P. 1
Modul Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi

Modul Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi

|Views: 1,174|Likes:
Published by Angga Dita Nugraha

More info:

Published by: Angga Dita Nugraha on Jan 10, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/22/2014

pdf

text

original

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1 MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI ....................................... 2 A.

Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi ......................................2 B. C. D. Proses Komunikasi .......................................................................................3 Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja ...........................................4 Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi ....................................................4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI ............................... 7 A. Teknik Berkomunikasi ..................................................................................7 B. C. D. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai ...........................12 Menerapkan Komunikasi Secara Lisan ......................................................13 Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis ........................19

E. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) ..........................................................................................27 F. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis ......28

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI .......................................................30 A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya ...........................................30 B. C. Jenis-Jenis Media Komunikasi ....................................................................30 Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi ..................31

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON ...............................32 A. Etika Bertelepon........................................................................................32 B. C. D. Cara Menangani Telepon ...........................................................................32 Mencatat Pesan Telepon ...........................................................................36 Menangani Masalah Hambatan Bertelepon..............................................36

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................38

1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI A. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi 1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan 2) Menurut KBBI: a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak b) perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media 4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam: a. Komunikasi verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh: 1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung 2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar 4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama b. Komunikasi nonverbal 1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 2) Memakai sesuatu seperti seragam 2. Pengertian Lambang Komunikasi 2

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

Kegunaan lambang: a. Alat untuk mempengaruhi komunikan b. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan c. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan d. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan e. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi Jenis-jenis lambang: a. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan. b. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll c. Lambang warna: lampu lalu lintas, d. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar e. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen f. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll g. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam: 1) Lambang dibuat oleh manusia 2) Mempunyai nilai komunikasi 3) Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru B. Proses Komunikasi 1. Unsur-unsur komunikasi a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan 3

Mendengarkan 3. dalam buku Effective Public Relations. Cultip dan Allen. Content d. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka) b.2. Proses komunikasi bermedia Dibagi menjadi dua macam: 1) Komunikasi bermedia massa 2) Komunikasi bermedia nirmassa C. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya c. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan) Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat: 1) Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan 2) Mengandung kebenaran yang objektif 3) Aktual. Continuity and consistency 4 . Clarity e. Efek yang timbul karena berkomunikasi a. Credibility b. menulis D. Context c. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis: 1. Faktor pendukung a. tepat waktu dan tepat guna b. faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications. Berbicara 4. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu b. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan 3. isinya sebagai berikut: a. Proses komunikasi a. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi 1. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan 1) Kejelasan 2) Konsekuensi dan keseimbangan 3) Kemampuan dan pelaksanaan 4) Keseragaman 5) Kelancaran distribusi Menurut Scott M. Membaca 2.

baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media. sikap yang baik dan yang tidak baik.Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele .Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik. Masalah dalam menyampaikan pesan 1) Rintangan bersifat teknis .Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan 5 . Capability of audience g. istilah yang tidak dipahami komunikan .Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat .Menggunakan kata-kata. Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku. untuk dilakukan ketika berkomunikasi.Sikap yang otoriter dan keras kepala 3) Rintangan bahasa .Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung . sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi a. Masalah dalam mengembangkan pesan b. 3. lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas .Adanya prasangka yang disebabkan emosi .f. Channels of distribution 2.Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai 2) Rintangan perilaku . Etika berkomunikasi Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia. pesan tertulis yang tidak terbaca .Kurangnya media yang dibutuhkan .Menggunakan kode-kode. mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan. akustik yang lemah.

supel. Persepsi b. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2: a) Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana) b) Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah) 4. Membuat atau melakukan percakapan menarik d. Menulis surat. memo. Berpidato dan melakukan presentasi g. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia c) Hubungan jangan terlalu formal 5) Rintangan jarak 6) Rintangan latar belakang Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. Pengendalian e. Mendengarkan c. Kecocokan/keserasian Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator: 1) Membuat pesan secara lebih berhati-hati 2) Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi 3) Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat 5. Melakukan wawancara e. Cara memperbaiki komunikasi a. Membaca b. Ketepatan c.4) Rintangan struktur Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil f. disposisi. Cara menghindari rintanga struktur: a) Seorang pimpinan harus terbuka. mau dan mudah bergaul dengan bawahan b) Seorang bawahan harus memiliki rasa berani. Kredibilitas d. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah: a. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. dan laporan 6 .

teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut: . Prinsip motivasi Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang. kelompok. dan umum.Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara . Teknik berbicara dan bertanya efektif Secara sederhana. mengerti.Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik . 1) Memberikan dorongan 2) Menokohkan 3) Dorongan ingin mengetahui 7 .Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan .Menanggapi setiap reaksi. Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek c. hal yang harus dilakukan sebagai berikut: a. Prinsip berbicara efektif 1) Memberi kesempatan kepada lawan bicara 2) Menatap bergantian secara sopan 3) Berbicara secara jelas. sran dan usul dari lawan bicara a.Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik . Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI A. Menilai diri pribadi secara jujur b. dan jangan berbisik 4) Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan b.Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat. Teknik Berkomunikasi 1.

Prinsip pengertian Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan: 1) Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian. Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa: a) Ringkasan dari uraian materi b) Bagan-bagan c) Grafik d) Gambar-gambar e) Definisi 2) Film 3) Tape recorder e. lalu kembali keseluruhan 2) Uraian pembicaraan sistematis dan logis 3) Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret .Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal) .Memberikan suatu perbandingan .Memberikan hal-hal yang berlawanan f.c. Prinsip perhatian Hal-hal yang dapat menarik perhatian: 1) Hal-hal yang aneh 2) Lucu 3) Sekonyong-konyong terjadi 4) Mencolok (dominan) 5) Sesuai dengan kebutuhan d. Prinsip Ulangan 1) Persiapan. penyajian dan penutup pembicaraan a) Persiapan (1) Pengetahuan (2) Sistematika (urutannya) 8 . terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening).Memberikan ilustrasi .Memberikan contoh . Prinsip keindraan Berkaitan dengan alat bantu: 1) Over Head Projector (OHP) Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih.

(3) Tujuan (4) Tempat dan waktu b) Penyajian materi (1) Pendahuluan (a) Motivasi yang menarik perhatian (b) Tujuan (c) Ruang lingkup (2) Isi pembicaraan Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. ajakan dan sebagainya 2) Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan a) Pendahuluan pembicaraan Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan: (1) Motivasi yang menarik (2) Mengutarakan topik secara umum (3) Tujuan (4) Ruang lingkup b) Isi pembicaraan Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya: (1) Lancar dan tidak ada gangguan (2) Menarik perhatian pendengar (3) Uraian harus jelas. mudah di tangkap. dimengerti dan dihayati 9 . Di dalam penyajian hendaknya: (a) Jelas (b) Menarik (c) Lancar (d) Tertuju (e) dipahami c) Penutup pembicaraan Memuat tentang: (1) Ringkasan materi yang dibahas (2) Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan (3) Memberikan harapan. saran-saran.

Mengembangkan pola pikir f. film projektor. Dapat mengenal Tuhan secara dalam e. Mengetahui nilai-nilai kehidupan. dan pengalaman b. pengetahuan. Teknik membaca efektif Manfaat membaca: a.(4) Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga (5) Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan c) Penutup pembicaraan Hal-hal penting yang harus dikemukakan: (1) Ada ringkasan (2) Ada motivasi kembali (3) Ada saran pembicara kepada pendengar (4) Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar 3) Alat bantu dalam penyajian pembicaraan Dalam menggunakan alat peraga. dan teknologi c. seorang pembicara harus menyiapkan: a) Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila b) Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya c) Alat-alat peraga tiruan atau palsu d) Slide projektor. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan d. Memperluas wawasan. 4) Gaya bahasa penyajian dalam berbicara a) Gerak-gerik b) Pakaian c) Sikap jiwa d) Suawa e) Pandangan mata f) Sikap badan 2. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara Cara membaca yang baik: a. OHP dan sebagainya. Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan) 10 . baik nilai spiritual maupun nilai material.

Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas) d. sebagai berikut: 1) Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan 2) Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan 3) Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan 4) Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media. adalah sebagai berikut: a. Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan b. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan 3. Teknik mendengarkan secara proyektif.b. Teknik mendengarkan secara aktif Jenis mendengarkan aktif dan efektif. Mendengarkan secara evaluatif b. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis Agar menjadi pembaca efektif. Membaca tidak menggerakan bibir e. Mendengarkan secara proyektif Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Resapkan isi bacaan g. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami f. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting d. Memahami isi topik secara mendalam e. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup c. Memahami judul bacaan b. Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan c. pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami 11 . ikuti cara membaca efektif berikut ini: a. Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir c. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam d. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat e.

membacakan puisi di depan kelas e. Berbincang-bincang secara langsung d. teman. berpidato. singkat dan sesuai situasi komunikasi). Teknik menulis efektif a.4. mencakup: a) Pemilihan kata yang tepat b) Penggunaan kalimat efektif B.Jadi . meeting. Berdiskusi. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai 1.Bahasa diartikan sebagai lambang verbal . rapat. . rekan kerja c. meliputi lisan dan tulisan . komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media. Komunikasi Verbal . Bertelepon kepada keluarga.Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan . Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai katakata lisan/tulisan b. Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi 1) Bertele-tele 2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan 3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis 4) Informasi penting tidak terdapat dalam isi b.Dalam ilmu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Subjek dan tujuan harus jelas 2) Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3) Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis 4) Semua informasi yang penting harus sudah ada 5) Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas. komunikasi verbal tidak hanya lisan. sahabat.Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan Contoh komunikasi verbal: a. Berdiskusi. dan seminar 12 .

walkman h. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang g. Menulis: 9% 2. Mendengarkan: 45% b. internet Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut: a. Tersenyum. b. Tubbs dan Carter Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas. Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan d. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju h. Menitikkan air mata sebagai tanda haru b. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan 1. melambaikan tangan sebagai rasa senang. dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language). Garry. Menonton televisi i. berjabat tangan. Komunikasi Kelompok Dibagi menjadi 3 macam: 13 . kesal. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta C. saking marahnya c. majalah. Mendengarkan radio. Menggunakan komputer. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal j. Menangis sebagai tanda kecewa. Mc. semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language). Berbicara: 30% c. Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju i. sedih. jurnal g. Membaca: 16% d. yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language). Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan e. simpati dan penghargaan f.f. Komunikasi Nonverbal Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal: a. Membaca surat kabar. yaitu: a. komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori.

Kelompok dengan individu c. Kelompok dengan kelompok Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam: a. diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) Istilah-istilah lain tentang rapat: a. Diskusi Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. adalah pertemuan antar anggota di lingkungan 14 . Seminar. Komunikasi kelompok formal Ciri-ciri: 1) Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu 2) Ada prosedur tertentu 3) Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis 5) Ada hierarki tertentu b. adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli.a. Komunikasi kelompok nonformal Ciri-ciri: 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang tentu 3) Objek pembicaraannya tidak mienentu 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 5) Tidak ada hierarki tertentu 2. Komunikasi individu dengan kelompok b. Pengertian rapat 1) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. b. Rapat a. Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah. The Liang Gie. 3. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan c. Menurut KBBI.

2) Menurut bahasa inggris.organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Syarat rapat yang baik Persiapan rapat: 1) Penetapan tanggal. 2) Rapat pemecahan masalah Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah 3) Rapat perundingan Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama. Tipe-tipe pimpinan rapat 15 . Jenis-jenis rapat 1) Rapat penjelasan Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan c. hari dan jam rapat 2) Penetapan tempat/untuk rapat 3) Akomodasi yang diperlukan 4) Konsumsi 5) Peralatan yang membantu kelancaran rapat Syarat rapat yang baik: 1) Suasana terbuka 2) Partisipasi penuh 3) Bimbingan dan kontrol 4) Ada argumentasi 5) Pertanyaan singkat 6) Menghindari klik kelompok 7) Ada kesimpulan d. tujuan diselenggarakannya rapat: 1) Untuk memberi informasi 2) Melakukan kerja sama 3) Memecahkan permasalahan 4) Memenuhi peraturan b. disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu Kesimpulan.

peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul. 5) Tipe pemberi informasi Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasiinformasi.1) Otoriter: mau menang sendiri. Tipe-tipe peserta rapat 1) Tipe pemersatu Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan. 2) Tipe penyerang Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. peserta rapat harus menyetujuinya 2) Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian. Hanya bisa menjadi pendengar. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Penyumbang data 16 . e. sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. 3) Tipe inisiatif Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar 4) Tipe perantara Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas. f. memaksakan pendapat. 7) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan. lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan. 6) Tipe pendengar Adalah peserta rapat yang kurang aktif. keputusan diserahkan kepada peserta 3) Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah. pendapat dan saran.

Teknik bertanya dalam rapat Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain: 1) Harus ada persiapan yang mantap 2) Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan 3) Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton 4) Meyakinkan di dalam bertanya 5) Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat Teknik bertanya ada 4 macam: 1) Pertanyaan langsung 2) Pertanyaan umum 3) Pertanyaan mengembalikan 4) Pertanyaan yang dioperkan i. Pelaksanaan rapat 1) Pembukaan rapat MC. Pengendalian rapat 1) Pengendalian bebas terbatas 2) Pengendalian secara ketat 3) Pengendalian rapat dengan kombinasi h.3) Perumus kesimpulan 4) Penerima hasil keputusan 5) Pembantu pimpinan g. membuka rapat biasanya dengan membacakan: a) Acara rapat b) Tata tertib rapat c) Motivasi d) Pengenalan masalah yang akan dibahas e) Tujuan diadakan rapat f) Tanggapan-tanggapan atau saran g) Lain-lain 2) Pembagian tugas a) Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas b) Penunjukan kelompok pengendali (steering committee) c) Penunjukan tim perumus (kelompok) 3) Rapat kelompok Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi: a) Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok b) Alternatif pemecahan masalah 17 .

Penyelenggaraan rapat Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat: 1) Undangan rapat Isi undangan: a) Hari. tanggal dan jam b) Tempat rapat c) Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat d) Bila perlu. selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca 18 . Penyelesaian tahap akhir. 4) Rapat pleno Kegiatan dalam rapat pleno: a) Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya b) Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan c) Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan 5) Perumusan Setelah pleno selesai. yaitu tata tulis dan penyajian yang betul 6) Penyelesaian Setelah hasil rapat diolah.c) Pembahasan konsep d) Pemilihan ide terbaik e) Perumusan oleh tim perumus j. meliputi: a) Pengetikan naskah b) Reproduksi naskah c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orangorang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut. kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi: a) Perumusan sistematis dan logis b) Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar c) Perumusan redaksional.

4) Akomodasi 5) Kesehatan 6) Minuman dan makanan kecil Pelayanan dan penyajian sebaiknya: a) Tidak mengganggu jalannya rapat b) Memperhatikan menu. segi empat memanjang 3) Alat-alat tulis a) Map dengan perlengkapannya. mempunyai sasaran tunggal. jadwal rapat. tinta stensil. dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. dan sebagainya. Surat Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat. Pedoman dalam melakukan surat menyurat: a. setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf Demokratis: Bentuk lingkaran (meja bundar). ballpoint. Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya d. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi c. kertas stensil. HVS. penghapus dan sebagainya c) Laptop. karbon. foto kopi surat-surat keputusan. buku referensi dan sebagainya b) Pensil. huruf U. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi b.2) Persiapan ruangan rapat Jenis-jenis tata ruang rapat: Otoriter: Tata ruang berbentuk setengah lingkaran. Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis 1. huruf V. Harus memilih alat tulis menulis yang baik Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. kesehatan dan kebersihan D. Cara menulis surat yang baik: 19 . yang berisi kertas kosong.

gambar. grafik. Harus merumuskan isi surat e. Penyusunan isi surat 1) Tetapkan dulu maksudnya 2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat 3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti 4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan 5) Perhatikan bentuk surat 6) Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat 2. Dapat mengatur alinea g. Sifat isinya: tulisan. Nada bahasanya tepat d. tele artinya jauh dan grama artinya tulisan.a. Bentuknya: lembaran yang terjilid d. gambar. Sasarannya: masyarakat umum 4. Sedapat mungkin menghindari kesalahan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: a. Keinginan pembaca diutamakan b. Kalimatnya sederhana c. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat c. Laporan Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya. 20 . Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi b. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. jumlah halaman yang berisi tulisan. Telegram Telegram berasal dari bahasa yunani. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas f. Penetapan tujuan b. 3. Buku Adalah lembaran-lembaran kertas. Ciri-ciri buku: a. Jangka terbitnya: tidak menentu c. dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca. tabel. grafik dan sejenisnya e.

a. Prof. Fungsi laporan Fungsi laporan: 1) Alat untuk menyampaikan informasi 2) Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan 3) Bahan pengambilan keputusan 4) Alat untuk membina kerja sama 5) Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman Syarat-syarat laporan yang baik: 1) Objektif (memakai kriteria umum) 2) Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama) 3) Langsung mengena sasaran 4) Keterangan yang dimuat harus lengkap 5) Harus tegas dan konsisten 6) Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan 7) Mudah diikuti (sistematis) b. Dr.yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. Pengertian laporan menurut ahli: a. J. report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki). Prayudi Atmosudirjo. Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya. C Denyer. yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam 21 . adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi b. yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan b) Laporan rekomendasi. Jenis laporan 1) Ditinjau dari segi isi dan maksudnya a) Laporan informatif.

yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran. isinya kira-kira satu sampai tiga. layak atau tidak 2) Ditinjau dari segi bentuknya a) Laporan berbentuk memo. bulanan c. yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal: (1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung (2) Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report) e) Laporan kelayakan. mingguan.c) Laporan analisis. yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek) b) Laporan berbentuk surat. Pengumpulan data 1) Observasi 2) Angket 3) Wawancara 4) Lokasi Tata cara penulisan laporan: 22 . tahunan b) Laporan berkala. pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam d) Laporan pertanggungjawaban. yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. paling banyak lima halaman c) Laporan berbentuk naskah 3) Ditinjau dari sifatnya a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4) Ditinjau dari segi penyampaiannya a) Laporan lisan b) Laporan tulisan c) Laporan visual 5) Dari segi waktu dan periodisasi a) Laporan rutin (harian). setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan. yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa.

Inventarisasi. meliputi: a. tabulasi dan evaluasi data e. Teknik dan model matematik d. Pendekatan b. Mencari jalan keluar 3) Saran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran: a) Penentuan pemecahan masalah b) Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi) c) Kesimpulan d) penutup 4) ringkasan e. pengetikan laporan g. penyusunan konsep f.a) Menentukan perihal atau subjek b) Mengumpulkan data dan fakta c) Mengurutkan/mengklasifikasikan data d) Mengevaluasi dan mengolah data e) Membuat kerangka laporan d. Penemuan sebab-sebab f. Asas-asas c. penjilidan laporan hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik: 1) jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan 2) manila karton 3) banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid 4) jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab 5) jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan 5. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 23 . klasifikasi. Penyusunan garis besar laporan Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut: 1) Deskripsi keadaan aktual a) Tujuan b) Latar belakang c) Landasan yang yuridis d) Data statistik 2) Analisis objek yang dilaporkan.

Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci f. Contoh: perjanjian jual beli. Surat perjanjian jual beli e. Cara bernegosiasi: a. b. Macam-macam surat perjanjian Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. sewa menyewa dan tukar menukar. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. Kedua pihak harus dapat berdiplomasi d. Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian Contoh surat perjanjian: a. Surat perjanjian sewa menyewa c. Surat perjanjian kerja b. Syarat-syarat perjanjian 1) Adanya kesepakatan dari para pihak 2) Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian 3) Adanya objek tertentu 4) Suatu sebab yang halal c. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan e. Surat perjanjian borongan a. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak b. 24 . Surat perjanjian pinjam uang d.Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. Arti surat perjanjian Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan c. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak.

2) Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa a) Objek atau barang yang disewakan b) Tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Harga sewa yang disetujui d) Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan e) Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga f) Pengembalian objek yang disewakan 3) Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan: a) Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa b) Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syaratsyarat yang dikehendaki kedua belah pihak 25 . Surat perjanjian sewa menyewa 1) Pengertian Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.d. Tata cara penulisan surat perjanjian 1) Judul perjanjian 2) Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian 3) Pernyataan kesepakatan 4) Isi perjanjian 5) Saat dan jangka waktu berlakunya 6) Domisili/tempat 7) Penyelesaian perselisihan 8) Klausa penutup e. Bagian surat 1) Awal (permulaan perjanjian) 2) Isi perjanjian 3) Akhir perjanjian f.

Latar belakang permasalahan c. draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya). Tempat kedudukan menurut hukum g. Penyelesaian perselisihan h. Bagian penutup 7. masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak e) Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan f) Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama 6. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama). Tata cara menulis draf: a. judul permasalahan (bagian pendahuluan) b. wilayah tempat pemasaran yang beda b. Perjanjian Pemasaran Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan. buram. maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Saat dan jangka waktu berlalu f. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian c. Isi perjanjian e. Judul perjanjian b. Memasarkan produk yang sama. Menuliskan tema. Pernyataan kesepakatan d. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja e. Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan. Tujuan permasalahan d.d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban. Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan. Perjanjian pemasaran dibuat untuk: a. sesuai dengan batas waktu Menurut KBBI. wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan Isi surat perjanjian secara umum meliputi: a. Tempat pelaksanaan kerja 26 .

Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: 1) Bawahan dengan atasan 2) Bawahan dengan bawahan 3) Atasan dengan atasan 4) Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan b. Pengurusan informasi. dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh g. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Komunikasi antar personal kantor Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing 27 . Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai c. yakni penyampaian dan penerimaan berita. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik b. vertikal. keterangan. nilai-nilai dan norma-norma. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka 3. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya. sopan santun. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan.E. Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) 1. Arti penting etika dalam berkomunikasi Etika memuat aturan-aturan. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai d. maupun diagonal. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya 2. Semua informasi. serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. a. baik secara horizontal. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai h. akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif.peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan f. Arti penting komunikasi kantor Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: a. sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien e.

Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya.i. begitu pula sebaliknya b. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi. penentu/penetapan identitas seseorang. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis Menurut KBBI. Semangat kerja sama d. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal o. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan e. Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan. benda. Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan k. 28 . Kemungkinan tumbuhnya pemimpin F. Penting bagi pengambilan keputusan 4. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia n. Kecermatan kerja c. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan l. dan sebagainya Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas. Pelaksanaan komunikasi kantor a. terutama pada: a. c. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya. Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis. langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain. Alat utama bagi anggota organisasi p. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai j. identifikasi adalah tanda kenal diri. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif m. Kecepatan kerja b. metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem.

yaitu: 1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan? 2) Siapa komunikan? 3) Bagaimana reaksi komunikan? 4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan? 5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan? b. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan 4. Perencanaan b. Persuasi (persuating) c. Menentukan tujuan Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis: a. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. siapa mereka. bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui? a. Memberi informasi b. Apakah menggunakan surat. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap: a. revisi 3. Komposisi c. sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan. Cara mengembangkan keadaan komunikan. Menentukan ide pokok Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas. Pemahaman pengertian 2. 29 . media pidato atau presentasi. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu: 1) Carilah apa yang diinginkan komunikan 2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap 3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan 4) Yakinkan bahwa informasinya akurat 5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan 5. Menganalisis komunikan Komunikan harus dianalisis. 6.1. laporan.

film. OHP. telegrapf. poster. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya a. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi 2. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari a. dll b. Wawancara (audio-visual) Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Telepon (audial) c. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi 5. Fungsi media komunikasi: 1. e. Pertemuan (audio-visual) Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. dll b. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon. Jenis-Jenis Media Komunikasi 1. surat. Surat pribadi (visual) b. d. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi 3. Berdasarkan sasarannya a. Audial (pendengaran): radio. brosur. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak 8. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi 4. dll c. dll 3. televisi. dll 2. surat kabar. tape recorder. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator B. Visual (penglihatan): surat. plakat. film. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator 6. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal.MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI A. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi 7. Kunjungan 30 . majalah. Video. Massa: radio. telepon. sinetron.

Kualitas suara cenderung menurun . harus membuat naskah yang baru .Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah .Apabila ada kesalahan.Alatnya sangat sederhana .Tidak membosankan . Kelemahan: .Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya 3.Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual 2.Informasi yang disampaikan lebih jelas b. Keuntungan: .Harganya relatif murah .Menghemat waktu . Media audio (pendengaran) a.Biaya pembuatannya relatif murah .Menghemat tenaga .Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi. Media audio visual a. Media visual a. Keuntungan: .Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti . C. Kelemahan: .Sulit dikontrol .Biasanya menimbulkan rasa bosan . Multimedia Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia. .Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan . Kelemahan: 31 f.Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya b. Keuntungan: .Mudah dibuat dan dipergunakan . Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi 1.Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan .Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya b.

terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon 2. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering 2. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak 5. Tidak berbicara sambil makan 4. Mencatat pesan atau pembicaraan 8. Hal umum dalam menerima telepon 1) Angkat sesegera mungkin 32 . Janganlah berbicara dengan nada memerintah 7. Cara Menangani Telepon 1. Tidak berbicara dengan nada kasar 6. Tidak mentransfer berkali-kali.- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang Memakan tempat yang luas Biayanya relatif mahal Perlu waktu di dalam persiapan MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON A. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon 3. apalagi ditransfer ke alamat yang keliru 9. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi 5. Meletakan gagang telepon dengan pelan Yang harus diperhatikan secara khusus: 1. Etika Bertelepon Yang harus diperhatikan secara umum: 1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls) a. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon B. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama 8. sopan dan tepat 4. ramah dan menyenangkan 6. baik. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon 3. Menggunakan bahasa resmi. Bertanya dengan bijaksana 7. Berbicara dengan jelas. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah 10. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan 9. Menggunakan bahasa yang formal.

hangat dan akrab b. menolong. tanganilah dengan cara profesional 9) Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon 10) Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas 11) Menyebut nama penelepon dengan tepat c. Hal khusus dalam menerima telepon 1) Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 2) Menyampaikan salam 3) Menyebutkan identitas diri. ramah. dan mencatat masalah konsumen atau penelepon 2) Commited Merasa terikat dengan organisasi. secepatnya dihubungkan kepada yang dituju 5) Apabila telepon salah sambung. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C) 1) Caring Memerhatikan. maka ada hal yang harus diperhatikan. Tanyakan dulu identitas penelepon 7) Bersikap sopan. Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri 4) Considerate Bersahabat. tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi 3) Confident Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. mendengarkan. jelaskan dengan ramah 6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan.2) Telepon yang berasal dari saluran langsung. berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung 3) Gunakan bahasa resmi 4) Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat. mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya 7) Usahakanlah menerima telepon dengan semangat 8) Jika penelepon tidak ramah. dan mengerti emosi penelepon 33 . jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan 6) Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya. tidak melalui operator. kantor atau perusahaan 4) Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon 5) Bila penelepon kurang jelas.

Mentransfer sambungan telepon 1) Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan 2) Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon 3) Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan 4) Jika yang dituju bersedia menerima telepon. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan 34 . bersahabat dan penuh perhatian. persilahkan penelepon untuk segera bicara 5) Jika saluran tersebut sedang dipakai. segera informasikan kepada penelepon. seperti pensil dan ballpoint 5) Lembar pesan telepon 6) Daftar nomor telepon ekstensi internal 7) Buku daftar telepon masuk e. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon. Peralatan dalam menerima telepon 1) Pesawat telepon 2) Kalender meja 3) Jam dindings 4) Alat tulis. antusias.5) Controlled Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan: 1) Berbicara dengan kecepatan yang normal 2) Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon 3) Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras 4) Berbicara dengan nada yang santun. sejuk dan damai kepada penelepon. yaitu suara yang memberikan kesan santun. Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon. 6) Creative Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon 7) Contagious Bersikap gembira. ramah dan rasa ingin membantu penelepon d.

Persiapan menelepon 1) Siapkan nomor telepon yang hendak dituju 2) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint 3) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan b. ucapkan salam c) Pastikan nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju 35 . Pelaksanaan menelepon 1) Menekan nomor telepon yang dituju 2) Bila ada kesalahan menelepon. ucapkan salam c) Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud f) Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan g) Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan 2) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan a) Tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telah diangkat.2. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon a. segera minta maaf 3) Bila tersambung. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan 1) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan a) Putar atau tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telepon telah diangkat. segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri 4) Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon 5) Mencatat hal-hal penting 6) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih 7) Meletakkan gagang telepon dengan pelan c.

Jika penelepon semakin emosi. mengecil. anda harus tetap tenang e. waktu. cenderung kasar d. Alat: suara berisik. nama penelepon. Jika pesan yang disampaikan panjang. garis besarnya saja. isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon 2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon 3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju 4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan. Berbicara dengan nada tinggi. tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. nomor telepon. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis D. Tanyakan dengan sopan c. Kalimat utama dicatat.Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan 3. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat C. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia d. timbul tenggelam. namun waspada b. sabar. Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon: 1) Mencatat tanggal. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi). Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun b. hati-hati. Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan: a. tidak terdengar nada kontak. 2. nama perusahaan. atau sambungan terputus-putus 36 f) . tidak sabar. nada sambung tidak terdengar. sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon: 1. Bersikap tenang. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri c. yaitu: 1. supaya terhindar dari kesalahan 3. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tandatanda diatas: a.

dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa J=Julie S=Sierra B=Bravo K=Kilo T=Tanggo C=Charlie L=Lima U=Uniform D=Delta M=Mike V=Victor E=Echo N=November W=Whiskey F=Foxtrot O=Oscar X=X-ray G=Golf P=Papa Y=Yankey H=Hotel Q=Quebec Z=Zulu I=India R=Romeo 37 . Agar percakapan dapat berjalan lancar. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik.2.

Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi. Euis. 2010.Bandung.DAFTAR PUSTAKA Honiatri. CV Armico 38 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->