuarat Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas. Adalah saya menarik perhatian kepada ………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….…... ...…………………………………………………………………………………………….……………... ………………………………………………………………………………………………….…………… 3. Dalam perkara ini, adalah dicadangkan satu mesyuarat diadakan seperti berikut:-

Tarikh Masa Tempat Pengerusi 4.

: : : :

Kehadiran tuan/puan di mesyuarat ini adalah sangat dihargai.

Sekian, terima kasih

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,

……………………………………… b.p s.k : ……………………….. ………………………..

CHECKLIST TUGAS - MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT
Tugas Tentukan:1. 2. 3. 4. Bilik Mesyuarat Kerusi dan meja mencukupi Lampu-lampu boleh digunakan Kipas dan alat pendingin hawa berjalan baik Papan putih, pen dan pemadam ……………….. ……………….. ……………….. ……………….. Tindakan Catatan

5.

………………..

6. 7.

Alat perojektor dan layar perak Alat pembesar suara dipasang

……………….. ………………..

Sediakan:
2.1 Gelas minuman dan air dalam jag

………………..

2.2

Pensel, pen dan kertas

………………..

Bawa
3.1 Minit mesyuarat yang lalu

………………..

3.2

Peraturan-peraturan mesyuarat Dokumen-dokumen yang diperlukan

……………….. ………………..

3.3

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
MINIMUM 5 FOOT SCREEN OVERHEAD PROJEKTOR EASEL WITH PAPER TABLE-TOP LECTERN

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
MINIMUM 5 FOOT SCREEN OVERHEAD PROJEKTOR EASEL WITH PAPER

TABLE-TOP LECTERN

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT BERTUJUAN MEMEBERI MAKLUMAT
EASEL WITH PAPER

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN
EASEL WITH PAPER

REFRESHMENTS

SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAI

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG RAMAI

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKAN

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA TERLALU RAMAI

Dari segi penggunaannya alat-alat pandang dengar (AVA) adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat-alat tersebut boleh membantu untuk:
 Menimbulkan minat terhadap persembahan  Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang  Membantu seseorang pendengar lain memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah

Alat-alat pandang dengar (AVA) yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk:

     

Flipcharts Papan putih (whiteboard) Projektor „overhead‟ Alat perakam video dan TV Tayangan filem/video Model atau contoh projek

CHECKLIST PENGGUNAAN AVA     Apakah saiz kumpulan? ……………….. Apakah jenis alat-alat yang ada? ……………….. Apakah saiz bilik yang akan digunakan ……………….. Apakah media yang biasa anda gunakan semasa pesembahan ………………..

1.

Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan? Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik? Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan? Adakah anda semasa menggunakan lutsinar (transparency) telah:-

2.

3.

4.

 Menghadkan jumlah perkataan (tidak lebih daripada 15 hingga 20 perkataan) bagi setiap salinan
 Menerangkan maklumat yang ada secara berperingkat-peringkat?  Menggunakan „artwork‟ yang khas  Menggunakan „lettering‟ yang terang?  Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan/

5.

Adakah anda juga telah menimbang untuk menggunakan alat-alat berikut (mengikut keadaan) bagi mewujudkan imej persembahan yang bermutu?     Computer Graphics Video Model projek …………. (Lain-lain) (Sila catat)

CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT
P Sebelum Mesyuarat P S/U Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat Tetapkan tarikh/masa/tempat ahli dan agenda mesyuarat Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada Sediakan tempat dan peralatan Catatkan kehadiran ahli-ahli Catatkan butir-butir perbincangan Berikan perjelasan yang perlu

S/U

P Semasa Mesyuarat

Pengerusikan Mesyuarat • Buka Mesyuarat S/U • Mengawal perbincangan • Merumus mesyuarat S/U

Sediakan deraf Minit Mesyuarat Luluskan deraf Minit Mesyuarat - Edarkan minit mesyuarat - Ambil tindakan “follow-up” - Mengadakan “post mortem”

Selepas Mesyuarat

P S/U

* P - Pengerusi Mesyuarat S/U - Setiausaha Mesyuarat

CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN
 Jelaskan objektif mesyuarat  Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat  Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai  Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat  Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara

 Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan  Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang  Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat  Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan

Sila catatkan 5 langkah atau cadangan yang perlu diambil bagi membaiki prestasi pengurusan mesyuarat yang anda kendalikan sebagai Setiausahanya.

1. 2. 3. 4. 5.

………………………………………………………………. ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………….. ……………………………………………………………..

CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI
i. ii. iii. Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Perkara-perkara Berbangkit Tajuk: a) i) ii) Mesyuarat mengambil maklum:-

a) i) ii)

Mesyuarat membuat keputusan:-

Tindakan: iv. Pembentangan kertas-kertas kerja a. b. Inti kertas Mesyuarat mengambil maklum i) ii) Mesyuarat membuat keputusan Tindakan

c.

v. vi.

Hal-hal lain Penutup

LAMPIRAN A
FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT ……… (Catatkan Nama Mesyuarat) Bil ……………. Tahun ….. (Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh : Masa : Tempat:

HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan) HADIR BERSAMA

(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

URUSETIA
(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.

II.

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaanpindaan berkenaan.

III.

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas

4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan
5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. IV. PERBINCANGAN

6. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.

V.

PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
7. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:a) b) Tajuk kertas kerja berkenaan Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan

c)

a)
b)

Tajuk kertas kerja berkenaan
Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan

c)
d) e)

Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan
Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan

f)

Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

VI.

HAL-HAL LAIN 8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

VII.

PENUTUP 9. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:a) b) c) Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan

URUSETIA
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)

CONTOH REKOD KHAS YANG DICADANGKAN BAGI PENGESANAN MAKLUMBALAS/ PELAKSANAAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN MESYUARAT
Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Kementerian/ Hantar Jabatan Maklumbalas Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/ Sambung)

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->