Tujuan Instruksional Umum 1. Dapat memahami dan menghayati pentingnya komunikasi dalam oprganisasi. 2.

Dapat mengerti dan memahami tentang peran komunikasi secara inter-personal, proses komunkasi dan tunuan komunikasi.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

DRS. ALI MASHAR, MM SEMINAR MSDM

setiap kegaitan dari setiap orang harus terkoordinasi. 2. yaitu : komunikasi interpersonal (Interversonal Communication disingkat IC). OD. Sebagai Wahana dalam Problem Solving dan Innovating Banyak permasalahan yang dapat diselesaikan oleh setiap karyawan yang menggunakan keahliannya dan keterampilannya. dan tentang permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Sebagai Media Koordinasi Jika terdapat sejumlah manusia yang bekerja untuk satu tujuan yang sama. Namun demikian. bahkan kejadian Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Peran Komunikasi Inter-Personal 1. dan Sistem komunikasi yang informal Komunikasi dapat juga dinilai dari sifatnya pada tingkat perorangan (individu) khususnya dalam kaitannya dengan hubungan antara atasan-bawahan.UMB DRS. Manajer berkewajiban untuk menjamin terjadinya arus informasi dalam sistem sumberdaya manusia.BERKOMUNIKASI Sistem tak akan mungkin berfungsi tanpa komunikasi. masalah-masalah yang menyangkut perencanaan jangka panjang. IC tentunya harus didorong agar setiap orang dapat menguraikan seluk beluk pekerjaannya kepada sejawatnya dalam rangka organisasi dan dalam kaitannya dengan pekerjaannya. Dari segi organisasi. ALI MASHAR. komunikasi dapat dilihat sebagai : Sistem informasi manajemen yang formal Sistem informasi yang operasional Organization development. Pada tetap muka ini kita akan mendahulukan proses komunikasi antara atasan dan bawahan ini. Manajer berfungsi sebagai pusat komunikasi dalam kegiatan koordinasi dan bertanggung jawab atas sampainya informasi kepada karyawan tentang tujuan dan sasaran perusahaan. MM SEMINAR MSDM . proyek-proyek rekayasa. khususnya komunikasi antar unsur.

yang sering dilakukan melalui memo. Komunikasi dapat terjadi pada setiap tingkat organisasi dalam sistem perusahaan secara keseluruhan.UMB DRS. telpon. Komunikasi yang menghubungkan seluruh karyawan dalam perusahaan dengan pandangan dan idealisme dari para pimpinannya. Komunikasi yang diperlukan itu berkisar dari mulai yang formal dan rumit. papan pengumuman. Kedua sistem tersebut. Sistem ini memberikan petunjuk pelaksanaan komunikasi pada seluruh karyawan yang dalam pelaksanaan tugasnya sangat memerlukan informasi tertentu. seorang manajer seharusnya mempunyai kemampuan dan gaya berkomunikasi dengan baik dan tepat. biasanya berbentuk selebaran saja. Sebagai Ejawantah Kepemimpinan Untuk memberitahukan dan untuk mempengaruhi bawahan. Disini. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . yaitu sistem selebaran dan sistem formal. Pada keadaan seperti ini. setiap pemecahan yang memakai cara-cara yang inovatif harus dapat dirangsang oleh komunikasi antar anggota kelompok. Sebagai Wahan untuk Evaluasi dan Regulasi Komunikasi dapat menampilkan sarana untuk memberikan evaluasi keragaan para karyawan. 4. Pesan yang sama harus diinformasikan kepada seluruh karyawan. peran komunikasi adalah sebagai pendorong umpan balik. Tingkat komunikasi yang paling rendah dapat diobservasi pada hubungan atasan-bawahan. kertas selebaran.demi kejadian sehari-hari. dan umpan balik sebagai alat bantu memonitor kejadian. Media yang dapat menyampaikan informasi itu berbentuk koran perusahaan. ALI MASHAR. sampai kepada informasi interpersonal. sehingga mereka dapat mengambil langkah-langkah perbaikan seperlunya. atau bahkan tatap muka. MM SEMINAR MSDM . 3. Sistem selebaran ini dimaksudkan untuk menyebarluaskan sasaran dan tujuan dari perusahaan. Sangat penting adalah kemampuan untuk menyusun ketentuan-ketentuan tentang pelaksanaan SDM. Pada tingkat yang lebih makro (besar) dapat saja terjadi komunikasi yang lebih formal. didukung oleh sistem komunikasi interpersonal yang memberikan semacam klasifikasi (bertambah tinggi kemampuan sebarnya). dalam bentuk informasi kepada manajer dan kepada para karyawan perihal unjukkerja masing-masing. dan lain-lainnya. dilakukan oleh upaya kelompok. Manajer hendaknya dapat menonjolkan situasi yang mendorong bawahan untuk berprestasi melalui cara-cara berkomunikasi tersebut.

UMB DRS. ALI MASHAR. citra atau rasa. dalam menyampaikan ide. si pengerim berita dan si penerima pesan. memberikan bobot dan relevansi pada perilaku masing-masing.Sistem komunikasi pada tingkat interpersonal. dapat dilihat dari kemampuan : Sistem indera secara fisiologik dan spikologik Interprestasi terhadap pesan Encoding dan docoding dari setiap pesan Kemampuan seluruh komunikasi Kecepatan dan ketepatan responsi. Komunikasi terjadi apabila mereka yang terkait dengan komunikasi. Apakah komunikasi itu ? IC adalah proses dari hubungan seseorang dengan orang lain. Manajer menggunakan komunikasi untuk menyakinkan bawahan untuk melaksanakan tugasnya melakukan perintahnya dengan kesungguhan. tetapi juga perasaan dan sikap dapat tersalurkan juga. Tidak saja informasi itu tersalurkan. Semua individu dalam organisasi menyalurkan penilaian karyawan dan situasi kerja. Sebaliknya bawahan juga menggunakan komunikasi untuk menyakinkan atasannya akan pentingnya proposal mereka dijalankan diperusahaan tersebut. dan Penerimaan dan penyaluran pesan. Tujuan berkomunikasi adalah : Memberitahu Memberikan penilaian Menyakin Mencari tahu (umpan balik) Dalam situasi kerja sehari-hari manajer memberi informasi tentang perkembangan baru dan meminta informasi tentang keadaan yang sesungguhnya dari penugasan mereka. MM SEMINAR MSDM . Sistem komunikasi antar kelompok dapat terjalin jika terdapat banyak kontrak interpersonal dan dengan demikian memperbanyak garis atau titik singgung yang memberikan dampak positif bagi terjalinnya kerjasama dan meningkatnya unjuk kerja. konsepsi. Jadi sering komunikasi dalam dunia usaha dikembangkan untuk meningkatkan keyakinan seseorang akan tugasnya dan tugas orang lain. Pusat Pengembangan Bahan Ajar .

Kita berkomunikasi melalui informasi. sangatlah berbeda dengan yang sesungguhnya. tetapi komputer dinamakan mengkomunikasikan informasi kepada seorang manajer apabila manajer tersebut menggunakan komputer itu sebagai keluaran untuk pengambilan keputusan (jadi bahan masukan bagi decision making). apakah suatu data menggambarkan sesungguhnya. sejauh mana data itu masih berlaku. MM SEMINAR MSDM . atau media simpan lainnya. Namun apabila kita mengirim ide dalam Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Karena itu kita harus mencarikan keadaan yang sebenarnya. informasi itu ada distorsinya. bahwa informasi merupakan data yang mempengaruhi perilaku. ada kelainannya. validity. apakah data itu terlalu berlebih-lebihan. accuracy. kemungkinan berhasilnya komunikasi sangat tinggi. Banyaknya ide dalam satu pesan. rellability. perbedaan yang konsisten dengan data yang sesungguhnya. perbedaan antara yang sesungguhnya dengan yang dikomunikasikan. Kemutakhirannya. dan sikap manusia. Apakah Pesan atau Message itu ? Pesan adalah berkas informasi yang disalurkan melalui media informasi dari si pengirim kepada si penerima.UMB DRS. Data lebih merupakan fakta yang bisa diperoleh pada setiap file. Komputer hanya dapat menerima data. Jika kita hanya menyampaikan satu ide saja. Ketepatannya. Bias. Seringkali. dan didukung oleh data lainnya yang memadai. Berlebihan. Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh : Kebenarannya. berupa fakta yang nyata (hard facts). 1. Dalam memberikan pesan itu harus diperhatikan. ALI MASHAR. kepercayaan. Tingkat berlakunya. apa yang kita terima sebagai informasi. apakah tidak dikotori oleh data yang tidak diperlukan. adanya data yang diajukan secara berulang-ulang.Apakah Informasi itu ? Kita membedakan data dengan informasi dalam hal. da n Kemurniannya.

Beri contoh bagaimana manajer produksi membuat urutan-urutan berbagai ide dalam bidang produksi komoditas perdagangannya. Pejabat. Info yang besar cakupannya memerlukan media yang lebih besar pula. dan isi dari setiap ide akan tercampur satu sama lain. MM SEMINAR MSDM . Dalam menyampaikan ide. Kita berkomunikasi dengan kata-kata dan dalam percakapan (verbal) apa yang dimaksud sering dinyatakan dengan kiasan. Komunikasi verbal dan non-verbal. ide yang berhubungan secara berurutan tentu saja dikemukakan dengan urutan yang tepat. dengan smile. Kecepatan dari arus informasi. dan jika sipendengar tidak pintar-pintar mendengarkannya. apabila kita berbicara terlalu cepat. pengarang besar. tinggi rendahnya nada orang berbicara. ALI MASHAR. Jangan terjadi kelebihan informasi. Tingkat-tingkat pentingnya ide yang harus dikomunikasikan. kita harus menyusun tingkat prioritas dari ide tersebut didalam pesan ide yang terpenting tentu harus menduduki posisi teratas. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . 3. memerlukan amplification yang lebih besar pula. dan karenanya kita harus berwawasan luas untuk dapat memilah informasi secara objektif. Hubungan antar ide. karena si penerima akan bingung menerimanya. Ide yang saling terkait dikelompokkan kedalam satu ketegori. si pendengar mungkin tidak akan menangkap apa yang kita katakan. Saringan dan persepsi selektif dari karyawan. Bagaimana kita melihat sekeliling. dan karenanya melihat kehidupan. Setiap orang yang kurang merasa yakin akan kebenaran suatu pesan akan berusaha untuk merujuk kepada sumber yang lebih bisa dipercaya. dan dikomunikasikan dengan setepat-tepatnya. 3. Dalam kecapakan. 2. 4. akan mudah terjadi salah paham. pengalaman dan tentu pengaruh lainnya dalam kehidupan.jumlah yang banyak. Luasnya cakupan data yang hendaknya dipertimbangkan dalam penyebarluasan melalui komunikasi. Segi-Segi Psikologik dari IC 1. dan lain-lain pentujuk yang biasa kita amati pada orang yang sedang bicara. Manajer saring memberi informasi yang berlebihan dan mendetail sehingga sering terjadi semacam tumpukan data yang tidak tertata dengan baik. dengan kebalikan.UMB DRS. Rujukan sumber. 2. sangat tergantung dari latarbelakang. Tingkat cakupannya. 5. kemungkinan berhasilnya sangat tipis. Karenanya perlu diperhatikan bahasa badan. Tanpa sadari ada semacam filter yang menyaring informasi yang masuk. sering dipakai sebagai sumber rujukan. Sebagai manajer kita harus dapat menyeleksi mana informasi yang diperlukan dan mana yang tidak diperlukan. covarage.

benar. 5. yang menyenangkan bagi kedua belah pihak. dan rasaan jika terjadi sesuatu. 7. Benarkan demikian ? 5. biarkanlah karyawan yang bicara. yang dapat mendorong terjadinya interaksi yang baik. Lihatlah body languagenya secara hati-hati. 6. 2.UMB DRS. 5. dan dengarkan dengan baik.4. Cari tempat pertemuan yang menyenangkan kedua belah pihak. Memberikan arahan kepada para karyawan. Exit interview. 6. dapat dipercaya. Mendisiplinkan para pegawai. dan praktek-praktek perusahaan yang baku. Jadualkan pertemuan berkala yang baik. 4. Jangan ngelatur. kemana-mana tanpa dapat dikendalikan. Mendengarkan keluhan dari para karyawan. Menyampaikan tujuan dan sasaran organisasi dan tanggung jawab perorangan. prosedur. segi waktu dan segi semantik sangat berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi. mewawancari mereka yang terkena PHK. Salah satu cara counseling dan guiding. tidak bias. ALI MASHAR. Kiat Memperbaiki Komunikasi dengan para Karyawan 1. Kekuasan. rencana plot diskusi dengan baik. Mendengarkan. 3. juklak dan juknis. sangat mempengaruhi keberhasilan komunikasi. sehingga terjadi kontakkontak yang beraturan. Kembangkan suatu rencana kerja atau program yang menyeluruh untuk seluruh lapisan karyawan diperusahaan. Segi fisik. Mencari fakta dengan data yang tepat. dan saling mengandalkan informasi. 4. sedang lainnya menjadi pendengar. Kekuasan dalam komunikasi mempunyai pengaruh yang besar. Berikan pertanyaan-pertanyaan yang tepat. MM SEMINAR MSDM . Menyampaikan kebijakan. Jika seseorang berbicara. Membangun rasa saling mempercayai antara atasan dan bawahan. mutakhir. dan segi-segi lain dari kebenaran suatu data untuk mengadakan pendekatan kepada karyawan. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Dalam setiap pertemuan. 3. yang memberikan kenyamanan tertentu. Jangan terlalu banyak bicara. 2. maka tingkat kesadaran si pendengar dalam memahami pesan. Tujuan dari Komunikasi Atasan Bawahan 1.

citra buruk mengenai pimpinan unit kerja. 9. ALI MASHAR.UMB DRS. ada keterbukaan serta kepekaan. hambatan. Jangan lupa follow-up Komunikasi yang Lugas untuk Membina Hubungan antar Manusia (disarikan dari paper mahasiswa) Banyak masalah pada organisasi yang hanya disebabkan oleh komunikasi yang buntu. ada umpan balik. seandainya ada topik yang tidak enak dibicarakan terbuka. 11. Bersiaplah dengan tantangan. Semuanya itu mengandung keunggulan dan kelemahan yang perlu kita pelajari sebelumnya. masalah SARA. atau tidak sempurna. dan karenanya sering memberikan latihan kepada karyawan bahwa komunikasi yang baik antara pengirim pesan dengan penerima pesan harus ada medianya. Ada pula pimpinan unit kerja yang mengharuskan stafnya mengefektifkan komunikasi (arus perintah dan laporan) dengan memo atau tidak tertulis. gangguan. Namun ternyata cara-cara itu tidak menjamin adanya peningkatan keterampilan berkomunikasi. MM SEMINAR MSDM . macet. 10. terbentuknya kelompok (klik) antar karyawan. Bahkan ada juga yang menyelenggarakan rapat untuk setiap pengambilan keputusan. rancu. tersendat-sendat. keterangan untuk setiap kebijakan yang mungkin merugikan dan yang dianggap berdampak mengurangi hak mereka. 12. dan pembangkangan. Masih banyak pimpinan unit kerja yang merasa tidak puas atas tingkat tercapainya komunikasi yang mereka bina. Persoalan yang berkaitan dengan disiplin karyawan. ada kerangka acuan. Berikan justifikasi. Beritahu sebelumnya topik yang akan didiskusikan. Jadilah pendengar yang baik.7. 8. Padahal mungkin kita hanya ingin mengurangi kemangkiran dan keterlambatan yang dikaitkan dengan produktivitas. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . dan beritahu sebelumnya kemungkinan yang terjelek yang bisa terjadi. dan diselenggarakan dengan sedapat mungkin menghindarkan rintangan. Buatlah rangkuman pada setiap pertemuan. Kita sepakat dengan beberapa pengertian yang baku. 13. dan lain-lain sejenisnya. terangkan alasannya. sering mendorong dijadikannya komunikasi sebagai kambing hitam. Akhiri pertemuan dengan perasaan bebas dari ganjalan dan tetap mempertahankan hubungan baik.

dan mungkin timbul niat membalas sehingga orang yang nrimo itu malah akan menjadi agresif. ALI MASHAR. yaitu mereka yang dapat menjewantahkan percaya diri sehingga berani dan lugas dalam mengungkapkan keyakinan. yang lebih dihormati. terlalu mengalah. Sering kita dididik untuk tidak membantah. emosi. tidak mau berdebat. Tantangan yang besar justru datang dari berfikir. mental. emosi dan perilaku yang tepat untuk suatu budaya dan lingkungan kerja suatu organisasi atau unit kerja. ada gaya berkomunikasi yang lugas atau assertive. Para pakar psikologis menyederhanakan konsep komunikasi yang dilatarbelakangi gaya komunikasi ini dengan pembagian : agresif. atau “nrimo”. dan sehingga positif dalam berkomunikasi. dan cenderung direbut hak perorangannya. MM SEMINAR MSDM . Nurani berontak. menolak permohonan berarti egoisme. bagaimana seseorang berkomunikasi. dan perilakunya yaitu faktor-faktor psikologik bagaimana orang melihat citra dirinya. tidak terbatas pada penguasaan kata-kata. namun sebenarnya dengan pengenalan dan pendidikan yang benar. Pada waktu kita terjun ke masyarakat. gaya orang berkomunikasi sangat tergantung dari pikiran. Oleh karena itu.Komunikasi tidak berdiri sendiri. sulit mengungkapkan isi hatinya secara jujur dan lugas. Mereka yang tergolong berkomunikasi dengan gaya agresif melakukan komunikasi dengan terlalu cepat. Sebaliknya. oleh kebiasaan dan tradisi. tambah dalam mempertahankan pendapatnya. sikap agresif itu akan dapat dibenahi untuk menjadi assertif atau lugas. mereka yang termasuk nonassertive berkomunikasi dengan gaya terlalu pasif. tidak boleh menatap muka orang jika berbicara. sulit membantah. ekspresi wajah dan bahasa tubuh saja. keyakinan. terlalu aktif. ternyata nilai-nilai itu membuat kita frustasi karena sifat dan perilaku kita dapat dimanipulasi oleh orang lain. menerima pujian berarti kesombongan. Budaya dan tradisi sering dianggap sebagai penyebab kita berlaku tidak assertif. dan tidak menunjukkan emosi kita. gerak langkah dan perbuatan. kondisi fisik.UMB DRS. dan suasan hatinya pada saat berkomunikasi. Perilaku yang lugas atau assertif menunjang Pusat Pengembangan Bahan Ajar . kasar cenderung merebut hak orang lain. dan non-assertif. Sikap demikian dianggap sebagai sikap hormat seseorang kepada yang lebih tua. sulit menyatakan “tidak”. Pertentangan pendapat berarti ketidakserasian dan kerugian. Sedangkan diantara mereka. Sikap agresif juga bisa diwarnai oleh budaya. dominan. assertif. sulit menolak. tantangan mengembangkan suatu pola dan iklim komunikasi dalam suatu lingkungan organisasi. citra pihak lain.

prospek karir karena pola kebiasaan mengacu kepada sikap percaya diri yang sehat. Kemungkinan setiap karyawan diperkenalkan kepada teknik-teknik untuk. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . saling menghormati hak dan kewajiban. dan meningkatkan kemampuan komunikasi secara efektif. latihan dan motivasi yang kuat. ALI MASHAR. dan sebagainya. membangun sikap dan berfikir positif. dan setiap gaya tentu berdampak berbeda pula. mengabaikan yang tidak penting. Pesan komunikasi tersebut dapat diungkapkan dengan gaya berbeda. antara lain : meredam kemarahan mengungkapkan diri dengan tepat merubah kritik dengan pertanyaan mencari titik-titik untuk kompromi menonjolkan titik yang penting. Memang melembagakan perilaku baru tidaklah mudah. menyampaikan penghargaan. Membiasakan diri berkomunikasi secara lugas ini memerlukan waktu. akan terbentuk budaya kerja dan etos kerja yang mapan. dengan gaya lugas dapat dengan tepat mengungkapkan ketidaksepakatan. menyatakan pendapat. Dalam pekerjaan. menanamkan penghargaan dan pengakuan akan prestasi orang lain dan prestasi kita. mereka yang telah terbiasa. mendorong keterbukaan dan kejujuran. Untuk melembagakan pola komunikasi dalam suatu organisasi. MM SEMINAR MSDM . apabila memang diperlukan. Jika pimpinan unit kerja dapat memberikan dorongan dan rangsangan kuat dalam berkomunikasi secara lugas. kita perlu memulainya dengan menanamkan keyakninan bahwa setiap karyawan atau peserta organisasi mempunyai hak dan kewajiban yang harus dihormati (cognitive assertion). menyampaikan berita buruk. menolak permintaan. menghilangkan prasangka buruk. menerima penghargaan.UMB DRS. berpegang secara teguh kepada tatakrama dan etika pergaulan yang baik. mengajukan permintaan.

UMB DRS.Pusat Pengembangan Bahan Ajar . MM SEMINAR MSDM . ALI MASHAR.