MANAJEMEN PENGADAAN

DISUSUN OLEH : KELOMPOK IX 2. 1. ITA YANTI NAIBAHO (708221050) RIADI TUA SINURAT (708221068) 3. SARTONO PAKPAHAN(708221074)

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN SUMATERA UTARA 2009

Hormat Kami. semoga makalah sederhana ini bermanfaat bagi siapa saja dan selamat membaca. makalah ini kami susun dengan tujuan untuk membantu memperlancar dan mempermudah dalam penyampaian materi Manaemen Koperasi. oleh karena itu. Kelompok IX BAB I .Kata Pengantar Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan perkenaanNya makalah ini dapat kami selesaikan. segala kritik yang sifatnya membangun dari pihak manapun akan kami terima dengan senang hati. namun kami menyadari bahwasanya makalah ini masih memiliki kekurangan dan kesalah-kesalahan. Meskipun kami telah berusaha menyusun makalah ini dengan sebaik-baiknya.

tetapi sekarang setelah tiadanya paket skim kredit pengadaan pangan melalui koperasi maka pengadaan pangan hampir sepenuhnya diserahkan kepada mekanisme pasar. meskipun begitu beberapa koperasi telah melakukan inovasi model-model pelayanan dalam bidang pangan seperti bank padi. . Sebagai dampaknya. Konsepsi demikian mendudukkan koperasi sebagai badan usaha yang cukup strategis bagi anggotanya. Semula peran Bulog sangat dominan dalam pengadaan pangan dan penyangga harga dasar. kondisi tersebut membawa konsekuensi serius dalam hal pengadaan bahan pangan. mau bersatu dalam suatu wadah untuk meningkatka kesejahteraannya. Sebelum masa krisis (tahun 1997) terdapat sebanyak 8. peran signifikannya dapat diamati dalam hal penyaluran prasarana dan sarana produksi mulai dari pupuk. 2003). bahwa pemerintah tidak lagi memiliki konsep dan program pembangunan koperasi yang secara jelas memposisikan koperasi dalam mendukung ketahanan pangan nasional. Fakta lain menunjukkan bahwa selama tiga tahun terakhir (tahun 2001–2003). sampai dengan pemasaran gabah atau beras. koperasi terutama KUD mampu memposisikan diri sebagai lembaga yang diperhitungkan dalam program pengadaan pangan nasional. Liberalisasi ekonomi dengan menyerahkan kendali roda perekonomian kepada mekanisme pasar. lumbung pangan. sedangkan pada masa krisis (tahun 2000) terjadi penurunan menjadi 7. peran koperasi dalam pembangunan pertanian dan ketahanan pangan semakin tidak berarti lagi. bibit. Sementara itu. Fakta ini mengungkap berkurangnya jumlah dan peran koperasi dalam bidang pangan. yang belum tentu secara otomatis berpihak kepada komunitas ekonomi lemah atau kecil. dalam mencapai tujuan-tujuan ekonomis yang pada gilirannya berdampak kepada masyarakat secara luas. di dalam negeri telah terjadi berbagai perubahan seiring dengan berlangsungnya era globalisasi dan liberalisasi ekonomi. Di sektor pertanian misalnya.427 koperasi yang menangani ketersediaan pangan.150 koperasi (Kementerian Koperasi dan UKM. dan sentra-sentra pengolahan padi. Selama era tahun 1980-an. Kondisi yang demikian berlangsung juga di sektor pangan. Ditinjau dari sisi produksi pangan khususnya beras. peranserta koperasi di masa lalu cukup efektif untuk mendorong peningkatan produksi khususnya di subsektor pangan.PENDAHULUAN STUDI KASUS EFEKTIFITAS PENGADAAN BERAS DI PROPINSI SUMATERA BARA Koperasi merupakan lembaga dimana orang-orang yang memilikin kepentingan relatif homogen. Bahkan sulit dibantah apabila terdapat pengamat yang menyatakan. obat-obatan. terutama diperkirakan karena belum tertatanya sistem produksi dan distribusi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi.

dan bahkan belum tentu juga menjamin ketersediaan pangan nasional. informasi. dan koperasi mewadahi sejumlah besar petani padi. dan sentra-sentra pengolahan padi. maka koperasi tidak berfungsi lagi sebagai pelaksana tunggal pembelian gabah. . Akibatnya. Pada pengadaan gabah/beras dan penyalurannya kepada konsumen. 2003). ketahanan pangan di dalam negeri dewasa ini menghadapi ancaman keterpurukan yang cukup serius. Dalam kondisi mekanisme pasar yang belum menjamin posisi petani. Dalam hal penanganan ketersediaan pangan. penanganan dan pengolahan gabah petani di saat surplus maupun defisit produksi. lumbung pangan. Model-model ini berperan menjamin persediaan gabah/beras baik di daerah sentra produksi maupun daerah defisit pangan dan sekaligus mengurangi ketergantungan terhadap impor beras yang sebenarnya secara substansial mengancam ketahanan nasional. Harga dasar pembelian gabah/beras petani hanya ditetapkan oleh Bulog.150 koperasi setelah krisis (tahun 2000) juga merupakan indikasi penurunan peran koperasi dalam menunjang ketahanan pangan (Kementrian Koperasi dan UKM. membuka berbagai akses teknologi. Juga sesuai Inpres Nomor 9 tahun 2001 dan Inpres Nomor 9 tahun 2002 tentang kebijakan perberasan. kini tidak ada lagi skim kredit bagi koperasi untuk pembiayaan usaha pembelian dan pemasaran pangan. Perubahan kebijakan pemerintah dalam pengadaan beras memberikan dampak serius bagi ketahanan pangan nasional. penjaminan nilai tukar dan income petani. pasar. Kekurangan produksi gabah/beras di dalam negeri selanjutnya akan dijadikan alasan untuk membuka impor beras meskipun kita tahu bahwa hal ini mengancam dan merugikan para petani.427 koperasi sebelum krisis (tahun 1997) menjadi 7. koperasi telah mengembangkan beberapa model pengamanan persediaan pangan diantaranya model bank padi. dan lain-lain) yang mendukung pengadaan produksi gabah/beras. penurunan jumlah koperasi dari 8. tingkat pendapatannya. Padahal koperasi selama ini telah memiliki sejumlah fasilitas penunjang (gudang. koperasi hadir mengangkat posisi petani dan dapat menjamin ketersediaan pangan nasional. dan bisnis kepada petani.terdapat kesenjangan antara produksi padi dengan kebutuhan konsumsi yang harus ditanggulangi dengan impor. Karena itu bagaimana memerankan koperasi sebagai lembaga ekonomi petani dan penguatan agribisnis di dalam perekonomian pasar sangatlah diperlukan. lantai jemur. Koperasi yang selama ini sudah eksis sebenarnya memiliki peran mendasar dalam penguatan ekonomi petani yakni melalui penjaminan ketersediaan pupuk dan harga terjangkau bagi petani. Dalam tujuan ketahanan pangan. Petani diduga memiliki bargaining position yang lemah dan karena itu akan sangat merugikan mereka dalam hal stabilitas produksinya. dan harga yang wajar diterima terutama pada waktu panen raya.

Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya adalah anggota atau konsumen dapat memperoleh barang kebutuhan tanpa onkos.barang yang dibutuhkan harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi konsumen berada. 1. Aspek Keuangan Dengan manajemen pengadaan yang baik. Barang itu tidak mempunyai substitusi sehingga koperasi harus selalu menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi. tenaga. Koperasi harus menyediakan barang kebutuhan konsumen di tempat yang strategis. dan sebagainya. Aspek barang merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia dan harus disesuaikan dengan selera dan kebutuhan pelanggan. . dengan tenaga yang sekecil mungkin sudah dapat memperoleh barang yang dibutuhkan. Hal. Bila dilihat dari sisi anggota.maka akan mengalami resiko seperti : kehilangan. Pengorbanan tersebut dapat berupa waktu.hal yang menjadi perhatian koperasi atau organisasi yang menyediakan produk tersebut adalah masalah pembungkusan. dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan dengan biaya semurah mungkin 2. Organisasi atau koperasi juga harus mementingkan kualitas dari produk tersebut.mereka menginginkan mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan pengorbanan sekecil mungkin. yaitu mendekati lokasi konsumen. rusak. dan biaya. Jika persediaan barang berlebihan. aspek tempat dan aspek harga. pengepakan. Aspek Barang Pada saat tertentu beberapa jenis barang tertentu sangat dibutuhkan oleh konsumen yang anggota atau nonangota koperasi dan barang tersebut tidak dapat digantikan oleh barang lain.BAB II MANAJEMEN PENGADAAN Pengadaan sangat pentingbagi perusahaan.Aspek Tempat Koperasi dituntut untuk beranggapan bahwa konsumen tidak mau bersusah payah dalam mendapatkan barang yang diinginkan. aspek barang. Dengan berprinsip bahwa kebutuhan barang suatu periode tercukupi. Oleh karena itu. dan yang terpenting masalah kualitas barang. Pengorbanan berupa tenaga. tingkat kepentingannya dapat dilihat dari aspek keuangan. Koperasi juga harus mempertimbangkan masalah pesaing. penimangan. Sehingga koperasi harus berasumsi bahwa para pesaing membawa barang yang dijual ketempat dia berada. barang. Bagian pengadaan harus dapat mengatur jumlah bara dengan keperluan. 3.. Pengorbanan yang berwujud waktu adalah para anggota dapat memperoleh barang yang diinginkan secepat mungkin karena akan digunakan. biaya yang akan ditanggung organisasi atau koperasi dapat ditekan serendah mungkin.

Harga yang ditetapkan sudah dapat menutup harga pokok atau harga beli produk tersebut. Faktor. Keadaan ini mengharuskan petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk . DAN JUMLAH BARANG 1. Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan koperasi. yaitu dengan tingkat pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya minimum. koperasi dapat menghemat berbagai macam biaya. Koperasi memberikan potongan harga dari kuantitas.faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah cara pembayaran. Koperasi harus berfungsi sebagai pedagang perantara dimana setiap pos yang dilewati (sebagai distribusi barang ) tentu ada biayanya. Pemilihan Asal Barang Menyelidiki asal. JENIS. Di sini masing-masing konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan barang mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat.4. maka diusahakan memperpendek saluran distibusi sehingga dapat menekan biaya. Apakah barang tesebut dibeli langsung dari pabrik atau dibeli dari agen penjualan atau melalui distributor yang ditunjuk. Jika tidak bisa membeli langsung dari produsen. maka manajemen koperasi harus melakukan hal. Manajer harus mengetahui sumber barang yang paling murah.  PEMILIHAN ASAL.  Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif. karena biasanya anggota jarang mempunyai uang tunai yang cukup. 2. Jika saluran diperpendek. Aspek Harga koperasi harus berusaha menyediakan barang atau produk dengan harga yang pantas dan dengan harga yang termurah sehingga dapat terjangkau oleh anggota.hal berikut:  Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek dan produk dengan memberikan keseimbangan antara kepentingan penghematan dengan kebutuhan anggota untuk memperoleh pelayanan. Jenis Barang Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang yang ada karena di pasar terdapat berbagai macam barang dengan kualitas dan jenis yang hampir sama. Jadi pengadaan ditinjau dari aspek harga adalah koperasi harus mampu menyediakan barang dengan harga “murah” dan dengan cara pembayaran yang sesuai dengan kemampuan keuangan anggota. Sehingga koperasi menyediakan cara pembayaran yang dilakukan dengan kredit.usul barang tersebut.

2. misalnya biaya perawatan. Jumlah Barang Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal produk juga harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan dikonsumsi oleh para anggota yang benar-benar ingin berbelanja ke koperasi. 3. otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal. Hal ini memang diharapkan karena beberapa alasan berikut : 1. Disini anggota diharapkan untuk lebih berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi. maka dapat menghemat biaya sehingga harga jual produk kepada anggota dapat lebih murah. Hal sebaliknya dapat terjadi bila dilihat dari sisi bagian produksi atau bagian pemasaran. dimana hal ini dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut : 1. Selain itu. dan biaya asuransi. Hal ini akan berakibat kepada efisiensi bagi individu anggota. 2. 2. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga dapat menghemat biaya. pengadaan oleh koperasi dapat dirasakan oleh anggota melalui pelayanan yang baik kepada mereka. 3. Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut. Lebih mudah mengawasi. PENGENDALIAN PERSEDIAAN Faktor kunci dalam mengelola produks/operasi adalah pengendalian persediaan. Dengan demikian koperasi harus menyediakan berapa banyak untuk masing-masing jenis barang. biaya gudang. Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut diketahui. • Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit. Resiko hilang .yang dikendaki disamping memberikan keterangan atau informasi tentang produk secara benar dan jujur kepada para anggota koperasi. Jika dilihat dari segi koperasi. Bagian produksi menginginkan jumlah persediaan bahan .Bagian persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah persediaan barangnya sedikit. rusak. Mengetahui dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah kebutuhan yang ideal. akhirnya dapat diambil kesimpulan bahwa : 1. dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau lebih rendah. fungsi utama pengendalian persediaan adalah mengamankan dan menjaga jumlah optimal serta jenis-jenis sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh rencana strategik organisasi. apakah sudah ada yang disediakan oleh para pesaing. terutama bagi anggota yang mempunyai usaha. Dilihat dari segi anggota. Jadi koperasi harus tahu pangsa pasarnya. pelayanan yang lain dapat juga diberikan secara lebih baik kepada anggota.

Pembongkaran barang harus benar. Jadi tugas bagian pengawasan adalah memastikan hal-hal seperti seberapa luas penyebabnya dan seberapa banyak tingkat keseringan atau frekuensi kejadian. Pencurian / kehilangan. Jumlah kebutuhan barang satu periode . Ada kebocoran tempat penyimpanan.baku sebanyak mungkin dimana hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintan akan produksi. Harga beli per unit atau nilai barang per unit 4. Barang rusak ( harus ada bukti ). Mencocokkan dengan catatan dan dokumen yang menyertainya. Biaya perawatan di gudang 2. Setelah itu baru dilakukan tindakan penanganannya. Kesal terhadap Barang rusak ( harus ada bukti ). Ditinjau dari segi lain maka pengawas juga harus meneliti prosedur yang ada dan pelaksanaannya dimana prosedur pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1. baik caranya agar barang tidak rusak maupun jumlah dan jenisnya. Apabila sudah cocok bubuhkan suatu tanda. Biaya pemesanan 3. Waktu pengiriman seperti : • • • • • Meyakinkan bahwa barang yang dikirim itu benar. dimana hal ini biasa terjadi karena : • • • • • • • Kesalahan hitung . Laporan atau berita acara penerimaan barang harus segera diselesaikan dengan prosedur yang ada. . PENGAWASAN PERSEDIAAN Disini sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam catatan dengan jumlah fisiknya. misalnya kebutuhsn barang satu tahun. kesalahan menulis dan mencatat. PEMBELIAN PALING EKONOMIS Keadaan paling ekonomis akan dapat dicapai apabila hal-hal berikut ini telah dipertimbangkan : 1. Susut / menguap karena sifat barang.

ditetapkan sebagai berikut:  Setiap awal tahun anggaran. Pencatatan barang keluar harus sesuai dengan metode yang sudah disepakati. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus didukung oleh bukti-bukti yang benar dan lengkap. B. Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang disimpan dan pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau melayani anggota dengan sebaik-baiknya. Perluasan Peluang Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Untuk meningkatkan pemberdayaan usaha kecil termasuk koperasi kecil setempat dalam rangka pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah. selanjutnya segera melaporkan kepada pimpinan instansinya. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD agar membebaskan segala bentuk pungutan biaya yang berkaitan dengan perizinan usaha.paket pekerjaan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Pemberdayaan Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Dalam Pengadaan Barang / Jasa A. serta pungutan lain dalam pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah kepada usaha kecil tewrmasuk koperasi kecil di wilayahnya.2. serta instansi yang membidangi usaha kecil termasuk koperasi kecil disetiap kabupaten/ kota. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan pengaaan barang/jasa termasuk upaya . Isilah kartu gudang dengan tertib dan benar. Pembinaan 1. 3. serta memantau pelaksanaannya berdasarkan pedoman teknis dari Menteri yang membidangi usaha kecil. pengguna barang/ jasa atau pejabat berwenang lainnya wajib membuat rencana pengadaan barang/ jasa sesuai dengan keperluannya berdasarkan dana yang tersedia dan agar sebanyak mungkin menyediakan paket.  Instansi yang membidangi saha kecil di setiap kabupaten/ kota wajib menghimpun laporan rencana pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah di wilayahnya dan menyusun direktori peluang bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. registrasi uasaha kecil termasuk koperasi kecil. 4. 5. 2. baik terhadap catatan maupun barangnya secara fisik dimana hal ini akan mempermudah pengawasan atau mencegah adanya ketidaksesuaian. Pemeriksaan berkala secara rutin.

2. Saran Dari hasil pembahasan diatas. 2. serta meningkatkan kapasitas produksi beras koperasi. . Kebijakan tersebut juga menurunkan kapasitas produksi beras koperasi serta volume usaha. memberikan dampak yang merugikan para petani karena kelangkaan pupuk pada level petani. akibatnya produksi gabah petani menurun. 3. sisa hasil usaha dan indikator-indikator produktivitas koperasi. Usaha kecil termasuk koperasi kecil yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa (pemenang pengadaan barang/jasa) dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan kepada pihak lain dengan alasan apapun. volume usaha. Kebijakan mengembalikan koperasi dan memberikan peran sepenuhnya kepada koperasi dalam pengadaan beras dapat memberikan hasil yang lebih baik kepada para petani dan juga pada pengadaan beras nasional.peningkatan pelaksanaan kemitraan antara usaha besar. menengah dan usaha kecil termasuk koperasi kecil di lingkungan instansinya. BAB KESIMPULAN DAN SARAN 1. maka rekomendasi yang perlu dilakuakn pemerintah adalah 1. dan pendapatan petani. Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan di atas adalah : Kebijakan pemerintah memberi peran lebih besar kepada pihak swasta dalam penyaluran pupuk. SHU dan indikator-indikator produktivitas koperasi. Dalam hal ini kebijakan menyerahkan sepenuhnya distribusi pupuk dan pengadaan beras kepada pihak swasta tidak efektif. Kebijakan memerankan kembali koperasi dalam pengadaan beras . 2. produksi gabah.karena mampu meningkatkan penggunaan pupuk.

DAFTAR PUSTAKA www. .google.com/ studi kasus mengenai pengaadaan beras di Sumatera Barat.