Kode Modul: SEK.25.D.3.

MENULIS SURAT

DINAS

Penyusun :

OKSIANA JATININGSIH
Editor TEGUH BUDI KARYANTO MOHAMAD EDWAR

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003

Kode Modul: SEK.25.D.3.

MENULIS SURAT DINAS

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003

Namun.KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual untuk Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. seting dengan bantuan alatalat komputer. sedangkan uji coba e empirik dilakukan pada beberapa peserta didik SMK. Modul ini diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta diklat untuk mencapai kompetensi kerja standar yang diharapkan oleh dunia kerja dan industri. proses. dan uji coba empirik secara terbatas. dan tenaga ahli desain grafis) atas dedikasi. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli ( xpert-judgment). Modul ini disusun dengan menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi. masukan atau bahan perbaikan modul ini agar relevan dengan kondisi lapangan masih selalu diperlukan. penyunting bahasa tenaga komputerisasi modul. Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul. karena kemajuan di dunia industri begitu cepat terjadi. validasi. Pekerjaan ini dapat terselesaikan berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. jika kami sampaikan rasa terima kasih dan penghargaan berbagai pihak. sebagai konsekuensi logis Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training). baik modul manual maupun interaktif. terutama tim penyusun modul (penulis. dan pikiran untuk menyelesaikan penyusunan modul ini. pada kesempatan ini patutlah. penyusunan naskah secara tertulis. agar modul ini dapat menjadi bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali peserta diklat dengan kompetensi kerja yang diharapkan. demikian. pengorbanan waktu. Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judul Modul: Membuat Surat dinas . tenaga. yakni penyiapan materi modul. dengan mengacu pada Standar Kompetensi Nasional (SKN) atau standardisasi pada dunia kerja dan industri. Dengan proses tersebut diharapkan. editor. Oleh karena itu. Program Keahlian Sekretaris/Adminstrasi Bisnis. Modul ini disusun dalam beberapa tahapan.

khususnya peserta diklat SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Dr. semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Ir. ataupun praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK. potensi SMK. Jakarta. kesesuaian. serta dukungan dunia usaha dan industri dalam rangka membekali kompetensi yang terstandar kepada peserta diklat. Gatot Hari Priowirjanto NIP 130675814 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans ii .n. Diharapkan agar pemakai modul ini berpegang pada asas keterlaksanaan. serta tetap mengacu pada perkembangan iptek pada dunia usaha dan industri. Maret 2004 a. dan fleksibilitas. dan pakar akademik sebagai bahan untuk melakukan peningkatkan kualitas modul. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan. praktisi dunia usaha dan industri. Akhirnya.Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi.

.............................. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 .................................................................................................................................. 38 b.............................................. Rangkuman 3.................................... Tugas 1.......................................................... 31 c....................... 2 Petunjuk Penggunaan Modul ................................... Kegiatan Belajar 1............................. 6 Cek Kemampuan........................................................ Kunci Jawaban 1........................................................................ Rangkuman 2.............................................. viii PENDAHULUAN A................................................................................... Tes Formatif 1.......................... B................ Rencana Belajar Siswa ........................................ ............................ 33 d........................ 27 g................. iv Peta Kedudukan Modul ................................................................................... Tes Formatif 2 .........................25 f........................................................... Kegiatan Belajar 3: Surat Edaran ……………………............................................................... 29 2............... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 .............. Kunci Jawaban 2 ............. Kegiatan Belajar 1: Surat Dinas ............... 3 Tujuan Akhir ...Daftar Isi q q q q q q Halaman Sampul ................................ Tugas 2 . Tugas 3 ..................... Kegiatan Belajar 2: Surat Undangan Dinas………………................................... 7 I.......... 34 e......................... Rangkuman 1..................................... 24 d...................................................... 9 b................... 9 a..................................................... Lembar Kerja 1 ................................................ 9 c............ ii Kata Pengantar . Deskripsi ............................................................... iii Daftar Isi............................................. 36 g............................................................... F.......................................................................... 41 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans iii ............................ Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 . 31 a............ 31 b........ D................................................. PEMBELAJARAN A....................... i Halaman Francis ...................................................................................................................................................................................................... 8 B....................................................... Lembar Kerja 2 . 5 Kompetensi...... C.....vi Glosar ium ..................................................... 37 3...................................................... .......... E.... Uraian Materi 3 ............... 25 e....34 f........... II........................................... 38 a......................................... Uraian Materi 2 ................................................................... 1 Prasyarat............................................. 38 c..................................................................................... 40 d............................................................. Uraian Materi 1 ...........

.............................................................................. .......... Tes Tertulis ..………………......... 92 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans iv . ........ Kunci Jawaban 4 .......................82 KUNCI JAWABAN A. 45 a.................. 45 c.................. Lembar Kerja 3 ................................................................ . Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 ................... Kegiatan Pembelajaran 7 : Surat Perjanjian Dinas ………….......................................................41 f................................. 42 g..................................... Kegiatan Pembelajaran 6: Surat Tugas……………………....................... 8. PENUTUP .................. Tes Praktik ................................... 47 e......e....................................................................... LembarPenilaianTes praktik……………………………………... Tes Formatif 3 ................................................................. 43 4......... Kegiatan Pembelajaran 8 : Surat Keputusan .......................... Kunci Jawaban 3 ............91 DAFTAR PUSTAKA.......... Kegiatan Belajar 4: Surat Perintah. 7................................................................ .............47 f............................................... Tes Formatif 4 ............................. 6...................... 47 d.......... 51 58 65 73 EVALUASI A...... Lembar Kerja 4 .............................................. Rangkuman 4..................... Tugas 4 ................ Kegiatan Pembelajaran 5: Surat Instruks i ………………….......................... Uraian Materi 4 ............................................................... III......................... 82 B...................... … 87 IV............................................................................................................ 84 B................. 45 b..................... Tes Tertulis ............. 48 g. ................. 49 5...................

1 SEK.C.1 SEK.B.3 SEK.3 BM.G.4 BM.7 SEK.10 SEK.20.5 SEK.25.25.ETA KEDUDUKAN MODUL BIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS) BM.E.B.25.25 .F.25.25.F.E.20.G.E.3 BM.A.25.25.25.25.25.A.5 BM.D.20.25.20.B.25.25.25.25.G.B.G.6 SEK.1 BM.A.2 SEK.5 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans v .2 BM.6 BM.7 SEK.20.20.4 SEK.D.E.2 BM.25.2 SEK.4 SEK.G.E.25.G.1 BM.20.2 SEK.4 SEK.3 SEK.2 SEK.F.4 BM.A.A.8 SEK.G.25.1 BM.20.G.3 SEK.B.3 SEK.6 BM.G.A.20.9 SEK.1 SEK.25.F.5 BM.20.3 SEK.6 SEK.D.20.2 BM.1 SEK.25.E.25.G.E.25.8 SEK.20.4 SEK.D.C .E.C.25.25.B.20.20.25.20.

2 BM.E.A.4 SEK. daftar. elektrik dan elektronik Mengetik berbagai bentuk surat Mengetik berbagai macam surat Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom Mengetik berbagai macam naskah MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH.2 SEK.3 BM.DAFTAR JUDUL MODUL Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen Program Keahlian: Sekretaris (Administrasi Perkantoran Bisnis) No Kode Modul Nama MENGETIK NASKAH SECARA MANUAL.E.25.3 SEK.25.20.2 BM.20.20.E.25.MENYURAT 120 32 32 184 16 17 18 19 SEK.1 BM.7 SEK.2 SEK.C.6 Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah Mengoperasikan progran MS.20.Word untuk menyusun naskah Mengoperasikan program Excel untuk perhitungan.8 Pengertian pengetahuan kearsipan Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokumen Merencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor Mengelola dokumen dengan sistem tanggal Mengelola dokumen dengan sistem nomor Mengelola dokumen dengan sistem abjad Mengelola dokumen dengan sistem wilayah Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah) MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 12 48 48 48 48 48 48 48 348 29 SEK.D.A.4 Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat Mengerjakan surat pribadi Mengerjakan surat niaga Mengerjakan surat dinas MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR 12 24 120 120 276 20 21 22 23 24 25 26 27 SEK.F.E.3 Melaksanakan komunikasi.25.E.20.B.6 SEK.20.C. BAHAN PRESENTASI.20. leadership.20. E -MAIL.25.25.B.1 SEK.20.25. motivasi dan proaktif Mengoperasikan Telepon untuk berkomunikasi Mengoperasikan mesin Faksimili MENGERJAKAN SURAT.E.Point untuk menyusun bahan presentasi Menerapkan program Internet untuk Email Menerapkan program Internet untuk Chatting MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR 96 96 96 96 48 48 480 13 14 15 BM. 24 48 36 36 48 48 240 7 8 9 10 11 12 BM.1 SEK.25.20.B.1 Mengerjakan tata usaha kepegawaian 48 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans vi . DAFTAR TABEL.6 Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual.B.B.20.25.B.5 SEK.D.A.25.4 BM.3 SEK.E.5 BM.20.20.25. kolom dan tabel Mengoperasikan program Power.5 BM.D.4 BM.C.D.A. ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK Durasi 1 2 3 4 5 6 BM.20.1 BM.A. CHATTING. PERHITUNGAN SEDERHANA.20.1 BM.25.25.A.3 BM.2 BM.E.

G.6 SEK.25.G.25.8 SEK.25.F.2 SEK.25.10 Melakukan komunikasi dengan beretika Melakukan penampilan diri beretika Mengembangkan kepribadian diri sekretaris Mengelola kas kecil Mengelola administrasi kantor Menangani dikte Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Menyusun laporan tugas sekretaris Melakukan kegiatan kehumasaan Melakukan tatacara protokoler 48 48 120 32 48 48 48 96 96 96 680 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans vii .9 SEK.F.F.3 SEK.25.25.25.1 SEK.G.G.25.25.G.G.4 Mengerjakan tata usaha perlengkapan Mengerjakan tata usaha keuangan Mengerjakan tata ruang kantor MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS 96 120 120 384 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 SEK.2 SEK.G.25.3 SEK.30 31 32 SEK.25.5 SEK.25.25.G.G.G.4 SEK.7 SEK.

p. a.O. perhatian’ : Opere Citato ‘pada karya yang telah dikutip’ : per alamat : ‘tersebar di sana sini’ : Pour feliceter ‘ucapan selamat’ : Post Office Box ‘kotak pos’ : Pour remersier ‘terima kasih’ : per procuration ‘yang diberi kuasa’ Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans viii . a. Box Pr p. atas perhatian : Bill of Loading ‘surat muatan kapal’ : circa ‘kira-kira atau sekitar’. of atau con f c/o c.d. a.a.m. Loc.ca c.PERISTILAHAN/GLOSARIUM A/C acc a. c.c.c.L.n.n.b. : carbon copy ‘tembusan’ : infer ‘bandingkan atau bandingkan dengan’ : care of ‘dengan alamat’ (d. Cit Ltd MS MS Op.a.) : Cash On Delivery ‘pembayaran pada waktu penyerahan barang’ : Casu quo ‘dalam hal ini’ : in case (in case) ‘ dalam hal ini’ : Loco citato ‘ pada tempat yang telah dikutip’ : Limited ‘perseroan terbatas’ : Manchineship ‘kapal motor’ : Nota Bene ‘catatan. c. i.q.p (perproe) - : Account Current ‘rekening koran’ : according ‘setuju’ : above mentioned ‘tersebut di atas’ : atas nama : atas nama beliau : atas perintah.o. Cit p. dipakai untuk tahun tetapi diragukan ketepatannya. Passim Pf P. B.

P.T.O. P.S. d.a. D/O Doz d.d.o d.o E.E. E & OE ETA et al E.T.D.

: please tur ober ‘lihat sebalik’ : postscript ‘catatan, nota bene’ : dengan alamat : Delivery Order ‘surat penyerahan barang (pengeluaran dari gudang) : dozen (s) ‘dosin’ : de dato ‘tertanggal’ : ditto ‘idem, atau ibidem (ibid) : erros ezcepted ‘koreksi yang disetujui’ : Error and Ommissien Ezcepted ‘koreksi yang disetujui’ : Estimated Time of Arrivel ‘waktu kedatangan yang diperlukan’ : et alii ‘dan lain-lain’ : Estimated Time of Disembark ‘waktu pemberangkatan yang diperkirakan ’et sequens atau etsequentes‘ dan ‘halaman halaman berikut’ : Ecominische Zaken Prys (Bld) ‘harga resmi’ : Ibidem ‘pada tempat yang sama’ : Di bawah ‘lihat pada karangan yang sama di bawah’

EZ ibid

q.q. infra Kertas Segel R.C.

: Qualitate Quo ‘karena (selaku) jabatan’ : Rekening Courant (Bld) ‘rekening koran, atau rekening giro di Bank’ : kertas untuk membuat surat perjanjian dan macam macam akta : Salvo error and Ommissions ‘jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki kembali : ‘di atas, sudah terdapat lebih dulu pada teks yang sama’ : untuk perhatian : Surat resmi yang digunakan oleh instansi/organisasi untuk kepentingan administrasi instansi/organisasi : Surat yang ditujukan ke dal am lingkungan organisasi : Surat yang ditujukan ke luar lingkungan organisasi : untuk beliau : eie Ommezyde (Bld) ‘untuk perintah” : untuk perhatian ‘lihat sebelah’

SE R O Supra Surat dinas Surat intern Surat ekstern ub up zoz

Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans

ix

BAB I PENDAHULUAN
DESKRIPSI

Modul ini menekankan pembahasannya pada cara menulis surat -surat dinas, disertai contoh konkret untuk memberikan gambaran yang jelas, sehingga akan menjadi pedoman dan menyelesaikan latihan yang disajikan di akhir pembahasan. Surat-surat dinas yang berisi masalah-masalah dinas suatu organisasi antara lain sebagai berikut. • • • • • • • Surat undangan dinas Surat edaran Surat perintah Surat instruksi Surat tugas Surat perjalanan dinas Surat keputusan Urutan pembahasan surat dinas meliputi pengertian, isi, tata cara penulisan, dan latihan-latihan.

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas

1

PRASYARAT

Sebelum mempelajari modul ini, Anda harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang ketentuan pokok menulis surat. Dengan kata lain, Anda telah mempelajari modul -modul tertent u dengan tuntas , seperti terlihat pada peta kedudukan modul dengan menunjukkan alat bukti yang otentik. Modul-modul yang harus Anda kuasai dengan tuntas tersebut adalah i modul yang berjudul ¡ “Pengertian Surat dan Etika dalam Bersurat” ¡ “Mengetik Berbagai Macam dan Bentuk Surat” ¡ “Bahasa Indonesia”

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas

2

5. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul. Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan. Lakukan kegiatan ini sampai Anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. kriteria keberhasilan. maka bertanyalah pada guru/instruktur sampai Anda paham. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 3 . kerjakan tugas. Bila masih ragu. pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program Keahlian Sekret aris/Administrasi Bisnis. 7. 3. Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. 2. a) Langkah-Langkah yang Harus Anda (Peserta Diklat) Tempuh 1.PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya agar Anda dan guru/instruktur mudah dalam menggunakan modul ini pada proses pembelajaran. dan pengertian istilah-istilah sulit dan penting dalam modul. 4. dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. kemudian cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban. rencanakan kegiatan belajar. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Lakukan hal ini pada awal dan akhir Anda pembelajaran modul untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda. 6. prasyarat. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini. Apabila dalam proses memahami materi ini Anda mendapatkan kesulitan. dan jawablah pertanyaan tes. diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir kegiatan belajar ini. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus sudah dikuasai dalam modul ini.

Pastikan bahwa peserta diklat yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas. 3.8. ini. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 4 . Berikan perhatian khusus dan pada waktu perencanaan tempat kegiatan belajar. 4. bimbingan. Anda tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya aapabila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya. Identifikasi dan analisislah sarana dan prasarana kegiatan belajar yang ada di SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. b) Peranan Guru/Instruktur 1. dan pendampingan pada peserta diklat agar gairah belajarnya meningkat. Bantulah peserta diklat dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka mempelajari jenis modul kegiatan. penyelesaian akhir pembelajaran agar mereka dapat belajar efektif dan efisien untuk mencapai sub kompetensi standar. 2. ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. Berikan motivasi. 9.

dan lain-lain.TUJUAN AKHIR Spesifikasi kinerja yang diharapkan Anda kuasai setelah menyelesaikan modul ini. yang mencakup surat undangan. adalah Anda Kinerja tersebut mencakup: ¡ ¡ pengetahuan dan teknik-teknik menulis surat dinas. dapat menulis/menyusun surat dinas dengan benar. surat edaran. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 5 . penulisan surat dinas.

surat undangan. surat pengantar. berita acara. surat perintah. surat edaran.3. surat kuasa. memorandum. surat instruksi. surat instruksi. berita acara. surat peringatan. surat rekomendasi. surat peringatan. surat peringatan.KOMPETENSI Kompetensi Sub-Kompetensi Alokasi Waktu Kompetensi / Subkopentensi D. surat rekomendasi. surat undangan. notula. surat tugas. surat pengumuman. surat perjalanan dinas. surat panggilan. Mengerjakan surat dinas dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris • : Pekerjaan Surat-Menyurat : Membuat Surat Dinas : 120 jam Kriteria Unjuk kerja Lingkup Belajar • Pengertian surat dinas. § § § § § Materi Pokok Pembelajaran Pengetahuan • • • Pengertian surat dinas Lingkup penulisan surat dinas Arti m enjabarkan nota. surat perintah. memorandum. surat keputusan. surat kuasa. surat pengumuman. • Membuat skema lingkup surat dinas • Menggunakan istilah dan menentukan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas • Membuat surat dinas dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. surat tugas. surat panggilan. memorandum. nota. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 6 . surat panggilan. notula. surat pengantar. surat edaran. nota. surat kuasa. surat edaran. surat Sikap Jujur Cermat Teliti Tekun Disiplin Keterangan Mampu menjabarkan arti surat dinas. surat keputusan. surat pengantar. surat perjalanan dinas. surat undangan. surat pengumuman.

surat perintah. surat peringatan. surat perjalanan dinas. isi pokok.• • • • • Mampu menguraikan lingkup penulisan surat dinas. surat rekomendasi. surat perjalanan dinas. isi pokok. surat keputusan. surat pengantar. isi pokok. surat rekomendasi. berita acara dilihat dari subyek penerima surat. berita acara Menjelaskan arti. notula. surat perjalanan dinas. dan tata cara penulisan surat dinas. surat kuasa. surat pengumuman. Mampu menjabarkan nota. surat instruksi. notula. surat pengantar. surat tugas. surat keputusan. Terampil membuat skema lingkup surat dinas Terampil mengunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. dan tata cara penulisan surat dinas. berita acara Arti. surat instruksi. • • • • tugas. surat kuasa. Membuat skema lingkup surat dinas Menggunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. Mampu menjelaskan arti. • • • • • Lingkup penulisan surat dinas. notula. surat rekomendasi. Membuat skema lingkup surat dinas Mengunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. surat edaran. surat tugas. memorandum. dan tata cara penulisan surat dinas. surat edaran. Macam-macam nota. surat undangan. surat panggilan. surat peringatan. memorandum. surat undangan. • Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 7 . surat perintah. surat perintah. surat keputusan. surat pengumuman. surat panggilan. surat instruksi.

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Butir-Butir Pertanyaan dan Pernyataan Apakah yang dimaksud dengan surat dinas? Terangkan bagian-bagian utama surat dinas! Terangkan masalah pokok dalam surat dinas Bagaimana karakteristik surat dinas? Apakah fungsi surat dinas? Terangkan Bagaimana langkah -langkah dalam menulis surat dinas? Terangkan mengenai bentuk-bentuk surat dinas! Apakah yang dimaksud dengan surat undangan dinas? Kapankah surat undangan dinas harus dikirimkan? Apakah yang dimaksud surat edaran? Dalam hal bagaimanakah dikeluarkan surat edaran? Terangkan komponen-komponen surat edaran Apakah perbedaan antara surat undangan dinas dengan surat edaran Apakah yang dimaksud surat tugas? Apakah yang dimaksud dengan surat instruksi? Kapankah atau dalam hal bagaimanakah surat instruksi dibuat? Apakah yang dimaksud dengan surat keputusan? Kemampuan Dapat Tidak Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 8 . Kemudian. Anda diminta untuk menjawab semua pertanyaan di bawah ini. pelajari hal-hal yang belum Anda kuasai kompetensinya. Jawablah semua pertanyaan dengan uraian singkat dan jelas.CEK KEMAMPUAN Sebelum mempelajari modul ini.

BAB II PEMBELAJARAN A. Kompetensi Subkompetensi Alokasi Waktu RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT : Pekerjaan Surat-Menyurat : Membuat Surat Dinas : 120 jam Tempat Belajar Alasan Perubah an Tanda Tangan Guru Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 8 .

surat-surat yang diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Oleh karena itu. Oleh karena itu. dan surat panggilan. melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. keadaan mentalitas. menulis surat dinas secara benar. Melalui surat. KEGIATAN PEMBELAJARAN 1. Contoh surat resmi ialah surat undangan. Pengertian dan Fungsi Surat Dinas Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. surat tugas. membedakan jenis -jenis surat dinas . Kegiatan Pembelajaran 1: Surat Dinas A. Uraian Materi 1 a. nota dinas. Dengan kata lain. juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum. Lebih lanjut. surat harus ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat. dan nilai pejabat jawatan/kantor yang bersangkutan. pengumuman. Surat. 2. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 9 . terutama surat-surat resmi. mengenali bagian-bagian surat dinas .B. dapat dikemukakan bahwa surat merupakan duta organisasi atau duta perusahaan. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. B. Dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu. isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. 3. surat keputusan. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. surat juga mencerminkan corak. surat edaran. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 Setelah menyelesaikan pembelajaran tentang surat dinas ini Anda diharapkan dapat 1.

Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya. perusahaan atau pejabat yang berangkutan. Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul rangkap tiga. dan surat biasa. dan surat biasa. yaitu surat sangat rahasia. surat resmi dibedakan menjadi empat jenis . surat dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat). surat tugas. Jika d itinjau dari sifat keamanan isi surat. usul pengangkatan pegawai baru. surat rahasia. Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 10 . Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR atau SRHS. Sampul pertama (dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS. misalnya surat keputusan atau instruksi. dan laporan perjalanan dinas. surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan. Surat ini dikirim dengan sampul rangkap dua. organisasi. dan surat pemberitahuan. Contoh surat biasa ialah surat undangan.Akhirnya. Surat ini bisa diketahui oleh pihak lain. Surat dengan kode R atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu akan dapat merugikan instansi. Contoh hasil rapat pimpinan terbatas. Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara. Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. ditinjau dari derajat penyelesaiannya. Selain itu. surat terbatas. surat segera. sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya. dokumen dari negara tetangga. dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lem baga/pejabat yang bersangkutan. Contoh surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3). Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa. Contoh surat dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran. surat edaran.

Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut. c. Bahasa surat resmi haruslah logis. Selain ketiga hal di atas. syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah a. • warna: putih HVS untuk lembar asli. jelas. dan rapi. jelas. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan. perusahaan. dan merah muda HVS untuk surat rahasia. Syarat-Syarat Surat yang Baik Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang. penyusunan letak bagian-bagian surat. kuning untuk kertas tembus perbal. wajar. mengetahui posisi dan bidang tugasnya. yaitu a. bersih. seperti yang dikehendaki. c. pengetikan yang benar. hemat. cermat. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. pemakaian kertas yang sesuai • ukuran : kuarto 21 x 29 cm • jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan. dan menarik. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 11 . d. 2. sopan. 1. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.b. atau lembaga untuk kepentingan dinas. dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat. biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern. b. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu. 3. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu. dan eksplisit. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. b.

Bentuk-Bentuk Surat Bentuk surat resmi yang biasa digunakan ialah 1) 2) 3) 4) 5) bentuk lurus penuh (full block). Surat dinas yang berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut.. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama Batas -batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraf yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga. ………………. bentuk lurus ( block ). 2... 1.. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 12 . (2) ………………. bentuk setengah lurus (semi block). dan Indonesia baru. (5) ………………. …………………………………………………….... Indonesia lama. ………………………. (8b) ……………………………………………………. (8c) ……………. (3) ………………. …………………………… ……………………………………………………. (7) ……………………………………………………. (1) ………………………………………. (11) ………………….. (8a) ……………………………………………………. ………………. (4) ………………. 3. (6) ………………. …………………(9) ………………… (10) ………………….c.

………………………. dua kait ………………. Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan penutup. (5) dua kait ………………… (2) ………………. ………………… (10) ………………… (11) ………………….……………. (1) ………………………………………. dua kait …………………………………………………….. (8a) ……………………………………………………... …………………..Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 13 . (7) dua kait …………………………………………………….. ------------------------------------------------------------------------dua kait …. (3) ………………. (4) ………………..(13) …………………. (6) ………………. 3 kait …………………(9) 4 kait ………………….. …………………………… dua kait ……………………………………………………. (8c) ……………. (8b) …………………………………………………….

. ………………………. (7) ………………… (2) …. (8a) ……………………………………………………. (8b) …………………………………………………….. (3) ……………….………………………………………. Setip paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari margin kiri. …………………………… …………………………………………. (8c) ……………. (1) ……………………………………….……………………………………. (6) ……………….Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus..(13) ………………….. (5) ………………. ……. (4) ………………. dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak perlu berjarak. Perbedaannya hanya terletak pada pengetikan paragrafparagrafnya. …………………(9) …………………. ………………. ………………….. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 14 . ………………… (10) ………………… (11) …………………... ………………..

Bentuk resmi Indonesia lama mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaannya terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia lama diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.

……………………….. (1) ………………………………………. ………………. (3) ………………. (4) ………………. (5) ………………… (2) ………………. (6) ……………….

……………….. (7) ….……………………………………….. (8a) …………………………………………………….. …….…………………………………….. (8b) …………………………………………………….. …………………………… ………………………………………….. (8c) ……………..

…………………(9)

………………….(13) …………………. ………………….

………………… (10) ………………… (11) …………………. (12)

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

15

Bentuk resmi Indonesia baru

merupakan variasi bentuk

setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus dicantumkan salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru dicantumkan salam penutup, tanda tangan, nama terang dan nama jabatan.

Perbedaannya dengan bentuk resmi Indonesia lama terletak pada penulisan (1) nama tempat dan tanggal; (2) alamat; (3) dan salam penutup. Pada bentuk resmi Indonesia lama 1. tanggal surat didahului oleh nama tempat; 2. alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah nama tempat dan tanggal; 3. jabatan pengirim dituliskan di atas tanda tangan, dan nama terang diapit tanda kurung.

Pada bentuk resmi Indonesia baru 1. nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat; 2. alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis lengkap; 3. jabatan pengirim (*) dituliskan di bawah tanda tangan dan nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

16

……………………….. (1) ………………………………………. ------------------------------------------------------------------------………………. (3) ………………. (4) ………………. (5) ………………. (6) ………………. ………………… (2)

……………….. (7) ….……………………………………….. (8a) …………………………………………………….. …….…………………………………….. (8b) …………………………………………………….. …………………………… ………………………………………….. (8c) …………….. …………………(9)

………………….(13) …………………. …………………. Keterangan: 1. Kepala surat 2. Tanggal surat 3. Nomor surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Alamat 7. Salam pembuka

………………… (10) ………………… (11) …………………. (14)

8. Isi surat 9. Salam penutup 10. Tanda tangan 11. Nama terang 12. NIP 13. Tembusan 14. Jabatan

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

17

Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia). Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu. (4) nomor kotak pos. alamat kawat. atau di sebelah kanan bawah. Dalam surat dagang disebutkan pula (1) alamat kantor cabang. dan (4) gambar-gambar yang bersifat reklame. (2) nama bankir. Bagian-bagian surat tersebut meliputi hal -hal berikut. Misalnya: Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 18 . Bagian-Bagian Surat Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. 2) Nama Tempat dan Tanggal Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim. bukan tanggal penulisan surat. pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya memuat penutup saja. jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi. (2) alamat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. sedangkan lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala surat. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. atau e-mail (jika ada). (3) nama usahanya. Surat dinas yang terdiri atas lebih dari satu lembar. Dalam hal demikian. Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. misalnya ekspor-impor.d. 1) Kepala Surat Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Oleh karena itu. faksimile. (3) nomor telepon. hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala surat. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat. Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi.

“Lampiran” juga harus disingkat “Lamp. surat keterangan kesehatan dari dokter. (4) mempercepat penyelesaian surat-menyurat. dan (3) tahun.” Jika hendak ditulis lengkap.: 200/Diklat-1/2004. bukan kapan surat itu diketik.: empat lembar. 4) Lampiran Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu. 2003 31 Januari ’04 18 April 2004. (2) kode.7 April 2002 1 Oktober 2003 31 Januari 2004 bukan 7-4-2002 1 Okt. akan tetapi. Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan. bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar 5) Hal/Perihal Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara sing kat. Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat. Guna nomor surat adalah untuk (1) memudahkan mengatur penyimpanan. Oleh k arena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 19 . tetapi harus dilakukan dengan taat asas. keduanya harus ditulis lengkap. (2) memudahkan mencari kembali. Nomor surat diketik segaris dengan tanggal. 3) Nomor Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar).”. gunakan angka Misalnya: Lamp. dan tahun. Misalnya No. (3) mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar. jika bilangan lebih dari dua kata. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata. dan (5) memudahkan petugas kearsipan. misalnya surat keputusan. Jika “Nomor” disingkat “No. bulan.

sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. bukan kepada instansinya. dan lampiran. (3) nama kota. 6) Alamat surat Ada dua macam alamat surat. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya. Dalam hal demikian. (Yang terhormat). bukan “pimpinan. Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan. : Satu berkas Hal 2. kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Hal Sifat : Undangan rapat penerimaan calon pegawai : 2732/ EKS. Selain nomor. atau yang lain dapat ditulis di depan nama orang. No. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan. Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya. Misalnya: jadwal diklat.itu. Kata sapaan “Bapak”. Sifat : 74/RPB-1/2004 : Penting Lamp. Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apa pun. No. hal. mis alnya direktur atau rektor. Alamat dalam berturut -turut menyebutkan (1) nama orang/jabatan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 20 . “Ibu”. serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun. yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Jika tidak ada yang dilampirkan.A1/2003 : Pengiriman sampel barang : Biasa Perhatikan bahwa penulisan nomor. Contoh: 1. dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. lampiran. (2) nama jalakan dan nomor rumah/gedung. dan hal. tidak disingkat atau diubah ejaannya.

yaitu pembukaan. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul.” ”Demikian pemberitahuan kami Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 21 . S. (2) nama instansi. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat. Pada umumnya. Contoh: Yth.” (kata “Saudara” jangan disingkat “Sdr. sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan “di”. penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat.Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap. Bapak.”) Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. “Dengan ini kami beri tahukan …. Yanto Intan Rosyidi. Misalnya: “Atas perhatian Bapak.E. 8) Isi surat (tubuh) Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal. Misalnya: “Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …”. Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas. Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat. Sebelum dimasukkan ke dalam amplop.” Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Misalnya: “Dengan ini kami beri tahukan kepada Saudara …. (3) nama jalan/gang/nomor rumah bangunan. dan nama kota serta kode pos. Direktur PT Pillar Sejahtera Jalan Kencana 25 Surabaya Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut. 7) Salam pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak di atas. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.”. jangan disingkat. (1) nama orang/jabatan. kami ucapkan terima kasih. isi yang sesungguhnya dan penutup.

M. sebaris dengan NIP atau nomor yang lain. Bapak. (2) tanda tangan. (3) nama terang. duta organisasi.” “Hormat kami.” “Mudah-mudahan keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara.. alat bukti tertulis.” 9) Salam penutup Salam penutup terdiri atas (1) nama jabatan. Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antarinstansi pemerintah) dapat dipakai salam penutup.c. Candra Sakti. Rangkuman 1 1. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan. atau kata sapaan seperti Sdr.. organisasi.harap Saudara maklum. Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup. Drs. Surat dinas merupakan surat yang dibuat oleh suatu instansi. M. atau perusahaan untuk kepentingan dinas. dan pedoman kerja. Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 22 .” atau “Was salam.. (4) nomor kepegawaian. 2. Misalnya: “Salam kami. atau Ibu.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi. alat pengingat. C. alat bukti historis. lurus ke atas dengan nomor. hal.” Contoh: Hormat kami. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip. Direktur Pemasaran 10) Tembusan Tembusan (c. dan lampiran.

Surat dinas yang baik ditulis dengan memperhatikan beberapa hal yang terkait dengan persoalan teknis dan cara penuturan kalimat -kalimat dalam surat tersebut. Tugas 1 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. (8) isi surat. (5) hal. Lakukan identifikasi bagian-bagian surat untuk surat-surat yang telah Anda kumpulkan di nomor 5 dan 6. D. Unsur-unsur surat resmi adalah (1) kepala surat. Ada beberapa bentuk surat. Pergilah ke kantor TU sekolah Anda atau ke instansi terdekat (tanyakan kepada guru/instruktur Anda). Mengapa surat dapat dikatakan berfungsi sebagai duta organisasi? Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 23 . bentuk surat setengah lurus. 4. (9) salam penutup.3. Soal ini masih terkait dengan soal nomor 5. Identifikasilah bentuknya! 7. E. (10) tanda tangan. (12) NIP. Fotocopilan. (7) salam pembuka. (6) alamat. bentuk surat resmi Indonesia lama. Apakah yang dimaksud dengan surat dinas (resmi)? Apakah bedanya dengan surat pribadi dan surat dagang? 2. 4. 5. (3) nomor surat. (13) tembusan. carilah contohcontoh surat masuk yang bentuknya bervariasi. Bagaimanakah karakteristik surat dinas (resmi)? Apakah fungsi surat? Jelaskan secara singkat! Terangkan bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan dalam surat-surat resmi! 5. yaitu bentuk surat lurus penuh. (14) jabatan. Tes Formatif 1 1. (11) nama terang. 3. Bentuk penulisan apakah yang digunakan oleh instansi tersebut? 6. (2) tanggal surat. (4) lampiran. Ambillah sebuah surat yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut dan fotocopilah. bentuk surat lurus. dan bentuk surat resmi Indonesia baru. Selanjutnya.

Bpk.__ Dengan hormat. besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini. Gapermigas Cabang Malang diMalang.__ Nomor : 030/II/bs/’01. Hidup Sejahtera Jalan Kembang Kenongo 1/23 Malang.__ Hormat kami. Bpk. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 24 .__ Kepada: Yth. Arsip. Permohonan tambahan jatah tersebut akan kami salurkan kedaerahdaerah Malang Selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya. : -Hak : Permohonan tambahan Jatah minyak tanah. Perhatikan surat berikut. Demi memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami. Demikian permohonan atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih. Kuasa Direksi P. identifikasilah kesalahan-kesalahan dalam penulisan surat tersebut dan lakukan revisi untuk surat tersebut. Pimpinan P. Kepala Penjualan Pertamina Unit Pemasaran V di -Surabaya 2. Wira Penjualan Pertamina Rayon III di -Malang 3. Kemudian. ttd Sudirman Tindasan: 1.T. 23 Peb. Bpk. Bpk. bersama ini kami mohon dapat diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan. U. telepon: 0341-497357 Dampit. Perlu kami beri tahukan disini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan.D.T. Gapermigas Jawa Timur di -Surabaya 4. yaitu daerah Dampit dan sekitarnya.__ Lamp. ’01.2. Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara Pertamina PT Gapermigas dalam bulan April yang akan datang.

: seharusnya (tidak ada) Bpk. U. Pimpinan Disampaikan kepada Yth. Surat berfungsi sebagai duta organisasi karena melalui surat selain terungkap cara berkomunikasi seseorang yang dalam hal ini mewakili organisasi atau instansi tempat orang tersebut bekerja. juga terungkap unsur rasa dan etika berkomunikasi sehingga melalui surat mungkin timbul kesan yang menyenangkan atau tidak menyenangkan. Di. Pimpinan seharusnya Yth. 23 Peb.F.T. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 25 . Bpk.__seharusnya Nomor: 030/II/bs/2001 jatah minyak tanah seharusnya jatah minyak tanah Kepada seharusnya (tidak ada) Yth. Dalam surat di atas terdapat kesalahan ejaan dan cara penulisan. ’01 seharusnya PT seharusnya UD seharusnya Malang seharusnya di sini seharusnya di Surabaya seharusnya di Malang seharusnya (tidak ada) seharusnya 23 pebruari 2001 Nomor: 030/II/bs/’01. Revisi untuk surat di atas juga dilakukan pada penataan paragraf dan letak bagian surat sehingga surat tersebut menjadi sebagai berikut. Kunci Jawaban tes Formatif 1 1. P.D. 2.__ seharusnya banyak terima kasih. Kepala… seharusnya Kepala … Arsip seharusnya (tidak ada) Diperbanyak terimakasih.__ Disini Di –Surabaya Di –Malang Lamp.Malang.

dengan ini kami mohon dapatnya diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan. 23 Pebruari 2001 Yth.__ Hormat kami. Hidup Sejahtera Jln. Tambahan jatah tersebut akan kami salurkan ke daerah-daerah Malang Selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya. Kepala Penjualan Pertamina Unit Pemasaran V di Surabaya 2. Pimpinan PT Gapermigas Cabang Malang Malang Dengan hormat.D.U. yaitu daerah Dampit dan sekitarnya. Demi memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami.T. ttd Tindasan: Disampaikan kepada Yth. Kembang Kenongo 1/23 Malang telepon: 0341-497357 Nomor: 030/II/bs/2001 Hal : perm ohonan tambahan jatah minyak tanah Dampit. gapermigas dalam bulan April yang akan datang. Perlu kami beritahukan di sini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan. Kuasa Direksi PTGapermigas Jawa Timur di Surabaya Sudirman Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 26 .: 1. besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini. Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih. Wira Penjualan Pertamina Rayon III di Malang 3. Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara Pertamina dengan P.

sekarang bertindaklah Anda sebagai sekretaris dari CV Taman Permata yang memberikan jawaban atas surat yang diterima tersebut. yang ternyata tidak mendapatkan tanggapan seperti yang diharapkan karena bahan-bahan bangunan yang dikirimkan pada tanggal 18 April 2004 seperti keramik dan lampu-lampu hias untuk taman secara kualitas ternyata tidak sesuai dengan pesanan yang telah diajukan. 1) 2) 3) alat tulis . Bahan Bahan-bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan ini adalah sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) kertas HVS. -1 16 Surabaya.G. karbon. dan semi block. dan map. Terkait dengan surat permintaan pengiriman bahan-bahan bangunan yang dikirimkan kepada CV Taman Permata dengan alamat Jalan Budi Sejati 123 Jombang 61482 tertanggal 7 April 2004. Anda adalah seorang sekretaris di perusahaan konstruksi bangunan PT Buana Surya Sakti yang beralamat di Jalan Babatan Pilang H No. 1. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 27 . Nomor surat dan keterangan lain yang diperlukan dapat Anda buat secara fiktif. Lembar Kerja 1 (1) Misalnya. dan printer dan tinta 2. Buatlah surat resmi untuk urusan berikut dalam bentuk full block. Direktur perusahaan tersebut adalah Soeryanto Sejatining Putra. komputer atau mesin ketik. (2) Setelah menyelesaikan pekerjaan pertama tersebut. sampul surat. Alat Alat-alat yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan dalam lembar kerja ini adalah sebagai berikut. block.

pembentuk kata benda. mengerjakan (menulis/menyusun) surat undangan dinas. Surat undangan adalah surat yang berfungsi memanggil dan mengharapkan seseorang (penerima surat) untuk hadir pada waktu. tanggal dan tempat yang sudah ditetapkan. Uraian Materi 2 Surat undangan adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan para peserta untuk mengikuti kegiatan organisasi. Mengundang berarti memanggil atau mempersilahkan datang. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 28 . Fungsi akhiran an. Oleh karena itu. Kata undangan adalah kata turunan. memahami cara menulis/menyusun surat undangan dinas . Langkah Kerja 1) 2) 3) Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4) Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 5) 6) 7) 8) 9) Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan kepada guru/instruktur Anda 10) Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi. Tujuan Kegiatan Pe mbelajaran 2 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat undangan dinas ini Anda diharapkan dapat 1. undangan berarti orang yang dipanggil/dipersilahkan hadir. 2.3. B. hari. 2. berasal dari kata dasar undang dan akhiran an. Undang berarti panggil. Kegiatan Pembelajaran 2 : Surat Undangan Dinas A.

dan kaki surat. Undangan dinas yang bermaksud membahas suatu masalah yang memerlukan daya pikir dan diharapkan membuahkan keputusan tertentu. tembusan e. hari. Hal c. Tenggang waktu yang cukup amat penting untuk diperkirakan oleh pengirim surat undangan sehingga yang diundang dapat mempersiapkan diri dengan baik dan juga untuk menulis surat jawaban undangan apabila terpaksa tidak dapat menghadiri undangan tersebut. menggunakan sampul yang sesuai. nama jelas e.alamat/kedudukan organisasi 2) Isi/badan surat. waktu g. nama jabatan c. nama organisasi b.Surat undangan tak ubahnya penghormatan untuk datang yang diberikan oleh penulis surat kepada si penerima surat. nama organisasi b. logo organisasi e. dan disampaikan dengan tenggang waktu cukup untuk sehingga si penerima surat dapat mempersiapkan diri untuk memenuhi undangan tersebut. acara c. bahan itu disampaikan jauh sebelumnya agar si penerima undangan dapat mempelajari terlebih dahulu materi tersebut. dan identitas lainnya Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 29 . tempat g. nomor induk pegawai f. Bagian -Bagian Surat Undangan Dinas Surat undangan terdiri atas kepala surat. nomor telepon d. tanggal surat b. nomor. memuat a. alasan 3) Kaki surat memuat a. isi surat. tanda tangan d. alamat yang dituju d. tanggal f. Lampiran. 1) Kepala surat memuat a. a. Untuk dapat bertindak sebagai tanda penghormatan maka surat undangan hendaknya disusun di kertas menarik dan berkualitas baik. sebaiknya disertai berkas-berkas atau bahan yang menjadi bahan rapat atau pertemuan. Sebaiknya. jelas isi yang terkandung di dalamnya.

Contoh Surat Undangan Dinas LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS Jalan Ir. Suryatmojo NIP 131126146 C. Rangkuman 2 1. dan penutup. 3. Surat undangan merupakan surat resmi yang dibuat dalam rangka mengharapkan kehadiran seseorang untuk suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 30 . Atas kehadiran Saudara. Surat undangan terdiri atas kepala surat.P/XII/2001 2001 Lamp. tanggal: Senin. isi/tubuh surat. Kepala Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta Kami mengharap dengan hormat kedatangan Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada hari. : Satu Hal : Undangan pengkajian Buku Surat Menyurat 4 Desember Yth. H Juanda No. 2. Ketua. Drs. 256 JAKARTA Nomor : 121/C15. 10 Desember 2001 pukul : 10. kami mengucapkan terima kasih. Surat undangan harus dibuat dan disampaikan kepada orang yang bersangkutan pada waktu yang cukup untuk memb erikan kesempatan kepada terundang guna mempersiapkan diri atau menjawab surat undangan tersebut.b.00 WIB tempat: Ruang Sidang Lembaga Pengkajian Surat Dinas acara : Pengkajian buku Surat Menyurat.

sebagai berikut Drs. sebutkan bagianbagian dari surat undangan itu. terjadi percakapan antara Drs. Dewi Anjani : Memang benar. Tes Formatif 2 Bacalah baik-baik ilustrasi di bawah ini sebelum Anda memulai menulis surat. 129 Surabaya. Suryatmojo dengan sekretarisnya. Dewi Anjani. Apakah yang dimaksud dengan surat undangan? 2. Juanda No. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 31 . Di kantor Lembaga Pengkajian Surat Dinas. E.D. Pinjamlah arsip sebuah surat undangan. Suryatmojo Dewi Anjani : : Kira-kira bagaimana jalan keluarnya? Menurut pendapat saya. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. Suryatmojo : Ada kemunduran pemasaran buku terbitan perusahaan kita. Apakah tujuan pembuatan surat undangan? 3. Masalah yang dilukiskan dalam latihan ini merupakan situasi di Lembaga Pengkajian Surat Dinas. Ketikl ulanglah surat tersebut. Pak. yang beralamat di Jalan Ir. Tugas 2 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. Drs. Berapakah jangka waktu yang kira-kira diperlukan untuk menyampaikan undangan yang dibuat dalam rangka pembahasan atau evaluasi kinerja kegiatan tiap bagian di perusahaan? Apakah pertim bangan- pertimbangan yang harus dilakukan? 4. Ikutilah latar belakang situasi berikut menulis surat undangan. Dari laporan penjualan untuk triwulan kesatu dan kedua tahun ini tampak sekali kemunduran tersebut. sebaiknya memanggil para pengusaha toko untuk diajak kerja sama dan kalau perlu memberikan tanda penghargaan berupa piagam atas jasa-jasanya. Kemudian.

Dewi Anjani : Ya. Dewi Anjani Saya usahakan Pak. Suryatmojo : Ya. Hari Senin. Suryatmojo : Baik. 3 Desember 2001. Pak. Jangan lupa surat perhargaan. Kapan akan dilaksanakan? Hari. Suryatmojo Baik. Suryatmojo Selamat bekerja. apa yang hendak Anda kerjakan? Untuk membantu penyelesaian masalah tersebut di atas. akan segera saya kerjakan Sebaiknya. 5. Cabang Surabaya untuk mengikuti rapat. sebaiknya dalam rapat Kepala Bagian. Siapa yang berkirim surat? Bagaimana kepala surat untuk surat undangan di atas? Tanggal berapa surat tersebut sebaiknya dicantumkan? Alamat surat tersebut bagaimana? Haruskah Anda mengarang alamat tersebut? Siapa yang harus menandatangani surat tersebut? Siapa yang perlu diberi tembusan surat undangan tersebut? Dengan bentuk apa surat itu akan diketik? Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 32 . 4. Oleh karena itu.00. Dari percakapan di atas seandainya Anda sebagai sekretaris (pengganti Dewi Anjani). dan surat penghargaan pun akan saya persiapkan. undang PT Karya Ilmu. Suryatmojo : : Baik. Dewi Anjani Drs.Drs. surat tersebut saya tanda tangani hari ini Anjani. Siapkan makan siang bersama. Drs. Drs. Pak. tanggal. jam serta acara kamu tetapkan sendiri asal tidak mengganggu acara pertemuan dengan Wakil Depdiknas yang akan mengunjungi kantor kita. 7. 1. 6. Sebentar saya melihat acara Bapak dahulu. pertanyaan-pertanyaan di bawah ini akan banyak membantu. itu ide bagus. 8. Dewi Anjani Drs. Pak. 3. 2. dan diselenggarakan pukul 10.

mulailah membuat konsep. Kalau konsep sudah selesai. Lembar Kerja Mengetik Surat Undangan 1. Juanda No. Suryatmojo G. 129 SURABAYA Nomor Lampiran Hal Kepada Yth : : : Undangan : Direktur PT Karya Ilmu Cabang Surabaya 7 Desember 2003 Kami mengharap dengan hormat kehadiran Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada hari. 00 WIB : Ruang Rapat Lembaga Pengkajian Surat Dinas : Pemasaran Buku Terbitan Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Kunci Jawaban Formatif 2 LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS Jalan Ir. ketiklah dengan bentuk semi block. Alat • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 33 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . tanggal pukul tempat acara : Senin. 3 Desember 2003 : 10. F.Apabila Anda dapat menjawab seluruh pertanyaan tanpa ragu-ragu. Drs. Ketua.

langkah untuk memecahkan masalah itu sebagai berikut. Dalam ilustrasi itu Anda bertindak sebagai sekretaris. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 34 .• • • • • Printer dan tinta 2. • • • • • • • • • • Pahami permasalahan dengan baik Tetapkan garis besar pokok-pokok permasalahan Susun konsep surat yang akan diketik Ketiklah surat dengan bentuk yang akan dipergunakan di kantor Ketik sampul surat Baca terlebih dahulu hasil ketikan Saudara Mintakan tanda tangan dari pejabat yang berwenang Masukkan ke dalam sampul dan lem Masukkan hasil kerja Anda ke dalam map yang telah diberi nama. Secara singkat. Anda diharapkan dapat 1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah menyelesaikan pembelajaran surat edaran ini. kuarto atau A4 Karbon Sampul surat Map 3. kemudian serahkan kepada guru/instruktur Jangan lupa mematikan komputer yang tidak dipergunakan lagi. Bahan Kertas ukuran folio. memahami cara menulis atau menyusun surat edaran. 3. Kegiatan Pembelajaran 3: Surat Edaran A. Langkah kerja Buatlah ilustrasi situasi yang membuat dikeluarkannya surat undangan rapat.

sehingga setiap surat keputusan akan memiliki bobot dan kekuatan lebih mantap. tempat kedudukan. B. sehingga akan terbaca “surat edaran tentang……… Nomor. badan usaha. dan kaki surat.2. dan lain-lain. isi surat. terdiri atas tiga pokok. menulis atau menyusun surat edaran. Penambahan satu kata dasar surat menjadi surat edaran bermakna surat yang diedarkan atau surat yang perlu disampaikan kepada berbagai pihak dengan cara diedarkan. atau kantor. 35 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Di kalangan instansi. Bagian-bagian surat edaran juga sama dengan bagian-bagiann surat-at yang lain. Bagian-Bagian Surat Edaran Tata cara penulisan surat edaran tak ubahnya dengan penulisan suratsurat biasa. Uraian Materi 3 Perkataan edaran berasal dari kata edar yang berarti berputar atau berkisar. tetapi bentuk dan isinya sama. dan perihal surat edaran. Kepala surat edaran umumnya memuat bagian-bagian berikut ini: • Nama instansi. alamat kawat . Dengan demikian. surat edaran merupakan pedoman melaksanakan suatu kebijaksanaan yang harus diedarkan oleh seluruh aparat di lingkungan instansi tertentu. lampiran. Penambahan akhiran an pada kata dasar sehingga menjadi kata edaran. bahkan sering ditambahkan dengan nomor telepon. Surat edaran atau circular (bahasa Inggris) atau rondshijven (bahasa Belanda) berarti surat yang dikirim ke berbagai pihak. bagian hal diisi dengan perkatan edaran. Alamat surat. yakni kepala surat. lembaga. Penjabaran pelaksanaan keputusan dengan mempergunakan surat edaran akan mengakibatkan bahwa surat keputusan tidak perlu sering dikeluarkan. diikuti alamat lengkap. surat edaran merupakan surat yang berfungsi penunjukan atau penjelasan secara lebih terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan instansi atau kebijakan pimpinan. Apabila kita mempergunakan salah satu bentuk surat. • • • Perkataan surat edaran kadang-kadang dilengkapi dengan pokok masalah surat edaran.

Umumnya berisi petunjuk pelaksanaan peraturan perintah instruksi yang bersumber dari surat keputusan. Hal : 45/C.12. 24 JAKARTA Nomor Lamp. Surat-surat instansi pemerintah sering meniadakan salam pembuka ini. diikuti nama jelas. Nama jabatan penanggung jawab surat edaran atau nama instansi. Tempat. bulan.P/XII/2003 : : Edaran Penunjukan 4 Desember 2003 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 36 . Contoh Surat Edaran LEMBAGA BINA BAHASA INDONESIA Jalan Mangunsarkoro No. Susunan bagian-bagian kaki surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut. tetapi langsung dengan alinea pertama. tanggal. dan tembusan bila perlu. • • • Salam penutup seperti halnya salam pembuka. salam penutup ini pun sering ditiadakan dalam surat-menyurat kantor.Susunan bagian isi surat diatur seperti surat-surat biasa terdiri atas dengan • salam pembuka atau tanpa salam pembuka. serta tahun surat edaran dibuat. • • isi surat edaran. penutup surat edaran.

Tes Formatif 3 37 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas .Yth. E. Drs. : Ketua-ketua unit Lembaga Bina Bahasa Jalan Mangunsarkoro No. Direktur. Rangkuman 3 1. 3. Semi Block. sebutkan bagian-bagian dari surat edaran itu. Dengan hormat. Kemudian. Surat edaran terdiri atas kepala surat. Ketik ulanglah surat tersebut. dan kaki surat. ketua hubungan masyarakat untuk menjalankan tugas -tugas harian sebagai Direktur Lembaga Pengkajian Bahasa. selama Direktur mengikuti Diklat Keterampilan Manajemen di Brunei Darusalam dari tanggal 10 s.d 15 Desember 2001. tubuh surat. Kami menunjuk Drs. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. D. Tugas 3 1. 2. Muhtasin NIP 1312333447 C. 24 Jakarta . Apakah yang dimaksud dengan surat edaran? 2. Surat edaran merupakan surat yang berfungsi penunjukan atau penjelasan secara lebih terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan instansi atau kebijakan pimpinan. Surat edaran merupakan pedoman melaksanakan suatu kebijaksanaan yang harus diedarkan oleh seluruh aparat di lingkungan instansi tertentu. Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian dari seluruh karyawan Lembaga Pusat Pengkajian Bahasa. Apakah tujuan pembuatan surat edaran? 3. Pinjamlah arsip sebuah surat edaran.

3. perhatika n pertanyaan berikut ini. Rachman Wirjomidjojo. H. H Juanda No. memerintahkan pegawai tata usahanya untuk menyusun surat edaran. tanggal 20 November 2001. karena itu. Apakah kepala surat edaran itu lengkap? Apakah maksud perkataan segera? Apakah jabatan Bapak Ir. Rachman Wirjomidjojo? Ringkaskan alinea pertama surat edaran itu! Bagaimana isi alenia inti surat edaran itu? Bagaimana isi alenia penutup surat edaran itu? Lengkapilah nomor surat dan keterangan-keterangan lain yang diperlukan secara fiktif! F. 5. 56 BEKASI 17113 Nomor Hal : 25 November 2003 : Edaran Penambahan Bus Malam Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 38 . Jalan Pemuda 47 Bekasi. Setelah Anda membuat surat membaca masalah tersebut. Telepon. 4. Baca dengan baik latar belakang masalah berikut ini. Jalan Ir. Kunci Jawaban Formatif 3 PT AGUNG BHAKTI Jalan Ir. tentang penambahan usaha bus malam antarkota 15% selama bulan Desember 2001. Direktur PT Agung Oleh Bhakti. 8807056 memperoleh surat instruksi dari Dinas Departemen Perhubungan. Ir. PT Agung Bhakti. 7.Berikut ini adalah ilustrasi keadaan suatu kantor yang bergerak di bidang pengangkutan. Juanda No. 56 Bekasi 17113. 2. 6. 1.

Juanda No. 56 Bekasi Dengan hormat kami memberitahukan kepada seluruh karyawan PT Agung Bhakti. Oleh karena itu manajemen memutuskan bahwa perusahaan akan melaksanakan instruksi tersebut.Yth. bahwa sehubungan dengan Instruksi Dinas Departemen Perhubungan Bekasi. Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian dari seluruh karyawan PT Agung Bhakti. Direktur. Alat • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer b. bahwa selama bulan Desember Perusahaan diharapkan menambah operasi bus malam antarprovinsi sebanyak 15%. Ir. kuarto atau A4 Karbon Amplop 39 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Bahan Kertas ukuran folio. : Karyawan PT Agung Bhakti Jalan Ir. Lembar Kerja Membuat Surat Edaran a. Rachmat Wirjomindjojo G. H.

mulailah membuat konsep dan menuliskan kalimat -kalimat yang dipergunakan. Rumus kan isi surat edaran . Tetapkan kaki surat edaran. dan menarik. sebagai batu uji sebelum menulis surat. badan (isi). rapi. 5.• Map c. • • • Tetapkan kepala surat edaran terlebih dahulu. Perlukah tembusan dalam surat edaran yang akan ditulis? 11. kita perlu memilih bentuk serta dasar pembuatan surat edaran dan langkah-langkah penulisan surat edaran berupa penetapan kepala surat. Bentuk surat apa yang akan dipilih? Setelah jelas arah tujuan perencanaan isi surat dengan bantuan daftar pertanyaan di atas. Bacalah terlebih dahulu teks surat itu jika sudah selesai diketik dan kertas masih terpasang di mesin ketik atau sebelum teks dicetak jika Anda Jadi. 3. 40 menggunakan komputer agar mudah dalam pembetulkan. kegiatan kerja Anda adalah sebagai berikut. Dalam penulisan surat edaran. serta kaki surat. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat edaran yang akan ditulis? Tanggal berapa surat edaran yang akan ditulis? Apakah surat edaran yang akan ditulis memerlukan lampiran? Kepada siapa surat edaran dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat edaran yang akan ditulis? 10. 6. Surat edaran hendaknya diketik dengan benar. antara lain: 1. Pertanyaan di bawah ini akan membantu perencanaan penulisan surat edaran. 8. 4. Langkah Kerja Buatlah ilustrasi yang melatarbelakangi dikeluarkannya surat edaran. 9. 7. 2. Anda bertindak sebagai sekretaris dalam ilustrasi itu. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Memilih bentuk pengetikan surat edaran dan mengetik surat edaran merupakan hal yang penting.

Baca surat itu sebelum surat diserahkan dan ditandatangani pimpinan. Ketiklah atau tulislah.map tersebut kepada guru/instruktur Anda. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 41 . jangan lupa Anda mempersiapkan sampulnya dan memasukkan surat itu ke dalam sampulnya. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perintah ini diharapkan Anda dapat 1. 2. menulis atau menyusun surat perintah. 4. memahami cara menyusun dan menulis surat perintah.• • • Pilih bentuk pengetikan yang dikehendaki. Selanjutnya. Setelah surat diketik. masukkan hasil pekerjaan Anda ke dalam map yang telah diberi nama dan serahkan. Kegiatan Pembelajaran 4: Surat Perintah A.

perkataan yang bermaksud menyuruh melakukan sesuatu sesuatu yang harus dilakukan. perkataan perintah memiliki kata turunan. kedudukan penanggung jawab isi surat. nama bagian (unit organisasi). 3. Pengetikan surat perintah dapat dilakukan seperti bentuk surat biasa dan ditambah perkataan surat perintah dan nomor di tengah kertas. aturan dari pihak atasan yang harus dilakukan. bagian surat perintah meliputi kepala surat. isi surat perintah sesungguhnya. yaitu pemerintah. nomor telepon. b. ada pula kata turunan dari perintah yang berbentuk kata benda. Badan surat pada dasarnya berisi keterangan tentang nama.B. badan surat (isi surat). Kepala surat meliputi nama instansi lengkap dengan alamat dan tempat kedudukan. jabatan. Kemudian. Kaki surat terdiri atas nama instansi (badan usaha). nama terang. 2. Bagian -Bagian Surat Perintah Seperti surat-surat dinas yang lain. komando . Apabila perkataan perintah dirangkaikan dengan perkataan surat rangkaian ini membentuk kata majemuk surat perintah yang mengandung makna bahwa surat itu berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan. jangka waktu melaksanakan perintah. dan penutup surat. nomor induk pegawai. dan nomor induk pegawai. aba-aba. hal. Contoh Surat Perintah Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 42 . memerintahkan sebagai kata kerja. lampiran. Uraian Materi 4 Dalam Kamus Bahasa Indonesia terdapat perkataan perintah yang mempunyai arti antara lain sebagai berikut 1. dan kaki surat. a. Kadang-kadang surat perintah berisi pula sarana yang diperlukan untuk menyelesaikannya. dan alamat yang dituju. seperti memerintah. memerintahi. nomor surat.

Ketik ulanglah surat tersebut. kami memberikan perintah kepada nama : Drs. Demikian. Joyo Martono 23 BEKASI SURAT PERINTAH Nomor: 234/SMK/EBTA/IV/2002 Dalam rangka pengamanan pengadaan soal-soal EBTA SMK Karya Agung. Apakah yang dimaksud dengan surat perintah? 2. 2. menyetempel/mengelak sampul soal ujian. Tugas 4 1. Drs.PEMERINTAH DAERAH TINGKAT II BEKASI SEKOLAH MENENGAH KEJURAN (SMK) KARYA AGUNG Jalan H. NIP : 1311231245 Jabatan : Kepala Tata Usaha Untuk melaksanakan kegiatan 1. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 43 .M. Kemudian. 2. memasukkan soal ke dalam sampul.d 10 April 2002 dan harus senantiasa menjaga kerahasiaan serta segera laporan jika sudah selesai. surat perintah harap Saudara melaksanakan perintah ini dengan penuh tanggung jawab. Kepala. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. dan 3. Sarminto H. badan surat. Apakah tujuan pembuatan surat perintah? 3. Rangkuman 4 1. dan kaki surat. Martoatmajo NIP 131123456 C. menggandakan soal -soal EBTA. Surat perintah terdiri atas kepala surat. tahun ajaran 2001/2002. sebutkan bagian-bagian dari surat perintah itu. Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan. Adapun jangka penyelesaian pekerjaan itu selama empat hari kerja mulai tanggal 6 s. D. Pinjamlah arsip sebuah surat perintah.M.

7. 8. Bentuk surat apa yang dipilih? PT Agung Bhakti beralamat di Jalan Tertib Lalu Lintas Nomor 15 Yogyakarta. Tes Formatif 4 Untuk melatih menyusun surat perintah. 1. 3. Wahyu Hardianto sebagai Direktur Pusat dan perusahaan tersebut memiliki cabang di Semarang yang dipimpin oleh Drs. Trie Puspita membuat konsep dengan membuat pertanyaan dan ada satu jawaban untuk tiap-tiap pernyataan. Richi Prasetianto. Telepon 314291. 2. Pada tanggal 3 Desember 2001. Bapak Wahyu meminta sekretarisnya bernama Trie Puspita untuk membuat surat perintah yang ditujukan kepada ketua cabang di Semarang. hendaknya Anda secara teliti merencanakan konsep yang akan dijadikan naskah. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. untuk mengurus pemberian bantuan kredit dari Departemen Perhubungan berupa kredit 30 unit kendaraan bus Merk Mercy di pelabuhan Semarang. 6. Perseroan dipimpin oleh Drs. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 44 . Sebagai gambaran.E. 9. 5. bacalah keterangan di bawah ini dengan baik dan tetapkan intinya dengan menjawab pertanyaan yang disajikan sebelum membuat surat. Atas dasar perintah tersebut. 4. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11.

Bekasi. Richi Prasetianto jabatan : Kepala Cabang. Demikian. 15 YOGYAKARTA SURAT PERINTAH Nomor: 234/SMK/EBTA/IV/2002 Dalam rangka pengembangan usaha bus di Kantor Cabang Semarang. Semarang untuk melaksanakan pengurusan bantuan kredit Mercy. Wahyu Hardianto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 45 . 3 Desember 2001 Kepala. perintah kami harap Saudara melaksanakan perintah ini dengan penuh tanggung jawab.F. Kunci Jawaban Formatif 4 PT AGUNG BHAKTI Jalan Tertib Lalu Lintas No. Drs. maka kami memberikan perintah kepada nama : Drs.

Siapa yang akan menandatangani dan apa jabatannya? 9. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul Map Buatlah ilustrasi situasi yang membuat dikeluarkannya surat perintah. 2. Apa isi perintah yang akan ditulis? 7. bagian. Daftar pertanyaan di bawah ini sematamata untuk memudahkan pembuatan konsep. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas.G. Lembar Kerja 4 Membuat Surat perintah 1. Di mana alamat lengkap instansi yang membuat surat perintah? 3. Apa nama instansi yang memerintah? 2. Langkah Kerja Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Pola dasar penulisan surat perintah.. Lengkapi daftar tersebut dengan jawaban sehingga Anda dapat menyusun surat perintah. Jelaskan secara lengkap siapa yang mendapat perintah? 6. Tanggal berapa surat perintah yang akan ditulis? 5. 1. Telitilah pertanyaan di bawah ini 1. berikutnya mulailah Anda bekerja. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan 46 3. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mengetik surat itu. Sebelum Anda menulis surat perintah. dan contoh telah diuraika. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin ketik atau komputer 2. Apa judul perintah dan nomor berapa? 4. buatlah pertanyaan guna memudahkan penyusunan konsep. Bagaimana penutup surat perintah yang akan ditulis? 8.

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 47 . Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika komputer tidak dipergunakan lagi. 5. 8. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan map kepada guru/instruktur Anda 10.3. 6. 7. 9. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4.

perkataan instruksi mengandung arti perintah dan juga pelajaran at au petunjuk pelaksanaan. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 5 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat instruksi ini. sebaiknya tidak dikeluarkan instruksi. mempertahankan. Apabila membuka kamus bahasa Indonesia Anda akan menjumpai perkataan instruksi yang berarti perintah atau aturan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam jawatan negeri dan sebagainya. sehingga penulisannya harus dilakukan secara cermat dengan mempertimbangkan. 0. Anda diharapkan dapat 1. Bagian -Bagian Surat Instruksi Surat instruksi berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan. Dengan perkataan lain. Instruksi memuat petunjuk secara rinci tentang apa yang harus dilaksanakan dalam merealisasikan suatu aturan dan bagaimana melaksanakan serta menerapkan sanksi kalau instruksi itu tidak dilakukan. Oleh karena itu. Instruksi dapat dituangkan dalam bentuk surat dan dapat pula ditulis dalam bentuk surat keputusan yang pada dasarnya sama. Dari perkataan instruct terbentuk kata benda instruction yang berarti perintah. Menginstruksikan berarti memerintahkan atau mengajarkan. nota memo. Uraian pada bagian ini hanya membatasi penulisan surat instruksi yang berpola surat. menulis atau menyusun surat instruksi. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan. Apabila tidak perlu sekali. atau surat tugas. memahami cara menulis atau menyusun surat instruksi. bahasa instruksi harus tegas dan singkat serta penuh wibawa. B. tetapi cukup dengan surat perintah. Kegiatan Pembelajaran 5: Surat Instruksi A. 2. Jadi. dan menjaga ciri kewibawaan.5. sedangkan yang berpola Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 51 . surat instruksi atau instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk-petunjuk untuk melaksanakan sesuatu. Uraian Materi 5 Dalam kamus bahasa Inggris terdapat perkataan instruct yang berarti memerintah.

Akan tetapi. pengumuman. 4.surat keputusan akan diuraikan kemudian. Untuk menghasilkan instruksi yang tepat. Mengirim melalui kurir atau kantor pos tercatat. 5. instruksi juga terdiri atas kepala suart. Memilih bentuk surat yang lebih tepat. Kelompok kaki surat memuat: nama instansi jabatan penandatangan nama terang penandatangan tembusan. 6. dan kaki surat. Anda perlu memperhatikan langkah-langkah berikut ini. Menyiapkan konsep secara cermat. edaran. 3. Kelompok kepala surat memuat • • • • • • • • • • • • • • nama instansi. Menandatangani. 1. badan (isi surat). alamat. Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 52 . alinea ke-2 . alinea ke-4.. apa pun bentuk penulisan surat instruksi yang dipilih hendaknya penulisan atau pengetikannya dilakukan dengan tanpa kesalahan. Kelompok isi surat memuat alinea ke-1. Seperti surat undangan. Kertas yang dipilih yang berkualitas baik. dan sebagainya. alinea ke-3. Memilih sampul yang sesuai. tempat kedudukan tanggal surat nomor instruksi lampiran hal: Instruksi …. 2.

34 MEDAN INSTRUKSI Nomor: 99/LPSS/XII/2003 Sesuai dengan SK Dinas Pendidikan Nasional Sumatra Utara. NIP 132456654 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 53 . Drs. 2 menatar guru-guru yang akan diserahi tugas sebagai instruktur. 4 melaporkan pelaksanaan instruksi ini selambat-lambatnya dalam minggu kedua bulan Januari 2004. M. buku-buku.01/XI/2001. M. H. maka kami menginstruksikan kepada Kabid Litbang LPKS untuk mengambil langkah-langkah berikut: 1 mempersiapkan kursus sekretaris.Contoh Surat Intruksi LEMBAGA PENDIDIKAN KEAHLIAN SEKRETARIS Jalan Gajah Mada No.M. Nomor 123/I. Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Direktur. Sujono. dan tenaga pengajar. 3 mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait. tanggal 12 Nopember 2003. kurikulum.

Ketiklah kembali surat tersebut. Nurhayati menginstruksikan kepada Kepala Bidang Litbang LPF untuk membuka Kursus Bahasa Bugis mulai tahun ajaran 2002/2003. dan kaki surat. Apakah yang dimaksud dengan instruksi? 2. 4. yang berkedudukan di Jalan Dipenogoro Nomor 138. Lembaga Pengembangan Profesi. pada tanggal 7 Desember 2001 menerima surat Keputusan No. Rangkuman 5 1. dan mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan. Tugas 5 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. Tes Format if 5 Perhatikan ilustrasi yang digambarkan di bawah ini dengan saksama guna menarik permasalahan sebelum menyusun surat instruksi. 137/101. Makassar dan dipimpin Dra. Dra. Penulisan instruksi dapat dilakukan dengan dua pola. yaitu pola surat atau pola surat keputusan.C. 3. Surat instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk untuk melaksanakan sesuatu.D8/T. tanggal 25 November 2001 dari Kanwil Depdiknas Sulawesi Selatan. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan. D.2001. tubuh surat. tiap rombongan dua puluh orang. Bagaimanakah jika sebuah instruksi tidak dilaksanakan dengan baik? 3. kemudian sebutkan bagianbagian dari surat instruksi itu! E. Ambillah sebuah surat instruksi dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. 2. Surat keputusan tersebut berisi petunjuk LPF untuk membuka Kursus Bahasa Bugis dan untuk penyelenggara itu Depdiknas memberi subsidi selama 3 tahun. Nurhayati. Instruksi terdiri atas kepala surat. Oleh karena itu. dimaksud! Susunlan surat instruksi yang Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 54 .

D8/T. Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. 7 Desember 2003 Direktur. Kurus Bahasa Bugis. tanggal 25 November 2003.F.2003. Makassar. Kunci Jawaban Formatif 5 LEMBAGA PENGEMBANGAN PROFESI Jalan Diponegoro No. Nurhayati Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 55 . kami mengintruksikan Kabid Litbang LPF untuk mengambil langkah-langkah berikuti: 1. melaporkan setiap perkembangan yang dicapai. mulai tahun ajaran 2. 3. Makassar Selatan. 138 MAKASSAR INSTRUKSI Nomor: 99/LPSS/XII/2003 Sesuai dengan SK Kanwil Depdiknas. tentang petunjuk membuka Kursus Bahasa Bugis dan penyelenggara mendapat subsidi selama 3 tahun. Nomor 137/101. mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan. mempersiapkan 2004/2005. tiap rombongan pembelajaran dua puluh orang. 4. Dra.

Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. 2. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik. Selanjutnya. 56 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . 6. 9. Lembar Kerja 5 A. 8. Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan.G. 2. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer B. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas berikutnya mulailah bekerja. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Amplop Map C. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. 1. 5. Apa yang perlu ditulis? Berapa nomor kode surat yang akan ditulisdalam kepala surat? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. 1. Langkah Kerja Menulis Surat Instruksi Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan instruksi. 3. 4. 7. jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat instruksi tersebut.

dan lain-lain instansi. menulis atau menyusun surat tugas.3. dan fungsi. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang. 9. Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud. 4. 8. B. Cara penulisan surat tugas yang baik dapat menimbulkan Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 57 . yakni kewajiban. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut. tata cara penulisan dan isinya perlu d iatur sehingga isi penugasan itu jelas dipahami oleh pihak yang bersangkutan. 6. Dalam hal ini surat tugas bermanfaat sebagai bukti diri. Jangan lupa buat sampul suratnya. 7. Apa pengertian surat tugas? Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor. Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika 6. Tujuan Kegiatan pembelajaran 6 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat tugas ini Anda diharapkan dapat 1. memahami cara menulis atau menyusun surat tugas . Kegiatan pembelajaran 6 : Surat Tugas A. tidak dipergunakan lagi. Uraian Materi 6 Perkataan tugas sebagai kata dasar memiliki tiga pengertian. Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya. Oleh k arena itu. 2. swasta. 10. kepolisian. Serahkan pekerjaan Anda kepada guru/instruktur Anda. 5. suruhan/perintah.

menghasilkan komunikasi positif. Kelompok kaki surat terdiri atas tempat dan tanggal pemberian tugas nama instansi nama jabatan nama orang/jelas tembusan. bagian surat tugas yang telah terurai di atas perlu dipegang teguh. Alinea isi surat memuat keterangan. dan kaki surat. bahkan keterangan lain yang dianggap perlu. alamat dan tempat kedudukan. ada instansi yang telah menyediakan draft isian kertas berkepala surat yang khusus untuk penulisan surat tugas.penghargaan kepada instansi yang memberi tugas. a. isi tugas yang harus dilaksanakan. Alinea pendahuluan berisi dasar -dasar kebijakan yang diperlukan untuk menerbitkan surat tugas. serta mengefisienkan pelaksanaan pengemban tugas pekerjaan. Bentuk-bentuk surat tugas perlu disesuaikan dengan tata Administrasi Perkantoran 58 Menulis Surat Dinas . baik pemberi tugas maupun penerima tugas. kata “Surat Tugas” dan nomor surat tugas tanggal alamat dalam. badan/isi surat. Bahkan. Sebagai pola dasar penulisan. Adapun rincian setiap kelompok sebagai berikut Kelompok kepala surat terdiri atas: • • • • • • • • • • • • nama instansi. yaitu terdiri atas kelompok kepala surat. Alinea penutup menjelaskan lebih jauh tentang harapan pemberi tugas dari pengemban tugas. Bagian-bagian surat tugas tidak berbeda dengan bagian-bagian surat pada umumnya. Bagian -Bagian Surat Tugas Penulisan surat tugas umumnya menggunakan kertas berkepala yang telah tersedia bagian-bagian tertentu dalam keadaan tercetak. Kelompok isi surat terdiri atas : alinea pendahuluan inti penutup.

Penandatangan surat tugas. jabatan. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat suatu kantor tempat penulisan atau pembuat konsep surat tugas bekerja. Menulis kaki surat. Bentuk pengetikan apa pun yang dipilih hendaknya dijaga kelangsungannya. Mengetik konsep yang telah diparaf dalam bentuk ketikan rapi. 2. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kepala surat atau melengkapi isian jika kepala surat yang talah dicetak belum lengkap. 6. Merancang alinea penutup. keterangan lain yang perlu) 5.tertib pedoman surat menyurat yang telah diterapkan oleh organisasi. 4. 8. artinya bentuk surat tugas yang dikeluarkan setiap kali sama polanya. 7. Merancang alinea inti yang memuat antara lain keterangan pemberi tugas (nama. 3. Secara singkat tatacara menyusun surat tugas dapat ditempuh dengan langkah-langkah: 1. dan lain-lain) dan nama pengemban tugas (nama. jabatan. Merancang alinea pendahuluan secara tepat. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 59 .

Direktur PPAP Drs.b. Slamet Siswadi. M M. Bogor. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 60 . Contoh Surat Tugas PUSAT PENGEMBANGAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Jalan Tambang Ilmu No. Cipayung. Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Mujiyono : 132345543 : Dosen pada PPAP Administrasi untuk mengikuti seminar peningkatan efisiensi peralatan kantor yang akan diselenggarakan hari tanggal temnpat : Senin : 10 Desember 2001 : Hotel Lestari. . 44 BEKASI SURAT TUGAS Nomor: 234/PPAP/XII/2001 Kami Direktur Pusat Pengembangan Perkantoran memberikan tugas kepada nama NIP jabatan : Drs.

Apakah yang dimaksud dengan surat tugas? 2. menerima surat dari Dirjen Pariwisata Jakarta. Tugas 6 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. Jakarta. Jalan Malioboro No. kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu! E. S. 11. 2. Ambillah sebuah surat tugas meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. 136/UM-4/2001. M. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 61 . Pada tanggal 12 November 2001 Biro Perjalanan Mahkota Tour. Isi surat menyatakan bahwa Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour diperintahkan untuk mengirim seorang pegawai senior untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik di Hotel Wisata Indonesia. surat tugas bermanfaat sebagai bukti diri. Rangkuman 6 1. Bagaimanakah jika sebuah surat tugas tidak dilaksanakan dengan baik? 3. Untuk memenuhi perintah tersebut.H. kepolisian.C. tanggal 5 November 2001 No..E. Tes Formatif 6 Keterangan berikut ini menggambarkan situasi bagi penulisan surat tugas yang terjadi di suatu biro perjalanan Mahkota Tour di Yogyakarta. S. Kepala Bagian Pemasaran. dan lain-lain. Dalam hal ini. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor. Ketiklah kembali surat tersebut. Susunlah surat tugas yang dimaksud. swasta. untuk mengikuti penataran tersebut. selama 7 hari mulai 19 November 2001 hingga 24 November 2001. 3.. Bagian-bagian surat tugas adalah kepala surat. Yogyakarta. dan kaki surat. Apakah perbedaan antara surat tugas dengan surat instruksi? 4. Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour Bapak Sujono H. Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah. D. memberi tugas kepada Saudara Ngalim Purwanto. tubuh surat.

Jakarta Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 62 . 10 November 2003 Direktur. memberikan tugas kepada nama : Ngalim Purwanto.M. jabatan : Kepala Bagian Pemasaran untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik. Kunci Jawaban 6 BIRO PERJALANAN MAHKOTA TOUR Jalan Malioboro No.b. Jakarta.E.H. S. 11 YOGYAKARTA SURAT TUGAS Nomor: 234/BPMT/XI/2003 Kami. S.. Yogyakarta. Sujono H. Di Hotel Wisata Indonesia. yang akan diselenggarakan pada tanggal : 19 – 24 Nopember 2003 tempat : Hotel Wisata Indonesia. Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour.

Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 63 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. 9. jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. Langkah Kerja Menulis Surat Tugas Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat tugas. 5. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. 2. berikutnya mulailah bekerja. 3. 8. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat diberikan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. 1. 7. Selanjutnya. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2.c. Lembar Kerja 6 1. 1. 2. 4. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. 3. 6.

7. nama pegawai atau pejabat yang diberi tugas. 2. Data-data yang termuat dalam surat perjalanan dinas . menulis atau menyusun surat perjalanan dinas B. Surat perjalanan dinas memuat keterangan tentang penugasan seorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. Oleh karena itu. dalam menyusun surat perjalanan dinas perlu memperhatikan jenis tugas yang harus dilaksanakan. tugas. Kegiatan Pembelajaran 7: Surat Perjalanan Dinas A. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi. 6. Atas dasar penjelasan di atas. memahami cara menulis atau menyusun surat perjalanan dinas . antara lain a. Bagian-Bagian Surat Perjalanan Dinas Surat perjalanan dinas diketik dengan bentuk yang harus disesuaikan dengan pedoman surat menyurat kantor yang telah dianut oleh suatu kantor tertentu. 7. jangka waktu surat perjalanan dinas memuat macam dan biaya. 9. Tujuan Kegiatan pembelajaran 7 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perjalanan dinas ini Anda diharapkan dapat 1.5. a. 8. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 64 . dan keterangan lain yang dianggap perlu. Uraian Materi 7 Surat perjalanan dinas berguna sebagai pelengkap keterangan bagi si pemilik agar dalam melaksanakan tugas dinas dapat berjalan dengan efesien sesuai dengan jadwal waktu yang tersedia. jangka waktu perjalanan dinas. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan pekerjaan itu kepada guru/instruktur Anda 10.

j. sederhana dan jelas . Perlengkapan yang diperlukan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 65 .. Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan langkah-langkah penyusunan surat perjalanan dinas adalah sebagai berikut. h. tempat tujuan. b. c. Langkah ketiga adalah menetapkan bagian kepala surat. transportasi yang dipergunakan. badan. Langkah kedua adalah memilih bentuk surat. g. Data-data tersebut disusun sesuai dengan letak kepala surat. e. i. badan. c. Menyusun bagian kepala. jangka waktu perjalanan dinas . dan bagian kaki surat. seperti tampak pada contoh di bawah ini. Biasanya bentuk surat pun ditetapkan dalam pedoman suratmenyurat. Memilih bahasa yang tepat. Akomodasi penginapan. Contoh Surat Perjalanan Dinas Penyusun surat perjalanan dinas harus mengikuti pola-pola penetapan pedoman surat menyurat. d. Mempelajari pedoman surat menyurat. Langkah-langkah dalam penyusunan surat tersebut yang pertama adalah mempelajari benar-benar ketetapan yang tercantum dalam pedoman surat menyurat yang ditetapkan bagian oleh kantor setempat karena pedoman surat menyurat merupakan panduan untuk menyusun surat-surat dinas yang harus dipatuhi. jabatan yang diberi tugas . d. a. b. Biaya diperlukan. Menetapkan bentu surat. dan kaki surat.b. jenis tugas dalam perjalanan dinas. f. Dan lain-lain yang diperlukan. bagian badan. dan kaki surat perintah perjalanan dinas.

Jakarta untuk melakukan dinas ke Denpasar. kami memberi tugas kepada nama jabatan alamat : Drs. Agus Budihartanto : Kabag Litbang LPK Tunas Jaya : Jalan Diponegoro 45. Trei Puspita H Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 66 . Dra. Demikian surat perjalanan dinas ini harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihat guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut.LPK SEKRETARIS TUNAS JAYA Jalan Diponegoro 45 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS NOMOR: 341/C.12/XII/2001 Dalam rangka menjalin kerja sama antar LPK Tunas Jaya dan BLK di Bali. Adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut Berangkat Kembali Kendaraan Akom odasi Semua biaya : 3 Desember 2001 : 8 Desember 2001 : Bus : Hotel kelas melati perjalanan. konsumsi. Direktur. dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab LPK sesuai dengan peraturan yang berlaku. Bali.

Bagaimanakah hubungan antara surat tugas dengan surat perjalanan dinas? 3. kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu! D. Ketiklah kembali surat tersebut. dan biaya. 3. C. Astuti. Sekretaris Direktur : : Maksud Ibu? Produksi kita harus dipasarkan di Makassar dan menunjuk agen di sana Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 67 . dan kaki surat. Ambillah sebuah surat tugas dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. Surat perjalanan dinas terdiri atas bagian-bagian surat. Jalan Ahmad Yani Nomor 170 Jakarta. pada tanggal 12 November 2003 terjadi dialog melalui telepon antara Dra.B. Sugiarti direktur PT tersebut dan sekretaris bernama Dra. surat tubuh. Surat perjalanan dinas memuat informasi tentang macam tugas. Pembicaraan telepon tersebut dapat diikuti dalam rekaman sebagai berikut. Surat perjalanan dinas adalah surat yang memuat keterangan tentang penugasan seorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. Tugas 7 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. jangka waktu. Apakah yang dimaksud dengan surat perjalanan dinas? 2. Tes Formatif 7 Di kantor PT Mahkuto Romo. Perusahaan kita perlu menyelidiki kemungkinan pemasaran di daerah Makasar. 2. yaitu kepala. Rangkuman 7 1. Direktur : Ibu Astuti.

Selamat pagi Dra. Makassar telah lama memohon untuk menjadi agen tunggal. Seandainya Anda adalah Dra. Astuti. Astuti.Sekretaris : O. terima kasih. Direktur : Nah! Kita utus salah satu kepala bagian untuk menjajaki pemasaran di Makasar. lakukanlah pekerjaan tersebut. Bagaimana? Direktur : Tolong buatkan surat perjalanan dinas dan mengurus pemesanan pesawat serta buatkan saya nota Sekretaris : Baik Ibu. lalu siapa yang ditunjuk? Pak Sukamto saja. kalau begitu sebentar Ibu. mengenai PT Surya Kencana/ bagaimana pendapat Ibu? Sekretaris Direktur : : Bagus sekali. setelah menerima telepon segera membuat konsep surat dimaksud. saya akan mengambil file permintaan agen tunggal Direktur : PT Surya Kencaana Jalan Samratulangi 15. Ke Makassar selama 7 hari dari 19 November 2001. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 68 .

Semua biaya perjalanan. Demikian surat perjalanan dinas harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihak guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut. sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dra. Adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: Berangkat Kembali Kendaraan Akomodasi : 19 November 2001 : 24 November 2001 : Pesawat terbang : Hotel kelas melati. kami memberikan tugas kepada nama jabatan alamat : Sukamto : Karyawan PT Makuto Romo : Jalan Ahmad Yani No 170. dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab PT Makuto Romo. konsumsi. 15 November 2001 Direktur. Sulawesi Selatan. Jakarta Untuk melakukan dinas ke Makassar. Kunci Jawaban Formatif 7 PT MAHKUTO ROMO Jalan Ahmad Yani No.E.12/XII/2001 Dalam rangka mengadakan penelitian dan pengkajian pemasaran produk di daerah Makassar. Sugiarti Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 69 . Jakarta. 170 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS NOMOR: 341/C.

Lembar Kerja 7 1.F. 8. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat itu akan dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. 1. 2. di atas. 4. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 70 . 1. 9. 6. Langkah Kerja Menulis Surat Perjalanan Dinas Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas. 3. Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan. Selanjutnya jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. 5. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. 2. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. 7. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikutnya mulailah bekerja.

Uraian Materi 8 Surat keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan. Mengambil keputusan berarti memilih dengan pertimbangan masak satu di antara berbagai alternatif dan kemudian melaksanakannya. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 8 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat keputusan ini Anda diharapkan dapat 1. mengambil keputusan adalah memillih apa yang akan dilakukan dan bagaimana bertindak melaksanakan pilihan alternatif tersebut setelah melalui pertimbangan masak. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud. Dengan kata lain. menulis atau menyusun surat keputusan B. Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya. 4. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut. 7. 8.3. 6. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika 8. 5. Kegiatan pembelajaran 8: Surat Keputusan A. Mengambil keputusan merupakan masalah kepemimpinan yang amat penting karena menyangkut pilihan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 71 . tidak dipergunakan lagi. memahami cara menulis atau menyusun surat keputusan. 2. 9. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang. Serahkan pekerjaan itu kepada guru/instruktur Anda. Jangan lupa buat sampul suratnya. 10. Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama.

2. Cuti. pelaksanaan pekerjaan dan penetapan pelimpahan wewenang kepada pejabat. Surat keputusan ditandatangani oleh pejabat tertentu. 4. pedoman tata kearsipan. b. f. 4. 3. e. 1.Surat keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan. anggaran dasar/rumah tangga. Masalah peraturan antara lain a. Hukuman kepagawaian dan Pensiun. Hukuman murid. Untuk menghasilkan surat keputusan yang tepat. Menandatangani surat. 5. 2. c. c. Menyiapkan konsep secara cermat. Oleh karena itu. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas d. Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas apabila dibandingkan dengan surat lain sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan. Masalah melimpahkan wewenang seperti keputusan kepada pejabat guna memangku jabatan baru atau meletakkan jabatan. Kertas yang dipilih yang berkualitas baik. Surat tersebut berisi pernyataan yang mengikat semua pihak yang terlibat. Mutasi. b. biasanya pimpinan. Rincian lebih lanjut sebagai berikut. Surat keputusan memuat status seorang pegawai. Pengangkatan. surat keputusan memuat ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. c. perlu diperhatikan langkah-langkah berikut ini. Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik. antara lain a. Pelaksanaan pelulusan. antar a lain a. b. Promosi. 1. Masalah status pegawai. keberlakuan peraturan. 3. d. 72 . pedoman surat menyurat. Memilih bentuk surat yang lebih tepat. Pelaksanaan ujian. tata tertib. Masalah pelaksanaan pekerjaan.

mengingat. kemudian disusul dengan isi keputusannya. Sesudah konsiderans isi surat keputusan dilanjutkan dengan diktum. a. dan tentang. Di bagian ini dapat ditemukan perkataan Keputusan. Bagian ketiga surat keputusan adalah kaki surat keputusan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 73 . dan kaki. Isi atau badan surat keputusan terdiri atas konsederans dan diktum. Bagian -Bagian Surat Keputusan Ada tiga bagian penting susunan surat keputusan.6. Co berarti dengan. tempat kedudukan. siderare berarti mempertimbangkan. Kepala surat memuat nama instansi. Selanjutnya. Diktum surat keputusan atau menyatakan tentang keputusan yang diambil. alamat. perkataan yang berarti berasal pula dari bahasa latin dicere yang berarti menyatakan. Kadang-kadang isi keputusan diatur dengan pasal. Bagian ini memuat perkataan ditetapkan di ….pasal. dan kalau perlu dengan ayat-ayat. pada tanggal …”. Bagian ini menujukkan landasan pertimbangan mengapa surat keputusan diterbitkan. Bahan-bahan pertimbangan dapat berupa peraturan sebagai landasan penerbitan dan dasar wewenang menerbitkan surat keputusan dan pertimbangan lain yang dianggap perlu. menetapkan. bagian konsiderans ini memuat perkataan menimbang. Perkataan yang dipergunakan dalam diktum ialah memutuskan. Oleh karena itu. 7. Perkataan konsiderans berasal dari perkataan considerare . isi/badan. logo kalau ada. tanda tangan nama terang dan nomor NIP. nama jabatan. surat keputusan juga sering harus disampaikan kepada yang perlu mengetahui. Nomor. Memilih sampul yang sesuai. dan memperhatikan. Ada kalanya surat keputusan disertai lampiran agar konsiderans dan diktum hanya memuat pokok-pokok saja. selain harus disampaikan kepada yang harus melaksanakan sehingga sering pula surat keputusan ini ditambah dengan tembusan. Mengirim kan surat melalui kurir atau kantor pos tercatat. Ketiga bagian tersebut ialah kepala surat.

melaksanakan sistem kredit semester (SKS) Pelaksanaan program pendidikan dengan SKS pada Lembaga Bina Profesi diatur dalam lampiran surat keputusan ini Semenjak ditetapkan keputusan ini. 3 Desember 2001 Lembaga Bina Profesi Mengingat Memperhati kan Ketika Keempat : : Drs. Surat Keputusan Menteri No. Peraturan Pemerintah no. 2 tahun 1989 2. peraturan-peraturan lain yang bertentangan dengan surat keputusan ini dinyatakan tidak berlaku Hal yang berhubungan dengan keputusan ini diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal. Undang-Undang no. 30 tahun 1990 3.b. 56 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR LEMBAGA BINA PROFESI Nomor: 44/LBF/XI/2001 PROGRAM PENDIDIKAN SEKRETARIS tentang Menimbang DIREKTUR LEMBAGA BINA PROFESI : Bahwa dalam rangka pelaksanaan peningkatan penyel enggaraan pendidikan atas dasar sistem kredit semester sesuai dengan kebijakan Pemerintah : : 1. 0132/U/2000 Hasil musyawarah pengurus Yayasan Lembaga Bina Profesi bersama dengan dewan dosen dan senat mahasiswa MEMUTUSKAN Menetapkan Pertama Kedua : : : Mulai tahun kuliah 2001/2002 Lembaga Bina Profesi. Contoh Sur at Keputusan LEMBAGA BINA PROFESI Jalan Matraman No. Agung Suratman Direktur Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 74 .

Surat keputusan adalah surat yang memuat ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. 6. Tentang program pendidikan akademi pariwisata Indonesia. Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas apabila dibandingkan dengan surat lain sehingga yang menandatanganinya adalah pejabat tertentu. wewenang kepada pejabat. Memperhatikan edaran mendiknas. kemudian identifikasilah bagian-bagian dari surat itu! E. Memutuskan.C. 2. Ketiklah kembali surat keputusan itu secara benar. penetapan keberlakuan pelimpahan peraturan. 7. 3. pelaksanaan pekerjaan. Nomor: belum ada. Siapakah yang berhak memberikan tanda tangan pada surat keputusan? 3. Apakah yang dim aksud dengan surat keputusan? 2. 1. dan kaki surat. D. Keempat: Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersediri. Surat keputusan memuat status seorang dan pegawai. Pergilah ke kantor TU sekolah Anda. 2. Apakah yang dimaksud dengan diktum? Apakah isinya? 5. 75 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Keputusan Akademi Pariwisata Indonesia. Tes Formatif 8 Susunlah surat keputusan dengan menurut keterangan-keterangan yang tersedia di bawah ini dengan mencantumkan urutan nomor bagian-bagian dengan skema yang tersedia. Tugas 8 1. Ditetapkan di Jakarta. 3. Surat keputusan terdiri atas bagian-bagian kepala surat. 5. Pinjamlah sebuah surat keputusan. 4. Rangkuman 8 1. 4. biasanya pimpinan. tubuh surat yang terdiri atas konsiderans dan diktum. Apakah yang dimaksud dengan konsiderans? Apakah isinya? 4.

Undang-undang nomor 2 tahun 1989. M . Pertama: Program pendidikan Akademi Pariwisata Indonesia terhitung mulai tahun kuliah 2002/2003 diberlakukan sistem kredit semester. 13. Drs. 12. Direktur Akademi Pariwisata Indonesia. Mengingat: 1. 16. 11. Menimbang: bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas pendidikan pada Akademi Pariwisata Indonesia perlu direalis asi penyelenggaraan pendidikan atas dasar sistem kridit. Akademi Pariwisata Indonesia. Jakarta. Kedua: Program peralihan sistem kredit semester. 10. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 76 . Pada tanggal: 5 Januari 2002. Akademi Pariwisata Indonesia. pada Akademi Pariwisata Indonesia tersebut sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini. 14.M. Ketiga: Sejak ditetapkan keputusan ini keputusan lain yang bertentangan tidak berlaku.8. Jalan Rawamangun 55. 15. 9. 17. Gunawan.

: 1. Undang-undang no. 2 tahun 1989 MEMUTUSKAN Memperhatikan: Edaran Mendiknas Menetapkan: Pertama: Kedua: Program Pendidikan Akademi Pariwisata Indonesia. Program peralihan sistem kredit semester. M . Gunawan. akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri.F. terhitung mulai tahun kuliah 2002/2003 diberlakukan sistem kredit semester. Direktur Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 77 . Semenjak ditetapkan keputusan ini. keputusan lain yang bertentangan tidak berlaku. 256 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR AKADEMI PARIWISATA INDONESIA Nomor: tentang PROGRAM PEDIDIKAN AKADEMI PARIWISATA INDONESIA DIREKTUR AKADEMI PARIWISATA INDONEIA Menimbang Mengingat: : Bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas pendidikan pada Akademi Pariwisata Indonesia perlu direalisir penyelenggaraan pendidikan atas dasar Sistem Kredit. 5 Januari 2001 Akademi Pariwisata Indonesia Ketika: Keempat: Drs. Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini. Kunci Jawaban Formatif 8 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No.M. pada Akademi Pariwisata Indonesia tersebut sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal.

6. 7.G. Lembar Kerja 8 1. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. 2. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. 5. berikutnya mulailah bekerja. 2. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. langkah kerja Menulis Surat Keputusan Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas . 4. 3. 1. 1. alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. Selanjutnya jawablah pertanyaanpertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat itu akan dikirimkan? Bagaimana isi konsiderans yang akan ditulis? Bagaimana isi diktum yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? Siapakah yang menandatangani surat itu? 10. bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. 8. hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 78 . 3. 9.

serahkan kepada guru/instruktur Anda tidak dipergunakan lagi. jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 79 . letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama 9. cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 5.4. 10. 6. 7. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang jangan lupa buat sampul suratnya lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya 8.

meminta Anda menyusun/membuat tujuh buah surat dengan rincian dan informasi sebagai berikut. 4. Jalan Pemuda No. salah satu yang diundang adalah Bapak Suprapto. Telepon 8807056. Surat perintah. 43 Semarang. Surat undangan. manajer pemasaran mengikuti seminar di Singapura dari tanggal 5 s. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 80 . melakukan pendekatan dengan instansi terkait. dan melaporkan setiap minggu. 267. Isi instruksi. mempersiapkan sumber daya manusia yang akan diserahi untuk mengelola. manajer pemasaran PT Rasa Sayang. antara lain. manajer produksi untuk melaksanakan tugas-tugas harian manajer pemasaran selama Suprapto. dengan keterangan untuk membahas kelesuan/kemunduran pemasaran hasil pertanian pada hari Rabu tanggal 5 Desember 2001. bentuk surat lurus. Drs. Selanjutnya. nomor surat tentukan sendiri. mulai pukul 9. buatlah surat undangan dimaksud tertanggal 30 November 2001. Jakarta.E. nomor surat tentukan sendiri. Hadi Subroto. S. S. sentering kata surat edaran di tengah. dan melakukan koordinasi dengan Dinas Perindag dan Penguasa Pelabuhan Semarang. mempersiapkan langkahlangkah pembukaan cabang.E. S. 3.E. 2. Siswadi Kepala Cabang Semarang. tanggal surat 19 November 2001. untuk mengurus bantuan kredit kendaraan angkutan barang dari dinas Perindag. nomor surat tentukan sendiri. Surat instruksi. dan mengkoordinasikan.BAB III EVALUASI Kedudukan Anda sebagai sekretaris pada PT Rasa Sayang. Pimpinan Anda. sentering. direktur pada PT Rasa Sayang. Surat edaran. surat tertanggal 1 November 2001.d 9 Nopember 2001. surat sentering. dengan keterangan bahwa direktur memberikan instruksi pada tanggal 26 November 2001 Kepada Bagian Pengembangan untuk membuka cabang di Sulawesi Selatan.00 akan mengadakan rapat bertempat di ruang rapat PT Rasa Sayang. dengan keterangan bahwa direktur perusahaan menunjuk Saudara Suharyanto. 1. dengan keterangan bahwa direktur memerintahkan kepada Ir. melapor paling lambat 10 Desember 2001. Jalan Rindu No. nomor surat tentukan sendiri.

tentang perintah mengikuti penataran manajemen pemasaran. Ditetapkan di Jakarta. nomor surat tentukan sendiri. ketentuan lain yang bertentangan tidak berlaku lagi. nomor surat bebas. 7. bentuk bebas.d. tanggal 5 Desember 2001. bentuk surat bebas. dengan keterangan bahwa sesuai dengan surat dinas Perindag tanggal 5 Nopember 2001. akte pendirian perusahaan. Sulawesi Selatan. guna melaksanakan perjalanan dinas ke kantor cabang di Makassar. dan diktum sebagai berikut. surat dibuat tanggal 20 November 2001. berangkat tanggal 3 Desember 2001 dan kembali tanggal 8 Desember 2001. Program pendidikan dan pelatihan dikembangkan dengan sistem berjenjang. dengan keterangan bahwa Anda diminta untuk membuat surat perjalanan dinas pada hari ini tanggal 29 Nopember 2001. Surat keputusan. halhal lain akan diatur tersendiri. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 81 . Sujatmiko. dengan keterangan bahwa direktur mengambil keputusan untuk dengan konsiderans dalam rangka peningkatan efisiensi dan efekti vitas perlu direalisasi program pengembangan karyawan. maka Anda disuruh membuat surat tugas kepada Suprapto. untuk Saudara Drs.5. dengan pesawat terbang. surat edaran menteri Tenaga Kerja. nomor surat bebas. Kepala Pengembangan Usaha. Surat perjalanan dinas. Surat tugas. 30 November 2001 di Dinas Perindag Jakarta. 6. jenjang diklat terlampir dalam keputusan ini. Undang-Undang Nomor 23 tahun 1999 tentang tenaga kerja. nomor surat tentukan sendiri. SE manajer pemasaran untuk mengikuti penataran dari tanggal 26 s.

00 – Ruang sidang PT Rasa Sayang Pembahasan kelesuan pemasaran Kehadiran Saudara sangat kami harapkan. Manajer Pemasaran PT Rasa Sayang Jalan Rindu No. 5 Desember 2003 Pukul 09. 267 Jakarta Dengan hormat . dan terima kasih atas perhatian Saudara. Drs. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 82 . : Hal : Undangan rapat 30 November 2003 Yth. Hormat kami Direktur. tanggal waktu tempat acara : : : : Rabu. 267 JAKARTA Nomor : Lamp. Dengan ini kami mengharap kehadiran Saudara dalam rapat yang akan kami selenggarakan pada hari. 1 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No.Kunci Jawaban Evaluasi Jawaban no.

E. 267 JAKARTA SURAT EDARAN Nomor: 23/P. 2 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No.E. S.E. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 83 . khususnya pada bagian pemasaran. Kami mengharap agar surat edaran ini memperoleh perhatian seluruh karyawan PT Rasa Sayang. Drs. S. Kami menunjuk Suharyanto. 1 November 2003 Direktur. selama yang bersangkutan mengikuti seminar tentang strategi pemasaran di Singapura dari tanggal 5 s.d 9 November 2003. untuk menjalankan tugas harian manajer pemasaran Saudara Suprapto. manajer produksi.Jawaban No.T/XI/2003 tentang Penunjukan Suharyanto. S. Jakarta.

Jawaban No. 267 JAKARTA SURAT PERINTAH Nomor: 84/PP/XI/2003 Kami memberi perintah kepada nama : Ir. 2. Semarang alamat: Jalan Pemuda No. Melapor seluruh kegiatan apabila sudah selesai melaksanakan perintah ini selambat-lambatnya tanggal 10 Desember 2003 Jakarta. 43 Semarang untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut 1. Pengurusan bantuan kredit kendaraan angkutan barang sebanyak 10 unit truk dari dinas perindustian dan perdagangan. 19 November 2003 Direktur. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 84 . Siswadi jabatan: Kepala Cabang PT Rasa Sayang. 3. Drs. Melakukan koordinasi dengan dinas perindustrian dan perdagangan Semarang dan Kepala Penguasa Pelabuan Semarang. 3 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No.

26 November 2003 Direktur. mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait. melapor pelaksanaan instruksi ini setiap minggu. Drs. kami menginstruksikan kepada Kepala Bidang Pengembangan untuk mengambil langkah-langkah yang meliputi 1. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 85 . 4 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Jakarta. 4. Instruksi ini harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. mempersiapkan pembukaan cabang di Sulawesi Selatan.Jawaban No. mempersiapkan sumber daya manusia yang akan diserahi tugas memgelola cabang. 267 JAKARTA INSTRUKSI Nomor: 126/RS/XI/2003 Sesuai dengan SK Dinas Perindustrian dan Perdagangan Sulawesi Selatan. 3. 2.

memberikan tugas kepada nama jabatan nopeg : Suprapto. 267 JAKARTA SURAT TUGAS Nomor: 34/C15/XI/2003 Sesuai dengan surat perintah Dinas Perindustrian dan Perdagangan. tentang penataran manajemen pemasaran. S. : Manajer Pemasaran : P 233 dengan ini kami untuk mewakili perusahaan dan mengikuti Penataran Manajemen Pemasaran di Dinas Perindustrian dan Perdagangan. Tugas ini hendaknya dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan diharap saudara melapor setelah selesai bertugas.d 30 November 2003. 5 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Drs. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 86 .Jawaban No. mulai tanggal 26 s. tanggal 5 November 2003. 20 November 2003 Direktur. Jakarta.E. Jakarta.

Sulawesi Selatan berangkat kembali kendaraan keperluan : 3 Desember 2001 : 8 Desenber 2001 : Pesawat terbang : Peninjauan Kantor cabang PT Rasa Sayang di Makassar Sulawesi Selatan Demikian surat perjalanan Dinas harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihak agar membantu kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas ini. 29 November 2003 Direktur. 6 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Drs. Sujatmiko : Kepala Pengembangan Usaha. Jakarta tujuan : Makassar. 267 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS Nomor: 65/RS-H/XII/2003 Surat perjalanan dinas ini diberikan kepada nama jabatan alamat : Drs. PT Rasa Sayang : Jalan Rindu 267.Jawaban No. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 87 . Jakarta.

/XI/2003 Tentang PROGRAM PENDIDIKAN DAN LATIHAN KARYAWAN DIREKTUR PT RASA SAYANG Menimbang Mengingat : Bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektifitas perusahaan perlu direalisir penyelenggaraan progran diklat bagi karyawan PT Rasa Sayang. : 1. 267 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR PT RASA SAYANG Nomor: 54/Kep. Undang-Undang No. 23 tahun 1999 tentang Ketenagakerjaan 2. Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 5 Desember 2003 Direktur. Akte pendirian usaha : Edaran menteri tenaga kerja Memperhatik an MEMUTUSKAN Pertama : Program pendidikan dan Pelatihan dikembangkan dengan sistem berjenjang bagi karyawan yang berprestasi Program pendidikan dan Pelatihan berjenjang tercantum dalam lampiran surat keputusan ini Sejak ditetapkan keputusan ini. Hadi Subroto Kedua Ketiga Keempat : : : Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 88 . peraturan lain yang bertentangan tidak berlaku lagi Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri. 7 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Drs.Jawaban No.

Anda berhak untuk mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul. Selanjutnya. PENUTUP Setelah menyelesaikan modul ini. berikutnya. Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini. Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 89 .BAB IV. Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan. Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia usaha dan industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis. Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi. hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat.

Dirgo. Jakarta: ASMI. 1987 Inilah Bahasa Indonesia yang Benar II.DAFTAR PUSTAKA Arifin. E. 1987 Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Sabariyanto. 1989 Cermat Berbahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi Cetakan III. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 90 . 1986 Mahir Surat Menyurat Dinas Bahasa Indonesia. Amran Tasai. 1989 Mengetik dengan Metode Ilmiah . Dicky J. 1982 Surat Bisnis Modern. Nina Dinamiki. dkk Korespondesi Niaga Indonesia Modern.1989 Bahasa Surat Dinas. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Arifin. 1986. Yogyakarta: PT Mitra Gama Widya. Jakarta: Akademika Pressindo Badudu. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Martono. E. Jakarta.S. Zaenal 1989. MPS. Jakarta: PT Pustakan Binaman Pressindo bersama lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen. Umpel. Jakarta: Gramedia Bratawidjaya. 2003 Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Jakarta: Karya Dinamika Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Lamuddin. Finoza. Thomas. Jakarta : MPS. J. E. Soedjito dan Solchan. Zaenal dan S. Jakarta.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful