DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1 MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI ....................................... 2 A.

Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi ......................................2 B. C. D. Proses Komunikasi .......................................................................................3 Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja ...........................................4 Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi ....................................................4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI ............................... 7 A. Teknik Berkomunikasi ..................................................................................7 B. C. D. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai ...........................12 Menerapkan Komunikasi Secara Lisan ......................................................13 Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis ........................19

E. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) ..........................................................................................27 F. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis ......28

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI .......................................................30 A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya ...........................................30 B. C. Jenis-Jenis Media Komunikasi ....................................................................30 Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi ..................31

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON ...............................32 A. Etika Bertelepon........................................................................................32 B. C. D. Cara Menangani Telepon ...........................................................................32 Mencatat Pesan Telepon ...........................................................................36 Menangani Masalah Hambatan Bertelepon..............................................36

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................38

1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI A. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi 1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan 2) Menurut KBBI: a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak b) perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media 4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam: a. Komunikasi verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh: 1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung 2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar 4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama b. Komunikasi nonverbal 1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 2) Memakai sesuatu seperti seragam 2. Pengertian Lambang Komunikasi 2

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

Kegunaan lambang: a. Alat untuk mempengaruhi komunikan b. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan c. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan d. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan e. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi Jenis-jenis lambang: a. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan. b. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll c. Lambang warna: lampu lalu lintas, d. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar e. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen f. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll g. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam: 1) Lambang dibuat oleh manusia 2) Mempunyai nilai komunikasi 3) Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru B. Proses Komunikasi 1. Unsur-unsur komunikasi a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan 3

Clarity e. Continuity and consistency 4 . menulis D. isinya sebagai berikut: a. Cultip dan Allen. Content d. dalam buku Effective Public Relations. Faktor pendukung a. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan 3. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi 1. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu b. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka) b. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan) Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat: 1) Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan 2) Mengandung kebenaran yang objektif 3) Aktual. tepat waktu dan tepat guna b. Credibility b. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya c.2. faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan 1) Kejelasan 2) Konsekuensi dan keseimbangan 3) Kemampuan dan pelaksanaan 4) Keseragaman 5) Kelancaran distribusi Menurut Scott M. Context c. Berbicara 4. Efek yang timbul karena berkomunikasi a. Proses komunikasi bermedia Dibagi menjadi dua macam: 1) Komunikasi bermedia massa 2) Komunikasi bermedia nirmassa C. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis: 1. Proses komunikasi a. Mendengarkan 3. Membaca 2.

Menggunakan kode-kode.Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik. pesan tertulis yang tidak terbaca .Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung .Kurangnya media yang dibutuhkan . sikap yang baik dan yang tidak baik. akustik yang lemah. untuk dilakukan ketika berkomunikasi. Masalah dalam menyampaikan pesan 1) Rintangan bersifat teknis . Kesalahpahaman dalam berkomunikasi a. Capability of audience g. sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media. Channels of distribution 2. lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas .Menggunakan kata-kata.Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai 2) Rintangan perilaku . 3.Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan 5 .Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat . Etika berkomunikasi Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia.f. Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku.Sikap yang otoriter dan keras kepala 3) Rintangan bahasa . Masalah dalam mengembangkan pesan b.Adanya prasangka yang disebabkan emosi . istilah yang tidak dipahami komunikan .Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele . Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan.

Pengendalian e. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2: a) Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana) b) Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah) 4. Kecocokan/keserasian Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator: 1) Membuat pesan secara lebih berhati-hati 2) Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi 3) Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat 5. Menulis surat. Mendengarkan c.4) Rintangan struktur Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah: a. Ketepatan c. Membaca b. dan laporan 6 . disposisi. memo. Melakukan wawancara e. Cara memperbaiki komunikasi a. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil f. Cara menghindari rintanga struktur: a) Seorang pimpinan harus terbuka. Persepsi b. Berpidato dan melakukan presentasi g. Membuat atau melakukan percakapan menarik d. Kredibilitas d. supel. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia c) Hubungan jangan terlalu formal 5) Rintangan jarak 6) Rintangan latar belakang Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. mau dan mudah bergaul dengan bawahan b) Seorang bawahan harus memiliki rasa berani.

Menanggapi setiap reaksi.Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara . Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI A.Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan . hal yang harus dilakukan sebagai berikut: a. 1) Memberikan dorongan 2) Menokohkan 3) Dorongan ingin mengetahui 7 . Teknik berbicara dan bertanya efektif Secara sederhana. sran dan usul dari lawan bicara a. dan jangan berbisik 4) Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan b.Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik . dan umum. Teknik Berkomunikasi 1. Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek c. kelompok.Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik . Menilai diri pribadi secara jujur b. mengerti. Prinsip motivasi Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang. Prinsip berbicara efektif 1) Memberi kesempatan kepada lawan bicara 2) Menatap bergantian secara sopan 3) Berbicara secara jelas. teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut: .Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat.

Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal) . Prinsip pengertian Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan: 1) Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian.Memberikan suatu perbandingan . Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa: a) Ringkasan dari uraian materi b) Bagan-bagan c) Grafik d) Gambar-gambar e) Definisi 2) Film 3) Tape recorder e. terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Prinsip perhatian Hal-hal yang dapat menarik perhatian: 1) Hal-hal yang aneh 2) Lucu 3) Sekonyong-konyong terjadi 4) Mencolok (dominan) 5) Sesuai dengan kebutuhan d.Memberikan contoh .Memberikan ilustrasi .Memberikan hal-hal yang berlawanan f. Prinsip Ulangan 1) Persiapan. penyajian dan penutup pembicaraan a) Persiapan (1) Pengetahuan (2) Sistematika (urutannya) 8 . lalu kembali keseluruhan 2) Uraian pembicaraan sistematis dan logis 3) Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret .c. Prinsip keindraan Berkaitan dengan alat bantu: 1) Over Head Projector (OHP) Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih.

Di dalam penyajian hendaknya: (a) Jelas (b) Menarik (c) Lancar (d) Tertuju (e) dipahami c) Penutup pembicaraan Memuat tentang: (1) Ringkasan materi yang dibahas (2) Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan (3) Memberikan harapan. ajakan dan sebagainya 2) Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan a) Pendahuluan pembicaraan Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan: (1) Motivasi yang menarik (2) Mengutarakan topik secara umum (3) Tujuan (4) Ruang lingkup b) Isi pembicaraan Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya: (1) Lancar dan tidak ada gangguan (2) Menarik perhatian pendengar (3) Uraian harus jelas. mudah di tangkap. dimengerti dan dihayati 9 . saran-saran.(3) Tujuan (4) Tempat dan waktu b) Penyajian materi (1) Pendahuluan (a) Motivasi yang menarik perhatian (b) Tujuan (c) Ruang lingkup (2) Isi pembicaraan Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian.

baik nilai spiritual maupun nilai material. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan d. dan pengalaman b. Mengetahui nilai-nilai kehidupan.(4) Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga (5) Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan c) Penutup pembicaraan Hal-hal penting yang harus dikemukakan: (1) Ada ringkasan (2) Ada motivasi kembali (3) Ada saran pembicara kepada pendengar (4) Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar 3) Alat bantu dalam penyajian pembicaraan Dalam menggunakan alat peraga. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara Cara membaca yang baik: a. Teknik membaca efektif Manfaat membaca: a. 4) Gaya bahasa penyajian dalam berbicara a) Gerak-gerik b) Pakaian c) Sikap jiwa d) Suawa e) Pandangan mata f) Sikap badan 2. Dapat mengenal Tuhan secara dalam e. Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan) 10 . seorang pembicara harus menyiapkan: a) Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila b) Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya c) Alat-alat peraga tiruan atau palsu d) Slide projektor. film projektor. pengetahuan. dan teknologi c. OHP dan sebagainya. Memperluas wawasan. Mengembangkan pola pikir f.

Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. Memahami isi topik secara mendalam e. Membaca tidak menggerakan bibir e. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam d. Teknik mendengarkan secara aktif Jenis mendengarkan aktif dan efektif. Teknik mendengarkan secara proyektif. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan 3. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat e. Mendengarkan secara evaluatif b. Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan c. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup c. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis Agar menjadi pembaca efektif. Mendengarkan secara proyektif Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir c. ikuti cara membaca efektif berikut ini: a. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting d. Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan b.b. pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami 11 . adalah sebagai berikut: a. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami f. Resapkan isi bacaan g. Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas) d. Memahami judul bacaan b. sebagai berikut: 1) Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan 2) Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan 3) Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan 4) Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media.

komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media.Bahasa diartikan sebagai lambang verbal .Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan Contoh komunikasi verbal: a. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai 1. teman.Dalam ilmu komunikasi. singkat dan sesuai situasi komunikasi). Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai katakata lisan/tulisan b. membacakan puisi di depan kelas e.Jadi .4. Bertelepon kepada keluarga. berpidato. Berbincang-bincang secara langsung d. . Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Subjek dan tujuan harus jelas 2) Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3) Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis 4) Semua informasi yang penting harus sudah ada 5) Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas. Teknik menulis efektif a. rapat. Komunikasi Verbal . rekan kerja c. mencakup: a) Pemilihan kata yang tepat b) Penggunaan kalimat efektif B. komunikasi verbal tidak hanya lisan. Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi 1) Bertele-tele 2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan 3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis 4) Informasi penting tidak terdapat dalam isi b. Berdiskusi. dan seminar 12 .Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan . sahabat. meeting. meliputi lisan dan tulisan . Berdiskusi.

f. yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language). simpati dan penghargaan f. saking marahnya c. dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language). Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju i. internet Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut: a. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal j. Mc. kesal. Tubbs dan Carter Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas. Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan d. Menulis: 9% 2. Mendengarkan: 45% b. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta C. semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language). Membaca: 16% d. Berbicara: 30% c. yaitu: a. walkman h. Membaca surat kabar. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju h. Menitikkan air mata sebagai tanda haru b. jurnal g. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan 1. Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan e. Mendengarkan radio. berjabat tangan. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang g. Komunikasi Nonverbal Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal: a. sedih. Menggunakan komputer. Menonton televisi i. Komunikasi Kelompok Dibagi menjadi 3 macam: 13 . melambaikan tangan sebagai rasa senang. Menangis sebagai tanda kecewa. Tersenyum. komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori. Garry. majalah. b.

b. adalah pertemuan antar anggota di lingkungan 14 . Diskusi Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. Komunikasi kelompok nonformal Ciri-ciri: 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang tentu 3) Objek pembicaraannya tidak mienentu 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 5) Tidak ada hierarki tertentu 2. adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan c. Pengertian rapat 1) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. Rapat a. Kelompok dengan individu c. Kelompok dengan kelompok Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam: a. The Liang Gie. Menurut KBBI. 3. diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) Istilah-istilah lain tentang rapat: a.a. Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah. Komunikasi individu dengan kelompok b. Komunikasi kelompok formal Ciri-ciri: 1) Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu 2) Ada prosedur tertentu 3) Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis 5) Ada hierarki tertentu b. Seminar.

tujuan diselenggarakannya rapat: 1) Untuk memberi informasi 2) Melakukan kerja sama 3) Memecahkan permasalahan 4) Memenuhi peraturan b. Tipe-tipe pimpinan rapat 15 . Jenis-jenis rapat 1) Rapat penjelasan Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. hari dan jam rapat 2) Penetapan tempat/untuk rapat 3) Akomodasi yang diperlukan 4) Konsumsi 5) Peralatan yang membantu kelancaran rapat Syarat rapat yang baik: 1) Suasana terbuka 2) Partisipasi penuh 3) Bimbingan dan kontrol 4) Ada argumentasi 5) Pertanyaan singkat 6) Menghindari klik kelompok 7) Ada kesimpulan d.organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan c. Syarat rapat yang baik Persiapan rapat: 1) Penetapan tanggal. disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu Kesimpulan. 2) Menurut bahasa inggris. 2) Rapat pemecahan masalah Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah 3) Rapat perundingan Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama.

Tipe-tipe peserta rapat 1) Tipe pemersatu Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran. 7) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan. peserta rapat harus menyetujuinya 2) Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian. sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. 5) Tipe pemberi informasi Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasiinformasi.1) Otoriter: mau menang sendiri. Hanya bisa menjadi pendengar. peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul. pendapat dan saran. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Penyumbang data 16 . memaksakan pendapat. lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan. 3) Tipe inisiatif Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar 4) Tipe perantara Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas. f. keputusan diserahkan kepada peserta 3) Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah. 2) Tipe penyerang Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. 6) Tipe pendengar Adalah peserta rapat yang kurang aktif. e.

3) Perumus kesimpulan 4) Penerima hasil keputusan 5) Pembantu pimpinan g. Teknik bertanya dalam rapat Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain: 1) Harus ada persiapan yang mantap 2) Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan 3) Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton 4) Meyakinkan di dalam bertanya 5) Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat Teknik bertanya ada 4 macam: 1) Pertanyaan langsung 2) Pertanyaan umum 3) Pertanyaan mengembalikan 4) Pertanyaan yang dioperkan i. membuka rapat biasanya dengan membacakan: a) Acara rapat b) Tata tertib rapat c) Motivasi d) Pengenalan masalah yang akan dibahas e) Tujuan diadakan rapat f) Tanggapan-tanggapan atau saran g) Lain-lain 2) Pembagian tugas a) Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas b) Penunjukan kelompok pengendali (steering committee) c) Penunjukan tim perumus (kelompok) 3) Rapat kelompok Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi: a) Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok b) Alternatif pemecahan masalah 17 . Pelaksanaan rapat 1) Pembukaan rapat MC. Pengendalian rapat 1) Pengendalian bebas terbatas 2) Pengendalian secara ketat 3) Pengendalian rapat dengan kombinasi h.

tanggal dan jam b) Tempat rapat c) Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat d) Bila perlu. meliputi: a) Pengetikan naskah b) Reproduksi naskah c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orangorang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut. 4) Rapat pleno Kegiatan dalam rapat pleno: a) Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya b) Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan c) Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan 5) Perumusan Setelah pleno selesai. kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi: a) Perumusan sistematis dan logis b) Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar c) Perumusan redaksional. dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca 18 .c) Pembahasan konsep d) Pemilihan ide terbaik e) Perumusan oleh tim perumus j. Penyelenggaraan rapat Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat: 1) Undangan rapat Isi undangan: a) Hari. selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. yaitu tata tulis dan penyajian yang betul 6) Penyelesaian Setelah hasil rapat diolah. Penyelesaian tahap akhir.

segi empat memanjang 3) Alat-alat tulis a) Map dengan perlengkapannya. Surat Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat. penghapus dan sebagainya c) Laptop. dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. Cara menulis surat yang baik: 19 . HVS. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi b. karbon. dan sebagainya. foto kopi surat-surat keputusan. ballpoint. huruf U. setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf Demokratis: Bentuk lingkaran (meja bundar). Harus memilih alat tulis menulis yang baik Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis 1. 4) Akomodasi 5) Kesehatan 6) Minuman dan makanan kecil Pelayanan dan penyajian sebaiknya: a) Tidak mengganggu jalannya rapat b) Memperhatikan menu. mempunyai sasaran tunggal. kertas stensil. Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya d. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi c. yang berisi kertas kosong. tinta stensil. buku referensi dan sebagainya b) Pensil. kesehatan dan kebersihan D. Pedoman dalam melakukan surat menyurat: a. jadwal rapat. huruf V.2) Persiapan ruangan rapat Jenis-jenis tata ruang rapat: Otoriter: Tata ruang berbentuk setengah lingkaran.

Telegram Telegram berasal dari bahasa yunani. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. Nada bahasanya tepat d. grafik. Harus merumuskan isi surat e. 3. Sasarannya: masyarakat umum 4. dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca. tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Bentuknya: lembaran yang terjilid d. gambar. tabel. Buku Adalah lembaran-lembaran kertas. Penetapan tujuan b. grafik dan sejenisnya e. Sifat isinya: tulisan. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas f. jumlah halaman yang berisi tulisan. Jangka terbitnya: tidak menentu c. Laporan Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya.a. Kalimatnya sederhana c. Sedapat mungkin menghindari kesalahan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: a. Dapat mengatur alinea g. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat c. Ciri-ciri buku: a. Keinginan pembaca diutamakan b. 20 . gambar. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi b. Penyusunan isi surat 1) Tetapkan dulu maksudnya 2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat 3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti 4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan 5) Perhatikan bentuk surat 6) Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat 2.

C Denyer. report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki). adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi b.yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. J. yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam 21 . a. Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya. yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan b) Laporan rekomendasi. Dr. Pengertian laporan menurut ahli: a. Fungsi laporan Fungsi laporan: 1) Alat untuk menyampaikan informasi 2) Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan 3) Bahan pengambilan keputusan 4) Alat untuk membina kerja sama 5) Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman Syarat-syarat laporan yang baik: 1) Objektif (memakai kriteria umum) 2) Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama) 3) Langsung mengena sasaran 4) Keterangan yang dimuat harus lengkap 5) Harus tegas dan konsisten 6) Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan 7) Mudah diikuti (sistematis) b. Prof. Jenis laporan 1) Ditinjau dari segi isi dan maksudnya a) Laporan informatif. Prayudi Atmosudirjo.

pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam d) Laporan pertanggungjawaban. mingguan. isinya kira-kira satu sampai tiga. tahunan b) Laporan berkala. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal: (1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung (2) Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report) e) Laporan kelayakan. setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan. yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran. yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. bulanan c.c) Laporan analisis. yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik. paling banyak lima halaman c) Laporan berbentuk naskah 3) Ditinjau dari sifatnya a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4) Ditinjau dari segi penyampaiannya a) Laporan lisan b) Laporan tulisan c) Laporan visual 5) Dari segi waktu dan periodisasi a) Laporan rutin (harian). yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa. layak atau tidak 2) Ditinjau dari segi bentuknya a) Laporan berbentuk memo. yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek) b) Laporan berbentuk surat. Pengumpulan data 1) Observasi 2) Angket 3) Wawancara 4) Lokasi Tata cara penulisan laporan: 22 .

penyusunan konsep f. Pendekatan b. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 23 . Mencari jalan keluar 3) Saran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran: a) Penentuan pemecahan masalah b) Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi) c) Kesimpulan d) penutup 4) ringkasan e. Inventarisasi. Penyusunan garis besar laporan Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut: 1) Deskripsi keadaan aktual a) Tujuan b) Latar belakang c) Landasan yang yuridis d) Data statistik 2) Analisis objek yang dilaporkan. Asas-asas c. meliputi: a. pengetikan laporan g. Teknik dan model matematik d.a) Menentukan perihal atau subjek b) Mengumpulkan data dan fakta c) Mengurutkan/mengklasifikasikan data d) Mengevaluasi dan mengolah data e) Membuat kerangka laporan d. penjilidan laporan hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik: 1) jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan 2) manila karton 3) banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid 4) jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab 5) jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan 5. klasifikasi. tabulasi dan evaluasi data e. Penemuan sebab-sebab f.

Surat perjanjian borongan a. 24 . Surat perjanjian kerja b. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. Surat perjanjian jual beli e. sewa menyewa dan tukar menukar. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan c. b. Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian Contoh surat perjanjian: a. Surat perjanjian sewa menyewa c. Surat perjanjian pinjam uang d. Syarat-syarat perjanjian 1) Adanya kesepakatan dari para pihak 2) Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian 3) Adanya objek tertentu 4) Suatu sebab yang halal c. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak b. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan e. Arti surat perjanjian Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum. Contoh: perjanjian jual beli. Macam-macam surat perjanjian Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Kedua pihak harus dapat berdiplomasi d.Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B. Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci f. Cara bernegosiasi: a.

Tata cara penulisan surat perjanjian 1) Judul perjanjian 2) Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian 3) Pernyataan kesepakatan 4) Isi perjanjian 5) Saat dan jangka waktu berlakunya 6) Domisili/tempat 7) Penyelesaian perselisihan 8) Klausa penutup e. 2) Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa a) Objek atau barang yang disewakan b) Tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Harga sewa yang disetujui d) Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan e) Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga f) Pengembalian objek yang disewakan 3) Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan: a) Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa b) Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syaratsyarat yang dikehendaki kedua belah pihak 25 . Bagian surat 1) Awal (permulaan perjanjian) 2) Isi perjanjian 3) Akhir perjanjian f.d. Surat perjanjian sewa menyewa 1) Pengertian Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.

Tempat kedudukan menurut hukum g. Isi perjanjian e. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja e. Judul perjanjian b. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian c. maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Tata cara menulis draf: a.d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban. draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya). Penyelesaian perselisihan h. Memasarkan produk yang sama. Bagian penutup 7. Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan. buram. Tujuan permasalahan d. Latar belakang permasalahan c. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama). Pernyataan kesepakatan d. Perjanjian Pemasaran Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan. masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak e) Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan f) Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama 6. Menuliskan tema. Saat dan jangka waktu berlalu f. wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan Isi surat perjanjian secara umum meliputi: a. Perjanjian pemasaran dibuat untuk: a. judul permasalahan (bagian pendahuluan) b. Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan. Tempat pelaksanaan kerja 26 . sesuai dengan batas waktu Menurut KBBI. wilayah tempat pemasaran yang beda b.

baik secara horizontal. akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai c. nilai-nilai dan norma-norma.E. Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai. a. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka 3. Pengurusan informasi. Komunikasi antar personal kantor Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor. sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien e. yakni penyampaian dan penerimaan berita. Semua informasi. Arti penting etika dalam berkomunikasi Etika memuat aturan-aturan. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik b. Arti penting komunikasi kantor Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: a. sopan santun. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai d. dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh g. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. maupun diagonal.peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan f. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya 2. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing 27 . serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai h. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: 1) Bawahan dengan atasan 2) Bawahan dengan bawahan 3) Atasan dengan atasan 4) Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan b. keterangan. vertikal. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) 1.

langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain. 28 . Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan. Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai j. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya.i. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan e. begitu pula sebaliknya b. Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis. penentu/penetapan identitas seseorang. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi. Alat utama bagi anggota organisasi p. Kecermatan kerja c. benda. c. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif m. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya. identifikasi adalah tanda kenal diri. dan sebagainya Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas. Kemungkinan tumbuhnya pemimpin F. Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan k. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia n. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal o. Semangat kerja sama d. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis Menurut KBBI. Kecepatan kerja b. Pelaksanaan komunikasi kantor a. terutama pada: a. metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Penting bagi pengambilan keputusan 4. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan l.

6. bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui? a. media pidato atau presentasi. Memberi informasi b. Cara mengembangkan keadaan komunikan. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan 4. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu: 1) Carilah apa yang diinginkan komunikan 2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap 3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan 4) Yakinkan bahwa informasinya akurat 5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan 5. laporan. Pemahaman pengertian 2. 29 . Menentukan tujuan Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis: a. sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan.1. Menganalisis komunikan Komunikan harus dianalisis. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. siapa mereka. yaitu: 1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan? 2) Siapa komunikan? 3) Bagaimana reaksi komunikan? 4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan? 5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan? b. Apakah menggunakan surat. revisi 3. Menentukan ide pokok Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas. Komposisi c. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap: a. Persuasi (persuating) c. Perencanaan b.

Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari a. Video. Surat pribadi (visual) b. telepon. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon. dll b. Audial (pendengaran): radio. Berdasarkan sasarannya a. dll b. telegrapf. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator 6. televisi.MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI A. surat kabar. Kunjungan 30 . brosur. Visual (penglihatan): surat. Telepon (audial) c. film. OHP. d. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV. film. surat. Massa: radio. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi 7. Jenis-Jenis Media Komunikasi 1. dll 3. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi 5. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal. dll 2. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi 2. plakat. sinetron. e. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya a. dll c. Fungsi media komunikasi: 1. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator B. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak 8. majalah. Pertemuan (audio-visual) Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Wawancara (audio-visual) Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi 4. poster. tape recorder. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi 3.

Keuntungan: .Biasanya menimbulkan rasa bosan .Harganya relatif murah . . harus membuat naskah yang baru .Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi. Kelemahan: . Keuntungan: .Mudah dibuat dan dipergunakan .Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan .Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya 3. Keuntungan: .Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual 2. Media audio visual a. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi 1. Media visual a.Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti . Kelemahan: 31 f.Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan .Menghemat waktu .Menghemat tenaga .Kualitas suara cenderung menurun .Apabila ada kesalahan.Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah .Biaya pembuatannya relatif murah . Kelemahan: . Multimedia Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.Informasi yang disampaikan lebih jelas b. Media audio (pendengaran) a.Sulit dikontrol .Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya b.Tidak membosankan .Alatnya sangat sederhana .Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya b. C.

Tidak berbicara sambil makan 4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi 5. Mencatat pesan atau pembicaraan 8. sopan dan tepat 4. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama 8. ramah dan menyenangkan 6. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon 3. Tidak mentransfer berkali-kali. terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon 2. Bertanya dengan bijaksana 7. Hal umum dalam menerima telepon 1) Angkat sesegera mungkin 32 . Etika Bertelepon Yang harus diperhatikan secara umum: 1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering 2. Berbicara dengan jelas. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan 9. Meletakan gagang telepon dengan pelan Yang harus diperhatikan secara khusus: 1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls) a.- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang Memakan tempat yang luas Biayanya relatif mahal Perlu waktu di dalam persiapan MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON A. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak 5. Tidak berbicara dengan nada kasar 6. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon 3. apalagi ditransfer ke alamat yang keliru 9. Janganlah berbicara dengan nada memerintah 7. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon B. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah 10. Menggunakan bahasa yang formal. Cara Menangani Telepon 1. Menggunakan bahasa resmi. baik.

ramah. jelaskan dengan ramah 6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan.2) Telepon yang berasal dari saluran langsung. Hal khusus dalam menerima telepon 1) Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 2) Menyampaikan salam 3) Menyebutkan identitas diri. kantor atau perusahaan 4) Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon 5) Bila penelepon kurang jelas. jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan 6) Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya. Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri 4) Considerate Bersahabat. dan mengerti emosi penelepon 33 . Tanyakan dulu identitas penelepon 7) Bersikap sopan. tidak melalui operator. menolong. tanganilah dengan cara profesional 9) Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon 10) Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas 11) Menyebut nama penelepon dengan tepat c. berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung 3) Gunakan bahasa resmi 4) Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat. mendengarkan. mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya 7) Usahakanlah menerima telepon dengan semangat 8) Jika penelepon tidak ramah. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C) 1) Caring Memerhatikan. maka ada hal yang harus diperhatikan. dan mencatat masalah konsumen atau penelepon 2) Commited Merasa terikat dengan organisasi. hangat dan akrab b. tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi 3) Confident Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. secepatnya dihubungkan kepada yang dituju 5) Apabila telepon salah sambung.

ramah dan rasa ingin membantu penelepon d. seperti pensil dan ballpoint 5) Lembar pesan telepon 6) Daftar nomor telepon ekstensi internal 7) Buku daftar telepon masuk e. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon. Peralatan dalam menerima telepon 1) Pesawat telepon 2) Kalender meja 3) Jam dindings 4) Alat tulis. Mentransfer sambungan telepon 1) Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan 2) Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon 3) Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan 4) Jika yang dituju bersedia menerima telepon. yaitu suara yang memberikan kesan santun. persilahkan penelepon untuk segera bicara 5) Jika saluran tersebut sedang dipakai. Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon. bersahabat dan penuh perhatian. antusias. 6) Creative Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon 7) Contagious Bersikap gembira. sejuk dan damai kepada penelepon. Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan: 1) Berbicara dengan kecepatan yang normal 2) Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon 3) Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras 4) Berbicara dengan nada yang santun. segera informasikan kepada penelepon. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan 34 .5) Controlled Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah).

2. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon a. segera minta maaf 3) Bila tersambung. segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri 4) Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon 5) Mencatat hal-hal penting 6) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih 7) Meletakkan gagang telepon dengan pelan c. ucapkan salam c) Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud f) Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan g) Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan 2) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan a) Tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telah diangkat. ucapkan salam c) Pastikan nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju 35 . Menghubungkan penelepon untuk pimpinan 1) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan a) Putar atau tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telepon telah diangkat. Persiapan menelepon 1) Siapkan nomor telepon yang hendak dituju 2) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint 3) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan b. Pelaksanaan menelepon 1) Menekan nomor telepon yang dituju 2) Bila ada kesalahan menelepon.

timbul tenggelam. Alat: suara berisik. tidak sabar. nomor telepon. Tanyakan dengan sopan c. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri c. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis D. garis besarnya saja. Kalimat utama dicatat. waktu. mengecil. Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun b. Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan: a. tidak terdengar nada kontak. yaitu: 1. 2. isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon 2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon 3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju 4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan. nama perusahaan. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi). Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon: 1) Mencatat tanggal. nada sambung tidak terdengar. sabar. Jika pesan yang disampaikan panjang. tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. namun waspada b. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tandatanda diatas: a. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat C. Bersikap tenang. atau sambungan terputus-putus 36 f) . anda harus tetap tenang e. Jika penelepon semakin emosi. sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat.Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan 3. cenderung kasar d. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia d. nama penelepon. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon: 1. Berbicara dengan nada tinggi. hati-hati. supaya terhindar dari kesalahan 3.

2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik. Agar percakapan dapat berjalan lancar. dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa J=Julie S=Sierra B=Bravo K=Kilo T=Tanggo C=Charlie L=Lima U=Uniform D=Delta M=Mike V=Victor E=Echo N=November W=Whiskey F=Foxtrot O=Oscar X=X-ray G=Golf P=Papa Y=Yankey H=Hotel Q=Quebec Z=Zulu I=India R=Romeo 37 .

Euis. 2010.DAFTAR PUSTAKA Honiatri. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi.Bandung. CV Armico 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful