Professional Documents
Culture Documents
PENDAHULUAN
Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara-perkara
berikut:
1. Jawatankuasa
2. Tempat Majlis
3. Penyediaan Senarai Jemputan
4. Aturcara Majlis
5. Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis
6. Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan
7. Pemilihan Menu
8. Susunan Keutamaan
9. Panggilan Hormat
10. Susunan Tempat Duduk
11. Pengacaraan Majlis Formal
12. Penyediaan Aturcara Pentadbiran
13. Peranan Penyambut Tetamu
14. Raptai
15. Nilai-Nilai Islam
16. Post-Mortem
1. JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang
dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau
jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc’, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai
ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di
peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang
dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee’. Jawatankuasa
ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:
Pengerusi - Timbalan Ketua Setiausaha Kanan,
Jabatan Perdana Menteri.
Timbalan Pengerusi - Ketua Protokol, Kementerian Luar Negeri
Setiausaha - Setiausaha Bahagian Istiadat,
Jabatan Perdana Menteri.
Ahli-Ahli -i) Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan,
Jabatan Perdana Menteri.
ii) Pengarah Belanjawan, Kementerian Kewangan.
iii) Pengarah Jabatan Kerja Raya, Wilayah Persekutuan.
iv) Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.
v) Pengarah Pengurusan,
Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.
vi) Ketua Staff Jawatan Anggota, Kementerian Pertahanan.
vii) Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan.
Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagi
melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap
agensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan
melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh
tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja.
Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu:
a. Peringkat Antarabangsa
b. Peringkat Kebangsaan
c. Peringkat Negeri
d. Peringkat Daerah
e. Peringkat Agensi
(Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).
2. TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan
bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira
dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:
i) Diketahui umum dan mudah dituju
ii) Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi
iii) Mempunyai ruang legar yang luas
iv) Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi
v) Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan.
Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di
stadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. Penggunaan protokol
adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang
diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad
dan adakalanya terpaksa diubahsuai.
3. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu:
i) Ringkasan senarai
ii) Senarai nama
iii) Senarai mengikut keutamaan
iv) Senarai jawapan kehadiran
v) Senarai hadir
Senarai pertama ialah Ringkasan Senarai. Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu.
Misalnya bagi Peringkat Persekutuan:
a. Menteri-Menteri - 4
b. Timbalan Menteri - 2
c. Ketua Setiausaha Kementerian - 4
d. Pengarah di Kementerian-Kementerian - 50
e. Ketua-Ketua Jabatan - 40
JUMLAH 100
Di peringkat Agensi seperti di Universiti:
a. Naib Cansselor - 1
b. Timbalan Naib Canselor - 3
c. Dekan - 10
d. Timbalan Dekan - 6
e. Ketua Jabatan - 30
f. Pensyarah - 50
JUMLAH - 100
Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahui
kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri
yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi
hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:
i) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
ii) Nama isteri (jika diketahui)
iii) Jawatan atau pangkat
iv) Alamat pejabat (lengkap dengan poskod)
v) Nombor telefon pejabat
vi) Alamat rumah (lengkad dengan poskod)
vii) Nombor telefon rumah
viii) Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)
Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan iaitu senarai tetamu dari senarai
kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dari
Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam
menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta
ringkasan jawatan. Misalnya:
i) Dato’ Ali bin Mohamad (KP)
ii) Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP)
iii) Encik Mohd Alias bin Harun (PP)
dan seterusnya.
Senarai keempat ialah Senarai Jawapan Kehadiran. Senarai ini adalah sama dengan senarai
ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak
hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau
tidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab
hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan.
Senarai kelima ialah senarai yang terakhir dan mengandungi Senarai Tetamu Yang Menjawab
Hadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama
tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan
menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit
dalam senarai ini.
4. ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi
kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan
ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika
hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah
petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah
dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letak masa akhirnya dan
kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan
jangka masa bagi setiap acara.
5. KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau
kategori majlis adalah seperti berikut:
i) Majlis penuh istiadat
ii) Majlis formal
iii) Majlis separuh formal
iv) Majlis tidak formal
Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut:
MAJLIS PEREMPUAN LELAKI
a) Bankuet Negara atau Baju Kurung atau Kebaya Mess Kit/White Tie/
Negeri Labuh, berselendang dan Baju Kebangsaan
tidak sedondon Rasmi dengan Darjah
Kebesaran
b) Jamuan Makan Malam i) Baju Kurung i) Baju Kebangsaan
Rasmi oleh Ketua Negara berselendang Hitam
Atau Ketua Kerajaan ii) Baju Kebaya Labuh ii) Black Tie
Berselendang
c) Jamuan Makan Malam i) Baju Kurung i) Baju Kebangsaan
Formal ii) Baju Kebaya Labuh ii) Lounge Suit
d) Jamuan Makan Malam Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan
Tidak Formal Panjang
e) Jamuan Makan i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan
Tengahari Rasmi ii) Baju Kurung Panjang
ii) Lounge Suit
iii)Pakaian Kerja
f) Jamuan Makan Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan
Tengahari Tidak Rasmi Panjang
g) Jamuan Teh Rasmi i) Baju Kurung i) Baju Batik Lengan
ii) Baju Kebaya Labuh Panjang
ii) Lounge Suit
iii)Pakaian Kerja
h) Pengurnian Darjah Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat
Kebesaran labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan
tidak sedondon Rasmi
iii)Baju Kebangsaan
Hitam
i) Istiadat Pertabalan Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat
Labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan
tidak sedondon Rasmi
j) Hari Ulang Tahun i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan
Kemerdekaan ii) Baju Kurung Panjang
ii) Bush-jacket
iii)Pakaian Kerja
k) Pembukaan Persidangan Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat
Parlimen Labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan
tidak sedondon Rasmi
l) Mengadap Tuanku Baju Kurung atau Kebaya i) Lounge Suit gelap
Labuh, berselendang dan dan bersongkok
tidak sedondon ii) Baju Kebangsaan
m) Cocktail dan Reception i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan
ii) Baju Kurung Panjang
ii) Lounge Suit
n) Tilawah Al-Quran Baju Kurung atau Kebaya i) Baju Kebangsaan
Labuh, berselendang dan ii) Baju Batik Lengan
tidak sedondon Panjang
iii)Lain-lain pakaian
yang sesuai
o) Pengebumian Baju Kurung atau Kebaya Baju Kebangsaan
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
p) Majlis anjuran agensi Pakaian Kerja Pakaian Kerja
(siang)
q) Majlis di luar dewan Baju Kurung Baju Batik Lengan
seperti Perasmian Sukan Panjang
r) Anugerah Sastera Baju Kurung atau Kebaya i) Baju Kebangsaan
Negara dan Anugerah Labuh, berselendang dan Hitam
Seni Negara tidak sedondon ii) Lounge Suit warna
Gelap
s) Kemangkatan Wanita Islam dikehendaki Bagi orang Islam
berbaju Kurung atau hendaklah berpakaian
Kebaya Labuh dan baju Kebangsaan Hitam
berselendang putih atau bersamping dan
bertudung putih manakala bersongkok hitam dililit
wanita bukan Islam kain putih selebar 3.8 –
hendaklah berpakaian 4.0 sentimeter manakala
sempurna dan sopan serta bukan Islam berpakaian
bertudung hitam. kot gelap dan bertali
leher hitam dengan
lilitan hitam 8.5 – 8.9
sentimeter dipakai di
sebelah atas lengan kiri.
6. PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN
Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:
i. Nama majlis
ii. Penganjur atau yang menjemput
iii. Logo agensi
iv. Tempat majlis
v. Ruang nama jemputan
vi. Tarikh majlis diadakan
vii. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
viii. Masa ketibaan tetamu
ix. Panduan pakaian
x. Nama dan nombor telefon rujukan
xi. Aturcara majlis (mengikut keperluan)
xii. Plan tempat majlis (mengikut keperluan)
xiii. Kad jawapan (mengikut keperluan)
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan
diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu
sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan
hendaklah dihantar dengan tangan. Kad jemputan hendaklah mengandungi kad jawapan dan
pelekat kereta serta plan lokasi (jika perlu). Sampul surat jemputan, kad jemputan dan kad
jawapan hendaklah mempunyai bilangan mengikut Susunan Keutamaan.
7. PEMILIHAN MENU
Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:
a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis
b) Majlis khas jamuan ringan
c) Jamuan makan
Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun
di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa
yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi
jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada:
i. Buffet berdiri
ii. Buffet duduk
iii. Duduk
Buffet berdiri ialah majlis yang tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil
hidangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan. Menu yang disediakan
hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk
adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah
disediakan. Kadangkala meja ada disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada jenis
makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berasa sedikit. Bagi jamuan cara duduk bolehlah
disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.
Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan ini boleh disediakan
menu yang lebih berat dari jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah
mengikut prinsip, manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya.
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu:
a. Menu biasa
b. Menu barat
Makanan Cina atau `Chinese Food’ tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara
penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi
nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan
manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis
tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negera.
8. SUSUNAN KEUTAMAAN
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan
yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah
diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan
Keutamaan Negeri yang berkenaan.
Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima-pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan
Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan
yang diluluskan selepas tarikh tersebut manakala susunan keutamaan negeri ialah Susunan
Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri.
Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik,
tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. Susunan Keutamaan Persekutuan
yang dipakai sekarang bertarikh 22 Januari 1998 adalah sepertimana Senarai Susunan
Keutamaan Persekutuan 1 – 70.
9. PANGGILAN HORMAT
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para
jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain
yang berkaitan. Panggilan Hormat yang menjadi amalan sekarang ialah seperti di bawah ini:
Bil Jawatan Panggilan Hormat Panggilah Hormat
untuk penyandang untuk pasangan
1. Yang Di Pertuan Agung Seri Paduka Baginda
2. Raja Permaisuri Agung Seri Paduka Baginda
3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat
4. Timbalan Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat
5. Menteri/Timbalan Menteri/ Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat
Setiausaha Parlimen
6. Yang di-Pertua Dewan Yang Berhormat Yang Berbahagia
Negara/Dewan Rakyat
7. Timbalan Yang di-Pertua Yang Berhormat Yang Berbahagia
Dewan Negara/Rakyat
8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia
9. Tun dan Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia
10. Tan Sri dan Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia
11. Dato’, Datuk dan Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia
(Kecuali Negeri Johor)
12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia
13. Hakim Besar Malaya/ Yang Arif Yang Amat Berbahagia
Borneo
14. Hakim Mahkamah Agung/ Yang Arif Yang Berbahagia
Tinggi
15. Ketua Setiausaha Negara Yang Berbahagia Yang Berbahagia
16. Panglima Angkatan Tentera Yang Berbahagia Yang Berbahagia
17. Ketua Polis Negara Yang Berbahagia Yang Berbahagia
18. Ketua Pengarah Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Perkhidmatan Awam
19. Ketua-Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang Berbahagia
20. Speaker Dewan Undangan Yang Berhormat Yang Berbahagia
Negeri
21. Menteri Besar/Ketua Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia
Menteri
22. Ahli Dewan Undangan Yang Berhormat Yang Berbahagia
Negeri
23. Setiausaha Kerajaan Negeri, Yang Berhormat Yang Berbahagia
Penasihat Kewangan Negeri
Dan Penasihat Undang-
Undang Negeri
24. Ketua-Ketua Jabatan Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Peringkat Negeri
25. Raja/Tengku Yang Mulia Yang Mulia
10. SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang
diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu persekutuan
dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol
Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis
Konvokesyen Universiti dan jamuan makan, tetamu yang duduk di pentas atau meja khas
hendaklah dihadkan. Contoh-contoh susunan tempat duduk adalah seperti dalam rajah-rajah
berikut:
(1)
4 2 1 3 5
Rajah 1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu kehormat
bersebelahan dengan tetamu lain. Bilangan (1) iaitu tetamu kehormat manakala bilangan (2)
hingga (5) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2)
dan (3). Dalam keadaan ini tetamu yang duduk di sebelah kanan tetamu kehormat merupakan
tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat.
(2)
2 1 3
8 6 4 5 7 9
Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga
seterusnya merupakan tetamu lain. Tetamu di bilangan (4) dan (5) adalah merupakan tetamu
yang terkanan yang duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana kedudukan yang
paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan
(4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu
kehormat.
(3)
4 2 1 3 5
8 9
10 11
Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5)
ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah tetamu yang lain.
Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang
terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran dengan tetamu
kehormat walaupun secara mengiring. Di antara bilangan (6) dan (7), bilangan 6 ialah lebih
kanan kerana ia di sebelah kanan tetamu kehormat. Kekananan bermula dari sebelah tetamu
kehormat hanya terpakai bagi bilangan angka ganjil (3), (5), (7) dan seterusnya. Bagi bilangan
angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat.
(4)
3 1 2 4
Rajah 4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah
bilangan tetamu di pentas ialah angka genap.
(5)
Pasangan 3
Pasangan 1
Pasangan 2
Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami
duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami hadir
kerana mengikut jemputan isteri, maka kedudukannya berlainan sedikit iaitu suami akan
mengambil tempat duduk dalam deretan isteri.
(6)
Pasangan 1
Pasangan 2
Pasangan 3
Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan
di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan bahawa
status isterinya pada masa itu lebih tinggi dari suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas khas,
kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.
(7)
Pasangan 3
Pasangan 2
Pasangan 1
3 2 1 1 2 3
12 11 10 9 8 7 7 8 9 10 11 12
18 17 16 15 14 13 13 14 15 16 17 18
A B
Rajah 7 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah Blok A
manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada
umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan
keutamaan masing-masing. Susunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan
susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami.
(8)
3 2 1 4
I S I S I S S I S I S I
I S I S I S S I S I S I
A B
Rajah 8 menunjukkan kedudukan suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk diatur
suami duduk bersama isteri. Biasanya tidak semua tempat duduk ditentukan, oleh itu mereka
yang tidak ditentukan tempatnya duduk secara bebas tetapi mengikut siapa yang tiba dahulu dan
cara suami bersama isteri.
(9)
MEJA KHAS
Rajah 9 menunjukkan kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah serta isteri masing-masing.
Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain
iaitu di sebelah kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya tuan rumah. Bagi tuan
rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu
kehormat.
( 10 )
Suami Isteri
Isteri Suami
Suami Isteri
Isteri Suami
Suami Isteri
9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
MEJA KHAS
Rajah 10 menunjukkan kedudukan bagi tetamu lain yang duduk di meja khas, suami isteri
hendaklah duduk berjauahan dan berselang seperti dalam rajah.
( 11 )
11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12
(I) (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (S) (I) (S) (I)
MEJA KHAS
( 12 )
11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12
(S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I) (S) (I)
MEJA KHAS
Rajah 12 menunjukkan bahawa bilangan (10) ialah lelaki dan bilangan (12) ialah perempuan dan
ini boleh ditukar iaitu bilangan (10) berpindah ke bilangan (12) dan bilangan (12) berpindah ke
bilangan (10). Andainya perbezaan status mereka terlampau jauh, maka hendaklah dibiarkan.
Pertukaran hanya dibuat apabila status mereka lebih kurang sama.
( 13 )
4 2 1 3 5
S I I S S I S I I S
MEJA KHAS
S S S S
1 2 4 3
I I I I
S S S S
5 6 8 7
I I I I
MEJA MEJA
PANJANG PANJANG
S S S S
9 10 12 11
I I I I
S S S S
13 14 16 15
I I I I
S S S S
17 18 20 19
I I I I
( 14 )
9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
(S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I)
MEJA KHAS
1 S S 2 4 S S 3
5 I I 6 8 I I 7
9 S S 10 12 S S 11
13 I I 14 16 I I 15
17 S S 18 20 S S 19
21 I I 22 24 I I 24
25 S S 26 28 S S 27
29 I I 30 32 I I 31
33 S S 34 36 S S 35
37 I I 38 40 I I 39
1 2
Tetamu Utama Tuan Rumah
3 4
Isteri Isteri
Tetamu Utama Tuan Rumah
5 6
Suami Suami
Isteri 7 8 Isteri
Rajah 15, Jika tetamu utama dan tuan rumah duduk bersebelahan dengan isteri masing-masing
maka tetamu-tetamu yang lain pun duduk sedemikian seperti dalam rajah. Ini adalah bagi meja
utama.
( 16 )
ISTERI DUDUK BERSILANG
1 3
Tetamu Utama Tuan Rumah
2 4
Isteri Isteri
Tuan Rumah Tetamu Utama
5 6
Suami Suami
7 8
Isteri Isteri
Isteri Duduk Bersilang
Rajah 16, Jika di meja utama tetamu utama dan tuan rumah duduk bersilang dengan isteri
masing-masing maka tetamu yang lain juga mengikut cara demikian seperti dalam rajah.
( 17 )
SUSUNAN MEJA BULAT BAGI MAJLIS DIRAJA
PENTAS
22 14 13 21
12 11
20 10 PENTAS 9 19
8 TARIAN 7
BUDAYA
18 6 5 17
4 3
16 2 1 15
MEJA UTAMA
( 18 )
SUSUNAN MEJA TANPA PENTAS KEBUDAYAAN
PENTAS
P
22 14 E 13 21
12 R 11
H
20 10 I 9 19
8 A 7
S
18 6 A 5 17
4 N 3
16 2 1 15
MEJA UTAMA
• Masa
• Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci.
• Pegawai yang bertanggungjawab.
Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara
terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara.
Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List’ hendaklah juga disediakan bagi membantu
melicinkan pengendalian majlis berkenaan.
13. PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:-
i) Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-
kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
ii) Aturcara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu
yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
iii) Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk
memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
iv) Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya
menyambut.
v) Tempat-Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu
masuk, tempat keluar dan lain-lain.
vi) Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir
dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
vii) Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan
disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.
viii) Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian
yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
ix) Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan
tempat duduk secara hormat.
x) Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak
kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
xi) Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba.
Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai
tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai
tetamu yang dikhaskan untuknya.
xii) Pertanyaan Dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari
tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil
ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang
penyambut sendirri kurang pasti.
xiii) Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai
Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada
masa itu.
xiv) Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
14. RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan
(selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan.
Tujuan Raptai ialah:
• Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani,
backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem)
• Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat
pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca
doa, pembaca sitasi dan lain-lain)
• Jambangan bunga
• `Mineral water’ dan gelas
• Alas meja dan `chair back’
• Permaidani
• Tetamu khas
• Juruacara
• Multimedia
• Koir/nasyid
• Tangga pentas
• Rostrum
viii) Lain-lain
19. PERKARA-PERKARA LAIN YANG JUGA PENTING
i) Merancang beberapa alternatif: Jika hujan atau terputus bekalan letrik?
ii) Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar
masuk dewan yang palin minimal.
iii) Memstikan khidmat seranta kemas:
v) Dalam majlis
• Arahan duduk
• Tidak puashati dengan keadaan
• Tertib ketika majlis sedang berjalan
• Cara mula makan (dalam majlis jamuan)