RENCANA KERJA FINANCIAL & ACCOUNTING 2013 1. PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER 2.

MANAJEMEN AKTIVA TETAP

1. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer

Keunggulan Sitem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Sistem informasi akuntansi dalam perusahaan yang sudah didukung oleh teknologi informasi (SIA berbasis komputer) merupakan bagian dari sistem yang ada yang dapat memberikan informasi bagi semua tingkat manajemen, mulai dari manajemen tingkat atas (Top Level Management) seperti direktur dan Eksekutif, manajemen menengah (Midle Level Management) seperti kepala cabang, divisi serta manajemen tingkat bawah (Lower Level management) seperti mandor, supervisor. Berikut ini beberapa keunggulan yang dimiliki oleh sistem informasi akuntansi yang didukung teknologi informasi (SIA berbasis komputer), yaitu: a. Proses pengolahan data yang cepat b. Memiliki tingkat akurasi informasi yang tinggi c. Efesiensi sumberdaya manusia d. Kemudahan akses informasi Proses Pengolahan Data yang Cepat Salah satu ciri atau karakteristik dari suatu informasi yang berkualitas adalah ketepatan waktu informasi yang diterima artinya jika infromasi yang diterima terlambat maka ini akan mengurangi nilai manfaat infromasi itu sendiri. Sedangkan salah salah satu manfaat informasi bagi penerimanya adalah menjadikannya sebagai referensi dalam pengambilan keputusan (decision maker). Dalam bisnis keterlambatan pengambilan keputusan akan dapat menghilangkan peluang emas yang seharusnya di raih. Tidak terlalu berlebihan jika ada yang mengatakan bahwa keputusan yang cepat meski sedikit kurang tepat akan jauh lebih baik dibandingkan dengan keputusan tepat namun terlambat. Faktor kecepatan dalam mendapatkan informasi ini sering menyebabkan menjadi mahalnya informasi. Masalah kecepatan proses pengolahan data sampai menjadi informasi dalam sebuah sistem informasi ini akan terjawab jika sistem informasi didukung oleh teknologi informasi. Memiliki Tingkat Akurasi Informasi Yang Tinggi Informasi yang akurat adalah informasi yang penuh dengan kepastian, yang sesuai dengan tujuan pengolahan data, yang tidak bias atau tidak mengandung kesalahan. Sebuah informasi yang akan dijadikan referensi dalam pengambilan keputusan atau pembuatan kebijakan organisasi haruslah akurat sehingga dampaknya dapat dirasakan dari produk keputusan atau kebijakan yang di ambil akan benar atau tidak menghasilkan keputusan atau kebijakan yang salah. Bila informasi di dalam proses sistemnya sangat bergantung pada kemampuan manusia (sistem manual) akan banyak kelemahan yang sudah barang tentu akan mengurangi akurasi

informasi yang dihasilkan. Kita tahu manusia bila mengerjakan sesuatu pekerjaan dengan rutinitas yang tinggi akan mengalami tekanan mental (stressing) atau kelemahan mental. Hal ini tidak akan terjadi bila sistem informasi sudah berbasis komputer atau sudah duidukung oleh teknologi informasi. Efesiensi Sumberdaya Manusia pada sistem informasi akuntansi yang manual dengan jumlah data transasksi yang banyak akan membutuhkan lebih banyak personil yang melakukan tugas sebagai pemroses data. Ada petugas pencatatan jurnal, internal audit, petugas Ledger, Petugas Adjustment sampai pada petugas pembuat laporan keuangan. Di dalam sistem informasi akuntansi yang sudah berbasis komputer hanya dibutuhkan satu operator sistem saja yang bertugas sebagai entri data transaksi saja , selebihnya proses pengolahan data dilakukan secara otomatis. Dalam hitungan detik jika proses entri data telah selesai informasi keuangan atau laporan keuangan apapun yang diinginkan akan dapat ditampilkan sehingga personil yang ada bisa dialokasikan untuk melaksanakan tugastugas yang lain. Dengan demikian selain efesien dalam penggunaan sumber daya juga sudah barang tentu akan lebih ekonomis.

Evolusi Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Fokus Awal Pada Data Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP. Fokus Baru Pada Informasi Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer. Fokus Sekarang Pada Komunikasi Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik. Fokus Potensial Pada Konsultasi Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Definisi SIA : Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern. Karakteristik SIA : 1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan 2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar 3. Menangani data rinci 4. Berfokus historis 5. Menyediakan informasi pemecahan minimal Perbedaan SIA dan SIM : SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi Komponen SIA - Spesialis Informasi - Akuntan Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan : Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran. Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai. Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu : 1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan. 2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan. Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu : - informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern. - Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu : 1. Sistem Akuntansi Biaya 2. Sistem Budgeting

Sistem Akuntansi Biaya Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan. Budgeting adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan. Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan : 1. Analisa Perilaku 2. Metode kuantitatif 3. Komputer

Analisa Perilaku Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut. Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan. Metode Kuantitatif Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut. Komputer Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Fungsi dan Pentingnya Suatu Sistem Informasi Akuntansi

Fungsi Utama Sistem Informasi Setiap sistem informasi akuntansi akan melaksanakan lima fungsi utamanya yaitu : a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen. c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas. Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi dan fungsi Pengubahan Data menjadi Informasi Sistem informasi akuntansi menggunakan berbagai aktifitas yang sistematik untuk menghasilkan informasi yang relevan. Elemen-elemen penting dari sistem informasi akuntansi, Yakni: 1. Pemakai akhir ( End User) terdiri dari pemakai akhir eksternal dan pemakai akhir internal. Pemakai akhir eksternal adalah para kreditur,pemegang saham,investor potensial,pajak,pemerintah dll. Para pemakai internal adalah pihak menajemen di setiap tingkatan organisasi. 2. Sumber data, adalah transaksi keuangan yang memasuki system informasi dari sumber eksternal dan internal. 3. Pengumpulan Data, yakni tahap oprasional yang tujuanya untuk memastikan bahwa data yang memasuki system itu sah,lengkap dan bebas dari kesalahan. 4. Pemrosesan Data, data yang diolah untuk menghasilkan informasi. 5. Manajemen Database,Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non-keuangan. Manajeman database bertugas untuk menyimpan,memperbaiki, memanggil dan menghapus data. 6. Penghasil Informasi, yakni proses mengumpulkan,mengatur,memformat,dan menyajikan informasi untuk para pemakai. 7. Umpan balik, yakni bentuk Output yang dikirimkan kembali kesistem sebagai sumber data.

2. MANAJEMEN AKTIVA TETAP Manajemen aset tetap merupakan proses akuntansi yang bertujuan untuk melacak status aset perusahaan, termasuk lokasi, kondisi dan karakteristik pembeda lainnya dari setiap aset. Pengelolaan aset tetap ini akan berhasil bila didukung oleh pencatatan perusahaan yang update untuk mencerminkan status aktual dari semua aset tetap dalam hal nilai saat ini. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pengelolaan aset tetap, seperti penggunaan teknologi untuk mengidentifikasi aset dari orang lain, melacak gerakan aset tersebut dari satu lokasi ke lokasi lain, dan menghitung depresiasi yang terkait dengan setiap aset tetap. Salah satu elemen kunci dari manajemen aset tetap adalah selalu mengetahui berapa banyak unit dan posisi aset tetap yang dimiliki perusahaan. Tergantung pada sifat dari bisnis, aset tetap dapat berpindah tempat, lokasi, atau dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain. Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur akan melacak jumlah forklift yang dimiliki dan dioperasikan sebagai bagian dari program normal produktivitas bisnis. Maka setiap forklift akan diberi tanda atau nomor seri. Nomor seri akan digunakan untuk mengidentifikasi aset dalam catatan akuntansi dan juga melacak posisi forklift yang digunakan. Penggunaan teknologi

modern juga bermanfaat bila aset tetap berpindah tempat, dengan menggunakan scanner memungkinkan untuk melacak waktu dan tanggal setiap pergerakkan aset tetap, serta menyediakan data penting untuk manajemen.

Berikut adalah Tahapan Manajemen Aset Tetap: 1. Inventarisasi Aset Inventarisasi aset terdiri dari dua aspek yaitu

Aspek fisik (bentuk, luas, volume atau jumlah, jenis, alamat dan lain-lain) dan Aspek yuridis atau legal (status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain-lain).

Proses kerja yang dilakukan antara lain adalah pendataan, kodefikasi, pengelompokkan, dan administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset.
Legal

Audit

Dalam rangka inventarisasi aset tetap, juga perlu dilakukan legal audit, yaitu melakukan pengecekan terhadap status penguasaan aset dengan cara mengecek semua sertifikat dan bukti kepemilikan aset, seperti sertifikat tanah, BPKB kendaraan bermotor dan sebagainya. Lingkup kerja yang dilakukan adalah:

inventarisasi status penggunaan aset, sistem, dan prosedur penguasaan atau pengalihan aset identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan legal strategi untuk memecahkan berbagai permasalahan legal yang terkait dengan penguasaan atau pengalihan aset.

Legal audit dapat digunakan untuk mengatasi berbagai permasalahan legal menyangkut status kepemilikan aset, antara lain status hak penguasaan yang lemah, aset dikuasai pihak lain, pemindahtanganan aset yang tidak termonitor, dan lain-lain.
Penilaian

Aset

Penilaian aset merupakan satu proses kerja untuk melakukan penilaian atas aset yang dikuasai. Biasanya ini dikerjakan oleh konsultan penilai yang independen. Hasil dari nilai aset tersebut akan dapat dimanfaatkan untuk mengetahui nilai kekayaan aset tetap. Penilaian aset tetap dimaksudkan untuk memberikan saldo aset yang lebih relevan bagi pencatatan di laporan keuangan periode terkait dan periode sesuai nilai wajarnya (fair value) pada saat penilaian aset.
Optimalisasi

Aset

Optimalisasi aset merupakan proses kerja dalam manajemen aset yang bertujuan untuk mengoptimalkan (potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah atau volume, legal dan ekonomi) yang dimiliki aset tersebut. Dalam tahapan ini, aset yang dikuasai perusahaan diidentifikasi dan dikelompokkan atas aset yang memiliki potensi dan tidak memiliki potensi. Pemanfaatan aset tetap adalah pendayagunaan aset yang dimiliki perusahaan yang sedang atau tidak digunakan untuk tugas pokok dan fungsi atau dapat memberikan nilai tambah atas pengusahaan/pemanfaatan dari aset yang bersangkutan, aset tetap tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pihak ketiga dengan tidak mengubah status kepemilikan. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi yang berupa sasaran, strategi, dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai. Contoh bentuk optimalisasi pemanfaatan aset adalah penyewaan aset, peminjaman, kerjasama pemanfaatan aset tetap, dan bangunan guna serah.
Pengawasan dan pengendalian

aset

Pengawasan dan pengendalian terhadap pemanfaatan dan pengalihan aset diperlukan agar setiap penanganan terhadap satu aset dapat termonitor jelas, mulai dari lingkup penanganan hingga siapa yang bertanggungjawab mengelola aset tersebut. Bagaimana Cara Melakukan Inventarisasi Aset? Terdapat 3 langkah dalam melakukan inventarisasi aset, yaitu:

Persiapan 1. 2. 3. 4. 5. Membentuk tim inventarisasi Membagi tugas dan menyusun jadwal pelaksanaan inventarisasi Mengumpulkan dokumen aset tetap Menyiapkan label sementara Membuat denah ruangan, memberi nomor ruangan dan menentukan penanggung jawab ruangan 6. Menyiapkan kertas kerja inventarisasi

Pelaksanaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menghitung jumlah aset tetap per sub-sub kelompok barang Mencatat aset tetap ke dalam kertas kerja inventarisasi Menempelkan label pada aset tetap yang telah dihitung Menentukan kondisi aset tetap dengan kriteria baik, rusak ringan, atau rusak berat Menyusun laporan hasil inventarisasi Membandingkan laporan hasil inventarisasi dengan dokumen aset tetap yang ada Membuat daftar aset tetap yang tidak ditemukan, belum pernah dicatat, dan rusak berat serta daftar koreksi nilai 8. Menyampaikan laporan hasil inventarisasi kepada pengelola barang

Tindak Lanjut

1. Menelusuri aset tetap yang tidak ditemukan 2. Membuat usulan penghapusan aset tetap yang rusak berat

Tujuan dan sasaran dari manajemen aset tetap adalah mencapai kecocokan atau kesesuaian sebaik mungkin antara keberadaan aset dengan strategi entitas (organisasi) secara efektif dan efisien, mencakup seluruh siklus hidup aset sejak perencanaan dan penganggaran hingga pembinaan, pengawasan dan pengendalian serta pengaturan risiko dan biaya yang terkait selama siklus hidup aset. Manajemen aset tetap merupakan sebuah langkah manajerial yang harus dilakukan oleh manajemen perusahaan saat ini dalam merencanakan, mengelola, dan mengevaluasi kinerja aset perusahaan secara efektif dalam upaya peningkatan nilai yang akan memberikan kontribusi pada efisiensi penggunaan kapital, nilai ekonomi sumber daya, produktifitas dan kualitas. Kegiatan manajemen ini juga ditujukan dalam rangka meningkatkan kontrol atau pengawasan terhadap aset tetap dan revaluasinya yang berbasis nilai pasar. Pada dasarnya, manajemen aset adalah seni bagaimana menata aset, mencatat, memanfaatkan dan menggunakannya dengan baik dan untuk kepentingan yang benar sehingga tidak ada aset yang menganggur.