MANAJEMEN PENGADAAN

DISUSUN OLEH : KELOMPOK IX 2. 1. ITA YANTI NAIBAHO (708221050) RIADI TUA SINURAT (708221068) 3. SARTONO PAKPAHAN(708221074)

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN SUMATERA UTARA 2009

segala kritik yang sifatnya membangun dari pihak manapun akan kami terima dengan senang hati. Kelompok IX BAB I . makalah ini kami susun dengan tujuan untuk membantu memperlancar dan mempermudah dalam penyampaian materi Manaemen Koperasi. namun kami menyadari bahwasanya makalah ini masih memiliki kekurangan dan kesalah-kesalahan.Kata Pengantar Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan perkenaanNya makalah ini dapat kami selesaikan. Hormat Kami. semoga makalah sederhana ini bermanfaat bagi siapa saja dan selamat membaca. Meskipun kami telah berusaha menyusun makalah ini dengan sebaik-baiknya. oleh karena itu.

Di sektor pertanian misalnya. Bahkan sulit dibantah apabila terdapat pengamat yang menyatakan. sampai dengan pemasaran gabah atau beras. kondisi tersebut membawa konsekuensi serius dalam hal pengadaan bahan pangan. Fakta lain menunjukkan bahwa selama tiga tahun terakhir (tahun 2001–2003). . peranserta koperasi di masa lalu cukup efektif untuk mendorong peningkatan produksi khususnya di subsektor pangan.PENDAHULUAN STUDI KASUS EFEKTIFITAS PENGADAAN BERAS DI PROPINSI SUMATERA BARA Koperasi merupakan lembaga dimana orang-orang yang memilikin kepentingan relatif homogen. Selama era tahun 1980-an. 2003). yang belum tentu secara otomatis berpihak kepada komunitas ekonomi lemah atau kecil. mau bersatu dalam suatu wadah untuk meningkatka kesejahteraannya. Semula peran Bulog sangat dominan dalam pengadaan pangan dan penyangga harga dasar. terutama diperkirakan karena belum tertatanya sistem produksi dan distribusi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi. Sebagai dampaknya. Sementara itu. Fakta ini mengungkap berkurangnya jumlah dan peran koperasi dalam bidang pangan. lumbung pangan. Kondisi yang demikian berlangsung juga di sektor pangan. obat-obatan. bibit.150 koperasi (Kementerian Koperasi dan UKM. dan sentra-sentra pengolahan padi. di dalam negeri telah terjadi berbagai perubahan seiring dengan berlangsungnya era globalisasi dan liberalisasi ekonomi. peran signifikannya dapat diamati dalam hal penyaluran prasarana dan sarana produksi mulai dari pupuk. sedangkan pada masa krisis (tahun 2000) terjadi penurunan menjadi 7. Konsepsi demikian mendudukkan koperasi sebagai badan usaha yang cukup strategis bagi anggotanya. tetapi sekarang setelah tiadanya paket skim kredit pengadaan pangan melalui koperasi maka pengadaan pangan hampir sepenuhnya diserahkan kepada mekanisme pasar. Ditinjau dari sisi produksi pangan khususnya beras. dalam mencapai tujuan-tujuan ekonomis yang pada gilirannya berdampak kepada masyarakat secara luas. Liberalisasi ekonomi dengan menyerahkan kendali roda perekonomian kepada mekanisme pasar. koperasi terutama KUD mampu memposisikan diri sebagai lembaga yang diperhitungkan dalam program pengadaan pangan nasional.427 koperasi yang menangani ketersediaan pangan. bahwa pemerintah tidak lagi memiliki konsep dan program pembangunan koperasi yang secara jelas memposisikan koperasi dalam mendukung ketahanan pangan nasional. Sebelum masa krisis (tahun 1997) terdapat sebanyak 8. peran koperasi dalam pembangunan pertanian dan ketahanan pangan semakin tidak berarti lagi. meskipun begitu beberapa koperasi telah melakukan inovasi model-model pelayanan dalam bidang pangan seperti bank padi.

Kekurangan produksi gabah/beras di dalam negeri selanjutnya akan dijadikan alasan untuk membuka impor beras meskipun kita tahu bahwa hal ini mengancam dan merugikan para petani. Petani diduga memiliki bargaining position yang lemah dan karena itu akan sangat merugikan mereka dalam hal stabilitas produksinya. ketahanan pangan di dalam negeri dewasa ini menghadapi ancaman keterpurukan yang cukup serius. dan bahkan belum tentu juga menjamin ketersediaan pangan nasional. membuka berbagai akses teknologi. maka koperasi tidak berfungsi lagi sebagai pelaksana tunggal pembelian gabah. penurunan jumlah koperasi dari 8. Dalam kondisi mekanisme pasar yang belum menjamin posisi petani. Perubahan kebijakan pemerintah dalam pengadaan beras memberikan dampak serius bagi ketahanan pangan nasional. Pada pengadaan gabah/beras dan penyalurannya kepada konsumen. lumbung pangan. pasar.terdapat kesenjangan antara produksi padi dengan kebutuhan konsumsi yang harus ditanggulangi dengan impor. . kini tidak ada lagi skim kredit bagi koperasi untuk pembiayaan usaha pembelian dan pemasaran pangan. Dalam hal penanganan ketersediaan pangan. penjaminan nilai tukar dan income petani. dan koperasi mewadahi sejumlah besar petani padi. dan bisnis kepada petani. dan lain-lain) yang mendukung pengadaan produksi gabah/beras. informasi. Juga sesuai Inpres Nomor 9 tahun 2001 dan Inpres Nomor 9 tahun 2002 tentang kebijakan perberasan. Model-model ini berperan menjamin persediaan gabah/beras baik di daerah sentra produksi maupun daerah defisit pangan dan sekaligus mengurangi ketergantungan terhadap impor beras yang sebenarnya secara substansial mengancam ketahanan nasional. Padahal koperasi selama ini telah memiliki sejumlah fasilitas penunjang (gudang. Koperasi yang selama ini sudah eksis sebenarnya memiliki peran mendasar dalam penguatan ekonomi petani yakni melalui penjaminan ketersediaan pupuk dan harga terjangkau bagi petani. Dalam tujuan ketahanan pangan. koperasi hadir mengangkat posisi petani dan dapat menjamin ketersediaan pangan nasional. Karena itu bagaimana memerankan koperasi sebagai lembaga ekonomi petani dan penguatan agribisnis di dalam perekonomian pasar sangatlah diperlukan. koperasi telah mengembangkan beberapa model pengamanan persediaan pangan diantaranya model bank padi. penanganan dan pengolahan gabah petani di saat surplus maupun defisit produksi. Harga dasar pembelian gabah/beras petani hanya ditetapkan oleh Bulog. tingkat pendapatannya. dan harga yang wajar diterima terutama pada waktu panen raya. dan sentra-sentra pengolahan padi. lantai jemur.427 koperasi sebelum krisis (tahun 1997) menjadi 7. Akibatnya. 2003).150 koperasi setelah krisis (tahun 2000) juga merupakan indikasi penurunan peran koperasi dalam menunjang ketahanan pangan (Kementrian Koperasi dan UKM.

dan yang terpenting masalah kualitas barang. penimangan. 3. dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan dengan biaya semurah mungkin 2.. Bagian pengadaan harus dapat mengatur jumlah bara dengan keperluan. Aspek Barang Pada saat tertentu beberapa jenis barang tertentu sangat dibutuhkan oleh konsumen yang anggota atau nonangota koperasi dan barang tersebut tidak dapat digantikan oleh barang lain. Bila dilihat dari sisi anggota.maka akan mengalami resiko seperti : kehilangan. dan sebagainya. rusak. Dengan berprinsip bahwa kebutuhan barang suatu periode tercukupi.BAB II MANAJEMEN PENGADAAN Pengadaan sangat pentingbagi perusahaan. aspek barang. . Oleh karena itu. Aspek Keuangan Dengan manajemen pengadaan yang baik. barang. tingkat kepentingannya dapat dilihat dari aspek keuangan. pengepakan. Aspek barang merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia dan harus disesuaikan dengan selera dan kebutuhan pelanggan.Aspek Tempat Koperasi dituntut untuk beranggapan bahwa konsumen tidak mau bersusah payah dalam mendapatkan barang yang diinginkan. aspek tempat dan aspek harga. biaya yang akan ditanggung organisasi atau koperasi dapat ditekan serendah mungkin. Koperasi juga harus mempertimbangkan masalah pesaing. Organisasi atau koperasi juga harus mementingkan kualitas dari produk tersebut. dan biaya. Pengorbanan tersebut dapat berupa waktu. Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya adalah anggota atau konsumen dapat memperoleh barang kebutuhan tanpa onkos. yaitu mendekati lokasi konsumen. Sehingga koperasi harus berasumsi bahwa para pesaing membawa barang yang dijual ketempat dia berada.barang yang dibutuhkan harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi konsumen berada.mereka menginginkan mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan pengorbanan sekecil mungkin. Koperasi harus menyediakan barang kebutuhan konsumen di tempat yang strategis. tenaga. Pengorbanan berupa tenaga. Hal. Barang itu tidak mempunyai substitusi sehingga koperasi harus selalu menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi. Pengorbanan yang berwujud waktu adalah para anggota dapat memperoleh barang yang diinginkan secepat mungkin karena akan digunakan.hal yang menjadi perhatian koperasi atau organisasi yang menyediakan produk tersebut adalah masalah pembungkusan. dengan tenaga yang sekecil mungkin sudah dapat memperoleh barang yang dibutuhkan. Jika persediaan barang berlebihan. 1.

DAN JUMLAH BARANG 1. Harga yang ditetapkan sudah dapat menutup harga pokok atau harga beli produk tersebut. Koperasi harus berfungsi sebagai pedagang perantara dimana setiap pos yang dilewati (sebagai distribusi barang ) tentu ada biayanya. Jika saluran diperpendek. maka manajemen koperasi harus melakukan hal. Sehingga koperasi menyediakan cara pembayaran yang dilakukan dengan kredit. Pemilihan Asal Barang Menyelidiki asal. Apakah barang tesebut dibeli langsung dari pabrik atau dibeli dari agen penjualan atau melalui distributor yang ditunjuk. Di sini masing-masing konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan barang mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat. 2. koperasi dapat menghemat berbagai macam biaya. Jadi pengadaan ditinjau dari aspek harga adalah koperasi harus mampu menyediakan barang dengan harga “murah” dan dengan cara pembayaran yang sesuai dengan kemampuan keuangan anggota. Manajer harus mengetahui sumber barang yang paling murah.hal berikut:  Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek dan produk dengan memberikan keseimbangan antara kepentingan penghematan dengan kebutuhan anggota untuk memperoleh pelayanan. karena biasanya anggota jarang mempunyai uang tunai yang cukup.  Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif. Koperasi memberikan potongan harga dari kuantitas.usul barang tersebut. yaitu dengan tingkat pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya minimum. Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan koperasi. Jika tidak bisa membeli langsung dari produsen. Faktor.  PEMILIHAN ASAL. JENIS. Keadaan ini mengharuskan petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk .4. Jenis Barang Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang yang ada karena di pasar terdapat berbagai macam barang dengan kualitas dan jenis yang hampir sama. maka diusahakan memperpendek saluran distibusi sehingga dapat menekan biaya.faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah cara pembayaran. Aspek Harga koperasi harus berusaha menyediakan barang atau produk dengan harga yang pantas dan dengan harga yang termurah sehingga dapat terjangkau oleh anggota.

otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal. Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut. pengadaan oleh koperasi dapat dirasakan oleh anggota melalui pelayanan yang baik kepada mereka. maka dapat menghemat biaya sehingga harga jual produk kepada anggota dapat lebih murah. dan biaya asuransi.Bagian persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah persediaan barangnya sedikit. 2. 2. Resiko hilang . Dilihat dari segi anggota. PENGENDALIAN PERSEDIAAN Faktor kunci dalam mengelola produks/operasi adalah pengendalian persediaan. apakah sudah ada yang disediakan oleh para pesaing. 2. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga dapat menghemat biaya. 3. 3. Hal ini memang diharapkan karena beberapa alasan berikut : 1. dimana hal ini dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut : 1. Jadi koperasi harus tahu pangsa pasarnya. terutama bagi anggota yang mempunyai usaha. Hal ini akan berakibat kepada efisiensi bagi individu anggota. Jumlah Barang Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal produk juga harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan dikonsumsi oleh para anggota yang benar-benar ingin berbelanja ke koperasi. rusak. Dengan demikian koperasi harus menyediakan berapa banyak untuk masing-masing jenis barang. • Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit. Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut diketahui. dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau lebih rendah. biaya gudang. misalnya biaya perawatan. Jika dilihat dari segi koperasi. Mengetahui dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah kebutuhan yang ideal.yang dikendaki disamping memberikan keterangan atau informasi tentang produk secara benar dan jujur kepada para anggota koperasi. akhirnya dapat diambil kesimpulan bahwa : 1. Disini anggota diharapkan untuk lebih berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi. Bagian produksi menginginkan jumlah persediaan bahan . pelayanan yang lain dapat juga diberikan secara lebih baik kepada anggota. Selain itu. Hal sebaliknya dapat terjadi bila dilihat dari sisi bagian produksi atau bagian pemasaran. Lebih mudah mengawasi. fungsi utama pengendalian persediaan adalah mengamankan dan menjaga jumlah optimal serta jenis-jenis sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh rencana strategik organisasi.

Barang rusak ( harus ada bukti ). dimana hal ini biasa terjadi karena : • • • • • • • Kesalahan hitung . Setelah itu baru dilakukan tindakan penanganannya. Biaya perawatan di gudang 2. kesalahan menulis dan mencatat. Ditinjau dari segi lain maka pengawas juga harus meneliti prosedur yang ada dan pelaksanaannya dimana prosedur pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1. PEMBELIAN PALING EKONOMIS Keadaan paling ekonomis akan dapat dicapai apabila hal-hal berikut ini telah dipertimbangkan : 1. Pencurian / kehilangan. Laporan atau berita acara penerimaan barang harus segera diselesaikan dengan prosedur yang ada. Pembongkaran barang harus benar. baik caranya agar barang tidak rusak maupun jumlah dan jenisnya. Susut / menguap karena sifat barang. Jumlah kebutuhan barang satu periode . . Mencocokkan dengan catatan dan dokumen yang menyertainya. Biaya pemesanan 3. Ada kebocoran tempat penyimpanan. Waktu pengiriman seperti : • • • • • Meyakinkan bahwa barang yang dikirim itu benar. misalnya kebutuhsn barang satu tahun. Apabila sudah cocok bubuhkan suatu tanda. Harga beli per unit atau nilai barang per unit 4. Kesal terhadap Barang rusak ( harus ada bukti ). PENGAWASAN PERSEDIAAN Disini sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam catatan dengan jumlah fisiknya.baku sebanyak mungkin dimana hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintan akan produksi. Jadi tugas bagian pengawasan adalah memastikan hal-hal seperti seberapa luas penyebabnya dan seberapa banyak tingkat keseringan atau frekuensi kejadian.

4.paket pekerjaan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. ditetapkan sebagai berikut:  Setiap awal tahun anggaran. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus didukung oleh bukti-bukti yang benar dan lengkap. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD agar membebaskan segala bentuk pungutan biaya yang berkaitan dengan perizinan usaha. serta pungutan lain dalam pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah kepada usaha kecil tewrmasuk koperasi kecil di wilayahnya. Pencatatan barang keluar harus sesuai dengan metode yang sudah disepakati. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan pengaaan barang/jasa termasuk upaya . Pemberdayaan Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Dalam Pengadaan Barang / Jasa A.2. serta memantau pelaksanaannya berdasarkan pedoman teknis dari Menteri yang membidangi usaha kecil. 5. Pembinaan 1.  Instansi yang membidangi saha kecil di setiap kabupaten/ kota wajib menghimpun laporan rencana pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah di wilayahnya dan menyusun direktori peluang bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. baik terhadap catatan maupun barangnya secara fisik dimana hal ini akan mempermudah pengawasan atau mencegah adanya ketidaksesuaian. Isilah kartu gudang dengan tertib dan benar. Perluasan Peluang Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Untuk meningkatkan pemberdayaan usaha kecil termasuk koperasi kecil setempat dalam rangka pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah. Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang disimpan dan pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau melayani anggota dengan sebaik-baiknya. B. pengguna barang/ jasa atau pejabat berwenang lainnya wajib membuat rencana pengadaan barang/ jasa sesuai dengan keperluannya berdasarkan dana yang tersedia dan agar sebanyak mungkin menyediakan paket. selanjutnya segera melaporkan kepada pimpinan instansinya. serta instansi yang membidangi usaha kecil termasuk koperasi kecil disetiap kabupaten/ kota. 2. 3. registrasi uasaha kecil termasuk koperasi kecil. Pemeriksaan berkala secara rutin.

BAB KESIMPULAN DAN SARAN 1. maka rekomendasi yang perlu dilakuakn pemerintah adalah 1. Kebijakan tersebut juga menurunkan kapasitas produksi beras koperasi serta volume usaha. Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan di atas adalah : Kebijakan pemerintah memberi peran lebih besar kepada pihak swasta dalam penyaluran pupuk. sisa hasil usaha dan indikator-indikator produktivitas koperasi. Dalam hal ini kebijakan menyerahkan sepenuhnya distribusi pupuk dan pengadaan beras kepada pihak swasta tidak efektif. volume usaha. Saran Dari hasil pembahasan diatas. serta meningkatkan kapasitas produksi beras koperasi. 2. 3. dan pendapatan petani. SHU dan indikator-indikator produktivitas koperasi.karena mampu meningkatkan penggunaan pupuk. menengah dan usaha kecil termasuk koperasi kecil di lingkungan instansinya. akibatnya produksi gabah petani menurun.peningkatan pelaksanaan kemitraan antara usaha besar. memberikan dampak yang merugikan para petani karena kelangkaan pupuk pada level petani. Kebijakan mengembalikan koperasi dan memberikan peran sepenuhnya kepada koperasi dalam pengadaan beras dapat memberikan hasil yang lebih baik kepada para petani dan juga pada pengadaan beras nasional. produksi gabah. 2. Kebijakan memerankan kembali koperasi dalam pengadaan beras . 2. . Usaha kecil termasuk koperasi kecil yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa (pemenang pengadaan barang/jasa) dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan kepada pihak lain dengan alasan apapun.

com/ studi kasus mengenai pengaadaan beras di Sumatera Barat.google.DAFTAR PUSTAKA www. .