Kode Modul: SEK.25.D.3.

MENULIS SURAT

DINAS

Penyusun :

OKSIANA JATININGSIH
Editor TEGUH BUDI KARYANTO MOHAMAD EDWAR

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003

Kode Modul: SEK.25.D.3.

MENULIS SURAT DINAS

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003

Dengan proses tersebut diharapkan. validasi. pada kesempatan ini patutlah. karena kemajuan di dunia industri begitu cepat terjadi. Modul ini disusun dalam beberapa tahapan. Namun. masukan atau bahan perbaikan modul ini agar relevan dengan kondisi lapangan masih selalu diperlukan. sebagai konsekuensi logis Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training). Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judul Modul: Membuat Surat dinas . penyunting bahasa tenaga komputerisasi modul. Program Keahlian Sekretaris/Adminstrasi Bisnis. dengan mengacu pada Standar Kompetensi Nasional (SKN) atau standardisasi pada dunia kerja dan industri. penyusunan naskah secara tertulis. tenaga. baik modul manual maupun interaktif. seting dengan bantuan alatalat komputer. proses. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli ( xpert-judgment). Modul ini diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta diklat untuk mencapai kompetensi kerja standar yang diharapkan oleh dunia kerja dan industri. demikian. Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul. Modul ini disusun dengan menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi. sedangkan uji coba e empirik dilakukan pada beberapa peserta didik SMK. dan uji coba empirik secara terbatas. jika kami sampaikan rasa terima kasih dan penghargaan berbagai pihak. Oleh karena itu. agar modul ini dapat menjadi bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali peserta diklat dengan kompetensi kerja yang diharapkan. dan tenaga ahli desain grafis) atas dedikasi. editor. Pekerjaan ini dapat terselesaikan berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. pengorbanan waktu.KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual untuk Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. yakni penyiapan materi modul. terutama tim penyusun modul (penulis. dan pikiran untuk menyelesaikan penyusunan modul ini.

semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua. dan fleksibilitas. Maret 2004 a.n. kesesuaian.Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi. serta tetap mengacu pada perkembangan iptek pada dunia usaha dan industri. Akhirnya. khususnya peserta diklat SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. potensi SMK. Ir. dan pakar akademik sebagai bahan untuk melakukan peningkatkan kualitas modul. praktisi dunia usaha dan industri. Dr. serta dukungan dunia usaha dan industri dalam rangka membekali kompetensi yang terstandar kepada peserta diklat. Gatot Hari Priowirjanto NIP 130675814 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans ii . Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan. ataupun praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK. Diharapkan agar pemakai modul ini berpegang pada asas keterlaksanaan. Jakarta.

....... 31 a.............................. 1 Prasyarat......... 40 d.......................................................... Lembar Kerja 1 .. C......................... ..................................................................... Uraian Materi 2 .............................................................................................................................. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 . 8 B.......................................... 31 c.................................................................................................. Rangkuman 2............. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 ................ 25 e.................. Kunci Jawaban 2 ........................................................................................................... 9 b........................................... B............. Deskripsi .... Uraian Materi 1 ......................................................................vi Glosar ium ...................................... Kegiatan Belajar 1...................... Rangkuman 1.... Lembar Kerja 2 ........... Kegiatan Belajar 1: Surat Dinas ............ Rencana Belajar Siswa ....................... Tugas 2 .................................... II. F............................................................................................ Kegiatan Belajar 2: Surat Undangan Dinas………………...................................................... 31 b..................................................................................................................................... 29 2.......................................................................... 38 b............. PEMBELAJARAN A......................................................... D........... 36 g................................................ Tugas 1................................ Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 ...... ii Kata Pengantar . 7 I................ Rangkuman 3.... Kunci Jawaban 1............................... 9 a.................................................................. Kegiatan Belajar 3: Surat Edaran ……………………...... Tes Formatif 1.................. 3 Tujuan Akhir .......................................... 9 c............................. iii Daftar Isi......... iv Peta Kedudukan Modul .............................................................................................................. 6 Cek Kemampuan............ ............................................................................................................................. Uraian Materi 3 ......34 f................................. 5 Kompetensi.......................... 2 Petunjuk Penggunaan Modul ................................................................................................. 24 d............................................... i Halaman Francis .................................................................................................................. viii PENDAHULUAN A.... Tes Formatif 2 ....................... 27 g. 37 3.... 38 a....................................................................................................................... E.. 33 d.....................Daftar Isi q q q q q q Halaman Sampul ..............25 f...... 34 e............................................ Tugas 3 ............. 38 c. 41 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans iii ..........................................................................................................

........................................................... 51 58 65 73 EVALUASI A..................... … 87 IV.....................................……………….........................91 DAFTAR PUSTAKA...e... Kegiatan Pembelajaran 8 : Surat Keputusan .............................................. Tes Praktik .............................. Kunci Jawaban 3 ......................... Kegiatan Belajar 4: Surat Perintah.................... ................. 45 b......... Lembar Kerja 3 .......... III.......................................... ............ PENUTUP ............................. Tes Formatif 3 ............................................. Tes Tertulis ............................................................................... 92 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans iv .................................................................................. 47 d. 47 e....... 6............................................ 7...... Tes Tertulis ................................................... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 .. 82 B...... Tugas 4 ................................ 8............ . 84 B........... Kegiatan Pembelajaran 6: Surat Tugas…………………….................. Kegiatan Pembelajaran 5: Surat Instruks i …………………......................... Kegiatan Pembelajaran 7 : Surat Perjanjian Dinas ………….. Rangkuman 4............ Lembar Kerja 4 ......................... LembarPenilaianTes praktik……………………………………... 42 g..................... ................................................... 45 c......... 48 g......... 43 4........................................................................................................................................ Kunci Jawaban 4 ......................82 KUNCI JAWABAN A...................47 f................. Uraian Materi 4 .............. ............. 45 a.................................. 49 5................................................... Tes Formatif 4 ............41 f...

3 SEK.25.F.3 SEK.6 BM.3 SEK.25.25.20.25.1 BM.G.6 BM.2 BM.20.G.20.2 SEK.G.E.B.25.1 SEK.3 BM.6 SEK.25.1 BM.25.2 BM.5 BM.20.1 SEK.B.25.4 SEK.G.20.G.G.25.4 BM.7 SEK.10 SEK.B.20.25.4 SEK.20.20.9 SEK.B.2 SEK.C.25.E.F.F.25.E.25.3 SEK.20.25.4 SEK.2 SEK.25.25.E.D.25.B.25.1 BM.25.25.25 .B.2 SEK.A.25.25.25.20.25.G.E.5 SEK.2 BM.20.D.A.25.G.ETA KEDUDUKAN MODUL BIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS) BM.E.8 SEK.6 SEK.5 BM.20.G.E.8 SEK.G.D.A.F.E.20.5 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans v .20.20.4 BM.1 SEK.1 SEK.A.4 SEK.A.C .3 BM.7 SEK.C.A.D.3 SEK.

20.1 BM.20.1 BM.4 BM.25. elektrik dan elektronik Mengetik berbagai bentuk surat Mengetik berbagai macam surat Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom Mengetik berbagai macam naskah MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH.4 BM.20.B.A.E. PERHITUNGAN SEDERHANA.7 SEK. DAFTAR TABEL.20.20.2 SEK. daftar.B.20.4 Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat Mengerjakan surat pribadi Mengerjakan surat niaga Mengerjakan surat dinas MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR 12 24 120 120 276 20 21 22 23 24 25 26 27 SEK.2 BM.5 BM.20.1 Mengerjakan tata usaha kepegawaian 48 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans vi .20.Point untuk menyusun bahan presentasi Menerapkan program Internet untuk Email Menerapkan program Internet untuk Chatting MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR 96 96 96 96 48 48 480 13 14 15 BM. ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK Durasi 1 2 3 4 5 6 BM.3 SEK.25.3 BM.20.B.3 Melaksanakan komunikasi.E.A.20.C.A.20. CHATTING.20.2 BM.20.6 Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah Mengoperasikan progran MS.25. motivasi dan proaktif Mengoperasikan Telepon untuk berkomunikasi Mengoperasikan mesin Faksimili MENGERJAKAN SURAT.20.D.D.25. kolom dan tabel Mengoperasikan program Power.E.F.MENYURAT 120 32 32 184 16 17 18 19 SEK.D.E.B.25. 24 48 36 36 48 48 240 7 8 9 10 11 12 BM.6 SEK.25.C.25. E -MAIL.6 Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual.25.C.1 BM.2 BM.E.25.4 SEK.25.5 BM.A.8 Pengertian pengetahuan kearsipan Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokumen Merencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor Mengelola dokumen dengan sistem tanggal Mengelola dokumen dengan sistem nomor Mengelola dokumen dengan sistem abjad Mengelola dokumen dengan sistem wilayah Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah) MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 12 48 48 48 48 48 48 48 348 29 SEK.D.2 SEK.1 SEK.25.A.DAFTAR JUDUL MODUL Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen Program Keahlian: Sekretaris (Administrasi Perkantoran Bisnis) No Kode Modul Nama MENGETIK NASKAH SECARA MANUAL.B.B.20.1 SEK.25.3 SEK.Word untuk menyusun naskah Mengoperasikan program Excel untuk perhitungan. BAHAN PRESENTASI.25.E. leadership.E.A.5 SEK.E.3 BM.

G.25.1 SEK.25.4 SEK.9 SEK.F.25.3 SEK.25.G.25.2 SEK.6 SEK.G.2 SEK.25.F.G.25.G.5 SEK.G.25.7 SEK.25.25.10 Melakukan komunikasi dengan beretika Melakukan penampilan diri beretika Mengembangkan kepribadian diri sekretaris Mengelola kas kecil Mengelola administrasi kantor Menangani dikte Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Menyusun laporan tugas sekretaris Melakukan kegiatan kehumasaan Melakukan tatacara protokoler 48 48 120 32 48 48 48 96 96 96 680 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans vii .25.G.F.G.30 31 32 SEK.25.4 Mengerjakan tata usaha perlengkapan Mengerjakan tata usaha keuangan Mengerjakan tata ruang kantor MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS 96 120 120 384 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 SEK.G.8 SEK.3 SEK.25.G.

Cit Ltd MS MS Op.n. atas perhatian : Bill of Loading ‘surat muatan kapal’ : circa ‘kira-kira atau sekitar’.q. i. a. c.a.a. a.m. c. perhatian’ : Opere Citato ‘pada karya yang telah dikutip’ : per alamat : ‘tersebar di sana sini’ : Pour feliceter ‘ucapan selamat’ : Post Office Box ‘kotak pos’ : Pour remersier ‘terima kasih’ : per procuration ‘yang diberi kuasa’ Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans viii . Cit p.c.PERISTILAHAN/GLOSARIUM A/C acc a.o.ca c.b. Box Pr p.p.n.c. Loc.d. dipakai untuk tahun tetapi diragukan ketepatannya.p (perproe) - : Account Current ‘rekening koran’ : according ‘setuju’ : above mentioned ‘tersebut di atas’ : atas nama : atas nama beliau : atas perintah. Passim Pf P.O. of atau con f c/o c. B. : carbon copy ‘tembusan’ : infer ‘bandingkan atau bandingkan dengan’ : care of ‘dengan alamat’ (d.) : Cash On Delivery ‘pembayaran pada waktu penyerahan barang’ : Casu quo ‘dalam hal ini’ : in case (in case) ‘ dalam hal ini’ : Loco citato ‘ pada tempat yang telah dikutip’ : Limited ‘perseroan terbatas’ : Manchineship ‘kapal motor’ : Nota Bene ‘catatan.L. a.

P.T.O. P.S. d.a. D/O Doz d.d.o d.o E.E. E & OE ETA et al E.T.D.

: please tur ober ‘lihat sebalik’ : postscript ‘catatan, nota bene’ : dengan alamat : Delivery Order ‘surat penyerahan barang (pengeluaran dari gudang) : dozen (s) ‘dosin’ : de dato ‘tertanggal’ : ditto ‘idem, atau ibidem (ibid) : erros ezcepted ‘koreksi yang disetujui’ : Error and Ommissien Ezcepted ‘koreksi yang disetujui’ : Estimated Time of Arrivel ‘waktu kedatangan yang diperlukan’ : et alii ‘dan lain-lain’ : Estimated Time of Disembark ‘waktu pemberangkatan yang diperkirakan ’et sequens atau etsequentes‘ dan ‘halaman halaman berikut’ : Ecominische Zaken Prys (Bld) ‘harga resmi’ : Ibidem ‘pada tempat yang sama’ : Di bawah ‘lihat pada karangan yang sama di bawah’

EZ ibid

q.q. infra Kertas Segel R.C.

: Qualitate Quo ‘karena (selaku) jabatan’ : Rekening Courant (Bld) ‘rekening koran, atau rekening giro di Bank’ : kertas untuk membuat surat perjanjian dan macam macam akta : Salvo error and Ommissions ‘jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki kembali : ‘di atas, sudah terdapat lebih dulu pada teks yang sama’ : untuk perhatian : Surat resmi yang digunakan oleh instansi/organisasi untuk kepentingan administrasi instansi/organisasi : Surat yang ditujukan ke dal am lingkungan organisasi : Surat yang ditujukan ke luar lingkungan organisasi : untuk beliau : eie Ommezyde (Bld) ‘untuk perintah” : untuk perhatian ‘lihat sebelah’

SE R O Supra Surat dinas Surat intern Surat ekstern ub up zoz

Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans

ix

BAB I PENDAHULUAN
DESKRIPSI

Modul ini menekankan pembahasannya pada cara menulis surat -surat dinas, disertai contoh konkret untuk memberikan gambaran yang jelas, sehingga akan menjadi pedoman dan menyelesaikan latihan yang disajikan di akhir pembahasan. Surat-surat dinas yang berisi masalah-masalah dinas suatu organisasi antara lain sebagai berikut. • • • • • • • Surat undangan dinas Surat edaran Surat perintah Surat instruksi Surat tugas Surat perjalanan dinas Surat keputusan Urutan pembahasan surat dinas meliputi pengertian, isi, tata cara penulisan, dan latihan-latihan.

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas

1

PRASYARAT

Sebelum mempelajari modul ini, Anda harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang ketentuan pokok menulis surat. Dengan kata lain, Anda telah mempelajari modul -modul tertent u dengan tuntas , seperti terlihat pada peta kedudukan modul dengan menunjukkan alat bukti yang otentik. Modul-modul yang harus Anda kuasai dengan tuntas tersebut adalah i modul yang berjudul ¡ “Pengertian Surat dan Etika dalam Bersurat” ¡ “Mengetik Berbagai Macam dan Bentuk Surat” ¡ “Bahasa Indonesia”

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas

2

kemudian cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban. Apabila dalam proses memahami materi ini Anda mendapatkan kesulitan.PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya agar Anda dan guru/instruktur mudah dalam menggunakan modul ini pada proses pembelajaran. 3. 5. 6. Bila masih ragu. rencanakan kegiatan belajar. diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. a) Langkah-Langkah yang Harus Anda (Peserta Diklat) Tempuh 1. maka bertanyalah pada guru/instruktur sampai Anda paham. Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Lakukan hal ini pada awal dan akhir Anda pembelajaran modul untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda. Lakukan kegiatan ini sampai Anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir kegiatan belajar ini. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini. 7. pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program Keahlian Sekret aris/Administrasi Bisnis. dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. dan pengertian istilah-istilah sulit dan penting dalam modul. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul. 4. 2. kriteria keberhasilan. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus sudah dikuasai dalam modul ini. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 3 . kerjakan tugas. Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan. prasyarat. dan jawablah pertanyaan tes.

b) Peranan Guru/Instruktur 1. 9. bimbingan. Identifikasi dan analisislah sarana dan prasarana kegiatan belajar yang ada di SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. dan pendampingan pada peserta diklat agar gairah belajarnya meningkat. Berikan motivasi. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 4 . 4. 3. penyelesaian akhir pembelajaran agar mereka dapat belajar efektif dan efisien untuk mencapai sub kompetensi standar. ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. Pastikan bahwa peserta diklat yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas.8. Bantulah peserta diklat dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka mempelajari jenis modul kegiatan. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari. 2. Anda tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya aapabila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya. ini. Berikan perhatian khusus dan pada waktu perencanaan tempat kegiatan belajar.

dan lain-lain. dapat menulis/menyusun surat dinas dengan benar. yang mencakup surat undangan. surat edaran.TUJUAN AKHIR Spesifikasi kinerja yang diharapkan Anda kuasai setelah menyelesaikan modul ini. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 5 . adalah Anda Kinerja tersebut mencakup: ¡ ¡ pengetahuan dan teknik-teknik menulis surat dinas. penulisan surat dinas.

notula. surat pengumuman. berita acara. surat instruksi. surat Sikap Jujur Cermat Teliti Tekun Disiplin Keterangan Mampu menjabarkan arti surat dinas. surat kuasa. • Membuat skema lingkup surat dinas • Menggunakan istilah dan menentukan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas • Membuat surat dinas dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. surat pengantar. surat perjalanan dinas. surat keputusan. surat undangan. Mengerjakan surat dinas dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris • : Pekerjaan Surat-Menyurat : Membuat Surat Dinas : 120 jam Kriteria Unjuk kerja Lingkup Belajar • Pengertian surat dinas. surat panggilan. berita acara. surat tugas. surat rekomendasi. surat peringatan.KOMPETENSI Kompetensi Sub-Kompetensi Alokasi Waktu Kompetensi / Subkopentensi D. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 6 . surat kuasa. surat tugas. surat undangan. surat panggilan. memorandum. surat pengumuman. surat edaran. nota. notula. § § § § § Materi Pokok Pembelajaran Pengetahuan • • • Pengertian surat dinas Lingkup penulisan surat dinas Arti m enjabarkan nota. surat rekomendasi. surat instruksi. memorandum. surat keputusan. surat perintah. surat peringatan. memorandum. surat pengumuman.3. surat peringatan. nota. surat pengantar. surat pengantar. surat edaran. surat perjalanan dinas. surat perintah. surat kuasa. surat panggilan. surat undangan. surat edaran.

Terampil membuat skema lingkup surat dinas Terampil mengunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. surat rekomendasi. surat pengumuman. • • • • tugas. Membuat skema lingkup surat dinas Mengunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. surat keputusan. surat instruksi. surat panggilan.• • • • • Mampu menguraikan lingkup penulisan surat dinas. isi pokok. surat peringatan. isi pokok. surat keputusan. surat rekomendasi. dan tata cara penulisan surat dinas. notula. Mampu menjabarkan nota. surat tugas. surat perjalanan dinas. surat panggilan. surat instruksi. memorandum. surat peringatan. Membuat skema lingkup surat dinas Menggunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. surat pengantar. notula. surat perjalanan dinas. surat instruksi. isi pokok. berita acara dilihat dari subyek penerima surat. surat perintah. memorandum. • • • • • Lingkup penulisan surat dinas. surat rekomendasi. • Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 7 . dan tata cara penulisan surat dinas. Macam-macam nota. surat keputusan. berita acara Arti. dan tata cara penulisan surat dinas. notula. berita acara Menjelaskan arti. surat perintah. surat kuasa. surat pengumuman. surat undangan. surat perintah. surat pengantar. Mampu menjelaskan arti. surat undangan. surat perjalanan dinas. surat edaran. surat kuasa. surat edaran. surat tugas.

Anda diminta untuk menjawab semua pertanyaan di bawah ini. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Butir-Butir Pertanyaan dan Pernyataan Apakah yang dimaksud dengan surat dinas? Terangkan bagian-bagian utama surat dinas! Terangkan masalah pokok dalam surat dinas Bagaimana karakteristik surat dinas? Apakah fungsi surat dinas? Terangkan Bagaimana langkah -langkah dalam menulis surat dinas? Terangkan mengenai bentuk-bentuk surat dinas! Apakah yang dimaksud dengan surat undangan dinas? Kapankah surat undangan dinas harus dikirimkan? Apakah yang dimaksud surat edaran? Dalam hal bagaimanakah dikeluarkan surat edaran? Terangkan komponen-komponen surat edaran Apakah perbedaan antara surat undangan dinas dengan surat edaran Apakah yang dimaksud surat tugas? Apakah yang dimaksud dengan surat instruksi? Kapankah atau dalam hal bagaimanakah surat instruksi dibuat? Apakah yang dimaksud dengan surat keputusan? Kemampuan Dapat Tidak Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 8 . pelajari hal-hal yang belum Anda kuasai kompetensinya. Kemudian.CEK KEMAMPUAN Sebelum mempelajari modul ini. Jawablah semua pertanyaan dengan uraian singkat dan jelas.

Kompetensi Subkompetensi Alokasi Waktu RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT : Pekerjaan Surat-Menyurat : Membuat Surat Dinas : 120 jam Tempat Belajar Alasan Perubah an Tanda Tangan Guru Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 8 .BAB II PEMBELAJARAN A.

menulis surat dinas secara benar. Uraian Materi 1 a. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. keadaan mentalitas. melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Pengertian dan Fungsi Surat Dinas Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. surat tugas. Melalui surat. B. surat keputusan. dan surat panggilan. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 Setelah menyelesaikan pembelajaran tentang surat dinas ini Anda diharapkan dapat 1. Oleh karena itu. surat edaran. juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum. mengenali bagian-bagian surat dinas . isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. surat juga mencerminkan corak. terutama surat-surat resmi. membedakan jenis -jenis surat dinas . 2. Lebih lanjut. Contoh surat resmi ialah surat undangan. Oleh karena itu. dan nilai pejabat jawatan/kantor yang bersangkutan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 9 . Surat. nota dinas. pengumuman.B. KEGIATAN PEMBELAJARAN 1. dapat dikemukakan bahwa surat merupakan duta organisasi atau duta perusahaan. Kegiatan Pembelajaran 1: Surat Dinas A. 3. Dalam suatu perusahaan. Dengan kata lain. Oleh karena itu. surat-surat yang diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. surat harus ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat.

yaitu surat sangat rahasia. surat edaran. dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lem baga/pejabat yang bersangkutan. sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa. dan surat biasa.Akhirnya. Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul rangkap tiga. Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. Contoh surat dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran. Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. misalnya surat keputusan atau instruksi. organisasi. surat terbatas. surat resmi dibedakan menjadi empat jenis . perusahaan atau pejabat yang berangkutan. Contoh surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3). dan surat pemberitahuan. dokumen dari negara tetangga. sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan. Contoh hasil rapat pimpinan terbatas. ditinjau dari derajat penyelesaiannya. surat segera. usul pengangkatan pegawai baru. Surat ini bisa diketahui oleh pihak lain. dan surat biasa. Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR atau SRHS. Sampul pertama (dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 10 . Contoh surat biasa ialah surat undangan. Surat ini dikirim dengan sampul rangkap dua. dan laporan perjalanan dinas. surat rahasia. Jika d itinjau dari sifat keamanan isi surat. surat tugas. Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya. Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara. surat dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat). Surat dengan kode R atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu akan dapat merugikan instansi. Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu. Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya. Selain itu.

2.b. c. jelas. Bahasa surat resmi haruslah logis. atau lembaga untuk kepentingan dinas. yaitu a. dan rapi. dan merah muda HVS untuk surat rahasia. 1. c. kuning untuk kertas tembus perbal. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. Syarat-Syarat Surat yang Baik Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang. perusahaan. seperti yang dikehendaki. sopan. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar. 3. dan eksplisit. jelas. • warna: putih HVS untuk lembar asli. dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat. biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern. bersih. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. pengetikan yang benar. wajar. hemat. pemakaian kertas yang sesuai • ukuran : kuarto 21 x 29 cm • jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan. penyusunan letak bagian-bagian surat. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut. Selain ketiga hal di atas. cermat. mengetahui posisi dan bidang tugasnya. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu. d. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 11 . Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu. syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah a. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. b. dan menarik. b.

Bentuk-Bentuk Surat Bentuk surat resmi yang biasa digunakan ialah 1) 2) 3) 4) 5) bentuk lurus penuh (full block). (5) ………………. …………………………… ……………………………………………………. (8a) ……………………………………………………. ………………………. dan Indonesia baru. ………………. (3) ……………….. (4) ………………. (11) ………………….. ……………….. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama Batas -batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraf yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 12 . 3.c. (8c) ……………. Surat dinas yang berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut. …………………(9) ………………… (10) …………………. 1... 2.. (2) ……………….. Indonesia lama. bentuk lurus ( block ). (6) ………………. (1) ………………………………………. (8b) ……………………………………………………. ……………………………………………………. (7) …………………………………………………….. bentuk setengah lurus (semi block).

Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan penutup... ………………….Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. (8a) ……………………………………………………. …………………………… dua kait ……………………………………………………. (1) ………………………………………. ………………………. dua kait ……………………………………………………. (8b) ……………………………………………………. dua kait ……………….. (3) ………………..(13) …………………. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 13 . 3 kait …………………(9) 4 kait ………………….. (7) dua kait ……………………………………………………. (8c) ……………. (6) ……………….. (5) dua kait ………………… (2) ………………. ------------------------------------------------------------------------dua kait …. (4) ………………..…………….. ………………… (10) ………………… (11) ………………….

(8b) …………………………………………………….. (6) ………………. dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak perlu berjarak.. (1) ……………………………………….……………………………………. (4) ………………. Perbedaannya hanya terletak pada pengetikan paragrafparagrafnya..Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus. ……. ………………. (7) ………………… (2) …. (8c) ……………. ………………… (10) ………………… (11) …………………. (8a) ……………………………………………………. …………………………… …………………………………………. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 14 .. (5) ……………….. ………………………. (3) ……………….. Setip paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari margin kiri. ………………….(13) ………………….………………………………………... ………………. …………………(9) ………………….

Bentuk resmi Indonesia lama mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaannya terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia lama diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.

……………………….. (1) ………………………………………. ………………. (3) ………………. (4) ………………. (5) ………………… (2) ………………. (6) ……………….

……………….. (7) ….……………………………………….. (8a) …………………………………………………….. …….…………………………………….. (8b) …………………………………………………….. …………………………… ………………………………………….. (8c) ……………..

…………………(9)

………………….(13) …………………. ………………….

………………… (10) ………………… (11) …………………. (12)

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

15

Bentuk resmi Indonesia baru

merupakan variasi bentuk

setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus dicantumkan salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru dicantumkan salam penutup, tanda tangan, nama terang dan nama jabatan.

Perbedaannya dengan bentuk resmi Indonesia lama terletak pada penulisan (1) nama tempat dan tanggal; (2) alamat; (3) dan salam penutup. Pada bentuk resmi Indonesia lama 1. tanggal surat didahului oleh nama tempat; 2. alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah nama tempat dan tanggal; 3. jabatan pengirim dituliskan di atas tanda tangan, dan nama terang diapit tanda kurung.

Pada bentuk resmi Indonesia baru 1. nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat; 2. alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis lengkap; 3. jabatan pengirim (*) dituliskan di bawah tanda tangan dan nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

16

……………………….. (1) ………………………………………. ------------------------------------------------------------------------………………. (3) ………………. (4) ………………. (5) ………………. (6) ………………. ………………… (2)

……………….. (7) ….……………………………………….. (8a) …………………………………………………….. …….…………………………………….. (8b) …………………………………………………….. …………………………… ………………………………………….. (8c) …………….. …………………(9)

………………….(13) …………………. …………………. Keterangan: 1. Kepala surat 2. Tanggal surat 3. Nomor surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Alamat 7. Salam pembuka

………………… (10) ………………… (11) …………………. (14)

8. Isi surat 9. Salam penutup 10. Tanda tangan 11. Nama terang 12. NIP 13. Tembusan 14. Jabatan

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

17

Misalnya: Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 18 . (3) nama usahanya. Surat dinas yang terdiri atas lebih dari satu lembar. dan (4) gambar-gambar yang bersifat reklame. 1) Kepala Surat Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Oleh karena itu. sedangkan lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala surat. bukan tanggal penulisan surat. Dalam hal demikian. (3) nomor telepon. atau di sebelah kanan bawah. misalnya ekspor-impor. (2) nama bankir. jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi. Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. (2) alamat. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu. atau e-mail (jika ada). Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat. hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala surat. faksimile. 2) Nama Tempat dan Tanggal Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Bagian-bagian surat tersebut meliputi hal -hal berikut. Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia). Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim. (4) nomor kotak pos. pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya memuat penutup saja. Dalam surat dagang disebutkan pula (1) alamat kantor cabang. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi.d. Bagian-Bagian Surat Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. alamat kawat.

2003 31 Januari ’04 18 April 2004. (2) memudahkan mencari kembali. bukan kapan surat itu diketik. Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat. jika bilangan lebih dari dua kata.” Jika hendak ditulis lengkap. Misalnya No. Guna nomor surat adalah untuk (1) memudahkan mengatur penyimpanan. “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp. bulan.: empat lembar. Oleh k arena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 19 . dan tahun. Nomor surat diketik segaris dengan tanggal. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata.7 April 2002 1 Oktober 2003 31 Januari 2004 bukan 7-4-2002 1 Okt. (4) mempercepat penyelesaian surat-menyurat. bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar 5) Hal/Perihal Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara sing kat. 3) Nomor Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar). gunakan angka Misalnya: Lamp.: 200/Diklat-1/2004. Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan. misalnya surat keputusan. keduanya harus ditulis lengkap.”. dan (3) tahun. surat keterangan kesehatan dari dokter. tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No. dan (5) memudahkan petugas kearsipan. (2) kode. akan tetapi. (3) mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar. 4) Lampiran Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu.

Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya. sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan. Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 20 . Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. Alamat dalam berturut -turut menyebutkan (1) nama orang/jabatan. No. kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. atau yang lain dapat ditulis di depan nama orang. Dalam hal demikian. dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”. “Ibu”. bukan “pimpinan. hal. Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apa pun. Hal Sifat : Undangan rapat penerimaan calon pegawai : 2732/ EKS. Selain nomor. Sifat : 74/RPB-1/2004 : Penting Lamp. Jika tidak ada yang dilampirkan. tidak disingkat atau diubah ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. (2) nama jalakan dan nomor rumah/gedung. (Yang terhormat). serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun. No. lampiran. 6) Alamat surat Ada dua macam alamat surat. bukan kepada instansinya. (3) nama kota. Misalnya: jadwal diklat. Contoh: 1.A1/2003 : Pengiriman sampel barang : Biasa Perhatikan bahwa penulisan nomor.itu. mis alnya direktur atau rektor. dan lampiran. dan hal. : Satu berkas Hal 2. Kata sapaan “Bapak”. Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya. yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat).

kami ucapkan terima kasih. penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. (3) nama jalan/gang/nomor rumah bangunan. “Dengan ini kami beri tahukan …. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul. Bapak. Pada umumnya. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat. S. surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak di atas. (1) nama orang/jabatan.”) Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.” ”Demikian pemberitahuan kami Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 21 .” Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Misalnya: “Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …”. Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas. 8) Isi surat (tubuh) Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal. sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan “di”.Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap. Contoh: Yth. Misalnya: “Dengan ini kami beri tahukan kepada Saudara ….”. Misalnya: “Atas perhatian Bapak. Yanto Intan Rosyidi. jangan disingkat. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. (2) nama instansi. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat. yaitu pembukaan. Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat. isi yang sesungguhnya dan penutup. 7) Salam pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis.E. dan nama kota serta kode pos.” (kata “Saudara” jangan disingkat “Sdr. Sebelum dimasukkan ke dalam amplop. Direktur PT Pillar Sejahtera Jalan Kencana 25 Surabaya Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut.

. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah. Rangkuman 1 1. Surat dinas merupakan surat yang dibuat oleh suatu instansi. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 22 .M. Bapak. hal. lurus ke atas dengan nomor. alat pengingat. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip. 2. Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth. M. (3) nama terang.” Contoh: Hormat kami.. alat bukti historis.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. duta organisasi.” atau “Was salam. Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antarinstansi pemerintah) dapat dipakai salam penutup. Misalnya: “Salam kami. atau kata sapaan seperti Sdr. organisasi. (2) tanda tangan. Direktur Pemasaran 10) Tembusan Tembusan (c. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan. Candra Sakti.. sebaris dengan NIP atau nomor yang lain.” 9) Salam penutup Salam penutup terdiri atas (1) nama jabatan.harap Saudara maklum. atau perusahaan untuk kepentingan dinas. Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi. dan lampiran.” “Mudah-mudahan keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara. dan pedoman kerja.” “Hormat kami. atau Ibu. alat bukti tertulis.c. Drs. C. Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup. (4) nomor kepegawaian.

carilah contohcontoh surat masuk yang bentuknya bervariasi. Mengapa surat dapat dikatakan berfungsi sebagai duta organisasi? Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 23 . Pergilah ke kantor TU sekolah Anda atau ke instansi terdekat (tanyakan kepada guru/instruktur Anda). bentuk surat lurus. Ambillah sebuah surat yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut dan fotocopilah. bentuk surat resmi Indonesia lama. Selanjutnya. Lakukan identifikasi bagian-bagian surat untuk surat-surat yang telah Anda kumpulkan di nomor 5 dan 6. (14) jabatan. Ada beberapa bentuk surat. D. (4) lampiran. (6) alamat. Unsur-unsur surat resmi adalah (1) kepala surat. Surat dinas yang baik ditulis dengan memperhatikan beberapa hal yang terkait dengan persoalan teknis dan cara penuturan kalimat -kalimat dalam surat tersebut. (3) nomor surat. 5.3. Tes Formatif 1 1. (7) salam pembuka. Tugas 1 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. Bagaimanakah karakteristik surat dinas (resmi)? Apakah fungsi surat? Jelaskan secara singkat! Terangkan bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan dalam surat-surat resmi! 5. E. bentuk surat setengah lurus. (5) hal. Fotocopilan. Bentuk penulisan apakah yang digunakan oleh instansi tersebut? 6. (8) isi surat. dan bentuk surat resmi Indonesia baru. Soal ini masih terkait dengan soal nomor 5. 4. (9) salam penutup. (2) tanggal surat. (13) tembusan. (12) NIP. Identifikasilah bentuknya! 7. (10) tanda tangan. yaitu bentuk surat lurus penuh. Apakah yang dimaksud dengan surat dinas (resmi)? Apakah bedanya dengan surat pribadi dan surat dagang? 2. (11) nama terang. 4. 3.

Wira Penjualan Pertamina Rayon III di -Malang 3. U.D. Perlu kami beri tahukan disini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan. 23 Peb. telepon: 0341-497357 Dampit. Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara Pertamina PT Gapermigas dalam bulan April yang akan datang. identifikasilah kesalahan-kesalahan dalam penulisan surat tersebut dan lakukan revisi untuk surat tersebut.__ Hormat kami.__ Dengan hormat. Perhatikan surat berikut.T. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 24 . Gapermigas Jawa Timur di -Surabaya 4.__ Lamp. Gapermigas Cabang Malang diMalang. Bpk. Hidup Sejahtera Jalan Kembang Kenongo 1/23 Malang. Bpk. : -Hak : Permohonan tambahan Jatah minyak tanah. Kemudian. Pimpinan P. Bpk. bersama ini kami mohon dapat diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan. Arsip. Kepala Penjualan Pertamina Unit Pemasaran V di -Surabaya 2. Demi memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami.__ Kepada: Yth. ’01.T. Kuasa Direksi P. Demikian permohonan atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih. Permohonan tambahan jatah tersebut akan kami salurkan kedaerahdaerah Malang Selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya. yaitu daerah Dampit dan sekitarnya. ttd Sudirman Tindasan: 1. besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini.__ Nomor : 030/II/bs/’01. Bpk.2.

Revisi untuk surat di atas juga dilakukan pada penataan paragraf dan letak bagian surat sehingga surat tersebut menjadi sebagai berikut. Kunci Jawaban tes Formatif 1 1. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 25 . Pimpinan Disampaikan kepada Yth. Bpk.: seharusnya (tidak ada) Bpk.__ seharusnya banyak terima kasih.Malang.__ Disini Di –Surabaya Di –Malang Lamp. ’01 seharusnya PT seharusnya UD seharusnya Malang seharusnya di sini seharusnya di Surabaya seharusnya di Malang seharusnya (tidak ada) seharusnya 23 pebruari 2001 Nomor: 030/II/bs/’01. Kepala… seharusnya Kepala … Arsip seharusnya (tidak ada) Diperbanyak terimakasih.__seharusnya Nomor: 030/II/bs/2001 jatah minyak tanah seharusnya jatah minyak tanah Kepada seharusnya (tidak ada) Yth.T.F. juga terungkap unsur rasa dan etika berkomunikasi sehingga melalui surat mungkin timbul kesan yang menyenangkan atau tidak menyenangkan.D. Surat berfungsi sebagai duta organisasi karena melalui surat selain terungkap cara berkomunikasi seseorang yang dalam hal ini mewakili organisasi atau instansi tempat orang tersebut bekerja. Dalam surat di atas terdapat kesalahan ejaan dan cara penulisan. Pimpinan seharusnya Yth. P. 2. 23 Peb. U. Di.

Kepala Penjualan Pertamina Unit Pemasaran V di Surabaya 2. Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara Pertamina dengan P. dengan ini kami mohon dapatnya diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan. Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih. ttd Tindasan: Disampaikan kepada Yth.__ Hormat kami.: 1. Wira Penjualan Pertamina Rayon III di Malang 3.D. Hidup Sejahtera Jln. yaitu daerah Dampit dan sekitarnya. Kuasa Direksi PTGapermigas Jawa Timur di Surabaya Sudirman Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 26 . 23 Pebruari 2001 Yth. besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini. Kembang Kenongo 1/23 Malang telepon: 0341-497357 Nomor: 030/II/bs/2001 Hal : perm ohonan tambahan jatah minyak tanah Dampit.T. gapermigas dalam bulan April yang akan datang. Demi memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami.U. Tambahan jatah tersebut akan kami salurkan ke daerah-daerah Malang Selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya. Pimpinan PT Gapermigas Cabang Malang Malang Dengan hormat. Perlu kami beritahukan di sini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan.

Lembar Kerja 1 (1) Misalnya. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 27 . (2) Setelah menyelesaikan pekerjaan pertama tersebut. 1) 2) 3) alat tulis . dan semi block. karbon.G. Terkait dengan surat permintaan pengiriman bahan-bahan bangunan yang dikirimkan kepada CV Taman Permata dengan alamat Jalan Budi Sejati 123 Jombang 61482 tertanggal 7 April 2004. sampul surat. -1 16 Surabaya. Buatlah surat resmi untuk urusan berikut dalam bentuk full block. yang ternyata tidak mendapatkan tanggapan seperti yang diharapkan karena bahan-bahan bangunan yang dikirimkan pada tanggal 18 April 2004 seperti keramik dan lampu-lampu hias untuk taman secara kualitas ternyata tidak sesuai dengan pesanan yang telah diajukan. Bahan Bahan-bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan ini adalah sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) kertas HVS. dan map. Alat Alat-alat yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan dalam lembar kerja ini adalah sebagai berikut. Direktur perusahaan tersebut adalah Soeryanto Sejatining Putra. dan printer dan tinta 2. 1. block. Nomor surat dan keterangan lain yang diperlukan dapat Anda buat secara fiktif. Anda adalah seorang sekretaris di perusahaan konstruksi bangunan PT Buana Surya Sakti yang beralamat di Jalan Babatan Pilang H No. sekarang bertindaklah Anda sebagai sekretaris dari CV Taman Permata yang memberikan jawaban atas surat yang diterima tersebut. komputer atau mesin ketik.

mengerjakan (menulis/menyusun) surat undangan dinas. tanggal dan tempat yang sudah ditetapkan. hari. Uraian Materi 2 Surat undangan adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan para peserta untuk mengikuti kegiatan organisasi. Kata undangan adalah kata turunan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 28 . berasal dari kata dasar undang dan akhiran an. undangan berarti orang yang dipanggil/dipersilahkan hadir. Oleh karena itu. Surat undangan adalah surat yang berfungsi memanggil dan mengharapkan seseorang (penerima surat) untuk hadir pada waktu.3. Tujuan Kegiatan Pe mbelajaran 2 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat undangan dinas ini Anda diharapkan dapat 1. Fungsi akhiran an. Langkah Kerja 1) 2) 3) Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4) Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 5) 6) 7) 8) 9) Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan kepada guru/instruktur Anda 10) Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi. Mengundang berarti memanggil atau mempersilahkan datang. Undang berarti panggil. pembentuk kata benda. 2. B. Kegiatan Pembelajaran 2 : Surat Undangan Dinas A. 2. memahami cara menulis/menyusun surat undangan dinas .

dan disampaikan dengan tenggang waktu cukup untuk sehingga si penerima surat dapat mempersiapkan diri untuk memenuhi undangan tersebut. tanggal surat b.alamat/kedudukan organisasi 2) Isi/badan surat. memuat a. hari. acara c. nama organisasi b. isi surat.Surat undangan tak ubahnya penghormatan untuk datang yang diberikan oleh penulis surat kepada si penerima surat. nomor. Undangan dinas yang bermaksud membahas suatu masalah yang memerlukan daya pikir dan diharapkan membuahkan keputusan tertentu. Untuk dapat bertindak sebagai tanda penghormatan maka surat undangan hendaknya disusun di kertas menarik dan berkualitas baik. menggunakan sampul yang sesuai. dan identitas lainnya Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 29 . 1) Kepala surat memuat a. Bagian -Bagian Surat Undangan Dinas Surat undangan terdiri atas kepala surat. tempat g. nama organisasi b. tembusan e. tanggal f. sebaiknya disertai berkas-berkas atau bahan yang menjadi bahan rapat atau pertemuan. dan kaki surat. Tenggang waktu yang cukup amat penting untuk diperkirakan oleh pengirim surat undangan sehingga yang diundang dapat mempersiapkan diri dengan baik dan juga untuk menulis surat jawaban undangan apabila terpaksa tidak dapat menghadiri undangan tersebut. nama jabatan c. bahan itu disampaikan jauh sebelumnya agar si penerima undangan dapat mempelajari terlebih dahulu materi tersebut. alasan 3) Kaki surat memuat a. nama jelas e. jelas isi yang terkandung di dalamnya. a. tanda tangan d. logo organisasi e. nomor induk pegawai f. Hal c. alamat yang dituju d. nomor telepon d. Lampiran. Sebaiknya. waktu g.

Surat undangan harus dibuat dan disampaikan kepada orang yang bersangkutan pada waktu yang cukup untuk memb erikan kesempatan kepada terundang guna mempersiapkan diri atau menjawab surat undangan tersebut. Drs. Surat undangan terdiri atas kepala surat. H Juanda No. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 30 . dan penutup. : Satu Hal : Undangan pengkajian Buku Surat Menyurat 4 Desember Yth. kami mengucapkan terima kasih. Rangkuman 2 1. tanggal: Senin. Ketua. 2. 10 Desember 2001 pukul : 10. Surat undangan merupakan surat resmi yang dibuat dalam rangka mengharapkan kehadiran seseorang untuk suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. isi/tubuh surat.P/XII/2001 2001 Lamp.b. 3. Atas kehadiran Saudara.00 WIB tempat: Ruang Sidang Lembaga Pengkajian Surat Dinas acara : Pengkajian buku Surat Menyurat. 256 JAKARTA Nomor : 121/C15. Kepala Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta Kami mengharap dengan hormat kedatangan Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada hari. Contoh Surat Undangan Dinas LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS Jalan Ir. Suryatmojo NIP 131126146 C.

Dewi Anjani : Memang benar. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 31 . Apakah tujuan pembuatan surat undangan? 3. sebaiknya memanggil para pengusaha toko untuk diajak kerja sama dan kalau perlu memberikan tanda penghargaan berupa piagam atas jasa-jasanya. Drs.D. Apakah yang dimaksud dengan surat undangan? 2. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. Ketikl ulanglah surat tersebut. Ikutilah latar belakang situasi berikut menulis surat undangan. E. Dewi Anjani. Tes Formatif 2 Bacalah baik-baik ilustrasi di bawah ini sebelum Anda memulai menulis surat. Tugas 2 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. yang beralamat di Jalan Ir. Di kantor Lembaga Pengkajian Surat Dinas. Suryatmojo Dewi Anjani : : Kira-kira bagaimana jalan keluarnya? Menurut pendapat saya. Masalah yang dilukiskan dalam latihan ini merupakan situasi di Lembaga Pengkajian Surat Dinas. Pinjamlah arsip sebuah surat undangan. sebagai berikut Drs. Juanda No. Berapakah jangka waktu yang kira-kira diperlukan untuk menyampaikan undangan yang dibuat dalam rangka pembahasan atau evaluasi kinerja kegiatan tiap bagian di perusahaan? Apakah pertim bangan- pertimbangan yang harus dilakukan? 4. Dari laporan penjualan untuk triwulan kesatu dan kedua tahun ini tampak sekali kemunduran tersebut. Kemudian. 129 Surabaya. terjadi percakapan antara Drs. sebutkan bagianbagian dari surat undangan itu. Suryatmojo dengan sekretarisnya. Pak. Suryatmojo : Ada kemunduran pemasaran buku terbitan perusahaan kita.

Dewi Anjani Drs. Drs. 5. Suryatmojo : Ya. Dewi Anjani Saya usahakan Pak. itu ide bagus. Siapkan makan siang bersama. dan surat penghargaan pun akan saya persiapkan.00. Hari Senin. dan diselenggarakan pukul 10. Suryatmojo Selamat bekerja. Siapa yang berkirim surat? Bagaimana kepala surat untuk surat undangan di atas? Tanggal berapa surat tersebut sebaiknya dicantumkan? Alamat surat tersebut bagaimana? Haruskah Anda mengarang alamat tersebut? Siapa yang harus menandatangani surat tersebut? Siapa yang perlu diberi tembusan surat undangan tersebut? Dengan bentuk apa surat itu akan diketik? Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 32 . sebaiknya dalam rapat Kepala Bagian. Dari percakapan di atas seandainya Anda sebagai sekretaris (pengganti Dewi Anjani). jam serta acara kamu tetapkan sendiri asal tidak mengganggu acara pertemuan dengan Wakil Depdiknas yang akan mengunjungi kantor kita.Drs. Sebentar saya melihat acara Bapak dahulu. Dewi Anjani Drs. Pak. 3. apa yang hendak Anda kerjakan? Untuk membantu penyelesaian masalah tersebut di atas. 2. Jangan lupa surat perhargaan. 8. surat tersebut saya tanda tangani hari ini Anjani. Dewi Anjani : Ya. Suryatmojo Baik. Kapan akan dilaksanakan? Hari. undang PT Karya Ilmu. Suryatmojo : : Baik. Cabang Surabaya untuk mengikuti rapat. akan segera saya kerjakan Sebaiknya. tanggal. Pak. 7. Oleh karena itu. 1. Suryatmojo : Baik. 6. 4. Pak. 3 Desember 2001. Drs. pertanyaan-pertanyaan di bawah ini akan banyak membantu.

Drs. mulailah membuat konsep. 00 WIB : Ruang Rapat Lembaga Pengkajian Surat Dinas : Pemasaran Buku Terbitan Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Kalau konsep sudah selesai. F. ketiklah dengan bentuk semi block.Apabila Anda dapat menjawab seluruh pertanyaan tanpa ragu-ragu. Alat • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 33 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . 129 SURABAYA Nomor Lampiran Hal Kepada Yth : : : Undangan : Direktur PT Karya Ilmu Cabang Surabaya 7 Desember 2003 Kami mengharap dengan hormat kehadiran Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada hari. tanggal pukul tempat acara : Senin. Lembar Kerja Mengetik Surat Undangan 1. Juanda No. 3 Desember 2003 : 10. Ketua. Kunci Jawaban Formatif 2 LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS Jalan Ir. Suryatmojo G.

memahami cara menulis atau menyusun surat edaran. Bahan Kertas ukuran folio. Kegiatan Pembelajaran 3: Surat Edaran A. langkah untuk memecahkan masalah itu sebagai berikut.• • • • • Printer dan tinta 2. Dalam ilustrasi itu Anda bertindak sebagai sekretaris. 3. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 34 . Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah menyelesaikan pembelajaran surat edaran ini. Anda diharapkan dapat 1. kemudian serahkan kepada guru/instruktur Jangan lupa mematikan komputer yang tidak dipergunakan lagi. kuarto atau A4 Karbon Sampul surat Map 3. Langkah kerja Buatlah ilustrasi situasi yang membuat dikeluarkannya surat undangan rapat. • • • • • • • • • • Pahami permasalahan dengan baik Tetapkan garis besar pokok-pokok permasalahan Susun konsep surat yang akan diketik Ketiklah surat dengan bentuk yang akan dipergunakan di kantor Ketik sampul surat Baca terlebih dahulu hasil ketikan Saudara Mintakan tanda tangan dari pejabat yang berwenang Masukkan ke dalam sampul dan lem Masukkan hasil kerja Anda ke dalam map yang telah diberi nama. Secara singkat.

• • • Perkataan surat edaran kadang-kadang dilengkapi dengan pokok masalah surat edaran. surat edaran merupakan surat yang berfungsi penunjukan atau penjelasan secara lebih terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan instansi atau kebijakan pimpinan. Bagian-bagian surat edaran juga sama dengan bagian-bagiann surat-at yang lain. 35 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . sehingga setiap surat keputusan akan memiliki bobot dan kekuatan lebih mantap. yakni kepala surat. dan kaki surat. Penambahan satu kata dasar surat menjadi surat edaran bermakna surat yang diedarkan atau surat yang perlu disampaikan kepada berbagai pihak dengan cara diedarkan. B. isi surat. Di kalangan instansi. Alamat surat. diikuti alamat lengkap. bagian hal diisi dengan perkatan edaran. Bagian-Bagian Surat Edaran Tata cara penulisan surat edaran tak ubahnya dengan penulisan suratsurat biasa. terdiri atas tiga pokok. lembaga. badan usaha. Apabila kita mempergunakan salah satu bentuk surat. Surat edaran atau circular (bahasa Inggris) atau rondshijven (bahasa Belanda) berarti surat yang dikirim ke berbagai pihak. lampiran.2. menulis atau menyusun surat edaran. Uraian Materi 3 Perkataan edaran berasal dari kata edar yang berarti berputar atau berkisar. Dengan demikian. alamat kawat . tempat kedudukan. sehingga akan terbaca “surat edaran tentang……… Nomor. tetapi bentuk dan isinya sama. dan lain-lain. bahkan sering ditambahkan dengan nomor telepon. atau kantor. Kepala surat edaran umumnya memuat bagian-bagian berikut ini: • Nama instansi. dan perihal surat edaran. surat edaran merupakan pedoman melaksanakan suatu kebijaksanaan yang harus diedarkan oleh seluruh aparat di lingkungan instansi tertentu. Penambahan akhiran an pada kata dasar sehingga menjadi kata edaran. Penjabaran pelaksanaan keputusan dengan mempergunakan surat edaran akan mengakibatkan bahwa surat keputusan tidak perlu sering dikeluarkan.

12. • • • Salam penutup seperti halnya salam pembuka. Hal : 45/C.P/XII/2003 : : Edaran Penunjukan 4 Desember 2003 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 36 . bulan. Contoh Surat Edaran LEMBAGA BINA BAHASA INDONESIA Jalan Mangunsarkoro No. Surat-surat instansi pemerintah sering meniadakan salam pembuka ini. Susunan bagian-bagian kaki surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut. • • isi surat edaran. tetapi langsung dengan alinea pertama. tanggal. serta tahun surat edaran dibuat. penutup surat edaran. Umumnya berisi petunjuk pelaksanaan peraturan perintah instruksi yang bersumber dari surat keputusan. dan tembusan bila perlu. salam penutup ini pun sering ditiadakan dalam surat-menyurat kantor. Nama jabatan penanggung jawab surat edaran atau nama instansi. Tempat. diikuti nama jelas.Susunan bagian isi surat diatur seperti surat-surat biasa terdiri atas dengan • salam pembuka atau tanpa salam pembuka. 24 JAKARTA Nomor Lamp.

Apakah yang dimaksud dengan surat edaran? 2. Surat edaran terdiri atas kepala surat. E. dan kaki surat. tubuh surat. : Ketua-ketua unit Lembaga Bina Bahasa Jalan Mangunsarkoro No. Direktur. Tes Formatif 3 37 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas .d 15 Desember 2001. Surat edaran merupakan pedoman melaksanakan suatu kebijaksanaan yang harus diedarkan oleh seluruh aparat di lingkungan instansi tertentu. 24 Jakarta . Pinjamlah arsip sebuah surat edaran. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. Muhtasin NIP 1312333447 C. Tugas 3 1. Rangkuman 3 1. Semi Block. Kami menunjuk Drs. Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian dari seluruh karyawan Lembaga Pusat Pengkajian Bahasa. Kemudian. sebutkan bagian-bagian dari surat edaran itu. Surat edaran merupakan surat yang berfungsi penunjukan atau penjelasan secara lebih terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan instansi atau kebijakan pimpinan. 2.Yth. Drs. Apakah tujuan pembuatan surat edaran? 3. ketua hubungan masyarakat untuk menjalankan tugas -tugas harian sebagai Direktur Lembaga Pengkajian Bahasa. Dengan hormat. selama Direktur mengikuti Diklat Keterampilan Manajemen di Brunei Darusalam dari tanggal 10 s. 3. D. Ketik ulanglah surat tersebut.

56 BEKASI 17113 Nomor Hal : 25 November 2003 : Edaran Penambahan Bus Malam Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 38 . Jalan Ir. 8807056 memperoleh surat instruksi dari Dinas Departemen Perhubungan. memerintahkan pegawai tata usahanya untuk menyusun surat edaran. tanggal 20 November 2001. tentang penambahan usaha bus malam antarkota 15% selama bulan Desember 2001.Berikut ini adalah ilustrasi keadaan suatu kantor yang bergerak di bidang pengangkutan. Telepon. 3. Ir. Baca dengan baik latar belakang masalah berikut ini. Apakah kepala surat edaran itu lengkap? Apakah maksud perkataan segera? Apakah jabatan Bapak Ir. Rachman Wirjomidjojo. Direktur PT Agung Oleh Bhakti. 6. 2. H Juanda No. 4. 56 Bekasi 17113. 1. PT Agung Bhakti. Kunci Jawaban Formatif 3 PT AGUNG BHAKTI Jalan Ir. Juanda No. 5. karena itu. perhatika n pertanyaan berikut ini. Rachman Wirjomidjojo? Ringkaskan alinea pertama surat edaran itu! Bagaimana isi alenia inti surat edaran itu? Bagaimana isi alenia penutup surat edaran itu? Lengkapilah nomor surat dan keterangan-keterangan lain yang diperlukan secara fiktif! F. H. Jalan Pemuda 47 Bekasi. 7. Setelah Anda membuat surat membaca masalah tersebut.

Juanda No. Bahan Kertas ukuran folio. Oleh karena itu manajemen memutuskan bahwa perusahaan akan melaksanakan instruksi tersebut. Ir. Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian dari seluruh karyawan PT Agung Bhakti. 56 Bekasi Dengan hormat kami memberitahukan kepada seluruh karyawan PT Agung Bhakti. Rachmat Wirjomindjojo G.Yth. bahwa selama bulan Desember Perusahaan diharapkan menambah operasi bus malam antarprovinsi sebanyak 15%. Alat • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer b. H. kuarto atau A4 Karbon Amplop 39 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Lembar Kerja Membuat Surat Edaran a. bahwa sehubungan dengan Instruksi Dinas Departemen Perhubungan Bekasi. : Karyawan PT Agung Bhakti Jalan Ir. Direktur.

• Map c. dan menarik. mulailah membuat konsep dan menuliskan kalimat -kalimat yang dipergunakan. badan (isi). antara lain: 1. Rumus kan isi surat edaran . Bentuk surat apa yang akan dipilih? Setelah jelas arah tujuan perencanaan isi surat dengan bantuan daftar pertanyaan di atas. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Langkah Kerja Buatlah ilustrasi yang melatarbelakangi dikeluarkannya surat edaran. 2. Dalam penulisan surat edaran. 6. rapi. 8. 4. • • • Tetapkan kepala surat edaran terlebih dahulu. kegiatan kerja Anda adalah sebagai berikut. 3. 7. 40 menggunakan komputer agar mudah dalam pembetulkan. 9. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat edaran yang akan ditulis? Tanggal berapa surat edaran yang akan ditulis? Apakah surat edaran yang akan ditulis memerlukan lampiran? Kepada siapa surat edaran dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat edaran yang akan ditulis? 10. kita perlu memilih bentuk serta dasar pembuatan surat edaran dan langkah-langkah penulisan surat edaran berupa penetapan kepala surat. Pertanyaan di bawah ini akan membantu perencanaan penulisan surat edaran. Memilih bentuk pengetikan surat edaran dan mengetik surat edaran merupakan hal yang penting. serta kaki surat. sebagai batu uji sebelum menulis surat. Perlukah tembusan dalam surat edaran yang akan ditulis? 11. Anda bertindak sebagai sekretaris dalam ilustrasi itu. Surat edaran hendaknya diketik dengan benar. Bacalah terlebih dahulu teks surat itu jika sudah selesai diketik dan kertas masih terpasang di mesin ketik atau sebelum teks dicetak jika Anda Jadi. 5. Tetapkan kaki surat edaran.

Setelah surat diketik. 2. masukkan hasil pekerjaan Anda ke dalam map yang telah diberi nama dan serahkan. Ketiklah atau tulislah. jangan lupa Anda mempersiapkan sampulnya dan memasukkan surat itu ke dalam sampulnya. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 41 .map tersebut kepada guru/instruktur Anda.• • • Pilih bentuk pengetikan yang dikehendaki. Kegiatan Pembelajaran 4: Surat Perintah A. 4. Selanjutnya. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perintah ini diharapkan Anda dapat 1. Baca surat itu sebelum surat diserahkan dan ditandatangani pimpinan. menulis atau menyusun surat perintah. memahami cara menyusun dan menulis surat perintah.

hal. Apabila perkataan perintah dirangkaikan dengan perkataan surat rangkaian ini membentuk kata majemuk surat perintah yang mengandung makna bahwa surat itu berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan. bagian surat perintah meliputi kepala surat. lampiran. komando . aba-aba.B. dan kaki surat. Kadang-kadang surat perintah berisi pula sarana yang diperlukan untuk menyelesaikannya. dan nomor induk pegawai. dan penutup surat. nomor surat. a. jangka waktu melaksanakan perintah. kedudukan penanggung jawab isi surat. nomor induk pegawai. Uraian Materi 4 Dalam Kamus Bahasa Indonesia terdapat perkataan perintah yang mempunyai arti antara lain sebagai berikut 1. Kemudian. seperti memerintah. Kepala surat meliputi nama instansi lengkap dengan alamat dan tempat kedudukan. Pengetikan surat perintah dapat dilakukan seperti bentuk surat biasa dan ditambah perkataan surat perintah dan nomor di tengah kertas. Badan surat pada dasarnya berisi keterangan tentang nama. perkataan perintah memiliki kata turunan. nomor telepon. ada pula kata turunan dari perintah yang berbentuk kata benda. yaitu pemerintah. badan surat (isi surat). memerintahkan sebagai kata kerja. 3. aturan dari pihak atasan yang harus dilakukan. b. nama bagian (unit organisasi). nama terang. Kaki surat terdiri atas nama instansi (badan usaha). isi surat perintah sesungguhnya. 2. jabatan. Contoh Surat Perintah Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 42 . dan alamat yang dituju. perkataan yang bermaksud menyuruh melakukan sesuatu sesuatu yang harus dilakukan. Bagian -Bagian Surat Perintah Seperti surat-surat dinas yang lain. memerintahi.

dan 3. Apakah tujuan pembuatan surat perintah? 3. Martoatmajo NIP 131123456 C. Drs. Sarminto H. D.PEMERINTAH DAERAH TINGKAT II BEKASI SEKOLAH MENENGAH KEJURAN (SMK) KARYA AGUNG Jalan H. Kepala.M. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 43 . menyetempel/mengelak sampul soal ujian. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. 2. Demikian. Tugas 4 1. NIP : 1311231245 Jabatan : Kepala Tata Usaha Untuk melaksanakan kegiatan 1. badan surat. 2. Kemudian. sebutkan bagian-bagian dari surat perintah itu. Pinjamlah arsip sebuah surat perintah. menggandakan soal -soal EBTA. kami memberikan perintah kepada nama : Drs. dan kaki surat. surat perintah harap Saudara melaksanakan perintah ini dengan penuh tanggung jawab. Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan.M. Surat perintah terdiri atas kepala surat. Adapun jangka penyelesaian pekerjaan itu selama empat hari kerja mulai tanggal 6 s. Joyo Martono 23 BEKASI SURAT PERINTAH Nomor: 234/SMK/EBTA/IV/2002 Dalam rangka pengamanan pengadaan soal-soal EBTA SMK Karya Agung. Ketik ulanglah surat tersebut.d 10 April 2002 dan harus senantiasa menjaga kerahasiaan serta segera laporan jika sudah selesai. Rangkuman 4 1. Apakah yang dimaksud dengan surat perintah? 2. memasukkan soal ke dalam sampul. tahun ajaran 2001/2002.

Bentuk surat apa yang dipilih? PT Agung Bhakti beralamat di Jalan Tertib Lalu Lintas Nomor 15 Yogyakarta. 5. 3. 6. 8. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. Bapak Wahyu meminta sekretarisnya bernama Trie Puspita untuk membuat surat perintah yang ditujukan kepada ketua cabang di Semarang. 4. Richi Prasetianto. Atas dasar perintah tersebut. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 44 . Telepon 314291. 7. bacalah keterangan di bawah ini dengan baik dan tetapkan intinya dengan menjawab pertanyaan yang disajikan sebelum membuat surat. Tes Formatif 4 Untuk melatih menyusun surat perintah. hendaknya Anda secara teliti merencanakan konsep yang akan dijadikan naskah. Perseroan dipimpin oleh Drs. Pada tanggal 3 Desember 2001. Wahyu Hardianto sebagai Direktur Pusat dan perusahaan tersebut memiliki cabang di Semarang yang dipimpin oleh Drs. Trie Puspita membuat konsep dengan membuat pertanyaan dan ada satu jawaban untuk tiap-tiap pernyataan. Sebagai gambaran. 1. untuk mengurus pemberian bantuan kredit dari Departemen Perhubungan berupa kredit 30 unit kendaraan bus Merk Mercy di pelabuhan Semarang.E. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. 9. 2.

F. Kunci Jawaban Formatif 4 PT AGUNG BHAKTI Jalan Tertib Lalu Lintas No. Richi Prasetianto jabatan : Kepala Cabang. Demikian. Wahyu Hardianto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 45 . 3 Desember 2001 Kepala. Drs. perintah kami harap Saudara melaksanakan perintah ini dengan penuh tanggung jawab. 15 YOGYAKARTA SURAT PERINTAH Nomor: 234/SMK/EBTA/IV/2002 Dalam rangka pengembangan usaha bus di Kantor Cabang Semarang. maka kami memberikan perintah kepada nama : Drs. Bekasi. Semarang untuk melaksanakan pengurusan bantuan kredit Mercy.

Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan 46 3. 1. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. Apa isi perintah yang akan ditulis? 7. Di mana alamat lengkap instansi yang membuat surat perintah? 3. 2. buatlah pertanyaan guna memudahkan penyusunan konsep.. Jelaskan secara lengkap siapa yang mendapat perintah? 6. Daftar pertanyaan di bawah ini sematamata untuk memudahkan pembuatan konsep. dan contoh telah diuraika. Telitilah pertanyaan di bawah ini 1. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin ketik atau komputer 2. Lengkapi daftar tersebut dengan jawaban sehingga Anda dapat menyusun surat perintah. Tanggal berapa surat perintah yang akan ditulis? 5. Apa nama instansi yang memerintah? 2. berikutnya mulailah Anda bekerja. Pola dasar penulisan surat perintah. bagian. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mengetik surat itu. Sebelum Anda menulis surat perintah. Lembar Kerja 4 Membuat Surat perintah 1. Siapa yang akan menandatangani dan apa jabatannya? 9. Langkah Kerja Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Bagaimana penutup surat perintah yang akan ditulis? 8. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul Map Buatlah ilustrasi situasi yang membuat dikeluarkannya surat perintah.G. Apa judul perintah dan nomor berapa? 4.

Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan map kepada guru/instruktur Anda 10. 6. 5. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 47 .3. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika komputer tidak dipergunakan lagi. 9. 8. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4. 7.

Uraian pada bagian ini hanya membatasi penulisan surat instruksi yang berpola surat. Bagian -Bagian Surat Instruksi Surat instruksi berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan. bahasa instruksi harus tegas dan singkat serta penuh wibawa. menulis atau menyusun surat instruksi. Apabila tidak perlu sekali. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 5 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat instruksi ini. B. 0. nota memo. surat instruksi atau instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk-petunjuk untuk melaksanakan sesuatu. dan menjaga ciri kewibawaan. atau surat tugas. Anda diharapkan dapat 1. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan. Oleh karena itu.5. sedangkan yang berpola Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 51 . Menginstruksikan berarti memerintahkan atau mengajarkan. Dengan perkataan lain. Instruksi memuat petunjuk secara rinci tentang apa yang harus dilaksanakan dalam merealisasikan suatu aturan dan bagaimana melaksanakan serta menerapkan sanksi kalau instruksi itu tidak dilakukan. sehingga penulisannya harus dilakukan secara cermat dengan mempertimbangkan. Instruksi dapat dituangkan dalam bentuk surat dan dapat pula ditulis dalam bentuk surat keputusan yang pada dasarnya sama. Jadi. mempertahankan. sebaiknya tidak dikeluarkan instruksi. memahami cara menulis atau menyusun surat instruksi. perkataan instruksi mengandung arti perintah dan juga pelajaran at au petunjuk pelaksanaan. Apabila membuka kamus bahasa Indonesia Anda akan menjumpai perkataan instruksi yang berarti perintah atau aturan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam jawatan negeri dan sebagainya. Uraian Materi 5 Dalam kamus bahasa Inggris terdapat perkataan instruct yang berarti memerintah. tetapi cukup dengan surat perintah. 2. Kegiatan Pembelajaran 5: Surat Instruksi A. Dari perkataan instruct terbentuk kata benda instruction yang berarti perintah.

dan kaki surat. instruksi juga terdiri atas kepala suart. pengumuman. Seperti surat undangan. alamat. 1. 4. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 52 . alinea ke-3. edaran. Menyiapkan konsep secara cermat. Menandatangani. Memilih sampul yang sesuai. Kelompok kaki surat memuat: nama instansi jabatan penandatangan nama terang penandatangan tembusan. Untuk menghasilkan instruksi yang tepat. 3.. Kelompok isi surat memuat alinea ke-1.surat keputusan akan diuraikan kemudian. tempat kedudukan tanggal surat nomor instruksi lampiran hal: Instruksi …. alinea ke-4. Kertas yang dipilih yang berkualitas baik. badan (isi surat). Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik. 2. alinea ke-2 . Anda perlu memperhatikan langkah-langkah berikut ini. apa pun bentuk penulisan surat instruksi yang dipilih hendaknya penulisan atau pengetikannya dilakukan dengan tanpa kesalahan. 5. 6. Mengirim melalui kurir atau kantor pos tercatat. dan sebagainya. Akan tetapi. Kelompok kepala surat memuat • • • • • • • • • • • • • • nama instansi. Memilih bentuk surat yang lebih tepat.

Nomor 123/I. Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. 4 melaporkan pelaksanaan instruksi ini selambat-lambatnya dalam minggu kedua bulan Januari 2004. M.M. tanggal 12 Nopember 2003. Sujono. 3 mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait. 2 menatar guru-guru yang akan diserahi tugas sebagai instruktur. M. Drs. H. NIP 132456654 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 53 . Direktur.01/XI/2001. buku-buku. 34 MEDAN INSTRUKSI Nomor: 99/LPSS/XII/2003 Sesuai dengan SK Dinas Pendidikan Nasional Sumatra Utara. kurikulum. maka kami menginstruksikan kepada Kabid Litbang LPKS untuk mengambil langkah-langkah berikut: 1 mempersiapkan kursus sekretaris. dan tenaga pengajar.Contoh Surat Intruksi LEMBAGA PENDIDIKAN KEAHLIAN SEKRETARIS Jalan Gajah Mada No.

yang berkedudukan di Jalan Dipenogoro Nomor 138. dan kaki surat. tanggal 25 November 2001 dari Kanwil Depdiknas Sulawesi Selatan.D8/T. Tes Format if 5 Perhatikan ilustrasi yang digambarkan di bawah ini dengan saksama guna menarik permasalahan sebelum menyusun surat instruksi.C. Penulisan instruksi dapat dilakukan dengan dua pola. kemudian sebutkan bagianbagian dari surat instruksi itu! E. Surat instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk untuk melaksanakan sesuatu. Ambillah sebuah surat instruksi dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. Nurhayati menginstruksikan kepada Kepala Bidang Litbang LPF untuk membuka Kursus Bahasa Bugis mulai tahun ajaran 2002/2003. 3. 2. Apakah yang dimaksud dengan instruksi? 2. 4. Lembaga Pengembangan Profesi. 137/101. dimaksud! Susunlan surat instruksi yang Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 54 . tiap rombongan dua puluh orang. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan. Surat keputusan tersebut berisi petunjuk LPF untuk membuka Kursus Bahasa Bugis dan untuk penyelenggara itu Depdiknas memberi subsidi selama 3 tahun. Oleh karena itu. Dra. yaitu pola surat atau pola surat keputusan. tubuh surat. Rangkuman 5 1. dan mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan. Bagaimanakah jika sebuah instruksi tidak dilaksanakan dengan baik? 3. Instruksi terdiri atas kepala surat. Ketiklah kembali surat tersebut. Makassar dan dipimpin Dra. Nurhayati. D. Tugas 5 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. pada tanggal 7 Desember 2001 menerima surat Keputusan No.2001.

Nomor 137/101.F. Kunci Jawaban Formatif 5 LEMBAGA PENGEMBANGAN PROFESI Jalan Diponegoro No.D8/T. tanggal 25 November 2003. kami mengintruksikan Kabid Litbang LPF untuk mengambil langkah-langkah berikuti: 1. Dra. 4. melaporkan setiap perkembangan yang dicapai. 138 MAKASSAR INSTRUKSI Nomor: 99/LPSS/XII/2003 Sesuai dengan SK Kanwil Depdiknas. Kurus Bahasa Bugis. tentang petunjuk membuka Kursus Bahasa Bugis dan penyelenggara mendapat subsidi selama 3 tahun. 3. Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan. Makassar. 7 Desember 2003 Direktur. Nurhayati Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 55 . mempersiapkan 2004/2005. Makassar Selatan. tiap rombongan pembelajaran dua puluh orang. mulai tahun ajaran 2.2003.

Selanjutnya. 7. 2. 8. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Amplop Map C.G. Langkah Kerja Menulis Surat Instruksi Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan instruksi. Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan. 5. 2. 56 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . 6. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer B. 9. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat instruksi tersebut. 4. Lembar Kerja 5 A. 1. 1. 3. Apa yang perlu ditulis? Berapa nomor kode surat yang akan ditulisdalam kepala surat? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas berikutnya mulailah bekerja.

tidak dipergunakan lagi. Kegiatan pembelajaran 6 : Surat Tugas A. 8. Jangan lupa buat sampul suratnya. Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika 6. dan fungsi. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang. 2. dan lain-lain instansi. Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya. memahami cara menulis atau menyusun surat tugas . kepolisian. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud. menulis atau menyusun surat tugas. B. 7. swasta.3. Uraian Materi 6 Perkataan tugas sebagai kata dasar memiliki tiga pengertian. Oleh k arena itu. 10. Tujuan Kegiatan pembelajaran 6 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat tugas ini Anda diharapkan dapat 1. yakni kewajiban. Cara penulisan surat tugas yang baik dapat menimbulkan Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 57 . 5. 4. 6. Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah. Serahkan pekerjaan Anda kepada guru/instruktur Anda. Dalam hal ini surat tugas bermanfaat sebagai bukti diri. Apa pengertian surat tugas? Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut. tata cara penulisan dan isinya perlu d iatur sehingga isi penugasan itu jelas dipahami oleh pihak yang bersangkutan. suruhan/perintah. 9.

penghargaan kepada instansi yang memberi tugas. dan kaki surat. Alinea isi surat memuat keterangan. Kelompok kaki surat terdiri atas tempat dan tanggal pemberian tugas nama instansi nama jabatan nama orang/jelas tembusan. Sebagai pola dasar penulisan. menghasilkan komunikasi positif. a. serta mengefisienkan pelaksanaan pengemban tugas pekerjaan. Bagian -Bagian Surat Tugas Penulisan surat tugas umumnya menggunakan kertas berkepala yang telah tersedia bagian-bagian tertentu dalam keadaan tercetak. bahkan keterangan lain yang dianggap perlu. Alinea pendahuluan berisi dasar -dasar kebijakan yang diperlukan untuk menerbitkan surat tugas. Bahkan. ada instansi yang telah menyediakan draft isian kertas berkepala surat yang khusus untuk penulisan surat tugas. Adapun rincian setiap kelompok sebagai berikut Kelompok kepala surat terdiri atas: • • • • • • • • • • • • nama instansi. Alinea penutup menjelaskan lebih jauh tentang harapan pemberi tugas dari pengemban tugas. Bagian-bagian surat tugas tidak berbeda dengan bagian-bagian surat pada umumnya. alamat dan tempat kedudukan. yaitu terdiri atas kelompok kepala surat. Kelompok isi surat terdiri atas : alinea pendahuluan inti penutup. badan/isi surat. baik pemberi tugas maupun penerima tugas. kata “Surat Tugas” dan nomor surat tugas tanggal alamat dalam. isi tugas yang harus dilaksanakan. Bentuk-bentuk surat tugas perlu disesuaikan dengan tata Administrasi Perkantoran 58 Menulis Surat Dinas . bagian surat tugas yang telah terurai di atas perlu dipegang teguh.

8. Menulis kaki surat. Penandatangan surat tugas. 4. keterangan lain yang perlu) 5. jabatan. dan lain-lain) dan nama pengemban tugas (nama. Bentuk pengetikan apa pun yang dipilih hendaknya dijaga kelangsungannya. 6. Mengetik konsep yang telah diparaf dalam bentuk ketikan rapi. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 59 . jabatan. Merancang alinea inti yang memuat antara lain keterangan pemberi tugas (nama. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat suatu kantor tempat penulisan atau pembuat konsep surat tugas bekerja. Merancang alinea penutup. Merancang alinea pendahuluan secara tepat. 2. 7. artinya bentuk surat tugas yang dikeluarkan setiap kali sama polanya. Secara singkat tatacara menyusun surat tugas dapat ditempuh dengan langkah-langkah: 1.tertib pedoman surat menyurat yang telah diterapkan oleh organisasi. 3. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kepala surat atau melengkapi isian jika kepala surat yang talah dicetak belum lengkap.

. Bogor. 44 BEKASI SURAT TUGAS Nomor: 234/PPAP/XII/2001 Kami Direktur Pusat Pengembangan Perkantoran memberikan tugas kepada nama NIP jabatan : Drs. Contoh Surat Tugas PUSAT PENGEMBANGAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Jalan Tambang Ilmu No. Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Cipayung. Slamet Siswadi.b. Mujiyono : 132345543 : Dosen pada PPAP Administrasi untuk mengikuti seminar peningkatan efisiensi peralatan kantor yang akan diselenggarakan hari tanggal temnpat : Senin : 10 Desember 2001 : Hotel Lestari. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 60 . Direktur PPAP Drs. M M.

Tugas 6 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. swasta.. Susunlah surat tugas yang dimaksud. Bagian-bagian surat tugas adalah kepala surat. surat tugas bermanfaat sebagai bukti diri. menerima surat dari Dirjen Pariwisata Jakarta. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor. Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah. Pada tanggal 12 November 2001 Biro Perjalanan Mahkota Tour. Jakarta. 3. S. Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour Bapak Sujono H. Rangkuman 6 1.H. Ketiklah kembali surat tersebut. Bagaimanakah jika sebuah surat tugas tidak dilaksanakan dengan baik? 3. Dalam hal ini. Apakah perbedaan antara surat tugas dengan surat instruksi? 4. kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu! E. dan lain-lain. memberi tugas kepada Saudara Ngalim Purwanto. Yogyakarta. Ambillah sebuah surat tugas meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. selama 7 hari mulai 19 November 2001 hingga 24 November 2001. Untuk memenuhi perintah tersebut.C. untuk mengikuti penataran tersebut. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 61 . 11. Jalan Malioboro No. S. Apakah yang dimaksud dengan surat tugas? 2. 2. Tes Formatif 6 Keterangan berikut ini menggambarkan situasi bagi penulisan surat tugas yang terjadi di suatu biro perjalanan Mahkota Tour di Yogyakarta. tubuh surat.E. tanggal 5 November 2001 No. kepolisian. D. 136/UM-4/2001.. dan kaki surat. M. Kepala Bagian Pemasaran. Isi surat menyatakan bahwa Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour diperintahkan untuk mengirim seorang pegawai senior untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik di Hotel Wisata Indonesia.

Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour. Jakarta Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Di Hotel Wisata Indonesia. jabatan : Kepala Bagian Pemasaran untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 62 . Yogyakarta. Sujono H.E. S.b. yang akan diselenggarakan pada tanggal : 19 – 24 Nopember 2003 tempat : Hotel Wisata Indonesia. Kunci Jawaban 6 BIRO PERJALANAN MAHKOTA TOUR Jalan Malioboro No.M. Jakarta. memberikan tugas kepada nama : Ngalim Purwanto. 11 YOGYAKARTA SURAT TUGAS Nomor: 234/BPMT/XI/2003 Kami. 10 November 2003 Direktur.. S.H.

2. Langkah Kerja Menulis Surat Tugas Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat tugas. Selanjutnya. 9. 4. 3. 6. 1. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. berikutnya mulailah bekerja. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4.c. 8. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. 1. 3. 7. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. 5. 2. Lembar Kerja 6 1. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat diberikan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 63 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu.

dalam menyusun surat perjalanan dinas perlu memperhatikan jenis tugas yang harus dilaksanakan. Bagian-Bagian Surat Perjalanan Dinas Surat perjalanan dinas diketik dengan bentuk yang harus disesuaikan dengan pedoman surat menyurat kantor yang telah dianut oleh suatu kantor tertentu. nama pegawai atau pejabat yang diberi tugas. Surat perjalanan dinas memuat keterangan tentang penugasan seorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. Uraian Materi 7 Surat perjalanan dinas berguna sebagai pelengkap keterangan bagi si pemilik agar dalam melaksanakan tugas dinas dapat berjalan dengan efesien sesuai dengan jadwal waktu yang tersedia. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan pekerjaan itu kepada guru/instruktur Anda 10. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 64 . Kegiatan Pembelajaran 7: Surat Perjalanan Dinas A. menulis atau menyusun surat perjalanan dinas B. dan keterangan lain yang dianggap perlu. memahami cara menulis atau menyusun surat perjalanan dinas . Tujuan Kegiatan pembelajaran 7 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perjalanan dinas ini Anda diharapkan dapat 1. a. 9. 7.5. 6. tugas. 2. Atas dasar penjelasan di atas. Oleh karena itu. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi. antara lain a. jangka waktu perjalanan dinas. 7. jangka waktu surat perjalanan dinas memuat macam dan biaya. Data-data yang termuat dalam surat perjalanan dinas . 8.

j. h. jenis tugas dalam perjalanan dinas. dan kaki surat perintah perjalanan dinas. f. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 65 . Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan langkah-langkah penyusunan surat perjalanan dinas adalah sebagai berikut. seperti tampak pada contoh di bawah ini. Memilih bahasa yang tepat. e. badan. b. Biaya diperlukan. tempat tujuan. jabatan yang diberi tugas . i. Akomodasi penginapan. d. Langkah-langkah dalam penyusunan surat tersebut yang pertama adalah mempelajari benar-benar ketetapan yang tercantum dalam pedoman surat menyurat yang ditetapkan bagian oleh kantor setempat karena pedoman surat menyurat merupakan panduan untuk menyusun surat-surat dinas yang harus dipatuhi. Contoh Surat Perjalanan Dinas Penyusun surat perjalanan dinas harus mengikuti pola-pola penetapan pedoman surat menyurat. Menyusun bagian kepala. Biasanya bentuk surat pun ditetapkan dalam pedoman suratmenyurat. d.. Langkah ketiga adalah menetapkan bagian kepala surat. Menetapkan bentu surat. a. jangka waktu perjalanan dinas . bagian badan.b. dan kaki surat. c. b. sederhana dan jelas . Data-data tersebut disusun sesuai dengan letak kepala surat. Perlengkapan yang diperlukan. c. g. Langkah kedua adalah memilih bentuk surat. Dan lain-lain yang diperlukan. Mempelajari pedoman surat menyurat. transportasi yang dipergunakan. badan. dan bagian kaki surat.

12/XII/2001 Dalam rangka menjalin kerja sama antar LPK Tunas Jaya dan BLK di Bali. Direktur. Jakarta untuk melakukan dinas ke Denpasar. Bali. Trei Puspita H Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 66 . Agus Budihartanto : Kabag Litbang LPK Tunas Jaya : Jalan Diponegoro 45. dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab LPK sesuai dengan peraturan yang berlaku. konsumsi.LPK SEKRETARIS TUNAS JAYA Jalan Diponegoro 45 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS NOMOR: 341/C. Demikian surat perjalanan dinas ini harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihat guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut. Adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut Berangkat Kembali Kendaraan Akom odasi Semua biaya : 3 Desember 2001 : 8 Desember 2001 : Bus : Hotel kelas melati perjalanan. kami memberi tugas kepada nama jabatan alamat : Drs. Dra.

Jalan Ahmad Yani Nomor 170 Jakarta. Apakah yang dimaksud dengan surat perjalanan dinas? 2. Pembicaraan telepon tersebut dapat diikuti dalam rekaman sebagai berikut. 2. Bagaimanakah hubungan antara surat tugas dengan surat perjalanan dinas? 3. jangka waktu. Sekretaris Direktur : : Maksud Ibu? Produksi kita harus dipasarkan di Makassar dan menunjuk agen di sana Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 67 . surat tubuh. Surat perjalanan dinas memuat informasi tentang macam tugas. Surat perjalanan dinas adalah surat yang memuat keterangan tentang penugasan seorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. yaitu kepala.B. pada tanggal 12 November 2003 terjadi dialog melalui telepon antara Dra. kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu! D. C. Tes Formatif 7 Di kantor PT Mahkuto Romo. Ketiklah kembali surat tersebut. dan kaki surat. Ambillah sebuah surat tugas dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. 3. Surat perjalanan dinas terdiri atas bagian-bagian surat. Direktur : Ibu Astuti. Astuti. Perusahaan kita perlu menyelidiki kemungkinan pemasaran di daerah Makasar. Rangkuman 7 1. Tugas 7 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. dan biaya. Sugiarti direktur PT tersebut dan sekretaris bernama Dra.

Seandainya Anda adalah Dra. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 68 . setelah menerima telepon segera membuat konsep surat dimaksud. saya akan mengambil file permintaan agen tunggal Direktur : PT Surya Kencaana Jalan Samratulangi 15. Ke Makassar selama 7 hari dari 19 November 2001. Astuti. Astuti. terima kasih. kalau begitu sebentar Ibu. Direktur : Nah! Kita utus salah satu kepala bagian untuk menjajaki pemasaran di Makasar. mengenai PT Surya Kencana/ bagaimana pendapat Ibu? Sekretaris Direktur : : Bagus sekali. lalu siapa yang ditunjuk? Pak Sukamto saja. Makassar telah lama memohon untuk menjadi agen tunggal. lakukanlah pekerjaan tersebut.Sekretaris : O. Selamat pagi Dra. Bagaimana? Direktur : Tolong buatkan surat perjalanan dinas dan mengurus pemesanan pesawat serta buatkan saya nota Sekretaris : Baik Ibu.

12/XII/2001 Dalam rangka mengadakan penelitian dan pengkajian pemasaran produk di daerah Makassar. Demikian surat perjalanan dinas harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihak guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut. konsumsi. Sulawesi Selatan. Semua biaya perjalanan. 15 November 2001 Direktur. Dra. Sugiarti Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 69 . Jakarta Untuk melakukan dinas ke Makassar. Jakarta. kami memberikan tugas kepada nama jabatan alamat : Sukamto : Karyawan PT Makuto Romo : Jalan Ahmad Yani No 170. dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab PT Makuto Romo. Adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: Berangkat Kembali Kendaraan Akomodasi : 19 November 2001 : 24 November 2001 : Pesawat terbang : Hotel kelas melati. Kunci Jawaban Formatif 7 PT MAHKUTO ROMO Jalan Ahmad Yani No. sesuai dengan peraturan yang berlaku. 170 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS NOMOR: 341/C.E.

Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik. 2. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. 6. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. 1. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat itu akan dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. 7. di atas. 8. 3. 4.F. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikutnya mulailah bekerja. 9. 1. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 70 . Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan. Lembar Kerja 7 1. 2. 5. Langkah Kerja Menulis Surat Perjalanan Dinas Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. Selanjutnya jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut.

2. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 71 . menulis atau menyusun surat keputusan B. 10. Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya. Uraian Materi 8 Surat keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan. Mengambil keputusan merupakan masalah kepemimpinan yang amat penting karena menyangkut pilihan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. 8. Kegiatan pembelajaran 8: Surat Keputusan A. 4. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud. 9. Jangan lupa buat sampul suratnya. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika 8. 7. 6. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 8 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat keputusan ini Anda diharapkan dapat 1. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang. Serahkan pekerjaan itu kepada guru/instruktur Anda. memahami cara menulis atau menyusun surat keputusan. Mengambil keputusan berarti memilih dengan pertimbangan masak satu di antara berbagai alternatif dan kemudian melaksanakannya. Dengan kata lain. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut.3. Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama. tidak dipergunakan lagi. mengambil keputusan adalah memillih apa yang akan dilakukan dan bagaimana bertindak melaksanakan pilihan alternatif tersebut setelah melalui pertimbangan masak. 5.

Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas apabila dibandingkan dengan surat lain sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan. Surat tersebut berisi pernyataan yang mengikat semua pihak yang terlibat. Rincian lebih lanjut sebagai berikut. c. Masalah status pegawai. Masalah melimpahkan wewenang seperti keputusan kepada pejabat guna memangku jabatan baru atau meletakkan jabatan. Kertas yang dipilih yang berkualitas baik. biasanya pimpinan. Hukuman murid. Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik. Hukuman kepagawaian dan Pensiun. Pelaksanaan pelulusan. keberlakuan peraturan. f. 4. Masalah pelaksanaan pekerjaan. 1. Cuti. Pelaksanaan ujian. Surat keputusan memuat status seorang pegawai. d. Masalah peraturan antara lain a. 2. b. Mutasi. e. 5. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas d. Surat keputusan ditandatangani oleh pejabat tertentu. Untuk menghasilkan surat keputusan yang tepat. perlu diperhatikan langkah-langkah berikut ini. Promosi. Oleh karena itu. pelaksanaan pekerjaan dan penetapan pelimpahan wewenang kepada pejabat. tata tertib. antar a lain a. pedoman surat menyurat. 3. 4. Menandatangani surat. b. surat keputusan memuat ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. 3. b. 72 . c. Memilih bentuk surat yang lebih tepat.Surat keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan. Menyiapkan konsep secara cermat. 1. c. pedoman tata kearsipan. anggaran dasar/rumah tangga. antara lain a. 2. Pengangkatan.

Co berarti dengan. Kepala surat memuat nama instansi. Memilih sampul yang sesuai. tanda tangan nama terang dan nomor NIP. surat keputusan juga sering harus disampaikan kepada yang perlu mengetahui. Sesudah konsiderans isi surat keputusan dilanjutkan dengan diktum. nama jabatan. Selanjutnya. Bagian ketiga surat keputusan adalah kaki surat keputusan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 73 . Kadang-kadang isi keputusan diatur dengan pasal. menetapkan.pasal. Di bagian ini dapat ditemukan perkataan Keputusan. Ketiga bagian tersebut ialah kepala surat. dan kalau perlu dengan ayat-ayat. pada tanggal …”. bagian konsiderans ini memuat perkataan menimbang. dan memperhatikan. Isi atau badan surat keputusan terdiri atas konsederans dan diktum. Bagian ini memuat perkataan ditetapkan di …. Diktum surat keputusan atau menyatakan tentang keputusan yang diambil. 7. Mengirim kan surat melalui kurir atau kantor pos tercatat. a. Perkataan konsiderans berasal dari perkataan considerare . perkataan yang berarti berasal pula dari bahasa latin dicere yang berarti menyatakan. logo kalau ada. mengingat. dan tentang. Bagian -Bagian Surat Keputusan Ada tiga bagian penting susunan surat keputusan. selain harus disampaikan kepada yang harus melaksanakan sehingga sering pula surat keputusan ini ditambah dengan tembusan.6. kemudian disusul dengan isi keputusannya. siderare berarti mempertimbangkan. Perkataan yang dipergunakan dalam diktum ialah memutuskan. Bahan-bahan pertimbangan dapat berupa peraturan sebagai landasan penerbitan dan dasar wewenang menerbitkan surat keputusan dan pertimbangan lain yang dianggap perlu. Nomor. alamat. Ada kalanya surat keputusan disertai lampiran agar konsiderans dan diktum hanya memuat pokok-pokok saja. Oleh karena itu. Bagian ini menujukkan landasan pertimbangan mengapa surat keputusan diterbitkan. dan kaki. isi/badan. tempat kedudukan.

30 tahun 1990 3. 0132/U/2000 Hasil musyawarah pengurus Yayasan Lembaga Bina Profesi bersama dengan dewan dosen dan senat mahasiswa MEMUTUSKAN Menetapkan Pertama Kedua : : : Mulai tahun kuliah 2001/2002 Lembaga Bina Profesi. Undang-Undang no. Peraturan Pemerintah no. Agung Suratman Direktur Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 74 . melaksanakan sistem kredit semester (SKS) Pelaksanaan program pendidikan dengan SKS pada Lembaga Bina Profesi diatur dalam lampiran surat keputusan ini Semenjak ditetapkan keputusan ini. peraturan-peraturan lain yang bertentangan dengan surat keputusan ini dinyatakan tidak berlaku Hal yang berhubungan dengan keputusan ini diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal.b. Contoh Sur at Keputusan LEMBAGA BINA PROFESI Jalan Matraman No. 3 Desember 2001 Lembaga Bina Profesi Mengingat Memperhati kan Ketika Keempat : : Drs. Surat Keputusan Menteri No. 2 tahun 1989 2. 56 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR LEMBAGA BINA PROFESI Nomor: 44/LBF/XI/2001 PROGRAM PENDIDIKAN SEKRETARIS tentang Menimbang DIREKTUR LEMBAGA BINA PROFESI : Bahwa dalam rangka pelaksanaan peningkatan penyel enggaraan pendidikan atas dasar sistem kredit semester sesuai dengan kebijakan Pemerintah : : 1.

75 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . wewenang kepada pejabat.C. 3. 1. 4. Siapakah yang berhak memberikan tanda tangan pada surat keputusan? 3. Pergilah ke kantor TU sekolah Anda. 6. Nomor: belum ada. D. Tentang program pendidikan akademi pariwisata Indonesia. Memutuskan. Rangkuman 8 1. Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas apabila dibandingkan dengan surat lain sehingga yang menandatanganinya adalah pejabat tertentu. biasanya pimpinan. 2. Memperhatikan edaran mendiknas. kemudian identifikasilah bagian-bagian dari surat itu! E. Surat keputusan adalah surat yang memuat ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. Apakah yang dimaksud dengan diktum? Apakah isinya? 5. 2. 3. tubuh surat yang terdiri atas konsiderans dan diktum. Tes Formatif 8 Susunlah surat keputusan dengan menurut keterangan-keterangan yang tersedia di bawah ini dengan mencantumkan urutan nomor bagian-bagian dengan skema yang tersedia. Apakah yang dimaksud dengan konsiderans? Apakah isinya? 4. penetapan keberlakuan pelimpahan peraturan. dan kaki surat. Surat keputusan memuat status seorang dan pegawai. Surat keputusan terdiri atas bagian-bagian kepala surat. 5. Pinjamlah sebuah surat keputusan. Keputusan Akademi Pariwisata Indonesia. Apakah yang dim aksud dengan surat keputusan? 2. Ketiklah kembali surat keputusan itu secara benar. Keempat: Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersediri. Ditetapkan di Jakarta. Tugas 8 1. pelaksanaan pekerjaan. 7. 4.

pada Akademi Pariwisata Indonesia tersebut sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini. 15.M. M . Pada tanggal: 5 Januari 2002. 17. 12. 13. Akademi Pariwisata Indonesia. Gunawan. Jalan Rawamangun 55. 10. Mengingat: 1. 9. Akademi Pariwisata Indonesia. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 76 . Undang-undang nomor 2 tahun 1989. Drs. Menimbang: bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas pendidikan pada Akademi Pariwisata Indonesia perlu direalis asi penyelenggaraan pendidikan atas dasar sistem kridit. Direktur Akademi Pariwisata Indonesia. Ketiga: Sejak ditetapkan keputusan ini keputusan lain yang bertentangan tidak berlaku.8. Kedua: Program peralihan sistem kredit semester. Pertama: Program pendidikan Akademi Pariwisata Indonesia terhitung mulai tahun kuliah 2002/2003 diberlakukan sistem kredit semester. 16. 11. 14. Jakarta.

keputusan lain yang bertentangan tidak berlaku. Gunawan. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal.M. : 1. Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini.F. Undang-undang no. Semenjak ditetapkan keputusan ini. akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri. 256 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR AKADEMI PARIWISATA INDONESIA Nomor: tentang PROGRAM PEDIDIKAN AKADEMI PARIWISATA INDONESIA DIREKTUR AKADEMI PARIWISATA INDONEIA Menimbang Mengingat: : Bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas pendidikan pada Akademi Pariwisata Indonesia perlu direalisir penyelenggaraan pendidikan atas dasar Sistem Kredit. Kunci Jawaban Formatif 8 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. pada Akademi Pariwisata Indonesia tersebut sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini. 5 Januari 2001 Akademi Pariwisata Indonesia Ketika: Keempat: Drs. M . terhitung mulai tahun kuliah 2002/2003 diberlakukan sistem kredit semester. Program peralihan sistem kredit semester. Direktur Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 77 . 2 tahun 1989 MEMUTUSKAN Memperhatikan: Edaran Mendiknas Menetapkan: Pertama: Kedua: Program Pendidikan Akademi Pariwisata Indonesia.

alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. 3. 1. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Lembar Kerja 8 1. langkah kerja Menulis Surat Keputusan Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas . hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 78 . 6. 2. 5. 9. 4. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat itu akan dikirimkan? Bagaimana isi konsiderans yang akan ditulis? Bagaimana isi diktum yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? Siapakah yang menandatangani surat itu? 10. berikutnya mulailah bekerja. 7. 2. 1. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. 3. Selanjutnya jawablah pertanyaanpertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. 8.G. bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11.

7. 6. letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama 9.4. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang jangan lupa buat sampul suratnya lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya 8. serahkan kepada guru/instruktur Anda tidak dipergunakan lagi. jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 79 . 10. cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 5.

dengan keterangan bahwa direktur memberikan instruksi pada tanggal 26 November 2001 Kepada Bagian Pengembangan untuk membuka cabang di Sulawesi Selatan. Selanjutnya. nomor surat tentukan sendiri. dan melakukan koordinasi dengan Dinas Perindag dan Penguasa Pelabuhan Semarang. 4. melapor paling lambat 10 Desember 2001. Surat instruksi. Jakarta. 267.00 akan mengadakan rapat bertempat di ruang rapat PT Rasa Sayang. buatlah surat undangan dimaksud tertanggal 30 November 2001. sentering kata surat edaran di tengah. dengan keterangan bahwa direktur memerintahkan kepada Ir. Pimpinan Anda. Telepon 8807056. antara lain. Surat edaran. mempersiapkan sumber daya manusia yang akan diserahi untuk mengelola. S. Isi instruksi. nomor surat tentukan sendiri. manajer produksi untuk melaksanakan tugas-tugas harian manajer pemasaran selama Suprapto. mempersiapkan langkahlangkah pembukaan cabang. Siswadi Kepala Cabang Semarang. direktur pada PT Rasa Sayang. tanggal surat 19 November 2001. S. 3. Drs. meminta Anda menyusun/membuat tujuh buah surat dengan rincian dan informasi sebagai berikut. 1. mulai pukul 9. Surat perintah. manajer pemasaran PT Rasa Sayang. surat tertanggal 1 November 2001. Hadi Subroto. dengan keterangan untuk membahas kelesuan/kemunduran pemasaran hasil pertanian pada hari Rabu tanggal 5 Desember 2001. nomor surat tentukan sendiri. Jalan Rindu No. bentuk surat lurus.E. salah satu yang diundang adalah Bapak Suprapto.BAB III EVALUASI Kedudukan Anda sebagai sekretaris pada PT Rasa Sayang. dan melaporkan setiap minggu. surat sentering.E. nomor surat tentukan sendiri. sentering. untuk mengurus bantuan kredit kendaraan angkutan barang dari dinas Perindag. S.d 9 Nopember 2001. manajer pemasaran mengikuti seminar di Singapura dari tanggal 5 s. dengan keterangan bahwa direktur perusahaan menunjuk Saudara Suharyanto. Surat undangan.E. Jalan Pemuda No. 2. 43 Semarang. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 80 . melakukan pendekatan dengan instansi terkait. dan mengkoordinasikan.

6. maka Anda disuruh membuat surat tugas kepada Suprapto. ketentuan lain yang bertentangan tidak berlaku lagi. nomor surat bebas. Ditetapkan di Jakarta. Surat perjalanan dinas. surat dibuat tanggal 20 November 2001. untuk Saudara Drs. Sujatmiko. 7. Program pendidikan dan pelatihan dikembangkan dengan sistem berjenjang. nomor surat tentukan sendiri. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 81 .5. Surat keputusan. tentang perintah mengikuti penataran manajemen pemasaran. bentuk surat bebas. Undang-Undang Nomor 23 tahun 1999 tentang tenaga kerja. jenjang diklat terlampir dalam keputusan ini. akte pendirian perusahaan. nomor surat tentukan sendiri. bentuk bebas. SE manajer pemasaran untuk mengikuti penataran dari tanggal 26 s. Surat tugas. dengan keterangan bahwa sesuai dengan surat dinas Perindag tanggal 5 Nopember 2001. halhal lain akan diatur tersendiri. guna melaksanakan perjalanan dinas ke kantor cabang di Makassar.d. Sulawesi Selatan. berangkat tanggal 3 Desember 2001 dan kembali tanggal 8 Desember 2001. dengan pesawat terbang. nomor surat bebas. surat edaran menteri Tenaga Kerja. dengan keterangan bahwa direktur mengambil keputusan untuk dengan konsiderans dalam rangka peningkatan efisiensi dan efekti vitas perlu direalisasi program pengembangan karyawan. Kepala Pengembangan Usaha. tanggal 5 Desember 2001. 30 November 2001 di Dinas Perindag Jakarta. dan diktum sebagai berikut. dengan keterangan bahwa Anda diminta untuk membuat surat perjalanan dinas pada hari ini tanggal 29 Nopember 2001.

00 – Ruang sidang PT Rasa Sayang Pembahasan kelesuan pemasaran Kehadiran Saudara sangat kami harapkan. tanggal waktu tempat acara : : : : Rabu. 267 Jakarta Dengan hormat . Hormat kami Direktur. 5 Desember 2003 Pukul 09.Kunci Jawaban Evaluasi Jawaban no. Manajer Pemasaran PT Rasa Sayang Jalan Rindu No. Dengan ini kami mengharap kehadiran Saudara dalam rapat yang akan kami selenggarakan pada hari. 267 JAKARTA Nomor : Lamp. 1 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Drs. dan terima kasih atas perhatian Saudara. : Hal : Undangan rapat 30 November 2003 Yth. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 82 .

E. Kami mengharap agar surat edaran ini memperoleh perhatian seluruh karyawan PT Rasa Sayang. Kami menunjuk Suharyanto. untuk menjalankan tugas harian manajer pemasaran Saudara Suprapto. 1 November 2003 Direktur. S. Jakarta.E. S. Drs. 267 JAKARTA SURAT EDARAN Nomor: 23/P.d 9 November 2003. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 83 . manajer produksi.T/XI/2003 tentang Penunjukan Suharyanto. khususnya pada bagian pemasaran.E.Jawaban No. 2 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. selama yang bersangkutan mengikuti seminar tentang strategi pemasaran di Singapura dari tanggal 5 s. S.

Semarang alamat: Jalan Pemuda No. Siswadi jabatan: Kepala Cabang PT Rasa Sayang. 3. Pengurusan bantuan kredit kendaraan angkutan barang sebanyak 10 unit truk dari dinas perindustian dan perdagangan. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 84 . 2. Melapor seluruh kegiatan apabila sudah selesai melaksanakan perintah ini selambat-lambatnya tanggal 10 Desember 2003 Jakarta. 43 Semarang untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut 1. 3 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Drs.Jawaban No. 267 JAKARTA SURAT PERINTAH Nomor: 84/PP/XI/2003 Kami memberi perintah kepada nama : Ir. 19 November 2003 Direktur. Melakukan koordinasi dengan dinas perindustrian dan perdagangan Semarang dan Kepala Penguasa Pelabuan Semarang.

Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 85 .Jawaban No. 3. mempersiapkan pembukaan cabang di Sulawesi Selatan. kami menginstruksikan kepada Kepala Bidang Pengembangan untuk mengambil langkah-langkah yang meliputi 1. Drs. Instruksi ini harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. 4 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. mempersiapkan sumber daya manusia yang akan diserahi tugas memgelola cabang. Jakarta. 267 JAKARTA INSTRUKSI Nomor: 126/RS/XI/2003 Sesuai dengan SK Dinas Perindustrian dan Perdagangan Sulawesi Selatan. melapor pelaksanaan instruksi ini setiap minggu. 26 November 2003 Direktur. 4. mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait. 2.

d 30 November 2003. memberikan tugas kepada nama jabatan nopeg : Suprapto.E. tentang penataran manajemen pemasaran. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 86 . 5 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Tugas ini hendaknya dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan diharap saudara melapor setelah selesai bertugas. Jakarta. S. tanggal 5 November 2003. Drs. 20 November 2003 Direktur. : Manajer Pemasaran : P 233 dengan ini kami untuk mewakili perusahaan dan mengikuti Penataran Manajemen Pemasaran di Dinas Perindustrian dan Perdagangan. mulai tanggal 26 s.Jawaban No. 267 JAKARTA SURAT TUGAS Nomor: 34/C15/XI/2003 Sesuai dengan surat perintah Dinas Perindustrian dan Perdagangan. Jakarta.

PT Rasa Sayang : Jalan Rindu 267. 29 November 2003 Direktur. Sujatmiko : Kepala Pengembangan Usaha. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 87 . 267 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS Nomor: 65/RS-H/XII/2003 Surat perjalanan dinas ini diberikan kepada nama jabatan alamat : Drs. 6 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Jakarta. Sulawesi Selatan berangkat kembali kendaraan keperluan : 3 Desember 2001 : 8 Desenber 2001 : Pesawat terbang : Peninjauan Kantor cabang PT Rasa Sayang di Makassar Sulawesi Selatan Demikian surat perjalanan Dinas harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihak agar membantu kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas ini.Jawaban No. Drs. Jakarta tujuan : Makassar.

23 tahun 1999 tentang Ketenagakerjaan 2. Drs. Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 5 Desember 2003 Direktur. Hadi Subroto Kedua Ketiga Keempat : : : Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 88 ./XI/2003 Tentang PROGRAM PENDIDIKAN DAN LATIHAN KARYAWAN DIREKTUR PT RASA SAYANG Menimbang Mengingat : Bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektifitas perusahaan perlu direalisir penyelenggaraan progran diklat bagi karyawan PT Rasa Sayang.Jawaban No. peraturan lain yang bertentangan tidak berlaku lagi Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri. Akte pendirian usaha : Edaran menteri tenaga kerja Memperhatik an MEMUTUSKAN Pertama : Program pendidikan dan Pelatihan dikembangkan dengan sistem berjenjang bagi karyawan yang berprestasi Program pendidikan dan Pelatihan berjenjang tercantum dalam lampiran surat keputusan ini Sejak ditetapkan keputusan ini. 7 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Undang-Undang No. 267 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR PT RASA SAYANG Nomor: 54/Kep. : 1.

hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul. Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini.BAB IV. PENUTUP Setelah menyelesaikan modul ini. berikutnya. Selanjutnya. Anda berhak untuk mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 89 . Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan. hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat. Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia usaha dan industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis.

2003 Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 90 . Zaenal 1989. Jakarta: Akademika Pressindo Badudu. Dirgo. Thomas. Soedjito dan Solchan. Lamuddin. Jakarta. Martono. E. E. Jakarta: PT Pustakan Binaman Pressindo bersama lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen. Jakarta : MPS. J. Dicky J. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 1987 Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. 1982 Surat Bisnis Modern.1989 Bahasa Surat Dinas. 1986. 1989 Cermat Berbahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi Cetakan III. Umpel. Zaenal dan S. Finoza. 1987 Inilah Bahasa Indonesia yang Benar II. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Amran Tasai. MPS. 1989 Mengetik dengan Metode Ilmiah . E. Sabariyanto. Nina Dinamiki. dkk Korespondesi Niaga Indonesia Modern. Jakarta: ASMI. Yogyakarta: PT Mitra Gama Widya.S. Jakarta. 1986 Mahir Surat Menyurat Dinas Bahasa Indonesia.DAFTAR PUSTAKA Arifin. Jakarta: Gramedia Bratawidjaya. Jakarta: Karya Dinamika Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Arifin.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful