SURAT MENYURAT

Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Surat memiliki banyak kelebihan yaitu memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan. Surat juga memiliki kelemahan yaitu keterbatasan dalam penyampaian ekspresi kejiwaan.

Fungsi Surat
Media komunikasi Bukti tertulis Alat pengingat Bukti historis Pedoman kerja Duta organisasi

Pengertian Surat Dinas

Surat Resmi (Dinas Pemerintah) Adalah salah satu jenis surat yang berisi informasi resmi yang dibuat oleh seorang pejabat untuk ditujukan kepada pihak lain, yang antara lain berupa pemberitahuan, permintaan, pernyataan, dan pertanyaan.

Jenis-jenis Surat Dinas.

Surat dinas Surat keputusan Surat perintah Surat Tugas Surat Instruksi Surat Pengantar Surat Kuasa Nota Dinas Surat pengumuman

1. Dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, baik milik pemerintah maupun swasta. 2. Berisikan kepentingan-kepentingan kedinasan, keorganisasian. 3. Disusun dengan ragam bahasa resmi.

Ciri-ciri Surat Dinas

Tata Urutan Bagian-bagian Surat Dinas

Bagian-bagian surat

Logo
1)

Keterangan :

1) Kepala surat
2) Nomor surat 3) Tanggal surat 4) Lampiran

2) 4) 5)

3)

6)

5) Hal atau perihal surat 6) Alamat surat 7) Salam pembuka

7)

8) Isi
8)

9) Salam penutup 10)Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas

9)

11)Tembusan
10)

12)Inisial

11 ) 12 )

1. Kepala Surat
Fungsinya sebgai identitas diri bagi instansi bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas berikut : a. Nama instansi b. Lambang atau logo instansi c. Kode pos d. Nomor telepon e. Nomor faksimile atau e-mail
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudi 229 Bandung 40154 Telepon (022) 2013164 Faksimile (022) 2013651 E-mail : inter@proxi.ikip-bdg.ac.id

Logo

2. Nomor Surat
Penulisan nomor surat berguna untuk : a. Memudahkan dalam pengarsipan b. Memudahkan dalam mencarinya kembali c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar d. Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya

Lazimnya nomor surat berisikan : a. Nomor urut surat b. Kode surat c. Angka bulan d. Angka tahun
Nomor : 007 / KSH-1 / IV / 2001
Angka tahun Angka bulan Kode surat Nomor urut

3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Namatempat mendahului tanggal surat. Namun apbila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu lagi dituliskan. Contoh :

1) Surabaya, 27 Juli 2003 2) 17 Agustus 2001

Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah : a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap b. Angka tahun tidak boleh disingkat c. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik

4. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Contoh penulisan lampiran yang benar :

1) 2) 3) 4)

Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran

: tiga helai : satu berkas : dua lembar : sepuluh lembar

5. Hal Surat
Hal bermakna perkara, soal, urusan, peristiwa, dan tentang hal. Cara penulisannya : a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh penulisan hal yang benar :

1) Hal 2) Hal

: Jadwal Ujian Matematika : Undangan Rapat Panitia

6. Alamat Surat
Pada umumnya surat dinas dikirim dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua macam alamat yaitu alamat luar dan alamat dalam.

1) 2) 3) 4)

Alamat Luar pada sampul Terdiri atas : kata Kepada Yth nama jabatan unit kerja alamat lengkap

Contoh alamat luar pada sampul:

a)

Kepada Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd. Jalan Gegararum Baru 20 Bandung 40153

b) Kepada Yth. Direktur LPK Triguna Jalan Tentara Pelajar 91 Tasikmalaya c) Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi Sekretariat Jendral Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jendral Sudirman, Senayan Jakarta 10270

b. Alamat Dalam pada surat Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam: 1. Tidak didahului kata Kepada 2. Menggunakan kata Yth 3. Menggunakan nama jabatan 4. Mencantumkan unit kerja 5. Menggunakan alamat lengkap 6. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di

7. Salam Pembuka
salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.
Hal yang perlu diperhatikan : a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital b. Huruf awal kata hormat ditulis dengan huruf kecil c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

a. Alinea pembuka

8. Isi Surat

b. Alinea Isi

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat.

c. Alinea penutup

Alinea isi merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. Alinea penutup bisa berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.

Beberapa contoh kesalahan dalam penulisan alinea penutup adalah sebagai berikut : 1) Atas perhatiannya saya sampaikan terima kasih. 2) Saya haturkan terima kasih atas perhatian ibu.

9. Salam Penutup
Salam penutup yang lazim digunakan adalah

hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wassalam.

Hal-hal yang perlu diperhatikan : a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma

Contoh :

Hormat kami, Wassalam,

10. Pengirim Surat

Pengirim surat dalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat. Singkatan-singkatan : a. Singkatan a.n. ---- bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama 1) singkatan ini digunakan pengirim jika menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain misalnya atasan pengirim surat. 2) Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.

b. Singkatan anb. Kepanjangan atas nama beliau. 1) Isi surat harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh persetujuan. 2) Isi surat merupakan tanggung jawab pejabat yang diatasnamakannya itu.
Contoh : Kepala SMUN 1 Rajadesa anb. Wali Kelas 1A Ttd Drs. Firmansyah Nugraha NIP 121320458

c. Singkatan u.b. kepanjangan dari untuk beliau digunakan jika seseorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya. d. Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas perintah digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.

e. apb. (atas perintah beliau); digunakan jika menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya. f. plh.(pelaksana harian); digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangi surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan kepada pejabat setingkat di bawahnya.

g. wks. (wakil sementara); digunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas. h. u.p. (untuk perhatian); digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

11. Tembusan Surat

Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain. Tembusan diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus vertikal denga nomor, lampiran, dan perihal surat dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani surat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam tembusan : a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. b. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah. c. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. d. Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan. e. Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya f. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan tembusan yang benar :

Tembusan :

1) Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat 2) Kakandep Dekdiknas Kabupaten Ciamis

12. Inisial
Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat bersangkutan.

Contoh : IH/PA (Iin Hendriyani/Purnama Alam

a. Bentuk Lurus Penuh

Bentuk bentuk Surat Dinas

b. Bentuk Lurus

c. Bentuk Setengah Lurus

d. Bentuk Resmi Indonesia Lama

e. Bentuk Resmi Indonesia Baru

f. Bentuk Lekuk

g. Bentuk Alinea Menggantung

A. B. C. D.

Langkah-langkah Penyusunan Surat Dinas

Menentukan Perihal Surat Menyusun Kerangka Surat Pengumpulan Informasi Mengembangkan Kerangka Surat dan Proses Pengetikan 1) mengembangkannya menjadi surat yang utuh 2) memilih kertas surat 3) mengetik surat

E. Penyuntingan Surat F. Melipat dan Menyampul Surat 1) melipat surat

Model 12.1 Lipatan baku

Model 12.2 Model baku rendah

Model 12.3 Lipatan akordion

Model 12.4 Lipatan akordion rendah

Model 12.5 Lipatan ganda sejajar

Model 12.6 Lipatan tunggal

Model 12.7 Lipatan model prancis

Model 12.8 Lipatan baron

2) Menyampul Surat 3) Membubuhkan alamat surat

Contoh :
E. Kosasih, M.Pd.

Jalan Gegerarum Baru 20

Bandung

Kepada Yth. Bapak Yogia S. Meliala, Direktur CV Yrama Widya, Jalan Permai 28/97 Margahayu Permai Bandung

Surat Perintah
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak yang lebih rendah (bawahan) agar bawahan tersebut berbuat sesuatu/tidak berbuat sesuatu sebagaimana diterangkan dalam surat perintah tersebut.

Bagian-bagian dari surat perintah:

Bagian kepala surat terdiri atas: Nama dan alamat unit organisasi Petunjuk surat perintah Nomor dan tahun Bagian isi surat perintah: Nama, jabatan, no. induk pegawai yang mendapat perintah Unit organisasinya Isi perintah Waktu dan tempat pelaksanaan tugas

 Bagian akhir surat perintah: Nama tempat, tanggal-bulan-tahun surat perintah dibuat Jabatan pemberi perintah Nama terang dan no. induk pegawai pemberi perintah Stempel unit organisasi dan tembusan Lampiran surat perintah resmi.

Surat Tugas
Adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi, ditujukan kepada pihak bawahan agar bawahannya melaksanakan tugas tertentu. Surat tugas bersifat singkat tapi jelas. Pada umumnya surat tugas dipandang perlu agar pengemban tugas memperoleh pengesahan formal untuk tugas yang harus dilaksanakan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat tugas:

Perlu mencantumkan kepala surat dari instansi yang bersangkutan No. surat tugas Orang/pejabat yang memberi tugas Orang/pejabat yang diberi tugas Maksud dan tujuan surat tugas itu dibuat Mulai berlakunya surat tugas Tempat dan tanggal surat tugas dikeluarkan Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang disertai cap/stempel dari instansi yang bersangkutan Bila perlu dibuat tembusan Lampiran surat tugas resmi

Surat Instruksi
Surat yang ditujukan kepada banyak pihak (tidak hanya kepada bawahan dalam satu unit organisasi). Surat instruksi memuat petunjukpetunjuk secara teknis dan terinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan, serta petunjuk bagaimana cara pelaksanaan ketetapan tersebut. Berikut ini contoh bentuk surat instuksi (lampiran surat instruksi resmi).

Adalah surat untuk mengantarkan sesuatu dengan maksud agar yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

Surat Pengantar

syarat-syarat untuk membuat surat pengantar adalah sebagai berikut:

Harus mencantumkan nama ,alamat pengirim, penerima sesuatu Perlu mencantumkan nomor surat pengantar Tempat dan tanggal surat pengantar dibuat Perlu dibuat kolom: no. urut, uraian, banyaknya, keterangan Perlu mencantumkan nama yang berhak mengantarkan barang/sesuatu itu Perlu mencantumkan kolom tanda tangan dan nama terang yang menerima barang tersebut Perlu di cap/stempel dari instansi yang mengantarkan barang tersebut Lampiran surat pengantar

Surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan terhadap seseorang yang dapat di percaya supaya bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang yang memberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri.

Surat Kuasa

Syarat-syarat untuk membuat surat kuasa:

Surat kuasa untuk perorang tidak perlu mencantumkan no. surat kuasa Surat kuasa untuk mengambil gaji atau honorarium tidak perlu di bubuhi materai Surat kuasa untuk instansi (kedinasan) di tulis di atas surat segel atau di bubuhi materai secukupnya Surat kuasa diberikan kepada orang yang di percaya Orang yang memberi kuasa dan yang menerima kuasa harus sudah dewasa, sehat rohani dan jasmani Surat kuasa perlu mencantumkan tempat dan tanggal surat kuasa itu dibuat Surat kuasa di anggap sah apabila antara pemberi dan penerima kuasa telah menandatangani surat kuasa tersebut Lampiran surat kuasa.

Nota Dinas
Adalah surat peringatan/penunjukan/keterangan secara resmi dengan maksud agar isi yang tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik-baiknyya dengan penuh rasa tanggung jawab.

Bentuk-bentuk Surat
Bentuk Lurus Bentuk Lekuk Bentuk Setengah Lurus Bentuk Lurus Penuh Bentuk Alinea Menggantung Bentuk Offician Style

Syarat dan Ciri Surat Yang Baik:

Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun sesuai dengan peraturan. Untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang akan digunakan. Kalimat sederhana, lugas dan mudah dipahami pembaca. Kata-kata yang dipakai harus jelas, tepat, tidak mendua, hemat dan benar sesuai dengan tata bahasa Indonesia. Bahasa surat harus hormat, sopan dan simpatik, agar pembaca surat merasa dihormati. Pergunakan singkatan-singkatan yang umum dipakai dalam surat-menyurat. Disusun secara sistematis, terinci, konsisten dan kronologis. Pergunakan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya. Pergunakan istilah-istilah bisnis yang baku.

MENGURUS DAN MENGENDALIKAN SURAT

Kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi: penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,pemrosesan lebih lanjut. agar surat dapat dengan cepat dan tepat sampai ke yang dituju.

Jenis pengurusan surat

Buku agenda surat masuk dan keluar
1. Sukar untuk di file 2. Sarana penemuan kembali nomor/kode surat sukar dingat 3. Pengaturan arsip dng peralatan sukar diterapkan 4. Tidak fleksibel, tnjk silang tidak bisa diterapkan.

Kartu kendali
1. Di file 2. Sarana indek mudah diingat

3. Mudah dipergunakan sesuai selera 4. Fleksibel dan diterapkan tunjuk silang

Keterangan yang diperlukan dalam buku agenda atau kartu kendali

Tanggal hari diterimanya atau dikirim surat. Nomor urut surat masuk/keluar Asal surat surat masuk dan alamat yang dituju(kepada) untuk keluar Perihal surat Isi ringkas surat Tanggal surat (yang tercantum pada surat) Lampiran (sebut macam dan jumlah lamp) Nomor dan kode surat Pengolah surat Catatan atau keterangan Paraf sebagai bukti surat terima surat

TUGAS
BUATLAH FORMAT BUKU AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR URAIKAN LANGKAH-LANGKAH PENERIMAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR