1

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE PENGEMBANGAN TRADITIONAL SYSTEM DEVELOPMENT METHODOLOGY (Studi Kasus di Kementrian Agama Kantor Kabupaten Garut)

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Kelulusan Pada Program Studi Strata 1 Teknik Informatika

Oleh: TAUFIK FAJAR 0606078

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT 2010

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Kementerian Agama merupakan satu-satunya instansi pemerintahan yang bergerak sebagai penyedia layanan keagamaan dalam berbagai aspek di Indonesia yang bertujuan untuk menunjang pembangunan serta meningkatkan kualitas kehidupan beragama dalam kehidupan bermasyarakat. Untuk menunjang tercapainya tujuan Kementerian Agama tersebut, tentunya dibutuhkan suatu sistem informasi yang baik dan sesuai dengan karakteristik dari Kementerian Agama Kabupaten Garut. Sistem informasi Kepegawaian merupakan salah satu sistem yang dirancang dan dikembangkan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat, sistem informasi kepegawaian yang dijalankan masih bersifat manual untuk itu diperlukan suatu sistem yang tepat, akurat dan efisien dalam menyelesaikan masalah yang ada dalam instansi pemerintah atau perusahaan swasta yaitu absensi , perhitungan gaji, penyimpanan data dan pengolahan data yang lebih terjamin berdasarkan permasalahan diatas, penulis berupaya untuk mengembangkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi sehingga dapat meminimalkan kesalahan-kesalahan dalam pengolahan datanya. Secara spesifik tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian adalah untuk mendukung integritas data, kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolaan sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien. Data kehadiran (absensi) pegawai merupakan salah satu informasi yang sangat penting pada perusahaan / organisasi, terutama laporan kehadiran yang akan dijadikan pedoman bagi pimpinan dalam mengambil kebijakan. Saat ini, Kementerian Agama Kabupaten Garut masih menggunakan pencatatan absensi secara manual dimana pegawai mengisi lembaran kehadiran setiap hari baik ketika pegawai masuk kerja ataupun pada saat pulang kerja. Kehadiran pegawai dipergunakan sebagai alat disiplin pegawai juga untuk menilai

kredibilitas seorang pegawai oleh atasan dalam kenaikan jabatan, selain itu juga laporan absensi ini untuk pembagian uang lauk pauk tiap tiga bulan sekali. Pencatatan Kehadiran dengan cara manual ini masih banyak kelemahan dalam kehadiran pegawai karena peluang untuk memanipulasi kehadiran tersebut masih cukup besar. Oleh sebab itu dengan berdasarkan alasan ini penulis mencoba mengambil judul dalam penulisan tugas akhir ini dengan judul : PENGEMBANGAN MENGGUNAKAN SYSTEM SISTEM METODE INFORMASI ABSENSI (Studi PEGAWAI kasus di

PENGEMBANGAN METHODOLOGY

TRADITIONAL

DEVELOPMENT

Kementerian Agama Kabupaten Garut). 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan diatas, terdapat beberapa masalah yang dapat diidentifikasi diantaranya adalah sistem yang berjalan di Kementerian Agama di dalam mengelola absensi kepegawaian, adapun permasalahannya adalah sebagai berikut : 1. 2. Masih adanya pegawai yang mempunyai tingkat kedisiplinan yang Perhitungan jumlah kehadiran pegawai dilakukan secara manual, rendah hal tersebut tercermin dari catatan absensi. sehingga memakan banyak waktu. 1.3 Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian dari pengembangan Sistem Informasi absensi kepegawaian di Kementerian Agama Kabupaten Garut adalah :
1.

Agar proses kerja bagian urusan kepegawaian yang sebagian

masih manual dilakukan dengan sistem komputerisasi, sehingga proses kerja bagian seksi Kepegawaian dapat menjadi lebih baik.
2.

Mengembangkan

sistem

basis

data

untuk

mendukung

kebutuhan informasi mengenai data karyawan dan absensi pegawai.

3.

Untuk mengetahui bagaimana sebuah sistem informasi dapat

membantu mengelola data kepegawaian termasuk absensi sehingga dapat

dijamin ketersediaan data serta kecepatan dan akurasi dalam operasional data. 1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
a.

Sistem Informasi yang dibuat adalah sistem yang didasarkan pada

aktifitas bisnis pengelolaan kepegawain serta absensi di Kementerian Agama.

b. c.

Arsitektur sistem yang digunakan berupa stand alone. Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu bahasa basic dengan Perangkat lunak yang digunakan untuk database-nya yaitu Tahapan pengembangan system informasi pengelolaan

menggunakan interface Visual Basic 6.0.

d.

Microsoft Access 2007.

e.

kepegawaian serta absensi menggunakan metode Traditional (Waterfall) System Development Methodologytahapan simulasi dan pengujian unit. 1.5 Metode Penelitian Adapun metodologi penelitian yang digunakan mencakup 2 metode yaitu Metode Pengumpulan Data dan Metode Pengembangan di antaranya : 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Langkah awal dalam pengembangan sistem adala pengumpulan dan penganalisisan data yang berguna untuk memahami sistem yang ada dan permasalahannya. Ada beberapa macam metode pengumpulan data yang digunakan yakni : Sandra D. Dewitz dan hanya pada

a. Teknik Wawancara, Yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada staf urusan kepegawaian yang ada sesuai dengan tujuan yang dilakukan.
b. Studi Dokumentasi,

yaitu teknik pengumpulan data dengan cara literature, atau file-file yang

mempelajari beberapa dokumen,

berhubungan dengan penelitian yang dilakukan.

c. Observasi, yaitu teknik pengumulan data yang bersifat langsung.

Dimana peneliti langsung mengamati kinerja yang ada di Departemen Agama. Penelitian ini dimaksudkan untuk melihat langsung segala sesuatu yang berhubungan dengan permasalahan yang akandibahas.
d. Studi Kepustakaan, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara mempelajaridan menganalisa beberapa referensi buku yang berkaitan dengan masalah-masalah yang ada dalam ruang lingkup penelitian ini. 1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metodologi dan pengembangan sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dikelompokan menjadi beberapa tahapan, yang membantu kita dalam pengembangan sistem. Metodologi pengembangan perangkat lunak yang akan digunakan adalah Waterfall yang dikemukakan oleh Sandra Donalson Dewitz pada a. tahun 1996, yaitu Traditional (Waterfall) System Development Methodology.Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan yaitu : Preliminary Investigation,yaitu mempunyai tujuan untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang akan mengidentifikasi

dikembangkan.Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini adalah : 1. Mengidentifikasi hasil sasaran, batasan, dan ruang lingkup. 2. Perkiraan anggaran dan manfaat 3. Evaluasi kelayakan 4. Dokumen hasil sasaran, batasan dan lingkup 5. Mendapatkan persetujuan untuk mulai menganalisis sistem

b.

System Analysis, yaitu tahap setelah survei dilakukan, maka

digabungkan atau diklasifikasikan data hasil survei tersebut dan di analisis dengan menggunakan beberapa pemodelan dan pemrosesan yang akan dirancang untuk sistem baru. Tahapan dari system analysis meliputi : 1. Menganalisis kebutuhan dan konteks organisatoris 2. Menganalisis kebutuhan dan konteks fungsional 3. Menganalisis sistem yang ada yaitu : a. Analisis fisik (PPDSH). b. Analisis logis (IPOSC) 4. Menentukan fungsional dari sistem baru a. Kebutuhan IPOSC b. Karakteristik pemakai c. Menghubungkan dengan sistem lain. 5. Kebutuhan dokumen dan mendapatkan persetujuan pemakai untuk mulai desain sistem. c. System Design, yaitu tahap merancang sistem, dimana dilakukan dengan pemilihan data atau peralatan perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware). Berikut tahapan dari system design : 1. Desain secara umum a. Spesifik secara logis (IPOSC) dan desain fisik secara luas meliputi satu atau banyak solusi alternative. b. Pemilihan solusi c. Memilih solusi atau proyek. 2. Desain secara terperinci : Menspesifikasikan perancangan fisik, (PDSH) a. Perancangan user interface b. Perancangan basis data c. Perancangan dan memperoleh perangkat lunak

d.

System Implementation, yaitu tahap setelah merancang

dilanjutkan dengan membuat program dengan pengimpelementasiannya menggunakan bahasa pemrograman yang telah ditentukan yang meliputi : 1. Membangun komponen a. Menulis sistem manual b. Pelatihan user c. Membangun basis data d. Kode perangkat lunak 2. Siapkan fasilitas untuk perangkat keras 3. Melakukan pengujian unit 4. Melakukan pengujian sistem 5. Menginstal komponen 6. Melakukan test tinjauan ulang / penerimaan pemakai 7. Melakukan tinjauan ulang implementasi
- General Problem Definition - Objectives Constraints - Feasibility

Preliminary Inves ation, tig

S te ys m Ana lysis

- System Environment - IPOSC requirements - Chosen Solution

S te ys m Ds n e ig
Feedback Loop

- Specifications Of PPDSH component

S m yste Im m nta , ple e tion

Operational System

Gambar1.1 :Traditional (Waterfall) System Development Methodology Sumber : Sandra DonalsonDewitz, 1996 1.6. KerangkaPemikiran Berikut ini adalah gambaran kerangka pemikiran PengembanganSistem Informasi Absensi Pegawai menggunakan metode pengembangan Traditional (Waterfall) System Development MethodologydiKementerian Agama :

SISTEM INFORMASI ABSENSI YANG BERJALAN DI KEMENTERIAN AGAMA

Di TelitiMenggunakan Metode Waterfall

Metode Waterfall
P relim a in ry In es a n , v tig tio

- General Problem Definition - Objectives Constraints - Feasibility

Ss m y te Aa s n ly is

- System Environment - IPOSC requirements - Chosen Solution

Ss m y te Ds n e ig
Feedback Loop

- Specifications Of PPDSH component

Yang tahapan pengembangannya meliputi :

Ss m y te Im le e ta n , p m n tio

Operational System

1. Preliminary Investigation, Mengidentifikasi hasil sasaran, batasan, dan ruang lingkup. Perkiraan anggaran dan manfaat Evaluasi kelayakan Dokumen hasil sasaran, batasan dan lingkup Mendapatkan persetujuan untuk mulai menganalisis sistem 2. System Analysis, Menganalisis sistem yang ada yaitu : a. Analisis pisik (PPDSH). b. Analisis logis (IPOSC) Menentukan fungsional dari sistem baru a. Kebutuhan IPOSC b. Karakteristik pemakai c. Menghubungkan dengan sistem lain. 3. System Design,

Desain secara umum :Spesifik secara logis (IPOSC) dan desain fisik secara luas meliputi satu atau banyak solusi alternative, Pemilihan solusi, Memilih solusi atau proyek

Desain secara terperinci : Perancangan user interface, Perancangan basis dataPerancangan dan memperoleh perangkat lunak 4. System Implementation, Membangun komponen Siapkan fasilitas untuk perangkat keras Melakukan pengujian unit Melakukan pengujian sistem Menginstal komponen Melakukan test tinjauan ulang / penerimaan pemakai Melakukan tinjauan ulang implementasi

SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI YANG TERKOMPUTERISASI

Gambar 1.2 : Kerangka Pemikiran

1.7

Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dari Tugas Akhir ini dibagi menjadi 5 bab yang

masing-masing bab telah dirancang dengan satu tujuan tertentu. Tujuan dari sistematika penulisan ini yakni untuk menghasilkan laporan tugas akhir yang mudah dimengerti. Berikut penjelasan tentang masing-masing bab : BAB I PENDAHULUAN Menjelaskan dan menguraikan mengenai fakta-fakta yang diperoleh dari hasil penelitian, serta menentukan sasaran yang ingin dicapai dari hasil penelitian, yang disajikan dalam bentuk latar belakang, identifikasi masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, kerangka pikiran, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini akan menjelaskan teori-teori yang relevan dan digunakan sebagai dasar acuan pembahasan yang berhubungan dengan masalah penelitian. BAB III ANALISIS SISTEM Bab ini menjelaskan tentang analisis sistem implementasi yang sekarang sedang berjalan. BAB IV DESAIN SISTEM Bab ini memberikan gambaran tentang pemodelan sistem, identifikasi kebutuhan, penggambaran perangkat lunak dalam bentuk daftar kejadian (Event List), Data Flow Diagram (DFD), perancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dengan kamus data (Data Dictionary). BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Berisikan kesimpulan yang di dapat dalam pengembangan system dan pembahasan sebelumnya serta saran untuk perbaikan system sehingga lebih baik. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

10

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 2.1.1 Konsep Sistem Dan Informasi Definisi Sistem Sistem adalah satu sekumpulan dari relasi komponen yang bekerjasama dalam satu lingkungan tertentu untuk melakukan apapun yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan sistem. (Dewitz, 1996) Sedangkan secara umum model suatu sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

MASUKAN (INPUT)

PENGOLAHAN (PROCESSING)

KELUARAN (OUTPUT)

Gambar 2.1 Model Sistem (Al Fatta, 2007) 2.1.2 Karakteristik Sistem Untuk mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsurunsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya. (Al Fatta, 2007) 1. Batasan (boundary) Penggambaran dari suatu sistem elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam suatu dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environment) Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input)

11

Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energy) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi 6. Penghubung (interface) Tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energy, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu sistem media penyangga di antara komponen-komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. Tujuan dari sistem yaitu untuk mendukung berbagai fungsi atau untuk mengembangkan suatu produk yang dapat dijual untuk menghasilkan keuntungan bisnis. Untuk mencapai tujuan tersebut sistem menggunakan berbagai elemen sistem. Adapun elemen-elemen sistem tersebut sebagai berikut (Bin Ladjamudin, 2006) : 1. Perangkat lunak Terdiri dari program computer, struktur data, dan dokumen yang berhubungan yang berfungsi untuk mempengaruhi metode logis, prosedur, dan control yang dibutuhkan. 2. Perangkat keras bentuk setengah jadi (output).

Kompinen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

12

Terdiri dari perangkat elektronik yang memberikan kemampuan penghitungan, dan perangkat elektromekanik yang memberikan fungsi dunia eksternal. 3. Manusia Yaitu pemakai dan operator perangkat keras dan perangkat lunak. 4. Database Adalah kumpulan informasi yang besar dan terorganisasi yang diakses melalui perangkat lunak. 5. Dokumentasi Bersifat manual, formulir, dan informasi deskriptif lainnya yang menggambarkan penggunaan atau pengoperasian sistem. 6. Prosedur Adalah langkah-langkah yang menentukkan penggunaan khusus dari masing-masing elemen sistem atau konteks procedural dimana sistem berada. 2.1.3 Definisi informasi Informasi merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan di dalam suatu organisasi ataupun instansi terutama kebutuhan bagi manajemen di dalam pengambilan suatu keputusan. Ada beberapa pakar yang mendefinisikan informasi : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. (Al Fatta, 2007) Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu (Amsyah, 2005). informasi adalah data yang diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan (Sutabri, 2004)

13

Dari ketiga pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang setelah diolah atau diproses, menghasilkan informasi yang memiliki nilai dan lebih bermanfaat bagi penggunanya. Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Berdasarkan pada bentuknya, informasi dapat dibedakan menjadi : 1. Informasi Uraian Informasi Uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat-kalimat yang singkat dan jelas. Informasi ini bias dalam bentuk laporan, notulen, surat atau memo. 2. Informasi rekapitulasi Informasi rekapitulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yang berisikan angkaangka yang disajikan dalam bentuk kolom-kolom. Contohnya neraca, kuitansi, rekening, daftar pembelian. 3. Informasi Gambar (Bagan) Informasi Gambar (Bagan) adalah informasi yang di buat dalam bentuk gambar atau bagan, misalnya gambar konstruksi dan bagan organisasi. 4. Informasi Model Informasi Model adalah informasi dalam bentuk formulir dengan modelmodel yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi dan nilai-nilai lain seperti nilai hasil pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternatif bagi pembuatan keputusan. 5. Informasi Statistik Informasi statistik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukkan dalam bentuk grafik atau tabel. 6. Informasi Formulir Informasi formulir adalah informasi yang di buat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing. 7. Informasi Animasi

14

Informasi animasi adalah informasi dalam bentuk gambar animasi dengan suara dan video. Informasi ini dapat juga disebut informasi multimedia. 8. Informasi Simulasi Informasi simulasi adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau peralatan yang di buat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layar komputer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya. Misalnya simulasi untuk pendidikan pilot pesawat terbang dengan perangkat lunak khusus. 2.1.4 Siklus Informasi Data merupakan bentuk mentah yang berlum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model agar menghasilkan informasi. Data diolah melalui suatu model informasi. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus, siklus inilah yang disebut sebagai siklus informasi (information cycle). Berikut merupakan gambar dari siklus informasi :
Proses data

Input data

Output
Dasar data

Data ditangkap

Penerima

Hasil Tindakan

Keputusan Tindakan

Gambar 2.2 Siklus Informasi (information cycle). (Sumber : Sutabri, 2004)

15

2.1.5

Nilai Informasi Manfaat dari nilai informasi adalah untuk memberi kejelasan dari sesuatu

ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut, sehingga manusia dapat membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungkan. Keperluan akan informasi sudah dikenal benar, dan bukan jumlah informasi yang penting tetapi nilainya. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristik, (Amsyah, 2005) yaitu : 1. Ketelitian Ketelitian atau akurasi dapat didefinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada satu proses pengolahan data tertentu. 2. Ketepatan waktu Ketepatan waktu merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting. Bukan hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya saat informasi diperlukan. 3. Kelengkapan Kadang-kadang manajer menghadapi suatu keputusan yang harus dibuat dengan informasi yang teliti, waktu yang tepat, tetapi informasinya tidak lengkap. 4. Ringkas Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan, dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar, grafik, tabel, dan bentuk statistik lainnya. 5. Kesesuaian Infromasi yang bernilai tinggi tentu saja mempersyaratkan pula unsure kelima yaitu sesuai (relevan). Informasi hendaklah sesuai dengan keperluan pekerjaan atau keperluan manajemen. 2.1.6 Definisi Sistem Informasi

16

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Sutabri, 2004) Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. Suatu organisasi terdiri atas sejumlah unsur, orang-orang yang mempunyai berbagai peran, kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempat kerja, wewenang, serta hubungan komunikasi yang mengikat organisasi. Sistem informasi merupakan penerapan sistem di dalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. 2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Siklus hidup pengembangan sistem adalah kumpulan kegiatan analisis perancangan dan pengguna sistem informasi yang dilaksanakan untuk dikembangkan dan diimplementasikan. (Simarmata, 2006) Siklus hidup pengembangan sistem adalah suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem. diperlukan (Sutabri, 2004) Siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari perencanaan sistem, pengembangan sistem, investigasi sistem, analisis sistem, desain sistem dan impelementasi sistem. 2.2.1 Perencanaan Sistem

17

Perencanaan pengembangan sistem bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. Perencanaan sistem dimulai setelah ada usulan baik dari pihak intern maupun ekstern, dilanjutkan dengan keputusan manajemen. 2.2.2 Investigasi Sistem Manfaat dari investigasi sistem adalah untuk menentukan problemproblem atau kebutuhan yang timbul. Hal itu memerlukan pengembangan sistem secara menyeluruh atau ada usaha lain yang dapat dilakukan untuk memecahkannya. Salah satu alternatif jawabannya mungkin merupakan suatu keputusan untuk tidak melakukan perubahan apapun terhadap sistem yang sedang berjalan. Dengan kata lain sistem yang ada tetap berjalan tanpa perlu perubahan maupun pembangunan sistem yang baru. 2.2.3 Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagianbagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. (Al Fatta, 2007). Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan komseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain untuk melakukan beberapa perbaikan serupa. Tahapan yang dapat dilakukan dalam menganalisis sistem (Bin Ladjamudin, 2006) adalah : a. Definisikan masalahnya. b. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.

18

c. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut? d. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumya. e. Terapkan alternatif tersebut. f. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem. Selain itu analisis sistem dilakukan dengan sasaran, (Bin Ladjamudin, 2006) yaitu : a. Mengidentifikasikan kebutuhan pelanggan. b. Mengevaluasi konsep sistem untuk feasibilitas. c. Melakukan analisis teknik dan ekonomis. d. Mengaplikasikan fungsi-fungsi untuk perangkat keras, perangkat lunak, manusia, database, dan elemen sistem yang lain. e. Membuat batasan biaya dan jadwal. f. Menciptakan definisi sistem yang membentuk pondasi bagi semua kerja rekayasa subsekuen. 2.2.4 Desain Sistem Desain sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sistem yang lengkap-harapannya, sebuah sistem yang diperbaiki. (Al Fatta, 2007) Pada tahap ini sebagian besar kegiatan yang berorientasi ke computer dilaksanakan. Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak (HW/SW) yang telah disusun pada tahap sebelumnya ditinjau kembali dan disempurnakan. Rencana pembuatan program dilaksanakan dan juga testing programnya. Latihan bagi para pemakai sistem dimulai. Pada akhirnya dengan berpartisipasi penuh dari pemakai sistem, dilakukan test sistem secara menyeluruh. 2.2.5 Implementasi Sistem

2.2.4.1 Definisi Desain Sistem

19

Implementasi

sistem

merupakan

tahapan

yang

dilakukan

untuk

menyelesaikan disain sistem yang ada dalam dokumen disain sistem yang disetujui dan menguji, menginstall dan memulai penggunaan sistem baru atau sistem yang diperbaiki. Tujuan dari implementasi sistem adalah untuk menyelesaikan disain sistem yang sudah disetujui, menguji serta mendokumentasikan program-program dan prosedur sistem yang diperlukan, memastikan bahwa personil yang terlibat dapat mengoperasikan sistem baru dan memastikan bahwa konversi sistem lama ke sistem yang baru dapat berjalan secara baik dan benar. 2.2.6 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem adalah tahapan sistem yang sedang dirancang telah diterapkan dan berjalan. Oleh karena itu dilakukan perawatan sistem meliputi software maupun hardware. Tujuan utama dari pemeliharaan sistem adalah (Al Fatta, 2007) : a. Untuk membuat perubahan yang bias diramalkan untuk sistem yang ada dan membetulkan kesalahan yang dibuat selama proses sistem disain dan impelentasi. b. Untuk memelihara bagian program yang benar dan menghindari untuk memperbaiki bagian ini, justru akan menyebabkan error pada bagian lain yang sudah benar. c. Untuk menghindari degradasi performa sistem. Pemeliharaan sistem yang buruk akan berakibat menurunnya jumlah produksi dan waktu tanggap dari sistem. d. Untuk menjamin keseluruhan proses bisnis yang bergantung pada sistem informasi berjalan dengan baik, karena kegagalan sistem bias saja berakibat pada kerugiaan jutaan dolar. 2.2.7 Bagan Alir (Flowchart)

20

flowchart menggambarkan Ladjamudin, 2006) .

adalah

bagan-bagan

yang

mempunyai suatu

arus

yang (Bin

langkah-langkah

penyelesaian

masalah

Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau kaidah baku yang bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan computer, sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu pemrograman dengan pemrograman lainnya. Namun secara garis besarnya, setiap pengolahan selalu terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu: a. Input b. Proses c. Output Adapun simbol yang digunakan dalam flowchart terdiri dari 3 kelompok, (Bin Ladjamudin, 2006) . yaitu : 1. Flow Direction Symbols (Simbol penghubung/alur) Symbol yang digunakan untuk menghubungkan antara symbol yang satu dengan symbol yang lain. Symbol ini disebut juga connecting line, symbol-simbol tersebut adalah : Simbol arus/Flow Symbol yang digunakan untuk menyatakan jalannya arus suatu proses Simbol communication link Untuk menyatakan bahwa adanya transisi suatu data/informasi dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Simbol connector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses lainnya dalam halaman/lembar yang sama. Simbol offline connector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang berbeda

21

Tabel 2.1 : Tabel Flow Direction Symbols (Simbol penghubung/alur) 2. Processing Symbols (Simbol proses) Symbol yang menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/prosedur, symbol-simbol tersbut adalah : Symbol offline connector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang berbeda. Symbol manual Untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh computer (manual) Symbol decision/logika Untuk menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, ya/tidak. Symbol predefined proses Untuk menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk member harga awal. Symbol terminal Untuk menyatakan permulaan atau akhir suatu program Symbol keying operation Untuk menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard Symbol off-line storage Untuk menunjukkan bahwa data dalam symbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu

22

Symbol manual input Untuk memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard

Tabel 2.2 : Tabel Processing Symbols (Simbol proses)

3. Input-output Symbols (Simbol input-output) Symbol yang menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input-output, symbol-simbol tersebut adalah : Symbol input output Untuk menyatakan proses input-output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya. Symbol purched card Untuk menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu Symbol magnetic-tape unit Untuk menyatakan input berasal dari pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic Symbol disk storage Untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk. Symbol document Untuk mencetak atau menunjukkan laporan input dan output Symbol display Untuk menyatakan peralatan output yang digunakan berupa layar (video, computer)

Tabel 2.3 : Tabel Input-output Symbols (Simbol input-output)

23

2.2.8

Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. (Al Fatta, 2007) Data flow diagram (DFD) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. (Pressman, 2002). Data flow diagram (DFD) adalah suatu network yang menggambarkan sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. (Sutabri, 2004) Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat data flow diagram

2.2.8.1 Definisi DFD

ada 4 (empat) buah, yaitu sebagai berikut : Simbol Keterangan External Entity Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data Proses Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data Data Flow Simbol berjalan ini digunakan aliran data untuk yang menggambarkan

24

Data Store Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. Tabel 2.4 : Simbol Data Flow Diagram (Sutabri, 2004)

2.2.8.2 Elemen Data Flow Diagram (DFD) Untuk membaca suatu DFD harus dapat memahami elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Terdapat empat elemen yang menyusun suatu DFD (Al Fatta, 2007), yaitu : 1. Proses aktivitas atau fingsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, biasa berupa manual maupun terkomputerisasi. 2. Data flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses. 3. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di-update atau ditambahkan ke data store. 4. External Entity Yakni orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem. 2.2.8.3 Penggambaran Proses Bisnis dengan DFD Proses bisnis biasanya terlalu kompleks untuk ditunjukkan dalam satu DFD. Dekomposisi adalah proses untuk menggambarkan sistem dalam hierarki dari diagram DFD. Harus ada proses balancing untuk menjamin informasi yang disajikan dalam satu level dari suatu DFD secara akurat direpresentasikan pada

25

DFD level berikutnya. Berikut merupakan hierarki dari suatu DFD dapat dilihat pada diagram berikut (Al Fatta, 2007).: a. Context Diagram Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal. Context diagram juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem.

b. Level 0 Diagram Menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Level ini juga menunjukkan komponen internal dari proses 0 dan menunjukkan bagaimana proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. c. Level 1 Diagram Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0, sekaligus menunjukkan bagaimana informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya. d. Level 2 diagram Menunjukkan semua proses yang menyususn sebuah proses ke level 1. Bias saja penyusunan DFD tidak mencapai level 2 ini, atau mungkin harus dilanjutkan ke level berikutnya (level 3, level 4, dan seterusnya). 2.2.9 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak (Bin Ladjamudin, 2006). Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambar yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. (Al Fatta, 2007). Entity Relationship Diagram (ERD) menggunakan symbol-simbol khusus untuk menggambarkan elemen-elemen Entity Relationship Diagram (ERD).

26

Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram (ERD) :

IDEF1X Entitas : Orang, berada memiliki nama tunggal ditulis dengan huruf besar berisi lebih dari 1 instance. Attribute : Property dan entitas Attribute harus name digunakan oelh
Attribute Attribute name name minimal

Chen Entity-Name

Information Engineering Entity-Name

Entity-Name tempat, atau

Edintifier identifier

Entity-Name

Entity-Name

Entity-Name

proses

bisnis dipecah dalam Attribute Attribute detail Relationship: Menunjukkan hubungan antara 2 entitas dideskripsikan
Relations

Relationshipname

Relationship-name

Relationshipname

denganhip name kata memiliki (null/not memiliki

kerja null)

modalitas kardinalitas

(1:1,1:N atau M:N) Tabel 2.5 : Tabel Symbols yang digunakan menggambarkan ERD

27

(sumber : Al Fatta, 2007) 2.2.9.1 Pemetaan Antara Set Entitas Dari sejumlah hubungan antar entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas satu ke entitas lainnya dan begitu juga sebaliknya. Terdapat 3 kardinalitas relasi yaitu : 1. One to One (satu ke satu) Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya. Yang berarti setiap tupel pada entitas A berhubungan dengan paling banyak satu tupel pada entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap tupel pada entitas B berhubungan dengan paling banyak satu tupel pada entitas A. Contoh : ada relasi bahwa setiap pegawai mempunyai satu nomor induk pegawai.
pegawai 1 mempunyai 1 Nomor induk pegawai

2. One to Many (satu ke banyak) Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama. Contoh : setiap seksi mempekerjakan satu staf, satu staf petugas dalam satu seksi melayani absensi pegawai.
Staf Petugas 1 N melayani pegawai

3. Many to many (banyak ke banyak)

28

Tingkat hubungan kebanyakan terjadi jika kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Baik dilihat dari sisi entitas yang pertama, maupun dilihat dari sisi yang kedua. Yang berarti setiap tupel pada entitas A dapat berhubungan dengan banyak tupel pada entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas B dapat berhubungan dengan banyak tupel pada entitas A. Contoh : setiap pegawai dapat melakukan absensi dan setiap absensi dapat mengabsensi lebih dari satu pegawai
Banyak pegawai N melakukan N Absensi

2.2.10 Kamus Data 2.2.10.1 Definisi Kamus Data Kamus data merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang tegar dan teliti sehingga pemakai dan analis sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input, output, komponen penyimpan, dan bahkan kalkulasi inter-mediate. (Pressman, 2002). Kamus data dapat berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisa sistem mepunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan (input), keluaran (ouput), penyimpanan dan proses. Kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisa sistem dengan

29

pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.

2.2.10.2

Perancangan Kamus Data Pada tahap perancangan, kamus data digunakan untuk merancang

input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Arus data di DAD sifatnya global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari arus data di DAD secara terinci dapat dilihat di kamus data. Kamus data memuat hal-hal sebagai berikut (Amsyah, 2005) : a. Nama arus data Nama arus data harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. b. Alias Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada. Untuk menyatakan nama lain dari suatu data element atau data store yang sebenarnya sama dengann data element atau data store yang telah ada. c. Bentuk data Bentuk data perlu dicatat di kamus data, karena dapat diperguankan untuk mengelompokkan perancangan sistem. d. Arus data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data di DAD. e. Penjelasan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu

30

Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengen keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

2.3 2.3.1

Rekayasa Perangkat Lunak Definisi Rekayasa Perangkat Lunak Rekayasa perangkat lunak adalah analisis, desain, konstruksi, verfiikasi, dan manajemen kesatuan teknik dalam membangun sebuah aplikasi perangkat lunak (Pressman, 2002). Rekayasa perangkat lunak pada dasarnya terdiri dari komponen-

komponen perangkat lunak yang berbentuk program yang memiliki tugas sebagai berikut (Bin Ladjamudin, 2006) : 1. Membuat suatu desain aplikasi yang ada dilingkungan tugas atau perkerjaan. 2. Membuat deadline berupa pendahuluan, perumusan masalah, analisis, desain, dan kesimpulan. 2.3.2 Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak Metodologi pengembangan perangkat lunak yang akan digunakan adalah waterfall, metodologi pengembangan perangkat lunak dengan metode waterfall dilakukan dari tahapan awal ke tahapan berikutnya. Pada penelitian ini penulis mengacu metodologi waterfall yang dikemukakan oleh Sandra Donaldson Dewitz pada tahun 1996, yaitu Traditional (Waterfall) System Development Methodology.

31

Preliminary Inves ation, tig

- General Problem Definition - Objectives Constraints - Feasibility

S te ys m Ana lysis

- System Environment - IPOSC requirements - Chosen Solution

S te ys m Ds n e ig
Feedback Loop

- Specifications Of PPDSH component

S m yste Im m nta , ple e tion

Operational System

Gambar 2.3 : Traditional (Waterfall) System Development Methodology Sumber : Sandra Donalson Dewitz, 1996 Kegiatan yang dilakukan pada Traditional (Waterfall) System

Development Methodology, (Dewitz, 1996) sebagai berikut : a. Preliminary Investigation Preliminary Investigation meliputi tahapan persiapan, dimana pada tahapan ini dilakuakn survey ke lapangan dilakukannya penelitian dengan tujuan mengidentifikasi hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang akan dikembangkan. Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini adalah : 6. Mengidentifikasi hasil sasaran, batasan, dan ruang lingkup. 7. Perkiraan anggaran dan manfaat 8. Evaluasi kelayakan 9. Dokumen hasil sasaran, batasan dan lingkup 10. Mendapatkan persetujuan untuk mulai menganalisis sistem b. System Analysis 6. Menganalisis kebutuhan dan konteks organisatoris 7. Menganalisis kebutuhan dan konteks fungsional 8. Menganalisis sistem yang ada yaitu : c. Analisis fisik (PPDSH). d. Analisis logis (IPOSC) 9. Menentukan fungsional dari sistem baru d. Kebutuhan IPOSC

32

e. Karakteristik pemakai f. Menghubungkan dengan sistem lain. 10. Kebutuhan dokumen dan mendapatkan persetujuan pemakai untuk mulai desain sistem. c. Design System 3. Desain secara umum d. Spesifik secara logis (IPOSC) dan desain fisik secara luas meliputi satu atau banyak solusi alternative. e. Pemilihan solusi f. Memilih solusi atau proyek. 4. Desain secara terperinci : Menspesifikasikan perancangan fisik, (PDSH) d. Perancangan user interface e. Perancangan basis data f. Perancangan dan memperoleh perangkat lunak g. Membicarakan kontrak perangkat keras h. Perancangan pelatihan d. System Implementation 8. Membangun komponen e. Menulis sistem manual f. Pelatihan user g. Membangun basis data h. Kode perangkat lunak 9. Siapkan fasilitas untuk perangkat keras 10. Melakukan pengujian unit 11. Melakukan pengujian sistem 12. Menginstal komponen 13. Melakukan test tinjauan ulang / penerimaan pemakai 14. Melakukan tinjauan ulang implementasi 2.3.3 Fase Pengembangan Perangkat Lunak

33

Untuk mengembangkan perangkat lunak secara memadai, proses perkembangan perangkat lunak harus didefinisikan terlebih dahulu. Kegiatan yang berhubungan dengan fase pengembangan perangkat lunak dikategorikan ke dalam tiga fase, (Pressman, 2002).yaitu : 1. Fase definisi (definition phase) Pada fase definisi ini pengembang perangkat lunak harus mengidentifikasi informasi apa yang akan diproses, fungsi dan unjuk kerja apa yang dibutuhkan, tingkah laku sistem apa yang diharapkan, interface apa yang dibangun, batasan desain apa yang ada, dan criteria validasi apa yang dibutuhkan mendefinisikan sistem yang sukses.

2. Fase pengembangan (Development phase) Dimana pada masa pengembangan perangkat lunak, teknisi harus mendefinisikan bagaimana data dikontruksikan, bagaimana fungsifungsi di implementasikan sebagai sebuah arsitektur perangkat lunak, bagaimana detail prosedur akan diimpelemntasikan, bagaimana interface ditandai (dikarakterisasi), bagaimana rancangan akan diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman, serta bagaimana pengujian akan dilakukan. 3. Fase pemeliharaan (Maintenance phase) Berfokus pada perubahan (change), yang dihubungkan dengan koreksi kesalahan, penyesuaian yang dibutuhkan ketika lingkungan perangkat lunak berkembang, sehingga perubahan sehubungan dengan perkembangan yang disebabkan oelh perubahan kebutuhan pelanggan. Fase pemeliharaan mengaplikasikan lagi langkah-langkah pada fase definisi dan fase pengembangan, tetapi semuanya tetap tergantung pada konteks perangkat lunak yang ada. 4.4 2.4.1 Basis Data

Definisi Basis Data

34

Basis data adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam suatu file atau beberapa file. (Bin Ladjamudin, 2006) Basis data adalah kumpulan file yang berkaitan secara logis yang diorganisasikan dengan berbagai cara untuk meniadakan atau mengurangi duplikasi data dan untuk kemudahan memperoleh gabungan fakta-fakta yang diperlukan. (Amsyah, 2005). Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan dan diorganisasikan untuk emmenuhi kebutuhan struktur organisasi yang dapat digunakan pada single user dan multiuser. (Simarmata, 2006)

2.4.2

Perancangan Basis Data Perancangan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam pembuatan

basis data. Permasalahan yang dihadapi pada waktu perancangan yaitu bagaimana basis data yang akan dibangun ini dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan perancangan basis data baik secara fisik maupun secara konseptualnya. Perancangan konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diiginkan oleh organsisasinya. Untuk menentukan entity dan relasinya perlu dilakukan analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa yang akan datang. Konsep dasar dari basis data merupakan kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini,

35

hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel. 2.5 Structured Query Language (SQL) SQL (Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. Bahasa ini secara de facto merupakan bahasa standar yang digunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hampir semua server basis data yang ada mendukung bahasa ini untuk melakukan manajemen datanya. SQL (Structure Query Language) merupakan komponen bahasa relational database system. SQL merupakan bahasa baku (ANSI/SQL), non procedural, dan berorientasi himpunan (set-oriented language). SQL dapat digunakan baik secara interaktif atau ditempelkan (embedded) pada sebuah program aplikasi. 2.5.1 Komponen-komponen SQL

Secara umum, SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu Data Definition
Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). Implementasi

DDL dan DML berbeda untuk tiap sistem manajemen basis data (SMBD), namun secara umum implementasi tiap bahasa ini memiliki bentuk standar yang ditetapkan ANSI. Artikel ini akan menggunakan bentuk paling umum yang dapat digunakan pada kebanyakan SMBD. 2.5.1.1 Perintah DDL DDL (Data Definition Language) digunakan untuk mendefinisikan, mengubah, serta menghapus basis data dan objek-objek yang diperlukan dalam basis data, misalnya tabel, view, user, dan sebagainya. Secara umum, DDL yang digunakan adalah CREATE untuk membuat objek baru, USE untuk menggunakan objek, ALTER untuk mengubah objek yang sudah ada, dan DROP untuk menghapus objek. DDL biasanya digunakan oleh administrator basis

36

data dalam pembuatan sebuah aplikasi basis data. DDL (Data Definition Language) menggunakan perintah data yaitu : create, drop, alter. a. CREATE TABLE Fungsi : membuat tabel Sintaks : CREATE TABLE tbname (col 1 data type data spec, col 2 data type data spec, . . PRIMARY KEY (col1,)) Contoh : CREATE TABLE PERSONEL (REGNO CHAR(10) NOT NULL, NAME CHAR(45) NOT NULL, ADDRESS CHAR(45), BIRTH DATE NOT NULL WITH DEFAULT, PRIMARY KEY (REGNO)) NULL b. CREATE VIEW Fungsi : membuat tabel view. View merupakan bentuk alternatif penyajian data dari satu atau lebih tabel. View dapat berisi semua atau sebagian kolom yang terdapat pada tabel dimana kolom tersebut didefinisikan. Tujuan membuat view : Meningkatkan keamanan data Meningkatkan kemandirian data Penyederhanaan bagi end user (data yang sedikit, nama-nama kolom yang baru dan dapat dibaca dengan lebih baik) Sintaks : CREATE VIEW viewname (column1, column2, ..) AS SELECT statement FROM tbname [WITH CHECK OPTION]

37

c. CREATE INDEX Fungsi : membuat index Sintaks : CREATE [UNIQUE] INDEX indexname ON nama_table (nama_kolom) Contoh : CREATE UNIQUE INDEX PRSONIDX ON PERSONEL(REGNO) d. DROP TABLE Fungsi : menghapus Tabel Sintaks : DROP TABLE tbname Contoh : DROP TABLE PERSONEL

e. DROP VIEW Fungsi : menghapus view Sintaks : DROP VIEW viewname Contoh : DROP VIEW VPERSON f. DROP INDEX Fungsi : menghapus index Sintaks : DROP INDEX indexname Contoh : DROP INDEX PRSONIDX g. ALTER Fungsi : merubah atribut pada suatu table Sintaks : ALTER TABLE tbname MODIFY (nama_kolom tipe_kolom) ADD (nama_kolom tipe_kolom [[before, nama_kolom]]) DROP (nama_kolom tipe_kolom) Contoh : merubah Tabel TABX dengan menambah Field D. ALTER TABLE TABX ADD D CHAR(3) 2.5.1.2 Perintah DML

38

DML digunakan untuk memanipulasi data yang ada dalam suatu tabel. Perintah yang umum dilakukan adalah: a. INSERT Fungsi : menambah baris (record) baru Sintaks : INSERT INTO tbname (col1, ...) VALUES (value1, ...) b. UPDATE Fungsi : merubah record Sintaks : UPDATE tbname SET field = ekspresi WHERE kondisi c. DELETE Fungsi : menghapus record Sintaks : DELETE FROM tbname WHERE kondisi

d. SELECT Fungsi : menampilkan record Sintaks : SELECT [DISTINCT] colname FROM tbname [WHERE kondisi] [GROUP BY kondisi] [HAVING kondisi] [ORDER BY kondisi] 2.6 Normalisasi 2.6.1 Definisi Normalisasi Normalisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data. (Al Fatta, 2007) Normalisasi adalah proses pengelompokan atribut-atribut dan suatu relasi sehingga membentuk WELL-STRUKTUR RELATION. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi table-tabel menunjukkan entity dan relasinya. (Marlinda, 2004) 2.6.2 Tujuan Perancangan Normalisasi a. Untuk menghilangkan kerangkapan data

Tujuan dari perancangan normalisasi yakni adalah untuk :

39

b. Untuk menghilangkan kompleksitas c. Untuk mempermudah pemodifikasian data

2.6.3

Aturan Normalisasi

Aturan-aturan normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Bentuk Normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi tersebut pada level-level normalisasi. Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi-kondisi tertentu. Pada proses normalisasi dilakukan pengujian pada beberapa kondisi apakah ada kesulitan pada saat menambah/menyisipkan, menghapus, mengubah dan mengakses pada suatu basis data. Bila terdapat kesulitan pada pengujian tersebut maka perlu dipecahkan relasi pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan basis data belum optimal. Normalisasi juga merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain logic basis data relational yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data tetapi dengan menerapkan bentuk-bentuk yang ada dalam mendesain suatu basis data adalah sebagai berikut : a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form). Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannnya. NIP 19700197 7 19722129 9 19882883 2 19882765 6 Nama Ruhiat S.E Drs. Cecep MA H. Yiyi, S.Pd.I Rahmat, S.H Gol III/a IV/a III/a Jabatan Kasie Keuangan Kasie Urais Kasie Urhaj Pendidikan Sarjana Ekonomi Magister Agama Sarjana Pend.Islam

III/b

Staf Urais

Sarjana Hukum

40

b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF/ First Normal Form). Bentuk normal ke satu mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data dibentuk dalam flat (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai dari field berupa atomic value. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya mempunyai satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata. NIP 19700197 7 19722129 9 19882883 2 19882765 6 Nama Ruhiat S.E Tgl Lahir Gol Jabatan Kasie Keuangan Kasie Urais Kasie Urhaj Staf Urais Pendidikan Alamat Sarjana Jl.Leles Ekonomi Magister Jl.Patriot Agama Sarjana Jl.Kr.Rejo Pend.Islam Sarjana Jl.Riau Hukum

24/05/1960 III/a

Drs.Cecep 04/07/1970 IV/a H. Yiyi, S.Pd.I Rahmat, S.H 15/11/1961 III/a 17/08/1971 III/b

c. Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primery key. Dengan demikian untuk membentuk normal kedua harus sudah ditentukan kunci field. Kunci field harus dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Data Pribadi NIP Nama 197001977 Ruhiat S.E 197221299 Drs.Cecep 198828832 H. Yiyi, S.Pd.I 198827656 Rahmat, S.H Data Kepangkatan Gol III/a IV/a Pendidikan Sarjana Ekonomi Magister Agama Tgl Lahir 24/05/1960 04/07/1970 15/11/1961 17/08/1971 Alamat Jl.Leles Jl.Patriot Jl.Kr.Rejo Jl.Riau

41

III/a III/b

Sarjana Pend.Islam Sarjana Hukum

Data Jabatan NIP 197001977 197221299 198828832 198827656 III/a IV/a III/a III/b Gol Jabatan Kasie Keuangan Kasie Urais Kasie Urhaj Staf Urais

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi harus dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci harus bergantung pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. Data Tempat Tinggal Nama Ruhiat S.E Drs.Cecep H. Yiyi, S.Pd.I Rahmat, S.H Pegawai NIP 197001977 197221299 198828832 198827656 Kepangkatan Gol Pendidikan Alamat Jl.Leles Jl.Patriot Jl.Kr.Rejo Jl. Riau Nama Ruhiat S.E Drs.Cecep H. Yiyi, S.Pd.I Rahmat, S.H Tgl Lahir 24/05/1960 04/07/1970 15/11/1961 17/08/1971

42

III/a IV/a III/a III/b

Sarjana Ekonomi Magister Agama Sarjana Pend.Islam Sarjana Hukum

Data Jabatan NIP 197001977 197221299 198828832 198827656 III/a IV/a III/a III/b Gol Jabatan Kasie Keuangan Kasie Urais Kasie Urhaj Staf Urais

e. Bentuk Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Boyce-Codd Normal Form (BCNF) mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey. (Sutabri, 2004) 2.7 Pemrograman 2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 diperkenalkan pada tahun 1998 seiring dengan semakin meluasnya penggunaan sistem operasi windows 98. Sebagaimana versi 5.0, versi 6.0 juga merupakan bagian dari paket visual studio 6.0 bersama bahasa pemrograman C dan Foxpro. Berbagai fasilitas baru ditemukan pada Visual Basic 6.0, misalnya akses database dengan teknologi ADO (ActiveX Data Object, kemampuan internet yang diperluas, elemen dan control yang semakin banyak, kemampuan untuk membuat control sendiri, fasilitas dan alat bantu yang disebut sebagai wizard, dan berbagai kemampuan lainnya. Secara umum kemampuan Visual Basic adalah menyediakan komponenkomponen yang memungkinkan anda untuk membuat program aplikasi yang

43

sesuai dengan tampilan dan cara kerja Windows. Berikut adalah tampilan dari Microsoft visual basic 6.0 :

Gambar 2.4 : Tampilan Microsoft Visual Basic 6.0 2.7.2 Komponen-komponen pada Microsoft Visual Basic 6.0 Ada beberapa istilah dan komponen pada visual basic yang digunakan untuk membuat program aplikasi yaitu : A. Project Project adalah sekumpulan modul. Jadi project (proyek) adalah program aplikasi itu sendiri yang belum dikompilasi. Project disimpan dalam file yang berakhiran VBP.

Gambar 2.5 : Jendela Project B. Form Form adalah suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja program aplikasi.

44

Gambar 2.6 : Form

C. Toolbox Toolbox adalah kotak alat yang berisi icon-icon untuk memasukan object tertentu kedalam jendela form.

Gambar 2.7 : Toolbox D. Properties

45

Propertis digunakan untuk menentukan setting suatu objek. Suatu objek biasanya mempunyai beberapa properti yang dapat diatur langsung dari jendela propertis atau jendela kode.

Gambar 2.8 : Jendela Properties E. Kode Program Kode program adalah serangkain tulisan perintah yang akan dilaksanakan jika suatu objek dijalakan. Kode program ini akan mengontrol dan menentukan jalannya suatu objek.

Gambar 2.9 : Kode Program F. Event

46

Event adalah peristiwa atau kejadian yang diterima oleh suatu objek, misalnya klik, doubleklik, keypressed, dan lain sebagainya. G. Metoda (Metod) Metoda adalah suatu set perintah seperti halnya fungsi atau prosedur, tetapi sudah tersedia dalam suatu objek. Metoda biasanya akan mengerjakan tugas khusus pada suatu objek. H. Module Module dapat disejajarkan dengan form, tetapi tidak mengandung objek. Module dapat berisi kode-kode program atau prosedur yang dapat digunakan dalam program aplikasi. 2.7.3 Microsoft Access

2.7.3.1 Sekilas tentang Microsoft Access Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. 2.7.3.2 Fitur-fitur Microsoft Access

47

a. Akses dan penggunaan informasi dari sumber yang berbeda. Penggunaan informasi dari berbagai macam format dan programsemuanya dalam interface yang sama.
-

Incorporate a wide range of data sources. Access 2003

mendukung berbagai macam format data, termasuk Extensible Markup Language (XML), OLE, Open Database Connectivity (ODBC), dan Microsoft Windows SharePoint Services.
-

Link business system. Tabel penghubung sehingga dapat

mengakses data dari berbagai database yang berlainan dalam satu waktu di Access 2003 form, report, dan data-access pages. Tabel penghubung tersebut dari database Microsoft Access lainnya, Microsoft Excel spreadsheet, sumber data ODBC, database Microsoft SQL Server, dan sumber data lainnya.
-

Get the most from enterprise data. Dengan mudah mengubah data

Microsoft SQL Server menjadi data Microsoft Access 2003 tanpa harus mengetahui mekanismenya. b. Berbagi informasi dengan lainnya Desain form dan report yang disimpan dan dibuka pada versi Access sebelumnya bisa dengan mudah berbagi informasi dengan lainnya.
-

Share information more efficiently. Ekspor dan impor data, dan

hubungkan dengan situs Windows SharePoint Services dimana anggota tim yang lainnya dapat mengakses data Anda. Membuat situs ini membutuhkan Microsoft Windows Server 2003 yang menjalankan Windows SharePoint Services.
-

Design Web pages using powerful tools. Publikasikan form dan

report melalui web dan tampilkan informasi data, update, dan bekerja dengan data dari database Anda. 2.7.3.3 Security Microsoft Access Microsoft Access, seperti halnya DBMS yang lain, juga memiliki fasilitas security. Security dalam DBMS sendiri, adalah suatu keniscayaan. Dengan

48

security kita bisa mengamankan data dari user yang tidak berhak. Dalam microsoft access, security tersebut terdiri dari 7 macam yaitu sebagai berikut: a. Encrypt or Decrypt Database Metode ini merupakan salah satu metode security yang paling umum. Dengan proses enkripsi, suatu database file dipadatkan, dan dibuat tidak bisa terbaca oleh beberapa aplikasi. Enkripsi bisa digunakan untuk menjaga user biasa mengakses informasi di database ketika mentransfer data secara elektronik,atau ketika menyimpannya di disket,disk,atau cd. Tapi, Jet (the database engine used by Access) menggunakan enkripasi yang termasuk lemah, dan sebaiknya tidak digunakan untuk melindungi data yang sangat penting. Fasilitas ini tersedia di security submenu di menu tools. Dekripsi adalah kebalikan dari proses enkripsi. b. Use A Custom Interface Salah satu metode access yang cukup mudah diimplementasikan adalah custom interface/memodifikasi user interface. Kita dapat melakukan metode ini dengan memilih startup dari tools menu, kemudian kita bisa memodifikasi startup form,menu,bahkan tittle dan icon.kita juga bisa menyumbunyikan database window,yang akan menyembunyikan objek dari user yang tidak diberi izin. Feature dari startup dialog ini, juga dapat digunakan secara programming. Untuk lebih jauh mengenai masalah ini, lihat about startup option di help c. Set Database Password Kita bisa memberi password untuk database kita, sehingga ketika ada user yang mencoba mengakses data dan database objek, sistem akan memfilter user dengan menanyakan passwordnya.Cara ini juga dikenal dengan nama share level. Sebagai catatan, menu dari microsoft access untuk feature ini tersedia ketika kita membuka file untuk exlusive use terlebih dahulu. D. Set a Module Password Kita bisa memberi proteksi untuk semua standar module, dan class modul(seperti kode yang terdapat dari form dan report)dari modifikasi tidak sengaja dari user atau memberi password untuk melihat VB kode. Setelah kita memberi password, kita harus memberi password per session untuk melihat dan memodifikasi kode divisual basic editor.password ini dibutuhkan bukan hnya

49

untuk melihat dan meng-edit, tapi juga untuk fungsi cut,copy,paste,export,delete. Yang harus diperhatikan adalah cara tidak mencegah user untuk menjalankan program/kode atau melihat kode dari third-party utilities, seperti hex editor. E. Menggunakan MDE file Saat kita mengkonversi suatu .mdb file ke MDE file, ms Access akan meng-compile semua modul, menghapus semua source code yang bisa diedit oleh siapapun, dan meng-compact tujuan dari database. Dengan menyimpan database kita sebagi mde extension, maka akan mencegah aksi-aksi berikut ini: melihat, memodifikasi, atau membuat form, report atau modul di Design View menambah, menghapus, atau mengganti referensi ke object libraries atau database merubah code dengan menggunakan properties, atau method dari access atau VBA object model meng-import atau meng-export form, report atau module. F. user-level security/workgroup based security model Tujuan dari metode security ini adalah untuk mengutilisasi permission dari workgroups dan database untuk menghasilkan sistem security yang aman. Beberapa hal yang penting untuk diperhatikan adalah untuk mem-backup database untuk versi secure dan unsecure, agar kita tetap bisa menggunakan database kita seandainya database kita mengalami masalah. G. menggunakan security wizard Berikut tahapan mengamankan database melalui security wizard: 1. buka file databasenya.
2. di Tools menu, pilih Security, lalu click User-Level Security Wizard.

3. pastikan option create a new workgroup telah terpilih, klik next. 4. lalu, isi semua isian yang ada.
5. kita bisa memilih apakah workgroups ini akan menjadi default untuk

semua database atau hanya untuk sebagian. Klik option I want to create a shortcut to open my secured database lalu klik Next.
6. berikutnya, anda harus memilih objek apa saja yang akan kita beri

keamanan. Lalu klik next.

50

7. Berikutnya, anda harus memilih optional security group dengan izinnya tersendiri. Lalu klik next.
8. Berikutnya kita harus menspesifikasi hak dari user group. Karena

defaultnya semua user masuk group ini, maka hak yang kita spesifikasikan akan diberikan ke semua user. Tapi, kita bisa membatasi hak dari user group atau biarkan defaultnya(no permission). klik Next. 9. berikutnya kita bisa menambah user baru. Klik next.
10. berikutnya anda akan memasukkan user dari proses sebelumnya ke

workgroup. klik Next.

11. Di window terakhir, pilih nama untuk backup unsecured database. klik

Finish.

Database

yang

asli

tersimpan

dengan

extention

.bak.

(www.blog.unsri.ac.id).
BAB III ANALISIS SISTEM

3.1

Preliminary Investigation Preliminary Investigation merupakan tahapan persiapan, dimana tahapan

ini dilakukan survey ke lapangan atau lokasi dilakukannya penelitian dengan tujuan untuk mengidentifikasi hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang akan dikembangkan.

3.1.1 Mengidentifikasi Sasaran, Kendala dan Ruang Lingkup 3.1.1.1 Sistem yang Dibutuhkan yang dibutuhkan yakni memperbaiki kelemahan-

Sistem

kelemahan dan permasalahan-permasalahn yang timbul pada sistem yang sedang berjalan. Sistem yang akan dirancang merupakan sebuah sistem yang berbasis komputer dimana berfungsi untuk menangani proses pengelolaan absensi pegawai.

51

Adapun sistem yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

a. pencatatan kehadiran pegawai dilakukan dengan komputerisasi tidak dengan manual (tulis tangan). b. Menghemat waktu bagi user bagian kepegawaian dalam pengelolaan kehadiran pegawai. c. Dapat mengetahui kehadiran pegawai yang tidak masuk kantor dan pegawai yang masuk terlambat, yang dapat mempermudah pengawasan. d. Hasil rekapitulasi kehadiran pegawai dapat dikelompokan berdasarkan waktu (perhari, perbulan, pertriwulan), secara cepat, tepat dan akurat.

3.1.1.2

Kendala dari Sistem yang sedang Berjalan

Kendala dari sistem yang dianalisis yakni mencakup proses pengelolaan data absensi pegawai yang saat ini sedang berjalan. Proses yang ada masih dilakukan manual (tulis tangan) sehingga menimbulkan beberapa permasalahan yaitu :

a. Akurasi data dalam laporan absensi pegawai sering dipermasalahkan. b. Proses pengelolaan data absensi pegawai tidak bisa dilakukan dengan cepat. c. Sulitnya mendapatkan informasi tentang pegawai. d. Proses dari pencatatan data absensi pegawai sering menimbulkan terjadinya redudansi data.

3.1.1.3

Ruang Lingkup Sistem

Ruang lingkup dari sistem pencatatan kehadiran pegawai di kementerian agama kabupaten garut ini meliputi:

a. Kepala Sub Administrasi

52

Kepala Sub Administrasi pihak yang memeriksa dan menandatangani semua laporan rekapitulasi absensi pegawai. b. Urusan Kepegawaian Pihak yang mencatat melakukan proses rekapitulasi kehadiran pegawai dari semua seksi kepegawaian pertriwulan. c. Kepala Seksi unit kerja kepegawaian Pihak yang melakukan proses rekapitulasi kehadiran pegawai dari tiap seksi kepegawaian perbulan d. Pegawai Pihak yang melakukan proses kehadiran dan mengisi kehadiran perhari.

3.2

Dokumen Sasaran, Kendala dan Ruang Lingkup

3.2.1 Dokumen Sasaran yang Berhubungan Dengan Sistem Dokumen yang menjadi sasaran dalam sistem pengelolaan absensi pegawai terdiri dari :

a. Data kehadiran pegawai yaitu data mengenai pegawai Kementerian Agama Kabupaten Garut. b. Rekapitulasi kehadiran perhari yakni Rekapitulasi yang datanya diambil dari kehadiran pegawai setiap hari. c. Rekapitulasi kehadiran perbulan yakni Rekapitulasi yang datanya diambil dari kehadiran pegawai setiap hari, bulan dan triwulan.
3.2.2 Dokumen Batasan yang Berhubungan Dengan Sistem Dokumen yang menjadi batasan untuk diolah dalam sistem pengelolaan absensi pegawai adalah :

a. Laporan kehadiran pegawai perhari b. Laporan kehadiran pegawai perbulan c. Laporan kehadiran pegawai triwulan

53

3.2.3 Dokumen Ruang Lingkup yang Berhubungan dengan Sistem. Ruang lingkup dokumen yang berhubungan dengan sistem pengelolaan absensi pegawai meliputi :

a. Data Input mencakup data kehadiran pegawai. b. Data Output mencakup laporan data kehadiran pegawai perhari, laporan data kehadiran pegawai perbulan, laporan data kehadiran pegawai pertriwulan.
3.3 System Analysis (Analisis Sistem)

3.3.1

Visi Kementerian Agama Kabupaten Garut

TERWUJUDNYA MASYARAKAT GARUT YANG AGAMIS DAN TATA TENTREM KERTARAHARJA MENUJU RIDHA ALLAH .

Agamis

: Masyarakat yang komitmen terhadap ajaran agama dalam berbagai aspek kehidupan.

Tatatentrem Kertaraharja : Masyarakat yang harmonis, maju, toleran dan sejahtera. Ridha Allah :Masyarakat yang senantiasa berada dalam rahmat Allah SWT.

3.3.2

Misi Kementerian Agama Kabupaten Garut

1. Sub Bagian Tata Usaha a. Meningkatkan kualitas pelayanan prima dan pembinaaan aparat kearah professional, proporsional, sejahtera, bersih dan berwibawa serta berakhlakulkarimah.

54

b. Meningkatkan pelayanan sistem data dan perencanaan (SIDACAN), tertib administrasi dan tertib anggaran. 2. Seksi Urusan Agama Islam Meningkatkan penghayatan dan pengamalan urusan agama islam, pengembangan keluarga sakinah, peningkatan kualitas pelayanan ibadah sosial, pemberdayaan produk halal, serta memperkokoh kemitraan umat beragama bersama tokoh dan masyarakat. 3. Seksi Haji Dan Umrah a. Peningkatan kualitas pelayanan penyelenggaraan ibadah haji dan umrah, sehingga jamaah dapat melaksanakan ibadah khusu, nyaman tentram untuk ibadah haji mabrur/mabrurah. b. Mendorong berkembangnya masyarakat madani yang dilandasi nilai agama dan nilai-nilai luhur budaya daerah sehingga 4. Seksi mampu Dan bergaul antar jamaah sedaerah, Pada sebangsa, dan sesama jamaah seagama. Madrasah Pendidikan Agama Islam Sekolah Umum Memberikan bimbingan dan pelayanan dibidang kurikulum berbasis kompetensi, bimbingan ketenagaan dan kesiswaan, bidang sarana, bidang kelembagaan dan ketatalaksanaan, serta memberikan bimbingan dan pelayanan dibidang supervisi dan evaluasi. 5. Seksi Pendidikan Keagamaan Pondok Pesantren Meningkatkan kualitas pendidikan agama islam pada pondok pesantren dan madrasah diniah.

6. Seksi

Pendidikan

Agama

Pada

Masyarakat

Dan

Pemberdayaan Mesjid

55

Meningkatkan

kualitas

lembaga

pendidikan

yang

diselenggarakan oleh pemerintah maupun masyarakat, melalui penyempurnaan sistem pendidikan nasional, dalam menghadapi perkembangan sains dan teknologi. 7. Seksi Penyelenggaraan Zakat & Wakaf a. b. c. Menjadi fasilitator, koordinator, motivator bagi pengelola. Meningkatkan fungsi dan peran lembaga pengelola. Meningkatkan penertiban administrasi zakat dan usulan sertifikasi. 8. Kelompok Jabatan Fungsional Atas kewenangan pimpinan menjadi koordinator pelaksana (KORLAK) dalam hal: a. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan pelaksaan dimasing-masing unit. b. Sebagai motivator, inovator, kreator dan dinamisator bagi administrator pada masing-masing unit kerja, menuju pencerahan proporsional. pelaksana yang professional dan

3.4 3.4.1 Garut Setiap Instansi baik

Penjabaran

Kementerian

Agama

Kabupaten Garut Guna Mencapai Tujuan Struktur Organisasi Kementerian Agama Kabupaten

milik

pemerintah

atau

milik

swasta

mempunyai struktur organisasi yang akan memberikan gambaran secara terstruktur dan disusun dengan sistematis bagian-bagian yang berhubungan dengan tugas dan fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Adapun perangkat organisasi Departemen Agama Kabupaten Garut terdiri atas Kepala Kantor, Kep. Sub bagian TU, Urusan Tata Usaha Kepegawaian, Urusan Tata Usaha Keuangan, Urusan Tata Usaha Umum, Seksi Urusan Agama Islam (Urais), Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umroh, Seksi Madrasah dan Pendidikan Agama Islam (Mapendais),

56

Seksi Pendidikan Keagamaan dan Pondok Pesantren (PK Pontren), KUA Kecamatan, Seksi Penerangan agama Islam (Penamas), Seksi Penyelenggaraan Zakat dan Waqaf, dan Kelompok Jabatan Fungsional Struktur Organisasi Departemen Agama Kabupaten Garut digambarkan sebagai berikut:

K e p a la K a n t o r
K e p .S u b B agian T U U r u s a n T a ta U s a h a K e p e g aw a ian U r u s a n T a ta U s a h a K euangan U r u s a n T a ta U s a h a U m um

S e k s i S e k s i P e n y .H a j iS e k s i U ra is D a n U m ro h M a p e n d a is

S eksi S eksi P e n y .Z a k a t P K .P o n tr e nP e n a m a s W akaf

K e lo m p o k J a b a ta n F u n g s io n a l

KUA K e c a m a ta n

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Agama Kabupaten Garut. 3.4.2 Tugas Dan Fungsi Sebagai Organisasi bawahan, Kementerian Agama Kabupaten Garut, yang dalam melaksanakan tugas pokoknya sesuai dengan kebijakan kepala kantor wilayah Provinsi Jawa Barat dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan fungsinya adalah: a. Memberikan kelancaran atas pelaksanaan kegiatan dibidang keagamaan Garut. serta memberikan rumusan kebijakan teknis bimbingan dan pelayanan, kepada umat beragama di Kabupaten

57

b. Mengkoordinasikan kerukunan, sosial.

dan

memberikan haji dan

pembinaan umroh,

atas

pelaksanaan tugas dan pelayanan dibidang kehidupan dan penyelenggaraan pembinaan pendidikan agama dan keagamaan, serta pembinaan ibadah c. Melaksanakan pengawasan fungsional. d. Menyajikan informasi menyangkut pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kementerian agama Kabupaten Garut.

3.4.3

Deskripsi Struktur Organisasi Kabupaten Garut

Kementerian Agama

Deskripsi

tugas

pada

struktur

organisasi

Kementerian

Agama

Kabupaten Garutadalah sebagai berikut: 1.Kepala Kantor mempunyai tugas yaitu mengkoordinir seksi-seksi yang berada dibawahnya agar tercapai Visi dan misi Kementerian Agama Kabupaten Garut. 2.Kep. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas yaitu: Menyelenggarakan dan tata usaha yang kepegawaian berlaku. di lingkungan kegiatanKementerianAgama Kabupaten Garut, berdasarkan pada peraturan perundang-undangan Adapun kegiatannya meliputi: 1. 2. 3. Memimpin unit kerja urusan tata usaha kepegawaian. Membagi tugas para pelaksana Melakukan urusan atas surat hasil kantor dan menyurat, tugas perlengkapan pelaksanaan

mempertanggungjawabkan administrasi, rumah tangga kantor.

ketatalaksanaan

Sub Bagian Tata Usaha terdiri dari: 1. Urusan Tata Usaha Kepegawaian yang memiliki tugas

sebagai berikut:

58

1. 2. 3. 4. 5. 6. 8.

Pembuatan daftar urut kepangkatan Persiapan administrasi pelantikan. Ceklis konsep, SK kenaikan gaji berkala Pengusulan pensiunan PendistribusianSK Mengurus absensi 7. Pemeliharaan peraturan kepegawaian Mengurus file kepegawaian. 2. Urusan Tata Usaha Keuangan yang memiliki tugas sebagai berikut: Melakukan penata usahaan keuangan Garut. pada Adapun kantorKementerian Agama Kabupaten

kegiatan-kegiatannya adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan kegiatan serta pelayanan pengawasan berikut sesuai

pembinaan/bimbingan hal keuangan. 2.

dengan tugasnya dan kebijakan kepala kantor, dalam Menyelenggarakan pengelolaan dana penunjang

kedinasan dengan semua unit kerja dalam lingkungan Kantor Departemen agama. 3. Membuat/menyusun laporan-laporan hasil kegiatan penyelenggaraan penata usahaan keuangan, sesuia dengan tugas yang diberikan oleh kepala sub bagian 4. tata usaha, serta memberikan dan saran dan pertimbangan mengenai urusan keuangan. Melakukan evaluasi pertanggungjawaban mekanisme penyelenggaraan penata usahaan hasil kegiatan kepada kepala sub bagian tata usaha dan kepala kantor. 5. Menerima dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. 3. Urusan Tata Usaha Umum yang memiliki tugas yaitu:

59

Mealakukan urusan surat menyurat, perlengkapan dan rumah tangga kantor. Adapun kegiatan-kegiatannya adalah sebagai bertikut: 1. Mengkoordinasikan 2. Menerima dan tugas-tugas pelayanan berikut (sesuai

pelaksanaannya dari pelaksana/staff urusan umum. melaksanakan dengan tugas kepala sub bagian tata usaha dan kepala kantor) kepada unit kerja fasilitatif lainnya. 3. Menggiatkan pelaksanaan kegiatan dan tugas para pelaksana dalam lingkungan urusan umum. 4. Mempertanggung jawabkan atas hasil pelaksanaan tugas 5. 6. administrasi ketatalaksanaan kantor, perlengkapan dan rumah tangga kantor. Mengkonsep surat-surat dinas, undangan dan surat edaran. Mengoreksi surat-surat dinas, dan surat edaran yang telah ditik. 7. Konsultasi dengan dinas/instansi terkait, organisasi kemasyarakatan serta lembaga-lembaga keagamaan. 8. Melaksanakan kesekretariatan yang berhubungan dengan umum. 9. Menyusun pelaporan rumah tangga kantor dan perlengkapannya setiap 3 bulan sekali. 3.Seksi Urusan Agama Islam (Urais) mempunyai tugas memberikan bimbingan, meliputi: 1.Memberikan bimbingan dalam bidang dokumentasi statistik. 2. Memberikan bimbingan dalam bidang kepenghuluan. 3.Memberikan bimbingan dalam bidang perkawinan. 4.Memberikan bimbingan dalam bidang kemesjidan, zakat, waqaf dan ibadah sosial. 4.Seksi Penyelenggaraan Haji & Umroh mempunyai tugas sebagai berikut: 1.Melaksanakan penyelenggaraan dan bimbingan manasik haji. 2.Melaksanakan koordinasi dengan Dinas/Instansi terkait.

60

3.Mengawasi serta mengendalikan seluruh pekerjaan staff dan perlengkapan umroh. 4.Melaksanakan 5. ketertiban administrasi penyelenggaraan bimbingan urusan haji dan umroh. Seksi Madrasah dan pendidikan agama islam (Mapendais) 1. Membuat program kerja seksi pendidikan agama islam pada sekolah umum mempunyai tugas sebagai berikut: dan satuan tugas program penyetaraan D.2 GPAI SD/MI dan D.3 GPAI SLTP/MTS tahun 1998/1999. 2. 3. Mengevaluasi dan memantau seluruh kegiatan pelaksanaan program. Membuat laporan atas seluruh kegiatan. 4. islam. 5. 6. Memberikan pembinaan dan bimbingan kepada kasubsi Menandatangani surat-surat yang berhubungan dan karyawan. dengan kegiatan seksi pendidikan agama islam untuk atau atas kepala kandepag. 7. 8. 9. Melaksanakan koordinasi sektoral dan lintas sektoral Melaksanakan koordinasi dengan kegiatan satgas terkait dengan panda islam. penyetaraan D.2 GPAI SD/MI dan D3 GPAI untuk SLTP/MTS. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program kerja seksi pandidikan agama islam dan satgas program penyetaraan D.2 GPAI SD/MI dan D3 GPAI STLP/MTS. 6. 1. Seksi Pendidikan keagamaan dan pondok pesantren (PK Pontren) mempunyai tugas sebagai berikut: Meningkatkan kwalitas penyelenggaraan wajar dinas 9 tahun. 2. Mengadakan sosialisasi kurikulum MD sesuai dengan KBK standar nasional. Memimpin seluruh kegiatan seksi pendidikan agama penyelenggaraan bimbingan urusan haji dan

61

7.

Seksi penerangan agama islam (Penamas) mempunyai tugas 1. Menghimpun, islam. 2. khusus. 3. Melaksanakan majelis bimbingan kepada badan mesjid, dawah, mushola, pengajian talim, kemakmuran Memberikan penyuluhan agama islam pada transmigrasi, suku terasing, remaja mesjid dan kelompok mengolah dan menyajikan data hasil

sebagai berikut: pelaksanaan rencana program dibidang penerangan agama

khotib/ulama, kiyai dan guru pengajian. 4. Memberikan bimbingan pelaksanaan siaran keagamaan, MTQ, hari besar agama islam, seni keagamaan, penyusunan naskah, pembuatan rekaman, penerbitan kitab keagamaan, serta kepustakaan. 8. 1. 2. 3. Seksi Penyelenggaraan Zakat & Wakaf mempunyai tugas sebagai berikut: Meningkatkan sosialisasi kebijakan . Meningkatkan fungsi dan peran pengelola kelembagaan zakat dan wakaf. Membina sistem pelaporan yang berhubungan dengan zakat dan wakaf.

3.5 Analysis Existing System Sistem yang dianalisis kerjanya yakni menganalisisdata absensi dari data absensi perhari, perbulan dan pertriwulan.Absensi perhari di rekapitulasi menjadi perbulan dimana digunakan untuk gaji perbulan pegawai sedangkan absensi pertriwulan dijadikan acuan dimana pegawai menerima uang rapel (uang lauk pauk).
3.5.1 Physical Analysis (PPDSH)

62

Merupakan

bagaimana

gambaran

sistem

yang

akan

menunjukkan bagaimana tugas dilaksanakan secara fisik

People

Procedure Mengisi daftar

Data Buku daftar hadir pegawai

S/ W

H/W

Pegawai

kehadiran pegawai perhari Memeriksa dan menandatan gani kehadiran pegawai dari tiap seksi kepegawaian perbulan Mencatat dan memproses laporan Merekapitula si kehadiran pegawai

Buku

Laporan kehadiran pegawai tiap seksi yang dipimpinya perbulan Buku laporan

Kepala Seksi

Staf urusan Kepegawaia n

Dokumen data kehadiran pegawai perbulan

Buku laporan dan alat tulis

perbulan Tabel 3.1. Analisis Fisik (PPDSH) 3.5.2 Logical Analysis (IPOSC) Analisis logis yaitu gambaran sistem yang akan menunjukkan proses apa perlu sistem yang sedang berjalan. Adapun proses pengelolaan absensi pegawai seperti yang digambarkan di bawah ini :

63

1.

Mengisi kehadiran pegawai perhari

Pegawai

Tanda tangan/paraf pegawai

Mengisi kehadiran pegawai setiap hari

Laporan kehadiran pegawai perhari

Gambar 3.1 Block Diagram Proses pengisian kehadiran perhari

Berdasarkan block diagram di atas, proses mengisi kehadiran pegawai perhari di mulai dari pegawai masuk kerja, kemudian mengisi kehadiran pegawai perhari. Adapun IPOSC untuk proses mengisi kehadiran pegawai perhari adalah sebagai berikut : Input Data kehadiran pegawai Proses Mengisi daftar kehadiran pegawai perhari Output Laporan kehadiran pegawai perhari Storage Buku kehadiran pegawai Control pegawai

2. perbulan

Proses Rekapitulasi kehadiran pegawai

Kepala seksi Data kehadiran pegawai perhari Laporan kehadiran pegawai perbulan

Rekapitulasi dan menandatangani kehadiran pegawai perbulan

64

Gambar 3.2.Block Diagram Proses Rekapitulasi kehadiran pegawai perbulan

Berdasarkan

block

diagram

di

atas,

proses

rekapitulasi

kehadiran pegawai perbulan di mulai dari laporan data kehadiran pegawai perhari, kemudian kepala seksi dari tiap seksi kepegawaian merekapitulasi dan menandatangani semua kehadiran pegawai. Adapun IPOSC untuk proses rekapitulasi kehadiran pegawai perbulan adalah sebagai berikut : Input Data kehadiran pegawai Proses Output Tiap kepala Laporan seksi kepegawaian Merekapitula si gani kehadiran pegawai perbulan dan menandatan kehadiran pegawai perbulan Storage Buku kehadiran pegawai Control Kepala seksi

3. pegawai pertriwulan

Proses

Rekapitulasi

laporan

kehadiran

Kepala sub bagian TU

Data kehadiran pegawai

Rekapitulasi dan menandatangani kehadiran pegawai pertriwulan

Laporan kehadiran pegawai pertriwulan

65

Gambar 3.3.Block Diagram Proses Rekapitulasi kehadiran pegawai pertriwulan

IPOSC untuk proses rekpitulasi kehadiran pegawai pertriwulan adalah sebagai berikut :

Input Data kehadiran pegawai

Proses Output Semua data Laporan rekapitulasi maupun perbulan diproses kembali menjadi data rekapitulasi pegawai pertriwulan oleh staf di kehadiran pertriwulan baik perhari pegawai

Storage Buku kehadiran pegawai

Control Kepala Sub Bagian T.U

66

urusan kepegawaia n kemudian di kepala tanda sub tangani oleh bagian TU Dari tabel proses diatas dapat di kembangkan ke dalam bentuk diagram alir (flowmap), untuk memudahkan di dalam menganalisa system lebih lanjut, berikut adalah flowmap Pengelolaan Absensi Pegawai di Kementerian Agama Kabupaten Garut

67

Flowmap Laporan Pengelolaan Absensi perbulan dan pertriwulan

Pegawai Tiap Unit Seksi Kepegawaian Seksi Urusan Kepegawaian Kepala Sub. Bagian T.U Urusan T.U Keuangan

START

Masuk kerja Dan mengisi buku absensi

Data Absensi Harian

Rekapitulasi kehadiran pegawai perbulan

Data laporan Absensi Perbulan Direkapitulasi absensi pegawai perbulan oleh tiap seksi kepegawaian

Laporan kehadiran Pegawai pertriwulan

Pengambilan Gaji pokok di Bank

Menandatangani rekapitulasi absensi perbulan oleh kepala seksi dari tiap seksi kepegawaian

Rekapitulasi semua absensi pegawai pertriwulan

Pemeriksaan laporan

END

Laporan Absensi Perbulan

Laporan kehadiran pegawai pertriwulan Di validasi/ditanda tangani

Pencatatan No Laporan

END

Arsip Buku Laporan Kehadiran Pegawai Pemeriksaan Laporan Absensi Kehadiran Pegawai Pertriwulan Untuk Uang Rapel

Pembagian uang rapel dari laporan absensi pertriwulan

END

Gambar 3.4 Flowmap Laporan Pengelolaan Absensi Pegawai

68

Berdasarkan gambar diatas, maka bagan alir dokumen untuk system pengelolaan kehadiran siswa yang sedang berjalan dapat dijelaskan seperti berikut :

1. Proses Kehadiran dan Pemeriksaan Pegawai datang ke kantor lalu mencatat dan rekapitulasi daftar kehadiran pegawai setiap hari sebelum atau sesudah bekerja. 2. Proses Pembuatan Laporan Uang Rapel Kepala Seksi dari tiap seksi menandatangani kehadiran pegawai perbulan, kemudian di serahkan kepada seksi urusan kepegawaian untuk direkapitulasi menjadi pertriwulan, ditanda tangani oleh Kepala Sub Bagian T.U dan diserahkan ke Urusan T.U Keuangan untuk selanjutnya dijadikan acuan untuk pembagian uang rapel pertriwulan. 3. Proses Pembuatan laporan untuk Kepala Sub Bagian T.U a. Seksi urusan kepegawaian menerima buku kehadiran pegawai dari tiap seksi kepegawaian setiap bulan. b. Buku Absen pegawai di Rekapitulasi oleh Seksi Urusan Kepegawaian untuk dijadikan bahan laporan data kehadiran pegawai pertriwulan. c. Laporan kehadiran pegawai pertriwulan diserahkan kepada Kepala Sub Bagian T.U. kemudian diserahkan kembali ke seksi kepegawaian untuk disimpan sebagai arsip dan untuk diserahkan kepada urusan T.U keuangan sebagai laporan untuk pembagian rapel.

3.6

Determine Functionality Of New System 3.6.1 Analisis Permasalahan Sistem pengelolaan absensi pegawai yang sedang berjalan masih terdapat

beberapa permasalahan. Adapun permasalahan tersebut yaitu : a.Penyimpanan data yang manual menyebabkan rentan terhadap kehilangan dan kerusakan data.

69

b.

Proses mengisi rekapitulasi absensi pegawai oleh staf urusan

kepegawaian relatif lama 3.6.2 Kebutuhan Fungsional dari Sistem Baru

Berdasarkan hasil analisis permasalahan maka kebutuhan fungsional dari sistem baru yang diperlukan adalah sebagai berikut : Fungsional System 1. Sistem yang dirancang harus mampu melakukan transformasi dari dokumen ke dalam database untuk mempermudah yang baru 2. Sistem perpindahan sistem yang lama ke dalam sistem yang dikembangkan 2. Sistem mempunyai desain grafis
yang menarik.

Non Fungsional System 1. Database dalam sistem dapat di tambah, dikurangi, di up-date, diback-up dengan mudah.

harus dapat merekapitulasi absensi pegawai secara cepat, tepat dan akurat. 3. Penggunaan proses diharapkan pegawai database

dalam 3. Sistem yang dikembangkan juga data

harus dapat diandalkan dalam proses kerja.

penyimpanan dapat serta

mempermudah terjamin dalam

proses up-date dan searching data kerusakan data.

Dari hasil analisis sistem pengelolaan absensi pegawai yang sedang berjalan diatas akan ditrasnlasikan ke dalam hasil flowmap usulan secara lengkap, berikut usulan flowmap sistem pengelolaan absensi pegawai :

70

71

Flowmap laporan Pengelolaan Absensi Pegawai perhari, perbulan dan pertriwulan Seksi Urusan Kepegawaian Tiap Seksi Kepegawaian Kepala Sub. Bagian T.U Urusan T.U Keuangan

Pegawai

START

Pegawai masuk Kantor

Input Data Pegawai

Pencatatan data kehadiran pegawai perhari

Sistem Abensi Pegawai

Arsip

Laporan Absensi Pegawai Perbulan

Laporan Absensi Pegawai Pertriwulan

Pengambilan gaji Pokok di Bank

END

Periksa Laporan

Laporan data Kehadiran telah divalidasi

Pemeriksaan Laporan Absensi Pegawai Pertriwulan Untuk Uang L.P

Pengambilan Uang L.P dari laporan absensi pertriwulan

END

END

Gambar 3.5 : Flowmap Sistem Baru Pengelolaan Absensi Pegawai

72

BAB IV SYSTEM DESIGN Pada bab ini menjelaskan tentang Perancangan System (System Design) yang berkaitan dengan Rancangan Umum Sistem dan Rancangan Rinci Sistem yang akan dirancang atau dikembangkan dikemukakan oleh Sandra Donaldson Dewitz, (1996). 4.1 Desain Secara Umum Tujuan dari desain system secara umum adalah untuk memberikan gambaran umum kepada user tentang bagaimana konsep dan tata cara kerja dari system baru yang akan dikembangkan maupun yang dirancang. Adapun gambaran desain secara umum mengenai proses dari pengembangan pengelolaan kehadiran pegawai yang akan dibuat disajikan dalam spesifik secara logis (IPOSC) sebagai berikut: 4.1.1 Spesifik Secara Logis (IPOSC) Pada Spesifik Secara Logis (IPOSC) akan digambarkan bagian dari Input, Proses, Output, dan Storage untuk pengembangan sistem yang baru. Untuk membantu di dalam menggambarkan IPOSC untuk system yang baru maka akan digunakan pemodelan dengan menggunakan block diagram sebagai berikut : 1. Proses menyimpan data siswa
Kepegawaian

Data Pegawai

Menyimpan Data Base Pegawai

Informasi Data Pegawai

Gambar 4.1 Block Diagram proses menyimpan data pegawai

73

Dari gambar block diagram di atas, di dalam proses menyimpan data pegawai di mulai dari data pegawai kemudian urusan kepegawaian membuat data base pegawai absensi sehingga dapat menghasilkan informasi data kepegawaian. Selain itu Spesifik Secara Logis(IPOSC) untuk proses menyimpan data pegawai adalah sebagai berikut: Input Data Pegawai Proses Menyimpan Data Pegawai Output Informasi Data Pegawai Storage Database Absensi Pegawai 2. Proses meng-entry absensi kehadiran pegawai
Kepegawaian

Control Kepegawaian

Data Pegawai

Meng-Entry Data Pegawai

Informasi Data Pegawai

Gambar 4.2 Proses meng-entry absensi kehadiran pegawai Berdasarkan block diagram di atas, proses dimulai dengan operator di urusan kepegawaian mengentry absensi pegawai masuk ke database absensi pegawai. Adapun IPOSC untuk proses absensi siswa dengan mengentry data dalam sebagai berikut : Input Data Pegawai Proses Meng-Entry Data Pegawai Output Informasi Data Pegawai Storage Database Absensi Pegawai Control Kepegawaian

3. Mendisplay absensi pegawai

74

Kepegawaian

Data Pegawai

Mendisplay absensi pegawai

Informasi Data Pegawai

Gambar 4.3 proses mendisplay absensi pegawai Berdasarkan block diagram di atas, proses mendisplay absensi pegawai mulai dari operator mengentry data pegawai yang masuk, kemudian akan tampak di layar absensi pegawai dan akan masuk ke database. Adapun IPOSC untuk proses mendisplay layar absensi pegawai adalah sebagai berikut : Input Data Pegawai Proses Men-display layar Pegawai Output Informasi Storage Database Absensi Pegawai Control Kepegawaian

Data Data Pegawai

4. Proses Pembuatan laporan absensi pegawai perhari

Kepegawaian

Data Absensi Pegawai

Rekapitulasi data absensi pegawai perhari

Dokumen laporan absensi siswa perhari

Gambar 4.4 Proses pembuatan laporan absensi pegawai perhari Berdasarkan block diagram diatas, proses dari pembuatan laporan absensi perharinya dilakukan dengan cara merekapitulasi data absensi pegawai setiap masuk kerja baik itu waktu datang dan waktu pulang yang ada di database absensi

75

pegawai, setelah itu dicetak menjadi dokumen laporan absensi pegawai perhari yang diserahkan kepada kepala seksi. Adapun IPOSC untuk proses pembuatan laporan absensi pegawai perhari adalah sebagai berikut : Input Proses Data absensi Rekapitulasi Pegawai absensi pegawai perhari Output Dokumen laporan absensi pegawai perhari 5. Proses pembuatan laporan absensi pegawai perbulan
Kepegawaian

Storage Database Absensi Pegawai

Control Kepegawaian

Data Absensi Pegawai

Rekapitulasi data absensi pegawai perbulan

Dokumen laporan absensi siswa perbulan

Gambar 4.5. Proses pembuatan laporan absensi pegawai perbulan Dari block diagram diatas, proses pembuatan laporan perbulan dilakukan dengan cara merekapitulasi data absensi pegawai dari data kehadiran perhari yang ada di database absensi pegawai, kemudian dicetak menjadi dokumen laporan absensi siswa perbulan yang akan diberikan ke kepala seksi masing-masing seksi kepegawaian. Adapun IPOSC dari proses pembuatan laporan absensi pegawai perbulan adalah sebagai berikut :

Input

Proses

Output

Storage

Control

76

Data

absensi Rekapitulasi absensi pegawai setiap hari

Dokumen laporan absensi pegawai perbulan

Database Absensi Pegawai

Kepegawaian

Pegawai

6. Proses pembuatan laporan data absensi pegawai pertriwulan

Kepegawaian

Data Absensi Pegawai

Rekapitulasi data absensi pegawai Setiap bulan

Dokumen laporan absensi siswa pertriwulan

Gambar 4.6. Proses pembuatan laporan data absensi pegawai pertriwulan Berdasarkan gambar block diagram di atas, di dalam proses pembuatan laporan absensi pertriwulan dilakukan dengan cara merekap data absensi pegawai dari semua seksi kepegawaian yang sudah ada di dalam database absensi pegawai, kemudian dicetak kembali sebagai dokumen laporan absensi pegawai pertriwulan sebagai bahan acuan pembagian uang Lauk Pauk. Adapun IPOSC untuk proses pembuatan laporan absensi pegawai pertriwulan adalah sebagai berikut : Input Proses Data absensi Rekapitulasi Pegawai absensi pegawai perbulan Output Dokumen laporan absensi pegawai pertriwulan Block diagram diatas dapat di translasikan ke dalam bentuk flowmap untuk memudahkan analisis lebih lanjut, flowmap pengelolaan absensi pegawai yang diusulkan adalah sebagai berikut : Storage Database Absensi Pegawai Control Kepegawaian

77

78

Flowmap laporan Pengelolaan Absensi Pegawai perhari Seksi Urusan Kepegawaian

, perbulan dan pertriwulan Kepala Sub . Bagian T.U Urusan T .U Keuangan

Pegawai

Tiap Seksi Kepegawaian

START

Pegawai masuk Kantor

Input Data Pegawai

Pencatatan data kehadiran pegawai perhari

Sistem Abensi Pegawai

Arsip

Laporan Absensi Pegawai Perbulan

Laporan Absensi Pegawai Pertriwulan

Pengambilan gaji Pokok di Bank

END

Periksa Laporan

Laporan data Kehadiran telah divalidasi

Pemeriksaan Laporan Absensi Pegawai Pertriwulan Untuk Uang L .P

Pengambilan Uang L.P dari laporan absensi pertriwulan

END

END

Gambar 4.7 Flowmap Sistem Baru Pengelolaan Absensi Pegawai Deskripsi sistem pengelolaan absensi pegawai yang diusulkan adalah sebagai berikut : a) Proses Absensi Pegawai

79

Pegawai datang ke kantor dengan masuk ke ruang kerja operator untuk melakukan sistem absensi pegawai b) Proses pembuatan laporan Laporan absensi pegawai perhari yang sudah direkapitulasi menjadi absensi perbulan diserahkan kepala seksi masing-masing dari setiap seksi kepegawaian, laporan absensi pertriwulan akan diserahkan kepada kepala sub bagian tata usaha untuk ditanda tangani dan divalidasi kemudian disimpan sebagai database dan hard copynya dipergunakan sebagai laporan untuk penerimaan uang Laup Pauk (Rapel) pegawai kementerian agama kab. Garut. 4.2. Tahapan Perancangan Di dalam tahapan ini akan di jelaskan secara spesifikasi tahapan perancangan sebagai berikut : 4.2.1 Perancangan Perangkat Lunak Pengelolaan Absensi Pegawai Pada perancangan aplikasi sistem informasi pengelolaan absensi pegawai ini yang menggambarkan sistem secara umum serta yang memberikan gambaran mengenai hubungan di dalam sistem (Internal Entity) dengan hubungan sistem yang ada diluar (External Entity). Pada perancangan sistem informasi pengelolaan absensi pegawai akan dijelaskan sebagai berikut : 1) Internal Entity a) Staf Kepegawaian Pihak yang memeriksa dan mengecek absensi pegawai sebelum memulai pekerjaan. b) Absensi Pegawai Data yang menggambarkan keadaan pegawai yang bekerja.

2) External Entity a) Pegawai Merupakan pihak yang hanya melakukan proses absensi.

80

b) Kepala seksi dari tiap unit kepegawaian Merupakan pihak yang menerima laporan perbulan untuk ditanda tangani c) Kepala Sub Tata Usaha Merupakan pihak yang menerima laporan yang telah divalidasi oleh seksi kepegawaian. 4.2.2 4.2.2.1 Perancangan Basis Data Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Untuk menjelaskan hubungan antar entitas yang ada pada system, maka diperlukan desain Entity Relationship Diagram (ERD) sehingga nantinya diperoleh sebuah gambaran setiap fungsi yang ada di dalam system yang akan dikembangkan. Berikut gambaran Entity Relationship Diagram (ERD) untuk sistem pengembangan sistem pengelolaan absensi pegawai :
No_Harian NIP Nama_Pegawai Pegawai Golongan Kode_Seksi NIP NIP Tanggal_Masuk

1 N

Memiliki

Kehadiran

Kode_Bulan Jam_Datang menempati Jam_Pulang Keterangan

1
Seksi Kode_Seksi Nama_Seksi

Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram pengelolaan absensi pegawai Keterangan Entitas : 1. Seksi Merupakan ruangan tempat pegawai bekerja yang terdiri dari tiap seksiseksi kepegawaian serta memiliki bagian tugas tersendiri. 2. Pegawai Merupakan orang yang menempati tiap seksi kepegawaian dan yang bekerja didalamnya.

81

3. Kehadiran Menjelaskan para pegawai yang masuk dan tidak masuk kerja serta pegawai yang melaksanakan dinas luar. 4.2.2.2 Perancangan Kardinalitas Derajat relasi Absensi pegawai yang terjadi antara tiap seksi dengan Pegawai adalah satu ke banyak (one to many), yang berarti bahwa satu satu seksi dapat memiliki banyak pegawai. Kardinalitas yang terjadi tersebut dapat di ilustrasikan seperti gambar di bawah ini :
Pegawai ABSENSI

4.2.2.2.1 Derajat relasi antar kehadiran pegawai

PEGAWAI 1 PEGAWAI 2 PEGAWAI 3 PEGAWAI 4

MASUK

KETERANGAN

Gambar 4.9 Derajat Relasi antar daftar hadir dengan kehadiran pegawai 4.2.3 Perancangan Kamus Data Di dalam menjelaskan perancangan kamus data maka akan digambarkan dalam bentuk tabel diagram aliran data dan tabel struktur data seperti dibawah ini: Tabel 4.1 Deskripsi Diagram Alir Data Kehadiran Pegawai Deskripsi Aliran Data Identitas : Nama : Data Pegawai Deskripsi : Berisikan Informasi tentang data pegawai Sumber Tujuan : Proses 1.0 Data Store Siswa Jenis Aliran Data File Layar Laporan Perjalanan struktur data dengan aliran Informasi data pegawai Formulir Internal Volume / Jam

82

Komentar : Informasi data pegawai Tabel 4.2 Struktur Data Pegawai Struktur Data Kehadiran Pegawai : NIP + Nama Pegawai + Golongan + Nama_Seksi. Tabel 4.3 Deskripsi Diagram Aliran Data Pencatatan Kehadiran Pegawai Deskripsi Aliran Data Identitas : Nama : Data Pegawai Deskripsi : Berisikan Informasi tentang data Kehadiran Pegawai Sumber Tujuan : Proses 2.0 Data Store Kehadiran Siswa Jenis Aliran Data File Layar Laporan Perjalanan Struktur Data dengan aliran Formulir Internal Volume / Jam

Informasi data Kehadiran Pegawai Komentar : Informasi data kehadiran pegawai untuk disimpan di data store kehadiran pegawai Tabel 4.4 Struktur Data pencatatan Kehadiran Pegawai Struktur Data Kehadiran Pegawai = No_Harian + Tanggal_Masuk + Jam_Datang + Jam_Pulang + Keterangan. Tabel 4.5 Deskripsi Aliran Data Pada Laporan Kehadiran Pegawai Perbulan Deskripsi Aliran Data Identitas Nama Deskripsi Sumber : : : Laporan Kehadiran Pegawai perbulan : Berisikan informasi tentang laporan kehadiran pegawai perbulan Tujuan :

83

Proses 3.0 Jenis Aliran Data

Kepala Seksi Formulir Internal Volume / Jam

File Layar Laporan Perjalanan Struktur Data dengan aliran

Informasi data Kehadiran Pegawai Perbulan Komentar : Informasi data kehadiran pegawai perbulan untuk diserahkan kepada Kepala seksi tiap seksi kepegawaian. Tabel 4.6 Struktur Data Laporan Kehadiran Pegawai Perbulan Struktur Data Laporan Kehadiran Pegawai Perbulan = Seksi + Jumlah + Minggu ke + Rata-rata. Tabel 4.7 Deskripsi Aliran Data Pada Laporan Data Kehadiran Pegawai Pertriwulan Deskripsi Aliran Data Identitas Nama Deskripsi Sumber : : : Laporan Kehadiran Pegawai pertriwulan : Berisikan informasi tentang laporan data kehadiran pegawai Tujuan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha Formulir Internal Volume / Jam

Proses 3.0 Jenis Aliran Data

File Layar Laporan Perjalanan Struktur Data dengan aliran

Informasi data Kehadiran Pegawai Pertriwulan Komentar : Informasi data kehadiran pegawai pertriwulan untuk diserahkan kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha Tabel 4.8 Struktur Data Laporan Kehadiran Pegawai Pertriwulan Struktur Data Laporan Kehadiran Pegawai Pertriwulan = Seksi + Jumlah +

84

Bulan + Rata-rata. Tabel 4.9 Simpanan Data pegawai Formulir Deskripsi Simpanan Data Identitas Nama Alias Deskripsi Jenis File : : Pegawai :: Memuat sebuah record yang berisikan identitas pegawai : Komputer Manual Indeks Sekuensial Langsung

Format File : Basis Data Ukuran Record Jumlah Record Maksimum : Persentase Pertumbuhan Pertahun : Nama Rangkaian Data : Anggota Salinan Struktur Data Kunci Utama Kunci Sekunder Komentar :

: Data Pegawai : NIP : :

Tabel 4.10 Simpanan Data Kehadiran Pegawai Formulir Deskripsi Simpanan Data Identitas Nama Alias Deskripsi Jenis File : : Kehadiran Pegawai :: Memuat sebuah record yang berisikan identitas Kehadiran Pegawai : Komputer Manual Indeks Sekuensial Langsung

Format File : Basis Data Ukuran Record

85

Jumlah Record Maksimum : Persentase Pertumbuhan Pertahun : Nama Rangkaian Data : Anggota Salinan Struktur Data Kunci Utama Kunci Sekunder Komentar 4.2.4 : : Data Pegawai : NIP : :

Perancangan Struktur Menu Di perancangan aplikasi perangkat lunak pengelolaan kehadiran pegawai

maka diperlukan sebuah rancangan struktur menu untuk mempermudah di dalam perancangannya, seperti di berikut ini :
LOGIN

MENU UTAMA

MASTER DATA DATA TIAP SEKSI DATA PEGAWAI

INPUT ABSENSI PEGAWAI

LAPORAN CETAK LAPORAN LAPORAN PERHARI LAPORAN PERBULAN LAPORAN PERTRIWULAN

EXIT

Gambar 4.10 Design Struktur Menu 4.2.5 Perancangan User Interface Perancangan user interface merupakan gambaran mengenai tampilan program yang akan digunakan dalam aplikasi. tampilan program yang akan dirancang yakni sebagai berikut: 1) Tampilan Desain Form Login Desain form login merupakan tampilan utama ketika program akan dijalankan. Tampilan ini berfungsi untuk keamanan sistem, sehingga sebelum user dapat mengakses tampilan utama maka user harus memasukkan user name dan password terlebih dahulu, apabila user name dan password yang dimasukkan

86

benar, maka user akan menuju tampilan utama dan dapat mempergunakan program.

Gambar 4.11 Desain Form Login 2) Desain Tampilan Form Utama Desain tampilan dibawah ini merupakan tampilan utama dari menu kepegawaian yang berada di seksi kepegawaian.

Gambar 4.12 Desain Form Menu Utama 3) Desain Input a. Input Data Seksi Desain dibawah ini adalah tampilan menu input dari data seksi.

87

Gambar 4.13 Desain Form Input Data Seksi b. Input Data Pegawai Desain ini merupakan tampilan menu input dari data pegawai yang berada di lingkungan Kementerian Agama Kantor Kab. Garut

Gambar 4.14 Desain Form Input Data Pegawai

c. View Data Pegawai Form di bawah ini berfungsi sebagai alat pencarian untuk melihat absensi pegawai baik yang Hadir, sakit, alfa berdasarkan NIP, nama, tanggal, maupun berdasarkan bulan.

88

Gambar 4.15 Desain View Data Pegawai d. Input Data Pegawai Desain tampilan dibawah ini merupakan input absensi pegawai baik pegawai yang hadir, alfa, izin, maupun pegawai yang melakukan dinas luar.

Gambar 4.16 Desain Form Input Absensi Pegawai 4) Desain Output a. Desain Laporan Data Pegawai Desain tampilan dibawah ini merupakan tampilan menu data pegawai yang berada di Kementerian Agama Kantor Kab. Garut.

89

Gambar 4.17 Desain Laporan Data Pegawai Kemenag Kab. Garut b. Rekapitulasi Laporan Absensi Pegawai Perhari Desain di bawah ini merupakan tampilan menu output dari desain laporan absensi pegawai perhari.

Gambar 4.18 Desain Form Laporan Absensi Pegawai perhari c. Laporan Rekapitulasi Perbulan Desain tampilan dibawah ini merupakan tampilan menu output desain laporan absensi pegawai perbulan.

90

Gambar 4.19 Desain Form Laporan Rekapitulasi Perbulan d. Laporan Rekapitulasi Pertriwulan Desain tampilan dibawah ini merupakan tampilan menu output desain laporan absensi pegawai pertriwulan dan perhitungan uang lauk pauk.

Gambar 4.20 Desain Form Laporan Rekapitulasi Pertriwulan dan hasil perhitungan Uang Lauk Pauk (makan). 4.2.6 Perancangan SQL (Structure Query Language) Dalam perancangan table untuk aplikasi pengelolaan data rekam medik menggunakan sintak SQL (Structure Query Language). Berikut sintak SQL yang digunakan : a. Perancangan Tabel Seksi CREATE TABLE Seksi (

91

Kode_Seksi Text(10) NOT NULL, Keterangan Text(50), PRIMARY KEY (Kode_Kelas) ); b. Perancangan Tabel Pegawai CREATE TABEL PEGAWAI ( NIP Text(20) NOT NULL, Nama_Pegawai Text(20), Golongan Text(6), Kode_Seksi Text(9), FOREIGN KEY (Kode_Seksi) References Seksi, FOREIGN KEY (NIP) References Daftar_Hadir ); c. Perancangan Tebel Kehadiran CREATE TABLE Kehadiran ( No_Harian Number NOT NULL, NIP Text(20), Kode_Bulan Text (15), Tanggal_Datang Date, Jam_Datang Date, Keterangan Text(50), FOREIGN KEY (NIP) Refernces Daftar_hadir ); 4.2.7 Perancangan Kebutuhan Perangkat Di dalam perancangan pengembangan sistem informasi absensi pegawai ini dibutuhkan sebuah kebutuhan perangkat baik dalam perangkat keras

92

maupun perangkat lunak untuk dapat memenuhi aplikasi ini, yang spesifikasi minimalnya sebagai berikut : 4.2.7.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) a) Spesifikasi Hardware atau Komputer : 1. Processor 2. Motherboard 3. Memory 4. VGA card 5. Harddisk 6. Optical Drive 7. Lan card 8. Power Supply 9. Monitor 10. Keyboard PS/2 11. Mouse : Optical Mouse USB port atau PS/2 : Intel Pentium Celeron 2.4 Ghz : Yang mendukung Processor : DDR 2 (1 GB) : 128 MB : 160 GB Sata : CD/DVD RW : Integrated : Enlight 560 Watt : VGA/LCD : Standard Keyboard USB port atau

4.2.7.2 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Kebutuhan perangkat lunak (Software) yang digunakan dalam penggunaan aplikasi ini bisa dengan menggunakan Sistem Operasi (OS) Windows 2000, ataujuga dengan menggunakan Windows XP Home Edition/Professional.

93

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan kajian serta tinjauan teori yang dimiliki serta dari hasil Pengembangan Sistem Informasi Absensi Pegawai menggunakan metode pengembangan Traditional (Waterfall) System Development Methodology di Kementerian Agama Kantor Kabupaten Garut, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Perubahan sistem absensi manual menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi dilakukan agar tingkat kesalahan dalam melakukan absensi dapat diminimalisir serta hasil keluaran atau laporan yang dibutuhkan sesuai dengan yang diharapkan instansi. b. Sistem absensi pegawai yang baru ini dapat mengakomodasi kelemahan dan kekurangan di sistem yang lama diantaranya sebagai bahan kredibilitas disiplin pegawai. Selain itu mempermudah dalam pengumpulan rekapitulasi absensi perhari, perbulan maupun pertriwulan serta dalam pembagian uang lauk pauk menjadi lebih mudah dan cepat kepada pegawai. c. Aplikasi absensi ini akan memberikan kemudahan dalam melakukan pendataan kehadiran pegawai karena adanya interface aplikasi dan penggunaannya yang user friendly. 5.2 Saran a. Sistem yang dikembangkan hanya terbatas pada pengelolaan absensi pegawai saja, sehingga sistem informasi absensi ini dapat dikembangkan lebih luas lagi menggunakan sistem absensi dengan finger print atau pun sistem absensi barcode yang lebih terjamin keakuratannya.

94

b. Database harus dikontrol untuk menghindari ketidakteraturan database yang ada untuk menghindari terjadinya human error dalam penggunaan sistem.