Modul Excel

1
Modul Excel

Tajuk :

1. Buka fail baru

2. Simpan fail
3. Masuk data – senarai nama
4. Buka colom dan row baru
5. Sort nama
6. Taip nombor siri
7. Masuk data – markah pelajar
8. Kira Jumlah markah
9. Kira Peratus
10. Kira markah tertinggi bagi setiap subjek
11. Kira markah terendah bagi setiap subjek
12. Kira gred markah
13. Fungsi COUNTIF
14. Bina Carta
15. Protect data
16. Fungsi conditional formating
17. fungsi Validation
18. AutoFilter
19. Cari kedudukan pelajar dalam ujian

2
Modul Excel

1. Buka fail baru

1. Klik Start - Program - Microsoft Excel

Sekarang kita sudah boleh masukkan data dalam medan kerja di atas. Tetapi ingat , data
hanya boleh ditaip pada tempat kita klik kursor sahaja.

3
Modul Excel

2. Save fail

1. Klik Menu file – Save as

2. Taip nama fail - Belajar excel
3. Klik Save

4
Modul Excel

3. Masuk data – senarai nama

1. Sekarang kita mula masukkan data iaitu senarai nama pelajar seramai 10 orang
sahaja.
2. Mulakan menaip pada petak A1
3. Lihat contoh di bawah

4. Cuba perhatikan – nama pelajar –pelajar di atas sepatutnya berada dalam colum A
sahaja . Kita akan masukkan secara Auto senarai itu ke dalam colum A.Caranya :

• Klik A ( colum A ) – Format – Columm – AutoFit Selection

5. Lihat apa yang berlaku . Semua nama itu sudah berada dalam colum A sahaja.

5
Modul Excel

Sebelum format

Selepas format

5. Sekarang kita akan taipkan sub file bagi data kita itu . Caranya :

• Klik 2 X pada Sheet 1 dan taipkan Senarai 2M

• Lihat di bawah

6
Modul Excel

7
Modul Excel

4. Buka Colum dan Row baru

1. Bila buka Colum dan Row baru - Colum akan bertambah pada sebelah kiri dan
Row akan bertambah pada sebelah atas .
2. Sekarang cuba lakukan . Mulakan dengan tambah Colum . Caranya :

• Klik A ( Colum A ) – Insert – Columns

• Lihat di bawah

Cara buka Colum baru

8
Modul Excel

Colum baru (Colum A ) sudah bertambah

3. Sekarang kita akan tambah row pula . Caranya :

• Klik nombor satu – Insert – Rows

9
Modul Excel

Colum dan Row sudah berjaya ditambah . Tahniah untuk anda .

10
Modul Excel

5. Sort nama

1. Sort nama bermaksud kita susun senarai nama yang kita telah taipkan mengikut
abjad A – Z
2. Cuba lakukan sekarang . Caranya :

• Klik pada mana-mana nama pelajar

• Klik icon Sort

Sebelum
sort nama

11
Modul Excel

Selepas
sort nama

12
Modul Excel

6. Taip nombor siri

1. Klik A2
2. Taipkan 1
3. Letakkan cursor di penjuru bawah kanan A2 sehingga nampak tanda tambah
hitam ( fill handle )
4. Tekan Ctrl jangan lepas dan tarik ke bawah cursor tadi hingga nama pelajar yang
akhir

13
Modul Excel

7. Masuk data – markah pelajar

1. Sebelum taip markah , saya mahu anda copy data daripada Sheet 1 iaitu Senarai
2M ke Sheet 2 . Tahu caranya ? Senang sahaja :
• Highlight B1:B11
• Klik Edit – Copy
• Klik pada Sheet2
• Klik Edit - Paste

Copy bahagian
ini sahaja

2. Pada Sheet 2 – anda mesti adjust nama supaya berada dalam Colum B sahaja.
Tentu anda masih caranya . Kalau lupa , lihat nota sebelum ini .
3. Sebelum kita taip markah , taipkan dahulu subjek . Taipkan 4 subjek sahaja
sebagai latihan kita kali ini iaitu BM , BI , Math dan Sains .
4. Setelah taip subjek , bolehlah mula masukkan markah pelajar . Lihat contoh di
bawah

14
Modul Excel

15
Modul Excel

8. Kira jumlah markah

1. Highlight B2: F11

2. Klik icon AutoSum
3. Tahniah , anda semakin maju Icon AutoSum

16
Modul Excel

9. Kira peratus

1. Klik G2
2. taipkan =
3. klik F 2
4. taikan /
5. taipkan 4
6. Enter
7. Anda tidak perlu kira peratus bagi setiap pelajar . Apa yang perlu ialah letak
cursor pada penjuru kanan bawah G2 ( biar nampak tanda tambah hitam ) ,
kemudian tarik ke bawah hingga G11

Tarik ke
bawah

17
Modul Excel

10. Kira markah tertinggi

1. Klik B13
2. Klik Fx
3. Pilih Statistical
4. Pilih MAX
5. OK
6. Highlight B2 : B11
7. Ok

18
Modul Excel

11. Kira markah terendah

1. Klik B14
2. Klik Fx
3. Pilih Statistical
4. Pilih MIN
5. OK
6. Highlight B2 : B11
7. Ok

19
Modul Excel

12. Kira Gred

Sebelum kira Gred mata pelajaran saya mahu anda copy A1: E11 ke dalam Sheet 3 .
Anda tentu masih ingat cara bagaimana hendak buat . Jika tidak , lihat nota sebelum .

1. Sekarang data anda berada di dalam Sheet 3 . Adjust nama supaya berada betul-
betul dalam colum A .
2. Tugas seterusnya ialah anda mesti tambah satu colum di sebelah kanan bagi setiap
subjek dan selepas itu taipkan Gred . Lihat contoh di bawah .
3. Taipkan Jadual Gred

4. Klik C2
5. klik fx
6. Pada select a category pilih Lookup & Reference
7. Pada Select a function pilih VLOOKUP
8. Ok

20
Modul Excel

Berdasarkan rajah di atas :

11. Klik C2
12. klik fx
13. Pada select category – pilih Lookup & Reference
14. Pada Select a function – pilih VLOOKUP
15. Ok
16. Keluar sub menu seperti di bawah

21
Modul Excel

17. Sekarang cursor berada pada ruang Lookup _ value

18. Highlight B2: B11
19. Klik cursor pada ruang Table _ array
20. Highlight semua ruang Jadual Gred B16:C19
21. Tekan F4
22. Klik cursor pada Col _ index num
23. Taipkan 2
24. Ok
25. Tahniah kalau anda sudah ada jawapan seperti di bawah ini . Jika tidak berjaya ,
cuba lagi .

22
Modul Excel

26. Anda tidak perlu kira Gred untuk setiap pelajar dan setiap subjek dengan cara di
atas, cuma yang perlu ialah copy sahaja .
27. Caranya – letak cursor pada penjuru kanan bawah C2 ( biar nampak tanda
tambaha hitam ) kemudian tarik ke bawah hingga C11
28. Untuk copy ke subjek BI anda hanya klik C2 – klik menu Edit – copy
29. Klik E2 – Edit - Paste
30. Kemudian tarik ke bawah hingga E11
31. Buatlah sampai selesai semuanya . Kira Gred memang perlukan sedikit kesabaran

23
Modul Excel

13 . COUNTIF

1. Klik C13
2. Klik fx
3. Keluar sub menu seperti di bawah

4. Pada Select a category pilih Statistical

5. Pada Select a function pilih COUNTIF
6. Ok
7. Bila klik Ok akan keluar pula menu di bawah
8. Highlight C2 :C11
9. Pada ruang Criteria taipakan ”A”
10. Ok
11. Untuk kira jumlah B langkahnya seperti di atas cuma kita kena taip ”B” pada
ruang Criteria . Begitulah seterusnya untuk kira C atau D .
12. Semoga anda berjaya lakukannya .

24
Modul Excel

25
Modul Excel

14. Bina carta

Untuk bina carta kita perlu tambah Sheet baru . Caranya :

1. Klik menu Insert – Worksheet
2. Taip data di bawah .

3. Highlight A2: D3
4. Klik icon Chart Wizard
5. Sub menu akan keluar seperti di bawah
Icon chart
wizard

6. Pilih carta jenis ke-4

7. Klik Next
8. Klik Next
9. Sub- menu akan muncul
seperti di sebelah

26
Modul Excel

10. Pada Chart title taipkan : KEPUTUSAN UJIAN BM BULAN MEI

11. Pada Category (X) axis taipkan : Gred
12. Pada Vlalue (Z) axis taipkan : Bil.
13. Next
14. Finish
15. Sekarang satu jenis
carta sudah siap.
Lihat di bawah .
16. Cuba bina carta jenis
lain pula

Carta bar

27
Modul Excel

20. Protect Data

1. Data yang penting perlu dikawal supaya orang lain tidak mencerobohnya secara
senang . Oleh itu kita perlu protect data kita .
2. Kita tidak perlu protect Workbook. Cuma yang perlu kita protect ialah Sheet
tertentu sahaja .
3. Cuba buka Sheet yang ada markah pelajar
4. Sekarang anda berada dalam Sheet yang ada markah pelajar
5. Klik menu Tools
6. Pilih Protection – Protect Sheet

7. Taip password : 1234 ( password mesti ingat betul-betul )

8. Ok
9. Taipkan password yang kita taip tadi : 1234

28
Modul Excel

10. Ok
11. Sekarang cuba anda pinda markah calon dalam Sheet ini . Boleh atau tidak ?
Tentu gagal . Ini maknanya data kita sudah ada protection .
12. Tadi saya minta supaya anda ingat betul-betul password anda . Tujuannya ialah
untuk kita buka protection yang kita buat supaya kita dapat pinda data kita jika
perlu .
13. Cara buka protection :
14. Klik menu Tools
15. Pilih Protection – Unprotection Sheet
16. Taipkan password anda ( 1234 ) ( jika Windows XP )
17. Ok
18. Sekarang anda sudah boleh buat pindaan pada data anda .
19. Tahniah kerana anda sudah berjaya lakukannya.

29
Modul Excel

16. Fungsi Conditional Formatting

1. Biasanya dalam sesuatu ujian di kelas, apabila guru hendak catatkan markah
pelajar yang tidak lulus ia akan menggunakan pen dakwat merah . Sekarang tidak
perlu lagi berbuat begitu .
2. Buka Sheet yang ada senarai markah pelajar.
3. Pastikan juga dalam senarai markah itu ada pelajar yang dapat markah di bawah
40 . Jika tiada anda perlu pinda markah yang sedia ada supaya ada pelajar yang
dapat markah di bawah 40 .
4. Highlight B2 : E11 ( seperti di bawah )
5. Klik menu Format – Conditional formatting
6. Sub menu akan keluar seperti di bawah
7. Dalam Condition 1 , pilih less than dan taipkan 40 dalam ruang sebelahnya .
8. Klik Format . Lihat anak panah dalam rajah di bawah .
9. Satu sub menu lain akan muncul .
10. Pilih color merah Lihat rajah di bawah .
11. Ok

30
Modul Excel

12. Klik Add>>

13. Dalam Condition 2 –
Pilih greater than or
equal to dan taipkan
40 di ruang sebelahnya
kemudian klik Format

31
Modul Excel

14. Satu sub menu akan muncul. Pilih color biru . Lihat rajah di bawah .
15. Ok
16. Ok
17. Sekarang cuba lihat perubahan pada markah pelajar anda . Maksudnya jika
markah di bawah 40 ia akan berwarna merah dan jika markah 40 atau lebih ia
akan berwarna biru . Sekarang anda sudah boleh lupakan pen warna merah .

32
Modul Excel

17. Fungsi Validation

1. Kadang-kadang kita buat kesilapan semasa memasukkan data markah pelajar .

Misalnya kita masukkan markah lebih daripada markah penuh . Contoh, markah
penuh 100 tetapi kita taipkan 120 . Ini berlaku kerana kecuaian , gopoh dan
sebagainya .
2. Melalui Validation gejala ini tidak akan berlaku lagi sebab apabila kita masukkan
markah lebih daripada markah penuh , satu amaran akan muncul dan kita tidak
dibenar memasukkan markah seterusnya sehingga kita perbetulkan markah itu .
3. Buka Sheet yang ada senarai nama dan subjek sahaja tanpa markah pelajar . Jika
tiada , buka Sheet baru kemudian taipkan data yang diperlukan .
4. Highlight kawasan tempat kita hendak masukkan markah pelajar .
5. Contoh - highlight C2 : F11 ( lihat data dalam rajah di bawah )

6. Klik menu
Data – Validation

7. Sub menu akan muncul ( lihat rajah di bawah )

33
Modul Excel

8. Setting
9. Allow : Pilih Whole Number
10. Minimum : taipkan 1
11. Maximum : taipkan 100
12. Klik Error Alert
13. sub menu muncul
14. Title : taipkan Markah penuh 100
15. Error message : taipkan Anda silap
masukkan markah. Semak semula .
16. Ok
17. Sekarang cuba anda taipkan markah
124 . Tanda amaran akan keluar .

34
Modul Excel

18. Fungsi AutoFilter

1. Autofilter sangat berguna apabila kita hendak saring apa-apa maklumat. Contoh –
kita hendak tahu berapa ramai pelajar dalam kelas kita yang datang ke sekolah
dengan bas , basikal dan lain-lain. Kerja ini dapat dibuat dengan cepat oleh
AutoFilter .
2. Sekarang buka Sheet baru yang ada senarai nama pelajar atau copy nama pelajar
yang terdahulu dalam Sheet baru kemudian tambahkan data di bawah untuk kerja
kita seterusnya . Lihat data di bawah .

3. Daripada data di atas, andaikan anda hendak tahu berapa ramaikah murid yang
datang ke sekolah dengan kereta .
4. Klik atas mana-mana data . Misalnya B4
5. Klik menu Data – Filter – AutoFilter ( kelihatan anak panah turun ke bawah
bagi setiap tajuk dalam semua colom )

35
Modul Excel

6. Kita dapat lihat anak panah turun ke bawah bagi setiap tajuk dalam semua
colom . Lihat rajah di bawah .

7. Klik pada anak panah dalam colom C ( Pengangkutan ke sekolah ) dan pilih
kereta .

36
Modul Excel

8. Sekarang data tentang pelajar yang datang ke sekolah dengan kereta sudah ada .
Lihat di bawah .

9. Untuk dapatkan data tentang pekerjaan bapa dan pendapatan bapa pelajar, caranya
sama seperti langkah di atas . Anda boleh cuba sendiri .
10. Tahniah kerana anda sudah berjaya lakukannya .

37
Modul Excel

19. Keputusan Ujian

1. Melalui data markah pelajar yang sedia ada kita boleh kira keputusan ujian pelajar
sama ada pelajar itu dapat keputusan CEMERLANG , KEPUJIAN , LULUS
atau GAGAL .
2. Buka Sheet baru yang ada data markah pelajar

3. Klik H2
4. Taipkan formula ini : =IF(AND(B2>=80,C2>=75,D2>=80,E2>=80),
“CEMERLANG”,IF(AND(B2>=70,C2>=70,D2>=70,E2>=70),
“ KEPUJIAN”,IF(AND(B2>=40,C2>=35,D2>=40,E2>=40), “ LULUS”,
“GAGAL”)))

38
Modul Excel

5. Enter
6. Hasilnya sepeti di bawah .
7. Letakkan cursor pada penjuru kanan bawah H2 ( ada tanda tambah hitam )
kemudian tarik ke bawah hingga H11

8. Tahniah kerana anda sangat sabar semasa menaip formula tadi . Jika gagal cuba
taipkan semula formula itu dan jangan ada space bar dalam formula itu .

39