Tujuan Instruksional Umum 1. Dapat memahami dan menghayati pentingnya komunikasi dalam oprganisasi. 2.

Dapat mengerti dan memahami tentang peran komunikasi secara inter-personal, proses komunkasi dan tunuan komunikasi.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM SEMINAR MSDM

bahkan kejadian Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Pada tetap muka ini kita akan mendahulukan proses komunikasi antara atasan dan bawahan ini. Sebagai Wahana dalam Problem Solving dan Innovating Banyak permasalahan yang dapat diselesaikan oleh setiap karyawan yang menggunakan keahliannya dan keterampilannya. dan tentang permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Sebagai Media Koordinasi Jika terdapat sejumlah manusia yang bekerja untuk satu tujuan yang sama. Peran Komunikasi Inter-Personal 1. IC tentunya harus didorong agar setiap orang dapat menguraikan seluk beluk pekerjaannya kepada sejawatnya dalam rangka organisasi dan dalam kaitannya dengan pekerjaannya. OD. Manajer berfungsi sebagai pusat komunikasi dalam kegiatan koordinasi dan bertanggung jawab atas sampainya informasi kepada karyawan tentang tujuan dan sasaran perusahaan. 2. dan Sistem komunikasi yang informal Komunikasi dapat juga dinilai dari sifatnya pada tingkat perorangan (individu) khususnya dalam kaitannya dengan hubungan antara atasan-bawahan. masalah-masalah yang menyangkut perencanaan jangka panjang.UMB DRS. Dari segi organisasi. Namun demikian. ALI MASHAR. komunikasi dapat dilihat sebagai : Sistem informasi manajemen yang formal Sistem informasi yang operasional Organization development. MM SEMINAR MSDM . khususnya komunikasi antar unsur. yaitu : komunikasi interpersonal (Interversonal Communication disingkat IC). proyek-proyek rekayasa. Manajer berkewajiban untuk menjamin terjadinya arus informasi dalam sistem sumberdaya manusia.BERKOMUNIKASI Sistem tak akan mungkin berfungsi tanpa komunikasi. setiap kegaitan dari setiap orang harus terkoordinasi.

yaitu sistem selebaran dan sistem formal. Sebagai Wahan untuk Evaluasi dan Regulasi Komunikasi dapat menampilkan sarana untuk memberikan evaluasi keragaan para karyawan. atau bahkan tatap muka. ALI MASHAR. Pada tingkat yang lebih makro (besar) dapat saja terjadi komunikasi yang lebih formal. yang sering dilakukan melalui memo. dalam bentuk informasi kepada manajer dan kepada para karyawan perihal unjukkerja masing-masing. biasanya berbentuk selebaran saja. Sistem ini memberikan petunjuk pelaksanaan komunikasi pada seluruh karyawan yang dalam pelaksanaan tugasnya sangat memerlukan informasi tertentu. sehingga mereka dapat mengambil langkah-langkah perbaikan seperlunya. Sangat penting adalah kemampuan untuk menyusun ketentuan-ketentuan tentang pelaksanaan SDM. Pesan yang sama harus diinformasikan kepada seluruh karyawan. Sebagai Ejawantah Kepemimpinan Untuk memberitahukan dan untuk mempengaruhi bawahan. telpon. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Disini. Manajer hendaknya dapat menonjolkan situasi yang mendorong bawahan untuk berprestasi melalui cara-cara berkomunikasi tersebut. Komunikasi yang menghubungkan seluruh karyawan dalam perusahaan dengan pandangan dan idealisme dari para pimpinannya. Sistem selebaran ini dimaksudkan untuk menyebarluaskan sasaran dan tujuan dari perusahaan. didukung oleh sistem komunikasi interpersonal yang memberikan semacam klasifikasi (bertambah tinggi kemampuan sebarnya).UMB DRS. MM SEMINAR MSDM . seorang manajer seharusnya mempunyai kemampuan dan gaya berkomunikasi dengan baik dan tepat. Kedua sistem tersebut. Tingkat komunikasi yang paling rendah dapat diobservasi pada hubungan atasan-bawahan. 3.demi kejadian sehari-hari. dan lain-lainnya. Komunikasi yang diperlukan itu berkisar dari mulai yang formal dan rumit. kertas selebaran. peran komunikasi adalah sebagai pendorong umpan balik. papan pengumuman. dan umpan balik sebagai alat bantu memonitor kejadian. setiap pemecahan yang memakai cara-cara yang inovatif harus dapat dirangsang oleh komunikasi antar anggota kelompok. Media yang dapat menyampaikan informasi itu berbentuk koran perusahaan. sampai kepada informasi interpersonal. dilakukan oleh upaya kelompok. 4. Pada keadaan seperti ini. Komunikasi dapat terjadi pada setiap tingkat organisasi dalam sistem perusahaan secara keseluruhan.

memberikan bobot dan relevansi pada perilaku masing-masing. dalam menyampaikan ide. Sebaliknya bawahan juga menggunakan komunikasi untuk menyakinkan atasannya akan pentingnya proposal mereka dijalankan diperusahaan tersebut. Manajer menggunakan komunikasi untuk menyakinkan bawahan untuk melaksanakan tugasnya melakukan perintahnya dengan kesungguhan. tetapi juga perasaan dan sikap dapat tersalurkan juga. Tujuan berkomunikasi adalah : Memberitahu Memberikan penilaian Menyakin Mencari tahu (umpan balik) Dalam situasi kerja sehari-hari manajer memberi informasi tentang perkembangan baru dan meminta informasi tentang keadaan yang sesungguhnya dari penugasan mereka. konsepsi. Komunikasi terjadi apabila mereka yang terkait dengan komunikasi.UMB DRS. dapat dilihat dari kemampuan : Sistem indera secara fisiologik dan spikologik Interprestasi terhadap pesan Encoding dan docoding dari setiap pesan Kemampuan seluruh komunikasi Kecepatan dan ketepatan responsi. MM SEMINAR MSDM . Apakah komunikasi itu ? IC adalah proses dari hubungan seseorang dengan orang lain. Tidak saja informasi itu tersalurkan. si pengerim berita dan si penerima pesan. citra atau rasa. Jadi sering komunikasi dalam dunia usaha dikembangkan untuk meningkatkan keyakinan seseorang akan tugasnya dan tugas orang lain.Sistem komunikasi pada tingkat interpersonal. ALI MASHAR. Semua individu dalam organisasi menyalurkan penilaian karyawan dan situasi kerja. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . dan Penerimaan dan penyaluran pesan. Sistem komunikasi antar kelompok dapat terjalin jika terdapat banyak kontrak interpersonal dan dengan demikian memperbanyak garis atau titik singgung yang memberikan dampak positif bagi terjalinnya kerjasama dan meningkatnya unjuk kerja.

Berlebihan. validity. informasi itu ada distorsinya. Data lebih merupakan fakta yang bisa diperoleh pada setiap file. Seringkali. Bias. sangatlah berbeda dengan yang sesungguhnya. rellability. ALI MASHAR. berupa fakta yang nyata (hard facts). ada kelainannya. Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh : Kebenarannya. apakah suatu data menggambarkan sesungguhnya. kemungkinan berhasilnya komunikasi sangat tinggi. Komputer hanya dapat menerima data.UMB DRS. bahwa informasi merupakan data yang mempengaruhi perilaku. atau media simpan lainnya. Jika kita hanya menyampaikan satu ide saja. Kemutakhirannya. Namun apabila kita mengirim ide dalam Pusat Pengembangan Bahan Ajar . kepercayaan. Tingkat berlakunya. Karena itu kita harus mencarikan keadaan yang sebenarnya. da n Kemurniannya. dan didukung oleh data lainnya yang memadai. sejauh mana data itu masih berlaku. tetapi komputer dinamakan mengkomunikasikan informasi kepada seorang manajer apabila manajer tersebut menggunakan komputer itu sebagai keluaran untuk pengambilan keputusan (jadi bahan masukan bagi decision making). apakah data itu terlalu berlebih-lebihan. apakah tidak dikotori oleh data yang tidak diperlukan. Ketepatannya. accuracy. Dalam memberikan pesan itu harus diperhatikan. perbedaan yang konsisten dengan data yang sesungguhnya. 1. apa yang kita terima sebagai informasi. Banyaknya ide dalam satu pesan. adanya data yang diajukan secara berulang-ulang. dan sikap manusia. perbedaan antara yang sesungguhnya dengan yang dikomunikasikan. Kita berkomunikasi melalui informasi. MM SEMINAR MSDM .Apakah Informasi itu ? Kita membedakan data dengan informasi dalam hal. Apakah Pesan atau Message itu ? Pesan adalah berkas informasi yang disalurkan melalui media informasi dari si pengirim kepada si penerima.

Luasnya cakupan data yang hendaknya dipertimbangkan dalam penyebarluasan melalui komunikasi. si pendengar mungkin tidak akan menangkap apa yang kita katakan. Karenanya perlu diperhatikan bahasa badan. dengan kebalikan. apabila kita berbicara terlalu cepat. Kita berkomunikasi dengan kata-kata dan dalam percakapan (verbal) apa yang dimaksud sering dinyatakan dengan kiasan. Dalam kecapakan. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Bagaimana kita melihat sekeliling. pengarang besar. kita harus menyusun tingkat prioritas dari ide tersebut didalam pesan ide yang terpenting tentu harus menduduki posisi teratas. 3. Saringan dan persepsi selektif dari karyawan.jumlah yang banyak. Rujukan sumber. Segi-Segi Psikologik dari IC 1. Jangan terjadi kelebihan informasi. 4.UMB DRS. 2. Pejabat. dan lain-lain pentujuk yang biasa kita amati pada orang yang sedang bicara. Dalam menyampaikan ide. akan mudah terjadi salah paham. memerlukan amplification yang lebih besar pula. Tingkat cakupannya. tinggi rendahnya nada orang berbicara. dengan smile. Tanpa sadari ada semacam filter yang menyaring informasi yang masuk. Komunikasi verbal dan non-verbal. Manajer saring memberi informasi yang berlebihan dan mendetail sehingga sering terjadi semacam tumpukan data yang tidak tertata dengan baik. Sebagai manajer kita harus dapat menyeleksi mana informasi yang diperlukan dan mana yang tidak diperlukan. MM SEMINAR MSDM . 3. Beri contoh bagaimana manajer produksi membuat urutan-urutan berbagai ide dalam bidang produksi komoditas perdagangannya. Kecepatan dari arus informasi. 2. pengalaman dan tentu pengaruh lainnya dalam kehidupan. dan karenanya kita harus berwawasan luas untuk dapat memilah informasi secara objektif. Ide yang saling terkait dikelompokkan kedalam satu ketegori. kemungkinan berhasilnya sangat tipis. ALI MASHAR. ide yang berhubungan secara berurutan tentu saja dikemukakan dengan urutan yang tepat. Setiap orang yang kurang merasa yakin akan kebenaran suatu pesan akan berusaha untuk merujuk kepada sumber yang lebih bisa dipercaya. sering dipakai sebagai sumber rujukan. dan dikomunikasikan dengan setepat-tepatnya. Tingkat-tingkat pentingnya ide yang harus dikomunikasikan. dan karenanya melihat kehidupan. dan isi dari setiap ide akan tercampur satu sama lain. Info yang besar cakupannya memerlukan media yang lebih besar pula. covarage. sangat tergantung dari latarbelakang. karena si penerima akan bingung menerimanya. 5. dan jika sipendengar tidak pintar-pintar mendengarkannya. Hubungan antar ide.

dan rasaan jika terjadi sesuatu. Mendengarkan. 6. 2. Dalam setiap pertemuan.4. mutakhir. yang menyenangkan bagi kedua belah pihak. Tujuan dari Komunikasi Atasan Bawahan 1. 7. Benarkan demikian ? 5. Salah satu cara counseling dan guiding. 5. tidak bias. sedang lainnya menjadi pendengar. Jangan ngelatur. 4. Jangan terlalu banyak bicara. MM SEMINAR MSDM . Menyampaikan kebijakan. sehingga terjadi kontakkontak yang beraturan. dan praktek-praktek perusahaan yang baku. Exit interview. Membangun rasa saling mempercayai antara atasan dan bawahan. sangat mempengaruhi keberhasilan komunikasi. maka tingkat kesadaran si pendengar dalam memahami pesan. Kiat Memperbaiki Komunikasi dengan para Karyawan 1. Kembangkan suatu rencana kerja atau program yang menyeluruh untuk seluruh lapisan karyawan diperusahaan. biarkanlah karyawan yang bicara. 3. dan segi-segi lain dari kebenaran suatu data untuk mengadakan pendekatan kepada karyawan. Lihatlah body languagenya secara hati-hati. Menyampaikan tujuan dan sasaran organisasi dan tanggung jawab perorangan. 5. Kekuasan dalam komunikasi mempunyai pengaruh yang besar. kemana-mana tanpa dapat dikendalikan. Berikan pertanyaan-pertanyaan yang tepat. segi waktu dan segi semantik sangat berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi. 3. Mendisiplinkan para pegawai. Jadualkan pertemuan berkala yang baik. Mencari fakta dengan data yang tepat. Pusat Pengembangan Bahan Ajar .UMB DRS. prosedur. Mendengarkan keluhan dari para karyawan. 6. yang memberikan kenyamanan tertentu. mewawancari mereka yang terkena PHK. Cari tempat pertemuan yang menyenangkan kedua belah pihak. 2. Memberikan arahan kepada para karyawan. dan dengarkan dengan baik. rencana plot diskusi dengan baik. Segi fisik. juklak dan juknis. ALI MASHAR. dan saling mengandalkan informasi. Kekuasan. benar. dapat dipercaya. Jika seseorang berbicara. 4. yang dapat mendorong terjadinya interaksi yang baik.

7. Persoalan yang berkaitan dengan disiplin karyawan. Jadilah pendengar yang baik. 12. rancu. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . 9. dan diselenggarakan dengan sedapat mungkin menghindarkan rintangan. dan lain-lain sejenisnya. Buatlah rangkuman pada setiap pertemuan. ada keterbukaan serta kepekaan. Bahkan ada juga yang menyelenggarakan rapat untuk setiap pengambilan keputusan. Padahal mungkin kita hanya ingin mengurangi kemangkiran dan keterlambatan yang dikaitkan dengan produktivitas. dan pembangkangan. dan beritahu sebelumnya kemungkinan yang terjelek yang bisa terjadi. Ada pula pimpinan unit kerja yang mengharuskan stafnya mengefektifkan komunikasi (arus perintah dan laporan) dengan memo atau tidak tertulis. masalah SARA. 8. Jangan lupa follow-up Komunikasi yang Lugas untuk Membina Hubungan antar Manusia (disarikan dari paper mahasiswa) Banyak masalah pada organisasi yang hanya disebabkan oleh komunikasi yang buntu. Masih banyak pimpinan unit kerja yang merasa tidak puas atas tingkat tercapainya komunikasi yang mereka bina. MM SEMINAR MSDM . ada kerangka acuan. Namun ternyata cara-cara itu tidak menjamin adanya peningkatan keterampilan berkomunikasi. dan karenanya sering memberikan latihan kepada karyawan bahwa komunikasi yang baik antara pengirim pesan dengan penerima pesan harus ada medianya. keterangan untuk setiap kebijakan yang mungkin merugikan dan yang dianggap berdampak mengurangi hak mereka. sering mendorong dijadikannya komunikasi sebagai kambing hitam. atau tidak sempurna. 10. terangkan alasannya.UMB DRS. macet. ALI MASHAR. Bersiaplah dengan tantangan. Semuanya itu mengandung keunggulan dan kelemahan yang perlu kita pelajari sebelumnya. seandainya ada topik yang tidak enak dibicarakan terbuka. 11. citra buruk mengenai pimpinan unit kerja. hambatan. 13. Berikan justifikasi. ada umpan balik. Akhiri pertemuan dengan perasaan bebas dari ganjalan dan tetap mempertahankan hubungan baik. gangguan. Kita sepakat dengan beberapa pengertian yang baku. Beritahu sebelumnya topik yang akan didiskusikan. terbentuknya kelompok (klik) antar karyawan. tersendat-sendat.

Mereka yang tergolong berkomunikasi dengan gaya agresif melakukan komunikasi dengan terlalu cepat. sulit membantah. Sering kita dididik untuk tidak membantah. Perilaku yang lugas atau assertif menunjang Pusat Pengembangan Bahan Ajar . mereka yang termasuk nonassertive berkomunikasi dengan gaya terlalu pasif. menolak permohonan berarti egoisme. tidak boleh menatap muka orang jika berbicara. sulit menolak. MM SEMINAR MSDM . dan mungkin timbul niat membalas sehingga orang yang nrimo itu malah akan menjadi agresif. tambah dalam mempertahankan pendapatnya. emosi dan perilaku yang tepat untuk suatu budaya dan lingkungan kerja suatu organisasi atau unit kerja. Sikap agresif juga bisa diwarnai oleh budaya. kondisi fisik. mental. Para pakar psikologis menyederhanakan konsep komunikasi yang dilatarbelakangi gaya komunikasi ini dengan pembagian : agresif. ternyata nilai-nilai itu membuat kita frustasi karena sifat dan perilaku kita dapat dimanipulasi oleh orang lain. dan sehingga positif dalam berkomunikasi. oleh kebiasaan dan tradisi. Sikap demikian dianggap sebagai sikap hormat seseorang kepada yang lebih tua. assertif. gerak langkah dan perbuatan. sulit mengungkapkan isi hatinya secara jujur dan lugas. dan non-assertif. ada gaya berkomunikasi yang lugas atau assertive.UMB DRS. Budaya dan tradisi sering dianggap sebagai penyebab kita berlaku tidak assertif. ekspresi wajah dan bahasa tubuh saja. Pertentangan pendapat berarti ketidakserasian dan kerugian. terlalu mengalah. menerima pujian berarti kesombongan. sulit menyatakan “tidak”. tidak mau berdebat. keyakinan. Oleh karena itu. yang lebih dihormati. Tantangan yang besar justru datang dari berfikir. dan cenderung direbut hak perorangannya. namun sebenarnya dengan pengenalan dan pendidikan yang benar.Komunikasi tidak berdiri sendiri. Nurani berontak. citra pihak lain. Sedangkan diantara mereka. terlalu aktif. dan tidak menunjukkan emosi kita. dominan. emosi. tidak terbatas pada penguasaan kata-kata. sikap agresif itu akan dapat dibenahi untuk menjadi assertif atau lugas. Pada waktu kita terjun ke masyarakat. kasar cenderung merebut hak orang lain. tantangan mengembangkan suatu pola dan iklim komunikasi dalam suatu lingkungan organisasi. yaitu mereka yang dapat menjewantahkan percaya diri sehingga berani dan lugas dalam mengungkapkan keyakinan. dan suasan hatinya pada saat berkomunikasi. dan perilakunya yaitu faktor-faktor psikologik bagaimana orang melihat citra dirinya. bagaimana seseorang berkomunikasi. gaya orang berkomunikasi sangat tergantung dari pikiran. ALI MASHAR. Sebaliknya. atau “nrimo”.

menanamkan penghargaan dan pengakuan akan prestasi orang lain dan prestasi kita. dengan gaya lugas dapat dengan tepat mengungkapkan ketidaksepakatan. menyampaikan penghargaan. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . mereka yang telah terbiasa. Membiasakan diri berkomunikasi secara lugas ini memerlukan waktu. Memang melembagakan perilaku baru tidaklah mudah. menolak permintaan. dan sebagainya. Dalam pekerjaan. mendorong keterbukaan dan kejujuran. mengabaikan yang tidak penting. Kemungkinan setiap karyawan diperkenalkan kepada teknik-teknik untuk. menyampaikan berita buruk.UMB DRS. membangun sikap dan berfikir positif. Pesan komunikasi tersebut dapat diungkapkan dengan gaya berbeda. latihan dan motivasi yang kuat. dan meningkatkan kemampuan komunikasi secara efektif. menyatakan pendapat. Untuk melembagakan pola komunikasi dalam suatu organisasi. akan terbentuk budaya kerja dan etos kerja yang mapan. berpegang secara teguh kepada tatakrama dan etika pergaulan yang baik. Jika pimpinan unit kerja dapat memberikan dorongan dan rangsangan kuat dalam berkomunikasi secara lugas. mengajukan permintaan. saling menghormati hak dan kewajiban. apabila memang diperlukan.prospek karir karena pola kebiasaan mengacu kepada sikap percaya diri yang sehat. menerima penghargaan. dan setiap gaya tentu berdampak berbeda pula. kita perlu memulainya dengan menanamkan keyakninan bahwa setiap karyawan atau peserta organisasi mempunyai hak dan kewajiban yang harus dihormati (cognitive assertion). MM SEMINAR MSDM . antara lain : meredam kemarahan mengungkapkan diri dengan tepat merubah kritik dengan pertanyaan mencari titik-titik untuk kompromi menonjolkan titik yang penting. menghilangkan prasangka buruk. ALI MASHAR.

MM SEMINAR MSDM .UMB DRS. ALI MASHAR.Pusat Pengembangan Bahan Ajar .