BAB I PE NDAHULUAN 1.

1 LATAR BELAKANG PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini mengharuskan kita untuk terus mengikutinya, paling tidak berusaha untuk tidak tertinggal dari negara-negara lain. Dalam

perkembangannya sangat dibutuhkan tenaga kerja yang terampil dan memiliki kualitas yang baik. Hal ini dapat terwujud apabila ada kerja sama yang baik antar lembaga pendidikan sebagai penghasil sumber daya manusia dan dunia usaha serta instansi yang terkait di dalamnya. Program PKL merupakan bagian dari seluruh kurikulum yang berlaku dan memilik peran yang sangat penting dalam menentukan sikap mental lulusan dengan orientasi jurusan. Sehingga mahasiswa dapat dibekali dengan seperangkat pengetahuan dan kemampuan yang berkenaan dengan aktivitas nyata pada dunia kerja/usaha. Hal ini dapat memberikan gambaran nyata tentang dunia kerja. Program Praktik Kerja Lapangan (PKL) dapat menjembatani dua aktivitas belajar yakni antara belajar teori di kelas dengan kondisi nyata yang ada di lapangan sesungguhnya, dan juga sebagai sarana untuk menjalin kerjasama bilateral yang baik antara dunia pendidikan dan dunia usaha yang akan selalu menuntut lulusan bermutu dari dunia pendidikan yang mampu memahami perkembangan dunia usaha sedemikian sebaliknya agar mahasiswa mampu menghadapi

tantangan perkembangan zaman.

Pelaksanaan PKL ini ruang lingkupnya tidak hanya bertumpu pada aktivitas kerja tetapi juga menyangkut berbagai kendala dan

permasalahan yang dihadapi serta solusi yang diambil dengan tetap memperhatikan prosedur dan batasan-batasan yang telah ditetapkan, sehingga kecakapan kerja yang diperoleh seperti struktur organisasi, bidang kerja, hubungan sosial dan pada batasan-batasan tertentu berbagai persoalan dan kendala yang dihadapi dan bagaimana upaya pemecahannya. Politeknik Negeri Medan merupakan lembaga pendidikan

profesional yang bertujuan menciptakan dan menempa sumber daya manusia yang berkualitas sebagai tenaga kerja yang ahli dan cekatan. Untuk mencapai tujuan tersebut Politeknik Negeri Medan membekali mahasiwanya dengan keterampilan yang didukung dengan perpaduan teori dan praktik yang cukup serta disiplin yang tinggi, sehingga dapat berkembang menjadi tenaga kerja yang potensial. Hal ini bukan hanya merupakan pemenuhan salah satu syarat dalam menyelesaikan program pendidikan saja, melainkan juga bagaimana para mahasiswa mengenal dunia kerja yang sesungguhnya. Penulis memilih tempat PKL di PT PLN (Persero) wilayah Sumatera Utara, karena penulis mengetahui bahwa PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa Pelayanan Kelistrikan yang sangat maju sehingga penulis sangat bangga bisa PKL di perusahaan tersebut. Ditambah dengan pemimpin dan pegawai yang ramah, sehingga penulis dapat lebih mudah dan tidak

membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan penyesuaian pada lingkungan perusahaan tersebut. Hal ini dapat membantu penulis dalam melakukan kegiatan PKL.

1.2

RUANG LINGKUP PRAKTIK KERJA LAPANGAN Penulis memilih PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dengan

harapan dapat memahami sedikit banyaknya tentang kegiatan yang digeluti para pegawai kantor tersebut. Dengan demikian wawasan dan keterampilan serta kompetensi penulis bertambah dengan

dilaksanakannya PKL di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara ini. Dengan demikian, penulis dapat mempersiapkan diri lebih baik lagi untuk dapat terjun ke dunia kerja yang sesungguhnya. Dengan mempersiapkan hanya kemampuan skill/keahlian melainkan juga keahlian dan

kemampuan mental. Mengingat keterbatasan waktu dan ruang lingkup yang diberikan pihak perusahaan dalam melaksanakan PKL ini, maka dalam

pelaksanaan PKL ini penulis hanya memperoleh kesempatan untuk memahami kegiatan pada divisi SEKUM (Sekretriat Umum). Penulis diharapkan dapat mempelajari kegiatan-kegiatan karyawan pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara khususnya bagian divisi SEKUM, Administrasi persuratan yang meliputi mengagendakan surat dari PLN Cabang, pusat dan pihak ke 3, mengekspedisikan surat dari PLN cabang, pusat dan pihak ke 3, megetik surat yang akan dikirim ke PLN

cabang, pusat dan pihak ke 3, dan membuat Surat Perjalanan Dinas Dalam Negeri/Luar Negeri (SPPD).

1.3 TUJUAN DAN MANFAAT PKL 1.3.1 Tujuan PKL Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan salah satu program di Politeknik Negeri Medan untuk memperkenalkan mahasiswa dengan dunia kerja sehingga mahasiswa dapat menerapkan secara langsung ilmu yang diterima selama perkuliahan. Adapun tujuan yang diperoleh dari

kegiatan PKL yang dilaksanakan di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara yaitu: a. Melatih mahasiswa dalam hal disiplin dan tanggung jawab. b. Memberikan kesempatan pada mahasiswa untuk

mengaplikasiikan ilmu yang diperoleh serta mengadakan perbandingan antara teori yang pernah diterima dalm dunia pendidikan dengan keadaan sebenarnya. c. Memberikan gambaran kepada mahasiswa mengenai situasi kerja yang sebenarnya, sehingga mereka nantinya akan lebih mudah menyesuaikan diri di dunia kerja. d. Menumbuhkan kemampuan berinteraksi social dengan orang lain di dalam dunia kerja. e. Melatih mahasiswa untuk berdidsiplin dengan mengikuti segala peraturan yang ada di perusahaan.

f. Sebagai

salah

satu

syarat

untuk

menyelesaikan

perkuliahan di Politeknik Negeri Medan. 1.3.2 Manfaat Praktek Kerja Lapangan a. Membentuk kepribadian professional pada dunia kerja serta memantapkan pengetahuan dan keterampilan dalam menerapkan ilmu yang didapatkan selama

perkuliahan. b. Meningkatkan dan memperertat hubungan kerjasama antara Politeknik Negeri Medan dengan dunia usaha. c. Menambah wawasan dan pengalaman kepada

mahasiswa tentang dunia kerja.

BAB II PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

2.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1.1 Sejarah Ringkas Perusahaan Sejarah kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Kalau listrik mulai ada di wilayah Indonesia Tahun 1893 didaerah batavia (Jakarta sekarang), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan yang sekarang ada di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM/OGEM perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul

pembangunan kelistrikan di Tanjung pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NVIWM) Berastagi dan Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente Kotapraja, Labuhan Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937). Masa penjajahan Jepang, Jepang hanya mengambil alih

pengelolaan Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur orgnisasi pemerintahan tentara Jepang waktu itu. Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945, dikumandangkanlah Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik diseluruh penjuru tanah air untuk mengambil alih perusahaan listrik milik swasta Belanda dari tangan Jepang. Perusahaan Listrik yang sudah diambil alih itu diserahkan

kepada Pemerintah RI dalam hal ini Untuk mengenang peristiwa ambil alih itu,maka dengan Penetapan Pemerintah NO. 1 SD/45 ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai Hari Listrik. Sejarah memang membuktikan bahwa dalam suasana yang makin memburuk dalam hubungan Indonesia Belanda, tanggal 3 Oktober 1953 keluar Surat Keputusan Presiden No. 163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi Perusahaan Listrik milik swasta Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33 ayat (2) UUD 1945. Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan Lisrik Negara Distributor Cabang Sumatera Utara (Sumatera Timur dan Tapanuli)yang mula mula dikepalai R.Sukarno (merangkap kepala di Aceh), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PPUT No. 16/1/20 tanggal 20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan diubah. Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Ekploitasi. Tahun 1965, PBU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT No. 9/PRT/64 DAN Peraturan Menteri No. 1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan daerah Ekploitasi. Sumatera Utara tetap menjadi Eksploitasi I. 2. Perubahan dari Eksploitasi I Sampai Wilayah II Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN Ekploitasi I Sumatera Utara tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No. KPTS

s009/DIRPLN/66 tanggal 14 April 1966, PLN Eksploitasi I dibagi menjadi empat cabang dan satu sektor, yaitu Cabang Medan, Sibolga, P.Siantar (Berkedudukan di Tebing Tinggi). PP No. 18 tahun 1972 mempertegas kedudukan PLN sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dengan hak,

wewenang dan tanggung jawab membangkitkan, menyalurkan dan mendistribusikan tenaga listrik ke seluruh Wilayah RI. Dalam SK Menteri tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera Utara dirubah menjadi PLN Eksploitasi II Sumatera Utara. 3. Perubahan Perum menjadi Persero Setelah di keluarkannya peraturan pemerintah No. 23/1994 tanggal 16 Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagai Persero. Adapun yang melatarbelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi listrik yang terus meningkat dewasa ini. Pada abad 21 nanti, PLN tidak dapat tidak harus mampu menghadapi tantangan yang ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur Internasional, dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan, terbuka, desentralisasi, profit center dan cost center. Untuk mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong perkembangan industri pada PJPT II yang tanggungjawabnya cukup besar dan berat, kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan lembaga yang terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus. 4. Pemisahan Wilayah, Perkembangan dan Penyaluran Perkembangan kelistrikan di Sumatera Utara terus mengalami

pertumbuhan dan perkembangan yang sangat pesat, hal ini ditandai dengan semakin bertambahnya jumlah pelanggan, perkembangan fasilitas kelistrikan, kemampuan pasokan listrik dan indikasi-indikasi pertumbuhan lainnya. Untuk mengantisipasi pertumbuhan dan perkembangan

kelistrikan Sumatera Utara dimasa-masa mendatang serta sebagai upaya

untuk

meningkatkan

kualitas

pelayanan

jasa

kelistrikan,

maka

berdasarkan Surat Keputusan Nomor 078.K/023/DIR/1996 tanggal 8 Agustus 1996 dibentuk organisasi baru bidang jasa pelayanan kelistrikan yaitu PT PLN (Persero) Pembangkit dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara. Dengan pembentukan Organisasi baru PT PLN (Persero) Pembangkit dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara yang dipisah dari PT PLN (Persero) Wilayah II, maka fungsi- fungsi pembangkitan dan penyaluran yang sebelumnya dikelola PT PLN (Persero) Wilayah II terpisah tanggung jawab pengelolaannya ke PT PLN Pembangkitan dan Penyaluran Sumbagut. Sementara itu, PT PLN (Persero) Wilayah II berkonsentrasi pada distribusi dan penjualan tenaga listrik. Pada Tahun 2003 PT PLN (Persero) Wilayah II Berubah Menjadi PT PLN (Persero)Wilayah Sumatera Utara.

2.1.2 Struktur Orgnisasi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara Dalam menjalankan perusahaan dan untuk memperlancar aktivitasaktivitas arus kerja sama perusahaan, maka diperlukan sturktur organisasi yang jelas dan menggambarkan bidang-bidang yang membantu pimpinan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dengan adanya struktur

organisasi perusahaan yang jelas, maka dapat diketaui posisi, tigas dan wewenang setiap departemen dan bagaimana hubungan antara

departemen tersebut. Jika diperhatikan sturktur organisasi pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara ini menunjukkan bahwa tipe organisasi yang digunakan adalah tipe Organisasi Garis dan Staff atau Line and

Staff Organization yang merupakan gabungan dari pada tipe organisasi garis dan Organisasi Fungsional.PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara di pimpin oleh seorang pemimpin yang disebut dengan Pimpinan Wilayah yang bertanggung jawab kepada Perusahaan Listrik Negara Pusat yang nantinya akan bertanggungjawab kepada Menteri

Pertambangan dan Energi. Susunan/Sturktur Organisasi pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara, terdiri dari unsur: 1) Unsur Pimpinan disebut dengan pemimpin wilayah bertanggung jawab kepada PLN Pusat 2) Unsur pembantu Pimpinan, yang terdiri dari beberapa bidang yang dipimpin oleh seorang Manajer Pemimpin, yakni: 1. Bidang Perencanaan (Manajer Perencanaan) Ringkasan Tugas Jabatan Merumuskan rencana korporat dan mengevaluasi kinerja wilayah, kebutuhan pengembangan investasi, system penyediaan system tenaga informasi listrik, dan yang

pembangunan

pengelohan data serta pengembangan listrik pedesaan. 2. Bidang Teknik (Manajer Teknik) Ringkasan Jabatan Mengelola pembangunan dan pemugaran sarana

penyediaan dan pendistribusian tenaga listrik.

3. Bidang Pengusahaan (Manajer Pengusahaan) Ringkasan Tugas Jabatan Merencanakan, mengendalikan dan membina

pengoperasian dan pemeliharaan sarana penyediaan tenaga listrik, pelayanan pada pelanggan. 4. Bidang Keuangan (Manajer Keuangan) Ringkasan Tugas Jabatan Menyusun dan memantau anggaran pendapatan dan belanja, mengelola keuangan dan akuntansi pengusahaan, pembangunan dan pemugaran sarana penyediaan sarana listrik, membina tata usaha langganan dan penjualan tanaga listrik serta menyusun laporan keuangan. 5. Bidang Umum (Manajer Umum) Ringkasan Tugas Jabatan Merencanakan pengembangan organisasi dan sumber daya manusia serta mengendalikan dan membina kegiatan

administrasi umum, pelayanan hukum, hubungan masyarakat dan melakukan pembinaan usaha kecil dan koperasi. 6. Bidang Niaga (Manajer Niaga) Ringkasan Tugas Jabatan Menyusun dan memantau anggaran pendapatan dan belanja, mengelola keuangan dan akuntansi pengusahaan, pembanguan dan pemugaran sarana penyediaan listrik,

membina tata usaha langganan dan penjualan tenaga listrik serta menyusun laporan pendapatan. 7. Bidang Kontrol Intern (Kontrin) Ringkasan Tugas Jabatan Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan pengawasan unit guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.

2.2 VISI DAN MISI PLN 1. Visi Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuhkembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.

2. Misi a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait berorientasi pada kepuasan pelanggan anggota

perusahaan dan pemegang saham. b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk

meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat. c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. d. Dari Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

2.3 MAKNA DAN LOGO PLN Makna dari pada PLN adalah listrik untuk kehidupan yang lebih baik. Logo yang terpampang dari logo PT PLN (Persero) adalah

penelitian dan pengembangan ketenagalistrikan. Arti dan Maksud Lambang

1. Gambar lambang diartikan sebagai berikut: a. Petir atau kilat melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya. b. Lambing gelombang dipergunakan dalam lambing Perusahaan Umum Listrik Negara, karena segala macam tenaga (energy) dapat dinyatakan sebagai gelombang (cahaya, listrik, akustik, dan lain-lain). Kegiatan Perusahaan Umum Listik Negara

antara lain mencakup konversi segala macam tenaga (energy) menjadi tenaga listrik.

c. Tiga buah gelombang sejajar diartikan tiga sikap karyawan Perusahaan Umum Listrik Negara dalam melaksanakan tugas Negara: bekerja keras, bergerak cepat dan bertindak tepat. Artinya yang lain adalah bahwa pelaksanaan tugas Perusahaan Umum Listrik Negara harus serempak dalam tiga bidang: Pembangkitan, Penyaluran dan Distribusi tenaga listrik. 2. Warna Lambang diartikan sebagai berikut: a. Warna kuning keemasan melambangkan Keagungan Tuhan Yang Maha Esa, serta agungnya kewajiban Perusahaan Umum Listrik Negara. b. Warna merah darah melambangkan keberanian dan dinamika dalam melaksanakan tugas untuk mencapai sasaran

pembangunan. c. Warna biru laut melambangkan kesetiaan dan pengabdian pada tugas untuk menuju rakyat dan mencapai seperti kemakmuran dinyatakan dan dalam

kesejateraan

Indonesia

peraturan pemerintah Nomor 18 tahun 1972

2.4 TUGAS-TUGAS YANG DILAKSANAKAN SELAMA PKL 2.4.1 Penanganan Surat Masuk Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau berita yang diterima dari PLN Pusat, Cabang ataupun dari pihak ketiga lainnya. Prosedur

penanganan surat masuk pada PT PLN Wilayah Sumatera Utara adalah sebagai berikut: 1. Kegiatan penerimaan Penerimaan dan pengumpulan surat-surat masuk dipusatkan pengurusannya di bagian Sekretariat Umum. Bagian ini yang akan menerima surat masuk yang di antar oleh pos atau pihak ketiga yang ingin langsung mengantar surat tersebut. 2. Pembukaan dan Penyortiran Setelah surat tersebut diterima maka kegiatan selanjutnya adalah membuka surat untuk mengetahui bagian yang dituju oleh surat. Kemudian dilakukan penyortiran surat berdasarkan bagian-bagian yang dituju oleh surat tersebut. 3. Menginput data-data surat ke database Setelah dilakukannya pembukaan dan penyortiran surat maka datadata penting dari surat tersebut harus di input ke dalam database, untuk mengetahui nomor agenda dari surat tersebut. Data-data penting yang harus diinput ke dalam database tersebut adalah kode masalah, nomor, tanggal surat, tanggal penerimaan, pengirim, hal dan bagian tujuan surat tersebut.

Setelah data tersebut di input maka lembar kerja database tersebut di print out yang kemudian lembar tersebut harus di stempel sejajar dengan bagian tujuan dari surat tersebut dan akan di paraf oleh supervisor. 4. Pencatataan Pencatatan surat masuk merupakan kegiatan mencatat surat-surat yang telah diterima dan disortir ke dalam buku besar dan buku ekspedisi. Data yang dicatatkan ke dalam buku besar sama dengan data-data yang diinput ke dalam database. 5. Pendistribusian Setelah surat dicatatkan ke dalam buku ekspedisi dan buku besar maka surat tersebut didistribusikan ke bagian yang dituju oleh surat. Pendistribusian surat-surat tersebut disertakan dengan buku ekspedisi yang nantinya akan ditandatangani oleh si penerima sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.

2.4.2 Membuat Surat Pengantar Perjalanan Dinas (SPPD) Surat perjalanan dinas dibuat bertujuan untuk mengetahui perincian biaya perjalanan seorang karyawan selama melakukan perjalanan dinas. Cara mengerjakannya adalah membuka database SPPD, lalu memberi nomor sesuai dengan prosedur penomoran pada perusahaan tersebut kemudian mencantumkan nama karyawan, tujuan perjalanan dinas, kendaraan yang digunakan dan rincian biaya yang dibutuhkan selama

perjalanan dinas tersebut. Setelah SPPD dibuat dan di print out, SPPD tersebut diberikan kepada manager Keuangan untuk direvisi dan disetujui.

2.4.3 Penanganan Telepon Telepon merupakan alat komunikasi internal maupun eksternal yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat dengan cepat dan tepat menyampaikan berita. Penulis dipercayakan untuk menerima telepon yang berasal dari dalam dan luar lingkungan perusahaan. Dalam melaksanakan tugas-tugas ini penulis mengerjakannya sesuai dengan teknik atau etiket menerima telepon yang baik. Adapun yang penulis pelajari dan kerjakan dalam

menerima telepon itu tidak jauh berbeda. Yang menjadi teknik menerima telepon ini adalah sebagai berikut: a. Apabila telepon berdering sebelum tiga kali berdering maka dengan segera diangkat. b. Memberi salam (selamat pagi/siang/sore) dan menyebutkan

nama/identitas si penerima telepon. c. Menanyakan keperluan si penelepon secara sopan. d. Apabila orang yang dituju berada di tempat maka penulis langsung menyambungkan kepada yang dituju dengan menekan hold kemudian nomor ekstention yang dituju. e. Bila orang yang dituju tidak di tempat, penulis mencoba meminta pesan dari penelepon terutama hal-lah yang penting yang ingin disampaikan.

f. Pesan tersebut dicatat dalam kertas selembar. g. Bila ada pesan atau catatan penting penulis dapat meletakkannya di atas meja yang dituju.

2.4.4 Memberi Nomor Surat Keluar Dalam pemberian nomor surat keluar yang harus dilakukan adalah menuliskannya di dalam buku agenda surat keluar. Karena di dalam buku agenda terebut telah tercatat nomor-nomor surat yang telah dikeluarkan sebelumnya, sehingga nomor surat berikutnya meneruskan nomor surat yang sebelumnya. Sedangkan kode yang lain diberikan oleh bagian/divisi yang membuat surat tersebut. Setelah surat tersebut diberi nomor maka surat tersebut di copy untuk pertinggal di bagian sekretariat.

2.4.5 Mengkopy Surat Setelah surat di distribusikan ke bagian yang dituju, maka suratsurat yang teruskan ke bagian lain dikembalikan ke bagian secretariat untuk diteruskan kebagian yang dituju. Sebelum surat itu diteruskan,

maka terlebih dahulu dicopy untuk dijadikan arsip atau pertinggal di bagian secretariat untuk mempermudah pencarian surat yang telah diteruskan.

2.4.6 Mengarsipkan Surat Setelah surat tersebut diteruskan, maka hasil copy surat tersebut diarsipkan. Tapi sebelum surat tersebut diarsipkan maka terlebih dahulu di cek di buku agenda untuk memastikan surat tersebut sudah diarsipkan. Bila surat tersebut belum dicatat dibuku agenda maka penulis melakukan pencatatan di buku agenda. Setelah surat terserbut di agendakan maka nomor agendanya dituluskan di bagian pojok kanan atas surat, untuk memudahkan pengecekan ulang bila diperlukan.

System pengarsipan di bagian secretariat PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara adalah system tanggal. Maksudnya surat

tersebut diarsipkan berdasakan tanggal. Tanggal yang paling baru dan nomornya paling kecil diletakkan paling atas. Bila pengarsipan surat telah dilakukan maka outner disimpan di lemari arsip.

2.5 HAMBATAN DALAM PKL Bagi mahasiswa yang baru terjun dalam situasi kerja, penulis menemui beberapa hambatan dalam tahap permulaan. Hambatan-

hambatan ini terjadi karena situasi di lingkungan perkuliahan dan lingkungan kerja agak berbeda sehingga membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang sebenarnya, baik secara teknik dan operasional kerja secara moril dengan melakukan hubungan terhadap karyawan dan staf yang ada di perusahaan tersebut.

Penulis mengalami kendala dalam mengagendakan surat karena kode masalah berbeda tergantung pada perihal surat tersebut. Selain itu penulis juga sering melakukan kesalaha pada pemberian nomor pada Surat Pengantar Perjalanan Dinas karyawan karena tidak adanya buku panduan dalam pemberian nomor SPPD tersebut.

BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Selama melaksanakan Praktek Kera Lapangan di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara selama satu bulan dari tanggal 13 Februari sampai dengan 10 Maret 2012 penulis memperoleh banyak pengetahuan dan pengalaman yang baru yang sebelumnya tidak pernah penulis lakukan selamavdi bangku perkuliahan dan dapat disimpulkanan bahwa: 1. PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa Pelayanan Kelistrikan. 2. Semua surat maasuk dan surat ke luar pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara di pusatkan padac bagian Sekretariat. 3. Dalam mendistribusikan surat ke bagian tujuan selalu

menggunakan buku ekspedisi sebagai bukti surat tersebut telah didistribusikan. 4. Penomoran surat ke luar hanya bias dilakukan melalui Sekretariat.

3.2 SARAN Saran dari penulis setelah melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara adalah: 1. Sebaiknya PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara menyiapkan buku panduan dalam penomoran surat SPPD serta kode masalah setiap perihal surat masuk untuk mempermudah mahasiswa yang Praktik Kerja Lapangan dikemudian hari. 2 Untuk memperlancar kegiatan kerja, ada baiknya bagi perusahaan untuk memikirkan penambahan mesin photocopy mengingat semua bagian menggunakan alat tersebut. 3. Kerjasama yang lebih baik antara pegawai perusahaan dengan mahasiswa yang Praktek Kerja Lapangan agar lebih ditingkatkan guna tercapinya tujuan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan yaitu menghasilkan sumber daya manusia yang siap pakai.