MANAJEMEN PENGADAAN

MANAJEMEN PENGADAAN

DISUSUN OLEH : KELOMPOK IX 2. 1. ITA YANTI NAIBAHO (708221050) RIADI TUA SINURAT (708221068) 3. SARTONO PAKPAHAN(708221074)

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN SUMATERA UTARA 2009

Meskipun kami telah berusaha menyusun makalah ini dengan sebaik-baiknya. oleh karena itu. namun kami menyadari bahwasanya makalah ini masih memiliki kekurangan dan kesalah-kesalahan. semoga makalah sederhana ini bermanfaat bagi siapa saja dan selamat membaca. Kelompok IX BAB I . makalah ini kami susun dengan tujuan untuk membantu memperlancar dan mempermudah dalam penyampaian materi Manaemen Koperasi. segala kritik yang sifatnya membangun dari pihak manapun akan kami terima dengan senang hati.Kata Pengantar Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan perkenaanNya makalah ini dapat kami selesaikan. Hormat Kami.

obat-obatan. dalam mencapai tujuan-tujuan ekonomis yang pada gilirannya berdampak kepada masyarakat secara luas. peranserta koperasi di masa lalu cukup efektif untuk mendorong peningkatan produksi khususnya di subsektor pangan. di dalam negeri telah terjadi berbagai perubahan seiring dengan berlangsungnya era globalisasi dan liberalisasi ekonomi. mau bersatu dalam suatu wadah untuk meningkatka kesejahteraannya. peran signifikannya dapat diamati dalam hal penyaluran prasarana dan sarana produksi mulai dari pupuk. Sebelum masa krisis (tahun 1997) terdapat sebanyak 8. sampai dengan pemasaran gabah atau beras. Liberalisasi ekonomi dengan menyerahkan kendali roda perekonomian kepada mekanisme pasar. terutama diperkirakan karena belum tertatanya sistem produksi dan distribusi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi. Fakta ini mengungkap berkurangnya jumlah dan peran koperasi dalam bidang pangan. dan sentra-sentra pengolahan padi.PENDAHULUAN STUDI KASUS EFEKTIFITAS PENGADAAN BERAS DI PROPINSI SUMATERA BARA Koperasi merupakan lembaga dimana orang-orang yang memilikin kepentingan relatif homogen. bahwa pemerintah tidak lagi memiliki konsep dan program pembangunan koperasi yang secara jelas memposisikan koperasi dalam mendukung ketahanan pangan nasional. peran koperasi dalam pembangunan pertanian dan ketahanan pangan semakin tidak berarti lagi. koperasi terutama KUD mampu memposisikan diri sebagai lembaga yang diperhitungkan dalam program pengadaan pangan nasional. meskipun begitu beberapa koperasi telah melakukan inovasi model-model pelayanan dalam bidang pangan seperti bank padi. tetapi sekarang setelah tiadanya paket skim kredit pengadaan pangan melalui koperasi maka pengadaan pangan hampir sepenuhnya diserahkan kepada mekanisme pasar. lumbung pangan. sedangkan pada masa krisis (tahun 2000) terjadi penurunan menjadi 7. .427 koperasi yang menangani ketersediaan pangan. yang belum tentu secara otomatis berpihak kepada komunitas ekonomi lemah atau kecil. Sementara itu. Konsepsi demikian mendudukkan koperasi sebagai badan usaha yang cukup strategis bagi anggotanya. kondisi tersebut membawa konsekuensi serius dalam hal pengadaan bahan pangan. bibit. Ditinjau dari sisi produksi pangan khususnya beras. Fakta lain menunjukkan bahwa selama tiga tahun terakhir (tahun 2001–2003). Selama era tahun 1980-an.150 koperasi (Kementerian Koperasi dan UKM. Sebagai dampaknya. Di sektor pertanian misalnya. Semula peran Bulog sangat dominan dalam pengadaan pangan dan penyangga harga dasar. Kondisi yang demikian berlangsung juga di sektor pangan. 2003). Bahkan sulit dibantah apabila terdapat pengamat yang menyatakan.

dan bahkan belum tentu juga menjamin ketersediaan pangan nasional. informasi.427 koperasi sebelum krisis (tahun 1997) menjadi 7. Dalam kondisi mekanisme pasar yang belum menjamin posisi petani. 2003). maka koperasi tidak berfungsi lagi sebagai pelaksana tunggal pembelian gabah.150 koperasi setelah krisis (tahun 2000) juga merupakan indikasi penurunan peran koperasi dalam menunjang ketahanan pangan (Kementrian Koperasi dan UKM. kini tidak ada lagi skim kredit bagi koperasi untuk pembiayaan usaha pembelian dan pemasaran pangan. dan bisnis kepada petani. Kekurangan produksi gabah/beras di dalam negeri selanjutnya akan dijadikan alasan untuk membuka impor beras meskipun kita tahu bahwa hal ini mengancam dan merugikan para petani. penjaminan nilai tukar dan income petani.terdapat kesenjangan antara produksi padi dengan kebutuhan konsumsi yang harus ditanggulangi dengan impor. . koperasi hadir mengangkat posisi petani dan dapat menjamin ketersediaan pangan nasional. dan sentra-sentra pengolahan padi. lantai jemur. tingkat pendapatannya. Pada pengadaan gabah/beras dan penyalurannya kepada konsumen. ketahanan pangan di dalam negeri dewasa ini menghadapi ancaman keterpurukan yang cukup serius. koperasi telah mengembangkan beberapa model pengamanan persediaan pangan diantaranya model bank padi. lumbung pangan. dan koperasi mewadahi sejumlah besar petani padi. dan harga yang wajar diterima terutama pada waktu panen raya. Padahal koperasi selama ini telah memiliki sejumlah fasilitas penunjang (gudang. pasar. Dalam tujuan ketahanan pangan. Harga dasar pembelian gabah/beras petani hanya ditetapkan oleh Bulog. penanganan dan pengolahan gabah petani di saat surplus maupun defisit produksi. Karena itu bagaimana memerankan koperasi sebagai lembaga ekonomi petani dan penguatan agribisnis di dalam perekonomian pasar sangatlah diperlukan. penurunan jumlah koperasi dari 8. Juga sesuai Inpres Nomor 9 tahun 2001 dan Inpres Nomor 9 tahun 2002 tentang kebijakan perberasan. Model-model ini berperan menjamin persediaan gabah/beras baik di daerah sentra produksi maupun daerah defisit pangan dan sekaligus mengurangi ketergantungan terhadap impor beras yang sebenarnya secara substansial mengancam ketahanan nasional. Akibatnya. Koperasi yang selama ini sudah eksis sebenarnya memiliki peran mendasar dalam penguatan ekonomi petani yakni melalui penjaminan ketersediaan pupuk dan harga terjangkau bagi petani. Perubahan kebijakan pemerintah dalam pengadaan beras memberikan dampak serius bagi ketahanan pangan nasional. Petani diduga memiliki bargaining position yang lemah dan karena itu akan sangat merugikan mereka dalam hal stabilitas produksinya. membuka berbagai akses teknologi. dan lain-lain) yang mendukung pengadaan produksi gabah/beras. Dalam hal penanganan ketersediaan pangan.

hal yang menjadi perhatian koperasi atau organisasi yang menyediakan produk tersebut adalah masalah pembungkusan. Bagian pengadaan harus dapat mengatur jumlah bara dengan keperluan. Aspek Barang Pada saat tertentu beberapa jenis barang tertentu sangat dibutuhkan oleh konsumen yang anggota atau nonangota koperasi dan barang tersebut tidak dapat digantikan oleh barang lain. Dengan berprinsip bahwa kebutuhan barang suatu periode tercukupi. aspek barang. Hal.Aspek Tempat Koperasi dituntut untuk beranggapan bahwa konsumen tidak mau bersusah payah dalam mendapatkan barang yang diinginkan. Jika persediaan barang berlebihan. dan sebagainya. . Oleh karena itu. Pengorbanan tersebut dapat berupa waktu. tingkat kepentingannya dapat dilihat dari aspek keuangan. dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan dengan biaya semurah mungkin 2. dan biaya. Koperasi juga harus mempertimbangkan masalah pesaing. penimangan. pengepakan.maka akan mengalami resiko seperti : kehilangan. Aspek Keuangan Dengan manajemen pengadaan yang baik. Aspek barang merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia dan harus disesuaikan dengan selera dan kebutuhan pelanggan. barang. 3. Organisasi atau koperasi juga harus mementingkan kualitas dari produk tersebut. Koperasi harus menyediakan barang kebutuhan konsumen di tempat yang strategis.mereka menginginkan mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan pengorbanan sekecil mungkin. aspek tempat dan aspek harga. Pengorbanan berupa tenaga. Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya adalah anggota atau konsumen dapat memperoleh barang kebutuhan tanpa onkos. tenaga.BAB II MANAJEMEN PENGADAAN Pengadaan sangat pentingbagi perusahaan. Sehingga koperasi harus berasumsi bahwa para pesaing membawa barang yang dijual ketempat dia berada.barang yang dibutuhkan harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi konsumen berada.. biaya yang akan ditanggung organisasi atau koperasi dapat ditekan serendah mungkin. 1. yaitu mendekati lokasi konsumen. dengan tenaga yang sekecil mungkin sudah dapat memperoleh barang yang dibutuhkan. Barang itu tidak mempunyai substitusi sehingga koperasi harus selalu menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi. rusak. dan yang terpenting masalah kualitas barang. Bila dilihat dari sisi anggota. Pengorbanan yang berwujud waktu adalah para anggota dapat memperoleh barang yang diinginkan secepat mungkin karena akan digunakan.

Sehingga koperasi menyediakan cara pembayaran yang dilakukan dengan kredit. DAN JUMLAH BARANG 1.usul barang tersebut. Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan koperasi. Jika saluran diperpendek.  Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif. maka manajemen koperasi harus melakukan hal. Keadaan ini mengharuskan petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk . karena biasanya anggota jarang mempunyai uang tunai yang cukup. Pemilihan Asal Barang Menyelidiki asal. Di sini masing-masing konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan barang mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat. Faktor. Koperasi memberikan potongan harga dari kuantitas. Jika tidak bisa membeli langsung dari produsen.4. Aspek Harga koperasi harus berusaha menyediakan barang atau produk dengan harga yang pantas dan dengan harga yang termurah sehingga dapat terjangkau oleh anggota. 2. Jenis Barang Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang yang ada karena di pasar terdapat berbagai macam barang dengan kualitas dan jenis yang hampir sama. Koperasi harus berfungsi sebagai pedagang perantara dimana setiap pos yang dilewati (sebagai distribusi barang ) tentu ada biayanya. Harga yang ditetapkan sudah dapat menutup harga pokok atau harga beli produk tersebut. koperasi dapat menghemat berbagai macam biaya.hal berikut:  Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek dan produk dengan memberikan keseimbangan antara kepentingan penghematan dengan kebutuhan anggota untuk memperoleh pelayanan. JENIS. Manajer harus mengetahui sumber barang yang paling murah.faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah cara pembayaran. Jadi pengadaan ditinjau dari aspek harga adalah koperasi harus mampu menyediakan barang dengan harga “murah” dan dengan cara pembayaran yang sesuai dengan kemampuan keuangan anggota.  PEMILIHAN ASAL. maka diusahakan memperpendek saluran distibusi sehingga dapat menekan biaya. yaitu dengan tingkat pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya minimum. Apakah barang tesebut dibeli langsung dari pabrik atau dibeli dari agen penjualan atau melalui distributor yang ditunjuk.

otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal. Dengan demikian koperasi harus menyediakan berapa banyak untuk masing-masing jenis barang. maka dapat menghemat biaya sehingga harga jual produk kepada anggota dapat lebih murah. Jadi koperasi harus tahu pangsa pasarnya. Resiko hilang . dan biaya asuransi. dimana hal ini dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut : 1. Hal ini memang diharapkan karena beberapa alasan berikut : 1. Disini anggota diharapkan untuk lebih berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi. Dilihat dari segi anggota. Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut diketahui. Hal ini akan berakibat kepada efisiensi bagi individu anggota. Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut. 2. pelayanan yang lain dapat juga diberikan secara lebih baik kepada anggota. pengadaan oleh koperasi dapat dirasakan oleh anggota melalui pelayanan yang baik kepada mereka. akhirnya dapat diambil kesimpulan bahwa : 1. 3. Bagian produksi menginginkan jumlah persediaan bahan . 2. PENGENDALIAN PERSEDIAAN Faktor kunci dalam mengelola produks/operasi adalah pengendalian persediaan. rusak. Jika dilihat dari segi koperasi. apakah sudah ada yang disediakan oleh para pesaing. terutama bagi anggota yang mempunyai usaha.yang dikendaki disamping memberikan keterangan atau informasi tentang produk secara benar dan jujur kepada para anggota koperasi. misalnya biaya perawatan. Hal sebaliknya dapat terjadi bila dilihat dari sisi bagian produksi atau bagian pemasaran. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga dapat menghemat biaya. Selain itu. dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau lebih rendah. fungsi utama pengendalian persediaan adalah mengamankan dan menjaga jumlah optimal serta jenis-jenis sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh rencana strategik organisasi. 2. biaya gudang.Bagian persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah persediaan barangnya sedikit. Lebih mudah mengawasi. Jumlah Barang Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal produk juga harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan dikonsumsi oleh para anggota yang benar-benar ingin berbelanja ke koperasi. 3. Mengetahui dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah kebutuhan yang ideal. • Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit.

dimana hal ini biasa terjadi karena : • • • • • • • Kesalahan hitung . Barang rusak ( harus ada bukti ). Biaya perawatan di gudang 2. Setelah itu baru dilakukan tindakan penanganannya. PENGAWASAN PERSEDIAAN Disini sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam catatan dengan jumlah fisiknya. Biaya pemesanan 3. Pembongkaran barang harus benar. Laporan atau berita acara penerimaan barang harus segera diselesaikan dengan prosedur yang ada. Ditinjau dari segi lain maka pengawas juga harus meneliti prosedur yang ada dan pelaksanaannya dimana prosedur pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1. PEMBELIAN PALING EKONOMIS Keadaan paling ekonomis akan dapat dicapai apabila hal-hal berikut ini telah dipertimbangkan : 1. misalnya kebutuhsn barang satu tahun.baku sebanyak mungkin dimana hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintan akan produksi. Kesal terhadap Barang rusak ( harus ada bukti ). Ada kebocoran tempat penyimpanan. . Susut / menguap karena sifat barang. Harga beli per unit atau nilai barang per unit 4. Apabila sudah cocok bubuhkan suatu tanda. Jadi tugas bagian pengawasan adalah memastikan hal-hal seperti seberapa luas penyebabnya dan seberapa banyak tingkat keseringan atau frekuensi kejadian. Waktu pengiriman seperti : • • • • • Meyakinkan bahwa barang yang dikirim itu benar. baik caranya agar barang tidak rusak maupun jumlah dan jenisnya. Jumlah kebutuhan barang satu periode . Pencurian / kehilangan. kesalahan menulis dan mencatat. Mencocokkan dengan catatan dan dokumen yang menyertainya.

Isilah kartu gudang dengan tertib dan benar. 5. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus didukung oleh bukti-bukti yang benar dan lengkap. Pemberdayaan Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Dalam Pengadaan Barang / Jasa A. 3. serta pungutan lain dalam pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah kepada usaha kecil tewrmasuk koperasi kecil di wilayahnya. ditetapkan sebagai berikut:  Setiap awal tahun anggaran. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD agar membebaskan segala bentuk pungutan biaya yang berkaitan dengan perizinan usaha.2. 2. pengguna barang/ jasa atau pejabat berwenang lainnya wajib membuat rencana pengadaan barang/ jasa sesuai dengan keperluannya berdasarkan dana yang tersedia dan agar sebanyak mungkin menyediakan paket. 4. B. selanjutnya segera melaporkan kepada pimpinan instansinya. Pencatatan barang keluar harus sesuai dengan metode yang sudah disepakati. Pembinaan 1. baik terhadap catatan maupun barangnya secara fisik dimana hal ini akan mempermudah pengawasan atau mencegah adanya ketidaksesuaian. registrasi uasaha kecil termasuk koperasi kecil.  Instansi yang membidangi saha kecil di setiap kabupaten/ kota wajib menghimpun laporan rencana pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah di wilayahnya dan menyusun direktori peluang bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan pengaaan barang/jasa termasuk upaya . Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang disimpan dan pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau melayani anggota dengan sebaik-baiknya. Perluasan Peluang Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Untuk meningkatkan pemberdayaan usaha kecil termasuk koperasi kecil setempat dalam rangka pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah. serta instansi yang membidangi usaha kecil termasuk koperasi kecil disetiap kabupaten/ kota.paket pekerjaan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Pemeriksaan berkala secara rutin. serta memantau pelaksanaannya berdasarkan pedoman teknis dari Menteri yang membidangi usaha kecil.

maka rekomendasi yang perlu dilakuakn pemerintah adalah 1.karena mampu meningkatkan penggunaan pupuk. Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan di atas adalah : Kebijakan pemerintah memberi peran lebih besar kepada pihak swasta dalam penyaluran pupuk. 3. 2. SHU dan indikator-indikator produktivitas koperasi. menengah dan usaha kecil termasuk koperasi kecil di lingkungan instansinya. Usaha kecil termasuk koperasi kecil yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa (pemenang pengadaan barang/jasa) dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan kepada pihak lain dengan alasan apapun. Kebijakan memerankan kembali koperasi dalam pengadaan beras . produksi gabah.peningkatan pelaksanaan kemitraan antara usaha besar. BAB KESIMPULAN DAN SARAN 1. dan pendapatan petani. Dalam hal ini kebijakan menyerahkan sepenuhnya distribusi pupuk dan pengadaan beras kepada pihak swasta tidak efektif. Saran Dari hasil pembahasan diatas. . akibatnya produksi gabah petani menurun. sisa hasil usaha dan indikator-indikator produktivitas koperasi. volume usaha. serta meningkatkan kapasitas produksi beras koperasi. Kebijakan mengembalikan koperasi dan memberikan peran sepenuhnya kepada koperasi dalam pengadaan beras dapat memberikan hasil yang lebih baik kepada para petani dan juga pada pengadaan beras nasional. 2. 2. Kebijakan tersebut juga menurunkan kapasitas produksi beras koperasi serta volume usaha. memberikan dampak yang merugikan para petani karena kelangkaan pupuk pada level petani.

DAFTAR PUSTAKA www.com/ studi kasus mengenai pengaadaan beras di Sumatera Barat.google. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful