P. 1
8744674 Contoh Studi Kelayakan

8744674 Contoh Studi Kelayakan

|Views: 84|Likes:
Published by Anisza Okselia

More info:

Published by: Anisza Okselia on Nov 23, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/22/2014

pdf

text

original

Sections

4.1.
4.1.
4.1.

4.1. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi

Struktur Organisasi

Dalam menjalankan bisnisnya, maka The Prince Coffee shop membutuhkan beberapa tenaga kerja agar
dapat beroperasi. Oleh karena itu manajemen atau pemilik The Prince Coffee shop telah menyusun suatu
struktur organisasi yang diharapkan dapat menunjang bisnis yang sedang dijalankan. Pada Tabel 4.1
dam Gambar 4.1 dapat dilihat struktur organisasi dari The Prince Coffee Shop:

Tabel 4.1. Jumlah Kebutuhan Personil Coffee Shop

Jabatan

Jumlah
Personil

Nama

Pendidikan
Terakhir

Sales Area Manager

1

A1

S1

Head Baker / Pastry

1

A2

D4

Bakery / Pastry Staff

3

A3,A4,A5

D1

Barista

6

A6 s.d. A11

D1

Mobile Café Driver & Barista

2

A12, A13

D1

Server

6

A14 s.d. A19

Accounting

1

A20

S1

Public Relation

1

A21

S1

Purchasing

1

A22

D3

Security

2

A23, A24

SMA

Gambar 4.1. Struktur Organisasi Coffee Shop

Sales Area Manager

Head Bakery

Barista

Bakery
Staff

Mobile Café

Accounting Public

Relation Purchasing

Server

Security

22

The Prince Coffee Shop | 10/3/2007

4.2.
4.2.
4.2.

4.2. Job Analysis
Job Analysis
Job Analysis

Job Analysis ddddan Description
an Description
an Description

an Description

4.2.1. Job Analysis

The Prince Coffee shop telah membuat suatu pembagian tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing
jabatan yang disebut sebagai segregation of duties matrix yang dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2. Matriks Tugas danTanggung Jawab

Nama

Jabatan

Personalia

Keuangan

Transaksi

Melayani Pelanggan

Membuat roti & cake

Meracik minnuma

inventori

pemasaran

Pengadaan barang

kebersihan

Mengenderai Mobile Café

Menjaga keamanan

A1

Sales Area Manager

R

R,C I

C,I C,I C,I

I

A2

Head Baker / Pastry

R,A

R,A R

C

I

C

R

A3,A4,A5

Bakery / Pastry Staff

A

A

A6 s.d. A11 Barista

R

R,A

A

A

A12, A13

Mobile Café Driver &
Barista

A

A

A

A

A

A14 s.d. A19 Server

A

A

A20

Accounting

A

A

A21

Public Relation

A

A22

Purchasing

R,A

R,A

A23, A24

Security

A

Keterangan

R = Responsible
A = Accountable

C = Consult
I = Inform

4.2.2. Job Description

Untuk menjelaskan masing-masing jabatan dalam struktur organisasi The Prince Coffee Shop, maka
diperlukan suatu uraian pekerjaan sebagai berikut:
Nama Jabatan

: Pemilik Usaha

Hubungan Organisasi

: Dengan Karyawan

Ringkasan Pekerjaan

: Pemilik usaha adalah pengendali dan pembuat keputusan tertinggi
yang menyangkut kelangsungan hidup perusahaan

Tugas dan tanggung jawab :
1. Membuat perencanaan, strategi, dan kebijakan yang menyangkut operasional perusahaan
2. Menyusun anggaran perusahaan dan program kerja
3. Menjamin operasional Coffee shop secara hukum
4. Melakukan kontrol secara keseluruhan atas operasional Coffee Shop

23

5. Memegang kendali atas keputusan penting yang bersifat umum atau berkaitan dengan masalah
regulasi dan finansial
6. Bertanggung jawab dalam memajukan usaha
7. Menangani hubungan eksternal dengan stakeholder seperti halnya kerjasama, negosiasi antar
korporat, pemerintah dan pihak-pihak luar yang secara langsung atau tidak langsung dapat
mempengaruhi kondisi perusahaan
8. Memegang kunci master seluruh ruangan Coffee Shop

Nama Jabatan

: Sales Area Manager

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada pemilik usaha

Ringkasan Pekerjaan

: Bertugas memimpin dan menangani hal-hal yang berkaitan dengan
operasional perusahaan baik internal maupun eksternal

Tugas dan tanggung jawab :

1. Tanggung jawab keuangan

Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang menyangkut keuangan perusahaan baik
operasional sehari-hari ataupun kebutuhan yang bersifat tidak terjadwal
Berkontribusi terhadap profitabilitas Coffee shop dengan mencari peluang untuk
meningkatkan penjualan, mengatur persediaan barang serta mengontrol biaya produksi dan
tenaga kerja
Memanage laporan keuangan harian, mingguan dan per periode akuntansi
Memastikan semua mesin pencatat transaksi dan penanganan uang tunai berfungsi dengan

baik

Memastikan jumlah dan jenis bahan-bahan untuk produksi sesuai dengan yang sudah
dipesan dan tidak mengalami kekurangan persediaan
Meneliti dan mengembangkan produk-produk yang memiliki peluang besar untuk dapat
diterima di pasar
Secara efektif mengkomunikasikan informasi produk baru kepada pelanggan

2. Tanggung jawab Personalia

Melatih dan mengembangkan karyawan agar dapat memenuhi standar perusahaan dalam
beroperasi dan melayani pelanggan
Mendorong keikutsertaan karyawan untuk mencapai target perusahaan dan rencana
peningkatan
Menentukan susunan kebutuhan karyawan harian dan mingguan, melakukan seleksi calon

karyawan

Menentukan susunan kebutuhan karyawan harian dan mingguan, melakukan seleksi calon
karyawan, mewawancarai, membuat keputusan rekruitmen dan penghentian karyawan,
menjadwalkan dan membagi secara adil jam kerja karyawan, dan menjadwalkan waktu
libur karyawan
Memecahkan persoalan dan keluhan dari para karyawan, melakuka evaluasi kerja dan
peninjauan gaji serta membuat teguran untuk karyawan manakala perlu

3. Memelihara Kualitas Operasi Perusahaan

Memastikan semua prosedur dan standar serta kebijakan perusaaan telah dikomunikasikan
secara efektif kepada seluruh karyawan serta dijaga dan diikuti secara konsisten

24

The Prince Coffee Shop | 10/3/2007

Mengikuti semua petunjuk dan garis besar kebijakan dan prosedur manual perusahaan
untuk menciptakan dan memelihara lingkungan kerja yang baik dan aman untuk semua
karyawan dan pelanggan
Mengorganisir seluruh pekerjaan di Coffee shop dalam suatu cara yang memudahkan efisiensi
layanan pelanggan dan menguntungkan bagi perusahaan
Memastikan penampilan dan peralatan Coffee shop dirawat secara konsisten
Menjaga konsistensi kecepatan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan
memastikan semua susunan kebutuhan karyawan
Melakukan konsultasi dan konsolidasi kepada pemilik usaha untuk menangani hal-hal yang
tidak dapat diputuskan sendiri
Bertanggung jawa atas hubungan perusahaan dengan pihak luar
Bertanggung jawab terhadap sejumlah dokumen-dokumen strategis perusahaan
Menjadi humas terhadap segala sesuatu yang telah diputuskan oleh perusahaan baik yang
sifatnya internal maupun eksternal

Nama Jabatan

: Accountant

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada Sales Area Manager

Ringkasan Pekerjaan

: Bertanggung jawab terhadap akuntansi keuangan perusahaan

Tugas dan tanggung jawab :
1. Melaporkan secara berkala mengenai penggunaan dan pemasukan dana perusahaan
2. Mencatat pengadaan dana secara utuh dan tetap pada waktunya
3. Membuat laporan keuangan tahunan
4. Mengatur A/R dan A/P perusahaan serta pembayaran pajak
5. Menjalankan tugas yang diberikan oleh Manajer untuk melakukan kegiatan keuangan dalam
pencapaian tujuan perusahaan
6. Mengelola dana anggaran perusahaan untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
7. Mengkaji biaya produksi yang tinggi
8. Menghitung gaji bulanan karyawan
9. Membayar pembelian persediaan barang, perlengkapan dan peralatan kantor
10. Memegang kunci cadangan ruangan kantor yang dibawa pulang

Nama Jabatan

: Head Baker / Pastry

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada Sales Area Manager

Ringkasan Pekerjaan

: Mencampur dan memanggang bahan-bahan sesuai dengan resep
untuk memproduksi roti, cake, dan makanan lainnya sebagai produk
konsumsi dan juga membantu sales area manager untuk mengatur
operasional dapur

Tugas dan tanggung jawab :
1. Pengatur strategi produksi. Melakukan rencana strategi produk dan inovasi baru, melibatkan
makanan dan stafnya.
2. Pemasar. Melakukan usaha menjual dan memaksimalkan perolehan (revenue)
3. Trainer. Berperan sebaga pelatih-pendidik untuk seni membuat Pastry
4. Pemapar strategi bisnis bagi Coffee Shop. Memberi dukungan pada manajemen dan berjalan
sinergi dengan bagian keuangan dan marketing

25

Nama Jabatan

: Bakery / Pastry Staff

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada Head Baker / Pastry

Ringkasan Pekerjaan

: Membantu Head Baker / Pastry dalam menjalankan tugasnya
terutama yang berhubungan dengan pembuatan roti, kue dan
makanan lainnya

Tugas dan tanggung jawab :
1. Weighs and measures ingredients, using measuring cups and spoons
2. Mixes ingredients to form dough or batter by hand or using electric mixer
3. Rolls and shapes dough, using rolling pin and cuts dough in uniform portions with knife,
divider, cookie cutter
4. Molds dough in desired shapes, places dough in greased or floured pans, and trims overlapping
edges with knife
5. Mixes and cooks pie fillings, and pours fillings into pie shells and tops filling with meringue or

cream

6. Checks production schedule to determine variety and quantity of goods to bake
7. Spreads or sprinkles toppings on loaves or specialities and places dough in oven, using long-
handled paddlle (peel)
8. Covers filling with top crust; places pies in oven; and adjust drafts or Thermostatic controls to
regulate oven temperaturs
9. Mixes ingredients to make icings, decorates cakes and pastries, and blend colors for icings,
shaped ornaments, and statuaries
10. Cuts, peels, and prepares fruit for pie fillings

Nama Jabatan

: Barista

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada Head Baker / Pastry

Ringkasan Pekerjaan

: Bertanggung jawab untuk kegiatan operasional setiap tahunnya dan
keseluruhan penampilan Coffee shop dan area yang terkait

Tugas dan tanggung jawab :
1. Customer Service

o Menyambut dan beriteraksi dengan setiap pelanggan
o Mencari tahu kebutuhan pelanggan kemudian menyarankan produk yang sesuai kepada
setiap pelanggan untuk meningkatkan pelayanan sampai dengan terjadinya penjualan
o Memberikan demonstrasi pembuatan minuman kepada pelanggan dengan mempergunakan
peralatan yang tersedia
o Memberikan tanggapan terhadap kebutuhan pelanggan dan mengucapkan terima kasih
kepada setiap pelanggan
2. Menyediakan minuman berkualitas untuk semua pelanggan
o Menyiapkan menu minuman di The Prince Coffee shop sesuai dengan standardnya
o Mengikuti petunjuk kesehatan, keselamatan dan pemeliharaan kesehatan untuk semua

produk
3. Keuangan

o Menginput transaksi pada mesin cash register dan menerima pembayaran dari Customer
o Membuat laporan transaksi harian yang dikirimkan kepada bagian Accounting melalui
filesharing di LAN
4. Memelihara kualitas operasional Coffee Shop
o Mengikuti kebijakan dan prosedur operasional yang ada
o Mengikuti standar untuk penjualan, persediaan, perputaran dan penyimpanan produk

