MAKALAH PUBLIC RELATIONS DAN ORGANISASI

OLEH NAMA : SIMON SAKAN SEMESTER : I (Satu)

BAB I PUBLIC RELATIONS DAN PERUSAHAAN / ORGANISASI Latar belakang pendahuluan PR sangat erat hubungannya dengan perkembangan sosial, ekonomi, maupun politik yang muncul di negara tempat organisasi/perusahaan berada. PR dalam organisasi / perusahaan muncul karena hal-hal sebagai berikut. 1. Adanya kebutuhan memperbaiki hubungan baik dengan publik sehingga terdapat saling pengertian, publik bisa mengerti bagaimana organisasi tersebut, publik bisa lebih mengenal dan mengerti lebih jelas, muncul saling mempercayai demi keuntungan kedua belah pihak, membawa kemajuan, kontinuitas organisasi, dan kebutuhan publik. 2. Adanya keinginan untuk semakin bersikap terbuka terhadap publik dengan menggunakan komunikasi dua arah. Jga dengan menciptakan opini publik yang sangat di perlukan untuk pengembangan dan kelangsungan organisasi/perusahaan. 3. Adanya kebutuhan untuk semakin memasyarakatkan yang merupakan proses mencapai kemenangan dalam mempengaruhi hal-hal penting bagi kepentingan umum sehingga membuat publik semakin mengenal organisasi/perusahaan dengan baik. 4. Adanya keutuhan untuk berkomunikasi dua arah dalam menghadapi permasalahan sosial yang kompleks, dan semakin berkembang. Supaya lebih jelas marilah kita tinjau fungsi utama PR menurut Anne van der Meiden dalam buku Public Relations een kenismaking (1987). Dalam buku tersebut di jelaskan bahwa fungsi utama Public Relations een kenismaking adalah sebagai berikut: a. Menumbuhkan, mengembangkan hubungan baik antara organisasi / perusahaan dengan publiknya baik internal maupun eksternal; b. Menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi, dan meningkatkan partisipasi publik; c. Menciptakan opini publik yang menguntungkan organisasi/perusahaan dan publik. 1.1 KEDUDUKAN PUBLIC RELATIONS DALAM ORGANISASI Latar belakang PR dapat di tempatkan pada posisi yang berbeda-beda menurut pandangan Hugo A. De Roode di dalam bukunya Public Relations Interne en externe communicatie voor organisatie en beleid, Kluwer, 1979. Posisi yang berbeda-beda tersebut di tentukan hal-hal berikut: 1. Tipe menajemen; 2. Apa yang di harapkan dari PR; 3. Mengapa di butuhkan PR; 4. Tugas yang di percayakan;

5. Hubungan dengan organisasi; 6. Tersedianya tenaga PR; 7. Arti kehadiran PR dan bagaimana kepekaannya dengan lingkungan. Namun pengalaman para ahli yang begabung dalam IPRA, yang paling tepat PR itu harus di posisikan secara langsung berdekatan dengan menajemen.jadi menjadi staf menajemen puncak.bisa di laksanakan dengan baik apabila PR mengetahui hal-hal berikut: 1. Dengan transparan atau objektif; 2. Masalah yang di hadapi; 3. Hal-hal yang harus cepat diatasi; 4. Arah perkembangan atau pembaruan. Anne van der Meiden 1987 memberikan gambaran sangat sederhana dan PR di tempatkan di dalam organisasi sebagai berikut:
Manajemen Public Relations Penasihat

Unit bagian Pelayanan

Public Realitions pelaksana

Menumbuhkan hubungan baik antar segenap komponen organisasi dalam rangka memeberikan pengertian, menumbuhkan motivasi, menggiatkan partisipasi Tujuannya: menumbuhkan dan mengembangkan relasi, pengertian dan kemauan baik antara organisasi dengan publiknya atau sebaliknya yang menguntungkan kedua belah pihak.

Internal Public Relations Internal Public Relations

Eksternal Public Rlations Eksternal Public Relations

Martinus Nijhof (1986)

1.2 PUBLIC REALITIONS DALAM ORGANISASI SECARA STRUKTUAL Tujuan

Kebijaksanaan Peraturan strategi

Public Relations

Marketing Sales promotion Reklame

Public Relations

Martinus Nijhof (1986)

Skema ini menunjukan bahwa komunikasi PR akan menemukan titik temu pada perturan organisasi dengan kebijakan fungsi PR. Mungking akan lebih jelas kalau kita memeperhatikan skema C berikut ini.
Public Relations

Produk PR

Policy PR

Penyertaan, pengarahan untuk produk/jasa prestasi, event, publikasi,promosi,penjualan, perkembangan organisasi,citra baik,keprcayaan

Fungsi,peraturan,policy dari Organisasi,seluk-beluk yang berhubungan dengan pers Pemerintah,relasi,fungsi Pasar,politik,kebutuhan yang Perlu mendapat perhatian, Demokrasi,komunikasi internal/ eksternal

Martinus Nijhof (1986)

Keberhasilan PR tidak lepas dari peranan individu yang terlibat di dalamnya. Oleh karena itu, persyaratan mental tersebut meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Kejujuran; b. Integritas; c. Loyalitas; PR tidak mempunyai tujuan lain kcuali membantu pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan. Langkah-langkah PR dalam melaksanakan fungsinya dalam organisasi akan di jelaskan secara singkat dan bisa di jadikan dasar dalam melaksanakan PR. Berkenan dengan hal ini yang sangat penting di perhatikan adalah hal berikut: a. Tujuan organisasi harus jelas, transparan. Perlu diperhatikan apakah antara teori dan praktik sudah searah, sudah konsisten, sudah sinkron sehingga tidak menimbulkan kesulitan. b. Perlu peninjauan kembali, pandangan direksi, apakah tidak ada hal-hal kurang tepat, dan sebagainya. c. Perlu di buat konsep kuantitatif dari kulitatif dari produk atau jasa yang direncanakan dan direalisasi apkah sudah sesuai tujuan organisasi ataukah belum. d. Diinventarisasi kembali pelanggan, pengguna produk/jasa,apakah sesuai praktiknya dan telah dirncanakan dengan baik. e. Apakah produk atau jasa sesuai kebutuhan dan keinginan pengguna jasa atau produk, atau hanya sesuai rencana organisasi sendiri supaya benar-benar sukses. f. Dalam pertemuan staf direksi dan tim PR, perlu minta direksi memberi pengarahan. g. Jangan mulai dengan PR, tetapi beri kesempatan pada mereka, tampung semua masukan, olahlah dan kemudian integrasikan. Tekankan dan tunjukan bahwa PR tidak sekedar bebicara tetapi juga mendengarkan, memperhatikan, menghargai, mempercayail ewat ide, pendapat, usul, keinginan, kebutuhan, keluhan, kritik. h. Perlu bersikap loyal terhadap karyawan, usahakan bersikap terbuka untuk membangun kerjasama yang baik dan bekerjasama dalam persaudaraan, di smping menegakkan semangat disiplin yang penuh tanggung jawab tanpa paksaan. Lalu, bagaimana proses kerjanya? Diagram berikut akan menjelaskan hal ini.
Mencapai Tujuan membuat rencana kerja menciptakan strategi melaksanakan rencana kerja

menilai hasil kerja

Dalam komunikasi internal penah di singgung bahwa untuk suatu organisasi sangatlah penting artinya relasi bagi perkembangan organisasi. Bagi PR dalam melaksanakan tugasnya, komunikasi merupakan titk sentral. Komunikasi mengarah kepada kesepakatan peran bagi organisasi terhadap publiknya. Tujuannya adalah publik semakin senang dan mau menggunakan produk atau jasa perusahaan tersebut. Itulah gambaran yang sebenarnya perlu dimiliki sehingga seorang PR dapat menjadi sukses dalam melaksanakan fungsinya. Faktor yang sangat mendukung bahwa dalam setiap mengadakan relasi, kita membentuk pribadi kita, di situ kita mempunyai kesempatan untuk memproses menciptakan yang belum dan perlu kita miliki. Human relation merupakan tanggung jawab setiap orang dalam suatu organisasi/kelompok publik. Organisasi bagi seorang PR mempunyai tanggung jawab terutama untuk menegakkan iklim hubungan manusiawi yang baik, namun perlu disadari juga bahwa karyawan ikut menentukan terciptanya iklim itu sehingga mereka harus bertanggung jawab dalam bebagai hal tersebut, sesuai tugas masing-masing. Sehubungan dengan hal tersebut maka seorang PR profesional dalam melaksanakan kegiatannya perlu memperhatikan dan menerapkan hubungan kemanusiaan yang baik, seperti. a. Loyalitas yang tinggi; b. Kerja sama yang baik; c. Etos kerja tinggi; d. Memiliki kemandirian moral; e. Solidaritas kelompok tinggi; f. Disiplin tinggi; g. Tidak cepat merasa puas, tetapi harus berusaha; h. Dalam human relations supel, terjalin keakraban; i. Dedikasi kelompok tinggi; j. Eksploratif dan penuh inisiatif. Maka jelas bahwa PR merupakan pendukung dalam memimpin organisasi/perusahaan dan ikut menentukan kemajuan organisasi secara efektif, karena kinerjanya yang efisien. Peran PR dalam organisasi/perusahaan adalah menciptakan dan mengembangkan relasi. Hal ini tidak bisa di abaikan, merupakan tugas vital dan harus ditingkatkan secara lokal, nasional, maupun internasional.disini terjadi pengintegrasian kebutuhan/keinginan kedua belah pihak,yang berarti kepentingan publik diperhatikan, dipenuhi demi keuntungan kedua belah pihak. Organisasi harus menyadari bahwa tanpa menyusuaikan diri dengan kepentingan umum, integrasi pun tidak akan mungkin terjadi. Hal ini bukan semata-mata menjadi tugas PR, melainkan juga merupakan tugas penting dalam manajemen modern dewasa ini.

1.3 DAMPAK PERKEMBANGAN SOSIAL, EKONOMI, DAN POLITIK BAGI PUBLIC RELATIONS Masalah PR sangat hubungan dengan perkembangan sosial,ekonomi, dan politik. Sebenarnya, PR akan muncul dalam organisasi yang memerlukan dan mengadakan perbaikan, perubahan, ataupun perkembangan demi kemajuan. Hal ini akan menumbuhkembangkan relasi kita baik antar organisasi dan publik. Hal ini sesuai dengan pengalaman para ahli PR seprti tercantum dalam bukunya De public relations functionaris in de praktijk oleh C.E.A. Penning (1990/PR&V.92). Dia menekankan betapa penting segala macam media komunikasi dalam kegiatan PR. Makna PR hadir didalam organisasi dengan jelas, baik, dan tepat. PR bertugas mengembangkan organisasi. Organisasi mendapatkan keuntungan besar, dan publik di untungkan karena adanya integrasi antar organisme dan publik. Untuk itu semua perencanaan PR harus dilaksanakan secara teliti dan eksak.

1.4 PERENCANAAN YANG DIRENCANAKAN Manfaat Untuk sampai perencanaan yang tepat dan benar seperti yang dimaksud di atas, memang PR harus berani mengadakan improvisasi yang mendasar. Artinya, perlu disadari bahwa sesuatu yang dapat diprediksi untuk mencapai hasil sesuai tujuan yang ingin dicapai, memerlukan pemikiran eksak dan diproses secara tepat dan cermat. Penelitian termaksud bisa diuaraikan sebagai beriktu. 1. Semua masalah, data, fakta, dan kemungkinan yang ada diidentifikasi, didefinisikan, kemudian dianalisis sehingga ditemukan masalah pokok yang tepat dan benar untuk bisa diinformasikan. 2. Dalam perkembangannya, semua itu diproses menjadi keputusan untuk bisa direncanakan sesuai tujuan yang ditentukan. 3. Segala kegiatan, sebagai konsekuensinya, harus dimonitor secara terus menerus. Untuk mendapatkan masukan dalam proses mencapai tujuan yang ditentukan. Bagi seorang PR, penelitian merupakan faktor yang sangat mendasar dan menentukan. Kemudian dicari pemecahan dan penyelesaian yang bisa diterapkan untuk berbagai kemungkinan. Kemungkinan alternatif itu sangat penting karena kalau ada satu saja yang gagal pencapaiannya, akan bisa menjadi terlalu jauh dan rumit permasalahannya. Dalam menentukan masalah pokok, PR bisa menggunakan empat fase seperti dibwah ini. a. Analisis situasi dengan pertanyaan: Bagaimana situasi sebenarnya? Faktor apa saja yang berperan, memberi sumbangan (kadar kepentingannya), atau membatasi maslah tersebut sampai pada suatu keputusan. b. Rencana aktifitas. Bagaiman keputusan dilaksanakan secara tepat benar. Pertanyaanya: siapa sajakah yang diperlukan untuk pelaksanaanya? Orang dari dalam organisasi saja, ataukah perlu ahli dari luar?Mengapa demikian? Pertanyaannya dibuat terus sampai ditemukan orang-orang yang tepat. c. Implementasi setelah rencana dilaksanakan, apakah semua berjalan lancar, tanpa hambatan, tepat waktu, dan seterusnya. d. Evaluasi. Apakah aktifitas tersebut mencapai tujuan seperti yang ditentukan. Evaluasi yang dimaksudkan untuk mengevaluasi setiap kegiatan. Supaya orang tahu bila ada kesalahannya dan di mana letak kesalahannya. Mengapa sukses dan mengapa tidak sukses? Sebagai gambaran membuat perencanaan yang terencana sehingga benar-benar merupakan dasar pembuatan keputusan yang tepat dan benar sesuai tujuan yang ingin dicapai berikut ini skema yang diharapkan dapat memperjelas

1. Analisis

Prerencanaan

- keputusan akhir - arah tujuan (perilaku) - penentuan/kepastian terhadap perilaku

2. Rencana Penelitian dan perkembangan -

Program untuk menentukan tujuan kemungkinan-kemungkinan

3. Implementasi (pelaksanaan)

aksi yang di dasari pada penelitian

- kemungkinan-kemungkinan - proram tujuan

- penelitian terhadap evaluasi - proses 4. Evaluasi - efek - validitas/kekuatan hukum - efesiensi

- persyaratan - program - pembatasan perilaku - arah dan tujuan - hasil akhir - semua tujuan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkenan dengan skema diatas adalah sebagai berikut. - Semua ditulis secara nyata sesuatu yang ingin dicapai, yang menjadi tujuan. - Dalam proses terjadi interaksi, setiap fase di tinjau kembali memperhatikan fase sebelumnya, dan melihat kedepan pada fase berikutnya.

BAB II 2.1 PUBLIC RELATIONS DALAM ORGANISASI Secara singkat namun mendasar telah diuraikan dan ditunjukan bahwa hanya pemimpin yang benar-benar kualitas sajalah yang mampu membuat organisasi berkualitas. Kita tinjau kembali bagaimana perkembangan PR di katakan berbeda. Perbedaan itu bergantung pada berbagai faktor, yang antara lain seperti berikut ini: 1. Kualitas penerimaan opini publik; 2. Jumlah relasi yang dibangun, dipelihara; 3. Macam, kualitas kelompok relasi; 4. Ukuran, ketergantungan dari organisasi terhadap kelompok internal/eksternal; 5. Adanya budget yang bisa digunakan; 6. Macam masalah, kompleksitas problem yang di hadapi; 7. Macam, kualitas produk/jasa bagi publiknya. Kita juga mengetahuinya bahwa kehidupan bermasyarakat membawa perubahan dari segi

informasi Proses transformasi informasi publik media/sarana penjualan pasar produk

reklame public relations

pasar

pelayanan

informasi

tanggung jawab laporan public relation

masyarakat

Dr. D. Keuning/Dr.Epping (1979)

sosial ekonom, politk, dan masih banyak lainnya. Semua itu membawa kita ke arah perubahan secara terus menerus dan memberi arah tujuan yang mendorong perubahan selanjutnya. Maksud dari sitem terbuka adalah kerjasama dari integrasi kebutuhan, harpan, keinginan organisasi, yang memiliki sistem tertutup, yaitu tidak adanya integrasi dan eksternal atau lingkungan. Terbuka untuk input dari luar diitegrasikan dengan tujaun organisasi dan kebutuhan.perubahan lingkungan organisasi akan membawa pengaruh terhadap organisasi yang kita kelola. Lalu siapa sajakah lingkungankita itu? Gambar berikut memperjelas hal ini:

Keolmpok profesional konsumen BANK

Konkurensi (pesaing)

pelanggan

Pengguna jasa

Iptek

Serikat kerja

Pemilih, pemegang saham

Lingkungan/tetangga pemerintah perkembangan masyarakat: normal/ nilai-nilai, dan sebagainya

Perkembangan politik

Dr. D. Keuning/Dr. DJ. Epping (1979)

2.2 a. Lingkungan Eksternal Hal ini meliputi seluruh kekuatan luar organisasi yang mempengaruhi suatu organisasi. Para pelanggan atau pengguna produk/jasa, pesaing, pemasok dan sumber daya manusia, merupakan beberapa kekuatan yang nyata dalam suatu lingkungan eksternal organisasi. Adapun kekuatan yang lain, tidak tampak secara langsung, meliputi kekuatan teknologi, ekonomi, politik, hukum, peraturan, pemerintah, budaya, sosial,dan pasar bebas/internasional. b. Kekuatan Internal Hal ini meliputi kekuatan dari hari ke hari yang terjadi dalam organisasi dimana manajer melaksanakan fungsinyamasing-masing pemimpin atau manajer sesuai tingkatnya melaksanakan hal-hal yang berlainan untuk mengatasi kebutuhan manajerial dalam lingkungan internal. Kekuatan langsung ini mempunyai pengaruh penting pada tataran operasional. Di dalam pengembangan organisasi terdapat enam hal yang merupakan variabel penting untuk selalu diperhatikan, yakni 1. Asal usul organisasi;; 2. Keabsahan organisasi; 3. Kesehatan organisasi; 4. Pertumbuhan organisasi; 5. Karakteristik organisasi; 6. Citra organisasi.

BAB III 3.1 ARTI PERUBAHAN ORGANISASI BAGI PUBLIC RELATIONS Organisasi yang eksploratif, terbuka untuk perkembangan secara terus-menerus dan secara internal maupun eksternal. Organisasi yang berani memandang masa depan, terbuka untuk segala macam tantangan. Memberi pengarahan dan pengertian terhadap suatu perubahan perlu adanya perbaikan disosialisasikan secara jelas, jujur, obyektif, dan sebab-sebabnya. Untuk berintegrasi dengan perubahan yang dibutuhkan internal dan eksternal, PR dalm tugasnya perlu mengadakan pendekatan kepada publiknya untuk mengadakan perubahan atau penyusuaian mengenai pola pikir, pandang, perilaku, sikap hidup, etos kerja, dan komunikasi. PR dan perubahannya di era global dan informasi menyangkut mentalitas dan kualitas , teknik komunikasi yang di praktikan sehari-hari, macam relasi dan bentuknya yang menyangkut bidang dan bentuknya , yang menyangkut bidang akademik,fisik, sampai sikap hidup, atu seluruh kehidupan dalam organisasi tersebut. PR menyadari bahwa kehidupan bermasyarakat pasti membawa perubahan secara terus menerus. Kita tak boleh menghindar dan justru harus terus memantaunya.

Organisasi yang efektif dan efisien Interal Memiliki pimpinan yang andal Eksternal Memahami persaingan

Mengintergrasikan rancangan produk (output) dengan proses operasional Mampu memuaskan konsumen secara berkesinambungan Mampu menciptakan suasana kerja yang Mampu menanamkan memacu para karyawan untuk kepercayaan,crita baik kepada menghasilkan produk yang bermutu publik Mampu mewujudkan janji dan komunikasi yang baik dengan karyawan Mampu merumuskan strategi ,sehingga tercipta tim kerja yang produktif Jadi ,secara internal organisasi yang terbuka akan menjadi organisasi yang terbuka ,kemudian dengan adanya keterbukaan akan lebih mudah untuk ditingkatkan menjadi organisasi yang selalu siap untuk mengadakan perubahan dan itu adalah kelanjutan hidup organisasi tersebut.

3.2 STRATEGI PENGEMBANGAN Alasan-alasan yang disarankan pada pertimbangan teoretis adalah sebagai berikut. Efisien pengelolaan organisasi merupakan prasyarakat pelaksanaan dan tanggung jawabatas misi/visiyang diembannya. Efisiensi kelembagaan dapat dicapai dengan menyesuaiakanperkembangan IPTEK dan peningkatan manajerial secara kontinu. Mutu tidak lepas dari kesuksesan dana secara berkesinambungan yang memungkinkan organisasi mampu mewujudkan berbagai misi. Organisasi yang baik, efisien mampu melaksanakan fungsinya dengan baik, mencapai tujuan optimal secara berkesinambungan dan terus-menerus meningkatkan, mengoptimalkan etos kerja dan kerjasama.

1. 2. 3. 4.

KESIMPULAN TERHADAP PERUBAHAN Kita menyadari bahwa perubahan memang tidak begitu gampang untuk di hadapi, maka sekali lagi mungkin dari sisi yang berbeda sehingga lebih memberi keberanian dalam menghadapi perubahan yang kompleks sekalipun. Perkembangan apapun akan mempengaruhi kehidupan organisasi kita, misalnya perkembangan teknologi, pendidikan, pelayanan, kesehatan, publik, yang semakin komunikaitf, terjadinya urbanisasi, bidang informasi, rasa kemanusiaan yang harus tumbuhkan sejak anak duduk di bangku sekolah di tingkat yang paling rendah. Adanya keterbukaan yang dijadikan budaya organisasi, akan secara terus-menerus mencermati terjadinya integrasi antara organisasi dengan publik internal atau eksternal maupun kelompok publiknya, akan meminilisasi adanya ketegangan dalam organisasi itu sendiri (endogen) atau perubahan yang akan datang dari luar organisasi (eksogen). Untuk itu kegiatan komunikasi dalam PR itu sentral, baik komunikasi pribadi maupun massa. Begitu juga dalam komunikasi internal dan eksternal, kelompok kerja dengan memperhitungkan situasi pada saat itu, maupun strategi dalam pemecahan masalah yang dihadapi, sehingga produk atau jasa bisa menjadi seimbang, sesuai lingkungannya. Komunikasi akan mempengaruhi komunikasi itu sendiri didalam kelompok kerja sama, bisa menentukan komunikasi apa yang diperlukan.PR melaksanakan fungsinya dalam organisasi sehingga organisasi secara terus-menerus mengadakan perubahan yang dibutuhkan untuk perbaikan, perubahan, perbaikan, untuk bisa mampu bersaing, dan seterusnya.

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat-Nya Saya dapat menyelesaikan makalah ini . Saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu Saya mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................1 DAFTAR ISI .................................................................................................2 BAB I PENDAHULUAN ...............................................................................3 Latar Belakang Masalah ..................................................................................3-4 Tujuan Penulisan ............................................................................................5-7 1.3. Rumusan Masalah............................................................................8 1.4 Manfaat............................................................................................9-10 BAB II LANDASAN TEORI ................................................................11-13 BAB III PEMBAHASAN..............................................................................14-15 BAB IV PENUTUP ......................................................................................16-17 2.1Kesimpulan .......................................................................................16 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................17