PROPOSAL PROYEK PENGEMBANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH

( Tugas Sistem Informasi II )

Oleh Sabila Rusyda 0817032006 Ully Kharisma Putra 1017032046 Harjo Apkuanbo 1017032058

JURUSAN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS LAMPUNG 2012

A. LATAR BELAKANG

Sekolah mengemban tugas untuk memberikan pelayanan pendidikan

kepada

masyarakat khususnya kepada anak-anak berumur di bawah 18 tahun dengan lebih baik dan lebih profesional. Sekolah, sebagai salah satu institusi yang bergerak dalam bidang pendidikan, dituntut untuk selalu meningkatkan kinerja dan mutu kerjanya. Dalam rangka menghasilkan kinerja dan mutu kerja yang lebih baik ini, maka sekolah harus melakukan inovasi terutama dalam hal pengembangan sistem sebagai bagian dari peningkaan mutu pelayanan kepada masyarakat, khususnya siswa/i dan karyawan.

Demi menjawab kebutuhan tersebut, kami menawarkan produk aplikasi Sistem Informasi Akademik Sekolah (SIAS) berbasis web untuk mempermudah proses pengelolaan informasi sekolah dan penyebaran informasi ke tujuan dan mudah di akses selama pengunjung website memiliki akses internet. Aplikasi ini juga dapat berfungsi sebagai homepage untuk memperkenalkan segala informasi tentang sekolah.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Aplikasi ini dirancang untuk mempermudah kerja bagian administrasi untuk mengumpulkan dan mengelola informasi yang ada di sekolah. Guru dan siswa juga dapat memperoleh informasi mengenai jadwal ujian dan nilai. Selama ini informasi ujian dan nilai disampaikan secara lisan atau melalui surat pengumuman yang ditempelkan di papan pengumuman, dengan adanya database untuk menyimpan data-data penting tersebut, maka kemungkinan data hilang dan rusak akan berkurang.

C. KEUNTUNGAN

Keuntungan dari menggunakan aplikasi Sistem Informasi Akademik Sekolah (SIAS) adalah sebagai berikut :

a. Sekolah : 1. Dengan biaya yang murah, data-data penting yang dimiliki sekolah dapat tersimpan dan terolah dengan baik dan mudah. 2. Mengurangi kebutuhan akan kertas dan alat tulis, serta ruang tempat menyimpan data. 3. Mempermudah dan mempercepat pekerjaan dari bagian administrasi sekolah. 4. Meningkatkan pelayanan dan citra sekolah di mata masyarakat sebagai sekolah yang maju dan terdepan dalam bidang teknologi.

b. Guru : 1. Mempermudah guru dalam menyimpan nilai siswa sehingga

kemungkinan nilai hilang akibat sumber data (kertas) hilang akan berkurang. 2. Proses menyampaikan informasi lebih cepat, mudah dan murah.

c. Siswa : 1. Dapat mengakses informasi dimana saja dan kapan saja selama ada akses internet. 2. Dapat menyimpan dan mencetak jadwal serta hasil ujian.

D. KEUNGGULAN SISTEM

Sistem Informasi Akademik Sekolah (SIAS) menawarkan berbagai keunggulan, yang tentunya akan membantu dan mempermudah proses pengolaha data sekolah serta penyampaian informasi. Keunggulan dari sistem kami yaitu :

1. Penggunaan teknologi informasi yang dapat membantu mengurangi penggunaan kertas sebagai bahan pencetak dokumen. 2. Penggunaan sistem database komputer akan membuat pekerjaan pengolahan data menjadi lebih efisien dan mengurangi ruang yang dibutuhkan untuk penyimpanan data dan arsip sekolah. 3. Data yang lengkap, mudah diakses dan dikelola. 4. Hemat biaya perawatan dan merupakan bentuk investasi yang berumur panjang. 5. Dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan dan diintegrasikan dengan sistem informasi yang sudah ada.

E. METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

Metode yang digunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini adalah metode SDLC (System Development Life Cycle). SDLC atau lebih dikenal dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah sebuah proses pembuatan atau pengembangan sebuah sistem dengan menggunakan model dan metodologi tertentu. Berikut ini adalah tahapan dari metodologi pengembangan sistem yang dilakukan dengan metodologi prototipe untuk mengembangkan sistem berbasis web SIAS, yaitu :

1. Tahap Perencanaan Pada tahap ini dilakukan pengidentifikasian masalah yang berpotensi ada pada proyek pengembangan sistem dan mengkonfirmasi apakah layak atau tidak. Penetapan jumlah pekerja dan pegawai yang terlibat serta perencanaan jadwal proyek pengembangan juga ditetapkan pada tahap ini.

2. Tahap Analisis Informasi, data dan arsip dikumpulkan sebagai acuan untuk menentukan kebutuhan sistem. Membangun prototipe sebagai model awal tampilan sistem.

3. Tahap Desain Merancang proses kerja sistem dan tampilan visual dari sistem. Kemudian diterapkan dalam bentuk prototipe.

4. Tahap Implementasi Menginstal sistem dan melakukan testing dan verifikasi. Memasukkan dan mengkonversi data ke database. Membuat dokumentasi atau reporting. Lakukan monitoring atau perawatan.

F. STUDI KELAYAKAN

1. Kelayakan Operasi Untuk menjalankan sistem ini tidak diperlukan tenaga atau user yang benar-benar ahli. Sistem mudah dioperasikan bahkan oleh orang yang awam terhadap teknologi.

2. Kelayakan Teknis Sekolah memiliki fasilitas dan sumber yang memadai, seperti untuk pengadaan hardware yang mendukung agar sistem ini dapat berjalan lancar.

3. Kelayakan Ekonomi Untuk membangun sistem ini diperlukan biaya yang kecil dan biaya maintenance dan support juga murah.

4. Kelayakan Penjadwalan Pengerjaan sistem akan selesai dalam waktu dua bulan dan dapat langsung digunakan.

G. RANCANGAN SISTEM

Sistem informasi akademik ini dirancang dan dibangun dengan menggunakan PC (Personal Computer) yang terhubung dengan database. Berikut ini adalah proses bisnis dari SIAS :

1. Sistem memiliki beberapa user yang memiliki hak akses yang berbeda, yaitu administrator, guru, siswa, dan user lainnya. 2. Sistem akan merekam proses penyimpanan data yang berhubungan dengan informasi yang diperlukan dan digunakan oleh sekolah tersebut. 3. Untuk dapat mengolah data dan melakukan kegiatan lainnya melalui sistem ini, maka user diharuskan melakukan login terlebih dahulu. 4. User tidak memiliki authority untuk mengganti username atau password login dan diharuskan untuk menghubungi admin terlebih dahulu. Hal ini sebagai upaya untuk monitoring dan tindakan pencegahan agar penyusup atau hacker tidak masuk ke dalam sistem. 5. Administrator atau admin memiliki hak akses penuh akan sistem ini, namun ketika ingin menginputkan data nilai siswa apabila gurunya berhalangan, maka admin harus mengaksesnya melalui akun guru mata pelajaran yang bersangkutan. 6. Guru mendapatkan hak akses untuk menginputkan data nilai siswa dan biodata. 7. Siswa hanya dapat melihat nilai, jadwal, jadwal ujian, dan menginputkan biodata.

Adapun untuk pengembangan aplikasi SIAS ini, diperlukan hardware dan software yang mendukung jalannya sistem tersebut, seperti :

Tabel 1. Spesifikasi Hardware dan Software PC Intel Processor Pentium III dan seri diatasnya OS Windows 2000 / XP / 7 atau Linux

Hardware

RAM minimal 128 MB Hard Disk 40 GB Printer MySQL

Software
PHP

Data-data yang diperlukan dalam sistem adalah : 1. Data siswa 2. Data karyawan 3. Data nilai 4. Data jadwal 5. Data ruang 6. Data jadwal ujian 7. Data mata pelajaran

H. STAFF

Tenaga kerja atau staff yang terlibat dalam proyek pengembangan sistem ini adalah :

1. Sistem analis : berperan dalam proses menganalisis kebutuhan sistem sesuai dengan kebutuhan klien dan user, selain itu juga merencakan pembuatan sistem. 2. Desainer : mendesain rancangan sistem yang telah dibuat oleh sistem analis, baik itu proses maupun tampilan. 3. Programmer : membangun sistem seusai dengan desain yang telah dibuat oleh desainer.

I. RANCANGAN BIAYA

Berikut adalah rincian dari rancangan biaya pengembangan aplikasi ini :

Tabel 2. Hardware NO. KETERANGAN 1 2 PC Printer TOTAL JUMLAH BARANG 1 1 HARGA (Rp) 4.000.000 1.500.000 5.500.000

Tabel 3. Software NO. KETERANGAN OS Windows XP (Original) Instalasi 2 APACHE + MySQL TOTAL 2.000.000 1 500.000 JUMLAH BARANG 1 HARGA (Rp) 1.500.000

Tabel 4. Tenaga Kerja HARGA NO. 1 2 3 KETERANGAN (Rp) Sistem Analis Desainer Programmer, Tester TOTAL 4.000.000 2.000.000 2.000.000 8.000.000

10

Tabel 5. Biaya Kegiatan BIAYA PROYEK A. Tahap Perencanaan dan Analisis a b c d Transportasi Komunikasi Konsumsi Biaya Dokumentasi (kertas,fotokopi,print,dll) 1.000.000 250.000 250.000 500.000 2.000.000

Total Tahap Biaya Analisis B. Tahap Desain a Biaya Dokumentasi (kertas,fotokopi,print,dll) 500.000

Total Biaya Tahap Desain C. Biaya Training a b c Biaya Dokumentasi (kertas,fotokopi,print,dll) Konsumsi Transportasi 500.000 200.000 200.000

500.000

Total Biaya Training D. Tahap Support, Testing dan Perawatan a b Biaya Personil Biaya Perawatan Perangkat Keras (reparasi,servis) c d Biaya Overhead (listrik, supplies) Biaya tidak terduga 500.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000

900.000

Total Biaya Support, Testing dan Perawatan

3.500.000

11

J. PENJADWALAN

Tabel 6. Penjadwalan Proyek Jadwal Pelaksanaan No Tahapan Pekerjaan 1 1 2 3 4 5 Tahap Perencanaan Tahap Analisis Tahap Perancangan Tahap Evaluasi Tahap Implementasi September 2 3 4 1 Oktober 2 3 4

12

K. HASIL PENELITIAN

1. Use Case Diagram

System Input data

Kelola data

Edit data

Delete data Karyawan Melihat nilai Siswa

Melihat jadwal ujian

2. Kandidat Proses

Aktor Karyawan

Keterangan Karyawan terdiri atas guru dan admin. Admin memiliki hak kelola semua data sedangkan guru hanya bisa memasukkan nilai.

Siswa/i

Seseorang yang punya hak akses untuk melihat nilai siswa dan jadwal ujian

Aktor Karyawan Login Admin a. Kelola data siswa Menginput data siswa Mengedit data siswa Menghapus data siswa Melihat data siswa

Keterangan

13

b. Kelola data nilai Menginput data nilai Mengedit data nilai Menghapus data nilai Melihat data nilai

c. Kelola data jadwal Menginput data jadwal Mengedit data jadwal Menghapus data jadwal Melihat data jadwal

d. Kelola data karyawan Menginput data karyawan Mengedit data karyawan Menghapus data karyawan Melihat data karyawan

e. Kelola data mata pelajaran Menginput data mata pelajaran Mengedit data mata pelajaran Menghapus data mata pelajaran Melihat data mata pelajaran

f. Kelola data kelas Menginput data kelas Mengedit data kelas Menghapus data kelas Melihat data kelas

g. Kelola data ruang

14

Menginput data ruang Mengedit data ruang Menghapus data ruang Melihat data ruang

h. Kelola data jadwal ujian Menginput data jadwal ujian Mengedit data jadwal ujian Menghapus data jadwal ujian Melihat data jadwal ujian

Login Guru a. Kelola data nilai Menginput data nilai Mengedit data nilai Menghapus data nilai Melihat data nilai

Siswa

a. Punya hak akses melihat jadwal dan jadwal ujian b. Melihat nilai

15

3. DFD Level 0 (Diagram Konteks)

DFD Level 0
Info nilai Info guru Info siswa Info jadwal ujian

Karyawan

Info jadwal ujian

Info nilai

Info nilai Info jadwal ujian

Sistem Informasi SMSinfo

Siswa

Info nilai Info jadwal ujian

16

4. DFD Level 1

DFD Level 1
Info guru Info siswa Info jadwal ujian Info nilai

D. Guru
ru

o Inf
Info

gu

D. Siswa
a

sisw

Karyawan
Inf o

Kelola data

Info jadwal ujian

Info

nil

nilai

D. Jadwal Ujian

ai

D. Nilai
Inf o nil ai

Info Info nilai

nilai

Melihat nilai
dw al

fo In

Siswa

ja

Inf o

fo In ja
jad

dw
wa

uj ia

al uj
lu

ia
jia

n
ad oj Inf wa lu jia n n

Melihat jadwal ujian

17

5. ERD

ERD SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH

Memiliki

Siswa

Ruang Ujian

Kelas

N Nilai Jadwal Ujian

Jadwal

N Login Karyawan 1 Ditanggung jawab Mata Pelajaran 1

L. PENUTUP

Demikianlah proposal pengerjaan proyek pembuatan aplikasi sistem informasi akademik sekolah ini kami sampaikan untuk menjadi bahan pertimbangan dalam upaya untuk memperlancar kegiatan akademik di sekolah-sekolah. Dengan harapan agar sekolah-sekolah di Indonesia dapat lebih maju dan bisa bersaing dalam bidang teknologi.