DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1 MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI ....................................... 2 A.

Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi ......................................2 B. C. D. Proses Komunikasi .......................................................................................3 Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja ...........................................4 Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi ....................................................4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI ............................... 7 A. Teknik Berkomunikasi ..................................................................................7 B. C. D. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai ...........................12 Menerapkan Komunikasi Secara Lisan ......................................................13 Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis ........................19

E. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) ..........................................................................................27 F. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis ......28

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI .......................................................30 A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya ...........................................30 B. C. Jenis-Jenis Media Komunikasi ....................................................................30 Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi ..................31

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON ...............................32 A. Etika Bertelepon........................................................................................32 B. C. D. Cara Menangani Telepon ...........................................................................32 Mencatat Pesan Telepon ...........................................................................36 Menangani Masalah Hambatan Bertelepon..............................................36

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................38

1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI A. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi 1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan 2) Menurut KBBI: a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak b) perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media 4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam: a. Komunikasi verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh: 1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung 2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar 4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama b. Komunikasi nonverbal 1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 2) Memakai sesuatu seperti seragam 2. Pengertian Lambang Komunikasi 2

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

Kegunaan lambang: a. Alat untuk mempengaruhi komunikan b. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan c. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan d. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan e. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi Jenis-jenis lambang: a. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan. b. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll c. Lambang warna: lampu lalu lintas, d. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar e. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen f. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll g. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam: 1) Lambang dibuat oleh manusia 2) Mempunyai nilai komunikasi 3) Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru B. Proses Komunikasi 1. Unsur-unsur komunikasi a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan 3

Content d. Credibility b. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi 1.2. Context c. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan 1) Kejelasan 2) Konsekuensi dan keseimbangan 3) Kemampuan dan pelaksanaan 4) Keseragaman 5) Kelancaran distribusi Menurut Scott M. Faktor pendukung a. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu b. Membaca 2. isinya sebagai berikut: a. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan) Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat: 1) Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan 2) Mengandung kebenaran yang objektif 3) Aktual. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya c. menulis D. Clarity e. dalam buku Effective Public Relations. Continuity and consistency 4 . Mendengarkan 3. Proses komunikasi bermedia Dibagi menjadi dua macam: 1) Komunikasi bermedia massa 2) Komunikasi bermedia nirmassa C. Cultip dan Allen. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka) b. Efek yang timbul karena berkomunikasi a. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan 3. Proses komunikasi a. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis: 1. tepat waktu dan tepat guna b. faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications. Berbicara 4.

pesan tertulis yang tidak terbaca . Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan.f. 3.Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat . Channels of distribution 2. lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas .Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan 5 . Etika berkomunikasi Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia. sikap yang baik dan yang tidak baik.Sikap yang otoriter dan keras kepala 3) Rintangan bahasa .Menggunakan kode-kode. Capability of audience g. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi a.Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung .Kurangnya media yang dibutuhkan . Masalah dalam mengembangkan pesan b. untuk dilakukan ketika berkomunikasi.Adanya prasangka yang disebabkan emosi . sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Masalah dalam menyampaikan pesan 1) Rintangan bersifat teknis . mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. akustik yang lemah.Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik.Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai 2) Rintangan perilaku .Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele .Menggunakan kata-kata. baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media. Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku. istilah yang tidak dipahami komunikan .

Persepsi b. supel. Kecocokan/keserasian Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator: 1) Membuat pesan secara lebih berhati-hati 2) Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi 3) Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat 5. memo. Membuat atau melakukan percakapan menarik d. Ketepatan c. Melakukan wawancara e. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil f. Membaca b. dan laporan 6 . Pengendalian e. Kredibilitas d. mau dan mudah bergaul dengan bawahan b) Seorang bawahan harus memiliki rasa berani. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah: a. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia c) Hubungan jangan terlalu formal 5) Rintangan jarak 6) Rintangan latar belakang Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2: a) Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana) b) Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah) 4. disposisi. Berpidato dan melakukan presentasi g. Cara memperbaiki komunikasi a. Cara menghindari rintanga struktur: a) Seorang pimpinan harus terbuka. Menulis surat.4) Rintangan struktur Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Mendengarkan c.

Menilai diri pribadi secara jujur b. Teknik Berkomunikasi 1. Teknik berbicara dan bertanya efektif Secara sederhana. teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut: .Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan . Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek c. 1) Memberikan dorongan 2) Menokohkan 3) Dorongan ingin mengetahui 7 . Prinsip motivasi Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang. dan umum. mengerti. dan jangan berbisik 4) Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan b.Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat.Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik . kelompok. Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI A.Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara . hal yang harus dilakukan sebagai berikut: a. sran dan usul dari lawan bicara a. Prinsip berbicara efektif 1) Memberi kesempatan kepada lawan bicara 2) Menatap bergantian secara sopan 3) Berbicara secara jelas.Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik .Menanggapi setiap reaksi.

Memberikan contoh . Prinsip Ulangan 1) Persiapan. Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa: a) Ringkasan dari uraian materi b) Bagan-bagan c) Grafik d) Gambar-gambar e) Definisi 2) Film 3) Tape recorder e.c. Prinsip perhatian Hal-hal yang dapat menarik perhatian: 1) Hal-hal yang aneh 2) Lucu 3) Sekonyong-konyong terjadi 4) Mencolok (dominan) 5) Sesuai dengan kebutuhan d. Prinsip keindraan Berkaitan dengan alat bantu: 1) Over Head Projector (OHP) Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih.Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal) . penyajian dan penutup pembicaraan a) Persiapan (1) Pengetahuan (2) Sistematika (urutannya) 8 .Memberikan suatu perbandingan .Memberikan hal-hal yang berlawanan f.Memberikan ilustrasi . terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Prinsip pengertian Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan: 1) Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian. lalu kembali keseluruhan 2) Uraian pembicaraan sistematis dan logis 3) Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret .

(3) Tujuan (4) Tempat dan waktu b) Penyajian materi (1) Pendahuluan (a) Motivasi yang menarik perhatian (b) Tujuan (c) Ruang lingkup (2) Isi pembicaraan Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. mudah di tangkap. ajakan dan sebagainya 2) Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan a) Pendahuluan pembicaraan Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan: (1) Motivasi yang menarik (2) Mengutarakan topik secara umum (3) Tujuan (4) Ruang lingkup b) Isi pembicaraan Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya: (1) Lancar dan tidak ada gangguan (2) Menarik perhatian pendengar (3) Uraian harus jelas. Di dalam penyajian hendaknya: (a) Jelas (b) Menarik (c) Lancar (d) Tertuju (e) dipahami c) Penutup pembicaraan Memuat tentang: (1) Ringkasan materi yang dibahas (2) Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan (3) Memberikan harapan. saran-saran. dimengerti dan dihayati 9 .

Mengetahui nilai-nilai kehidupan. seorang pembicara harus menyiapkan: a) Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila b) Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya c) Alat-alat peraga tiruan atau palsu d) Slide projektor. 4) Gaya bahasa penyajian dalam berbicara a) Gerak-gerik b) Pakaian c) Sikap jiwa d) Suawa e) Pandangan mata f) Sikap badan 2. Mengembangkan pola pikir f. Teknik membaca efektif Manfaat membaca: a. Memperluas wawasan. dan pengalaman b. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan d.(4) Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga (5) Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan c) Penutup pembicaraan Hal-hal penting yang harus dikemukakan: (1) Ada ringkasan (2) Ada motivasi kembali (3) Ada saran pembicara kepada pendengar (4) Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar 3) Alat bantu dalam penyajian pembicaraan Dalam menggunakan alat peraga. Dapat mengenal Tuhan secara dalam e. film projektor. dan teknologi c. Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan) 10 . OHP dan sebagainya. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara Cara membaca yang baik: a. baik nilai spiritual maupun nilai material. pengetahuan.

Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan c. Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas) d. Mendengarkan secara proyektif Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir c. Memahami judul bacaan b. sebagai berikut: 1) Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan 2) Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan 3) Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan 4) Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam d. Mendengarkan secara evaluatif b. ikuti cara membaca efektif berikut ini: a. Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan b. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami f. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat e. Teknik mendengarkan secara proyektif. pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami 11 . Membaca tidak menggerakan bibir e. Resapkan isi bacaan g. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan 3. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting d.b. adalah sebagai berikut: a. Teknik mendengarkan secara aktif Jenis mendengarkan aktif dan efektif. Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. Memahami isi topik secara mendalam e. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup c. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis Agar menjadi pembaca efektif.

rekan kerja c. Berdiskusi. sahabat. berpidato. Berdiskusi. rapat. Teknik menulis efektif a.Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan Contoh komunikasi verbal: a. Bertelepon kepada keluarga. teman. membacakan puisi di depan kelas e. meliputi lisan dan tulisan . Komunikasi Verbal . komunikasi verbal tidak hanya lisan.4.Dalam ilmu komunikasi. mencakup: a) Pemilihan kata yang tepat b) Penggunaan kalimat efektif B. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Subjek dan tujuan harus jelas 2) Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3) Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis 4) Semua informasi yang penting harus sudah ada 5) Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas.Jadi . singkat dan sesuai situasi komunikasi). . Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi 1) Bertele-tele 2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan 3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis 4) Informasi penting tidak terdapat dalam isi b.Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan . Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai katakata lisan/tulisan b. Berbincang-bincang secara langsung d. dan seminar 12 . meeting. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai 1.Bahasa diartikan sebagai lambang verbal . komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media.

Berbicara: 30% c. Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju i. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal j. majalah. Garry. Membaca surat kabar. dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language). saking marahnya c. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang g. Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan d. yaitu: a. Tubbs dan Carter Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas. Tersenyum. walkman h. Membaca: 16% d.f. Menggunakan komputer. kesal. Komunikasi Kelompok Dibagi menjadi 3 macam: 13 . Mendengarkan: 45% b. komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori. Mendengarkan radio. Menitikkan air mata sebagai tanda haru b. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju h. Menulis: 9% 2. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta C. internet Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut: a. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan 1. Komunikasi Nonverbal Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal: a. yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language). Menonton televisi i. berjabat tangan. semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language). Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan e. b. sedih. jurnal g. melambaikan tangan sebagai rasa senang. Menangis sebagai tanda kecewa. simpati dan penghargaan f. Mc.

Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah. b. Kelompok dengan kelompok Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam: a. Komunikasi kelompok formal Ciri-ciri: 1) Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu 2) Ada prosedur tertentu 3) Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis 5) Ada hierarki tertentu b. Komunikasi kelompok nonformal Ciri-ciri: 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang tentu 3) Objek pembicaraannya tidak mienentu 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 5) Tidak ada hierarki tertentu 2. 3. The Liang Gie. Menurut KBBI. Seminar.a. Rapat a. Pengertian rapat 1) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli. Komunikasi individu dengan kelompok b. Diskusi Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. Kelompok dengan individu c. adalah pertemuan antar anggota di lingkungan 14 . diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) Istilah-istilah lain tentang rapat: a. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan c.

2) Menurut bahasa inggris. sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan c. Jenis-jenis rapat 1) Rapat penjelasan Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. tujuan diselenggarakannya rapat: 1) Untuk memberi informasi 2) Melakukan kerja sama 3) Memecahkan permasalahan 4) Memenuhi peraturan b. 2) Rapat pemecahan masalah Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah 3) Rapat perundingan Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama. Syarat rapat yang baik Persiapan rapat: 1) Penetapan tanggal. Tipe-tipe pimpinan rapat 15 .organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu Kesimpulan. hari dan jam rapat 2) Penetapan tempat/untuk rapat 3) Akomodasi yang diperlukan 4) Konsumsi 5) Peralatan yang membantu kelancaran rapat Syarat rapat yang baik: 1) Suasana terbuka 2) Partisipasi penuh 3) Bimbingan dan kontrol 4) Ada argumentasi 5) Pertanyaan singkat 6) Menghindari klik kelompok 7) Ada kesimpulan d.

pendapat dan saran. peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul. sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan. keputusan diserahkan kepada peserta 3) Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah. 7) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan.1) Otoriter: mau menang sendiri. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Penyumbang data 16 . Tipe-tipe peserta rapat 1) Tipe pemersatu Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan. 5) Tipe pemberi informasi Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasiinformasi. f. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran. 6) Tipe pendengar Adalah peserta rapat yang kurang aktif. 3) Tipe inisiatif Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar 4) Tipe perantara Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas. peserta rapat harus menyetujuinya 2) Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian. 2) Tipe penyerang Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. e. memaksakan pendapat. Hanya bisa menjadi pendengar.

Teknik bertanya dalam rapat Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain: 1) Harus ada persiapan yang mantap 2) Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan 3) Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton 4) Meyakinkan di dalam bertanya 5) Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat Teknik bertanya ada 4 macam: 1) Pertanyaan langsung 2) Pertanyaan umum 3) Pertanyaan mengembalikan 4) Pertanyaan yang dioperkan i. membuka rapat biasanya dengan membacakan: a) Acara rapat b) Tata tertib rapat c) Motivasi d) Pengenalan masalah yang akan dibahas e) Tujuan diadakan rapat f) Tanggapan-tanggapan atau saran g) Lain-lain 2) Pembagian tugas a) Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas b) Penunjukan kelompok pengendali (steering committee) c) Penunjukan tim perumus (kelompok) 3) Rapat kelompok Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi: a) Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok b) Alternatif pemecahan masalah 17 . Pelaksanaan rapat 1) Pembukaan rapat MC. Pengendalian rapat 1) Pengendalian bebas terbatas 2) Pengendalian secara ketat 3) Pengendalian rapat dengan kombinasi h.3) Perumus kesimpulan 4) Penerima hasil keputusan 5) Pembantu pimpinan g.

4) Rapat pleno Kegiatan dalam rapat pleno: a) Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya b) Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan c) Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan 5) Perumusan Setelah pleno selesai. dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca 18 . tanggal dan jam b) Tempat rapat c) Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat d) Bila perlu. Penyelesaian tahap akhir. kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi: a) Perumusan sistematis dan logis b) Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar c) Perumusan redaksional.c) Pembahasan konsep d) Pemilihan ide terbaik e) Perumusan oleh tim perumus j. meliputi: a) Pengetikan naskah b) Reproduksi naskah c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orangorang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut. selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. yaitu tata tulis dan penyajian yang betul 6) Penyelesaian Setelah hasil rapat diolah. Penyelenggaraan rapat Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat: 1) Undangan rapat Isi undangan: a) Hari.

Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya d. Cara menulis surat yang baik: 19 . HVS. kesehatan dan kebersihan D. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi b. mempunyai sasaran tunggal. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi c. buku referensi dan sebagainya b) Pensil. huruf U. ballpoint. kertas stensil. karbon. setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf Demokratis: Bentuk lingkaran (meja bundar). dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. Surat Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat. Harus memilih alat tulis menulis yang baik Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. segi empat memanjang 3) Alat-alat tulis a) Map dengan perlengkapannya. yang berisi kertas kosong.2) Persiapan ruangan rapat Jenis-jenis tata ruang rapat: Otoriter: Tata ruang berbentuk setengah lingkaran. tinta stensil. 4) Akomodasi 5) Kesehatan 6) Minuman dan makanan kecil Pelayanan dan penyajian sebaiknya: a) Tidak mengganggu jalannya rapat b) Memperhatikan menu. dan sebagainya. Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis 1. foto kopi surat-surat keputusan. Pedoman dalam melakukan surat menyurat: a. jadwal rapat. huruf V. penghapus dan sebagainya c) Laptop.

grafik dan sejenisnya e. jumlah halaman yang berisi tulisan. Keinginan pembaca diutamakan b. 20 . Dapat mengatur alinea g. Telegram Telegram berasal dari bahasa yunani. Laporan Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya. Sasarannya: masyarakat umum 4. gambar. grafik. 3.a. Buku Adalah lembaran-lembaran kertas. tabel. Sifat isinya: tulisan. Harus merumuskan isi surat e. Penetapan tujuan b. Kalimatnya sederhana c. Nada bahasanya tepat d. Sedapat mungkin menghindari kesalahan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: a. Jangka terbitnya: tidak menentu c. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat c. gambar. Penyusunan isi surat 1) Tetapkan dulu maksudnya 2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat 3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti 4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan 5) Perhatikan bentuk surat 6) Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat 2. Bentuknya: lembaran yang terjilid d. dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas f. tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi b. Ciri-ciri buku: a.

Dr.yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. Jenis laporan 1) Ditinjau dari segi isi dan maksudnya a) Laporan informatif. report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki). yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam 21 . a. J. yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan b) Laporan rekomendasi. Pengertian laporan menurut ahli: a. Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya. Prayudi Atmosudirjo. Fungsi laporan Fungsi laporan: 1) Alat untuk menyampaikan informasi 2) Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan 3) Bahan pengambilan keputusan 4) Alat untuk membina kerja sama 5) Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman Syarat-syarat laporan yang baik: 1) Objektif (memakai kriteria umum) 2) Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama) 3) Langsung mengena sasaran 4) Keterangan yang dimuat harus lengkap 5) Harus tegas dan konsisten 6) Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan 7) Mudah diikuti (sistematis) b. C Denyer. adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi b. Prof.

Pengumpulan data 1) Observasi 2) Angket 3) Wawancara 4) Lokasi Tata cara penulisan laporan: 22 . paling banyak lima halaman c) Laporan berbentuk naskah 3) Ditinjau dari sifatnya a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4) Ditinjau dari segi penyampaiannya a) Laporan lisan b) Laporan tulisan c) Laporan visual 5) Dari segi waktu dan periodisasi a) Laporan rutin (harian).c) Laporan analisis. yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik. yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa. yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran. yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek) b) Laporan berbentuk surat. setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan. pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam d) Laporan pertanggungjawaban. isinya kira-kira satu sampai tiga. tahunan b) Laporan berkala. mingguan. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal: (1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung (2) Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report) e) Laporan kelayakan. layak atau tidak 2) Ditinjau dari segi bentuknya a) Laporan berbentuk memo. yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. bulanan c.

penjilidan laporan hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik: 1) jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan 2) manila karton 3) banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid 4) jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab 5) jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan 5. Penemuan sebab-sebab f. meliputi: a. penyusunan konsep f. klasifikasi. Teknik dan model matematik d. Asas-asas c. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 23 . Pendekatan b. Penyusunan garis besar laporan Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut: 1) Deskripsi keadaan aktual a) Tujuan b) Latar belakang c) Landasan yang yuridis d) Data statistik 2) Analisis objek yang dilaporkan. tabulasi dan evaluasi data e. Mencari jalan keluar 3) Saran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran: a) Penentuan pemecahan masalah b) Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi) c) Kesimpulan d) penutup 4) ringkasan e.a) Menentukan perihal atau subjek b) Mengumpulkan data dan fakta c) Mengurutkan/mengklasifikasikan data d) Mengevaluasi dan mengolah data e) Membuat kerangka laporan d. pengetikan laporan g. Inventarisasi.

Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian Contoh surat perjanjian: a. 24 . Cara bernegosiasi: a. Surat perjanjian jual beli e. Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci f. Surat perjanjian pinjam uang d. Arti surat perjanjian Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum. sewa menyewa dan tukar menukar. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya.Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. Contoh: perjanjian jual beli. b. Surat perjanjian kerja b. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B. Surat perjanjian sewa menyewa c. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan e. Kedua pihak harus dapat berdiplomasi d. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan c. Macam-macam surat perjanjian Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Surat perjanjian borongan a. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak b. Syarat-syarat perjanjian 1) Adanya kesepakatan dari para pihak 2) Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian 3) Adanya objek tertentu 4) Suatu sebab yang halal c.

Surat perjanjian sewa menyewa 1) Pengertian Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.d. Bagian surat 1) Awal (permulaan perjanjian) 2) Isi perjanjian 3) Akhir perjanjian f. 2) Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa a) Objek atau barang yang disewakan b) Tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Harga sewa yang disetujui d) Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan e) Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga f) Pengembalian objek yang disewakan 3) Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan: a) Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa b) Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syaratsyarat yang dikehendaki kedua belah pihak 25 . Tata cara penulisan surat perjanjian 1) Judul perjanjian 2) Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian 3) Pernyataan kesepakatan 4) Isi perjanjian 5) Saat dan jangka waktu berlakunya 6) Domisili/tempat 7) Penyelesaian perselisihan 8) Klausa penutup e.

Memasarkan produk yang sama. Tata cara menulis draf: a. Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian c. Isi perjanjian e. Tempat pelaksanaan kerja 26 . Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama). masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak e) Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan f) Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama 6. Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan. sesuai dengan batas waktu Menurut KBBI. Perjanjian pemasaran dibuat untuk: a. Menuliskan tema. Saat dan jangka waktu berlalu f. Perjanjian Pemasaran Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan. judul permasalahan (bagian pendahuluan) b. Tujuan permasalahan d. Judul perjanjian b. maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Penyelesaian perselisihan h. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja e. buram.d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban. Pernyataan kesepakatan d. Bagian penutup 7. Tempat kedudukan menurut hukum g. Latar belakang permasalahan c. wilayah tempat pemasaran yang beda b. draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya). wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan Isi surat perjanjian secara umum meliputi: a.

Semua informasi. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien e. Pengurusan informasi. Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai. Komunikasi antar personal kantor Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik b. Arti penting komunikasi kantor Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: a. dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh g. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: 1) Bawahan dengan atasan 2) Bawahan dengan bawahan 3) Atasan dengan atasan 4) Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan b. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan.peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan f. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya. sopan santun. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan. akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia.E. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing 27 . Arti penting etika dalam berkomunikasi Etika memuat aturan-aturan. keterangan. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka 3. a. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) 1. vertikal. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai h. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya 2. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai d. baik secara horizontal. nilai-nilai dan norma-norma. yakni penyampaian dan penerimaan berita. maupun diagonal. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai c.

Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan k. Pelaksanaan komunikasi kantor a. Kemungkinan tumbuhnya pemimpin F. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan e.i. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif m. Alat utama bagi anggota organisasi p. Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan l. Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya. dan sebagainya Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis Menurut KBBI. Semangat kerja sama d. Kecepatan kerja b. langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain. c. metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal o. terutama pada: a. Kecermatan kerja c. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai j. penentu/penetapan identitas seseorang. identifikasi adalah tanda kenal diri. Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan. begitu pula sebaliknya b. Penting bagi pengambilan keputusan 4. benda. 28 . Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia n.

Menentukan tujuan Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis: a. bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui? a. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan 4. siapa mereka. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap: a. sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan. yaitu: 1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan? 2) Siapa komunikan? 3) Bagaimana reaksi komunikan? 4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan? 5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan? b. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Pemahaman pengertian 2. Perencanaan b. Persuasi (persuating) c. Apakah menggunakan surat. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu: 1) Carilah apa yang diinginkan komunikan 2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap 3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan 4) Yakinkan bahwa informasinya akurat 5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan 5. Menganalisis komunikan Komunikan harus dianalisis. revisi 3.1. Menentukan ide pokok Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas. 29 . Memberi informasi b. 6. media pidato atau presentasi. Cara mengembangkan keadaan komunikan. Komposisi c. laporan.

film. d. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV. Fungsi media komunikasi: 1. telegrapf. Telepon (audial) c. Pertemuan (audio-visual) Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. e. Visual (penglihatan): surat. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi 2. tape recorder. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya a. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi 3. surat kabar. Wawancara (audio-visual) Berlangsung dengan tatap muka dua arah. sinetron. brosur. televisi. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari a. Audial (pendengaran): radio. majalah. Surat pribadi (visual) b. dll c. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi 4. dll b. Kunjungan 30 . plakat. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi 5. Berdasarkan sasarannya a. dll 3. telepon. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak 8. OHP. film. Jenis-Jenis Media Komunikasi 1. Massa: radio. dll 2. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi 7. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator 6. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal. Video. surat. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator B. poster. dll b.MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI A.

Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti . Keuntungan: . Keuntungan: .Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan .Informasi yang disampaikan lebih jelas b.Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya 3.Biaya pembuatannya relatif murah .Mudah dibuat dan dipergunakan .Sulit dikontrol .Tidak membosankan .Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya b.Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah .Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan . C.Biasanya menimbulkan rasa bosan .Menghemat tenaga . Media audio (pendengaran) a. Keuntungan: .Apabila ada kesalahan. harus membuat naskah yang baru . Multimedia Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.Kualitas suara cenderung menurun . Media audio visual a.Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual 2. Kelemahan: 31 f. .Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi.Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya b. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi 1. Kelemahan: .Menghemat waktu . Kelemahan: .Harganya relatif murah . Media visual a.Alatnya sangat sederhana .

Tidak mentransfer berkali-kali. Mencatat pesan atau pembicaraan 8. Menggunakan bahasa yang formal. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon 3. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon B. Cara Menangani Telepon 1. terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon 2. ramah dan menyenangkan 6. Tidak berbicara sambil makan 4. Tidak berbicara dengan nada kasar 6. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls) a. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering 2. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan 9. sopan dan tepat 4. Etika Bertelepon Yang harus diperhatikan secara umum: 1. Berbicara dengan jelas. Janganlah berbicara dengan nada memerintah 7. apalagi ditransfer ke alamat yang keliru 9. baik. Bertanya dengan bijaksana 7. Meletakan gagang telepon dengan pelan Yang harus diperhatikan secara khusus: 1. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah 10. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak 5. Hal umum dalam menerima telepon 1) Angkat sesegera mungkin 32 . Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon 3. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi 5.- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang Memakan tempat yang luas Biayanya relatif mahal Perlu waktu di dalam persiapan MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON A. Menggunakan bahasa resmi. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama 8.

Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri 4) Considerate Bersahabat. kantor atau perusahaan 4) Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon 5) Bila penelepon kurang jelas. berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung 3) Gunakan bahasa resmi 4) Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat. tidak melalui operator. tanganilah dengan cara profesional 9) Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon 10) Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas 11) Menyebut nama penelepon dengan tepat c. dan mencatat masalah konsumen atau penelepon 2) Commited Merasa terikat dengan organisasi. dan mengerti emosi penelepon 33 . ramah. mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya 7) Usahakanlah menerima telepon dengan semangat 8) Jika penelepon tidak ramah. tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi 3) Confident Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. maka ada hal yang harus diperhatikan. secepatnya dihubungkan kepada yang dituju 5) Apabila telepon salah sambung. Tanyakan dulu identitas penelepon 7) Bersikap sopan. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C) 1) Caring Memerhatikan. mendengarkan. Hal khusus dalam menerima telepon 1) Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 2) Menyampaikan salam 3) Menyebutkan identitas diri. menolong. jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan 6) Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya.2) Telepon yang berasal dari saluran langsung. jelaskan dengan ramah 6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan. hangat dan akrab b.

sejuk dan damai kepada penelepon. persilahkan penelepon untuk segera bicara 5) Jika saluran tersebut sedang dipakai.5) Controlled Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan: 1) Berbicara dengan kecepatan yang normal 2) Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon 3) Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras 4) Berbicara dengan nada yang santun. bersahabat dan penuh perhatian. Mentransfer sambungan telepon 1) Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan 2) Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon 3) Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan 4) Jika yang dituju bersedia menerima telepon. Peralatan dalam menerima telepon 1) Pesawat telepon 2) Kalender meja 3) Jam dindings 4) Alat tulis. antusias. Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon. seperti pensil dan ballpoint 5) Lembar pesan telepon 6) Daftar nomor telepon ekstensi internal 7) Buku daftar telepon masuk e. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan 34 . ramah dan rasa ingin membantu penelepon d. yaitu suara yang memberikan kesan santun. 6) Creative Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon 7) Contagious Bersikap gembira. segera informasikan kepada penelepon.

Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon a. Pelaksanaan menelepon 1) Menekan nomor telepon yang dituju 2) Bila ada kesalahan menelepon. segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri 4) Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon 5) Mencatat hal-hal penting 6) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih 7) Meletakkan gagang telepon dengan pelan c. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan 1) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan a) Putar atau tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telepon telah diangkat. Persiapan menelepon 1) Siapkan nomor telepon yang hendak dituju 2) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint 3) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan b. segera minta maaf 3) Bila tersambung. ucapkan salam c) Pastikan nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju 35 . ucapkan salam c) Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud f) Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan g) Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan 2) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan a) Tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telah diangkat.2.

Berbicara dengan nada tinggi. namun waspada b. nada sambung tidak terdengar. Jika pesan yang disampaikan panjang. anda harus tetap tenang e. Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun b. nama perusahaan. supaya terhindar dari kesalahan 3. Jika penelepon semakin emosi. 2. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat C. Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan: a. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia d. Alat: suara berisik. timbul tenggelam. Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon: 1) Mencatat tanggal. atau sambungan terputus-putus 36 f) . tidak sabar. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tandatanda diatas: a. tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis D. nomor telepon. tidak terdengar nada kontak. nama penelepon. waktu. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri c. hati-hati. Bersikap tenang. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi).Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan 3. isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon 2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon 3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju 4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan. Kalimat utama dicatat. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon: 1. mengecil. garis besarnya saja. cenderung kasar d. sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. yaitu: 1. Tanyakan dengan sopan c. sabar.

2. Agar percakapan dapat berjalan lancar. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik. dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa J=Julie S=Sierra B=Bravo K=Kilo T=Tanggo C=Charlie L=Lima U=Uniform D=Delta M=Mike V=Victor E=Echo N=November W=Whiskey F=Foxtrot O=Oscar X=X-ray G=Golf P=Papa Y=Yankey H=Hotel Q=Quebec Z=Zulu I=India R=Romeo 37 .

2010. CV Armico 38 . Euis. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi.Bandung.DAFTAR PUSTAKA Honiatri.