DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1 MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI ....................................... 2 A.

Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi ......................................2 B. C. D. Proses Komunikasi .......................................................................................3 Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja ...........................................4 Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi ....................................................4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI ............................... 7 A. Teknik Berkomunikasi ..................................................................................7 B. C. D. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai ...........................12 Menerapkan Komunikasi Secara Lisan ......................................................13 Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis ........................19

E. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) ..........................................................................................27 F. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis ......28

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI .......................................................30 A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya ...........................................30 B. C. Jenis-Jenis Media Komunikasi ....................................................................30 Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi ..................31

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON ...............................32 A. Etika Bertelepon........................................................................................32 B. C. D. Cara Menangani Telepon ...........................................................................32 Mencatat Pesan Telepon ...........................................................................36 Menangani Masalah Hambatan Bertelepon..............................................36

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................38

1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI A. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi 1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan 2) Menurut KBBI: a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak b) perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media 4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam: a. Komunikasi verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh: 1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung 2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar 4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama b. Komunikasi nonverbal 1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 2) Memakai sesuatu seperti seragam 2. Pengertian Lambang Komunikasi 2

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

Kegunaan lambang: a. Alat untuk mempengaruhi komunikan b. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan c. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan d. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan e. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi Jenis-jenis lambang: a. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan. b. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll c. Lambang warna: lampu lalu lintas, d. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar e. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen f. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll g. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam: 1) Lambang dibuat oleh manusia 2) Mempunyai nilai komunikasi 3) Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru B. Proses Komunikasi 1. Unsur-unsur komunikasi a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan 3

Berbicara 4. tepat waktu dan tepat guna b. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan 3. isinya sebagai berikut: a. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu b. Faktor pendukung a. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka) b. menulis D. dalam buku Effective Public Relations. Continuity and consistency 4 . Mendengarkan 3. faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications.2. Proses komunikasi bermedia Dibagi menjadi dua macam: 1) Komunikasi bermedia massa 2) Komunikasi bermedia nirmassa C. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan) Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat: 1) Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan 2) Mengandung kebenaran yang objektif 3) Aktual. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi 1. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan 1) Kejelasan 2) Konsekuensi dan keseimbangan 3) Kemampuan dan pelaksanaan 4) Keseragaman 5) Kelancaran distribusi Menurut Scott M. Cultip dan Allen. Content d. Credibility b. Context c. Efek yang timbul karena berkomunikasi a. Membaca 2. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis: 1. Proses komunikasi a. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya c. Clarity e.

lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas . mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan 5 . Capability of audience g. 3.Menggunakan kata-kata. akustik yang lemah. untuk dilakukan ketika berkomunikasi. Channels of distribution 2. sikap yang baik dan yang tidak baik.Sikap yang otoriter dan keras kepala 3) Rintangan bahasa . Kesalahpahaman dalam berkomunikasi a.Kurangnya media yang dibutuhkan .Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat .Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele .Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung . Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku. Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan.Menggunakan kode-kode. pesan tertulis yang tidak terbaca . istilah yang tidak dipahami komunikan . sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai 2) Rintangan perilaku . Masalah dalam mengembangkan pesan b.Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik.Adanya prasangka yang disebabkan emosi . Etika berkomunikasi Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia.f. baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media. Masalah dalam menyampaikan pesan 1) Rintangan bersifat teknis .

Menulis surat. Berpidato dan melakukan presentasi g. Cara menghindari rintanga struktur: a) Seorang pimpinan harus terbuka. dan laporan 6 . Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia c) Hubungan jangan terlalu formal 5) Rintangan jarak 6) Rintangan latar belakang Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. Pengendalian e. Membuat atau melakukan percakapan menarik d. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2: a) Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana) b) Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah) 4. disposisi. Membaca b. Mendengarkan c. Persepsi b. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil f. Kredibilitas d. Cara memperbaiki komunikasi a. memo. Ketepatan c. mau dan mudah bergaul dengan bawahan b) Seorang bawahan harus memiliki rasa berani. Melakukan wawancara e. supel. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Kecocokan/keserasian Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator: 1) Membuat pesan secara lebih berhati-hati 2) Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi 3) Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat 5. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah: a.4) Rintangan struktur Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi.

Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI A. Teknik Berkomunikasi 1. Prinsip motivasi Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang. teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut: . sran dan usul dari lawan bicara a. hal yang harus dilakukan sebagai berikut: a. dan umum. Teknik berbicara dan bertanya efektif Secara sederhana.Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat.Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara . dan jangan berbisik 4) Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan b.Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik .Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan .Menanggapi setiap reaksi. 1) Memberikan dorongan 2) Menokohkan 3) Dorongan ingin mengetahui 7 . Prinsip berbicara efektif 1) Memberi kesempatan kepada lawan bicara 2) Menatap bergantian secara sopan 3) Berbicara secara jelas. mengerti. Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek c.Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik . Menilai diri pribadi secara jujur b. kelompok.

lalu kembali keseluruhan 2) Uraian pembicaraan sistematis dan logis 3) Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret . terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening).Memberikan hal-hal yang berlawanan f. Prinsip keindraan Berkaitan dengan alat bantu: 1) Over Head Projector (OHP) Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih. Prinsip pengertian Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan: 1) Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian. penyajian dan penutup pembicaraan a) Persiapan (1) Pengetahuan (2) Sistematika (urutannya) 8 .c. Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa: a) Ringkasan dari uraian materi b) Bagan-bagan c) Grafik d) Gambar-gambar e) Definisi 2) Film 3) Tape recorder e.Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal) . Prinsip perhatian Hal-hal yang dapat menarik perhatian: 1) Hal-hal yang aneh 2) Lucu 3) Sekonyong-konyong terjadi 4) Mencolok (dominan) 5) Sesuai dengan kebutuhan d.Memberikan suatu perbandingan . Prinsip Ulangan 1) Persiapan.Memberikan contoh .Memberikan ilustrasi .

ajakan dan sebagainya 2) Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan a) Pendahuluan pembicaraan Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan: (1) Motivasi yang menarik (2) Mengutarakan topik secara umum (3) Tujuan (4) Ruang lingkup b) Isi pembicaraan Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya: (1) Lancar dan tidak ada gangguan (2) Menarik perhatian pendengar (3) Uraian harus jelas. mudah di tangkap. dimengerti dan dihayati 9 . saran-saran.(3) Tujuan (4) Tempat dan waktu b) Penyajian materi (1) Pendahuluan (a) Motivasi yang menarik perhatian (b) Tujuan (c) Ruang lingkup (2) Isi pembicaraan Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. Di dalam penyajian hendaknya: (a) Jelas (b) Menarik (c) Lancar (d) Tertuju (e) dipahami c) Penutup pembicaraan Memuat tentang: (1) Ringkasan materi yang dibahas (2) Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan (3) Memberikan harapan.

Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan) 10 . film projektor. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara Cara membaca yang baik: a. Dapat mengenal Tuhan secara dalam e. Mengetahui nilai-nilai kehidupan. Mengembangkan pola pikir f. dan pengalaman b. seorang pembicara harus menyiapkan: a) Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila b) Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya c) Alat-alat peraga tiruan atau palsu d) Slide projektor. pengetahuan. Memperluas wawasan. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan d. dan teknologi c. 4) Gaya bahasa penyajian dalam berbicara a) Gerak-gerik b) Pakaian c) Sikap jiwa d) Suawa e) Pandangan mata f) Sikap badan 2. Teknik membaca efektif Manfaat membaca: a.(4) Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga (5) Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan c) Penutup pembicaraan Hal-hal penting yang harus dikemukakan: (1) Ada ringkasan (2) Ada motivasi kembali (3) Ada saran pembicara kepada pendengar (4) Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar 3) Alat bantu dalam penyajian pembicaraan Dalam menggunakan alat peraga. OHP dan sebagainya. baik nilai spiritual maupun nilai material.

adalah sebagai berikut: a. Mendengarkan secara proyektif Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Teknik mendengarkan secara proyektif. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat e. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting d. sebagai berikut: 1) Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan 2) Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan 3) Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan 4) Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media. ikuti cara membaca efektif berikut ini: a. Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas) d. Mendengarkan secara evaluatif b. Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan b. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan 3. Resapkan isi bacaan g. Memahami isi topik secara mendalam e. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami f. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir c. Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. Membaca tidak menggerakan bibir e. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup c. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam d. Teknik mendengarkan secara aktif Jenis mendengarkan aktif dan efektif. Memahami judul bacaan b.b. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis Agar menjadi pembaca efektif. Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan c. pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami 11 .

rekan kerja c. meeting. Bertelepon kepada keluarga. Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi 1) Bertele-tele 2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan 3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis 4) Informasi penting tidak terdapat dalam isi b. Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai katakata lisan/tulisan b.Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan Contoh komunikasi verbal: a.4. berpidato. membacakan puisi di depan kelas e. komunikasi verbal tidak hanya lisan. rapat. meliputi lisan dan tulisan .Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan .Dalam ilmu komunikasi.Bahasa diartikan sebagai lambang verbal . Berdiskusi. singkat dan sesuai situasi komunikasi). komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media. dan seminar 12 . mencakup: a) Pemilihan kata yang tepat b) Penggunaan kalimat efektif B.Jadi . Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai 1. Berbincang-bincang secara langsung d. Berdiskusi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Subjek dan tujuan harus jelas 2) Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3) Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis 4) Semua informasi yang penting harus sudah ada 5) Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas. Teknik menulis efektif a. Komunikasi Verbal . . teman. sahabat.

melambaikan tangan sebagai rasa senang. semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language). Komunikasi Nonverbal Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal: a. simpati dan penghargaan f. Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan d. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang g. yaitu: a. komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori. internet Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut: a.f. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta C. Tubbs dan Carter Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas. majalah. Tersenyum. Menulis: 9% 2. Menitikkan air mata sebagai tanda haru b. Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan e. jurnal g. kesal. Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju i. yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language). b. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan 1. Menonton televisi i. dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language). walkman h. Membaca surat kabar. Mendengarkan: 45% b. Menggunakan komputer. Garry. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal j. Membaca: 16% d. Berbicara: 30% c. Mendengarkan radio. Mc. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju h. berjabat tangan. sedih. saking marahnya c. Komunikasi Kelompok Dibagi menjadi 3 macam: 13 . Menangis sebagai tanda kecewa.

Seminar. adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli.a. Diskusi Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. Kelompok dengan individu c. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan c. Komunikasi individu dengan kelompok b. Komunikasi kelompok nonformal Ciri-ciri: 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang tentu 3) Objek pembicaraannya tidak mienentu 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 5) Tidak ada hierarki tertentu 2. Kelompok dengan kelompok Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam: a. Pengertian rapat 1) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. Menurut KBBI. Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah. b. 3. adalah pertemuan antar anggota di lingkungan 14 . The Liang Gie. Komunikasi kelompok formal Ciri-ciri: 1) Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu 2) Ada prosedur tertentu 3) Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis 5) Ada hierarki tertentu b. diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) Istilah-istilah lain tentang rapat: a. Rapat a.

tujuan diselenggarakannya rapat: 1) Untuk memberi informasi 2) Melakukan kerja sama 3) Memecahkan permasalahan 4) Memenuhi peraturan b. Syarat rapat yang baik Persiapan rapat: 1) Penetapan tanggal. 2) Menurut bahasa inggris. hari dan jam rapat 2) Penetapan tempat/untuk rapat 3) Akomodasi yang diperlukan 4) Konsumsi 5) Peralatan yang membantu kelancaran rapat Syarat rapat yang baik: 1) Suasana terbuka 2) Partisipasi penuh 3) Bimbingan dan kontrol 4) Ada argumentasi 5) Pertanyaan singkat 6) Menghindari klik kelompok 7) Ada kesimpulan d. Tipe-tipe pimpinan rapat 15 . disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu Kesimpulan. Jenis-jenis rapat 1) Rapat penjelasan Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan c.organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. 2) Rapat pemecahan masalah Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah 3) Rapat perundingan Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama.

peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran. e. Tipe-tipe peserta rapat 1) Tipe pemersatu Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan.1) Otoriter: mau menang sendiri. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Penyumbang data 16 . 2) Tipe penyerang Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. 5) Tipe pemberi informasi Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasiinformasi. Hanya bisa menjadi pendengar. memaksakan pendapat. 7) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan. sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. 3) Tipe inisiatif Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar 4) Tipe perantara Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas. f. keputusan diserahkan kepada peserta 3) Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah. 6) Tipe pendengar Adalah peserta rapat yang kurang aktif. lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan. pendapat dan saran. peserta rapat harus menyetujuinya 2) Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian.

membuka rapat biasanya dengan membacakan: a) Acara rapat b) Tata tertib rapat c) Motivasi d) Pengenalan masalah yang akan dibahas e) Tujuan diadakan rapat f) Tanggapan-tanggapan atau saran g) Lain-lain 2) Pembagian tugas a) Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas b) Penunjukan kelompok pengendali (steering committee) c) Penunjukan tim perumus (kelompok) 3) Rapat kelompok Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi: a) Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok b) Alternatif pemecahan masalah 17 . Teknik bertanya dalam rapat Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain: 1) Harus ada persiapan yang mantap 2) Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan 3) Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton 4) Meyakinkan di dalam bertanya 5) Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat Teknik bertanya ada 4 macam: 1) Pertanyaan langsung 2) Pertanyaan umum 3) Pertanyaan mengembalikan 4) Pertanyaan yang dioperkan i.3) Perumus kesimpulan 4) Penerima hasil keputusan 5) Pembantu pimpinan g. Pelaksanaan rapat 1) Pembukaan rapat MC. Pengendalian rapat 1) Pengendalian bebas terbatas 2) Pengendalian secara ketat 3) Pengendalian rapat dengan kombinasi h.

meliputi: a) Pengetikan naskah b) Reproduksi naskah c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orangorang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut.c) Pembahasan konsep d) Pemilihan ide terbaik e) Perumusan oleh tim perumus j. selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca 18 . 4) Rapat pleno Kegiatan dalam rapat pleno: a) Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya b) Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan c) Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan 5) Perumusan Setelah pleno selesai. tanggal dan jam b) Tempat rapat c) Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat d) Bila perlu. yaitu tata tulis dan penyajian yang betul 6) Penyelesaian Setelah hasil rapat diolah. kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi: a) Perumusan sistematis dan logis b) Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar c) Perumusan redaksional. Penyelenggaraan rapat Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat: 1) Undangan rapat Isi undangan: a) Hari. Penyelesaian tahap akhir.

ballpoint. Harus memilih alat tulis menulis yang baik Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. HVS. dan sebagainya. jadwal rapat. Pedoman dalam melakukan surat menyurat: a. kesehatan dan kebersihan D. setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf Demokratis: Bentuk lingkaran (meja bundar). mempunyai sasaran tunggal. buku referensi dan sebagainya b) Pensil. kertas stensil. tinta stensil. segi empat memanjang 3) Alat-alat tulis a) Map dengan perlengkapannya. huruf V. karbon. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi c. 4) Akomodasi 5) Kesehatan 6) Minuman dan makanan kecil Pelayanan dan penyajian sebaiknya: a) Tidak mengganggu jalannya rapat b) Memperhatikan menu. Surat Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat.2) Persiapan ruangan rapat Jenis-jenis tata ruang rapat: Otoriter: Tata ruang berbentuk setengah lingkaran. Cara menulis surat yang baik: 19 . Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis 1. foto kopi surat-surat keputusan. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi b. Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya d. huruf U. yang berisi kertas kosong. penghapus dan sebagainya c) Laptop.

Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat c. Keinginan pembaca diutamakan b. Penetapan tujuan b. Telegram Telegram berasal dari bahasa yunani. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas f. 20 . Buku Adalah lembaran-lembaran kertas. grafik dan sejenisnya e. jumlah halaman yang berisi tulisan. tabel. 3. grafik. Sifat isinya: tulisan. Laporan Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya. gambar.a. dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca. tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Nada bahasanya tepat d. Ciri-ciri buku: a. Kalimatnya sederhana c. gambar. Harus merumuskan isi surat e. Jangka terbitnya: tidak menentu c. Bentuknya: lembaran yang terjilid d. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. Penyusunan isi surat 1) Tetapkan dulu maksudnya 2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat 3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti 4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan 5) Perhatikan bentuk surat 6) Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat 2. Sedapat mungkin menghindari kesalahan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: a. Sasarannya: masyarakat umum 4. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi b. Dapat mengatur alinea g.

Dr. Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya. yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan b) Laporan rekomendasi. Prayudi Atmosudirjo. Jenis laporan 1) Ditinjau dari segi isi dan maksudnya a) Laporan informatif. report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki). Pengertian laporan menurut ahli: a.yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam 21 . J. Fungsi laporan Fungsi laporan: 1) Alat untuk menyampaikan informasi 2) Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan 3) Bahan pengambilan keputusan 4) Alat untuk membina kerja sama 5) Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman Syarat-syarat laporan yang baik: 1) Objektif (memakai kriteria umum) 2) Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama) 3) Langsung mengena sasaran 4) Keterangan yang dimuat harus lengkap 5) Harus tegas dan konsisten 6) Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan 7) Mudah diikuti (sistematis) b. Prof. a. C Denyer. adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi b.

yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran. yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek) b) Laporan berbentuk surat. Pengumpulan data 1) Observasi 2) Angket 3) Wawancara 4) Lokasi Tata cara penulisan laporan: 22 . mingguan. pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam d) Laporan pertanggungjawaban. yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa. setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan. layak atau tidak 2) Ditinjau dari segi bentuknya a) Laporan berbentuk memo.c) Laporan analisis. tahunan b) Laporan berkala. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal: (1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung (2) Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report) e) Laporan kelayakan. isinya kira-kira satu sampai tiga. yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik. paling banyak lima halaman c) Laporan berbentuk naskah 3) Ditinjau dari sifatnya a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4) Ditinjau dari segi penyampaiannya a) Laporan lisan b) Laporan tulisan c) Laporan visual 5) Dari segi waktu dan periodisasi a) Laporan rutin (harian). bulanan c.

Teknik dan model matematik d. meliputi: a. penyusunan konsep f. Mencari jalan keluar 3) Saran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran: a) Penentuan pemecahan masalah b) Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi) c) Kesimpulan d) penutup 4) ringkasan e. Inventarisasi. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 23 . Asas-asas c. klasifikasi. Penemuan sebab-sebab f. penjilidan laporan hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik: 1) jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan 2) manila karton 3) banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid 4) jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab 5) jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan 5. Pendekatan b. Penyusunan garis besar laporan Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut: 1) Deskripsi keadaan aktual a) Tujuan b) Latar belakang c) Landasan yang yuridis d) Data statistik 2) Analisis objek yang dilaporkan.a) Menentukan perihal atau subjek b) Mengumpulkan data dan fakta c) Mengurutkan/mengklasifikasikan data d) Mengevaluasi dan mengolah data e) Membuat kerangka laporan d. tabulasi dan evaluasi data e. pengetikan laporan g.

b. Cara bernegosiasi: a. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak b. Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci f.Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan c. Macam-macam surat perjanjian Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Surat perjanjian sewa menyewa c. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B. Surat perjanjian jual beli e. Contoh: perjanjian jual beli. Surat perjanjian pinjam uang d. Syarat-syarat perjanjian 1) Adanya kesepakatan dari para pihak 2) Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian 3) Adanya objek tertentu 4) Suatu sebab yang halal c. Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian Contoh surat perjanjian: a. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. sewa menyewa dan tukar menukar. Surat perjanjian borongan a. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Kedua pihak harus dapat berdiplomasi d. 24 . Surat perjanjian kerja b. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan e. Arti surat perjanjian Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum.

2) Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa a) Objek atau barang yang disewakan b) Tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Harga sewa yang disetujui d) Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan e) Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga f) Pengembalian objek yang disewakan 3) Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan: a) Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa b) Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syaratsyarat yang dikehendaki kedua belah pihak 25 . Surat perjanjian sewa menyewa 1) Pengertian Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.d. Tata cara penulisan surat perjanjian 1) Judul perjanjian 2) Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian 3) Pernyataan kesepakatan 4) Isi perjanjian 5) Saat dan jangka waktu berlakunya 6) Domisili/tempat 7) Penyelesaian perselisihan 8) Klausa penutup e. Bagian surat 1) Awal (permulaan perjanjian) 2) Isi perjanjian 3) Akhir perjanjian f.

maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf.d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban. sesuai dengan batas waktu Menurut KBBI. Perjanjian pemasaran dibuat untuk: a. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama). Perjanjian Pemasaran Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan. Bagian penutup 7. Judul perjanjian b. Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan. Menuliskan tema. Tata cara menulis draf: a. buram. Latar belakang permasalahan c. masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak e) Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan f) Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama 6. Pernyataan kesepakatan d. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja e. Tempat kedudukan menurut hukum g. Tempat pelaksanaan kerja 26 . Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan. Saat dan jangka waktu berlalu f. Tujuan permasalahan d. Penyelesaian perselisihan h. judul permasalahan (bagian pendahuluan) b. wilayah tempat pemasaran yang beda b. Memasarkan produk yang sama. wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan Isi surat perjanjian secara umum meliputi: a. draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya). Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian c. Isi perjanjian e.

akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai d. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka 3. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing 27 . Kesusilaan atau budi pekerti yang baik b. Semua informasi. dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh g. sopan santun. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya. sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien e. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: 1) Bawahan dengan atasan 2) Bawahan dengan bawahan 3) Atasan dengan atasan 4) Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan b. Arti penting komunikasi kantor Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: a. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. Pengurusan informasi.E. vertikal. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) 1. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya 2. maupun diagonal. a. Komunikasi antar personal kantor Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai h. keterangan. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan. Arti penting etika dalam berkomunikasi Etika memuat aturan-aturan. nilai-nilai dan norma-norma. yakni penyampaian dan penerimaan berita. Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai.peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan f. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai c. baik secara horizontal.

Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan k. begitu pula sebaliknya b. Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan l. Semangat kerja sama d. benda. terutama pada: a. dan sebagainya Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas. Alat utama bagi anggota organisasi p. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal o. Kemungkinan tumbuhnya pemimpin F. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya. Kecermatan kerja c. 28 . Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai j. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan e. Penting bagi pengambilan keputusan 4. Pelaksanaan komunikasi kantor a. Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan.i. c. Kecepatan kerja b. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif m. metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi. langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain. identifikasi adalah tanda kenal diri. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia n. penentu/penetapan identitas seseorang. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis Menurut KBBI. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya.

1. Pemahaman pengertian 2. yaitu: 1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan? 2) Siapa komunikan? 3) Bagaimana reaksi komunikan? 4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan? 5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan? b. Memberi informasi b. siapa mereka. Cara mengembangkan keadaan komunikan. Menganalisis komunikan Komunikan harus dianalisis. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan 4. Perencanaan b. laporan. Menentukan ide pokok Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas. Apakah menggunakan surat. sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan. 29 . Menentukan tujuan Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis: a. revisi 3. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap: a. Komposisi c. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu: 1) Carilah apa yang diinginkan komunikan 2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap 3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan 4) Yakinkan bahwa informasinya akurat 5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan 5. bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui? a. Persuasi (persuating) c. 6. media pidato atau presentasi.

dll b. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal. Pertemuan (audio-visual) Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. e. Telepon (audial) c. televisi. poster. telepon. dll c. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi 5. Surat pribadi (visual) b. film. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV. Fungsi media komunikasi: 1. plakat. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator 6. tape recorder. dll 2. Wawancara (audio-visual) Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya a. majalah. surat kabar. Massa: radio. OHP. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak 8. Jenis-Jenis Media Komunikasi 1. dll 3. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi 7. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator B. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi 4. Audial (pendengaran): radio. telegrapf. sinetron. Berdasarkan sasarannya a. film. Kunjungan 30 .MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI A. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari a. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi 3. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. brosur. Visual (penglihatan): surat. Video. dll b. d. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi 2. surat. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon.

Informasi yang disampaikan lebih jelas b. Media audio visual a.Harganya relatif murah . Media visual a.Sulit dikontrol .Tidak membosankan .Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya b. Keuntungan: . Kelemahan: .Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual 2.Alatnya sangat sederhana .Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah . Kelemahan: . C.Mudah dibuat dan dipergunakan .Menghemat tenaga .Biasanya menimbulkan rasa bosan .Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti . Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi 1.Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya 3. Keuntungan: .Apabila ada kesalahan.Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi.Biaya pembuatannya relatif murah . Keuntungan: .Kualitas suara cenderung menurun . . Kelemahan: 31 f. harus membuat naskah yang baru . Multimedia Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan .Menghemat waktu .Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya b. Media audio (pendengaran) a.Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan .

Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon B. Cara Menangani Telepon 1. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon 3. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah 10. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama 8. Menggunakan bahasa resmi. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi 5. Janganlah berbicara dengan nada memerintah 7. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls) a. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering 2. Hal umum dalam menerima telepon 1) Angkat sesegera mungkin 32 . Etika Bertelepon Yang harus diperhatikan secara umum: 1. Tidak mentransfer berkali-kali. Tidak berbicara sambil makan 4. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon 3. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak 5. Meletakan gagang telepon dengan pelan Yang harus diperhatikan secara khusus: 1. Menggunakan bahasa yang formal. terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon 2. Mencatat pesan atau pembicaraan 8. apalagi ditransfer ke alamat yang keliru 9. sopan dan tepat 4.- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang Memakan tempat yang luas Biayanya relatif mahal Perlu waktu di dalam persiapan MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON A. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan 9. Berbicara dengan jelas. ramah dan menyenangkan 6. baik. Tidak berbicara dengan nada kasar 6. Bertanya dengan bijaksana 7.

mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya 7) Usahakanlah menerima telepon dengan semangat 8) Jika penelepon tidak ramah. berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung 3) Gunakan bahasa resmi 4) Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat. ramah. Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri 4) Considerate Bersahabat. menolong.2) Telepon yang berasal dari saluran langsung. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C) 1) Caring Memerhatikan. Hal khusus dalam menerima telepon 1) Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 2) Menyampaikan salam 3) Menyebutkan identitas diri. dan mengerti emosi penelepon 33 . tanganilah dengan cara profesional 9) Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon 10) Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas 11) Menyebut nama penelepon dengan tepat c. kantor atau perusahaan 4) Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon 5) Bila penelepon kurang jelas. jelaskan dengan ramah 6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan. jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan 6) Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya. tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi 3) Confident Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. dan mencatat masalah konsumen atau penelepon 2) Commited Merasa terikat dengan organisasi. Tanyakan dulu identitas penelepon 7) Bersikap sopan. hangat dan akrab b. secepatnya dihubungkan kepada yang dituju 5) Apabila telepon salah sambung. mendengarkan. maka ada hal yang harus diperhatikan. tidak melalui operator.

yaitu suara yang memberikan kesan santun. Peralatan dalam menerima telepon 1) Pesawat telepon 2) Kalender meja 3) Jam dindings 4) Alat tulis. sejuk dan damai kepada penelepon.5) Controlled Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Mentransfer sambungan telepon 1) Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan 2) Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon 3) Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan 4) Jika yang dituju bersedia menerima telepon. seperti pensil dan ballpoint 5) Lembar pesan telepon 6) Daftar nomor telepon ekstensi internal 7) Buku daftar telepon masuk e. Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan: 1) Berbicara dengan kecepatan yang normal 2) Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon 3) Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras 4) Berbicara dengan nada yang santun. antusias. segera informasikan kepada penelepon. persilahkan penelepon untuk segera bicara 5) Jika saluran tersebut sedang dipakai. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan 34 . Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon. Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon. bersahabat dan penuh perhatian. 6) Creative Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon 7) Contagious Bersikap gembira. ramah dan rasa ingin membantu penelepon d.

Pelaksanaan menelepon 1) Menekan nomor telepon yang dituju 2) Bila ada kesalahan menelepon. segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri 4) Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon 5) Mencatat hal-hal penting 6) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih 7) Meletakkan gagang telepon dengan pelan c. Persiapan menelepon 1) Siapkan nomor telepon yang hendak dituju 2) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint 3) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan b. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon a. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan 1) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan a) Putar atau tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telepon telah diangkat. ucapkan salam c) Pastikan nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju 35 .2. ucapkan salam c) Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud f) Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan g) Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan 2) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan a) Tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telah diangkat. segera minta maaf 3) Bila tersambung.

tidak terdengar nada kontak. timbul tenggelam. yaitu: 1. tidak sabar. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri c. Kalimat utama dicatat. Tanyakan dengan sopan c. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi). supaya terhindar dari kesalahan 3. nama penelepon. sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. hati-hati. Berbicara dengan nada tinggi. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon: 1. sabar. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis D. Bersikap tenang. isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon 2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon 3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju 4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan. Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan: a. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat C. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia d. anda harus tetap tenang e.Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan 3. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tandatanda diatas: a. 2. mengecil. nomor telepon. nada sambung tidak terdengar. Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon: 1) Mencatat tanggal. garis besarnya saja. namun waspada b. waktu. nama perusahaan. cenderung kasar d. Alat: suara berisik. Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun b. Jika penelepon semakin emosi. atau sambungan terputus-putus 36 f) . tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Jika pesan yang disampaikan panjang.

Agar percakapan dapat berjalan lancar.2. dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa J=Julie S=Sierra B=Bravo K=Kilo T=Tanggo C=Charlie L=Lima U=Uniform D=Delta M=Mike V=Victor E=Echo N=November W=Whiskey F=Foxtrot O=Oscar X=X-ray G=Golf P=Papa Y=Yankey H=Hotel Q=Quebec Z=Zulu I=India R=Romeo 37 . Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik.

DAFTAR PUSTAKA Honiatri. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi. Euis.Bandung. CV Armico 38 . 2010.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful