BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1

Umum Analisa sistem berjalan adalah tahap dimana sistem mengidentifikasikan

masalah-masalah pemakai, menyatakan secara spesifik sasaran-sasaran yang harus dipakai untuk memenuhi kebutuhan pemakai,masalah alternatif-alternatif, metode pemecahan masalah yang paling tepat, merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. 3.2 Tinjauan Organisasi Tinjauan organisasi merupakan salah satu faktor yang penting bagisetiap perusahaan dalam kegiatan operasional perusahaan. Tinjauan organisasi digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyediakan informasi dengan tujuan untuk membantu pengambilan keputusan. Apotik Pondok Gede Agung adalah perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang penyediaan obat-obatan, yang didirikan pada tahun 1990 Oleh ; Nama Pemilik Alamat Pemilik : Dra.Christina Juliastuti W,Apt : Jln.Cilosari No.19 RT 009/004 Cikini-Menteng, Jakarta Pusar

Surat Izin Apotik : 449/SIA/215.B/Kes 3/VIII/06 Dan selama 22 tahun lebih, dalam pengoperasiannya, apotik ini memiliki banyak supplier dan customer. Apotik sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan,

22

menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu apotik itu dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi apotik itu akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang

terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.

3.2.1

Sejarah Apotik Sejarah berdirinya perusahaan Apotik Pondok Gede Agung bermula pada

awal tahun 1990, apotik ini baru berdiri sekitar dua puluh dua tahun. Apotik Pondok Gede Agung ini berdiri atas prakarsa seorang pemilik modal

Dra.Christina Juliastuti, W.Apt. Dalam dua puluh dua tahun terakhir ini Apotik Pondok Gede Agung mengalami perkembangan yang cukup pesat dan mempunyai kurang lebih 3 orang juru resep, 3 orang kasir, seorang apoteker dan asisten apoteker. Kemajuan pesat yang dimiliki oleh Apotik Pondok Gede Agung juga dikarenakan Apotik ini terletak di Jl.Raya Hankam No.58 C-D Bekasi dimana Jalan ini merupakan pusat penjualan didaerah tersebut. Seiring dengan berjalannya waktu sedikit demi sedikit Apotik Pondok Gede Agung memperoleh langganan secara umum. Langganan apotik diperoleh berdasarkan pasien atau resep dari dokter praktek, klinik, puskesmas dan rumah sakit terdekat. Pada saat sekarang ini Apotik ini masih mengalami pengembangan yang pesat.

23

1. Visi Dan Misi Perusahaan Visi dan misi merupakan tujuan dan tugas yang di

jalankan oleh suatu perusahaan. a. Visi Menjadi Apotik yang handal untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat indonesia demi menuju masyarakat indonesia yang sehat. b. Misi
1. Menyelenggarakan tugas pelayanan publik untuk menunjang

kesehatan masyarakat
2. Menyelenggarakan kegiatan ekonomi di bidang kesehatan secara

berkelanjutan yang memberikan manfaat kepada kesehatan masyarakat

3. Menjalankan usaha

dalam

bidang

pembelian

dan penjualan

obat

guna mendukung program pemerintah untuk meningkatkan masyarakat indonesia demi menuju masyarakat

kesejahteraan

indonesia yang sehat.

3.2.2

Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi merupakan kerangka dasar atau gambaran organisasi

yang menunjukan pekerjaan yang harus dilakukan setiap bagian atau anggota dari

24

tiap organisasi yang bersangkutan dan yang menggambarkan kepada siapa anggota organisasi tersebut harus bertanggung jawab. Oleh sebab itu struktur organisasi haruslah dibuat sesederhana mungkin dan secara ekonomis sangat menguntungkan. Struktur organisasi harus bersandar pada penetapan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Adapun struktur organisasi dari Apotik Pondok Gede Agung adalah sebagai berikut.

STRUKTUR ORGANISASI APOTIK PONDOK GEDE AGUNG

APA / Pemilik Sarana Apotik

Kepala Asisten Apoteker

Asisten Apoteker

Kasir

25
Juru Resep

Gambar III.1 Struktur Organisasi Adapun uraian dan tugas dari tiap bagian dalam struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut : 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Adalah Apoteker yang memiliki Surat Izin Apotik ( S.I.A ). Seseorang yang bertugas memimpin dan mengelola apotik, melakukan pembinaan sumber daya manusia sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya serta memastikan semua bisnis proses di apotik dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.

26

Uraian Tugas : a. Memimpin dan mengelola apotek serta bertanggung jawab terhadap operasional apotek meliputi :
a) Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran/

prosesing serta pemberian obat terutama obat-obat yang diberikan dengan memakai resep dokter dan penyimpanan.
b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pengelolaan obat dan bahan

obat. c) Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi sesuai dengan undangundang, peraturan pemerintah dan atau peraturan Menteri Kesehatan.
b. Melakukan pembinaan sumber daya manusia sesuai dengan tugas dan

tanggung jawab.
c. Memastikan semua bisnis proses di apotek dilaksanakan sesuai dengan

ketentuan.

2. Kepala Asisten Apoteker

27

Adalah Apoteker yang bertanggungjawab pada pelayanan kefarmasian di apotik mewakili APA pada hari buka diapotik. Uraian Tugas :
a. Melakukan Stock Opname apotek. b. Merencanakan pengadaan obat sesuai kebutuhan dengan memperhatikan

prinsip pengadaan yang efisien.

c. Melaksanakan pencatatan dan penyimpanan obat. d. Melakukan pelayanan obat kepada pelanggan sesuai dengan SOP yang

telah ditetapkan.
e. Menyusun dan menyampaikan laporan kepada APA.

3. Asisten Apoteker (AA) Adalah Tenaga teknis kefarmasian yang secara peraturan perundangan farmasi berhak melakukan pekerjaan sebagai Asisten Apoteker. Uraian Tugas : a. Dalam pelayanan obat bebas dan resep(mulai dari menerima pasien sampai menyerahkan obat yang diperlukan). b. Menyusun buku defecta setiap pagi(membantu bagian pembelian) c. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.
d. Menyusun resep menurut nomber urut dan tanggal setiap hari.

28

e. Memelihara kebersihan ruang peracikan dan lemari obat.

f. Menyusun obat-obat dan mencatat keluar masuknya obat

dengan adanya kartu stock.

4. Kasir Adalah Petugas yang berkerja dalam pengawasan/ tanggung jawab Asisten Apoteker untuk penyiapan/ peracikan obat di apotik. 5. Juru Resep Adalah Petugas yang berkerja dalam pengawasan/ tanggung jawab Asisten Apoteker untuk penyiapan/ peracikan obat di apotik.

3.3

Prosedur Analisa Sistem Berjalan Analisa perancangan sistem informasi terpusat pada sistem informasi

penjualan pada Apotik Pondok Gede Agung masih menggunakan sistem manual dengan semua proses yang masih menitik beratkan kepada pengecekan satupersatu data / barang, dengan prosedur yang terlibat didalamnya begitu banyak sehingga perlu kecermatan dalam menangani setiap proses, analisa sistem dapat dilihat pada teori sistem umum sebagai landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar

29

menjadi lebih efisien pada sistem yang sedang berjalan untuk mencapai tujuan yang sama antara input dan output yang kemudian dapat melakukan perbaikan. Analisa suatu proses membutuhkan prosedur prosedur untuk dapatmenjadikan unit-unit di dalamnya melakukan pengumpulan, penyusunan, dan pengolahan suatu data atau informasi. Pengumpulan, penyusunan, dan pengolahan suatu data atau informasi terjadi pada suatu bagian dengan bagian lainnya yang saling terkait satu sama lainnya, artinya bagian tersebut masing masing dapat memberikan informasi secara jelas dan akurat. Pada analisa proses ini mamperlihatkan suatu aliran data / informasi yang terstruktur pada sistem yang sedang berjalan. Adapun aliran proses yang diperlihatkan adalah pada bagian penjualan yang sedang berjalan pada Apotik Pondok Gede Agung, Analisa dari data - data proses penjualan pada Apotik ini dapat dibagi kedalam dua bagian proses, yaitu proses penjualan obat dengan resep dan penjualan obat bebas. Adapun penjelasan analisa proses yang terjadi pada apotik ini, yaitu sebagai berikut : 1. Prosedur penjualan a) Obat Resep Konsumen memberikan resep pada Kasir lalu Kasir memberikan resep ke bagian Asisten Apoteker, Kemudian berdasarkan Kartu Stock Obat dicek apakah obat tersebut ada atau tidak. . b) Obat Non-Resep Berbeda dengan penjualan obat Resep, penjualan obat Non Resep Konsumen bisa datang langsung ke Kasir dan dapat langsung

30

bertransaksi.Setelah itu konsumen mendapat konfirmasi tentang obat yang tersedia beserta harga obat Dan jika Konsumen menyetujui harga tersebut maka terjadilah transaksi, setelah itu, Kasir menyerahkan resep kepada Asisten Apoteker kemudian Asisten Apoteker meminta juru resep untuk menyediakan obat, lalu Kasir memberikan No Resep mempersilahkan Konsumen menunggu proses peracikan obat selesai. Kemudian setelah peracikan obat selesai Asisten Apoteker mengemas obat yang telah disiapkan dan memberi obat tersebut kepada Kasir. 2. Prosedur Pembayaran Konsumen dating ke dan memberikan No Resep ke Kasir lalu Kasir mencocokan No Resep dan membuat Nota Jual untuk diserahkan kepada Konsumen beserta obat yang telah diracik serta memberikan etiket penggunaan obat tersebut dan meberikan salinan Nota Jual kepada Asistent Apoteker. Asisten Apoteker kemudian mengarsipkan Resep dan Nota Jual kemudian mencatat obat keluar di Kartu Stock. 3. Prosedur Laporan Berdasarkan arsip Nota Jual, arsip resep dan Kartu Stock Asistent apoteker membuat Laporan Penjualan Harian Dan Laporan Persediaan Obat yang akan diberikan kepada Kepala Asisten Apoteker untuk ditinjau dan acc untuk diberikan kepada Pemilik Apotik Pondok Gede Agung tersebut untuk proses evaluasi. 3.4 Diagram Alir Data ( DAD ) Analisa Sistem Berjalan

31

Data flow diagram ialah suatu network yang menggambarkan suatu sistem manual, komputerisasi atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya

KONSUMEN
Laporan Penjualan acc , Resep/Non Resep ,Pembayaran Laporan Persediaan Obat acc,

KEPALA ASISTEN APOTEKER

32

ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA

Nota Jual,No Resep, Obat

APOTIK PONDOK GEDE AGUNG

Laporan Penjualan Laporan Persediaan Obat

Laporan Penjualan acc , Laporan Persediaan Obat acc,

PEMILIK APOTEKER

33

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan Apotik Pondok Gede Agung

1.0
Resep/Non Resep PENJUALAN RESEP atau NON RESEP Pesanan Obat

KONSUMEN

Kartu Stock

Konfirmasi harga dan obat

Data obat tersedia

Pesanan Obat

Arsip Resep

2.0
PEMBAYARA N OBAT

Nota jual,kwitansi obat

Pesanan Obat Copy nota

34

Arsip Nota Jual

Copy kwitansi

Arsip Kwitansi
Data pembayaran

KEPALA ASISTEN APOTEKER

3.0
Laporan penjualan Laporan Persediaan Obat PEMBUATAN Data penjualan

LAPORAN
Data Obat Terjual Data Stock Obat

Laporan penjualan acc Laporan Persediaan Obat acc

PEMILIK APOTEKER
Laporan penjualan acc Laporan Persediaan Obat acc

Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan Apotik Pondok Gede Agung

35

1.1

KONSUMEN

PENGECEKAN Obat Non Resep PERSEDIAAN OBAT Pesanan Obat

Kartu Stok

Data obat tersedia

Arsip Resep

data obat

1.2
Nominal Harga

KONFIRMASI HARGA OBAT DAN HARGA

Data Obat

1.4
Cetak Nota Jual dan Mencatat Kartu Stok

1.3
Peracikan Obat Dengan Resep

36

Gambar III.4 Diagram Detail Penjualan Non-Resep Apotik Pondok Gede

1.1
PENGECEKAN

KONSUMEN
Obat Resep

PERSEDIAAN OBAT Data Obat

Kartu Stok

1.2
KONFIRMASI OBAT DAN Nominal harga obat HARGA OBAT Data Stok

37

Nota Jual,Obat Resep

1.4
Cetak Nota Jual dan Mencatat Kartu Stok Obat Resep

1.4
Peracikan Obat Dengan Resep Data Obat

Nota Jual

Arsip Nota Jual PEMILIK

Laporan penjualan
Data penjualan

1.5
CETAK LAPORAN PENJUALAN

Data Obat Resep Keluar

Gambar III.5 Diagram Detail Penjualan Resep Apotik Pondok Gede Agung

3.5

Kamus Data Sistem Berjalan

38

Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem, digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada saat ini kamus data digunakan sebagai alat komunikasi tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan untuk merancang input, merancang output dan database. Kamus data dalam penjabarannya meliputi notasi tipe data dan notasi tipe struktur data dari suatu dokumen yang dihasilkan atau jalannya proses dari sistem. Disinilah kami hanya akan menggambarkan proses kejadian pada kamus data yang ada pada Sistem Informasi Pada Apotik Pondok Agung Gede.

A. 1.

Kamus Data Masukan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data : Resep Dokter : : Cetakan Manual : Konsumen - Proses 1.0 Proses 1.0 - Arsip resep Arsip resep - Proses 3.0 Penjelasan : Sebagai Bukti Penjualan Obat Berdasarkan Resep Periode Volume : Setiap ada transaksi : Volume rata-rata setiap hari adalah 10 dan volume puncak adalah 20 Struktur Data Header : Header + Isi + Footer : Nama Dokter + Alamat

39

Alamat * Alamat Klinik* Isi = { Nama_Dokter + Tanggal + Nama_Obat + Jumlah_Obat} Footer = Pro + Umur + Catatan

2.

Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Kartu Stock : : Cetakan Manual : Proses 1.0 Arsip Kartu Stok Proses 2.0 Arsip Kartu Stok Admin Gudang- Proses 3.0

Penjelasan Periode

: Simpanan Data Stock Obat : Setiap ada transaksi Penjualan dan Pembelian Obat

Volume

: Volume rata-rata setiap hari adalah 10 dan volume puncak adalah 20

Struktur Data Header : Isi

: Header + Isi : Judul +Nama barang +Code = {Tanggal + Keterangan + Masuk + Keluar + Sisa} + Grand Total

3.

Nama Arus Data

: Faktur Pembelian

40

Alias Bentuk Data Arus Data

: : Cetakan Manual : Supplier Proses 2.0 Proses 2.0 - Arsip Faktur Asli Arsip Faktur Asli - Proses 3.0

Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header

: Data Obat yang dibeli dari PBF : Setiap ada Pembelian Obat : Rata-rata perhari 5 pembelian : Header + Isi : Nama _barang + Nama_PBF + Alamat_PBF + Judul +Alamat_Penerima

Isi

= { No+ No_SPB + Sales + Customer + Tanggal+

No_Faktur + NPWP + Keterangan + Nama Barang + Satuan + Banyaknya + No_Batch + Harga Satuan + % + % + Jumlah}

4.

Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Nota retur : : Cetakan Manual : Supplier - Proses 2.0 Proses 2.0 - Arsip Nota Retur Arsip Nota Retur Proses 3.0

Penjelasan Periode

: Sebagai Bukti Retur Obat : Setiap ada transaksi

41

Volume Struktur Data Header Isi

: Volume rata-rata setiap hari adalah 5 : Header + Isi + Footer : Nama PBF + Alamat + Telp = Judul + Tgl + No. Nota + 1{No.+ Nama_Barang + Banyaknya +Harga_Satuan + Jumlah}5 + Total

Footer

= Keterangan + Pengesahan

B. 1.

Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Berjalan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data : Nota Kontan : : Cetakan Manual : Proses 1.0 Customer Proses 1.0 Arsip Nota Kontan Arsip Nota Kontan Proses 3.0 Penjelasan Periode Volume : Sebagai Bukti Pembayaran Obat : Setiap ada transaksi : Volume rata-rata setiap hari adalah 10 dan volume puncak adalah 20 Struktur Data Header Isi : Header + Isi + Footer : Nama Apotik + Alamat + Telp = No. Nota + 1{Banyaknya + Nama_Barang + Harga_Satuan + Jumlah}5 + Total Footer = Keterangan : Surat Pesanan

2.

Nama Arus Data

42

Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume

: : Cetakan Manual : Proses 2.0 - Supplier : Sebagai Bukti Pesanan Obat : Setiap ada transaksi : Volume rata-rata setiap hari adalah 5 tergantung Stock yang ada

Struktur Data Header No Isi

: Header + Isi + Footer : Nama Apotek + Alamat + Judul +* No * : *Terdiri dari 6 numeric * = {No + Nama_Barang + Jumlah + Satuan + Keterangan}

Footer

= Pengesahan

3.6

Spesifikasi Sistem Berjalan Untuk lebih jelas mengenai Sistem Informasi Sistem Pembelian Pada

Apotik Pondok Gede Agung yang sedang berjalan. Berikut ini akan digambarkan spesifikasi sistem Pembelian tersebut. 3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Di dalam sistem yang berjalan tahap pembuatan laporan melalui penulisan secara manual. Peran dokumen yang ada sebagai suatu bukti yang dicatat pada setiap pembelian dan penjualan yang dilakukan. Bukti-bukti itu akan diperiksa oleh Pemilik Apoteker pada setiap satu bulan sekali. Adapun data yang dibutuhkan yaitu :

43

1.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk

: Arsip Faktur Pembelian : Sebagai Data Pembelian : Supplier : Apoteker : Kertas cetakan : Dua lembar : Setiap ada permintaan barang : Lampiran A-1

2.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk

: Arsip Nota Retur Pembelian : Sebagai Data Retur Pembelian Obat : Supplier : Apoteker : Kertas Cetakan : Dua Lembar : Setiap ada Retur Obat : -

3.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah

: Arsip Resep : Sebagai Data Penjualan resep : Customer : Apoteker : Kertas Cetakan : Dua Lembar

44

Frekuensi Bentuk

Setiap ada Retur Obat : Lampiran A-2

4.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk

: Kartu Stock : Sebagai Laporan Data Masuk dan Keluar : Apoteker Pengelola : Pemilik Apoteker : Kertas Cetakan : Dua Lembar : Setiap ada Obat Masuk dan Keluar

: Lampiran B-2

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen Ini Dikeluarkan berdasarkan hasil pengolahan dari dokumen masukan. Adapun bentuk yang dihasilkan adalah sebagai berikut: 1. Nama dokumen : Surat Pesanan Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : Sebagai Data Pesanan Obat : Apoteker : Supplier : Kertas cetakan : Dua lembar : Setiap ada Pesanan Obat : Lampiran B-1

45

2. Nama dokumen : Laporan Data Retur Pembelian Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : : : Sebagai Laporan Data Obat yang Diretur : Apoteker : Supplier : Kertas Cetakan : Dua Lembar Setiap ada Obat yang Diretur -

3.7

Permasalahan Pokok Bagi setiap kegiatan usaha apapun, didalam mewujudkan tujuan tentu akan

menghadapi atau menemui masalah. Pada Apotik Pondok Gede Agung masalah yang dihadapi berkaitan dengan data transaksi penjualan obat yang masih manual untuk itu diperlukan sistem yang bisa digunakan untuk mengolah data transaksi penjualan yang lebih cepat dan efektif karena untuk mempertahankan stabilitas operasional, menghindari resiko kesalahan penginputan data, dan memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan baik. Lebih jelasnya yang dihadapi Apotik adalah :

46

1.

Lambatnya pelayanan kepada konsumen karena harus mengecek

obat yang dibutuhkan oleh konsumen dengan melihat stok persediaan obat. 2. Sering terjadi kesalahan pencatatan data yang ada pada buku

persediaan sehingga harus kembali dicek oleh bagian juru resep obat yang mana dibutuhkan waktu yang cukup lama dan akan merugikan Apotik itu sendiri. 3. Terkadang konsumen kurang sabar dalam menunggu peracikan

obat dan terkadang stok obat habis sehingga apotik harus mengutang kepada obat konsumen. 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Dalam sistem ini penulis usulkan terdapat beberapa perbedaan yang mendasar dibandingkan dengan sistem yang sedang berlangsung, perbedaannya yaitu pada pemakaian sistem komputer dalam mengelola data baik pada bagian administrasi, maupun pada bagian transaksi penjualan. Tujuan dari sistem yang diusulkan yaitu antara lain : 1. Meningkatkan efesiensi kerja dalam menghasilkan informasi mengenai persediaan obat secara tepat. 2. Mengatasi masalah saat perhitungan terhadap stok obat dan mencegah penumpukan pekerjaan-pekerjaan yang ada sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam pemrosesan data.

47