MANAJEMEN PENGADAAN

DISUSUN OLEH : KELOMPOK IX 2. 1. ITA YANTI NAIBAHO (708221050) RIADI TUA SINURAT (708221068) 3. SARTONO PAKPAHAN(708221074)

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN SUMATERA UTARA 2009

Hormat Kami. Kelompok IX BAB I . oleh karena itu. Meskipun kami telah berusaha menyusun makalah ini dengan sebaik-baiknya. makalah ini kami susun dengan tujuan untuk membantu memperlancar dan mempermudah dalam penyampaian materi Manaemen Koperasi. segala kritik yang sifatnya membangun dari pihak manapun akan kami terima dengan senang hati. semoga makalah sederhana ini bermanfaat bagi siapa saja dan selamat membaca.Kata Pengantar Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan perkenaanNya makalah ini dapat kami selesaikan. namun kami menyadari bahwasanya makalah ini masih memiliki kekurangan dan kesalah-kesalahan.

Kondisi yang demikian berlangsung juga di sektor pangan. Di sektor pertanian misalnya.427 koperasi yang menangani ketersediaan pangan. Bahkan sulit dibantah apabila terdapat pengamat yang menyatakan. dan sentra-sentra pengolahan padi. meskipun begitu beberapa koperasi telah melakukan inovasi model-model pelayanan dalam bidang pangan seperti bank padi. Sementara itu.150 koperasi (Kementerian Koperasi dan UKM.PENDAHULUAN STUDI KASUS EFEKTIFITAS PENGADAAN BERAS DI PROPINSI SUMATERA BARA Koperasi merupakan lembaga dimana orang-orang yang memilikin kepentingan relatif homogen. Konsepsi demikian mendudukkan koperasi sebagai badan usaha yang cukup strategis bagi anggotanya. Fakta ini mengungkap berkurangnya jumlah dan peran koperasi dalam bidang pangan. 2003). peran koperasi dalam pembangunan pertanian dan ketahanan pangan semakin tidak berarti lagi. peranserta koperasi di masa lalu cukup efektif untuk mendorong peningkatan produksi khususnya di subsektor pangan. sampai dengan pemasaran gabah atau beras. bahwa pemerintah tidak lagi memiliki konsep dan program pembangunan koperasi yang secara jelas memposisikan koperasi dalam mendukung ketahanan pangan nasional. Sebagai dampaknya. mau bersatu dalam suatu wadah untuk meningkatka kesejahteraannya. yang belum tentu secara otomatis berpihak kepada komunitas ekonomi lemah atau kecil. lumbung pangan. obat-obatan. bibit. di dalam negeri telah terjadi berbagai perubahan seiring dengan berlangsungnya era globalisasi dan liberalisasi ekonomi. tetapi sekarang setelah tiadanya paket skim kredit pengadaan pangan melalui koperasi maka pengadaan pangan hampir sepenuhnya diserahkan kepada mekanisme pasar. . koperasi terutama KUD mampu memposisikan diri sebagai lembaga yang diperhitungkan dalam program pengadaan pangan nasional. sedangkan pada masa krisis (tahun 2000) terjadi penurunan menjadi 7. Fakta lain menunjukkan bahwa selama tiga tahun terakhir (tahun 2001–2003). kondisi tersebut membawa konsekuensi serius dalam hal pengadaan bahan pangan. peran signifikannya dapat diamati dalam hal penyaluran prasarana dan sarana produksi mulai dari pupuk. Selama era tahun 1980-an. Semula peran Bulog sangat dominan dalam pengadaan pangan dan penyangga harga dasar. Ditinjau dari sisi produksi pangan khususnya beras. terutama diperkirakan karena belum tertatanya sistem produksi dan distribusi dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi. dalam mencapai tujuan-tujuan ekonomis yang pada gilirannya berdampak kepada masyarakat secara luas. Liberalisasi ekonomi dengan menyerahkan kendali roda perekonomian kepada mekanisme pasar. Sebelum masa krisis (tahun 1997) terdapat sebanyak 8.

dan harga yang wajar diterima terutama pada waktu panen raya. maka koperasi tidak berfungsi lagi sebagai pelaksana tunggal pembelian gabah. 2003). dan koperasi mewadahi sejumlah besar petani padi. Dalam hal penanganan ketersediaan pangan. Kekurangan produksi gabah/beras di dalam negeri selanjutnya akan dijadikan alasan untuk membuka impor beras meskipun kita tahu bahwa hal ini mengancam dan merugikan para petani. Koperasi yang selama ini sudah eksis sebenarnya memiliki peran mendasar dalam penguatan ekonomi petani yakni melalui penjaminan ketersediaan pupuk dan harga terjangkau bagi petani. koperasi telah mengembangkan beberapa model pengamanan persediaan pangan diantaranya model bank padi. lantai jemur. Padahal koperasi selama ini telah memiliki sejumlah fasilitas penunjang (gudang. . Dalam kondisi mekanisme pasar yang belum menjamin posisi petani. Perubahan kebijakan pemerintah dalam pengadaan beras memberikan dampak serius bagi ketahanan pangan nasional. Pada pengadaan gabah/beras dan penyalurannya kepada konsumen. Harga dasar pembelian gabah/beras petani hanya ditetapkan oleh Bulog. dan sentra-sentra pengolahan padi. Akibatnya. informasi. ketahanan pangan di dalam negeri dewasa ini menghadapi ancaman keterpurukan yang cukup serius. penurunan jumlah koperasi dari 8.150 koperasi setelah krisis (tahun 2000) juga merupakan indikasi penurunan peran koperasi dalam menunjang ketahanan pangan (Kementrian Koperasi dan UKM. Petani diduga memiliki bargaining position yang lemah dan karena itu akan sangat merugikan mereka dalam hal stabilitas produksinya. Karena itu bagaimana memerankan koperasi sebagai lembaga ekonomi petani dan penguatan agribisnis di dalam perekonomian pasar sangatlah diperlukan. lumbung pangan. koperasi hadir mengangkat posisi petani dan dapat menjamin ketersediaan pangan nasional. Juga sesuai Inpres Nomor 9 tahun 2001 dan Inpres Nomor 9 tahun 2002 tentang kebijakan perberasan. pasar. kini tidak ada lagi skim kredit bagi koperasi untuk pembiayaan usaha pembelian dan pemasaran pangan. membuka berbagai akses teknologi. dan bahkan belum tentu juga menjamin ketersediaan pangan nasional. Dalam tujuan ketahanan pangan. dan bisnis kepada petani.427 koperasi sebelum krisis (tahun 1997) menjadi 7. Model-model ini berperan menjamin persediaan gabah/beras baik di daerah sentra produksi maupun daerah defisit pangan dan sekaligus mengurangi ketergantungan terhadap impor beras yang sebenarnya secara substansial mengancam ketahanan nasional. tingkat pendapatannya. dan lain-lain) yang mendukung pengadaan produksi gabah/beras.terdapat kesenjangan antara produksi padi dengan kebutuhan konsumsi yang harus ditanggulangi dengan impor. penanganan dan pengolahan gabah petani di saat surplus maupun defisit produksi. penjaminan nilai tukar dan income petani.

Bagian pengadaan harus dapat mengatur jumlah bara dengan keperluan. Barang itu tidak mempunyai substitusi sehingga koperasi harus selalu menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi. Pengorbanan yang berwujud waktu adalah para anggota dapat memperoleh barang yang diinginkan secepat mungkin karena akan digunakan. Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya adalah anggota atau konsumen dapat memperoleh barang kebutuhan tanpa onkos. Oleh karena itu.maka akan mengalami resiko seperti : kehilangan. aspek barang. Aspek Keuangan Dengan manajemen pengadaan yang baik.Aspek Tempat Koperasi dituntut untuk beranggapan bahwa konsumen tidak mau bersusah payah dalam mendapatkan barang yang diinginkan. dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan dengan biaya semurah mungkin 2. Dengan berprinsip bahwa kebutuhan barang suatu periode tercukupi. Bila dilihat dari sisi anggota. tenaga. aspek tempat dan aspek harga.mereka menginginkan mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan pengorbanan sekecil mungkin. Aspek Barang Pada saat tertentu beberapa jenis barang tertentu sangat dibutuhkan oleh konsumen yang anggota atau nonangota koperasi dan barang tersebut tidak dapat digantikan oleh barang lain. yaitu mendekati lokasi konsumen. dan yang terpenting masalah kualitas barang. Pengorbanan tersebut dapat berupa waktu. 3. Koperasi juga harus mempertimbangkan masalah pesaing. rusak. Hal. penimangan. pengepakan. dengan tenaga yang sekecil mungkin sudah dapat memperoleh barang yang dibutuhkan. . barang. Aspek barang merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia dan harus disesuaikan dengan selera dan kebutuhan pelanggan. 1. Pengorbanan berupa tenaga. tingkat kepentingannya dapat dilihat dari aspek keuangan. Sehingga koperasi harus berasumsi bahwa para pesaing membawa barang yang dijual ketempat dia berada. dan sebagainya.hal yang menjadi perhatian koperasi atau organisasi yang menyediakan produk tersebut adalah masalah pembungkusan.BAB II MANAJEMEN PENGADAAN Pengadaan sangat pentingbagi perusahaan. dan biaya.. biaya yang akan ditanggung organisasi atau koperasi dapat ditekan serendah mungkin. Jika persediaan barang berlebihan.barang yang dibutuhkan harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi konsumen berada. Organisasi atau koperasi juga harus mementingkan kualitas dari produk tersebut. Koperasi harus menyediakan barang kebutuhan konsumen di tempat yang strategis.

Koperasi memberikan potongan harga dari kuantitas. Sehingga koperasi menyediakan cara pembayaran yang dilakukan dengan kredit.faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah cara pembayaran.  Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif. yaitu dengan tingkat pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya minimum. Jenis Barang Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang yang ada karena di pasar terdapat berbagai macam barang dengan kualitas dan jenis yang hampir sama.hal berikut:  Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek dan produk dengan memberikan keseimbangan antara kepentingan penghematan dengan kebutuhan anggota untuk memperoleh pelayanan. Jika tidak bisa membeli langsung dari produsen. Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan koperasi. maka manajemen koperasi harus melakukan hal. karena biasanya anggota jarang mempunyai uang tunai yang cukup. koperasi dapat menghemat berbagai macam biaya.usul barang tersebut. Keadaan ini mengharuskan petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk . Jadi pengadaan ditinjau dari aspek harga adalah koperasi harus mampu menyediakan barang dengan harga “murah” dan dengan cara pembayaran yang sesuai dengan kemampuan keuangan anggota. maka diusahakan memperpendek saluran distibusi sehingga dapat menekan biaya. Koperasi harus berfungsi sebagai pedagang perantara dimana setiap pos yang dilewati (sebagai distribusi barang ) tentu ada biayanya. Di sini masing-masing konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan barang mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat.  PEMILIHAN ASAL.4. Manajer harus mengetahui sumber barang yang paling murah. Faktor. DAN JUMLAH BARANG 1. JENIS. Harga yang ditetapkan sudah dapat menutup harga pokok atau harga beli produk tersebut. Apakah barang tesebut dibeli langsung dari pabrik atau dibeli dari agen penjualan atau melalui distributor yang ditunjuk. Jika saluran diperpendek. 2. Pemilihan Asal Barang Menyelidiki asal. Aspek Harga koperasi harus berusaha menyediakan barang atau produk dengan harga yang pantas dan dengan harga yang termurah sehingga dapat terjangkau oleh anggota.

misalnya biaya perawatan. Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut.Bagian persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah persediaan barangnya sedikit. Jika dilihat dari segi koperasi. otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal. akhirnya dapat diambil kesimpulan bahwa : 1. 2. Dengan demikian koperasi harus menyediakan berapa banyak untuk masing-masing jenis barang. Jumlah Barang Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal produk juga harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan dikonsumsi oleh para anggota yang benar-benar ingin berbelanja ke koperasi. Disini anggota diharapkan untuk lebih berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi. Selain itu. 2. Hal ini memang diharapkan karena beberapa alasan berikut : 1.yang dikendaki disamping memberikan keterangan atau informasi tentang produk secara benar dan jujur kepada para anggota koperasi. • Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit. Mengetahui dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah kebutuhan yang ideal. biaya gudang. PENGENDALIAN PERSEDIAAN Faktor kunci dalam mengelola produks/operasi adalah pengendalian persediaan. dan biaya asuransi. terutama bagi anggota yang mempunyai usaha. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga dapat menghemat biaya. 3. 2. Hal sebaliknya dapat terjadi bila dilihat dari sisi bagian produksi atau bagian pemasaran. Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut diketahui. rusak. Jadi koperasi harus tahu pangsa pasarnya. Lebih mudah mengawasi. pengadaan oleh koperasi dapat dirasakan oleh anggota melalui pelayanan yang baik kepada mereka. apakah sudah ada yang disediakan oleh para pesaing. Resiko hilang . maka dapat menghemat biaya sehingga harga jual produk kepada anggota dapat lebih murah. dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau lebih rendah. pelayanan yang lain dapat juga diberikan secara lebih baik kepada anggota. dimana hal ini dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut : 1. 3. fungsi utama pengendalian persediaan adalah mengamankan dan menjaga jumlah optimal serta jenis-jenis sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh rencana strategik organisasi. Hal ini akan berakibat kepada efisiensi bagi individu anggota. Bagian produksi menginginkan jumlah persediaan bahan . Dilihat dari segi anggota.

. Ada kebocoran tempat penyimpanan. Harga beli per unit atau nilai barang per unit 4. Pembongkaran barang harus benar. misalnya kebutuhsn barang satu tahun. PEMBELIAN PALING EKONOMIS Keadaan paling ekonomis akan dapat dicapai apabila hal-hal berikut ini telah dipertimbangkan : 1. Kesal terhadap Barang rusak ( harus ada bukti ). Biaya pemesanan 3. Laporan atau berita acara penerimaan barang harus segera diselesaikan dengan prosedur yang ada. baik caranya agar barang tidak rusak maupun jumlah dan jenisnya. Pencurian / kehilangan. Apabila sudah cocok bubuhkan suatu tanda. Jumlah kebutuhan barang satu periode .baku sebanyak mungkin dimana hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintan akan produksi. Jadi tugas bagian pengawasan adalah memastikan hal-hal seperti seberapa luas penyebabnya dan seberapa banyak tingkat keseringan atau frekuensi kejadian. Mencocokkan dengan catatan dan dokumen yang menyertainya. PENGAWASAN PERSEDIAAN Disini sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam catatan dengan jumlah fisiknya. Waktu pengiriman seperti : • • • • • Meyakinkan bahwa barang yang dikirim itu benar. Susut / menguap karena sifat barang. dimana hal ini biasa terjadi karena : • • • • • • • Kesalahan hitung . Biaya perawatan di gudang 2. Setelah itu baru dilakukan tindakan penanganannya. Ditinjau dari segi lain maka pengawas juga harus meneliti prosedur yang ada dan pelaksanaannya dimana prosedur pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1. Barang rusak ( harus ada bukti ). kesalahan menulis dan mencatat.

Pemeriksaan berkala secara rutin. registrasi uasaha kecil termasuk koperasi kecil. pengguna barang/ jasa atau pejabat berwenang lainnya wajib membuat rencana pengadaan barang/ jasa sesuai dengan keperluannya berdasarkan dana yang tersedia dan agar sebanyak mungkin menyediakan paket. Perluasan Peluang Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Untuk meningkatkan pemberdayaan usaha kecil termasuk koperasi kecil setempat dalam rangka pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah. 5. Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang disimpan dan pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau melayani anggota dengan sebaik-baiknya. Isilah kartu gudang dengan tertib dan benar. 4. serta pungutan lain dalam pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah kepada usaha kecil tewrmasuk koperasi kecil di wilayahnya. Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan pengaaan barang/jasa termasuk upaya . Menteri/ Panglima TNI/ Kapolri/ Pimpinan Lembaga Pemerintah/ Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/ Direksi BUMN/ BUMD agar membebaskan segala bentuk pungutan biaya yang berkaitan dengan perizinan usaha. 2. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus didukung oleh bukti-bukti yang benar dan lengkap. serta memantau pelaksanaannya berdasarkan pedoman teknis dari Menteri yang membidangi usaha kecil.2. B.  Instansi yang membidangi saha kecil di setiap kabupaten/ kota wajib menghimpun laporan rencana pengadaan barang/ jasa instansi pemerintah di wilayahnya dan menyusun direktori peluang bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. serta instansi yang membidangi usaha kecil termasuk koperasi kecil disetiap kabupaten/ kota. Pencatatan barang keluar harus sesuai dengan metode yang sudah disepakati. selanjutnya segera melaporkan kepada pimpinan instansinya. 3. Pemberdayaan Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil Dalam Pengadaan Barang / Jasa A. ditetapkan sebagai berikut:  Setiap awal tahun anggaran. baik terhadap catatan maupun barangnya secara fisik dimana hal ini akan mempermudah pengawasan atau mencegah adanya ketidaksesuaian. Pembinaan 1.paket pekerjaan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil.

peningkatan pelaksanaan kemitraan antara usaha besar. 2. serta meningkatkan kapasitas produksi beras koperasi. Kebijakan memerankan kembali koperasi dalam pengadaan beras . 3. akibatnya produksi gabah petani menurun. . Saran Dari hasil pembahasan diatas. dan pendapatan petani. Kebijakan mengembalikan koperasi dan memberikan peran sepenuhnya kepada koperasi dalam pengadaan beras dapat memberikan hasil yang lebih baik kepada para petani dan juga pada pengadaan beras nasional. maka rekomendasi yang perlu dilakuakn pemerintah adalah 1. SHU dan indikator-indikator produktivitas koperasi. Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang diambil berdasarkan pembahasan di atas adalah : Kebijakan pemerintah memberi peran lebih besar kepada pihak swasta dalam penyaluran pupuk. 2. BAB KESIMPULAN DAN SARAN 1. Usaha kecil termasuk koperasi kecil yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa (pemenang pengadaan barang/jasa) dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan kepada pihak lain dengan alasan apapun. memberikan dampak yang merugikan para petani karena kelangkaan pupuk pada level petani.karena mampu meningkatkan penggunaan pupuk. volume usaha. Dalam hal ini kebijakan menyerahkan sepenuhnya distribusi pupuk dan pengadaan beras kepada pihak swasta tidak efektif. 2. produksi gabah. menengah dan usaha kecil termasuk koperasi kecil di lingkungan instansinya. Kebijakan tersebut juga menurunkan kapasitas produksi beras koperasi serta volume usaha. sisa hasil usaha dan indikator-indikator produktivitas koperasi.

DAFTAR PUSTAKA www.com/ studi kasus mengenai pengaadaan beras di Sumatera Barat. .google.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful