ANALISIS PROSES PENERIMAAN SISWA BARU DI SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PLUS SUKARAJA

TUGAS Tugas ini Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan yang Diberikan oleh Dosen Mata Kuliah Sistem Informasi Rinda Cahyana, MT.

Oleh : Alsi Linda Sari, NIM : (1006012) Cecep Reza Maulana Yusuf, NIM : (1006025) Nurul Fitriyani, NIM : (1006134) Romdon, NIM : (1006112) M. Ilham Habil, NIM : (1006082)

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT

2012

ANALISIS PROSES PENERIMAAN SISWA BARU DI SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PLUS SUKARAJA
Oleh : Alsi Linda Sari, NIM : (1006012) Cecep Reza Maulana Yusuf, NIM : (1006025) Nurul Fitriyani, NIM : (1006134) Romdon, NIM : (1006112) M. Ilham Habil, NIM : (1006082)
ABSTRAK

Teknologi komputer mulai berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia terhadap informasi dan pengelolaan data yang lebih akurat dengan tuntutan pekerjaan yang lebih cepat. Untuk mempertahankan eksistensinya sebagai sekolah menengah kejuruan, Sekolah Menengah Kejuruan Plus Sukaraja setiap awal tahun pelajaran baru diadakan seleksi penerimaan siswa baru. Dalam pelaksanaanya, kegiatan tersebut sering menghadapi beberapa masalah, antara lain terjadi kesalahan penulisan data calon siswa, terdapat beberapa data yang sulit dibaca, panitia masih kesulitan dalam memantau pekembangan jumlah peserta, lambatnya informasi pengumuman bagi peserta, serta lamanya proses untuk membuat laporan hasil seleksi Penerimaan Siswa Baru (PSB) kepada kepala sekolah. Dengan penerapan sistem informasi yang berbasis komputerisasi melalui jaringan komputer dan aplikasi basis data diharapkan dapat membantu penyampaian informasi PSB kepada pihak yang terkait dan mempermudah pemantauan pelaksanaan penerimaan siswa baru di SMK Plus Sikaraja. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara, dan analisis. Dari penelitian ini diharapkan agar memberikan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan PSB di SMK Plus Sukaraja. Kata Kunci : PSB, Sistem Informasi, SMK Plus Sukaraja

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang SMK Plus Sukaraja merupakan Sekolah Menengah Kejuruan yang seharusnya menggunakan atau menerapkan perkembangan teknologi informasi untuk memudahkan berlangsungnya proses informasi dan dokumentasi pihak sekolah baik siswa, guru, pegawai administrasi, maupun kepala sekolah dalam hal meningkatkan mutu sekolah. Pengolahan dan pengelolaan data diperlukan kenyamanan serta keefektifan dalam penanganannya untuk memperoleh hasil yang maksimal. Kesalahan dan tidak efektifnya media informasi dan komunikasi sering terjadi, seperti pada pengolahan data penerimaan siswa baru yang kebanyakan masih dilakukan dengan cara manual. Sama halnya yang terjadi pada SMK Plus Sukaraja yang mengalami permasalahan dalam penerimaan siswa baru. Hasil dari penelitian yang dilakukan pada SMK Plus Sukaraja menemukan berbagai permasalahan dalam penerimaan calon siswa baru yaitu seringnya terjadi kesalahan pada waktu pengisian formulir, pencatatan data calon siswa baru, kurangnya tenaga/panitia PSB dan penyimpanan data calon siswa baru masih menggunakan buku sehingga perlu waktu, tenaga dan sering terjadi kehilangan arsip. Berdasarkan penelitian diatas maka diadakan analisis mengenai sistem informasi yang berjalan sehingga diberikan usulan sistem yang baru untuk mempermudah dalam proses penerimaan siswa baru (PSB) di SMK Plus sukaraja. B. Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah dalam makalah ini yaitu: 1. Bagaimana proses bisnis penerimaan siswa baru di SMK Plus Sukaraja ? 2. Sumber daya informasi apa saja yang digunakan dalam proses bisnis tersebut ? teknologi informasi ? C. Batasan Masalah 3. Apakah proses penerimaan siswa baru SMK Plus Sukaraja telah di tunjang

Dengan memperhatikan tujuan masalah diatas ditetapkan batasan masalah sebagai berikut: 1. Proses penerimaan siswa baru yang diteliti hanya yang berjalan pada tahun 2012 2. Yang menjadi fokus penelitian adalah proses konsultasi calon siswa baru D. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk melaporkan atau meganalisis proses konsultais siswa baru yang berjalan di SMK Plus Sukaraja pada tahun 2012. E. 1. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan yaitu: Pengumpulan data dengan menggunakan teknik observasi, wawancara, dan studi literatur 2. Pengolahan literatur. data dengan menggunakan pendekatan Sistem Requirement Spesification yaitu mengolah data hasil dari observasi, wawancara, dan studi

II. LANDASAN TEORI

Menurut OBrien dan Marakas (2008, p7), teknologi informasi merupakan berbagai macam komponen-komponen hardware yang penting bagi suatu sistem untuk dapat beroperasi. Menurut OBrien dan Marakas (2008, p4), sistem informasi adalah gabungan dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengumpulkan (mendapatkan kembali), mengubah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi. Manfaat dari sebuah sistem informasi menurut O'Brien dari area bisnis untuk mencapai tujuan dan Marakas yang mencakup dan sumber daya (2008, p23), yaitu: 1. Mendukung fungsi manusia. 2. Untuk meningkatkan efesiensi 3. Sebagai sumber utama informasi efektif yang di ambil dari proses produksi, meningkatkan dan kepuasan pelanggan. dan mendukung pengambilan keputusan produktivitas pekerja, memberikan pelayanan bagian keuangan, akuntansi, operasional, pemasaran,

oleh manajer dan profesional bisnis

4. Untuk mengembangkan produk

dan jasa yang kompetitif daya

dan sebagai dan

sebuah keuntungan strategik dalam menghadapi persaingan global. 5. Sebagai komponen utama dalam sumber kehandalan jaringan bisnis masa kini. infrastruktur

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Baseline Sebagaimana tempak pada model proses bisnis dalam lampiran A, proses penerimaan siswa baru di SMK Plus Sukaraja meliputi aktivitas : 1. Pendaftaran 2. Seleksi I 3. Seleksi II Berikut ini adalah tabel IPOCS dari setiap aktivitas tersebut : Input Pendaftaran, Calon Siswa Proses Output Siswa Mengisi Formulir, Formulir, Membawa Persyaratan, Persyaratan, Pembayaran Muka petugas calon dan Data Uang Pembayaran Control Storage Siswa dan Buku Panitia Pendaftaran Biodata Calon Siswa

kemudian Uang Muka mencatat siswa ke Siswa Arsip Penerimaan Siswa Baru Panitia Dokter Arsip Siswa Baru

dalam buku biodata Penerimaan Seleksi Baru (PSB) I, Tes Wawancara, Hasil Tes dan Panitia Penentuan Jurusan, Data Siswa Seleksi dan Tes Minat dan Sesuai Jurusan Seleksi Bakat II, Tes Kesehatan, Data Kesehatan Siswa

Calon Siswa

Calon Siswa

Bersih Fisik

Seleksi dan Penerimaan

Dari tabel IPOCS tersebut diketahui bahwa dalam proses penerimaan siswa baru di SMK Plus Sukaraja belum diterapkan teknolosi informasi (TI).

B.

Analisis Kesenjangan (Gap)

Sementara ini TI informasi belum di terapkan di SMK Plus Sukaraja di dalam literatur yang di kutip sebelumnya TI sangat bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi dari suatu proses, serta mempermudah dalam pengelolaan dan pengolahan data. Jika diperhatikan dalam proses tersebut TI dapat diterapkan untuk proses PSB yang ada di SMK Plus Sukaraja. Dengan demikian, spesifikasi kebutuhan sistem masa depan adalah dengan menggunakan Penerimaan Siswa Baru berbasis web, lebih efisien dan efektif. C. Analisis Kebutuhan yang Sedang Berjalan Analisis kebutuhan Penerimaan Siswa Baru (PSB) merupakan kegiatan guna menganalisis atau mempelajari kebutuhan-kebutuhan yang ada pada sebuah sistem untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem. Berikut ini adalah kebutuhan-kebutuhan yang ada pada sistem pengolahan data Penerimaan Siswa Baru yaitu : 1. Nama Dokumen Sumber Fungsi Periode Rangkap Item a) Identitas Siswa No. Pendaftaran, Nama (lengkap sesuai STTB), NISN SMP/MTS, NIS, Jenis Kelamin, Tempat Tanggal Lahir, Agama, Golongan Darah, Anak Ke, Status Dalam Keluarga, Alamat (tempat tinggal lengkap), Presentasi yang pernah di raih, Prioritas Pilihan Kompetensi Keahlian, Sekolah Asal. b) Identitas Orang Tua atau Wali Nama Ayah Kandung, Nama Ibu Kandung, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Alamat Orang Tua (lengkap), Penghasilan Orang Tua/Bulan, Nama Wali Siswa, Pekerjaan Wali Siswa, Alamat Wali Siswa (lengkap), Penghasilan Wali Siswa/Bulan. 2. Nama Dokumen Sumber Fungsi : Bukti Kwitansi Pendaftaran : Panitia Pendaftaran :Sebagai bukti pembayaran pendaftaran untuk calon siswa baru pada saat pendaftaran : Formulir Pendaftaran : Panitia Pendaftaran : Sebagai formulir pendaftaran calon siswa baru : Saat siswa melakukan pendaftaran siswa baru :2 :

Periode pendaftaran Rangkap Item 3. Nama Dokumen Sumber Fungsi Periode Rangkap Item

: Setiap ada calon siswa baru yang telah melakukan :2 : No. Kwitansi, telah diterima dari, uang sejumlah, untuk pembayaran, tanggal kwitansi, besar uang. : Buku Biodata Calon Siswa : Panitia Pendaftaran : Sebagai daftar biodata calon siswa yang telah mendaftar : Setiap satu tahun sekali :1 : No. Pendaftaran, Nama Pendaftar, Asal Sekolah, Photo, Kompetensi Keahlian, Persyaratan Masuk

D.

Analisis Sistem PSB yang sedang berjalan Salah satu hasil dari analisis sistem dengan menggunakan penggambaran bagan

alir dokumen (Dokumen Flow Map) Bagan alir dokumen dimaksudkan untuk mengetahui aliran dokumen yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan seperti berikut : Sistem Pendaftaran Siswa Baru Pada Sistem Informasi penerimaan siswa baru di SMK Plus Sukaraja ada sistem yang berjalan. Adapun sistem pendaftaran siswa baru yang sedang berjalan dibawah ini : a. Panitia pendaftaran memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa baru, setelah siswa mengisi formulir dan melengkapi persyaratannya maka formulir dan persyaratan tersebut dikembalikan kepada panitia pendaftaran, jika persyaratan tidak lengkap maka formulir dan persyaratan dikembalikan lagi kepada siswa untuk dilengkapi. Persyaratannya yaitu : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Mengisi formulir yang telah disediakan Melampirkan 2 lembar photocopy Ijazah yang telah di legarisir Melampirkan SKHUN Asli Surat Kelakuan Baik Dari Sekolah Melampirkan photocopy kartu keluarga Surat Keterangan Sehat dari Dokter Surat Keterangan Tidak Buta Warna dari Dokter Membayar Biaya Pendaftaran Rp. 100.000

b. Setelah formulir dan persyaratan lengkap, maka panitia pendaftaran membuat bukti formulir pendaftaran sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada siswa dan rangkap yang kedua disimpan oleh panitia pendaftaran. Kemudian dari formulir pendaftaran tersebut panitia mengisi buku biodata calon siswa yang melakukan pendaftaran lalu formulir beserta persyaratannya disimpan berdasarkan nomor urut pendaftaran. Jika formulir pendaftaran telah terisi dan telah membayar biaya pendaftaran maka calon siswa di seleksi (tes). Pelaksanaan seleksi diantaranya : 1) 2) Wawancara siswa baru Tes minat dan bakat

c. Seleksi di atas bertujuan untuk memastikan apakah benar siswa baru mengambil jurusan yang di inginkan atau tidak, jika tidak ada kebijakan dari sekolah untuk mengganti atau merubah jurusan yang akan di ambil. d. Setelah seleksi wawancara dan tes minat dan bakat, siswa baru di seleksi tentang kesehatan(sesuai dengan persyaratan kesehatan yang di anjurkan oleh pihak sekolah) e. Kemudian orang tua murid yang anaknya telah lolos beberapa seleksi di atas berkumpul untuk menyepakati uang bangunan pertahun, setelah itu orang tua murid membayar uang bangunan baik secara tunai atau kredit (sesuai kebijakan sekolah). f. Kemudian panitia pendaftaran membuat 2 rangkap kwitansi pembayaran uang bangunan,rangkap pertama diberikan kepada orang tua siswa dan rangkap yang kedua disimpan oleh panitia pendaftaran dengan semua berkas di catat di biodata siswa baru g. Selanjutnya siswa baru harus mengikuti MOS selama 3 hari dan Camping 4 hari. Setelah itu maka di terima dan dinyatakan sebagai siswa dan apabila tidak lulus calon siswa tidak diterima disekolah. Jika setelah pembelajaran siswa diketahui bertatto maka siswa di Drop Out (DO), jika tidak ingin di DO, siswa tersebut harus menghilangkan tatto tersebut dan kembali mengikuti proses penerimaan siswa baru seperti di atas. Untuk lebih jelas, maka Bussines Process Management dapat digambarkan pada gambar 5.1 Proses Penerimaan Siswa Baru.

IV. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis proses penerimaan siswa baru dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMK Plus Sukaraja masih bersifat manual dalam artian calon siswa datang langsung ke sekolah untuk memulai proses pendaftaran sampai dengan pengumuman penerimaan siswa baru. 2. Manfaat dari sebuah sistem informasi menurut OBrien dan Marakas (2008, p23) adalah meningkatkan efisiensi proses pengelolaan dan pengolahan data. Maka dari itu, sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMK Sukaraja akan lebih efisien dengan menggunakan sistem penerimaan siswa baru yang berbasis web.

B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, ada beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk meningkatkan kualitas pelayanan pendaftaran siswa baru di SMK Plus Sukaraja, sebagai berikut: 1. Laporan ini hanya sebatas mengenai analisis proses pendaftaran siswa baru yang diharapkan dapat dikembangkan menjadi suatu program aplikasi sistem pendaftaran siswa baru. 2. Dengan adanya analisis dan literature berdasarkan OBrien dan Marakas (2008), nantinya diharapkan ada upaya pengembangan lebih lanjut menjadi aplikasi sistem informasi penerimaan sistem baru yang berbasis web karena manfaat dari sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi dari suatu proses pengolahan. 3. Diharapkan dengan adanya laporan sistem informasi PSB ini, dapat bermanfaat bagi pembaca.

10

V. DAFTAR PUSTAKA

O'Brien, James A., Marakas, George M(2008).Management Information Systems. Binus (2012) (http://thesis.binus.ac.id/Doc/Bab2Doc/2010-2-00439-SIAS %20bab%202.doc.)14 November Unas (2012) (http://ejournal.unsa.ac.id/index.php/speed/article/download/85/83. )14 November

11

Lampiran A : Business Process Management yang sedang Berjalan di SMK Plus Sukaraja

Gambar 5.1 Proses Penerimaan Siswa Baru.

12

Lampiran B : Dokumentasi Observasi

Gambar 5.2 Proses Observasi di SMK Plus Sukaraja

Gambar 5.3Isi Buku Biodata PSB di SMK Plus Sukaraja

Gambar 5.4Formulir PSB di SMK Plus Sukaraja

Gambar 5.5Team Observasi PSB ke SMK Plus Sukaraja 13