PENYESUAIAN BUKU VOT

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

LAPORAN TERPERINCI
ADALAH SATU REKOD YANG DISEDIAKAN OLEH JANM YANG MENYENARAIKAN SEMUA BAYARAN DAN PUNGUTAN YANG DIBUAT BAGI PIHAK JABATAN-JABATAN LAPORAN TERPERINCI MELIPUTI: 1. C230 LAPORAN PERBELANJAAN VOT TANGGUNGAN 2. C231 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGURUS

3. C232 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PEMBANGUNAN

4. C233 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PFI 5. C350 LAPORAN TERPERINCI AMANAH

6. C350 LAPORAN TERPERINCI TUNAI PANJAR

1

LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN

MULAI OKTOBER 2010 eREPORT/eLAPORAN boleh diakses di laman sesawang JANM
& Mulai 2011 boleh diakses oleh PTJ melalui Buletin eSPKB pada setiap bulan

SENARAI LAPORAN YANG BOLEH DIAKSES MELALUI SISTEM ePENYATA GAJI & LAPORAN
1. RPCEDTL0 Penyata Gaji Bulanan 2. ZRPY024 Penyata Pendapatan Bulanan Tahunan 3. ZRPY028 Senarai Potongan Sewa Rumah Kerajaan 4. ZRPY028 Senarai Arahan Nafkah & Mahkamah 5. ZRPY028 Senarai Hospital & Sijil BSN 6. ZRPY046 Senarai Potongan Cukai 7. ZRPY047 Senarai Potongan KWSP 8. ZRPY025 Laporan Induk Gaji (Master Listing) 9. ZRPY050 Senarai BIK 10. ZRPY069 Laporan Peratusan Potongan Melebihan Pendapatan 11. ZRCC009 Laporan Baucar Bayaran Gaji 12. ZRGL012 Laporan Terperinci Amanah (C350) 13. ZRGL012 Laporan Terperinci Tunai dan Panjar (C350) 14. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Tanggungan (C230T) 15. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Mengurus (C231B) 16. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Pembangunan (C232P) 17. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot S (C233S) 18. ZRCC002 Laporan Terperinci Hasil (C330)

Penyesuaian Buku Vot

Buku Vot @ BV381 Vs Laporan Terperinci Perbelanjaan C230/C231/C232/C233/C350 SATU PROSES MENYEMAK KETEPATAN BAYARAN DAN PUNGUTAN YANG DIREKODKAN DI DALAM LAPORAN PERBELANJAAN DENGAN APA YANG DIREKODKAN DI DALAM BUKU VOT BAGI BULAN BERKENAAN DAN SEBELUMNYA. BERTUJUAN UNTUK MENGESAHKAN PERBELANJAAN YANG DITUNJUKKAN DALAM LAPORAN TERSEBUT ADALAH SAMA DAN MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN JIKA TERDAPAT PERBEZAAN.

PENYATA PENYESUAIAN
LAPORAN YANG DISEDIAKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL/PEMEGANG WARAN BERTUJUAN UNTUK MENUNJUKKAN DAN MENJELASKAN PERBEZAAN YANG DI DAPATI DI ANTARA LAPORAN PERBELANJAAN DAN BUKU VOT PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN SECARA BERASINGAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI / PERBELANJAAN DIBAWAH PROGRAM/ AKTIVITI ATAU AKAUN AMANAH.

Siapa Perlu sediakan Penyesuaian ? Pegawai Pengawal Bila Perlu Disediakan ?

Hendaklah disediakan pada setiap bulan tanpa gagal. Tempoh 14 hari / 2 minggu penyesuaian hendaklah sampai ke JAN. Perkiraan 14 hari @ 2 minggu dikira mulai dari tarikh boleh muat turun flimsi. Ianya dikecualikan bagi PTJ yang belum guna eSPKB. Tarikh muat turun boleh diketahui melalui buletin eSPKB.

KENAPA PERLU PENYESUAIAN ?

1. 2. 3.
AP143(b) MEWAJIBKAN PEGAWAI PENGAWAL/WAKILNYA MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT SETIAP BULAN...\143(b).doc MENGESAN BAYARAN YANG TIDAK DIBENARKAN MENGESAN KESILAPAN MENGAKAUN OLEH JANM ATAU JABATAN BAGI MEMASTIKAN PERBELANJAAN DIREKOD DENGAN BETUL DAN SEMUA PERUNTUKAN DIURUSKAN DENGAN BETUL LAPORAN PENGURUSAN KE ATAS PERUNTUKAN ADALAH LENGKAP DAN TEPAT UNTUK MEMBANTU PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN

4.

5.

AKAUN AWAM YANG DISEDIAKAN OLEH JANM/BN MENGGAMBARKAN PERBELANJAAN KERAJAAN DENGAN LENGKAP DAN TEPAT.

Akibat Kegagalan Menyediakan Penyesuaian ?

Baki peruntukan tidak dapat dikawal dengan baik Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesan dengan
segera

Sukar untuk menyediakan laporan bulanan /

tahunan

Mengakibatkan dikuiri Audit

Penyesuaian Buku Vot

Buku Vot BV 381 vs Laporan C231
Mesti sama kalau tidak sama, mengapa?

Contoh Buku Vot

BV381

C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan

* KENAPA TERDAPAT PERBEZAAN

Kaedah yang digunakan-buku vot disediakan atas

BUKU VOT / BV381 DGN C231

tanggungan dan Laporan Terperinci Perbelanjaaan (C231)

atas asas tunai

Buku Vot/BV381 mencatitkan perbelanjaan semasa baucer

disediakan dan bayaran hanya akan wujud di C231 setelah pembayaran dilaksanakan/dijelaskan

Catatan ketinggalan(cth: urusniaga manual tidak dibuat

penyelarasan rekod

Bayaran yang tidak dibenarkan/disebabkan penipuan

PUNCA TIDAK DAPAT DISESUAIKAN

Terdapat baucar yang belum dibayar oleh
Pejabat Perakaunan

Transaksi di C231 tidak terdapat di BV 381 Transaksi di BV381 tidak terdapat di C231 Penyesuaian perlu disediakan apabila buku vot
tidak dapat disesuaikan

Penyediaan Penyata Penyesuaian Vot

Format-format yang digunakan :

Sijil Pengesahan Baki Format A / BV500 Format A1 / BV501 Format A2 / BV502 dan

Format A3 / BV503-BV505

BV 500 - Format A Penyesuaian Vot Amaun Buku Vot Sama Dengan C231

BV 500 - Format A Penyesuaian Vot Amaun Buku Vot Tidak Sama Dengan C231

Format A1 Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar

Format A2 Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan

Format A3 Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot

BV 500LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT

Penyata Penyesuaian bulanan yang dijana secara automatik berdasarkan perbandingan di antara Laporan Buku Vot (BV381) dan Laporan Pejabat Perakaunan setelah selesai penutupan akaun bulanan Fungsi sama dengan Lampiran A Penyata Penyesuaian manual Memaparkan jumlah BV501, BV502, BV503

BV501 LAPORAN BAUCAR-BAUCAR YANG BELUM DIBAYAR OLEH PEJABAT PEMBAYAR

Laporan ini akan dijanakan oleh sistem bagi menyenaraikan semua baucar yang belum dijelaskan. Baucar yang tersenarai sepatutnya hanya baucar diperingkat status 3 Perakuan II.
Jika terdapat baucar yang disenaraikan adalah selain daripada status 3, pengguna perlu mengambil tindakan berikut : Status 4 menyemak dengan Pejabat Perakaunan Status 6 - mengambil tindakan untuk batalkan

BV502 LAPORAN URUSNIAGA DI AKAUN VOT YANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN

Laporan ini dijana oleh sistem bagi menyenaraikan segala urusniaga yang dicatat dalam BV381 yang tidak terdapat di Laporan Pejabat Perakaunan sama ada urusniaga debit ataupun kredit (Penyata Pemungut, Baucer Jurnal dan Waran Peruntukan)
Segala jenis urusniaga penyelarasan rekod akan dicatatkan di dalam laporan ini

BV503 LAPORAN URUSNIAGA DI LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN YANG TIDAK TERDAPAT DI AKAUN VOT

Laporan ini akan dijana secara automatik bagi menyenaraikan urusniaga yang terdapat dalam Laporan Pejabat Pembayar samada urusniaga debit ataupun kredit
Segala urusniaga dalam laporan ini perlu disemak dan dipastikan samada semua urusniaga adalah PTJ sendiri. Jika urusniaga di dapati betul ianya hendaklah dikunci masuk ke dalam urusniaga penyelarasan rekod untuk mengimbangkan penyesuaian PTJ.

* Cara Menyemak Penyata Penyesuaian

*Baki Buku Vot di BV500 (Format A) bagi
setiap Objek Sebagai disemak dengan baki di Laporan BV381 pada akhir bulan.

*Baki Peruntukan di Laporan Terperinci

Perbelanjaan pejabat perakaunan di Format A di semak dengan laporan terperinci perbelanjaan yang dikeluarkan oleh pejabat pembayar.

*Format A

* Perbandingan Baki di BV381

dengan BV500

* Cara Menyemak Laporan BV501

* BV501 (Format A1) menyenaraikan baucar-baucar
bayaran yang belum dijelaskan oleh pejabat perakaunan pada akhir bulan.
dalam Format A1 betul belum dibayar

* Semak dan pastikan semua baucar yang disenaraikan

* Terdapat baucar yang telah dibayar masih

terdapat dalam Format A1 kerana status baucar tidak bertukar dari status 4 kepada status 8. auto kerana kesilapan penyediaan Penyelarasan Rekod

* Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara

*PROSES PENYESUAIAN
* 1.Bandingkan Urusniaga yang diproses oleh Pej. Perakaunan
dengan Urusniaga Debit dan Kredit pada BV381

*PROSES PENYESUAIAN
* 2. Pastikan baki peruntukan di LTP telah dibawa dengan betul ke BV500. Jika
salah, buat pindaan pada BV500 dengan memasukkan amaun yang betul.

LTP

BV500

* PROSES PENYESUAIAN
*
3 .Semak Format A1 (BV501) dan pastikan baucar-baucar yang belum dibayar (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan senarai jika perlu

BV501

4.Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit di Format A1 adalah bersamaan dengan yang tercatat pada Format A. Betulkan amaun yang tercatat jika perlu.

Jumlah Debit Format A1

Jumlah Kredit Format A1

BV500

*PROSES PENYESUAIAN
* *
5.Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit di Format A2 dan A3 adalah bersamaan dengan yang tercatat pada Format A. Betulkan amaun yang tercatat jika perlu 6.Semak Baki Kiraan dan pastikan seimbang dengan Baki sebenar masih ada seperti di Akaun Vot. Jika berbeza, ulang proses untuk mengesan kesilapan)

BV500

Jumlah Debit Format A2

Jumlah Kredit Format A3 Jumlah Kredit Format A3

Jumlah Kredit Format A2 Pastikan seimbang

* Cara Menyemak Laporan BV502

* BV502 Format A2 menyenaraikan Jurnal, Waran atau
Penyata Pemungut yang terdapat dalam buku vot tetapi tidak dapat disesuaikan dengan Laporan Terperinci Perbelanjaan dalam Format A2 betul belum diproses

* Semak dan pastikan semua dokumen yang disenaraikan * Terdapat dokumen yang telah diproses masih terdapat
dalam Format A2 kerana status dokumen tidak bertukar dari status 4 kepada status 8.

* Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara

auto kerana terdapat lebih dari 1 charge-line yang sama di atas 1 dokumen atau kesilapan penyediaan Penyelarasan Rekod

*PROSES PENYESUAIAN
* 7.Bandingkan Format A2 (BV502) dan Format A3 (BV503). Sisihkan
item yang boleh disesuaikan antara kedua-dua laporan dan betulkan jumlah besar bagi kedua-dua laporan

BV502

BV503

* PROSES PENYESUAIAN AUTO

* 8.Semak Format A2 (BV502) dan pastikan Waran Peruntukan,
Penyata Pemungut, dan Baucar Jurnal yang tidak dapat disesuaikan (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan senarai jika perlu.

* Cara Menyemak Laporan BV503

* BV503 (Format A3) menyenaraikan semua urusniaga
yang telah diproses oleh Pejabat Pembayar tetapi tidak dapat disesuaikan secara auto dengan Buku Vot eSPKB (BV381)
disenaraikan di BV503

* PTJ perlu mengenalpasti urusniaga yang * Sekiranya urusniaga berkenaan adalah urusniaga
yang dibuat secara manual dan belum dikemaskini dalam Buku Vot eSPKB, PTJ perlu dapatkan dokumen sokongan dan sediakan penyelarasan rekod

* PROSES PENYESUAIAN AUTO

* 9.Semak Format A3 (BV503) dan pastikan item yang tidak dapat
disesuaikan pada LTP (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan senarai jika perlu.

*PROSES PENYESUAIAN

setiap 11.00 malam : GFMAS hantar fail ke eSPKB selepas 11.00 malam proses berikut berjalan:

masukkan baki peruntukan C230T /C231B /C232 P /C233S snap shot maklumat BV 381 padankan maklumat BV 381 dan DGFMAS masukkan maklumat ke dalam Format A, A1, A2 dan A3

*Tindakan PTJ
* Cetakan boleh dibuat pada bila-bila masa pada satu (1)
bulan berikutnya sebelum berakhirnya bulan tersebut. dicetak mulai 01 April 2011 sehingga 30 April 2011.

* Contohnya, Laporan Penyesuaian bagi bulan Mac 2011 boleh

* Semak bersama laporan C230T/C231B/C232P dan BV381 * Batalkan dokumen yg dikuiri (status 6) dan sediakan
dokumen baru jika perlu
Tindakan pembetulan sekiranya berlaku masalah :
* * *

Pelarasan jurnal Maklum pej. perakaunan mengenai kesilapan data Log masalah ke dalam Unicenter - masalah program bugs

Matlamat Penyesuaian Vot

Dapat membantu mengawal perbelanjaan dan

peruntukan

Memudahkan membuat laporan bulanan kepada

Pegawai Pengawal akhir tahun

Memudahkan menyediakan penutupan akaun

Mengelakkan kuiri Audit

PENYERAHAN PENYATA

PENYESUAIAN BUKU VOT

SEMUA PENYATA PENYESUAIAN DAN DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN HENDAKLAH DITANDATANGAN OLEH PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB DAN DIKEMUKAKAN KEPADA JANM ATAU WAKILNYA DALAM MASA 14 HARI SELEPAS TARIKH MAKLUMAN LAPORAN TERPERINCI DIBULETIN eSPKB BOLEH DIAKSES

Sijil Pengesahan Baki

SAMA

* Ianya perlu juga disediakan jika baki peruntukan

antara Laporan Terperinci Perbelanjaan sama dengan Buku Vot

* TIADA TRANSAKSI

* Sekiranya tidak terdapat sebarang transaksi pada

Akaun Vot, Hasil dan Amanah, PTJ DIWAJIBKAN untuk menghantar Surat Pengesahan dengan menyatakan bahawa " TIADA APA-APA TRANSAKSI YANG BERLAKU PADA BULAN TERSEBUT" kepada pihak JANM .

PERTANYAAN

44