ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PETUGAS PEMUTUSAN DAN PENYAMBUNGAN LISTRIK DI PT.

ABADI 123
(Studi Kasus di PT. PLN (persero) Garut UPJ Leles) LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan mata kuliah Kerja Praktek Teknik Informatika

Oleh: YOGI CAHYA RAMDANI NIM: 0706090

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT

31

32

2011

33

Yogi Cahya Ramdani, 0706090 Analisis Sistem Informasi Penggajian Petugas Pemutusan dan Penyambungan Listrik di PT ABADI 123 (Studi Kasus di PT PLN UPJ LELES) Di bawah bimbingan Yanti Yulianti, Ir. 52 Halaman + viii + 18 Gambar + 7 Tabel + 6 Daftar Pustaka (2000 2010)

ABSTRAK
PT.PLN (Persero) UPJ Leles merupakan instansi Milik negara yang dikelola oleh pemerintah. Dengan konsistensinya PT. PLN telah memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggannya, sehingga mereka mampu ikut serta aktif dalam kegiatan produktif dan memperoleh kehidupan sejahtera. Dalam rangka menunjang kegiatan perusahaannya, diperlukan suatu sistem yang baik untuk proses pemberian gaji terhadap karyawan, Untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan suatu mekanisme yang dapat membuat proses penggajian menjadi mudah, cepat, efektif, dan efisien yaitu dengan sistem penggajian yang terkomputerisasi. Proses analisis pada kerja praktek ini terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut : Identify, Understand, Analyze, dan Report. Analisis perangkat lunak sistem informasi penggajian di PT PLN UPJ Leles ini menggunakan beberapa pemodelan bisnis yaitu flowmap, data flow diagram, flowchart, entity relationship diagram, dilanjutkan dengan normalisasi data dan pembuatan struktur file.Dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan menggunakan alat bantu berupa Flowmap, Diagram Arus Data (DAD), Kamus Data, Normalisasi dan Entity Relationship Diagram(ERD). Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem yang telah berjalan di PT PLN UPJ Leles, terdapat beberapa kekurangan, beberapa kekurangan tersebut adalah output yang dihasilkan hanya daftar gaji dan SPM dan tidak adanya transparansi dalam formulasi perhitungan gaji karyawan.

Kata kunci : Sistem Informasi, Sistem Penggajian, Flowmap, DAD, Kamus Data, Normalisasi, ERD, Struktur File.

34

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT, Sang Pemilik dunia dan seisinya, tiada tuhan selain Allah dan hanya kepada-Nya lah kita patut memohon dan berserah diri. Hanya karena nikmat kesehatan dan kesempatan dari Allah-lah penyusun dapat melaksanakan semua kegiatan kerja praktek serta menyelesaikan laporan ini. Shalawat selalu kita haturkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW. Tidak terasa pelaksanaan Kerja Praktek di PT Abadi 123 dengan tempat studi kasus di PT PLN (persero) UPJ Leles telah selesai. Banyak hal yang bertambah selain pengalaman ilmu, namun juga menambah saudara. Tak lupa pada kesempatan kali ini penyusun mengucapkan terimakasih kepada berbagai pihak yang telah membantu menyelesaikan Kerja Praktek ini. Ucapan terimakasih penyusun sampaikan kepada : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Allah SWT yang telah memberikan kehidupan, keselamatan dan kesehatan baik jasmani dan rohani. Nabi Muhammad SAW yang senantiasa menjadi panutan kami. Ayah, Ibu serta kakak dan adikku tercinta, terima kasih atas doa dan dukungannya selama kerja praktek ini. Bapak Prof. DR. H. Ali Ramdhani, selaku Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Garut yang telah memberi kesempatan kepada kami untuk melaksanakan program Kerja Praktek ini. Bapak H. Abdusy Syakur, Ir., M.Eng., Ph.D. selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika. Bapak Erwin Gunandhi, M.T., selaku Sekretaris Jurusan Teknik Informatika. Ibu Yanti Yulianti, Ir., selaku Dosen Pembimbing, terima kasih banyak atas segala masukan, kritik dan saran yang Ibu berikan kepada penyusun. Bapak Sutarjo, selaku Pembimbing Lapangan dari Karyawan PT PLN UPJ Leles yang telah mengizinkan penyusun untuk melaksanakan kerja praktek. Semua pihak yang telah ikut membantu kesuksesan kegiatan kerja praktek yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Semoga segala amal kebaikan dan kerelaannya membantu dalam proses belajar dimasyarakat serta berbagai macam kegiatan selama pelaksanaan program kegiatan kerja praktek mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT.

35

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu segala kritik dan saran dari pembaca dan masyarakat yang sifatnya membangun, diterima dengan senang hati, demi kesempurnaan dan kemajuan bersama. penyusun berharap semoga laporan ini berguna bagi pembaca pada umumya dan masyarakat khususnya. Amin Garut, April 2011 Penyusun

36

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................................................. iii DAFTAR TABEL .......................................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................................... vii BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang masalah ............................................................................... 1 1.2. Identifikasi masalah .................................................................................... 3 1.3. Tujuan penelitian ......................................................................................... 3 1.4. Batasan masalah .......................................................................................... 4 1.5. Kerangka pemikiran .................................................................................... 4 1.6. Metode penelitian ........................................................................................ 5 1.6.1. Metode pengumpulan data ............................................................ 5

1.6.2. Metode analisis ............................................................................. 6 1.7....................................................................................................................Sistematika penulisan .......................................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep dasar sistem informasi ................................................................... 7

2.1.1. Definisi sistem .............................................................................. 7

2.1.2. Karakteristik sistem ...................................................................... 8

2.1.3. Definisi informasi ........................................................................ 10

2.1.4. Definisi sistem informasi .............................................................. 11 2.1.5. Definisi data .................................................................................. 11

37

2.2. Siklus hidup pengembangan sistem ........................................................................................ 12 2.3. Anlisis sistem ........................................................................................................................ 13 Halaman 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. Mengidentifikasi masalah .................................................................................. 14 Memahami kerja dari sistem yang ada ............................................................. 14 Menganalisis hasil penelitian ............................................................................. 15

2.3.4.
2.4. 2.5.

Membuat laporan hasil analisis .................................................. 15

Flowmap .......................................................................................................................... 16 Diagram aliran data .......................................................................................................... 17 2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. 2.5.4. Definisi diagram aliran data .............................................................................. 17 Kelebihan pendekatan aliran data ...................................................................... 18 Ketentuan yang digunakan dalam DAD ............................................................ 18 Mengembangkan DAD ...................................................................................... 20

2.6. Kamus data 21 2.7. Konsep basis data .................................................................................................................... 23 2.7.1. 2.7.2. 2.7.3. 2.7.4. 2.7.5. 2.7.6. 2.7.7. 2.7.8. 2.8. Flowchart Definisi basis data .............................................................................................. 23 Himpunan entitas ............................................................................................... 23 Himpunan relasi ................................................................................................. 25 Pemetaan kardinalitas ........................................................................................ 25 Batasan partisipasi ............................................................................................. 27 Kunci ................................................................................................................. 27 Normalisasi ........................................................................................................ 27 Entity relationship diagram ............................................................................... 29 29

BAB III ANALISIS SISTEM

3.1.

Data Umum Perusahaan ........................................................................... 31

3.1.1. Gambaran Umum .......................................................................... 31 3.1.2. Tujuan, Visi dan Misi ................................................................... 33 3.1.3. Struktur Organisasi ....................................................................... 34

3.2.

Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan .................................................. 36

Halaman

38

3.2.1. Flowmap ....................................................................................... 37 3.2.2. Diagram Konteks .......................................................................... 39 3.2.3. Data Flow Diagram (DFD) .......................................................... 40 3.2.4. Kamus Data ................................................................................... 42

3.2.5. Normalisasi ................................................................................... 43 3.2.6. Table Relasi .................................................................................. 45 3.2.7. Entity Relationship Diagram ........................................................ 45 3.2.8. Struktur File .................................................................................. 46 3.2.9. Layout Slip Gaji PT. Abadi 123 ................................................... 47 3.2.10. Desain form usulan ....................................................................... 47
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ............................................................................................................................. 50 4.2. Saran ....................................................................................................................................... 51 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................... viii LAMPIRAN

39

DAFTAR TABEL

Halaman Table 2.1. Simbol dan keterangan Flowmap ....................................................................................................................... 17 Table 2.2. Simbol Diagram aliran data ....................................................................................................................... 19 Table 2.3. Simbol notasi E-R ....................................................................................................................... 29 Table 2.4. Simbol dan keterangan flowchart ....................................................................................................................... 30 Table 3.1. Karyawan ....................................................................................................................... 46 Table 3.2. Slip Gaji ....................................................................................................................... 46 Table 3.3. Pelunasan ....................................................................................................................... 46

40

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1.1. Gambar 2.1. Gambar 2.2. Gambar 2.3. Gambar 2.4. Kerangka 5 Karakteristik 10 Siklus 12 Relasi 25 Relasi 26 satu ke banyak satu ke satu Hidup Pengembangan Sistem Sistem Pemikiran

Gambar 2.5. Relasi 26 Gambar 2.6. Relasi 26 Gambar 3.1. Struktur 35 Gambar 3.2. Flowmap 39 Gambar 3.3. Diagram 40 Gambar 3.4. DFD 41 Gambar 3.5. Flowchart 42 Gambar 3.6. Relasi 45 Gambar 3.7. Entity 45

banyak banyak Organisasi sistem konteks Level proses Tabel relationship 0

ke ke PLN yang sistem sistem 2.1 sistem diagram yang

satu banyak UPJ Leles berjalan berjalan penggajian gaji

penentuan

penggajian sistem penggajian

41

Gambar 3.8. Slip 47 Gambar 3.9. Desain 48 Gambar 3.10. Desain 49 Gambar 3.11. Desain 49

gaji

PT. form

Abadi utama data slip

123

form report

entry

karyawan gaji

DAFTAR PUSTAKA

1.

Amsyah, Zulkifli., Manajemen Sistem Informasi., PT. Gramedia Pustaka Utama., Jakarta., 2000.

2.

Elmasri, Ramez; and Navathe, Shamkant B; Fundamentals Of Database Systems., 4rd Edition., Addison Wesley Publishing Company., 2004.

3. 4.

Hartono, Jogiyanto, Prof. Dr., Analisis dan Desain., Andi Offset., Yogyakarta., 2005. Kendall, Kenneth E; and Kendall, Julie E., Analisis Dan Perancangan Sistem., Jilid 1., Edisi Bahasa Indonesia., PT Indeks., Jakarta., 2010.

5.

McLeod, Raymond, jr; and Schell, George., Sistem Informasi Manajemen., Edisi Bahasa Indonesia., PT Indeks., Jakarta., 2004.

6.

Al Bahra Bin Ladjamuddin.B, Analisis Dan Desain Sistem Informasi., Graha Ilmu., Yogyakarta., 2005.

42

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Masalah Di era global ini segala bentuk teknologi dan pengetahuan semakin

menunjukkan perkembangannya. Hal tersebut akan berdampak pada pembangunan. Namun tentunya harus sejalan dengan sumber manusia yang handal. Pembangunan itu sendiri mempunyai tujuan untuk mensejahterakan masyarakat, maka pemerintah mempunyai program-program untuk mensukseskan hal tersebut, untuk itu pemerintah menunjuk suatu instansi-instansi pemerintah maupun non untuk melayani kebutuhan masyarakat, danPT. PLN sendiri ditunjuk pemerintah sebagai salah satu badan usaha yang diberi otonomi untuk memegang kuasa usaha ketenagalistrikkan dibidang transisi, pembangkitan dan distribusi tenaga listrik bagi kegunaan bagi masyarakat publik. Mengingat akan pentingnya kebutuhan penerangan (listrik) bagi masyarakat umum, maka PT. PLN berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi masyarakat umum. Untuk mencapai keberhasilan tersebut pada dasarnya dapat dilihat dari bagaimana manajemen perusahan menghasilkan suatu informasi dan hendaknya selalu memperhatikan sistem pengelolaan yang menyangkut segala aktivitas dan kegiatan perusahaan. PT. PLN sebagai satu-satunya BUMN yang berwenang dalam pembangkitan dan pendistribusian listrik berusaha untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada semua pelanggannya mengingat kebutuhan masyaakat terhadap tenaga listrik dari waktu ke waktu kian meningkat. Maka PT. PLN berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi masyarakat umum. Untuk mencapai keberhasilan tersebut pada dasarnya dapat dilihat dari bagaimana manajemen perusahaan menghasilkan suatu informasi dan hendaknya selalu memperhatikan sistem pengelolaan segala aktivitas dan kegiatan perusahaan,

43

penerapan sebuah sistem dalam suatu perusahaan untuk menangani jalannya aktivitas perusahaan sangatlah penting. PLN UPJ Leles merupakan perusahaan yang dikelola dalam bidang penyedia listrik untuk seluruh penduduk di wilayah leles. PLN UPJ Leles beralamatkan di jalan Raya Leles No 11 Leles. PLN UPJ Leles merupakan salah satu unit kerja dari PLN APJ (Area Pelayanan dan Jaringan) Garut. PLN UPJ Leles memiliki 2 Unit Kantor Cabang diantaranya Kampung Limbangan dan Kampung Samarang. Pemberian gaji terhadap karyawan seharusnya mendapat perhatian yang utama baik dari pimpinan maupun perusahaan, karena dengan gaji yang cukup dan memadai akan membawa pengaruh positif terhadap semangat kinerja para karyawan, dibanding dengan sumbangan tenaga maupun keahlian yang diberikan oleh perusahaan. Dengan demikian, diharapkan tujuan perusahaan tersebut bisa tercapai dengan baik. Didalam perusahaan sebaiknya mempunyai sistem penggajian yang baik, karena apabila perusahaan tersebut tidak memiliki suatu sistem penggajian yang baik akan menyebabkan terjadinya penyelewengan atau penyimpangan didalam melaksanakan tanggung jawabnya masing-masing. Dasar perhitungan gaji karyawan pemutusan dan penyambungan di PT. PLN (Persero) UPJ Leles ditentukan oleh berapa banyak karyawan tersebut mengambil pekerjaan, semakin banyak karyawan tersebut yang mengambil pekerjaan, maka semakin besar pula gaji yang diterimanya. Dalam perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak seperti PT. PLN (Persero) UPJ Leles biaya gaji seringkali mencerminkan jumlah yang cukup besar dengan jenis biaya lain. Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan, gaji akan tetap dibayarkan walaupun karyawan tersebut tidak masuk kerja. Dengan adanya berbagai tunjangan yang dibayarkan kepada karyawan, maka diperlukan adanya sistem penggajian yang tepat, serta pengawasan yang memadai. Sistem penggajian di PT. Abadi 123 (studi kasus di PT PLN UPJ Leles) masih menggunakan CIM@X, sistem informasi yang dipakai saat ini yang dikenal dengan CIM@X, belum bisa digunakan secara efektif, dikarenakan fasilitas yang ada

44

diperusahaan pada saat ini belum memadai. Jadi penggajian diperusahaan ini masih tetap tergantung pada sistem tersebut, karena dihitung berdasarkan waktu pembayaran yang dapat diketahui dari CIM@X. CIM@X adalah sebuah program yang dapat memberikan informasi di PT PLN UPJ Leles, informasi yang dapat dilihat dari program CIM@X diantaranya data pelanggan, data gardu, data tiang listrik, data pasang baru listrik pelanggan, perubahan daya listrik pelanggan dan lain-lain. Berdasarkan penjelasan diatas, maka akan dilakukan analisis terhadap sistem informasi penggajian petugas pemutusan dan penyambungan di PT PLN UPJ Leles. Adapun judul yang diambil untuk laporan kerja praktek ini adalah ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PETUGAS PEMUTUSAN DAN PENYAMBUNGAN LISTRIK DI PT. ABADI 123(Studi Kasus di PT. PLN (persero) Garut UPJ Leles).
1.2.

Identifikasi Masalah Permasalahan yang ditemukan pada sistem penggajian petugas pemutusan

dan penyambungan yang bekerja di PLN UPJ Leles ini adalah susahnya mendapatkan laporan penggajian secara terperinci, karena dengan laporan slip gaji yang terperinci dapat menjadikan prinsip transparansi menjadi lebih baik, dan pengolahan data penggajian petugas masih menggunakan Microsoft Excel, yang merupakan aplikasi untuk perhitungan matematis, akuntansi, dan yang lainnya, tetapi belum efisien dan juga membutuhkan waktu dalam pengimputan data. Disamping itu juga Memerlukan pengulangan dalam pengelolaan pembuatan dan desain slip gaji yang terus menerus tiap bulanannya.

1.3.

Tujuan Penelitian Melalui kegiatan analisis,tujuan dari kerja praktek ini adalah : a. Untuk mengetahui sistem penggajian petugas pemutusan dan penyambungan pada PT. PLN (Persero) UPJ Leles.

45

b.

Untuk mengetahui sejauh mana efektivitas dan evisiensi dari sistem

yang sudah ada pada PT. PLN (Persero) UPJ Leles. 1.4. Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
a.

Sistem Informasi yang diteliti adalah Sistem Informasi penggajian petugas pemutusan dan penyambungan listrik di PT. PLN UPJ Leles

b. Menganalisis sistem penggajian yang sedang berjalan diperusahaan terse-

but.
c.

Untuk memodelkannya menggunakan Flowmap, Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data dan Entity Relationship Diagram (ERD).

1.5.

Kerangka Pemikiran Untuk menciptakan sebuah sistem informasi yang baik adalah dengan

menganalisis setiap aktivitas bisnis dari sistem sampai didapat gambaran dari perilaku sistem tersebut. Dengan analisis yang baik, maka akan dihasilkan sebuah gambaran sistem yang jelas untuk tahapan selanjutnya. Analisis terhadap sistem informasi penggajian petugas pemutusan dan penyambungan di PT PLN UPJ Leles dengan menggunakan pendekatan terstruktur diharapkan dapat menggambarkan dan mempresentasikan seluruh aktivitas bisnis sistem yang sebenarnya.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar kerangka pemikiran dibawah ini :

46

Current System Sistem informasi penggajian di PT PLN UPJ Leles yang sedang berjalan

Analysis Processing Analisis sistem informasi penggajian di PT PLN UPJ Leles

System Analysed Hasil analisis sistem kesimpulan informasi penggajian di PT PLN UPJ Leles

Gambar 1.1 Kerangka pemikiran

1.6.
1.6.1.

Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data a. Teknik Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung kepada staf pekerja yang ahli dalam bidang Teknologi Informasi (TI) di PLN UPJ Leles b. Studi Kepustakaan Mempelajari dan menganalisa beberapa referensi buku yang berkaitan dengan masalah-masalah yang ada dalam ruang lingkup penelitian. c. Studi Dokumentasi Mempelajari beberapa dokumen, literatur, atau file-file yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. d. Observasi

47

Mengamati kinerja perusahaan, mempelajari bagaimana proses sistem informasi data yang sedang berjalan, sehingga peneliti bisa mengetahui sejauh mana kelancaran kinerja yang ada dan dapat mengetahui informasi-informasi apa saja yang dihasilkan dan informasi apa yang akan diidentifikasi. 1.6.2. Metode Analisis Didalam tahap analsis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harusdilakukan oleh analis sistem [Jogiyanto, 2005], yaitu sebagai berikut :
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. c. Analyze, yaitu menganalisis sistem. d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

1.7.

Sistematika Penulisan Agar laporan kerja praktek ini dapat dipahami dengan baik oleh pembaca dan

dapat memberikan gambaran secara umum tentang isi dari laporan kerja praktek ini, maka dari pada itu penulis membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN Berisi latar belakang, identifikasi masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, kerangka pemikiran, metode penelitian dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Berisi landasan teori yang digunakan sebagai referensi baik didalam kegiatan analisis maupun didalam menyelesaikan permasalahan dari studi kasus yang dipilih. BAB IIIANALISIS SISTEM Pada bab ini, berisi analisis yang menggambarkan dari current sistems atau sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan metode Analisis Sistem. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

48

Berisi kesimpulan yang dapat ditarik dari pembahasan dan merupakan hasil dari penyelesaian permasalahan serta saran-saran dari penulis yang berkaitan dengan kegiatan analisis DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

49

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.

Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1.1.Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (Jogiyanto : 2005). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Sistem adalah Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto : 2005). Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponenkomponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan memebentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Pendekatan Sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis suatu sistem. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut. Untuk tujuan pemakaian sistem dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM), modul sistem pada gambar berikut adalah contoh yang jelas mengenai hubungan dari elemen-elemen yang secara bersama-sama membentuk satu kesatuan yang disebut sistem. Elemen-elemen tersebut yaitu: Masukan, Pengolahan, Keluaran dan Umpan Balik.

2.1.2.Karakteristik Sistem

50

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen sistem, batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, keluaran sistem, pengolah sistem dan sasaran atau tujuan sistem [Jogiyanto, 2005]. a. Komponen Sistem (component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling kerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem dapat dikatakan suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system b. Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. c. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar (Environments) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang mengintungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. d. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem ke subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. e. Masukan Sistem (Input) Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapat keluaran. f. Keluaran Sistem (Output) Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. g. Pengolahan Sistem (Process)

51

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem (Objective)

pengolah yang akan mengubah masukan

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Sumber : (Jogiyanto, 2005) Gambar 2.1. Karakteristik Suatu Sistem 2.1.3. Definisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Apakah sebenarnya informasi informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem? Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:

Informasi adalah Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto : 2005).

52

Informasi adalah Data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu [Amsyah, Zulkifli, 2005].
Dari kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah atau diproses, menghasilkan informasi yang memiliki nilai dan lebih bermanfaat bagi penggunanya.

2.1.4.

Definisi Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di

dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information-generating system. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscue Davis yang dikutif dari buku [Jogianto,2005] sebagai berikut:

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan 2.1.5.Definisi Data
Menurut (Jogiyanto, 2005), Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Menurut (Amsyah, 2000), Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media. Sementara menurut (McLeod & Schell, 2004), Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Dalam konteks sistem informasi data di pandang sebagai keterangan yang masih mentah. Agar dapat digunakan untuk keperluan manajemen maka data harus diolah dulu ke dalam bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan manajemen yang bersangkutan. Karena itu, sering dikatakan bahwa data adalah bahan yang masih mentah. Sedang arti data menurut isinya adalah keterangan atau bukti mengenai kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum diorganisasikan, dan belum diolah. Data yang sudah diolah sesuai keperluan disebut informasi. Semua kegiatan memang memerlukan data, serta sebaliknya setiap pekerjaan juga akan menghasilkan data baik untuk keperluan unit kerjanya sendiri maupun untuk keperluan unit kerja lain, ataupun organisasi lain.

53

2.2.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Untuk mengembangkan suatu sistem informasi yang berbasis komputer memerlukan banyak

sekali sumber daya dan waktu. Pengembangan sistem ini melewati beberapa tahapan mulai dari sistem tersebut direncanakan sampai sistem tersebut diimplementasikan dan dipelihara. Bila pada sistem yang sudah beroperasi ini masih timbul kembali permasalahan-permasalahan baru yang kritis dan tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Adapun langkah-langkah utama dari siklus hidup pengembangan sistem (Jogiyanto, 2005), adalah sebagai berikut :

Kebijakan dan perencanaan sistem

Awal proyek sistem

Analisis Sistem

Desain (Perancangan) sistem secara umum

Desain (Perancangan) sistem secara terinci

Pengembangan sistem

Seleksi sistem

Implementasi (penerapan) sistem

Perawatan sistem

Manajemen sistem

Sumber : (Jogiyanto, 2005) Gambar 2.2. Siklus hidup pengembangan sistem 2.3. Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut :

54

"Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesemptankesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya. (Jogiyanto, 2005) Pada dasarnya, Analisis Sistem merupakan proses untuk memahami sistem yang ada, kemudian mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Analisis sistem memiliki tujuan untuk mengetahui sistem secara detail sebagai pedoman untuk melanjutkan proses pengembangannya. Alasan yang melatarbelakangi dilakukannya analisis sistem : 1. Problem Solving, dikarenakan sistem yang lama sudah tidak bisa memenuhi kebutuhan, sehingga diperlukan pengembangan sistem yang baru. Hal ini memerlukan analisis sistem agar sistem yang baru dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan. 2. 3. 4. Adanya kebutuhan baru dalam lingkungan atau organisasi di tempat sistem berjalan yang memerlukan modifikasi untuk mendukung organisasi. Meningkatkan kemampuan atau performansi sistem. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan. Di dalam tahap menganalisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem (Jogiyanto, 2005) adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Analyze, yaitu menganalisis sistem. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.3.1.Mengidenfikasi Masalah
Mengidenfikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yang harus dilakukannya adalah sebagai berikut : Mengidentifikasi penyebab masalah. Mengidentifikasi titik keputusan. Mengidentifikasi personil-personil kunci.

55

2.3.2.Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhankebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan dalam penelitian terinci ini. Analis sistem dapat mengumpulkan data ini dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan, dan pengambilan sampel.

2.3.3.Menganalisis Hasil Penelitian

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya. a. Menganalisis Kelemahan Sistem Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. b. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi adalah menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

2.3.4.Membuat Laporan Hasil Analisis

Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan teamnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah

56

dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen (Jogiyanto, 2005) adalah :

Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan; Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen;

Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen; Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi. 2.4. Flowmap

Flowmap atau bagan alir adalah bagan yang menunjukkan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowmap ini berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Pembuatan flowmap ini harus dapat memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi. Adapun pedoman-pedoman dalam pembuatan flowmap adalah sebagai berikut : a. Flowmap sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. b. Kegiatan di dalam flowmap harus ditunjukkan dengan jelas. c. Harus ditunjukkan darimana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir. d. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan. e. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap harus di dalam urutan yang semestinya. f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. g. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar. Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam flowmap dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut ini :

57

Tabel 2.1 Simbol dan keterangan flowmap Simbol

suatu proses Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual mekanik atau komputer Menunjukkan pekerjaan manual

Keterangan
Simbol yang digunakan untuk menunjukkan awal atau akhir dari

Menunjukkan multi dokumen Pengarsipan Data Menunjukkan Proses

(Sumber : Al-bahra Bin Ladjamudin, 2005)

2.5.

Diagram Aliran Data/Data Flow Diagram (DFD)

2.5.1. Definisi Diagram Aliran Data Menurut pernyataan aslinya, yang dikutip dari buku (Kendall & Kendall, 2010), Diagram aliran data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem umum. Diagram aliran data menekankan pada pengolahan data atau mentransformasikan data saat berpindah dari suatu proses ke proses yang lain. Di dalam diagram aliran data tidak ada perbedaan antara proses manual atau otomatis. Proses-proses manual digabung bersama, sedangkan prosesproses otomatis juga bisa dipasangkan satu sama lainnya.

58

2.5.2.Kelebihan Pendekatan Aliran Data

Pendekatan aliran data memiliki empat kelebihan utama melalui penjelasan naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sistem, yaitu: (Kendall & Kendall, 2010) 1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini. 2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem. 3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data. 4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.

2.5.3.Ketentuan yang Digunakan Dalam Diagram Aliran Data

Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran data adalah; kotak rangkap dua, tanda panah, bujur sangkar dengan sudut membuka, dan bujur sangkar dengan ujung terbuka (tertutup pada sisi sebelah kiri dan terbuka pada sisi sebelah kanan), sebagaimana yang ditunjukan pada tabel 2.2. Suatu sistem secara keseluruhan dan beberapa subsistem bisa digambarkan secara grafis dengan kombinasi empat simbol ini.

59

Tabel 2.2 Empat simbol dasar menurut (Chris Gane dan Trish Sarson) yang digunakan dalam diagram aliran data artinya, keterangan dan contoh-contohnya. Simbol Arti Keterangan Kotak rangkap dua digunakan untuk entitas Entitas menggambarkan external (bagian suatu lain,
Mahasiswa

Contoh

sebuah perusahaan, seseorang, atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau dapat menerima data dari sistem.

Tanda Aliran Data

panah

menunjukan
Informasi mahasiswa baru

perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.

Bujur

sangkar

dengan adanya

sudut untuk proses

membulat mennunjukan transformasi. Proses

digunakan

Proses-proses
Membuat record mahasiswa

tersebut selalu menunjukan suatu perubahan dalam perubahan data; jadi, aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk.

Bujur Penyimpanan Data terbuka,

sangkar yang

dengan

ujung
D3

menunjukan

Master mahasiswa

penyimpanan data.

(Sumber : Kendall & Kendall, 2010)

60

2.5.4.Mengembangkan Diagram Aliran Data (DAD)

Diagram aliran data dapat dan bisa digambarkan secara sistematis dengan meringkas langkah-langkah yang dilakukan untuk melengkapi diagram aliran data supaya berhasil. Pertama penganalisis sistem perlu mengkonseptualisasikan aliran data dari perspektif atas bawah. Untuk memulai suatu diagram aliran data, rangkumlah narasi sistem organisasi menjadi sebuah daftar dengan empat kategori yang terdiri dari entitas eksternal, aliran data, proses, dan penyimpanan data. Daftar ini untuk membantu menentukan batas-batas sistem yang akan digambarkan. Begitu daftar unsur-unsur data dasar ini tersusun, mulailah menggambarkan diagram aliran data. Tingkatan-tingkatan yang terdapat pada DAD adalah : (Kendall & Kendall, 2010) 1. Menggambar Diagram Konteks Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data - aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen. 2. Menggambar Diagram 0 (Level Berikutnya) Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpananpenyimpanan data utama dari sistem dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam diagram 0. 3. Menggambar Diagram Anak (Tingkat yang Lebih Mendetail) Setiap proses dalam diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child (diagram anak). Aturan utama menciptakan diagram anak, keseimbangan vertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induknya harus ditunjukkan mengalir kedalam atau keluar dari diagram anak.

2.6.

Kamus Data

61

Menurut (Jogiyanto, 2005), Data Dictionary atau kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Arus data pada data flow diagram sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data pada data flow diagram secara lebih terinci dapat dilihat pada kamus data. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal berikut ini : (Jogiyanto, 2005) 1. Nama arus data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan keterangan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 2. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

62

3.

Bentuk data Bentuk data yang mengalir pada data flow diagram dapat berupa : dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, field. Bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4.

Arus data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat pada kamus data supaya memudahkan mencari arus data ini pada data flow diagram.

5.

Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6.

Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7.

Volume Volume yang perlu dicatat pada kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

8.

Struktur data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari itemitem data.

2.7.
2.7.1.

Konsep Basis Data

Definisi Basis Data Menurut (McLeod, 2004), Basis data adalah suatu kumpulan data komputer yang

terintegrasi diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Kemudian, definisi lain menurut (Silberschatz, 2001), Basis data sebagai kumpulan data yang berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sementara menurut (Elmasri & Navathe, 2003), mendefinisikan basis data lebih dibatasi pada arti implisit yang khusus, yaitu:

63

- Basis data mewakili beberapa aspek dari dunia nyata, kadangkadang disebut miniworld. Perubahan miniworld ini tercermin dalam database.
Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika mempunyai arti implisit. Sehingga data yang terkumpul secara acak dan tanpa mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data. Basis data perlu dirancang, dibangun dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan oleh beberapa pemakai dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan kepentingan pemakai. Dari beberapa definisi diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa basis data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan yang mewakili aspek dunia nyata, dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa user untuk berbagai kepentingan.

2.7.2. Himpunan Entitas (Entity Sets)

Entitas adalah "sesuatu" atau "objek" di dunia nyata yang dapat dibedakan dari semua objek lainnya. Entitas memiliki sekumpulan atribut, dan nilai untuk beberapa himpunan yang sifatnya unik yang dapat mengidentifikasi suatu entitas. sebagai contoh adalah kursi, orang tertentu, buku dan sebagainya. Entitas bisa berupa objek kongkrit (orang, buku) dan bisa juga berupa objek abstrak (pinjaman, jadwal). Himpunan entitas adalah sekelompok entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama. Himpunan semua orang yang memiliki rekening di Bank (nasabah), dapat didefinisikan sebagai himpunan entitas nasabah. Entitas diwakili oleh satu set atribut. Atribut adalah sifat deskriptif yang dimiliki oleh masing-masing anggota dari sebuah himpunan entitas. Kemungkinan atribut dari himpunan entitas id nasabah, nama nasabah, alamat nasabah, dan kota nasabah. Dalam kehidupan nyata, akan ada atribut lebih lanjut, seperti nomor jalan, nomor apartemen, negara bagian, kode pos, dan negara. Setiap entitas memiliki nilai (value) untuk masing-masing atributnya. Sebagai contoh, sebuah entitas nasabah mungkin mempunyai nilai 321-12-3123 untuk id nasabah, nilai Jones untuk nama nasabah, nilai Main bagi jalan nasabah, dan nilai Harrison bagi kota nasabah. Untuk setiap atribut, ada sekumpulan nilai (value set) yang diijinkan disebut domain, atau set nilai, dari atribut itu. Domain dari atribut nama nasabah mungkin himpunan semua string teks dengan panjang tertentu. Demikian pula, domain atribut nomor pinjaman mungkin himpunan semua string dari bentuk "L-n" dimana n adalah bilangan bulat positif. Sebuah atribut, seperti yang digunakan dalam model ER, dapat dicirikan oleh jenis atribut berikut : (Silberschatz, 2001)

64

Simple dan composite attributes Simple attributes adalah atribut sederhana yang tidak dapat dibagi dalam beberapa bagian. Sementara composite attributes sebaliknya atribut yang dapat dibagi lagi dalam beberapa bagian.

Single-valued and multivalued attributes Single-valued attributes adalah atribut yang memiliki nilai tunggal untuk entitas tertentu. Sementara multivalued attributes sebaliknya atribut yang memiliki sekumpulan nilai untuk suatu entitas tertentu.

Derived attribute Derived attribute adalah nilai untuk jenis atribut dapat diturunkan dari nilai atribut terkait lainnya atau entitas.

2.7.3. Himpunan Relasi (Relationship Sets)

Relasi adalah asosiasi antara beberapa entitas. Sebagai contoh, kita dapat mendefinisikan relasi asosiasi nasabah Hayes dengan pinjaman L-15. Relasi ini menyatakan bahwa Hayes adalah nasabah dengan jumlah pinjaman L-15. Sebuah himpunan relasi adalah sekumpulan hubungan dari jenis yang sama. Secara formal, ini adalah hubungan matematis antara n 2 entitas, dari himpunanhimpunan entitas yang ada. Jika E1, E2..., En. adalah set entitas, maka hubungan set R adalah subset dari {(e1, e2,..., en) | e1 E1, e2 E2,..., en En}dimana (e1, e2,..., en) adalah hubungan. Jumlah himpunan entitas yang berpartisipasi dalam suatu himpunan relasi juga merupakan derajat himpunan relasi. Sebuah himpunan relasi biner adalah berderajat 2, sebuah himpunan relasi ternary adalah berderajat 3.

2.7.4. Pemetaan Kardinalitas (Mapping Cardinalities)

Pemetaan kardinalitas, atau rasio kardinalitas, mengungkapkan jumlah entitas dimana entitas yang lain dapat diasosiasikan melalui himpunan. Paling banyak digunakan dalam menjelaskan himpunan relasi biner. Himpunan relasi melibatkan dua himpunan entitas disebut Binary atau berderajat 2. Untuk suatu himpunan relasi biner R antara entity A dan B, pemetaan kardinalitas harus salah satu dari berikut ini : (Silberschatz, 2001) Satu ke satu, sebuah entitas pada A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan paling banyak satu entitas pada A.

65

Gambar 2.3 Relasi Satu ke Satu

Satu ke banyak, sebuah entitas pada A berhubungan dengan nol atau lebih entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan paling banyak satu entitas pada A.

Gambar 2.4 Relasi Satu ke Banyak

Banyak ke satu, sebuah entitas pada A berhubungan paling banyak satu entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan nol atau lebih entitas pada A.

Gambar 2.5 Relasi Banyak ke Satu

Banyak ke banyak, sebuah entitas pada A berhubungan nol atau lebih entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan nol atau lebih entitas pada A.

66

Gambar 2.6 Relasi Banyak ke Banyak

67

2.7.5. Batasan Partisipasi (Participation Constraints)

Partisipasi sebuah himpunan entitas E pada himpunan relasi R dikatakan total jika setiap entitas pada E berpartisipasi pada setidaknya satu relasi pada R. Jika hanya beberapa entitas pada E berpartisikasi pada relasi di R, partisipasi himpunan entitas E pada relasi R disebut parsial/partial.

2.7.6. Kunci (Keys)

Penggunaan key merupakan cara untuk membedakan suatu entitas didalam himpunan entitas dengan entitas lain. Secara konsep, Masing-masing entitas (nilainya) berbeda, perbedaannya terlihat pada isi dari masing-masing atributnya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu atribut yang memiliki nilai yang menjadi pembeda dengan entitas lain. Key adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat membedakan semua baris dalam relasi secara unik. Ada 3 macam key yang dapat diterapkan pada suatu relasi : (Silberschatz, 2001) a. Super Key (kunci utama) adalah satu atau lebih atribut (kumpulan atribut) yang dapat membedakan satiap baris data dalam sebuah relasi secara unik. b. Candidate Key (kunci calon) adalah kumpulan atribut minimal yang dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah relasi secara unik c. Primary Key (kunci utama) adalah salah satu dari candidate key yang terpilih. Pemilihan primary key dari sejumlah candidate key umumnya didasari oleh : Key tersebut lebih sering (lebih natural) untuk dijadikan sebagai acuan Key tersebut lebih ringkas Jaminan keunikan key tersebut lebih baik

2.7.7.Normalisasi
Normalisasi adalah sebuah teknik untuk mengoptimalisasi rancangan database relasional dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan yang potensial secara sederhana, normalisasi dapat melibatkan pemecahan data dalam tabel ke dalam tabel yang lebih kecil sampai tiap atribut dalam tiap tabel hanya bergantung pada (beberapa) kunci dalam tabel tersebut. Dalam normalisasi, sebuah basis data dikatakan baik apabila setiap tabel yang menjadi unsur pembentuk basis data juga telah berada dalam keadaan baik atau normal. Tabel dapat dikategorikan baik ataupun normal, jika telah memenuhi kriteria sebagai berikut : 1. 2. 3. Jika ada penguraian (dekomposisi) tabel, maka dekomposisi harus dijamin aman. Terpeliharanya ketergantungan fungsional pada saat perubahan data. Tidak melanggar Boyce-Code Normal Form (BCNF).

68

Kriteria-kriteria di atas merupakan kriteria minimal untuk mendapatkan prediksi efisien/normal bagi sebuah tabel. Adapun bentuk-bentuk normal pada database (Al-Bahra, 2005) adalah sebagai berikut : 1. Bentuk Normal Tahap Pertama (1NF). Bentuk 1NF terpenuhi jika, sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama. 2. Bentuk Normal Tahap Kedua (2NF). Bentuk 2NF terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh. 3. Bentuk Normal Tahap Ketiga (3NF) Bentuk 3NF terpenuhi jika, untuk setiap KF dengan notasi X A, dimana A mewakili semua atribut tunggal di dalam tabel yang tidak ada dalam X, maka X haruslah superkey pada tabel tersebut atau A merupakan bagian dari key primer dari tabel tersebut. 4. Boyce-Code Normal Form (BCNF) Sebuah tabel dikatakan berada dalam BCNF jika untuk semua KF dengan notasi XY, maka X harus merupakan superkey pada tabel tersebut. Jika tidak demikian, maka tabel tersebut harus didekomposisi berdasarkan KF yang ada, hingga X menjadi superkey dari tabel-tabel hasil dekomposisi.

2.7.8.Entity-Relationship Diagram
Entity-relationship (E-R) data model didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan relasi. Simbol yang digunakannya adalah sebagai berikut : Tabel 2.3 Simbol yang digunakan dalam notasi E-R

69

(Sumber : Kendall & Kendall, 2008) 2.8. Flowchart

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau kaidah baku yang bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan komputer, sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu pemrogram dengan pemrogram lainnya. Tabel 2.4 Simbol dan keterangan flowchart Gambar Nama Symbol Terminal Symbol Comunication Link Keterangan Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program Simbol transmisi untuk informasi dari satu lokasi ke lokasi lainnya

70

Symbol Process

Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban/aksi Simbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic

Symbol Decision

Symbol magnetig-tape unit

(Sumber : Al-bahra Bin Ladjamudin, 2005)

71

BAB III ANALISIS SISTEM

3.1.

Data Umum Perusahaan 3.1.1.Gambaran Umum Perusahaan PT. PLN

Kelistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19, pada saat beberapa perusahaan

Belanda, antara lain pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Kelistrikan untuk kemanfaatan umum mulai ada pada saat perusahaan swasta Belanda yaitu NV NIGN yang semua bergerak di bidang gas memperluas usahanya di bidang listrik untuk kemanfaatan umum. Dengan menyerahkan pemerintah Belanda kepada jepang dalam perang Dunia II Indonesia dikuasai Jepang, oleh karena itu perusahaan listrik dan gas yang ada diambil oleh jepang dan semua personil dalam perusahaan listrik tersebut diambil alih oleh orang-orang Jepang. Dengan jatuhnya ke tangan sekutu dan diproklamasikannya kemerdekaan Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, maka kesempatan yang baik ini dimanfaatkan oleh pemuda serta listrik dan gas untuk mengambil alih perusahaan-perusahaan listrik dan gas yang dikuasai Jepang. Setelah berhasil merebut perusahaan listrik dan gas dari tangan kekuasaan Jepang, kemudian pada bulan September 1945, delegasi dari buruh/pegawai listrik dan gas yang diketahui oleh Kobarsjih menghadap pimpinan KNI pusat waktu diketahui oleh Mr.Kasman Singodemejo untuk melaporkan hasil perjuangan mereka. Selanjutnya delegasi kobarbersama-sama dengan pimpinan KNPI pusat menghadap presiden Soekarno, untuk menyerahkan perusahaan-perusahaan listrik dan gas kepada pemerintah oleh presiden Soekarno dan kemudian dengan penetapan pemerintah tahun 1945 NO. 1 tanggal 24 oktober 1945 maka dibentuk jawatan listrik dan gas dibawah Departemen pekerjaan umum dan tenaga. Dengan adanya agresi Belanda I dan II sebagian besar perusahaan-perusahaan listrik dikuasai kembali oleh pemerintah Belanda atau pemiliknya semua. Pegawai-pegawai yang tidak mau bekerjasama kemudian mengungsi dan menggabungkan diri pada kantor-kantor jawatan listrik dan gas di daerah-daerah Republik Indonesia yang bukan daerah penduduk Belanda untuk meneruskan perjuangan. Para pemuda kemudian mengajukan mosi yang dikenal dengan mosi kobarsjih tentang Nasionalisasi perusahaan listrik milik bangsa asing di Indonesia, jika waktu konseseinya habis. Sejarah ketenagalistrikan di Indonesia mengalami pasang surut sejalan dengan pasang surutnya perjuangan bangsa. Tanggal 27 Oktober 1945 kemudian dikenal sebagai hari listrik dan gas,

72

hari tersebut telah diperingati untuk pertama kali pada tanggal 27 oktober 1946 bertempat di Gedung badan pekerja komite Nasional Indonesia pusat (BPKKODE_KARYAWAN) Yogyakarta. Penetapan secara resmi tanggal 27 oktober 1945 sebagai hari listrik dan gas berdasarkan keputusan mentri pekerjaan umum dan tenaga, Nomor 20 tahun 1960. Namun kemudian berdasarkan keputusan mentri pekerjaan umum dan tenaga tenaga listrik, nomor 235/KPTS/1975 tanggal 30 September 1975 peringatan hari listrik dan gas yang digabung dengan hari kebangkitan pekerjaan umum dan tenaga listrik yang pada tanggal 3 Desember. Mengingat pentingnya semangat dan nilai-nilai hari listrik, maka berdasarkan keputusan mentri pertambangan dan energi, nomor 1134.K/43/MPE/1992 tanggal 31 Agustus 1992 ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai hari listrik nasional. Kelistrikan dimasa mendatang : Pertumbuhan kelistrikan di bumi parahiyangan dimasa yang akan dating, diperkirakan akan memperlihatkan pergerakan angka konsumsi listrik yang semakin meningkat. Terdapat beberapa indikasi yang diperkirakan dapat memberikan kontribusi dalam pertumbuhan konsumsi energy listrik, diantaranya :

Geliat perekonomian provinsi jawa barat dan provinsi banten, cenderung memperlihatkan angka pertumbuhan yang menggembarkan. Kondisi yang demikian, diperhatikan akan berdampak linier pada pertumbuhan konsumsi listrik.

Di beberapa kota yang ada di provinsi jawa barat maupun provinsi banten telah berkembang menjadi sentra-sentra bisnis, termasuk beberapa kawasan industry yang berpotensi untuk terus mengalami pertumbuhan.

Secara geografis, beberapa wilayah di jawa barat dan banten memiliki potensi untuk dikembangkan menjadi daerah wisata. Rasio elektrifikasi untuk provinsi jawa barat dan banten hingga saat ini masih berkisar di angka 70%. Dengan semakin berkembangnya pertumbuhan listrik dimasa yang

akan dating, maka tantangan yang harus dihadapi PT. PLN DJBB juga semakin sarat dengan dinamika. Namun demikian, dengan komitmen yang teguh untuk senantiasa memberikan yang terbaik bagi masyarakat serta berbekal kompetensi pada bidang tugasnya, maka dengan izin Allah SWT kami berkeyakinan dimasa yang akan datang PLN distribusi jawa barat dan banten akan

73

mampu menjawab dinamika tantangan pertumbuhan kelistrikan di jawa barat dan banten. Tugas dan tanggung jawab kami untuk menjamin kelangsungan pasokan listrik dan menghadirkan kualitas layanan yang terbaik belum lagi tuntas. Namun kami percaya, dengan adanya dukungan dan partisipasi dari seluruh anggota masyarakat jawa barat dan banten untuk turut menjaga kelangsungan yang lebih baik bagi kami untuk menuntaskan tugas dan tanggung jawab sebagai penyedia pasokan listrik demi terwujudnya kehidupan masyarakat yang lebih baik sebagaimana tercermin dalam motto kami, Electricity For A Better Life, Listrik Untuk Kehidupan Yang Lebih Baik.

3.1.2 Tujuan, Visi dan Misi PT. PLN

a. Tujuan Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang BUMN, maka tujuan dari PT. PLN (Persero) APJ Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No 23 tahun 1994 adalah :
1.menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus memupuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan usaha. 2.menyediakan penyediaan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai. 3.merintis kegiatan-kegiatan untuk penyediaan tenaga listrik. 4.menyelengarakan usaha-usaha lain yang menunjang usaha penyediaan tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Visi dan Misi

Falsafah perusahaan melandasi keyakinan kami, bahwa kami bukan sekedar penyedia energy listrik akan tetapi juga berkontribusi pada pengembangan masyarakat produktif dan peningkatan kualitas kehidupan masyarakat. Dan ini sekaligus memberikan pondasi yang kuat bagi mewujudkan VISI dan MISI perusahaan, sebagai berikut :

74

Visi

Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang tumbuh berkembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani Misi 1. Melakukan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi kepada keputusan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham. 2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat. 3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong

kegiatan ekonomi. 4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

3.1.3 Struktur Organisasi PT. PLN

Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan hubungan antar personel dalam menyelesaikan tujuan perusahaan maupun suatu organisasi. Strktur organisasi yang baik akan menunjang pengelolaan perusahaan yang baik pula, dengan demikian diharapkan dapat mencapai hasil yang maksimal baik dalam kualitas maupun kuantitas. Untuk mencapai tujuan perusahaan dibutuhkan suatu organisasi yang baik, karena dalam suatu organisasi terdapat hubungan antara orang-orang yang menjalankan aktivitas organisasi yang menggambarkan hubungan masing-masing kegiatan atau fungsi. Struktur organisai yang diterapkan di PT. PLN (Persero) UPJ LELES adalah organisasi garis dan dalam melaksanakan tugas-tugasnya, manajer dibantu oleh asisten manajer yang sesuai dengan keahliannya. Sedangkan untuk kegiatan operasionalnya, asisten manajer memberi perintah kepada tiap-tiap bagian secara langsung, namun demikian manajer merupakan penanggung jawab tertinggi di perusahaan. Untuk

75

memperjelas uraian tersebut di atas, berikut dapat dilihat gambar struktur organisasi pada PT PLN (Persero) UPJ LELES.
B AG AN SUSU NAN O RG ANISASI PT. PLN (PERSERO ) D ISTR IBU SI JAWA B ARAT DA N BAN TEN UN IT PELAYAN AN DA N JARIN G AN PO LA 3 (TM /TR)

MA NAJER

SU PER VISO R PELAYA NAN PELAN G G AN

SUPERVISO R PEM B AC A M ETER DA N PEN G O LAH AN REKEN ING

Ass / J unior OfficerPengawasanPelangganMeter Ass / J unior OfficerPengelolaanRekening

SUPERVISO R PENG END ALIAN PENAG IHA N

Ass / Junior OfficerPenagihan Ass / Junior OfficerPengawasanPiutang

SUPERVISO R PEN G EN DA LIA N LO SES D AN PENERTIBAN

Ass / Junior OfficerEnginerPenertibanTeknikInstalasi Ass / Junior OfficerAdministrasiP2TL Ass / Junior OfficerPengendalianLoses

Ass / Junior AnalistPelayanan Ass / Junior AdministrasiPelanggan

SUPERVISO R PEM U TUSA N D AN PEN YAM BU NG AN

Ass / Junior EnginerPenyambungan Ass / Junior Engine rPemutusan Ass / Junior Enginer PemeliharaanAPP Ass / Junior Enginer SurveiDataTeknik

SU PER VISO R D ISTR IBU SI

SUPERVISO R O PERA SI DAN D ISTRIBU SU

Ass / Junior EnginerPerencanaan OperasiDistribusi Ass / Junior OperatorPengatur Operasi Distribusi Ass / Junior Enginer PelayananGangguan

SUPERVISO R KEU AN G AN DAN AD M INISTR ASI

Ass / Junior AnalystKeuangan Ass / Junior OfficerAdminissiUmum

Ass / Junior EnginerPerencanaan PemeliharaanDistribusi Ass / Junior Engine PemeliharaanDistribusi r Ass / Junior Enginer PemeliharaanSaluran MasukPelanggan Ass / Junior Enginer Konstruksi Ass / Junior Enginer OfficerLogistik

SUPERVISO R KAN TO R PELAYAN AN

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PLN UPJ Leles

3.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

76

Pada analisis prosedur yang sedang berjalan ini akan menjelaskan bagaimana petugas pemutusan dan penyambungan listrik melakukan pekerjaannya dan perhitungan gaji yang diperoleh petugas tersebut. Adapun pekerjaan yang dilakukan petugas adalah sebagai berikut : Petugas datang ke kantor PLN UPJ Leles dan meminta pekerjaan (data pelanggan yang menunggak) kepada bagian pengendalian tunggakan, lalu bagian pengendalian tunggakan memberikan pekerjaan (data pelanggan yang menunggak) kepada petugas, setelah itu petugas akan melakukan penagihan kepada pelanggan yang menunggak, pelanggan yang ditagih petugas biasanya pelanggan yang menunggak selama 2 bulan atau lebih, petugas akan memberikan 3 kali peringatan kepada pelanggan yang menunggak, apabila pelanggan tidak bayar selama jangka waktu 3 kali peringatan, maka petugas akan memutuskan aliran listrik ke rumah pelanggan tersebut untuk sementara, listrik akan disambungkan kembali oleh petugas apabila pelanggan tersebut membayar tunggakan ke loket pembayaran, lalu diloket pembayaran, data pelanggan yang membayar tunggakan akan dimasukan ke database/CIM@X untuk acuan gaji petugas, setelah itu bagian pengendalian tunggakan akan mengecek data pelanggan yang membayar dan pelanggan yang masih menunggak di database/CIM@X, setelah mendapatkan data tersebut, kemudian bagian pengendalian tunggakan akan memberikan data tersebut kepada direktur PT ABADI 123 untuk acuan gaji petugas pemutusan dan penyambungan listrik. Untuk perhitungan gaji petugas pemutusan dan penyambungan listrik adalah sebagai berikut : Pelanggan yang membayar kurang atau sama dengan 3 hari dari tanggal penagihan, maka gaji petugas Rp.3000/pelanggan, dan apabila pelanggan yang membayar lebih dari 3 hari dari tanggal penagihan, maka gaji petugas Rp.1000/pelanggan. Sebagai contoh, misalkan petugas mengambil 100 pelanggan, kemudian 100 pelanggan tersebut membayar kurang atau sama dengan 3 hari dari tanggal penagihan, maka petugas tersebut akan mendapatkan gaji Rp.300.000, dengan rincian 100 pelanggan*Rp.3000=Rp.300.000. Apabila 100 pelanggan tersebut tidak membayar/membayar lebih dari 3 hari dari tanggal penagihan, maka petugas tersebut akan mendapatkan gaji Rp.100.000, dengan rincian 100 pelanggan*1000=Rp.100.000. Prosedur merupakan langkah-langkah yang di lakukan oleh sistem sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Di bawah ini adalah prosedur sistem yang sedang berjalan yang di sajikan dalam bentuk FlowMap, Diagram Konteks dan DAD (Diagram Aliran Data).

3.2.1 Flow Map

FlowMap merupakan diagram alir yang menggambarkanpergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligusmenggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitasentitasSistem Informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan denganSistem Informasi.

77

Penulis mencoba menggambarkan pergerakan prosesPenggajian Karyawan dalam bentuk flowmap. Prosedur Sistem Penggajian

1. Bagian pengendalian penagihan yang bertugas di PLN memberikan data pelunasan/Tunggakan kepada bagian keuangan. 2. Karyawan memberikan data Karyawan kepada bagian personalia. 3. Dibagian personalia, data Karyawan dicatat kedalam buku tentang data Karyawan. 4. Lalu bagian personalia membuat rekap data Karyawan sebanyak 2 rangkap yang data didalamnya berdasarkan dokumen data Karyawan yang sudah di catat. 5. Satu rangkap data Karyawan di arsipkan dibagian personalia dan satu rangkap lagi dijadikan data untuk proses pembuatan slip gaji di bagian keuangan. 6. Bagian keuangan merekafitulasi hasil data pelunasan yang diperoleh dari bagian pengendalian penagihan, dimana untuk pelanggan yang membayar dalam jangka waktu 3 hari setelah dicetaknya surat penagihan, pegawai akan diberi upah Rp. 3.000,-/pelanggan lunas, sedangkan untuk pelanggan yang tidak membayar dalam jangka 3 hari terhitung sejak dicetaknya surat peringatan pegawai diberi upah Rp. 1.000,-/pelanggan, sehingga dapat dihasilkan slip gaji untuk tiap karyawan. 7. Bagian keuangan membuat slip gaji sebanyak 2 rangkap. 8. Kemudian 2 rangkap slip gaji tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk disahkan. 9. Setelah slip gaji disahkan, lalu 2 rangkap slip gaji pegawai diserahkan kembali kebagian keuangan. 10.Satu rangkap slip gaji diberikan kepada karyawan sebagai bukti gaji dan satu rangkap lagi dijadikan arsip dan bahan untuk membuat laporan gaji. 11.Laporan gaji Karyawan dibuat sebanyak 2 rangkap, satu untuk diarsipkan di bagian keuangan dan satu lagi diberikan kepadapimpinan.

78

Bag. Pengendalian Penagihan

Karyawan

Bag. Personalia

Bag. Keuangan

Pimpinan

Data Pelunasan/ Tunggakan

Data Karyawan

Data Karyawan

Data Pelunasan/ Tunggakan

Slip Gaji

Membuat Data Karyawan

Data Karyawan

Validasi Slip Gaji

Data Karyawan

Membuat Rekap Data Karyawan

Slip Gaji Yang Di Validasi

Rekap Data Karyawan Arsip Data Karyawan

Membuat Slip Gaji

Slip Gaji

Slip Gaji

Slip Gaji Yang Di Validasi Arsip Slip Gaji Yang Di Validasi Membuat Laporan Gaji

Laporan Gaji

Laporan Gaji

Arsip Lap. Gaji

Arsip Lap. Gaji

Gambar 3.2 Flowmap Sistem Yang Berjalan

3.2.2.Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan suatu diagram alir yangmenggambarkan arus data pada suatu sistem yang bertujuan untukmenggambarkan sistem Pengolahan data secara garis besar ataukeseluruhan. Diagram konteks ini dirancang untuk mengetahui masukandan keluaran yang dibutuhkan oleh sistem, serta menggambarkanhubungan antara sistem dan entitas yang terlibat. Untuk lebih jelasnyapenulis menyajikannya dalam bentuk Diagram Konteks.

79

Bag. Pengendalian penagihan

Data Pelunasan/ Tunggakan

Slip Gaji

Karyawan
Data Karyawan

0 Data Karyawan Slip Gaji Yang Divalidasi

Sistem Informasi Penggajian

Rekap Data Karyawan

Direktur

Laporan Gaji Karyawan Slip Gaji

Personalia

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan 3.2.3.Data Flow Diagram (DFD)
DFD (Data Flow Diagram) merupakan diagram alir yang dipresentasikan dengan lambanglambang tertentu. Dengan adanya DFD maka penulisan suatu program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya, karena menggunakan lambang-lambang yang bersifat standar yang ditetapkan secara umum dalam penulisan desain. Penulisan DFD ini bertujuan untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Penggunaan DFD sangat membantu didalam komunikasi dengan pemakai system untuk memahami system secara logika. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file, kartu, microfiche, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). (Jogianto : 2005).

80

Data K ary awan

B ag. P engendalian P enagihan

K aryawan

S lip G aji

1.0 P encatatan D ata

B ag. P ers onalia

Data K ary awan

Data K ary awan

2.0 P erhitungan Gaji K aryawan

B ag. K euangan

S lip G aji

S 2 K ary awan K ary awan

Data P elunas an/ Tunggak an Data P elunas an/ Tunggak an S 1 P elunas an S lip S3

S lip S lip

3.0 P embuatan Laporan

B ag. K euangan

S lip G aji Y ang Divalidas i

D irektur

Gambar 3.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Penggajian

81

Adapun flowchart untuk proses 2.0 pada gambar 3.4 dapat digambarkan sebagai berikut :

SA T TR

D ta P lu a n G ji a e n sa , a

G ji = 0 a

B ca D ta a a P lu a n e n sa

T A ID K D ta a P lu a n A a e n sa d Y A Y A T A ID K

P la g a B ya < 3 h ri e ngn a r = a S te h H ri P n g a e la a e a ih n

G ji = G ji + a a 30 00

G ji = G ji + a a 10 00

E D N

Gambar 3.5 Flowchart Proses 2.1 Penentuan Gaji 3.2.4.Kamus Data

Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dankebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasiyang lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data suatu arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus data.

1. Nama dokumen : Data Karyawan

Alias Arus Data Rangkap Periode Atribut :: Karyawan proses 1, proses 1 Data Karyawan, Data Karyawan proses 2. : 1 (satu) : 1 bulan : kode_karyawan, nama_karyawan, alamat jenis_kelamin, tempat_lahir, tanggal_lahir.

2. Nama dokumen
Alias Arus Data :-

: Slip Gaji

: Proses 2 Data Slip, Data Slip proses 3, proses 2 Direktur.

82

Rangkap Periode Atribut

: 2 (dua) : 1 bulan : no.slip, tanggal_gaji, kode_karyawan, nama_karyawan, lembar_diambil, lembar_bayar, lembar_sampai, lembar_tidak_sampai, total_gaji.

3. Nama Dokumen
Alias Arus Data Rangkap Periode Atribut :-

: Data Pelunasan

: Bag_pengendalian_penagihan data_pelunasan, data_pelunasan proses 2. : 2 (dua) : 1 bulan : tanggal_cetak, kode_karyawan, nama_karyawan, kode_gardu, kode_pelanggan, nama_pelanggan, no_tiang, tanggal_bayar.

3.2.5.Normalisasi
Normalisasi memberikan panduan yang sangat membantu bagi pengembang untuk mencegah penciptaan struktur tabel yang kurang fleksibel atau mengurangi ketidak efisienan.

1.

Unnormal : kode_karyawan, tempat_lahir, yar, nama_karyawan, tanggal_lahir, alamat, no.slip, jenis_kelamin, tanggal_gaji, total_gaji, tanggal_bayar,

kode_karyawan, nama_karyawan, lembar_sampai,

lembar_diambil, lembar_ba-

lembar_tidak_sampai, no_tiang,

tanggal_cetak, kode_karyawan, nama_karyawan, kode_gardu, kode_pelanggan, nama_pelanggan, kode_karyawan, nama, jabatan. 2 Normal 1 : kode_karyawan, nama_karyawan, alamat, jenis_kelamin,

tempat_lahir, tanggal_lahir, lembar_diambil, tanggal_cetak, kode_gardu,

lembar_bayar, lemnama_pelanggan,

bar_sampai, lembar_tidak_sampai, total_gaji, no.slip, tanggal_gaji, kode_pelanggan, no_tiang, tanggal_bayar. 3 Normal 2 :

83

a.

Karyawan : jenis_kelamin,

kode_karyawan,

nama_karyawan,

alamat,

tempat_lahir, tanggal_lahir. b. c. Slip Gaji : no.slip, tanggal_gaji, total_gaji.

Pelunasan : tanggal_cetak, kode_gardu, kode_pelanggan, nama_pelanggan, no_tiang, tanggal_bayar, lembar_diambil, lembar_bayar,lembar_sampai, lembar_tidak_sampai.

Normal 3 : a. Karyawan : nama_karyawan, alamat, jenis_kelamin, tanggal_lahir. b. Slip Gaji : no.slip*, kode_karyawan**,kode_pelunasan**,
kode_upah**, tanggal_gaji, total_gaji.

kode_karyawan*,

kode_jabatan**,

tempat_lahir,

c.

Pelunasan : kode_pelunasan*, tanggal_cetak, kode_gardu, kode_pelanggan, lembar_diambil, lembar_bayar, lembar_sampai,lembar_tidak_sampai, nama_pelanggan, no_tiang, tanggal_bayar.

3.2.6.Tabel Relasi
Tabel Relasi menggambarkan hubungan antara table-tabelyang terdapat pada database kepegawaian, yang dimana didalam table tersebut terdapat field kunci (Primary Key) dan terdapat kunci tamu (Foreign Key). Kedua kunci (Key) ini digunakan untuk menghubungkan antara tabel.

84

Karyawan Kode_Karyawan* Nama_Karyawan Alamat Jenis_Kelamin Tempat_Lahir Tanggal_Lahir

Slip Gaji No_Slip* Kode_Karyawan** Kode_Pelunasan** Tanggal_Gaji Total_Gaji

Pelunasan Kode_Pelunasan* Tanggal_Cetak Kode_Gardu Kode_Pelanggan Lembar_Diambil Lembar_Dibayar Lembar_Sampai Lembar_Tidak_Sampai Nama_Pelanggan No_Tiang Tanggal_Bayar

Gambar 3.6 Relasi Tabel Sistem Penggajian Pegawai 3.2.7.Entity RelationShip Diagram (ERD)
Diagram hubungan entitas atau dikenal dengan diagram ER adalah rotasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan dari sebuah sistem.

Data Pelunasan

Slip Gaji

Karyawan

Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Penggajian Pegawai

3.2.8.Struktur File
Tabel 3.1 Karyawan

Name

Type

Lenght

Description

85

kode_karyawan* kode_jabatan** nama_karyawan alamat jenis_kelamin tempat_lahir tanggal_lahir

Varchar Varchar Varchar Varchar Char Varchar Date/Time

9 2 25 255 1 20 -

Kode karyawan Jabatan Karyawan Nama Karyawan Alamat Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir

Tabel 3.2 Slip Gaji

Name no.slip* kode_karyawan** kode_pelunasan** tanggal_gaji total_gaji

Type

Lenght

Description

Varchar Varchar Varchar Date/Time Currency

10 9 15 -

No Slip Kode Karyawan Kode Pelunasan Tanggal Gaji Total Gaji

Tabel 3.3 Pelunasan

Name kode_pelunasan* tanggal_cetak kode_gardu kode_pelanggan lembar_diambil lembar_bayar lembar_sampai lembar_tidak_sampai nama_pelanggan no_tiang tanggal_bayar

Type

Lenght

Description

Varchar Date/Time Varchar Varchar Integer Integer Integer Integer Varchar Varchar Date/Time

15 4 12 25 20 -

Kode Pelunasan Tanggal Cetak Kode Gardu Kode Pelanggan Lembar Diambil Lembar Bayar Lembar Sampai Lembar Tak Sampai Nama Pelanggan No Tiang Tanggal Bayar

86

87

3.2.9. Layout Slip Gaji PT Abadi 123 Yang Sedang Digunakan

123 PT. Abadi 123

Perum Begounvill No. 17 Bandung Tlp. (022) 2367777

Nomor Induk Nama Jumlah Lembar

: ................................ : ................................ : ................................ bawa bayar sampai tidak sampai sub jumlah total penghasilan : ................................ : ................................ : ................................ : ................................ : ................................

<<tanggal_cetak>>

Direktur

Gambar 3.8 Slip Gaji PT Abadi 123 3.2.10. Desain Form Usulan

Berdasarkan dari pengamatan yang dilakukan di PT. Abadi 123, yang merupakan pemegang tender dari PT. PLN (persero) UPJ Leles di bidang penagihan tunggakan pelanggan, dalam pengelolaan penggajian karyawannya masih menggunakan program umum, yaitu Microsoft Office Excel, yang merupakan aplikasi untuk perhitungan matematis, akuntansi, dan yang lainnya. Adapun kelemahan atau masalah dari sistem pengelolaan penggajian karyawan yang sedang berjalan dalam hal penggunaan aplikasi adalah sebagai berikut :

1. 2.

Aplikasi yang digunakan membutuhkan waktu yang lama untuk membuat sebuah struk gaji. Memerlukan pengulangan dalam pengelolaan pembuatan dan desain slip gaji yang terus menerus tiap bulanannya.

3.

memerlukan seseorang yang ahli dalam penggunaan aplikasi yang sedang berjalan.

88

Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan, ada beberapa usulan yang penulis sampaikan untuk PT Abadi 123 dalam pengelolaan penggajian karyawan Pemutusan ddan Penyambungan, diantaranya adalah :

1. Sebaiknya menggunakan suatu sistem informasi yang mampu memfasilitasi pengelola penggajian dalam melakukan pengelolaan penggajian, sistem tersebut berupa sistem informasi penggajian pegawai yang khusus diperuntukan sesuai yang dibutuhkan oleh PT Abadi 123. 2. Dengan menggunakan Sistem informasi ini tidak memerlukan seseorang yang ahli di bidang kalkulasi, hanya membutuhkan seorang pengelola saja.
Adapun desain form usulan yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan yang telah disebutkan di atas adalah sebagai berikut :
M enu Ta b

Lis t S ort S e lec ted

Too lb ar To ols Tree view

M ulti P re vie w

Gambar 3.9 Desain Form Utama

89

Form Entri Data Karyawan

Kode Karyawan Nama Karyawan Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat

Save

Cancel

Gambar 3.10 Desain Form Entri Data Karyawan

A
1 2 3 4 5 6

123 PT. Abadi 123

Perum Begounvill No. 17 Bandung Tlp. (022) 2367777

Nomor Induk Nama Jumlah Lembar

Tanggal Cetak

: ................................ : ................................ : ................................

Gardu Banyak Pel Bayar Tak Bayar Jumlah

<<tanggal_cetak>>

Total Gaji :

Direktur

Gambar 3.11 Desain Report Slip Gaji

90

Dari desain report slip gaji usulan di atas, kelebihan yang dimiliki oleh form slip gaji usulan ini jika dibandingkan dengan slip gaji yang digunakan saat ini diantaranya adalah sebagai berikut :

1. informasi yang ditampilkan dari rekapitulasi pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan lebih terperinci sehingga prinsip transparansi dapat dilaksanakan dengan baik. 2. informasi yang terperinci juga bermanfaat untuk motivasi karyawan agar bekerja lebih giat lagi dan meningkatkan persentase jumlah pelanggan yang membayar tunggakan. 3. untuk membuat report slip gaji yang diusulkan diatas sangat mudah karena tidak perlu membuat desain slip gaji berulangulang seperti yang saat ini digunakan, karena dapat langsung dicetak tanpa membuat desain slip gaji karena sudah tersedia didalam sistem ini. 4. tujuan akhirnya adalah sistem ini diharapkan mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi meningkat.

91

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada sistem informasi penggajian karyawan PT ABADI 123 yang bekerja di PT PLN UPJ Leles, penulis mencoba menarik kesimpulan dan memberikan saran untuk perbaikan kinerja sistem. 4.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang penulis lakukan, dapat ditarik kesimpulannya adalah : Sistem penggajian karyawan PT ABADI 123 yang bekerja di PT. PLN UPJ Leles sudah menggunakan program komputer, namun program komputer yang digunakan masih bersifat umum yaitu Microsoft Office Excel, yang merupakan aplikasi untuk perhitungan matematis, akuntansi, dan yang lainnya, disamping itu pengambilan datanyapun masih menggunakan aplikasi CIM@X, yang didalam aplikasi CIM@X itu tidak terdapat pasilitas untuk penggajian karyawan. Sehingga sistem penggajian karyawan PT ABADI 123 dapat disimpulkan belum efektif dan efisien, karena susahnya para karyawan memperoleh laporan penggajian yang terperinci dan juga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengimputan data, serta memerlukan pengulangan dalam pengelolaan pembuatan dan desain slip gaji yang terus menerus tiap bulanannya. Jadi penggajian diperusahaan ini masih tetap tergantung pada sistem tersebut, karena dihitung berdasarkan waktu pembayaran yang dapat diketahui dari CIM@X. Agar proses penggajian berjalan dengan lancar, maka pimpinan perusahaan harus memberikan perhatian penggajian kepada para karyawannya. Untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan suatu mekanisme yang dapat membuat proses penggajian menjadi mudah, cepat, efektif, dan efisien.

4.2.

Saran
Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, penulis akan memberikan saran kepada PT

PLN UPJ Leles yang mudah-mudahan bersifat membangun dalam proses penggajian pegawai, yaitu sebagai berikut: Dalam sistem penggajian diharapkan menggunakan program yang khusus dan orang yang ahli untuk sistem penggajian agar pekerjaan menjadi efektif dan efisien, walaupun terjadi

92

kesalahan dalam pengerjaan, akan mudah dalam mengoreksi dan tidak terjadi pengulangan suatu proses.