MANAJEMEN PENGADAAN

DISUSUN OLEH : KELOMPOK IX 2. 1. ITA YANTI NAIBAHO (708221050) RIADI TUA SINURAT (708221068) 3. SARTONO PAKPAHAN(708221074)

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN SUMATERA UTARA 2009

makalah ini kami susun dengan tujuan untuk membantu memperlancar dan mempermudah dalam penyampaian materi Manaemen Koperasi. namun kami menyadari bahwasanya makalah ini masih memiliki kekurangan dan kesalah-kesalahan. Kelompok IX BAB I . segala kritik yang sifatnya membangun dari pihak manapun akan kami terima dengan senang hati. Meskipun kami telah berusaha menyusun makalah ini dengan sebaik-baiknya. Hormat Kami.Kata Pengantar Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan perkenaanNya makalah ini dapat kami selesaikan. oleh karena itu. semoga makalah sederhana ini bermanfaat bagi siapa saja dan selamat membaca.

tetapi sekarang setelah tiadanya paket skim kredit pengadaan pangan melalui koperasi maka pengadaan pangan hampir sepenuhnya diserahkan kepada mekanisme pasar.150 koperasi (Kementerian Koperasi dan UKM. . bahwa pemerintah tidak lagi memiliki konsep dan program pembangunan koperasi yang secara jelas memposisikan koperasi dalam mendukung ketahanan pangan nasional. Kondisi yang demikian berlangsung juga di sektor pangan. Sementara itu. Di sektor pertanian misalnya. sampai dengan pemasaran gabah atau beras. Semula peran Bulog sangat dominan dalam pengadaan pangan dan penyangga harga dasar. 2003). Bahkan sulit dibantah apabila terdapat pengamat yang menyatakan. peran koperasi dalam pembangunan pertanian dan ketahanan pangan semakin tidak berarti lagi. yang belum tentu secara otomatis berpihak kepada komunitas ekonomi lemah atau kecil. koperasi terutama KUD mampu memposisikan diri sebagai lembaga yang diperhitungkan dalam program pengadaan pangan nasional. kondisi tersebut membawa konsekuensi serius dalam hal pengadaan bahan pangan. dan sentra-sentra pengolahan padi. Fakta ini mengungkap berkurangnya jumlah dan peran koperasi dalam bidang pangan. Sebelum masa krisis (tahun 1997) terdapat sebanyak 8. bibit. Ditinjau dari sisi produksi pangan khususnya beras. sedangkan pada masa krisis (tahun 2000) terjadi penurunan menjadi 7. terutama diperkirakan karena belum tertatanya sistem produksi dan distribusi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi.427 koperasi yang menangani ketersediaan pangan. peranserta koperasi di masa lalu cukup efektif untuk mendorong peningkatan produksi khususnya di subsektor pangan. Konsepsi demikian mendudukkan koperasi sebagai badan usaha yang cukup strategis bagi anggotanya. mau bersatu dalam suatu wadah untuk meningkatka kesejahteraannya. meskipun begitu beberapa koperasi telah melakukan inovasi model-model pelayanan dalam bidang pangan seperti bank padi. peran signifikannya dapat diamati dalam hal penyaluran prasarana dan sarana produksi mulai dari pupuk. lumbung pangan. obat-obatan.PENDAHULUAN STUDI KASUS EFEKTIFITAS PENGADAAN BERAS DI PROPINSI SUMATERA BARA Koperasi merupakan lembaga dimana orang-orang yang memilikin kepentingan relatif homogen. Selama era tahun 1980-an. dalam mencapai tujuan-tujuan ekonomis yang pada gilirannya berdampak kepada masyarakat secara luas. Sebagai dampaknya. Liberalisasi ekonomi dengan menyerahkan kendali roda perekonomian kepada mekanisme pasar. di dalam negeri telah terjadi berbagai perubahan seiring dengan berlangsungnya era globalisasi dan liberalisasi ekonomi. Fakta lain menunjukkan bahwa selama tiga tahun terakhir (tahun 2001–2003).

ketahanan pangan di dalam negeri dewasa ini menghadapi ancaman keterpurukan yang cukup serius. dan lain-lain) yang mendukung pengadaan produksi gabah/beras. Dalam hal penanganan ketersediaan pangan. Pada pengadaan gabah/beras dan penyalurannya kepada konsumen. penurunan jumlah koperasi dari 8. Padahal koperasi selama ini telah memiliki sejumlah fasilitas penunjang (gudang.terdapat kesenjangan antara produksi padi dengan kebutuhan konsumsi yang harus ditanggulangi dengan impor. dan sentra-sentra pengolahan padi. dan koperasi mewadahi sejumlah besar petani padi.427 koperasi sebelum krisis (tahun 1997) menjadi 7. koperasi hadir mengangkat posisi petani dan dapat menjamin ketersediaan pangan nasional. Dalam tujuan ketahanan pangan. membuka berbagai akses teknologi. 2003). informasi. kini tidak ada lagi skim kredit bagi koperasi untuk pembiayaan usaha pembelian dan pemasaran pangan. pasar. penjaminan nilai tukar dan income petani. dan harga yang wajar diterima terutama pada waktu panen raya. Model-model ini berperan menjamin persediaan gabah/beras baik di daerah sentra produksi maupun daerah defisit pangan dan sekaligus mengurangi ketergantungan terhadap impor beras yang sebenarnya secara substansial mengancam ketahanan nasional. lumbung pangan. Juga sesuai Inpres Nomor 9 tahun 2001 dan Inpres Nomor 9 tahun 2002 tentang kebijakan perberasan. lantai jemur.150 koperasi setelah krisis (tahun 2000) juga merupakan indikasi penurunan peran koperasi dalam menunjang ketahanan pangan (Kementrian Koperasi dan UKM. Petani diduga memiliki bargaining position yang lemah dan karena itu akan sangat merugikan mereka dalam hal stabilitas produksinya. Karena itu bagaimana memerankan koperasi sebagai lembaga ekonomi petani dan penguatan agribisnis di dalam perekonomian pasar sangatlah diperlukan. tingkat pendapatannya. Kekurangan produksi gabah/beras di dalam negeri selanjutnya akan dijadikan alasan untuk membuka impor beras meskipun kita tahu bahwa hal ini mengancam dan merugikan para petani. koperasi telah mengembangkan beberapa model pengamanan persediaan pangan diantaranya model bank padi. maka koperasi tidak berfungsi lagi sebagai pelaksana tunggal pembelian gabah. Akibatnya. . dan bahkan belum tentu juga menjamin ketersediaan pangan nasional. Harga dasar pembelian gabah/beras petani hanya ditetapkan oleh Bulog. Koperasi yang selama ini sudah eksis sebenarnya memiliki peran mendasar dalam penguatan ekonomi petani yakni melalui penjaminan ketersediaan pupuk dan harga terjangkau bagi petani. Dalam kondisi mekanisme pasar yang belum menjamin posisi petani. dan bisnis kepada petani. Perubahan kebijakan pemerintah dalam pengadaan beras memberikan dampak serius bagi ketahanan pangan nasional. penanganan dan pengolahan gabah petani di saat surplus maupun defisit produksi.

Barang itu tidak mempunyai substitusi sehingga koperasi harus selalu menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi.mereka menginginkan mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan pengorbanan sekecil mungkin.barang yang dibutuhkan harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi konsumen berada. Aspek barang merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia dan harus disesuaikan dengan selera dan kebutuhan pelanggan. tingkat kepentingannya dapat dilihat dari aspek keuangan. rusak.maka akan mengalami resiko seperti : kehilangan. Jika persediaan barang berlebihan. Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya adalah anggota atau konsumen dapat memperoleh barang kebutuhan tanpa onkos. . 3. Bagian pengadaan harus dapat mengatur jumlah bara dengan keperluan. dan biaya. dengan tenaga yang sekecil mungkin sudah dapat memperoleh barang yang dibutuhkan. penimangan. dan yang terpenting masalah kualitas barang. Aspek Barang Pada saat tertentu beberapa jenis barang tertentu sangat dibutuhkan oleh konsumen yang anggota atau nonangota koperasi dan barang tersebut tidak dapat digantikan oleh barang lain.hal yang menjadi perhatian koperasi atau organisasi yang menyediakan produk tersebut adalah masalah pembungkusan. aspek barang. Aspek Keuangan Dengan manajemen pengadaan yang baik. Pengorbanan yang berwujud waktu adalah para anggota dapat memperoleh barang yang diinginkan secepat mungkin karena akan digunakan. barang. tenaga.BAB II MANAJEMEN PENGADAAN Pengadaan sangat pentingbagi perusahaan. Koperasi juga harus mempertimbangkan masalah pesaing. dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan dengan biaya semurah mungkin 2. yaitu mendekati lokasi konsumen. Sehingga koperasi harus berasumsi bahwa para pesaing membawa barang yang dijual ketempat dia berada. dan sebagainya. aspek tempat dan aspek harga. Pengorbanan berupa tenaga. 1. Oleh karena itu. pengepakan. Dengan berprinsip bahwa kebutuhan barang suatu periode tercukupi. Hal. Koperasi harus menyediakan barang kebutuhan konsumen di tempat yang strategis.Aspek Tempat Koperasi dituntut untuk beranggapan bahwa konsumen tidak mau bersusah payah dalam mendapatkan barang yang diinginkan. Bila dilihat dari sisi anggota. Organisasi atau koperasi juga harus mementingkan kualitas dari produk tersebut. Pengorbanan tersebut dapat berupa waktu. biaya yang akan ditanggung organisasi atau koperasi dapat ditekan serendah mungkin..

Pemilihan Asal Barang Menyelidiki asal. Keadaan ini mengharuskan petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk . Koperasi harus berfungsi sebagai pedagang perantara dimana setiap pos yang dilewati (sebagai distribusi barang ) tentu ada biayanya. koperasi dapat menghemat berbagai macam biaya. Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan koperasi. Harga yang ditetapkan sudah dapat menutup harga pokok atau harga beli produk tersebut. DAN JUMLAH BARANG 1. Jenis Barang Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang yang ada karena di pasar terdapat berbagai macam barang dengan kualitas dan jenis yang hampir sama.hal berikut:  Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek dan produk dengan memberikan keseimbangan antara kepentingan penghematan dengan kebutuhan anggota untuk memperoleh pelayanan. Jika tidak bisa membeli langsung dari produsen.4. Manajer harus mengetahui sumber barang yang paling murah. Aspek Harga koperasi harus berusaha menyediakan barang atau produk dengan harga yang pantas dan dengan harga yang termurah sehingga dapat terjangkau oleh anggota. Faktor.  PEMILIHAN ASAL. Apakah barang tesebut dibeli langsung dari pabrik atau dibeli dari agen penjualan atau melalui distributor yang ditunjuk.  Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif. Koperasi memberikan potongan harga dari kuantitas. JENIS. maka diusahakan memperpendek saluran distibusi sehingga dapat menekan biaya.usul barang tersebut. Jika saluran diperpendek. Jadi pengadaan ditinjau dari aspek harga adalah koperasi harus mampu menyediakan barang dengan harga “murah” dan dengan cara pembayaran yang sesuai dengan kemampuan keuangan anggota.faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah cara pembayaran. karena biasanya anggota jarang mempunyai uang tunai yang cukup. maka manajemen koperasi harus melakukan hal. Sehingga koperasi menyediakan cara pembayaran yang dilakukan dengan kredit. 2. Di sini masing-masing konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan barang mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat. yaitu dengan tingkat pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya minimum.

3. Selain itu. Disini anggota diharapkan untuk lebih berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi. dan biaya asuransi. Lebih mudah mengawasi. Dengan demikian koperasi harus menyediakan berapa banyak untuk masing-masing jenis barang. apakah sudah ada yang disediakan oleh para pesaing. Jumlah Barang Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal produk juga harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan dikonsumsi oleh para anggota yang benar-benar ingin berbelanja ke koperasi. pengadaan oleh koperasi dapat dirasakan oleh anggota melalui pelayanan yang baik kepada mereka. Hal ini akan berakibat kepada efisiensi bagi individu anggota. 3. akhirnya dapat diambil kesimpulan bahwa : 1. 2. Hal ini memang diharapkan karena beberapa alasan berikut : 1. Jika dilihat dari segi koperasi. dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau lebih rendah. otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal. • Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit. 2. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga dapat menghemat biaya. PENGENDALIAN PERSEDIAAN Faktor kunci dalam mengelola produks/operasi adalah pengendalian persediaan. maka dapat menghemat biaya sehingga harga jual produk kepada anggota dapat lebih murah. rusak. Resiko hilang . 2. dimana hal ini dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut : 1. pelayanan yang lain dapat juga diberikan secara lebih baik kepada anggota. Mengetahui dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah kebutuhan yang ideal. Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut. Jadi koperasi harus tahu pangsa pasarnya. terutama bagi anggota yang mempunyai usaha. Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut diketahui.Bagian persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah persediaan barangnya sedikit. misalnya biaya perawatan. fungsi utama pengendalian persediaan adalah mengamankan dan menjaga jumlah optimal serta jenis-jenis sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh rencana strategik organisasi. biaya gudang.yang dikendaki disamping memberikan keterangan atau informasi tentang produk secara benar dan jujur kepada para anggota koperasi. Dilihat dari segi anggota. Bagian produksi menginginkan jumlah persediaan bahan . Hal sebaliknya dapat terjadi bila dilihat dari sisi bagian produksi atau bagian pemasaran.

Biaya perawatan di gudang 2. kesalahan menulis dan mencatat. Biaya pemesanan 3. Jumlah kebutuhan barang satu periode . Jadi tugas bagian pengawasan adalah memastikan hal-hal seperti seberapa luas penyebabnya dan seberapa banyak tingkat keseringan atau frekuensi kejadian. Setelah itu baru dilakukan tindakan penanganannya. Laporan atau berita acara penerimaan barang harus segera diselesaikan dengan prosedur yang ada. Pencurian / kehilangan. Ada kebocoran tempat penyimpanan. Barang rusak ( harus ada bukti ). Pembongkaran barang harus benar. PENGAWASAN PERSEDIAAN Disini sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam catatan dengan jumlah fisiknya. . PEMBELIAN PALING EKONOMIS Keadaan paling ekonomis akan dapat dicapai apabila hal-hal berikut ini telah dipertimbangkan : 1. Ditinjau dari segi lain maka pengawas juga harus meneliti prosedur yang ada dan pelaksanaannya dimana prosedur pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1. Susut / menguap karena sifat barang. Kesal terhadap Barang rusak ( harus ada bukti ). baik caranya agar barang tidak rusak maupun jumlah dan jenisnya. Mencocokkan dengan catatan dan dokumen yang menyertainya. Harga beli per unit atau nilai barang per unit 4. misalnya kebutuhsn barang satu tahun. Apabila sudah cocok bubuhkan suatu tanda. Waktu pengiriman seperti : • • • • • Meyakinkan bahwa barang yang dikirim itu benar. dimana hal ini biasa terjadi karena : • • • • • • • Kesalahan hitung .baku sebanyak mungkin dimana hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintan akan produksi.

Pemeriksaan berkala secara rutin. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus didukung oleh bukti-bukti yang benar dan lengkap. 5. serta memantau pelaksanaannya berdasarkan pedoman teknis dari Menteri yang membidangi usaha kecil. baik terhadap catatan maupun barangnya secara fisik dimana hal ini akan mempermudah pengawasan atau mencegah adanya ketidaksesuaian. serta instansi yang membidangi usaha kecil termasuk koperasi kecil disetiap kabupaten/ kota. Perluasan Peluang Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Untuk meningkatkan pemberdayaan usaha kecil termasuk koperasi kecil setempat dalam rangka pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah. 4. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan pengaaan barang/jasa termasuk upaya . ditetapkan sebagai berikut:  Setiap awal tahun anggaran. 3. 2.paket pekerjaan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. B. Pencatatan barang keluar harus sesuai dengan metode yang sudah disepakati.2. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD agar membebaskan segala bentuk pungutan biaya yang berkaitan dengan perizinan usaha. selanjutnya segera melaporkan kepada pimpinan instansinya. Pembinaan 1.  Instansi yang membidangi saha kecil di setiap kabupaten/ kota wajib menghimpun laporan rencana pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah di wilayahnya dan menyusun direktori peluang bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang disimpan dan pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau melayani anggota dengan sebaik-baiknya. registrasi uasaha kecil termasuk koperasi kecil. Isilah kartu gudang dengan tertib dan benar. pengguna barang/ jasa atau pejabat berwenang lainnya wajib membuat rencana pengadaan barang/ jasa sesuai dengan keperluannya berdasarkan dana yang tersedia dan agar sebanyak mungkin menyediakan paket. serta pungutan lain dalam pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah kepada usaha kecil tewrmasuk koperasi kecil di wilayahnya. Pemberdayaan Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Dalam Pengadaan Barang / Jasa A.

Kebijakan mengembalikan koperasi dan memberikan peran sepenuhnya kepada koperasi dalam pengadaan beras dapat memberikan hasil yang lebih baik kepada para petani dan juga pada pengadaan beras nasional.karena mampu meningkatkan penggunaan pupuk. akibatnya produksi gabah petani menurun. menengah dan usaha kecil termasuk koperasi kecil di lingkungan instansinya. 2. BAB KESIMPULAN DAN SARAN 1. produksi gabah. memberikan dampak yang merugikan para petani karena kelangkaan pupuk pada level petani. 2. Usaha kecil termasuk koperasi kecil yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa (pemenang pengadaan barang/jasa) dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan kepada pihak lain dengan alasan apapun. maka rekomendasi yang perlu dilakuakn pemerintah adalah 1. Dalam hal ini kebijakan menyerahkan sepenuhnya distribusi pupuk dan pengadaan beras kepada pihak swasta tidak efektif. Kebijakan tersebut juga menurunkan kapasitas produksi beras koperasi serta volume usaha. Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan di atas adalah : Kebijakan pemerintah memberi peran lebih besar kepada pihak swasta dalam penyaluran pupuk. dan pendapatan petani. sisa hasil usaha dan indikator-indikator produktivitas koperasi.peningkatan pelaksanaan kemitraan antara usaha besar. Kebijakan memerankan kembali koperasi dalam pengadaan beras . serta meningkatkan kapasitas produksi beras koperasi. 3. SHU dan indikator-indikator produktivitas koperasi. volume usaha. . 2. Saran Dari hasil pembahasan diatas.

DAFTAR PUSTAKA www.com/ studi kasus mengenai pengaadaan beras di Sumatera Barat.google. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful