FUNGSI MANAJEMEN

PENDAHULUAN Dalam perkembangan ilmu kedokteran , terutama sejak Perang Dunia Kedua< dirasakan serang dokter tidak dapat lagi bekerja hanya berorientasikan terhadapp satu persatu pasien byang sedang sakit saja>. Jumlah dokter tidak sebanding dengan jumlah seluruh pasien yang ada. Karena itu maka dokter dan rekan kerjanya perlu dilengkapi dengan pengaetahuan tentang administrasi sarana pelayanan kesehatan. Diperlukan pengetahian bagi dokter untuk memahami asas asas managjemen dan penerapannya di bidang bkesehatan. Salah satu kesenjangan yang dirasakan masih berkembang di dunia pendidikan tenaga kesehatan di Indonesia adalah kurangnya materi manajemen yang diberikan sementara tugas tugas pokok mereka sehari hari di tempat kerja tidak hanya menyangkut asopek medis teknis tetapi juga meliputi aspek medis teknis, tetapi juga meliputi aspek manajemen. Dengan memahami asaa-asas manajemen< seorang manajer organisasi pelayanan nkesehatan akan lebih mampu memanfaatkan potensi dan sumber daya yang dimiliki oleh organisasinya untukmencapai tujuan bersama sehingga organisasi yang dipimpinnya akan lebih produktif, efisein dan efektif. Sebagai unsure pimpinan, pemahaman akan asas manajemen juga akan lebih menguntungkan organisasin karena mereka lebih menghayati ntugas manajerialnya seperti merencanakan suatu program, membagi tugas dan bekerjasama dengan petugas kesehatan lainnya, melakukan koordinasi dengan sector lainnya. Administrasi Kesehatan Masyarakat adalah cabang dari Ilmu Administrasi yang khususnya mempelajari bidang Kesehatan suatu masyarakat. Ilmu Kesehatan masyarakat dalah ilmu dan seni daripada : mencegah penyakit memperpanjang masa hidup meningkatkan kesehatan fisik dan mental dan nefisiensi melalui usaha masyarakat vyang yang bterorganisir sanitasi lingkungan mengendalikan penyakit menular

Penegrtian Manajemen Untuk dapat memahami pengertian manajemen . Mannajemen dipimpin oleh seorang manajer yang dalam kepemimpinannya ia mengenakan atribut kepemimpinan tertentu (leadership) Gambar Model pengertian administrasi sebagai organisasi manajemen Organisasi Sumber daya Manajer Leadership Tujuan Fungsi Manajeman A. merupakan suatu proses/kegiatan bersama yang dilakukan oleh anggota anggota organisasi untuk menggerakkan unsur unsur manajemen dalam mencapai tujuan tadi. kegiatan kegiatan tersebut diatur oleh para manajer yang menggerakkan sumber daya . Manajemen adalah suatu proses yang merupakan rangkaina kegiatan kegistan sistematik 2. Manajemen . Funsi manajemen adalah masing masing bentuk kegiatan kegiatan tersebyt 3. Dalama manajeen .- mendidik masyarakat dalam prinsip prinsip kesehatan perorangan pengorganisasian usaha pelayanan medis dan perawatan Pengertian adminhistrasi vdapat didekati dar bdua pengertian yaitu sebagai nunbsur statis administrasi(ORGANISASI) dan sebagai unsur dinamis administrasi (manajemen ) Organisasi merupakan suatu wadah formal dimana terdapat orang orang yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. perlu vdiketahui bahwa dala manajemen terkandung bpengertian bpengertian : 1. Macam macam kegiatan atau aktivitas kerjasamna tersebut dapat disebut sebagu suatu fungsu manajemen.

Suasana yang penuh inidsiatif 14. Stabilitas personil 13. pembagian kerja 2. Prinsip prinsip dalama Manajemen Prinsip prinsip/asas asas yang harus didikuti ndalam melakukan proses manajemen diutarakan oleh Henry Fayol sebagai berikut : 1. kerjasama kelompok C. Unsur Manajemmen Unsur manajemen yang dimaksud badalah unsur unsur yang akan dipergunakan /dilibatkan dalam melakukan kegiatan /proses manajemen yang juga sering disebut sebagai sumber daya Unsur manajemen ini dapat diaktegorikan dalam beberapa bentuk : Peterson menggolongkannya dalam konsep 3M yaitu : Man. Proses/rangkaian kegiatan/penggerakan sumber daya tersebut dilakukan untuk mencapaiu tujuan yang etlah ditetaplan sebelumnya B. Kekuasaan dan tanggung jawab 3. Bertindak adil 12. Upah yang cukup dan adil 8.4. Disiplin 4. Kesatuan jurusan 6. Hirarki 10. Kepentingan umum di atas kepentingan individu 7. Kesatuan perintah 5. Tata tertib 11. Material dan Money Terry menambahkannya menjadi 5M yaitu Methode dan Machine Sarwoto menambahknannya menjadi 6M yaitu Market . Sentralisasi 9.

Sebagai di[plomat E. Sebagai pengambil keputusan b. Sebagi politikus h. Manajer ini memeiliki proporsi peranan concetual skill tarebesat dan technical skill yang yterkecil 3. Fungsi Manajemen Fungsi manajemen adalah masing masing bentuk kegiatan manajemen dengan spesifikasi tertentu dan dilaksanakan pafda periode periode tertentu. Sebagai pemikul ntanggung jawab c.D. Mengerahkan sumber daya buntuk mencapai tujan d. Para ahli memperkenalkan berbagai kategorisasi pengelompokan manajemen ini sebagai berikut : . Sebagai pemikir konse3ptual e. Sebagai mediator g. Manajer tingkat menengah. Manajer ini diutamakan memiliki proporsi peranan teknikal skill yang terbesar 2. Manajer Manajer adalah orang yang bertugas melakukanproses/fungsi manajemen . Tugas tugas manajer : a. Manajer berdasarkan hirarki tyugasnya dikelom[pokkan sebagai berikut : 1.angsung berhubungan dengan para pekerja yang menjalankan mesin/peralatan atau memberikan pelayanan langsung kepada kinsumen. Manajer tingkatr puncak (top manager) adalah manajer yang menduduki kewenangan organisasi tertimggi sebagai penanggung jawab utama pelaksanaan administrasi. adalah managjer yang mengisi jenjang antara top manager dan lower manager> Manajer ini menjadi saluran informasi dan ki\omunikasi timbal balik antara kedua jenjang manajer tersebut sehingga manajer ini diutamakan yang memiliki kemampian mangadakan anatara maniusai yang kuat. adalah manajer yang l. Bekarjasama debngan atau melalui orang lain f. Manajer tingkat tingkat pertama (lower manager).

Tanpa ada fungsi perencanaan . Mereka akan mengetahui : . Fungsi perencanaan merupakan landasan dasar dari fungsi manajemen secara keseluruhan.Gambar Hal 31 buku merah hati 1) Forecasting 2) Planning 3) Budgeting 4) Organizing 5) Staffing 6) Assmbly of Resources 7) Commanding 8) Directing 9) Actuating 10) Leading 11) Coordination 12) Reporting 13) Controling 14) Evaluation Fungsi Perencanaan Fungsi perencanaan adalahfungsi terpenting dalam manajemen karena fungsi ini akanmentukan fungsi fungsi manajemen lainnya .en lainnya akan dapat dilaksanakan dengan baik. Perencanaan manajerial terdiri dari dua bagian utama yaitu perumusan strategi dan penerapan strategi. tidak mungkin fungsi manajem. Perencanaan merupakan tuntunan terhadap proses pencapaiuan tujuan secara efisien dan efektif.manajer harus memiliki ketrampilan manajerial yangb bersifat konseptual. Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh olef staf dan pimpinan jika organisasi memiliki sebuah perencanaan . Perencanaan manajerial akan memberikan poila pandang secara menyeluruh terhadap semua pekerjaan yang akan dilakukan. Pada bagian perumusan nstrategi akan ditetapkan tujuan dan kebijksanna umum organisasi. siapa yang melakukan dan kapan akan dilakukan. Untuk mengembangkan strategi .

Melalui funsi pengorganosasian.Berdasarkan penjelasan tersebut organisasi juga dapat dipandang sebagai wadah kerjasama sekelompok orang Dengan mengembangkan fungsi pengorganisasian. seorang manajer harus memahami berbagai prinsip pengorganisasian. Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan. seluruh sumber daya yang dimiliki oleh organisasi(manusia dan bukan manusia) akan diatur penggunaannya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Tujuan yang ingin dicapai organisasi dancara mencapainya 2. Perencanaan mempunyai keterbatasan mengukur informasi dan fakta fakta dimasa yang akan datang dengan tepat 2. Agar dapat melaksanakan fungsi pengorganisasian dengan baik. Perncanaan yang baik memerlukan sejumlah dana 3. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan Sebaliknya. Perencanaan mempunyai sejumlah hambatan psikologis bagi pemimpin dan staf karena harus menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai 4. Perencanaan juga akan menghambat tindakan baru yang harus diambil oleh staf Fungsi Pengorganisasian Pengorgnisasian adalah suatubfungsi manajemen yang juga mempunyai peranan penting seperti halnya fungsi perencanaan.1. Sejauh mana efektivitas kepemim[pinan dan pengarahan yang diperlukan 5. Jenis struktur dan organisasi yang dibutuhkan 3. seorang manajer akan dapat mengetahui : . Gagasan barun untuk mengadakan perubahan harus ditunda sampai tahap perencanaan berikutnya 5. pemimpin dan staf organisasi juga perlu memahami bahwa poerencanaan juga memiliki kelemahan yaitu : 1. menggolongkan dan mengatur semua kegiatan yang kaitannya dengan personil.material dan tatacara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan secara bersama . jenis dan jumlah staf yang diinginkan beserta uraian tugasnya 4. Perencanaan menghambat timbulnya inisistif. finansial.

1. Manajer atau pimpinan organisasi akan melimpahkan wewenang kepada staf sesuai dengan tugas tugas poko yang diberikan kepada mereka 4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya. Pendelegasian wewenang. tujuan organisasi harus disusun pada saat fungsi perencanaan 2. Dalam hal ini pimpinan yang mengemban tuga spokok organisasi seuai dengan visi dan misi organisasi. Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan kegiatan pokok untuk mencapai tujuan. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi. yaitu: 1. digunakan sebagai panduan kinerja staf 2. Hubiungan ini akan terlihat pada struktur organisasi. Bagian ini penting dipahami oleh manajer personalia pada saat mengangkat atau memilih staf penjabat atau yang akan melaksanakan tugas tugas organisasi tertentu 6. Penugasan personel yang cakap yaitu memilih dan menepatkan staf yang dipandang mampu melaksanakan tugas. Pengaturan ruangan dan dukungan alat alat kerja adalah salah satu contohnya 5. Tujuan organisasi harus dipahami olef staf. Pembagian tugas perorangan dan kelompok. Hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi anggota atau staf sebuah organisasi. Dari sini akan muncul gagasan. seksi seksi dan sebagianya sesuai dengan kegiatan pokok 3. Tugas pokok staf dan prosdur kerja merupakan dokumen dari fungsi pengorganisasian. baik secara individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan organisasi Ada enam langkah penting dalam menyusun pengorganisasian. Untuk itu ia membagi tugas pokoknya kepada staf yang ada. Me3nggolongkan kegiatan pokok ke dalam satuan kegiatan yangb praktis. Tugas staf dan pemanfaatan fasilitas bfisik harus diatur dan diarahkan semaksimal mungkin untuk membantu staf. 3. Mendelegasikan wewenang . pemgembangan bidang bidang.Pembagian tugas pokok ke dalam elemen kegiatan harus mencerminkan apa yang harus dikerjakan oleh staf 4.

peranan kepemimpinan. fungsi manajemen nini lebih mnekankan bagaimana manajer mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. . Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan 4. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien 2. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf 5. Seorang manajer yang ingin berhasil harus mampu menggerakkan karyawannya agar bekerja lebih produktif. Fungsi aktuasi tidak terlepas dari fungsi manajemen lainnya. Membuat organisasi berkembang secara dinamis Aktuasi lebih memusatkan perhatian pada pengelolaan sumber daya manusia. kerjasama dan komunikasi antar staf merupakan hal pokok yang perlu mendapat perhatian para manajer organisasi Secara praktis fungsi aktuasi ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelkasana program sehingga tujian organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Hubungan ini dapat digambarkan melalui bagan di bawah ini : Penentuan masalah Penetapan tujuan Penetapan tugas dan sumber daya penunjang menggerakkan dan mengarahkan menilai keberhasilan sumber daya Bagan : Hubungan antara fungsi perencanaan dengan fungsi aktuasi Tujuan fungsi aktuasi adalah : 1. Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf 3. motivasi staf. Untuk menggerakkan dan mengarahkan sumber daya manusia dalam organisasi.Fungsi Penggerakan dan Pelaksanaan (Aktuasi) Fungsi manajemen ini merupakan fungsi penggerak semua kegiatan program(ditetapkan pada fungsi pengorganisasian ) untuk mencapai tujuan program(dirumuskan dalam fungsi perencanaan). kepemimpinan dan sosiologi. ilmu komunikasi. Atas dasar itu fungsi actuating sangat erat hubungannya dengan ilmu ilmu tentang prilaku manusia. Oleh karena itu. harus memahamidan menerapkan ilmu psikologi.

Manajer harus menunjukkan kepada stafnya bahwa ia mempunyai tekad untuk mencapai tujuan dan peka terhadap[ lingkungannya. rasa aman. Manajer harus bersikap objektif yaitu objektif dalam menghadapi berbagai persoalan organisasi melalui pengamatan. pokok. Salah seorang pelopor yang memperkenalkan teori tentang prilaku manusia ialah Abraham H. . Pada diri manusia kadang kadang muncul njuga sifat sifat emosional yang harus dimengerti. Ia harus mempunyai kemampuan bekerjasama dengan orang lain secara harmonis.Funfsi aktuasi haruslah dimulai pada diri manajer selakuk pimpinan organisasi. dan sosial. Maslow. akan dapat ditarik kesimpulan bahwa kebutuhan masyarakat di negara berkembang seperti fisik. pangan. Teori membahas tentang jenjang manusia ialah ( Hierarchy of Needs ) yaitu sebagai berikut : 1) Kebutuhan untuk keseimbangan faali ( physical needs ) 2) Kebutuhan untuk rasa aman dan tentram ( security needs ) 3) Kebutuhan untuk aman diterima oleh lingkungan sosialnya ( social needs ) 4) Kebutuhan untuk diakui ( self esteem needs ) 5) Kebutuhan untuk menunjukkan kemampuan diri ( actualization needs ) Jika dikahji tingkat kebutuhan kelompok manusia dibandingkan dengan negara-negara berkembang lainnya dan negara maju. Kegagalan manajer menumbuhkan motivasi staf merupakan hambatan utama fungsi aktuasi. Hal ini dap[at terjadi karna seorang manajer kurang memahamihakekat prilaku dan hubunan antar manusia. tidak akan mungkin mampu bekerja sendiri dan pasti akan memerlukan bantuan orang lain.ia juga harus objektif menghadapiu bperbedaan dan persamaa karakter stafnya baik sebagain individu maupun kelompok manusia. dan pendapat minimum yang sudah ditetapkan sehingga kebutuhan aktualisasi diri dan self esteem akan menonjol pada para pemimpin. seorang manajer harus peka dengan kodrat manusia. Kebutuhan pokok masyarakat di negara maju seperti sandang. Seorang manajer yang berhasil akan menggunakan pengetahuannya tentang prilaku manusia untuk menggerakkan sifatnya untuk bekerja secara optimal dan produktif. Manusia mempunyai kebutuhan yang bersifat individu(pribadi). dan diterima oleh lingkungannya akan mendapat prioritas lebih besar dibandikan kelompok masyarakat di negara maju. Dengan kata lain .

Melalui fungsi pengawasan dan pengendalian. Fungsi ini mempunyai kaitan erat dengan ketiga fungsi manajemen lainnya. Perbedaan ini dapat diamati pada komitmen dan etos kerja serta tingkat produktivitas pekerja. standar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target. terutama dengan fungsi perencanaan. Mereka yang ingin lebih jauh memahami ilmu tentang perilaku manusia dan hubungannya dengan kehidupan organisasi dan manajemen. .Perbandingan Berbagai Tingkatan Motivasi 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 Urutan tingkatan kebutuhan manusia dinegara berkembang Urutan tingkatan kebutuhan manusia dinegara maju Gambar diatas menjelaskan bagaiman perbedaan tingkat kebutuhan manusia di negara maju dan dinegara berkembang. Penyimpangannya harus dapat dideteksi secara dini. Teori tentang prilaku dan hubungan antara manusia terus dikembangan oleh tokoh-tokoh lain. prosedur kerja dan sebagainya harus selalau dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf. Jika ada kesenjangan atau penyimpangan yang terjadi harus segera diatasi. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ( WASDAL ) PRINSIP PENGAWASAN Fungsi pengawasan dan pengendalian (controlling) merupakan fungsi yang terakhir dari proses manajemen. harap membaca buku manajemen yang khusus membahas topik hubungan antara manusia (HAM).

pedoman kerja petugas. Dua jenis standar pengawasan Standar norma. Staf UKS seharusnya dapat mengunjungi semua sekolah diwilayah kerjanya minimal 3 kali dalam setahun. dana dan sebagainya ) sudah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. mengisi KMS dan menjelaskan 3 metode KB. 2. Staf KIA harus mampu melakukan imunisasi BCG pada semua anak antara umur 0 – 1 tahun. Dakam hal ini. Jika hal ini diketahui. dikendalikan atau dikurangi oleh pimpinan. pimpinan organisasi akan memberikan pelatihan lanjutan bagi stafnya. dan tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat diefektifkan. sarana.dicegah. Kedua standar ini digunakan untuk menyusun standar operating prosedur. apakah sesuai dengna standar atau rencana kerja. Misalnya : setiap petugal Puskesmas seharusnya dapat mengunjungi 20 rumah setiap minggu dalam rangka program perawatan kesehatan masyarakat ( PHN ). atau penilaian kemampuan seorang petugas kesehatan. MANFAAT PENGAWASAN Fungsi pengawasan dan pengendalian dilaksanakan dengan tepat. Standar ini dibuat berdasarkan pengalaman staf melaksanakan kegiatan program yang sejenis atau yang dilaksanakan dalam situasi yang sama di masa lalu. fungsi pengawasan dan pengendalian bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi kegiatan program. Standar ini diterapkan untuk kegiatan pelayanan oleh petugas yang sudah mendapat pelatihan. organisasi yang akan memperoleh manfaatnya yaitu : 1. Dapat mengetahui sejauh mana kegiatan program sudah dilaksanakan oleh staf. Fungsi pengawasan dan pengendalian bertujuan agar pengguanaan sumber daya dapat lebih diefisienkan. Latihan staf digunakan untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan dan keterampilan staf yang terkait dengan tugas-tugasnya. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf melaksanakan tugas-tugasnya. Misalnya : Setiap kader kesehatan harus mampu menyiapkan campuran larutan garam gula. apakah sumber dayanya ( staf. Standar ini terkait dengan tingkat profesionalisme staf. . Standart kriteria.

Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian dapat dikembangkan oleh pimpinan sebelum kegiatan program dilaksanakan. terutama yang bersifat strategis. dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan. 2. Pengawasan dan pengendalian juga dapat dilakukan segera setelah kegiatan dilakukan untuk mengetahui produktivitas kerja organisasi dan mutu pelayanan secara menyeluruh. Semakin tinggi tingkatan manajer akan semakin luas objek dan aspek pengawasannya. Pengawasan publik Pengawan ini dilakukan oleh masyarakat terhadap jalannya pembangunan pada umumnya. Kesalahan staf akan memengaruhi mutu produk jasa pelayanan. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien. 3. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan. Pengawasan nonfungsional . Biasanya dilakukan melalui media massa. 4. titik perhatian manajer terletak pada perencanaan sumber daya ( standar input ) sehingga fungsi pengawasan lebih banyak diarahkan untuk mencegah secara dini terjadinya penyimpangan ( preventive controlling). Dapat mengetahui staf yang perlu diberkan penghargaan. Dalam hal ini. Peranan setiap pimpinan adalah melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan staf yang ada dibawah koordinasinya. Pengawasan juga dapat dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung ( process controlling ). atau kotak pos 5000. Fungsi pengawasan disini lebih banyak bersifat formatif-pengembangan sehingga sejauh mungkin akan dapat dikurangi kesalahan staf dalam melaksanakan tugasnya termasuk peningkatan motivasi kerja mereka. JENIS PENGAWASAN Ada tiga jenis pengawasan manajerial yang berkembang pada organisasi pemerintah di Indonesia : 1.3. 5. Pengawasan fungsional ( struktural ) Fungsi pengawasan ini melekat ( Waskat ) pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.

baik ditingkat pusat maupun ditingkat provinsi .Fungsi pengawasan yang sifatnya nonfungsional biasanya dilakukan oleh badanbadan yang diberikan kewenangan untuk melakukan pengawasan ( fungsi sosial kontrol ) setiap DPR. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan ( BPKP ) dan fungsi Inspektorat yang ada di masing-masing departemen. Badan Pengawasan Keuangan ( BPK ) Negara.