MANAJEMEN PENGADAAN

DISUSUN OLEH : KELOMPOK IX 2. 1. ITA YANTI NAIBAHO (708221050) RIADI TUA SINURAT (708221068) 3. SARTONO PAKPAHAN(708221074)

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN SUMATERA UTARA 2009

Kelompok IX BAB I . Meskipun kami telah berusaha menyusun makalah ini dengan sebaik-baiknya. namun kami menyadari bahwasanya makalah ini masih memiliki kekurangan dan kesalah-kesalahan. Hormat Kami. makalah ini kami susun dengan tujuan untuk membantu memperlancar dan mempermudah dalam penyampaian materi Manaemen Koperasi.Kata Pengantar Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan perkenaanNya makalah ini dapat kami selesaikan. segala kritik yang sifatnya membangun dari pihak manapun akan kami terima dengan senang hati. oleh karena itu. semoga makalah sederhana ini bermanfaat bagi siapa saja dan selamat membaca.

Sementara itu. bahwa pemerintah tidak lagi memiliki konsep dan program pembangunan koperasi yang secara jelas memposisikan koperasi dalam mendukung ketahanan pangan nasional.150 koperasi (Kementerian Koperasi dan UKM. kondisi tersebut membawa konsekuensi serius dalam hal pengadaan bahan pangan. Bahkan sulit dibantah apabila terdapat pengamat yang menyatakan. dalam mencapai tujuan-tujuan ekonomis yang pada gilirannya berdampak kepada masyarakat secara luas. lumbung pangan. . yang belum tentu secara otomatis berpihak kepada komunitas ekonomi lemah atau kecil. Sebagai dampaknya. bibit. sampai dengan pemasaran gabah atau beras. tetapi sekarang setelah tiadanya paket skim kredit pengadaan pangan melalui koperasi maka pengadaan pangan hampir sepenuhnya diserahkan kepada mekanisme pasar. koperasi terutama KUD mampu memposisikan diri sebagai lembaga yang diperhitungkan dalam program pengadaan pangan nasional. mau bersatu dalam suatu wadah untuk meningkatka kesejahteraannya. Ditinjau dari sisi produksi pangan khususnya beras. Liberalisasi ekonomi dengan menyerahkan kendali roda perekonomian kepada mekanisme pasar. peran koperasi dalam pembangunan pertanian dan ketahanan pangan semakin tidak berarti lagi. Fakta ini mengungkap berkurangnya jumlah dan peran koperasi dalam bidang pangan. Kondisi yang demikian berlangsung juga di sektor pangan. Semula peran Bulog sangat dominan dalam pengadaan pangan dan penyangga harga dasar. Di sektor pertanian misalnya. Sebelum masa krisis (tahun 1997) terdapat sebanyak 8. 2003). Konsepsi demikian mendudukkan koperasi sebagai badan usaha yang cukup strategis bagi anggotanya. meskipun begitu beberapa koperasi telah melakukan inovasi model-model pelayanan dalam bidang pangan seperti bank padi. terutama diperkirakan karena belum tertatanya sistem produksi dan distribusi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi. peran signifikannya dapat diamati dalam hal penyaluran prasarana dan sarana produksi mulai dari pupuk. di dalam negeri telah terjadi berbagai perubahan seiring dengan berlangsungnya era globalisasi dan liberalisasi ekonomi. peranserta koperasi di masa lalu cukup efektif untuk mendorong peningkatan produksi khususnya di subsektor pangan. Selama era tahun 1980-an. obat-obatan.PENDAHULUAN STUDI KASUS EFEKTIFITAS PENGADAAN BERAS DI PROPINSI SUMATERA BARA Koperasi merupakan lembaga dimana orang-orang yang memilikin kepentingan relatif homogen. sedangkan pada masa krisis (tahun 2000) terjadi penurunan menjadi 7.427 koperasi yang menangani ketersediaan pangan. dan sentra-sentra pengolahan padi. Fakta lain menunjukkan bahwa selama tiga tahun terakhir (tahun 2001–2003).

maka koperasi tidak berfungsi lagi sebagai pelaksana tunggal pembelian gabah. Petani diduga memiliki bargaining position yang lemah dan karena itu akan sangat merugikan mereka dalam hal stabilitas produksinya. Akibatnya. Dalam kondisi mekanisme pasar yang belum menjamin posisi petani. Perubahan kebijakan pemerintah dalam pengadaan beras memberikan dampak serius bagi ketahanan pangan nasional. penanganan dan pengolahan gabah petani di saat surplus maupun defisit produksi. pasar. dan bisnis kepada petani. Harga dasar pembelian gabah/beras petani hanya ditetapkan oleh Bulog. dan lain-lain) yang mendukung pengadaan produksi gabah/beras. lantai jemur. penjaminan nilai tukar dan income petani. dan harga yang wajar diterima terutama pada waktu panen raya.terdapat kesenjangan antara produksi padi dengan kebutuhan konsumsi yang harus ditanggulangi dengan impor. 2003). ketahanan pangan di dalam negeri dewasa ini menghadapi ancaman keterpurukan yang cukup serius. tingkat pendapatannya. Dalam tujuan ketahanan pangan. dan koperasi mewadahi sejumlah besar petani padi. koperasi hadir mengangkat posisi petani dan dapat menjamin ketersediaan pangan nasional. Karena itu bagaimana memerankan koperasi sebagai lembaga ekonomi petani dan penguatan agribisnis di dalam perekonomian pasar sangatlah diperlukan. lumbung pangan. Padahal koperasi selama ini telah memiliki sejumlah fasilitas penunjang (gudang. dan bahkan belum tentu juga menjamin ketersediaan pangan nasional. dan sentra-sentra pengolahan padi. . informasi. kini tidak ada lagi skim kredit bagi koperasi untuk pembiayaan usaha pembelian dan pemasaran pangan.427 koperasi sebelum krisis (tahun 1997) menjadi 7.150 koperasi setelah krisis (tahun 2000) juga merupakan indikasi penurunan peran koperasi dalam menunjang ketahanan pangan (Kementrian Koperasi dan UKM. Pada pengadaan gabah/beras dan penyalurannya kepada konsumen. Model-model ini berperan menjamin persediaan gabah/beras baik di daerah sentra produksi maupun daerah defisit pangan dan sekaligus mengurangi ketergantungan terhadap impor beras yang sebenarnya secara substansial mengancam ketahanan nasional. Juga sesuai Inpres Nomor 9 tahun 2001 dan Inpres Nomor 9 tahun 2002 tentang kebijakan perberasan. membuka berbagai akses teknologi. Dalam hal penanganan ketersediaan pangan. koperasi telah mengembangkan beberapa model pengamanan persediaan pangan diantaranya model bank padi. Kekurangan produksi gabah/beras di dalam negeri selanjutnya akan dijadikan alasan untuk membuka impor beras meskipun kita tahu bahwa hal ini mengancam dan merugikan para petani. penurunan jumlah koperasi dari 8. Koperasi yang selama ini sudah eksis sebenarnya memiliki peran mendasar dalam penguatan ekonomi petani yakni melalui penjaminan ketersediaan pupuk dan harga terjangkau bagi petani.

dan yang terpenting masalah kualitas barang. tingkat kepentingannya dapat dilihat dari aspek keuangan. 3. Bagian pengadaan harus dapat mengatur jumlah bara dengan keperluan. Organisasi atau koperasi juga harus mementingkan kualitas dari produk tersebut. aspek tempat dan aspek harga. tenaga.barang yang dibutuhkan harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi konsumen berada. Pengorbanan tersebut dapat berupa waktu. pengepakan. Sehingga koperasi harus berasumsi bahwa para pesaing membawa barang yang dijual ketempat dia berada. dan biaya. Aspek Keuangan Dengan manajemen pengadaan yang baik. Aspek Barang Pada saat tertentu beberapa jenis barang tertentu sangat dibutuhkan oleh konsumen yang anggota atau nonangota koperasi dan barang tersebut tidak dapat digantikan oleh barang lain.BAB II MANAJEMEN PENGADAAN Pengadaan sangat pentingbagi perusahaan. biaya yang akan ditanggung organisasi atau koperasi dapat ditekan serendah mungkin. Hal. penimangan. Koperasi juga harus mempertimbangkan masalah pesaing. 1. barang. Jika persediaan barang berlebihan. yaitu mendekati lokasi konsumen. dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan dengan biaya semurah mungkin 2. dengan tenaga yang sekecil mungkin sudah dapat memperoleh barang yang dibutuhkan.Aspek Tempat Koperasi dituntut untuk beranggapan bahwa konsumen tidak mau bersusah payah dalam mendapatkan barang yang diinginkan. dan sebagainya. aspek barang.hal yang menjadi perhatian koperasi atau organisasi yang menyediakan produk tersebut adalah masalah pembungkusan.maka akan mengalami resiko seperti : kehilangan.. rusak. Pengorbanan berupa tenaga. . Aspek barang merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia dan harus disesuaikan dengan selera dan kebutuhan pelanggan. Barang itu tidak mempunyai substitusi sehingga koperasi harus selalu menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi. Koperasi harus menyediakan barang kebutuhan konsumen di tempat yang strategis. Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya adalah anggota atau konsumen dapat memperoleh barang kebutuhan tanpa onkos. Dengan berprinsip bahwa kebutuhan barang suatu periode tercukupi. Bila dilihat dari sisi anggota. Pengorbanan yang berwujud waktu adalah para anggota dapat memperoleh barang yang diinginkan secepat mungkin karena akan digunakan.mereka menginginkan mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan pengorbanan sekecil mungkin. Oleh karena itu.

maka manajemen koperasi harus melakukan hal. Pemilihan Asal Barang Menyelidiki asal.  Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif.  PEMILIHAN ASAL. Jika saluran diperpendek. Manajer harus mengetahui sumber barang yang paling murah.usul barang tersebut.4. maka diusahakan memperpendek saluran distibusi sehingga dapat menekan biaya. yaitu dengan tingkat pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya minimum. Jika tidak bisa membeli langsung dari produsen. Di sini masing-masing konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan barang mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat. Faktor. DAN JUMLAH BARANG 1. JENIS. 2. Koperasi memberikan potongan harga dari kuantitas. Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan koperasi. Keadaan ini mengharuskan petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk . Jadi pengadaan ditinjau dari aspek harga adalah koperasi harus mampu menyediakan barang dengan harga “murah” dan dengan cara pembayaran yang sesuai dengan kemampuan keuangan anggota.hal berikut:  Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek dan produk dengan memberikan keseimbangan antara kepentingan penghematan dengan kebutuhan anggota untuk memperoleh pelayanan. Apakah barang tesebut dibeli langsung dari pabrik atau dibeli dari agen penjualan atau melalui distributor yang ditunjuk. koperasi dapat menghemat berbagai macam biaya. karena biasanya anggota jarang mempunyai uang tunai yang cukup. Harga yang ditetapkan sudah dapat menutup harga pokok atau harga beli produk tersebut. Koperasi harus berfungsi sebagai pedagang perantara dimana setiap pos yang dilewati (sebagai distribusi barang ) tentu ada biayanya. Aspek Harga koperasi harus berusaha menyediakan barang atau produk dengan harga yang pantas dan dengan harga yang termurah sehingga dapat terjangkau oleh anggota. Jenis Barang Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang yang ada karena di pasar terdapat berbagai macam barang dengan kualitas dan jenis yang hampir sama. Sehingga koperasi menyediakan cara pembayaran yang dilakukan dengan kredit.faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah cara pembayaran.

otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal.Bagian persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah persediaan barangnya sedikit. Selain itu. 2. PENGENDALIAN PERSEDIAAN Faktor kunci dalam mengelola produks/operasi adalah pengendalian persediaan. dan biaya asuransi. 2. maka dapat menghemat biaya sehingga harga jual produk kepada anggota dapat lebih murah. Hal ini akan berakibat kepada efisiensi bagi individu anggota. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga dapat menghemat biaya. 2. Resiko hilang . fungsi utama pengendalian persediaan adalah mengamankan dan menjaga jumlah optimal serta jenis-jenis sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh rencana strategik organisasi. dimana hal ini dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut : 1. dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau lebih rendah. Hal ini memang diharapkan karena beberapa alasan berikut : 1. rusak. • Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit. 3. Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut diketahui. biaya gudang. Lebih mudah mengawasi. Bagian produksi menginginkan jumlah persediaan bahan . Jumlah Barang Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal produk juga harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan dikonsumsi oleh para anggota yang benar-benar ingin berbelanja ke koperasi. pengadaan oleh koperasi dapat dirasakan oleh anggota melalui pelayanan yang baik kepada mereka. terutama bagi anggota yang mempunyai usaha. Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut. Dilihat dari segi anggota. Disini anggota diharapkan untuk lebih berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi. pelayanan yang lain dapat juga diberikan secara lebih baik kepada anggota. misalnya biaya perawatan. Jadi koperasi harus tahu pangsa pasarnya. Dengan demikian koperasi harus menyediakan berapa banyak untuk masing-masing jenis barang. akhirnya dapat diambil kesimpulan bahwa : 1. 3. Mengetahui dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah kebutuhan yang ideal. apakah sudah ada yang disediakan oleh para pesaing.yang dikendaki disamping memberikan keterangan atau informasi tentang produk secara benar dan jujur kepada para anggota koperasi. Jika dilihat dari segi koperasi. Hal sebaliknya dapat terjadi bila dilihat dari sisi bagian produksi atau bagian pemasaran.

PEMBELIAN PALING EKONOMIS Keadaan paling ekonomis akan dapat dicapai apabila hal-hal berikut ini telah dipertimbangkan : 1. Laporan atau berita acara penerimaan barang harus segera diselesaikan dengan prosedur yang ada. kesalahan menulis dan mencatat.baku sebanyak mungkin dimana hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintan akan produksi. Barang rusak ( harus ada bukti ). Harga beli per unit atau nilai barang per unit 4. misalnya kebutuhsn barang satu tahun. Kesal terhadap Barang rusak ( harus ada bukti ). dimana hal ini biasa terjadi karena : • • • • • • • Kesalahan hitung . Biaya pemesanan 3. . PENGAWASAN PERSEDIAAN Disini sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam catatan dengan jumlah fisiknya. Setelah itu baru dilakukan tindakan penanganannya. Ada kebocoran tempat penyimpanan. Ditinjau dari segi lain maka pengawas juga harus meneliti prosedur yang ada dan pelaksanaannya dimana prosedur pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1. Apabila sudah cocok bubuhkan suatu tanda. Mencocokkan dengan catatan dan dokumen yang menyertainya. baik caranya agar barang tidak rusak maupun jumlah dan jenisnya. Jumlah kebutuhan barang satu periode . Biaya perawatan di gudang 2. Jadi tugas bagian pengawasan adalah memastikan hal-hal seperti seberapa luas penyebabnya dan seberapa banyak tingkat keseringan atau frekuensi kejadian. Waktu pengiriman seperti : • • • • • Meyakinkan bahwa barang yang dikirim itu benar. Pencurian / kehilangan. Susut / menguap karena sifat barang. Pembongkaran barang harus benar.

Isilah kartu gudang dengan tertib dan benar. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus didukung oleh bukti-bukti yang benar dan lengkap.  Instansi yang membidangi saha kecil di setiap kabupaten/ kota wajib menghimpun laporan rencana pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah di wilayahnya dan menyusun direktori peluang bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang disimpan dan pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau melayani anggota dengan sebaik-baiknya. 3. ditetapkan sebagai berikut:  Setiap awal tahun anggaran. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan pengaaan barang/jasa termasuk upaya . B. serta instansi yang membidangi usaha kecil termasuk koperasi kecil disetiap kabupaten/ kota. selanjutnya segera melaporkan kepada pimpinan instansinya. Pemberdayaan Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Dalam Pengadaan Barang / Jasa A. registrasi uasaha kecil termasuk koperasi kecil. 2.2. serta memantau pelaksanaannya berdasarkan pedoman teknis dari Menteri yang membidangi usaha kecil. Pembinaan 1. 5. Pencatatan barang keluar harus sesuai dengan metode yang sudah disepakati. pengguna barang/ jasa atau pejabat berwenang lainnya wajib membuat rencana pengadaan barang/ jasa sesuai dengan keperluannya berdasarkan dana yang tersedia dan agar sebanyak mungkin menyediakan paket. serta pungutan lain dalam pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah kepada usaha kecil tewrmasuk koperasi kecil di wilayahnya. 4. baik terhadap catatan maupun barangnya secara fisik dimana hal ini akan mempermudah pengawasan atau mencegah adanya ketidaksesuaian.paket pekerjaan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD agar membebaskan segala bentuk pungutan biaya yang berkaitan dengan perizinan usaha. Perluasan Peluang Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Untuk meningkatkan pemberdayaan usaha kecil termasuk koperasi kecil setempat dalam rangka pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah. Pemeriksaan berkala secara rutin.

Kebijakan mengembalikan koperasi dan memberikan peran sepenuhnya kepada koperasi dalam pengadaan beras dapat memberikan hasil yang lebih baik kepada para petani dan juga pada pengadaan beras nasional.peningkatan pelaksanaan kemitraan antara usaha besar. Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan di atas adalah : Kebijakan pemerintah memberi peran lebih besar kepada pihak swasta dalam penyaluran pupuk. sisa hasil usaha dan indikator-indikator produktivitas koperasi. volume usaha. BAB KESIMPULAN DAN SARAN 1. 2. maka rekomendasi yang perlu dilakuakn pemerintah adalah 1. menengah dan usaha kecil termasuk koperasi kecil di lingkungan instansinya. memberikan dampak yang merugikan para petani karena kelangkaan pupuk pada level petani. SHU dan indikator-indikator produktivitas koperasi. serta meningkatkan kapasitas produksi beras koperasi. Usaha kecil termasuk koperasi kecil yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa (pemenang pengadaan barang/jasa) dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan kepada pihak lain dengan alasan apapun. akibatnya produksi gabah petani menurun. 2. .karena mampu meningkatkan penggunaan pupuk. produksi gabah. dan pendapatan petani. Kebijakan memerankan kembali koperasi dalam pengadaan beras . Dalam hal ini kebijakan menyerahkan sepenuhnya distribusi pupuk dan pengadaan beras kepada pihak swasta tidak efektif. 3. 2. Kebijakan tersebut juga menurunkan kapasitas produksi beras koperasi serta volume usaha. Saran Dari hasil pembahasan diatas.

.com/ studi kasus mengenai pengaadaan beras di Sumatera Barat.DAFTAR PUSTAKA www.google.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful