DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1 MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI ....................................... 2 A.

Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi ......................................2 B. C. D. Proses Komunikasi .......................................................................................3 Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja ...........................................4 Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi ....................................................4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI ............................... 7 A. Teknik Berkomunikasi ..................................................................................7 B. C. D. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai ...........................12 Menerapkan Komunikasi Secara Lisan ......................................................13 Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis ........................19

E. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) ..........................................................................................27 F. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis ......28

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI .......................................................30 A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya ...........................................30 B. C. Jenis-Jenis Media Komunikasi ....................................................................30 Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi ..................31

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON ...............................32 A. Etika Bertelepon........................................................................................32 B. C. D. Cara Menangani Telepon ...........................................................................32 Mencatat Pesan Telepon ...........................................................................36 Menangani Masalah Hambatan Bertelepon..............................................36

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................38

1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI A. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi 1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan 2) Menurut KBBI: a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak b) perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media 4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam: a. Komunikasi verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh: 1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung 2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar 4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama b. Komunikasi nonverbal 1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 2) Memakai sesuatu seperti seragam 2. Pengertian Lambang Komunikasi 2

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

Kegunaan lambang: a. Alat untuk mempengaruhi komunikan b. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan c. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan d. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan e. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi Jenis-jenis lambang: a. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan. b. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll c. Lambang warna: lampu lalu lintas, d. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar e. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen f. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll g. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam: 1) Lambang dibuat oleh manusia 2) Mempunyai nilai komunikasi 3) Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru B. Proses Komunikasi 1. Unsur-unsur komunikasi a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan 3

tepat waktu dan tepat guna b. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu b. Proses komunikasi bermedia Dibagi menjadi dua macam: 1) Komunikasi bermedia massa 2) Komunikasi bermedia nirmassa C. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi 1. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka) b. Credibility b. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan 1) Kejelasan 2) Konsekuensi dan keseimbangan 3) Kemampuan dan pelaksanaan 4) Keseragaman 5) Kelancaran distribusi Menurut Scott M. dalam buku Effective Public Relations. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan) Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat: 1) Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan 2) Mengandung kebenaran yang objektif 3) Aktual. Mendengarkan 3. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya c. Content d. Berbicara 4. Faktor pendukung a. Cultip dan Allen.2. menulis D. Proses komunikasi a. Membaca 2. Efek yang timbul karena berkomunikasi a. Continuity and consistency 4 . isinya sebagai berikut: a. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis: 1. Clarity e. faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan 3. Context c.

Adanya prasangka yang disebabkan emosi .Sikap yang otoriter dan keras kepala 3) Rintangan bahasa . sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.f. Channels of distribution 2. pesan tertulis yang tidak terbaca .Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan 5 .Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung . 3. Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku. Etika berkomunikasi Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia. sikap yang baik dan yang tidak baik.Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik.Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat .Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai 2) Rintangan perilaku . Kesalahpahaman dalam berkomunikasi a. Masalah dalam mengembangkan pesan b.Menggunakan kata-kata. Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan. Masalah dalam menyampaikan pesan 1) Rintangan bersifat teknis .Menggunakan kode-kode.Kurangnya media yang dibutuhkan . untuk dilakukan ketika berkomunikasi. Capability of audience g. lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas . akustik yang lemah. baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media.Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele . istilah yang tidak dipahami komunikan . mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.

Mendengarkan c. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah: a. Persepsi b. supel. memo. dan laporan 6 . Pengendalian e. Cara menghindari rintanga struktur: a) Seorang pimpinan harus terbuka. Membaca b. Menulis surat. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Berpidato dan melakukan presentasi g. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2: a) Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana) b) Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah) 4. Kredibilitas d. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil f. Ketepatan c. disposisi. Membuat atau melakukan percakapan menarik d.4) Rintangan struktur Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Cara memperbaiki komunikasi a. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia c) Hubungan jangan terlalu formal 5) Rintangan jarak 6) Rintangan latar belakang Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. Kecocokan/keserasian Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator: 1) Membuat pesan secara lebih berhati-hati 2) Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi 3) Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat 5. Melakukan wawancara e. mau dan mudah bergaul dengan bawahan b) Seorang bawahan harus memiliki rasa berani.

sran dan usul dari lawan bicara a. Teknik Berkomunikasi 1. Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI A.Menanggapi setiap reaksi.Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik .Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat. Prinsip berbicara efektif 1) Memberi kesempatan kepada lawan bicara 2) Menatap bergantian secara sopan 3) Berbicara secara jelas. dan jangan berbisik 4) Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan b. Menilai diri pribadi secara jujur b. teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut: .Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan .Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik . 1) Memberikan dorongan 2) Menokohkan 3) Dorongan ingin mengetahui 7 . Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek c. dan umum. kelompok.Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara . Teknik berbicara dan bertanya efektif Secara sederhana. mengerti. Prinsip motivasi Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang. hal yang harus dilakukan sebagai berikut: a.

Memberikan ilustrasi . lalu kembali keseluruhan 2) Uraian pembicaraan sistematis dan logis 3) Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret . Prinsip pengertian Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan: 1) Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian.Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal) . penyajian dan penutup pembicaraan a) Persiapan (1) Pengetahuan (2) Sistematika (urutannya) 8 . Prinsip perhatian Hal-hal yang dapat menarik perhatian: 1) Hal-hal yang aneh 2) Lucu 3) Sekonyong-konyong terjadi 4) Mencolok (dominan) 5) Sesuai dengan kebutuhan d.Memberikan hal-hal yang berlawanan f.c.Memberikan suatu perbandingan . terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Prinsip Ulangan 1) Persiapan. Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa: a) Ringkasan dari uraian materi b) Bagan-bagan c) Grafik d) Gambar-gambar e) Definisi 2) Film 3) Tape recorder e.Memberikan contoh . Prinsip keindraan Berkaitan dengan alat bantu: 1) Over Head Projector (OHP) Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih.

saran-saran. dimengerti dan dihayati 9 .(3) Tujuan (4) Tempat dan waktu b) Penyajian materi (1) Pendahuluan (a) Motivasi yang menarik perhatian (b) Tujuan (c) Ruang lingkup (2) Isi pembicaraan Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. Di dalam penyajian hendaknya: (a) Jelas (b) Menarik (c) Lancar (d) Tertuju (e) dipahami c) Penutup pembicaraan Memuat tentang: (1) Ringkasan materi yang dibahas (2) Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan (3) Memberikan harapan. mudah di tangkap. ajakan dan sebagainya 2) Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan a) Pendahuluan pembicaraan Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan: (1) Motivasi yang menarik (2) Mengutarakan topik secara umum (3) Tujuan (4) Ruang lingkup b) Isi pembicaraan Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya: (1) Lancar dan tidak ada gangguan (2) Menarik perhatian pendengar (3) Uraian harus jelas.

OHP dan sebagainya. 4) Gaya bahasa penyajian dalam berbicara a) Gerak-gerik b) Pakaian c) Sikap jiwa d) Suawa e) Pandangan mata f) Sikap badan 2.(4) Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga (5) Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan c) Penutup pembicaraan Hal-hal penting yang harus dikemukakan: (1) Ada ringkasan (2) Ada motivasi kembali (3) Ada saran pembicara kepada pendengar (4) Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar 3) Alat bantu dalam penyajian pembicaraan Dalam menggunakan alat peraga. Mengetahui nilai-nilai kehidupan. Teknik membaca efektif Manfaat membaca: a. Mengembangkan pola pikir f. Memperluas wawasan. dan teknologi c. film projektor. seorang pembicara harus menyiapkan: a) Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila b) Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya c) Alat-alat peraga tiruan atau palsu d) Slide projektor. baik nilai spiritual maupun nilai material. dan pengalaman b. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara Cara membaca yang baik: a. Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan) 10 . pengetahuan. Dapat mengenal Tuhan secara dalam e. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan d.

Resapkan isi bacaan g. Memahami judul bacaan b. Mendengarkan secara evaluatif b. Memahami isi topik secara mendalam e. pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami 11 . adalah sebagai berikut: a. Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas) d. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting d. Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan c. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup c. Teknik mendengarkan secara aktif Jenis mendengarkan aktif dan efektif. sebagai berikut: 1) Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan 2) Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan 3) Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan 4) Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan 3. Teknik mendengarkan secara proyektif. Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan b. ikuti cara membaca efektif berikut ini: a. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat e. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir c. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam d. Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. Mendengarkan secara proyektif Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca.b. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami f. Membaca tidak menggerakan bibir e. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis Agar menjadi pembaca efektif.

Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan . Bertelepon kepada keluarga. membacakan puisi di depan kelas e. meliputi lisan dan tulisan . Berdiskusi. berpidato. komunikasi verbal tidak hanya lisan. rekan kerja c. dan seminar 12 .Bahasa diartikan sebagai lambang verbal . Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai 1.Dalam ilmu komunikasi. Komunikasi Verbal .Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan Contoh komunikasi verbal: a. . Teknik menulis efektif a.Jadi . sahabat. singkat dan sesuai situasi komunikasi). meeting. Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai katakata lisan/tulisan b.4. Berbincang-bincang secara langsung d. Berdiskusi. Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi 1) Bertele-tele 2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan 3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis 4) Informasi penting tidak terdapat dalam isi b. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif Hal-hal yang harus diperhatikan: 1) Subjek dan tujuan harus jelas 2) Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3) Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis 4) Semua informasi yang penting harus sudah ada 5) Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas. rapat. teman. mencakup: a) Pemilihan kata yang tepat b) Penggunaan kalimat efektif B. komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media.

yaitu: a. Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan e. Menulis: 9% 2. Membaca surat kabar. Komunikasi Nonverbal Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal: a. Tubbs dan Carter Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas. simpati dan penghargaan f.f. yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language). Komunikasi Kelompok Dibagi menjadi 3 macam: 13 . saking marahnya c. Menangis sebagai tanda kecewa. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju h. Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju i. sedih. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta C. Berbicara: 30% c. melambaikan tangan sebagai rasa senang. Mendengarkan radio. internet Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut: a. Tersenyum. berjabat tangan. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal j. Garry. komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori. Mc. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang g. Membaca: 16% d. b. Mendengarkan: 45% b. dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language). walkman h. Menonton televisi i. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan 1. Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan d. kesal. jurnal g. Menggunakan komputer. semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language). Menitikkan air mata sebagai tanda haru b. majalah.

Diskusi Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap. b.a. adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli. Komunikasi individu dengan kelompok b. Kelompok dengan kelompok Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam: a. diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah) Istilah-istilah lain tentang rapat: a. Kelompok dengan individu c. The Liang Gie. adalah pertemuan antar anggota di lingkungan 14 . Seminar. 3. Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah. Rapat a. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan c. Komunikasi kelompok formal Ciri-ciri: 1) Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu 2) Ada prosedur tertentu 3) Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis 5) Ada hierarki tertentu b. Komunikasi kelompok nonformal Ciri-ciri: 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang tentu 3) Objek pembicaraannya tidak mienentu 4) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 5) Tidak ada hierarki tertentu 2. Menurut KBBI. Pengertian rapat 1) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs.

organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. 2) Rapat pemecahan masalah Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah 3) Rapat perundingan Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama. tujuan diselenggarakannya rapat: 1) Untuk memberi informasi 2) Melakukan kerja sama 3) Memecahkan permasalahan 4) Memenuhi peraturan b. Jenis-jenis rapat 1) Rapat penjelasan Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan c. disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu Kesimpulan. Syarat rapat yang baik Persiapan rapat: 1) Penetapan tanggal. hari dan jam rapat 2) Penetapan tempat/untuk rapat 3) Akomodasi yang diperlukan 4) Konsumsi 5) Peralatan yang membantu kelancaran rapat Syarat rapat yang baik: 1) Suasana terbuka 2) Partisipasi penuh 3) Bimbingan dan kontrol 4) Ada argumentasi 5) Pertanyaan singkat 6) Menghindari klik kelompok 7) Ada kesimpulan d. Tipe-tipe pimpinan rapat 15 . 2) Menurut bahasa inggris.

pendapat dan saran. f. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran. peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul. keputusan diserahkan kepada peserta 3) Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Penyumbang data 16 . 2) Tipe penyerang Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. 7) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan. sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah. 6) Tipe pendengar Adalah peserta rapat yang kurang aktif. e. Tipe-tipe peserta rapat 1) Tipe pemersatu Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan. 5) Tipe pemberi informasi Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasiinformasi. Hanya bisa menjadi pendengar. lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan. 3) Tipe inisiatif Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar 4) Tipe perantara Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas.1) Otoriter: mau menang sendiri. peserta rapat harus menyetujuinya 2) Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian. memaksakan pendapat.

Pelaksanaan rapat 1) Pembukaan rapat MC.3) Perumus kesimpulan 4) Penerima hasil keputusan 5) Pembantu pimpinan g. Teknik bertanya dalam rapat Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain: 1) Harus ada persiapan yang mantap 2) Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan 3) Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton 4) Meyakinkan di dalam bertanya 5) Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat Teknik bertanya ada 4 macam: 1) Pertanyaan langsung 2) Pertanyaan umum 3) Pertanyaan mengembalikan 4) Pertanyaan yang dioperkan i. membuka rapat biasanya dengan membacakan: a) Acara rapat b) Tata tertib rapat c) Motivasi d) Pengenalan masalah yang akan dibahas e) Tujuan diadakan rapat f) Tanggapan-tanggapan atau saran g) Lain-lain 2) Pembagian tugas a) Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas b) Penunjukan kelompok pengendali (steering committee) c) Penunjukan tim perumus (kelompok) 3) Rapat kelompok Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi: a) Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok b) Alternatif pemecahan masalah 17 . Pengendalian rapat 1) Pengendalian bebas terbatas 2) Pengendalian secara ketat 3) Pengendalian rapat dengan kombinasi h.

4) Rapat pleno Kegiatan dalam rapat pleno: a) Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya b) Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan c) Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan 5) Perumusan Setelah pleno selesai. kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi: a) Perumusan sistematis dan logis b) Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar c) Perumusan redaksional.c) Pembahasan konsep d) Pemilihan ide terbaik e) Perumusan oleh tim perumus j. tanggal dan jam b) Tempat rapat c) Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat d) Bila perlu. selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. Penyelesaian tahap akhir. meliputi: a) Pengetikan naskah b) Reproduksi naskah c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orangorang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut. yaitu tata tulis dan penyajian yang betul 6) Penyelesaian Setelah hasil rapat diolah. Penyelenggaraan rapat Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat: 1) Undangan rapat Isi undangan: a) Hari. dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca 18 .

Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis 1. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi c. yang berisi kertas kosong. kertas stensil. penghapus dan sebagainya c) Laptop. Surat Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat. Cara menulis surat yang baik: 19 . dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator. karbon. kesehatan dan kebersihan D. Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya d. foto kopi surat-surat keputusan. tinta stensil. setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf Demokratis: Bentuk lingkaran (meja bundar). mempunyai sasaran tunggal. huruf V. jadwal rapat. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi b.2) Persiapan ruangan rapat Jenis-jenis tata ruang rapat: Otoriter: Tata ruang berbentuk setengah lingkaran. HVS. huruf U. Harus memilih alat tulis menulis yang baik Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. dan sebagainya. Pedoman dalam melakukan surat menyurat: a. 4) Akomodasi 5) Kesehatan 6) Minuman dan makanan kecil Pelayanan dan penyajian sebaiknya: a) Tidak mengganggu jalannya rapat b) Memperhatikan menu. segi empat memanjang 3) Alat-alat tulis a) Map dengan perlengkapannya. ballpoint. buku referensi dan sebagainya b) Pensil.

Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi b. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. Ciri-ciri buku: a. Jangka terbitnya: tidak menentu c. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat c. Sedapat mungkin menghindari kesalahan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: a. 3. tabel. Buku Adalah lembaran-lembaran kertas. Penyusunan isi surat 1) Tetapkan dulu maksudnya 2) Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat 3) Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti 4) Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan 5) Perhatikan bentuk surat 6) Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat 2. dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca. Dapat mengatur alinea g. Nada bahasanya tepat d. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas f. grafik dan sejenisnya e. grafik. Sifat isinya: tulisan. Telegram Telegram berasal dari bahasa yunani. tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Bentuknya: lembaran yang terjilid d. gambar. 20 . Harus merumuskan isi surat e. Keinginan pembaca diutamakan b. jumlah halaman yang berisi tulisan. Penetapan tujuan b. Laporan Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya. Sasarannya: masyarakat umum 4. gambar.a. Kalimatnya sederhana c.

Prof. Fungsi laporan Fungsi laporan: 1) Alat untuk menyampaikan informasi 2) Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan 3) Bahan pengambilan keputusan 4) Alat untuk membina kerja sama 5) Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman Syarat-syarat laporan yang baik: 1) Objektif (memakai kriteria umum) 2) Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama) 3) Langsung mengena sasaran 4) Keterangan yang dimuat harus lengkap 5) Harus tegas dan konsisten 6) Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan 7) Mudah diikuti (sistematis) b. Pengertian laporan menurut ahli: a. Prayudi Atmosudirjo. yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan b) Laporan rekomendasi.yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. Dr. Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya. a. adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi b. yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam 21 . Jenis laporan 1) Ditinjau dari segi isi dan maksudnya a) Laporan informatif. report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki). C Denyer. J.

yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek) b) Laporan berbentuk surat. mingguan. bulanan c.c) Laporan analisis. yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan. tahunan b) Laporan berkala. paling banyak lima halaman c) Laporan berbentuk naskah 3) Ditinjau dari sifatnya a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4) Ditinjau dari segi penyampaiannya a) Laporan lisan b) Laporan tulisan c) Laporan visual 5) Dari segi waktu dan periodisasi a) Laporan rutin (harian). isinya kira-kira satu sampai tiga. yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik. pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam d) Laporan pertanggungjawaban. Pengumpulan data 1) Observasi 2) Angket 3) Wawancara 4) Lokasi Tata cara penulisan laporan: 22 . Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal: (1) Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung (2) Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report) e) Laporan kelayakan. yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa. yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran. layak atau tidak 2) Ditinjau dari segi bentuknya a) Laporan berbentuk memo.

tabulasi dan evaluasi data e. meliputi: a. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 23 . pengetikan laporan g. Mencari jalan keluar 3) Saran Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran: a) Penentuan pemecahan masalah b) Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi) c) Kesimpulan d) penutup 4) ringkasan e. Teknik dan model matematik d. penjilidan laporan hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik: 1) jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan 2) manila karton 3) banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid 4) jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab 5) jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan 5. penyusunan konsep f. Pendekatan b.a) Menentukan perihal atau subjek b) Mengumpulkan data dan fakta c) Mengurutkan/mengklasifikasikan data d) Mengevaluasi dan mengolah data e) Membuat kerangka laporan d. Inventarisasi. Asas-asas c. Penemuan sebab-sebab f. klasifikasi. Penyusunan garis besar laporan Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut: 1) Deskripsi keadaan aktual a) Tujuan b) Latar belakang c) Landasan yang yuridis d) Data statistik 2) Analisis objek yang dilaporkan.

Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci f. Arti surat perjanjian Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum. Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian Contoh surat perjanjian: a. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. Surat perjanjian jual beli e. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan c. Surat perjanjian pinjam uang d. Surat perjanjian sewa menyewa c. Syarat-syarat perjanjian 1) Adanya kesepakatan dari para pihak 2) Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian 3) Adanya objek tertentu 4) Suatu sebab yang halal c. Cara bernegosiasi: a. Contoh: perjanjian jual beli. Surat perjanjian borongan a. Macam-macam surat perjanjian Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. 24 . Surat perjanjian kerja b. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak b.Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. b. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan e. sewa menyewa dan tukar menukar. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Kedua pihak harus dapat berdiplomasi d.

Bagian surat 1) Awal (permulaan perjanjian) 2) Isi perjanjian 3) Akhir perjanjian f. Surat perjanjian sewa menyewa 1) Pengertian Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.d. 2) Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa a) Objek atau barang yang disewakan b) Tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Harga sewa yang disetujui d) Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan e) Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga f) Pengembalian objek yang disewakan 3) Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan: a) Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa b) Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syaratsyarat yang dikehendaki kedua belah pihak 25 . Tata cara penulisan surat perjanjian 1) Judul perjanjian 2) Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian 3) Pernyataan kesepakatan 4) Isi perjanjian 5) Saat dan jangka waktu berlakunya 6) Domisili/tempat 7) Penyelesaian perselisihan 8) Klausa penutup e.

buram. maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Tujuan permasalahan d. Perjanjian Pemasaran Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan. Penyelesaian perselisihan h. Menuliskan tema. Memasarkan produk yang sama. wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan Isi surat perjanjian secara umum meliputi: a. wilayah tempat pemasaran yang beda b. masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak e) Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan f) Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama 6. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama). Bagian penutup 7. Pernyataan kesepakatan d. Tata cara menulis draf: a. sesuai dengan batas waktu Menurut KBBI.d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban. Tempat kedudukan menurut hukum g. Judul perjanjian b. draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya). Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan. Tempat pelaksanaan kerja 26 . Perjanjian pemasaran dibuat untuk: a. Saat dan jangka waktu berlalu f. Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan. Latar belakang permasalahan c. judul permasalahan (bagian pendahuluan) b. Isi perjanjian e. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja e. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian c.

serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya 2. baik secara horizontal. maupun diagonal. sopan santun. Pengurusan informasi. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai h. akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Arti penting etika dalam berkomunikasi Etika memuat aturan-aturan. vertikal. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja) 1. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik b. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan.peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan f. keterangan. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai c. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai d. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing 27 . Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka 3. nilai-nilai dan norma-norma. Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai. Semua informasi. sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien e. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan.E. a. Arti penting komunikasi kantor Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: a. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya. yakni penyampaian dan penerimaan berita. dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh g. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: 1) Bawahan dengan atasan 2) Bawahan dengan bawahan 3) Atasan dengan atasan 4) Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan b. Komunikasi antar personal kantor Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor.

metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. identifikasi adalah tanda kenal diri. terutama pada: a. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia n. Pelaksanaan komunikasi kantor a. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis Menurut KBBI. 28 . Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis. Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan k. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan l. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif m. Kecepatan kerja b. begitu pula sebaliknya b. benda. dan sebagainya Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas. Kemungkinan tumbuhnya pemimpin F. Penting bagi pengambilan keputusan 4. Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan. c. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai j. Semangat kerja sama d. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi. Alat utama bagi anggota organisasi p. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya. penentu/penetapan identitas seseorang. Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan.i. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal o. langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan e. Kecermatan kerja c. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya.

laporan. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap: a. bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui? a. 29 . Pemahaman pengertian 2. Komposisi c. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu: 1) Carilah apa yang diinginkan komunikan 2) Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap 3) Sampaikan semua informasi yang diperlukan 4) Yakinkan bahwa informasinya akurat 5) Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan 5. Menganalisis komunikan Komunikan harus dianalisis. revisi 3. Cara mengembangkan keadaan komunikan. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan.1. Apakah menggunakan surat. Memberi informasi b. Persuasi (persuating) c. Perencanaan b. sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan. Menentukan ide pokok Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan 4. Menentukan tujuan Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis: a. 6. siapa mereka. media pidato atau presentasi. yaitu: 1) Berapa jumlah dan bagaimana komunikan? 2) Siapa komunikan? 3) Bagaimana reaksi komunikan? 4) Bagaimana tingkat pemahaman komunikan? 5) Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan? b.

d. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi 2. Fungsi media komunikasi: 1. plakat. Berdasarkan sasarannya a. Audial (pendengaran): radio. Pertemuan (audio-visual) Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. surat kabar. brosur. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi 3. Jenis-Jenis Media Komunikasi 1. telepon. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak 8. Telepon (audial) c. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. surat. dll b. Video. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi 4. majalah. Surat pribadi (visual) b. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV.MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI A. dll 2. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi 7. Wawancara (audio-visual) Berlangsung dengan tatap muka dua arah. OHP. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari a. e. film. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon. dll c. dll 3. televisi. tape recorder. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator B. sinetron. Kunjungan 30 . Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator 6. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi 5. telegrapf. Massa: radio. poster. Visual (penglihatan): surat. film. dll b. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya a.

Keuntungan: .Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan .Informasi yang disampaikan lebih jelas b. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi 1.Apabila ada kesalahan. Kelemahan: .Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya b.Tidak membosankan . harus membuat naskah yang baru . Media audio (pendengaran) a. C. Keuntungan: .Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah . Multimedia Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti . Media audio visual a. Kelemahan: .Menghemat tenaga .Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual 2.Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan .Kualitas suara cenderung menurun .Biaya pembuatannya relatif murah .Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya 3.Biasanya menimbulkan rasa bosan .Menghemat waktu .Harganya relatif murah .Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi. Kelemahan: 31 f.Alatnya sangat sederhana .Sulit dikontrol . Keuntungan: . .Mudah dibuat dan dipergunakan . Media visual a.Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya b.

Tidak berbicara dengan nada kasar 6. Menggunakan bahasa yang formal. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi 5. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering 2. apalagi ditransfer ke alamat yang keliru 9. Tidak berbicara sambil makan 4. Janganlah berbicara dengan nada memerintah 7. Etika Bertelepon Yang harus diperhatikan secara umum: 1.- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang Memakan tempat yang luas Biayanya relatif mahal Perlu waktu di dalam persiapan MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON A. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah 10. baik. Tidak mentransfer berkali-kali. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls) a. Menggunakan bahasa resmi. sopan dan tepat 4. Meletakan gagang telepon dengan pelan Yang harus diperhatikan secara khusus: 1. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon 3. terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon 2. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon 3. Bertanya dengan bijaksana 7. Cara Menangani Telepon 1. ramah dan menyenangkan 6. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama 8. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon B. Mencatat pesan atau pembicaraan 8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan 9. Hal umum dalam menerima telepon 1) Angkat sesegera mungkin 32 . Berbicara dengan jelas. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak 5.

tanganilah dengan cara profesional 9) Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon 10) Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas 11) Menyebut nama penelepon dengan tepat c. Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri 4) Considerate Bersahabat. mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya 7) Usahakanlah menerima telepon dengan semangat 8) Jika penelepon tidak ramah. jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan 6) Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya. ramah. tidak melalui operator. Hal khusus dalam menerima telepon 1) Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 2) Menyampaikan salam 3) Menyebutkan identitas diri. secepatnya dihubungkan kepada yang dituju 5) Apabila telepon salah sambung. tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi 3) Confident Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. dan mengerti emosi penelepon 33 . jelaskan dengan ramah 6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan. hangat dan akrab b. berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung 3) Gunakan bahasa resmi 4) Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat. mendengarkan. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C) 1) Caring Memerhatikan. menolong. dan mencatat masalah konsumen atau penelepon 2) Commited Merasa terikat dengan organisasi. Tanyakan dulu identitas penelepon 7) Bersikap sopan. maka ada hal yang harus diperhatikan. kantor atau perusahaan 4) Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon 5) Bila penelepon kurang jelas.2) Telepon yang berasal dari saluran langsung.

Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon. segera informasikan kepada penelepon. sejuk dan damai kepada penelepon. yaitu suara yang memberikan kesan santun. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan 34 . Mentransfer sambungan telepon 1) Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan 2) Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon 3) Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan 4) Jika yang dituju bersedia menerima telepon. bersahabat dan penuh perhatian. persilahkan penelepon untuk segera bicara 5) Jika saluran tersebut sedang dipakai. Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan: 1) Berbicara dengan kecepatan yang normal 2) Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon 3) Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras 4) Berbicara dengan nada yang santun. 6) Creative Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon 7) Contagious Bersikap gembira. antusias. Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon. ramah dan rasa ingin membantu penelepon d.5) Controlled Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Peralatan dalam menerima telepon 1) Pesawat telepon 2) Kalender meja 3) Jam dindings 4) Alat tulis. seperti pensil dan ballpoint 5) Lembar pesan telepon 6) Daftar nomor telepon ekstensi internal 7) Buku daftar telepon masuk e.

Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon a. Persiapan menelepon 1) Siapkan nomor telepon yang hendak dituju 2) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint 3) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan b. Pelaksanaan menelepon 1) Menekan nomor telepon yang dituju 2) Bila ada kesalahan menelepon. ucapkan salam c) Pastikan nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju 35 . segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri 4) Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon 5) Mencatat hal-hal penting 6) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih 7) Meletakkan gagang telepon dengan pelan c. ucapkan salam c) Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat d) Menyampaikan identitas diri e) Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud f) Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan g) Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan 2) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan a) Tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telah diangkat.2. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan 1) Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan a) Putar atau tekan nomor yang dituju b) Bila terdengar telepon telah diangkat. segera minta maaf 3) Bila tersambung.

hati-hati. mengecil. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri c. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia d. garis besarnya saja. Jika penelepon semakin emosi. tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. anda harus tetap tenang e. cenderung kasar d. namun waspada b. Berbicara dengan nada tinggi.Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan 3. Tanyakan dengan sopan c. sabar. Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon: 1) Mencatat tanggal. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tandatanda diatas: a. sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. nama perusahaan. nama penelepon. nomor telepon. timbul tenggelam. isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon 2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon 3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju 4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan. tidak terdengar nada kontak. supaya terhindar dari kesalahan 3. Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun b. Kalimat utama dicatat. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon: 1. Jika pesan yang disampaikan panjang. 2. atau sambungan terputus-putus 36 f) . Diulangi kembali isi pea (konfirmasi). Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan: a. waktu. Alat: suara berisik. yaitu: 1. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis D. tidak sabar. Bersikap tenang. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat C. nada sambung tidak terdengar.

2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik. Agar percakapan dapat berjalan lancar. dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa J=Julie S=Sierra B=Bravo K=Kilo T=Tanggo C=Charlie L=Lima U=Uniform D=Delta M=Mike V=Victor E=Echo N=November W=Whiskey F=Foxtrot O=Oscar X=X-ray G=Golf P=Papa Y=Yankey H=Hotel Q=Quebec Z=Zulu I=India R=Romeo 37 .

Euis.Bandung. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi. 2010.DAFTAR PUSTAKA Honiatri. CV Armico 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful