DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1 MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI ....................................... 2 A.

Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi ......................................2 B. C. D. Proses Komunikasi .......................................................................................3 Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja ...........................................4 Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi ....................................................4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI ............................... 7 A. Teknik Berkomunikasi ..................................................................................7 B. C. D. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai ...........................12 Menerapkan Komunikasi Secara Lisan ......................................................13 Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis ........................19

E. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) ..........................................................................................27 F. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis ......28

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI .......................................................30 A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya ...........................................30 B. C. Jenis-Jenis Media Komunikasi ....................................................................30 Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi ..................31

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON ...............................32 A. Etika Bertelepon........................................................................................32 B. C. D. Cara Menangani Telepon ...........................................................................32 Mencatat Pesan Telepon ...........................................................................36 Menangani Masalah Hambatan Bertelepon..............................................36

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................38

1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI A. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi 1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan 2) Menurut KBBI: a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak b) perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media 4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam: a. Komunikasi verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh: 1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung 2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar 4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama b. Komunikasi nonverbal 1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 2) Memakai sesuatu seperti seragam 2. Pengertian Lambang Komunikasi 2

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

Kegunaan lambang: a. Alat untuk mempengaruhi komunikan b. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan c. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan d. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan e. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi Jenis-jenis lambang: a. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan. b. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll c. Lambang warna: lampu lalu lintas, d. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar e. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen f. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll g. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam: 1) Lambang dibuat oleh manusia 2) Mempunyai nilai komunikasi 3) Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru B. Proses Komunikasi 1. Unsur-unsur komunikasi a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan 3

Proses komunikasi secara langsung (tatap muka) b. Proses komunikasi bermedia Dibagi menjadi dua macam: 1) Komunikasi bermedia massa 2) Komunikasi bermedia nirmassa C. Continuity and consistency 4 . Content d. dalam buku Effective Public Relations. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan 1) Kejelasan 2) Konsekuensi dan keseimbangan 3) Kemampuan dan pelaksanaan 4) Keseragaman 5) Kelancaran distribusi Menurut Scott M. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis: 1. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan) Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat: 1) Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan 2) Mengandung kebenaran yang objektif 3) Aktual. Cultip dan Allen. Membaca 2. faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications.2. Proses komunikasi a. Clarity e. tepat waktu dan tepat guna b. isinya sebagai berikut: a. Mendengarkan 3. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan 3. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya c. Context c. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi 1. Faktor pendukung a. Credibility b. menulis D. Berbicara 4. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu b. Efek yang timbul karena berkomunikasi a.

Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik. sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai 2) Rintangan perilaku .Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung .Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele . Masalah dalam menyampaikan pesan 1) Rintangan bersifat teknis .Menggunakan kata-kata. sikap yang baik dan yang tidak baik. akustik yang lemah. 3. istilah yang tidak dipahami komunikan .Adanya prasangka yang disebabkan emosi . lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas . Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku.Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan 5 .Menggunakan kode-kode. pesan tertulis yang tidak terbaca . untuk dilakukan ketika berkomunikasi. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi a.Sikap yang otoriter dan keras kepala 3) Rintangan bahasa . Channels of distribution 2.f. Capability of audience g. Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan. baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media. mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Masalah dalam mengembangkan pesan b.Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat . Etika berkomunikasi Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia.Kurangnya media yang dibutuhkan .

Cara menghindari rintanga struktur: a) Seorang pimpinan harus terbuka. Kecocokan/keserasian Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator: 1) Membuat pesan secara lebih berhati-hati 2) Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi 3) Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat 5. Melakukan wawancara e. supel. mau dan mudah bergaul dengan bawahan b) Seorang bawahan harus memiliki rasa berani. Menulis surat. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2: a) Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana) b) Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah) 4. Berpidato dan melakukan presentasi g. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil f. Ketepatan c. Mendengarkan c. Pengendalian e. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah: a. memo. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Kredibilitas d. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia c) Hubungan jangan terlalu formal 5) Rintangan jarak 6) Rintangan latar belakang Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan.4) Rintangan struktur Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Cara memperbaiki komunikasi a. Membuat atau melakukan percakapan menarik d. Persepsi b. Membaca b. dan laporan 6 . disposisi.

mengerti.Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara . Teknik berbicara dan bertanya efektif Secara sederhana. Menilai diri pribadi secara jujur b. Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek c. teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut: . Prinsip berbicara efektif 1) Memberi kesempatan kepada lawan bicara 2) Menatap bergantian secara sopan 3) Berbicara secara jelas. sran dan usul dari lawan bicara a. Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI A. hal yang harus dilakukan sebagai berikut: a. kelompok. dan umum.Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik .Menanggapi setiap reaksi. dan jangan berbisik 4) Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan b.Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan .Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik .Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat. Prinsip motivasi Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang. Teknik Berkomunikasi 1. 1) Memberikan dorongan 2) Menokohkan 3) Dorongan ingin mengetahui 7 .

Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal) . terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Prinsip perhatian Hal-hal yang dapat menarik perhatian: 1) Hal-hal yang aneh 2) Lucu 3) Sekonyong-konyong terjadi 4) Mencolok (dominan) 5) Sesuai dengan kebutuhan d.Memberikan hal-hal yang berlawanan f.Memberikan suatu perbandingan . Prinsip pengertian Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan: 1) Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian. Prinsip Ulangan 1) Persiapan.c. penyajian dan penutup pembicaraan a) Persiapan (1) Pengetahuan (2) Sistematika (urutannya) 8 . Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa: a) Ringkasan dari uraian materi b) Bagan-bagan c) Grafik d) Gambar-gambar e) Definisi 2) Film 3) Tape recorder e. lalu kembali keseluruhan 2) Uraian pembicaraan sistematis dan logis 3) Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret .Memberikan ilustrasi .Memberikan contoh . Prinsip keindraan Berkaitan dengan alat bantu: 1) Over Head Projector (OHP) Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih.

ajakan dan sebagainya 2) Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan a) Pendahuluan pembicaraan Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan: (1) Motivasi yang menarik (2) Mengutarakan topik secara umum (3) Tujuan (4) Ruang lingkup b) Isi pembicaraan Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya: (1) Lancar dan tidak ada gangguan (2) Menarik perhatian pendengar (3) Uraian harus jelas. saran-saran. mudah di tangkap. dimengerti dan dihayati 9 . Di dalam penyajian hendaknya: (a) Jelas (b) Menarik (c) Lancar (d) Tertuju (e) dipahami c) Penutup pembicaraan Memuat tentang: (1) Ringkasan materi yang dibahas (2) Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan (3) Memberikan harapan.(3) Tujuan (4) Tempat dan waktu b) Penyajian materi (1) Pendahuluan (a) Motivasi yang menarik perhatian (b) Tujuan (c) Ruang lingkup (2) Isi pembicaraan Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian.

Dapat mengenal Tuhan secara dalam e. dan teknologi c. Memperluas wawasan. Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan) 10 . Mengetahui nilai-nilai kehidupan. baik nilai spiritual maupun nilai material. 4) Gaya bahasa penyajian dalam berbicara a) Gerak-gerik b) Pakaian c) Sikap jiwa d) Suawa e) Pandangan mata f) Sikap badan 2. dan pengalaman b. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara Cara membaca yang baik: a. Mengembangkan pola pikir f. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan d. Teknik membaca efektif Manfaat membaca: a. OHP dan sebagainya. seorang pembicara harus menyiapkan: a) Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila b) Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya c) Alat-alat peraga tiruan atau palsu d) Slide projektor. film projektor. pengetahuan.(4) Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga (5) Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan c) Penutup pembicaraan Hal-hal penting yang harus dikemukakan: (1) Ada ringkasan (2) Ada motivasi kembali (3) Ada saran pembicara kepada pendengar (4) Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar 3) Alat bantu dalam penyajian pembicaraan Dalam menggunakan alat peraga.

Mendengarkan secara proyektif Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan c. Teknik mendengarkan secara proyektif. Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. sebagai berikut: 1) Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan 2) Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan 3) Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan 4) Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media. Resapkan isi bacaan g. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam d. Memahami judul bacaan b. Memahami isi topik secara mendalam e. Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas) d. pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami 11 . adalah sebagai berikut: a. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting d. ikuti cara membaca efektif berikut ini: a. Mendengarkan secara evaluatif b. Teknik mendengarkan secara aktif Jenis mendengarkan aktif dan efektif. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami f. Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan b. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup c. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis Agar menjadi pembaca efektif. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir c. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan 3. Membaca tidak menggerakan bibir e. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat e.b.

Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan Contoh komunikasi verbal: a. Berbincang-bincang secara langsung d. sahabat. rekan kerja c. membacakan puisi di depan kelas e. Berdiskusi.Bahasa diartikan sebagai lambang verbal . Komunikasi Verbal . Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi 1) Bertele-tele 2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan 3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis 4) Informasi penting tidak terdapat dalam isi b. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai 1. komunikasi verbal tidak hanya lisan. dan seminar 12 . rapat.Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan .Jadi . meliputi lisan dan tulisan .Dalam ilmu komunikasi. komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media. meeting. Teknik menulis efektif a. berpidato. singkat dan sesuai situasi komunikasi). Bertelepon kepada keluarga. mencakup: a) Pemilihan kata yang tepat b) Penggunaan kalimat efektif B. Berdiskusi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Subjek dan tujuan harus jelas 2) Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3) Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis 4) Semua informasi yang penting harus sudah ada 5) Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas. teman. Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai katakata lisan/tulisan b. .4.

semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language). Tersenyum. walkman h. majalah. Membaca surat kabar. Mendengarkan radio. simpati dan penghargaan f. Menangis sebagai tanda kecewa. Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju i. saking marahnya c. Tubbs dan Carter Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas. Berbicara: 30% c. internet Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut: a. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal j. Menggunakan komputer. Komunikasi Kelompok Dibagi menjadi 3 macam: 13 . melambaikan tangan sebagai rasa senang. Menulis: 9% 2. sedih. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju h. Menonton televisi i. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan 1. Garry. jurnal g. kesal. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang g. komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori. yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language). Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan d. Mendengarkan: 45% b. berjabat tangan. Membaca: 16% d. b.f. Mc. yaitu: a. Komunikasi Nonverbal Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal: a. Menitikkan air mata sebagai tanda haru b. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta C. dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language). Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan e.

Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah. Komunikasi individu dengan kelompok b. Menurut KBBI. Rapat a. The Liang Gie. diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) Istilah-istilah lain tentang rapat: a. adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli. Seminar.a. Kelompok dengan kelompok Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam: a. Pengertian rapat 1) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. Kelompok dengan individu c. b. Komunikasi kelompok formal Ciri-ciri: 1) Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu 2) Ada prosedur tertentu 3) Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis 5) Ada hierarki tertentu b. adalah pertemuan antar anggota di lingkungan 14 . Diskusi Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. Komunikasi kelompok nonformal Ciri-ciri: 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang tentu 3) Objek pembicaraannya tidak mienentu 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 5) Tidak ada hierarki tertentu 2. 3. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan c.

Tipe-tipe pimpinan rapat 15 . sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan c. Jenis-jenis rapat 1) Rapat penjelasan Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. 2) Menurut bahasa inggris. 2) Rapat pemecahan masalah Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah 3) Rapat perundingan Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama. disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu Kesimpulan. Syarat rapat yang baik Persiapan rapat: 1) Penetapan tanggal. hari dan jam rapat 2) Penetapan tempat/untuk rapat 3) Akomodasi yang diperlukan 4) Konsumsi 5) Peralatan yang membantu kelancaran rapat Syarat rapat yang baik: 1) Suasana terbuka 2) Partisipasi penuh 3) Bimbingan dan kontrol 4) Ada argumentasi 5) Pertanyaan singkat 6) Menghindari klik kelompok 7) Ada kesimpulan d. tujuan diselenggarakannya rapat: 1) Untuk memberi informasi 2) Melakukan kerja sama 3) Memecahkan permasalahan 4) Memenuhi peraturan b.organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

memaksakan pendapat. Tipe-tipe peserta rapat 1) Tipe pemersatu Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan. keputusan diserahkan kepada peserta 3) Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran. e. peserta rapat harus menyetujuinya 2) Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian. lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan. 2) Tipe penyerang Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Penyumbang data 16 .1) Otoriter: mau menang sendiri. pendapat dan saran. 7) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan. 5) Tipe pemberi informasi Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasiinformasi. 3) Tipe inisiatif Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar 4) Tipe perantara Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas. 6) Tipe pendengar Adalah peserta rapat yang kurang aktif. f. peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul. Hanya bisa menjadi pendengar.

Pengendalian rapat 1) Pengendalian bebas terbatas 2) Pengendalian secara ketat 3) Pengendalian rapat dengan kombinasi h. Pelaksanaan rapat 1) Pembukaan rapat MC. Teknik bertanya dalam rapat Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain: 1) Harus ada persiapan yang mantap 2) Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan 3) Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton 4) Meyakinkan di dalam bertanya 5) Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat Teknik bertanya ada 4 macam: 1) Pertanyaan langsung 2) Pertanyaan umum 3) Pertanyaan mengembalikan 4) Pertanyaan yang dioperkan i.3) Perumus kesimpulan 4) Penerima hasil keputusan 5) Pembantu pimpinan g. membuka rapat biasanya dengan membacakan: a) Acara rapat b) Tata tertib rapat c) Motivasi d) Pengenalan masalah yang akan dibahas e) Tujuan diadakan rapat f) Tanggapan-tanggapan atau saran g) Lain-lain 2) Pembagian tugas a) Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas b) Penunjukan kelompok pengendali (steering committee) c) Penunjukan tim perumus (kelompok) 3) Rapat kelompok Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi: a) Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok b) Alternatif pemecahan masalah 17 .

Penyelenggaraan rapat Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat: 1) Undangan rapat Isi undangan: a) Hari. Penyelesaian tahap akhir. 4) Rapat pleno Kegiatan dalam rapat pleno: a) Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya b) Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan c) Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan 5) Perumusan Setelah pleno selesai. tanggal dan jam b) Tempat rapat c) Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat d) Bila perlu. selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. yaitu tata tulis dan penyajian yang betul 6) Penyelesaian Setelah hasil rapat diolah. dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca 18 .c) Pembahasan konsep d) Pemilihan ide terbaik e) Perumusan oleh tim perumus j. kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi: a) Perumusan sistematis dan logis b) Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar c) Perumusan redaksional. meliputi: a) Pengetikan naskah b) Reproduksi naskah c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orangorang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut.

huruf U. dan sebagainya. Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis 1. ballpoint. kertas stensil. karbon. Harus memilih alat tulis menulis yang baik Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya d. dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. jadwal rapat. buku referensi dan sebagainya b) Pensil. penghapus dan sebagainya c) Laptop. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi c. yang berisi kertas kosong.2) Persiapan ruangan rapat Jenis-jenis tata ruang rapat: Otoriter: Tata ruang berbentuk setengah lingkaran. kesehatan dan kebersihan D. setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf Demokratis: Bentuk lingkaran (meja bundar). HVS. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi b. Surat Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat. foto kopi surat-surat keputusan. 4) Akomodasi 5) Kesehatan 6) Minuman dan makanan kecil Pelayanan dan penyajian sebaiknya: a) Tidak mengganggu jalannya rapat b) Memperhatikan menu. tinta stensil. segi empat memanjang 3) Alat-alat tulis a) Map dengan perlengkapannya. mempunyai sasaran tunggal. huruf V. Pedoman dalam melakukan surat menyurat: a. Cara menulis surat yang baik: 19 .

Harus merumuskan isi surat e. Nada bahasanya tepat d. Sedapat mungkin menghindari kesalahan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: a. gambar. Bentuknya: lembaran yang terjilid d. dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca. Penetapan tujuan b. Keinginan pembaca diutamakan b. grafik. Telegram Telegram berasal dari bahasa yunani. Kalimatnya sederhana c. tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat c. Sasarannya: masyarakat umum 4. Dapat mengatur alinea g. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi b. Sifat isinya: tulisan. Buku Adalah lembaran-lembaran kertas. tabel. Laporan Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya. grafik dan sejenisnya e. Jangka terbitnya: tidak menentu c. Penyusunan isi surat 1) Tetapkan dulu maksudnya 2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat 3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti 4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan 5) Perhatikan bentuk surat 6) Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat 2. 3. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas f. 20 . Ciri-ciri buku: a.a. gambar. jumlah halaman yang berisi tulisan.

Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya. C Denyer. Jenis laporan 1) Ditinjau dari segi isi dan maksudnya a) Laporan informatif. Dr. Prof. Pengertian laporan menurut ahli: a. Fungsi laporan Fungsi laporan: 1) Alat untuk menyampaikan informasi 2) Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan 3) Bahan pengambilan keputusan 4) Alat untuk membina kerja sama 5) Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman Syarat-syarat laporan yang baik: 1) Objektif (memakai kriteria umum) 2) Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama) 3) Langsung mengena sasaran 4) Keterangan yang dimuat harus lengkap 5) Harus tegas dan konsisten 6) Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan 7) Mudah diikuti (sistematis) b. Prayudi Atmosudirjo. yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam 21 . yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan b) Laporan rekomendasi. report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki). a.yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi b. J.

yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa. yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek) b) Laporan berbentuk surat. paling banyak lima halaman c) Laporan berbentuk naskah 3) Ditinjau dari sifatnya a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4) Ditinjau dari segi penyampaiannya a) Laporan lisan b) Laporan tulisan c) Laporan visual 5) Dari segi waktu dan periodisasi a) Laporan rutin (harian). layak atau tidak 2) Ditinjau dari segi bentuknya a) Laporan berbentuk memo. tahunan b) Laporan berkala. mingguan.c) Laporan analisis. bulanan c. isinya kira-kira satu sampai tiga. pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam d) Laporan pertanggungjawaban. Pengumpulan data 1) Observasi 2) Angket 3) Wawancara 4) Lokasi Tata cara penulisan laporan: 22 . yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik. setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal: (1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung (2) Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report) e) Laporan kelayakan. yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran.

Inventarisasi. tabulasi dan evaluasi data e. klasifikasi. Mencari jalan keluar 3) Saran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran: a) Penentuan pemecahan masalah b) Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi) c) Kesimpulan d) penutup 4) ringkasan e. Teknik dan model matematik d.a) Menentukan perihal atau subjek b) Mengumpulkan data dan fakta c) Mengurutkan/mengklasifikasikan data d) Mengevaluasi dan mengolah data e) Membuat kerangka laporan d. Pendekatan b. Penyusunan garis besar laporan Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut: 1) Deskripsi keadaan aktual a) Tujuan b) Latar belakang c) Landasan yang yuridis d) Data statistik 2) Analisis objek yang dilaporkan. meliputi: a. penjilidan laporan hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik: 1) jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan 2) manila karton 3) banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid 4) jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab 5) jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan 5. penyusunan konsep f. Penemuan sebab-sebab f. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 23 . Asas-asas c. pengetikan laporan g.

Kedua pihak harus dapat berdiplomasi d. Surat perjanjian jual beli e. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan c. Arti surat perjanjian Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan e. 24 . Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. Surat perjanjian sewa menyewa c. Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian Contoh surat perjanjian: a. b. Macam-macam surat perjanjian Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B. sewa menyewa dan tukar menukar. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak b. Cara bernegosiasi: a. Contoh: perjanjian jual beli. Syarat-syarat perjanjian 1) Adanya kesepakatan dari para pihak 2) Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian 3) Adanya objek tertentu 4) Suatu sebab yang halal c.Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci f. Surat perjanjian borongan a. Surat perjanjian pinjam uang d. Surat perjanjian kerja b.

Surat perjanjian sewa menyewa 1) Pengertian Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.d. Bagian surat 1) Awal (permulaan perjanjian) 2) Isi perjanjian 3) Akhir perjanjian f. 2) Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa a) Objek atau barang yang disewakan b) Tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Harga sewa yang disetujui d) Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan e) Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga f) Pengembalian objek yang disewakan 3) Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan: a) Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa b) Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syaratsyarat yang dikehendaki kedua belah pihak 25 . Tata cara penulisan surat perjanjian 1) Judul perjanjian 2) Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian 3) Pernyataan kesepakatan 4) Isi perjanjian 5) Saat dan jangka waktu berlakunya 6) Domisili/tempat 7) Penyelesaian perselisihan 8) Klausa penutup e.

Judul perjanjian b. judul permasalahan (bagian pendahuluan) b. Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja e. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian c. draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya). Memasarkan produk yang sama. Saat dan jangka waktu berlalu f. Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan. Tempat pelaksanaan kerja 26 . Tata cara menulis draf: a. sesuai dengan batas waktu Menurut KBBI. masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak e) Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan f) Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama 6. Tujuan permasalahan d. Pernyataan kesepakatan d. wilayah tempat pemasaran yang beda b. maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama). Bagian penutup 7. Perjanjian Pemasaran Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan. buram. Isi perjanjian e. Menuliskan tema.d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban. Penyelesaian perselisihan h. Perjanjian pemasaran dibuat untuk: a. Latar belakang permasalahan c. Tempat kedudukan menurut hukum g. wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan Isi surat perjanjian secara umum meliputi: a.

Arti penting komunikasi kantor Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: a. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai h. baik secara horizontal. Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai. Arti penting etika dalam berkomunikasi Etika memuat aturan-aturan. a. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing 27 . akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: 1) Bawahan dengan atasan 2) Bawahan dengan bawahan 3) Atasan dengan atasan 4) Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan b. sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien e. nilai-nilai dan norma-norma. maupun diagonal. Komunikasi antar personal kantor Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan. serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh g. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan.peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan f. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik b. Pengurusan informasi. sopan santun. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai c. vertikal.E. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya 2. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka 3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai d. yakni penyampaian dan penerimaan berita. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) 1. Semua informasi. keterangan.

Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal o. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis Menurut KBBI. Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan. Semangat kerja sama d.i. Alat utama bagi anggota organisasi p. dan sebagainya Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas. Pelaksanaan komunikasi kantor a. metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif m. 28 . Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai j. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan l. Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan k. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya. Kecermatan kerja c. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi. Kemungkinan tumbuhnya pemimpin F. terutama pada: a. identifikasi adalah tanda kenal diri. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia n. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan e. begitu pula sebaliknya b. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya. penentu/penetapan identitas seseorang. Penting bagi pengambilan keputusan 4. Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis. Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan. Kecepatan kerja b. langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain. c. benda.

revisi 3. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. 6. Memberi informasi b. Perencanaan b. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan 4. Menganalisis komunikan Komunikan harus dianalisis. sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan. media pidato atau presentasi. siapa mereka. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu: 1) Carilah apa yang diinginkan komunikan 2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap 3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan 4) Yakinkan bahwa informasinya akurat 5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan 5. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap: a. Komposisi c. Menentukan ide pokok Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas. yaitu: 1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan? 2) Siapa komunikan? 3) Bagaimana reaksi komunikan? 4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan? 5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan? b.1. bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui? a. 29 . Cara mengembangkan keadaan komunikan. Menentukan tujuan Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis: a. Pemahaman pengertian 2. laporan. Persuasi (persuating) c. Apakah menggunakan surat.

telepon. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya a. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi 3. Fungsi media komunikasi: 1. e. tape recorder. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi 4. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi 5. dll b. OHP. surat kabar. majalah. sinetron. film. Kunjungan 30 . Nirmassa (sasaran tunggal): telepon. Telepon (audial) c. film. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi 2. Video. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi 7. poster. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator 6. surat. televisi. plakat.MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI A. dll c. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator B. dll 3. Massa: radio. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak 8. Surat pribadi (visual) b. brosur. telegrapf. dll b. Jenis-Jenis Media Komunikasi 1. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari a. Visual (penglihatan): surat. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Audial (pendengaran): radio. Berdasarkan sasarannya a. Pertemuan (audio-visual) Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Wawancara (audio-visual) Berlangsung dengan tatap muka dua arah. dll 2. d.

Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti . Kelemahan: . .Biasanya menimbulkan rasa bosan .Kualitas suara cenderung menurun .Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual 2. Media audio (pendengaran) a.Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi. C.Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya b.Biaya pembuatannya relatif murah .Sulit dikontrol .Menghemat waktu .Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan .Harganya relatif murah .Informasi yang disampaikan lebih jelas b. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi 1. Keuntungan: . Media audio visual a. harus membuat naskah yang baru . Keuntungan: .Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah .Tidak membosankan . Multimedia Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia. Keuntungan: . Kelemahan: .Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya b. Kelemahan: 31 f.Alatnya sangat sederhana .Menghemat tenaga .Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya 3.Mudah dibuat dan dipergunakan .Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan . Media visual a.Apabila ada kesalahan.

ramah dan menyenangkan 6. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls) a. Janganlah berbicara dengan nada memerintah 7. Tidak berbicara sambil makan 4. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan 9. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi 5. Mencatat pesan atau pembicaraan 8. Hal umum dalam menerima telepon 1) Angkat sesegera mungkin 32 . sopan dan tepat 4. Berbicara dengan jelas. Menggunakan bahasa resmi. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama 8. apalagi ditransfer ke alamat yang keliru 9. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering 2. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon 3. Meletakan gagang telepon dengan pelan Yang harus diperhatikan secara khusus: 1. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon B. baik. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah 10. Etika Bertelepon Yang harus diperhatikan secara umum: 1.- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang Memakan tempat yang luas Biayanya relatif mahal Perlu waktu di dalam persiapan MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON A. Tidak berbicara dengan nada kasar 6. terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon 2. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon 3. Tidak mentransfer berkali-kali. Menggunakan bahasa yang formal. Cara Menangani Telepon 1. Bertanya dengan bijaksana 7. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak 5.

Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri 4) Considerate Bersahabat. menolong. berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung 3) Gunakan bahasa resmi 4) Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat. maka ada hal yang harus diperhatikan. Tanyakan dulu identitas penelepon 7) Bersikap sopan. dan mencatat masalah konsumen atau penelepon 2) Commited Merasa terikat dengan organisasi. jelaskan dengan ramah 6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan. jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan 6) Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya. mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya 7) Usahakanlah menerima telepon dengan semangat 8) Jika penelepon tidak ramah. ramah. mendengarkan. tidak melalui operator.2) Telepon yang berasal dari saluran langsung. hangat dan akrab b. Hal khusus dalam menerima telepon 1) Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 2) Menyampaikan salam 3) Menyebutkan identitas diri. tanganilah dengan cara profesional 9) Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon 10) Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas 11) Menyebut nama penelepon dengan tepat c. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C) 1) Caring Memerhatikan. secepatnya dihubungkan kepada yang dituju 5) Apabila telepon salah sambung. kantor atau perusahaan 4) Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon 5) Bila penelepon kurang jelas. tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi 3) Confident Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. dan mengerti emosi penelepon 33 .

Mentransfer sambungan telepon 1) Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan 2) Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon 3) Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan 4) Jika yang dituju bersedia menerima telepon. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon. bersahabat dan penuh perhatian. Peralatan dalam menerima telepon 1) Pesawat telepon 2) Kalender meja 3) Jam dindings 4) Alat tulis. yaitu suara yang memberikan kesan santun. ramah dan rasa ingin membantu penelepon d. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan 34 . antusias. Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan: 1) Berbicara dengan kecepatan yang normal 2) Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon 3) Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras 4) Berbicara dengan nada yang santun. 6) Creative Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon 7) Contagious Bersikap gembira. sejuk dan damai kepada penelepon. persilahkan penelepon untuk segera bicara 5) Jika saluran tersebut sedang dipakai. segera informasikan kepada penelepon. seperti pensil dan ballpoint 5) Lembar pesan telepon 6) Daftar nomor telepon ekstensi internal 7) Buku daftar telepon masuk e. Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.5) Controlled Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah).

segera minta maaf 3) Bila tersambung. ucapkan salam c) Pastikan nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju 35 . Persiapan menelepon 1) Siapkan nomor telepon yang hendak dituju 2) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint 3) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan b. Pelaksanaan menelepon 1) Menekan nomor telepon yang dituju 2) Bila ada kesalahan menelepon. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan 1) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan a) Putar atau tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telepon telah diangkat.2. ucapkan salam c) Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud f) Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan g) Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan 2) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan a) Tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telah diangkat. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon a. segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri 4) Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon 5) Mencatat hal-hal penting 6) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih 7) Meletakkan gagang telepon dengan pelan c.

garis besarnya saja. isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon 2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon 3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju 4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan. nomor telepon. Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan: a. waktu. sabar. timbul tenggelam. namun waspada b. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia d. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tandatanda diatas: a.Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan 3. tidak sabar. 2. Tanyakan dengan sopan c. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi). yaitu: 1. nada sambung tidak terdengar. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat C. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon: 1. atau sambungan terputus-putus 36 f) . nama penelepon. tidak terdengar nada kontak. Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun b. cenderung kasar d. mengecil. Bersikap tenang. Berbicara dengan nada tinggi. sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. Jika pesan yang disampaikan panjang. Jika penelepon semakin emosi. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis D. nama perusahaan. Alat: suara berisik. supaya terhindar dari kesalahan 3. hati-hati. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri c. Kalimat utama dicatat. Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon: 1) Mencatat tanggal. tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. anda harus tetap tenang e.

Agar percakapan dapat berjalan lancar.2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik. dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa J=Julie S=Sierra B=Bravo K=Kilo T=Tanggo C=Charlie L=Lima U=Uniform D=Delta M=Mike V=Victor E=Echo N=November W=Whiskey F=Foxtrot O=Oscar X=X-ray G=Golf P=Papa Y=Yankey H=Hotel Q=Quebec Z=Zulu I=India R=Romeo 37 .

CV Armico 38 . Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi. Euis.Bandung. 2010.DAFTAR PUSTAKA Honiatri.