DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1 MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI ....................................... 2 A.

Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi ......................................2 B. C. D. Proses Komunikasi .......................................................................................3 Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja ...........................................4 Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi ....................................................4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI ............................... 7 A. Teknik Berkomunikasi ..................................................................................7 B. C. D. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai ...........................12 Menerapkan Komunikasi Secara Lisan ......................................................13 Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis ........................19

E. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) ..........................................................................................27 F. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis ......28

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI .......................................................30 A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya ...........................................30 B. C. Jenis-Jenis Media Komunikasi ....................................................................30 Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi ..................31

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON ...............................32 A. Etika Bertelepon........................................................................................32 B. C. D. Cara Menangani Telepon ...........................................................................32 Mencatat Pesan Telepon ...........................................................................36 Menangani Masalah Hambatan Bertelepon..............................................36

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................38

1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI A. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi 1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan 2) Menurut KBBI: a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak b) perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media 4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam: a. Komunikasi verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh: 1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung 2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar 4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama b. Komunikasi nonverbal 1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 2) Memakai sesuatu seperti seragam 2. Pengertian Lambang Komunikasi 2

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

Kegunaan lambang: a. Alat untuk mempengaruhi komunikan b. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan c. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan d. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan e. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi Jenis-jenis lambang: a. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan. b. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll c. Lambang warna: lampu lalu lintas, d. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar e. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen f. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll g. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam: 1) Lambang dibuat oleh manusia 2) Mempunyai nilai komunikasi 3) Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru B. Proses Komunikasi 1. Unsur-unsur komunikasi a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan 3

Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan) Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat: 1) Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan 2) Mengandung kebenaran yang objektif 3) Aktual. Berbicara 4. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu b. isinya sebagai berikut: a. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi 1. Efek yang timbul karena berkomunikasi a. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya c. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan 3. faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka) b. Cultip dan Allen. Proses komunikasi bermedia Dibagi menjadi dua macam: 1) Komunikasi bermedia massa 2) Komunikasi bermedia nirmassa C. menulis D. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis: 1. tepat waktu dan tepat guna b. Membaca 2. Content d. Mendengarkan 3. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan 1) Kejelasan 2) Konsekuensi dan keseimbangan 3) Kemampuan dan pelaksanaan 4) Keseragaman 5) Kelancaran distribusi Menurut Scott M. Clarity e. Proses komunikasi a. Faktor pendukung a.2. Credibility b. Context c. Continuity and consistency 4 . dalam buku Effective Public Relations.

Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung . Masalah dalam mengembangkan pesan b. mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan.Sikap yang otoriter dan keras kepala 3) Rintangan bahasa . lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas .f. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi a. Channels of distribution 2. Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku.Menggunakan kata-kata.Menggunakan kode-kode. istilah yang tidak dipahami komunikan . sikap yang baik dan yang tidak baik. akustik yang lemah. untuk dilakukan ketika berkomunikasi. Capability of audience g. baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media.Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele .Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat .Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan 5 .Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai 2) Rintangan perilaku . Etika berkomunikasi Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia. sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. pesan tertulis yang tidak terbaca . 3.Kurangnya media yang dibutuhkan .Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik.Adanya prasangka yang disebabkan emosi . Masalah dalam menyampaikan pesan 1) Rintangan bersifat teknis .

Kredibilitas d. Membaca b. Berpidato dan melakukan presentasi g. Melakukan wawancara e. mau dan mudah bergaul dengan bawahan b) Seorang bawahan harus memiliki rasa berani. dan laporan 6 . Cara menghindari rintanga struktur: a) Seorang pimpinan harus terbuka. Ketepatan c. Pengendalian e. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2: a) Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana) b) Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah) 4. Membuat atau melakukan percakapan menarik d. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil f. disposisi.4) Rintangan struktur Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Cara memperbaiki komunikasi a. supel. Menulis surat. Kecocokan/keserasian Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator: 1) Membuat pesan secara lebih berhati-hati 2) Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi 3) Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat 5. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah: a. Mendengarkan c. Persepsi b. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia c) Hubungan jangan terlalu formal 5) Rintangan jarak 6) Rintangan latar belakang Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. memo.

Teknik berbicara dan bertanya efektif Secara sederhana.Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik . mengerti.Menanggapi setiap reaksi. Teknik Berkomunikasi 1. 1) Memberikan dorongan 2) Menokohkan 3) Dorongan ingin mengetahui 7 . sran dan usul dari lawan bicara a. Prinsip motivasi Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang. kelompok. hal yang harus dilakukan sebagai berikut: a.Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik . Menilai diri pribadi secara jujur b. dan jangan berbisik 4) Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan b.Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara .Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan .Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat. dan umum. Prinsip berbicara efektif 1) Memberi kesempatan kepada lawan bicara 2) Menatap bergantian secara sopan 3) Berbicara secara jelas. teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut: . Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek c. Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI A.

penyajian dan penutup pembicaraan a) Persiapan (1) Pengetahuan (2) Sistematika (urutannya) 8 .c. terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa: a) Ringkasan dari uraian materi b) Bagan-bagan c) Grafik d) Gambar-gambar e) Definisi 2) Film 3) Tape recorder e. Prinsip keindraan Berkaitan dengan alat bantu: 1) Over Head Projector (OHP) Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih. lalu kembali keseluruhan 2) Uraian pembicaraan sistematis dan logis 3) Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret .Memberikan hal-hal yang berlawanan f.Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal) .Memberikan contoh . Prinsip Ulangan 1) Persiapan.Memberikan ilustrasi . Prinsip perhatian Hal-hal yang dapat menarik perhatian: 1) Hal-hal yang aneh 2) Lucu 3) Sekonyong-konyong terjadi 4) Mencolok (dominan) 5) Sesuai dengan kebutuhan d. Prinsip pengertian Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan: 1) Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian.Memberikan suatu perbandingan .

mudah di tangkap. saran-saran. ajakan dan sebagainya 2) Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan a) Pendahuluan pembicaraan Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan: (1) Motivasi yang menarik (2) Mengutarakan topik secara umum (3) Tujuan (4) Ruang lingkup b) Isi pembicaraan Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya: (1) Lancar dan tidak ada gangguan (2) Menarik perhatian pendengar (3) Uraian harus jelas. dimengerti dan dihayati 9 .(3) Tujuan (4) Tempat dan waktu b) Penyajian materi (1) Pendahuluan (a) Motivasi yang menarik perhatian (b) Tujuan (c) Ruang lingkup (2) Isi pembicaraan Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. Di dalam penyajian hendaknya: (a) Jelas (b) Menarik (c) Lancar (d) Tertuju (e) dipahami c) Penutup pembicaraan Memuat tentang: (1) Ringkasan materi yang dibahas (2) Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan (3) Memberikan harapan.

dan pengalaman b. Mengetahui nilai-nilai kehidupan. Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan) 10 . Dapat mengenal Tuhan secara dalam e. OHP dan sebagainya. Mengembangkan pola pikir f. 4) Gaya bahasa penyajian dalam berbicara a) Gerak-gerik b) Pakaian c) Sikap jiwa d) Suawa e) Pandangan mata f) Sikap badan 2. dan teknologi c. pengetahuan. seorang pembicara harus menyiapkan: a) Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila b) Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya c) Alat-alat peraga tiruan atau palsu d) Slide projektor. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara Cara membaca yang baik: a. Memperluas wawasan.(4) Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga (5) Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan c) Penutup pembicaraan Hal-hal penting yang harus dikemukakan: (1) Ada ringkasan (2) Ada motivasi kembali (3) Ada saran pembicara kepada pendengar (4) Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar 3) Alat bantu dalam penyajian pembicaraan Dalam menggunakan alat peraga. Teknik membaca efektif Manfaat membaca: a. film projektor. baik nilai spiritual maupun nilai material. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan d.

Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan b. pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami 11 . Mendengarkan secara evaluatif b. Memahami judul bacaan b. Teknik mendengarkan secara aktif Jenis mendengarkan aktif dan efektif. adalah sebagai berikut: a.b. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup c. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir c. Resapkan isi bacaan g. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami f. Teknik mendengarkan secara proyektif. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat e. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan 3. ikuti cara membaca efektif berikut ini: a. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam d. Mendengarkan secara proyektif Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Membaca tidak menggerakan bibir e. Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. sebagai berikut: 1) Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan 2) Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan 3) Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan 4) Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media. Memahami isi topik secara mendalam e. Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas) d. Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan c. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting d. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis Agar menjadi pembaca efektif.

Bahasa diartikan sebagai lambang verbal . Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Subjek dan tujuan harus jelas 2) Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3) Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis 4) Semua informasi yang penting harus sudah ada 5) Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas. Berbincang-bincang secara langsung d. membacakan puisi di depan kelas e. Komunikasi Verbal . . Bertelepon kepada keluarga. komunikasi verbal tidak hanya lisan. sahabat.Jadi .Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan .Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan Contoh komunikasi verbal: a. singkat dan sesuai situasi komunikasi). rekan kerja c. komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media.Dalam ilmu komunikasi. rapat. Teknik menulis efektif a. Berdiskusi. meliputi lisan dan tulisan . berpidato. dan seminar 12 . teman. meeting. Berdiskusi.4. Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi 1) Bertele-tele 2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan 3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis 4) Informasi penting tidak terdapat dalam isi b. Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai katakata lisan/tulisan b. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai 1. mencakup: a) Pemilihan kata yang tepat b) Penggunaan kalimat efektif B.

Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju i. melambaikan tangan sebagai rasa senang. komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori. walkman h. Komunikasi Nonverbal Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal: a. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta C. berjabat tangan. Menangis sebagai tanda kecewa. yaitu: a. Tubbs dan Carter Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas. simpati dan penghargaan f. jurnal g. yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language). semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language). Mendengarkan: 45% b. saking marahnya c. Menggunakan komputer. sedih. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang g. majalah. Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan d.f. Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan e. dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language). kesal. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan 1. Komunikasi Kelompok Dibagi menjadi 3 macam: 13 . Tersenyum. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju h. internet Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut: a. Berbicara: 30% c. Mendengarkan radio. b. Garry. Menulis: 9% 2. Menonton televisi i. Mc. Menitikkan air mata sebagai tanda haru b. Membaca surat kabar. Membaca: 16% d. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal j.

a. Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah. Komunikasi individu dengan kelompok b. diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) Istilah-istilah lain tentang rapat: a. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan c. Diskusi Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. adalah pertemuan antar anggota di lingkungan 14 . Seminar. Komunikasi kelompok formal Ciri-ciri: 1) Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu 2) Ada prosedur tertentu 3) Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis 5) Ada hierarki tertentu b. 3. Rapat a. adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli. Kelompok dengan individu c. Pengertian rapat 1) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. Kelompok dengan kelompok Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam: a. Menurut KBBI. b. The Liang Gie. Komunikasi kelompok nonformal Ciri-ciri: 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang tentu 3) Objek pembicaraannya tidak mienentu 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 5) Tidak ada hierarki tertentu 2.

tujuan diselenggarakannya rapat: 1) Untuk memberi informasi 2) Melakukan kerja sama 3) Memecahkan permasalahan 4) Memenuhi peraturan b. hari dan jam rapat 2) Penetapan tempat/untuk rapat 3) Akomodasi yang diperlukan 4) Konsumsi 5) Peralatan yang membantu kelancaran rapat Syarat rapat yang baik: 1) Suasana terbuka 2) Partisipasi penuh 3) Bimbingan dan kontrol 4) Ada argumentasi 5) Pertanyaan singkat 6) Menghindari klik kelompok 7) Ada kesimpulan d. 2) Rapat pemecahan masalah Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah 3) Rapat perundingan Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama. Tipe-tipe pimpinan rapat 15 .organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan c. Jenis-jenis rapat 1) Rapat penjelasan Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. 2) Menurut bahasa inggris. Syarat rapat yang baik Persiapan rapat: 1) Penetapan tanggal. disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu Kesimpulan.

Tipe-tipe peserta rapat 1) Tipe pemersatu Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan. 7) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan. 6) Tipe pendengar Adalah peserta rapat yang kurang aktif. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran. Hanya bisa menjadi pendengar. peserta rapat harus menyetujuinya 2) Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian. peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul. 2) Tipe penyerang Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. keputusan diserahkan kepada peserta 3) Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah. e. 5) Tipe pemberi informasi Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasiinformasi. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Penyumbang data 16 .1) Otoriter: mau menang sendiri. 3) Tipe inisiatif Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar 4) Tipe perantara Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas. sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. pendapat dan saran. f. lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan. memaksakan pendapat.

membuka rapat biasanya dengan membacakan: a) Acara rapat b) Tata tertib rapat c) Motivasi d) Pengenalan masalah yang akan dibahas e) Tujuan diadakan rapat f) Tanggapan-tanggapan atau saran g) Lain-lain 2) Pembagian tugas a) Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas b) Penunjukan kelompok pengendali (steering committee) c) Penunjukan tim perumus (kelompok) 3) Rapat kelompok Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi: a) Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok b) Alternatif pemecahan masalah 17 .3) Perumus kesimpulan 4) Penerima hasil keputusan 5) Pembantu pimpinan g. Teknik bertanya dalam rapat Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain: 1) Harus ada persiapan yang mantap 2) Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan 3) Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton 4) Meyakinkan di dalam bertanya 5) Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat Teknik bertanya ada 4 macam: 1) Pertanyaan langsung 2) Pertanyaan umum 3) Pertanyaan mengembalikan 4) Pertanyaan yang dioperkan i. Pelaksanaan rapat 1) Pembukaan rapat MC. Pengendalian rapat 1) Pengendalian bebas terbatas 2) Pengendalian secara ketat 3) Pengendalian rapat dengan kombinasi h.

tanggal dan jam b) Tempat rapat c) Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat d) Bila perlu. Penyelesaian tahap akhir. selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. 4) Rapat pleno Kegiatan dalam rapat pleno: a) Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya b) Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan c) Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan 5) Perumusan Setelah pleno selesai. yaitu tata tulis dan penyajian yang betul 6) Penyelesaian Setelah hasil rapat diolah. kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi: a) Perumusan sistematis dan logis b) Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar c) Perumusan redaksional.c) Pembahasan konsep d) Pemilihan ide terbaik e) Perumusan oleh tim perumus j. dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca 18 . Penyelenggaraan rapat Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat: 1) Undangan rapat Isi undangan: a) Hari. meliputi: a) Pengetikan naskah b) Reproduksi naskah c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orangorang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut.

ballpoint. Pedoman dalam melakukan surat menyurat: a. yang berisi kertas kosong. Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis 1. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi b. Harus memilih alat tulis menulis yang baik Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. penghapus dan sebagainya c) Laptop. jadwal rapat. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi c. Surat Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat. huruf V.2) Persiapan ruangan rapat Jenis-jenis tata ruang rapat: Otoriter: Tata ruang berbentuk setengah lingkaran. 4) Akomodasi 5) Kesehatan 6) Minuman dan makanan kecil Pelayanan dan penyajian sebaiknya: a) Tidak mengganggu jalannya rapat b) Memperhatikan menu. setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf Demokratis: Bentuk lingkaran (meja bundar). Cara menulis surat yang baik: 19 . Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya d. foto kopi surat-surat keputusan. segi empat memanjang 3) Alat-alat tulis a) Map dengan perlengkapannya. kertas stensil. tinta stensil. karbon. dan sebagainya. dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. huruf U. buku referensi dan sebagainya b) Pensil. HVS. mempunyai sasaran tunggal. kesehatan dan kebersihan D.

Sedapat mungkin menghindari kesalahan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: a. grafik dan sejenisnya e. dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca. Nada bahasanya tepat d. Dapat mengatur alinea g. Buku Adalah lembaran-lembaran kertas. Telegram Telegram berasal dari bahasa yunani. Harus merumuskan isi surat e. gambar. tabel. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas f. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi b. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat c. Keinginan pembaca diutamakan b. Jangka terbitnya: tidak menentu c. grafik. Sasarannya: masyarakat umum 4. Ciri-ciri buku: a. gambar. Penetapan tujuan b. tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. 3. Kalimatnya sederhana c. Sifat isinya: tulisan. Bentuknya: lembaran yang terjilid d. 20 . jumlah halaman yang berisi tulisan. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. Laporan Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya.a. Penyusunan isi surat 1) Tetapkan dulu maksudnya 2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat 3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti 4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan 5) Perhatikan bentuk surat 6) Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat 2.

yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam 21 . yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan b) Laporan rekomendasi. Dr. Prof. Pengertian laporan menurut ahli: a. adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi b. Jenis laporan 1) Ditinjau dari segi isi dan maksudnya a) Laporan informatif. a. J. Fungsi laporan Fungsi laporan: 1) Alat untuk menyampaikan informasi 2) Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan 3) Bahan pengambilan keputusan 4) Alat untuk membina kerja sama 5) Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman Syarat-syarat laporan yang baik: 1) Objektif (memakai kriteria umum) 2) Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama) 3) Langsung mengena sasaran 4) Keterangan yang dimuat harus lengkap 5) Harus tegas dan konsisten 6) Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan 7) Mudah diikuti (sistematis) b. C Denyer. Prayudi Atmosudirjo. report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki). Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya.

yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa. bulanan c. yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek) b) Laporan berbentuk surat. isinya kira-kira satu sampai tiga. yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran. layak atau tidak 2) Ditinjau dari segi bentuknya a) Laporan berbentuk memo. yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik. mingguan. tahunan b) Laporan berkala. pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam d) Laporan pertanggungjawaban.c) Laporan analisis. setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal: (1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung (2) Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report) e) Laporan kelayakan. yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. paling banyak lima halaman c) Laporan berbentuk naskah 3) Ditinjau dari sifatnya a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4) Ditinjau dari segi penyampaiannya a) Laporan lisan b) Laporan tulisan c) Laporan visual 5) Dari segi waktu dan periodisasi a) Laporan rutin (harian). Pengumpulan data 1) Observasi 2) Angket 3) Wawancara 4) Lokasi Tata cara penulisan laporan: 22 .

Teknik dan model matematik d. Mencari jalan keluar 3) Saran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran: a) Penentuan pemecahan masalah b) Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi) c) Kesimpulan d) penutup 4) ringkasan e. Pendekatan b. klasifikasi. Inventarisasi. tabulasi dan evaluasi data e. Asas-asas c. penjilidan laporan hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik: 1) jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan 2) manila karton 3) banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid 4) jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab 5) jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan 5. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 23 . pengetikan laporan g. Penyusunan garis besar laporan Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut: 1) Deskripsi keadaan aktual a) Tujuan b) Latar belakang c) Landasan yang yuridis d) Data statistik 2) Analisis objek yang dilaporkan.a) Menentukan perihal atau subjek b) Mengumpulkan data dan fakta c) Mengurutkan/mengklasifikasikan data d) Mengevaluasi dan mengolah data e) Membuat kerangka laporan d. meliputi: a. penyusunan konsep f. Penemuan sebab-sebab f.

Macam-macam surat perjanjian Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan c. Cara bernegosiasi: a.Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. b. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. sewa menyewa dan tukar menukar. Surat perjanjian pinjam uang d. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan e. Surat perjanjian kerja b. Arti surat perjanjian Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum. 24 . Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci f. Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian Contoh surat perjanjian: a. Surat perjanjian jual beli e. Contoh: perjanjian jual beli. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Surat perjanjian sewa menyewa c. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak b. Kedua pihak harus dapat berdiplomasi d. Syarat-syarat perjanjian 1) Adanya kesepakatan dari para pihak 2) Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian 3) Adanya objek tertentu 4) Suatu sebab yang halal c. Surat perjanjian borongan a.

d. Bagian surat 1) Awal (permulaan perjanjian) 2) Isi perjanjian 3) Akhir perjanjian f. Tata cara penulisan surat perjanjian 1) Judul perjanjian 2) Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian 3) Pernyataan kesepakatan 4) Isi perjanjian 5) Saat dan jangka waktu berlakunya 6) Domisili/tempat 7) Penyelesaian perselisihan 8) Klausa penutup e. Surat perjanjian sewa menyewa 1) Pengertian Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa. 2) Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa a) Objek atau barang yang disewakan b) Tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Harga sewa yang disetujui d) Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan e) Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga f) Pengembalian objek yang disewakan 3) Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan: a) Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa b) Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syaratsyarat yang dikehendaki kedua belah pihak 25 .

Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan. Latar belakang permasalahan c. maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Judul perjanjian b. Perjanjian Pemasaran Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan. masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak e) Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan f) Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama 6. Isi perjanjian e. Tempat pelaksanaan kerja 26 . Pernyataan kesepakatan d. Tujuan permasalahan d. Bagian penutup 7. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian c. buram. wilayah tempat pemasaran yang beda b. draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya). Penyelesaian perselisihan h. Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan. Saat dan jangka waktu berlalu f. Tempat kedudukan menurut hukum g. judul permasalahan (bagian pendahuluan) b.d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban. wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan Isi surat perjanjian secara umum meliputi: a. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja e. Tata cara menulis draf: a. Memasarkan produk yang sama. sesuai dengan batas waktu Menurut KBBI. Perjanjian pemasaran dibuat untuk: a. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama). Menuliskan tema.

peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan f. baik secara horizontal. sopan santun. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan. akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi antar personal kantor Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor. keterangan. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: 1) Bawahan dengan atasan 2) Bawahan dengan bawahan 3) Atasan dengan atasan 4) Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan b. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan.E. Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai c. Semua informasi. Arti penting komunikasi kantor Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: a. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya 2. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka 3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai d. Pengurusan informasi. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) 1. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing 27 . Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya. dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh g. nilai-nilai dan norma-norma. maupun diagonal. yakni penyampaian dan penerimaan berita. a. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik b. sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien e. vertikal. Arti penting etika dalam berkomunikasi Etika memuat aturan-aturan. serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai h.

Alat utama bagi anggota organisasi p. penentu/penetapan identitas seseorang. Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan. c. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia n. Kecepatan kerja b. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi. Semangat kerja sama d. Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis. Penting bagi pengambilan keputusan 4. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya. langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain. Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan k. 28 . Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya. benda. terutama pada: a. Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan e. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif m.i. identifikasi adalah tanda kenal diri. metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis Menurut KBBI. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal o. Kemungkinan tumbuhnya pemimpin F. begitu pula sebaliknya b. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai j. Pelaksanaan komunikasi kantor a. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan l. Kecermatan kerja c. dan sebagainya Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas.

Cara mengembangkan keadaan komunikan. bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui? a. revisi 3. 6. Apakah menggunakan surat. siapa mereka. Menganalisis komunikan Komunikan harus dianalisis. Komposisi c. Perencanaan b. Memberi informasi b. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu: 1) Carilah apa yang diinginkan komunikan 2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap 3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan 4) Yakinkan bahwa informasinya akurat 5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan 5. sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan. yaitu: 1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan? 2) Siapa komunikan? 3) Bagaimana reaksi komunikan? 4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan? 5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan? b. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan 4. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap: a. 29 . Menentukan tujuan Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis: a. Persuasi (persuating) c.1. Pemahaman pengertian 2. laporan. media pidato atau presentasi. Menentukan ide pokok Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas.

Visual (penglihatan): surat. OHP. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya a. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator B. telepon. Video. majalah. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari a. dll c. brosur. televisi. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi 7. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak 8. dll b. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi 5. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi 3. e.MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI A. plakat. Telepon (audial) c. Jenis-Jenis Media Komunikasi 1. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon. Kunjungan 30 . poster. surat kabar. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal. Wawancara (audio-visual) Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Berdasarkan sasarannya a. dll 2. dll 3. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV. Audial (pendengaran): radio. Surat pribadi (visual) b. dll b. Fungsi media komunikasi: 1. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi 4. telegrapf. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi 2. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator 6. Massa: radio. d. sinetron. Pertemuan (audio-visual) Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. tape recorder. film. surat. film.

Keuntungan: . .Informasi yang disampaikan lebih jelas b.Apabila ada kesalahan. harus membuat naskah yang baru .Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi.Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya 3.Kualitas suara cenderung menurun .Biaya pembuatannya relatif murah .Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan .Menghemat tenaga . Media audio (pendengaran) a. Kelemahan: . C.Biasanya menimbulkan rasa bosan . Kelemahan: 31 f. Multimedia Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.Alatnya sangat sederhana . Kelemahan: . Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi 1. Media audio visual a.Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan .Menghemat waktu .Harganya relatif murah .Tidak membosankan . Keuntungan: .Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual 2.Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya b. Keuntungan: .Mudah dibuat dan dipergunakan .Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah . Media visual a.Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti .Sulit dikontrol .Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya b.

Tidak berbicara dengan nada kasar 6. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak 5. Menggunakan bahasa yang formal. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan 9. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi 5. Berbicara dengan jelas. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering 2. Etika Bertelepon Yang harus diperhatikan secara umum: 1. Bertanya dengan bijaksana 7. Tidak mentransfer berkali-kali. sopan dan tepat 4. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama 8. Janganlah berbicara dengan nada memerintah 7. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls) a. terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon 2. Menggunakan bahasa resmi. Mencatat pesan atau pembicaraan 8. baik. Cara Menangani Telepon 1. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah 10. Tidak berbicara sambil makan 4. Meletakan gagang telepon dengan pelan Yang harus diperhatikan secara khusus: 1. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon 3. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon 3. ramah dan menyenangkan 6. apalagi ditransfer ke alamat yang keliru 9.- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang Memakan tempat yang luas Biayanya relatif mahal Perlu waktu di dalam persiapan MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON A. Hal umum dalam menerima telepon 1) Angkat sesegera mungkin 32 . Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon B.

Hal khusus dalam menerima telepon 1) Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 2) Menyampaikan salam 3) Menyebutkan identitas diri. dan mengerti emosi penelepon 33 . tanganilah dengan cara profesional 9) Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon 10) Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas 11) Menyebut nama penelepon dengan tepat c. menolong. maka ada hal yang harus diperhatikan. hangat dan akrab b.2) Telepon yang berasal dari saluran langsung. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C) 1) Caring Memerhatikan. jelaskan dengan ramah 6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan. kantor atau perusahaan 4) Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon 5) Bila penelepon kurang jelas. mendengarkan. mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya 7) Usahakanlah menerima telepon dengan semangat 8) Jika penelepon tidak ramah. jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan 6) Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya. dan mencatat masalah konsumen atau penelepon 2) Commited Merasa terikat dengan organisasi. tidak melalui operator. Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri 4) Considerate Bersahabat. berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung 3) Gunakan bahasa resmi 4) Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat. secepatnya dihubungkan kepada yang dituju 5) Apabila telepon salah sambung. tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi 3) Confident Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. ramah. Tanyakan dulu identitas penelepon 7) Bersikap sopan.

Mentransfer sambungan telepon 1) Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan 2) Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon 3) Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan 4) Jika yang dituju bersedia menerima telepon. bersahabat dan penuh perhatian. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan 34 . Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan: 1) Berbicara dengan kecepatan yang normal 2) Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon 3) Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras 4) Berbicara dengan nada yang santun. segera informasikan kepada penelepon. antusias. 6) Creative Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon 7) Contagious Bersikap gembira. seperti pensil dan ballpoint 5) Lembar pesan telepon 6) Daftar nomor telepon ekstensi internal 7) Buku daftar telepon masuk e.5) Controlled Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). ramah dan rasa ingin membantu penelepon d. sejuk dan damai kepada penelepon. Peralatan dalam menerima telepon 1) Pesawat telepon 2) Kalender meja 3) Jam dindings 4) Alat tulis. yaitu suara yang memberikan kesan santun. persilahkan penelepon untuk segera bicara 5) Jika saluran tersebut sedang dipakai. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon. Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.

Persiapan menelepon 1) Siapkan nomor telepon yang hendak dituju 2) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint 3) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan b. ucapkan salam c) Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud f) Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan g) Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan 2) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan a) Tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telah diangkat. segera minta maaf 3) Bila tersambung. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon a. ucapkan salam c) Pastikan nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju 35 . Pelaksanaan menelepon 1) Menekan nomor telepon yang dituju 2) Bila ada kesalahan menelepon. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan 1) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan a) Putar atau tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telepon telah diangkat. segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri 4) Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon 5) Mencatat hal-hal penting 6) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih 7) Meletakkan gagang telepon dengan pelan c.2.

nama penelepon. mengecil. Jika pesan yang disampaikan panjang. isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon 2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon 3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju 4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan. Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan: a. namun waspada b. Jika penelepon semakin emosi. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon: 1. Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun b. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat C. sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. sabar. timbul tenggelam. Berbicara dengan nada tinggi. nama perusahaan. Kalimat utama dicatat. 2. Bersikap tenang. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis D. cenderung kasar d. anda harus tetap tenang e. waktu. nada sambung tidak terdengar. Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon: 1) Mencatat tanggal. hati-hati. tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. supaya terhindar dari kesalahan 3. garis besarnya saja. tidak terdengar nada kontak. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi). yaitu: 1. Alat: suara berisik. tidak sabar. atau sambungan terputus-putus 36 f) .Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan 3. Tanyakan dengan sopan c. nomor telepon. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri c. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia d. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tandatanda diatas: a.

Agar percakapan dapat berjalan lancar.2. dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa J=Julie S=Sierra B=Bravo K=Kilo T=Tanggo C=Charlie L=Lima U=Uniform D=Delta M=Mike V=Victor E=Echo N=November W=Whiskey F=Foxtrot O=Oscar X=X-ray G=Golf P=Papa Y=Yankey H=Hotel Q=Quebec Z=Zulu I=India R=Romeo 37 . Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik.

2010.DAFTAR PUSTAKA Honiatri. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi.Bandung. Euis. CV Armico 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful