Kode Modul: SEK.25.D.3.

MENULIS SURAT

DINAS

Penyusun :

OKSIANA JATININGSIH
Editor TEGUH BUDI KARYANTO MOHAMAD EDWAR

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003

Kode Modul: SEK.25.D.3.

MENULIS SURAT DINAS

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003

yakni penyiapan materi modul. dan tenaga ahli desain grafis) atas dedikasi. dan uji coba empirik secara terbatas. Modul ini disusun dengan menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi. baik modul manual maupun interaktif. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli ( xpert-judgment).KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual untuk Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Modul ini disusun dalam beberapa tahapan. seting dengan bantuan alatalat komputer. karena kemajuan di dunia industri begitu cepat terjadi. penyusunan naskah secara tertulis. Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judul Modul: Membuat Surat dinas . terutama tim penyusun modul (penulis. proses. Modul ini diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta diklat untuk mencapai kompetensi kerja standar yang diharapkan oleh dunia kerja dan industri. sedangkan uji coba e empirik dilakukan pada beberapa peserta didik SMK. Pekerjaan ini dapat terselesaikan berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. validasi. Oleh karena itu. sebagai konsekuensi logis Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training). jika kami sampaikan rasa terima kasih dan penghargaan berbagai pihak. masukan atau bahan perbaikan modul ini agar relevan dengan kondisi lapangan masih selalu diperlukan. pada kesempatan ini patutlah. demikian. Namun. tenaga. editor. Dengan proses tersebut diharapkan. Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul. pengorbanan waktu. dan pikiran untuk menyelesaikan penyusunan modul ini. dengan mengacu pada Standar Kompetensi Nasional (SKN) atau standardisasi pada dunia kerja dan industri. agar modul ini dapat menjadi bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali peserta diklat dengan kompetensi kerja yang diharapkan. Program Keahlian Sekretaris/Adminstrasi Bisnis. penyunting bahasa tenaga komputerisasi modul.

Akhirnya.n. Dr.Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi. khususnya peserta diklat SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Jakarta. Ir. semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Diharapkan agar pemakai modul ini berpegang pada asas keterlaksanaan. serta tetap mengacu pada perkembangan iptek pada dunia usaha dan industri. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan. dan fleksibilitas. dan pakar akademik sebagai bahan untuk melakukan peningkatkan kualitas modul. ataupun praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK. Gatot Hari Priowirjanto NIP 130675814 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans ii . Maret 2004 a. kesesuaian. serta dukungan dunia usaha dan industri dalam rangka membekali kompetensi yang terstandar kepada peserta diklat. potensi SMK. praktisi dunia usaha dan industri.

......................... Kegiatan Belajar 1: Surat Dinas ................................................................................................................................................ PEMBELAJARAN A........... viii PENDAHULUAN A................. 34 e...... Tugas 1........ Rangkuman 1............................ Rangkuman 2.............. 31 a...................................... 41 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans iii ........................34 f.... 38 b.......... 3 Tujuan Akhir .............. 27 g................................ Lembar Kerja 2 ........................... B....... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 ... Kunci Jawaban 2 ....................................... 9 c............................... Lembar Kerja 1 ...................25 f......................................................... Tugas 2 ............... 37 3............................................................................ Tugas 3 ............. E.......................................................... 36 g.................................................................................... II....................................................................vi Glosar ium ....................................... Kegiatan Belajar 2: Surat Undangan Dinas………………............................... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 . iii Daftar Isi............................................................................................................................................................................... 1 Prasyarat................................................ iv Peta Kedudukan Modul ............... 33 d...................................... 24 d....... 5 Kompetensi............... Kegiatan Belajar 1....... Uraian Materi 1 ........ 6 Cek Kemampuan....................................Daftar Isi q q q q q q Halaman Sampul ....................................................................................................................... .................................................................................. 40 d......................................... C.......................... ............ Kunci Jawaban 1............................................................................................................................................................ i Halaman Francis ................. 29 2..................................... 7 I.................................................................. 9 b.................. ii Kata Pengantar .................. D... 38 a................................................................................................................ Kegiatan Belajar 3: Surat Edaran ……………………......................... F........................................ Rangkuman 3................... 38 c........... Tes Formatif 1........................................... 25 e............. Rencana Belajar Siswa ................... 2 Petunjuk Penggunaan Modul .............................. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 ... 8 B.......................... Uraian Materi 3 .................................... 31 c.................................................................................................................. Deskripsi ........................................ 31 b...................................................................... Tes Formatif 2 ......................................................... 9 a....... Uraian Materi 2 ................

.............. 45 b....... Lembar Kerja 4 .......................................... 45 a.................................................................82 KUNCI JAWABAN A.............. 48 g........................ Tes Formatif 3 ................ 7.............................………………..... … 87 IV. 84 B................ 43 4.......... Kegiatan Belajar 4: Surat Perintah....... Tugas 4 ................................. 47 e................................................................................................ 51 58 65 73 EVALUASI A....................................................................................................... PENUTUP ..... Kegiatan Pembelajaran 6: Surat Tugas…………………….................... Rangkuman 4........................... Lembar Kerja 3 .................................................................... 6................................................... Tes Formatif 4 ......91 DAFTAR PUSTAKA......... ......... Uraian Materi 4 . Tes Praktik ... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 ....................... 45 c................. Kegiatan Pembelajaran 7 : Surat Perjanjian Dinas …………............................... Kunci Jawaban 3 ........47 f.......................................................................... 82 B...................................... 8................................... 49 5..................................................................................................e................................. 42 g. ............. ............................................. III.............................................................................. 92 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans iv . Kegiatan Pembelajaran 8 : Surat Keputusan ...41 f.. Tes Tertulis ........... 47 d.. Kunci Jawaban 4 ................... Kegiatan Pembelajaran 5: Surat Instruks i …………………... . LembarPenilaianTes praktik……………………………………..... Tes Tertulis ..................................... ....

G.25.7 SEK.G.G.20.E.1 BM.2 SEK.D.A.1 SEK.20.6 SEK.D.25.20.F.ETA KEDUDUKAN MODUL BIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS) BM.25.20.10 SEK.B.A.E.25.B.20.1 BM.E.20.3 SEK.25.4 BM.G.3 SEK.20.8 SEK.A.4 BM.3 SEK.25.E.20.E.C.G.5 BM.6 BM.E.25.25.8 SEK.2 BM.25.25.25.D.A.2 BM.A.1 BM.25.6 SEK.B.6 BM.C .F.3 BM.C.E.2 SEK.25.4 SEK.G.25.5 SEK.20.25.G.25.25.20.25.D.20.25 .25.2 SEK.G.2 BM.7 SEK.A.25.G.25.20.4 SEK.3 SEK.9 SEK.4 SEK.20.3 BM.B.25.E.G.F.2 SEK.20.25.25.B.F.25.1 SEK.5 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans v .20.1 SEK.B.5 BM.3 SEK.4 SEK.1 SEK.

20.25.25.1 BM.A. BAHAN PRESENTASI.DAFTAR JUDUL MODUL Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen Program Keahlian: Sekretaris (Administrasi Perkantoran Bisnis) No Kode Modul Nama MENGETIK NASKAH SECARA MANUAL.2 SEK.A.25.F.1 SEK.4 BM.3 BM.20.B.E.B.25. kolom dan tabel Mengoperasikan program Power.3 SEK.20.4 Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat Mengerjakan surat pribadi Mengerjakan surat niaga Mengerjakan surat dinas MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR 12 24 120 120 276 20 21 22 23 24 25 26 27 SEK.20.2 BM.3 Melaksanakan komunikasi.2 BM.A.20.E.B.20.6 Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah Mengoperasikan progran MS.D.20. leadership.3 SEK.A.A.B.25.20.5 BM.Word untuk menyusun naskah Mengoperasikan program Excel untuk perhitungan.25.D.20.E.1 SEK. DAFTAR TABEL.8 Pengertian pengetahuan kearsipan Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokumen Merencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor Mengelola dokumen dengan sistem tanggal Mengelola dokumen dengan sistem nomor Mengelola dokumen dengan sistem abjad Mengelola dokumen dengan sistem wilayah Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah) MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 12 48 48 48 48 48 48 48 348 29 SEK.20.20.3 BM.E.20.6 Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual.25.E.E.B. PERHITUNGAN SEDERHANA.20. elektrik dan elektronik Mengetik berbagai bentuk surat Mengetik berbagai macam surat Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom Mengetik berbagai macam naskah MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH.4 SEK.A.2 SEK.D. E -MAIL.25.MENYURAT 120 32 32 184 16 17 18 19 SEK.7 SEK.4 BM.20.20.2 BM.1 BM. 24 48 36 36 48 48 240 7 8 9 10 11 12 BM.25.25.1 Mengerjakan tata usaha kepegawaian 48 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans vi .E.6 SEK.25.E.Point untuk menyusun bahan presentasi Menerapkan program Internet untuk Email Menerapkan program Internet untuk Chatting MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR 96 96 96 96 48 48 480 13 14 15 BM.25.C.1 BM. daftar. motivasi dan proaktif Mengoperasikan Telepon untuk berkomunikasi Mengoperasikan mesin Faksimili MENGERJAKAN SURAT. CHATTING.C.25.D.C.B.5 SEK.5 BM. ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK Durasi 1 2 3 4 5 6 BM.

G.25.F.G.G.G.F.25.2 SEK.25.25.25.25.9 SEK.G.25.1 SEK.25.4 SEK.F.25.3 SEK.25.G.7 SEK.G.10 Melakukan komunikasi dengan beretika Melakukan penampilan diri beretika Mengembangkan kepribadian diri sekretaris Mengelola kas kecil Mengelola administrasi kantor Menangani dikte Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Menyusun laporan tugas sekretaris Melakukan kegiatan kehumasaan Melakukan tatacara protokoler 48 48 120 32 48 48 48 96 96 96 680 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans vii .G.25.5 SEK.G.6 SEK.8 SEK.25.30 31 32 SEK.3 SEK.2 SEK.25.4 Mengerjakan tata usaha perlengkapan Mengerjakan tata usaha keuangan Mengerjakan tata ruang kantor MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS 96 120 120 384 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 SEK.G.

c.a.c. a. perhatian’ : Opere Citato ‘pada karya yang telah dikutip’ : per alamat : ‘tersebar di sana sini’ : Pour feliceter ‘ucapan selamat’ : Post Office Box ‘kotak pos’ : Pour remersier ‘terima kasih’ : per procuration ‘yang diberi kuasa’ Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans viii .n.q. atas perhatian : Bill of Loading ‘surat muatan kapal’ : circa ‘kira-kira atau sekitar’. a.ca c. c. of atau con f c/o c.p. Cit p.L.m.d. B. i. Loc.PERISTILAHAN/GLOSARIUM A/C acc a.) : Cash On Delivery ‘pembayaran pada waktu penyerahan barang’ : Casu quo ‘dalam hal ini’ : in case (in case) ‘ dalam hal ini’ : Loco citato ‘ pada tempat yang telah dikutip’ : Limited ‘perseroan terbatas’ : Manchineship ‘kapal motor’ : Nota Bene ‘catatan. Passim Pf P.b. Box Pr p. : carbon copy ‘tembusan’ : infer ‘bandingkan atau bandingkan dengan’ : care of ‘dengan alamat’ (d.p (perproe) - : Account Current ‘rekening koran’ : according ‘setuju’ : above mentioned ‘tersebut di atas’ : atas nama : atas nama beliau : atas perintah.o. c.n.O. a. dipakai untuk tahun tetapi diragukan ketepatannya.a. Cit Ltd MS MS Op.

P.T.O. P.S. d.a. D/O Doz d.d.o d.o E.E. E & OE ETA et al E.T.D.

: please tur ober ‘lihat sebalik’ : postscript ‘catatan, nota bene’ : dengan alamat : Delivery Order ‘surat penyerahan barang (pengeluaran dari gudang) : dozen (s) ‘dosin’ : de dato ‘tertanggal’ : ditto ‘idem, atau ibidem (ibid) : erros ezcepted ‘koreksi yang disetujui’ : Error and Ommissien Ezcepted ‘koreksi yang disetujui’ : Estimated Time of Arrivel ‘waktu kedatangan yang diperlukan’ : et alii ‘dan lain-lain’ : Estimated Time of Disembark ‘waktu pemberangkatan yang diperkirakan ’et sequens atau etsequentes‘ dan ‘halaman halaman berikut’ : Ecominische Zaken Prys (Bld) ‘harga resmi’ : Ibidem ‘pada tempat yang sama’ : Di bawah ‘lihat pada karangan yang sama di bawah’

EZ ibid

q.q. infra Kertas Segel R.C.

: Qualitate Quo ‘karena (selaku) jabatan’ : Rekening Courant (Bld) ‘rekening koran, atau rekening giro di Bank’ : kertas untuk membuat surat perjanjian dan macam macam akta : Salvo error and Ommissions ‘jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki kembali : ‘di atas, sudah terdapat lebih dulu pada teks yang sama’ : untuk perhatian : Surat resmi yang digunakan oleh instansi/organisasi untuk kepentingan administrasi instansi/organisasi : Surat yang ditujukan ke dal am lingkungan organisasi : Surat yang ditujukan ke luar lingkungan organisasi : untuk beliau : eie Ommezyde (Bld) ‘untuk perintah” : untuk perhatian ‘lihat sebelah’

SE R O Supra Surat dinas Surat intern Surat ekstern ub up zoz

Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans

ix

BAB I PENDAHULUAN
DESKRIPSI

Modul ini menekankan pembahasannya pada cara menulis surat -surat dinas, disertai contoh konkret untuk memberikan gambaran yang jelas, sehingga akan menjadi pedoman dan menyelesaikan latihan yang disajikan di akhir pembahasan. Surat-surat dinas yang berisi masalah-masalah dinas suatu organisasi antara lain sebagai berikut. • • • • • • • Surat undangan dinas Surat edaran Surat perintah Surat instruksi Surat tugas Surat perjalanan dinas Surat keputusan Urutan pembahasan surat dinas meliputi pengertian, isi, tata cara penulisan, dan latihan-latihan.

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas

1

PRASYARAT

Sebelum mempelajari modul ini, Anda harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang ketentuan pokok menulis surat. Dengan kata lain, Anda telah mempelajari modul -modul tertent u dengan tuntas , seperti terlihat pada peta kedudukan modul dengan menunjukkan alat bukti yang otentik. Modul-modul yang harus Anda kuasai dengan tuntas tersebut adalah i modul yang berjudul ¡ “Pengertian Surat dan Etika dalam Bersurat” ¡ “Mengetik Berbagai Macam dan Bentuk Surat” ¡ “Bahasa Indonesia”

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas

2

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 3 .PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya agar Anda dan guru/instruktur mudah dalam menggunakan modul ini pada proses pembelajaran. dan jawablah pertanyaan tes. 7. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini. a) Langkah-Langkah yang Harus Anda (Peserta Diklat) Tempuh 1. maka bertanyalah pada guru/instruktur sampai Anda paham. Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. 6. pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program Keahlian Sekret aris/Administrasi Bisnis. kerjakan tugas. rencanakan kegiatan belajar. 2. Lakukan hal ini pada awal dan akhir Anda pembelajaran modul untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda. Bila masih ragu. 5. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul. Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus sudah dikuasai dalam modul ini. dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. 4. kemudian cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai Anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. dan pengertian istilah-istilah sulit dan penting dalam modul. diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. 3. kriteria keberhasilan. prasyarat. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir kegiatan belajar ini. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Apabila dalam proses memahami materi ini Anda mendapatkan kesulitan.

4. Identifikasi dan analisislah sarana dan prasarana kegiatan belajar yang ada di SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. 3. Anda tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya aapabila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya. Berikan perhatian khusus dan pada waktu perencanaan tempat kegiatan belajar. 2. b) Peranan Guru/Instruktur 1. dan pendampingan pada peserta diklat agar gairah belajarnya meningkat.8. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 4 . Berikan motivasi. Pastikan bahwa peserta diklat yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas. Bantulah peserta diklat dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka mempelajari jenis modul kegiatan. penyelesaian akhir pembelajaran agar mereka dapat belajar efektif dan efisien untuk mencapai sub kompetensi standar. ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari. ini. bimbingan. 9.

adalah Anda Kinerja tersebut mencakup: ¡ ¡ pengetahuan dan teknik-teknik menulis surat dinas. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 5 . yang mencakup surat undangan. dapat menulis/menyusun surat dinas dengan benar. dan lain-lain. surat edaran. penulisan surat dinas.TUJUAN AKHIR Spesifikasi kinerja yang diharapkan Anda kuasai setelah menyelesaikan modul ini.

surat pengantar. surat pengantar.KOMPETENSI Kompetensi Sub-Kompetensi Alokasi Waktu Kompetensi / Subkopentensi D. surat pengumuman. memorandum.3. • Membuat skema lingkup surat dinas • Menggunakan istilah dan menentukan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas • Membuat surat dinas dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. surat tugas. surat perjalanan dinas. surat panggilan. surat edaran. surat pengumuman. berita acara. surat perintah. memorandum. surat rekomendasi. surat rekomendasi. surat edaran. surat pengantar. surat kuasa. surat peringatan. surat instruksi. surat undangan. § § § § § Materi Pokok Pembelajaran Pengetahuan • • • Pengertian surat dinas Lingkup penulisan surat dinas Arti m enjabarkan nota. surat perjalanan dinas. surat peringatan. surat undangan. surat undangan. surat edaran. surat kuasa. notula. Mengerjakan surat dinas dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris • : Pekerjaan Surat-Menyurat : Membuat Surat Dinas : 120 jam Kriteria Unjuk kerja Lingkup Belajar • Pengertian surat dinas. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 6 . nota. berita acara. notula. surat perintah. surat keputusan. surat peringatan. memorandum. surat kuasa. nota. surat instruksi. surat pengumuman. surat Sikap Jujur Cermat Teliti Tekun Disiplin Keterangan Mampu menjabarkan arti surat dinas. surat panggilan. surat tugas. surat panggilan. surat keputusan.

Membuat skema lingkup surat dinas Mengunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. surat rekomendasi.• • • • • Mampu menguraikan lingkup penulisan surat dinas. Membuat skema lingkup surat dinas Menggunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. Macam-macam nota. isi pokok. surat pengumuman. surat tugas. dan tata cara penulisan surat dinas. surat pengantar. surat rekomendasi. • • • • • Lingkup penulisan surat dinas. berita acara Arti. surat perjalanan dinas. surat perintah. surat instruksi. berita acara Menjelaskan arti. surat rekomendasi. surat tugas. surat keputusan. surat perintah. isi pokok. • Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 7 . dan tata cara penulisan surat dinas. Mampu menjabarkan nota. dan tata cara penulisan surat dinas. surat pengantar. • • • • tugas. surat keputusan. notula. memorandum. notula. surat pengumuman. isi pokok. surat edaran. surat undangan. berita acara dilihat dari subyek penerima surat. surat undangan. surat kuasa. surat peringatan. surat edaran. surat perintah. notula. memorandum. surat panggilan. surat instruksi. surat panggilan. surat kuasa. surat perjalanan dinas. surat instruksi. Mampu menjelaskan arti. Terampil membuat skema lingkup surat dinas Terampil mengunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. surat keputusan. surat perjalanan dinas. surat peringatan.

CEK KEMAMPUAN Sebelum mempelajari modul ini. Kemudian. pelajari hal-hal yang belum Anda kuasai kompetensinya. Anda diminta untuk menjawab semua pertanyaan di bawah ini. Jawablah semua pertanyaan dengan uraian singkat dan jelas. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Butir-Butir Pertanyaan dan Pernyataan Apakah yang dimaksud dengan surat dinas? Terangkan bagian-bagian utama surat dinas! Terangkan masalah pokok dalam surat dinas Bagaimana karakteristik surat dinas? Apakah fungsi surat dinas? Terangkan Bagaimana langkah -langkah dalam menulis surat dinas? Terangkan mengenai bentuk-bentuk surat dinas! Apakah yang dimaksud dengan surat undangan dinas? Kapankah surat undangan dinas harus dikirimkan? Apakah yang dimaksud surat edaran? Dalam hal bagaimanakah dikeluarkan surat edaran? Terangkan komponen-komponen surat edaran Apakah perbedaan antara surat undangan dinas dengan surat edaran Apakah yang dimaksud surat tugas? Apakah yang dimaksud dengan surat instruksi? Kapankah atau dalam hal bagaimanakah surat instruksi dibuat? Apakah yang dimaksud dengan surat keputusan? Kemampuan Dapat Tidak Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 8 .

Kompetensi Subkompetensi Alokasi Waktu RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT : Pekerjaan Surat-Menyurat : Membuat Surat Dinas : 120 jam Tempat Belajar Alasan Perubah an Tanda Tangan Guru Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 8 .BAB II PEMBELAJARAN A.

Oleh karena itu. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Dalam suatu perusahaan. melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. mengenali bagian-bagian surat dinas . pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Pengertian dan Fungsi Surat Dinas Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 Setelah menyelesaikan pembelajaran tentang surat dinas ini Anda diharapkan dapat 1. Lebih lanjut. surat edaran. dapat dikemukakan bahwa surat merupakan duta organisasi atau duta perusahaan. 2. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Dengan kata lain. Kegiatan Pembelajaran 1: Surat Dinas A. surat juga mencerminkan corak. Melalui surat. Oleh karena itu.B. B. 3. Contoh surat resmi ialah surat undangan. surat keputusan. menulis surat dinas secara benar. surat-surat yang diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Uraian Materi 1 a. dan nilai pejabat jawatan/kantor yang bersangkutan. nota dinas. dan surat panggilan. membedakan jenis -jenis surat dinas . Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 9 . isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. pengumuman. KEGIATAN PEMBELAJARAN 1. terutama surat-surat resmi. surat tugas. juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum. Surat. keadaan mentalitas. surat harus ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat.

surat resmi dibedakan menjadi empat jenis . Surat ini bisa diketahui oleh pihak lain. Sampul pertama (dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS. Jika d itinjau dari sifat keamanan isi surat. Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan. Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul rangkap tiga. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 10 . Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya. sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa. dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lem baga/pejabat yang bersangkutan. organisasi. Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu. surat rahasia. Contoh hasil rapat pimpinan terbatas. yaitu surat sangat rahasia. surat tugas. surat edaran. dan surat pemberitahuan. surat segera. Surat dengan kode R atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu akan dapat merugikan instansi. Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR atau SRHS.Akhirnya. dan laporan perjalanan dinas. Selain itu. dokumen dari negara tetangga. Contoh surat biasa ialah surat undangan. dan surat biasa. Contoh surat dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran. Contoh surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3). perusahaan atau pejabat yang berangkutan. Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya. sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara. misalnya surat keputusan atau instruksi. dan surat biasa. Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. surat terbatas. usul pengangkatan pegawai baru. surat dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat). Surat ini dikirim dengan sampul rangkap dua. ditinjau dari derajat penyelesaiannya.

pengetikan yang benar. dan rapi. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. dan merah muda HVS untuk surat rahasia. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan. Syarat-Syarat Surat yang Baik Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu. dan eksplisit. d. Selain ketiga hal di atas. cermat. biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern. 2. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. seperti yang dikehendaki. jelas. syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah a. yaitu a. 3. dan menarik. wajar. Bahasa surat resmi haruslah logis. penyusunan letak bagian-bagian surat. c. pemakaian kertas yang sesuai • ukuran : kuarto 21 x 29 cm • jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut. sopan. hemat. c. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar. mengetahui posisi dan bidang tugasnya. kuning untuk kertas tembus perbal. • warna: putih HVS untuk lembar asli. bersih. b. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 11 . b. dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat. 1. jelas. perusahaan.b. atau lembaga untuk kepentingan dinas.

.. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 12 . (5) ……………….c.. Indonesia lama. dan Indonesia baru.. bentuk lurus ( block ). (1) ………………………………………. (3) ………………. (11) …………………. …………………………… ……………………………………………………. bentuk setengah lurus (semi block). (4) ………………. (2) ………………. ……………………………………………………. Surat dinas yang berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut. (8a) ……………………………………………………. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama Batas -batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraf yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga.. 1. ……………….. 3... ………………………. (7) ……………………………………………………. (8c) ……………. (8b) ……………………………………………………. (6) ………………. …………………(9) ………………… (10) …………………. 2. ………………. Bentuk-Bentuk Surat Bentuk surat resmi yang biasa digunakan ialah 1) 2) 3) 4) 5) bentuk lurus penuh (full block).

(7) dua kait ……………………………………………………. ------------------------------------------------------------------------dua kait …. (5) dua kait ………………… (2) ………………. 3 kait …………………(9) 4 kait ………………….(13) ………………….……………. dua kait ………………. Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan penutup.. ……………………….. …………………. ………………… (10) ………………… (11) …………………. (4) ………………. (8a) ……………………………………………………. dua kait ……………………………………………………..Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. …………………………… dua kait ……………………………………………………... (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 13 .. (8b) ……………………………………………………... (6) ………………. (8c) ……………. (1) ………………………………………. (3) ……………….

Setip paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari margin kiri... (5) ………………. ……………………….Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus. Perbedaannya hanya terletak pada pengetikan paragrafparagrafnya. ……. (8b) ……………………………………………………. (4) ………………. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 14 . ………………… (10) ………………… (11) ………………….………………………………………. …………………………… …………………………………………. (7) ………………… (2) …. (3) ………………... ………………... (1) ………………………………………..…………………………………….. (8c) ……………. (8a) ……………………………………………………. ………………. (6) ………………. dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak perlu berjarak. ………………….(13) …………………. …………………(9) ………………….

Bentuk resmi Indonesia lama mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaannya terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia lama diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.

……………………….. (1) ………………………………………. ………………. (3) ………………. (4) ………………. (5) ………………… (2) ………………. (6) ……………….

……………….. (7) ….……………………………………….. (8a) …………………………………………………….. …….…………………………………….. (8b) …………………………………………………….. …………………………… ………………………………………….. (8c) ……………..

…………………(9)

………………….(13) …………………. ………………….

………………… (10) ………………… (11) …………………. (12)

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

15

Bentuk resmi Indonesia baru

merupakan variasi bentuk

setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus dicantumkan salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru dicantumkan salam penutup, tanda tangan, nama terang dan nama jabatan.

Perbedaannya dengan bentuk resmi Indonesia lama terletak pada penulisan (1) nama tempat dan tanggal; (2) alamat; (3) dan salam penutup. Pada bentuk resmi Indonesia lama 1. tanggal surat didahului oleh nama tempat; 2. alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah nama tempat dan tanggal; 3. jabatan pengirim dituliskan di atas tanda tangan, dan nama terang diapit tanda kurung.

Pada bentuk resmi Indonesia baru 1. nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat; 2. alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis lengkap; 3. jabatan pengirim (*) dituliskan di bawah tanda tangan dan nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

16

……………………….. (1) ………………………………………. ------------------------------------------------------------------------………………. (3) ………………. (4) ………………. (5) ………………. (6) ………………. ………………… (2)

……………….. (7) ….……………………………………….. (8a) …………………………………………………….. …….…………………………………….. (8b) …………………………………………………….. …………………………… ………………………………………….. (8c) …………….. …………………(9)

………………….(13) …………………. …………………. Keterangan: 1. Kepala surat 2. Tanggal surat 3. Nomor surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Alamat 7. Salam pembuka

………………… (10) ………………… (11) …………………. (14)

8. Isi surat 9. Salam penutup 10. Tanda tangan 11. Nama terang 12. NIP 13. Tembusan 14. Jabatan

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

17

2) Nama Tempat dan Tanggal Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. (3) nomor telepon. faksimile. Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim. atau di sebelah kanan bawah. Oleh karena itu. Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia). Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat.d. (3) nama usahanya. (2) alamat. Bagian-Bagian Surat Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. (2) nama bankir. Bagian-bagian surat tersebut meliputi hal -hal berikut. (4) nomor kotak pos. hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala surat. Dalam surat dagang disebutkan pula (1) alamat kantor cabang. 1) Kepala Surat Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. alamat kawat. dan (4) gambar-gambar yang bersifat reklame. sedangkan lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala surat. Dalam hal demikian. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu. Misalnya: Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 18 . misalnya ekspor-impor. pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya memuat penutup saja. Surat dinas yang terdiri atas lebih dari satu lembar. atau e-mail (jika ada). Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat. jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik.

“Lampiran” juga harus disingkat “Lamp. Misalnya No. Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan. bulan. (4) mempercepat penyelesaian surat-menyurat. bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar 5) Hal/Perihal Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara sing kat. (2) memudahkan mencari kembali. keduanya harus ditulis lengkap. dan (3) tahun. gunakan angka Misalnya: Lamp. Oleh k arena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 19 . dan (5) memudahkan petugas kearsipan. 4) Lampiran Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu. Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat. tetapi harus dilakukan dengan taat asas. akan tetapi. misalnya surat keputusan. Jika “Nomor” disingkat “No.: empat lembar. surat keterangan kesehatan dari dokter.7 April 2002 1 Oktober 2003 31 Januari 2004 bukan 7-4-2002 1 Okt. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata. (3) mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar. jika bilangan lebih dari dua kata.: 200/Diklat-1/2004. Guna nomor surat adalah untuk (1) memudahkan mengatur penyimpanan. bukan kapan surat itu diketik. 3) Nomor Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar). Nomor surat diketik segaris dengan tanggal. dan tahun.” Jika hendak ditulis lengkap. 2003 31 Januari ’04 18 April 2004.”. (2) kode.

A1/2003 : Pengiriman sampel barang : Biasa Perhatikan bahwa penulisan nomor. Hal Sifat : Undangan rapat penerimaan calon pegawai : 2732/ EKS. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya. dan lampiran. dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”. 6) Alamat surat Ada dua macam alamat surat. kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. (Yang terhormat). (2) nama jalakan dan nomor rumah/gedung. Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya. Contoh: 1. serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun. (3) nama kota. : Satu berkas Hal 2. Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apa pun. sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. Alamat dalam berturut -turut menyebutkan (1) nama orang/jabatan. No. Dalam hal demikian. kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. “Ibu”. Misalnya: jadwal diklat. yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). atau yang lain dapat ditulis di depan nama orang. No. tidak disingkat atau diubah ejaannya. Selain nomor. hal. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan. Sifat : 74/RPB-1/2004 : Penting Lamp. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 20 . Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. lampiran. bukan kepada instansinya. Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan. Jika tidak ada yang dilampirkan. Kata sapaan “Bapak”. bukan “pimpinan.itu. dan hal. mis alnya direktur atau rektor. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu.

Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap. sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan “di”. Sebelum dimasukkan ke dalam amplop. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul. Bapak. penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. (2) nama instansi. yaitu pembukaan. (1) nama orang/jabatan. Misalnya: “Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …”. S.” (kata “Saudara” jangan disingkat “Sdr. Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat. Misalnya: “Atas perhatian Bapak. 7) Salam pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. 8) Isi surat (tubuh) Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal. Misalnya: “Dengan ini kami beri tahukan kepada Saudara …. “Dengan ini kami beri tahukan …. dan nama kota serta kode pos.” Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Pada umumnya. Yanto Intan Rosyidi. surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak di atas. Direktur PT Pillar Sejahtera Jalan Kencana 25 Surabaya Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut.” ”Demikian pemberitahuan kami Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 21 . Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat. Contoh: Yth.”.”) Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat. (3) nama jalan/gang/nomor rumah bangunan. isi yang sesungguhnya dan penutup. kami ucapkan terima kasih.E. Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas. jangan disingkat. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.

c. Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi. Direktur Pemasaran 10) Tembusan Tembusan (c.” “Hormat kami. Rangkuman 1 1. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 22 . Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth. dan lampiran. Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antarinstansi pemerintah) dapat dipakai salam penutup. hal. alat bukti historis. Misalnya: “Salam kami. atau perusahaan untuk kepentingan dinas. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan.. Bapak. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.” Contoh: Hormat kami. (2) tanda tangan. Candra Sakti. M. atau kata sapaan seperti Sdr. alat pengingat. sebaris dengan NIP atau nomor yang lain. (4) nomor kepegawaian. Drs. 2.harap Saudara maklum. lurus ke atas dengan nomor. atau Ibu.. (3) nama terang.M.” 9) Salam penutup Salam penutup terdiri atas (1) nama jabatan.” “Mudah-mudahan keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara. dan pedoman kerja. Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup. organisasi. Surat dinas merupakan surat yang dibuat oleh suatu instansi..= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah. C. duta organisasi. alat bukti tertulis.” atau “Was salam.

dan bentuk surat resmi Indonesia baru. carilah contohcontoh surat masuk yang bentuknya bervariasi. 4. (3) nomor surat. Tugas 1 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. (8) isi surat. D. 5. Ada beberapa bentuk surat. (5) hal. 3. Pergilah ke kantor TU sekolah Anda atau ke instansi terdekat (tanyakan kepada guru/instruktur Anda). yaitu bentuk surat lurus penuh. (7) salam pembuka. (12) NIP. bentuk surat resmi Indonesia lama. Tes Formatif 1 1. (9) salam penutup.3. (11) nama terang. Identifikasilah bentuknya! 7. (6) alamat. Fotocopilan. 4. (14) jabatan. Ambillah sebuah surat yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut dan fotocopilah. Soal ini masih terkait dengan soal nomor 5. Bentuk penulisan apakah yang digunakan oleh instansi tersebut? 6. Selanjutnya. (2) tanggal surat. (4) lampiran. (10) tanda tangan. Apakah yang dimaksud dengan surat dinas (resmi)? Apakah bedanya dengan surat pribadi dan surat dagang? 2. Lakukan identifikasi bagian-bagian surat untuk surat-surat yang telah Anda kumpulkan di nomor 5 dan 6. (13) tembusan. bentuk surat lurus. Unsur-unsur surat resmi adalah (1) kepala surat. Bagaimanakah karakteristik surat dinas (resmi)? Apakah fungsi surat? Jelaskan secara singkat! Terangkan bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan dalam surat-surat resmi! 5. Mengapa surat dapat dikatakan berfungsi sebagai duta organisasi? Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 23 . bentuk surat setengah lurus. Surat dinas yang baik ditulis dengan memperhatikan beberapa hal yang terkait dengan persoalan teknis dan cara penuturan kalimat -kalimat dalam surat tersebut. E.

Bpk. Demi memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami. yaitu daerah Dampit dan sekitarnya. besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini. Wira Penjualan Pertamina Rayon III di -Malang 3. U.T. Permohonan tambahan jatah tersebut akan kami salurkan kedaerahdaerah Malang Selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya. bersama ini kami mohon dapat diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan.D. Bpk. Demikian permohonan atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih. Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara Pertamina PT Gapermigas dalam bulan April yang akan datang. Pimpinan P. Bpk.T. identifikasilah kesalahan-kesalahan dalam penulisan surat tersebut dan lakukan revisi untuk surat tersebut. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 24 . ttd Sudirman Tindasan: 1. Perhatikan surat berikut.__ Lamp.__ Kepada: Yth. : -Hak : Permohonan tambahan Jatah minyak tanah. Hidup Sejahtera Jalan Kembang Kenongo 1/23 Malang.__ Dengan hormat. Perlu kami beri tahukan disini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan. Bpk.2. 23 Peb. Gapermigas Jawa Timur di -Surabaya 4. ’01. Kemudian. telepon: 0341-497357 Dampit. Kuasa Direksi P. Arsip.__ Nomor : 030/II/bs/’01. Gapermigas Cabang Malang diMalang.__ Hormat kami. Kepala Penjualan Pertamina Unit Pemasaran V di -Surabaya 2.

2. U.__seharusnya Nomor: 030/II/bs/2001 jatah minyak tanah seharusnya jatah minyak tanah Kepada seharusnya (tidak ada) Yth. Bpk. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 25 .D. ’01 seharusnya PT seharusnya UD seharusnya Malang seharusnya di sini seharusnya di Surabaya seharusnya di Malang seharusnya (tidak ada) seharusnya 23 pebruari 2001 Nomor: 030/II/bs/’01.__ seharusnya banyak terima kasih. Dalam surat di atas terdapat kesalahan ejaan dan cara penulisan.F. Pimpinan Disampaikan kepada Yth. Surat berfungsi sebagai duta organisasi karena melalui surat selain terungkap cara berkomunikasi seseorang yang dalam hal ini mewakili organisasi atau instansi tempat orang tersebut bekerja.: seharusnya (tidak ada) Bpk. P. Kunci Jawaban tes Formatif 1 1.Malang. 23 Peb.__ Disini Di –Surabaya Di –Malang Lamp.T. Pimpinan seharusnya Yth. Di. Revisi untuk surat di atas juga dilakukan pada penataan paragraf dan letak bagian surat sehingga surat tersebut menjadi sebagai berikut. Kepala… seharusnya Kepala … Arsip seharusnya (tidak ada) Diperbanyak terimakasih. juga terungkap unsur rasa dan etika berkomunikasi sehingga melalui surat mungkin timbul kesan yang menyenangkan atau tidak menyenangkan.

Wira Penjualan Pertamina Rayon III di Malang 3.T. 23 Pebruari 2001 Yth. yaitu daerah Dampit dan sekitarnya.: 1. Tambahan jatah tersebut akan kami salurkan ke daerah-daerah Malang Selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya. gapermigas dalam bulan April yang akan datang. Kembang Kenongo 1/23 Malang telepon: 0341-497357 Nomor: 030/II/bs/2001 Hal : perm ohonan tambahan jatah minyak tanah Dampit. Perlu kami beritahukan di sini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan. besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini.D. ttd Tindasan: Disampaikan kepada Yth. Hidup Sejahtera Jln. Kepala Penjualan Pertamina Unit Pemasaran V di Surabaya 2.__ Hormat kami. Demi memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami. Pimpinan PT Gapermigas Cabang Malang Malang Dengan hormat. Kuasa Direksi PTGapermigas Jawa Timur di Surabaya Sudirman Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 26 . Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara Pertamina dengan P.U. Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih. dengan ini kami mohon dapatnya diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan.

Buatlah surat resmi untuk urusan berikut dalam bentuk full block. sekarang bertindaklah Anda sebagai sekretaris dari CV Taman Permata yang memberikan jawaban atas surat yang diterima tersebut. Direktur perusahaan tersebut adalah Soeryanto Sejatining Putra. -1 16 Surabaya. Bahan Bahan-bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan ini adalah sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) kertas HVS. dan semi block.G. Anda adalah seorang sekretaris di perusahaan konstruksi bangunan PT Buana Surya Sakti yang beralamat di Jalan Babatan Pilang H No. komputer atau mesin ketik. yang ternyata tidak mendapatkan tanggapan seperti yang diharapkan karena bahan-bahan bangunan yang dikirimkan pada tanggal 18 April 2004 seperti keramik dan lampu-lampu hias untuk taman secara kualitas ternyata tidak sesuai dengan pesanan yang telah diajukan. sampul surat. karbon. Nomor surat dan keterangan lain yang diperlukan dapat Anda buat secara fiktif. 1. 1) 2) 3) alat tulis . Alat Alat-alat yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan dalam lembar kerja ini adalah sebagai berikut. Lembar Kerja 1 (1) Misalnya. dan map. dan printer dan tinta 2. Terkait dengan surat permintaan pengiriman bahan-bahan bangunan yang dikirimkan kepada CV Taman Permata dengan alamat Jalan Budi Sejati 123 Jombang 61482 tertanggal 7 April 2004. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 27 . block. (2) Setelah menyelesaikan pekerjaan pertama tersebut.

undangan berarti orang yang dipanggil/dipersilahkan hadir. Uraian Materi 2 Surat undangan adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan para peserta untuk mengikuti kegiatan organisasi. Langkah Kerja 1) 2) 3) Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4) Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 5) 6) 7) 8) 9) Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan kepada guru/instruktur Anda 10) Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi. Kegiatan Pembelajaran 2 : Surat Undangan Dinas A. Kata undangan adalah kata turunan. berasal dari kata dasar undang dan akhiran an. Tujuan Kegiatan Pe mbelajaran 2 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat undangan dinas ini Anda diharapkan dapat 1. Mengundang berarti memanggil atau mempersilahkan datang. tanggal dan tempat yang sudah ditetapkan. Undang berarti panggil. Surat undangan adalah surat yang berfungsi memanggil dan mengharapkan seseorang (penerima surat) untuk hadir pada waktu. hari. memahami cara menulis/menyusun surat undangan dinas . Fungsi akhiran an. mengerjakan (menulis/menyusun) surat undangan dinas. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 28 .3. 2. 2. pembentuk kata benda. Oleh karena itu. B.

Bagian -Bagian Surat Undangan Dinas Surat undangan terdiri atas kepala surat. nama organisasi b. nomor. 1) Kepala surat memuat a. nama organisasi b. tanggal surat b. tanggal f. logo organisasi e. dan disampaikan dengan tenggang waktu cukup untuk sehingga si penerima surat dapat mempersiapkan diri untuk memenuhi undangan tersebut. bahan itu disampaikan jauh sebelumnya agar si penerima undangan dapat mempelajari terlebih dahulu materi tersebut. dan kaki surat. a. nama jelas e. tempat g. Tenggang waktu yang cukup amat penting untuk diperkirakan oleh pengirim surat undangan sehingga yang diundang dapat mempersiapkan diri dengan baik dan juga untuk menulis surat jawaban undangan apabila terpaksa tidak dapat menghadiri undangan tersebut. acara c.alamat/kedudukan organisasi 2) Isi/badan surat. Sebaiknya. nama jabatan c. Lampiran. tanda tangan d. Untuk dapat bertindak sebagai tanda penghormatan maka surat undangan hendaknya disusun di kertas menarik dan berkualitas baik. waktu g. tembusan e. jelas isi yang terkandung di dalamnya. menggunakan sampul yang sesuai.Surat undangan tak ubahnya penghormatan untuk datang yang diberikan oleh penulis surat kepada si penerima surat. Hal c. alasan 3) Kaki surat memuat a. memuat a. Undangan dinas yang bermaksud membahas suatu masalah yang memerlukan daya pikir dan diharapkan membuahkan keputusan tertentu. alamat yang dituju d. hari. nomor telepon d. dan identitas lainnya Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 29 . nomor induk pegawai f. isi surat. sebaiknya disertai berkas-berkas atau bahan yang menjadi bahan rapat atau pertemuan.

Atas kehadiran Saudara. tanggal: Senin. kami mengucapkan terima kasih. : Satu Hal : Undangan pengkajian Buku Surat Menyurat 4 Desember Yth. Suryatmojo NIP 131126146 C. Surat undangan harus dibuat dan disampaikan kepada orang yang bersangkutan pada waktu yang cukup untuk memb erikan kesempatan kepada terundang guna mempersiapkan diri atau menjawab surat undangan tersebut. Surat undangan terdiri atas kepala surat. Surat undangan merupakan surat resmi yang dibuat dalam rangka mengharapkan kehadiran seseorang untuk suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. 10 Desember 2001 pukul : 10. Ketua. Contoh Surat Undangan Dinas LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS Jalan Ir. 2. Kepala Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta Kami mengharap dengan hormat kedatangan Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada hari. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 30 . Drs. H Juanda No.00 WIB tempat: Ruang Sidang Lembaga Pengkajian Surat Dinas acara : Pengkajian buku Surat Menyurat. 3. 256 JAKARTA Nomor : 121/C15. dan penutup.P/XII/2001 2001 Lamp.b. isi/tubuh surat. Rangkuman 2 1.

Berapakah jangka waktu yang kira-kira diperlukan untuk menyampaikan undangan yang dibuat dalam rangka pembahasan atau evaluasi kinerja kegiatan tiap bagian di perusahaan? Apakah pertim bangan- pertimbangan yang harus dilakukan? 4. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. Pinjamlah arsip sebuah surat undangan. Pak. Juanda No. sebaiknya memanggil para pengusaha toko untuk diajak kerja sama dan kalau perlu memberikan tanda penghargaan berupa piagam atas jasa-jasanya.D. Tes Formatif 2 Bacalah baik-baik ilustrasi di bawah ini sebelum Anda memulai menulis surat. 129 Surabaya. sebutkan bagianbagian dari surat undangan itu. sebagai berikut Drs. Suryatmojo : Ada kemunduran pemasaran buku terbitan perusahaan kita. Ikutilah latar belakang situasi berikut menulis surat undangan. Suryatmojo dengan sekretarisnya. Kemudian. Apakah tujuan pembuatan surat undangan? 3. terjadi percakapan antara Drs. Suryatmojo Dewi Anjani : : Kira-kira bagaimana jalan keluarnya? Menurut pendapat saya. Di kantor Lembaga Pengkajian Surat Dinas. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 31 . Dewi Anjani. Dari laporan penjualan untuk triwulan kesatu dan kedua tahun ini tampak sekali kemunduran tersebut. E. Dewi Anjani : Memang benar. Ketikl ulanglah surat tersebut. Drs. yang beralamat di Jalan Ir. Apakah yang dimaksud dengan surat undangan? 2. Tugas 2 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. Masalah yang dilukiskan dalam latihan ini merupakan situasi di Lembaga Pengkajian Surat Dinas.

5.00. sebaiknya dalam rapat Kepala Bagian. 1. tanggal. Drs. Kapan akan dilaksanakan? Hari. Suryatmojo Baik. Dewi Anjani : Ya. jam serta acara kamu tetapkan sendiri asal tidak mengganggu acara pertemuan dengan Wakil Depdiknas yang akan mengunjungi kantor kita. 6. 2. 3 Desember 2001. Cabang Surabaya untuk mengikuti rapat. itu ide bagus. Suryatmojo : Ya.Drs. Dari percakapan di atas seandainya Anda sebagai sekretaris (pengganti Dewi Anjani). 4. akan segera saya kerjakan Sebaiknya. Dewi Anjani Drs. Pak. apa yang hendak Anda kerjakan? Untuk membantu penyelesaian masalah tersebut di atas. Drs. Dewi Anjani Saya usahakan Pak. Oleh karena itu. Siapa yang berkirim surat? Bagaimana kepala surat untuk surat undangan di atas? Tanggal berapa surat tersebut sebaiknya dicantumkan? Alamat surat tersebut bagaimana? Haruskah Anda mengarang alamat tersebut? Siapa yang harus menandatangani surat tersebut? Siapa yang perlu diberi tembusan surat undangan tersebut? Dengan bentuk apa surat itu akan diketik? Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 32 . Sebentar saya melihat acara Bapak dahulu. pertanyaan-pertanyaan di bawah ini akan banyak membantu. surat tersebut saya tanda tangani hari ini Anjani. dan diselenggarakan pukul 10. Pak. 8. undang PT Karya Ilmu. 7. Dewi Anjani Drs. Jangan lupa surat perhargaan. Suryatmojo : Baik. Suryatmojo Selamat bekerja. 3. Suryatmojo : : Baik. Hari Senin. dan surat penghargaan pun akan saya persiapkan. Pak. Siapkan makan siang bersama.

Drs. Juanda No. Ketua. Kunci Jawaban Formatif 2 LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS Jalan Ir. tanggal pukul tempat acara : Senin. 129 SURABAYA Nomor Lampiran Hal Kepada Yth : : : Undangan : Direktur PT Karya Ilmu Cabang Surabaya 7 Desember 2003 Kami mengharap dengan hormat kehadiran Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada hari. Alat • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 33 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . mulailah membuat konsep. 00 WIB : Ruang Rapat Lembaga Pengkajian Surat Dinas : Pemasaran Buku Terbitan Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Lembar Kerja Mengetik Surat Undangan 1. Suryatmojo G. 3 Desember 2003 : 10.Apabila Anda dapat menjawab seluruh pertanyaan tanpa ragu-ragu. F. ketiklah dengan bentuk semi block. Kalau konsep sudah selesai.

• • • • • Printer dan tinta 2. Langkah kerja Buatlah ilustrasi situasi yang membuat dikeluarkannya surat undangan rapat. langkah untuk memecahkan masalah itu sebagai berikut. Dalam ilustrasi itu Anda bertindak sebagai sekretaris. Secara singkat. Bahan Kertas ukuran folio. kuarto atau A4 Karbon Sampul surat Map 3. kemudian serahkan kepada guru/instruktur Jangan lupa mematikan komputer yang tidak dipergunakan lagi. Anda diharapkan dapat 1. 3. • • • • • • • • • • Pahami permasalahan dengan baik Tetapkan garis besar pokok-pokok permasalahan Susun konsep surat yang akan diketik Ketiklah surat dengan bentuk yang akan dipergunakan di kantor Ketik sampul surat Baca terlebih dahulu hasil ketikan Saudara Mintakan tanda tangan dari pejabat yang berwenang Masukkan ke dalam sampul dan lem Masukkan hasil kerja Anda ke dalam map yang telah diberi nama. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 34 . Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah menyelesaikan pembelajaran surat edaran ini. memahami cara menulis atau menyusun surat edaran. Kegiatan Pembelajaran 3: Surat Edaran A.

Penjabaran pelaksanaan keputusan dengan mempergunakan surat edaran akan mengakibatkan bahwa surat keputusan tidak perlu sering dikeluarkan. surat edaran merupakan surat yang berfungsi penunjukan atau penjelasan secara lebih terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan instansi atau kebijakan pimpinan. Penambahan akhiran an pada kata dasar sehingga menjadi kata edaran. Apabila kita mempergunakan salah satu bentuk surat. lembaga. sehingga setiap surat keputusan akan memiliki bobot dan kekuatan lebih mantap. Uraian Materi 3 Perkataan edaran berasal dari kata edar yang berarti berputar atau berkisar. Di kalangan instansi. bahkan sering ditambahkan dengan nomor telepon. isi surat. bagian hal diisi dengan perkatan edaran. atau kantor. terdiri atas tiga pokok. Surat edaran atau circular (bahasa Inggris) atau rondshijven (bahasa Belanda) berarti surat yang dikirim ke berbagai pihak. yakni kepala surat. 35 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . tetapi bentuk dan isinya sama. badan usaha. surat edaran merupakan pedoman melaksanakan suatu kebijaksanaan yang harus diedarkan oleh seluruh aparat di lingkungan instansi tertentu. tempat kedudukan. dan kaki surat. sehingga akan terbaca “surat edaran tentang……… Nomor. B. dan lain-lain. Penambahan satu kata dasar surat menjadi surat edaran bermakna surat yang diedarkan atau surat yang perlu disampaikan kepada berbagai pihak dengan cara diedarkan. Kepala surat edaran umumnya memuat bagian-bagian berikut ini: • Nama instansi. lampiran. diikuti alamat lengkap. Alamat surat. Dengan demikian. menulis atau menyusun surat edaran.2. • • • Perkataan surat edaran kadang-kadang dilengkapi dengan pokok masalah surat edaran. Bagian-Bagian Surat Edaran Tata cara penulisan surat edaran tak ubahnya dengan penulisan suratsurat biasa. dan perihal surat edaran. alamat kawat . Bagian-bagian surat edaran juga sama dengan bagian-bagiann surat-at yang lain.

tetapi langsung dengan alinea pertama. dan tembusan bila perlu.P/XII/2003 : : Edaran Penunjukan 4 Desember 2003 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 36 . Surat-surat instansi pemerintah sering meniadakan salam pembuka ini. Nama jabatan penanggung jawab surat edaran atau nama instansi. penutup surat edaran. • • • Salam penutup seperti halnya salam pembuka. 24 JAKARTA Nomor Lamp. • • isi surat edaran. serta tahun surat edaran dibuat.Susunan bagian isi surat diatur seperti surat-surat biasa terdiri atas dengan • salam pembuka atau tanpa salam pembuka. diikuti nama jelas.12. Contoh Surat Edaran LEMBAGA BINA BAHASA INDONESIA Jalan Mangunsarkoro No. Tempat. bulan. tanggal. Susunan bagian-bagian kaki surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut. Umumnya berisi petunjuk pelaksanaan peraturan perintah instruksi yang bersumber dari surat keputusan. Hal : 45/C. salam penutup ini pun sering ditiadakan dalam surat-menyurat kantor.

Surat edaran merupakan pedoman melaksanakan suatu kebijaksanaan yang harus diedarkan oleh seluruh aparat di lingkungan instansi tertentu. 2. Direktur. D. dan kaki surat. Surat edaran terdiri atas kepala surat.Yth. Tes Formatif 3 37 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. Surat edaran merupakan surat yang berfungsi penunjukan atau penjelasan secara lebih terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan instansi atau kebijakan pimpinan. Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian dari seluruh karyawan Lembaga Pusat Pengkajian Bahasa. Ketik ulanglah surat tersebut. Apakah tujuan pembuatan surat edaran? 3. 3. E. Apakah yang dimaksud dengan surat edaran? 2. 24 Jakarta . Dengan hormat.d 15 Desember 2001. Tugas 3 1. Drs. sebutkan bagian-bagian dari surat edaran itu. Semi Block. tubuh surat. ketua hubungan masyarakat untuk menjalankan tugas -tugas harian sebagai Direktur Lembaga Pengkajian Bahasa. Rangkuman 3 1. Kami menunjuk Drs. : Ketua-ketua unit Lembaga Bina Bahasa Jalan Mangunsarkoro No. Kemudian. Muhtasin NIP 1312333447 C. selama Direktur mengikuti Diklat Keterampilan Manajemen di Brunei Darusalam dari tanggal 10 s. Pinjamlah arsip sebuah surat edaran.

H. 56 BEKASI 17113 Nomor Hal : 25 November 2003 : Edaran Penambahan Bus Malam Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 38 . Jalan Pemuda 47 Bekasi. Rachman Wirjomidjojo. tentang penambahan usaha bus malam antarkota 15% selama bulan Desember 2001. tanggal 20 November 2001. 56 Bekasi 17113. Telepon. Baca dengan baik latar belakang masalah berikut ini. 3. 4. karena itu. 6. Setelah Anda membuat surat membaca masalah tersebut. Direktur PT Agung Oleh Bhakti. Ir. Jalan Ir. Kunci Jawaban Formatif 3 PT AGUNG BHAKTI Jalan Ir. 5.Berikut ini adalah ilustrasi keadaan suatu kantor yang bergerak di bidang pengangkutan. Apakah kepala surat edaran itu lengkap? Apakah maksud perkataan segera? Apakah jabatan Bapak Ir. PT Agung Bhakti. 2. 7. memerintahkan pegawai tata usahanya untuk menyusun surat edaran. H Juanda No. 1. Juanda No. Rachman Wirjomidjojo? Ringkaskan alinea pertama surat edaran itu! Bagaimana isi alenia inti surat edaran itu? Bagaimana isi alenia penutup surat edaran itu? Lengkapilah nomor surat dan keterangan-keterangan lain yang diperlukan secara fiktif! F. 8807056 memperoleh surat instruksi dari Dinas Departemen Perhubungan. perhatika n pertanyaan berikut ini.

: Karyawan PT Agung Bhakti Jalan Ir. 56 Bekasi Dengan hormat kami memberitahukan kepada seluruh karyawan PT Agung Bhakti. H. Juanda No.Yth. bahwa sehubungan dengan Instruksi Dinas Departemen Perhubungan Bekasi. kuarto atau A4 Karbon Amplop 39 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian dari seluruh karyawan PT Agung Bhakti. Lembar Kerja Membuat Surat Edaran a. Oleh karena itu manajemen memutuskan bahwa perusahaan akan melaksanakan instruksi tersebut. Bahan Kertas ukuran folio. Ir. Rachmat Wirjomindjojo G. Direktur. Alat • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer b. bahwa selama bulan Desember Perusahaan diharapkan menambah operasi bus malam antarprovinsi sebanyak 15%.

kegiatan kerja Anda adalah sebagai berikut. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . 5. serta kaki surat. mulailah membuat konsep dan menuliskan kalimat -kalimat yang dipergunakan. Memilih bentuk pengetikan surat edaran dan mengetik surat edaran merupakan hal yang penting. dan menarik. Anda bertindak sebagai sekretaris dalam ilustrasi itu. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat edaran yang akan ditulis? Tanggal berapa surat edaran yang akan ditulis? Apakah surat edaran yang akan ditulis memerlukan lampiran? Kepada siapa surat edaran dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat edaran yang akan ditulis? 10. Bentuk surat apa yang akan dipilih? Setelah jelas arah tujuan perencanaan isi surat dengan bantuan daftar pertanyaan di atas. Perlukah tembusan dalam surat edaran yang akan ditulis? 11. 40 menggunakan komputer agar mudah dalam pembetulkan.• Map c. Rumus kan isi surat edaran . 8. kita perlu memilih bentuk serta dasar pembuatan surat edaran dan langkah-langkah penulisan surat edaran berupa penetapan kepala surat. 4. sebagai batu uji sebelum menulis surat. 3. 6. 2. 7. rapi. Tetapkan kaki surat edaran. Langkah Kerja Buatlah ilustrasi yang melatarbelakangi dikeluarkannya surat edaran. Surat edaran hendaknya diketik dengan benar. antara lain: 1. Bacalah terlebih dahulu teks surat itu jika sudah selesai diketik dan kertas masih terpasang di mesin ketik atau sebelum teks dicetak jika Anda Jadi. 9. Pertanyaan di bawah ini akan membantu perencanaan penulisan surat edaran. • • • Tetapkan kepala surat edaran terlebih dahulu. Dalam penulisan surat edaran. badan (isi).

masukkan hasil pekerjaan Anda ke dalam map yang telah diberi nama dan serahkan. jangan lupa Anda mempersiapkan sampulnya dan memasukkan surat itu ke dalam sampulnya. Setelah surat diketik. Kegiatan Pembelajaran 4: Surat Perintah A. 4. memahami cara menyusun dan menulis surat perintah. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perintah ini diharapkan Anda dapat 1.map tersebut kepada guru/instruktur Anda. Selanjutnya. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 41 . menulis atau menyusun surat perintah. Baca surat itu sebelum surat diserahkan dan ditandatangani pimpinan.• • • Pilih bentuk pengetikan yang dikehendaki. 2. Ketiklah atau tulislah.

Uraian Materi 4 Dalam Kamus Bahasa Indonesia terdapat perkataan perintah yang mempunyai arti antara lain sebagai berikut 1. 3. jabatan. lampiran. dan kaki surat. Bagian -Bagian Surat Perintah Seperti surat-surat dinas yang lain. aba-aba. komando . nama bagian (unit organisasi). memerintahkan sebagai kata kerja. Pengetikan surat perintah dapat dilakukan seperti bentuk surat biasa dan ditambah perkataan surat perintah dan nomor di tengah kertas. dan alamat yang dituju. nama terang. a. 2. isi surat perintah sesungguhnya. memerintahi. kedudukan penanggung jawab isi surat. nomor surat. dan penutup surat. perkataan yang bermaksud menyuruh melakukan sesuatu sesuatu yang harus dilakukan. aturan dari pihak atasan yang harus dilakukan. yaitu pemerintah. b. seperti memerintah. Apabila perkataan perintah dirangkaikan dengan perkataan surat rangkaian ini membentuk kata majemuk surat perintah yang mengandung makna bahwa surat itu berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan. hal. ada pula kata turunan dari perintah yang berbentuk kata benda. Kemudian. nomor induk pegawai. Badan surat pada dasarnya berisi keterangan tentang nama. Kaki surat terdiri atas nama instansi (badan usaha). bagian surat perintah meliputi kepala surat. Contoh Surat Perintah Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 42 .B. badan surat (isi surat). Kadang-kadang surat perintah berisi pula sarana yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Kepala surat meliputi nama instansi lengkap dengan alamat dan tempat kedudukan. jangka waktu melaksanakan perintah. dan nomor induk pegawai. perkataan perintah memiliki kata turunan. nomor telepon.

kami memberikan perintah kepada nama : Drs.d 10 April 2002 dan harus senantiasa menjaga kerahasiaan serta segera laporan jika sudah selesai. menyetempel/mengelak sampul soal ujian. Joyo Martono 23 BEKASI SURAT PERINTAH Nomor: 234/SMK/EBTA/IV/2002 Dalam rangka pengamanan pengadaan soal-soal EBTA SMK Karya Agung.PEMERINTAH DAERAH TINGKAT II BEKASI SEKOLAH MENENGAH KEJURAN (SMK) KARYA AGUNG Jalan H. Tugas 4 1. sebutkan bagian-bagian dari surat perintah itu.M. dan 3. D. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 43 . Pinjamlah arsip sebuah surat perintah. Rangkuman 4 1. Kemudian. 2. Martoatmajo NIP 131123456 C. NIP : 1311231245 Jabatan : Kepala Tata Usaha Untuk melaksanakan kegiatan 1. Adapun jangka penyelesaian pekerjaan itu selama empat hari kerja mulai tanggal 6 s. badan surat. memasukkan soal ke dalam sampul. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda.M. surat perintah harap Saudara melaksanakan perintah ini dengan penuh tanggung jawab. Sarminto H. Kepala. 2. Drs. Apakah tujuan pembuatan surat perintah? 3. menggandakan soal -soal EBTA. Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan. Demikian. dan kaki surat. Ketik ulanglah surat tersebut. tahun ajaran 2001/2002. Surat perintah terdiri atas kepala surat. Apakah yang dimaksud dengan surat perintah? 2.

hendaknya Anda secara teliti merencanakan konsep yang akan dijadikan naskah. Trie Puspita membuat konsep dengan membuat pertanyaan dan ada satu jawaban untuk tiap-tiap pernyataan. Atas dasar perintah tersebut. Bapak Wahyu meminta sekretarisnya bernama Trie Puspita untuk membuat surat perintah yang ditujukan kepada ketua cabang di Semarang. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 44 . 9. 8. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. 7. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. untuk mengurus pemberian bantuan kredit dari Departemen Perhubungan berupa kredit 30 unit kendaraan bus Merk Mercy di pelabuhan Semarang. Wahyu Hardianto sebagai Direktur Pusat dan perusahaan tersebut memiliki cabang di Semarang yang dipimpin oleh Drs. Tes Formatif 4 Untuk melatih menyusun surat perintah. 3. 2. Perseroan dipimpin oleh Drs. 1. 6. Richi Prasetianto. Pada tanggal 3 Desember 2001. Bentuk surat apa yang dipilih? PT Agung Bhakti beralamat di Jalan Tertib Lalu Lintas Nomor 15 Yogyakarta. 4. Sebagai gambaran. bacalah keterangan di bawah ini dengan baik dan tetapkan intinya dengan menjawab pertanyaan yang disajikan sebelum membuat surat. Telepon 314291. 5.E.

Semarang untuk melaksanakan pengurusan bantuan kredit Mercy. Richi Prasetianto jabatan : Kepala Cabang. Kunci Jawaban Formatif 4 PT AGUNG BHAKTI Jalan Tertib Lalu Lintas No. perintah kami harap Saudara melaksanakan perintah ini dengan penuh tanggung jawab. Bekasi. 3 Desember 2001 Kepala. Wahyu Hardianto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 45 . maka kami memberikan perintah kepada nama : Drs. Drs. Demikian. 15 YOGYAKARTA SURAT PERINTAH Nomor: 234/SMK/EBTA/IV/2002 Dalam rangka pengembangan usaha bus di Kantor Cabang Semarang.F.

Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan 46 3. Tanggal berapa surat perintah yang akan ditulis? 5. Langkah Kerja Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Jelaskan secara lengkap siapa yang mendapat perintah? 6. Pola dasar penulisan surat perintah. Daftar pertanyaan di bawah ini sematamata untuk memudahkan pembuatan konsep. Siapa yang akan menandatangani dan apa jabatannya? 9. bagian. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mengetik surat itu. Apa judul perintah dan nomor berapa? 4. Sebelum Anda menulis surat perintah. Apa nama instansi yang memerintah? 2. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. Lengkapi daftar tersebut dengan jawaban sehingga Anda dapat menyusun surat perintah. Di mana alamat lengkap instansi yang membuat surat perintah? 3. Apa isi perintah yang akan ditulis? 7. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin ketik atau komputer 2. Bagaimana penutup surat perintah yang akan ditulis? 8. Telitilah pertanyaan di bawah ini 1. 1.G. buatlah pertanyaan guna memudahkan penyusunan konsep. dan contoh telah diuraika. berikutnya mulailah Anda bekerja.. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul Map Buatlah ilustrasi situasi yang membuat dikeluarkannya surat perintah. Lembar Kerja 4 Membuat Surat perintah 1. 2.

Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan map kepada guru/instruktur Anda 10.3. 7. 6. 5. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 47 . 8. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika komputer tidak dipergunakan lagi. 9.

Instruksi memuat petunjuk secara rinci tentang apa yang harus dilaksanakan dalam merealisasikan suatu aturan dan bagaimana melaksanakan serta menerapkan sanksi kalau instruksi itu tidak dilakukan. perkataan instruksi mengandung arti perintah dan juga pelajaran at au petunjuk pelaksanaan. sebaiknya tidak dikeluarkan instruksi. Dari perkataan instruct terbentuk kata benda instruction yang berarti perintah. 0. tetapi cukup dengan surat perintah. 2. atau surat tugas. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 5 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat instruksi ini. Bagian -Bagian Surat Instruksi Surat instruksi berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan. Uraian Materi 5 Dalam kamus bahasa Inggris terdapat perkataan instruct yang berarti memerintah. Dengan perkataan lain. Apabila tidak perlu sekali. Oleh karena itu. sehingga penulisannya harus dilakukan secara cermat dengan mempertimbangkan. Anda diharapkan dapat 1. sedangkan yang berpola Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 51 . menulis atau menyusun surat instruksi. memahami cara menulis atau menyusun surat instruksi. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan. Uraian pada bagian ini hanya membatasi penulisan surat instruksi yang berpola surat. Jadi. Instruksi dapat dituangkan dalam bentuk surat dan dapat pula ditulis dalam bentuk surat keputusan yang pada dasarnya sama. dan menjaga ciri kewibawaan. Apabila membuka kamus bahasa Indonesia Anda akan menjumpai perkataan instruksi yang berarti perintah atau aturan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam jawatan negeri dan sebagainya. Kegiatan Pembelajaran 5: Surat Instruksi A.5. mempertahankan. nota memo. surat instruksi atau instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk-petunjuk untuk melaksanakan sesuatu. bahasa instruksi harus tegas dan singkat serta penuh wibawa. Menginstruksikan berarti memerintahkan atau mengajarkan. B.

alinea ke-4. Mengirim melalui kurir atau kantor pos tercatat. apa pun bentuk penulisan surat instruksi yang dipilih hendaknya penulisan atau pengetikannya dilakukan dengan tanpa kesalahan. dan kaki surat. tempat kedudukan tanggal surat nomor instruksi lampiran hal: Instruksi …. Akan tetapi. 1. Memilih sampul yang sesuai. pengumuman. 3. alinea ke-3. alamat. Seperti surat undangan. Kelompok kepala surat memuat • • • • • • • • • • • • • • nama instansi. Anda perlu memperhatikan langkah-langkah berikut ini. Kelompok isi surat memuat alinea ke-1. badan (isi surat). Untuk menghasilkan instruksi yang tepat. instruksi juga terdiri atas kepala suart. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 52 .surat keputusan akan diuraikan kemudian. 2. 6. Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik. Menyiapkan konsep secara cermat. Menandatangani. Kertas yang dipilih yang berkualitas baik. edaran. 5.. 4. alinea ke-2 . Memilih bentuk surat yang lebih tepat. dan sebagainya. Kelompok kaki surat memuat: nama instansi jabatan penandatangan nama terang penandatangan tembusan.

maka kami menginstruksikan kepada Kabid Litbang LPKS untuk mengambil langkah-langkah berikut: 1 mempersiapkan kursus sekretaris. NIP 132456654 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 53 . Drs. tanggal 12 Nopember 2003. M. Direktur. 3 mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait. Sujono.01/XI/2001. Nomor 123/I. M. Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab.M. dan tenaga pengajar. buku-buku. H. kurikulum.Contoh Surat Intruksi LEMBAGA PENDIDIKAN KEAHLIAN SEKRETARIS Jalan Gajah Mada No. 34 MEDAN INSTRUKSI Nomor: 99/LPSS/XII/2003 Sesuai dengan SK Dinas Pendidikan Nasional Sumatra Utara. 2 menatar guru-guru yang akan diserahi tugas sebagai instruktur. 4 melaporkan pelaksanaan instruksi ini selambat-lambatnya dalam minggu kedua bulan Januari 2004.

Surat instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk untuk melaksanakan sesuatu. yang berkedudukan di Jalan Dipenogoro Nomor 138. 3. dan kaki surat.D8/T. D. Lembaga Pengembangan Profesi. 137/101. Instruksi terdiri atas kepala surat. Penulisan instruksi dapat dilakukan dengan dua pola.C. dan mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan. Oleh karena itu. Bagaimanakah jika sebuah instruksi tidak dilaksanakan dengan baik? 3. tanggal 25 November 2001 dari Kanwil Depdiknas Sulawesi Selatan. Ambillah sebuah surat instruksi dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. Nurhayati menginstruksikan kepada Kepala Bidang Litbang LPF untuk membuka Kursus Bahasa Bugis mulai tahun ajaran 2002/2003. Dra. Makassar dan dipimpin Dra. Tugas 5 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan. pada tanggal 7 Desember 2001 menerima surat Keputusan No. Nurhayati. tiap rombongan dua puluh orang. Ketiklah kembali surat tersebut. tubuh surat. yaitu pola surat atau pola surat keputusan. 4.2001. Rangkuman 5 1. kemudian sebutkan bagianbagian dari surat instruksi itu! E. dimaksud! Susunlan surat instruksi yang Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 54 . Tes Format if 5 Perhatikan ilustrasi yang digambarkan di bawah ini dengan saksama guna menarik permasalahan sebelum menyusun surat instruksi. 2. Surat keputusan tersebut berisi petunjuk LPF untuk membuka Kursus Bahasa Bugis dan untuk penyelenggara itu Depdiknas memberi subsidi selama 3 tahun. Apakah yang dimaksud dengan instruksi? 2.

Nomor 137/101. mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan. mulai tahun ajaran 2. Nurhayati Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 55 . Kurus Bahasa Bugis. melaporkan setiap perkembangan yang dicapai. 7 Desember 2003 Direktur. 138 MAKASSAR INSTRUKSI Nomor: 99/LPSS/XII/2003 Sesuai dengan SK Kanwil Depdiknas. tiap rombongan pembelajaran dua puluh orang. Makassar. Kunci Jawaban Formatif 5 LEMBAGA PENGEMBANGAN PROFESI Jalan Diponegoro No.D8/T. tentang petunjuk membuka Kursus Bahasa Bugis dan penyelenggara mendapat subsidi selama 3 tahun. Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. 4. mempersiapkan 2004/2005.2003. 3. Dra. tanggal 25 November 2003. Makassar Selatan.F. kami mengintruksikan Kabid Litbang LPF untuk mengambil langkah-langkah berikuti: 1.

G. Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik. Selanjutnya. Lembar Kerja 5 A. 3. 6. 8. 7. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Amplop Map C. 1. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer B. 2. 9. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. 2. jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat instruksi tersebut. Langkah Kerja Menulis Surat Instruksi Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan instruksi. 5. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas berikutnya mulailah bekerja. 1. 4. Apa yang perlu ditulis? Berapa nomor kode surat yang akan ditulisdalam kepala surat? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. 56 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas .

yakni kewajiban. Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya.3. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika 6. Cara penulisan surat tugas yang baik dapat menimbulkan Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 57 . dan fungsi. 2. memahami cara menulis atau menyusun surat tugas . Tujuan Kegiatan pembelajaran 6 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat tugas ini Anda diharapkan dapat 1. 10. dan lain-lain instansi. 8. 7. menulis atau menyusun surat tugas. suruhan/perintah. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang. Kegiatan pembelajaran 6 : Surat Tugas A. 4. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud. Apa pengertian surat tugas? Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor. tidak dipergunakan lagi. 9. 6. swasta. Serahkan pekerjaan Anda kepada guru/instruktur Anda. B. Uraian Materi 6 Perkataan tugas sebagai kata dasar memiliki tiga pengertian. kepolisian. 5. Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah. Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama. tata cara penulisan dan isinya perlu d iatur sehingga isi penugasan itu jelas dipahami oleh pihak yang bersangkutan. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut. Jangan lupa buat sampul suratnya. Dalam hal ini surat tugas bermanfaat sebagai bukti diri. Oleh k arena itu.

Bagian-bagian surat tugas tidak berbeda dengan bagian-bagian surat pada umumnya. dan kaki surat. menghasilkan komunikasi positif. Alinea pendahuluan berisi dasar -dasar kebijakan yang diperlukan untuk menerbitkan surat tugas. bagian surat tugas yang telah terurai di atas perlu dipegang teguh. isi tugas yang harus dilaksanakan. Alinea isi surat memuat keterangan. a. Bahkan. Bentuk-bentuk surat tugas perlu disesuaikan dengan tata Administrasi Perkantoran 58 Menulis Surat Dinas . Bagian -Bagian Surat Tugas Penulisan surat tugas umumnya menggunakan kertas berkepala yang telah tersedia bagian-bagian tertentu dalam keadaan tercetak. ada instansi yang telah menyediakan draft isian kertas berkepala surat yang khusus untuk penulisan surat tugas. Adapun rincian setiap kelompok sebagai berikut Kelompok kepala surat terdiri atas: • • • • • • • • • • • • nama instansi. alamat dan tempat kedudukan.penghargaan kepada instansi yang memberi tugas. Kelompok isi surat terdiri atas : alinea pendahuluan inti penutup. kata “Surat Tugas” dan nomor surat tugas tanggal alamat dalam. serta mengefisienkan pelaksanaan pengemban tugas pekerjaan. Sebagai pola dasar penulisan. badan/isi surat. yaitu terdiri atas kelompok kepala surat. Alinea penutup menjelaskan lebih jauh tentang harapan pemberi tugas dari pengemban tugas. bahkan keterangan lain yang dianggap perlu. Kelompok kaki surat terdiri atas tempat dan tanggal pemberian tugas nama instansi nama jabatan nama orang/jelas tembusan. baik pemberi tugas maupun penerima tugas.

Merancang alinea pendahuluan secara tepat. jabatan. 2. Merancang alinea penutup. Bentuk pengetikan apa pun yang dipilih hendaknya dijaga kelangsungannya. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 59 . 4. dan lain-lain) dan nama pengemban tugas (nama. 7. Menulis kaki surat. Secara singkat tatacara menyusun surat tugas dapat ditempuh dengan langkah-langkah: 1. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat suatu kantor tempat penulisan atau pembuat konsep surat tugas bekerja. Mengetik konsep yang telah diparaf dalam bentuk ketikan rapi. 6. Penandatangan surat tugas. 8. keterangan lain yang perlu) 5.tertib pedoman surat menyurat yang telah diterapkan oleh organisasi. 3. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kepala surat atau melengkapi isian jika kepala surat yang talah dicetak belum lengkap. artinya bentuk surat tugas yang dikeluarkan setiap kali sama polanya. Merancang alinea inti yang memuat antara lain keterangan pemberi tugas (nama. jabatan.

Slamet Siswadi. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 60 . Direktur PPAP Drs. Bogor. Contoh Surat Tugas PUSAT PENGEMBANGAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Jalan Tambang Ilmu No. 44 BEKASI SURAT TUGAS Nomor: 234/PPAP/XII/2001 Kami Direktur Pusat Pengembangan Perkantoran memberikan tugas kepada nama NIP jabatan : Drs. . Cipayung. M M. Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Mujiyono : 132345543 : Dosen pada PPAP Administrasi untuk mengikuti seminar peningkatan efisiensi peralatan kantor yang akan diselenggarakan hari tanggal temnpat : Senin : 10 Desember 2001 : Hotel Lestari.b.

Apakah perbedaan antara surat tugas dengan surat instruksi? 4. 136/UM-4/2001. Rangkuman 6 1. Jakarta. Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah. Pada tanggal 12 November 2001 Biro Perjalanan Mahkota Tour. Tugas 6 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. S. kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu! E. M. kepolisian. Untuk memenuhi perintah tersebut. Yogyakarta. Bagian-bagian surat tugas adalah kepala surat. Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour Bapak Sujono H. Tes Formatif 6 Keterangan berikut ini menggambarkan situasi bagi penulisan surat tugas yang terjadi di suatu biro perjalanan Mahkota Tour di Yogyakarta. Dalam hal ini. Bagaimanakah jika sebuah surat tugas tidak dilaksanakan dengan baik? 3. S. Ketiklah kembali surat tersebut.C. untuk mengikuti penataran tersebut. memberi tugas kepada Saudara Ngalim Purwanto. D... surat tugas bermanfaat sebagai bukti diri. Jalan Malioboro No. selama 7 hari mulai 19 November 2001 hingga 24 November 2001. Ambillah sebuah surat tugas meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. 3. dan kaki surat. tanggal 5 November 2001 No. Susunlah surat tugas yang dimaksud. menerima surat dari Dirjen Pariwisata Jakarta. tubuh surat. 11. swasta. dan lain-lain. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 61 . 2. Isi surat menyatakan bahwa Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour diperintahkan untuk mengirim seorang pegawai senior untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik di Hotel Wisata Indonesia. Apakah yang dimaksud dengan surat tugas? 2. Kepala Bagian Pemasaran.E. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor.H.

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 62 . Yogyakarta.E. S. Di Hotel Wisata Indonesia. Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour. jabatan : Kepala Bagian Pemasaran untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik. S. 11 YOGYAKARTA SURAT TUGAS Nomor: 234/BPMT/XI/2003 Kami.b. Jakarta Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Kunci Jawaban 6 BIRO PERJALANAN MAHKOTA TOUR Jalan Malioboro No. Sujono H.H. Jakarta. memberikan tugas kepada nama : Ngalim Purwanto..M. 10 November 2003 Direktur. yang akan diselenggarakan pada tanggal : 19 – 24 Nopember 2003 tempat : Hotel Wisata Indonesia.

berikutnya mulailah bekerja.c. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4. 9. 1. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. 4. 3. 5. 1. Langkah Kerja Menulis Surat Tugas Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat tugas. Selanjutnya. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. 2. 3. 7. 2. 6. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 63 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Lembar Kerja 6 1. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat diberikan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. 8.

8. Data-data yang termuat dalam surat perjalanan dinas . tugas. jangka waktu surat perjalanan dinas memuat macam dan biaya. 2. jangka waktu perjalanan dinas. dalam menyusun surat perjalanan dinas perlu memperhatikan jenis tugas yang harus dilaksanakan. Tujuan Kegiatan pembelajaran 7 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perjalanan dinas ini Anda diharapkan dapat 1. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan pekerjaan itu kepada guru/instruktur Anda 10. Atas dasar penjelasan di atas.5. 7. Uraian Materi 7 Surat perjalanan dinas berguna sebagai pelengkap keterangan bagi si pemilik agar dalam melaksanakan tugas dinas dapat berjalan dengan efesien sesuai dengan jadwal waktu yang tersedia. nama pegawai atau pejabat yang diberi tugas. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi. a. antara lain a. Bagian-Bagian Surat Perjalanan Dinas Surat perjalanan dinas diketik dengan bentuk yang harus disesuaikan dengan pedoman surat menyurat kantor yang telah dianut oleh suatu kantor tertentu. 9. menulis atau menyusun surat perjalanan dinas B. 6. memahami cara menulis atau menyusun surat perjalanan dinas . Surat perjalanan dinas memuat keterangan tentang penugasan seorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 64 . Oleh karena itu. Kegiatan Pembelajaran 7: Surat Perjalanan Dinas A. dan keterangan lain yang dianggap perlu. 7.

c. Langkah ketiga adalah menetapkan bagian kepala surat. badan. bagian badan. sederhana dan jelas . d. Menyusun bagian kepala. jangka waktu perjalanan dinas . Data-data tersebut disusun sesuai dengan letak kepala surat. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 65 . b. Akomodasi penginapan. dan bagian kaki surat. Memilih bahasa yang tepat. j. e. dan kaki surat. Biasanya bentuk surat pun ditetapkan dalam pedoman suratmenyurat. dan kaki surat perintah perjalanan dinas. Contoh Surat Perjalanan Dinas Penyusun surat perjalanan dinas harus mengikuti pola-pola penetapan pedoman surat menyurat. Mempelajari pedoman surat menyurat.b. tempat tujuan. d. c.. Langkah kedua adalah memilih bentuk surat. h. b. Dan lain-lain yang diperlukan. jenis tugas dalam perjalanan dinas. Menetapkan bentu surat. a. seperti tampak pada contoh di bawah ini. Biaya diperlukan. Langkah-langkah dalam penyusunan surat tersebut yang pertama adalah mempelajari benar-benar ketetapan yang tercantum dalam pedoman surat menyurat yang ditetapkan bagian oleh kantor setempat karena pedoman surat menyurat merupakan panduan untuk menyusun surat-surat dinas yang harus dipatuhi. transportasi yang dipergunakan. f. i. badan. Perlengkapan yang diperlukan. g. jabatan yang diberi tugas . Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan langkah-langkah penyusunan surat perjalanan dinas adalah sebagai berikut.

12/XII/2001 Dalam rangka menjalin kerja sama antar LPK Tunas Jaya dan BLK di Bali. Demikian surat perjalanan dinas ini harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihat guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut. Agus Budihartanto : Kabag Litbang LPK Tunas Jaya : Jalan Diponegoro 45. Trei Puspita H Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 66 . konsumsi. Jakarta untuk melakukan dinas ke Denpasar. Adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut Berangkat Kembali Kendaraan Akom odasi Semua biaya : 3 Desember 2001 : 8 Desember 2001 : Bus : Hotel kelas melati perjalanan. kami memberi tugas kepada nama jabatan alamat : Drs. Dra. Direktur. dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab LPK sesuai dengan peraturan yang berlaku.LPK SEKRETARIS TUNAS JAYA Jalan Diponegoro 45 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS NOMOR: 341/C. Bali.

jangka waktu. 3. Astuti. kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu! D. Jalan Ahmad Yani Nomor 170 Jakarta. dan kaki surat.B. Direktur : Ibu Astuti. Perusahaan kita perlu menyelidiki kemungkinan pemasaran di daerah Makasar. Ketiklah kembali surat tersebut. Rangkuman 7 1. Surat perjalanan dinas memuat informasi tentang macam tugas. Surat perjalanan dinas terdiri atas bagian-bagian surat. Pembicaraan telepon tersebut dapat diikuti dalam rekaman sebagai berikut. Apakah yang dimaksud dengan surat perjalanan dinas? 2. Tugas 7 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. dan biaya. C. Sekretaris Direktur : : Maksud Ibu? Produksi kita harus dipasarkan di Makassar dan menunjuk agen di sana Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 67 . Bagaimanakah hubungan antara surat tugas dengan surat perjalanan dinas? 3. surat tubuh. pada tanggal 12 November 2003 terjadi dialog melalui telepon antara Dra. Ambillah sebuah surat tugas dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. Tes Formatif 7 Di kantor PT Mahkuto Romo. Sugiarti direktur PT tersebut dan sekretaris bernama Dra. Surat perjalanan dinas adalah surat yang memuat keterangan tentang penugasan seorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. 2. yaitu kepala.

Makassar telah lama memohon untuk menjadi agen tunggal. terima kasih. Seandainya Anda adalah Dra. setelah menerima telepon segera membuat konsep surat dimaksud. lalu siapa yang ditunjuk? Pak Sukamto saja. Direktur : Nah! Kita utus salah satu kepala bagian untuk menjajaki pemasaran di Makasar.Sekretaris : O. Bagaimana? Direktur : Tolong buatkan surat perjalanan dinas dan mengurus pemesanan pesawat serta buatkan saya nota Sekretaris : Baik Ibu. Selamat pagi Dra. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 68 . kalau begitu sebentar Ibu. mengenai PT Surya Kencana/ bagaimana pendapat Ibu? Sekretaris Direktur : : Bagus sekali. Ke Makassar selama 7 hari dari 19 November 2001. saya akan mengambil file permintaan agen tunggal Direktur : PT Surya Kencaana Jalan Samratulangi 15. lakukanlah pekerjaan tersebut. Astuti. Astuti.

170 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS NOMOR: 341/C. Dra.12/XII/2001 Dalam rangka mengadakan penelitian dan pengkajian pemasaran produk di daerah Makassar. Jakarta. sesuai dengan peraturan yang berlaku. kami memberikan tugas kepada nama jabatan alamat : Sukamto : Karyawan PT Makuto Romo : Jalan Ahmad Yani No 170. dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab PT Makuto Romo. Sulawesi Selatan. Sugiarti Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 69 . Jakarta Untuk melakukan dinas ke Makassar. 15 November 2001 Direktur. Kunci Jawaban Formatif 7 PT MAHKUTO ROMO Jalan Ahmad Yani No. Demikian surat perjalanan dinas harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihak guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut. konsumsi. Adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: Berangkat Kembali Kendaraan Akomodasi : 19 November 2001 : 24 November 2001 : Pesawat terbang : Hotel kelas melati. Semua biaya perjalanan.E.

1. 8.F. 1. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik. 5. 4. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikutnya mulailah bekerja. Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 70 . Lembar Kerja 7 1. 2. 9. 3. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. 6. Langkah Kerja Menulis Surat Perjalanan Dinas Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas. 2. di atas. Selanjutnya jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. 7. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat itu akan dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10.

Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika 8. memahami cara menulis atau menyusun surat keputusan. Mengambil keputusan berarti memilih dengan pertimbangan masak satu di antara berbagai alternatif dan kemudian melaksanakannya. Uraian Materi 8 Surat keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan. Jangan lupa buat sampul suratnya. 10. mengambil keputusan adalah memillih apa yang akan dilakukan dan bagaimana bertindak melaksanakan pilihan alternatif tersebut setelah melalui pertimbangan masak. Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 71 . 4. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud. menulis atau menyusun surat keputusan B. 9. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang. Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya. 8. Serahkan pekerjaan itu kepada guru/instruktur Anda. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 8 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat keputusan ini Anda diharapkan dapat 1. Kegiatan pembelajaran 8: Surat Keputusan A. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut. tidak dipergunakan lagi. 2. 7. Mengambil keputusan merupakan masalah kepemimpinan yang amat penting karena menyangkut pilihan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.3. 5. 6. Dengan kata lain.

d. biasanya pimpinan. Hukuman murid. Surat keputusan ditandatangani oleh pejabat tertentu. 4. 1. Memilih bentuk surat yang lebih tepat. Surat tersebut berisi pernyataan yang mengikat semua pihak yang terlibat. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas d. Pengangkatan. 2. Masalah melimpahkan wewenang seperti keputusan kepada pejabat guna memangku jabatan baru atau meletakkan jabatan. antara lain a. b. b. Masalah pelaksanaan pekerjaan. 3.Surat keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan. pedoman tata kearsipan. Oleh karena itu. Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik. Rincian lebih lanjut sebagai berikut. f. Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas apabila dibandingkan dengan surat lain sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan. b. Masalah peraturan antara lain a. Menandatangani surat. 4. 3. c. 5. Masalah status pegawai. surat keputusan memuat ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. Promosi. 1. Kertas yang dipilih yang berkualitas baik. keberlakuan peraturan. Pelaksanaan pelulusan. Hukuman kepagawaian dan Pensiun. e. anggaran dasar/rumah tangga. tata tertib. c. 2. pedoman surat menyurat. Untuk menghasilkan surat keputusan yang tepat. perlu diperhatikan langkah-langkah berikut ini. c. Surat keputusan memuat status seorang pegawai. pelaksanaan pekerjaan dan penetapan pelimpahan wewenang kepada pejabat. antar a lain a. 72 . Cuti. Menyiapkan konsep secara cermat. Mutasi. Pelaksanaan ujian.

perkataan yang berarti berasal pula dari bahasa latin dicere yang berarti menyatakan. Bagian ini menujukkan landasan pertimbangan mengapa surat keputusan diterbitkan. Oleh karena itu. nama jabatan. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 73 .pasal. dan tentang. dan kalau perlu dengan ayat-ayat. Kepala surat memuat nama instansi. Co berarti dengan. Perkataan konsiderans berasal dari perkataan considerare . bagian konsiderans ini memuat perkataan menimbang. pada tanggal …”. Bagian ketiga surat keputusan adalah kaki surat keputusan. isi/badan. menetapkan. tanda tangan nama terang dan nomor NIP. Isi atau badan surat keputusan terdiri atas konsederans dan diktum. Mengirim kan surat melalui kurir atau kantor pos tercatat. kemudian disusul dengan isi keputusannya. tempat kedudukan. logo kalau ada. siderare berarti mempertimbangkan. Ketiga bagian tersebut ialah kepala surat. dan kaki. a. surat keputusan juga sering harus disampaikan kepada yang perlu mengetahui. Bahan-bahan pertimbangan dapat berupa peraturan sebagai landasan penerbitan dan dasar wewenang menerbitkan surat keputusan dan pertimbangan lain yang dianggap perlu. selain harus disampaikan kepada yang harus melaksanakan sehingga sering pula surat keputusan ini ditambah dengan tembusan. Memilih sampul yang sesuai. Nomor. mengingat. dan memperhatikan. Di bagian ini dapat ditemukan perkataan Keputusan. Perkataan yang dipergunakan dalam diktum ialah memutuskan. 7. Bagian ini memuat perkataan ditetapkan di …. Ada kalanya surat keputusan disertai lampiran agar konsiderans dan diktum hanya memuat pokok-pokok saja. Kadang-kadang isi keputusan diatur dengan pasal. Sesudah konsiderans isi surat keputusan dilanjutkan dengan diktum. Selanjutnya. Diktum surat keputusan atau menyatakan tentang keputusan yang diambil. alamat. Bagian -Bagian Surat Keputusan Ada tiga bagian penting susunan surat keputusan.6.

0132/U/2000 Hasil musyawarah pengurus Yayasan Lembaga Bina Profesi bersama dengan dewan dosen dan senat mahasiswa MEMUTUSKAN Menetapkan Pertama Kedua : : : Mulai tahun kuliah 2001/2002 Lembaga Bina Profesi. Undang-Undang no. Peraturan Pemerintah no. Contoh Sur at Keputusan LEMBAGA BINA PROFESI Jalan Matraman No. peraturan-peraturan lain yang bertentangan dengan surat keputusan ini dinyatakan tidak berlaku Hal yang berhubungan dengan keputusan ini diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal. 2 tahun 1989 2. 56 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR LEMBAGA BINA PROFESI Nomor: 44/LBF/XI/2001 PROGRAM PENDIDIKAN SEKRETARIS tentang Menimbang DIREKTUR LEMBAGA BINA PROFESI : Bahwa dalam rangka pelaksanaan peningkatan penyel enggaraan pendidikan atas dasar sistem kredit semester sesuai dengan kebijakan Pemerintah : : 1. melaksanakan sistem kredit semester (SKS) Pelaksanaan program pendidikan dengan SKS pada Lembaga Bina Profesi diatur dalam lampiran surat keputusan ini Semenjak ditetapkan keputusan ini.b. 30 tahun 1990 3. Agung Suratman Direktur Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 74 . Surat Keputusan Menteri No. 3 Desember 2001 Lembaga Bina Profesi Mengingat Memperhati kan Ketika Keempat : : Drs.

2. 75 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . pelaksanaan pekerjaan. tubuh surat yang terdiri atas konsiderans dan diktum. Ditetapkan di Jakarta. wewenang kepada pejabat. 3. Pinjamlah sebuah surat keputusan. kemudian identifikasilah bagian-bagian dari surat itu! E. Memperhatikan edaran mendiknas. 7. dan kaki surat. Pergilah ke kantor TU sekolah Anda. Apakah yang dimaksud dengan diktum? Apakah isinya? 5. Apakah yang dim aksud dengan surat keputusan? 2. 2. D. Tentang program pendidikan akademi pariwisata Indonesia. Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas apabila dibandingkan dengan surat lain sehingga yang menandatanganinya adalah pejabat tertentu. Memutuskan. Keputusan Akademi Pariwisata Indonesia. biasanya pimpinan. Ketiklah kembali surat keputusan itu secara benar. Nomor: belum ada. 1. Apakah yang dimaksud dengan konsiderans? Apakah isinya? 4. Siapakah yang berhak memberikan tanda tangan pada surat keputusan? 3. 4. 5. Rangkuman 8 1. 4. Tugas 8 1. Keempat: Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersediri. Surat keputusan memuat status seorang dan pegawai. Tes Formatif 8 Susunlah surat keputusan dengan menurut keterangan-keterangan yang tersedia di bawah ini dengan mencantumkan urutan nomor bagian-bagian dengan skema yang tersedia.C. Surat keputusan terdiri atas bagian-bagian kepala surat. Surat keputusan adalah surat yang memuat ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. penetapan keberlakuan pelimpahan peraturan. 6. 3.

Akademi Pariwisata Indonesia. Kedua: Program peralihan sistem kredit semester. Direktur Akademi Pariwisata Indonesia. 16. Gunawan. 13. Jalan Rawamangun 55. 15. 11. 9. Pertama: Program pendidikan Akademi Pariwisata Indonesia terhitung mulai tahun kuliah 2002/2003 diberlakukan sistem kredit semester. Pada tanggal: 5 Januari 2002. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 76 . 10. pada Akademi Pariwisata Indonesia tersebut sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini. 14. Jakarta.8. Drs. 12. Ketiga: Sejak ditetapkan keputusan ini keputusan lain yang bertentangan tidak berlaku. Mengingat: 1.M. Menimbang: bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas pendidikan pada Akademi Pariwisata Indonesia perlu direalis asi penyelenggaraan pendidikan atas dasar sistem kridit. M . Akademi Pariwisata Indonesia. 17. Undang-undang nomor 2 tahun 1989.

M. M . : 1. 256 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR AKADEMI PARIWISATA INDONESIA Nomor: tentang PROGRAM PEDIDIKAN AKADEMI PARIWISATA INDONESIA DIREKTUR AKADEMI PARIWISATA INDONEIA Menimbang Mengingat: : Bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas pendidikan pada Akademi Pariwisata Indonesia perlu direalisir penyelenggaraan pendidikan atas dasar Sistem Kredit. Semenjak ditetapkan keputusan ini. akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri. 2 tahun 1989 MEMUTUSKAN Memperhatikan: Edaran Mendiknas Menetapkan: Pertama: Kedua: Program Pendidikan Akademi Pariwisata Indonesia. pada Akademi Pariwisata Indonesia tersebut sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal. Gunawan. Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini. terhitung mulai tahun kuliah 2002/2003 diberlakukan sistem kredit semester. keputusan lain yang bertentangan tidak berlaku. Kunci Jawaban Formatif 8 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Undang-undang no. Direktur Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 77 .F. Program peralihan sistem kredit semester. 5 Januari 2001 Akademi Pariwisata Indonesia Ketika: Keempat: Drs.

bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. Lembar Kerja 8 1. hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 78 . alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. 1. 3. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat itu akan dikirimkan? Bagaimana isi konsiderans yang akan ditulis? Bagaimana isi diktum yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? Siapakah yang menandatangani surat itu? 10. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. Selanjutnya jawablah pertanyaanpertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. 3. 9. 8. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu.G. 5. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. 7. berikutnya mulailah bekerja. langkah kerja Menulis Surat Keputusan Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas . 1. 6. 2. 4. 2.

letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama 9. 7. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang jangan lupa buat sampul suratnya lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya 8. cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 5. jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 79 . serahkan kepada guru/instruktur Anda tidak dipergunakan lagi.4. 6. 10.

43 Semarang. Pimpinan Anda.E.BAB III EVALUASI Kedudukan Anda sebagai sekretaris pada PT Rasa Sayang. nomor surat tentukan sendiri. manajer pemasaran mengikuti seminar di Singapura dari tanggal 5 s. 267. S. mulai pukul 9. Surat instruksi. Surat undangan. Jakarta. meminta Anda menyusun/membuat tujuh buah surat dengan rincian dan informasi sebagai berikut. Siswadi Kepala Cabang Semarang. dengan keterangan untuk membahas kelesuan/kemunduran pemasaran hasil pertanian pada hari Rabu tanggal 5 Desember 2001. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 80 . Jalan Pemuda No. direktur pada PT Rasa Sayang. dengan keterangan bahwa direktur memerintahkan kepada Ir. dengan keterangan bahwa direktur memberikan instruksi pada tanggal 26 November 2001 Kepada Bagian Pengembangan untuk membuka cabang di Sulawesi Selatan. mempersiapkan langkahlangkah pembukaan cabang. S. 1. Drs. manajer produksi untuk melaksanakan tugas-tugas harian manajer pemasaran selama Suprapto. Telepon 8807056. Hadi Subroto. Surat edaran. Selanjutnya. sentering kata surat edaran di tengah. salah satu yang diundang adalah Bapak Suprapto. Surat perintah. melapor paling lambat 10 Desember 2001. manajer pemasaran PT Rasa Sayang. 2. S.d 9 Nopember 2001.00 akan mengadakan rapat bertempat di ruang rapat PT Rasa Sayang. mempersiapkan sumber daya manusia yang akan diserahi untuk mengelola. dan melakukan koordinasi dengan Dinas Perindag dan Penguasa Pelabuhan Semarang. nomor surat tentukan sendiri.E. 4. Isi instruksi. nomor surat tentukan sendiri. bentuk surat lurus. buatlah surat undangan dimaksud tertanggal 30 November 2001. sentering. dan mengkoordinasikan. dan melaporkan setiap minggu. 3. surat sentering. dengan keterangan bahwa direktur perusahaan menunjuk Saudara Suharyanto. nomor surat tentukan sendiri. antara lain. Jalan Rindu No. melakukan pendekatan dengan instansi terkait. surat tertanggal 1 November 2001. tanggal surat 19 November 2001.E. untuk mengurus bantuan kredit kendaraan angkutan barang dari dinas Perindag.

Sujatmiko. Program pendidikan dan pelatihan dikembangkan dengan sistem berjenjang. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 81 . Surat perjalanan dinas. dengan keterangan bahwa direktur mengambil keputusan untuk dengan konsiderans dalam rangka peningkatan efisiensi dan efekti vitas perlu direalisasi program pengembangan karyawan. Ditetapkan di Jakarta.5. surat edaran menteri Tenaga Kerja. tentang perintah mengikuti penataran manajemen pemasaran. surat dibuat tanggal 20 November 2001. dan diktum sebagai berikut. bentuk surat bebas. Sulawesi Selatan. akte pendirian perusahaan. nomor surat bebas. Undang-Undang Nomor 23 tahun 1999 tentang tenaga kerja. ketentuan lain yang bertentangan tidak berlaku lagi. untuk Saudara Drs.d. Kepala Pengembangan Usaha. 6. SE manajer pemasaran untuk mengikuti penataran dari tanggal 26 s. dengan keterangan bahwa Anda diminta untuk membuat surat perjalanan dinas pada hari ini tanggal 29 Nopember 2001. Surat keputusan. nomor surat bebas. guna melaksanakan perjalanan dinas ke kantor cabang di Makassar. 7. dengan keterangan bahwa sesuai dengan surat dinas Perindag tanggal 5 Nopember 2001. tanggal 5 Desember 2001. jenjang diklat terlampir dalam keputusan ini. nomor surat tentukan sendiri. bentuk bebas. Surat tugas. berangkat tanggal 3 Desember 2001 dan kembali tanggal 8 Desember 2001. maka Anda disuruh membuat surat tugas kepada Suprapto. nomor surat tentukan sendiri. halhal lain akan diatur tersendiri. 30 November 2001 di Dinas Perindag Jakarta. dengan pesawat terbang.

: Hal : Undangan rapat 30 November 2003 Yth. 1 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. 5 Desember 2003 Pukul 09. Hormat kami Direktur. 267 Jakarta Dengan hormat .00 – Ruang sidang PT Rasa Sayang Pembahasan kelesuan pemasaran Kehadiran Saudara sangat kami harapkan. dan terima kasih atas perhatian Saudara. Manajer Pemasaran PT Rasa Sayang Jalan Rindu No. Drs. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 82 . tanggal waktu tempat acara : : : : Rabu.Kunci Jawaban Evaluasi Jawaban no. 267 JAKARTA Nomor : Lamp. Dengan ini kami mengharap kehadiran Saudara dalam rapat yang akan kami selenggarakan pada hari.

Jawaban No. 1 November 2003 Direktur.d 9 November 2003. S. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 83 .T/XI/2003 tentang Penunjukan Suharyanto. Drs. khususnya pada bagian pemasaran. untuk menjalankan tugas harian manajer pemasaran Saudara Suprapto.E. Jakarta. Kami menunjuk Suharyanto. Kami mengharap agar surat edaran ini memperoleh perhatian seluruh karyawan PT Rasa Sayang.E. 267 JAKARTA SURAT EDARAN Nomor: 23/P.E. manajer produksi. 2 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. S. selama yang bersangkutan mengikuti seminar tentang strategi pemasaran di Singapura dari tanggal 5 s. S.

Melapor seluruh kegiatan apabila sudah selesai melaksanakan perintah ini selambat-lambatnya tanggal 10 Desember 2003 Jakarta.Jawaban No. 267 JAKARTA SURAT PERINTAH Nomor: 84/PP/XI/2003 Kami memberi perintah kepada nama : Ir. 19 November 2003 Direktur. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 84 . 43 Semarang untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut 1. Siswadi jabatan: Kepala Cabang PT Rasa Sayang. 3. Pengurusan bantuan kredit kendaraan angkutan barang sebanyak 10 unit truk dari dinas perindustian dan perdagangan. Semarang alamat: Jalan Pemuda No. Drs. Melakukan koordinasi dengan dinas perindustrian dan perdagangan Semarang dan Kepala Penguasa Pelabuan Semarang. 3 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. 2.

mempersiapkan sumber daya manusia yang akan diserahi tugas memgelola cabang. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 85 . mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait. Instruksi ini harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. 267 JAKARTA INSTRUKSI Nomor: 126/RS/XI/2003 Sesuai dengan SK Dinas Perindustrian dan Perdagangan Sulawesi Selatan. 26 November 2003 Direktur. Jakarta. 4.Jawaban No. 2. 4 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. 3. kami menginstruksikan kepada Kepala Bidang Pengembangan untuk mengambil langkah-langkah yang meliputi 1. Drs. mempersiapkan pembukaan cabang di Sulawesi Selatan. melapor pelaksanaan instruksi ini setiap minggu.

Jawaban No. 5 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Drs.d 30 November 2003.E. 267 JAKARTA SURAT TUGAS Nomor: 34/C15/XI/2003 Sesuai dengan surat perintah Dinas Perindustrian dan Perdagangan. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 86 . Jakarta. S. tentang penataran manajemen pemasaran. memberikan tugas kepada nama jabatan nopeg : Suprapto. Jakarta. mulai tanggal 26 s. Tugas ini hendaknya dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan diharap saudara melapor setelah selesai bertugas. tanggal 5 November 2003. : Manajer Pemasaran : P 233 dengan ini kami untuk mewakili perusahaan dan mengikuti Penataran Manajemen Pemasaran di Dinas Perindustrian dan Perdagangan. 20 November 2003 Direktur.

6 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No.Jawaban No. 267 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS Nomor: 65/RS-H/XII/2003 Surat perjalanan dinas ini diberikan kepada nama jabatan alamat : Drs. Sulawesi Selatan berangkat kembali kendaraan keperluan : 3 Desember 2001 : 8 Desenber 2001 : Pesawat terbang : Peninjauan Kantor cabang PT Rasa Sayang di Makassar Sulawesi Selatan Demikian surat perjalanan Dinas harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihak agar membantu kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas ini. 29 November 2003 Direktur. Sujatmiko : Kepala Pengembangan Usaha. PT Rasa Sayang : Jalan Rindu 267. Drs. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 87 . Jakarta. Jakarta tujuan : Makassar.

: 1. Akte pendirian usaha : Edaran menteri tenaga kerja Memperhatik an MEMUTUSKAN Pertama : Program pendidikan dan Pelatihan dikembangkan dengan sistem berjenjang bagi karyawan yang berprestasi Program pendidikan dan Pelatihan berjenjang tercantum dalam lampiran surat keputusan ini Sejak ditetapkan keputusan ini. Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 5 Desember 2003 Direktur. Hadi Subroto Kedua Ketiga Keempat : : : Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 88 . peraturan lain yang bertentangan tidak berlaku lagi Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri. 23 tahun 1999 tentang Ketenagakerjaan 2. 7 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. 267 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR PT RASA SAYANG Nomor: 54/Kep.Jawaban No./XI/2003 Tentang PROGRAM PENDIDIKAN DAN LATIHAN KARYAWAN DIREKTUR PT RASA SAYANG Menimbang Mengingat : Bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektifitas perusahaan perlu direalisir penyelenggaraan progran diklat bagi karyawan PT Rasa Sayang. Drs. Undang-Undang No.

hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi.BAB IV. hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat. Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia usaha dan industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis. berikutnya. Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini. Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan. Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 89 . Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul. PENUTUP Setelah menyelesaikan modul ini. Anda berhak untuk mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Selanjutnya.

Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Dirgo. Jakarta. Sabariyanto. Finoza. Thomas. Zaenal 1989. E. Dicky J.S. Jakarta: Karya Dinamika Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. E. 1986 Mahir Surat Menyurat Dinas Bahasa Indonesia. E. Arifin. Jakarta: ASMI. Jakarta: PT Pustakan Binaman Pressindo bersama lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen. 1987 Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.1989 Bahasa Surat Dinas. Jakarta : MPS. Jakarta: Gramedia Bratawidjaya. 1982 Surat Bisnis Modern. Yogyakarta: PT Mitra Gama Widya. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 90 . J. Jakarta: Akademika Pressindo Badudu. Martono. MPS. 2003 Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. 1989 Cermat Berbahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi Cetakan III. dkk Korespondesi Niaga Indonesia Modern. Lamuddin. Jakarta.DAFTAR PUSTAKA Arifin. Soedjito dan Solchan. 1986. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. 1989 Mengetik dengan Metode Ilmiah . Zaenal dan S. Amran Tasai. Umpel. 1987 Inilah Bahasa Indonesia yang Benar II. Nina Dinamiki.