PERBEKALAN TATA USAHA 1.

Pengertian Tata Usaha Tata tempat/gudang atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Peranan tata usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan informasi dan membantu kelancaran perkembangan organisasi. Peranan pokoknya yaitu : a. melayani pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan sehingga memudahkan penyelesaian pekerjaan. b. Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yaitu dengan menyediakan datadata yang diperlukan sehingga pimpinan dapat melakukan keputusan dengan tepat. c. Sebagai bagian yang dapat memlihara kelancaran kehidupan berorganisasi karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. 2. Perbekalan Tata Usaha a. Pengertian Perbekalan Perbekalan kantor adalah semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam proses kegiatan kantor. Perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai pendukung pelaksanaan tugas. b. Tujuan Perbekalan Aktifitas perbekalan didalam organsasi mempunyai beberapa tujuan antara lain: a. Meningkatakan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi b. Mengetahui barang perlatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak ttapi masih dapat diperbaki, c. Mengetahui barang peralatan milik organisasi secara up to date melalui daftar inventaris barang. c. Fungsi-Fungsi Perbekalan 1. Fungsi pengadaan Ada empat factor yang perlu diperhatikan dalam alasan pengadaan barang a. Fungsi fungsional b. Fungsi Ongkos

c. Faktor standarisasi d. Faktor prestis 2. Fungsi INventarisasi 3. Fungsi PEnggunaan dan Pemeliharaan 4. Fungsi Pengiriman/Pemindahan 5. fungsi Penyimpanan 6. Fungsi penyingkiran dan Penghapusan barang 7. Fungsi Pengendalian 3. Peralatan kantor adalah barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian. Seperti alat tulis-menulis. 4. Mesin-mesin kantor Untuk menunjang kelancaran kegiatan kantor diperlukan peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai perlatan kantor adalah barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian, seperti mesin kantor, perlatan komunikasi, dan peraltan presentasi. Contoh mesin kantor adalah computer, mesin tik, mesin foto kopi, risograf, mesin stensil dll. Sedangkan contoh peraltan komunikasi adalah seperti telepon, ponsel. Fximile dll. Contoh peraltan presentasi adalah LCD Projektor, OHP, microphone, laptop dll. 1. Meja Kantor Menurut the Liang Gie, meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarata sebagai berikut: a. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. b. Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga tidak meyilaukan mat apegawai yang memakainya. c. Luas meja tidak terlampau berlebihan Ukuran meja kerja pada umumnya dapat dibedakan sebagai berikut: a. Meja Karyawan Idealnya ukuran 120 x 80 cm. Disamping itu ada meja kayawan yang l;ebih besar yaitu 160 x 80 cm. b. Meja Pimpinan Meja pimpinan berukuran 130x 80 cm atau plaing besar 150 x 90 cm.

2. Kursi Kantor Menurut Ralp Barnes yang diterjemahkan oleh The Liang GIe kursi yang baik mempunyai syarat sebagai berikut: a. Kursi terebut dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocokbagi pegawai yang memakainya b. Kursi tersebut dibuat secara kokoh c. Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang d. Kursi itu mempunyai penyangga belakang shingga dapat menunjang tulang punggung karyawan 3. Rak Surat Untuk memudahkan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan surat keluar dengan cepat, perlu adanya kegiatan pengarsipan. Alat yang digunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempat penyimpanan surat berbentuk kotak (box file) dan lemari arsip (filling cabinet) 4. Mesin Penghancur Kertas Dewasa ini mesin penghancur kertas telah menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman, cepat bersih dan sangat efisisen untuk pemusnahan dokumendokumen yang tidak terpakai. 5. Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang dapat menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai. 6. Tata ruang yang baik akan menjamin lancarnya proses pekerjaan, mencegah penghamburan tenaga karyawan karena harus berjalan mondar-mandir padahal tidak perlu, memungkinkan pemakaian ruang kerja yang efisien, mencegah pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. 7. Hal yang dapat mempengaruhi pekerjaan kantor ialah Cahaya, Warna, Udara dan Suara.