26

The Prince Coffee Shop | 10/3/2007

o Melaksanakan tugas kebersihan sesuai dengan daftar nama tugas dan mengikuti standar
pembersihan dan bekerja sebagai bagian dari suatu tim
o Bertindak secara profesional dengan mempergunakan “Keterampilan seorang Bintang”
dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan semua pelanggan dan mitra kerja
5. Berperan dalam menciptakan profitabilitas
o Mengikuti prosedur dan kebijakan penangan uang tunai dan mesin registrasi
o Mengikuti petunjuk penyimpanan dan pencatatan persediaan
o Ikut berperang untuk meningkatkan penjualan dan laba Coffee Shop
6. Bertanggung jawab untuk mempelajari semua aspek yang berhubungan dengan posisi barista
o Bertanggung jawab untuk belajar berinisiatif
o Belajar dan mempertunjukkan pengalaman dalam menciptakan The Prince Coffee
o Belajar dan mempertunjukkan semua standar prestasi yang telah dicapai

Nama Jabatan

: Mobile Café Driver & Barista

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada Head Baker / Pastry

Ringkasan Pekerjaan

: Melaksanakan kegiatan operasional Mobile Café setiap harinya

Tugas dan tanggung jawab :
1. Menumbuhkan antusiasme pelanggan sepanjang waktu
o Menyambut dan beriteraksi dengan setiap pelanggan
o Mencari tahu kebutuhan pelanggan kemudian menyarankan produk yang sesuai kepada
setiap pelanggan untuk meningkatkan pelayanan sampai dengan terjadinya penjualan
o Memberikan demonstrasi pembuatan minuman kepada pelanggan dengan mempergunakan
peralatan yang tersedia
o Memberikan tanggapan terhadap kebutuhan pelanggan dan mengucapkan terima kasih
kepada setiap pelanggan
2. Secara konsisten menyediakan minuman berkualitas untuk semua pelanggan
o Menyiapkan menu minuman di Mobile Café sesuai dengan standardnya
o Mengikuti petunjuk kesehatan, keselamatan dan pemeliharaan kesehatan untuk semua

produk
3. Memelihara kualitas operasional Coffee Shop
o Mengikuti kebijakan dan prosedur operasional yang ada
o Mengikuti standar untuk penjualan, persediaan, perputaran dan penyimpanan produk
o Melaksanakan tugas kebersihan sesuai dengan daftar nama tugas dan mengikuti standar
pembersihan dan bekerja sebagai bagian dari suatu tim
o Bertindak secara profesional dengan mempergunakan “Keterampilan seorang Bintang”
dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan semua pelanggan dan mitra kerja
4. Berperan dalam menciptakan profitabilitas
o Mengikuti prosedur dan kebijakan penangan uang tunai dan mesin registrasi
o Mengikuti petunjuk penyimpanan dan pencatatan persediaan
o Ikut berperang untuk meningkatkan penjualan dan laba Coffee Shop
5. Bertanggung jawab untuk mempelajari semua aspek yang berhubungan dengan posisi barista
o Bertanggung jawab untuk belajar berinisiatif
o Belajar dan mempertunjukkan pengalaman dalam menciptakan The Prince Coffee
o Belajar dan mempertunjukkan semua standar prestasi yang telah dicapai

27

Nama Jabatan

: Server

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada Head Baker / Pastry

Ringkasan Pekerjaan

: Menyajikan makanan dan minuman kepada pelanggan

Tugas dan tanggung jawab :
1. Scrub and polish counters, steam tables, and oTher equipment and clean glasses, dishes and
fountain equipement
2. Serve food, beverages or desserts to customers in such setting as take-out counters of restaurants
or lunchrooms, business or industrial establishments, hotel rooms and cars
3. Replenish foods at serving stations
4. Take customer’s orders and write ordered items on tickets, giving ticket stubs to customers when
needed to identify filled orders
5. Prepare bills for food, using cash resgisters, calculators, or adding machines; and accept
payment and make change
6. Deliver orders to kitchens, and pick up and serve food when it is ready
7. Serve salads, vegetables, meat, breads and cocktails; ladle soups and sauces; portion desserts;
and fill beverage cups and glasses
8. Add relishes and garnishes to food orders, according to instructions

Nama Jabatan

: Public Relation

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada Sales Area Manager

Ringkasan Pekerjaan

: Melakukan promosi untuk meningkatkan penjualan dan membangun
image yang baik tentang perusahaan

Tugas dan tanggung jawab :
1. Mengatur kebutuhan dan keinginan pasar potensial
2. Mengatur pemberian fasilitas dalam promosi dan penjualan
3. Mengatur produk yang lebih efektif dan efisien
4. Bertanggung jawab untuk memasarkan produk-produk yang telah di hasilkan perusahaan
5. Bertanggung jawab untuk mencari dan mendapatkan prospek pelanggan atau proyek baru
6. Bertanggung jawab untuk menindaklanjuti proyek agar prospek dapat berubah menjadi

pelanggan
7. Bertanggung jawab atas hubungan perusahaan dengan pihak luar

Nama Jabatan

: Security

Hubungan Organisasi

: Bertanggung jawab kepada Head Baker / Pastry

Jam Kerja

: Security bertugas dalam 2 shift per hari

Ringkasan Pekerjaan

: Menyelenggarakan keamanan dan ketertiban di lingkungan/ kawasan
kerja, termasuk pengamanan terhadap aset tidak bergerak perusahaan

Tugas dan tanggung jawab :
1. Melaksanakan penjagaan dengan maksud mengawasi masuk/keluarnya orang atau barang dan
mengawasi keadaan atau hal-hal yang mencurigakan di sekitar tempat tugasnya
2. Melakukan perondaan di sekitar kawasan kerjanya menurut rute dan waktu tertentu dengan
maksud mengadakan penelitian dan pemerikasaan terhadap segala sesuatu yang tidak wajar dan
tidak pada tempatnya yang dapat atau diperkirakan menimbulkan ancaman dan gangguan
3. Mengadakan pengawalan uang/barang bila diperlukan dan disesuaikan dengan kebutuhan

28

The Prince Coffee Shop | 10/3/2007

4. Mengambil langkah-langkah dan tindakan sementara bila terjadi suatu tindakkan pidana, antara
lain sebagai berikut:
a. Mengamankan tempat kejadian perkara
b. Menangkap pelakunya (hanya dalam hal ketangkap tangan)
c. Menolong korban
d. Melaporkan/meminta bantuan Polri
5. Memberikan tanda-tanda bahaya atau keadaan darurat melalui alat alarm dan kode-
kode/isyarat-isyarat tertentu bila terjadi kebakaran, bencana alam atau kejadian-kejadian lain
yang membahayakan jiwa, badan atau harta benda orang banyak serta memberikan pertolongan
dan bantuan penyelamatan
6. Memegang kunci Coffee Shop, kecuali kunci ruangan Office Management dan Gudang

4.3.
4.3.
4.3.

