Pengenalan Aplikasi Lembar Sebar dengan

Microsoft Excel
Disusun Oleh : Drs. Hendra Lesmana
Guru SMA Muhammadiyah Sukabumi

Excel
 Microsoft Excel XP 1

1 Dasar-dasar Excel
Setelah mempelajari • Mulai dengan Excel
modul ini, peserta • Menggunakan perintah Excel
dapat: • Memasukkan data nilai dan label ke dalam buku kerja
• Menggunakan buku kerja
• Merekam dan memberi nama buku kerja
• Menampilkan dan mencetak buku kerja
Menutup dan keluar dari Excel
 Microsoft Excel XP 2

Mulai dengan Excel

Gambar 1: Windows Desktop Gambar 2: Program di bawah

tombol Window Start

Gambar 3: Layar program Microsoft Excel

 Microsoft Excel XP 3

Sebelum memulai Excel pastikan program Microsoft Excel XP Anda sudah

terpasang. Untuk mengaktifkan Excel XP dapat dilakukan dengan banyak
cara. Tombol Start pada pada desktop selalu menjadi titik awal dalam
mengoperasikan aplikasi. Langkah-langkah memulai Excel akan diuraikan di
bawah ini :

1. Yakin, komputer anda menyala dan windows

desktop terbuka
Komputer biasanya memberikan tampilan seperti
pada gambar 1

2. Gunakan mouse untuk mengklik tombol Start

pada taskbar disudut kiri bawah layar
Windows pada posisi menu Start – pop-up
3. Gerakan kursor ke posisi Program
Tampilan pada layar akan seperti pada gambar 2.
Daftar program yang ada pada menu list bervariasi
sesuai dengan jenis program yang diinstal pada
komputer.
4. Melalui menu Program, sorot dan klik Microsoft
Excel
Kadang-kadang susah untuk mencari Microsoft
Excel. Kemudahan sangat tergantung kepada
seberapa banyal program aplikasi yang diinstal atau
dimana meletakkan posisi aplikasi Microsoft Excel.
Hasil klik Microsoft Excel ditampilkan seperti pada
Gambar 3.
 Microsoft Excel XP 4

Memahami Layar Excel

Baris Judul Baris Menu

Standard toolbar

Name box Formatting toolbar

Penunjuk sel dan sel aktif

Worksheet
window

Baris status

Tab Lembar kerja

Gambar 4 : Elemen Scrollbar Horisontal

layar program Excel Scroll bar Vertikal

Untuk yang pertama kali mengenal pengolah kata, tampilan layar Excel
XP akan sedikit membingungkan. Ada sejumlah komponen seperti;
icon, menu,button/tombol, dan tanda panah yang perlu diperhatikan.
Tutorial ini, akan memberikan penjelasan mengenai layar Excel.
Penjelasan langkah demi langkah yang menjelaskan layar Excel dan
tidak perlu seluruh tampilan dihapalkan!

Penjelasan setiap elemen program pada layar dapat dilihat pada

Gambar 4 dan keterangan lengkapnya ada pada tabel 1.

Tabel 1: Layar program Excel
Elemen
Baris judul / Title bar
Baris menu / Menu
bar
Standard toolbar
Toolbar format / Assistant menempati sedikit ruang pada layar tapi masih
Formatting toolbar
Worksheet window
Penunjuk sel / cell
pointer dan sel aktif
Baris rumus / Fomula
bar
Name box
Tab worksheet
Scroll bar
Baris status / Status
bar
Microsoft Excel XP 5
Fungsi
Menampilkan nama program yang sedang digunakan (pada contoh
ini Micrososft Excel) dan nama buku kerja (baca : file) yang sedang
digarap. Baris judul muncul pada baris paling atas program
Windows.
Menampilkan daftar menu yang digunakan untuk memasukkan
perintah Excel. Klik jenis menu pada daftar menu – sebagai contoh,
dengan meng-klik menu Format maka akan tampil semua perintah
format.
Tollbar adalah tombol cepat (shortcuts) – yang terdiri dari tombol-
tombol yang sering dipakai (sebagai pengganti memilih beberapa
menu) . Toolbar standar terdiri dari perintah Excel seperti save
(rekam), opening (buka),
memberikan layanan panduan yang diminta.
Bila Office Asistant tidak dapat menjawab pertanyaan yang diajukan
dan bila anada tersambung ke web, maka jawaban dapat dicari di
web
Tempat pengisian data dan membuat lembar kerja. Anda dapat
membuka lebih dari satu window pada waktu bersamaan.
Sel yang disorot. Pada Gambar 4 terletak pada A1. Untuk memilih
sel aktif yang diinginkan cukup dengan mengklik atau tombol anak
panah ke posisi yang dituju.
Menampilkan, mengisi atau memperbaiki data pada sel aktif. Juga
menampilkan rumus pada sel yang berisi rumus.
Menampilkan alamat sel aktif
Anda dapat menyimpan multi sheet pada satu buku kerja. Anda
dapat dengan cepat berpindah dari satu sheet ke sheet lain hanya
dengan mengklik tab worksheet. Nama sheet dapat diganti sesuai
dengan kebutuhan. Buku kerja Excel menyediakan 3 lembar kerja
(worksheet).
Terdapat dua jenis yaitu vertikal dan horisontal – anda dapat
menggunakannya untuk menggeser lembar kerja.
Menunjukkan pesan dan status

Tabel 2: Tombol keyboard (Shortcuts) untuk memindahkan penunjuk sel

Tombol Kegunaan

atau Tab satu sel ke kanan
 atau <shift + Tab> satu sel ke kiri
 satu baris ke atas
 satu baris ke bawah
Ctrl +
atau End ke kanan kolom yang berisi data dan terpisah oleh kolom kosong
Ctrl +  ke kiri kolom yang berisi data dan terpisah oleh kolom kosong
PgUp satu layar ke atas
PgDn satu layar ke bawah
Ctrl+End ke kolom terakhir yang berisi data
Ctrl +Home kembali ke alamat sel A1
F5 Menampilkan kotak dialog Go To untuk menuju sel aktif
 Microsoft Excel XP 6

Memasukkan data ke Lembar kerja

Tombol OK
(Enter)

Tombol Cancel

Label

Gambar 5 : Memasukkan label di lembar kerja

Ada beberapa jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja, yaitu
label, angka (value), tanggal, waktu dan formula (rumus).

 Labels : sebarang jenis teks yang tidak digunakan dalam perhitungan

 Values : jenis data nilai seperti angka, persen, dates, time, dsb yang
digunakan dalam perhitungan

Untuk memasukkan berbagai data tersebut ke dalam sel, pilih alamat sel yang
dituju dan ketikkan data yang dimaksud. Setiap data yang diketikkan akan
muncul di posisi insertion point (titik sisip). Excel secara otomatis mengatur
setiap teks yang diketikkan tersimpan rata kiri dan angka diatur rata kanan.
Semua data yang diketikkan akan ditampilkan di sel aktif dan di baris rumus
Gambar 5.

Memasukkan Data Angka atau bilangan adalah data nilai atau value yang
Angka ke Lembar berupa harga konstanta atau rumus yang diawali oleh
kerja karakter berikut ini : 0,1,2,3,..., 9 atau +, - , =, . , $, (.
Data yang sedang diketikkan akan muncul pada sel yang
dipilih dan di baris rumus. Bila salah ketik, hapuslah
karakter yang salah dengan tombol Backspace.
Pemasukkan data tidak harus diakhiri dengan Enter,
dapat juga dengan menggunakan tombol (
) atau
PgUp dan PgDn bila sebelumnya
 Microsoft Excel XP 7

mengklik tombol Confirm pada Baris Rumus (Formula

Bar). Lihat Gambar 5.
Bila data tidak jadi dimasukkan, tekanlah tombol Esc atau
pilih tombol Cancel yang ada di Baris Rumus.
Data yang diawali karakter huruf atau lambang-lambang
yang tidak tercantum di atas akan diperlakukan sebagai
teks atau label.
Bila angka pecahan desimal diketik/dimasukkan, pemisah
desimal harus ditulis dengan titik (.), misal untuk angka
seperempat harus diketik 0.25

Range yang dipilih

Gambar 6 : Memasukkan data angka di lembar kerja

Memilih suatu Memilih range / grup sel adalah menyorot atau memblok
Range range yang akan dioperasikan terhadap sel dalam
worksheet.

No. Obyek Cara Memilih

1. Klik sel atau tekan tombol anak panah menuju sel
Satu sel yang dimaksud
2. Range Klik sel pertama range, kemudian drag sampai sel
terakhir
3. Sel atau range yang tidak Pilih sel atau range pertama, tekan tombol CTRL, lalu
berurutan klik sel/range berikutnya
4. Satu kolom penuh Klik judul kolom yang dipilih
5. Satu baris penuh Klik judul baris yang dipilih
6. Range yang sangat besar Klik sel pertama range, tekan SHIFT, lalu klik sel
terakhir range.
7. Seluruh sel dalam worksheet Klik tombol perpotongan antara judul baris dan judul
kolom di sudut kiri atas worksheet.
 Microsoft Excel XP 8

Memasukkan Rumus
Rumus atau formula yang berupa instruksi perhitungan , dapat dimasukkan
ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Penulisan rumus tidak boleh ada
spasi.
Dalam Excel, proses perhitungan dapat dilakukan dengan menggunakan
operator hitung sebagai berikut :
+ (tambah) : Penjumlahan
- (kurang) : Pengurangan
* (kali) : Perkalian
/ (bagi) : Pembagian
^ (pangkat) : Pangkat

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan hirarki

operator hitung sebagai berikut :
Pertama ^
Kedua * atau /
Ketiga + atau -

Gambar 7: Menulis Rumus

Menulis rumus Menulis Rumus dengan menggunakan angka

dengan angka tetap/konstanta dilakukan dengan cara sebagai berikut :
konstan 1. Pilih sel C5.
2. Ketik rumus =25*75000
3. Tekan Enter untuk memasukkan rumus yang diketik.
Rumus dengan Sebagai alternatif, dapat pula menulis rumus dengan
Menggunakan menggunakan referensi sel dengan langkah berikut :
Referensi Sel 1. Pilih sel C5.
2. Ketik rumus = C2*C3 (huruf kecil atau huruf besar
tidak dibedakan).
3. Tekan Enter untuk memasukkan rumus yang diketik.
 Microsoft Excel XP 9

Gambar 8 : Menulis Rumus dengan menunjuk sel

Rumus dengan Rumus yang dibuat sebenarnya dapat pula dituliskan

menunjuk sel dengan cara menunjuk. Cara menunjuk lebih dianjurkan
karena memperkecil kemungkinan salah ketik.
Penunjukkan dapat dilakukan dengan menggunakan
keyboard dan dapat pula dengan mouse. Untuk menulis
rumus dengan cara menunjuk, lakukan langkah berikut ini
:
1. Pilih sel D2.
2. Ketik =
3. Pilih sel B2.
4. Ketik *
5. Pilih sel C2.
6. Tekan Enter atau pilih tombol Confirm untuk
memasukkan rumus yang diketik.
7. Isikan sembarang angka di sel B2 dan sel C2.
8. Tekan Enter atau pilih tombol Confirm untuk melihat
hasil perhitungan.

Rumus juga dapat berupa fungsi yang sudah terdefinisi di Excel, contoh
SUM untuk menghitung total, Average untuk menghitung nilai rata-rata,
Count untuk menghitung banyak data yang bukan blank.
 Microsoft Excel XP 10
Rumus dalam Excel diawali dengan tanda = (sama dengan) untuk melakukan
suatu perhitungan.

tombol AutoSum

Gambar 9 : Menghitung
total dengan AutoSum

Menghitung Total Langkah-langkah :

dengan AutoSum 1. Klik sel B4 sebagai awal sel aktif geser hingga B7
2. Klik tombol AutoSum
3. Di baris rumus tertulis =SUM(B4:B7)
4. Klik tanda Enter (
) pada baris rumus.
 Microsoft Excel XP 11

Mengisi Data Menggunakan AutoFill

Fille Handle

Fill Handle : Terletak pada

pembatas sel/range di ujung kanan
bawah sel/range yang dipilih,
digunakan untuk menyalin (copy)
atau mengisi data berurutan
(series).

AutoFill digunakan untuk mengisi data yang berseri atau berurutan. Data yang
berurutan adalah data yang dimasukkan secara berangkai dengan selang
yang tetap, misalnya data nomor urut, nama-nama bulan, nama-nama hari,
tanggal, teks bernomor dan sebagainya. Excel menyediakan fasilitas
pemasukan data yang berurutan atau berderetan (data series) untuk
mempercepat pemasukan data, yaitu dengan cara :
a. Mendrag Fill Handle
b. Menggunakan Menu Edit, Fill, Series

Memasukkan data 1. Pilih sel tempat posisi awal dari data series yang akan
series dengan dibuat, misalnya sel B2
Mendrag Fill Handle 2. Ketikkan data awalnya, misalnya angka 1.
: 3. Ketikkan data berikutnya, misalnya 2 pada sel
berikutnya, contoh sel B3
4. Sorotlah range B2:B3
5. Draglah pointer mouse ke arah kotak hitam di sudut
kanan bawah sel B3 (Fill handle) hingga berubah
menjadi tanda tambah hitam. Lihat Gambar 1-21.

Gambar 10 : Men-drag Fill Gambar 11 : Membuat data

Handle series
 Microsoft Excel XP 12

Gambar 12: Kotak dialog Series

Memasukkan data 1. Masukkan data pertama ke sel yang diinginkan

series melalui Menu 2. Blok /pilih range yang akan diisi dengan data series ke
Edit : arah kanan (kolom) atau ke arah bawah (baris)
3. Pilih menu Edit, Fill, Series untuk membuka kotak
dialog Series seperti Gambar 12.
4. Tentukan besarnya step (langkah) antar data pada
kotak Step value
5. Tentukan tipe data pada kotak Type.
6. Klik OK.

Gambar 13 : Kotak dialog Options

 Microsoft Excel XP 13

Untuk menambahkan data series selain yang telah disediakan Excel dapat
dilakukan dengan cara :

1. Pilih menu Tools, Options tab Custom List . Muncul

Kotak dialog seperti Gambar 13.
2. Pilih New List pada kotak Custom List
3. Isilah deretan data yang diinginkan pada kotak list
entries
4. Klik Add
5. Klik OK
 Microsoft Excel XP 14

Menyimpan Buku Kerja

Gambar 14 : Kotak dialog Save

Menyimpan Workbook Buku kerja (workbook) yang telah dibuat, dapat disimpan
ke harddisk atau disket dengan cara sebagai berikut :
1. Pilih , menu File, Save atau tekan Ctrl+S.
Penyimpanan buku kerja untuk pertama kali, akan
ditampilkan kotak dialog seperti pada Gambar 14.
2. Excel akan menawarkan nama file book1.xls sebagai
nama file defaultnya. Untuk memberi nama sesuai
keinginan, cukup ketikkan nama file pada kotak isian
File Name lalu tekan Enter. Misalnya ketikkan buku
kerja yang telah dibuat dengan nama Latih1, Excel
akan memberikan extension xls secara otomatis.
3. Selanjutnya tentukan nama drive dan direktori, tempat
file tersebut disimpan. Misalnya pilih
c:msoffice\excel\examples.
• Pada kotak daftar pilihan Drives, pilihlah nama
drive C.
• Pada kotak daftar pilihan Directories, klik dua kali
nama direktori examples.
4. Pilih OK
 Microsoft Excel XP 15

Penyimpanan buku Klik tombol icon Save pada toolbar Standar untuk menyimpan
kerja dengan toolbar : buku kerja.

Menutup Buku Kerja Buku kerja yang telah selesai dibuat dan telah disimpan,
sebaiknya ditutup dengan memilih menu File, Close.

Membuka Buku Kerja Bila dibutuhkan buku kerja baru yang masih kosong,
Baru pilihlah menu File,New atau tekan Ctrl+N.

Menggunakan Toolbar Klik tombol icon New Workbook, untuk membuka buku
standar : kerja kosong yang baru.

 Catatan :
Bila kita memerlukan lembar kerja baru pada buku kerja yang sedang dipergunakan, cukup
dilakukan dengan cara memilih tabulasi (tab) yang terletak di abwah lembar kerja yang dalam
keadaan default/standarnya diberi nama Sheet1, Sheet2, Sheet3, dan seterusnya.
 Microsoft Excel XP 16

Latihan 1:
Buatlah tabel seperti di bawah ini dengan ketentuan :
1. Judul diketik di B1 dan B2.
2. Sorotlah sel B2 sampai F2 dan tekanlah tombol toolbar untuk menggabung dan
menengahkan teks .
3. Ketikkan data lainnya pada posisi yang sesuai dengan Gambar 15 berikut ini.
4. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama Latih1.xls.

Gambar 15 : Tampilan Latih1

Latihan 2:
Buat lembar kerja sperti di bawah ini kemudian hitung total penjualan dan rata-
ratanya.

Gambar 16 : Tampilan Latihan 2

 Microsoft Excel XP 17

Latihan 3:

1. Buatlah lembar kerja Buku Kas seperti pada Gambar 17.

2. Hitunglah Saldo = Debet – Kredit
3. Simpanlah lembar kerja tsb. dengan nama Latih3.xls

Gambar 17 : Layout Latih3.xls.

 Microsoft Excel XP 18

DAFTAR PUSTAKA

Modul KKPI
www.ilmukomputer.com