P. 1
4

4

|Views: 9|Likes:
Published by digilibsttg

More info:

Published by: digilibsttg on Dec 12, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/23/2013

pdf

text

original

Sections

1

ANALISIS SISTEM INFORMASI LAYANAN SURAT KILAT KHUSUS PT. POS CABANG WANARAJA KABUPATEN GARUT

LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Salah SatuPersyaratanMata Kuliah Kerja Praktek

Oleh: ASEP HENDAR RUSTIAWAN NPM.0706014

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT

2

2011

3

Asep Hendar Rustiawan, 0706014 Analisis Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Pada PT. POS Cabang Wanaraja Kabupaten Garut. Pembimbing Akademik Luthfi Nurwandi, ST., MT. dan Pembimbing Lapangan Dedi Hidayat. 36 Halaman + x + 9 Gambar + 8 Tabel + 9 Daftar Pustaka (1987-2010). ABSTRAK

Perusahaan pelayanan jasa merupakan salah satu perusahaan yang dalam aktivitas bisnisnya sudah menerapkan teknologi informasi berupa pemanfaatankomputer baik berupa produk sistem informasi yang terhubung ke internet (online) maupun tidak terhubung ke internet (offline). Hal ini ditandai dengan adanya beberapa layanan diantaranya pengiriman surat dengan menggunakan Sistem Layanan Surat Kilat Khusus, yang diharapkan dapat saling mendukung dan dapat memberikan kemudahan bertransaksi dalam pengiriman surat bagi masyarakat sebagai pelanggan. Sistem yang sedang berjalan pada perusahaan pelayanan jasa tersebut sangat dipengaruhi oleh dukungan manajemen terhadap pelaksanaan proses bisnisdanhal tersebut menarikuntuk dianalisis. Sistem Layanan Surat Kilat Khusus dikatakan sistem informasi jika sesuai dengan teori sistem informasi menurut Leitch dan davis dalam (Mustakini, 2005). Oleh karena itu, maka dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui prosedur serta keefektifan sistem dalam mengakomodasi atau meningkatkan kebutuhan pelanggan, pengguna/operator dan manajemen.Dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan ini menggunakan metode pendekatanSystemsDevelopment Life Cycle (SDLC), dan untuk menggambarkan alur proses dan prosedur sistem menggunakan flowmap, Data Flow Diagram (DFD) dan Struktur Data. Berdasarkan dari hasil analisis sistem ini, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus ini sesuai dengan teori sistem informasi menurut Leitch dan Davis dalam (Mustakini, 2005). Pada Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus terdapat kelebihan dan kekurangan. Kelebihan dari sistem yang sedang berjalan adalah form yang tersedia sudah terperinci untuk mendukung proses pengiriman surat kilat khusus. Sedangkan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan adalah terdapatnya beberapa form yang tidak difungsikan dan otomatisasi dari sistem tersebut tidak berjalan dengan baik.

4

Kata Kunci: Sistem Informasi, Surat Kilat Khusus.

5

KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb. Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini. Shalawat serta salam tidak lupa penulis curahkan kepada Nabi Besar Muhammad SAW. Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek pada program Strata-1 (S1) di jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Garut (STTG). Adapun judul dari Kerja Praktek ini adalah: “Analisis Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Pada PT. POS Cabang Wanaraja Kabupaten Garut”. Dalam penyususunan Laporan Kerja Praktek ini penulis banyak sekali mendapatkan bantuan, dorongan, bimbingan dan petunjuk dari berbagai pihak. Oleh karena itu, rasa terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya penulis sampaikan kepada yang terhormat: 1. Ayahanda dan ibunda tercinta serta keluarga, kakak-kakakku yang yang telah memberikan do’a dan dorongan baik secara moril, materil maupun spiritual selama penyusunan Laporan Kerja Praktek ini. 2. Bapak Prof. Dr. HM Ali Ramdhani, STP, MT selaku Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Garut yang telah memberikan motivasi dan dukungan baik secara moril, materil maupun spiritual.
3. Bapak Erwin Gunadhi, Ir., MT selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika

Sekolah Tinggi Teknologi Garut. 4. Bapak Rinda Cahyana, MT selaku Sekretaris Jurusan Teknik Informatika dan Koordinator Kerja Praktek. 5. Bapak Luthfi Nurwandi, ST., MT selaku dosen pembimbing dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini.

6

6. Bapak Dedi Hidayat selaku pembimbing lapangan di PT. POS Cabang Wanaraja.
7. Eka Dwi Rusliani yang telah memberikan motivasi kepada penyusun untuk

lebih baik. 8. Sahabat dan rekan-rekan Teknik Informatika 2007. 9. Seluruh staf dosen dan civitas akademika di Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun demi perbaikan dimasa yang akan datang selalu penulis nantikan. Akhirnya penulis berharap semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya. Amin... Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Garut, Agustus 2011

Penyusun

7

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang POS Indonesia adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN)yang menyediakan layanan komunikasi, keuangan, dan logistik di Indonesia. Pemerintah Indonesia melalui Undang-Undang No. 6 tahun 1984 tentang POS dan Peraturan Pemerintah No. 37 tahun 1985 tentang Penyelenggaraan POS menugaskan kepada PT. POS Indonesia (Persero) untuk melaksanakan Kewajiban Pelayanan Umum Bidang POS. Pada dasarnya keberadaan PT. POS Indonesia (Persero) merupakan bagianpembangunan nasional, yaitu mempercepat pembangunan melalui pembangunanjaringan komunikasi antar daerah. Oleh karena itu penyelenggaraan POSdijalankan oleh Negara demi kepentingan umum dan bertujuan menunjangpembangunan nasional. POS terus mengalami perkembangan, dimana pada awalnya pelayanan POS masih terbatas dan belum mampu menjangkau seluruh wilayah indonesia. Namun sekarang POS telah menjangkau wilayah kerjanya diseluruh wilayah indonesia diantaranya PT. POS Cabang Wanaraja yang merupakan kantor cabang dari PT. POS Cabang Garut. PT. POS Cabang Garut merupakan salah satu cabang POS Indonesia yang bergerak dibidang pelayanan barang dan jasa yang dalam aktifitas bisnisnya sudah menerapkan teknologi informasi yang berbasiskan komputer. PT. POS Cabang Garut memiliki banyak cabang kantor POS, salah satunya PT. POS Cabang Wanaraja. PT. POS Cabang Wanaraja merupakan salah satu kantor cabang PT. POS Cabang Garut yang bergerak dibidang pelayanan barang dan jasa yang membantu pemerintah untuk melayani masyarakat wanaraja dan sekitarnya. Dalam menjalankan aktifitas bisnisnya PT. POS Cabang Wanaraja menerapkan teknologi informasi yang berbasiskan komputer yang terhubung ke internetmelalui modem

8

(online)maupun tidak terhubung ke internet (offline). Hal ini ditandai dengan adanya beberapa pelayanan seperti pembayaran pajak, rekening telepon, rekening listrik, kredit motor, pengiriman surat dan barang (ada layanan surat kilat khusus dan ada yang biasa) dan pelayanan lainnya. Dalam kerja praktek ini hanya menganalisis Sistem Informasi Pelayanan Surat Kilat Khusus. Surat Kilat Khusus adalah kiriman POS yang mendapat perlakuan istimewa dan pelayanan khusus baik dikantor asal, dalam angkutan maupun dalam antaran dengan ketentuan waktu tempuh 24 jam antar tempat yang dihubungkan dengan alat angkutan langsung dan 2 x 24 jam antar tempat yang dihubungkan dengan alat angkutan tidak langsung. Proses pengiriman surat kilat khusus sebagai berikut: 1) Pengirim memberikan surat yang akan dikirimkan kepada petugas POS dengan alamat tujuan penerima yang jelas. 2) Surat ditimbang dan didaftar untuk dikirim oleh petugas POS. 3) Pengirim membayar biaya pengiriman surat dan diberi selembar bukti pengiriman (resi POS) yang dapat digunakan untuk bahan bukti bila ada penyimpangan dalam pengiriman surat. 4) Apabila surat hilang atau terlambat karena kesalahan/kelalaian dinas diberikan ganti rugi kepada pengirim. Untuk melakukan proses pengiriman surat tersebut petugas PT. POS Cabang Wanaraja membutuhkan teknologi sistem informasi yang dapat meningkatkan pelayanannya. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Arus informasi berjalan dengan cepat seiring dengan semakin pesatnya arus teknologi yang semakin berkembang. Hal ini ditandai dengan banyaknya peralatan yang serba canggih dan praktis. Munculnya sistem informasi sangat membantu dalam pemecahan masalah, terutama dalam hal pengolahan data supaya didapatkan informasi yang akurat, relevan, cepat dan mudah didapatkan. Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempermudah kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi

9

dan menyediakan pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Mustakini, 2005). Dengan adanya tuntutan zaman dalam kemajuan teknologi informasi khususnya di bidang pelayanan surat kilat khusus di PT. POS Cabang Wanaraja, maka dibutuhkan suatu teknologi sistem informasi yang mampu meningkatkan kinerja pegawai PT. POS Cabang Wanaraja dan meningkatkan pelayanan bagi masyarakat. Maka dari itu Penyusun perlu memperbaiki Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus yang ada dengan melakukan kerja praktek dan menganalisis sistem yang berjalan di PT. POS Cabang Wanaraja. Supaya Sistem yang direkomendasikan mampu memberikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

1.2 Identifikasi Objek Berdasarkan latar belakangdiatas, dapat diidentifikasi beberapa permasalahan yang mungkin ditimbulkandari adanya sistem informasi layanan surat kilat khusus antara lain: 1. Adanya pengaduan dari pihak pengirim surat atau dokumen dengan layanan surat kilat khusus karena keterlambatan datangnya surat atau dokumen tersebut, dan bahkan tidak sampai pada tujuan. 2. Kurangnya keterampilan dan keahlian para pegawai dalam menjalankan komputer, sehingga menghambat proses layanan surat kilat khusus dan menimbulkan antrian yang panjang. 3. Alur proses kiriman POS sebagai berikut:  Manager menyerahkan DO kepada mandor.  Mandor menyerahkan DO kepada petugas antaran.  Petugas berangkat menggunakan motor atau mobil POS.  Petugas menyerahkan kiriman dan penerima siap menandatangani lembar berita terima.

10

 Isian dan penandatanganan berita terima sebagai syarat update status kiriman.  Pengantar kembali menyampaikan berita terima dengan status pengiriman yang diisi lengkap untuk dilakukan update status kiriman.  Petugas entry melakukan input data (proses update status kiriman).
 Petugas membuka karung kiriman (proses delivery dimulai).

1.3 Tujuan Tujuan dari penelitian kerja praktek ini adalah untuk menganalisis Sistem Layanan Surat Kilat Khusus Di PT. POS Cabang Wanaraja berdasarkan teori sistem informasi menurut Leitch dan Davis dalam (Mustakini, 2005).Dalam pelaksanan analisis sistem pada kerja praktek ini, digunakan metode pendekatan Systems Development Life Cycle (SDLC). (Kendall & Kendall, 2010) 1.4 Batasan Kerja Praktek Berdasarkan tujuan yang telah dikemukakan diatas, maka dalam penelitian ini akan dibatasi pada Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus yang meliputi: 1. Pengolahan data dan informasi yang berkaitan dengan pengiriman surat atau dokumen dengan layanan surat kilat khusus di PT. POS Cabang Wanaraja. 2. Tidak membahas model sistem jaringan yang digunakan.
3. Metode yang digunakanpendekatan Systems Development Life Cycle

(SDLC). Berdasarkan pendekatan tersebut, kerja praktek ini dilaksanakan sampai pada tahap menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem.
4. Tools yang digunakan untuk menggambarkan alur dan prosedur kerja

sistem meliputi Flowmap dan Data Flow Diagram(DFD). 5. Struktur Data.

11

1.5

Metodologi Kerja Praktek

Dalam kerja praktek ini penyusun melakukan berbagai tahapan-tahapan: 1. Studi Lapangan. Yaitu dengan melaksanakan kerja praktek secara langsung di objek penelitian, dan mengamati semua aktifitas objek yang diteliti dengan melakukan pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan sehingga memperoleh kebenaran data. Kemudian dengan cara memberikan pertanyaan-pertanyaan mengenai data atau informasi yang di anggap kurang dapat dimengerti atau kurang jelas, kepada petugas yang berwenang atau kepada pegawai PT. POS Cabang Wanaraja yang di anggap mengetahui hal-hal yang di rasa kurang jelas. 2. Studi Kepustakaan. Yaitu untuk mendapatkan informasi dan data-data yang dibutuhkan, penulis melakukannya dengan cara mengumpulkan informasi dan data-data melalui bahan-bahan yang tertulis yang ada di PT. Pos itu sendiri, seperti bukubuku agenda, brosur-brosur dan dokumen lain. Dan selain itu penulis membaca buku-buku kepustakaan yang ada kaitannya atau hubungan dengan materi yang akan dilaporkan. 3. Evaluasi Memberikan atau menetukan penilaiaan kepada sistem informasi layanan surat kilat khusus di PT. POS Cabang Wanaraja berdasarkan konsep sistem informasi. 4. Kesimpulan Hasil evaluasi dari pengamatan terhadap sistem informasi yang berjalan di PT. POS Cabang Wanaraja.

12

1.6 Sistematika Penulisan Untuk menghasilkan laporan kerja praktek yang mudah dipahami maka diperlukan sistematika yang baik. Sistematika yang di gunakan dalam penyusunan laporan kerja praktek adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus yang digunakan oleh PT. POS Cabang Wanaraja. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan dan menguraikan secara terinci mengenai referensi yang dipakai untuk menjabarkan Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus PT. POS Cabang Wanaraja. BAB III ANALISIS SISTEM Bab ini menjelaskan dan menguraikan secara terinci mengenai prosedur kerja dari Sisitem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Di PT. POS Cabang Wanaraja, serta penjabaran model yang dipakai untuk mengelola Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Di PT. POS Cabang Wanaraja. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan mengenai hasil analisis dan evaluasi model dan pendekatan Sisitem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Di PT. POS Cabang WAnaraja. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

13

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Konsep Dasar Analisis Sistem Informasi Pengertian analisis adalah penyelidikian terhadap suatu peristiwa untuk

mengetahui keadaan yang sebenarnya. (Alwi, dkk, 2007). Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut FitzGerald, dkk (1981)dalam (Mustakini, 2005) mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”,

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Neuschel dalam (Mustakini, 2005) sebagai berikut :

“Suatu prosedur adalah urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.

Lebih lanjut FitzGerald, dkk dalam (Mustakini, 2005) mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

14

“Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya”.

15

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya menurut (Mustakini, 2005), “Sistem adalah Kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Sementara definisi sistem menurut (Amsyah, 2000), yang dikutip dari kamus Webster’s Unabridged, yang lebih mendekati dengan keperluan yaitu, “Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi”. Dari beberapa definisi diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan tergantung satu sama lain, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan didalam suatu organisasi. Suatu sistem mempunyai karakterisitik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : (Mustakini, 2005)
1. Komponen Sistem (component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling kerjasama membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Subsistem Bagian-bagian dari sistem yang beraktuvitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing – masing.
4. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Apapun diluar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi.
5. Penghubung Sistem (Interface)

16

Merupakan media penghubung antara sub sistem dengan sistem lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
6. Masukan Sistem (Input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, dan dapat berupa masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
7. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
8. Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
9. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Menurut (Mustakini, 2005),”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Menurut (Amsyah, 2000),”Informasi adalah Data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu”. Sementara menurut (McLeod, 2004), “Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti”. Dari beberapa definisi diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah atau diproses, menghasilkan informasi yang memiliki nilai dan lebih bermanfaat bagi penggunanya.

17

Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut :

“Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya ”, (Mustakini, 2005).

Pada dasarnya, Analisis sistem merupakan proses untuk memahami sistem yang ada, kemudian mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Analisis sistem memiliki tujuan untuk mengetahui sistem secara detail sebagai pedoman untuk melanjutkan proses pengembangannya. Menurut Leitch dan Davis dalam (Mustakini, 2005) Sistem Informasi dapat di definisikan sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

2.2

Layanan Surat Kilat Khusus Secara umum Layanan adalah perihal atau cara melayani. Pelayanan

adalah usaha melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh imbalan (uang). Pelayanan adalah jasa. (Alwi, dkk, 2007).
Layanan yang disediakan oleh PT. POS diantaranya sebagai berikut:

18

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Pengiriman surat, dokumen dan barang dengan layanan POS Pengiriman surat, dokumen dan barang dengan layanan POS Kilat Pembayaran rekening listrik. Pembayaran rekening telepon. Pembayaran angsuran kredit motor. Pembayaran Pajak. Wesel POS. Tabungan Batara dan Danamon. Taspen. Dan lain-lain.

Express. dan POS Kilat Khusus.

Adapun dalam kerja praktek ini hanya membahas tentang Analisis Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus. Surat Kilat Khusus adalah kiriman POS yang mendapat perlakuan istimewa dan pelayanan khusus baik dikantor asal, dalam angkutan maupun dalam antaran dengan ketentuan waktu tempuh 24 jam antar tempat yang dihubungkan dengan alat angkutan langsung dan 2 x 24 jam antar tempat yang dihubungkan dengan alat angkutan tidak langsung. (Perum POS dan Giro, 1987). Proses yang terdapat pada Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus adalah sebagai berikut: 1. Pemeriksaan Kiriman Merupakan proses untuk memeriksa alamat penerima, apakah masuk dalam jaringan dan wilayah antar. Jika masuk dalam jaringan dan wilayah antar maka petugas melakukan penimbangan terhadap kiriman.
2.

Masukan (Input) dan Olah Data Kiriman

Merupakan proses masukan data kedalam sistem yang diperlukan oleh aplikasi sebagai data masukan dan menghitung biaya pengiriman serta pembuatan laporan. Adapun yang menjadi data masukan dalam Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus adalah data kiriman yang sudah

19

tertera pada surat kiriman. Sedangkan pada pembuatan laporan ini terdapat dua jenis pembuatan laporan yaitu: a. Pembuatan Laporan Bukti Pengiriman (Resi) Pembuatan laporan bukti pengiriman dilakukan oleh sistem secara otomatis setelah data kiriman tersebut dimasukkan kedalam form dan disimpan dalam data base.
b. Pembuatan Laporan Rincian dan Rekapitulasi Kiriman (Backsheet)

Proses pembuatan laporan Backsheet dilakukan setiap hari kerja ketika proses pengiriman dokumen ditutup. Data yang dicetak dalam laporan ini merupakan rincian data transaksi pengiriman perhari. (Perum POS dan Giro, 1987).

2.3

Flowmap Flowmap atau bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur – prosedur yang ada didalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan didalam sistem. (Kusrini, 2009). Adapun pedoman dalam pembuatan flowmapmenurut Kusrini, (2009) adalah sebagai berikut : 1. Sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah, mulai dari bagian kiri suatu halaman. 2. Kegiatannya harus ditunjukkan dengan jelas sejak dimulai hingga berakhirnya.
3. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap sebaiknya menggunakan suatu kata

yang dapat mewakili suatu pekerjaan. 4. Kegiatan itu harus dalam urutan yang benar. 5. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
6. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.

20

Menurut Kusrini (2009) simbol-simbol yang sering digunakan dalam flowmap dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut ini :
Tabel 2.1 Simbol dan Keterangan Flowmap
Dokumen, menunjukkan input dan output baik untuk proses manual, mekanik dan komputer. Simpanan offline, file non komputer yang diarsip urut angka. Simpanan offline, file non komputer yang diarsip urut tanggal. Proses, menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. Sort offline, menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer. Disk, menunjukkan i/o menggunakan hardisk. Drum magnetik, menunjukkan i/o menggunakan drum magnetik. Keyboard, menunjukkan input yang menggunakn online keyboard. Garis alir, menunjukkan aliran proses.
C A

Manual, menunjukkan pekerjaan manual.

Simpanan offline, file non komputer yang diarsip urut huruf. Kartu punc, menunjukkan i/o yang menggunakan kartu punc. Operasi luar, menunjukkan operasi yang dilakukan diluar operasi komputer. Pita magnetik, menunjukkan i/o menggunakan pita magnetik. Disket, menunjukkan i/o menggunakan disket. Pita kertas berlubang, menunjukkan i/o menggunakan pita kertas berlubang. Display, menunjukkan output yang ditampilkan di monitor. Penghubung, menunjukkan penghubung ke halaman lain

2.4

Data Flow Diagram (DFD)

A

C

N

N

21

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. (Kristanto, 2008) DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang

mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. Menurut Kusrini (2009)simbol DFD yang dipakai untuk menggambarkan data beserta proses transformasi data. Tabel 2.2 Simbol dan Keterangan DFD SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN PADA DFD De Marco and Yourdon Gane and Sarson Keterangan Symbols Symbols

Entiti Luar

Aliran Data Proses Berkas / Penyimpanan Data

Keterangan: 1. Entiti Luar

22

Merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke sistem. Entiti luar merupakan lingkungan luar sistem, jadi sistem tidak tahu menahu mengenai apa yang terjadi di entiti luar. Entiti luar bisas digambarkan dengan sekelompok orang atau mungkin sebuah sistem. 2. Aliran Data Menggambarkan aliran data dari satu proses ke proses lainya. 3. Proses Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum. 4. Berkas / tempat penyimpanan Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file.

2.5

Struktur Data Struktur data biasanya digambarkan menggunakan notasi aljabar. Metode

ini memungkinkan penganalisis membuat uatu gambaran mengenai elemenelemen yang membentuk struktur data bersama-sama dengan informasi-informasi mengenai elemen-elemen tersebut. Menurut Kendall dan Kendall (2010) notasi aljabar menggunakan simbol-simbol sebagai berikut : 1. Tanda sama dengan (=), artinya “terdiri dari”. 2. Tanda plus (+), artinya “dan”. 3. Tanda kurung { }, menunjukkan elemen-elemen repetitif, juga disebut kelompok berulang atau tabel-tabel. 4. Tanda kurung [ ], menunjukkan salah satu dari dua situasi tertentu. 5. Tanda kurung ( ), menunjukkan suatu elemen yang bersifat pilihan. Elemen-elemen yang bersifat pilihan ini bisa dikososngkan pada layar masukan atau bisa juga dengan memuat spasi atau nol untuk field-field numerik pada struktur file.

BAB III

23

ANALISIS SISTEM

3.1

Implementasi Metode System Development Life Cycle (SDLC) dan Sistem Informasi Pendekatan dalam analisis sistem ini menggunakan System Development

Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan tahapan dalam analisis dan pengembangan sistem. Menurut Kendall & Kendall (2010) didalam SDLC telah membagi siklus kedalam tujuh (7) tahap, seperti yang ditunjukkan dalam gambar 3.1.

Gambar 3.1. System Development Life Cycle (SDLC)

24

Berdasarkan batasan kerja praktek, dibawah ini akan dijelaskan sampai pada tahap analisis kebutuhan-kebutuhan sistem. 3.1.1 Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan Dalam tahap ini akan dilihat kondisi objek secara nyata pada apa yang terjadi didalam proses bisnis. Selain melihat kondisi objek juga diperhatikan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut. a. Kondisi Objektif PT. POS Sejarah POS di Indonesia telah ada jauh sebelum perangko pertama diginakan di negara kita pada tahun 1864, ketika Indonesia masih bernama Nederlands Indie (Hindia Belanda). Bahkan dari data sejarah dapat diketahui bahwa surat menyurat juga telah ada sebelum kertas digunakan di Indonesia yaitu pada masa kerajaan Kutai, Tarumanegara, Sriwijaya, Mataram dan Majapahit dengan menggunakan bahan dari kulit kayu, pohon bambu tipis, daun dari pohon bunga pudak dan daun lontar. Kedatangan bangsa Eropa pada akhir abad 15 Masehi menandai babak baru sejarah POS di Indonesia. Awalnya adalah kedatangan kapal-kapal laut berada dibawah pimpinan Cornelius de Houtman yang mendarat di Banten pada tahun 1596, yang membawa surat-surat dari pemerintah belanda untuk para raja di Banten dan di Jakarta. Maka dimulailah jalur pelayanan POS Indonesia-Belanda. Dengan semakin banyaknya arus pengiriman surat, maka kantor POS akhirnya didirikan pertama kali tanggal 26 Agustus 1746 di Jakarta oleh gubernur Jendral G.W. Baron Van Imhoff. Setelah adanya kantor POS, perangko pertama lahir di Indonesia pada tahun 1864. Perangko ini berwarna merah anggur dan memuat gambar Raja Willem III dari Belanda. Pelayanan POS semakin lama semakin baik mutunya dan semakin banyak pula ragam pelayanannya. Semua bermula dari perebutan kantor pusat POS, Telepon dan Telegraf (PTT) dari tangan balatentara Jepang pada tanggal 27 September 1945.

25

Dengan semakin berkembangnya zaman dan teknologi maka untuk mengikuti perkembangan tersebut POS Indonesia mengalami perubahan nama maupun jenis organisasi yaitu: 1. Kantor POS pertama kali didirikan tanggal 26 Agustus 1746. 2. Pusat POS, Telepon dan Telegraf (PTT). 3. Perusahaan Negara (PN). 4. Perusahaan Jawatan (PERJAN). 5. Perusahaan Umum (PERUM). 6. PT. PERSERO (yang berbeda dengan PT-PT biasa yang bisa didirikan oleh seorang atau organisasi, tapi PT. PERSERO ini didirikan oleh organisasi dengan model penanaman modal saham). Selain itu juga dalam hal pelayanan, POS terus mengalami perkembangan. Dimana pada awalnya pelayanan POS masih terbatas dan belum mampu menjangkau seluruh wilayah indonesia, namun sekarang POS telah menjangkau seluruh wilayah Indonesia dan jenis pelayanannya pun semakin bertambah seperti sekarang ini sudah ada layanan surat kilat khusus yang proses pelayanannya sangat cepatdengan ketentuan waktu tempuh 24 jam. b. Visi PT. POS POS Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan, dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional,sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat,serta tumbuh dan berkembang sesuai dengan konsen bisnis yang sehat. c. Misi PT. POS Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi masyarakat dan pemerintah guna menunjang pembangunan nasional serta memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara. Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayanan melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk mencapai

26

kepuasaan pelanggan serta memberikan nilai tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat dan mitra kerja. Dengan moto: ”Untuk Anda Kami Ada”. d. Struktur Organisasi Struktur Organisasi PT. POS Cabang Wanaraja

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. POS Cabang Wanaraja

e. Tugas Pokok dan Fungsi PT. POS Tugas pokok dan fungsi PT. POS selaku Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dibidang pelayanan jasa adalah membantu pemerintah untuk melayani masyarakat dalam hal pengiriman dan penerimaan surat, barang, uang, pembayaran rekening telepon, rekening listrik, kredit motor, tabungan, pajak dan juga membantu pemerintah untuk menyalurkan uang pensiunan. Adapun tugas pokok dan tanggung jawab dari petugas PT. POS Cabang Wanaraja adalah sebagai berikut: 1. Kepala Kantor POS Cabang  Mengawasi petugas pelayanan.  Bertanggung jawab tentang pertanggungan keuangan antara lain menutup N2 (Perhitungan pertanggungan keuangan), menerima dan membayarkan wesel dan mengawasi wesel, wesel yang telah dibayarkan.  Mencetak dan menandatangani laporan-laporan dari transaksi harian.

27

2. Petugas Loket  Mengakses dan mengoperasikan layanan-layanan PT. POS.
 Melakukan masukan (input) data pelanggan.

3.1.2 Menentukan Syarat-syarat

Pada tahap ini perlu diketahui fungsi-fungsi sistem yang sedang berjalan. Menurut Leitch dan Davis dalam (Mustakini, 2005) detail dari fungsi sistem adalah mengetahui beberapa karakteristik sistem antara lain: 1. Orang-orang yang terlibat dalam sistem. Pada organisasi ini, orang-orang yang terlibat dalam aktifitas sistem adalah Kepala kantor cabang dan petugas. 2. Proses bisnis sistem. Proses bisnis yang dilakukan pada perusahaan jasa ini adalah layanan pengiriman surat kilat khusus. 3. Lingkungan sistem. Pelaksanaan analisis ini dilakukan di lingkungan PT. POS Cabang Wanaraja Kabupaten Garut. 4. Prosedur yang harus dijalankan. Poin ini akan dijelaskan pada tahap analisis sistem. 5. Informasi yang diharapkan. 3.1.3 Menganalisis Kebutuhan Sistem

Penggunaan perangkat dan teknik-teknik tertentu dalam membantu

menganalisis kebutuhan sistem. Misalkan pengguanan Flowmap untuk melihat prosedur kerja pada sistem dan penggunaan Data Flow Diagram menyusun daftar masukan (input), proses, dan keluaran (output) fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur.  Menganalisis keputusan terstruktur yang dibuat.

28

Tahap ini akan dijelaskan secara keseluruhan pada pembahasan selanjutnya tentang analisis sistem yang sedang berjalan. 3.2 utuh Analisis Sistem Analisis Sistem merupakan penguraian dari suatu siatem informasi yang kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasaalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

3.2.1

Analisis Prosedur Surat Kilat Khusus adalah kiriman POS yang mendapat perlakuan

istimewa dan pelayanan khusus baik dikantor asal, dalam angkutan maupun dalam antaran dengan ketentuan waktu tempuh 24 jam antar tempat yang dihubungkan dengan alat angkutan langsung dan 2 x 24 jam antar tempat yang dihubungkan dengan alat angkutan tidak langsung. Proses yang terdapat pada Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus adalah sebagai berikut: 3. Pemeriksaan Kiriman Merupakan proses untuk memeriksa alamat penerima, apakah masuk dalam jaringan dan wilayah antar. Jika masuk dalam jaringan dan wilayah antar maka petugas melakukan penimbangan terhadap kiriman.
4.

Masukan (Input) dan Olah Data Kiriman

Merupakan proses masukan data kedalam sistem yang diperlukan oleh aplikasi sebagai data masukan dan menghitung biaya pengiriman serta pembuatan laporan. Adapun yang menjadi data masukan dalam Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus adalah data kiriman yang sudah tertera pada surat kiriman. Sedangkan pada pembuatan laporan ini terdapat dua jenis pembuatan laporan yaitu: c. Pembuatan Laporan Bukti Pengiriman (Resi)

29

Pembuatan laporan bukti pengiriman dilakukan oleh sistem secara otomatis setelah data kiriman tersebut dimasukkan kedalam form dan disimpan dalam data base.
d. Pembuatan Laporan Rincian dan Rekapitulasi Kiriman (Backsheet)

Proses pembuatan laporan Backsheet dilakukan setiap hari kerja ketika proses pengiriman dokumen ditutup. Data yang dicetak dalam laporan ini merupakan rincian data transaksi pengiriman perhari. 3.2.2 Analisis Dokumen Didalam Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus menghasilkan dokumen sebagai berikut: 1) Laporan Bukti Pengiriman (Resi) yang memuat No. Barcode, dimana No. Barcode ini berfungsi sebagai kode pengiriman yang setiap pengirim akan memiliki No. Barcode yang berbeda, identitas pengirim dan penerima yang merupakan alamat dari pengirim dan penerima, berat kiriman, isi kiriman dan biaya kiriman. Resi kiriman ini terdiri dari dua rangkap yaitu resi asli yang disertakan pada kiriman surat kilat khusus dan resi duplikat yang diberikan ke pengirim sebagai bukti pengeposan.
2) Laporan Rincian dan Rekapitulasi Kiriman (Backsheet) yang merupakan

laporan seluruh transaksi sesuai urutan kejadian, dimana pada backsheet ini memuat No. Barcode, nama pengirim, alamat penerima, berat kiriman, jumlah uang yang diterima, serta tanda tangan dari kepala kantor cabang dan petugas loket. a. Rincian kiriman seluruh transaksi. b. Rincian kiriman transaksi batal. 3.2.3 Deskripsi Sistem Menggunakan Flowmap Bagian deskripsi sistem ini akan menjelaskan mengenai prosedur proses Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Di PT. POS Cabang Wanaraja. Deskripsi proses akan digambarkan melalui pemodelan Flowmap. Flowmap

30

merupakan bagan yang menunjukkan aliran didalam program atau prosedur sistem secara logika.

Deskripsi Layanan Surat Kilat Khusus yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1) 2) Petugas loket menerima kiriman (Surat/barang) dari pengirim. Petugas loket melakukan pemeriksaan alamat penerima, apakah

sudah lengkap atau belum alamat penerima kiriman tersebut. 3) Jika sudah lengkap, petugas loket menimbang kiriman dan jika

belum lengkap kiriman dikembalikan kepada pengirim. 4) Petugas loket memasukkan data alamat tujuan dan menghitung

biaya pengiriman, dan data kiriman tersebut disimpan dalam database. 5) 6) Petugas loket memberitahukan biaya pengiriman kepada pengirim. Pengirim membayar biaya pengiriman sesuai dengan yang

diberitahukan oleh petugas loket. 7) Petugas loket mencetak resi kiriman yang terdiri dari dua rangkap

yaitu resi asli dan resi duplikat. 8) Petugas loket akan memberikan resi duplikat kepada pengirim

untuk kemudian diarsipkan dan resi asli untuk menyertai kiriman. 9) Resi asli yang menyertai kiriman tersebut akan diterima oleh

penerima kiriman yang kemudian menandatangani resi tersebut. 10) Resi asli tersebut akan diserahkan kembali ke PT. POS untuk

kemudian datanya disimpan kedalam database sebagai bukti telah diterimanya kiriman oleh penerima yang bersangkutan.
11)

Petugas loket mencetak rincian dan rekapitulasi kiriman Surat Kilat

Khusus (backsheet).

31

12)

Petugas loket menyerahkan backsheet kebagian kepala kantor

cabang.
13)

Kepala kantor cabang memeriksa rincian dan rekapitulasi kiriman

Surat Kilat Khusus (backsheet) dan kemudian diarsipkan. Adapun Flowmap Layanan Surat Kilat Khusus yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

32
Surat Kilat Khusus
Pengirim
Start

Petugas Loket
Memeriksa Alamat Tujuan Kiriman

Kepala Kantor Cabang
Memeriksa Backsheet

Bagian Pengeposan
Mengepack dan mengirim Surat ke tujuan

Mengisi Alamat Tujuan Kiriman Backsheet Yang Belum Lengkap Surat Kiriman Alamat Kiriman Belum Lengkap Alamat Kiriman Sudah Lengkap Backsheet Yang Lengkap Informasi Surat telah diterima

Informasi Alamat Kiriman Belum Lengkap Menimbang Berat Kiriman

Arsip

Memasukkan Data Kiriman

Memberi tahukan Biaya Kiriman

Memberi tahukan Biaya Kiriman Data Base Mencetak Resi Kiriman

Resi Duplikat

Resi Kiriman

Resi Asli

Menyertakan Resi Asli Pada Kiriman

Kiriman siap Dikirim

Mencatak Backsheet

Backsheet

End

Gambar 3.3 Flowmap Layanan Surat Kilat Khusus

33

Deskripsi Layanan Surat Kilat Khusus yang sedang berjalan berdasar interface aplikasi kiriman PT. POS adalah sebagai berikut: 1. Petugas loket menerima kiriman (Surat) dari pengirim. 2. Petugas memasukkan kode resi I-POS. 3. Petugas memasukkan nama produk yaitu layanan surat kilat khusus. 4. Petugas memasukkan data tujuan pengiriman surat. 5. Petugas menimbang surat kemudian memasukkan berat surat, nilai barang dan isi kiriman sehingga diketahui berapa biaya surat yang akan dikirim dan memberitahukannya kepada pengirim berikut pembayarannya. 6. Petugas memasukkan data penerima dan pengirim meliputi nama, alamat yang jelas, telp, kode pos dan kota. 7. Petugas mencetak Resi kiriman yang terdiri dari resi asli yang disertakan ke dalam surat yang siap dikirim dan resi duplikat yang akan diberikan kepada pengirim.
8. Apabila kegiatan transaksi telah beres maka petugas loket mencetak

rincian dan rekapitulasi kiriman Surat Kilat Khusus (backsheet)/laporan yang akan diserahkan kepada kepala kantor.

34

3.2.4

Diagram Arus Data Dari hasil analisis terhadap Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus,

penulis menggunakan sebuah model yang dinamakan Data Flow Diagram (DFD) untuk memperlihatkan hubungan fungsional dari data yang diproses oleh sistem, termasuk data masukan, data keluaran serta tempat penyimpanan internal. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structured Analysis and Design). Setelah melakukan analisis terhadap data dan informasi yang terlibat dalam Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Di PT. POS Cabang Wanaraja, penulis melakukan perancangan aliran data yang digambarkan sebagai berikut: 1) Diagram Konteks

Pengirim

Data Surat 0 Informasi Data Surat Sistem Informasi tidak lengkap Layanan Surat Informasi Biaya Surat Kilat Khusus

Informasi Surat telah diterima

Bagian Pengeposan

Resi Duplikat

Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Di PT. POS Cabang Wanaraja

35

2)

Diagram Level 0

Data Surat Pengirim Informasi data Surat tidak lengkap Informasi Biaya Surat 1 Memverifikasi Administrasi Surat

Data Surat Lengkap

Resi Duplikat

2 Mencetak Resi dan pelampiran resi asli pada Surat Surat siap dikirim

Data Surat

Data Surat

Bagian Pengeposan

Informasi Surat telah diterima

3 Mengepack dan mengirimkan Surat

Backsheet Pengiriman Surat Data Backsheet

4 Mencetak Backsheet

Data Surat

Gambar 3.5 Diagram Level 0 Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Di PT. POS Cabang Wanaraja Berdasarkan gambar 3.4 maka ditemukan 4 proses utama, yaitu : 1. 2. 3. 4. Proses Memverifikasi Administrasi Surat. Proses Mencetak Resi dan Pelampiran Resi Asli Pada Surat. Proses Mengepack dan Mengirimkan Surat. Proses Mencetak Backsheet.

36

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah DFD level 0 yang akan menggambarkan proses di atas : Tabel 3.1 Nama Proses Memverifikasi Administrasi Surat Mencetak Resi dan Pelampiran Resi Asli Pada Surat Mengepack dan Mengirimkan Surat Mencetak Backsheet Deskripsi Proses DFD Level 0

Deskripsi Meliputi proses pemeriksaan kelengkapan data surat, memasukkan data dan meninformasikan biaya surat ke pengirim. Meliputi proses pembuatan bukti terima kiriman (Resi) yang nanatinya akan diserahkan resi duplikat ke pengirim dan resi asli dilampirkan kedalam surat yang akan dikirimkan. Meliputi proses mengepack surat-surat yang siap dikirim oleh bagian pengeposan ke alamat tujuan penerima. Meliputi proses pembuatan seluruh laporan yang nantinya diserahkan ke Kepala Kantor Cabang.

3)

Diagram Level 1

37 • Diagram Level 1 Proses 1
Data Surat Pengirim Informasi Data Surat Tidak lengkap 1.1 Memeriksa Alamat Tujuan Surat

Alamat Surat Sudah Lengkap

1.2 Menimbang Berat Surat

Berat Surat

Informasi Biaya Surat

1.3 Memberitahukan Biaya Surat

Data Surat Lengkap

Gambar 3.6 Digram Level 1 Proses 1 Memverifikasi Administrasi Surat Berdasarkan gambar 3.5 maka ditemukan 3 proses utama, yaitu : 1. 2. 3. Proses Memeriksa Alamat Tujuan Surat. Proses Menimbang Surat. Proses Memberitahukan Biaya Surat.

38

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah DFD level 1 proses 1 yang akan menggambarkan proses di atas : Tabel 3.2 Nama Proses Memeriksa Alamat Tujuan Surat Menimbang Surat Memberitahukan Biaya Surat Deskripsi Proses DFD Level 1 Proses 1 Deskripsi Meliputi proses memverifikasi data surat dimana ada data alamat pengirim dan data alamat penerima. Meliputi proses menimbang beratnya surat yang akan dikirim. Meliputi proses pemberitahuan biaya yang ditetapkan PT. POS berdasar beratnya surat yang akan dikirim

39

• Diagram Level 1 Proses 2 Tabel 3.3 Susunan DFD, Form dan Struktur Data Aliran Data Dari Data Flow Diagram (DFD)
Pengirim Data Surat Lengkap

2.1 Memasukkan Data Surat

Data Surat

Data Surat

Data Surat

Resi Duplikat

2.2 Mencetak Resi Kiriman

Resi Asli

2.3 Pelampiran Resi Asli Pada Surat Surat Siap dikirim

Gambar 3.7 Digram Level 1 Proses 2 Mencetak Resi Yang terdiri dari Form: Struktur Data Backshet dan Jenis Kiriman Backsheet =  Nomor Backsheet+  Loket +  No. Urut. Jenis Kiriman =
 Resi I-POS +

 Nama Produk +  Tujuan +  Berat (gr.) +  Nilai Barang +

40

 Isi Kiriman +  Pembayaran. Penerima Penerima =  Nama +  Alamat +  Telp +  Email +  Kota (Kd. Pos). Pengirim Pengirim =  Nama +  Alamat +  Telp +  Email + Volumetrik  Kota (Kd. Pos). Volumetrik =  Panjang +  Lebar +  Tinggi +  Berat Vol. +  Berat Aktual. Bea = Bea  Bea Kirim +  (-) Diskon +  PPN 1% +  HTNB +  Jumlah.

1

Berdasarkan gambar 3.6 maka ditemukan 3 proses utama, yaitu : 1. 2. 3. Proses Memasukkan Data Surat. Proses Mencetak Resi Kiriman. Proses Pelampiran Resi Asli Pada Surat. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah DFD level 1 proses 2 yang akan menggambarkan proses di atas : Tabel 3.4 Nama Proses Memasukkan Data Surat Deskripsi Proses DFD Level 1 Proses 2 Deskripsi Meliputi proses petugas memasukkan data kota tujuan, berat dan nilai barang sehingga secara otomatis diketahui berapa besar biaya surat yang akan dikirim kemudian petugas memasukkan data pengirim dan data penerima Mencetak Resi Kiriman yang sudah lengkap dan disimpan ke dalam data base. Meliputi proses pembuatan bukti terima kiriman (Resi) setelah selesai memasukkan data surat yang nantinya akan diserahkan resi duplikat ke pengirim dan resi asli Pelampiran Resi Asli Pada Surat yang dilampirkan kedalam surat yang akan dikirimkan. Meliputi proses pelampiran resi asli pada surat yang akan dikirimkan yang nantinya akan diserahkan ke penerima untuk ditandatangani sebagai bukti bahwa surat telah diterima.

Deskripsi DFD Level 1 Proses 2 dengan form yang ada di PT. POS. Petugas memasukkan data surat yang terdiri dari: 1. Jenis Kiriman  Nama Produk: yaitu Surat Kilat Khusus.  Tujuan: yaitu kode pos wilayah yang kita tuju.  Berat (gr.): yaitu berat surat yang akan dikirimkan.  Nilai Barang: yaitu besar nilai surat.  Isi Kiriman: Disini isi kiriman sudah tercantum berupa Mail.  Pembayaran: yaitu melakukan transaksinya secara tunai atau kredit.

2

2. Penerima  Nama: yaitu nama penerima kiriman.  Alamat: yaitu alamat lengkap penerima.  Telp: yaitu nomor telpon penerima yang bisa dihubungi jika ada.  Email: disini alamat email jarang dicantumkan.  Kota: yaitu kota beserta kode pos tujuan kiriman. 3. Pengirim  Nama: yaitu nama penerima kiriman.  Alamat: yaitu alamat lengkap penerima.  Telp: yaitu nomor telpon penerima yang bisa dihubungi jika ada.  Email: disini alamat email jarang dicantumkan.  Kota: yaitu kota beserta kode pos tujuan kiriman. 4. Volumetrik Yaitu isi atau ukuran surat berupa panjang, lebar, tinggi dan berat vol yang menghasilkan berat aktual surat. 5. Bea Yaitu jumlah biaya kirim surat yang telah ditentukan PT. POS berdasar berat dan tujuan surat yang akan dikirimkan .

3

Diagram Level 1 Proses 3
Surat Siap dikirim

3.1 Mengepack Surat

Surat Siap dikirim

Bagian Pengeposan

Informasi Surat telah diterima

3.2 Mengirim Surat

Gambar 3.8 Digram Level 1 Proses 3 Mengepack dan Mengirim Surat Berdasarkan gambar 3.7 maka ditemukan 2 proses utama, yaitu : 1. 2. Proses Mengepack Surat. Proses Mengirim Surat. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah DFD level 1 proses 3 yang akan menggambarkan proses di atas : Tabel 3.5 Nama Proses Mengepack Surat Mengirim Surat Deskripsi Proses DFD level 1 Proses 3 Deskripsi Meliputi proses mengepack surat-surat yang siap dikirim oleh bagian pengeposan. Meliputi proses pengiriman surat oleh bagian pengeposan ke alamat tujauan.

4

Diagram Level 1 Proses 4

Data Surat

4.1 Mencetak Backsheet

Data Surat

Backsheet Yang Belum Lengkap

Data Backsheet

Backsheet Pengiriman Surat

4.2 Memeriksa Backsheet

Gambar 3.9 Digram Level 1 Proses 4 Mencetak Backsheet Berdasarkan gambar 3.8 maka ditemukan 2 proses utama, yaitu : 1. 2. Proses Mencetak Backsheet. Proses Memeriksa Backsheet.

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah DFD level 1 proses 4 yang akan menggambarkan proses di atas : Tabel 3.6 Nama Proses Mencetak Backsheet Memeriksa Backsheet Deskripsi Proses DFD level 1 Proses 4 Deskripsi Meliputi proses pembuatan seluruh laporan yang nantinya diserahkan ke Kepala Kantor Cabang. Meliputi proses pemeriksaan laporan-laporan oleh kepala kantor cabang apabila tidak sesuai dengan transaksi backsheet harus diperbaiki dan dicetak ulang.

5

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Setelah menganalisa Sistem Informasi Layanan Surat kilat khusus di PT. POS Cabang Wanaraja Garut, penyusunmengambil kesimpulan antara lain :
1. Secara umum, PT. POS memiliki sistem informasi yang sesuai dengan

definisi sistem informasi menurut Leitch dan Davis dalam (Mustakini, 2005) dimana sistem informasi Layanan Surat Kilat Khusus ini mendukung kegiatan operasi berupa pengiriman surat, pengolahan transaksi harian yaitu banyaknya pengiriman Surat Kilat Khususyang diproses perhari dan menghasilkan keluaran berupa Laporan transaksi (Backsheet).
2. Berdasarkan Data Flow Diagram (DFD) terdapat kelebihan dan

kekurangan dalam sistem informasi PT. POS. Kelebihan dari sistem yang berjalan, form yang tersedia sudah terperinci untuk proses pengiriman surat. Sedangkan kekurangan dari sistem informasi yang sedang berjalan tersebut terdapat beberapa form yang tidak difungsikan sebagaimana mestinya. Selain itu fungsi form yang seharusnya otomatis terkadang harus diisi dan diketik ulang oleh petugas. 4.2 Saran Setelah menganalisa sistem yang berjalan, penyusun mengemukakan saran terhadap Sistem Informasi Layanan Surat Kilat Khusus Cabang Wanaraja Garut : 1. Memaksimalkan fungsi form yang sudah tersedia. 2. Perawatan berkala pada sistem yang sedang berjalan supaya berfungsi dengan baik dan sesuai prosedur kerja sistem.

6

DAFTAR PUSTAKA Alwi, H., dkk., 2007, “Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi 3”, Balai Pustaka, Jakarta. Amsyah, Z., 2000, “Manajemen Sistem Informasi”, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Ibrahim, A., 2008, “Teori dan Konsep Pelayanan Publik Serta Implementasinya”, Mandar Maju. Kendall, K.E., & Kendall, J.E., 2010, “Analisis dan Perancangan Sistem”, PT. Indeks, Jakarta. Kristanto, A.,2008, “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kusrini, & Koniyo, A., 2009, “Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server edisi 1”, Andi Offset, Yogyakarta. McLeod, R, dkk.,2004, “Sistem Informasi Manajemen”, PT. Indeks, Jakarta. Mustakini, J.H., 2005, “Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur ”, Andi Offset , Yogyakarta. Perum Pos dan Giro, 1987, “Diktat Tentang Pelayanan Pos Kilat dan Pos Kilat Khusus”, Bandung.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->