4.3. Rekrutmen
Rekrutmen
Rekrutmen

Rekrutmen ddddan Seleksi
an Seleksi
an Seleksi

an Seleksi

Tahap rekrutmen dan seleksi secara umum yang akan diberlakukan di The Prince Coffee shop antara lain:
1. Pembuatan Informasi Lowongan Kerja Melalui Media
2. Menyampaikan pelamaran. Pada tahap ini, pelamar menyampaikan berkas lamaran secara
lengkap sesuai permintaan perusahaan. Berkas lamaran itu nantinya akan diteliti bersama berkas-
berkas dari pelamar lain.
3. Seleksi administrasi
4. Pemanggilan untuk wawancara. Pada tahap ini, pelamar dipanggil untuk mengikuti
wawancara dan terkadan juga psikotes.
5. Pengisian formulir untuk wawancara seleksi. Pelamar mengisi formulir yang diberikan
pada saat tahap 2 diatas. Lembar isian formulir itu dibawa pada saat wawancara ke-2.
6. Wawancara yang kedua atau wawancara seleksi. Jika wawancara yang pertama bersifat
umum, maka yang kedua bersifat khusus, yaitu sesuai pilihan pekerjaan yang diisikan pada formulirr
yang dibagikan. Pada tahap ini, ditanyakan tentang orang yang memberi “refernsi” rekomendasi
atau sesuatu informasi yang lain. Wawancara ini dapat dilakukan oleh satu orang atau lebih.
7. Seleksi kompetensi bagi pekerja non administratif. Pada tahap ini, pelamar diseleksi atas
dasar kompetensinya melakukan suatu pekerjaan yang dipilihnya sendiri, dan dilihat
keterampilannya. Penilaian ada pada pimpinan bagian yang memerlukan dan dilakukan di
laboratorium atau tempat kerja. Bagi yang tidak diseleksi secara kompetensi, tinggal menunggu
hasil wawancara.
8. Keputusan diterima atau tidak, berdasar seleksi. Pada saat ini, secara transparan pelamar
diberi tahu bahwa ia diterima atau tidak dengan pemberitahuan melalui telepon, surat ataupun
email.

9. Registerasi pegawai pasca seleksi. Pada tahap ini, mereka yang diterima segera melapor pada
manajemen dan segera masuk ke unit-unit kerja, setelah diserahkan pada pimpinan bagian
bersangkutan dan manajemen.
10. Penempatan pada unit-unit kerja. Pada tahap ini, pelamar sudah resmi menjadi pegawai dan
dipekerjakan di unit kerjanya, sudah mendapat jadwal, job list, dan berbagai alat kerja lain,
termasuk pakaian kerja.
11. Form evaluasi kerja
12. Pengembagan SDM/Pelatihan
13. Sistem kompensasi
14. Ketentuan tentang Pemutusan Hubungan Kerja

29

4.4.
4.4.
4.4.

4.4. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen

Untuk mengorganisir antar bagian agar berkinerha secara efektif dan efisien, manajemen perlu
menyiapkan sistem aplikasi pembantu (Software) komputer. Aplikasi yang akan digunakan antara lain:
1. Aplikasi cash register (stand alone POS).
Aplikasi yang mencatat semua transaksi di cashier. Aplikasi ini menggunakan DOS 6.2 dan akan
mencatat semua transaksi dalam bentuk text file yang dapat di impor ke dalam file excel, lalu
dienkripsi dan disimpan 2 copy di mesin dan floopy. Selain itu mesin ini juga menghasilkan hard copy
berupa salinan kertas struk transaksi.

2. Inventory control

Aplikasi yang digunakan untuk mengawasi dan mencatat perubahan stok barang. Aplikasi ini
menggunakan RDBMS dengan MS Access 2003 dan berjalan pada operating system Windows XP.
3. Sistem penggajian karyawan dan data karyawan
Aplikasi ini digunakan sebagai sistem penggajian karyawan dan data karyawan. Software yang
digunakan adalah Zahir Accounting Standard.
4. Aplikasi keuangan

Aplikasi ini digunakan untuk menghitung keuntungan, termasuk pembayaran pajak. Software yang
digunakan adalah Zahir Acocounting Standard.
5. Office Automation

Aplikasi untuk menunjang kebutuhan sehari-hari operasional, seperti membuat surat, membuat
spreadsheet, dsb menggunakan MS Office.

6. Email System

Aplikasi untuk menunjang kebutuhan sehari-hari untuk korespondens.

30

The Prince Coffee Shop | 10/3/2007

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->